Birou virtual. Birou virtual pentru muncă reală

Sub birou virtual se referă la un set de servicii furnizate unei organizații pentru primirea și distribuirea apelurilor către un număr fix, lucrând cu e-mailuriși corespondența poștală, gestionarea documentelor, până la întocmirea unui raport. Mai mult, toate aceste lucrări sunt efectuate de o organizație terță care furnizează astfel de servicii. Birou virtual este imposibil, după cum se spune, să „atingi”, dar clienții companiei care „închiriază” un birou virtual nu vor avea îndoieli cu privire la existența lui reală. Ca parte a serviciului birou virtual» numărul virtual corespunzător este emis utilizatorului. Toate apelurile care vin la acest număr sunt procesate conform algoritmului specificat. Clientul care a sunat la numărul virtual va fi complet sigur că vorbește direct cu specialistul companiei. În timp ce în realitate el comunică cu un operator de call center profesionist. Prin urmare, birou virtual vă permite să organizați comunicarea non-stop, să economisiți bani la întreținerea biroului și specialişti cu normă întreagăși controlează, de asemenea, un număr mare de apeluri.

Astăzi, mulți antreprenori au reușit să aprecieze beneficiile serviciului " birou virtual» - aceasta este atât o creștere a eficienței întreprinderii, cât și crearea unei imagini a unei întreprinderi de succes. Acest serviciu ajută, de asemenea, să folosiți cât mai bine timp de lucruși optimizarea costurilor asociate activităților comerciale.

O întreprindere nou deschisă adesea nu are nevoie să închirieze un spațiu de birou. Oferte Centrul de asistență pentru afaceri mici una dintre cele mai preturi mici in Moscova(!) inchiriez un serviciu birou virtual", oferind astfel clientului:

• Numărul de telefon al orașului
• Adresă poștală și e-mail
• Contabilitatea corespondenței
• Înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire
• Intocmirea si transmiterea rapoartelor
• Executarea ordinelor curente ale șefului

Centrul de asistență pentru afaceri mici oferă servicii atât antreprenorilor, cât și persoanelor fizice. Serviciu" birou virtual» de la Centrul de Suport pentru Afaceri Mici este benefică pentru antreprenorii cu experiență prin faptul că vă permite să reduceți costul unei secretare - asistent la șef. Pentru tinerii oameni de afaceri, serviciul este potrivit dacă se deschide firma noua sau se lansează un proiect pilot dacă personalul lucrează de la distanță, dacă se deschide o nouă sucursală sau dacă pur și simplu nu este nevoie să închiriem spațiu de birou.

Centrul de asistență pentru afaceri mici formează pachetul de servicii care este cel mai convenabil pentru fiecare client. Nu limităm numărul de apeluri primite pe zi, nu stabilim limite pentru numărul de numere către care se efectuează redirecționarea apelurilor, selectăm un număr de telefon Moscova din 7 cifre, vă punem la dispoziție o secretară calificată pentru perioada pe care o stabiliți!

Infrastructură IT,

Spam și anti-spam,

Stocare a datelor

Formarea și menținerea sănătății infrastructurii IT este una dintre cele mai importante sarcini ale unei afaceri. Este, de asemenea, una dintre cele mai costisitoare și consumatoare de timp, mai ales în companiile cu o structură distribuită sau sucursală. Existența serviciilor cloud a facilitat foarte mult viața serviciilor IT, deoarece puteți colecta mai multe servicii, nu cheltuiți bani pe un server și PBX-uri hardware și puteți utiliza soluții open source.

Dar chiar și cu această abordare, mai devreme sau mai târziu se poate ajunge la o fundătură: sistemele sunt fragmentate, nu se actualizează, nu se integrează între ele, dispar de pe piață etc. Și în astfel de cazuri, infrastructura nu trece vremuri mai bune, iar productivitatea angajaților scade pe măsură ce revin la practicile de lucru pre-automatizare. Pentru a evita acest lucru, biroul virtual trebuie să funcționeze ca un ceas: toate serviciile de echipamente sunt coordonate și fără probleme. Noi, ca integrator de sisteme, am reușit să găsim o astfel de soluție.

Când nu vrei

Termenul „oficiu virtual” are mai multe interpretări. Unul dintre ele este un mediu cloud (serviciu) comun tuturor angajaților unei anumite companii care oferă personal și munca în comun toti membrii echipei. Un birou virtual este bun pentru că vă permite să vă concentrați imediat pe muncă și dezvoltarea afacerii, lăsând în urmă problemele care apar în timpul implementării propriei infrastructuri de telecomunicații.

Avantajul unei astfel de lucrări este capacitatea de a-ți extinde afacerea fără a fi nevoie de investiții semnificative în telecomunicații. Piatra de temelie a infrastructurii IT a oricărui tip de afacere este comunicarea: trebuie să comunicați între ei, cu clienții și contrapărțile, să intrați online, să organizați seminarii web, teleconferințe și așa mai departe. Dacă compania are o echipă distribuită care lucrează de la distanță, problema devine o prioritate. „Office in the cloud” permite angajaților companiei dispersați geografic să interacționeze între ei fără probleme de utilizare sistem unic pentru schimbul, stocarea, prelucrarea și transmiterea de informații și coordonarea acțiunilor comune. Toate costurile financiare și cu forța de muncă pentru întreținerea echipamentelor de telecomunicații, upgrade-uri hardware, lucrări programate sunt preocuparea operatorului de birou virtual. Să luăm în considerare mai detaliat ce avantaje oferă un astfel de sistem.

Apropo, vom face imediat o rezervare: uneori un „birou virtual” se numește un PBX bazat pe cloud, care oferă o comunicare fiabilă între angajații companiei și clienți și management. Dar, de fapt, acest termen este mult mai larg, cloud PBX este doar unul dintre elementele unui birou virtual.

De obicei, serviciul de „birou în cloud” este utilizat de companiile cu creștere rapidă, care sunt esențiale pentru integrare birouri îndepărtate sau companii afiliateîntr-o singură infrastructură. Cu acest tip de serviciu lucrează și companiile care au o rețea extinsă de agenți de vânzări sau liber profesioniști. Un birou virtual ajută la creșterea semnificativă a eficienței comunicațiilor cu biroul central sau chiar la organizarea de instruire la distanță.

Serviciul este potrivit și pentru acele companii care au nevoie să comunice constant cu partenerii sau clienții, precum și să organizeze întâlniri regulate și prezentări online. Această soluție este cea mai relevantă pentru companiile cu o rețea de sucursale distribuite. Un birou în cloud este potrivit pentru afaceri de orice dimensiune - mici, medii sau mari.

Birou virtual Softline

Unul dintre cele mai de încredere servicii de acest tip este biroul virtual al Softline. Este o platformă cloud cu o plată lunară. Serviciul a fost dezvoltat ca parte a programului Microsoft Cloud OS Network Rusia, cu participarea inginerilor Microsoft.

Softline Virtual Office oferă un set de oportunități de afaceri care sunt solicitate de majoritatea companiilor din orice domeniu de activitate.

• Poștă electronică corporativă bazată pe Microsoft Exchange Server. Aceasta este o soluție dovedită, care are o interfață ușor de utilizat și este familiar de întreținut. administratorii de sistem. Utilizarea acestei e-mailuri garantează siguranța corespondenței, a lanțurilor de scrisori și a tuturor atașamentelor.
• Comunicații unificate(IM, apeluri video și audio) - Skype pentru afaceri. Datorită acestui serviciu, angajații companiei vor fi mereu în legătură, indiferent unde s-ar afla.
• Posibilitate de acces la reteaua telefonica prin SIP. Conexiunea se face fie la PBX-ul clientului, fie la furnizorul SIP. Aceasta înseamnă că compania va putea folosi toate avantajele telefoniei SIP, cum ar fi conferința, distribuția și redirecționarea apelurilor, IVR, înlocuirea numerelor și așa mai departe.
• Antivirus/Antispam. rău intenționat software blocat în siguranță - serviciul nu permite apariția virușilor. Spamul prin e-mail este oprit în același mod.
• Închiriez un pachet complet de local aplicații Microsoft birou pentru a lucra cu documente fără conexiune la internet ( serviciu suplimentar). Până acum, pachetul Microsoft Office este înaintea altor soluții, în special în ceea ce privește tabelele și prezentările, care, apropo, sunt cel mai des solicitate de afaceri pentru calcularea și prezentarea rezultatelor, rezumatele și pregătirea materialelor pentru demonstrație.

Principalul avantaj al serviciului este posibilitatea pornire rapidă(implementarea unui birou virtual în sistem de lucru compania trece în doar câteva ore), crește eficiența angajaților, reduce costurile financiare și siguranța. Odată cu serviciul, clientul primește gratuit o configurație de bază a serviciului, precum și posibilitatea de a-și muta e-mail spre „nor”.

Eficiența este sporită de mai mulți factori.

• Automatizarea completă a proceselor de afaceri.În orice companie, numărul de procese standard, de rutină, prevalează asupra celor individuale. Și tocmai în aceste procese factorul uman poate juca o glumă crudă: termenele limită de aprobare sunt ratate, documentele sunt pierdute, interpreții își transferă vina unul asupra celuilalt. Atunci când procesul este automatizat, fenomenele negative sunt nivelate și viteza de procesare a fiecăruia dintre procesele de afaceri crește semnificativ.
• O singură consolă pentru administrarea și managementul utilizatorilor și serviciilor. Numărul de licențe poate fi modificat în funcție de nevoile afacerii. Acest lucru este deosebit de important dacă afacerea este la început - numărul personalului se poate schimba dramatic, apar noi echipamente, reprezentanți și sucursale. O astfel de extindere necesită, de obicei, costuri financiare și de muncă uriașe. Cu un birou în cloud, lucrurile stau diferit - scalabilitatea nu mai este o sarcină dificilă.
• Posibilitate de upgrade. Menținerea la zi a software-ului este o garanție că funcționalitatea software-ului va aduce beneficii maxime. În plus, un upgrade convenabil și rapid facilitează munca serviciului IT, face procesele transparente și crește eficiența acestuia.

După cum am menționat mai sus, un birou virtual vă permite să reduceți costurile de operare și să reduceți riscurile de licențiere. Datorită serviciului, compania se poate concentra pe munca sa, comunicarea și asigurarea faptului că munca lor este preocuparea angajaților Softline. Serviciul cloud de la Softline funcționează 24/7, non-stop și pe tot parcursul anului.

Toate datele utilizatorilor sunt în siguranță, deoarece toate aceste informații sunt stocate în centrele de date Tier 3 ale companiei. Un plus este un acord complet transparent privind nivelul de furnizare a serviciilor (ing. Acord privind nivelul serviciilor,SLA) cu garanția disponibilității serviciului. Pentru a garanta o funcționare neîntreruptă, toate componentele sistemului sunt duplicate. Centrele de date Softlne au intrări de fibră optică duplicate. Împreună cu alte sisteme de siguranță, această schemă garantează clienților o comunicare perfectă între ei.

Ce companii sunt potrivite pentru un birou virtual?

Soluția „Virtual Office” - un set de servicii care sunt livrate clientului în cloud. În funcție de mărimea companiei client, se determină tehnologia de implementare. Da, mic și afaceri medii primește o soluție multi-chiriași: o singură infrastructură în care sunt localizați mulți clienți mici și primesc servicii la nivelul celor mai bune practici. Această abordare este limitată în reglarea fină și integrarea cu sistemele clienților, se aplică politici comune, orice modificări sunt comune și gestionate de noi în calitate de furnizor de servicii. Aceasta este o tehnologie de comunicații unificate rentabilă, special pentru companiile mici. Deși există excepții – de exemplu, atunci când o companie plănuiește să implementeze o telefonie puternică, din punct de vedere administrativ și al beneficiilor economice, are sens să folosești un server dedicat.

Pentru utilizatorii mari (atât în ​​ceea ce privește numărul de angajați, cât și dimensiunea sarcinilor de afaceri), este prevăzută o instalare separată pe o arhitectură dedicată. Clientul primește mai multe servicii de la Softline, poate oferi toate nevoile: aplică cele mai bune setări de politică de securitate, activează servicii suplimentare, câștigă flexibilitate atunci când se integrează într-o infrastructură IT existentă.

În consecință, există diferite infrastructuri diferite de management al serviciilor. Există două tipuri posibile:

• Pentru clienții în modul Hosted (companii mici și mijlocii) - gestionarea abonamentului consolidat prin interfața Website Panel în cloud Softline, mai puțin funcțională decât pe un server dedicat. Clienții nu pot face schimbări semnificative pentru a nu rupe soluția pe care alte companii o folosesc cu ei.
• Pentru clienții mari - o interfață web de console de gestionare a serviciilor cu acces direct pentru a seta politici de securitate, a gestiona utilizatorii și așa mai departe.

În orice moment, administratorul companiei poate vizualiza setul curent de servicii, statisticile angajaților, poate modifica nivelurile de acces pentru utilizatorii individuali.

Beneficiile financiare ale achiziționării unui birou virtual sunt evidente. Aceasta este, în primul rând, o reducere a costurilor de operare. În al doilea rând, reducerea costurilor software (se rezolvă problemele pirateriei etc.), reducerea riscurilor de licențiere. În cele din urmă, costul serviciilor cloud nu intră în costurile de capital ale organizației. Tot software-ul inclus în serviciu este actualizat aproape imediat după lansarea actualizării dezvoltatorului platformei software. Toate programele sunt licențiate. Acest lucru se aplică atât produselor Microsoft, cât și produselor de la alți parteneri. Softline va veni în ajutorul tuturor utilizatorilor care lucrează cu Office 365, dar sunt nevoiți să se transfere în cloud-ul rusesc din cauza intrării în vigoare a Legii Federale.

Lucrul cu „Biroul virtual” respectă pe deplin legislația Federației Ruse în domeniul protecției datelor cu caracter personal. Conform lege federala Nr.242 din 21 iulie 2014 „Cu privire la modificările aduse unor acte legislative Federația Rusăîn ceea ce privește clarificarea procedurii de prelucrare a datelor cu caracter personal în rețelele de informații și telecomunicații”, de la 1 septembrie 2015 a început să funcționeze în Federația Rusă prevederea privind localizarea proceselor de stocare și prelucrare individuală a datelor. Această prevedere obligă aproape orice companie să stocheze și să prelucreze datele rușilor pe servere care sunt situate fizic în Rusia.

Separat, merită remarcată activitatea serviciului suport tehnic. Timpul de răspuns garantat la o solicitare a utilizatorului este de 15 minute. Asistență - non-stop, 24/7/365. Dacă apare o problemă, serviciul de asistență o rezolvă într-un interval de timp clar definit. Echipa de asistență angajează doar specialiști calificați care pot rezolva în mod eficient orice problemă sau problemă.

Puteți aplica pentru conectare la serviciu

Birourile virtuale din Rusia devin din ce în ce mai populare. Cei care le folosesc de mai bine de un an ating noi culmi în afaceri. Aplicarea celor mai recente progrese progresul științific și tehnologicși gândire flexibilă, se creează noi spații de lucru virtuale. Acolo unde angajații se aud și se văd, trimit și primesc informații, materiale de lucru, rapoarte, documente etc.

Un birou virtual poate fi numit una dintre opțiunile de organizare a activităților de birou, ceea ce vă permite să creați un sentiment de birou real pentru un partener al companiei și un potențial client. Cu alte cuvinte, din punct de vedere funcțional este un birou, singura diferență fiind că este imposibil să-l atingi. cel mai bun exemplu- o resursă de internet a unei companii, de exemplu, un studio de dezvoltare de site-uri web. Toate acțiunile au loc online.

Principalele componente ale biroului:

1. Adresă poștală obligatorie pentru primirea corespondenței.
2. Telefonul este multicanal, avand mai multe linii.
3. IP PBX pentru transferul apelurilor către numere de telefon mobil, fix și Skype.
4. Operatorii de call center pregătiți să se consulte în toate aspectele legate de serviciile și produsele oferite.

Daca este imposibil sa te conectezi cu un consultant din call center, potentialul client va trimite documentul solicitat folosind fax, sau lăsați un mesaj cu informația corectă. Un alt plus este disponibilitatea unor statistici corecte întocmite pe baza solicitărilor. Vă permite să aflați numărul exact de comenzi, numărul total de apeluri, durata acestora, distribuția pe angajat și timp și așa mai departe.

Număr virtual multicanal

Linia telefonică nu poate fi supraîncărcată, deoarece secretarele virtuale lucrează șapte zile pe săptămână și 24 de ore pe zi.

Un birou virtual simplifică și automatizează toate procesele de lucru. Economisește bani, deoarece toate echipamentele sunt la furnizor. Firmele care utilizează serviciul virtual beneficiază de toate caracteristicile unui birou standard pentru a le folosi în avantajul lor. Este necesar doar definirea telefoanelor pentru distribuirea apelurilor. Operatorii de call center pot consilia clienții potențiali din același oraș sau din diferite părți ale lumii. Toate apelurile ajung la un singur număr de telefon. Câteva sute de apeluri sunt procesate în același timp.

• abonare lunara. plata pentru un birou virtual (PBX), de obicei în intervalul 500-3000 de ruble pe lună;
• plata pentru cel mai multicanal număr , de obicei în intervalul 150-1000 de ruble pe lună;
• plata pentru apelurile efectuate, de obicei în intervalul de 0,15-3 ruble pe minut,
• plata pentru servicii suplimentare.

Există trei opțiuni pentru un număr de telefon cu mai multe linii:

1. Cel mai popular este numărul cu codul 8-800. Acesta este numărul pe care majoritatea organizațiilor îl folosesc atunci când creează un centru de apel interregional. Are linii fierbinți.
2. Număr multicanal cu cod 8-804. Similar cu versiunea anterioară, cu o singură diferență: numărul abonatului nu este afișat la primirea unui apel.
3. Numărul direct al orașului. Mai des decât altele, codurile Moscovei (495, 499), Sankt Petersburg (812) și alte orașe mari sunt achiziționate. Proiectați companii pentru a crește încrederea clienților și a confirma locația biroului.

Configurarea telefoniei în cloud și a altor echipamente este ușoară. Instalând aplicația pe computer, puteți efectua toate operațiunile. Numerele externe și interne sunt înregistrate pe site-ul furnizorului de internet. După aceea, parametrii necesari sunt configurați.

Caracteristici 8-800 și 8-804:

• Apeluri gratuite pentru apelanți. Toți clienții companiei vor apela gratuit. Acest lucru va crește numărul de apeluri.
• Multicanal. Fără linii ocupate.
• Număr de telefon unic. Este ușor să vă amintiți un singur număr.
• Conexiune rapidă. Procesul durează 1 zi.
• Salutări vocale tuturor potențialilor clienți. Fără bipuri plictisitoare.

Astfel de numere sunt furnizate, de exemplu, de alții.

Serviciu de birou virtual

Baza unui birou virtual este transferul instantaneu de informații. Datorită acestui fapt, schimbul de date durează o fracțiune de secundă, ceea ce simplifică procesul de lucru.

Toți angajații companiei lucrează într-un birou virtual, dar nu în lumea reală, ci în spațiul cibernetic. Muncitorii pot locui tari diferite lumea, dar cu utilizarea dispozitivelor tehnice moderne - telefoane, internet și calculatoare - munca se desfășoară în timp real. Iar interacțiunea nu este diferită de un birou clasic. Servicii similare sunt furnizate de companiile IT. Unul dintre acestea este portalul.

Avantajele închirierii unui birou online

Închirierea unui birou virtual este mult mai ieftină pentru oamenii de afaceri. Trebuie să plătiți pentru unele servicii care creează spațiu pentru muncă. Si asta e. Avantajele unui birou în spațiul cibernetic sunt următoarele:

• Mai puține ore de lucru. Ținând cont de timpul petrecut pe drumul spre serviciu și înapoi, angajatul economisește de la 1,5 la 2 ore.
• Scăderea fluctuației personalului.
• Economii financiare semnificative. În orașele mari, închirierea unui spațiu de birou costă multi bani. În afară de secretară echipamentul necesar, curățători și alte lucruri. Toate acestea se traduc într-o sumă rotundă, pe care proprietarul afacerii va trebui să o plătească.
• Distribuție rezonabilă a banilor pentru dezvoltarea unui startup. La începutul unei afaceri, aproape toți antreprenorii nu au suficiente resurse financiare pentru a implementa planuri ambițioase. O astfel de soluție va oferi un număr considerabil Bani, deoarece economiile de la birou pot fi folosite în scopul propus.
• Creșterea numărului de potențiali candidați pentru post. Când utilizați un birou virtual, personalul este selectat dintre cele mai bune minți din diferite părți ale planetei. Și nu se limitează la solicitanții dintr-un oraș.
• Fără probleme cu relocarea, cu care mai devreme sau mai târziu se confruntă un număr mare de firme. Într-un birou virtual, pur și simplu nu există astfel de probleme și cheltuieli.
• La extinderea sediului, nu este nevoie să cheltuiți bani pe echipamente noi pentru personal.
• Profesionalism. Atunci când alegeți angajați disciplinați, procesul de muncă va merge mai rapid și nu vor fi probleme cu gestionarea timpului. Tehnologii moderne cu toate acestea, ele rezolvă și problema cu controlul timpului de lucru în timpul lucrului de la distanță.

IMPORTANT! Oameni de știință din tarile vestice a constatat că companiile care folosesc birouri virtuale au o rată de retenție mai mare decât birourile tradiționale. Acest lucru indică satisfacția echipei cu o astfel de organizație de afaceri.

Minusuri

Cu toate acestea, merită remarcat dezavantajele, care, deși puține, dar sunt prezente:

• Acceptarea absenței comunicării. Cu ajutorul internetului și telefonului, poți ajunge în orice oraș din lume. Dar au existat cazuri când conexiunea a fost întreruptă, iar acest lucru a cauzat multe probleme companiilor. Clienții nu au putut trece și a fost nevoie de ore de lucru pentru a restabili comunicarea. Când există o întrerupere a internetului, toate lucrările se opresc. Dacă conexiunea la internet este lentă sau instabilă, sunt probabile erori. Rețineți că atunci când angajații sunt localizați fizic în orașe diferite, problemele cu internetul pentru o persoană nu afectează munca normala restul.
• Riscul de furt. Probabilitatea jafului de obiecte fizice este minimă, dar atac de hacker expus la spațiul virtual. Furtul de informații din birourile digitale este rar, dar hackerii calificați pot pătrunde în aproape toate rețelele.

Serviciu birou virtual la Moscova

Tot mai multe companii sunt obligate să aibă o reprezentanță în capitala țării. Mai ales în Rusia, unde majoritatea Finance este amplasată în Moscova. Obținerea unui birou virtual în Moscova este ușor. Puteți închiria în zonele cele mai de elită, chiar și în orașul Moscova.

Ce este inclus în acest pachet?

Moscova adresa legala+ număr virtual multicanal + secretară.
Acestea oferă adesea săli de întâlnire timp de 5 zile pe lună la dispoziția chiriașilor virtuali.

Este oferită o gamă completă de servicii de corespondență și poștă.
Specialistii companiei vor sorta plicurile si vor anunta proprietarul noilor scrisori. Dacă este necesar, scanat și trimis prin fax sau curier.

Plus suplimentar

În timpul concursurilor și licitațiilor, un rol important este acordat locației biroului. Câștigătorii ultimelor licitații au fost din capitală. Pentru că la concursuri se acordă atenție adresei juridice a firmei.

Oferă un birou virtual în Kiev?

Lucrați într-un loc convenabil, folosiți telefonia, închiriați un birou pentru o oră, o săptămână sau o lună - lista serviciilor oferite de un proprietar în capitala Ucrainei. Adresa este furnizată nu la periferie, ci în cele mai mari centre de afaceri ale țării. În orașul Kiev, Horizon Tower, Kyiv Horizon Park, Podil, Gulliver și IQ CENTER. Pe lângă adresă, sunt oferite servicii pentru îmbunătățirea imaginii afacerii.

Consultați lista companiilor care furnizează servicii de telefonie IP, PBX virtuale și numere.

Birou virtual gratuit

Oferă, de exemplu, . ȘI potențiali clienți nu va fi deconectat din cauza angajării linii telefonice. conectează numere virtuale gratuite și PBX. Trebuie doar să plătiți o taxă de abonament. Există o promoție specială, conform căreia îi poți oferi unui prieten 2 luni de utilizare gratuită a rețelei PBX. Și obțineți o recompensă sub formă de 1.000 de ruble pentru asta.

Serviciul de birou virtual ajută la reducerea costurilor și unește angajații din diferite orașe în procesul de lucru. Acesta este un tip nou și eficient de organizare a muncii, a cărui popularitate crește în fiecare an.

Servicii de internet pentru afaceri.
Este necesar linkul către material!