Piața sedului devine o piață pentru producătorii ruși. Piața globală a sistemelor electronice de gestionare a documentelor Intrarea pe piața internă EDMS a companiilor IT multi-industriale

Piața de sisteme managementul documentelor electronice

În prezent, una dintre cele mai dinamice zone din industria IT autohtonă este piața sistemelor electronice de gestionare a documentelor (EDMS).

Cu dinamica generală a pieței IT la 6% (conform IDC), în 2013 creșterea acesteia a fost de aproximativ 23%, ceea ce, în plus, este de două ori mai mare decât indicatorii globali pentru acest segment, precum și rata de creștere a pieței de software. (15%). program de management document arhiva electronic

Potrivit șefului adjunct al Centrului pentru Sisteme Analitice și Dezvoltare, Denis Vladimirovici Morozov, motivul acestei stări de lucruri este legat de implementarea programelor de informatizare la scară largă în sectorul public și construirea activă a e-guvernării.

Managementul electronic al documentelor este, de fapt, sistemul circulator al unei întreprinderi de stat sau comerciale.

Dimensiunea pieței EDMS din Rusia, conform diferitelor estimări, este de aproximativ 26 de miliarde de ruble, din care aproximativ 75% se încadrează în serviciile de implementare și aproximativ 25% direct pe vânzările de licențe.

În structura pieței, majoritatea vânzărilor provin de la întreprinderi mari (aproximativ 45-50%). Sectorul public ocupă aproape în totalitate cealaltă jumătate a pieței (aproximativ 40-45%), lăsând IMM-urilor nu mai mult de 10-15%.

Concurența pe piața EDMS astăzi este destul de intensă. În același timp, peste 60% din piață este controlată de cinci companii: EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum și Microsoft (conform datelor IDC pentru 2013) în ceea ce privește cifra de afaceri. Se știe că EMC și Microsoft sunt reprezentate pe piața EDMS cu soluții replicate de la companii partenere.

Printre participanții la studiu, am selectat EDMS care se dezvoltă activ și s-au dovedit în mediul utilizatorului: „1C: Document Flow”, CompanyMedia de la compania InterTrust, DocsVision, SharePoint și „Delo” de la compania EOS, Directum, „Teză” de la dezvoltatorul rus „Holemont” și dezvoltarea de software „E1 EUFRAT” de la Cognitive Technologies.

Este de remarcat faptul că, pe lângă produsele care participă la revizuire, mai există câteva zeci de sisteme pe piața EDMS, dintre care majoritatea nu au primit distribuție pe scară largă.

Produsele de la lideri de piață au aproximativ același set de funcții cheie (înregistrarea documentelor, control ciclu de viață, rutare, raportare etc.).

Prin urmare, comparați sistemele conform acestor criterii sens practic nu are.

Pe de altă parte, la alegerea unui sistem, de interes sporit sunt capabilitățile care se numără printre tendințele pieței și sunt un plus extrem de necesar la funcționalitatea EDMS (pentru un număr de dezvoltatori, alături de capacitățile principale, acestea sunt incluse în funcționalitate de bază) atunci când se lucrează cu documente în organizații de diferite niveluri. Acestea includ servicii pentru menținerea contractelor, un client web, managementul muncii, integrarea cu 1C, menținerea unei baze de clienți și a arhivei de documente, introducerea și recunoașterea documentelor (OCR), precum și apelurile cetățenilor.

Privind înainte, putem spune că în viitorul apropiat, astfel de inovații precum posibilitatea de gamificare și socializare a soluțiilor pot intra cu ușurință în această listă.

Acesta este un fel de nouă etapă în dezvoltarea EDMS, care permite prezentarea informațiilor sub formă de joc, precum și comunicarea între utilizatorii sistemului conform principiilor organizaționale apropiate rețelelor sociale.

Unul dintre criteriile determinante pentru alegerea unui cumpărător EDMS a fost și rămâne prețul produsului.

Pentru a reprezenta cel mai bine ofertele de preț ale participanților la cercetare, am selectat două secțiuni comparative pentru configurația maximă (pe baza vânzării unei licențe pentru 200 de utilizatori) și configurația minimă (pe baza vânzării unei licențe pentru 10 utilizatori).

La pregătirea studiului s-au folosit informații din surse deschise (Internet, site-uri de informații ale produselor software și companiilor de dezvoltare în cauză, versiuni demo ale EDMS).

Astfel, criteriile funcționale ale studiului au inclus prezența opțiunilor în EDMS:

• - client web,
• - derularea contractelor,
• - managementul muncii,
• - integrare cu 1C,
• - mentinerea unei baze de clienti,
• - arhiva de documente (import automat de documente),
• - recunoașterea documentelor (OCR),
• - apeluri din partea cetăţenilor.

Rezultatele comparării funcționalității EDMS conform criteriilor specificate sunt prezentate în tabelul de mai jos.

Punctajul pentru aceste criterii a fost realizat folosind un sistem de trei puncte:

• 2 puncte - dacă funcția este prezentă în produsul software și este inclusă în pachetul de sistem de bază declarat de dezvoltator (nu este nevoie să o achiziționați suplimentar);
• 1 punct - funcția este declarată de dezvoltator, dar nu este inclusă în pachetul de bază (trebuie să o achiziționați suplimentar);
• 0 puncte - funcția nu este declarată.

Tabel de rezultate pentru compararea funcționalității EDMS în funcție de criteriile: „Disponibilitatea unui client web”, „Menținerea contractelor”, „Managementul lucrărilor”, „Integrare cu 1C”, „Menținerea unei baze de clienți”, „Arhivă documente ( import automat de documente), „Documente de recunoaștere (OCR)”, „Contestații din partea cetățenilor”

Următoarele sunt rezultatele unei comparații a costului EDMS în configurația minimă declarată. Configurația minimă trebuie înțeleasă ca setul minim disponibil de funcționalități ale sistemului, inclusiv capabilitățile luate în considerare în studiu. Calculele au folosit prețurile declarate de dezvoltatori pentru licențele de utilizator, care vă permit să utilizați toată funcționalitatea minimă a sistemului.

Pentru a evalua EDMS conform acestui criteriu, scara de cost a sistemelor a fost împărțită în șapte intervale egale cu o distanță de 20.200 de ruble (diferența dintre cel mai mare și cel mai mic cost al EDMS, împărțit la numărul de intervale), în care sa considerat că participanții la studiu au avut costuri egale și au primit aceleași puncte.

În acest caz, punctajul minim (1) a fost acordat de SED cu cel mai mare pret, iar scorul maxim (în acest caz 7) - cu cel mai mic.

Tabel de comparație a EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația minimă”

Mai jos sunt rezultatele comparării EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația maximă”.

Ca și în cazul evaluării EDMS în funcție de criteriul costului configurației minime, scara a fost împărțită în șapte intervale egale cu o distanță de 141.298,6 ruble (diferența dintre cel mai mare și cel mai mic cost al EDMS, împărțit la număr de intervale), în cadrul cărora s-a considerat că participanții la studiu au avut costuri egale și au primit aceleași puncte. În acest caz, punctajul minim (1) a fost acordat EDMS cu cel mai mare preț în această configurație, iar punctajul maxim (în acest caz 7) a fost acordat prețului cel mai mic.

Tabel de comparație a EDMS în funcție de criteriul „Costul sistemului în configurația maximă”

Criteriile au fost apoi clasificate în funcție de nivelul lor de importanță pentru potențialul utilizator. Clasamentul s-a bazat pe datele dintr-un sondaj sociologic a 7.563 de reprezentanți ai serviciului IT al întreprinderilor mijlocii și mari din Moscova și 21 de orașe din entitățile constitutive ale Federației Ruse. Cel mai important factor pentru respondenți a fost criteriul prețului pentru configurația maximă a EDS. I s-a acordat cel mai mare scor de -1. Alte criterii au primit valori cuprinse între 0 și 1 proporțional cu nivelul importanței lor pentru utilizatori.

Tabelul coeficienților de semnificație a criteriilor

Scorul final pentru fiecare SED a fost calculat ca suma scorurilor obținute pentru fiecare criteriu, înmulțită cu ponderea fiecărui criteriu. Un tabel rezumativ al rezultatelor studiului este prezentat mai jos.

Astfel, câștigătorul ratingului nostru a fost sistemul E1 EUFRAT de la Cognitive Technologies. Sistemul are cea mai completă funcționalitate la cel mai mic cost. Absența modulelor achiziționate suplimentar face ca sistemul să fie atractiv pentru clienții de statut și rang diferit. DocsVision EDMS este pe locul doi. În ciuda necesității de a achiziționa funcționalitatea necesară folosind plug-in-uri, prețul configurație de bază sistemul rămâne destul de profitabil, deși este inferior EDMS E1 EUFRATES.

Și, în final, sistemul Tezei a ocupat locul trei în clasament. EDMS este mai potrivit pentru întreprinderile mici și mijlocii - cu cantitate mica licențe, funcționalitatea de bază declarată de dezvoltator este destul de suficientă pentru lucru. Cu toate acestea, sistemul începe să piardă considerabil pe măsură ce numărul de licențe de utilizator crește.

Alexander Glinskikh (doctorat)

• Introducere
• Concepte de bază despre sistemele electronice de management al documentelor
  • Scopul EDMS
  • Proprietățile de bază ale EDMS
  • Clasificarea generală a EDMS
• Analiza stării actuale a pieței globale EDMS
  • revizuire generală
• Piața EDMS din Rusia
  • revizuire generală
• Exemple de utilizare a EDMS în lume
  • EDS în asistența medicală
  • EDS în produse farmaceutice
  • EDMS în domeniul emiterii de împrumuturi
  • EDMS în domeniul brevetării
  • EDMS în domeniul proiectării
  • Exemple de utilizare a sistemelor OMS
• Integrarea EDMS cu alte aplicații
• Caracteristici ale selecției și implementării EDMS
• concluzii

Introducere

Dezvoltarea civilizației umane este însoțită de o creștere uluitoare a volumului de informații create, procesate și stocate. De exemplu, conform revistei ASAP, în lume apar în fiecare an aproximativ 6 miliarde de documente noi. Potrivit Delphi Consulting Group, în prezent numai în Statele Unite, peste 1 miliard de pagini de documente sunt create zilnic, iar peste 1,3 trilioane sunt stocate în arhive. diverse documente.

De remarcat faptul că fluxurile de informații corporative sunt extrem de diverse în ceea ce privește sursele și formele de prezentare. Ele pot fi însă clasificate condiționat în funcție de forma de stocare: documente electronice și pe hârtie. Se estimează că în prezent sunt stocate doar aproximativ 30% din toate informațiile corporative în format electronic(atât structurate - în baze de date, cât și nestructurate). Toate celelalte informații (aproximativ 70%) sunt stocate pe hârtie, creând dificultăți considerabile în găsirea lor. Cu toate acestea, acest raport se schimbă treptat în favoarea stocării electronice (în special, prin dezvoltarea sistemelor electronice de arhivă). Potrivit Delphi Consulting Group, volumul de informații corporative de tip text electronic se dublează la fiecare 3 ani. Conform prognozei aceleiași reviste ASAP, până în 2004, doar aproximativ 30% din informațiile corporative vor rămâne pe hârtie, iar 70% din informații vor fi stocate electronic. Este puțin probabil, desigur, ca într-o zi toate documentele să devină exclusiv electronice, dar nu există nicio îndoială că forma electronică de stocare a documentelor va prevala în viitor.

Aceste cifre și date impresionante indică doar că pentru orice întreprindere sau organizație, problemele de optimizare a fluxului de documente și controlul procesării informațiilor sunt de o importanță cheie. Această afirmație poate fi confirmată de următoarele date. Potrivit Siemens Business Services, un manager își petrece până la 80% din timpul de lucru lucrând cu informații, până la 30% din timpul de lucru al angajaților este cheltuit cu crearea, căutarea, aprobarea și trimiterea documentelor, fiecare document intern este copiat, în medie , de până la 20 de ori și până la 15 % din documentele corporative sunt pierdute iremediabil (în același timp, conform revistei ASAP, angajatul mediu petrece anual până la 150 de ore din timpul său de lucru căutând informații pierdute). Există, de asemenea, estimări că până la 40% sunt cheltuite pentru lucrul cu documente. resurselor de muncăși până la 15% din venitul corporativ.

Acesta este motivul pentru care eficienta managementului intreprinderilor si organizatiilor nu în ultimul rând depinde de soluția corectă a problemelor de generare promptă și de înaltă calitate a documentelor electronice, controlul executării acestora, precum și organizarea atentă a stocării, căutării și utilizării acestora. Nevoie în management eficient documente electronice și a condus la crearea sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS), căruia îi este dedicat acest articol. Scopul principal al articolului este de a prezenta cititorilor Jet Info o retrospectivă a stării actuale a pieței globale EDMS, perspectivele dezvoltării acesteia, precum și un număr destul de mare de exemple de utilizare a EDMS în lume. Vă puteți familiariza mai detaliat cu toate problemele legate de EDMS folosind un număr destul de mare de resurse web specializate (atât în ​​rusă, cât și în engleză), de exemplu, www.document.ru, www.docflow.ru, site-uri web ale companiilor de dezvoltare EDMS, etc.

Concepte de bază despre sistemele electronice de management al documentelor

Scopul EDMS

Potrivit analiștilor din industrie, managementul electronic al documentelor include: crearea documentelor, prelucrarea acestora, transmiterea, stocarea, ieșirea informațiilor care circulă într-o organizație sau întreprindere, pe baza utilizării rețelelor de calculatoare. În general, managementul electronic al documentelor este înțeles ca organizarea deplasării documentelor între departamentele unei întreprinderi sau organizații, grupuri de utilizatori sau utilizatori individuali. Totodată, mișcarea documentelor nu înseamnă deplasarea fizică a acestora, ci transferul drepturilor de utilizare a acestora cu notificarea anumitor utilizatori și control asupra executării acestora.

IDC definește conceptul de EDMS după cum urmează (sens EDMS - Sisteme electronice de gestionare a documentelor): „EDMS oferă procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a unor volume mari de documente în retele de calculatoareși oferă, de asemenea, controlul asupra fluxului de documente din organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau într-o ierarhie a sistemului de fișiere. Tipurile de fișiere care sunt de obicei acceptate de ERMS includ: documente text, imagini, foi de calcul, date audio, date video și documente Web. Capacitățile generale EDMS includ: crearea de documente, controlul accesului, conversia datelor și securitatea datelor.”

Scopul principal al EDMS este de a organiza stocarea documentelor electronice, precum și de a lucra cu acestea(în special, căutându-le atât după atribute, cât și după conținut). EDMS ar trebui să urmărească automat modificările documentelor, termenele limită pentru executarea documentelor, mișcarea documentelor și, de asemenea, să controleze toate versiunile și subversiunile acestora. Un EDMS cuprinzător trebuie să acopere întregul ciclu de lucru de birou al unei întreprinderi sau organizații - de la stabilirea sarcinii de a crea un document până la stocarea acestuia în arhivă și să asigure stocarea centralizată a documentelor în orice format, inclusiv documente complexe complexe. EDMS ar trebui să combine fluxuri de documente disparate ale întreprinderilor îndepărtate geografic în sistem unificat. Acestea trebuie să ofere un management flexibil al documentelor, atât prin definirea rigidă a rutelor de circulație, cât și prin rutarea liberă a documentelor. EDMS trebuie să implementeze o diferențiere strictă a accesului utilizatorilor la diverse documente, în funcție de competența, poziția și atribuțiile care le sunt atribuite. În plus, EDMS trebuie să fie personalizat la structura organizațională existentă și sistemul de management al înregistrărilor al întreprinderii, precum și să se integreze cu sistemele corporative existente.

Principalii utilizatori ai EDMS sunt organizațiile guvernamentale mari, întreprinderile, băncile, marile întreprinderi industriale și toate celelalte structuri ale căror activități sunt însoțite de un volum mare de documente create, procesate și stocate.

Proprietățile de bază ale EDMS

Deschidere

Toate EDMS sunt construite pe o bază modulară, iar interfețele lor API sunt deschise. Acest lucru vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să le îmbunătățiți pe cele existente. În prezent, dezvoltarea de aplicații integrate cu EDMS a devenit un tip separat de afacere în industrie productie industriala Software-ul și multe companii terțe sunt pregătite să-și ofere serviciile pe acest segment de piață. Abilitatea de a adăuga relativ ușor multe module de la terțe companii la EDMS le extinde semnificativ funcţionalitate. De exemplu, module pentru introducerea documentelor de la un scaner, comunicare cu prin e-mail, cu programe de redirecționare a faxurilor etc.

Grad ridicat de integrare cu aplicația software

Caracteristica cheie a EDMS este grad înalt integrarea lor cu diverse aplicații software prin utilizarea tehnologiei Automatizare OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI etc. Și atunci când lucrați direct cu documente, nu este deloc nevoie să utilizați utilitarele EDMS. Utilizatorii se ocupă doar de programe de aplicație convenționale: la momentul instalării părții client a EDMS, programele de aplicație sunt completate cu noi funcții și elemente de meniu. De exemplu, un utilizator al procesorului de text MS Word, deschizând un fișier, vede imediat biblioteci și foldere cu documente EDMS (de unde selectează documentul de care are nevoie). La salvare, documentul este plasat automat în baza de date EDMS. Același lucru este valabil și pentru alte programe de birou și specializate.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că cele mai comune EDMS implementează integrarea cu cele mai cunoscute sisteme ERP (în special, SAP R/3, Oracle Applications etc.). Abilitatea de a se integra cu diverse aplicații este una dintre proprietățile caracteristice ale unui EDMS. Datorită acesteia, EDMS poate acționa ca o legătură între diverse aplicații corporative, creând astfel baza pentru organizarea muncii de birou într-o întreprindere. Unii analiști din industrie cred chiar că EDMS poate deveni baza unui sistem de informații corporative al unei întreprinderi sau organizații (există și alte opinii).

Caracteristici de stocare a documentelor

EDMS funcționează în primul rând pe baza arhitecturilor distribuite și utilizează diverse combinații de tehnologii pentru colectarea, indexarea, stocarea, căutarea și vizualizarea documentelor electronice. Majoritatea EDMS implementează un sistem ierarhic de stocare a documentelor (după principiul „cabinet/raft/dosar”). Fiecare document este plasat într-un folder, care, la rândul său, se află pe un raft etc. Numărul de niveluri de imbricare la stocarea documentelor nu este limitat. Același document poate face parte din mai multe foldere și rafturi prin utilizarea unui mecanism de legătură (documentul sursă în acest caz rămâne neschimbat și este stocat într-un loc stabilit de administratorul EDMS). O serie de EDMS implementează capabilități de stocare și mai puternice prin organizarea de legături între documente (aceste legături pot fi stabilite și editate grafic).

Orice document din EDMS are un anumit set de atribute (de exemplu, titlul său, autorul documentului, momentul creării acestuia etc.). Setul de atribute se poate schimba de la un tip de document la altul (în cadrul unui tip de document rămâne neschimbat). Într-un EDMS, atributele documentului sunt stocate într-o bază de date relațională. Pentru fiecare tip de document folosind ajutoare vizuale este creat un șablon de card, unde numele atributelor documentului sunt prezentate într-o formă grafică clară. La introducerea unui document în EDMS, se ia șablonul necesar și se completează cardul (se introduc valorile atributelor). Odată completat, cardul este legat de documentul în sine.

În cele mai multe cazuri, partea de server a EDMS constă din următoarele componente logice (care pot fi localizate pe unul sau mai multe servere):

• Stocarea atributelor documentelor (carduri);
• Depozitarea documentelor;
• Servicii de indexare full-text.

Un depozit de documente se referă de obicei la un depozit de conținut de document. Stocarea atributelor și stocarea documentelor sunt adesea combinate sub denumirea generală „arhivă de documente”. Pentru a stoca atribute, majoritatea EDMS utilizează DBMS Oracle, Sybase, MS SQL Server și Informix, care oferă căutarea documentelor după atribute.

Pentru a stoca direct conținutul documentelor, majoritatea EDMS folosesc servere de fișiere MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. În acest caz, pot fi implementate combinații eterogene de medii de rețea. De exemplu, o bază de date cu atribute de document poate rula sub UNIX OS într-o rețea TCP/IP, iar documentele în sine pot fi stocate sub Novell NetWare OS într-o rețea IPX/SPX. Trebuie remarcat faptul că marile avantaje ale EDMS sunt stocarea documentelor în formatul lor original și recunoașterea automată a mai multor formate de fișiere.

Recent, stocarea documentelor împreună cu atributele într-o bază de date a devenit din ce în ce mai populară. Această abordare are avantajele și dezavantajele sale. Avantajul este o creștere semnificativă a securității accesului la documente, dar principalul dezavantaj este eficiența scăzută a lucrului cu documente cu un volum mare de informații stocate. Această abordare necesită, de asemenea, utilizarea de servere puternice, cu cantități mari de memorie RAM și hard disk. În plus, dacă baza de date eșuează, va fi foarte dificil să restaurați documentele stocate în ea. De asemenea, este necesar să fie strict legat de un anumit SGBD.

Caracteristici de rutare a documentelor

Modulele EDMS responsabile pentru fluxul documentelor sunt de obicei numite module de rutare a documentelor. În general, sunt utilizate conceptele de rutare a documentelor „liber” și „hard”. Cu rutarea „gratuită”, orice utilizator care participă la fluxul de documente poate, la propria discreție, să modifice ruta existentă pentru documente (sau să stabilească o rută nouă). Cu rutarea „hard”, rutele pentru transmiterea documentelor sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu au dreptul de a le schimba. Cu toate acestea, cu rutarea „hard”, operațiunile logice pot fi procesate atunci când ruta se schimbă atunci când sunt îndeplinite anumite condiții predeterminate (de exemplu, trimiterea unui document către conducere atunci când un anumit utilizator își depășește autoritatea oficială). În majoritatea EDMS, modulul de rutare este inclus în pachetul de livrare; în unele EDMS trebuie achiziționat separat. Modulele de rutare cu funcții complete sunt dezvoltate și furnizate de terți.

Controlul accesului

EDMS implementează mijloace fiabile de delimitare a puterilor și de control al accesului la documente. În cele mai multe cazuri, acestea sunt utilizate pentru a determina următoarele tipuri de acces (setul de permisiuni specificat depinde de EDMS specific):

• Control deplin asupra documentului;
• Dreptul de a edita, dar nu de a distruge documentul;
• Dreptul de a crea versiuni noi ale unui document, dar nu de a-l edita;
• Dreptul de a adnota documentul, dar nu de a-l edita sau de a crea versiuni noi;
• Dreptul de a citi documentul, dar nu de a-l edita;
• Dreptul de acces la card, dar nu și conținutul documentului;
• Lipsa totală a drepturilor de acces la document (în timpul lucrului cu EDMS, fiecare acțiune a utilizatorului este înregistrată și, astfel, întregul istoric al lucrării sale cu documente poate fi controlat cu ușurință).

Urmărirea versiunilor și subversiunilor documentelor

Atunci când mai mulți utilizatori lucrează cu un document simultan (mai ales atunci când acesta trebuie să fie aprobat de diferite autorități), o funcție foarte convenabilă a EDMS este utilizarea versiunilor și subversiunilor documentului. Să presupunem că executorul a creat prima versiune a documentului și a transmis-o următorului utilizator pentru revizuire. Al doilea utilizator a schimbat documentul și a creat pe baza acestuia versiune noua. Apoi a transmis versiunea sa a documentului următoarei autorități unui terț utilizator, care a creat o a treia versiune. După un anumit timp, după ce a citit comentariile și corecțiile, primul executor al documentului decide să modifice versiunea originală și, pe baza acesteia, creează o subversiune a primei versiuni a documentului. Avantajul EDMS este capacitatea de a urmări automat versiunile și subversiunile documentelor (utilizatorii pot determina oricând care versiune/subversiune a unui document este cea mai relevantă în ordinea sau momentul creării lor).

Disponibilitate de utilitare pentru vizualizarea documentelor de diferite formate

Majoritatea EDMS includ utilitare pentru vizualizarea documentelor (așa-numitele vizualizatoare) care înțeleg multe zeci de formate de fișiere. Cu ajutorul lor, este foarte convenabil să lucrați, în special, cu fișiere grafice (de exemplu, cu fișiere de desen în sisteme CAD). Pe lângă setul de bază de utilități de vizualizare (incluse în fiecare EDMS), puteți achiziționa utilități suplimentare de la terți care se integrează bine cu EDMS.

Adnotarea documentelor

Atunci când se organizează lucrul de grup pe documente, capacitatea de a le adnota este de obicei foarte utilă. Deoarece, în unele cazuri, utilizatorii sunt lipsiți de drepturile de a face orice modificări ale documentului în timpul procesului de aprobare, aceștia pot folosi capacitatea de a-l adnota. În majoritatea EDMS, adnotarea este implementată prin includerea unui atribut pentru adnotare în cardul de document și prin transferul utilizatorilor a drepturilor de a edita un astfel de câmp de card. Dar o astfel de soluție nu este întotdeauna acceptabilă (mai ales la adnotarea unui document grafic). În acest sens, în unele EDMS există o așa-numită funcție „creion roșu”, cu care puteți indica grafic defectele imaginii în sine. Instrumentele software care implementează funcția „creion roșu” sunt oferite pe scară largă de terți.

Suport pentru diverse programe client

Majoritatea clienților EDMS pot fi computere care rulează MS Windows sau Windows NT. Unele EDMS folosesc, de asemenea, platforme UNIX și Macintosh. În plus, toate EDMS moderne vă permit să lucrați cu documente prin navigatoare web standard. Deoarece navigatoarele web pot fi găzduite pe o varietate de platforme client, acest lucru facilitează rezolvarea problemei de a asigura funcționarea EDMS în medii de rețea eterogene. La utilizarea tehnologiilor Internet, EDMS are o altă componentă de server responsabilă cu accesarea documentelor prin intermediul navigatoarelor Web.

Clasificarea generală a EDMS

Conceptul ECM

Problema clasificării EDMS este destul de complexă datorită dezvoltării rapide a pieței acestor sisteme. Mai mult, începând din 2001, conceptul a început să câștige o popularitate tot mai mare „Gestionarea conținutului întreprinderii - ECM”, nu gestionarea electronică a documentelor (conform Forrester TechRankings). Termen ESM a aparut cu mana usoara a unei asociatii comerciale AIIM Internationalși acoperă toate sistemele de management al informațiilor corporative.

În același timp, dacă Forrester Research definește ECM ca abordare integrată a documentelor și gestionării conținutului web, apoi pentru firma de consultanta Doculabs Enterprise Content Management ECM este „o categorie care combină capacitățile sistemelor de management al documentelor de întreprindere și ale sistemelor de management al conținutului cu capacitatea de a gestiona întregul ciclu de viață al conținutului întreprinderii (cu numărul de tipuri de conținut continuând să crească)”.

Din perspectiva analiștilor din industrie, conceptul ECM oferă multe beneficii de afaceri. Un sistem ECM care integrează toate tehnologiile orientate spre conținut și proces din cadrul unei întreprinderi oferă o infrastructură comună pentru gestionarea fluxului documentelor, minimizând nevoia de a implementa și susține mai multe tehnologii pentru implementarea diferitelor funcții de afaceri. Esența acestei abordări (numită și infrastructură) este că conținutul corporativ nu ar trebui să aparțină doar unei aplicații sau unui sistem. Ar trebui să fie disponibil pentru multe aplicații și distribuit gratuit între ele. O proprietate importantă a infrastructurii ECM (care include aplicațiile corespunzătoare de la majoritatea furnizorilor din industrie) este aceasta independență față de un singur magazin de conținut universal. Infrastructura ECM integrează multe depozite de date specializate (sau vechi) (chiar și de la furnizori concurenți), inclusiv, dar fără a se limita la, depozite electronice de documente ale produselor, e-mail, depozite de conținut web, sisteme de fișiere și chiar SGBD. Prin urmare, Infrastructura ECM oferă un strat comun de integrare (sau virtualizare) pentru fiecare depozit de date(permițându-le să fie interogați de oriunde în cadrul întreprinderii), minimizând astfel necesitatea de a integra sisteme electronice de gestionare a documentelor și sisteme de gestionare a conținutului de la mai mulți furnizori. În plus, cu ajutorul infrastructurii ECM sunt implementate servicii de management al conținutului corporativ precum personalizarea, controlul accesului, managementul permisiunilor utilizatorilor etc. (ceea ce simplifică administrarea și întreținerea sistemului ECM).

Capacitățile sistemelor ECM pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

Caracteristici generale de gestionare a conținutului, care se referă la capacitatea de a gestiona o varietate de obiecte electronice (imagini, documente de birou, grafică, desene, conținut web, e-mail, video, audio și multimedia). Sistemul ECM oferă un depozit pentru toate aceste tipuri de obiecte electronice cu diverse servicii de bibliotecă (profilare de conținut, funcții de check-in/check-out, control versiuni, cronologie de revizuire, securitate acces la documente etc.), precum și capacitatea de a gestionați obiectele de date pe parcursul întregului ciclu de viață.

Funcții de control al procesului, care se referă la capacitatea de a automatiza și gestiona procesele de afaceri și fluxurile de lucru.

Integrare cu alte sisteme ECM, implicând capacitatea de a integra un sistem ECM cu sisteme ERP externe, aplicații de birou, stocare de conținut și alte EDMS. Integrarea poate fi realizată folosind o varietate de abordări, inclusiv utilizarea de interfețe orientate pe obiecte (cum ar fi EJB), conectori, API-uri, tehnologii de integrare a aplicațiilor de întreprindere EAI (Integrarea aplicațiilor pentru întreprinderi) si etc.

Trebuie remarcat faptul că ECM există până acum doar ca concept și Infrastructura ECM astăziîntr-o mare măsură reprezintă doar o privire asupra perspectivelor de dezvoltare a pieței EDMS. De exemplu, unii furnizori din industrie vorbesc mult despre managementul conținutului, dar își concentrează sistemele doar pe gestionarea conținutului Web sau a documentelor de birou. În plus, le lipsește o viziune clară despre cum să creeze o infrastructură ECM deschisă care să integreze depozite specializate în întreaga întreprindere. Potrivit analiștilor de la Doculabs (care a studiat soluțiile dezvoltatorilor de top de sisteme EDMS), deși furnizorii recunosc importanța conceptului ECM, ei sunt încă destul de departe de a-l implementa pe deplin în sistemele lor.

Clasificarea EDMS

Potrivit analiștilor IDC, în prezent există următoarele tipuri principale de EDMS (unele dintre EDMS pot aparține simultan mai multor tipuri, deoarece au funcții corespunzătoare lor):

EDMS axat pe procesele de afaceri (business-process EDM). Ele formează baza conceptului ECM. Sistemele de acest tip (EDMS) sunt proiectate pentru aplicații specifice verticale și orizontale (uneori au și aplicații industriale). Sistemele EDMS asigură întregul ciclu de viață al lucrului cu documente, inclusiv lucrul cu imagini, gestionarea înregistrărilor și fluxurilor de lucru, managementul conținutului etc. Sistemele EDMS asigură stocarea și preluarea documentelor 2-D în formate originale (imagini, fișiere CAD, foi de calcul etc.). ) cu posibilitatea de a le grupa în foldere. Există o opinie printre unii analiști din industrie că (în funcție de schema de indexare și aplicațiile utilizate) această abordare orientată pe documente poate oferi până la 80% din funcționalitatea unui sistem PDM într-un număr de sisteme EDMS la un cost de implementare mai mic. Cei mai cunoscuți dezvoltatori de sisteme EDMS sunt Documentum (sistem Documentum), FileNet (sisteme Panagon și Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), etc. Furnizori care au avut mai mult succes în managementul conținutului decât alte companii (de exemplu, Documentum). și companiile FileNet) și-au concentrat activitățile pe implementarea unor astfel de funcții în EDMS precum managementul șabloanelor, managementul dinamic al prezentărilor și publicarea conținutului web. Trebuie remarcat faptul că, în timp ce aproape toate sistemele EDMS asigură un nivel bun de implementare a depozitelor și a serviciilor de bibliotecă pentru gestionarea conținutului electronic (de exemplu, imagini și documente de birou), fiecare dintre ele este cel mai puternic din zona sa. De exemplu, sistemele de la Open Text și iManage au cel mai bine dezvoltat management al documentelor de birou. La rândul lor, sistemele de la Tower Technology, FileNet, IBM și Identitech sunt deosebit de puternice în gestionarea imaginilor produselor cu volum mare.

EDMS corporativ (EDM centrat pe întreprindere). Sistemele de acest tip oferă o infrastructură corporativă (disponibilă tuturor utilizatorilor corporativi) pentru crearea, colaborarea și publicarea documentelor. Funcțiile de bază ale EDMS corporative sunt similare cu funcțiile EDMS concentrate pe procesele de afaceri. De regulă, EDMS corporative nu sunt destinate utilizării numai într-o anumită industrie sau pentru rezolvarea unei probleme înguste. Ele sunt implementate ca tehnologii corporative generale. Dezvoltarea și promovarea EDMS corporative sunt realizate de Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Context), iManage etc. De exemplu, Open Text Sistemul Livelink asigură lucrul colectiv asupra documentelor de proiect pentru utilizatorii externi și interni, desfășurarea de discuții online, planificarea distribuită și rutarea documentelor etc.

Sisteme de management al conținutului. Sistemele de acest tip asigură crearea de conținut, accesul și gestionarea conținutului, livrarea conținutului (până la nivelul secțiunilor de documente și al obiectelor pentru reutilizarea și compilarea ulterioară a acestora). Având informații disponibile nu ca documente, ci ca obiecte mai mici, este mai ușor să partajați informații între aplicații. Gestionarea conținutului Web necesită abilitatea de a gestiona diferitele obiecte de conținut care pot fi incluse într-o prezentare Web (de exemplu, pagini HTML și grafică Web). În plus, gestionarea conținutului Web necesită abilitatea de a crea șabloane de prezentare care sunt utilizate pentru a prezenta conținut dinamic și a-l personaliza (pe baza preferințelor utilizatorului, a profilurilor acestora etc.). Pe piata mondiala sunt cunoscute sistemele de management al continutului Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette etc.. Un anumit nivel de management al continutului Web este oferit si de FileNet, Tower si Identitech. La rândul său, IBM implementează funcții de gestionare a conținutului Web bazate pe soluții de la Interwoven și Open Market (prin parteneriate cu acestea), iar Tower și-a integrat software-ul de management electronic al documentelor cu soluțiile de management al conținutului Web de la Stellent.

Sisteme de management al informaţiei - portaluri. Astfel de sisteme asigură agregarea informațiilor, gestionarea informațiilor și livrarea prin Internet/intranet/extranet. Cu ajutorul lor, capacitatea de a acumula (și de a aplica) experiență într-un mediu corporativ distribuit este realizată pe baza utilizării regulilor de afaceri, contextului și metadatelor. Portalurile oferă, de asemenea, acces printr-un browser Web standard la o serie de aplicații de comerț electronic (de obicei prin interfața unui sistem ERP). Exemple de portaluri sunt sistemele Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sisteme de imagistică. Cu ajutorul lor, informațiile scanate de pe suport de hârtie sunt convertite în formular electronic(de obicei în format TIFF). Această tehnologie stă la baza conversiei în formă electronică a informațiilor din toate documentele și microfilmele moștenite pe hârtie. Funcțiile de bază ale unui sistem standard de procesare a imaginilor includ: scanarea, stocarea, o serie de capabilități de căutare a imaginilor etc.

Sisteme de management al fluxului de lucru. Sistemele de acest tip sunt concepute pentru a oferi rutarea fluxurilor de lucru de orice tip (definind căile de rutare a fișierelor) în cadrul proceselor de afaceri structurate și nestructurate ale companiei. Ele sunt folosite pentru a crește eficiența și controlabilitatea proceselor de afaceri corporative. Sistemele de management al fluxului de lucru sunt de obicei achiziționate ca parte a unei soluții (de exemplu, sisteme EDMS sau sisteme PDM). Aici putem observa dezvoltatori precum companii Lotus (sisteme Domino/Notes și Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware etc. Companiile FileNet și IBM oferă, de asemenea, un nivel bun de gestionare a fluxului de lucru în soluțiile lor (prin integrare cu MQ software Series Workflow), Identitech, Tower (prin integrarea cu software-ul Plexus și Staffware), Gauss (prin integrarea cu software-ul Staffware), etc.

Clasificarea EDMS propusă de IDC poate fi completată de asemenea, sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor corporative. Segmentul de piață al software-ului de management al înregistrărilor corporative are deja aproximativ 5 ani. Înregistrările corporative sunt fixate în timp și imuabile. Ele furnizează dovezi ale tranzacțiilor comerciale, diferite drepturi și obligații etc. Utilizatorii corporativi trebuie să stabilească singuri ce conținut ar trebui să fie făcut o înregistrare corporativă (această decizie necesită o evaluare a nevoilor viitoare ale afacerii lor). Soluțiile de întreprindere care necesită păstrarea conținutului includ sisteme de afaceri de bază, inclusiv sisteme ERP și de contabilitate, sisteme de e-mail (de exemplu, MS Exchange), sisteme de raportare și de gestionare a rezultatelor, sisteme de comerț electronic, software de colaborare (sisteme de management al proiectelor), conferințe online etc.). Exemple de sisteme de gestionare a înregistrărilor includ software-ul Captură de la Tower Software, iRIMS din OpenText și În primul rând de TrueArc.

Multe funcții importante de gestionare a înregistrărilor în EDMS nu existau înainte (de exemplu, funcții de clasificare). De asemenea, nu au fost implementate metode de ștergere fizică a înregistrărilor și indicilor la sfârșitul ciclului de viață (dacă este necesar). Potrivit Gartner Group, utilizatorii întreprinderilor trebuie să-și completeze site-urile Web cu funcționalitatea sistemelor de gestionare a înregistrărilor. O serie de dezvoltatori de sisteme de gestionare a conținutului Web pentru a sprijini înregistrările site-ului Web își extind deja funcționalitatea cu ajutorul sistemelor de gestionare a înregistrărilor. Lucrările în această direcție au devenit deosebit de remarcabile în 2002. De exemplu, compania Stellent și-a integrat software-ul de management al conținutului cu sistemul de management al înregistrărilor Foremost de la TrueArc (de remarcat că integrarea software-ului de management al înregistrărilor cu un EDMS este foarte dificilă, deoarece este necesar pentru rezolvarea problemelor de duplicare a funcţiilor şi depozitelor). Cu această integrare, a devenit posibil să faceți „instantanee” ale unui site Web și să le gestionați ca niște înregistrări. De asemenea, sunt implementate funcții interesante, cum ar fi ecranele de înregistrare întâlnite în timpul unei tranzacții online (de exemplu, în software-ul WebCapture de la Tower Technology). Open Text a achiziționat compania de sisteme de gestionare a înregistrărilor PS Software și și-a integrat software-ul iRIMS ca modul în software-ul LiveLink. Documentum, IBM și Interwoven (printre alți furnizori de software de gestionare a conținutului) adaugă, de asemenea, funcționalități ale sistemului de gestionare a înregistrărilor software-ului lor de gestionare a conținutului.

Mulți utilizatori de întreprinderi doresc să colecteze date din diferite aplicații care rulează într-un mediu eterogen și să genereze rapoarte electronic. Această capacitate este necesară în special pentru companiile care utilizează sisteme ERP (care colectează și stochează întotdeauna multe informații, dar nu au întotdeauna capacitatea de a genera în mod flexibil toate rapoartele necesare).

De aceea așa-numitul sisteme de management al ieșirilor (OMS), al cărui scop principal este generarea documentelor de ieșire. Unele sisteme OMS includ în plus arhivarea și stocarea pe termen lung a rapoartelor și documentelor de ieșire. În acest sens, multe dintre sistemele OMS sunt clasificate de Gartner Group ca sisteme integrate de arhivare și recuperare a documentelor (IDARS - integrated document archive and retrieval systems). Cu toate acestea, principalul motiv pentru popularitatea sistemelor OMS este încă nișa de piață pe care o ocupă - generarea de documente și rapoarte în sisteme de informareîntreprinderi și organizații construite folosind sisteme ERP. Potrivit analiștilor Gartner Group, una dintre punctele slabe ale sistemelor ERP moderne este tocmai gestionarea defectuoasă a generării documentelor de ieșire (dezvoltatorii de sisteme ERP sunt mai concentrați pe îmbunătățirea funcționalității modulelor cheie ale software-ului lor decât pe problemele „minore” de a asigura generarea de rapoarte de ieșire care nu au, în opinia lor, perspective bune de piață). Această lipsă de sisteme ERP a fost principalul factor în apariția și dezvoltarea rapidă a pieței sistemelor OMS. Un număr de sisteme OMS sunt responsabile numai pentru distribuirea și livrarea documentelor de ieșire (electronic în formate HTML, XML și PDF). Foarte des, sistemele OMS sunt integrate cu pachete software de scanare a documentelor și a imaginilor. O caracteristică utilă a unor sisteme OMS este interacțiunea cu sistemele corporative vechi.

Se mai poate remarca module electronice speciale de gestionare a documentelor, integrat în sistemele ERP (SAP R/3, Baan etc.). Cu toate acestea, capacitățile acestor module sunt destul de limitate, deoarece este aproape imposibil să se creeze un sistem ERP universal și complet funcțional.

Beneficiile utilizării EDMS

Potrivit Forrester Research, 38% dintre companiile din Fortune 500 consideră că achiziționarea unui EDMS modern este esențială pentru succesul afacerii lor. Potrivit opiniei analiștilor din industrie (există destul de multe astfel de opinii, care diferă în anumite puncte unele de altele), beneficiile pentru utilizatorii corporativi atunci când implementarea EDMS destul de divers. De exemplu, conform Siemens Business Services, atunci când utilizați un EDMS:

• Productivitatea personalului crește cu 20-25%;
• Costul stocării în arhivă a documentelor electronice este cu 80% mai mic comparativ cu costul stocării arhivelor pe hârtie.

De asemenea, este general acceptat că beneficiile tactice și strategice sunt dobândite la implementarea EDMS. Beneficii tactice determinată de reducerea costurilor la implementarea unui EDMS asociat cu: eliberarea spațiului fizic pentru stocarea documentelor; reducerea costurilor pentru copierea și livrarea documentelor pe hârtie; reducerea costurilor pentru personal și echipamente etc. strategic includ beneficii asociate cu creșterea eficienței unei întreprinderi sau organizații. Aceste avantaje includ:

• Apariția posibilității de lucru colectiv pe documente (ceea ce este imposibil cu gestionarea înregistrărilor pe hârtie);
• Accelerarea semnificativă a căutării și regăsării documentelor (după diverse atribute);
• Securitate sporită a informațiilor datorită faptului că lucrul în EDMS de la o stație de lucru neînregistrată este imposibil, iar fiecărui utilizator EDMS îi sunt atribuite propriile drepturi de acces la informații;
• Creșterea siguranței documentelor și a comodității stocării acestora, deoarece acestea sunt stocate electronic pe server;
• Îmbunătățirea controlului asupra executării documentelor.

Analiza stării actuale a pieței globale EDMS

revizuire generală

Piața globală EDS va împlini în curând 20 de ani. Este foarte fragmentat, deoarece conține atât companii IT multidisciplinare de renume mondial, cât și firme relativ puțin cunoscute (sau cunoscute doar în nișa lor de piață). De diverse estimăriîn lume există acum câteva sute de aplicații software (care pot fi clasificate ca EDMS), care diferă unele de altele atât prin funcționalitate, cât și prin soluții tehnologice. Sute de companii din întreaga lume dezvoltă aplicații în domeniul managementului electronic al documentelor, dintre care cele mai cunoscute includ (în ordine alfabetică): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax. Tehnologii, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform , Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies etc.

Analiștii IDC iau în considerare perspectivele pentru piața globală a tehnologiilor de gestionare a documentelor și a conținutului ( tehnologii pentru documente și conținut - DCT) destul de favorabil (raportul „Prognoza și analiza aplicațiilor de tehnologii de documente și de conținut, 2000-2004”) datorită creșterii continue a nevoii utilizatorilor corporativi de a îmbunătăți eficiența muncii lor colective cu documentele corporative (conform GartnerGroup, până la final). din 2001 erau aproximativ 40 de milioane de utilizatori EDMS). În acest raport, IDC identifică următoarele segmente ale pieței DCT: EDMS în sine; sisteme de management al conținutului pentru portaluri de întreprindere și sisteme de management al conținutului pentru comerțul electronic. Potrivit IDC, se estimează că piața globală de DCT va crește de la 1,1 miliarde USD în 1999 la aproape 4,4 miliarde USD în 2004, la un CAGR de 32% (comparativ cu Document Management Market Review de la IDC). , volumul pieței globale EDMS a fost de aproximativ 750 milioane USD, inclusiv 200 milioane USD pentru piața Europei de Vest). Dezvoltarea pieței DCT este, de asemenea, facilitată de răspândirea în continuare a comerțului electronic și de nevoia tot mai mare a întreprinderilor de instrumente integrate de acces la informații compatibile cu Web. În același timp, cererea consumatorilor pentru instrumente de colectare, căutare și analiză a informațiilor crește deosebit de rapid, cu ajutorul cărora este posibilă procesarea mai rapidă a colecțiilor eterogene de fișiere text, fișiere grafice, fișiere video și audio. Potrivit IDC, vânzările EDMS formează în prezent baza veniturilor pe piața DCT. Cu toate acestea, segmentul de aplicații de comerț electronic este în continuare în creștere mai rapidă. În 1998-1999 volumul acestui segment a crescut cu 143,1%. Spre comparație, volumul segmentului EDMS în perioada analizată a crescut doar cu 19,5%, iar volumul segmentului de aplicații pentru portaluri de întreprinderi - cu 64,6%.

O prognoză IDC mai recentă (Rezumatul analizei și previziunii pieței de documente și tehnologii de conținut, 2001-2005) evaluează perspectivele pieței globale de documente și sisteme de management al conținutului în timpul recesiunii economice (și cu o reevaluare a perspectivelor sale de dezvoltare după evenimentele 11 septembrie). Și, deși piața globală a acestor sisteme nu și-a repetat creșterea extraordinară de 89% (ca în 2000), IDC prezice perspective bune de dezvoltare pentru aceasta. Prognoza inițială a IDC se bazează pe datele colectate în 2000 și primul trimestru din 2001. Se estimează că piața va crește cu o rată anuală de 47,2% (de la 2 miliarde USD în 2000 la peste 14 miliarde USD în 2005). După tragedia din 11 septembrie, prognoza a fost revizuită în jos. Analiștii IDC cred că planurile utilizatorilor întreprinderilor de a achiziționa sisteme de management al documentelor și al conținutului vor fi suspendate în primele trei trimestre ale anului 2002. Se așteaptă ca piața să se redreseze până la sfârșitul anului 2002 și în perioada 2003-2005. Potrivit Gartner Group, cererea pentru sisteme de management al documentelor pentru întreprinderi va continua, dar dezvoltatorii acestora sunt supuși presiunii din cauza condițiilor de piață (care necesită reduceri suplimentare de preț), diferențierea continuă a produselor și nevoia de a oferi capabilități VAR. Popularitatea portalurilor va continua să crească. Conform prognozei IDC (raportul „Worldwide Enterprise Information Portal Software Forecast and Analysis, 2001-2006”), volumul pieței globale de software pentru crearea de întreprinderi portaluri de informare (portal de informare a întreprinderii - EIP) va crește de la 550,4 milioane USD în 2001 la 3,1 miliarde USD în 2006. La rândul său, conform prognozei Gartner Group, rata medie anuală de creștere a segmentului de piață portal în următorii 5 ani va fi de 30% (în timp ce analiștii Ovum consideră că având în vedere situația dificilă actuală din economia globală, multe inițiative „portale” vor fi pur și simplu „puse pe raft”). Interesul pentru sistemele de management al imaginilor este, de asemenea, în creștere semnificativă.

De asemenea, analiştii IDC nu au ignorat piaţa serviciilor din domeniul managementului conţinutului şi documentelor (raportul „Prognoza pieţei serviciilor de management al conţinutului şi documentelor, 2001-2006”). Potrivit IDC, această piață va crește anual cu o rată medie de creștere de 44% pentru a ajunge la 24,4 miliarde USD până în 2006. Lista IDC cu astfel de servicii include servicii de planificare și proiectare, precum și servicii de implementare, instruire și asistență oferite clienților pentru ai ajuta. gestionați eficient conținutul întreprinderii.

Potrivit opiniei generale a analiștilor, importanța introducerii EDMS moderne pentru a asigura operațiuni de afaceri de succes a rămas, iar în viitorul previzibil importanța acestora nu va face decât să crească.

Principalele tendințe în dezvoltarea pieței globale EDMS

Dezvoltarea în continuare a pieței, consolidarea acesteia, apariția de noi participanți pe piață, diferențierea ofertelor de participanții de pe piață

Fuziunile și achizițiile continuă pe piața EDMS, în mare măsură de către firme IT de renume mondial (Oracle, Microsoft, SAP, Baan etc.) care au intrat într-un nou domeniu de activitate. Procesul de absorbție a dezvoltatorilor EDMS de către marile firme IT și integrarea tehnologiilor acestora în propriile soluții a devenit vizibil. De exemplu, în aprilie 2001, Microsoft a achiziționat Ncompass Labs (Vancouver, Canada), dezvoltator al sistemului de management al conținutului Resolution Web, care a devenit baza pentru Microsoft Content Management Server 2001, lansat la începutul lui august 2001. Furnizori de sisteme de management web - creează conținut alianțe cu dezvoltatorii de portal (sau le achiziționează). În acest caz, apare un fel de efect sinergetic între sistemele de management al conținutului Web și portaluri (o astfel de convergență a sistemelor de management al conținutului Web și a portalurilor creează o nouă formă de lucru în grup). De asemenea, au început să se formeze parteneriate între dezvoltatorii de sisteme de management al documentelor și conținutului și furnizorii de sisteme de management al imaginilor (de exemplu, Artesia și Vignette).

Mulți furnizori își diferențiază ofertele și își dezvoltă sau își îmbunătățesc propriile componente ale fluxului de lucru. Acesta este cazul, de exemplu, cu Oracle, care a adăugat o componentă de flux de documente la software-ul Oracle Applications Suite. Dezvoltatorul de sisteme ERP pentru întreprinderile mijlocii, JBA International (www.jbaworld.com), a adăugat și un modul de flux de documente la sistemul său. În același timp, Lotus Development oferă sistemul său de gestionare a documentelor, care poate fi folosit pentru a automatiza aplicațiile de servicii pentru clienți bazate pe Domino. În septembrie 2001, Vignette a lansat Vignette Content Suite V6, care combină administrarea conținutului web de sine stătător, personalizarea, integrarea aplicațiilor, agregarea și sindicarea conținutului și analiza și raportarea traficului pe site-uri web.

Integrarea EDMS cu aplicații corporative comune

Integrarea datelor și aplicațiilor companiei este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă companiile astăzi și va continua să fie o provocare în viitor. Potrivit analiștilor IDC (raportul „Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management”), în era e-business Numai acele întreprinderi care formulează cel mai atent o strategie de gestionare a informațiilor corporative vor reuși ( Managementul informațiilor întreprinderii - EIM). Scopul unei strategii EIM pentru orice întreprindere este de a oferi acces ușor și rapid la toate cunoștințele și datele corporative și capacitatea de a gestiona informațiile corporative de oriunde (aceasta trebuie să fie relevantă și accesibilă în toate contextele). Astfel de întreprinderi vor necesita integrarea profundă a tuturor aplicațiilor lor de întreprindere care fac schimb de informații între ele.

În acest sens, posibilitatea de a integra EDMS cu alte aplicații corporative (atât propriile noastre, cât și alți dezvoltatori) este de o relevanță deosebită. Potrivit IDC (Raport „Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005”), piața globală a software-ului de integrare a aplicațiilor pentru întreprinderi a crescut cu 88,4% din 1999 până în 2000, confirmând astfel importanța soluțiilor integrate pentru întreprinderi. Deși ritmul său de creștere va scădea în următorii 5 ani din cauza dificultăților conditii economice la nivel mondial, IDC consideră că această piață va continua să depășească întreaga industrie de dezvoltare de software până în 2005 (cu o rată anuală de creștere de 43,9%).

În ciuda recesiunii economice actuale, analiștii IDC consideră că întreprinderile vor continua să participe la proiecte de integrare din următoarele motive:

• Integrarea aplicațiilor de întreprindere permite o mai bună utilizare a sistemelor complexe eterogene;
• Există în continuare necesitatea ca sistemele moștenite să funcționeze împreună cu noile aplicații;
• Procesul continuu de fuziuni și achiziții pe piața globală de IT obligă întreprinderile să integreze aplicații în sistemele lor de informații corporative eterogene.

Trebuie spus că industria abordează în mod activ problemele de unificare a dezvoltării EDMS și de integrare a acestora cu sisteme de operare comune, aplicații și diferite medii de interfață (în special, consorțiul este angajat în acest Coaliția pentru managementul fluxului de lucru, lucrând din greu pentru a crea standarde adecvate). În prezent, zeci de companii IT își oferă soluțiile pentru integrarea aplicațiilor enterprise, bazate pe tehnologii diferite (și uneori incompatibile). Această varietate de oferte îngreunează adesea pentru utilizatorii întreprinderilor selectarea strategiei de integrare potrivite și a furnizorilor de soluții de integrare.

Este interesant de observat că și metodele de integrare oferite de furnizorii de soluții de integrare se schimbă. În prezent, stratul principal de integrare (virtualizare) este în principal interfața API furnizată de furnizor unic infrastructura de management al conținutului întreprinderii. Adică, chiar dacă depozitele de conținut de la multe companii sunt integrate, furnizorul API devine furnizorul principal de infrastructură pentru întreaga întreprindere. in orice caz în viitor, este planificată trecerea de la integrare prin interfețe API(care sunt dependente de sistem) la integrarea prin servicii Web bazate pe comunicarea prin mesaje XML folosind vocabulare și protocoale independente de sistem (unul dintre primele, încă din 2000, a fost ideea de servicii web promovată de Microsoft în .NET). soluție , această idee este acum susținută de Sun Microsystems, HP și Oracle, care includ instrumente și componente ale serviciilor Web în propriile platforme J2EE). Acest lucru va elimina dependența întreprinderii de un singur furnizor (dacă este necesar să se integreze aplicații corporative), deși va necesita crearea de noi standarde. Dezvoltatorii de infrastructură de management al conținutului pentru întreprinderi intenționează să-și livreze software-ul ca servicii web începând cu 2002, folosind standarde precum SOAP, ebXML sau UDDI. Analiștii din industrie cred că IBM și Documentum ar putea fi cei mai importanți furnizori de infrastructură de conținut pentru întreprinderi în viitor. Ambele companii au implementat deja capabilități integrate de căutare și management de conținut pentru mai multe depozite. De exemplu, Documentum a integrat software-ul Lotus Domino, în timp ce IBM a integrat atât software-ul Documentum 4i, cât și FileNet Panagon.

Un exemplu de integrare este activități comune Companiile Documentum și PricewaterhouseCoopers. Au integrat toate funcționalitățile software Documentum 4i eBusiness Edition în sistemul SAP/R3 ERP și în software-ul mySAP.com. Această integrare permite utilizatorilor SAP R/3 să creeze informații bidirecționale și canale de conținut între software-ul SAP R/3 și site-ul web corporativ. În plus, integrarea permite utilizatorilor SAP R/3 să arhiveze conținut pentru platforma Documentum 4i pentru a optimiza performanța SAP R/3. Software folosit pentru integrare eConnector pentru SAP dezvoltat de Documentum - un set integrat de servicii de management al conținutului pentru mediul SAP R/3. Există, de asemenea, un exemplu de integrare software „fără întreruperi”. Platforma Documentum 4i eBusiness cu software Aplicații Siebel eBusiness 7, care permite o prezentare unificată a datelor despre client și a documentelor care reflectă istoricul relațiilor cu acesta (cum ar fi scrisori, propuneri comerciale, contracte, documente financiare etc.), precum și gestionarea acestor informații distribuite.

La rândul său, Informative Graphics a integrat Brava! (Soluție Java de vizualizare și adnotare) cu software-ul Documentum 4i eBusiness Edition, care vă permite să vizualizați documente și desene stocate în baza de date Documentum prin intermediul browserelor Web standard. Și IBM și-a integrat aplicația de procesare a apelurilor Corepoint cu software-ul MQSeries Workflow.

IDC consideră că dezvoltatorii de software de integrare a aplicațiilor pentru întreprinderi vor rămâne bine poziționați pentru creșterea veniturilor pe această piață în următorii 5 ani. Liderii dintre aceștia vor fi vânzătorii de software de afaceri, servere de aplicații și baze de date.

Cerere constantă pentru sisteme OMS

Deoarece majoritatea utilizatorilor sistemelor ERP nu doresc să aibă probleme cu generarea și producerea diferitelor rapoarte și documente, atunci Cererea de sisteme OMS va rămâne puternică pe termen mediu. Gartner Group prezice că segmentul de piață al sistemelor de management al raportării și al output-managementului va crește la un CAGR de 30% în următorii ani. Un anumit impuls pentru dezvoltarea sistemelor OMS va fi dat de extinderea în continuare a afacerilor electronice, care este foarte solicitantă în ceea ce privește disponibilitatea generării distribuite a documentelor de ieșire în sistemele informaționale ale întreprinderii.

Schimbări tehnologice în industrie

Au existat anumite schimbări tehnologice în EDMS în ultimii ani. De exemplu, EDMS cu o arhitectură client-server pe două niveluri este acum înlocuit de sisteme cu arhitectură pe trei niveluri. Astfel de sisteme sunt mult mai ușor de integrat cu alte aplicații corporative prin intermediul interfeței API (deși posibilitățile interfețelor CORBA, COM/DCOM etc. rămân și ele).

O altă schimbare notabilă este management simplificat a documentelorîn multe EDMS. Această tendință a început în urmă cu câțiva ani, când Lotus Development a lansat software-ul Domino, care oferă management al revizuirii la costuri reduse pentru documentele de bază. În 2000, Microsoft a început să facă același lucru, lucrând la îmbunătățirea funcționalității în gestionarea documentelor și a cunoștințelor (ca parte a proiectului Tahoe). Ca urmare a proiectului pentru birou aplicații Microsoft funcționalitatea de bază de gestionare a documentelor a fost oferită gratuit (aceeași funcționalitate este implementată și în MS Site Server și în software-ul MS Exchange). La rândul său, software-ul Oracle iFS (Internet File System) oferă, de asemenea, verificarea gratuită a versiunii de bază și funcționalitatea de check-in/check-out bazată pe DBMS Oracle8i.

Potrivit analiștilor de la IDC și GartnerGroup, în viitorul apropiat, EDMS-ul tradițional se va confrunta cu anumite dificultăți din cauza faptului că furnizorii de software de infrastructură (Lotus și/sau Microsoft) vor oferi funcționalități EDMS pe baza tehnologiilor lor de bază, fără a fi nevoie de investiții suplimentare în implementarea aplicațiilor de management al documentelor (care au costuri proprii). În plus, IDC prezice (raportul „Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis, 2000-2004”) că viitorul va vedea o schimbare în atenție de la EDMS „pur” la tehnologii de colaborare cu elemente de management electronic al documentelor, soluții și informații de gestionare a cunoștințelor și de gestionare a conținutului. (portale).

De asemenea, trebuie remarcat faptul că acum, în marea majoritate a EDS, pentru a obține atractivitatea pieței, multilingvism.

Modificări ale preferințelor consumatorilor

Funcționalitatea crescută a EDMS este acum, în multe cazuri, pur și simplu nu la cererea consumatorilor. Un număr destul de mare de EDMS sunt pur și simplu suprasaturate cu funcționalități, care adesea nu sunt necesare într-o întreprindere obișnuită. Din cauza acestei circumstanțe (după cum s-a menționat mai sus), funcționalitate de bază ieftină de gestionare a documentelor(implementat, de exemplu, într-o serie de produse software de la Microsoft, Lotus, Oracle etc.) devenind din ce în ce mai atractive pentru consumatori.

În același timp, pe piață cererea pentru soluții EDMS verticale complexe continuă pentru industria farmaceutică, construcții, asigurări și alte industrii. O serie de industrii (cum ar fi producția de echipamente medicale, inginerie aerospațială, transport, drept etc.) necesită, în general, un control deosebit de strict asupra anumitor documente și a conținutului acestora.

Analistii prezic cerere intensă pentru tehnologii de flux de lucru, în principal pentru utilizarea lor în integrarea aplicațiilor și automatizarea proceselor de afaceri.

Devine din ce în ce mai puțin idee populară achiziții de EDMS de către utilizatori corporativi de la companii mici. Ca urmare, există oportunități favorabile pentru dezvoltarea rapidă a furnizorilor mari și bine-cunoscuți din industria de dezvoltare de software pe această piață.

Dezvoltarea EDMS orientată spre Internet

O condiție cheie pentru succesul EDMS pe piața globală este natura lor orientată pe web. Sistemele de management al conținutului web încep să joace un rol central, a cărui funcționalitate va crește doar în viitor. Analiștii Gartner Group prevăd că piața globală a software-ului de management al conținutului web va crește de la 4 miliarde de dolari în 2001 la 6 miliarde de dolari în 2003. Mai mult, până la sfârșitul anului 2002, 80% din companiile Global 2000 vor avea sisteme de management web - conținut.

Dezvoltarea EDMS bazată pe web va fi, de asemenea, facilitată de popularitatea tot mai mare a accesului la Internet mobil pentru livrarea de conținut diferit către dispozitivele mobile prin aceste sisteme. Prin urmare, funcțiile de acces mobil sunt acum implementate în aceste sisteme. În plus, dezvoltarea sistemelor de management al conținutului web va fi accelerată prin specializarea și integrarea continuă în industrie. O tranziție treptată de la tehnologiile de management al conținutului la tehnologiile de management al cunoștințelor devine, de asemenea, vizibilă.

Schimbare rapidă în orientarea către piață a dezvoltatorilor EDMS

O schimbare dinamică în orientarea către piață a dezvoltatorilor EDMS a devenit la ordinea zilei. De exemplu, Documentum a început ca o companie care dezvolta sisteme de management al documentelor, apoi a evoluat într-o companie care creează sisteme de management al cunoștințelor, iar apoi sisteme de management al conținutului (următorul pas este implementarea conceptului ECM). Și toate aceste metamorfoze au avut loc în doar 18 luni. Trebuie remarcat faptul că termenul „gestionare a documentelor” în sine poate fi găsit acum pe site-urile web ale câtorva furnizori de EDMS (majoritatea dezvoltatorilor de EDMS nu mai folosesc această terminologie). Dar indiferent cum sunt numite aceste sisteme - documente, cunoștințe sau management de conținut (cu prefixul „e” în fața lor), sarcina lor principală rămâne rezolvarea problemelor de gestionare a informațiilor corporative critice.

Furnizorii tradiționali de EDMS își reconsideră acum opiniile cu privire la locul lor pe piață. Unele companii au început să producă soluții pentru piețele verticale, altele continuă să dezvolte nucleul sistemelor lor și să ofere altor dezvoltatori de software să-l integreze în produsele lor, altele au început să dezvolte middleware care asigură integrarea diferitelor aplicații (sisteme). contabilitate, diverse sisteme MRP/ERP, sisteme CAD etc.). O serie de furnizori EDMS bine-cunoscuți se pot întoarce pe piețele verticale de nișă. Alți furnizori vor extinde funcționalitatea sistemelor lor la Internet.

Ofertă de la cei mai importanți dezvoltatori EDMS de soluții universale pentru întreprinderile mari pentru a gestiona toate informațiile lor corporative

Furnizorii de EDMS se mută din nișele verticale pe care le ocupă și încearcă să ofere o soluție generală pentru gestionarea conținutului corporativ. Aceștia trec de la furnizarea de soluții de birou (încă destul de profitabile pentru ei) la implementarea unei soluții complete de întreprindere (de la procesarea e-mailurilor primite până la conținut intranet/extranet și Internet). Analiștii din industrie notează că proiectul impresionant de a crea o întreprindere „pe deplin colaborativă” (căreia toți angajații folosesc capacitățile EDMS) rămâne încă doar la nivelul unei idei frumoase. Europa de Vest este în prezent cel mai aproape de implementarea sa.

Creșterea intensității activităților dezvoltatorilor de software pentru a crea și promova soluții comune

Un exemplu în acest sens este lansarea în 2000 a unei soluții comune pentru gestionarea conținutului informațional în soluțiile B2B, bazată pe software-ul Documentum 4i eBusiness Edition și software-ul ATG Dynamo (dezvoltat de Art Technology Group).

Dezvoltarea în comun a standardelor industriale

Aceasta este o tendință stabilă în dezvoltarea industriei. Se remarcă, în special, activitatea de creare a unui protocol deschis de sincronizare a datelor SyncML, la care participă companii precum IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion și Starfish Software.

Dezvoltarea conceptului ECM

Aceasta este o nouă tendință în dezvoltarea întregii industrii (a devenit deosebit de vizibilă în 2002). În același timp, ECM devine o tehnologie la nivel de întreprindere mai degrabă decât la nivel de departament. Cea mai preferată modalitate de a ajunge la utilizatori (de a le furniza informații) atunci când se implementează tehnologiile ECM vor fi portalurile.

Piața EDMS din Rusia

revizuire generală

Nevoia întreprinderilor și organizațiilor rusești de a-și optimiza fluxul de documente rămâne ridicată și continuă să crească. În ultimii ani, în Rusia au apărut zeci de companii angajate în dezvoltarea și furnizarea de EDMS, atât străine cât și propria dezvoltare. Prima implementare la scară largă a EDMS (deși, în cea mai mare parte, pilot) în Rusia există deja. Putem presupune că s-au format bazele pieței ruse de software de gestionare a documentelor. Potrivit IDC, volumul pieței EDMS din Rusia (EDMS internă împreună cu EDMS străini) a fost de aproximativ 2 milioane USD în 1999. Potrivit analiștilor, din 1999, rata anuală de creștere a pieței EDMS din Rusia a fost de cel puțin 30%. Există, de asemenea, o opinie că, din 1998, a existat o creștere anuală aproape de două ori a volumului pieței ruse EDMS. Perspectivele pentru piața rusă EDMS sunt îmbunătățite prin adoptarea legii privind semnăturile digitale electronice, care creează Bază legală pentru distribuirea EDMS în interacțiunea inter-corporativă. Există o opinie printre un număr de analiști din industrie că volumul potențial al pieței EDS din Rusia este de sute de milioane de dolari (dată fiind dezvoltarea cu succes a economiei ruse).

Trebuie remarcat faptul că dimensiunea mică observată în prezent a pieței rusești EDMS este asociată, nu în ultimul rând, cu relativa nesemnificație a ponderii managementului documentelor electronice în fluxul general de documente al întreprinderilor și organizațiilor rusești (care își pot permite să cumpere un EDMS care costă de la câteva zeci până la câteva sute de mii de dolari). În majoritatea covârșitoare a cazurilor, fluxul de documente pe hârtie domină la întreprinderile rusești. Această împrejurare se explică nu numai prin tradiții și un anumit conservatorism, ci și prin dificile financiare și stare tehnica majoritatea întreprinderilor și organizațiilor rusești. De spus că pe piața rusă există și o serie de sisteme străine cunoscute (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes etc.). Dintre software-ul dezvoltat pe plan intern, următoarele sisteme software și furnizorii lor sunt cei mai faimoși din Rusia: BOSS-Referent (IT); Cod: Flux de documente (Consorțiu „Cod”); Grand-dock (Granit), Eufrat (Tehnologii cognitive); Carcasa (EOS); LanDocs (Lanit); Kron (Ankay); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Garant International); N.System (Computer Technology Center), LS Flow (Locia-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprokomLan), 1C: Document Flow și 1C: Arhivă (1C), Circular și VisualDOC (CenterInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) și o serie de altele.

Trebuie remarcat faptul că unele EDMS autohtone au fost create în mediul Lotus Domino/Notes (din diverse motive obiective și subiective, care a devenit destul de răspândită în Rusia): BOSS-Referent (IT), familia de produse Cinderella și DIS-Assistant ( Institutul de Dezvoltare din Moscova), CompanyMedia și OfficemMedia (InterTrust), N.System (Centrul de tehnologie informatică), Office Management (KSK), etc.

Conform clasificării IDC, majoritatea EDMS autohtone aparțin clasei de sisteme axate pe procese de afaceri (adesea cu elemente de management al fluxului de lucru). Diverse surse notează că majoritatea EDMS autohtone implementează următoarele funcții:

• Prelucrare/stocare documente;
• Managementul fluxului de lucru (transfer documente între executanți);
• Controlul executiei documentelor;
• Căutați documente după atribute și căutare full-text;
• Lucrul cu documente interconectate;
• Reglementarea drepturilor de acces;
• Ștergerea documentelor;
• Integrarea cu sisteme externe e-mail, etc.

Principalul avantaj al EDMS intern este o anumită luare în considerare a specificului rusesc și a tradițiilor de lucru cu documente (integrate inițial în logica lor de afaceri).

Principalele tendințe în dezvoltarea pieței ruse EDMS

Intrarea pe piața internă EDMS a companiilor IT multi-industriale

Printre sute de companii IT rusești care își ocupă ferm locul pe piața IT internă, o serie de firme mari multi-industriale iau în serios piața EDMS și își diversifică activitățile oferind propriile soluții în domeniul automatizării documentelor. Aici putem aminti companii precum IBS, Aquarius (filiala sa Aquarius Consulting), R-Style, Lanit etc.(ca sa nu mai vorbim de IT).

Lucrări comune privind standardizarea EDMS

Rând companiile rusești(STC IRM, InterTrust, EOS) lucrează împreună în domeniul standardizării protocoalelor de interacțiune EDMS. În aprilie 2002, au creat un „Grup de lucru pentru standardizarea protocolului” permanent special în acest scop.

Interes în creștere pe piața rusă a dezvoltatorilor și furnizorilor străini de EDMS

Acest interes se manifestă prin intrarea furnizorilor străini de EDMS pe piața rusă prin intermediul companiilor partenere. Ca exemplu, putem remarca compania canadiană Hummingbird, care acționează prin partenerul său - compania rusă HBS - pentru a promova sistemul DOCS Open/Fusion, sistemul de management al cunoștințelor Fulcrum, instrumentul de integrare a datelor Genio și portalul Hummingbird EIP. De asemenea, FileNet a decis să intre pe piața rusă (în special, cu ajutorul companiei Galaktika, care a devenit partenerul FileNet în promovarea EDMS-ului Panagon pe piața rusă).

Dezvoltarea solutiilor integrate

Prezența a câteva zeci de EDMS pe piața rusă îi obligă pe dezvoltatori să creeze instrumente pentru integrarea lor. Un exemplu în acest sens este lansarea de către IT Co. în martie 2002 a unui gateway XML în BOSS-Referent EDMS, care va permite combinarea într-un singur spațiu informațional EDMS construit pe diverse platforme și folosind diferite formate date.

Cooperarea și promovarea comună a soluțiilor integrate

Este interesant că unele companii ruse își oferă EDMS-ul sub formă de versiuni OEM, preinstalate pe computerele partenerului lor. Un exemplu în acest sens este cooperarea companiilor ruse IT și Inel-Data, care oferă clienților lor o soluție integrată, care este o versiune OEM a BOSS-Referent EDMS, preinstalată pe PC-ul Excimer.

Exemple de utilizare a EDMS în lume

EDS în asistența medicală

Geisinger Health System este situat în Danville și oferă servicii de îngrijire medicală pentru 2 milioane de oameni care trăiesc în 31 de județe din Pennsylvania, de la furnizarea de îngrijire primară în zonele rurale până la proceduri complexe de diagnostic și tratament la Geisinger Medical Center.

Geisinger Health System a implementat un EDMS TURN IDM(în loc de Document Imaging System) dezvoltat de companie Tehnologia TOWER, care este integrat cu sistemul ambulator implementat în rețeaua de clinici a Geisinger Health System din vestul, centrul și nord-estul Pennsylvania. Serviciile Geisinger relevante au primit acces stabil și de încredere la documente financiare, medicale, de asigurări și de raportare. Înainte de a implementa software-ul TOWER, sistemul Geisinger a procesat și stocat până la 2 milioane de imagini de document și 12.000 de rapoarte COLD anual. După implementarea software-ului TOWER, se așteaptă creșterea volumului de lucru al sistemului la 4 milioane de imagini (deja în primul an). A documentat munca a peste 7.000 de angajați Geisinger, aproape 24.000 de spitalizări anuale și 1,4 milioane de vizite ale pacienților la medici.

În plus, Geisinger Health System a implementat software Portalul de documente TOWER, cu ajutorul căruia medicii au primit acces Web la date despre multe mii de pacienți. Deoarece sistemul a fost extins la Web, documentele tradiționale pe hârtie sunt combinate cu informațiile Web. Și acest lucru face posibil ca Geisinger să unifice procedurile de stocare și utilizare a informațiilor.

EDS în produse farmaceutice

Novartis este o mare companie farmaceutică înființată în 1996 ca urmare a fuziunii companiilor elvețiene de renume mondial Sandoz și Ciba. Una dintre principalele activități ale Novartis este cercetarea științifică pentru a crea noi medicamente(Novartis investește anual peste 2,9 miliarde de franci elvețieni în acest domeniu).

După fuziune, Novartis a avut o problemă - necesitatea de a combina resursele informaționale și cunoștințele celor două anterior companii independenteși gestionarea eficientă a acestora. De remarcat că pentru orice companie farmaceutică, problema documentației de gestionare a medicamentelor în curs de creare necesită o atenție deosebită. Pentru Novartis, costul problemei a fost chiar mai mare, deoarece conducerea Novartis se temea destul de rezonabil că, după o fuziune a companiilor, cantități mari de resurse de informații ar putea fi pierdute (sau duplicate excesiv) (mai ales în absența interacțiunii între echipele de proiect aflate la distanță geografică). care nu colaboraseră anterior între ele).

Înainte de fuziune, personalul Sandoz stoca documentația de cercetare pe hârtie, pe computere, servere rețeaua corporativă, precum și în aplicațiile care rulează sub sistemul de operare VMS. Mulți angajați Sandoz nu au putut lucra eficient cu VMS din cauza complexității interfeței sale de utilizator. Prin urmare, pentru a avea acces la informațiile unui alt om de știință sau grup de cercetători, acești angajați au fost nevoiți să contacteze telefonic autorii acestuia, să trimită cereri prin e-mail, sau să solicite aceste date prin fax. Adesea, documentația de proiectare a fost duplicată. În plus, atunci când angajații au părăsit compania din orice motiv, informațiile (cunoștințele) pe care le-au creat au devenit greu de înțeles (sau chiar pierdute).

O situație similară s-a dezvoltat la Ciba. De asemenea, angajații săi au folosit atât documente pe hârtie, cât și documente electronice stocate pe computerele locale. Când era nevoie de a descrie un nou medicament, trebuia să petreacă zile întregi căutând informații relevante (sau creând-o din nou). Astfel, timpul total necesar pentru ca un nou medicament să intre pe piață a crescut semnificativ, ceea ce i-a redus competitivitatea.

Prin urmare, Novartis a dorit să găsească mijloace de a combina și de a gestiona resurse informaționale două companii anterior independente. Pe lângă depozitul de cunoștințe, Novartis avea nevoie de un EDMS, cu ajutorul căruia conducerea de vârf a companiei să poată vizualiza informații despre cercetarea în curs și să ia decizii cu privire la valoarea finanțării lor. În plus, EDMS ar trebui să fie ușor de utilizat pentru angajații companiei.

Novartis a ales EDMS ca mijloc de rezolvare a problemelor sale Documentum(pe care a început să-l folosească încă din 1994 ca prototip EDMS). Prin organizarea unui depozit corporativ comun - Docbase- (pentru toate documentele de cercetare și de proiect) Documentum EDMS a oferit acces la informații de cercetare corporativă pentru diviziile Novartis din întreaga lume. După fuziunea celor două companii, toate documentele legate de Ciba și Sandoz au fost transferate în depozitul Docbase. Docbase stochează în prezent multe zeci de mii de documente. Deja la sfârșitul anului 1998, numărul utilizatorilor Documentum la Novartis a ajuns la 1000 de persoane.

Atunci când un medicament nou este gata să fie descris, toate informațiile necesare pentru aceasta de la dezvoltatori sunt deja catalogate și stocate în Docbase (trebuie doar să fie transferate în sistemul general de abonament). Toate rapoartele de cercetare sunt, de asemenea, trimise într-un mod standard prin Docbase (ceea ce le face mult mai ușor de accesat). Atunci când documentele de cercetare trebuie revizuite, toate documentele pot fi revizuite pentru a evita dublarea lucrărilor. Versiuni anterioare documente.

Novartis a beneficiat semnificativ de implementarea Documentum EDMS. În primul rând, se elimină posibilitatea de duplicare a rapoartelor și se reduc costurile de distribuție a documentelor și de gestionare a informațiilor asociate cu dezvoltarea programelor anuale de cercetare. În al doilea rând, s-au realizat economii și datorită excluderii din funcționare a sistemului VMS moștenit, care a necesitat cheltuieli considerabile pentru întreținerea acestuia (ținând cont și de faptul că capacitățile sale au fost utilizate în mod constant de un număr relativ mic de angajați ai companiei). Cu toate acestea, cel mai mare beneficiu pentru Novartis a venit din creșterea globală a productivității pentru personalul de cercetare și managerii programelor de cercetare ale companiei, care acum aveau acces instantaneu la informațiile de care aveau nevoie.

Conducerea Novartis a estimat rentabilitatea totală a investiției în Documentum EDMS la trei ani.

EDMS în domeniul emiterii de împrumuturi

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) oferă împrumuturi comerciale garantate și este una dintre cele mai mari din domeniul său din Statele Unite (60 de birouri, peste 47.000 de împrumuturi deservite). A venit momentul în care GMACCM a decis să implementeze un EDMS, deoarece procesarea unui volum mare de documente, atât pe hârtie, cât și în format electronic, a îngreunat mult controlul acestora.

Pentru a-și rezolva problemele de gestionare a documentelor, GMACCM a instalat un EDMS OnBase dezvoltarea companiei Software-ul Hyland, care gestionează toate informațiile corporative (documente MS Word și imaginile acestora, tabele Excel, mesaje de e-mail, fișiere PDF și peste 1800 de tipuri de rapoarte AS/400). Pe lângă faptul că compania a obținut acces global la rețeaua de stocare a datelor din OnBase, GMACCM și-a creat propriul nivel de acces la date (cu o interfață personalizată) pentru o serie de departamente speciale. Aproximativ 2.000 de angajați ai companiei au acces la sistem din întreaga lume (autentificarea lor se realizează în mediul Windows NT).

În prezent, compania procesează aproximativ 100.000 de documente zilnic (mai mult de 20 de fluxuri de lucru). În același timp, aproximativ 3.600 de tipuri de documente (90% din documentele primite) sunt scanate și procesate în ziua în care sunt primite și înregistrate. Software-ul este folosit pentru a le scana, a curăța imaginile documentelor, a citi coduri de bare, a recunoaște caracterele și a indexa Captură de ascensiune dezvoltarea companiei Kofax. La fiecare etapă de aprobare a documentului, se utilizează tehnologia semnăturii electronice Aprobă de la companie Silanis. Deja în august 2001, folosind OnBase EDMS, au fost gestionate peste 2,3 milioane de documente electronice (mai mult de 16 milioane de pagini în total).

EDMS în domeniul utilităților

Alliant Energy, cu sediul în Madison, Virginia, oferă utilitatiși deservește mai mult de 1 milion de clienți în Midwestul SUA. Pentru a gestiona eficient informațiile necesare pentru a efectua operațiuni de bază, Alliant Energy a achiziționat un EDMS Documentum, pe baza căruia a fost creat un depozit corporativ comun.

Folosind Documentum EDMS, Alliant Energy a centralizat gestionarea informațiilor și a documentelor de afaceri critice. Înainte de a implementa Documentum, Alliant Energy nu a putut indexa căutările online. În multe cazuri, angajații săi au fost nevoiți să caute copii pe hârtie ale documentelor. Pentru a propaga modificările documentelor, Alliant Energy a implementat un flux de lucru personalizat (dezvoltat în Visual Basic) prin care documentele de intrare și de ieșire pot fi revizuite, etichetate și direcționate. Documentele examinate sunt trasate pentru aprobare. Documentele aprobate sunt stocate în baza de date Documentum și apoi distribuite electronic.

Planurile viitoare ale Alliant Energy pentru utilizarea Documentum includ gestionarea contractelor, corespondenței, diferite fișe de post și orice alte documente care necesită revizuiri regulate.

EDMS în domeniul brevetării

Seed Intellectual Property Law Group, cu sediul în Seattle, este un specialist în brevete. Unul dintre motivele pentru introducerea noilor tehnologii precum colaborarea și imagistica documentelor a fost nevoia de a reduce costurile de fotocopiere și fax. Trebuie spus că Seed Law Group a investit anterior sute de mii de dolari într-un sistem de management al conținutului pentru a-și reduce dependența de documentele pe hârtie. iManage WorkSite for Legal dezvoltarea companiei Mă descurc. Cu toate acestea, din motive de securitate (și o serie de alte motive), marii clienți corporativi ai Seed Law Group încă preferă să trimită anumite documente (de exemplu, brevete și mărci comerciale) în formă de hârtie. Pentru a îmbunătăți eficiența procesării acestor documente, Seed a decis să-și facă imaginile scanate digitale disponibile peste tot pe Web (folosind software-ul iManage). Pentru aceasta au fost folosite copiatoare digitale Canon ImageRunnerîmpreună cu tehnologia de scanare eCopy, care include un panou tactil de format mic care se conectează direct la copiatorul ImageRunner. Folosind acest panou, este posibil să previzualizați și să înlocuiți imaginile digitale scanate prost, precum și să gestionați (prin meniu) copierea, lucrul cu e-mail și/sau exportul de imagini ale documentelor într-un depozit back-end (Lotus Domino.Doc, PC Docs). sau iManage). După scanare, imaginile digitale ale documentelor devin accesibile pe Web pentru toți utilizatorii iManage EDMS (avocații companiei, clienții acesteia etc.). Documentele din iManage sunt indexate și căutate după numele clientului și numărul cazului.

Gestionarea conținutului folosind iManage a asigurat securitatea interacțiunii electronice între utilizatorii corporativi (pentru a vizualiza documente - adesea după primirea unui e-mail cu un link către document - utilizatorii se conectează la EDMS printr-o parolă) și a redus numărul de probleme asociate cu versiunea documentului control și trimitere/primire e-mail. La primire, documentele sunt scanate pe dispozitivele ImageRunner echipate cu tehnologia eCopy. După scanare, documentele originale pe hârtie sunt trimise la unități de stocare speciale, iar imaginile digitale ale documentelor devin imediat disponibile (prin intermediul unui browser Web) pentru toți utilizatorii corporativi cu drepturi de acces corespunzătoare.

Folosind două copiatoare digitale cu capacități de scanare, Seed Law Group procesează acum între 500 și 800 de documente zilnic, unele de până la 300 de pagini. În viitor, este planificată, de asemenea, integrarea iManage EDMS cu software-ul de gestionare a înregistrărilor corporative. De asemenea, trebuie remarcat faptul că introducerea tehnologiei eCopy a oferit Seed o alternativă convenabilă și ieftină la facturarea electronică. Seed avea deja o soluție pentru generarea facturilor tipărite după specificațiile clienților. Dublarea acestei soluții cu un sistem electronic de facturare cu același grad de personalizare ar fi destul de costisitoare și consumatoare de timp. În schimb, Seed scanează toate facturile tipărite și le salvează ca fișiere PDF, transmițând (la cerere) facturi electronice prin e-mail clienților săi.

EDMS în domeniul proiectării

BOC Gases (Murray Hill, New York) proiectează și construiește fabrici de reciclare gaz naturalîn 60 de țări ale lumii. În 1997, conducerea BOC Gases a decis să-și standardizeze activitatea. Compania a reușit să reducă costurile de construcție prin utilizarea așa-numitelor "pachete de fabricatie"(„pachetele de documente necesare construcției”). Fiecare „pachet” conține sute de bucăți de conținut, inclusiv fișiere CAD 2-D și 3-D, fotografii, proceduri standard de operare, documente financiare și de marketing, prezentări etc. Pentru a gestiona procesul complex de asamblare a unui astfel de „pachet” pentru BOC a implementat Documentum EDMS pentru fiecare centrală nouă, rutarea și aprobarea acesteia. Deși înainte de introducerea Documentum, majoritatea informațiilor necesare pentru proiectarea și construirea instalațiilor existau în formă electronică, acestea erau împrăștiate în multe locuri și stocate pe diferite platforme. Implementarea Documentum în întreaga companie a permis standardizarea activității sale, gestionarea îmbunătățită a fluxurilor de lucru și a versiunilor documentelor, precum și reutilizarea informațiilor la proiectarea de noi instalații.

O versiune Web a Documentum a fost introdusă încă de la început. În primăvara anului 2000, a fost actualizat la Documentum 4i EDMS, rulând MS Windows NT. În 2000, depozitul (baza de date Oracle) a stocat peste 90.000 de documente (aproximativ 30 GB).

Ca urmare a implementării Documentum EDMS, BOC și-a redus costurile cu forța de muncă pentru dezvoltarea unui proiect de dimensiune medie cu aproximativ 50% (de la 4140 ore la 2033 ore). Standardizarea lucrărilor de proiectare și construcție a permis BOC să reducă costurile în timpul construcției centralei cu o medie de 20%.

Exemple de utilizare a sistemelor OMS

Pilot Travel Centres operează 235 de centre de călătorie și 70 de depozite pentru diverse mărfuri. Pilot Travel Centers trebuia să fie mai receptiv în ceea ce privește prețurile și nevoile de stocare a depozitelor. În același timp, Pilot Travel Centers a trebuit să genereze lunar de la 250 la 350 de rapoarte din sistemul său ERP Lawson, care a fost integrat cu aplicații verticale specializate. Pilot Travel Centers avea nevoie de o soluție care să simplifice generarea de rapoarte prin utilizarea internetului pentru a furniza informații.

Software-ul a fost implementat pentru a genera rapoarte ViewDirect dezvoltarea companiei Sisteme de management Mobius. Software-ul ViewDirect din Pilot Travel Centers generează acum două rapoarte mari, separă automat anumite secțiuni ale acestor rapoarte (pe baza condițiilor de acces predefinite ale utilizatorilor) și trimite utilizatorilor e-mailuri cu hyperlinkuri către secțiunile rapoartelor de care au nevoie. Prin eliminarea volumului mare de muncă implicat în raportarea, sortarea datelor, tipărirea și livrarea de copii tipărite ale rapoartelor (distribuție), Pilot Travel Centers economisește resurse financiare și de timp semnificative (economii estimate de până la 200.000 USD în 3 ani). Navigatoarele Web standard sunt utilizate pentru a accesa rapoarte.

Professional Service Industries (Oakbrook Terrace, Illinois) oferă geoinginerie și inspecție a proiectelor de construcții. Cu peste 140 de birouri în Statele Unite și Canada, Professional Service Industries (PSI) a considerat că este prea risipitor și consumator de timp pentru companie să genereze manual diverse rapoarte săptămânale (pe baza informațiilor din sistemul său ERP), să imprime și le distribuie în toate birourile lor. Pentru a rezolva această problemă, PSI a implementat software Portalul de rapoarte Monarch/ES dezvoltarea companiei Datawatch. Sute de angajați și zeci de manageri regionali ai companiei, prin navigatoare Web standard, au obținut acces la rapoarte din diverse locații (birouri, remorci de construcții, PC-uri de acasă, hoteluri etc.). Software-ul Monarch/ES Report Portal a oferit, de asemenea, acces la fișierele de utilizator arhivate, informații analitice și contabile stocate în aplicația moștenită de la Texas Instruments. În plus, software-ul Monarch/ES Report Portal oferă acces la informații despre timpul de lucru, permițând managerilor companiei să analizeze timpul petrecut într-un anumit proiect de către ingineri și subcontractanți cu experiență de lucru diferită (puteți urmări și dinamica lucrării în sine). Utilizatorii au acces la date din Excel sau Seagate Crystal Reports (fără a crește încărcarea sistemului ERP).

Professional Service Industries poate genera acum facturi provizorii care pot fi revizuite și ajustate înainte de a le trimite prin poștă clienților lor.În mod convenabil, datele din sistemul Monarch/ES Report Portal sunt transferate din sistemul ERP în fiecare noapte, oferind utilizatorilor informații actualizate. informație. Rentabilitatea investiției (ROI) al Professional Service Industries este estimată la 800.000 USD (datorită costurilor reduse de management al proiectelor, eliminării costurilor de livrare a rapoartelor pe hârtie etc.).

Newport News Shipbuilding este cea mai mare întreprindere privată de construcții navale din Statele Unite, lucrând la comenzi de la Departamentul de Apărare al SUA. La implementarea sistemului SAP R/3 ERP în companie în 1998, a fost descoperită necesitatea îmbunătățirii tehnologiei de generare și distribuire a rapoartelor corporative. De fapt, a fost necesar să se creeze un mediu corporativ pentru generarea și distribuirea rapoartelor. În plus, au apărut o serie de alte probleme. În primul rând, unele informații necesare erau încă localizate în sistemele vechi. Angajații companiei care au lucrat în ea de mult timp termen lung, erau obișnuiți să acceseze aceste informații, dar noii angajați au preferat să lucreze doar cu sistemul SAP R/3. În plus, a fost dezvăluit că instrumentele de raportare din SAP R/3 nu au îndeplinit toate nevoile companiei.

De aceea, în 1999, Newport News Shipbuilding a început să implementeze software-ul companiei de gestionare a producției și raportare. Chiparos(Rochester Hills, Michigan), prin care Newport News a intenționat să elimine tipărirea manuală și distribuirea rapoartelor. Dacă în noiembrie 1999, 2.000 de angajați din diferite divizii ale companiei lucrau cu sistemul Cypress, atunci până în octombrie 2001 numărul lor a ajuns la 3.700.

Printr-o singură interfață, angajații companiei au acces la toate rapoartele corporative generate, indiferent de sursa acestora. Sistemul generează automat mii de rapoarte (o singură dată) și le livrează utilizatorilor în timp util, folosind software-ul Cypress. În timpul funcționării sale, software-ul Cypress captează fluxul de rapoarte care sunt tipărite și vă permite să determinați destinatarul fiecărui raport specific și metoda de livrare a acestuia către utilizator (imprimantă sau fax la distanță, coadă de joburi, e-mail etc.). Ca urmare a implementării software-ului Cypress, Newport News economisește până la 500.000 USD anual (prin eliminarea costurilor de tipărire și distribuire a rapoartelor). Newport News Shipbuilding se mută în prezent la MS Windows NT și Cypress Web, un modul de livrare a documentelor Web care oferă o pagină de portal personalizată pentru utilizatori (accesată prin intermediul navigatorului Web MS Internet Explorer). Întregul proiect de implementare este de așteptat să fie finalizat până în iulie 2002.

Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kansas), o mare companie americană cu peste 250 de centre de distribuție, și-a construit afacerea pe livrarea unei varietăți de produse pentru animale de companie către cabinetele veterinare din toată țara. Desigur, acest lucru joacă un rol important în succesul Hill's. model de afaceri. s Nutriția animalelor de companie joacă un rol în livrarea la timp a bunurilor și în lipsa timpului de nefuncționare Vehicul. Software-ul companiei de gestionare a ieșirii documentelor este utilizat pentru a notifica centrele de distribuție despre încărcarea comenzilor. HP/Dazel, care are o interfață standard cu sistemele ERP (dacă firma nu folosește un sistem ERP, atunci documentele sunt trimise prin email sau fax). Potrivit HP/Dazel, aproximativ 30% dintre eșecurile în procesele de afaceri ale întreprinderilor și organizațiilor apar tocmai din cauza problemelor legate de livrarea documentelor. Aceste eșecuri duc aproape întotdeauna la pierderi de timp și bani.

Utilizarea acestui software previne o situație în care o defecțiune a imprimantei (tipărirea unei comenzi pentru încărcarea mărfurilor) la oricare dintre cele 250 de centre de distribuție ale Hill's Pet Nutrition va trece neobservată de biroul central, care intenționează să trimită o dubă de marfă la acest centru în următoarea perioadă. ziua pentru ridicarea comenzii.Dacă defecțiunea imprimantei se dovedește a fi neobservată, comanda nu ar fi fost pregătită la timp, iar zborul ar fi fost gol (cu pierderi corespunzătoare pentru companie).Software-ul de la HP/Dazel implementeaza functia de trimitere a confirmarii catre biroul central despre tiparirea propriu-zisa a comenzii pe imprimanta de retea a centrului de distributie.Daca pe imprimanta Daca centrul nu reuseste comanda se trimite la faxul centrului.

La rândul său, software-ul e.ComPresent Web Portal dezvoltat de companie Software-ul Optio permite clienților și partenerilor de afaceri să gestioneze procesul de livrare a documentelor (inclusiv livrarea documentelor pe cale electronică). Clientul determină nu numai adresa de e-mail a destinatarului, ci și formatul de livrare și regulile de autentificare. Informațiile din sistemul ERP urmează prin intermediul software-ului Web Portal. Odată ce destinatarul este identificat, informațiile sunt direcționate conform instrucțiunilor expeditorului. Optio Software oferă și un sistem OMS Optio, ceea ce facilitează mult lucrul cu documente. De exemplu, poate genera înregistrări de inventar care sunt de înțeles chiar și pentru utilizatorii care nu sunt familiarizați cu codurile articolelor sau numerele de inventar (software-ul Optio completează aceste declarații cu descrieri de articole extrase din alte aplicații și produce un document pe deplin ușor de înțeles). Adesea apar situații când companiile - furnizor en-gros- este necesară modificarea într-un anumit fel a unor documente standard de ieșire (de exemplu, facturi, documente însoțitoare etc.) la solicitarea clienților cumpărători care doresc să întocmească aceste documente în modul care le este convenabil (și ca sunt obișnuiți cu). Companiile producătoare se confruntă adesea cu această situație. bunuri de consum furnizând produsele lor unui număr mare de clienți din cu amănuntul. De exemplu, un comerciant cu amănuntul poate insista ca eticheta de expediere să fie concepută așa cum dorește. În marea majoritate a cazurilor, sistemul ERP al companiei furnizor nu oferă o astfel de oportunitate. În acest caz, funcțiile de combinare și formare a tuturor informațiilor necesare pe autocolantul de livrare (pe baza datelor extrase din sistemul ERP și din alte aplicații) sunt preluate de sistemul OMS (în special, Optio).

Sisteme precum e.ComPresent Web Portal oferă noi oportunități pentru crearea de aplicații pentru utilizatori bazate pe Web, bazate pe autoservirea clienților. Livrarea web și-a dovedit deja eficiența în reducerea costurilor de imprimare și trimiteri poştale. În loc să trimită un raport cu mai multe pagini prin e-mail către sute de birouri, utilizatorii pot vizualiza raportul prin Internet/intranet. Unele sisteme de gestionare a ieșirii documentelor vă permit, de asemenea, să definiți anumite pagini sau secțiuni de care utilizatorul le solicită. În plus, deoarece utilizatorii de obicei nu au nevoie să vadă întregul raport, folosind software-ul Cypress Web Puteți trimite informații pagină cu pagină într-o formă comprimată. O tehnică similară poate fi utilizată atunci când trimiteți rapoarte prin e-mail într-o manieră distribuită. În locul raportului în sine, destinatarul primește o notificare că este gata de vizualizare. Făcând clic pe linkul HTML, el inițiază o sesiune de lucru cu software-ul Cypress Docuvaultși se uită la raport.

Informațiile pe care utilizatorul dorește să le includă în raport pot fi obținute nu numai din sistemul ERP. Înainte de a scoate un raport, utilizatorii pot solicita de la sistemul OMS (inclusiv prin Internet) orice informație indexată stocată într-un depozit comun. Dacă utilizatorii trebuie să pregătească în mod regulat rapoarte, ei pot crea interogări în așa fel încât informațiile solicitate să fie colectate, stocate și livrate automat pe computerul utilizatorului (această caracteristică a sistemelor OMS este adesea numită „procesare în lot”). NEN Life Science Products, o companie care furnizează produse chimice producătorilor de medicamente, utilizează această funcție (în special, în sistemul Optio OMS) pentru a monitoriza depozitul și a căuta așa-numitele „puncte de declanșare” care duc la generarea anumitor solicitări (de exemplu, privind siguranța la radiații a substanței chimice furnizate). O astfel de solicitare este generată dacă radioactivitatea totală a substanței chimice furnizate depășește o anumită valoare de prag. Software-ul Optio poate fi utilizat în același mod Firme de asigurari, culegând date statistice despre bolile potențialilor lor clienți.

Integrarea EDMS cu alte aplicații

Vorbind despre utilizarea practică a EDMS, nu se poate să nu ia în considerare mai detaliat problema integrării acestora cu alte aplicații corporative. Rezolvarea acestei probleme este foarte importantă pentru întreprindere modernă, mai ales dacă pe acesta sunt folosite simultan mai multe aplicații de întreprindere. În prezent, EDMS sunt cel mai adesea integrate cu următoarele tipuri de aplicații: sisteme ERP, aplicații de birou și aplicații front-end (de exemplu, CRM).

În ceea ce privește sistemele ERP, una dintre punctele slabe ale acestora este o anumită redundanță a documentelor generate în modulele principale ale sistemului ERP (în plus față de capabilitățile subdezvoltate pentru generarea de rapoarte flexibile menționate mai sus). Implementarea unui depozit centralizat (bazat pe EDMS), oferind fiecărui modul al sistemului ERP documentele de care are nevoie, ajută la reducerea costurilor de operare ale întreprinderii și accelerează rentabilitatea investiției. Adică, integrarea sistemului EDMS și ERP oferă o valoare IRR mai mare decât se poate obține prin utilizarea autonomă a acestor sisteme. Pentru a asigura o astfel de integrare, un număr de dezvoltatori EDMS (de exemplu, FileNet, IBM, Hyland, Identitech etc.) intră în parteneriate cu dezvoltatorii de sisteme ERP de top (SAP R/3, PeopleSoft și Oracle).

La integrarea EDMS cu aplicații de birou, utilizatorilor li se oferă posibilitatea de a accesa serviciile de bibliotecă direct din aplicațiile de birou comune (de exemplu, MS Word, MS Excel și MS PowerPoint). În plus, în aproape toate EDMS obișnuite este posibil să se lucreze prin navigatorul Web MS Internet Explorer.

Integrarea cu aplicațiile front office este, de asemenea, destul de comună. Ca exemplu, putem remarca companiile Documentum și IBM, care oferă integrare cu sistemul de dezvoltare CRM al Siebel.

Analiștii din industrie notează că unele abordări arhitecturale implementate într-o serie de EDMS moderne simplifică integrarea. De exemplu, EDMS-urile bazate pe modele de obiecte Java sau COM oferă cea mai bună soluție pentru integrarea cu aplicații de întreprindere pe diverse platforme. În plus, ERMS compatibil cu J2EE poate fi implementat pe serverele de aplicații J2EE (de exemplu, BEA WebLogic sau IBM WebSphere), ceea ce simplifică integrarea ERMS cu aplicațiile e-business implementate într-un mediu de server de aplicații. O abordare orientată pe obiecte facilitează utilizarea serverelor EAI (cum ar fi cele de la Tibco, Vitria și webMethods) care minimizează integrarea punct la punct atunci când se comunică cu mai multe aplicații separate. Suportul pentru standardele din industrie (cum ar fi XML) poate facilita, de asemenea, partajarea conținutului și schimbul de date între aplicațiile întreprinderii, atât în ​​interiorul, cât și în afara întreprinderii.

Trebuie remarcat faptul că majoritatea EDMS se îndreaptă către standarde deschise în dezvoltarea lor. De exemplu, FileNet își propune să ofere un API bazat pe Java în Panagon EDMS. iManage este, de asemenea, axat pe Java, ceea ce îi va permite să ruleze EDMS-ul pe mai multe platforme. Aplicația Open Text vine cu suport XML creat imediat din cutie. OTG a implementat un API bazat pe COM în software-ul său și a început recent să lucreze pentru a oferi capabilități XML în software-ul său. De asemenea, Identitech intenționează să implementeze în viitor capabilități API și XML bazate pe Java în software-ul său. Software-ul dezvoltat de OIT a fost creat inițial în limbajul C, dar are capacitatea de a se integra prin XML. Majoritatea celorlalte EDMS au API-uri în limbaj C, care pot fi folosite și pentru integrarea cu aplicații corporative, dar abordările orientate pe obiect sunt încă mai puțin intensive în resurse.

Integrarea EDMS cu sisteme ERP

Potrivit analiștilor, în prezent, peste 80% din activele informaționale ale întreprinderilor și organizațiilor sunt stocate sub formă de documente nestructurate care sunt inaccesibile sistemelor ERP moderne (adică, majoritatea sistemelor ERP acoperă cu funcționalitatea lor doar aproximativ 20% din toate aspectele activităţile întreprinderii). În prezent, EDMS sunt cele mai potrivite pentru procesarea informațiilor nestructurate.

Integrarea sistemelor ERP cu EDMS oferă suport pentru procesele de afaceri ale întregii întreprinderi - prin managementul operațional al documentelor, imaginilor, fluxurilor de lucru, rapoartelor corporative etc. Cu ajutorul EDMS în cadrul sistemelor ERP, toate informațiile și datele necesare - facturi, cererile clienților (documente), faxuri și e-mail-uri), desene etc. În acest caz, EDMS acționează ca un fel de hub care oferă utilizatorilor acces la informațiile necesare. Un mare avantaj al integrării EDMS cu sistemele ERP este oferirea oportunității utilizatorilor de a lucra în mediul de aplicații familiare acestora.

În prezent, o serie de EDMS străine sunt deja integrate printr-un API cu cele mai comune sisteme ERP străine (inclusiv SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan etc.). În același timp, unii dezvoltatori de sisteme ERP oferă propria interfață pentru integrare (de exemplu, SAP AG - interfață standard SAP ArchiveLink, oferind acces la depozitele SAP R/3) și chiar certifică EDMS pentru integrabilitatea cu sistemele lor.

Există diverse abordări pentru implementarea și utilizarea în comun a sistemelor EDMS și ERP. Dacă unele întreprinderi integrează tehnologii electronice de gestionare a documentelor după implementarea sistemelor ERP, atunci multe altele implementează sisteme ERP, folosind deja diverse EDMS. Cu toate acestea, de multe ori, atunci când o întreprindere decide să implementeze un sistem ERP, aceste aplicații vechi de gestionare a documentelor rămân (de obicei la nivel de departament). De exemplu, aceasta este exact ceea ce a făcut compania Sherwin-Williams din Cleveland, angajată în producția de vopsele. Software-ul a fost lăsat la Sherwin-Williams Hyland OnBase, ale căror capabilități au fost folosite pentru a gestiona generarea rapoartelor corporative în sistemul ERP nou instalat SAP R/3(care a înlocuit sistemul moștenit de procesare a datelor). Astfel, Sherwin-Williams a păstrat avantajul utilizării unui singur EDMS pentru a accesa toate documentele (fără a fi nevoie de instruire suplimentară pentru angajații săi pentru a lucra cu SAP R/3).

O situație aproape similară se observă în companie Ceramica industrială Kyocera din Vancouver. Înainte de a implementa SAP R/3, această companie a folosit în mod activ software-ul OnBase (în special, departamentul de contabilitate a folosit OnBase pentru a scana facturile primite și a le salva pe serverul corporativ). După implementarea SAP R/3 (al cărui scop a fost automatizarea proceselor de producție și back-office ale companiei), departamentul de contabilitate și-a extins capacitățile prin adăugarea de funcții de gestionare a rapoartelor corporative. În același timp, a fost alocat un server separat pentru software-ul OnBase. Cecurile de ieșire pentru plăți sunt acum executate în aplicația de contabilitate SAP R/3 și scrise într-un fișier care este încărcat în OnBase. Când este procesată în OnBase, o imagine de fax a cecului original poate fi regenerată pentru imprimare sau trimitere prin e-mail.

Companie Sharp Electronics a înlocuit sistemele vechi din toate birourile sale cu sistemul SAP R/3 ERP. În timpul acestui proiect, Sharp Electronics a reproiectat operațiunile de închiriere/leasing pentru a îmbunătăți eficiența procedurilor de facturare. Procesele de facturare Sharp au fost reproiectate astfel încât toate documentele semnate să fie legate de înregistrările stocate în sistemul ERP pentru facturarea automată a clienților și urmărirea plăților dealerului. În acest scop, angajații Sharp au creat un sistem special (cu ajutorul Accenture, IBM și Produse Kofax Image). A fost dezvoltată o procedură automată care procesează documentele financiare primite pe baza acordurilor semnate. Când plasați o comandă, instrucțiunile și un document cu cod de bare generate în SAP R/3. Odată ce documentul este semnat de client, acesta este trimis înapoi către Sharp prin fax sau e-mail. Aceste documente (fax și scanate) sunt gestionate prin software-ul Kofax Ascent Capture, care citește codurile de bare ale documentelor și le verifică în raport cu informațiile stocate într-o bază de date. Software-ul Ascent trimite apoi imagini de document și date indexate prin sistemul de management al conținutului IBM Common Storeîn depozitul de date în SAP R/3, unde are loc procesarea lor în lot. Documentele din SAP R/3 pot fi accesate în multe cazuri în mai puțin de 3 secunde. Sharp a făcut o investiție mare în sistemul său ERP, iar software-ul IBM Common Store este un plus relativ ieftin care păstrează investiția.

creştin organizație non profit Concentrați-vă pe familie(cu sediul în Colorado Springs) produce programe radio, publică cărți, reviste, videoclipuri și filme (cu un număr total de abonați de aproximativ 2,5 milioane de persoane) și, de asemenea, interacționează activ cu diverse organizații guvernamentale. Pentru a crește eficiența activităților sale, Focus on the Family a implementat tehnologii de gestionare a conținutului și a muncii în grup simultan cu un sistem ERP J.D. Edwards OneWorld. Sistemul ERP OneWorld se ocupă de abonamentul și onorarea comenzilor, contabilizarea abonaților și a donațiilor primite, înregistrarea evenimentelor, precum și generarea de rapoarte contabile back-office și gestionarea diferitelor funcții de afaceri. La rândul său, cota de software de management de conținut acord(evoluții ale companiei Optika) trebuie să controlați corespondența pe hârtie, traficul de e-mail și telefon.

Pentru Focus on the Family, problema principală nu este economisirea resurselor financiare (deși acest lucru este și important), ci cea mai utilizare eficientă resursele sale umane (în special angajații pe „fierbinte” linii telefonice), care trebuie să facă față unui volum mare de apeluri și solicitări primite. Vă rugăm să rețineți că persoanele care sună sau scriu la Focus on the Family nu comandă întotdeauna un abonament sau o carte. De foarte multe ori ei caută pur și simplu ajutor, sfaturi sau simpatie umană obișnuită pentru problemele lor.

În acest studiu de caz, combinarea capacităților sistemului de management al conținutului și rutarea apelurilor a dus la îmbunătățiri semnificative ale productivității pentru personalul Focus on the Family. Atunci când procesează un apel primit, software-ul Acorde citește numărul de telefon și caută toate informațiile asociate cu acesta (este posibil să nu fie primul apel de la acest număr de telefon) într-o bază de date gestionată tot de Acorde. Dacă astfel de informații sunt disponibile, acestea sunt afișate instantaneu pe monitorul PC-ului angajatului Focus on the Family care gestionează apelul. Astfel, software-ul Acorde eliberează angajații Focus on the Family de nevoia de a petrece mult timp căutând documente atunci când rezolvă problema unei persoane care a sunat la o organizație creștină. În plus, atunci când utilizați software-ul Acorde, este nevoie în medie de aproximativ 30 de secunde pentru a procesa un apel telefonic. Având în vedere că Focus on the Family primește până la 5.000 de apeluri zilnic, acest lucru duce la economii semnificative de timp pentru personalul său.

Mai jos vom discuta pe scurt informații generale despre integrabilitatea unor EDMS străini cu sisteme ERP comune.

Tehnologii Datamax

EDMS VisiFlow(evoluții ale companiei Tehnologii Datamax) este o soluție distribuită care se extinde de la grupuri de lucru mici la întreprinderi mari. Este integrat cu majoritatea sistemelor ERP străine și este certificat pentru interfața SAP ArchiveLink. Acesta integrează următoarele funcții: managementul fluxului de lucru, managementul documentelor, COLD-ERM, CTI și recunoașterea formularelor de raport.

Atunci când este integrat cu un sistem ERP, VisiFlow vă permite să gestionați toate tipurile de documente atât în ​​afara, cât și în interiorul sistemului ERP. Este implementată o bază de date relațională (repository), procesarea informațiilor în care are loc în paralel cu sistemul ERP. Documentele pot fi căutate și vizualizate din clientul sistemului ERP folosind programe speciale (de la Datamax). De asemenea, este posibil să căutați și să vizualizați informații în afara sistemului ERP prin interfețele Windows și Web. Sunt acceptate indexarea textului integral și căutarea.

FileNet

Companie FileNetși-a integrat și EDMS Panagon cu sisteme ERP de vârf și a dezvoltat soluții speciale de integrare. Aceste soluții includ software Panagon Document Warehouse pentru SAP R/3și bazate pe web Panagon pentru software-ul J.D Edwards OneWorld.

Software-ul Panagon Document Warehouse este un produs software autonom care rulează împreună cu un sistem ERP. Software-ul Panagon Document Warehouse pentru SAP R/3 vă permite să accesați orice document de pe orice desktop din organizația dumneavoastră. Implementează funcții pentru capturarea, indexarea, arhivarea și gestionarea tuturor obiectelor R/3, inclusiv a documentelor generate în SAP R/3, precum și a diferitelor tipuri de imagini (inclusiv trimise prin fax și scanate).

Utilizatorii Panagon Document Warehouse se pot conecta la fluxurile de afaceri SAP R/3 pentru a distribui documente în cadrul acestui sistem ERP. Sistemul oferă o interfață unică pentru gestionarea documentelor externe și interne (generate în cadrul sistemului ERP) atât pentru utilizatorii R/3 client-server, cât și pe web. O serie de funcții (check-in/check-out, editarea și distribuirea documentelor în întreaga întreprindere) sunt disponibile pentru utilizatorii MS Office, Lotus Notes și alte aplicații de afaceri.

Sistemul nu stochează informații în baza de date a sistemului ERP. Arhivele de documente sunt accesibile printr-o bază de date relațională gestionată (Oracle sau MS SQL Server) menținută în Panagon Document Warehouse. Drept urmare, utilizatorii pot gestiona în mod flexibil documentele și obiectele în afara sistemului ERP. Datele din sistemul ERP pot fi legate prin link-uri către documentele corespunzătoare. Panagon Document Warehouse acceptă, de asemenea, indexarea textului integral și căutarea documentelor.

Software ușor

Integrarea cu sistemele ERP este activitatea de bază a companiei Software ușor. EDMS Arhivă ușoară dezvoltarea sa este integrată prin interfața certificată SAP ArchiveLink, precum și prin interfața API (cu sisteme ERP Baan, Sage, J.D. Edwards și Navision). În plus, sistemul Easy Archive este integrat cu software-ul Lotus Notes și software-ul Staffware.

Atunci când este integrat cu SAP R/3, Easy Archive EDMS vă permite să căutați date și documente în oricare dintre modulele acestui sistem ERP (inclusiv Managementul Materialelor, Vânzări și Distribuție și Producție și Planificare). Easy Archive oferă date complete și captarea documentelor, arhivarea, gestionarea documentelor și colaborarea online în grup. De asemenea, Easy Archive vă permite să accesați documente de pe dispozitive mobile prin protocolul WAP.

Documentele și datele (atât în ​​afara, cât și în interiorul sistemului ERP) sunt accesibile prin programul client al sistemului ERP. Depozitul este o bază de date full-text de la Verity. Documentele externe (scanate, faxate, electronice) sunt indexate automat și legate de tranzacții specifice din cadrul sistemului ERP (eliminând necesitatea indexării manuale). EDMS Easy Archive poate fi integrat cu Flux de lucru SAP Business(să atribuie documente destinatarilor lor).

Software-ul Hyland

În EDMS OnBase companie de productie Software-ul Hyland Sunt implementate capabilitățile de gestionare a imaginilor, COLD-ERM, managementul fluxului de lucru și accesul la Web. Poate fi integrat cu majoritatea sistemelor ERP prin intermediul API-urilor lor. În plus, Hyland a lansat recent un software Server de arhivă OnBase pentru SAP R/3, integrat cu acest sistem ERP prin interfața SAP ArchiveLink și conceput pentru a oferi funcții de arhivare și căutare în SAP R/3 (prin utilizarea capabilităților OnBase EDMS).

Atunci când se utilizează software-ul Archive Server, documentele generate în SAP R/3 (liste de imprimare, documente trimise, date arhivate etc.) pot fi gestionate prin EDMS OnBase în același mod ca documentele scanate, fișierele aplicației desktop și e-mailul. OnBase oferă posibilitatea de a lucra cu toate tipurile de documente în cadrul sistemului ERP. Toate datele și documentele sunt disponibile printr-o singură interfață atât pentru aplicațiile externe, cât și pentru aplicațiile din sistemul ERP.

Pe baza EDMS OnBase, poate fi implementat managementul complet al fluxurilor de lucru într-un sistem ERP. Poate fi folosit și ca motor de căutare pentru aplicații front-end. Un depozit care acceptă MS SQL Server, Oracle și Sybase SQL Anywhere este implementat pe OnBase. Depozitul este integrat cu sistemul ERP prin API-ul OnBase, iar utilizatorii pot accesa distribuția, stocarea și preluarea informațiilor atât în ​​interiorul, cât și în exteriorul sistemului ERP. Instrumentele OnBase sau un program client din sistemul ERP sunt folosite ca interfață client. De asemenea, sunt acceptate indexarea textului integral și căutarea documentelor.

IBM

Companie IBM ofera o solutie Manager de conținut CommonStore, conceput pentru gestionarea documentelor electronice în SAP R/3 și care vă permite să arhivați, să distribuiți și să gestionați datele. IBM Content Manager CommonStore for SAP este certificat pentru cea mai recentă versiune a interfeței SAP ArchiveLink. Cu ajutorul CommonStore, dimensiunea bazei de date SAP R/3 este organizată, accesul la documentele de afaceri este accelerat, procesele de afaceri sunt îmbunătățite, sarcinile de rutină și distribuția documentelor sunt automatizate. Documentele de afaceri care provin din SAP R/3 și alte aplicații de afaceri (facturi, comenzi, bonuri de livrare, scrisori, faxuri, foi de calcul, e-mail etc.) pot fi legate, indexate și stocate în foldere electronice partajate pentru a se asigura că toți utilizatorii întreprinderii le pot accesa. A fost implementată și capacitatea de a salva date din alte aplicații.

CommonStore arhivează datele utilizând software-ul Tivoli Storage Manager. Există, de asemenea, posibilitatea opțională de a salva imagini și documente direct în IBM Content Manager. Odată ce un document este arhivat utilizând CommonStore, acesta poate fi preluat în orice moment prin SAP R/3 sau Content Manager CommonStore. Informațiile salvate sunt disponibile și prin Lotus Notes, navigatoare Internet/intranet sau orice alte aplicații de afaceri integrate cu IBM Content Manager.

Depozitul (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand sau Tivoli Storage Manager) rulează în paralel cu sistemul ERP. Pe partea clientului, documentele sunt căutate prin interfețele GUI ale SAP R/3, IBM Content Manager sau Content Manager OnDemand. Sistemul acceptă căutarea full-text.

Software-ul Ixos

Principalul furnizor de tehnologii de arhivare a datelor și a documentelor pentru SAP R/3 este compania Software-ul Ixos. În special, trebuie remarcat faptul că interfața SAP ArchiveLink (interfața dintre sistemul R/3 ERP și depozitele terțe de documente și date) a fost dezvoltată în comun de Ixos și SAP AG. DE Arhiva Ixos a fost creat special pentru a îmbunătăți funcționalitatea lui R/3. În loc să integreze două sisteme printr-un API (așa cum se face pentru o serie de EDMS), SAP ArchiveLink acceptă integrarea rapidă între R/3 și Ixos Archive. Ca urmare, Ixos Archive EDMS nu necesită un vizualizator special, codare suplimentară a fluxului de lucru și a sistemului de gestionare a documentelor sau programare suplimentară.

Software-ul Ixos Archive oferă soluții de management al documentelor pentru clienți standard, servere și intranet. Automatizează procesarea imaginilor și documentelor, arhivarea, căutarea, distribuirea, livrarea și reutilizarea acestora. La rândul său, folosind software-ul Ixos-Mobile/3 implementate acces de la distanță la documentele din SAP R/3.

Ixos Archive oferă posibilitatea de a lucra cu documente pe hârtie, fișiere electronice, rapoarte standard R/3, obiecte generate extern și obiecte R/3. Documentele sunt direcționate prin software-ul R/3 Business Workflow, vizualizate prin vizualizatorul său și gestionate direct din R/3. Prin Ixos Archive, puteți gestiona și arhivarea datelor și conversia obiectelor R/3 pentru prezentări Web.

Ixos oferă, de asemenea, diverse motoare de aplicații care pot fi integrate atât în ​​groupware (Lotus, MS Exchange), cât și în alte EDMS integrate. Documentele sunt accesibile și gestionate prin interfața client SAP R/3. De asemenea, este posibil să se sincronizeze anumite subseturi de date din sistemul ERP cu o aplicație externă de procesare a documentelor.

Ixos Archive EDMS în sine nu acceptă căutarea documentelor cu text integral, dar această funcție poate fi implementată prin integrarea cu software-ul Verity.

Integrarea EDMS cu aplicațiile CRM

Sistemele de management al relațiilor cu clienții (CRM) ocupă, de asemenea, un loc proeminent pe piața modernă a aplicațiilor de afaceri. În special, aplicațiile CRM sunt oferite de companii precum Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems etc. Chiar și dezvoltatorii de sisteme ERP (de exemplu, Oracle, SAP, Peoplesoft și Baan) lansează (sau intenționează să lanseze) aplicații CRM ca un supliment pentru sistemele dvs.

Desigur, dezvoltatorii EDMS nu au ignorat acest segment de piață promițător. Potrivit opiniei pieței, EDMS ar trebui să acționeze ca un nivel special de integrare care permite mai multor depozite de date și aplicații back-end să fie asociate cu aceleași procese de afaceri cu care interacționează aplicația CRM front-office. EDMS trebuie să accepte o mare varietate de formate de date și standarde de comunicare care pot fi utilizate în aplicațiile CRM. Nu contează pentru utilizator modul în care interacționează cu vânzătorul: prin înregistrarea pe site, trimiterea unui e-mail, utilizarea unui sistem telefonic automat, trimiterea unui fax sau a unei cereri scrise sau vorbind cu un reprezentant al vânzătorului într-un call center.

Sunt folosite diferite metode pentru integrarea aplicațiilor EDMS și CRM. Răspândit folosind modele de componente(COM, CORBA și JavaBeans). Așa funcționează companii precum Staffware, Identitech și Plexus. O altă abordare este crearea de aplicații șablon, care poate fi folosit într-o varietate de scenarii. Este cazul FileNet și Lucent (www.mosaix.com), care oferă aplicații șablon care pot fi reutilizate într-o varietate de sisteme - de la CRM la ERP.

EDMS utilizat împreună cu aplicațiile CRM trebuie, de asemenea, să ofere procesare fiabilă a unor volume mari de informații și scalabilitate în aplicațiile de comerț electronic. Un număr de companii (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM și Oracle) au implementat această cerință prin aplicarea componentelor middleware(Servere de aplicații web, monitoare de procesare a tranzacțiilor și servicii de așteptare a mesajelor). De exemplu, compania Keyfile (www.keyfile.com) și-a integrat EDMS cu software-ul MS Commerce Server. Plexus și Staffware și-au integrat produsele cu platformele de tranzacții Tuxedo și WebLogic ale BEA Systems. Oracle și-a integrat modulul de gestionare a documentelor cu serviciile sale de mesagerie Advanced Queues. IBM și-a integrat soluția MQSeries Workflow în middleware-ul său MQSeries.

În viitorul apropiat, este de așteptat ca EDMS să fie mai integrat cu aplicațiile CRM. Mulți dezvoltatori EDMS cred în general că piața CRM este principala oportunitate pentru dezvoltarea lor. Prin urmare, fie își „deschid” sistemele către terți, fie formează parteneriate cu furnizorii de CRM. De exemplu, FileNet și Siebel Systems au semnat un acord prin care software-ul FileNet Panagon VisualWorkFlo gestionează fluxul de documente între diverse module de la Siebel Systems (producție, call center și serviciu pentru clienți). Staffware are, de asemenea, acorduri cu mulți furnizori de CRM (inclusiv Siebel și Vantive) care integrează funcționalitatea software Staffware în aceste aplicații CRM.

Caracteristici ale selecției și implementării EDMS

Principalele caracteristici ale alegerii unui EDMS

Potrivit analiștilor din industrie, EDMS devine necesar atunci când volumul total de documente procesate anual într-o întreprindere sau organizație ajunge la 4000-5000. Trebuie spus că introducerea unui EDMS nu este un panaceu pentru toate problemele unei întreprinderi. Scopul principal al implementării sale este de a crește eficiența fluxului de documente al unei întreprinderi sau organizații și, în consecință, într-o oarecare măsură, eficiența muncii lor în ansamblu. Există, de asemenea, opinia că scopul principal al introducerii unui EDMS este de a crea un mediu eficient pentru managementul și funcționarea unei întreprinderi sau organizații.

Înainte de a alege un EDMS, este imperativ să formulați o listă de sarcini care ar trebui să ajute la rezolvarea implementării acestuia. În plus, este necesar să se dezvolte detaliat plan organizatoric implementarea acestuia. Furnizarea și implementarea EDMS trebuie să fie efectuate de o companie externă care poartă întreaga responsabilitate legală față de întreprindere pentru succesul proiectului de implementare. Alegerea furnizorului și implementatorului EDMS trebuie abordată foarte scrupulos, deoarece după semnarea unui contract, plata oricăror fonduri și începerea implementării EDMS, nu va fi ușor să încetați relația cu această companie dacă compania nu este pe deplin. mulțumit de calitatea muncii sale. De fapt, dacă alegi contractantul greșit, banii, timpul și nervii vor fi irosite. Desigur, atunci când alegi un EDMS, trebuie să studiezi cu atenție toate ofertele disponibile pe piață și să fii sigur că ții o licitație. De asemenea, este foarte important să se ia în considerare dacă furnizorul EDMS are experiență în implementări de succes și cât de bine corespunde specificului întreprinderii sau organizației. În același timp, atunci când alegeți un EDMS, este necesar să luați în considerare următoarele puncte importante:

• O varietate destul de mare de EDMS (atât autohtone, cât și străine dezvoltate) prezentate pe piața rusă;
• Fiabilitatea companiei furnizor de EDMS și termenii de livrare, implementare și suport pe care îl oferă (în cei câțiva ani de existență a pieței IT interne, au existat deja cazuri când companii destul de cunoscute și aparent prospere fie au părăsit piața - un exemplu este plecarea în primăvara anului 2002 de pe piața internă de afaceri software-ul NikosSoft - sau încetarea dezvoltării și modernizarea software-ului său, ceea ce înseamnă, de fapt, retragerea de pe piață - un exemplu este încetarea dezvoltării BOSS -Software corporativ de IT Co. în primăvara anului 2002);
• Posibilitatea de a actualiza EDMS într-un timp rezonabil (cu condiții de preț acceptabile) pentru a se potrivi specificului întreprinderii.

În general, atunci când alegeți un furnizor și implementator al unui EDMS, trebuie să țineți cont de următoarele cerințe:

• Seriozitatea companiei (prezența nume celebru pe piata, sediul permanent, dorinta de a-si mentine si intari imaginea de piata prin implementare cu succes următorul proiect de implementare EDMS etc.);
• Mărimea companiei, dacă dispune de resurse suficiente pentru a finaliza proiectul de implementare în intervalul de timp convenit;
• Prezența în companie a unei echipe suficient de mari și stabile de dezvoltatori și implementatori de EDMS;
• Experiența companiei în dezvoltarea și implementarea EDMS în întreprinderi și organizații similare (cel mai bine este dacă aveți ocazia să vedeți EDMS implementat în funcțiune și să comunicați cu utilizatorii acestora);
• Are compania de dezvoltare standarde de tehnologie și programare, cum sunt ele oficializate (legalizate) și susținute;
• Compania de implementare are o tehnologie de implementare și cum este documentată?

În acest caz, EDMS selectat pentru implementare trebuie să îndeplinească următoarele cerințe generale:

• Arhitectura sistemului se bazează pe procese de afaceri(fluxuri de lucru), în timpul cărora documentele sunt create și mutate;
• EDMS trebuie să aibă Se ține cont de specificul fluxului de documente rusești și al muncii de birou(organizarea verticală a fluxului de documente, conformitatea cu GOST-urile rusești etc.);
• EDMS trebuie să conţină capabilități de colaborare implementate(programare de grup, schimb de informații, panouri de buletin, forumuri etc.);
• Trebuie să fie au fost implementate funcţii de control operaţional asupra execuţiei documentelor şi lucrărilor(transferul muncii între executanți în conformitate cu o anumită tehnologie, monitorizarea stării procesului în curs de desfășurare, identificarea abaterilor procesului de la cursul său standard, estimarea impactului acestor abateri asupra datei probabile de finalizare a întregului proces în ansamblu , etc.);
• Simplitate și flexibilitate în instalare, configurare și operare;
• Utilizarea platformelor comune pentru organizarea lucrului de grup cu documente;
• Disponibilitatea mijloacelor de organizare a fluxului de documente confidențiale cu protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat;
• Compatibilitate cu instrumente certificate de securitate a informațiilor;
• Posibilitatea utilizării simultane a documentelor electronice și hârtie;
• Posibilitate de integrare cu platforme comune;
• Scalabilitate bună;
• Disponibilitatea colectării și analizei automate a datelor statistice privind circulația documentelor;
• EDMS se bazează pe o arhitectură deschisă client-server;
• Posibilitate de integrare cu alte aplicații (sisteme CAD, sisteme MRP/ERP, sisteme de contabilitate financiară și de gestiune, sisteme de email etc.);
• Disponibilitatea bazei de date EDMS pentru alte aplicații;
• Modularitatea EDMS și capacitatea de a-și extinde capacitățile de bază folosind instrumente încorporate;
• Posibilitatea procesării documentelor distribuite, „transparente” pentru toți utilizatorii EDMS;
• Disponibilitatea modulelor pentru scanarea documentelor în EDMS (sau capacitatea de integrare cu sisteme profesionale de gestionare a imaginilor);
• Abilitatea de a lucra prin Internet/intranet;
• Abilitatea de a lucra cu utilizatorii (la distanță) și grupurile de utilizatori mobili;
• Suport pentru limba rusă, inclusiv mesaje și sfaturi de pe ecran, sortarea datelor și căutarea de informații folosind diverse cuvinte și expresii;
• Preț accesibil pentru livrare, implementare și suport.

Principalele caracteristici ale implementării EDMS

La rândul său, la implementarea unui EDMS trebuie să se confrunte cu următoarele probleme principale, a căror rezolvare determină succesul întregului proiect de implementare:

• în majoritatea cazurilor, necesitatea unei reorganizări la scară largă a întreprinderii;
• formalizarea slabă a proceselor de afaceri și lipsa standardelor corporative;
• EDMS trebuie implementat și utilizat în întreaga întreprindere (oriunde sunt create, ajustate și stocate informații), altfel succesul implementării sale va fi minim (dacă este deloc);
• prezența unei anumite rezistențe la implementarea EDS din partea angajaților companiei ( "rezistenta la schimbare"), adesea cauzate de reticența de a avea orice fel de „transparență” a activităților lor;
• lipsa nivelului necesar de pregătire în rândul angajaților întreprinderii (inclusiv managerii de nivel inferior, mediu și superior) pentru a lucra cu EDMS.

Introducerea EDMS trebuie efectuată treptat, începând cu cea mai importantă legătură din fluxul de documente (bine descrisă și de înțeles), a cărei automatizare va obține rapid un efect pozitiv. În procesul de implementare a unui EDMS, este necesar să se asigure capacitatea de a lucra atât cu tehnologii noi, cât și cu cele vechi, pentru a nu interfera cu activitățile zilnice ale întreprinderii. Un rol foarte important îl joacă sprijinul real din partea conducerii întreprinderii pentru proiectul de implementare (așa-numitul „factor la persoana întâi”). În absența unui astfel de sprijin (de exemplu, chiar și în organizarea primirii tuturor informațiilor necesare în timpul unui sondaj de întreprindere), în cel mai bun caz, sistemul va fi implementat numai în anumite departamente ale întreprinderii (este puțin probabil ca vreo rentabilitate vizibilă pe din aceasta se pot aștepta investiții).

Problema „rezistenței la schimbare” poate fi rezolvată prin introducerea treptată și sistematică a unor elemente de management electronic a documentelor, începând cu cele mai simple (de exemplu, instruirea angajaților pentru a lucra cu e-mail și intranet, organizarea unei arhive electronice etc.) și efectuarea lucrărilor explicative necesare. În timpul implementării EDMS, este imperativ să se organizeze training-uri pentru angajații companiei, precum și consultări pentru conducerea acesteia cu privire la organizarea tranziției la o formă electronică a muncii de birou.

Implementarea pe scară largă a EDMS trebuie neapărat precedată de un proiect pilot, în cadrul căruia sunt clarificate principalele probleme care pot apărea direct în timpul implementării. sarcina principală Proiectul pilot este de a determina dacă există sau nu (sau este de așteptat) un efect tangibil de la introducerea EDMS. Dacă proiectul-pilot (așa-numitul „pilot”) are succes, se ia o decizie finală cu privire la implementarea EDMS și se dezvoltă un proiect real de implementare împreună cu un plan complet de implementare. De obicei, costul unui proiect pilot ajunge la 10% din costul unui proiect real.

De regulă, implementarea unui EDMS la o întreprindere include următoarele etape principale:

1. O analiză amănunțită a proceselor de afaceri ale întreprinderii, a stării echipamentelor și a tehnologiilor utilizate;
2. Dezvoltarea unui model informativ și funcțional al întreprinderii, reinginerirea proceselor sale de afaceri;
3. Analiza posibilelor configurații hardware și software necesare pentru implementarea EDMS.
4. Implementarea unui proiect pilot;
5. Aprobarea rezultatelor proiectului pilot și elaborarea unui plan de implementare EDMS;
6. Selectarea și livrarea hardware-ului și software-ului necesar implementării EDMS;
7. Furnizarea și instalarea EDMS;
8. Adaptarea și configurarea EDMS;
9. Transfer și conversie de date din sistemele vechi;
10. Instruirea administratorilor de sistem și a utilizatorilor pentru a lucra cu EDMS;
11. Pregătirea unui caz de testare, program și metodologie de testare, efectuarea testării complete a EDMS;
12. Dezvoltarea de proiectare, software, documentație tehnică și de utilizare.
13. Finalizarea implementării EDMS, punerea lui în funcțiune comercială;
14. Suport EDMS.

concluzii

1. Viitorul aparține EDMS, în care conceptul ESM este implementat cel mai pe deplin.În același timp, potrivit analiștilor, soluțiile care sunt cele mai apropiate de conceptul ECM sunt acum oferite de Documentum și FileNet.
2. Următorii câțiva ani vor vedea perspective favorabile pentru dezvoltarea în continuare a pieței sistemelor de management de conținut. Conform unui studiu Forrester Research din 1999, 38% dintre companiile Fortune 500 au declarat că achiziționarea unui sistem de management al conținutului este esențială pentru afacerea lor. Potrivit Meta Group, piața sistemelor de management al conținutului va crește la 10 miliarde USD până în 2004 (cu o rată anuală de creștere de 20%).
3. În același timp, potrivit analiștilor Ovum, tehnologiile de gestionare a documentelor pe hârtie vor fi solicitate pe piață pentru mulți ani de acum înainte.
4. Se vor dezvolta în continuare aplicații care integrează capacitatea de a genera rapoarte și de a căuta informații în bazele de date corporative cu publicarea de documente și imagini grafice pe Internet.
5. Doar cei mai mari dezvoltatori de EDMS, cei mai mari și înțelepți pe piață, vor păstra oportunități de dezvoltare progresivă. Companiile care nu se pot adapta la noile condiții de piață se vor confrunta cu stagnare sau vor fi împinse complet de pe piață.

PIAȚA RUSĂ DE EDMS: PROBLEME ȘI PERSPECTIVE DE DEZVOLTARE MARCAREA SISTEMULUI DE CIFRE ELECTRONICĂ: PROBLEME ȘI PERSPECTIVE DE DEZVOLTARE

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Institutul de Management al Rusiei de Sud - filiala Academiei Ruse de Economie Națională și Administrație Publică

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Institutul de Management al Rusiei de Sud - filiala a Rusiei prezidențiale

Economia Națională și Administrația Publică

Rezumat: Articolul analizează problemele și perspectivele de dezvoltare a pieței EDMS în Rusia. Conceptele sistemelor electronice de gestionare a documentelor, scopurile și actualizarea acestora în lumea modernă, prezintă date statistice privind dezvoltarea și utilizarea sistemelor electronice specifice de gestionare a documentelor, atât într-o structură comercială, cât și în sectorul public. Se trag concluzii despre problemele EDMS și necesitatea dezvoltării, îmbunătățirii și utilizării acestora în organizații și agentii guvernamentale pentru a le îmbunătăți eficiența și eficacitatea.

Cuvinte cheie: management electronic document, sistem electronic de management document, piață EDMS, funcționalitate EDMS, EDMS în sectorul public.

Rezumat: Articolul analizează problemele și perspectivele dezvoltării pieței a sistemului electronic de cifra de afaceri din Rusia. Sunt vizate următoarele noțiuni: sistemele de rulare a documentelor electronice, scopurile și actualizarea acestora în lumea modernă, datele statistice privind dezvoltarea și utilizarea sistemelor concrete de rulare a documentelor electronice sunt date atât în ​​construcțiile comerciale, cât și în sectorul public. Se fac concluzii asupra problemelor sistemelor de rulare electronică, necesitatea dezvoltării acestora îmbunătățind și utilizând în Organizatiași organele de stat pentru creșterea eficienței și eficacității acestora.

Cuvinte cheie: cifra de afaceri documentară electronică, sistemul de rulare a documentelor electronice, piața sistemelor de rulare a documentelor electronice, sistemele de rulaj a documentelor electronice în sectorul public.

În lumea modernă, dezvoltarea tehnologiilor și implementarea lor pe scară largă a dus la faptul că managementul documentelor electronice și munca de arhivă ocupă o poziție de lider în comparație cu omologul lor de hârtie. Astăzi putem observa o creștere a numărului și volumului de documente utilizate în lume. Mai mult, raportul dintre documentele electronice și pe hârtie se modifică în timp în favoarea acestora din urmă.

În 2014, piața EDMS și-a sărbătorit cea de-a 20-a aniversare. Originea și dezvoltarea sa a fost cauzată în primul rând de nevoia de automatizare a activității agențiilor guvernamentale - primele sisteme electronice interne de gestionare a documentelor au fost create conform comenzilor acestora.

Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS) este un sistem organizatoric și tehnic care asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente în organizație.

EDMS pe piață tehnologia Informatiei rămân printre cele mai populare sisteme, deoarece permit:

Creșterea eficienței managementului companiei prin furnizarea conducerii cu toate informațiile necesare pentru luarea deciziilor;

Optimizați munca angajaților cu documente;

activele companiei (informații care se pot pierde ca urmare a concedierii sau reducerii angajaților), adică pentru a asigura continuitatea afacerii sau a proceselor de afaceri.

În 2013, piața rusă EDMS, inclusiv serviciile de implementare, a crescut cu 20% față de volumul din 2012, până la 30,72 miliarde de ruble. A menținut ritmuri de creștere ridicate în perioada 2011-2013: de la 20 la 35%.Spre deosebire de alte segmente ale pieței software de afaceri, unde, conform Tlyo1Ber, a început o scădere ușoară (sisteme B1) sau creșterea s-a oprit (sisteme BIR). ) , piața EDMS ar trebui să înregistreze o creștere de două cifre la sfârșitul anului 2014: principalul motor al acestei piețe este sectorul public, unde proiectele din domeniul automatizării managementului electronic al documentelor sunt implementate cu intensitate ridicată. În numărul de proiecte, ponderea sectorului public pe piața EDMS este de până la 25%, în în termeni monetari- până la 40%. .

Dinamica pozitivă a pieței în 2013 este confirmată de datele privind veniturile integratorilor. Printre acele companii care au transmis date privind veniturile pe piața EDMS, inclusiv serviciile de implementare (în ruble, inclusiv TVA), creșterea în 2013 față de anul precedent a fost de 15% sau mai mare pentru majoritatea companiilor. (Tabelul 1) .

Tabel 1. Venituri ale integratorilor de sisteme pe piața EDMS în

Rusia, 2012-2013, mii de ruble

Companie Te descurci 2013 Proiecte 2013 Venituri 2012 Proiecte 2012 Creșterea veniturilor 2012-2013

1C (toți francizații) 1.240.742.103 3 1.041.691.948 19,1%

Logica afacerii 760.000 88.534.900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516.029.777 3.263.997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID Management Technologies 380.970 - 238.035 - 60%

Lanit 188.000 80 180.000 70 4,4%

ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Tragere 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS 38.000 9 34.500 5 10,1%

1 ÎNTREBAȚI PE 23.200 57 17.600 35 31,8%

Total 4.219.775 3.257.835 29,5%

Cea mai activă implementare a EDMS în Rusia se realizează în sectorul public, în primul rând acest lucru se aplică agențiilor guvernamentale, dar și companiilor cu participarea statului.

Printre companiile de stat pentru perioada de la începutul anului 2013 până în septembrie 2014, sistemul electronic de gestionare a documentelor din cadrul Sistemului Automatizat de Stat de Justiție, care funcționează pe baza platformei Delo (EOS) (peste 67 de mii de utilizatori) și implementarea EMC Documentum în Rosatom (peste 67 de mii de utilizatori) se remarcă ca scară.30 mii) și introducerea Etlas (EDI) în Departamentul de Sănătate și Dezvoltare Socială al Regiunii Oryol pentru 10 mii de stații de lucru. În sectorul comercial, cel mai mare proiect EDMS este implementarea DocsVision în Sberbank a Federației Ruse; sistemul este încă în curs de replicare: conform băncii însăși, 100 de mii de angajați ai băncii lucrează acum în EDMS pe această platformă (Tabelul 2) .

Tabel 2. Top 5 proiecte EDMS/ESM în sectorul public rus în funcție de numărul de utilizatori pentru 2013 - primele trei trimestre ale anului 2014

Cazul GAS Justiție EOS 67 835

Client Integrator de sistem Număr de utilizatori

Rosatom EMC Documentum KROK 30.000

Departamentul de Sănătate și Dezvoltare Socială al Regiunii Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10.000

Parchetul General al Federației Ruse Supravegherea AIC EOS 9 123

Cazul Guvernului Regiunii Rostov (EOS) EOS 7.639

În industria EDMS s-a dezvoltat o situație paradoxală: de obicei

legislația este o frână în aplicarea noilor tehnologii. Astăzi, cadrul legislativ este înaintea capacităţilor tehnice ale majorităţii sistemelor implementate. Pe de altă parte, capacitățile platformelor ECM în sine, pe care sunt construite EDMS (atât importate, cât și interne), în principiu, fac posibilă rezolvarea tuturor problemelor noi. Astăzi, dezvoltarea este cel mai adesea împiedicată de lipsa de competență a clienților funcționali, care încă aderă la opinii conservatoare privind fluxul de documente.

Este evident că la nivel de sistem există o înțelegere a importanței acestei sarcini: prin hotărâre de Guvern Federația Rusă din 06.09.2012 N 890 „Cu privire la măsurile de îmbunătățire a gestiunii documentelor electronice în organele guvernamentale” se stabilește că trecerea la fluxul de documente electronice în organele guvernamentale trebuie finalizată înainte de 31 decembrie 2017.

Dar starea actuală lasă loc de îndoială – investiții pe scară largă în TIC în sectorul public, mai mult de 1 trilion. frecați, nu dați încă un rezultat practic tangibil.

Din păcate, astăzi nu există un singur serviciu public semnificativ din punct de vedere juridic care să implice efectuarea oricăror acțiuni semnificative din punct de vedere juridic – eliberarea unui document, schimbarea statutului de cetățean etc. – tradus în formă electronică. Toate serviciile oferite de EPGU au doar scop informativ.

Sistemele EDMS au ca scop îmbunătățirea activităților unei anumite organizații, dar fiecare dintre ele are propria sa funcționalitate largă, care include o serie de caracteristici. În timpul procesului de cercetare am fost

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Flux de documente* Asistent șef

■ CAZ ■ EUPHRAT ■ MOTIV

Au fost identificate 9 sisteme. Vom arăta echipamentele lor funcționale, pe baza cărora vom evidenția avantajele și dezavantajele sistemelor (Fig. 1,2). Orez. 1. Capacitățile tehnice ale EDMS moderne

Orez. 2. Costul licențelor pentru 100 de utilizatori, excluzând costul SGBD, module suplimentare și reduceri

La compararea funcționalității EDMS, sunt utilizate următoarele denumiri: „+” - oportunitatea a fost implementată; „+/-” - caracteristica este disponibilă cu funcționalitate limitată sau necesită achiziționarea unui software suplimentar; „-” - oportunitatea nu a fost implementată.

În ceea ce privește funcția „Lucrul cu documentele”, pozițiile de conducere sunt ocupate de astfel de EDMS precum: Boss-Referent, Delo și Ephrat. Nivelul de bază a fost ocupat de PayDox (Tabelul 3).

LUCRU CU DOCUMENTE CU Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - BUSINESS EUPHRATS MOTIV

Instrumente încorporate

vizualizarea fișierelor atașate

Schimbarea atașamentelor

Lucrul cu proiecte de documente /- /- /-

Tabelul 3. Lucrul cu documente

În ceea ce privește dezvoltarea funcției „Căutare și analiza informațiilor”, liderii sunt EDMS precum: Ephrat, Delo și DocsVision. Ultimele poziții sunt ocupate de 1C, Directum, GlobusProfessional (Tabelul 4).

CĂUTAREA și ANALIZA INFORMAȚIILOR Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

Căutare de atribute (căutare după detaliile documentului)

Căutați sarcini și instrucțiuni (inclusiv după termene limită, executanți, controlori)

Căutare integrală ținând cont de morfologia limbii ruse /- /- /- /- /-

Implementarea tipuri variate caută într-o singură interogare /-

Tabelul 4. Căutare analiză a informațiilor

Tabelul 5. Securitatea informațiilor

SECURITATEA INFORMAȚIILOR Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

A sustine în diverse moduri autentificare /- /- /- /- /- /- /-

Atribuirea drepturilor utilizatorului

Atribuirea de drepturi grupurilor de utilizatori

Suport pentru roluri personalizate

În ceea ce privește dezvoltarea funcției „Securitatea informațiilor”, în pozițiile de conducere se află Boss-Referent, Efrat, Delo și DocsVision. Pe ultimele poziții: 1C și GlobusProfessional (Tabelul 5).

Pe baza analizei, putem identifica mai multe EDMS cu cea mai mare funcționalitate. Printre acestea se numără: Ephrat, care este liderul incontestabil, și Delo și DocsVision. Dintre cele 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox s-au remarcat prin echipamente funcționale insuficiente. Restul EDMS a ocupat nișa din mijloc.

În concluzie, putem spune că EDMS este necesar în lumea modernă și îmbunătățirea sa continuă este, de asemenea, un criteriu important. Sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt bine cunoscute pe piața rusă. Astăzi, implementarea lor a devenit larg răspândită și a atins vârful productivității. Creștere în continuare

creșterea pieței este posibilă nu datorită creșterii numărului de utilizatori ECM, ci datorită îmbunătățirii funcționalității acestora. Astăzi, principalele motive pentru înlocuirea soluțiilor existente sunt problemele de performanță, lipsa funcționalității, costul ridicat de dezvoltare și suportul soluției actuale, codul platformei închise, interfața incomodă, problemele cu distribuția și integrarea teritorială, precum și legarea la software învechit și platforme hardware.

Bibliografie:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Precondiții și etape de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici și mijlocii // Cercetare Economică 2010 Nr. 1 - P. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Fluxul electronic de documente în sistemul de pregătire și perfecționare a specialiștilor // Stat și administrația municipală. Note științifice ale SKAGS. 2009. Nr 4. P. 66-75

3. [Resursa electronica]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Resursa electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Resursa electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. Practica utilizării tehnologiilor informației și comunicațiilor în furnizarea de servicii publice// Conducere de stat și municipală. Note științifice ale SKAGS. 2009. Nr 4. P. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Tehnologii electronice în stat-politice și sistemice activitati de management dispozitive: evaluarea premiselor // Management de stat și municipal. Note științifice ale SKAGS. 2009. Nr 1. P. 56-61.

8. [Resursa electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Centrul de informare și analiză TAdviser a publicat tradiționalul raport anual privind piața sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) și managementului conținutului (ECM). De această dată, se referă la proiecte începute și finalizate în 2016 și 2017.

Evaluarea pieței EDMS din Rusia în termeni monetari

Potrivit estimărilor TAdviser, în 2016 volumul pieței interne pentru sistemele EDMS/ECM a fost de aproximativ 41,6 miliarde de ruble. Piața a crescut de-a lungul anului pe 10%. Aceeași dinamică ( 10% ) se așteaptă experții până la sfârșitul anului 2017.

Profitul maxim din vânzările, implementarea și suportul sistemelor electronice de management al documentelor în 2016 a fost primit de rețeaua de francizați ai companiei 1C. Venitul total al vânzătorului și al partenerilor a fost 2,75 miliarde de ruble. în care peste 2 miliarde de ruble Compania 1C și francizații săi au câștigat bani din implementarea și sprijinul EDS, în timp ce vânzările de licențe au atras totul în trezoreria comună. 650,5 milioane ₽. Cu toate acestea, rezultatele rețelei de afiliați au fost prezentate în afara ratingului, deoarece nu există unul, ci un număr mare de jucători de pe piață.

Prima linie a clasamentului oficial a fost luată de compania Logika Business cu venituri anuale 1,86 miliarde de ruble, al doilea - „Krok” cu 1,38 miliarde de ruble, al treilea TerraLink cu 964 milioane ₽. Partenerul nostru EOS a câștigat bani din vânzarea, implementarea și suportul EDMS „DELO” și EOS pentru SharePoint în 2016 793,5 milioane ₽și și-a asigurat locul 4 în clasamentul general.

Autorii ratingului notează că majoritatea participanților la ratingul EDMS/ECM au demonstrat o dinamică pozitivă a veniturilor în 2016. Doar 2 din 16 companii și-au înrăutățit indicatori financiari- și aceștia sunt integratori, nu vânzători. Toate companiile de dezvoltare EDMS au rămas în negru.

Evaluare EDMS în funcție de numărul de proiecte

Directum este lider în numărul de proiecte începute și finalizate în 2016 ( 739 ). Partenerii noștri EOS ( 593 proiecte publice pentru anul) și 1C ( 178 proiecte) ocupă rândurile a 2-a și, respectiv, a 4-a.

Distribuirea proiectelor în industrie

TAdviser nu a afișat statistici privind distribuția proiectelor EDMS pe industrie în acest an. Cu toate acestea, compania internațională de cercetare IDC a făcut acest lucru pentru el. Potrivit calculelor ei, în 2016, întreprinderile rusești din sectoarele industrial, public și financiar au investit cel mai mult în ECM. Dar au abordat problema diferit. Industriașii cu cea mai mare cotă de piață ( 25% ) concentrat pe automatizare fluxul de documente intern: extinderea funcționalității EDMS în ceea ce privește managementul proiectelor, automatizarea scenariilor tipice de lucru ale întreprinderii și integrarea EDMS cu sisteme tranzacționale (CPM, BI). Ocupant 23% pe piață, sectorul public în 2016 a rezolvat în primul rând problemele dezvoltării MEDI și conectarea noilor participanți la interacțiunea interdepartamentală. Instituții financiare cu acțiuni 16% s-au concentrat pe automatizarea fluxului de documente externe: crearea de dosare electronice pentru clienți, aplicații mobile, automatizarea procesului de emitere a creditelor.

Motorii cheie ai creșterii pieței EDMS

Piața EDMS/ECM din Rusia crește în fiecare an pe 10%. O serie de factori contribuie la aceasta:

Situație economică dificilă. Criza prelungită a forțat întreprinderile să se gândească mai serios la reducerea investițiilor și la înăsprirea controlului financiar. Din cauza situației economice tensionate, mulți se gândesc pentru prima dată la evaluarea și optimizarea proceselor lor de afaceri. Și am găsit o soluție eficientă - sisteme EDMS/ECM.

Proces de înlocuire a importurilor. În 2016, Guvernul Federației Ruse a emis Ordinul nr. 1588-r, obligând autoritățile executive federale și fondurile extrabugetare ale statului să treacă la software rusesc. De atunci, producătorii de sisteme interne de gestionare a documentelor electronice au înregistrat o cerere constantă pentru soluțiile lor. Este posibil ca, în urma organizațiilor guvernamentale și a organismelor guvernamentale, marile companii din industrie cu participare de stat să fie obligate să treacă la platformele interne. Și acesta este segmentul principal de clienți ai sistemelor EDMS și ECM. Totuși, ca și în situația actuală, tranziția nu va fi bruscă. Înlocuirea sistemelor informaționale la scară largă implică întotdeauna costuri și riscuri ridicate, așa că modernizarea trebuie să fie fără probleme. Un loc bun pentru a începe este actualizarea bazei de date și trecerea la software open source, cum ar fi PostgreSQL.

1. Curs pe economie digitală . Statul lansează sistematic servicii electronice (Gosuslugi, Nalog.ru), companii comerciale etc. Transferul proceselor de afaceri într-un mediu electronic este o modalitate eficientă de a reduce costul bunurilor și serviciilor, de a optimiza forța de muncă, timpul și costurile financiare.
2. Dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii. Pe măsură ce se dezvoltă noi instrumente de procesare și stocare a datelor (blockchain, big data, inteligență artificială), evoluează și sistemele electronice de gestionare a documentelor. Funcționalitatea lor se extinde, apar noi instrumente de standardizare, vizualizare și analiză a informațiilor (BI). EDMS sunt din ce în ce mai folosite ca depozite de date corporative.
3. Necesitatea automatizării YuZEDO. În 2016–2017, în organizațiile de diferite dimensiuni și industrii, a existat o nevoie urgentă de automatizare a fluxului de documente semnificativ din punct de vedere juridic (LWED). Mai mult decât atât, vorbim nu numai despre utilizarea unei semnături electronice calificate și schimbul online de documente certificate, ci și despre nevoile la nivelul unor mecanisme de integrare cu drepturi depline care să permită minimizarea operațiunilor manuale și asigurarea continuității end-to-ului. -finalizarea proceselor.
4. Mobilizare totală. În prezent, nu numai managerii, ci și interpreții obișnuiți au nevoie de acces la programele de lucru de pe dispozitivele mobile. Abilitatea de a vă conecta la un EDMS corporativ cu telefon personal sau o tabletă permite unui angajat să învețe rapid despre noi sarcini și să le completeze mai rapid. Tranziția totală a comunicațiilor corporative către mediul mobil a dus la apariția unei întregi industrii care servește mobilul pentru afaceri. Include furnizarea de conținut, servicii pentru dezvoltarea de instrumente pentru protejarea datelor corporative, proiectarea și crearea de aplicații mobile.
5. Distribuție de servicii cloud. Tehnologiile Cloud EDMS sunt utilizate în mod activ la nivel de stat. Astăzi puteți solicita să vă schimbați permisul de conducere sau pașaportul, să plătiți taxe și să obțineți certificate de locuințe și servicii comunale în mediul digital - prin site-urile web ale serviciilor guvernamentale. În ceea ce privește sfera comercială, pentru întreprinderile mijlocii și mici, platforma ECM trebuie să fie cu siguranță bazată pe cloud. Nu este profitabil din punct de vedere economic pentru organizațiile din segmentul IMM-urilor să cumpere o versiune în cutie a EDMS. Utilizarea sistemelor de management al conținutului în cloud este foarte convenabilă pentru întreprinderile mari. Astfel de ECM-uri nu sunt limitate în ceea ce privește scalarea, sunt centralizate și oferă acces universal angajaților de pe orice tip de dispozitiv 24/7.
6. Creșterea atacurilor de virus. Valul recent de atacuri de viruși a provocat o creștere a interesului pentru EDMS ca sistem de stocare centralizat pentru informații corporative.

Prognoze pentru viitorul apropiat

Experții asociază creșterea în continuare a pieței cu dezvoltarea USEDO, arhiva financiară și îmbunătățirea mecanismelor de integrare a EDMS cu alte sisteme informaționale ale întreprinderii. Deja astăzi, EDMS sunt integrate perfect cu serviciile analitice și programele de contabilitate. În viitorul apropiat, sistemele electronice de management al documentelor vor fi și mai strâns integrate în peisajul IT al organizațiilor. Experții permit chiar lansarea de soluții convergente pentru lucrul integrat cu toate tipurile de date și conținut al companiei.

Chatbot-urile și mecanismele de inteligență artificială vor deveni mai răspândite în sistemele electronice de gestionare a documentelor. Dintr-un serviciu de înregistrare a documentelor, EDMS se va transforma într-un sistem multifuncțional de documentare a tuturor activitate de afaceriîntreprinderi, centru de expediere a informațiilor luând în considerare datele din mai multe sisteme informaționale. În plus, EDMS va deveni principalul furnizor de date pentru analize profunde și cuprinzătoare în sistemele BI.

Factori limitatori

Printre principalele bariere în calea dezvoltării pieței EDMS, experții numesc:

• Restricții cadru legislativ . Gestionarea electronică a documentelor este încă folosită nu ca document principal, ci ca document de rezervă pe hârtie.
• Unificare insuficientă a EDMS, lipsa unui standard și reglementări unice. De exemplu, angajații întreprinderilor industriale lucrează nu numai cu rapoarte standard, ci și cu documentație de inginerie specializată (desene din AutoCAD). Lipsa unor astfel de documente în forme standard îi descurajează pe mulți să implementeze EDMS.

Experiență în implementarea EDMS „SoftExpert”

Dezvoltarea civilizației umane este însoțită de o creștere uluitoare a volumului de informații create, procesate și stocate. De exemplu, conform revistei ASAP, în lume apar în fiecare an aproximativ 6 miliarde de documente noi. Potrivit Delphi Consulting Group, în prezent numai în Statele Unite, peste 1 miliard de pagini de documente sunt create zilnic, iar peste 1,3 trilioane sunt stocate în arhive. diverse documente.

De remarcat faptul că fluxurile de informații corporative sunt extrem de diverse în ceea ce privește sursele și formele de prezentare. Ele pot fi însă clasificate condiționat în funcție de forma de stocare: documente electronice și pe hârtie. Se estimează că în prezent doar aproximativ 30% din toate informațiile corporative sunt stocate electronic (atât structurate în baze de date, cât și nestructurate). Toate celelalte informații (aproximativ 70%) sunt stocate pe hârtie, creând dificultăți considerabile în găsirea lor. Cu toate acestea, acest raport se schimbă treptat în favoarea stocării electronice (în special, prin dezvoltarea sistemelor electronice de arhivă). Potrivit Delphi Consulting Group, volumul de informații corporative de tip text electronic se dublează la fiecare 3 ani. Conform prognozei aceleiași reviste ASAP, până în 2004, doar aproximativ 30% din informațiile corporative vor rămâne pe hârtie, iar 70% din informații vor fi stocate electronic. Este puțin probabil, desigur, ca într-o zi toate documentele să devină exclusiv electronice, dar nu există nicio îndoială că forma electronică de stocare a documentelor va prevala în viitor.

Aceste cifre și date impresionante indică doar că pentru orice întreprindere sau organizație, problemele de optimizare a fluxului de documente și controlul procesării informațiilor sunt de o importanță cheie. Această afirmație poate fi confirmată de următoarele date. Potrivit Siemens Business Services, un manager își petrece până la 80% din timpul de lucru lucrând cu informații, până la 30% din timpul de lucru al angajaților este cheltuit cu crearea, căutarea, aprobarea și trimiterea documentelor, fiecare document intern este copiat, în medie , de până la 20 de ori și până la 15 % din documentele corporative sunt pierdute iremediabil (în același timp, conform revistei ASAP, angajatul mediu petrece anual până la 150 de ore din timpul său de lucru căutând informații pierdute). Există, de asemenea, estimări că până la 40% din resursele de muncă și până la 15% din veniturile corporative sunt cheltuite pentru lucrul cu documente.

Acesta este motivul pentru care eficienta managementului intreprinderilor si organizatiilor nu în ultimul rând depinde de soluția corectă a problemelor de generare promptă și de înaltă calitate a documentelor electronice, controlul executării acestora, precum și organizarea atentă a stocării, căutării și utilizării acestora. Necesitatea unui management eficient al documentelor electronice a dus la crearea sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS), căruia îi este dedicat acest articol. Scopul principal al articolului este de a prezenta cititorilor Jet Info o retrospectivă a stării actuale a pieței globale EDMS, perspectivele dezvoltării acesteia, precum și un număr destul de mare de exemple de utilizare a EDMS în lume. Vă puteți familiariza mai detaliat cu toate problemele legate de EDMS folosind un număr destul de mare de resurse web specializate (atât în ​​rusă, cât și în engleză), de exemplu, www.document.ru, www.docflow.ru, site-uri web ale companiilor de dezvoltare EDMS, etc.

Concepte de bază despre sistemele electronice de management al documentelor

Scopul EDMS

Potrivit analiștilor din industrie, managementul electronic al documentelor include: crearea documentelor, prelucrarea acestora, transmiterea, stocarea, ieșirea informațiilor care circulă într-o organizație sau întreprindere, pe baza utilizării rețelelor de calculatoare. În general, managementul electronic al documentelor este înțeles ca organizarea deplasării documentelor între departamentele unei întreprinderi sau organizații, grupuri de utilizatori sau utilizatori individuali. Totodată, mișcarea documentelor nu înseamnă deplasarea fizică a acestora, ci transferul drepturilor de utilizare a acestora cu notificarea anumitor utilizatori și control asupra executării acestora.

IDC definește conceptul de EDMS după cum urmează (sens EDMS” Sisteme electronice de gestionare a documentelor): „EDS oferă procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare și, de asemenea, asigură controlul asupra fluxului de documente în organizație. Adesea, aceste documente sunt stocate în depozite speciale sau într-o ierarhie a sistemului de fișiere. Tipurile de fișiere care sunt de obicei acceptate de ERMS includ: documente text, imagini, foi de calcul, date audio, date video și documente Web. Capacitățile generale EDMS includ: crearea de documente, controlul accesului, conversia datelor și securitatea datelor.”

Scopul principal al EDMS este de a organiza stocarea documentelor electronice, precum și de a lucra cu acestea(în special, căutându-le atât după atribute, cât și după conținut). EDMS ar trebui să urmărească automat modificările documentelor, termenele limită pentru executarea documentelor, mișcarea documentelor și, de asemenea, să controleze toate versiunile și subversiunile acestora. Un EDMS cuprinzător trebuie să acopere întregul ciclu de lucru de birou al unei întreprinderi sau organizații, de la stabilirea sarcinii de creare a unui document până la stocarea acestuia în arhivă și să asigure stocarea centralizată a documentelor în orice format, inclusiv documente complexe complexe. EDMS ar trebui să combine fluxuri de documente disparate ale întreprinderilor îndepărtate geografic într-un singur sistem. Acestea trebuie să ofere un management flexibil al documentelor, atât prin definirea rigidă a rutelor de circulație, cât și prin rutarea liberă a documentelor. EDMS trebuie să implementeze o diferențiere strictă a accesului utilizatorilor la diverse documente, în funcție de competența, poziția și atribuțiile care le sunt atribuite. În plus, EDMS trebuie să fie personalizat la structura organizațională existentă și sistemul de management al înregistrărilor al întreprinderii, precum și să se integreze cu sistemele corporative existente.

Principalii utilizatori ai EDMS sunt organizațiile guvernamentale mari, întreprinderile, băncile, marile întreprinderi industriale și toate celelalte structuri ale căror activități sunt însoțite de un volum mare de documente create, procesate și stocate.

Proprietățile de bază ale EDMS

Deschidere

Toate EDMS sunt construite pe o bază modulară, iar interfețele lor API sunt deschise. Acest lucru vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să le îmbunătățiți pe cele existente. În prezent, dezvoltarea de aplicații integrate cu EDMS a devenit un tip separat de afacere în industria producției de software industrial, iar multe companii terțe sunt pregătite să-și ofere serviciile pe acest segment de piață. Capacitatea de a adăuga relativ simplu multe module de la companii terțe la EDMS le extinde semnificativ funcționalitatea. De exemplu, pentru EDMS au fost dezvoltate module pentru introducerea documentelor de la un scanner, comunicarea cu e-mailul, programele de redirecționare a faxurilor etc.

Grad ridicat de integrare cu aplicația software

Capacitatea cheie a EDMS este gradul său ridicat de integrare cu diverse aplicații software prin utilizarea tehnologiei Automatizare OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI etc. Și atunci când lucrați direct cu documente, nu este deloc nevoie să utilizați utilitarele EDMS. Utilizatorii se ocupă doar de programe de aplicație convenționale: la momentul instalării părții client a EDMS, programele de aplicație sunt completate cu noi funcții și elemente de meniu. De exemplu, un utilizator al procesorului de text MS Word, deschizând un fișier, vede imediat biblioteci și foldere cu documente EDMS (de unde selectează documentul de care are nevoie). La salvare, documentul este plasat automat în baza de date EDMS. Același lucru este valabil și pentru alte programe de birou și specializate.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că cele mai comune EDMS implementează integrarea cu cele mai cunoscute sisteme ERP (în special, SAP R/3, Oracle Applications etc.). Abilitatea de a se integra cu diverse aplicații este una dintre proprietățile caracteristice ale unui EDMS. Datorită acesteia, EDMS poate acționa ca o legătură între diverse aplicații corporative, creând astfel baza pentru organizarea muncii de birou într-o întreprindere. Unii analiști din industrie cred chiar că EDMS poate deveni baza unui sistem de informații corporative al unei întreprinderi sau organizații (există și alte opinii).

Caracteristici de stocare a documentelor

EDMS funcționează în primul rând pe baza arhitecturilor distribuite și utilizează diverse combinații de tehnologii pentru colectarea, indexarea, stocarea, căutarea și vizualizarea documentelor electronice. Majoritatea EDMS implementează un sistem ierarhic de stocare a documentelor (după principiul „cabinet/raft/dosar”). Fiecare document este plasat într-un folder, care, la rândul său, se află pe un raft etc. Numărul de niveluri de imbricare la stocarea documentelor nu este limitat. Același document poate face parte din mai multe foldere și rafturi prin utilizarea unui mecanism de legătură (documentul sursă în acest caz rămâne neschimbat și este stocat într-un loc stabilit de administratorul EDMS). O serie de EDMS implementează capabilități de stocare și mai puternice prin organizarea de legături între documente (aceste legături pot fi stabilite și editate grafic).

Orice document din EDMS are un anumit set de atribute (de exemplu, titlul său, autorul documentului, momentul creării acestuia etc.). Setul de atribute se poate schimba de la un tip de document la altul (în cadrul unui tip de document rămâne neschimbat). Într-un EDMS, atributele documentului sunt stocate într-o bază de date relațională. Pentru fiecare tip de document, se creează un șablon de card folosind instrumente vizuale, unde numele atributelor documentului sunt prezentate într-o formă grafică clară. La introducerea unui document în EDMS, se ia șablonul necesar și se completează cardul (se introduc valorile atributelor). Odată completat, cardul este legat de documentul în sine.

În cele mai multe cazuri, partea de server a EDMS constă din următoarele componente logice (care pot fi localizate pe unul sau mai multe servere):

• Stocarea atributelor documentelor (carduri);
• Depozitarea documentelor;
• Servicii de indexare full-text.

Un depozit de documente se referă de obicei la un depozit de conținut de document. Stocarea atributelor și stocarea documentelor sunt adesea combinate sub denumirea generală „arhivă de documente”. Pentru a stoca atribute, majoritatea EDMS utilizează DBMS Oracle, Sybase, MS SQL Server și Informix, care oferă căutarea documentelor după atribute.

Pentru a stoca direct conținutul documentelor, majoritatea EDMS folosesc servere de fișiere MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX etc. În acest caz, pot fi implementate combinații eterogene de medii de rețea. De exemplu, o bază de date cu atribute de document poate rula sub UNIX OS într-o rețea TCP/IP, iar documentele în sine pot fi stocate sub Novell NetWare OS într-o rețea IPX/SPX. Trebuie remarcat faptul că marile avantaje ale EDMS sunt stocarea documentelor în formatul lor original și recunoașterea automată a mai multor formate de fișiere.

Recent, stocarea documentelor împreună cu atributele într-o bază de date a devenit din ce în ce mai populară. Această abordare are avantajele și dezavantajele sale. Avantajul este o creștere semnificativă a securității accesului la documente, iar principalul dezavantaj este eficiența scăzută a lucrului cu documente cu un volum mare de informații stocate. Această abordare necesită, de asemenea, utilizarea de servere puternice, cu cantități mari de memorie RAM și hard disk. În plus, dacă baza de date eșuează, va fi foarte dificil să restaurați documentele stocate în ea. De asemenea, este necesar să fie strict legat de un anumit SGBD.

Caracteristici de rutare a documentelor

Modulele EDMS responsabile pentru fluxul documentelor sunt de obicei numite module de rutare a documentelor. În general, sunt utilizate conceptele de rutare a documentelor „liber” și „hard”. Cu rutarea „gratuită”, orice utilizator care participă la fluxul de documente poate, la propria discreție, să modifice ruta existentă pentru documente (sau să stabilească o rută nouă). Cu rutarea „hard”, rutele pentru transmiterea documentelor sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu au dreptul de a le schimba. Cu toate acestea, cu rutarea „hard”, operațiunile logice pot fi procesate atunci când ruta se schimbă atunci când sunt îndeplinite anumite condiții predeterminate (de exemplu, trimiterea unui document către conducere atunci când un anumit utilizator își depășește autoritatea oficială). În majoritatea EDMS, modulul de rutare este inclus în pachetul de livrare; în unele EDMS trebuie achiziționat separat. Modulele de rutare cu funcții complete sunt dezvoltate și furnizate de terți.

Controlul accesului

EDMS implementează mijloace fiabile de delimitare a puterilor și de control al accesului la documente. În cele mai multe cazuri, acestea sunt utilizate pentru a determina următoarele tipuri de acces (setul de permisiuni specificat depinde de EDMS specific):

• Control deplin asupra documentului;
• Dreptul de a edita, dar nu de a distruge documentul;
• Dreptul de a crea versiuni noi ale unui document, dar nu de a-l edita;
• Dreptul de a adnota documentul, dar nu de a-l edita sau de a crea versiuni noi;
• Dreptul de a citi documentul, dar nu de a-l edita;
• Dreptul de acces la card, dar nu și conținutul documentului;
• Lipsa totală a drepturilor de acces la document (în timpul lucrului cu EDMS, fiecare acțiune a utilizatorului este înregistrată și, astfel, întregul istoric al lucrării sale cu documente poate fi controlat cu ușurință).

Urmărirea versiunilor și subversiunilor documentelor

Atunci când mai mulți utilizatori lucrează cu un document simultan (mai ales atunci când acesta trebuie să fie aprobat de diferite autorități), o funcție foarte convenabilă a EDMS este utilizarea versiunilor și subversiunilor documentului. Să presupunem că executorul a creat prima versiune a documentului și a transmis-o următorului utilizator pentru revizuire. Al doilea utilizator a schimbat documentul și a creat o nouă versiune pe baza acestuia. Apoi a transmis versiunea sa a documentului următoarei autorități unui terț utilizator, care a creat o a treia versiune. După un anumit timp, după ce a citit comentariile și corecțiile, primul executor al documentului decide să modifice versiunea originală și, pe baza acesteia, creează o subversiune a primei versiuni a documentului. Avantajul EDMS este capacitatea de a urmări automat versiunile și subversiunile documentelor (utilizatorii pot determina oricând care versiune/subversiune a unui document este cea mai relevantă în ordinea sau momentul creării lor).

Disponibilitate de utilitare pentru vizualizarea documentelor de diferite formate

Majoritatea EDMS includ utilitare pentru vizualizarea documentelor (așa-numitele vizualizatoare) care înțeleg multe zeci de formate de fișiere. Cu ajutorul lor, este foarte convenabil să lucrați, în special, cu fișiere grafice (de exemplu, cu fișiere de desen în sisteme CAD). Pe lângă setul de bază de utilități de vizualizare (incluse în fiecare EDMS), puteți achiziționa utilități suplimentare de la terți care se integrează bine cu EDMS.

Adnotarea documentelor

Atunci când se organizează lucrul de grup pe documente, capacitatea de a le adnota este de obicei foarte utilă. Deoarece, în unele cazuri, utilizatorii sunt lipsiți de drepturile de a face orice modificări ale documentului în timpul procesului de aprobare, aceștia pot folosi capacitatea de a-l adnota. În majoritatea EDMS, adnotarea este implementată prin includerea unui atribut pentru adnotare în cardul de document și prin transferul utilizatorilor a drepturilor de a edita un astfel de câmp de card. Dar o astfel de soluție nu este întotdeauna acceptabilă (mai ales la adnotarea unui document grafic). În acest sens, în unele EDMS există o așa-numită funcție „creion roșu”, cu care puteți indica grafic defectele imaginii în sine. Instrumentele software care implementează funcția „creion roșu” sunt oferite pe scară largă de terți.

Suport pentru diverse programe client

Majoritatea clienților EDMS pot fi computere care rulează MS Windows sau Windows NT. Unele EDMS folosesc, de asemenea, platforme UNIX și Macintosh. În plus, toate EDMS moderne vă permit să lucrați cu documente prin navigatoare web standard. Deoarece navigatoarele web pot fi găzduite pe o varietate de platforme client, acest lucru facilitează rezolvarea problemei de a asigura funcționarea EDMS în medii de rețea eterogene. La utilizarea tehnologiilor Internet, EDMS are o altă componentă de server responsabilă cu accesarea documentelor prin intermediul navigatoarelor Web.

Clasificarea generală a EDMS

Conceptul ECM

Problema clasificării EDMS este destul de complexă datorită dezvoltării rapide a pieței acestor sisteme. Mai mult, începând din 2001, conceptul a început să câștige o popularitate tot mai mare ECM „Managementul de conținut al întreprinderii”, nu gestionarea electronică a documentelor (conform Forrester TechRankings). Termen ESM a aparut cu mana usoara a unei asociatii comerciale AIIM Internationalși acoperă toate sistemele de management al informațiilor corporative.

În același timp, dacă Forrester Research definește ECM ca abordare integrată a documentelor și gestionării conținutului web, apoi pentru compania de consultanță Doculabs, ECM pentru managementul conținutului întreprinderii este „o categorie care combină capacitățile sistemelor de management al documentelor de întreprindere și ale sistemelor de management al conținutului cu capacitatea de a gestiona întregul ciclu de viață al conținutului întreprinderii (cu numărul de tipuri de conținut continuând să crească) .”

Din perspectiva analiștilor din industrie, conceptul ECM oferă multe beneficii de afaceri. Un sistem ECM care integrează toate tehnologiile orientate spre conținut și proces din cadrul unei întreprinderi oferă o infrastructură comună pentru gestionarea fluxului documentelor, minimizând nevoia de a implementa și susține mai multe tehnologii pentru implementarea diferitelor funcții de afaceri. Esența acestei abordări (numită și infrastructură) este că conținutul corporativ nu ar trebui să aparțină doar unei aplicații sau unui sistem. Ar trebui să fie disponibil pentru multe aplicații și distribuit gratuit între ele. O proprietate importantă a infrastructurii ECM (care include aplicațiile corespunzătoare de la majoritatea furnizorilor din industrie) este aceasta independență față de un singur magazin de conținut universal. Infrastructura ECM integrează multe depozite de date specializate (sau vechi) (chiar și de la furnizori concurenți), inclusiv, dar fără a se limita la, depozite electronice de documente ale produselor, e-mail, depozite de conținut web, sisteme de fișiere și chiar SGBD. Prin urmare, Infrastructura ECM oferă un strat comun de integrare (sau virtualizare) pentru fiecare depozit de date(permițându-le să fie interogați de oriunde în cadrul întreprinderii), minimizând astfel necesitatea de a integra sisteme electronice de gestionare a documentelor și sisteme de gestionare a conținutului de la mai mulți furnizori. În plus, cu ajutorul infrastructurii ECM sunt implementate servicii de management al conținutului corporativ precum personalizarea, controlul accesului, managementul permisiunilor utilizatorilor etc. (ceea ce simplifică administrarea și întreținerea sistemului ECM).

Capacitățile sistemelor ECM pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

Caracteristici generale de gestionare a conținutului, care se referă la capacitatea de a gestiona o varietate de obiecte electronice (imagini, documente de birou, grafică, desene, conținut web, e-mail, video, audio și multimedia). Sistemul ECM oferă un depozit pentru toate aceste tipuri de obiecte electronice cu diverse servicii de bibliotecă (profilare de conținut, funcții de check-in/check-out, control versiuni, cronologie de revizuire, securitate acces la documente etc.), precum și capacitatea de a gestionați obiectele de date pe parcursul întregului ciclu de viață.

Funcții de control al procesului, care se referă la capacitatea de a automatiza și gestiona procesele de afaceri și fluxurile de lucru.

Integrare cu alte sisteme ECM, implicând capacitatea de a integra un sistem ECM cu sisteme ERP externe, aplicații de birou, stocare de conținut și alte EDMS. Integrarea poate fi realizată folosind o varietate de abordări, inclusiv utilizarea de interfețe orientate pe obiecte (cum ar fi EJB), conectori, API-uri, tehnologii de integrare a aplicațiilor de întreprindere EAI (Integrarea aplicațiilor pentru întreprinderi) si etc.

Trebuie remarcat faptul că ECM există până acum doar ca concept și Infrastructura ECM astăziîntr-o mare măsură reprezintă doar o privire asupra perspectivelor de dezvoltare a pieței EDMS. De exemplu, unii furnizori din industrie vorbesc mult despre managementul conținutului, dar își concentrează sistemele doar pe gestionarea conținutului Web sau a documentelor de birou. În plus, le lipsește o viziune clară despre cum să creeze o infrastructură ECM deschisă care să integreze depozite specializate în întreaga întreprindere. Potrivit analiștilor de la Doculabs (care a studiat soluțiile dezvoltatorilor de top de sisteme EDMS), deși furnizorii recunosc importanța conceptului ECM, ei sunt încă destul de departe de a-l implementa pe deplin în sistemele lor.

Clasificarea EDMS

Potrivit analiștilor IDC, în prezent există următoarele tipuri principale de EDMS (unele dintre EDMS pot aparține simultan mai multor tipuri, deoarece au funcții corespunzătoare lor):

EDMS axat pe procesele de afaceri (business-process EDM). Ele formează baza conceptului ECM. Sistemele de acest tip (EDMS) sunt proiectate pentru aplicații specifice verticale și orizontale (uneori au și aplicații industriale). Sistemele EDMS asigură întregul ciclu de viață al lucrului cu documente, inclusiv lucrul cu imagini, gestionarea înregistrărilor și fluxurilor de lucru, managementul conținutului etc. Sistemele EDMS asigură stocarea și preluarea documentelor 2-D în formate originale (imagini, fișiere CAD, foi de calcul etc.). ) cu posibilitatea de a le grupa în foldere. Există o opinie printre unii analiști din industrie că (în funcție de schema de indexare și aplicațiile utilizate) această abordare orientată pe documente poate oferi până la 80% din funcționalitatea unui sistem PDM într-un număr de sisteme EDMS la un cost de implementare mai mic. Cei mai cunoscuți dezvoltatori de sisteme EDMS sunt Documentum (sistem Documentum), FileNet (sisteme Panagon și Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), etc. Furnizori care au avut mai mult succes în managementul conținutului decât alte companii (de exemplu, Documentum). și companiile FileNet) și-au concentrat activitățile pe implementarea unor astfel de funcții în EDMS precum managementul șabloanelor, managementul dinamic al prezentărilor și publicarea conținutului web. Trebuie remarcat faptul că, în timp ce aproape toate sistemele EDMS asigură un nivel bun de implementare a depozitelor și a serviciilor de bibliotecă pentru gestionarea conținutului electronic (de exemplu, imagini și documente de birou), fiecare dintre ele este cel mai puternic din zona sa. De exemplu, sistemele de la Open Text și iManage au cel mai bine dezvoltat management al documentelor de birou. La rândul lor, sistemele de la Tower Technology, FileNet, IBM și Identitech sunt deosebit de puternice în gestionarea imaginilor produselor cu volum mare.

EDMS corporativ (EDM centrat pe întreprindere). Sistemele de acest tip oferă o infrastructură corporativă (disponibilă tuturor utilizatorilor corporativi) pentru crearea, colaborarea și publicarea documentelor. Funcțiile de bază ale EDMS corporative sunt similare cu funcțiile EDMS concentrate pe procesele de afaceri. De regulă, EDMS corporative nu sunt destinate utilizării numai într-o anumită industrie sau pentru rezolvarea unei probleme înguste. Ele sunt implementate ca tehnologii corporative generale. Dezvoltarea și promovarea EDMS corporative sunt realizate de Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Context), iManage etc. De exemplu, Open Text Sistemul Livelink asigură lucrul colectiv asupra documentelor de proiect pentru utilizatorii externi și interni, desfășurarea de discuții online, planificarea distribuită și rutarea documentelor etc.

Sisteme de management al conținutului. Sistemele de acest tip asigură crearea de conținut, accesul și gestionarea conținutului, livrarea conținutului (până la nivelul secțiunilor de documente și al obiectelor pentru reutilizarea și compilarea ulterioară a acestora). Având informații disponibile nu ca documente, ci ca obiecte mai mici, este mai ușor să partajați informații între aplicații. Gestionarea conținutului Web necesită abilitatea de a gestiona diferitele obiecte de conținut care pot fi incluse într-o prezentare Web (de exemplu, pagini HTML și grafică Web). În plus, gestionarea conținutului Web necesită abilitatea de a crea șabloane de prezentare care sunt utilizate pentru a prezenta conținut dinamic și a-l personaliza (pe baza preferințelor utilizatorului, a profilurilor acestora etc.). Pe piata mondiala sunt cunoscute sistemele de management al continutului Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette etc.. Un anumit nivel de management al continutului Web este oferit si de FileNet, Tower si Identitech. La rândul său, IBM implementează funcții de gestionare a conținutului Web bazate pe soluții de la Interwoven și Open Market (prin parteneriate cu acestea), iar Tower și-a integrat software-ul de management electronic al documentelor cu soluțiile de management al conținutului Web de la Stellent.

portaluri sisteme de management al informaţiei. Astfel de sisteme asigură agregarea informațiilor, gestionarea informațiilor și livrarea prin Internet/intranet/extranet. Cu ajutorul lor, capacitatea de a acumula (și de a aplica) experiență într-un mediu corporativ distribuit este realizată pe baza utilizării regulilor de afaceri, contextului și metadatelor. Portalurile oferă, de asemenea, acces printr-un browser Web standard la o serie de aplicații de comerț electronic (de obicei prin interfața unui sistem ERP). Exemple de portaluri sunt sistemele Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sisteme de imagistică. Cu ajutorul lor, informațiile scanate de pe suport de hârtie sunt convertite în formă electronică (de obicei în format TIFF). Această tehnologie stă la baza conversiei în formă electronică a informațiilor din toate documentele și microfilmele moștenite pe hârtie. Funcțiile de bază ale unui sistem standard de procesare a imaginilor includ: scanarea, stocarea, o serie de capabilități de căutare a imaginilor etc.

Sisteme de management al fluxului de lucru. Sistemele de acest tip sunt concepute pentru a oferi rutarea fluxurilor de lucru de orice tip (definind căile de rutare a fișierelor) în cadrul proceselor de afaceri structurate și nestructurate ale companiei. Ele sunt folosite pentru a crește eficiența și controlabilitatea proceselor de afaceri corporative. Sistemele de management al fluxului de lucru sunt de obicei achiziționate ca parte a unei soluții (de exemplu, sisteme EDMS sau sisteme PDM). Aici putem observa dezvoltatori precum companii Lotus (sisteme Domino/Notes și Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware etc. Companiile FileNet și IBM oferă, de asemenea, un nivel bun de gestionare a fluxului de lucru în soluțiile lor (prin integrare cu MQ software Series Workflow), Identitech, Tower (prin integrarea cu software-ul Plexus și Staffware), Gauss (prin integrarea cu software-ul Staffware), etc.

Clasificarea EDMS propusă de IDC poate fi completată de asemenea, sistemele electronice de gestionare a înregistrărilor corporative. Segmentul de piață al software-ului de management al înregistrărilor corporative are deja aproximativ 5 ani. Înregistrările corporative sunt fixate în timp și imuabile. Ele furnizează dovezi ale tranzacțiilor comerciale, diferite drepturi și obligații etc. Utilizatorii corporativi trebuie să stabilească singuri ce conținut ar trebui să fie făcut o înregistrare corporativă (această decizie necesită o evaluare a nevoilor viitoare ale afacerii lor). Soluțiile de întreprindere care necesită păstrarea conținutului includ sisteme de afaceri de bază, inclusiv sisteme ERP și de contabilitate, sisteme de e-mail (de exemplu, MS Exchange), sisteme de raportare și de gestionare a rezultatelor, sisteme de comerț electronic, software de colaborare (sisteme de management al proiectelor), conferințe online etc.). Exemple de sisteme de gestionare a înregistrărilor includ software-ul Captură de la Tower Software, iRIMS din OpenText și În primul rând de TrueArc.

Multe funcții importante de gestionare a înregistrărilor în EDMS nu existau înainte (de exemplu, funcții de clasificare). De asemenea, nu au fost implementate metode de ștergere fizică a înregistrărilor și indicilor la sfârșitul ciclului de viață (dacă este necesar). Potrivit Gartner Group, utilizatorii întreprinderilor trebuie să-și completeze site-urile Web cu funcționalitatea sistemelor de gestionare a înregistrărilor. O serie de dezvoltatori de sisteme de gestionare a conținutului Web pentru a sprijini înregistrările site-ului Web își extind deja funcționalitatea cu ajutorul sistemelor de gestionare a înregistrărilor. Lucrările în această direcție au devenit deosebit de remarcabile în 2002. De exemplu, compania Stellent și-a integrat software-ul de management al conținutului cu sistemul de management al înregistrărilor Foremost de la TrueArc (de remarcat că integrarea software-ului de management al înregistrărilor cu un EDMS este foarte dificilă, deoarece este necesar pentru rezolvarea problemelor de duplicare a funcţiilor şi depozitelor). După această integrare, a devenit posibil să se facă „instantanee” ale unui site Web și să le gestioneze ca niște înregistrări. De asemenea, sunt implementate funcții interesante, cum ar fi ecranele de înregistrare întâlnite în timpul unei tranzacții online (de exemplu, în software-ul WebCapture de la Tower Technology). Open Text a achiziționat compania de sisteme de gestionare a înregistrărilor PS Software și și-a integrat software-ul iRIMS ca modul în software-ul LiveLink. Documentum, IBM și Interwoven (printre alți furnizori de software de gestionare a conținutului) adaugă, de asemenea, funcționalități ale sistemului de gestionare a înregistrărilor software-ului lor de gestionare a conținutului.

Mulți utilizatori de întreprinderi doresc să colecteze date din diferite aplicații care rulează într-un mediu eterogen și să genereze rapoarte electronic. Această capacitate este necesară în special pentru companiile care utilizează sisteme ERP (care colectează și stochează întotdeauna multe informații, dar nu au întotdeauna capacitatea de a genera în mod flexibil toate rapoartele necesare).

De aceea așa-numitul sisteme de management al ieșirilor (OMS), al cărui scop principal este generarea documentelor de ieșire. Unele sisteme OMS includ în plus arhivarea și stocarea pe termen lung a rapoartelor și documentelor de ieșire. În acest sens, multe dintre sistemele OMS sunt clasificate de Gartner Group ca sisteme integrate de arhivare și recuperare a documentelor (sisteme integrate de arhivare și recuperare a documentelor IDARS). Cu toate acestea, principalul motiv pentru popularitatea sistemelor OMS este încă nișa de piață pe care o ocupă: generarea de documente și rapoarte în sistemele informaționale ale întreprinderilor și organizațiilor construite folosind sisteme ERP. Potrivit analiștilor Gartner Group, una dintre punctele slabe ale sistemelor ERP moderne este tocmai gestionarea defectuoasă a generării documentelor de ieșire (dezvoltatorii de sisteme ERP sunt mai concentrați pe îmbunătățirea funcționalității modulelor cheie ale software-ului lor decât pe problemele „minore” de a asigura generarea de rapoarte de ieșire care nu au, în opinia lor, perspective bune de piață). Această lipsă de sisteme ERP a fost principalul factor în apariția și dezvoltarea rapidă a pieței sistemelor OMS. Un număr de sisteme OMS sunt responsabile numai pentru distribuirea și livrarea documentelor de ieșire (electronic în formate HTML, XML și PDF). Foarte des, sistemele OMS sunt integrate cu pachete software de scanare a documentelor și a imaginilor. O caracteristică utilă a unor sisteme OMS este interacțiunea cu sistemele corporative vechi.

Se mai poate remarca module electronice speciale de gestionare a documentelor, integrat în sistemele ERP (SAP R/3, Baan etc.). Cu toate acestea, capacitățile acestor module sunt destul de limitate, deoarece este aproape imposibil să se creeze un sistem ERP universal și complet funcțional.

Beneficiile utilizării EDMS

Potrivit Forrester Research, 38% dintre companiile din Fortune 500 consideră că achiziționarea unui EDMS modern este esențială pentru succesul afacerii lor. În conformitate cu opinia analiștilor din industrie (există destul de multe astfel de opinii, care diferă în anumite puncte unele de altele), beneficiile pentru utilizatorii corporativi atunci când implementează un EDMS sunt destul de diverse. De exemplu, conform Siemens Business Services, atunci când utilizați un EDMS:

• Productivitatea personalului crește cu 20-25%;
• Costul stocării în arhivă a documentelor electronice este cu 80% mai mic comparativ cu costul stocării arhivelor pe hârtie.

De asemenea, este general acceptat că beneficiile tactice și strategice sunt dobândite la implementarea EDMS. Beneficii tactice determinată de reducerea costurilor la implementarea unui EDMS asociat cu: eliberarea spațiului fizic pentru stocarea documentelor; reducerea costurilor pentru copierea și livrarea documentelor pe hârtie; reducerea costurilor pentru personal și echipamente etc. strategic includ beneficii asociate cu creșterea eficienței unei întreprinderi sau organizații. Aceste avantaje includ:

• Apariția posibilității muncii colective pe d