Cea mai de succes strategie de comportament atunci când se adaptează un lider. Adaptarea unui manager la un nou post

Documentația de management local include comenzi. Acestea funcționează strict în cadrul unei singure întreprinderi sau organizații și sunt comune atât în ​​sectorul comercial, cât și în instituțiile publice.

Managerii dau adesea ordine oral. O astfel de decizie are un impact negativ asupra activității companiei, deoarece angajații angajați pot ignora pur și simplu ordinele de la superiori care nu sunt formalizate corespunzător. Atrage spre acțiune disciplinară căci acest lucru este imposibil.

Cine poate scrie comenzi?

Ordinele pot fi emise numai de către directorii întreprinderii sau alte persoane învestite cu autoritatea corespunzătoare (de exemplu, reprezentanți care acționează prin împuternicire). Redactarea ordinelor este, de asemenea, de competența șefilor diviziilor structurale:

1. Capete de ramuri.
2. Șefii de departamente.

În acest caz, ordinul se poate aplica numai angajaților care se află în subordinea directă persoanei care a emis documentul relevant. Cel mai adesea, nu este necesară aprobarea suplimentară din partea conducerii întreprinderii. Un ordin scris corect trebuie să includă o justificare (de exemplu, acestea indică statul de drept în legătură cu care a devenit necesară întocmirea unui nou document).

Cum se scrie o comandă?

În prezent, nu există un standard unic pentru scrierea comenzilor. Organizațiile au tot dreptul să le compună sub orice formă. Pentru a simplifica fluxul de documente în cadrul companiei, comanda este întocmită ținând cont de anumite reguli:

1. Introduceți data publicării.
2. Atribuiți un număr.
3. Indicați numele organizației.
4. Ele oferă justificarea publicării.
5. Indicați angajatul pentru care se eliberează documentul (sau întregul departament).
6. Stabiliți sarcini și termene limită.
7. Indicați angajatul responsabil cu monitorizarea implementării comenzii.

Dacă documentului sunt atașate documente suplimentare, de exemplu sau, atunci acestea sunt notate în textul comenzii ca un paragraf separat.

Important: documentația trebuie să fie în obligatoriu semnat de persoana în numele căreia a fost publicat. După ce scrieți, trebuie să faceți modificările corespunzătoare în jurnalul contabil fluxul de documente intern companiilor.

Formular de comandă

Există multe formulare gata făcute pentru documentația internă pe Internet. De exemplu, există, despre angajare sau concediere. Desigur, veți putea găsi formulare de comandă standard. Pentru comoditate, am pregătit deja un astfel de formular.

Exemplu de comandă

Dacă întâmpinați dificultăți la completarea formularului, este recomandat să îl utilizați mostre gata preparate. Desigur, toate informațiile ar trebui adaptate fiecărui caz specific.

Cum diferă o comandă de o comandă?

Deciziile echipei de conducere, formalizate sub formă de ordine și instrucțiuni, prezintă unele diferențe. Există reguli neoficiale în baza cărora se întocmește cutare sau cutare document. Diferențierea este:

1. Perioada de valabilitate.
2. Condiții de reziliere.
3. Observare.
4. Posibilitatea de a face modificari.
5. Gama de sarcini de rezolvat.

Comenzile sunt de obicei emise pentru mai mult de Pe termen scurt. Mai mult decât atât, efectul acestora încetează din momentul executării, însă ordinul se cere a fi executat până la anulare. Semnatarul pregătirii ordinului poate fi șeful unei divizii sau al unei filiale. Modificări ale documentației de acest fel nu sunt făcute; ele sunt adesea republicate. Cu ajutorul unei comenzi, se obișnuiește să rezolve numai sarcinile operaționale, de exemplu, obligarea să înceapă să efectueze sau să efectueze o analiză a implementării unei campanii de publicitate.

Să rezumam

Cerințele pentru executarea instrucțiunilor și ordinelor sunt aproape identice. Când compilați, trebuie să respectați reguli generale fluxul documentelor și munca de birou.

Pe durata decretului, se obișnuiește să se depună într-un dosar general cu alte acte administrative ale organizației. După execuție, documentul este stocat în arhivele întreprinderii.

Ordinul unui manager este un mesaj care conține instrucțiuni privind problemele de management operațional și se referă la un cerc limitat de subordonați. În funcție de importanța și urgența sarcinii în cauză, comanda poate fi transmisă către:

• oral;
• prin publicare document scris;
• sub forma unui mesaj telefonic.

O comandă care nu este documentată în mod corespunzător se poate referi la sarcini imediate care sunt de importanță medie spre mică. Cel mai adesea, aceste tipuri de instrucțiuni sunt emise în echipe cu un număr mic de personal.

Dacă problema care urmează să fie rezolvată este de o importanță semnificativă, atunci o comandă orală poate fi susținută de emiterea unui document scris.

Cum să setați corect o sarcină

Pentru ca ordinul unui manager să fie cât mai eficient posibil, acesta trebuie să fie formulat clar și specific. Percepția psihologică a unei sarcini definite vag și pe termen nelimitat nu va permite angajaților să execute în mod eficient și la timp instrucțiunile managerului.

Ordinea managerului ca formă de influență managerială aparține categoriei metodelor organizatorice și administrative. Pe cale de influenţare colectiv de muncă ele pot fi clasificate:

• ordinele referitoare la o anumită perioadă de timp și o anumită problemă oficială;
• comenzi continue.

Dacă ordinul conducerii prevede o anumită perioadă în care trebuie finalizată o anumită cantitate de muncă, atunci documentul ar trebui să indice data până la care trebuie executată comanda. În acest caz, angajații vor putea să distribuie uniform forțele în timpul sarcinii, iar misiunea va fi implementată cu succes.

Instrucțiunile pe termen lung trebuie să indice scopul pentru care angajații trebuie să efectueze anumite acțiuni cu referire la reglementările interne.

De menționat că reglementarea neclară a documentului administrativ emis la întreprindere poate slăbi disciplina de performanță a angajaților. În același timp, un obiectiv clar formulat poate servi drept motivație suplimentară pentru angajați.

Care este diferența dintre ordinul unui manager și ordinul întreprinderii?

Ordinul și instrucțiunile conducătorului organizației sunt același tip de documente care exprimă voința individului organ executivîntreprindere reprezentată de directorul acesteia (director general, președinte).

Se emite un ordin pentru o întreprindere privind rezolvarea problemelor legate de principalele activități ale companiei sau ale personalului acesteia. Un ordin este cea mai categorică formă de influență administrativă; conține o cerință pentru executarea obligatorie a deciziei managerului. Îndeplinirea incompletă a imperativului conținut în comandă sau neîndeplinirea sarcinii atribuite este plină de sancțiuni din partea managerului pentru angajați.

Comenzile referitoare la activitățile de bază pot acoperi o gamă largă de probleme:

• modificarea structurii firmei (reorganizare, lichidare);
• probleme financiare și economice;
• sarcini de logistică.

Ordinele formalizează toate problemele legate de personalul organizației: angajare, transfer pe o altă funcție sau la o altă unitate structurală, concediere, acordarea concediilor, penalități și recompense pentru angajați.

Ordinul managerului se referă la domenii mai specializate și mai înguste ale activităților organizației. Pe lângă managementul operațional, se poate emite un ordin privind organizarea muncii legate de implementarea comenzii principale. Comanda nu conține o cerință categorică pentru a finaliza sarcina atribuită.

În prezent, nu există reglementări și acte normative clare pentru utilizarea cutare sau cutare tip de documente administrative. Alegerea ORD (document organizatoric si administrativ) trebuie facuta pe baza prevederilor specificate in actele constitutive ale intreprinderii si in instructiunile de conducere a biroului adoptate de companie.

Structura ordinului șefului organizației

O comandă sau o comandă este pregătită pe un formular special care conține numele complet al întreprinderii și titlul documentului.

Principalele detalii ale ORD trebuie să conțină:

• număr de înregistrareși data publicării documentului, locul întocmirii acestuia;
• se îndreaptă către textul principal al comenzii ( rezumat);
• textul documentului;
• semnătura completă a managerului;
• o notă privind aprobarea și familiarizarea persoanelor responsabile enumerate în ordin.

Reguli pentru executarea corectă a comenzilor

Numărul de înregistrare al comenzii este numărul de serie al documentului în masa totală a ORD-urilor de acest tip emise de la începutul anului calendaristic cu adăugarea unei litere mici „p” (de exemplu, nr. 10p).

Titlul comenzii este indicat în colțul din stânga sus al documentului; acesta conține o esență foarte scurtă a directivei sub forma unui răspuns la întrebarea „Despre ce?” Exemple de titlu (denumirea) ORD - „Cu privire la asigurarea implementării planului de aprovizionare cu produse pentru trimestrul I”, „Cu privire la aprobarea formularelor stricte de raportare”.

Textul principal al ordinului este împărțit condiționat în două părți: declarativ și administrativ.

Secțiunea declarativă a ordinului (preambul) indică motivarea acțiunilor prevăzute de document. În cazurile în care baza pentru întocmirea unui ordin este un act normativ sau un ORD emis anterior, partea de declarare trebuie să înceapă cu numărul și data acestui act: „În conformitate cu ordinul nr...”, „În baza legii federale. Nu...".

Partea constatatoare a ordinului întocmit pe bază de inițiativă trebuie să cuprindă scopul și obiectivul acțiunilor care trebuie efectuate de către angajații întreprinderii. Evenimentele sau faptele care stau la baza publicării unui anumit document operațional pot fi, de asemenea, enumerate aici. În astfel de cazuri, comanda poate începe cu expresiile „În legătură cu”, „În sensul”.

Dacă acțiunile indicate ale angajaților nu necesită justificare sau explicație suplimentară, secțiunea constatatoare din ORD poate lipsi.

După propoziția care acoperă partea constatatoare a comenzii, se scrie un stimulent la acțiune sub forma cuvintelor „Ofer” sau „Oblig”. Aceasta este urmată de partea administrativă a documentului.

Această secțiune enumeră toate acțiunile și funcțiile prescrise care sunt atribuite angajaților pentru a îndeplini acest ordin. Partea administrativa poate fi formulata sub forma mai multor puncte, pentru fiecare dintre acestea fiind indicate un angajat responsabil anume si data pana la care trebuie indeplinite directivele enumerate.

Dacă ordinul conține instrucțiuni care anulează reglementările operaționale emise anterior sau subparagrafele acestuia, atunci o referire la acest fapt este reflectată în partea administrativă a documentului ca un paragraf separat. ÎN cazuri similare sunt folosite timpi care încep cu cuvintele „Pentru a modifica numărul de comandă...”, „Recunoașteți ca nevalid”, „Efectuați modificări la...”.

Ultimul paragraf al ordinului indică funcția și prenumele angajatului care va monitoriza implementarea tuturor instrucțiunilor cuprinse în ORD.

Ordinul conducătorului întreprinderii poate include o varietate de anexe care explică sau completează directiva. Acestea pot fi reglementări, liste, prevederi, tabele, grafice. Toate cererile sunt întocmite pe foi separate, cu numerotare continuă.

Inițial, ORD-ul este întocmit sub formă de proiect și conține neapărat o fișă de aprobare. În acesta, șefii departamentelor individuale, cărora li se încredințează munca pentru a finaliza sarcinile atribuite, aprobă proiectul pregătit. Dacă apar completări, dezacorduri sau obiecții, funcționarii au dreptul să depună un certificat justificat și să îl anexeze la proiectul de ordin.

Coordonarea reglementărilor operaționale cu toți șefii de departamente are loc în cel mult cinci zile calendaristice. Pe deplin în concordanță cu persoane responsabile proiectul de ordin se semneaza de catre conducator, dupa care ORD este supus inregistrarii si intra in vigoare.

Ordinul managerului este adus la cunoștința executorilor imediati enumerați în document prin replicare sau distribuire. Acest lucru se poate întâmpla prin transmiterea de copii pe hârtie ale comenzii sau, cu gestionarea automată a documentelor, prin e-mail.

Eficiența comunicării către părțile interesate a sarcinilor atribuite de șeful întreprinderii anumitor angajați sau departamente contribuie la implementarea eficientă și rapidă a acestora.

Conform reglementărilor, toate ordinele managerului emise la întreprindere trebuie să fie stocate în arhiva companiei. Documentele administrative de ordin administrativ și economic trebuie păstrate cel puțin cinci ani. Restul de comenzi ale managerului aferente principalelor activități se păstrează timp de 10 ani până la lichidarea societății. După aceasta, ORD-ul este transferat spre depozitare în arhiva orașului sau municipală.

ÎN lumea modernă munca salariată este baza reală a economiei multor țări. Dacă în ceea ce privește activitățile companiilor mici, totul este extrem de simplu, atunci în organizațiile cu un sistem extins de relații juridice, angajații pot întâmpina dificultăți cu corectitudinea cutare sau cutare documentație. În materialul de astăzi, resursa noastră va ușura viața unui angajat al unei astfel de organizații, și anume directorul general al acesteia, învățându-l toate elementele de bază și subtilitățile întocmirii documentelor administrative.

Director general este un document-mesaj trimis angajaților și care conține orice instrucțiuni pentru aceștia. Acesta din urmă, de altfel, poate viza atât munca operațională legată de managementul unei întreprinderi, cât și obiective pe termen mai lung sau înalt specializate. Ținând cont de formularea și urgența ordinului înaintat, se disting următoarele tipuri de document:

• oral
• mesaj telefonic
• scris

Dacă nu este atât de greu de înțeles primele tipuri de comenzi, atunci apar adesea întrebări referitoare la formatul scris al documentului, care sunt discutate în detaliu mai jos.

Să remarcăm că un ordin scris de la directorul general este necesar în orice caz atunci când esența obiectivelor stabilite angajaților este destul de semnificativă și semnificativă pentru organizație. Având în vedere această nuanță, atunci când se elaborează o astfel de lucrare, este pur și simplu inacceptabil să se definească sarcina într-un mod nedefinit, vag și imprecis. Este important de înțeles că atingerea obiectivelor specificate în acesta va depinde în mare măsură de modul în care angajații percep comanda.

Directorul general poate influența destinatarii comenzilor cât mai eficient posibil într-un mod simplu, și anume, prin stabilirea competentă a unei sarcini sau a unui set de sarcini. Pentru a desemna astfel obiective într-un document, trebuie să:

• În primul rând, decideți pentru cât timp sau până la ce rezultate va fi stabilită sarcina. Acest lucru este extrem de important de menționat în comandă.
• În al doilea rând, este clar și accesibil să se definească sarcina, precum și acțiunile, a căror implementare de către angajați garantează atingerea obiectivelor stabilite.
• În al treilea rând, în partea din ordin în care se are în vedere formularea unei sarcini specifice, este necesar să se facă trimiteri la reguliîntreprinderi care explică angajaților organizației de ce trebuie să-și atingă obiectivele.

Structura documentului

Acum că totul este clar cu principiile de bază și regulile de stabilire a sarcinilor în documentele administrative, este important să apelăm la cel mai important momentîn pregătirea unor astfel de lucrări – luarea în considerare a structurii acestora.

Să remarcăm că niciun act legislativ din Federația Rusă sau din țările CSI nu reglementează procedura de emitere a ordinelor de la directorii generali sau alte persoane autorizate ale unei întreprinderi. De aici rezultă o concluzie extrem de simplă: actul administrativ este întocmit de manager în formă liberă.

În ciuda acestui fapt, este important să înțelegem că structura comenzii trebuie proiectată corect, adică în așa fel încât destinatarii să înțeleagă rapid esența lucrării trimise lor și să înceapă să-și atingă obiectivele. După cum arată practica, cea mai de succes structură de hârtie administrativă a directorului arată astfel:

• în partea de sus - identificatorii de înregistrare ai acestui document (număr, locul întocmirii, data publicării și intrării în vigoare, domeniul de valabilitate, numele persoanei care l-a eliberat etc.)
• puțin mai jos, în centru sau în partea stângă - titlul principal, care reflectă esența generală a ordinii
• din nou mai jos, pe toată lățimea foii - principalul lucru (stabilirea obiectivelor, datele la care se așteaptă să fie îndeplinite, trimiteri la reglementările întreprinderii etc.)
• în partea de jos a documentului, în colțul din stânga - semnătura directorului general (ștampilă, transcriere, dacă o astfel de procedură a fost adoptată de întreprindere), semnături și note privind aprobarea, familiarizarea cu ordinul de către persoanele notate în ordin ca responsabil pentru ceva și informații despre executanții ordinului

Adesea, documentația administrativă este întocmită pe o foaie A4 sau pe antetul organizației și apoi distribuită în întreaga întreprindere într-un mod convenabil pentru creator. În textul documentului, nu este de dorit să conțină insulte la adresa oricui, limbaj obscen, pete și greșeli. Toate informațiile disponibile trebuie să fie înțelese și prezentate în mod competent și concis.

Probabil că nu este posibil să se identifice cerințe suplimentare pentru structura și conținutul ordinului directorului general, prin urmare, la elaborarea acestui document, vă recomandăm insistent să respectați prevederile descrise mai sus.

Subtilități ale întocmirii ordinelor de la directorul general

După ce am rezumat materialul din paragraful anterior al articolului, putem afirma că nu există dificultăți deosebite în întocmirea și executarea competentă a documentației administrative în numele directorului. Cu toate acestea, ar fi util să rețineți cele mai semnificative subtilități ale creării unui astfel de document, care se va face acum:

Probă

Pentru a încheia articolul de astăzi, să ne uităm la ordinele directorului general, care, împreună cu informațiile prezentate mai sus, pot și chiar ar trebui folosite la întocmirea documentelor de acest fel. Deci exemplul este următorul:

Pentru angajații Brol LLC de la directorul general - Pavel Ivanovich Petrov,

Despre creșterea ratelor de producție la întreprinderea noastră

Datorită scăderii ratelor de producție, comparativ cu perioadele anterioare ale activităților organizației, ghidate de reglementările Brol SRL,
EU COMAND:

1. Efectuați o revizuire a indicatorilor de producție pentru ultimele șase luni.
2. Oferiți-mi o recenzie scrisă.

Managerul departamentului de resurse umane, Dmitri Mstislavovich Igoshkin, ar trebui să fie familiarizat cu acest ordin pentru distribuirea ulterioară a documentului în cadrul organizației către destinatarii săi. Rezultatele atingerii obiectivelor stabilite trebuie furnizate de executorii ordinului cel târziu la data de 12 martie 2017, în caz contrar acestora li se vor aplica regulile discutate în regulamentul organizației noastre.

Acest ordin a fost emis de Directorul General al SRL Brol - „SEMNATURA” „SIGILUL”.

Executor testamentar:

• capitol departament de productie– Ivanova Marta Vladimirovna, telefon birou: 12-1-12.

Doar o reglementare clară și accesibilă a ordinului de la directorul general poate motiva în mod corespunzător angajații organizației să realizeze sarcini specifice, așa că nu trebuie să ignorați pregătirea acestei lucrări. În caz contrar, documentul administrativ se va dovedi a fi „slab pentru înțelegere” și va fi foarte nesăbuit să sperăm la o motivație adecvată în rândul destinatarilor săi.

Scrie intrebarea ta in formularul de mai jos

Comenzile conțin detalii, a căror compoziție și ordine de execuție sunt definite în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.” Vă rugăm să rețineți că de la 1 iulie 2017, GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informație, bibliotecă și publicarea. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru pregătirea documentelor”, care va înlocui anterior GOST R 6.30-2003.

În conformitate cu Lege federala din 29 iunie 2015 Nr 162-FZ „Cu privire la standardizarea în Federația Rusă» standardizarea în Rusia se bazează pe principiul aplicării voluntare a documentelor de standardizare (dacă acest lucru nu se aplică produselor de apărare). Prin urmare, la elaborarea Instrucțiunilor pentru munca de birou, avem dreptul (dar nu și obligația) să luăm ca bază standardul de stat pentru pregătirea detaliilor și nu ne este interzis să clarificăm și să completam cerințele acestuia.

În acest articol vom lua în considerare în continuare regulile de înregistrare a detaliilor ținând cont de noul GOST, precum și de recomandările „Documentație organizațională și administrativă. Cerințe de documentare. Recomandări metodologice pentru implementarea GOST R 6.30-2003" (aprobat de Rosarkhiv).

Atenţie, în GOST R 7.0.97-2016, numărul de detalii utilizate în comenzi s-a modificat, dar nu au existat modificări fundamentale în designul lor și vă vom atrage atenția asupra detaliilor existente.

În plus, în exemplele acestui articol, pentru a indica detaliile documentului, vom folosi numerotarea introdusă de noul GOST R 7.0.97-2016. Regulile de emitere a ordinelor și instrucțiunilor sunt aceleași (în continuare în text, pentru simplitate, vom menționa doar comanda).

Formular de comandă

Formă tip specific documentul include detalii:

• 01 „steamă” sau 02 „emblemă” sau 03 „marcă comercială (marca de serviciu)”, dacă organizația are dreptul de a folosi ceva din această listă;
• 05 „numele organizației - autorul documentului”. Sub numele complet al organizației, un nume prescurtat poate fi indicat mai jos între paranteze (în strictă conformitate cu documentele constitutive). Vezi Exemplul 2.
  Dacă autorul documentului are o organizare superioară, atunci aceasta este indicată (în întregime sau prescurtat) deasupra lui (Exemplul 2).
  Dacă ordinul este emis de șeful unui departament (de exemplu, o sucursală), atunci numele acestuia este indicat sub numele organizației autorului - detaliu 06 (Exemplu 1);
• 09 „numele tipului de document”– în cazul nostru „COMANDĂ”;
• 13 „locul întocmirii (publicării) documentului”Și
• dacă este necesar, marcaje de limită pentru limitele zonelor în care sunt situate detaliile 10 "data"Și 11 „număr de înregistrare”, și 17 „direcționare către text”.

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

Regulile pentru pregătirea formularelor sunt stabilite de secțiunea 6 din noul GOST. Permite producerea acestora pe coli A4 (210×297 mm) sau mai puțin. Dar pentru comenzi trebuie să utilizați formatul A4. În ceea ce privește câmpurile, GOST spune următoarele:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.” Secțiunea 6 „Formulare de documente”

Fiecare foaie a documentului, fie pe antet sau fără acesta, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:

20 mm – stânga;

10 mm – dreapta;

20 mm – sus;

20 mm – mai jos.

Documentele cu perioade de păstrare pe termen lung (peste 10 ani) trebuie să aibă o marjă stângă de cel puțin 30 mm...

Detaliile comenzii, intocmite pe formular

Recuzită 10 „data documentului” conține data la care a fost semnată comanda. Se scrie în secvența zi a lunii + lună + an într-unul din două moduri: digital sau alfanumeric. De exemplu, „05/05/2017” sau „mai 2017”. În Instrucțiunile de management al biroului organizației, ar trebui să alegeți una dintre ele.

Recuzită 11 „număr de înregistrare a documentului” se emite pe aceeași linie cu data. Este mai bine să conțină un index al aparținerii comenzii la un anumit flux de documente (cel puțin legat de perioada de stocare) și un număr de serie în cadrul acestuia pe parcursul anului.

Recuzită 14 „Ștampila de restricție de acces la documente” indicat dacă comanda conține informații de distribuție limitată. Pe prima foaie, în colțul din dreapta sus, sunt aplicate ștampila corespunzătoare și numărul copiei (de exemplu: „secret”, „confidențial”, „pentru uz oficial” sau „DSP”). Vezi Exemplul 3.

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Recuzită 17 „direcționare către text”- Acesta este un rezumat al documentului. Se formulează cu prepoziția „o” („despre”) și răspunde la întrebarea „despre ce?”:

• ordona (despre ce?) a crea comisie de certificare;
• comanda (despre ce?) pentru aprobare masa de personal etc.

Titlul textului este întocmit sub detaliile formularului.

Este scris cu font obișnuit (nu „bold”) fără punct la sfârșit.

Titlurile comenzilor de personal includ adesea:

• numele acțiunii și
• inițialele cu numele de familie al salariaților în legătură cu care se desfășoară această acțiune, de exemplu:
  • „Despre transferul I.O. Bessurname",
  • „Cu privire la răspunderea disciplinară a P.E. Petrushin",
  • „Cu privire la demiterea lui K.S. Kosachev și R.P. Pisarev”.
    Se obișnuiește să se indice mai mult de patru angajați într-un mod general în titlu, de exemplu, „Cu privire la încurajarea angajaților Direcției HR”.

Recuzită 18 „text document” separate de titlu prin două sau trei rânduri spațiere, tipărite de la marginea stângă a câmpului de text. Anterior, a existat o recomandare de a-l tipări folosind spațiere de 1,5 rânduri pentru a fi mai ușor de citit, dar nu a fost inclus în noul GOST. Nu vom schimba practica curentă la întreprinderea noastră.

Totodată, alte detalii constând din mai multe rânduri (antetul textului, poziţia în semnătură etc.) erau întotdeauna tipărite cu 1 spaţiere între rânduri.

Să cităm acea parte a GOST R 7.0.97-2016, care reglementează formatarea textului în ordine:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

5.18. Textul documentului este redactat în limba de stat a Federației Ruse sau în limba (limbile) de stat a republicilor din Federația Rusă, în conformitate cu legislația republicilor din Federația Rusă.

Textul documentului, întocmit pe baza actelor legislative sau de reglementare, acte administrative emise anterior, indică detaliile acestora:

• denumirea documentului, denumirea organizației - autorul... data... numărul de înregistrare... titlul textului sau denumirea tipului de document;
• numele organizației sau funcția persoanei care a aprobat documentul, data aprobării documentului.

Textul documentului poate conține secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, subparagrafe, numerotate cu cifre arabe. Nu ar trebui să existe mai mult de patru niveluri de rubricare a textului.

În ordine, textul este prezentat la persoana întâi singular („Eu comand”)...

În documentele comune, textul este prezentat la persoana I plural („comandăm”, „hotărât”)...

În textele documentelor sunt folosite doar abrevieri general acceptate și abrevieri grafice.

La folosirea numelor de familie ale persoanelor în text, inițialele sunt indicate după prenume...

Și vom mai adăuga că în textul ordinului înainte de Numele de familie I.O. trebuie indicată poziţia salariatului, deoarece La locul de muncă (în special în organizațiile mari), oamenii sunt identificați în primul rând după poziție și profesie, iar în al doilea rând după personalități.

Textul ordinului este format din două părți: declarativ și administrativ. ÎN parte constatatoare este prezentată justificarea acțiunilor prescrise. Dacă baza pentru emiterea ordinului a fost un act legislativ sau de reglementare al unei organizații superioare sau un document emis anterior de organizația dvs., atunci partea de constatare oferă o referire la acesta. În acest caz, se pot folosi cuvinte precum „Pe baza...”, „În conformitate cu...”, „În conformitate cu...” (ca în Exemplul 3).

Dacă ordinul este emis în mod proactiv, partea de declarare formulează scopurile și obiectivele acțiunilor prescrise și stabilește faptele sau evenimentele care au condus la emiterea ordinului. În acest caz, se pot folosi cuvinte precum „În scopul...”, „În legătură cu...” (a se vedea Exemplul 4).

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

În cazul în care acțiunile prescrise nu au nevoie de explicații sau justificare, partea de declarare poate lipsi.

Se termină cu cuvântul: „COMAND:”, care este scris pe o linie separată de marginea marginii din stânga cu majuscule (anterior era o practică de tipărire spațiată și îngroșată, dar acum este mai puțin obișnuită ).

Partea de constatare a comenzii se termină cu cuvântul: „INSTRUCȚI:” sau „OBLIG:”, care este formatat în mod similar.

Partea administrativa Textul ordinului este împărțit în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe cu puncte. O instrucțiune formulată corespunzător trebuie să conțină:

• o indicație a unei acțiuni specifice de efectuat, exprimată printr-un verb într-o formă nedefinită;
• unul sau mai mulți interpreți (dacă sunt mai mulți dintre ei, atunci se notează care dintre ei este responsabil). De obicei, un anumit funcționar (sau persoane) este indicat ca executor, mai rar - o unitate structurală (atunci managerul acesteia este responsabil pentru executarea corectă a misiunii);
• perioada de executie.

De regulă, executantul ordinului și termenul de executare se încadrează în același (Exemplul 5). Dar am început să le mutăm pe linii separate, astfel încât aceasta informatie s-a remarcat mai bine și a fost mai ușor de încărcat în EDMS (Exemplul 6).

Exemplul 5

Restrângeți afișarea

7.2. Specialist principal al departamentului de resurse umane K.M. Fedorov aduce modificări la Regulamentul Intern reglementările muncii privind interzicerea fumatului pe teritoriul Societății cu excepția locurilor special amenajate. Termen limită: 31 octombrie 2017.

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

7.2. Faceți completări la Regulamentul Intern al Muncii privind interzicerea fumatului pe teritoriul Societății, cu excepția locurilor special amenajate.

Responsabil: specialist senior al departamentului HR K.M. Fedorov.

Termen limită: 31.10.2017.

Perioada de executie este mai bine să indicați pur și simplu data fără prepoziții, al cărei sens (după cum a arătat practica) poate fi interpretat diferit de oameni diferiți. Acestea. nu este nevoie să scrieți „Specialist superior... de depus... înainte de 31.05.2017” sau „până la 31.05.2017”. Din punctul de vedere al limbii ruse, această formulare înseamnă că comanda trebuie finalizată înainte de 31 mai, adică. pana la 30 mai inclusiv. Dar majoritatea gândește diferit. De aceea, este necesar să-l formulezi clar și este indicat să explici și sensul construcțiilor de text folosite în Instrucțiunile de lucru de birou, pentru ca atunci când întâlnești o privire surprinsă, să ai ceva de replicat.

Limbajul prezentat în exemplele 5 și 6 necesită în mod clar ca ordinul să fie executat până la sfârșitul activității la 31 mai 2017.

Termenul de executare în paragrafele părții administrative a ordinelor nu este indicat în cazurile în care acțiunile prescrise sunt de natură regulată sau reglementară (adică implementarea lor este prescrisă pe toată perioada de valabilitate a prezentului ordin).

Dacă este necesar, un paragraf separat la sfârșitul comenzii enumeră documentele emise anterior (comenzi, instrucțiuni) sau părțile acestora, care sunt anulate, modificate sau completate prin acest ordin (a se vedea paragraful 3 al ordinului din Exemplul 3).

Clauza de control speciala executarea se formalizează în partea administrativă a textului ultimul. Nu folosim expresii arhaice precum „Las controlul asupra executării comenzii”. Numai în cazul în care managerul care a semnat ordinul își deleagă dreptul de a controla executarea acestuia unui alt funcționar, se indică (vezi paragraful 4 al ordinului din Exemplul 3).

Recuzită 19 „marca de aplicare” este luat în considerare (vezi două note „19” în Exemplul 3):

• și mențiunea existenței cererii în textul ordinului,
• și un marcaj pe aplicația în sine în colțul din dreapta sus, cu un link către documentul „mamă”.

Să vedem ce mai spune noul GOST despre designul acestei mărci în comenzi:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.”

5.19. ...În actele administrative (decrete, hotărâri, ordine, instrucțiuni), contracte, regulamente, reguli, instrucțiuni și alte documente, nota privind cererea se întocmește astfel:

• în textul înscrisului, la prima mențiune a cererii, se indică între paranteze următoarele: ... (cerere) sau ... (anexa 1); Este permisă punerea unui semn numeric în fața numărului cererii: ... (cererea nr. 2);
• pe prima foaie a documentului de cerere din colțul din dreapta sus este indicat:

Liniile de sprijin sunt aliniate la stânga sau centrate în raport cu cea mai lungă linie.

În cazul în care anexa la actul administrativ este un act juridic normativ sau un alt document aprobat prin acest act administrativ, un marcaj despre cerere (fără trimitere la documentul administrativ) și o ștampilă de aprobare care indică datele actului administrativ prin care se adaugă documentul de cerere. este aprobată sunt plasate pe prima foaie a cererii.

Astfel, dezvoltatorii noului GOST au rezolvat o neînțelegere de lungă durată, conform căreia, pe o cerere aprobată printr-un document administrativ (dacă ați citit GOST R 6.30-2003 textual), era necesar să se elibereze atât un marcaj pe aplicație. și o ștampilă de aprobare, dublând în ele informații despre documentul „părinte”. Prin urmare, în practică, unul dintre aceste detalii a fost de obicei completat. Acum le vom oficializa simbioza (a se vedea „19” în Exemplul 3), are sens atunci când trebuie să indicați numărul cererii (comparați notele „19” în Exemplele 3 și 4).

Recuzită 22 „semnătură” include numele postului persoanei care semnează documentul, semnătura lui olografă, decodificarea semnăturii (primele inițiale, apoi prenumele) - vezi exemplele 3 și 4.

Cu cât mai multe informații despre autorul documentului sunt conținute în formular (așa-numitul „antet”), cu atât mai puține informații rămân în atributul „semnătură”. În comenzi, cel puțin numele organizației este dat în partea de sus, atunci nu este nevoie să o duplicați în poziția semnăturii (nu vom scrie acolo „ CEO PJSC "Medveditsa" Dacă ordinul este emis pe un formular oficial, apoi poziția sa în cerința „semnăturii” se evaporă complet, lăsând doar trăsura și decodificarea acesteia.

Semnătura de pe comandă/direcție nu este certificată printr-un sigiliu.

Consultați articolul „Înregistrarea detaliilor „semnăturii””, ținând cont de cerințele noului GOST R 7.0.97-2016

Recuzită 25 „notă despre artist” include numele complet, prenumele și patronimul interpretului, numărul de telefon al acestuia (intern sau complet). Acesta poate fi completat de titlul postului, unitate structuralăȘi Adresa de e-mail interpret.

De obicei, se întocmește pe ultima foaie a documentului de la marginea marginii din stânga mai aproape de marginea de jos a documentului, astfel încât vizele de semnătură și aprobare să se potrivească mai sus (vezi Exemplele 3 și 4). Dacă pe partea din față ultima foaie Nu mai este spațiu pentru asta, atunci artistul poate fi indicat pe spatele său în stânga jos.

Prezența unui astfel de semn îl salvează pe semnatar de o comunicare inutilă, majoritatea Dacă apar întrebări referitoare la document, acestea vor fi adresate antreprenorului care a pregătit proiectul. Noul GOST recomandă în mod corect indicarea completă a numelui și a patronimului său (spre deosebire de precedentul GOST R 6.30-2003) - în acest fel devine imediat clar cum să se adreseze persoanei.

Vedeți știrea „Noul GOST pentru documentația organizatorică și administrativă” cu adresa de Internet unde puteți citi textul noului GOST