Tipuri de scrisori: scopul scrierii și trimiterii. Scrisoare Tipuri de scrisori de afaceri în funcție de conținut

Definiția termenului

Una dintre formele de comunicare între oameni care folosesc structuri lingvistice este activitatea de vorbire. Reprezintă niște eforturi umane care au ca scop atingerea unui scop specific. În același timp, activitatea de vorbire are tipuri precum vorbirea, citirea, traducerea, scrierea etc. Toate sunt mijloace de comunicare între oameni.

Scrisul este un sistem de semne auxiliare. Este folosit pentru a înregistra limbajul sunetului. Dar, în același timp, scrisul este un sistem de comunicare independent care are o serie de funcții unice. Pe lângă înregistrarea activității de vorbire, oferă omenirii oportunitatea de a asimila cunoștințele generațiilor anterioare și de a extinde sfera comunicării. Cu alte cuvinte, scrisul leagă oamenii atunci când nu există nicio posibilitate de comunicare directă datorită separării lor în timp sau spațiu.

Acest termen a fost interpretat oarecum diferit de limba literară rusă a secolului al XVIII-lea. În acele vremuri, cuvântul „scrisoare”, pe lângă o trimitere poștală cu text pe hârtie, însemna și un eseu sau o lucrare scrisă de autori. Această interpretare a fost dată acestui termen în legătură cu influența semnificativă a limbii poloneze asupra rusă, care a avut loc în acea perioadă.

Astăzi, scrisoarea și-a păstrat funcția principală - informarea. Cu toate acestea, lista modalităților de a transmite un anumit mesaj s-a extins semnificativ. Astfel, scrisorile de astăzi pot fi primite prin e-mail, precum și folosind o varietate de elemente multimedia (imagini, clipuri audio sau video).

Clasificarea mesajelor

Astăzi există diferite tipuri de litere. În primul rând, acestea sunt împărțite în hârtie, care sunt tradiționale, și electronice.

Primul tip de scrisori este corespondența de diferite naturi, sigilată într-un plic. Astfel de mesaje parcurg un drum lung de la expeditor la destinatar.

Diverse tipuri de e-mailuri transmise prin mijloace moderne de comunicare (prin e-mail, chat, comunicare video etc.) nu sunt, în esență, diferite de cele tradiționale. Ei, ca și predecesorii lor, au adresa expeditorului și destinatarului, textul informațiilor de bază, semnătura, data etc. Cu toate acestea, tipurile electronice de scrisori sunt un mijloc special de comunicare. Cu ajutorul lor, oamenii pot comunica prin dialog, teleconferințe etc. Cu alte cuvinte, e-mailul oferă omenirii oportunități enorme, transmițând orice informație în câteva secunde prin apăsarea unui singur buton de introducere.

Există o altă clasificare, conform căreia principalele tipuri de litere sunt următoarele:

1. Prietenos. Sunt scrise unor oameni pe care îi cunosc, care locuiesc de obicei în altă localitate.
2. Cei dragi. Sunt scrise de romantici care nu s-au stins încă în lumea modernă. Astfel de scrisori, pline de sentimente, ca pe vremuri, continuă să zboare din casă în casă, trecând granițele regiunilor, țărilor și continentelor.
3. Publicitate. Scopul lor principal este legat de vânzări. Astăzi, în Rusia, astfel de scrisori abia încep să devină populare, crescând în volum și dezvoltându-se de la an la an. Aceasta poate include diverse tipuri de oferte comerciale, anunțuri de promoții etc.
4. Afaceri. Acestea sunt scrisori destinate clienților și partenerilor, oficialilor și oficialilor guvernamentali. Trimiterea unei astfel de corespondențe este strict controlată. Scrisoarea trebuie să ajungă la destinatar la timp pentru a-i transmite informații importante.

Există și alte tipuri de mesaje. Deci, există scrisori care sunt atașate CV-ului, trimise la consulat, la redacție, la ambasadă, dar și la serviciul de suport tehnic.

Nevoia de corespondență de afaceri

Când compune o scrisoare oficială, o persoană cu greu se gândește la faptul că metodele de proiectare și prezentare a acesteia au fost rafinate de-a lungul mai multor secole. Mesajele de afaceri, ca și în vremurile trecute, sunt un mijloc integral de comunicare între diverse instituții. În plus, toate poartă un singur nume generalizat - „scrisoare de serviciu”. Acest concept include documente cu conținut variat, întocmite în conformitate cu GOST existent și trimise prin fax, poștă sau alte mijloace. Textul unei astfel de corespondențe trebuie să fie corect, alfabetizat și corect. Soluția la această sau aceea problemă și, prin urmare, succesul întreprinderii în ansamblu, va depinde direct de aceasta.

Istoria corespondenței de afaceri

Compilarea colecțiilor („scrisori”) care conțin mostre de documente a început în Rusia la începutul secolului al XVIII-lea. Predecesorii acestor publicații au fost „cărțile formulate” care au fost folosite în Occident încă din secolul al VII-lea.

Ambele directoare conțineau o descriere a detaliilor documentului, precum și secvența lor specifică. Acestea erau un fel de colecții la îndemână pentru cărturari. Din ele a fost posibil să culegeți informații despre construcția unui document, precum și să vă familiarizați cu seturi șablon de expresii și fraze care au fost parte integrantă a etichetei oficiale.

Unul dintre tipurile de „scrisori” a fost „cartea titulară”. Această colecție conținea informații despre cum să scrieți titlul regal complet.

„Caietul de scrisori” conținea și cerințe pentru scrierea de mână a scribului, precum și pentru culoarea și calitatea hârtiei. Toată corespondența a fost trimisă în plicuri care au fost sigilate cu ceară sau napolitane.

În timpul existenței URSS, genul scrisului de afaceri, acceptat în Rusia țaristă, a fost pur și simplu respins ca o relicvă a trecutului. Guvernul sovietic a subestimat importanța corespondenței de afaceri. În plus, lipsa concurenței și a liberei întreprinderi au eliminat nevoia de elocvență și argumente convingătoare către partener cu privire la începerea cooperării.

Tipuri de scrisori de afaceri

În prezent, nici o singură organizație nu poate face fără corespondență oficială. Corespondența oficială este utilizată în rezolvarea multor probleme operaționale care apar în activitățile comerciale și manageriale.

Orice scrisoare de afaceri nu este altceva decât un mesaj de informare de natură protocolară. De aceea, o astfel de corespondență trebuie înregistrată, iar comunicarea verbală către parteneri nu elimină necesitatea trimiterii ei prin poștă.

Există diferite tipuri, însă clasificarea lor depinde de caracteristicile care le sunt inerente. Deci, ei disting:

• Scrisori de serviciu care necesită un răspuns. Aceasta, etc.
• Corespondență comercială care nu necesită răspuns. Acestea includ scrisori de avertizare, scrisori de memento etc.

Corespondența de afaceri poate fi, de asemenea, clasificată în funcție de caracteristicile structurale. În conformitate cu acestea, există astfel de tipuri de scrisori oficiale standard și nereglementate. Primele dintre ele sunt concepute pentru a rezolva probleme legate de situații economice și juridice obișnuite. Informațiile dintr-un astfel de mesaj sunt prezentate sub formă de construcții sintactice de tip standard. Cele nereglementate conțin narațiunea formală și logică a autorului, scrisă în cadrul etichetei acceptate.

Caracteristica tematică a corespondenței oficiale distinge între corespondența de afaceri și cea comercială. Astfel, există scrisori care acoperă formele juridice, economice, financiare și de altă natură ale activităților întreprinderii. Sunt clasificate drept corespondență de afaceri. Dacă textul scrisorii conține întrebări de vânzări sau logistică, atunci este considerat comercial.

Pe baza caracteristicilor destinatarului, corespondența comercială este împărțită în circulară și obișnuită. Al doilea tip de scrisori diferă prin aceea că același text este trimis de la o sursă la mai multe adrese.

Există, de asemenea, corespondență de afaceri cu un singur aspect și mai multe aspecte. Primul dintre aceste două tipuri examinează doar o problemă sau problemă. Un text multidimensional evidențiază mai multe direcții simultan (mesaje, propuneri, solicitări).

Scrierea scrisorilor de afaceri

Toată corespondența oficială include mai multe elemente structurale. În partea de sus a foii este zona titlului. Pe partea stângă există o ștampilă de colț a companiei care indică numele, precum și detalii poștale și alte detalii ale companiei. Aici sunt introduse și numărul documentului de ieșire și data înregistrării.

Puțin sub această ștampilă de colț este titlul textului scrisorii, iar apoi urmează textul în sine. Când scrieți un astfel de document, trebuie respectate următoarele reguli:

• textul ar trebui să abordeze fie o problemă, fie mai multe probleme interdependente;
• prima parte a textului trebuie să precizeze motivul redactării sale, iar a doua - propuneri, concluzii, decizii etc.;
• corespondența trebuie plasată pe foi de format A5 sau A4;
• Dacă există atașamente, acestea sunt indicate sub textul principal.

În partea de jos este zona semnăturii. Aici este indicată funcția persoanei care semnează documentul, precum și numele de familie și parafa acestuia.

Dacă trebuie să scrieți diferite tipuri de scrisori în engleză, germană și în alte limbi, atunci când le pregătiți, trebuie să țineți cont de particularitățile compunerii scrisorilor oficiale din țara parteneră. Astfel, în diferite state există reguli separate pentru scrierea datelor, adreselor și a altor puncte specifice.

Reguli pentru scrierea e-mailurilor

Astăzi, autorii a numeroase buletine informative și bloguri încearcă să păstreze legătura cu cititorii lor trimițându-le în mod regulat scrisori cu sfaturi utile. Cu toate acestea, în această chestiune există anumite reguli cu privire la corespondența pe care o persoană pur și simplu nu dorește să le vadă pe computerul său.

Clasificare neobișnuită

Există 5 tipuri de e-mailuri pe care nu ar trebui să le redirecționați către publicul dvs. Acestea includ:

1. „Foile de scrisori” care ocupă mai mult de un ecran de monitor.
2. „Scrisori prostii” trimise cu o frecvență enervantă.
3. „Scrisori de recomandare”, în care autorul oferă sfaturi pentru a „face cunoștință” cu ceva util. Pentru a obține astfel de informații, cititorul urmează link-ul menționat și mai vede acolo o altă lecție sau antrenament. O astfel de atracție pentru un site terță parte reduce rapid dimensiunea publicului inițial.
4. „Scrisori de gherilă” trimise de autorul diferitelor corespondențe către aceeași bază de clienți.
5. „Scrisori înfricoșătoare” Acestea includ corespondența care arată inestetic atunci când este trimisă pe e-mail de pe un telefon mobil sau tabletă. De aceea, atunci când pregătiți orice text, trebuie să vă asigurați că acesta va fi citit la fel de bine de pe diferite dispozitive.

Scrierea în procesul dezvoltării umane

Oamenii încep să învețe conceptele de bază ale transferului simbolurilor grafice pe hârtie când sunt la vârsta școlară. În acești ani, scrisul ca activitate a căpătat o semnificație deosebită. Dorința de a reflecta clar și rapid gândurile cuiva pe hârtie indică faptul că o persoană își îmbunătățește alfabetizarea. În plus, mulți psihologi notează faptul că unicitatea vorbirii transferate pe hârtie constă în faptul că nu este doar un obicei al degetelor și al mâinilor. Scrisul este un mijloc de activitate cognitivă activă, iar asimilarea lui este strâns legată de procesul de formare a personalității.

Scrierea la școala elementară

Copiii încep să se familiarizeze cu lumea minunată a expunerii vorbirii pe hârtie din clasa I. În același timp, elevii încep să realizeze că există diferite tipuri de litere. profesorii pe această temă ar trebui să conțină obiectivele lecției. Ele constau în introducerea copiilor în genul scris, dezvoltarea vorbirii coerente, vigilența ortografică, memoria vorbire-auditivă și vizuală, motricitatea fină și sfera emoțională.

Într-o astfel de lecție, profesorul le explică elevilor săi rolul pe care scrisul îl joacă în viața oamenilor. Acest lucru permite elevilor să-și dezvolte abilitățile de comunicare. Copiii dezvoltă colectivism și acumulează experiență inițială în gândire, proiectare și scriere de scrisori.

eseu neobișnuit

La lecțiile școlare de limba și literatura rusă din liceu, uneori se oferă o sarcină foarte interesantă. Profesorul le cere copiilor să scrie un eseu sub forma unei scrisori. Folosind aceasta, puteți evita expresiile șablon și cadrele stricte. În același timp, elevului i se oferă posibilitatea de a-și lăsa imaginația să zboare, rămânând în același timp în cadrul temei date.

Desigur, scrisul este, în primul rând, libertatea gândirii. Cu toate acestea, înainte de a compune acest eseu, nu va strica să vă gândiți la planul său. Acest lucru vă va permite să vă exprimați clar gândurile pe hârtie și să nu vă confundați în tezele prezentate. O astfel de scrisoare va deveni de înțeles nu numai persoanei căreia îi este destinată. Orice cititor va înțelege ideea sa principală.

Educație în școlile corecționale

Pentru copiii care suferă de anumite boli, în țara noastră se creează instituții de învățământ speciale de diverse tipuri (de la 1 la 8). Scopul lor principal este de a pregăti elevii pentru viața de adult.

Educația cea mai dificilă este în școlile de tip 8. Copiii cu retard mintal sunt acceptați aici. În prima etapă a formării lor, profesorul trebuie să-și dezvolte abilitățile inițiale de citire și afișare grafică a sunetelor. Pentru astfel de elevi, scrisul (clasa I, tipul de școală a VIII-a) servește ca bază pentru formarea sintezei și analizei sunet-litere. Elevii de clasa I lucrează cu cuvinte și silabe, texte scurte, precum și cele mai simple tipuri de propoziții.

Scopul principal al unor astfel de școli este de a învăța copiii să citească și să scrie, precum și să se orienteze în condiții sociale și de viață.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Scopul, tipurile, cerințele pentru pregătirea și executarea unei scrisori de notificare. Întocmirea și executarea unei comenzi pentru activitatea principală într-o situație de management dată. Clasificarea scrisorilor de afaceri și redactarea unei scrisori de revendicare. Forme de prezentare a textului.

test, adaugat 08.05.2015


Dezvoltarea unei structuri stilistice pentru o scrisoare de afaceri. Forma și detaliile scrisorii de serviciu. Structura și dimensiunea textului scrisorii. Exemple de redactare și formatare a diferitelor tipuri de scrisori de afaceri. Raportare și note explicative. Protocol, act, certificat.

test, adaugat 24.11.2010


Reguli pentru alcătuirea și scrierea scrisorilor de afaceri, tipurile acestora, clasificare, cerințe. Structura unei scrisori de afaceri, etape de pregătire; stabilirea scopurilor, natura argumentării și compunerea textului; permisiuni de etichetă, limbă, stil, design.

raport, adaugat 24.12.2011


Scrisoare de afaceri ca formă de corespondență oficială. Utilizarea unei scrisori de mulțumire pentru a recunoaște un fapt, o acțiune sau o situație care a avut loc. Cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri. Utilizarea unei plângeri pentru a exprima plângeri cu privire la un serviciu.

rezumat, adăugat 03.11.2014


Cerințe pentru pregătirea detaliilor unei scrisori internaționale. Întocmirea unei scrisori de cerere de livrare de bunuri către un partener străin și a unui răspuns la aceasta. Scrisoare de notificare în legătură cu îndeplinirea necorespunzătoare a termenilor contractului de către un partener străin sau rus.

test, adaugat 21.04.2011


Tipurile și scopul scrisorilor de notificare; cerințele pentru proiectarea lor. Un exemplu de întocmire a unui contract de închiriere (leasing de proprietate) și a unei scrisori de intenție către directorul general al întreprinderii. Reguli pentru pregătirea CV-urilor și cererilor de angajare.

test, adaugat 19.09.2014


Caracteristici de organizare a conferințelor de presă pentru extinderea contactelor cu mass-media, participarea la expoziții și târguri. Etapele activităților de management și pregătirea documentelor relevante. Crearea unui exemplu de scrisoare de garanție ca tip de scrisoare de serviciu.

test, adaugat 28.11.2011


Studiul conceptului și principalelor tipuri de scrisori de serviciu. Studierea regulilor de formatare și compunere a textului unei scrisori de afaceri. Analiza caracteristicilor comunicării de afaceri cu partenerii străini. Caracteristicile standardelor internaționale pentru documentele comerciale.

test, adaugat 11.09.2013

Forma corespondenței de afaceri, astăzi, ar trebui să fie nu numai de înțeles și clară, ci și concisă.
Există mai multe tipuri de scrisori de afaceri. Să ne uităm la ele.

Primul tip este o scrisoare - o cerere. Este formulat clar și concis. Dacă există explicații pentru cerere, acestea ar trebui să fie prezentate cât mai concis posibil. Asigurați-vă că vă subliniați interesul personal și le mulțumiți în avans pentru îndeplinirea cererii dvs.

În unele cazuri, poate fi oportun să închei scrisoarea cu „Vă asigurăm că informațiile pe care le furnizați vor fi tratate cu strictețe de confidențialitate”.

Al doilea tip de scrisoare de afaceri estescrisoare - notificare. Această scrisoare este trimisă ca un gest de politețe (pentru un răspuns rapid, o expresie de disponibilitate de a coopera etc.) sau ca un mesaj de informare specific. Sub o astfel de scrisoare este suficientă semnătura secretarului sau asistentului.

Al treilea tip este o scrisoare de memento. O astfel de scrisoare este trimisă destinatarului în cazurile în care nu este posibilă obținerea unui rezultat în timp util ca urmare a convorbirilor telefonice sau a contactelor personale. Scopul scrisorii este de a reaminti cu tact destinatarului obligațiile pe care și le-a asumat și termenele pentru implementarea acestora. Numai în circumstanțe extreme se pot face aluzii la sancțiuni. care pot apărea ulterior.

Al patrulea tip este o scrisoare de confirmare. Cel mai adesea, este o confirmare a garanțiilor și promisiunilor date anterior. O astfel de scrisoare îndeplinește nu atât o funcție juridică. mai degrabă morală. Exprimă disponibilitatea de a sprijini propunerea destinatarului. Sau confirmarea primirii la timp a documentelor.

Al cincilea tip este o scrisoare - o revendicare. Această scrisoare este un fel de avertisment oficial. Trebuie să conțină motivele pentru depunerea unei cereri, revendicările în sine și cerințele specifice ale părții care face cererea.

Al șaselea tip este o scrisoare - refuz. Această scrisoare conține un răspuns la reclamația clientului sau a partenerului. O scrisoare corect redactată ajută, în ciuda refuzului, la cooperarea ulterioară a părților.
La începutul scrisorii ar trebui să existe un comentariu neutru care să enumere cu ce sunteți de acord, apoi motivele refuzului. Sfârșitul scrisorii ar trebui să fie pozitiv, în ciuda faptului că nu ați satisfăcut reclamația exprimată. Menționați disponibilitatea pentru cooperare ulterioară.

Al șaptelea tip este o scrisoare de scuze. Există situații când trebuie să scrieți o scrisoare de scuze dintr-un motiv oarecare. De obicei, conține o declarație a motivelor pentru care ceva nu a avut loc, o întâlnire, o conferință sau nu ați fost prezent la un eveniment important.

Al optulea tip este o scrisoare de garanție. Este o formă de scrisoare ca obligație de plată pentru o achiziție, serviciu... Conține un anumit tip de operațiune care merită efectuată. Sfârșitul scrisorii garantează plata și oferă detalii bancare. Are două semnături, managerul și contabilul șef.

Al nouălea tip este o scrisoare circulară. Scopul unor astfel de scrisori este de a transmite aceleași informații mai multor destinatari (filiale, sucursale). Aceste scrisori sunt trimise de organizația de gestionare; o semnătură personală este necesară doar pe prima copie, iar pe restul - un facsimil.

O scrisoare este principalul „instrument” de corespondență oficială și de afaceri efectuată între diverse întreprinderi (organizații, instituții). În conformitate cu una dintre definiții, o scrisoare de afaceri (oficială) este un apel scris către un funcționar (întreprinderea, organizația, instituția pe care o reprezintă), întocmit în conformitate cu regulile de corespondență. Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Bykova T.A. Munca de birou (Organizarea și tehnologiile de suport și management al documentației): Manual pentru universități.- M.: UNITI-DANA, 2000. - 359 p.

Este de remarcat faptul că cea mai mare parte a corespondenței întreprinderilor constă în scrisori. Această împrejurare explică parțial de ce litera este „personajul principal” al acestui manual.

Când se începe studierea problemelor generale ale pregătirii scrisorilor de afaceri, nu se poate să nu menționăm, în primul rând, diversitatea tipurilor acestora, datorită conținutului scrisorii. Acest lucru îl determină pe autor să încerce să clasifice scrisorile de afaceri în funcție de conținutul lor. Pe baza criteriului de clasificare, a fost posibil să se identifice până la 30 de tipuri de scrisori comerciale, inclusiv:

1) scrisori de cerere;

2) scrisori cu mesaj;

3) scrisori de cerere;

4) scrisori de cerere;

5) scrisori de confirmare;

6) scrisori de ordin;

7) scrisori de ofertă (oferte);

11) scrisori de garanție;

12) scrisori de prezentare;

14) mesaje scurte scrise (notificări, mementouri etc.);

15) scrisori de intenție.

16) scrisori de felicitare;

17) scrisori de invitație;

18) scrisori de scuze;

19) scrisori pentru a-și exprima regretul și condoleanțe;

20) scrisori cu ocazia introducerii (în cazul corespondenței);

21) scrisori cu ocazia plecării;

22) scrisori pentru a menține contacte și relații (scrisori imagine);

25) mini-scrisori (scrisori șablon, litere pendul etc.);

26) scrisori-cărți poștale;

27) scrisori cu conținut negativ (scrisori de refuz, notificări scrise de concediere sau de refuz de a oferi un post vacant, scrisori care exprimă dezaprobarea sau cenzura față de acțiunile cuiva etc.);

28) scrisori de refuz expres al oricărei propuneri;

29) scrisori de apel privat către diferite autorități;

30) scrisori de reluare.

Să încercăm să caracterizăm pe scurt tipurile de litere enumerate mai sus.

Scrisorile de cerere sunt poate cel mai comun grup de scrisori de afaceri. Și este ușor de înțeles de ce - la urma urmei, nu ne simțim întotdeauna confortabil atunci când este necesar să contactăm pe cineva cu o solicitare în persoană sau, de exemplu, prin telefon.

O cerere scrisă simplifică foarte mult această procedură. Într-adevăr, hârtia va îndura orice. Cu toate acestea, atunci când apelați la scrisori de solicitare, nu uitați să urmați două reguli principale (restul vor fi discutate mai jos).

În primul rând, nu începeți niciodată o scrisoare cu cuvântul „Vă rugăm” - este mai prudent și mai tact să explicați mai întâi motivele solicitării dvs. (chiar dacă ați discutat anterior toate detaliile cu destinatarul). Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Curs de management de birou: Manual. indemnizatie. M.; Novosibirsk, 2005. În al doilea rând, nu vă grăbiți să mulțumiți destinatarului în avans, deoarece există un tip special de scrisoare pentru aceasta - scrisori de mulțumire. Mulțumind anticipat, vă puneți atât pe dumneavoastră, cât și pe destinatar într-o poziție incomodă. Imaginează-ți că dintr-un motiv sau altul, dincolo de controlul lui, destinatarul scrisorii este absolut incapabil să te ajute. Deci, ar trebui să ne amintim (trimitem înapoi) mulțumirile „avansate” înapoi în acest caz? Așa că grăbește-te să-i mulțumești persoanei când afli că solicitarea ta a fost acceptată.

Scrisorile cu mesaje sunt, de asemenea, o formă destul de comună de scriere de afaceri. Scopul principal al unei astfel de scrisori este transmiterea țintită a unor informații foarte specifice, întreprinsă la inițiativa autorului (organizația de trimitere). Din acest motiv, mesajele scrise sunt cele care în multe cazuri dau naștere la corespondență pe termen lung. De regulă, acestea sunt primare, dar cele de mai sus nu înseamnă că acest tip de mesaj nu poate fi folosit pentru a răspunde la o scrisoare de afaceri pe care ați primit-o anterior.

Este permis să începeți o scrisoare de mesaj direct cu cuvântul „inform” sau unul dintre sinonimele acestuia („trimit”, „trimit” sau „prezent”). Pe lângă informațiile relevante, nu uitați să informați destinatarul că, dacă este necesar, vă poate contacta pentru informații suplimentare (deseori se face o notă despre aceasta la sfârșitul textului).

În majoritatea cazurilor, scrisorile de cerere preced toate lucrările ulterioare privind încheierea diferitelor acorduri între parteneri în corespondența oficială și de afaceri. Ele sunt concepute, după cum sugerează și numele, pentru a solicita informații relevante. Subliniem că scrisorile de cerere necesită un răspuns obligatoriu din partea destinatarilor sub forma unui răspuns scris pe fond și în termenul stabilit direct fie de autorul cererii, fie printr-un act normativ.

Este de preferat să începeți astfel de scrisori cu cuvintele „Vă rog să mă informați...”, deși nu ar fi de prisos să explicați mai întâi ce a provocat solicitarea dumneavoastră. Spre deosebire de o solicitare la sfârșitul textului, puteți exprima cu tact destinatarului dorințele dumneavoastră cu privire la momentul furnizării informațiilor care vă interesează.

Subliniem că scrisoarea de răspuns în acest caz acționează ca un text dependent de compoziție și obiect (în raport cu cererea). Răspunsul la cerere trebuie să conțină un link către scrisoarea inițială și subiectul acesteia. În plus, ambele litere ar trebui să aibă aproximativ aceeași cantitate de informații, succesiune de prezentare, terminologie și sistem de referință.

Scrisorile de cerere nu trebuie confundate cu declarațiile obișnuite, atât de răspândite în corespondența internă 1 . O scrisoare de cerere are scopul de a informa oficial și prompt destinatarul cu privire la poziția autorului (organizația de trimitere) a unei scrisori de afaceri cu privire la aceasta sau acea problemă (pentru a-și exprima atitudinea față de esența acesteia și procedura de rezolvare a acesteia). De exemplu, confirmați-vă intențiile cu privire la implementarea planurilor de cooperare convenite anterior.

O scrisoare de cerere poate avea mai multe scenarii și, în funcție de circumstanțe, reprezintă o declarație de intenție, confirmare, declarație ad-hoc (adică o declarație cu o ocazie specifică - de exemplu, în sprijinul unui partener de afaceri etc.). Începutul standard al unei astfel de scrisori este: „Cu acest mesaj declarăm (declarăm) despre...” Concluzia include una dintre formulările standard precum: „Vă rugăm să luați în considerare această declarație pentru...”.

Scrisorile de confirmare sunt trimise la adresa corespunzătoare pentru a confirma un fapt - de exemplu, primirea unei scrisori trimise anterior de către destinatar. Astfel de scrisori sunt de obicei pregătite ca răspuns la o solicitare („Vă rugăm să confirmați...”) adresată autorului (organizația de trimitere) a scrisorii. Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Curs de management de birou: Manual. indemnizatie. M.; Novosibirsk, 2005.

Aproape întotdeauna, scrisorile de confirmare încep cu cuvintele „Confirmăm prin prezenta (confirmăm, confirmăm)...” O altă trăsătură distinctivă a acestui tip de scrisori de afaceri este laconismul lor, concizia, datorită motivului specific al scrierii. Se obișnuiește să se abțină de la o contra-cerere de „confirmare” a ceva în scrisorile de confirmare.

Scrisorile de comandă 9 reprezintă în multe cazuri un răspuns la scrisorile de ofertă (oferte). Scopul funcțional al unor astfel de scrisori este de a completa o comandă scrisă și de a o documenta (deși comanda în sine poate fi emisă pe un formular special, ca în cazul poștă directă). În acest din urmă caz, scrisoarea de comandă servește simultan ca scrisoare de intenție.

Este recomandabil ca autorul scrisorii să prefațeze declarația sa de intenție de a comanda ceva de la destinatar (produs, serviciu etc.) cu o explicație a motivelor acțiunilor sale. În acest scop, poate fi suficientă referirea la sursa de informații (materiale de corespondență, scrisoare de informare sau poștă directă, informații publicitare etc.). În plus, ca și în cazul unei scrisori de cerere, este acceptabil să informați destinatarul despre dorințele dumneavoastră cu privire la momentul comenzii. Aceasta ar trebui să arate exact ca o dorință (cu excepția cazului în care vorbim despre a doua, sau chiar a treia sau a patra încercare a autorului de a primi o comandă, care a fost și ea plătită cu mult timp în urmă).

Scrisorile de ofertă (oferte) au scopul de a face o ofertă oficială către destinatar cu privire la furnizarea (livrarea suplimentară) a unui anumit produs. O trăsătură distinctivă a ofertei este specificitatea și acuratețea excepționale în stabilirea condițiilor tranzacției comerciale propuse (termeni, gama de produse, cantitate, procedura de plată etc.).

De asemenea, este important să alegeți cea mai de succes formă a propunerii. Rețineți că, în practică, opțiunea cea mai puțin eficientă este o solicitare scrisă care începe cu cuvântul „Ofer (ofer).” Se consideră mai corect să-i faci un mic compliment destinatarului - să te referi la reputația sa impecabilă. Până la urmă, se face o ofertă nu pentru a scrie o altă lucrare de afaceri, ci pentru a obține un alt client.

Scrisorile suplimentare ne ajută în toate acele cazuri în care, după ce am trimis un mesaj, ne-a fost imposibil să recurgem la un postscript și, ca urmare, unele dintre informațiile importante s-au dovedit a fi inaccesibile destinatarului. Deoarece este imposibil să returnați o scrisoare care a fost deja trimisă la jumătate, autorul poate trimite - după cum se spune, după aceea - o scrisoare de continuare.

O trăsătură caracteristică a unei astfel de scrisori este o indicație directă că este o continuare a mesajului anterior (în acest caz, pare extrem de de dorit să ne referim la caracteristicile specifice ale scrisorii - data, numărul, etc.). Exact aici ar trebui să înceapă mesajul, de exemplu, așa: „Această scrisoare este o completare la...”.

În plus, textul scrisorii suplimentare ar trebui să explice ce a determinat necesitatea trimiterii acesteia, de exemplu: „Din cauza unei modificări semnificative (neașteptate) a costului componentelor pentru produs... care prezintă interes direct pentru compania dumneavoastră. ...”

Scrisorile de plângere (scrisori de revendicare) sunt o situație relativ rar întâlnită în corespondența oficială. Astfel de mesaje au scopul de a exprima reclamații scrise în legătură cu îndeplinirea nesatisfăcătoare de către destinatar a obligațiilor sale de afaceri.

Vă rugăm să rețineți că partenerii conștiincioși încearcă să rezolve neînțelegerile fără a recurge la plângeri. Cu toate acestea, afacerile sunt afaceri și, în anumite circumstanțe, un astfel de mesaj este singura cale de ieșire reciproc acceptabilă din situația actuală.

Textul scrisorii de reclamație trebuie să se bazeze în toate cazurile pe dovezi documentare relevante ale necinstei (intenționată sau neglijentă) a destinatarului. În cele mai multe cazuri, astfel de dovezi sunt un act certificat de semnăturile funcționarilor și de sigiliul organizației de trimitere. Este recomandabil să atașați un astfel de act (a doua copie sau copie a acestuia) la scrisoarea de revendicare (în acest din urmă caz ​​va servi simultan ca scrisoare de intenție).

În același timp, nu este recomandabil să redactați o scrisoare de revendicare sub forma unui act - acest lucru vă poate complica semnificativ relația cu destinatarul. Dimpotrivă, clarificați organizației care primește scrisoarea că faceți acest lucru cu regret (scrieți-o așa), exprimându-și speranța pentru reacția adecvată a acesteia. Scrisoarea de reclamație trebuie să conțină instrucțiuni clare cu privire la acțiunile pe care le așteptați de la destinatar, precum și momentul acestor acțiuni. Buletinele informative nu trebuie considerate un tip de comunicare sau scrisoare de promovare. Mesajul, după cum știți, necesită concizie și servește în primul rând la stabilirea (reînnoirea) contactului cu destinatarul.

O scrisoare de informare este rezultatul dezvoltării logice a corespondenței. O astfel de scrisoare este trimisă destinatarului dacă s-a stabilit contactul cu acesta și acesta nu se opune dezvoltării ulterioare a acesteia. O astfel de scrisoare are scopul de a informa în mod obiectiv și într-o măsură ceva mai mare (comparativ cu un mesaj) destinatarul despre dorința autorului mesajului de a dezvolta contacte oficiale, de afaceri și personale, despre anumite aspecte ale implementării acestora etc.

Scrisorile de informare sunt utile în special la stabilirea contactului inițial cu destinatarul, căruia i se oferă o anumită cantitate de informații suplimentare (de exemplu, despre activitățile organizației care trimite scrisoarea de informare) cu caracter general. Pe baza informațiilor furnizate, destinatarul poate solicita ulterior clarificările necesare. Ar fi corect să încurajăm destinatarul să facă acest lucru folosind o formulare standard precum: „Vom fi bucuroși să vă răspundem la întrebări...”.

Scrisorile de garanție au scopul de a oferi destinatarului garanții scrise cu privire la intențiile sau acțiunile autorului (organizația expeditoare), care afectează într-un fel sau altul interesele destinatarului. Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt emise pentru a confirma plata.

Scrisorile de garanție se disting prin claritate, acuratețe și formulare lipsită de ambiguitate - deoarece vorbim despre furnizarea de garanții destinatarului în numele și în numele unei organizații sau funcționar.

Astfel de scrisori pot începe cu o declarație a esenței garanțiilor oferite destinatarului, de exemplu: „Cu această scrisoare garantez...”. În alte cazuri, o scrisoare de garanție poate include o declarație a motivelor care au stat la baza intenției autorului de a-și declara disponibilitatea de a oferi destinatarului anumite garanții.

În acest caz, declarația corespunzătoare este formulată în propoziția finală, de exemplu: „Garantez plata la timp și integrală”. O caracteristică specială a acestui tip de scrisori este prezența, împreună cu semnătura autorului (de exemplu, directorul organizației), a semnăturii unui funcționar care este direct responsabil pentru probleme financiare sau de altă natură.

Scrisorile de prezentare (reclame, comerciale) au scopul de a prezenta (la propriu - prezentarea într-o lumină favorabilă) orice produs, organizație, persoană (sub formă de autopromovare) - de exemplu, o figură politică sau un eveniment semnificativ din punct de vedere social - de exemplu, o vacanță în oraș. Scrisoarea de prezentare este de natură deschisă (publică), adică se adresează publicului, publicului larg și, prin urmare, nu implică un apel personal către destinatar. Din același motiv, nu este obișnuit să răspundeți la scrisorile de prezentare cu mesaje de răspuns.

Începutul standard al unei scrisori de prezentare care prezintă orice produs este formularea: „Am dori să profităm de această ocazie pentru a vă atrage atenția asupra...”. Când prezentați informații relevante, ar trebui să atrageți atenția destinatarului asupra celor mai importante beneficii descrise în mesaj. În concluzie, este necesar să-l încurajăm pe destinatar să ia măsuri - de exemplu, pentru a obține informații suplimentare sau pentru a participa direct la ceva. De obicei, o scrisoare de prezentare are o anexă - sub formă de materiale informative de fundal, fotografii, ilustrații etc.

Scrisorile prin poștă directă (posta directă), spre deosebire de scrisorile de prezentare (publicitate), au scopul de a determina destinatarul să facă o achiziție. Astfel de scrisori conțin nu numai o descriere a produsului, ci și un formular de comandă pentru primirea acestuia (din nou prin poștă sau curier) și, în unele cazuri, mostre de produse pentru utilizare gratuită (de probă).

Particularitatea scrisorilor prin poștă directă este că sunt adresate multor sute, mii și, în unele cazuri, sute de mii de potențiali cumpărători. Prin urmare, aceste scrisori nu implică o adresă personală către destinatar. În plus, după cum s-a menționat, această scrisoare este și un mijloc de feedback între destinatar și autorul său - pentru aceasta, pe lângă formularele de comandă, se folosesc cupoane, vouchere, invitații etc.

Mesajele scrise scurte sunt folosite în cazurile în care autorul (organizația de trimitere) trebuie să informeze de urgență destinatarul în câteva cuvinte în legătură cu un motiv anume. Astfel de mesaje sunt trimise destinatarilor sub forma unei notificări, mementouri sau avertismente.

Pentru notificarea inițială, o notificare este trimisă destinatarului. Conține o explicație a motivelor autorului (organizația de trimitere) și reflectă propunerile (dorințe sau cerințe) ale acestuia din urmă către destinatar, exprimate într-o formă specifică și clară. De exemplu, o bancă, cu ajutorul unei înștiințări, are dreptul să-și informeze clientul cu privire la necesitatea rambursării împrumutului acordat acestuia, iar magistratul are dreptul să sesizeze reclamantul sau pârâtul în cauză despre înfățișarea la intalnirea.

Dacă notificarea nu a avut efectul scontat asupra destinatarului (de exemplu, acesta din urmă nu a răspuns la cererea autorului de a-i răspunde în scris înainte de un anumit termen), atunci se trimite un memento pe numele său. Caracteristicile distinctive ale mementoului sunt: ​​Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Curs de management de birou: Manual. indemnizatie. M.; Novosibirsk, 2005.

b) o formă mai concisă de prezentare a esenței propunerilor autorului (dorințe sau cerințe); c) informarea cu privire la sancțiunile care pot fi aplicate destinatarului dacă acesta din urmă nu răspunde în mod corespunzător la memento.

Dacă destinatarul într-adevăr nu răspunde corect la memento, atunci i se trimite un avertisment. Conține, pe lângă referiri la mesaje anterioare și informații succinte despre esența acestora, informații despre intenția autorului (organizația care trimite) de a aplica sancțiuni adecvate împotriva destinatarului (de exemplu, de a organiza o audiere a cazului fără participarea acestuia). sau să sesizeze instanţa de judecată chestiunea rambursării împrumutului).

Scrisorile de intenție sunt scrisori care conțin informații despre trimiterea documentelor, materialelor informative etc. către destinatar, care c. Datorită naturii specifice a conținutului, volumul sau forma de prezentare nu poate fi emisă sub formă de scrisoare. Scrisorile de intenție includ un mesaj despre trimiterea documentelor (materialelor) relevante, precum și o listă a acestora. .

De regulă, scrisorile de intenție încep cu cuvintele: „Trimit (trimit)...”. Lista documentelor (materialelor) atașată scrisorii de intenție conține informații despre denumirea acestora, cantitatea, volumul (numărul de foi, pagini), dacă este necesar, despre tipul acestora și destinatarul specific (de exemplu, la trimiterea mai multor copii, scrisoarea de intenție indică care dintre destinatari este destinat acestui sau acel număr de exemplar).

Scrisorile de felicitare sunt încă foarte frecvente în corespondența oficială și de afaceri, deoarece nu avem întotdeauna posibilitatea de a felicita pe cineva personal sau telefonic. Se recomandă să începeți textul mesajului de felicitare cu cuvântul: „Felicitări...” („Felicitări...”). Felicitările sunt de obicei completate de urări pentru tot felul de binecuvântări adresate destinatarului.

Gama de aplicații pentru scrisorile de felicitare este foarte largă. În funcție de natura relației dintre autor și destinatar, se consideră destul de adecvată trimiterea de felicitări în următoarele ocazii:

a) ziua de naștere a destinatarului (inclusiv data înființării organizației destinatare);

b) sărbători legale;

c) sărbători profesionale;

d) numirea într-o funcție mai prestigioasă;

e) atribuirea unui titlu onorific sau special (inclusiv organizației beneficiare);

f) acordarea (inclusiv organizația beneficiară);

g) realizări deosebite (notabile) în domeniul profesional (depășirea indicatorilor de dezvoltare economică, câștigarea licitațiilor, câștigarea concursurilor, concursurilor etc.);

h) încheierea de acorduri de parteneriat reciproc avantajoase;

i) aniversarea cooperării (de obicei prima sau „rundă”).

Scrisorile de invitație au scopul de a invita destinatarul să participe la un anumit eveniment de afaceri (oficial) sau ceremonial (memorabil). Trebuie avut în vedere că scrisorile de invitație nu sunt trimise de obicei din motive banale. Excepție fac cazurile în care, din anumite motive, destinatarul nu poate fi informat altfel (dacă, de exemplu, acesta din urmă lipsește temporar).

De obicei, textul invitației începe cu cuvântul: „Invităm (invit)...”. Invitația poate fi emisă fie sub formă de scrisoare, fie pe un formular special (carte de invitație atașată scrisorii). *

Invitația este întotdeauna personală. Din conținutul invitației, destinatarul trebuie să înțeleagă când, unde și în ce scop este invitat și, în unele cazuri, ce fel de participare se așteaptă organizatorii evenimentului din partea sa (de exemplu, vorbind pe o anumită temă ).

Invitațiile trebuie trimise în avans pentru a evita neînțelegerile. Dacă este necesar, autorul poate notifica destinatarului necesitatea confirmării participării sale la eveniment.

Scrisorile de scuze se găsesc relativ rar în corespondența comercială oficială. Cu toate acestea, în multe cazuri ele se dovedesc a fi indispensabile pentru aducerea unei scuze formale destinatarului (scuzele informale implică în continuare o adresă directă (verbală)) și normalizarea relațiilor, mai ales dacă nu este posibil să-ți ceri scuze în alt mod.

Formularea standard pentru începutul scrisorilor de scuze este: „Vă cer să acceptați scuzele mele în legătură cu (pentru)...”.

În același timp, nu ar trebui să vă ceri scuze de două ori în timpul scrisorii (acest lucru nu este obișnuit). În schimb, ar trebui să vă exprimați regretul cât mai sincer și convingător posibil în legătură cu întreruperea temporară a relației cu destinatarul. Tonul general al scrisorii de scuze ar trebui să fie conciliant, dar nu încurajator.

Scrisorile pentru a-și exprima regretul, simpatia și condoleanțe sunt, de asemenea, folosite în corespondența de afaceri de zi cu zi în legătură cu evenimente mai puțin fericite. De obicei, se obișnuiește să se exprime condoleanțe în legătură cu decesul persoanelor apropiate beneficiarului (rude, prieteni, colegi).

O expresie scrisă de simpatie are scopul de a arăta sprijin prietenesc în legătură cu evenimente mai puțin tragice - de exemplu, un accident care a dus la spitalizarea beneficiarului, un dezastru natural care i-a afectat bunăstarea, falimentul sau alte necazuri majore în activitățile acestuia. organizație reprezentată de destinatar etc. .

În ceea ce privește exprimarea regretului, este permisă recurgerea la această formă de comunicare scrisă în cazul unor neînțelegeri în relația dintre autor și destinatar - în cazul unor neînțelegeri care încalcă ordinea obișnuită a contactelor de afaceri. Se consideră acceptabil să exprime regrete din motive mai puțin semnificative. În orice caz, acest lucru nu poate înrăutăți relația cu destinatarul - dimpotrivă, un astfel de mesaj va fi primit de partenerul tău cu înțelegere.

Astfel de scrisori ar trebui să înceapă cu cuvinte de condoleanțe (simpatie, regret), de exemplu, „Vă cer să acceptați condoleanțe...” sau „Îți exprim sincera mea simpatie...”. În acest caz, explicarea motivelor recursului scris trece în plan secund, dar este obligatorie. Este foarte de dorit ca tonul general al unei astfel de scrisori să fie extrem de cald și să lase loc pentru exprimarea unui sentiment de speranță și (unde este cazul) optimism.

Scrisorile cu ocazia unei prezentări sunt indispensabile atunci când se întâlnesc cu destinatarul în lipsă. În esență, acesta este un mijloc eficient de a stabili contacte personale cu o persoană despre care autorul scrisorii are informații minime, ceea ce îl încurajează totuși să facă o cunoaștere personală cu destinatarul.

Astfel de scrisori ar trebui să înceapă cu o scurtă declarație a circumstanțelor care au servit drept impuls pentru pregătirea mesajului. Ați putea menționa interese comune dintre autor și destinatar sau un eveniment recent la care amândoi au participat, dar nu au putut comunica.

Mesajul se termină de obicei cu o solicitare adresată destinatarului de a răspunde. Scrisoarea de prezentare conține întotdeauna cartea de vizită a expeditorului ca atașament.

Scrisorile cu ocazia plecării sunt un semn de atenție deosebită din partea persoanei care pleacă în raport cu partea rămasă (primitoare). O astfel de scrisoare îndeplinește de obicei două funcții - cu ajutorul ei, autorul își exprimă recunoștința față de destinatar pentru primirea oferită și, în al doilea rând, îl invită să continue contactele (cooperare). Culmea politeței este o invitație de a efectua o vizită de întoarcere, cu condiția ca aceasta să îndeplinească interesele și planurile ambelor părți.

Începutul unei scrisori cu ocazia plecării se distinge printr-un pic mai multă libertate în alegerea mijloacelor lingvistice. Poate începe astfel: „Părăsind orașul tău ospitalier, aș dori să-mi exprim profunda recunoștință...” Este posibilă și o versiune mai scurtă: „Mulțumesc pentru primire. Vă rugăm să acceptați invitația de a vizita...” Cartea de vizită a autorului poate fi, de asemenea, atașată scrisorii. Scrisorile de menținere a contactelor și relațiilor sau scrisorile de marcă servesc la consolidarea legăturilor de afaceri și personale dintre autor și destinatar. Uneori, ei spun că aceste scrisori servesc doar pentru a umple pauze forțate în corespondență și, de fapt, sunt „scrisori despre nimic”. Cu toate acestea, de fapt, importanța literelor cu imagini este greu de supraestimat - la urma urmei, cu ajutorul lor vă puteți arăta atenția către destinatar fără un motiv formal (de natură comercială sau ceremonială).

Desigur, atunci când începeți o scrisoare imagine, nu ar trebui să îi clarificați destinatarului că trimiterea acesteia este o rutină normală pentru autor. Dimpotrivă, începutul mesajului ar trebui să fie strâns legat de un eveniment pozitiv cunoscut de participanții la corespondența oficială și de afaceri. Aici vă putem recomanda menționarea unei tranzacții de succes posibilă datorită eforturilor destinatarului sau participării comune a autorului și a destinatarului la un eveniment informal. Scrisoarea imagine trebuie încheiată cu o expresie a speranței pentru continuarea și consolidarea contactelor, dezvoltarea de parteneriate reciproc avantajoase etc.

Scrisorile de mulțumire sunt scrise cu unicul scop de a exprima recunoștința către destinatar în legătură cu eforturile organizatorice și de altă natură depuse de acesta, al căror rezultat a fost primirea de către autor (organizația de trimitere) a unor beneficii tangibile (avantaje, beneficii etc. .). Un alt caz de recunoștință formală este exprimarea acesteia din urmă pentru felicitări, condoleanțe etc. primite anterior autorului.

Scrisorile de recunoștință ar trebui să înceapă cu o expresie de mulțumire către destinatar (organizația destinatară), de exemplu, astfel: „Îmi exprim sincera recunoștință...” sau „Îți mulțumesc sincer pentru...”. Motivația se enunță după cuvintele de recunoștință: „... în legătură cu...”, „... cu ocazia...”, etc. Trebuie subliniat că înlocuirea cuvântului „recunoștință” cu „apreciere” sau „satisfacție” într-o scrisoare de mulțumire nu este echivalentă.

Scrisorile de recomandare sunt o formă de petiție din partea autorului către destinatar în favoarea unui terț care nu participă la corespondență. O astfel de petiție poate fi emisă într-o formă scurtă sau extinsă.

Prima este acceptabilă dacă scrisoarea este despre o persoană bine cunoscută destinatarului. În al doilea rând, dacă autorul intenționează să recomande destinatarului o persoană pe care nu o cunoaște bine sau nu o cunoaște deloc.

O formulare tipică pentru începutul unei scrisori detaliate de recomandare este, de exemplu, următoarea: „Cu această scrisoare, am onoarea să vă recomand domnului (doamna) ....” După aceasta, autorul atrage atenția destinatarului asupra motivelor apelului său și își expune propria idee despre ceea ce este recomandat. Rețineți că o recomandare detaliată nu poate fi „generală” - trebuie să conțină o descriere a avantajelor (sau dezavantajelor) specifice ale persoanei recomandate pentru a crea o impresie obiectivă despre această persoană pentru destinatar.

Mili-litere - litere șablon, litere pendul etc. -- sunt forme epistolare mici. O trăsătură distinctivă a mini-scrisorilor este repetarea (standardizarea) semnificativă a conținutului acestora, datorită, în primul rând, dorinței autorului mesajului de a economisi timp la designul acestuia. O altă caracteristică importantă este prezența în structura majorității acestor litere a unui bloc gol, destinat executării unui răspuns rapid din partea destinatarului.

Textul mini-scrisorilor este de obicei redus la o declarație concisă a esenței problemei și, în acest sens, este lipsit de respectarea unor reguli formale de redactare a scrisorilor de afaceri. Scrierea într-un astfel de stil „telegrafic” este considerată acceptabilă pentru destinatarii cu care autorul mini-scrisorii a dezvoltat relații strânse de afaceri sau personale care necesită înțelegere „dintr-o privire”.

Scrisorile de cărți poștale sunt o altă formă epistolară mică specifică. Este cel mai potrivit pentru desfășurarea corespondenței care nu afectează direct aspecte ale relațiilor oficiale și de afaceri ale participanților săi.

Scrisorile de cărți poștale sunt recomandate a fi folosite pentru mesaje personale scurte, în principal în perioadele în care contactele personale între participanții la corespondența de afaceri sunt dificile din anumite motive. Astfel de scrisori trebuie întotdeauna pregătite pe o carte poștală (o carte poștală ilustrată echipată cu mărci poștale). În plus, deoarece astfel de carduri sunt de obicei trimise prin poștă fără plic, atunci când prezentați conținutul, ar trebui să vă abțineți în orice mod posibil de a menționa chestiuni de natură confidențială.

Scrisorile negative sunt scrisori de refuz, notificări scrise de concediere sau de refuz de a acorda o subvenție, precum și scrisorile care exprimă dezaprobarea sau cenzura față de acțiunile cuiva etc. (aceste scrisori nu includ scrisori care exprimă un refuz formal al oricărei propuneri). Oricât de trist este, din când în când trebuie să pregătim și să transmitem astfel de mesaje.

Rețineți că, în majoritatea cazurilor, acestea sunt reciproce (cu excepția cazurilor de exprimare a dezaprobării sau cenzurii față de acțiunile destinatarului). Desigur, funcția principală a unei astfel de scrisori este de a exprima o atitudine negativă (negativă) față de anumite acțiuni. Cu toate acestea, nu trebuie să uităm că acest lucru se poate face în moduri diferite.

Se recomandă să fii deosebit de atent în alegerea formulării și ordinii de prezentare a conținutului mesajului. Cu alte cuvinte, ar trebui să fie negativ doar în sensul conținutului informațional, dar în același timp să fie absolut neutru în raport cu personalitatea destinatarului. Este recomandabil să începeți astfel de scrisori cu o expresie de regret cu privire la refuz, de exemplu: „Regretăm să vă informăm că...” De asemenea, ar trebui să clarificați destinatarului că decizia de a refuza nu a fost luată fără dificultate și a fost dictată exclusiv de considerente de afaceri. La sfârșitul scrisorii, ar trebui să încurajați destinatarul - de exemplu, să recomandați ca acesta să solicite o subvenție unei alte instituții bancare sau unui alt angajator (în cazul refuzului de a oferi un post vacant).

Notificarea de concediere trebuie să conțină în mod necesar o expresie de recunoştinţă pentru muncă (cu condiţia ca destinatarul să nu fie un hack notoriu). O opțiune mai complexă este o scrisoare pentru a exprima o atitudine negativă (dezaprobare) față de orice acțiuni întreprinse de către destinatar sau oricare dintre intențiile acestuia (în acest din urmă caz, ar trebui să vorbim mai degrabă despre avertizarea acestuia din urmă împotriva realizării acestor intenții).

Principalul avantaj al unui astfel de mesaj ar trebui să fie persuasivitatea acestuia, lăsând nicio îndoială destinatarului cu privire la sinceritatea autorului și explicând de ce acesta din urmă nu ar fi putut acționa diferit în această situație și, prin urmare, i s-a adresat cu scrisoarea corespunzătoare.

În plus, destinatarului trebuie să i se facă să înțeleagă că contestația scrisă are scopul de a-l proteja de comiterea unor acțiuni insuficient de gândite. Această idee ar trebui să parcurgă întregul conținut ca un „fir roșu” și să fie subliniată din nou la sfârșitul mesajului.

Scrisorile care exprimă consimțământul sau refuzul oricărei propuneri, după cum sa menționat, constituie un tip independent de scrisoare privată. Motivul pregătirii lor este consimțământul formal sau refuzul formal al oricărei propuneri conținute în mesajul destinatarului - de exemplu, refuzul unei invitații.

Scrisorile care exprimă consimțământul sau refuzul sunt scrise numai în cazurile în care destinatarul însuși solicită un răspuns, sau cel puțin acest lucru reiese clar din conținutul mesajului. De exemplu, după ce ați primit o invitație de a participa la un eveniment de la un partener de lungă durată, ar trebui să răspundeți - pozitiv sau negativ - la ofertă pentru a evita posibilele complicații în contactele ulterioare cu acesta.

Atunci când trimiteți consimțământul scris, ar trebui, în ciuda naturii oficiale a mesajului, să subliniați percepția dvs. pozitivă asupra acestuia, de exemplu: „Îmi face plăcere să vă anunț consimțământul de a participa la...”. Dacă vorbim despre un refuz scris, nu uitați să depuneți mărturie destinatarului despre regretul dvs. în acest sens, de exemplu, astfel: „Ne pare foarte rău, dar din cauza unor circumstanțe temporare suntem nevoiți să refuzăm oferta dumneavoastră amabilă de a... .”. La sfârșitul mesajului, ar trebui în orice caz să mulțumiți destinatarului pentru atenția acordată dvs.

De asemenea, trebuie amintit că lipsa de eficiență a autorului poate provoca probleme suplimentare destinatarului, asociate, în special, cu organizarea unui eveniment. Prin urmare, dacă primiți un astfel de mesaj, nu întârziați să răspundeți.

Scrisorile de apel către diferite autorități din motive personale conțin o cerere sau cerere specifică a autorului în legătură cu acțiunea sau inacțiunea destinatarului (organizația destinatară). În funcție de circumstanțe, astfel de autorități pot fi organe judiciare, utilități publice, instituții de învățământ, organizații de transport, servicii pentru consumatori, servicii și comerț etc. Conținutul unor astfel de scrisori este subordonat două scopuri - de a informa destinatarul despre ceva și de a-l încuraja să întreprindă anumite acțiuni. Scrisoarea trebuie să înceapă cu o scurtă declarație a circumstanțelor cazului și să continue cu o exprimare a unei cereri sau cereri (dacă cererea exprimată anterior a rămas fără răspuns sau satisfăcută). La sfârșitul mesajului, este oportun să facem referire la dispozițiile specifice ale actelor juridice de reglementare care confirmă legalitatea cererii (cererii) autorului.

Scrisorile de CV nu trebuie identificate cu CV-ul în sine (SU sau curriculum vitae - o scurtă biografie, tradusă din latină), întocmit la căutarea unui post vacant. Într-un anumit sens, o scrisoare de CV este similară cu o scrisoare de prezentare, singura diferență fiind că cea mai mare parte a conținutului său nu este o descriere a meritelor unui produs sau serviciu, ci autopromovarea calităților profesionale ale autorului. se.

O scrisoare de CV este prezentată în același mod ca o scrisoare obișnuită, adică fără clasificare în paragrafe și designul titlului documentului (cum este obișnuit pentru un CV). Totodata, continutul acestuia trebuie formulat si proiectat in asa fel incat destinatarul din primele randuri sa aprecieze beneficiile propunerii cuprinse in mesaj. Cu alte cuvinte, dacă ai ceva de spus despre tine, fă-o, dar într-o formă concisă, specifică și convenabilă din punct de vedere stilistic. Începeți prin a preciza motivele solicitării dvs. și încheiați cu informațiile de contact: numărul dvs. de telefon, adresele de e-mail sau de fax.

16Aprilie

Buna ziua! În acest articol vom vorbi despre scrisorile de afaceri.

Astăzi vei învăța:

1. De ce corespondența de afaceri nu și-a pierdut relevanța;
2. Ce tipuri de scrisori comerciale există și cum sunt formatate;
3. Cum să scrii corect o scrisoare de afaceri.

Acum în afara ferestrelor noastre este vremea înaltei tehnologii și a internetului. Dar corespondența de afaceri nu și-a pierdut importanța și relevanța, pur și simplu s-a mutat în alte media. Să vorbim astăzi despre motivul pentru care este important să poți compune și formata scrisori de afaceri.

De ce ai nevoie de corespondență de afaceri?

În primul rând, aceasta este o oportunitate de a face schimb de opinii, sugestii și gânduri cu angajații sau partenerii de afaceri. Cu ajutorul corespondenței, ei formulează plângeri, solicitări și clarifică neînțelegerile dintre companii.

Corespondența de afaceri este unul dintre tipurile de corespondență oficială.

Diferențele dintre scrisorile de afaceri și altele

Principalele diferențe sunt următoarele:

• Stilistica prezentării;
• Vocabular care nu permite exprimarea clară a emoțiilor;
• Realizat pe antetul oficial al companiei;
• Fontul nu este prea mic, dar nici mare și este același pe tot textul;
• Rareori ocupă mai mult de 1 pagină;
• Prezența unui lanț oficial strict de comandă.

Tipuri de scrisori de afaceri

Toate scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe grupuri. Ne vom opri asupra fiecăruia mai în detaliu și vom oferi o scurtă descriere.

Scrisori la care nu trebuie răspuns.

• Scrisoare de garantie;
• Însoțitor;
• informativ;
• Scrisoare de avertizare;
• Scrisoare de reamintire.

Scrisori care necesită un răspuns.

• Recurs;
• Oferi;
• Cerere;
• Cerinţă;
• Petiţie.

Scrisori necomerciale.

• Scrisoare de invitație;
• Scrisori care exprimă condoleanțe;
• Scrisori care exprimă recunoștință;
• Scrisori care informează despre ceva;
• Scrisori care conțin recomandări;
• Scrisori de garanție;
• Scrisori care confirmă că bunurile au fost primite, serviciul a fost prestat și așa mai departe;
• Scrisori de felicitare cu diverse ocazii;
• Scrisoare de cerere;
• Scrisori de instrucțiuni;
• Scrisori de intenție.

Scrisori comerciale.

Ele sunt utilizate de obicei înainte de încheierea unui acord, precum și pe durata valabilității contractului.

Acestea includ:

• Scrisori de răspuns la întrebări;
• Solicitare directă;
• – o scrisoare în care se propune efectuarea unei tranzacții sau încheierea unui acord;
• Revendicare;
• Aducere aminte;
• O scrisoare care conține un avertisment cu privire la încetarea acordurilor sau necesitatea îndeplinirii obligațiilor etc.

Dacă vorbim despre clasificarea după structură, există 2 tipuri de scrisori comerciale:

• Conținând textul autorului și scris în formă liberă;
• Compilat după un model strict.

De către destinatar.

• Circulară – o scrisoare care este trimisă mai multor destinatari;
• Regular – trimis către un destinatar în numele unei persoane;
• Colectiv – trimis către un destinatar, dar de la mai multe persoane.

Scrisorile sunt, de asemenea, împărțite în funcție de forma în care au fost trimise:

• Trimis ca mesaj de fax;
• Trimis prin email;
• Cele trimise în plicuri obișnuite.

Există tipuri de scrisori care, din motive etice, ar trebui mai degrabă scrise de mână decât dactilografiate. Acest lucru este valabil pentru condoleanțe și felicitări.

Secretele unui design corect

Textul scrisorii este împărțit în părți introductive, principale și finale. Sunt conectate logic între ele. Partea introductivă include circumstanțele care au condus la crearea scrisorii, iar partea principală reprezintă conținutul în sine. Partea finală rezumă rezultatele, care exprimă cererea, refuzul etc.

În general, corespondența de afaceri cu toată responsabilitatea poate fi numită o artă, deoarece este necesar să înveți cum să o conduci corect, cu respectarea tuturor cerințelor. La urma urmei, cel mai adesea ne gândim doar la informațiile prezentate clar și uităm de faptul că scrisoarea poate fi considerată chipul companiei.

Stilistică.

Fiecare scrisoare este păstrată într-un stil de afaceri strict, folosind mijloace de vorbire caracteristice documentelor oficiale.

Cerințe pentru prezentarea informațiilor.

Toate informațiile conținute în scrisoare sunt prezentate după cum urmează:

• Adresat, destinat unei anumite persoane;
• Toate informațiile trebuie să fie actuale la data scrierii;
• De încredere;
• Imparţial;
• Raționat;
• Cât de complet posibil, astfel încât pe baza ei să se poată lua o decizie.

Formă.

În primul rând, scrisoarea este întocmită pe antet care este proprietatea companiei.

• Pentru a scrie o scrisoare de afaceri se folosesc foi de dimensiune A4;
• Marginea din stânga a formularului trebuie să fie de cel puțin 3 cm, deoarece după ceva timp vor fi trimise la dosar;
• Sunt indicate numele companiei, adresa legală și reală a acesteia și adresa de e-mail;
• Este mai bine să folosiți fontul standard Times New Roman, dimensiunea 12. Este cel mai optim și este ușor de citit;
• Este permisă întocmirea scrisorilor de afaceri fără a utiliza antet, dar atunci trebuie totuși să furnizați informațiile din formular.

Dacă scrisoarea tratează tranzacții mari legate de finanțare sau informații confidențiale de altă natură, nu se recomandă trimiterea unor astfel de scrisori prin fax sau electronic. Este mai bine la modă veche, într-un plic obișnuit de hârtie.

Numerotare.

Dacă litera este formată din mai multe pagini, atunci acestea sunt numerotate începând cu a doua. Numerele sunt marcate în partea de sus în mijloc cu cifre arabe. Nu există puncte lângă număr.

Împărțirea în părți.

Aceasta înseamnă împărțirea scrisorii în paragrafe. Textul nu ar trebui să curgă într-un flux continuu, altfel pur și simplu nu va fi perceput. Datorită împărțirii în paragrafe, puteți vedea unde se termină un gând și unde începe altul.

Disponibilitatea corecțiilor.

Nu este recomandabil să permiteți corecții, greșeli de scriere sau ștergeri. Scrisoarea trebuie scrisă corect, iar textul trebuie tipărit la intervale de 1,5 - 2.

Detalii folosite.

Vom indica doar cele principale, deoarece am vorbit deja pe scurt despre ele puțin mai devreme:

• Dacă întreprinderea este deținută de stat, se folosește stema Federației Ruse. Este situat la mijlocul formularului oficial;
• Numele complet al companiei;
• Numere de fax și telefon;
• Numarul contului bancar;
• Destinatar - iar numele firmei destinatare se foloseste in cazul nominativ; pentru a indica functia si prenumele destinatarului se foloseste cazul dativ;
• Dacă destinatarul are o diplomă sau un titlu academic, indicați-l înaintea numelui de familie al persoanei;
• Orice detalii sunt scrise pe un rând nou și cu majuscule.

Scrisoare de afaceri după o întâlnire

Ai avut o întâlnire de afaceri, era o perspectivă pentru. Vom discuta în continuare cum să reflectăm acest lucru într-o scrisoare.

1. În primul rând, la începutul scrisorii, referiți-vă la data și ora comunicării dvs. cu potențialul partener, chiar dacă au trecut câteva zile de la întâlnire.
2. Evitați greșelile sau frazele excesiv de complexe: păstrați scrisoarea scurtă și clară, dar în așa fel încât destinatarul să vrea să o citească.
3. Menționați despre ce a fost conversația. De exemplu: " Am discutat cât ar costa o vază în stil venețian.”
4. Asigurați-vă că destinatarul scrisorii își exprimă opinia cu privire la subiectul întâlnirii.
5. Indicați o oră în care puteți comunica prin telefon sau vă puteți întâlni personal.
6. Spuneți destinatarului că așteptați cu nerăbdare să lucrați cu el: „ Aștept cu nerăbdare relații de afaceri viitoare cu dvs«.
7. Încheiați scrisoarea cu următoarea expresie sau cu o expresie similară: „ Cele mai bune urări pentru tine...».

Scrisori de afaceri electronice

Este imposibil să ignorăm cerințele pentru proiectarea lor, deoarece acum din ce în ce mai multe scrisori sunt emise în formă electronică, mai degrabă decât în ​​formă de hârtie. La urma urmei, este secolul 21.

Pregătirea unei scrisori de afaceri electronice nu este dificilă; cerințele de formatare sunt identice cu scrisorile tradiționale. Singurul lucru este că o astfel de scrisoare ar trebui să aibă întotdeauna un titlu (sau linie de subiect), astfel încât pur și simplu să nu se piardă în fluxul documentației.

În plus, atunci când se răspunde la o astfel de scrisoare, este mai bine să nu schimbi subiectul scrisorii, astfel încât vei înțelege rapid ce se spune dacă primești o mulțime de e-mailuri.

De asemenea, nu ar trebui să utilizați software de ultimă generație atunci când creați atașamente la astfel de scrisori; este departe de a fi un fapt că destinatarul dvs. are același lucru. Dacă nu este acolo, scrisoarea pur și simplu nu se va deschide.

Nu folosiți emoticoanele atunci când scrieți o scrisoare de afaceri electronic. Tehnologia este grozavă, dar păstrați-o ca în afaceri când scrieți.

Care este termenul limită pentru a răspunde la o scrisoare?

Dacă scrisoarea este clasificată ca necesitând un răspuns, atunci când să răspundeți depinde de informațiile conținute în scrisoare:

• Dacă primiți o solicitare, vă rugăm să confirmați că a fost primită în următoarele trei zile de la primire. Iar răspunsul final poate fi dat într-o lună;
• Dacă vorbim de condoleanțe, acesta poate fi transmis în termen de zece zile de la întâmplarea tristă;
• Este permis să trimiteți felicitări în termen de 8 zile din momentul în care ați aflat despre data specială;
• Dacă vorbim despre regulile generale ale bunelor maniere, atunci este mai bine să răspundem la scrisori în termen de șapte zile.

Cum se scrie o scrisoare de afaceri: într-un limbaj simplu despre lucruri complexe

Distingeți între o scrisoare de afaceri și corespondența personală. Am vorbit deja de mai multe ori astăzi despre care sunt aceste diferențe, nu trebuie să uităm de ele. Acum să ne uităm la scrierea unei scrisori pas cu pas.

Etapa 1. Indicăm destinatarul.

În colțul din dreapta sus al formularului scriem numele de familie, inițialele și funcția persoanei căreia îi adresăm scrisoarea. Dacă destinatarul este o organizație, indicați adresa legală a acesteia.

Etapa 2. Recurs.

Il asezam in mijlocul formei. Se desfășoară într-o manieră respectuoasă, fără abrevieri sau ștersături.

Exemplu: Dragă (nume, patronimic)! De asemenea, se poate adresa destinatarului prin indicarea funcției sale. Dar atunci când te adresezi unei persoane pe nume, reduce stresul psihologic și indică faptul că relația de afaceri este stabilă și stabilită.

Etapa 3. Declarație de scop.

Explicați scopul scrisorii, esența ei și ideile principale. Această parte este cea principală. Scrieți despre ceea ce doriți să spuneți, care este motivul apelului dvs. Dar nu uitați de stilul oficial și neutru.

Etapa 4. Efectuarea de propuneri și recomandări.

Aproape orice scrisoare de afaceri implică faptul că destinatarul va răspunde la aceasta. În general, acest lucru nu este cerut doar de scrisorile cu caracter informativ. Prin urmare, nu descrieți doar problema, ci și sugerați cum poate fi rezolvată.

Dacă depuneți o plângere, cereți să fie luate anumite măsuri; dacă vă oferiți să cooperați, spuneți-ne ce opțiuni sunt disponibile.

Mai simplu spus, cel care primește scrisoarea trebuie să vadă că nu numai că vrea ceva de la el, ci și să înțeleagă cum se poate realiza acest lucru.

Cum să închei o scrisoare de afaceri

O scrisoare de afaceri trebuie scrisă perfect. Dacă regulile de scriere nu sunt respectate, aceasta poate afecta negativ reputația companiei în ansamblu. Prin urmare, acum propunem să ne oprim mai în detaliu asupra designului părții finale a unei scrisori de afaceri.

La sfârșitul scrisorii, rezumați tot ce s-a discutat mai devreme. Dar nu ar trebui să vă întindeți concluziile în 10 propoziții; la urma urmei, concizia și concizia sunt apreciate în scrisorile de afaceri. Este mai bine să te limitezi la fraze simple.

Vom baza finalul pe 2 indicatori: ar trebui să fie cât mai politicos și corect posibil. Există diferite opțiuni pentru cum să-l construiți.

Aici sunt cateva exemple:

• Vă mulțumim pentru atenție sau ajutor: Mulțumesc! (Dă-mi voie să-ți mulțumesc...);
• Exprimați-vă speranțele pentru viitor: Sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă (Sperăm să primim un răspuns în viitorul apropiat...);
• Puteți construi o frază pentru a asigura destinatarul de ceva: Am fi bucuroși să cooperăm cu dumneavoastră;
• A face o cerere: Vă rugăm să raportați rezultatele;
• Ne cerem scuze pentru orice inconvenient cauzat: Îmi cer scuze pentru întârzierea neașteptată a plății pentru material.

Cum să-ți ia rămas bun de la destinatar.

În ciuda faptului că corespondența este oficială, vă puteți lua rămas bun în diferite moduri.

Iată câteva opțiuni:

• Cu respect pentru tine...;
• Cu urări de succes...;
• Cele mai bune gânduri…

Semnăm corect.

Când semnați scrisoarea, indicați funcția, prenumele și prenumele. Dacă te îndoiești de oportunitatea unei expresii precum: „ Cu stimă" - doar nu-l folosi.

Îți poți indica contactele, numărul de telefon suplimentar sau adresa de e-mail în semnătură, astfel încât să-i demonstrezi destinatarului că ești gata să comunici și să cooperezi cu el.

În următoarea parte a articolului nostru, aș dori să vorbesc despre scrisorile de afaceri în limba engleză.

Scrisori de afaceri în engleză

Nu există o formă reglementată pentru alcătuirea unor astfel de scrisori. Totul va depinde de scopul scrisorii și de cine este destinatarul acesteia. Iată câteva recomandări scurte pentru redactare.

Data scrierii.

Dacă scriem în SUA, atunci când indicăm data punem mai întâi luna, apoi ziua și numai apoi anul. Dacă în Marea Britanie, data este introdusă ca în Federația Rusă. În acest caz, scrieți luna cu litere pentru a evita confuzia.

Detalii despre destinatar.

• Dacă îi scrii unui bărbat, contactează-l astfel: domnul (introduceți numele de familie);
• Dacă o femeie căsătorită: Doamna (introduceți numele de familie);
• Pentru o doamnă necăsătorită: Domnișoară (indicați numele de familie);
• Dacă nu cunoașteți statutul doamnei: Dna (introduceți numele de familie).

Specificarea adresei.

Comanda este opusă celei acceptate în Federația Rusă: birou, număr de locuință, numele străzii, codul poștal, numele statului (dacă este scris în SUA), numele județului și numele țării (dacă este scris în Marea Britanie).

Cum să contactați destinatarul.

Apeluri standard:

• Draga doamna;
• Stimate domn;
• Draga domnule sau doamna;
• Stimata doamna;
• Dragă.

După adresă punem virgulă (dacă scriem în Marea Britanie) sau două puncte (dacă scriem în SUA). Nu este obișnuit să puneți semnul exclamării.

Subiect.

Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii, la fel ca în Federația Rusă.

Textul principal.

Împărțiți-l în paragrafe. Sau scrieți fiecare propoziție pe un rând nou.

Cum să-ți spui la revedere.

De exemplu, așa: „ Vă mulțumim pentru ajutor, rămânem cu adevărat ai Dvs.”– Mulțumesc, devotatul meu..., deși ar putea fi mai puțin formal.

Înregistrarea semnăturii.

Ne punem semnătura sub paragraful de rămas bun, indicăm numele și prenumele, numele companiei și funcția.

Proiectarea aplicatiilor.

Dacă anexați vreun document, vă rugăm să indicați acest lucru la sfârșitul scrisorii: „ Enc."și enumerați aplicațiile.

Ce să scrieți cu majuscule.

• Nume și inițiale;
• Numele companiilor;
• Numele orașelor, statelor etc.;
• Orice cuvinte care indică poziția ocupată;
• Primele cuvinte de rămas bun;
• Adrese de deschidere.

Înainte de a încheia conversația, iată câteva exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză.

Exemple de scrisori de afaceri în rusă și engleză

Concluzie

Pentru a rezuma, aș dori să spun că o scrisoare de afaceri este un instrument de comunicare în orice domeniu de activitate. Dacă este scris corect, cu siguranță vă va prezenta compania într-o lumină pozitivă.

Pe de altă parte, o scrisoare scrisă neglijent și cu erori poate distruge complet cea mai promițătoare afacere. Scrieți corect scrisorile și am încercat să vă spunem cum să o faceți.