Tipuri de organe colegiale. Teoria organizării - Milner B.Z.

Eficacitatea organelor de conducere colegiale este influențată de o serie de factori:

Durata întâlnirii. Nu trebuie să depășească o oră universitară. În practică, din cauza lipsei unei culturi a comunicării, a unei culturi a vorbirii și a gândirii și a unei culturi generale a comportamentului, întâlnirile sunt amânate. Adesea timpul este „furat” de acei participanți care doresc să se arate, să-și demonstreze inteligența și independența; judecăți etc.

Compunerea problemelor discutate. Selectând cu atenție lista problemelor care urmează să fie înaintate spre discuție colegială, este posibilă reducerea numărului acestora de două până la trei ori. Problemele care necesită cu adevărat discuții colegiale ar trebui aduse în discuție în colegiu.

Numărul și componența participanților. Dimensiunea grupului ar trebui să fie între 5-10 persoane. Participanții la întâlnire ar trebui să poată juca următoarele roluri psihologice:

¦ Președinte: toleranță față de deciziile și opiniile altora, toleranță; cunoașterea membrilor grupului, „conducere generală”.

¦ Accelerator de decizie: controlează conținutul ședinței; ușor de combinat cu președintele.

¦ Generator de idei: capacitatea de a gândi în afara cutiei, imaginație.

¦ Adversar: capacitatea de a fi sobru și în același timp imparțial

Evaluează soluțiile propuse.

¦ Scout: contact cu oamenii și capacitatea de a colecta informații; legătura cu mediul extern.

¦ Mai aproape: persoană clarificatoare, meticuloasă, „plictisitoare”.

¦ Practicant-organizator: capabil să implementeze decizii; „tehnolog” pentru implementarea deciziei luate.

¦ Sufletul grupului: capacitatea de a armoniza relaţiile; prevenirea apariţiei conflictelor şi tensiunilor.

Pregătirea ședinței. Înmânează, determinând ora întâlnirii (la 9-11, sau la 19-21). Pentru a economisi timp de lucru productiv, se recomandă folosirea orelor de seară pentru întâlniri.

Procedură. Disponibilitatea regulamentului, încetarea la timp a ședinței în cazul în care aceasta nu are succes. Regulamentul de procedură este ordinea ședinței: succesiunea, timpul

Spectacole. Există întâlniri structurate în mod obișnuit și în mod obișnuit nestructurate. Primele necesită reglementări stricte. Nerespectarea face ca decizia să fie invalidă.

Întâlnirile regulate nestructurate presupun și prezența unor reglementări, dar mai puțin stricte. Nerespectarea deciziei nu invalidează.

Decizia reuniunii constă într-o parte de declarație, care stabilește esența problemei sau sarcinii și realizează scurtă analiză situație și măsuri pentru implementarea unei sarcini sau rezolvarea unei probleme, indicând momentul implementării lor și cei responsabili pentru implementare. Hotărârea poate fi pregătită în prealabil sub forma unui proiect, iar după discuții în ședință, proiectul de hotărâre este ajustat și adoptat în ansamblu.

Decizia luată trebuie să fie consacrată fie într-un document administrativ (comandă, instrucțiune), fie în document de reglementare(document reutilizabil).

2. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor (introduse în vigoare prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65-st).

3. Regulamente privind Comisia unificată de plasare a comenzilor. Aprobat prin ordinul Biroului Roskomnadzor pentru Regiunea Astrakhan din data de 02.01.2010 nr. 29.

4. Reglementări privind comisionul de recepție și înstrăinare a activelor fixe, imobilizărilor necorporale, radierii stocurilor Ministerului Finanțelor Federația Rusă. Aprobat prin ordinul din 15 aprilie 2010 nr.197.

5. Regulamente privind Consiliul științific și tehnic al OAO Gazprom. Aprobat prin ordinul din 6 august 2004 nr. 58, modificat prin ordinul nr. 143 din 26 mai 2009.

6. Regulamentul Consiliului Academic de la Moscova institut de stat Electronică și Matematică (Universitatea Tehnică). Aprobat prin hotărârea Consiliului Academic al MIEM din 15 noiembrie 2005 Nr.3.

7. Decretul Guvernului de la Moscova din 6 mai 2003 nr. 322-PP (modificat la 26 iulie 2011) „Cu privire la comisiile administrative pentru cazurile de infracțiuni administrative în orașul Moscova”.

8. Ordinul Ministerului Educației și Științei al Federației Ruse din 14 octombrie 2009 nr. 406 „În aprobare prevedere standard pe comisia de evaluare a performanțelor organizațiilor științifice care efectuează cercetare, dezvoltare și munca tehnologicaîn scopuri civile și o metodologie standard pentru evaluarea performanței organizațiilor științifice care efectuează activități de cercetare, dezvoltare și tehnologia în scopuri civile.”

9. Prevedere model privind comisionul (autorizat) pt asigurări sociale. Aprobat FSS RF 15.07.1994 Nr 556a.

10. Model de regulament privind comitetul (comisia) pentru protecția muncii. Aprobat prin ordin al Ministerului Sănătăţii şi dezvoltare sociala RF din 29 mai 2006 Nr.413.

11. Legea federală din 02/08/1998 N 14-FZ (modificată la 12/06/2011) „Cu privire la companiile cu răspundere limitată».

12. Legea federală din 26 decembrie 1995 N 208-FZ (modificată la 30 noiembrie 2011) „Cu privire la societățile pe acțiuni Oh".

Pentru organele colegiale de conducere (în termeni Legile federale„Cu privire la societățile pe acțiuni” și „La societățile cu răspundere limitată”) includ: adunarea generală a acționarilor sau participanților, consiliul de administrație (sau Consiliu de Supraveghere), organ executiv colegial (consiliu, direcție).

Apare destul de des în mass-media, în literatura de afaceri și în documentație. Să încercăm să înțelegem în detaliu ce înseamnă în general, precum și în specializări înguste.

Valoare generală

În cele mai multe în sens larg Un organ de conducere colegial este o organizație a puterii executive în care se rezolvă principalele probleme și probleme discuție comună, discuție, ținând cont de opiniile fiecărui membru al consiliului de administrație. Soluția corectă a problemei este cea pentru care majoritatea este în favoarea. Apoi această decizie intocmit sub forma unui act juridic si confirmat prin semnatura presedintelui consiliului. Un exemplu de astfel de organism este Guvernul Federației Ruse.

Tipuri de organe colegiale

În general, acestea sunt împărțite în individuale și colegiale, în funcție de număr persoane responsabile. Colegialitatea, la rândul ei, este împărțită în verticală și orizontală.

Colegialitatea verticală este un tip în care subordonați oficiali participa la dezbaterea problemelor și problemelor de competența înalților funcționari.

Colegialitatea orizontală este un tip în care discuțiile de grup asupra problemelor au loc numai în rândul persoanelor care au competența de a le rezolva.

Organul suprem de conducere colegial

Este un organism guvernamental care are cea mai generală competență și cele mai largi puteri și este dominant asupra altor organisme guvernamentale. În modern sistemul rusesc autoritățile pot fi numite Guvern. Și, să zicem, în Banca Rusiei, cel mai înalt organ de conducere colegial este Consiliul de Administrație.

Dar o astfel de unitate principală de management poate avea în continuare, de exemplu, comerciale și organizatii nonprofit. Acolo, scopul principal pe care îl poate avea un organ de conducere colegial este responsabilitatea aderare stricta scopurile pentru care a fost creată organizația. Competența sa se extinde la modificarea statutului, determinarea liniilor prioritare de activitate, participarea la formarea soluționării problemelor legate de înstrăinarea proprietății, aprobarea plan financiar, deschiderea de filiale și reprezentanțe, reorganizarea și lichidarea organizației.

Administrație publică

Direcțiile colegiale sunt o parte independentă a aparatului de stat, având o anumită zonă de influență, înzestrată cu o formă publică de putere. În primul rând asta organizare politică deţinând în mod necesar puteri guvernamentale. Are dreptul de a emite acte juridice care sunt obligatorii pentru cei cărora le sunt adresate aceste acte. Dar, în același timp, corpul aparatului de stat nu este înzestrat cu dreptul de a depăși limitele competenței sale clar limitate. De asemenea, este important ca acest organ colegial trebuie și este obligat să ceară executarea deciziilor sale și să supravegheze implementarea acestora. În caz de nerespectare, acesta are dreptul de a utiliza măsuri coercitive împotriva contravenienților.

Astfel, principalele caracteristici ale unui organism guvernamental sunt următoarele:

• este neapărat parte a aparatului de stat;
• îndeplinește în numele statului funcțiile, scopurile și obiectivele acestuia;
• are puteri puterea statului;
• este neapărat o unitate definită a societății umane;
• se formează în modul strict prescris de lege;
• are o structură și un grad de competență strict delimitate;
• poartă responsabilitatea pentru activitățile sale față de stat;
• este o autoritate executivă și administrativă;
• realizează o formă specifică activități guvernamentale- management.

Managementul unei organizații educaționale

Pe baza celei de-a treia părți a articolului 26 din Legea federală nr. 273, o instituție de învățământ trebuie să aibă un singur manager - un rector, director sau șef. Iar partea a patra a acestei legi prevede organe de conducere colegiale organizare educaţională, împărțite în obligatorii și opționale.

Un organ de conducere colegial obligatoriu este:

• Întâlnirea angajaților acestui instituție educațională- puterile sale includ probleme de muncă, profesionale, socio-economice referitoare la relațiile angajat-manager.
• - un organism de autoguvernare a școlii care rezolvă problemele privind calitatea și nivelul cunoștințelor elevilor sau studenților, îmbunătățirea nivelului de calificare a cadrelor didactice sau profesorilor.

Un organ facultativ de conducere colegial este:

• Consiliul de administrație este un organism care exercită controlul asupra cheltuielilor de sprijin material oferit unei instituții de învățământ.
• Consiliul de conducere este un organism care include părinții elevilor, ale căror decizii sunt obligatorii pentru administrarea organizației.
• Consiliul de Supraveghere este un organ de control și supraveghere pentru conducerea unei organizații educaționale.
• Alte organe.

Orele de ședințe de birou epuizante din punct de vedere mental nu sunt un mit, nu un lucru grotesc și nu sunt chestii de glume. Realitățile vieții de azi sunt de așa natură încât până la 50% din timpul de lucru este cheltuit pe discuții goale care nu aduce niciun rezultat. Accelerarea vieții dictează noi reguli ale culturii biroului; organizarea de întâlniri rapide și eficiente face parte din etica corporativă.

Ce este o întâlnire de personal?

O întâlnire de cinci minute, o întâlnire de planificare sau o întâlnire poate fi clasificată ca o întâlnire oficială? Care sunt scopurile acestui format de muncă colegială? Care sunt tehnicile general acceptate pentru desfășurarea acesteia și cum să obțineți cele mai înalte rezultate după încheierea întâlnirii?

O întâlnire de afaceri este un format de lucru într-o companie, cu scopul de a planifica și monitoriza periodic executarea activităților planificate ale tuturor serviciilor organizației. Acesta este un instrument eficient pentru managementul personalului și pentru primirea rapidă a feedback-ului de la angajați. Adevărat, acest instrument funcționează cu succes numai în în mâini capabile lider competent.

Înainte de a introduce o formă similară de comunicare cu angajații în modul de lucru, se emite de obicei un ordin corespunzător, pe care fiecare participant la întâlnire îl primește împotriva semnării pentru revizuire și implementare. În corpul ordinului se indică scopurile, obiectivele, orele și datele întâlnirilor oficiale, precum și lista participanților, regulamentul și structura agendei.

Scopul general al desfășurării ședințelor de birou este de a implica angajații, serviciile și departamentele, atât manageri, cât și personal de linie, în procesul de management și luare a deciziilor.

Întâlnirile de birou includ întâlniri de planificare, briefinguri și întâlniri de cinci minute, la care se convine asupra vectorului de dezvoltare a companiei în ansamblu, se dezvoltă tacticile și strategia întreprinderii și se stabilesc sarcini specifice. La întâlnirile de planificare, problemele curente sunt rezolvate, mementourile sunt rezolvate și cursul general este reconciliat. Întâlnire operațională - o întâlnire rapidă pentru a rezolva o problemă sau situație conflictuală o echipă. obiectivul principalîntâlnire de afaceri - stabilirea și rezolvarea de noi probleme.

Dacă o companie începe să devină confuză cu privire la aceste concepte, eficiența orelor de lucru va scădea constant.

Principalele greșeli la desfășurarea ședințelor de birou

O întâlnire ineficientă dezvăluie imaturitatea managerului și/sau organizatorului acestui format de comunicare cu angajații. În orice afacere, aveți nevoie de experiență și abilități care să transmită angajaților linia generală a companiei și să obțină cel mai mare profit de la aceștia.

Semnalul principal al unei întâlniri inepte este nemulțumirea reciprocă față de rezultate: managerul așteaptă răspunsuri de la subalternii săi, care, la rândul lor, doresc să obțină cele mai favorabile condiții pentru ei înșiși. Cu toate acestea, la întâlnire nimeni nu este de acord cu nimeni.

În același timp, se dezvoltă boala de birou - o imagine ipocrită a participării interesate la întâlniri de afaceri, care, de fapt, sunt discuții goale, o discuție despre bârfe de birou. Pentru angajații angajați, astfel de evenimente sunt de natură distractivă; ele oferă o altă oportunitate de a nu munci, de a nu îndeplini sarcinile de zi cu zi.

Destul de des, după o astfel de discuție reglementată, managerul începe să ceară rezultate de la angajați, apare un conflict de interese, urmat de concediere. angajati, uneori departamente întregi.

Una dintre cele mai greșeli comuneîn timpul întâlnirilor de birou - o prezentare nestructurată a deciziei managerului, atunci când în loc de brainstorming, managerul de vârf pune cerințe excesive, iar echipa, neputând să le îndeplinească, la rândul său, prezintă motive pentru care propunerea nu poate fi îndeplinită.

Acest lucru se întâmplă pentru că adesea managerul însuși nu știe ce vrea și nu caută modalități de a obține rezultatele dorite.

Secretele întâlnirilor eficiente

Pentru ca întâlnirea să aibă loc cu cea mai mare eficientași a adus rezultate semnificative, inițiatorul acestei forme colegiale de muncă trebuie să cunoască câteva secrete.

Stabilirea scopului întâlnirii. Orice afacere începe cu setarea corectă a obiectivelor. Înainte de a aduna angajații pentru o întâlnire de afaceri, organizatorul trebuie să răspundă la o serie de întrebări:

fezabilitatea desfășurării ședinței;

Reglementări corecte și subiect precis;

Marcatori după care se poate judeca eficacitatea evenimentului.

Un lider este un strateg care este capabil să stabilească o sarcină clară și specifică. Subordonații sunt specialiști care știu ce instrumente trebuie folosite pentru a implementa sarcinile atribuite.

Numirea responsabililor cu desfășurarea ședinței. Orice întâlnire de afaceri are loc conform legilor standard ale genului - în primul rând, se efectuează o pregătire atentă, numirea persoanelor responsabile cu invitarea angajaților, cu colectarea așteptărilor și propunerilor, conducerea fiecărui punct de pe ordinea de zi, interpreți și secretari, înregistrarea etapelor de întâlnire, completând procese-verbale și rapoarte.

Selecția optimă a participanților. Succesul întâlnirii depinde în mare măsură de cei care vor lua parte la întâlnire. Este inacceptabil să implici angajați incompetenți în astfel de evenimente care pot devia evenimentul într-o altă direcție. Selecția specialiștilor pregătiți să discute problemele ridicate la o întâlnire de birou trebuie să fie încredințată unui organizator-strategi competent.

Stabilirea reglementărilor. O întâlnire de afaceri, în funcție de problemele care se rezolvă și de dimensiunea companiei, se încadrează de obicei în durata standard - de la treizeci de minute la două ore. Întâlnirea de planificare ar trebui să se încheie în cinci până la zece minute, iar întâlnirea operativă ar trebui să se încheie în patruzeci de minute până la o oră.

Pregătirea unui plan de întâlnire. Înainte de deschiderea întâlnirii de afaceri, fiecare participant primește plan detaliat agende, materiale de raportare, conform cărora își poate pregăti întrebările și/sau rapoartele.

Exemplu de structură a agendei. Acest document poate include puncte cheie legate de operațiuni, tactice și/sau management strategic in companie. Structura agendei include de obicei o listă specifică de sarcini dictate de planurile întreprinderii și modalități de rezolvare a acestora. În plus, pot exista sarcini suplimentare pe ordinea de zi pe care este recomandabil să le finalizați în viitorul apropiat.

Ținând o întâlnire. Pentru ca o întâlnire de afaceri să se desfășoare cât mai eficient și să nu se transforme într-un haos prelungit, trebuie să înceapă exact la timp, să treacă de la întrebare la întrebare rapid, fără ezitare. Este necesar să rezumați un rezumat intermediar după fiecare problemă discutată, indicând ora și data exactă, precum și angajații responsabili de execuție. În același timp, este necesar să se reducă la minimum discuțiile, permițând doar clarificări la elaborarea soluțiilor.

Măsurători de eficiență. Fiecare întâlnire desfășurată trebuie analizată pentru conformitatea cu scopurile și obiectivele. Eficacitatea unei întâlniri este măsurată prin proporționalitate rezultatul dorit raportat la costurile necesare pentru realizarea acestuia.

Control și analiză. După ce s-a atins eficiența unei întâlniri de afaceri, este necesar să se monitorizeze rezultatul și să se efectueze o analiză amănunțită. Capacitatea de a măsura, analiza și controla toate datele este calitatea unui lider înțelept, capabil să facă din companie un lider de piață.

Note pentru un lider inteligent

O întâlnire de afaceri se ține cel mai bine la începutul zilei, când angajații sunt capabili să genereze opțiuni de decizie inteligente.

Codul de etică corporativă ar trebui să specifice algoritmul, programul întâlnirilor și frecvența acestuia, reglementările, scopurile și obiectivele. Cel mai bine este să organizați o astfel de întâlnire luni, când trebuie să setați mini-sarcini pentru săptămână și să rezumați rezultatele perioadei de raportare trecută.

Fiecare angajat ar trebui să cunoască ora, locul și data întâlnirilor regulate de afaceri și să fie pregătit pentru acestea. Acest punct se reflectă cel mai bine în responsabilitatile locului de munca fiecare angajat, indicând gradul de responsabilitate și participare a acestuia. Aceasta este etica relațiilor oficiale, a căror încălcare implică boli grave ale echipei.

În timpul întâlnirilor, apare destul de des rezistență din partea angajaților, care trebuie diagnosticată în timp util și îndepărtată cu pricepere, fără a duce la sabotaj și conflicte de interese interne. Dacă în companii cu stil autoritar management, o astfel de rezistență nu apare la întâlniri din cauza fricii sau a incertitudinii; ea trebuie provocată artificial. În caz contrar, în procesul de îndeplinire și rezolvare a sarcinilor atribuite, pot apărea probleme serioase din cauza neloialității angajaților față de companie.

Pentru a preveni astfel de practici, este necesar să se minimizeze problemele în etapa de alegere a unui scop și de atribuire a sarcinilor subordonaților. Pentru a face acest lucru, este necesar să se distribuie „cercei tuturor surorilor”, adică să ocupe personalul chestiuni importante: să încredințeze cuiva etapele dificile de dezvoltare și implementare a proiectului, să delege altora controlul asupra execuției, să-i motiveze pe alții pentru „fapte” prin creșterea autorității lor în echipă, numirea unui manager de linie ca atribuții temporare sau demotivarea angajaților deosebit de zeloși.

Responsabilitatea angajaților pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite trebuie să fie distribuită astfel încât să poată fi controlate confortabil. La fiecare întâlnire este necesar să se sintetizeze și să recunoască angajații deosebit de distinși și să-i pedepsească pe cei vinovați și să saboteze munca în fața întregii echipe. Nu trebuie permise discuții sau decizii pe spatele angajaților, deoarece există imediat pericolul izbucnirii unor conflicte în interiorul companiei.

Este util pentru fiecare manager să cunoască diferențele dintre întâlnirile de birou, întâlnirile de planificare și briefing-urile din brainstorming, schimb de opinii și discuții. Ambele formate de management presupun primirea de feedback, dar în moduri diferite. Întâlnirile de afaceri sunt o tehnologie de gestionare a oamenilor și de stabilire tactică și obiective strategice, iar formatul discuției este comunicarea informală, un marker că liderul este lipsit de experiență și nu știe să gestioneze cursul întâlnirii sau să o îndrepte în direcția corectă.

În plus, o întâlnire de afaceri este împărțită în:

Instructiv, atunci când managerul dă instrucțiuni precise și primește părere de la subordonați;

Operațional, în cadrul căruia se rezolvă sarcinile curente;

Este problematic atunci când o problemă a echipei este rezolvată și este elaborat un plan pas cu pas pentru a ieși din situația de criză actuală.

Mulți companiile moderne Ei sunt vinovați de formatele de afaceri confuze, trăgând echipa în abisul confuziei, conflictelor și discuțiilor despre probleme complet nefuncționale. Structurarea formatului face parte din cultură, care este supusă unor standarde corporative stricte.

Evaluarea eficacității întâlnirilor de afaceri

Cum să înțelegeți că o întâlnire de afaceri a fost desfășurată în mod competent și extrem de eficient? Trebuie să se răspundă la următoarele întrebări:

Au fost atinse obiectivele stabilite pentru eveniment?

A fost acoperită întreaga agendă? Au fost discutate toate problemele?

Ai respectat regulamentele alocate?

Sunt toate deciziile comunicate implementatorilor?

Artiștii interpreți și-au înțeles corect sarcinile și termenele limită?

Când răspundeți la aceste întrebări, va apărea o componentă cantitativă - câți oameni sunt implicați în rezolvarea problemei, de câte ore de lucru au nevoie pentru a îndeplini sarcinile, de câți bani sunt necesari pentru aceasta și așa mai departe. Un marker cantitativ este un instrument bun pentru analiza performanței în timp și compararea cu perioadele trecute.

De regulă, întâlnirile desfășurate în mod eficient, când toate obiectivele sunt atinse la momentul potrivit, produc rezultate tangibile.

Dirijarea unei întâlniri extrem de eficiente este o adevărată artă, în care conducătorul este dirijorul, secretarul este prima vioară, iar întreaga echipă este întreaga orchestra. Pregătirea atentă și desfășurarea competentă a unei întâlniri de afaceri determină ce scor va interpreta acest organism viu - muzică clasică care poate evoca emoții entuziaste și poate inspira victorii viitoare sau o cacofonie de sunete care ucide totul în jur.

Vă doresc mișcări inteligente de conducere, domnilor!

Zhanna Pyatirikova în special pentru portalul de afaceri BZZN.ru

Să luăm în considerare componența și execuția documentelor organelor colegiale, unele aspecte obligatorii și noi ale conținutului acestora folosind exemplul unui organ executiv colegial de nivel „operațional” (să-i numim Consiliul de Administrație). Acestea. vom arăta practica generală de afaceri, fără a ține cont de specificul organelor colegiale individuale, care se înființează la nivel legislativ (am dedicat mai multe articole distincte acestor probleme în ultimele luni).

Componența documentelor

Activitățile tuturor organelor guvernamentale și de conducere care funcționează pe baza principiului colegialității sunt supuse documentării obligatorii.

Principiul colegialității este respectat în activități:

• organisme guvernamentale (ședințele camerelor Consiliului Federației, adunarea legislativă a unei entități constitutive a Federației Ruse),
• autorități executive (colegiul autorității executive federale, administrarea unei entități constitutive a Federației Ruse),
• organe administrația locală(ședința deputaților circumscripției municipale, consiliul deputaților),
• organele de conducere ale întreprinderilor și organizațiilor (adunările generale ale fondatorilor, acționarilor, adunările consiliilor de administrație, consiliilor de administrație, comitetelor, comisiilor permanente etc.).

Activitate organe colegiale documentat în obligatoriu. Dar este și supusă conferințe, întâlniri, conferințe unice sau convocate periodicși chiar întâlniri operaționale ținute de șeful organizației, adjuncții săi și manageri diviziuni structurale asupra problemelor activităţilor curente.

Domeniul de responsabilitate a secretarului organului colegial din oficiu, a secretarului corporativ și a avocaților care organizează proceduri de guvernanță corporativă, precum și a serviciului de management al biroului și a responsabililor cu munca de birou din compartimente sunt conform procedurii de întocmire a unui ședința organului colegial, inclusiv publicarea și difuzarea de informații și invitații către participanții la ședință, documentarea corectă a deciziilor adoptate și asigurarea completității bazei de evidență a legalității și executării acestora pe toată durata mandatului organului colegial.

În procesul de activitate a unui organ colegial, a un set de documente interconectate, care se numește de obicei complex de documente funcționale. Complexul cuprinde documente care aparțin diferitelor subsisteme și sisteme de documentare, dar sunt unite de situația de conducere și de atribuțiile organismului în care sunt create.

tabelul 1

Compoziția aproximativă a documentelor unui complex de documente funcționale care susțin activitățile unui organ executiv colegial (Consiliu)

Restrângeți afișarea

Bazat acest exemplu Puteți verifica componența documentelor unui organ colegial din organizația dvs., să o clarificați și, de asemenea, să atribuiți sau să delegați responsabilitatea pentru formarea corectă a dosarelor și asigurarea siguranței documentelor cel puțin secretarului Consiliului de Administrație, secretarului corporativ sau biroului. serviciului de management, își organizează interacțiunea în procesul de asigurare a activităților organelor colegiale, astfel încât la schimbarea Președintelui Consiliului sau a Secretarului Corporativ, să fie convenabil transferul responsabilității pentru documente conform actului de acceptare și transfer de afaceri de către poziţie.

Apartenența documentelor la un complex de documente funcțional determină unitatea de proiectare a detaliilor acestora și uniformitatea unor formule de vorbire în texte (de exemplu, formularea întrebărilor trebuie să fie uniformă în planul trimestrial de ședințe, ordinea de zi, procesele-verbale, extrase). de la ei, instrucțiuni).

La întocmirea primelor foi de documente incluse în complexul de documente funcționale privind activitățile unui anumit organ colegial, este necesară utilizarea unui formular comun. Dar experiența „bunelor practici” a formulat o recomandare universală - să întocmească toate documentele pur și simplu pe foi de hârtie A4 cu detaliile antetului situat pe modelul unui formular general care este aprobat de organizație (sau chiar Pagina titlu, care poate fi întocmit pentru regulamentele și regulamentele organului colegial).

Iar pentru întocmirea unor documente (aviz cu data și ora ședinței, scrisori de invitație la ședință, lista participanților la ședință, buletine de vot etc.) pot fi elaborate. forme standard unificate, convenabil pentru pregătirea electronică a proiectelor de documente. Ele sunt de obicei afirmate:

• ca parte a regulamentelor, regulamentelor organului colegial sau
• organ de conducere superior pe măsură ce acestea sunt dezvoltate.

Unele companii publice încearcă să pună aceste forme de documente pe cărțile lor identitate corporativă(carte de marcă) și comandați dezvoltarea lor „în afara” de la designeri. Nu ar trebui să lăsați complet această sarcină în seama lor. La urma urmei, documentele oficiale de management și forma lor nu sunt responsabilitatea serviciilor de marketing și PR. Riscurile reputaționale la întocmirea documentelor sunt controlate de serviciul de management al biroului, secretarul corporativ și serviciul juridic.

Documentele enumerate în tabelul 1 în întregime reprezintă baza de probă pentru deciziile luate de un organ colegial. Acesta poate fi completat de documente cu ajutorul cărora se efectuează controlul asupra implementării deciziilor luate, acestea sunt:

• legitimaţii de înregistrare şi control şi
• rapoarte privind starea disciplinei de performanță (din punct de vedere al problemelor, departamentelor, interpreților, termenelor).

Dacă organizația este mică, nu este o sursă de achiziție de arhive, în timp ce conducerea este conștientă de faptul că „informațiile și documentele sunt un activ care are valoare” și este responsabil în mod independent de asigurarea siguranței acestora, atunci toate documentele a acestui complex poate fi constituit într-un singur dosar pe durata mandatului unui anumit organ colegial cu titlul generalizat „Documente privind activitățile Consiliului”, care este împărțit în mai multe volume. În acest caz, perioadele de stocare sunt determinate de perioada „cea mai veche” dintre toate documentele din volum:

masa 2

Restrângeți afișarea

Această procedură de formare a cazurilor este oarecum incompatibilă cu regulile acceptate de muncă de birou și de arhivă. Dar permite în procedurile de fuziuni și achiziții, în timpul auditurilor interne și auditurilor externe, în procesul de evaluare a activităților desfășurate în cadrul procedurii de eliberare hârtii valoroase, să prezinte de îndată totalitatea documentelor care alcătuiesc baza de probă a deciziilor luate. În același timp, desigur, formarea documentelor unui organ colegial în dosare și condițiile de păstrare a acestora trebuie stabilite în primul rând prin nomenclatorul dosarelor, pentru a cărui desfășurare secretarul corporativ sau secretarul colegiului. organismul este responsabil pentru poziţia sa.

Dacă organizaţia este sursa achiziţiei arhivei, atunci schema de sistematizare a cazurilor în nomenclatorul cazurilor și ordinea formării acestora rămân obișnuite - în conformitate cu perioadele de păstrare în cazuri individuale se vor colecta următoarele:

• documente organizatorice;
• planuri de lucru;
• protocoale;
• documente pentru ședințe, inclusiv proiecte de hotărâri;
• documente privind pregătirea ședințelor.

Pregătirea și desfășurarea ședințelor sunt asigurate și de documente în baza cărora se efectuează măsuri pregătitoare administrative și tehnice (a se vedea Tabelul 3 pentru documentele care devin baza pentru înregistrarea cheltuielilor în contabilitate). În plus, activitățile organelor colegiale sunt reflectate în documente privind aspectele bugetare ale sistemului de documentație financiară (reflectate și în Tabelul 3).

Tabelul 3

Documente care reflectă și activitățile organului colegial, dar sunt incluse în alte complexe de documente funcționale (pentru funcții administrative și economice/administrative și organizatorice și pentru funcția de bugetare)

Restrângeți afișarea

„Bunele practici” arată că competențele și atribuțiile organelor colegiale trebuie precizate în prevederi și reglementări care sunt elaborate pe baza cartei și ținând cont de cerințele actelor juridice de reglementare în vigoare. Disponibilitatea acestor documente este considerată ca fiind unul dintre indicatorii calității managementului organizației. Cerințele de bază pentru pregătirea acestora le-am subliniat în avizul la articolul privind reglementarea activităților organelor colegiale.

Să luăm în considerare documentele de referință, informații și administrative.

Iată exemple de documente pe care va trebui să le trimiteți participanților atunci când pregătiți o reuniune a unui organism colegial.

Ordinea de zi aprobată definitiv pentru următoarea ședință trebuie transmisă membrilor organului colegial în forma aprobată de organizație, adăugându-se cel puțin informații despre persoanele invitate la ședință, locul și ora acesteia (Exemplu 1). Împreună cu ordinea de zi, un pachet finalizat de materiale este de obicei trimis pentru examinare la întâlnire.

Exemplul 1

Restrângeți afișarea

Persoanele invitate la întâlnire din rândul angajaților organizației dumneavoastră care nu sunt membri ai organului colegial pot primi aceeași ordine de zi finală (Exemplul 1) sau informații într-o formă simplificată, de exemplu către e-mail. Dar se obișnuiește să se trimită o scrisoare oficială de invitație persoanelor invitate din afară (Exemplul 2).

Exemplul 2

Invitație la o întâlnire pentru părți „din afara” sub formă de scrisoare

Restrângeți afișarea

Documente directive bazate pe rezultatele întâlnirii

Protocol

Să luăm în considerare în detaliu pregătirea și executarea protocolului - un document care consemnează desfășurarea ședinței și deciziile luate de organul colegial. Forma sa standard include următoarele: rechizite:

• numele complet al organizației, indicând forma sa juridică;
• denumirea tipului de document (PROTOCOL);
• data (o anumită dată sau perioadă dacă întâlnirea a durat 2 sau 3 zile, de exemplu, 04/01-03/2015, sau 04/01/2015 - 04/03/2015 sau 01-03 aprilie 2015);
• index (în perioada mandatului organului colegial sau în anul calendaristic pentru întâlnirile operaționale cu șeful);
• locul de compilare;
• tipul întâlnirii (în locul în care titlul textului este scris în alte documente administrative);
• părțile formalizate ale textului nu s-au conturat încă ca detalii independente și sunt considerate elemente separate ale textului:
  • componența celor prezenți (președinte; secretar; lista membrilor prezenți ai organului colegial; persoane invitate, dacă există). Vă rugăm să rețineți că inițialele sunt plasate după nume de familie. Nu sunt indicate funcţiile membrilor organului colegial, deoarece aceasta este o compunere permanentă, în care „toată lumea se cunoaște”, dar pentru persoanele invitate, funcțiile sunt de obicei indicate înaintea numelui complet. (și dacă o persoană este invitată de la o organizație terță, atunci numele complet este inclus în titlul poziției sale);
  • ordinea de zi, care este o listă de probleme sub formă de titluri pentru textul următor. Pentru fiecare întrebare, se obișnuiește să se indice și vorbitorul;
  • nota facultativa privind modalitatea de documentare a sedintei organului colegial. De exemplu:
    • „Întâlnirea a fost înregistrată pe scurt de la 15:00 la 17:15, ora Moscovei”;
    • „Întâlnirea a avut loc sub forma unei videoconferințe între orele 20:00 și 21:05, ora Moscovei. Administrator de sistem Petrov P.R.”;
    • „Întâlnirea a fost înregistrată pe un magnetofon. Responsabil - Secretar al Kosovo I.I.”;
  • textul protocolului se intocmeste dupa formula ASCULTAT - VORBIT - DECIS (HOTARAT) pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Adevărat, în versiunea scurtă a protocolului primele 2 elemente ale acestei triade sunt absente, adică. Doar decizia luată este documentată;
• semnături.

Vă rugăm să rețineți: nu se obișnuiește să se marcheze prezența atașamentelor după text și înaintea semnăturilor în protocol. Este suficient să scrieți „(anexat)”, „(Anexa nr. 1)” sau „Textul raportului atașat” lângă documentul care este anexă și menționat în text.

Detaliile suplimentare (opționale) ale protocolului pot fi:

• locul întâlnirii (adresa sediului, birou);
• ora de începere și timpul total al întâlnirii;
• numele și parafa persoanei care prezidează ședința sau persoanei care deschide ședința;
• data semnarii protocolului;
• metoda de vot pentru fiecare problema (deschisa, secreta, absenta; indicata in text).

Înregistrarea detaliilor și caracterul complet al prezentării textului depind de ce tip de protocol este prevăzut de reglementările unui anumit organism colegial. În funcție de gradul de completitudine al înregistrării, protocoalele sunt împărțite în:

• scurtȘi
• deplin, care la rândul său poate fi:
  • text detaliat(metoda text de documentare),
  • stenografie(metoda text folosind special simboluri),
  • fonografice(înregistrare sunet),
  • protocoale video(ca urmare a unei videoconferințe).

Procesul-verbal complet trebuie să conțină o înregistrare a întregii ședințe, inclusiv remarci, întrebări, comentarii, discursuri și informații în timpul discuției fiecărei probleme, notițe că a fost zgomot în sală, aplauze etc. (dar, bineînțeles, în funcție de metoda de documentare). Procesele-verbale complete documentează de obicei adunările generale ale acționarilor și adunările consiliului de administrație.

Scurtul protocol consemnează în mod consecvent doar numele președintelui, secretarului, componența celor prezenți, o listă a problemelor luate în considerare și a deciziilor luate. Acestea. Protocolul de după ordinea de zi conține un scurt rezumat secvenţial al problemelor luate în considerare conform schemei: NUMĂR DE PROBLEMA - DECIZIE ADOPTĂ (această opțiune este prezentată în Exemplul 15 la punctul 2 al ordinii de zi din articolul „”).

Exemple de întocmire a protocoalelor complete și scurte care pot fi utilizate în organele de stat și administrațiile locale sunt date în Anexa nr. 16 la Recomandările metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale (aprobate prin Ordinul Agenției Federale pentru Arhivele din 23 decembrie 2009 Nr. 76). Pe baza acestora, absolut toate organizațiile, inclusiv cele comerciale, pot dezvolta și aproba în mod independent ca parte a reglementărilor relevante. formă de protocol, care va documenta procesul decizional al organului colegial, ținând cont de nivelul de conducere și statutul organului colegial. Este convenabil să se stabilească imediat în regulament că protocoalele:

• Reuniunile Consiliului trebuie să fie detaliate în text (ca în Exemplul 10) și să aprobe imediat forma procesului-verbal,
• și ședințe operaționale ținute săptămânal de șeful unității:
  • documentate prin scurte protocoale sau
  • se desfășoară sub forma unei videoconferințe cu executarea ulterioară a unui scurt protocol text sau chiar fără acesta, dar apoi cu pregătirea obligatorie a instrucțiunilor sub forma unui document administrativ de natură operațională (ca în Exemplul 13).

Hai sa comentam cale de la ciornă la original. Procesul-verbal se ține în timpul ședinței de către o persoană special selectată sau desemnată sau de către secretarul unui organ colegial permanent din oficiu. Iar procesele-verbale ale ședințelor operaționale, care sunt conduse de manageri, sunt păstrate și întocmite de secretari sau asistenții acestora.

La întocmirea procesului-verbal, secretarul de ședință (din oficiu sau ales) folosește documente pregătite în prealabil pentru ședință: ordinea de zi, listele invitaților, listele membrilor organului colegial, textele rapoartelor, discursurile, prezentările electronice, certificatele de informare, proiecte de hotărâri etc.

De reținut că procesele-verbale întocmite direct la ședință sunt proiect. Acesta trebuie clarificat, verificat cu o transcriere, înregistrare video sau fonogramă, editat și executat în termen de 1-5 zile de la întâlnire. Prin urmare, este important să se stabilească în regulamentele organului colegial un termen specific pentru prelucrarea protocolului original ca document oficial. După vot, decizia luată nu necesită nicio aprobare. Dimpotrivă, președintele și secretarul de ședință poartă răspunderea legală pentru exactitatea reflectării în procesul-verbal a redactării hotărârii care a fost supusă votului și a primit puterea unei hotărâri colective oficiale.

De asemenea, menționăm că mențiunea „Diverse” de pe ordinea de zi, care este întocmită înainte de ședință ca document de informare independent și trimis în prealabil participanților la reuniune și membrilor organului colegial, este complet acceptabilă. Dar este nepotrivit în protocolul completat, pentru că documentul se întocmește după ședință, când este deja posibilă formularea cu acuratețe a tuturor chestiunilor efectiv avute în vedere și consemnarea procedurii de luare a deciziilor asupra acestora.

Principala dificultate este compilarea și execuția textului întregului protocol. Secretarul ședinței ar trebui să lucreze aproape ca un interpret simultan, pentru că El „traduce” rapoarte, întrebări, discursuri din formă orală (adesea spontană, emoțională și nu întotdeauna pregătită) în formă scrisă, de exemplu. ordonat, construit pe modele de vorbire în conformitate cu cerințele stilul de afaceri limba literară rusă.

Partea principală a textului protocolului este construit în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi conform formularului ASCULTAT - VORBIT - HOTĂRÂT sau HOTĂRÂT, adică. de fapt pe secțiuni. Să ne uităm la fiecare dintre ele.

Cuvântul „ASCULTAT” este numerotat în conformitate cu numărul punctului de pe ordinea de zi, tras de la marginea marginii din stânga cu majuscule, urmat de două puncte. În continuare, de pe linia roșie se trec la genitiv numele de familie și inițialele vorbitorului fără titlul postului (AI ASCULTAT pe cineva?), se pune o liniuță iar după aceasta conținutul raportului este de obicei pe scurt. scris. Deoarece raportul și prezentarea acestuia se depun în prealabil, sunt semnate și datate și se formalizează ca anexă oficială la protocol.

Prezentarea este de obicei la persoana a treia singular la timpul trecut (vezi Exemplul 3). Dacă textul raportului principal a fost pregătit în prealabil, atunci când se elaborează protocolul este convenabil să se folosească o altă tehnică - formulați pe scurt subiectul raportului în conformitate cu ordinea de zi și după punct marcați „Textul de se anexează raportul” (Exemplu 4).

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Kuznetsova A.I. - a raportat asupra principalelor prevederi ale Politicii securitatea informatiei pentru 2015-2016 Acesta a menționat că a fost complet revizuit și respectă cerințele actelor normative de reglementare care au intrat în vigoare la 1 ianuarie 2015. Propunerea de aprobare a Politicii de securitate a informațiilor pentru anii 2015-2016.

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

1. ASCULTAT:

Kuznetsova A.I. - despre principalele prevederi ale Politicii de securitate a informațiilor pentru anii 2015-2016. Textul raportului este atașat.

Întrebare: Toate grupurile de evenimente sunt luate în considerare în Politica de securitate a informațiilor pentru perioada următoare?

Da, toate grupurile de activități în conformitate cu grupurile stabilite și tipurile de riscuri pentru securitatea informațiilor.

Întrebările adresate vorbitorului și întrebările ulterioare pentru fiecare dintre vorbitori, precum și răspunsurile la acestea, sunt înregistrate în ordinea în care au fost primite și întocmite pe un rând nou. Numele de familie al persoanei care pune întrebarea poate să nu fie indicat (vezi Exemplul 4).

Toate discursurile despre problema în discuție sunt scrise după cuvântul „SPEAKED” de la marginea marginii din stânga cu majuscule, iar după acesta sunt de asemenea plasate două puncte. Numele și inițialele fiecărui vorbitor sunt scrise pe o linie roșie și sunt indicate la caz nominativ (cine a vorbit?). După liniuță, un conținut scurt sau detaliat al discursului este scris sub forma unui discurs indirect.

Deciziile luate colectiv cu privire la fiecare dintre problemele discutate sunt înscrise după cuvântul „HOTARAT” sau „HOTARAT”. În practica de afaceri, fiecare dintre aceste cuvinte are propria sferă de utilizare. Astfel, în procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, fondatorilor, ședințelor consiliilor de administrație, ședințelor colective de muncă, întâlniri ale angajaților (în cadrul autoguvernării stabilite și permise de cod comportamentul corporativ), grupuri de inițiativă, se consideră corectă folosirea cuvântului „HOTARAT” (activitatea se formalizează organe colegiale superioare, organe de conducere, i.e. "putere"). În procesele-verbale ale ședințelor consiliilor, comitetelor, prezidiilor, grupurilor de lucru, ședințelor operaționale și ale altor organe colegiale nivel „operațional” de management(organele executive) folosirea corectă a verbului „REZOLUT” este considerată corectă.

Cuvântul corespunzător este scris de la marginea marginii din stânga cu majuscule, din nou urmat de două puncte (vezi Exemplul 5). În continuare, de la linia roșie, punct cu punct, se formulează pe scurt și precis acțiuni administrative care trebuie numerotate. Structura numărului este următoarea: mai întâi vine numărul punctului de pe ordinea de zi, apoi o perioadă și apoi numărul deciziei atunci când se analizează această problemă (de exemplu, 1.1 și 1.2, apoi 1.3 etc.). Dacă problema este acceptată singura decizie, numărul său trebuie să aibă în continuare 2 părți separate printr-un punct (de exemplu, 1.1).

• ce să faci - când, de la ce sau pentru cât timp?

• cui - ce să faci - până când? (clauza 2.1 din Exemplul 5) sau
• ce sa fac - pana cand? Responsabil - numele postului, prenumele și inițialele executorului specific (Exemplul 6).

Exemplul 5

Restrângeți afișarea

HOTĂRÂT:

1.1. Aproba și pune în vigoare de la 1 mai 2015 Politica de securitate a informațiilor pentru anii 2015-2016.

2.1. Şeful Departamentului de Securitate I.V. Petrov actualizați Politica de securitate a informațiilor pentru 2015-2016. în atenţia directorilor de sucursale şi birouri regionale. Termen limită - 28.04.2015.

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

2.1. Prezentați Politica de securitate a informațiilor pentru 2015-2016. în atenția șefilor de filiale și reprezentanțe regionale până la data de 28.04.2015. Responsabil - Șef Departament Securitate I.V. Petrov.

Dacă decizia a fost luată prin vot, atunci rezultatele acesteia sunt prezentate sub forma: „Pentru - 10, împotrivă - 0, abținut - 2” sau „În unanimitate”(această versiune scurtă este prezentată în Exemplele 7 și 8, iar o versiune mai detaliată este prezentată în Exemplul 15 al articolului „Reglementarea activității organelor colegiale”). Respectarea acestui formular este obligatorie atunci când se iau decizii privind numirea, alegerea sau aprobarea candidaților sau asupra componenței personale a comisiilor, comitetelor, deciziilor financiare etc. În alte cazuri, este opțional, motiv pentru care este absent în exemplele noastre 5 și 6.

Problemele pentru care rezultatele votului trebuie consemnate în protocol trebuie să fie indicate în local act normativ reglementarea activităţii organului colegial. Dar unele organizații nu stabilesc o astfel de diferențiere, ci înregistrează întotdeauna rezultatele votului.

Deşi dacă deciziile colegiului organ executiv admis în unanimitate, atunci rezultatele votului nu sunt de obicei indicate în paragrafele administrative ale protocolului (vezi Exemplul 10).

Exemplul 7

Restrângeți afișarea

HOTĂRÂT:

Pentru - 6, împotrivă - 0, abținut - 1.

Exemplul 8

Restrângeți afișarea

HOTĂRÂT:

4.1. Includeți șeful departamentului de securitate O.M. Turantsev. membru al Comitetului de tehnologie din 20 aprilie 2015.

În unanimitate.

Semnăturile președintelui și secretarului organului colegial (din oficiu sau aleși să îndeplinească aceste atribuții la o anumită ședință) se consemnează în procesul-verbal editat și verificat. Ele sunt situate la două sau trei linii sub text de la marginea din stânga și sunt separate printr-o linie. În stenogramele semnăturilor, inițialele sunt plasate înaintea numelui de familie. Certificarea protocolului cu un sigiliu nu este de obicei necesară.

Exemplul 9

Restrângeți afișarea

De regula generala protocolul este semnat de către președintele corpului colegial și secretarul acestuia, dar sunt posibile și alte opțiuni, de exemplu, adăugarea semnăturilor tuturor membrilor organului colegial (a se vedea Exemplul 15 al articolului „Reglementarea activității organelor colegiale” ). ­ Acest moment ar trebui determinate și prin documente organizatorice.

Exemplul 10

Protocol detaliat cu aranjare centrată longitudinală a detaliilor antetului

Restrângeți afișarea

Extras din protocol

Copiile unui protocol completat și semnat sau ale unui extras din protocol sunt necesare nu numai pentru transmiterea deciziilor luate în vederea executării, ci și pentru informarea despre acestea tuturor părților interesate care au dreptul la informare (inclusiv guvernanța corporativă sunt numiți părți interesate, pot fi controlori, autorități de reglementare și cetățeni obișnuiți).

Recent, ca formă de prezentare a informațiilor despre hotărâri ale organelor colegiale, se folosește adesea un extras din proces-verbal, pe care secretarul (de ședință sau de organ colegial) are dreptul să-l certifice cu semnătura sa, întocmind corect o notă pe certificarea copiei și certificarea acesteia cu sigiliul organizației. În Exemplul 11, este proiectat în conformitate cu recomandările GOST 6.30-2003. În plus, puteți face o intrare opțională în el despre locul de stocare a protocolului (Exemplul 12) în conformitate cu Decretul Prezidiului Sovietului Suprem al URSS din 08/04/1983 nr. 9779-X - această opțiune este deosebit de relevant pentru transmiterea de copii și extrase la cererea autorităților de reglementare.

Un extras din protocol este copie a unei părți a textului său, în el detaliile antetului și ale părților de design ale documentului rămân practic neschimbate (lipsesc doar liniile personale ale semnatarilor). Pentru o mostră de extras, a se vedea Exemplul 17 al articolului „Reglementarea activității organelor colegiale

Pentru a informa cu privire la deciziile luate, puteți deschide accesul la o imagine electronică a protocolului în EDMS sau puteți distribui copii certificate ale acestuia (cu inscripție certificată conform modelului din Exemplul 11 ​​sau 12), dar numai acelor șefi de departamente și angajații care au drepturi de acces corespunzătoare la documentele oficiale (vezi/citește toate documentele).

Ordin

Una dintre formele de transmitere a hotărârilor unui organ colegial spre executare, care susține și regula delimitării drepturilor de acces la informații și documente, este o instrucțiune a unui organ colegial. Instrucțiunile ca documente și-au găsit aplicarea în principal în activitățile consiliului de administrație și conducere.

În ultimii 10-15 ani, comanda a devenit parte a subsistemului documentației administrative ca noul fel un document emis, de regulă, pe baza unității de comandă. Prin urmare, antetul și părțile formale ale ordinului organului colegial sunt întocmite aproape ca în ordine și instrucțiuni, iar hotărârea adoptată, cuprinzând puncte de garanție specifice, este transferată (copiată) din „HOTARAT” (sau „HOTARAT”). secțiunea protocolului. Ordinul este semnat numai de către președintele corpului colegial.

Pentru a finaliza o comandă, este mai convenabil să plasați detaliile într-un colț, deoarece... executorul responsabil se înregistrează în zona de obicei rezervată pentru „destinatarul” din dreapta.

Exemplul 13

Comanda cu locația unghiulară a detaliilor antetului

Restrângeți afișarea

Acest formular de chestionar pentru prezentarea textului unei comenzi este convenabil pentru punerea acestuia sub control și chiar oferă oportunități de întocmire automată a unui document conform cu aprobarea forma standardîn baza protocolului, cu condiţia ca proiectul acestuia să fie format în în format electronicîn sistemul informaţional.

Termen de valabilitate

Protocoale ale organelor colegiale de conducere ale organizației(adunarea generală, consiliul de administrație, adunarea fondatorilor etc.) și colegial organele executive (consiliu, prezidiu, consiliu etc.), precum și procesele-verbale ale ședințelor comitetelor care au dreptul de a forma aceste organisme (conform cartei), sunt în principal documente cu termen de valabilitate permanent (conform articolului 18 din Lista de management standard documente de arhivă, generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, guvernele și organizațiile locale, indicând perioadele de depozitare, aprobate. prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, denumit în continuare PTUD).

Perioadele de păstrare pentru alte tipuri de procese-verbale, în funcție de nivelul de conducere și de tipul întâlnirii, ar trebui stabilite în cadrul organizației însăși. președinții și secretarii organelor colegiale ca urmare a efectuării unei examinări de valoare cu îndrumarea metodologică a serviciului de gestiune a evidenței și arhivă, precum și să fie fixate de nomenclatorul cauzelor.

Exemplul 14

Restrângeți afișarea

Artă. 18 d) PTUD stabilește o perioadă permanentă de păstrare a proceselor verbale ale ședințelor ținute de șeful organizației. Dacă aceasta este o întâlnire pe probleme semnificative din punct de vedere strategic care intră în autoritatea directorului executiv al organizației, atunci perioada de păstrare este cu adevărat permanentă. Dar dacă managerul ține ședințe operaționale unice sau prezidează ședințe ale consiliului corporativ (statutul unei reuniuni operaționale a șefilor tuturor diviziilor, un fel de „ședință de planificare”, și nu un organ de conducere prevăzut de cartă) , atunci este necesar să se țină cont de nota (2) la articolul 18 d), și apoi Puteți seta perioada de păstrare pentru minutele consiliului corporativ la 5 ani. EPK.

Perioada de păstrare a instrucțiunilor organului colegial și a extraselor din procesele-verbale ale ședințelor, precum și a rapoartelor primite în procesul de monitorizare a implementării acestora, sunt determinate conform art. 6 și 7 PTUD. Ținând cont de note, principala perioadă de stocare a instrucțiunilor și declarațiilor este 5 l. EPK.

Dacă organizația este mare structura comercialași sursa de achiziție a arhivei de stat sau municipale, vă recomandăm ca la realizarea dosarelor cu protocoale și anexe la acestea, precum și la efectuarea unei examinări a valorii documentelor, vă recomandăm să vă ghidați după „Regulile de bază pentru munca arhivelor organizațiilor” (aprobată prin decizia consiliului de conducere al Rosarhiv din 02/06/2002) și PTUD. Societățile pe acțiuni sunt obligate să respecte perioadele de depozitare și cerințele de siguranță, care sunt stabilite prin Rezoluția în vigoare în prezent a Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare (noul organism de reglementare este Banca Rusiei) din 16 iulie 2003 nr. 03- 33/ps „Cu privire la aprobarea reglementărilor privind procedura și termenele de păstrare a documentelor societăților pe acțiuni” . Perioadele de păstrare a documentelor stabilite aici corespund perioadelor de reglementare înregistrate în PTUD.

Să asigure procese de documentare a activităților colegiale într-un mod rațional și bază eficientă Considerăm că este necesar și condiție prealabilă interacţiune fructuoasă între şefii şi secretarii organelor colegiale cu serviciul de evidenţă, care cunoaşte şi înţelege documentele.

Buletine de vot, protocoale intalnire generala acționarilor și comisiei de numărare, precum și procedura de păstrare a acestor și a altor documente adunării, veți găsi în articolul „Documentarea rezultatelor adunării generale anuale a acționarilor”