8 องค์กรการต้อนรับผู้เยี่ยมชมประเภทต่างๆ การจัดและดำเนินการต้อนรับผู้เยี่ยมชม

ในการจัดงานเลี้ยงต้อนรับพนักงานในองค์กรในประเด็นปัจจุบัน เลขานุการจะต้องรู้โครงสร้างขององค์กรเป็นอย่างดี มีความคิดเกี่ยวกับกิจกรรมต่างๆ และรู้ถึงการแบ่งแยกความรับผิดชอบและประเด็นต่างๆ ระหว่างพนักงานฝ่ายบริหาร

เลขานุการจะต้องแจ้งพนักงานทุกคนขององค์กรเกี่ยวกับเวลาทำการของแผนกต้อนรับในประเด็นปัจจุบัน เขาจะต้องรู้จักพนักงานที่สามารถเข้าถึงผู้จัดการได้ดีตลอดเวลา

บ่อยครั้งที่ผู้เยี่ยมชมไปพบผู้จัดการเกี่ยวกับปัญหาที่พนักงานคนอื่นสามารถแก้ไขได้ เลขานุการจะต้องส่งผู้เยี่ยมชมไปยังบุคคลที่มีความสามารถมากที่สุดในการแก้ไขปัญหาเฉพาะ

ในระหว่างการต้อนรับทุกประเภทเลขานุการจะรับสายโทรศัพท์ทุกสายและส่งต่อไปยังรองผู้จัดการ หมายเลขโทรศัพท์ของผู้จัดการในระหว่างการแผนกต้อนรับควรเชื่อมต่อในกรณีฉุกเฉินเท่านั้น มิฉะนั้น การสนทนาอาจยืดเยื้อ เนื่องจากการนำเสนอคำถามของผู้เยี่ยมชมจะถูกขัดจังหวะซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยการสนทนาของผู้จัดการทางโทรศัพท์ คุณไม่ควรอนุญาตให้พนักงานคนอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับแผนกต้อนรับเข้าไปในสำนักงานของผู้จัดการในระหว่างการต้อนรับ ในสถานการณ์เช่นนี้ ควรส่งตรงไปยังรองผู้จัดการหรือควรเรียกเวลาเมื่อผู้จัดการว่างและสามารถรับได้

เมื่อสิ้นสุดการสนทนาและตัดสินใจแล้ว ผู้จัดการจะจดบันทึกตัวเองหรือสั่งให้เลขานุการบันทึกผลลัพธ์ของการสนทนาลงในสมุดบันทึกที่เหมาะสม

การต้อนรับผู้มาเยือนจากองค์กรอื่นจะต้องจัดเตรียมล่วงหน้าโดยเลขานุการ เวลานัดหมายต้องตกลงกันและสะดวกทั้งผู้มาเยี่ยมและผู้จัดการ เลขานุการจะต้องแจ้งให้ผู้จัดการทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับประเด็นที่จะแก้ไขในระหว่างการประชุม

องค์กรจำนวนหนึ่ง โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐ ได้นำแนวทางปฏิบัติในการลงทะเบียนผู้เยี่ยมชมล่วงหน้ามาไว้ในวารสารพิเศษ ซึ่งระบุถึง: ชื่อนามสกุล ตำแหน่งของผู้เยี่ยมชม องค์กร หมายเลขโทรศัพท์ ประเด็นที่จะหารือ วันที่และเวลารับ

หากผู้มาเยี่ยมมาโดยไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า เลขานุการมีสิทธิ์ตัดสินใจด้วยตนเอง: รายงานเขาต่อผู้จัดการทันทีหรือนัดหมาย หลังจากรายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับผู้มาเยี่ยมแล้ว หากได้รับการปฏิเสธที่จะรับเขา เลขานุการจะต้องเชิญผู้มาเยี่ยมเพื่อพูดคุยกับรองผู้จัดการหรือพนักงานที่มีความสามารถอื่น ๆ ขององค์กรโดยพูดกับเขาดังนี้: “ คุณเคยพยายามแก้ไขหรือไม่ ประเด็นนี้กับ…”. หากผู้มาเยี่ยมไม่พอใจกับข้อเสนอดังกล่าว เลขานุการจะแจ้งให้เขาทราบถึงวันและเวลาที่ผู้จัดการจะยอมรับเขา

หากผู้จัดการที่ได้รับเชิญผู้มาเยี่ยมไม่อยู่ ก็จำเป็นที่ผู้มาเยี่ยมจะต้องได้รับจากพนักงานที่มีความสามารถคนอื่น ในสถานการณ์เช่นนี้ เลขานุการต้องขอโทษสำหรับการไม่อยู่ของผู้จัดการและอธิบายเหตุผลที่เขาไม่อยู่ ควรจำไว้ว่าการเรียกผู้มาเยี่ยมอีกครั้งนั้นเป็นการแสดงความไม่ตั้งใจและไม่เคารพเขา

คุณต้องไม่อนุญาตให้การนัดหมายของคุณถูกขัดจังหวะด้วยเหตุผลที่ไม่สมควร อย่างไรก็ตาม หากการต้อนรับถูกยกเลิกเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ความเจ็บป่วยของผู้จัดการ การเดินทางเพื่อธุรกิจอย่างเร่งด่วน ฯลฯ เลขานุการมีหน้าที่ต้องแจ้งให้ผู้มาเยี่ยมชมทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับเรื่องนี้และตกลงตามเวลาที่ แผนกต้อนรับส่วนหน้าถูกเลื่อนออกไป เลขานุการมีหน้าที่ต้องแจ้งนามสกุล ชื่อ นามสกุล และหมายเลขโทรศัพท์ให้ผู้เยี่ยมชมทราบเพื่อสอบถามและส่งข้อความด่วน

การทำงานในบริเวณแผนกต้อนรับ เลขานุการสามารถเข้าถึงผู้จัดการได้ง่ายขึ้นสำหรับบางคน แต่ในทางกลับกัน เป็นเรื่องยากสำหรับคนอื่นๆ หากเลขานุการเชื่อว่าสถานการณ์สามารถถูกบิดเบือนเพื่อประโยชน์ของเขาได้ ก็อาจจบลงด้วยความล้มเหลว เลขานุการไม่มีสิทธิ์ถ่ายโอนทัศนคติของผู้จัดการที่มีต่อพวกเขาไปยังผู้คน - คุณต้องมีอัธยาศัยดีกับผู้มาเยี่ยมทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน

เมื่อจัดให้มีการต้อนรับพนักงานไปรษณีย์ เลขานุการจะต้องค้นหาว่าการมาเยือนครั้งนี้ได้รับการตกลงล่วงหน้าหรือไม่ ค้นหาปัญหาที่ผู้เยี่ยมชมมาถึง ทำเครื่องหมายใบรับรองการเดินทาง ถามว่าผู้เชี่ยวชาญคนรองมีโรงแรมให้หรือไม่ ถ้าไม่มีก็ช่วยเขาแก้ไขปัญหานี้

หากคณะผู้แทนมาถึงงานเลี้ยงต้อนรับ เลขานุการควรดูแลล่วงหน้าในการมอบหมายพนักงานที่จะร่วมด้วย

เมื่อมีคณะผู้แทนจากต่างประเทศมาถึง เลขานุการจะต้องจัดให้มีล่ามและของที่ระลึกสำหรับสมาชิกของคณะผู้แทน

2. ส่วนกราฟิก

ข้อกำหนดทางจริยธรรมขั้นพื้นฐานสำหรับเลขานุการ

เมื่อพวกเขาโทรหาเลขา

ระหว่างการโทรจากสมาชิก	ควรรับโทรศัพท์ที่ดังขึ้นหลังจากเสียงเรียกเข้าครั้งแรกหรือครั้งที่สอง เมื่อรับสายต้องแนะนำตัวเอง ตัวอย่างเช่น: " สวัสดีตอนเช้าสำนักเลขาธิการอินเตอร์คอมแบงก์ Galina Ivanovna อยู่ที่โทรศัพท์”
หากผู้สมัครสมาชิกไม่ได้ระบุตัวตน	ในกรณีนี้ วลีต่อไปนี้มีความเหมาะสม: "แนะนำตัว!"; “ฉันจะแนะนำคุณได้อย่างไร”
หากคุณต้องการคลายความตึงเครียดในการสนทนา	ในกรณีนี้ จำเป็นต้องขัดจังหวะคู่สนทนาในสถานที่ที่เหมาะสมและถามว่า: "มีอะไรให้ฉันช่วยไหม"
หากเลขานุการโอนสายโทรศัพท์ไปให้พนักงานคนอื่น	ในกรณีนี้คุณควรแจ้งนามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของพนักงานคนนี้, ตำแหน่งและหมายเลขโทรศัพท์ของเขาให้สมาชิกทราบ
ในกรณีที่ไม่มีผู้จัดการ	ในกรณีนี้เลขานุการควรถามว่า: “ฉันจะบอกอะไรเขาล่ะ” หรือ “กรุณาบอกมา ฉันจะเขียนลงไป”
เพื่อหลีกเลี่ยงการพูดทางโทรศัพท์อย่างตรงไปตรงมาและไม่แสดงความรู้เกี่ยวกับกิจการขององค์กร	ในกรณีนี้คุณควรตอบ: “ปัญหานี้ไม่อยู่ในความสามารถของฉัน” หรือ “คุณต้องคุยกับผู้กำกับเกี่ยวกับปัญหานี้” ฯลฯ
หากมีความจำเป็นต้องสอบถามข้อมูลระหว่างการสนทนาทางโทรศัพท์	ในกรณีนี้จำเป็นต้องเตือนสมาชิกเกี่ยวกับระยะเวลาการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นและหากไม่สามารถค้นหาได้รวดเร็วต้องขออภัยและขอให้สมาชิกโทรกลับในภายหลังตามเวลาที่สะดวก ให้เขาหรือขอเบอร์โทรศัพท์แล้วโทรหาตัวเอง
วิธีจบการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างชำนาญ	ผู้ที่โทรมาจะสิ้นสุดการสนทนา (เขาจะโทรอีกครั้งหากการสนทนาถูกขัดจังหวะด้วยเหตุผลบางประการ) บทสนทนาอาจจบลงด้วยคำเหล่านี้: "ขอบคุณที่โทรมา" “ฉันดีใจที่ได้ยินจากคุณ” “ขอให้โชคดี” ฯลฯ

เมื่อเลขาโทรมา

หลังจากกดหมายเลขและได้รับคำตอบยืนยัน	คุณต้องแนะนำตัวเอง บอกชื่อองค์กรและพื้นที่ทำกิจกรรม จากนั้นระบุชื่อพนักงานที่ต้องการ ต่อไปคุณควรชี้แจงว่าสมาชิกจะพูดคุยด้วยสะดวกหรือไม่ ช่วงเวลานี้หรือควรหารือประเด็นนี้ในเวลาอื่นที่เหมาะสมกว่า
หลังจากการแนะนำตัวร่วมกัน	คุณควรระบุเหตุผลที่เขาโทรมา คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการพูดว่า: “ผมได้รับคำสั่งแล้ว” “เราถูกบังคับให้เลี้ยว” เป็นต้น
หากการสนทนายืดเยื้อเกินไปและผู้เข้าร่วมในการสนทนาทางโทรศัพท์ไม่ได้ตั้งใจที่จะจบการสนทนา	ในกรณีนี้คุณต้องถามคำถามในลักษณะที่เขาถูกบังคับให้ตอบเป็นพยางค์เดียว: "ใช่หรือไม่".
หากเลขาโทรเข้าโทรศัพท์ทางไกล	คุณควรตั้งชื่อเมืองที่เลขานุการโทรมา ตำแหน่งผู้จัดการและชื่อองค์กร จากนั้นระบุว่าเขาต้องการเชิญใครให้เข้าร่วมการสนทนาและประเด็นใด
หากพนักงานที่ต้องการไม่ว่าง	ในกรณีนี้เลขานุการจะต้องทวนรายละเอียดและระบุเวลาที่เขาจะโทรอีกครั้งอย่างแน่นอน

เลขานุการธุรกิจสื่อสาร

การรับเรื่องส่วนตัวได้รับการจัดระเบียบตามกฎส่วนใหญ่คล้ายกับที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่มีคุณสมบัติบางประการที่สังเกตได้ คำถามที่นำมาสู่แผนกต้อนรับควรมีลักษณะส่วนบุคคลอย่างแท้จริง และวิธีการแก้ไขควรอยู่ในความสามารถของหัวหน้าบริษัท

การลงทะเบียนล่วงหน้าเพื่อนัดหมายเรื่องส่วนตัวจะดำเนินการโดยเลขานุการในช่วงระหว่างการนัดหมายครั้งก่อนและครั้งต่อไปขึ้นอยู่กับ:

คำขอโดยตรง (ด้วยวาจา) จากพลเมืองเพื่อรับเข้าเรียน

ข้อสรุปเกี่ยวกับการพิจารณาเบื้องต้นของคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรที่ผู้จัดการได้รับก่อนหน้านี้ซึ่งตามมาว่าหัวหน้า บริษัท จะต้องได้รับผู้สมัครเป็นการส่วนตัว

คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีคำขอของพลเมืองในการเข้าศึกษาในเรื่องส่วนตัว

จากนั้นเลขานุการก็แบบฟอร์ม กำหนดการเบื้องต้นแผนกต้อนรับในเรื่องส่วนตัวและรายงานต่อผู้จัดการ กำหนดการขึ้นอยู่กับระยะเวลาการบริหารรวมไม่เกิน 3.5-4 ชั่วโมง

หลังจากอนุมัติกำหนดการแล้ว ผู้เยี่ยมชมจะได้รับแจ้งวันที่ เวลา และระยะเวลาของการต้อนรับ

เมื่อจัดงานเลี้ยงต้อนรับพนักงานในองค์กรของคุณในเรื่องส่วนตัว คุณต้องแสดงความสนใจและมีไหวพริบมากขึ้น โดยปกติแล้ว การประชุมเรื่องส่วนตัวจะมีกำหนดในช่วงปลายสัปดาห์ ในวันนี้ หัวหน้าแผนกที่หัวหน้าองค์กรอาจต้องการในระหว่างการต้อนรับควรอยู่ที่ที่ทำงานเพื่อช่วยเหลือเขาหากจำเป็น

ปัญหาส่วนตัวได้แก่:

การขอลารวมทั้งไม่ได้รับค่าจ้าง ค่าจ้าง;

การอภิปราย การลาคลอด;

การอภิปรายถึงความเป็นไปได้ในการรวมงานและการเรียนเข้าด้วยกัน

การขอเปลี่ยนแปลงตารางการทำงานเนื่องจากสถานการณ์ส่วนตัว/ครอบครัว

การอภิปรายถึงความเป็นไปได้ การเติบโตของอาชีพหรือโอนไปยังหน่วยอื่น

การอภิปรายถึงความเป็นไปได้ในการเพิ่มค่าจ้าง

การอภิปรายเรื่องการเลิกจ้าง

ปัญหาดังกล่าวไม่น่าจะได้รับการแก้ไขทันที เนื่องจากไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม ผู้จัดการจะต้องการค้นหาสาเหตุของคำขอของพนักงาน และตัดสินใจว่าจะปฏิบัติตามวิธีใดให้ดีที่สุด (หากเป็นไปได้) จะดีกว่าสำหรับทั้งพนักงานและผู้จัดการหากปัญหาเหล่านี้ได้รับการแก้ไขในสภาพแวดล้อมที่สงบ ดังนั้นในกรณีนี้จึงต้องตกลงกันในการประชุมล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม ปัญหาส่วนตัวแตกต่างจากปัญหาในการทำงานตรงที่พนักงาน (และบางครั้งผู้จัดการ) ไม่ต้องการให้บุคคลอื่นทราบเนื้อหาของการสนทนา รวมถึงเลขานุการด้วย การนัดหมายเรื่องส่วนตัวสามารถบันทึกลงในสมุดบันทึกเดียวกันกับเรื่องงานได้ อย่างไรก็ตาม ในคอลัมน์ "คำถาม" จะมีการระบุเฉพาะ "ส่วนตัว" โดยไม่ระบุรายละเอียด เมื่อผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับวันประชุมเขาสามารถติดต่อพนักงานและค้นหาสาระสำคัญของปัญหาจากเขาได้โดยตรง (โดยปกติแล้วไม่ใช่เรื่องปกติที่จะมอบหมายให้เลขานุการชี้แจงประเด็นดังกล่าว)

ในองค์กรขนาดใหญ่บางแห่ง ผู้จัดการจะกำหนดวันพิเศษเพื่อแก้ไขปัญหาส่วนตัวของพนักงาน ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและกระแสคำขอ เช่น วันศุกร์แรกของเดือนตั้งแต่เวลา 16:00 น. - 20:00 น. หรือทุกวันพฤหัสบดีตั้งแต่เวลา 18:00 น. - 20:00 น. เวลาและวันที่เฉพาะเจาะจงของสัปดาห์จะถูกกำหนดตามสถานการณ์ โดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นเช่นนี้ ช่วงเย็นส่วนหนึ่งหลังจากสิ้นสุดวันทำงาน สะดวกสำหรับผู้จัดการเนื่องจากสถานการณ์ปัจจุบันในธุรกิจจะไม่ถูกรบกวน เวลางานและพนักงานที่สนใจแก้ไขปัญหาส่วนตัวก็มักจะไม่รังเกียจที่จะมาสาย

บทที่ 4 การรับพนักงานจากองค์กรอื่น

ผู้เยี่ยมชมจากองค์กรอื่นสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทหลัก ได้แก่ คู่ค้าทางธุรกิจ (ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ผู้รับเหมา ตัวแทนสื่อ และองค์กรอื่น ๆ ที่บริษัทร่วมมือหรือตั้งใจที่จะสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจด้วย) และ “ผู้ขาย” (ตัวแทนขององค์กรใด ๆ ที่สนใจ ในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับบริษัทของคุณ) หน่วยตรวจสอบยังสามารถเข้าร่วมองค์กรได้ซึ่งไม่สามารถจัดอยู่ในกลุ่มแรกหรือกลุ่มที่สองได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยนักและต้องมีการหารือแยกต่างหาก เลขานุการควรประพฤติตนอย่างไรหากตัวแทนของหน่วยงานกำกับดูแลมาตรวจสอบองค์กร:

1. เมื่อได้รับข้อมูลจากเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับการมาถึงของผู้ตรวจแล้วให้แจ้งให้ผู้จัดการทราบเรื่องนี้

2. เมื่อได้รับอนุญาตจากผู้จัดการแล้ว ให้นำผู้ตรวจจากด่านรักษาความปลอดภัยไปยังบริเวณแผนกต้อนรับ หากเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยไม่สามารถทำได้

3. ขอให้ผู้ตรวจสอบลงรายการในบันทึกการตรวจสอบ นอกจากนี้พวกเขาจะต้องกรอกข้อมูลทุกช่องเป็นการส่วนตัว

ตรวจสอบรายละเอียดคำแนะนำในการตรวจสอบและใบรับรองตามที่ระบุไว้ในวารสาร

หากผู้ตรวจสอบปฏิเสธที่จะกรอกบันทึกหรือกรอกไม่ครบถ้วนห้ามมิให้ผู้ตรวจสอบเข้าพบผู้จัดการและ/หรือดำเนินการตรวจสอบโดยพาผู้ตรวจสอบไปที่จุดรักษาความปลอดภัย (โดยเรียกเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย) หลังจากตกลงกับผู้จัดการแล้ว

6. หลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ผู้ตรวจสอบเดินไปรอบ ๆ อาคารและพื้นที่ตามลำพังหรืออยู่คนเดียวในสำนักงานของผู้อื่น

7. แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับการลงทะเบียนในบันทึกการตรวจสอบ ไม่ว่าในกรณีใด หากคุณมีแขกที่ไม่คาดคิด สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือแจ้งผู้จัดการและอย่าให้ข้อมูลใด ๆ ทั้งสิ้นจนกว่าจะมีคำสั่งที่เหมาะสม

ตามกฎแล้วการจัดงานเลี้ยงรับรองให้กับพันธมิตรทางธุรกิจของบริษัทนั้นไม่ใช่เรื่องยาก โดยปกติแล้วผู้จัดการหรือบุคคลอื่นในนามของเขาจะตกลงในวันและเวลาของการประชุมและคู่ค้าจะมาถึงตามเวลาที่กำหนด ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะต้องมาถึงโดยไม่มีข้อตกลงล่วงหน้า หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น นี่คือ "ระฆัง" สำหรับทั้งเลขานุการและผู้จัดการ ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณต้องรายงานผู้มาเยี่ยม และผู้จัดการจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรต่อไป

หน้าที่ของเลขานุการในการจัดงานเลี้ยงต้อนรับคู่ค้าทางธุรกิจ คือ กำหนดวันและเวลาประชุม เตรียมเอกสารที่จำเป็นในนามของผู้จัดการ พบปะและเยี่ยมชมแขก

คุณต้องอธิบายให้ผู้เยี่ยมชมทราบถึงวิธีค้นหาองค์กรของคุณอย่างชัดเจน สิ่งสำคัญคือต้องถามผู้เข้าพักล่วงหน้าเกี่ยวกับชื่อ ชื่อบริษัท ตำแหน่ง และหมายเลขติดต่อ ข้อมูลนี้จำเป็นในการสั่งซื้อบัตรผ่านและยืนยันการประชุมก่อนการเจรจา รวมถึงเพื่อให้คุณสามารถติดต่อพวกเขาได้ในกรณีที่เกิดความล่าช้ากะทันหันและไม่ได้ติดต่อด้วยตนเอง

ถือเป็นรูปแบบที่ดีในการพบปะผู้เข้าพักที่ทางเข้าอาคาร ที่จุดรักษาความปลอดภัย หรือที่แผนกต้อนรับ และพาพวกเขาไปยังบริเวณแผนกต้อนรับ เพื่อให้แขกไม่ต้องรอที่ทางเข้า เลขานุการ (หรือพนักงานคนอื่นตามคำร้องขอของเลขานุการ) จะต้องไปพบแขกที่ทางเข้าตามเวลาที่กำหนดแล้ว เมื่อคุณพบกันคุณต้องชี้แจงว่านี่คือคนที่คุณรออยู่หรือไม่: “อีวาน อิวาโนวิช? สวัสดี". หน้าที่ของเลขานุการคือการพบปะและพาแขก แต่ไม่ต้องให้ความบันเทิงแก่เขาเลย หลังจากการทักทาย คุณต้องแนะนำตัวเอง (“ฉันชื่อ Ekaterina เลขานุการของ Ivan Ivanovich”) และเสนอที่จะติดตามคุณ (“มาเลย ฉันจะไปกับคุณ”) นี่คือจุดที่ส่วนแรกของการประชุมสิ้นสุดลง - ไม่จำเป็นต้องรบกวนแขกด้วยการสนทนาและคำถาม อีกสิ่งเดียวที่คุณสามารถบอกผู้เข้าพักได้ระหว่างทางไปแผนกต้อนรับคือที่ตั้งของห้องน้ำ (“เรามีห้องน้ำที่นั่น ตอนนี้ฉันจะพาคุณไปดูทางไปแผนกต้อนรับ คุณสามารถถอดเสื้อโค้ทของคุณที่นั่นได้”)

หลังจากการสนทนาของแขกกับผู้อำนวยการสิ้นสุดลง เลขานุการจะเชิญแขกให้ไปกับเขา (“ให้ฉันพาคุณไปไหม?”)

สิ่งต่าง ๆ มีความซับซ้อนมากขึ้นเมื่อมีกลุ่มผู้เยี่ยมชมที่เรียกว่า "ผู้ขาย" ตามอัตภาพ เลขานุการของบริษัทที่ไม่มีบริการรักษาความปลอดภัยหรือแผนกต้อนรับ ซึ่งสามารถลดการไหลเวียนของผู้เข้าชมดังกล่าวได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องทนทุกข์ทรมานจากพวกเขา เราอยากตั้งเลขาทันที ไม่ควรถือว่า “พนักงานขาย” เป็นคนชั่วร้ายเด็ดขาด (ด้วยสีหน้าและคำพูดที่เหมาะสม) ไม่ว่าในกรณีใด พฤติกรรมของคุณคือภาพลักษณ์ของบริษัท แม้จะอยู่ในสายตาของผู้มาเยี่ยมชมก็ตาม ดังนั้นจงรักษาความเป็นมิตรและความสงบไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นก็ตาม นอกจากนี้ “พนักงานขาย” บางคนยังมีประโยชน์ต่อบริษัทของคุณได้จริงๆ หากไม่ใช่ในวันนี้ก็เป็นประโยชน์ต่อบริษัทในอนาคตด้วย

หากผู้มาเยี่ยมมาโดยไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า เลขานุการมีสิทธิ์ตัดสินใจด้วยตนเอง: รายงานเขาต่อผู้จัดการทันทีหรือนัดหมาย หากหลังจากรายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับผู้มาเยี่ยมแล้ว หากได้รับการปฏิเสธที่จะรับเขา เลขานุการจะต้องเชิญผู้มาเยี่ยมเพื่อพูดคุยกับรองผู้จัดการหรือพนักงานที่มีความสามารถอื่น ๆ ขององค์กร หากผู้มาเยี่ยมไม่พอใจกับข้อเสนอดังกล่าว เลขานุการจะแจ้งให้เขาทราบ วันที่แน่นอนและเวลาที่ผู้นำจะต้อนรับเขา

หากผู้มาเยี่ยมยืนยันการนัดหมายในเวลาอื่นที่สะดวกสำหรับเขา เลขานุการจะต้องค้นหาว่าผู้จัดการสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายนี้ใหม่ตามเวลาที่ผู้มาเยี่ยมต้องการได้หรือไม่ และแจ้งให้ผู้มาเยี่ยมทราบเกี่ยวกับวันและเวลาของการนัดหมาย

หากคณะผู้แทนมาถึงแผนกต้อนรับ ควรใช้ความระมัดระวังล่วงหน้าในการจัดสรรพนักงานขององค์กรที่จะติดตามคณะผู้แทน หากมีคณะผู้แทนจากต่างประเทศมาถึง ควรจัดเตรียมล่ามและของที่ระลึกให้กับสมาชิกของคณะผู้แทนด้วยความระมัดระวัง ฝ่ายรับจะร่างประมาณการค่าใช้จ่าย โดยคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่คณะผู้แทนเดินทาง หากสมาชิกของคณะผู้แทนได้รับเชิญให้เป็นแขก ฝ่ายที่รับจะต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการเข้าพัก รวมทั้งค่าที่พัก อาหาร และยานพาหนะ รับประกันการลงทะเบียนหนังสือเดินทาง ใบเสร็จรับเงินและการขนส่งกระเป๋าเดินทาง งานของนักแปล ฯลฯ หากในขณะเดียวกันหัวหน้าคณะผู้แทนจากต่างประเทศได้รับเชิญพร้อมกับภรรยาของเขา ก็จะมีการเตรียมการพิเศษ เงื่อนไขทางการเงินคำเชิญของเธอ

ในกรณีที่การมอบหมายมาด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง ฝ่ายที่ได้รับจะชำระค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับส่วนโปรโตคอลของโปรแกรม ค่าใช้จ่ายส่วนที่เหลือ (ที่พัก โรงแรม อาหาร ยานพาหนะ ฯลฯ) เป็นผู้จัดเตรียมให้ เงื่อนไขทางการเงินทั้งหมดของการเยี่ยมชมจะต้องจัดทำและบันทึกไว้ในเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร - จดหมายแฟกซ์ นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องตัดสินใจและคิดในประเด็นการนำเสนอของที่ระลึกหรือของขวัญแก่แขก - มีตราสินค้าหรือซื้อมา ฯลฯ

ในการทำงานเลขาฯ ปัญหาดังกล่าวก็อาจเกิดขึ้นได้ สถานการณ์ความขัดแย้งเมื่อผู้มาเยี่ยมพยายามเข้าไปในห้องทำงานของผู้จัดการโดยไม่ฟังคำคัดค้านและข้อโต้แย้งของเลขานุการ ในกรณีดังกล่าว บริการรักษาความปลอดภัยระดับองค์กรจะมีปุ่มสำหรับเรียกความปลอดภัย (ภาพที่ 7)

รูปที่ 7 - ตัวอย่างปุ่มโทรเพื่อความปลอดภัย

การรักษาความปลอดภัยการโทรเป็นทางเลือกสุดท้ายอย่างแน่นอน

เลขานุการต้องใช้อุปทานทั้งหมด ความเป็นเลิศทางวิชาชีพเพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ผู้เชี่ยวชาญบางคนใน กรณีที่คล้ายกันขอแนะนำให้ใช้ "คำโกหกสีขาว" เป็นครั้งคราว ซึ่งเป็นข้อขัดแย้งอย่างมาก และตามที่คนอื่นๆ กล่าว อาจนำไปสู่ความขัดแย้งที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในอนาคต ผู้มาเยี่ยมควรรู้สึกเสมอว่าเลขานุการได้ทำทุกอย่างเท่าที่ทำได้เพื่อช่วยเหลือเขา และจะทำมากกว่านั้นอีกหากอยู่ในอำนาจของเขา

ตัวบ่งชี้หลักของความเป็นมืออาชีพระดับสูงของเลขานุการเมื่อรับผู้มาเยี่ยมคือความสุภาพและความถูกต้อง รอยยิ้มแดกดัน ท่าทางคุกคาม และการแสดงออกถึงความเหนือกว่าส่งผลเสียต่อผู้มาเยือน จำเป็นต้องเรียนรู้ที่จะควบคุมตัวเองในทุกสถานการณ์

หากผู้จัดการที่ได้รับเชิญผู้มาเยี่ยมไม่อยู่ ก็จำเป็นที่ผู้มาเยี่ยมจะต้องได้รับจากพนักงานที่มีความสามารถคนอื่น ในสถานการณ์เช่นนี้ เลขานุการต้องขอโทษสำหรับการไม่อยู่ของผู้จัดการและอธิบายเหตุผลที่เขาไม่อยู่ ควรจำไว้ว่าการเรียกผู้มาเยี่ยมอีกครั้งนั้นเป็นการแสดงความไม่ตั้งใจและไม่เคารพเขา

การทำงานในบริเวณแผนกต้อนรับ เลขานุการสามารถเข้าถึงผู้จัดการได้ง่ายขึ้นหรือในทางกลับกันก็ยาก หากเลขานุการเห็นว่าสถานการณ์สามารถจัดการเพื่อประโยชน์ของเขาได้ ก็อาจจบลงด้วยความล้มเหลว เลขานุการไม่มีสิทธิ์ถ่ายโอนทัศนคติของผู้จัดการที่มีต่อพวกเขาไปยังผู้คน - คุณต้องสุภาพและเอาใจใส่ผู้มาเยี่ยมทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน

บทที่ 5 การรับพนักงานโพสต์

เมื่อจัดให้มีการต้อนรับพนักงานไปรษณีย์ เลขานุการจะต้องค้นหาว่าการมาเยือนครั้งนี้ได้รับการตกลงล่วงหน้าหรือไม่ พบปะคณะผู้แทนหรือผู้เดินทางเพื่อธุรกิจที่สนามบิน/สถานีรถไฟ ค้นหาปัญหาที่แขกมาถึง จดใบรับรองการเดินทาง ดูว่าผู้เชี่ยวชาญรองมีโรงแรมให้หรือไม่ ถ้าไม่ ก็ช่วยเขาแก้ไขปัญหานี้ อธิบายเส้นทางคมนาคมที่สะดวกที่สุดจากโรงแรมไปยังสถาบัน . "ตารางที่ 1"

พนักงานต้อนรับส่วนหน้า ลูกจ้างส่วนตัว

ตารางที่ 1 - ตัวอย่างการกรอกสมุดบันทึกสำหรับพนักงานที่มาถึงองค์กรที่พวกเขาถูกส่งไป

การรับคนงานที่สอง (ผู้เยี่ยมชม) ดำเนินการโดยใช้ชั่วคราว (ผ่านครั้งเดียว) ตามเวลาที่กำหนดที่ระบุไว้ในบัตรผ่าน

ใบรับรองการเดินทางจะออกเป็นสำเนาหนึ่งชุดและรับรองเวลาที่ใช้ในการเดินทางเพื่อธุรกิจ บันทึกและตรวจสอบเวลาที่มาถึงจุดหมายปลายทางและเวลาออกเดินทางพร้อมลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบและตราประทับ ตามใบรับรองการเดินทางแผนกบัญชีจะจ่ายเงินเบี้ยเลี้ยงรายวันให้กับพนักงาน หากพนักงานถูกส่งไปยังองค์กรที่ตั้งอยู่ในที่แตกต่างกัน พื้นที่ที่มีประชากรเครื่องหมายบนใบรับรองการเดินทางเกี่ยวกับวันที่มาถึงและวันที่ออกเดินทางนั้นจะทำในแต่ละบริษัทที่เขาไป

บทที่ 6 การต้อนรับพลเมืองในเรื่องส่วนตัว

ขั้นตอนในการรับพลเมืองในเรื่องส่วนตัวนั้นแตกต่างกันบ้าง

การต้อนรับส่วนบุคคลตามกฎหมายดำเนินการโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ หรือพนักงานที่รับผิดชอบ

การต้อนรับประชาชนจะต้องมีการจัดการอย่างรอบคอบ ก่อนอื่นให้กำหนดสถานที่และเวลาของแผนกต้อนรับส่วนหน้า จะต้องมีวันและเวลาที่กำหนดในระหว่างที่พลเมืองจะได้รับเสมอ ข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการรับเข้าเรียนจะถูกโพสต์ไว้ในที่ที่มองเห็นได้ ขณะเดียวกันก็มีช่วงเย็นว่างจากการทำงานด้วย สะดวกที่สุดในการต้อนรับแขกทุกสัปดาห์ (รูปที่ 8)

รูปที่ 8 - ข้อมูลเกี่ยวกับการต้อนรับประชาชนในเรื่องส่วนตัว

แผนกต้อนรับจัดขึ้นในห้องที่เข้าใช้ได้ฟรี หากจำเป็นให้จัดให้มีการเยี่ยมชมผู้จัดการไปยังสถานที่รับประชากร

บริเวณต้อนรับต้องมีอุปกรณ์ครบครัน มีเก้าอี้ และโต๊ะให้ทำเป็นลายลักษณ์อักษรได้ ต้องมีกระดาษ และปากกา ขอแนะนำให้ใช้ "ใบรับรองเงียบ" อย่างกว้างขวางกับตัวอย่างใบสมัคร ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของสถาบันและองค์กรที่ส่งพลเมืองบ่อยที่สุด

ในระหว่างการต้อนรับส่วนตัว ผู้จัดการจะได้รับความช่วยเหลือจากเลขานุการที่คอยต้อนรับผู้มาเยี่ยมและลงทะเบียน

ความเป็นมิตร ความเอาใจใส่ ความสุภาพ และการช่วยเหลือของเลขาฯ เป็นตัวกำหนดบรรยากาศของห้องรับแขกเป็นส่วนใหญ่

ในระหว่างการรับพลเมืองเป็นการส่วนตัว บันทึกการรับ (หนังสือ) จะถูกเก็บไว้ซึ่งบันทึก: วันที่รับ, นามสกุล, ชื่อและนามสกุลของบุคคลที่มารับ, ที่อยู่ของเขา, สาระสำคัญของปัญหา, นามสกุลของพนักงานต้อนรับและผลการพิจารณาอุทธรณ์ หากงานมีปริมาณมาก การลงทะเบียนดังกล่าวจะดำเนินการในบัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม หากผู้จัดการไม่สามารถแก้ไขใบสมัครหรือการร้องเรียนได้ในระหว่างการแผนกต้อนรับ พวกเขาจะถูกส่งไปยัง การเขียนและพวกเขาได้รับการจัดการราวกับว่าพวกเขาเป็นคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร

การอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรจากประชาชนควรถือเป็นวิธีการสำคัญในการใช้และปกป้องสิทธิส่วนบุคคล การอุทธรณ์แบ่งออกเป็นข้อเสนอ คำแถลง และการร้องเรียน การอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรที่ได้รับการยอมรับในระหว่างการต้อนรับส่วนบุคคลจะต้องลงทะเบียนบังคับตามลักษณะที่กำหนด กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 02.05.2549 ฉบับที่ 59-FZ “ ในขั้นตอนการพิจารณาคำอุทธรณ์ของพลเมือง สหพันธรัฐรัสเซีย».

คำสั่งที่ให้ เป็นทางการตามคำขอของพลเมืองโดยที่ปัญหาไม่ต้องการการตรวจสอบเพิ่มเติมและผู้สมัครขอการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรจะต้องดำเนินการภายในระยะเวลาไม่เกิน 5 วันนับจากวันที่รับส่วนตัว

ในกรณีพิเศษ หากต้องตรวจสอบเพิ่มเติม เจ้าพนักงานมีสิทธิขยายระยะเวลาการพิจารณาคำขอได้ตามบันทึกทางราชการจากผู้จัดการมรดกโดยมีเหตุผลในการขยายระยะเวลาการพิจารณาคำขอ แต่ไม่เกิน เกิน 30 วัน แจ้งเหตุผลให้ผู้ยื่นคำขอขยายระยะเวลาการพิจารณาคำขอ

ข้อมูลเกี่ยวกับการขยายระยะเวลาการพิจารณาอุทธรณ์จะถูกบันทึกไว้ในบัตรต้อนรับส่วนบุคคลของพลเมืองโดยผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการทำงานกับการอุทธรณ์ของพลเมือง ข้อมูลเกี่ยวกับการขยายกำหนดเวลาจะถูกบันทึกไว้ในบัตรต้อนรับส่วนบุคคลของพลเมือง ผู้รับเหมาเตรียมคำตอบให้กับผู้สมัคร

การตอบสนองต่อคำอุทธรณ์นั้นลงนามโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับพลเมืองในเรื่องส่วนตัว

การอุทธรณ์จะถูกลบออกจากการควบคุมโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับพลเมืองหาก:

ปัญหาได้รับการแก้ไขในเชิงบวก

มีการปฏิเสธอย่างสมเหตุสมผล

มีการอธิบายคำถามทั้งหมดที่ผู้สมัครเสนอ

หมายเหตุเกี่ยวกับการปฏิบัติตามนั้นจัดทำไว้ในบัตรต้อนรับส่วนตัว:

“ได้รับการแก้ไขแล้ว”, “ให้คำอธิบายแล้ว”, “ถูกปฏิเสธ”, วันที่ดำเนินการ

ผู้บริหาร, การต้อนรับเจ้าภาพจะต้องเอาใจใส่ผู้เข้าชมอย่างมาก ความต้องการและคำขอของเขา กำหนดทิศทางการสนทนาเพื่อระบุสาระสำคัญของการอุทธรณ์และสถานการณ์ที่นำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้อง

ในตอนท้ายของการรับ ประชาชนจะต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจเกี่ยวกับการอุทธรณ์ หรือหากการแก้ไขปัญหาอยู่ในอำนาจของหน่วยงานอื่น ความช่วยเหลือในการระบุหน่วยงานนี้ ที่ตั้ง หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ

บทที่ 7 การจัดระเบียบการต้อนรับผู้มาเยือนสถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar"

การต้อนรับผู้เยี่ยมชมทุกประเภทที่สถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" ดำเนินการตามปกติ ยังไม่ได้กำหนดวันและเวลาที่ชัดเจนของแผนกต้อนรับ ไม่มีการลงทะเบียนล่วงหน้า งานสำนักงานเกี่ยวกับการอุทธรณ์ของประชาชนดำเนินการภายในกรอบงานสำนักงานทั่วไปและไม่ได้แยกออกเป็นระบบแยกต่างหาก

ตัวแทนฝ่ายบริหาร (รองผู้อำนวยการ, หัวหน้าแผนก, หัวหน้า การแบ่งส่วนโครงสร้าง) สามารถเข้าถึงหัวหน้าวิทยาลัยได้โดยตรง พนักงานสามัญเข้าพบผู้จัดการหลังจากเลขานุการรายงาน การต้อนรับพนักงานในเรื่องส่วนตัวนั้นส่วนใหญ่จะตัดสินใจโดยรองผู้อำนวยการ แต่ถ้าจำเป็นต้องพบปะกับหัวหน้าวิทยาลัยเป็นการส่วนตัว ผู้อำนวยการจะกำหนดวันที่และเวลาของการต้อนรับเอง

สถาบันการศึกษาวิชาชีพของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" ดำเนินงานตามกฎบัตรของสถาบันการศึกษาแห่งรัฐ "SKSiS" เมื่อวันที่ 1 เมษายน 2557 วิทยาลัยฯ สอบผ่าน การรับรองจากรัฐกิจกรรมการศึกษาเป็นระยะเวลาหกปี

คณะกรรมการคัดเลือก - วิทยาลัยสร้างขึ้นเพื่อจัดการรับสมัครนักศึกษา, รับเอกสารเข้าสถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar", ดำเนินการ การสอบเข้าและรับสมัครนักศึกษาวิทยาลัยของบุคคลที่สอบผ่านและผ่านการแข่งขัน พิจารณาประเด็นที่มีมติซึ่งอยู่ในอำนาจของคณะกรรมการคัดเลือกตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียและ กฎระเบียบองค์กรระดับสูง ความสามารถพิเศษของคณะกรรมการรับเข้าเรียนรวมถึงการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการรับนักศึกษาเข้าเรียนในวิทยาลัยที่ไม่ได้รับการควบคุมโดยกฎหมายและข้อบังคับในปัจจุบัน

เพื่อจัดระเบียบการทำงานของคณะกรรมการรับเข้าวิทยาลัยได้มีการพัฒนาดังต่อไปนี้:

- “ข้อบังคับเกี่ยวกับคณะกรรมการรับสมัครของสถาบันการศึกษาของรัฐ“ วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar” (GPOU“ SKSiS”) ลงวันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2014 ระเบียบนี้กำหนดงานหลักขั้นตอนและการจัดระเบียบการทำงานของคณะกรรมการคัดเลือกของมืออาชีพของรัฐ สถาบันการศึกษา"วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" กฎระเบียบระบุว่าภารกิจหลักของคณะกรรมการรับสมัครของสถาบันการศึกษาน้ำท่วมทุ่งแห่งรัฐ "SKSiS" คือการรับรองการปฏิบัติตามสิทธิของพลเมืองในการศึกษาที่กำหนดโดยรัฐธรรมนูญแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย ความโปร่งใสและการเปิดกว้าง ของขั้นตอนการรับสมัครทั้งหมด (ข้อ 1.3.) ในการทำงานสำนักงานรับสมัครคณะกรรมการได้รับคำแนะนำตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย "ด้านการศึกษา"; กฎบัตร GPOU "SKSiS"; กฎการรับพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซียเข้าสู่สถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" ในปี 2014 รวมถึงข้อบังคับเหล่านี้ (ข้อ 1.4.);

คำสั่งองค์ประกอบของคณะกรรมการคัดเลือก ลงวันที่ 30 ธันวาคม 2556 ฉบับที่ 01-19/289

การสมัครเข้ารับการฝึกอบรมวิชาชีพ

การสมัครเข้ารับการฝึกอบรมเฉพาะทาง

หลักเกณฑ์การเข้าอบรม โปรแกรมการศึกษาเฉลี่ย อาชีวศึกษาที่สถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" ในปี 2014 กฎเหล่านี้ควบคุมการรับพลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย พลเมืองต่างประเทศ บุคคลไร้สัญชาติ รวมถึงเพื่อนร่วมชาติที่อาศัยอยู่ในต่างประเทศ (ต่อไปนี้จะเรียกว่าพลเมือง ผู้สมัคร) เพื่อเข้ารับการฝึกอบรมในโครงการการศึกษาของการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาในวิชาชีพ เฉพาะทางของการศึกษาสายอาชีพระดับมัธยมศึกษาที่ สถาบันการศึกษาการสอนของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" ซึ่งดำเนินการ กิจกรรมการศึกษาสำหรับโปรแกรมการศึกษาระดับอาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาโดยค่าใช้จ่ายในการจัดสรรงบประมาณของงบประมาณของสาธารณรัฐโคมิภายใต้ข้อตกลงการศึกษาที่ได้ข้อสรุปเมื่อเข้าศึกษาโดยมีค่าใช้จ่ายทางกายภาพและ (หรือ) นิติบุคคลและยังกำหนดคุณสมบัติของการดำเนินการทดสอบเข้าสำหรับคนพิการ (ข้อ 1.2)

องค์ประกอบส่วนบุคคลของคณะกรรมการคัดเลือกได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของผู้อำนวยการซึ่งเป็นประธานกรรมการ คณะกรรมการคัดเลือกอาจแต่งตั้งบุคคลดังต่อไปนี้ได้

รองผู้อำนวยการ (ซึ่งเป็นรองประธานคณะกรรมการคัดเลือก)

หัวหน้าแผนก

เมธอดิสต์

หัวหน้าอาจารย์

หัวหน้าฝ่ายฝึกอบรมอุตสาหกรรม

ครูสังคม

ประธานคณะกรรมาธิการรอบเรื่อง

ครูสาขาวิชาการศึกษาทั่วไป

เลขานุการบริหารของคณะกรรมการรับสมัครได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของผู้อำนวยการจากคณาจารย์ของวิทยาลัย

เพื่อดำเนินการสอบเข้าและเตรียมความพร้อมให้ทันเวลา ตามคำสั่งของผู้อำนวยการวิทยาลัย คณะกรรมการสอบวิชาจะถูกสร้างขึ้นจากอาจารย์วิทยาลัยที่มีประสบการณ์มากที่สุดและแต่งตั้งประธาน คำสั่งอนุมัติองค์ประกอบของค่าคอมมิชชั่นการสอบรายวิชาจะออกหนึ่งเดือนก่อนเริ่มการสอบเข้า

ที่สถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" คณะกรรมการรับสมัครประกอบด้วย:

ประธานคณะกรรมการคัดเลือก - Ryabova L.I. เป็นประธานที่อนุมัติองค์ประกอบของคณะกรรมการรับสมัคร, กฎระเบียบของคณะกรรมการรับสมัคร, โปรแกรมการสอบเข้า, แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคของคณะกรรมการรับสมัคร, อนุมัติแผนงานประจำปีของคณะกรรมการรับสมัครวิทยาลัยและโลจิสติกส์การรับเข้าเรียน , จัดการกิจกรรมทั้งหมดของคณะกรรมการรับสมัครและรับผิดชอบในการบรรลุเป้าหมายการรับเข้าเรียนที่กำหนดไว้, การปฏิบัติตามกฎหมาย, กำหนดตารางการทำงานของคณะกรรมการรับสมัคร, ดำเนินการประชุมของคณะกรรมการรับสมัคร และรับพลเมืองในประเด็นการรับเข้าเรียนในวิทยาลัย .

รองประธานคณะกรรมการรับสมัคร - Lochkareva M.V., Kuzmina V.P. จัดให้มีการคัดเลือกและส่งให้ผู้อำนวยการเพื่ออนุมัติองค์ประกอบของคณะกรรมการสอบคัดเลือกและวิชาการควบคุม งานแนะแนวอาชีพจัดระเบียบและมีส่วนร่วมในกิจกรรมของคณะกรรมการรับสมัคร ควบคุมการเตรียมการและการดำเนินการสอบเข้า และยังมีส่วนร่วมในการสัมภาษณ์ผู้สมัคร รับพลเมือง และตอบกลับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรจากพลเมืองเกี่ยวกับประเด็นการรับเข้าเรียนโดยทันที

เลขานุการผู้รับผิดชอบของคณะกรรมการรับสมัคร - Dyatleva S.V. จัดทำหนังสือชี้ชวนและโฆษณาและข้อมูลอื่นๆ ของคณะกรรมการรับเข้าวิทยาลัย กิจกรรมต่างๆ ยังรวมถึงงานสารสนเทศของวิทยาลัย ให้คำแนะนำแก่ผู้สมัครและตัวแทนทางกฎหมายในทุกประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการเข้าศึกษาในวิทยาลัย จัดทำเอกสารสำหรับ คณะกรรมการรับสมัครตามระบบการตั้งชื่อและการจัดเก็บที่เหมาะสม ตรวจสอบการดำเนินการที่ถูกต้องของเอกสารขาเข้าและการบำรุงรักษาสมุดบันทึกการลงทะเบียน เก็บบันทึกการประชุมของคณะกรรมการรับสมัคร และเตรียมเอกสารสำหรับการลงทะเบียนในวิทยาลัย

เลขานุการด้านเทคนิค: Popova T.B. , Krasnova L.N. , Kuznetsova N.B. , Smetanina T.V. , Chegesova L.N. , Utkina I.V. , Pykhalova O.V. , Kholopova A.M. เตรียมเอกสารสำหรับการทำงานของคณะกรรมการรับสมัครตามระบบการตั้งชื่อคดีที่ได้รับอนุมัติ ย่อมาจากข้อมูลการออกแบบ ยอมรับเอกสาร ตามกฎการรับเข้าเรียนที่ได้รับอนุมัติ รักษาบันทึกการลงทะเบียนของผู้สมัครตามอาชีพและความเชี่ยวชาญ เข้ารหัสและถอดรหัสงานของผู้สมัครตามคำแนะนำของกระทรวงศึกษาธิการของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 18 ธันวาคม 2543 หมายเลข 16-51-331 ใน /16-13.เตรียมใบสอบเข้าและ งบสรุปจากผลการสอบคัดเลือก พวกเขาจะออกเอกสารการสอบ สร้างไฟล์ส่วนตัวของผู้สมัครเพื่อการฝึกอบรม และยังจัดเก็บไฟล์ส่วนตัวด้วย

วาระการดำรงตำแหน่งของคณะกรรมการคัดเลือกคือหนึ่งปี งานของคณะกรรมการรับเข้าเรียนจบลงด้วยรายงานผลการรับเข้าเรียนในสภาการสอนของวิทยาลัย องค์ประกอบของคณะกรรมการคัดเลือก คณะกรรมการสอบรายวิชา และเลขานุการด้านเทคนิคจะมีการปรับปรุงบางส่วนทุกปี ประธานคณะกรรมการสอบรายวิชาจะดำรงตำแหน่งได้ไม่เกินสามปี

สำนักงานรับสมัครของสถาบันการศึกษาของรัฐ "วิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar" ตั้งอยู่ในศูนย์การศึกษาและการผลิตหมายเลข 2 ด้านหน้าทางเข้าแผนกต้อนรับในทางเดินของวิทยาลัยจะมีแผงข้อมูลพร้อมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับ ข้างบูธมีโต๊ะกรอกใบสมัครรับเอกสาร สำนักงานรับสมัครเป็นห้องเล็ก ๆ พื้นที่ประมาณ 2x5 ม. บริเวณแผนกต้อนรับสว่างสดใสและสะดวกสบาย ห้องมีหน้าต่างบานใหญ่พร้อมดอกไม้หนึ่งบานสร้างบรรยากาศที่ดี มีตารางการทำงานอยู่ที่ประตูแผนกต้อนรับ แผนกต้อนรับส่วนหน้ามีอุปกรณ์ครบครัน เฟอร์นิเจอร์ที่จำเป็นและเทคโนโลยี ในบริเวณแผนกต้อนรับมีโต๊ะและเก้าอี้ 4 ตัวสำหรับสมาชิกของคณะกรรมการรับสมัครตลอดจนสำหรับผู้สมัครและผู้ปกครอง สถานที่ทำงานทั้งหมดมีเครื่องเขียน แบบฟอร์ม และตัวอย่างการใช้งานที่จำเป็น รวมถึงอุปกรณ์สำนักงาน พื้นที่ทำงานมีคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์สำหรับรับสาย เครื่องถ่ายเอกสาร และเครื่องพิมพ์ บริเวณมุมแผนกต้อนรับมีตู้นิรภัยขนาดใหญ่ใช้เก็บแฟ้มส่วนตัว เอกสารแนบของนักศึกษาในอนาคต รวมทั้งจัดเก็บสมุดทะเบียนและสิ่งของสำคัญอื่นๆ ก่อนที่จะรับเอกสารคณะกรรมการรับสมัครจะเตรียมข้อมูลตามที่วางไว้ดังต่อไปนี้:

รายชื่อสาขาวิชาและวิชาชีพที่วิทยาลัยประกาศรับเอกสารตามใบอนุญาต

จำนวนสถานที่สำหรับการเข้าศึกษาในปีแรก (ปีแรกของการศึกษา) ตามตัวเลขเป้าหมายที่ได้รับอนุมัติซึ่งได้รับทุนจากงบประมาณของพรรครีพับลิกันของสาธารณรัฐคาซัคสถานสำหรับแต่ละสาขาวิชาและวิชาชีพ

ปริมาณ สถานที่เพิ่มเติมสำหรับการเข้าศึกษาในปีแรก (ปีแรกของการศึกษา) ในแต่ละสาขาวิชาโดยชำระค่าเล่าเรียนตามสัญญา

ประกาศกำหนดเส้นตายในการยื่นเอกสารและกำหนดเวลาสอบเข้า

รายการสอบเข้าตามความเชี่ยวชาญ: 100116 การทำผม, 100124 สไตล์และศิลปะการแต่งหน้า, 262019 การออกแบบและเทคโนโลยี ผลิตภัณฑ์เย็บผ้าโปรแกรมตลอดจนระบบการประเมินความรู้ของผู้สมัคร

เงื่อนไขการแข่งขันสำหรับสถานที่ที่ได้รับทุนจากงบประมาณของพรรครีพับลิกัน

เงื่อนไขการแข่งขันสำหรับสถานที่ภายใต้สัญญาที่มีการชำระค่าเล่าเรียน

ขั้นตอนและระยะเวลาในการพิจารณาเอกสารที่คนต่างด้าวยื่น

หลักเกณฑ์การรับใบสมัครจากผู้สมัครเข้าวิทยาลัย

ตัวอย่างใบสมัคร รายการเอกสารที่ต้องส่ง

ขั้นตอนการเข้าศึกษาต่อในวิทยาลัย

หลักเกณฑ์ในการยื่นและพิจารณาอุทธรณ์ตามผลการสอบเข้า

สำเนาใบอนุญาตสิทธิดำเนินกิจกรรมการศึกษา

ใบรับรองการรับรองจากรัฐ

คุณสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้บนเว็บไซต์ของวิทยาลัยในส่วน "ผู้สมัคร"

สำหรับเจ้าหน้าที่รับสมัคร ในห้องจะมีพื้นที่แต่งตัวเล็กๆ ซึ่งประกอบด้วยกระจกและไม้แขวนเสื้อแบบยืน

ขั้นตอนการทำงานของคณะกรรมการคัดเลือกเริ่มต้นด้วยการเตรียมเอกสาร ได้แก่ :

แบบฟอร์มใบสมัครวิทยาลัย

สมุดบันทึก;

โฟลเดอร์สำหรับสร้างไฟล์ส่วนตัวพร้อมไฟล์สำหรับเอกสารต้นฉบับ

แบบฟอร์มการรับเอกสาร

แบบฟอร์มใบรับรองการรับผู้สมัครเข้าสอบ

แบบฟอร์มการสอบ;

แบบฟอร์มการสอบ;

รูปแบบของข้อตกลงกับการชำระค่าเล่าเรียน

แบบฟอร์มใบรับรองการลงทะเบียน

แบบฟอร์มทั้งหมดประกอบด้วยชื่อของวิทยาลัยและลายเซ็นของเจ้าหน้าที่รับเข้าเรียนที่รับผิดชอบ คณะกรรมการรับสมัครมี แสตมป์กลมโดยมีรายละเอียดของวิทยาลัยและจารึกอยู่ตรงกลาง “คณะกรรมการรับสมัคร” ตราประทับที่มีรายละเอียดของวิทยาลัยและจารึก “คณะกรรมการรับสมัคร” ตราประทับรายละเอียด “เครื่องหมายสำหรับการลงทะเบียนเอกสารที่เข้ามา” เอกสารที่ออกให้กับผู้สมัครจะถูกปิดผนึกโดยคณะกรรมการรับสมัคร การรับเอกสารเริ่มในวันที่ 16 มิถุนายน ผู้สมัครยื่นใบสมัครเข้ารับการฝึกอบรมในสาขาเฉพาะทางที่ตนเลือก จัดเตรียมสำเนาหนังสือเดินทาง ใบรับรอง หรือประกาศนียบัตรที่ได้รับก่อนหน้านี้ เอกสารอ้างอิงจากอดีต สถาบันการศึกษาและผู้สมัครยังสามารถนำสำเนากรมธรรม์ประกันภัย, TIN, หนังสือส่งต่อจากศูนย์จัดหางาน, หากผู้สมัครเป็นเด็กกำพร้า, ใบมรณะบัตรของบิดามารดาหรือบิดามารดาคนใดคนหนึ่ง, กฤษฎีกาจัดตั้งผู้ปกครอง, คำวินิจฉัยเพิกถอน สิทธิของผู้ปกครอง ฯลฯ

เอกสารทั้งหมดที่ผู้สมัครส่งมาจะถูกบันทึกไว้ในวารสาร ข้อมูลต่อไปนี้จะถูกบันทึกไว้ในบันทึกการลงทะเบียน:

นามสกุล, ชื่อจริง, นามสกุลของผู้สมัคร;

ที่อยู่บ้านและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ

วันที่ได้รับใบสมัครและเอกสาร

รายการเอกสารที่ยอมรับและรายละเอียดลายเซ็นของผู้สมัครในการโอนเอกสาร

ความจำเป็นในการจัดหาที่พักแบบโฮสเทล

ข้อมูลเกี่ยวกับการลงทะเบียนหรือการปฏิเสธการลงทะเบียนและการส่งคืนเอกสาร

เมื่อผู้สมัครย้ายไปสาขาพิเศษ/วิชาชีพอื่น จะมีการบันทึกลงในสมุดรายวันการลงทะเบียนเกี่ยวกับการรับเอกสาร (วันที่ ลายเซ็นของผู้สมัครเมื่อได้รับเอกสาร) หลังจากนั้นผู้สมัครจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันการลงทะเบียนที่จัดสรรสำหรับ ความเชี่ยวชาญพิเศษ/วิชาชีพที่เลือก และผู้สมัครกรอกคำชี้แจงแบบฟอร์มใหม่ ไม่อนุญาตให้มีการข้ามผ่านในบันทึกการลงทะเบียน

เมื่อรับเอกสารทางไปรษณีย์จะมีการตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารชื่อนามสกุลชื่อและนามสกุลและข้อมูลอื่น ๆ จะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันการลงทะเบียนและวันที่รับเอกสารทางไปรษณีย์จะถูกบันทึกไว้ หากเอกสารใดขาดหายไปหรือไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ผู้สมัครจะถูกระบุในจดหมายว่าต้องส่งอะไรบ้างและภายในกรอบเวลาใด เมื่อส่งจดหมายเมื่อส่งคืนเอกสารทางไปรษณีย์หมายเลขใบเสร็จและวันที่ส่งจะถูกระบุในสมุดรายวันการลงทะเบียนและจดหมายระบุเหตุผลในการส่งคืนจะถูกแทรกลงในซองจดหมายพร้อมเอกสาร ใบเสร็จรับเงินจะถูกบันทึกไว้จนกระทั่งรายงาน

ผู้สมัครเข้ารับการฝึกอบรมจะได้รับ "ใบเสร็จรับเงินการรับเอกสาร" ประกอบด้วยรายการเอกสารทั้งหมดที่ได้รับจากผู้สมัคร (รวมถึงเอกสารที่ไม่บังคับสำหรับการรับสมัครและส่งโดยผู้สมัครด้วยความคิดริเริ่มของเขาเอง)

ผู้สมัครสอบเข้าจะได้รับใบสอบ เขาประกอบด้วย:

ข้อมูลอ้างอิงเกี่ยวกับวิทยาลัย

นามสกุล, ชื่อจริง, นามสกุลของผู้สมัคร,

ภาพถ่ายของผู้สมัคร

แสตมป์วิทยาลัย

ลายเซ็นของเลขาธิการฝ่ายบริหาร

หมายเลขใบสอบ

ชื่อของความเชี่ยวชาญพิเศษ

หมายเลขกลุ่มสอบ

ตารางกรอกข้อมูลการสอบเข้า โดยมีรายละเอียดการสอบเข้า ดังนี้ ชื่อวิชา แบบฟอร์มสอบ วันที่สอบเข้า คะแนน ลายเซ็นต์ของผู้สอบ

การทดสอบเข้าจะดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยกฎการรับเข้าเรียน

ผู้สมัครทำงานเพื่อการฝึกอบรมจะได้รับใบรับรองการเข้าสอบเพื่อลงทะเบียนลา ณ สถานที่ทำงาน ใบรับรองจะต้องระบุสถานที่และระยะเวลาในการสอบเข้า กำหนดการสอบคัดเลือกได้รับการอนุมัติจากประธานคณะกรรมการรับสมัคร 5 วันก่อนเริ่มสอบ กำหนดการระบุว่า:

ชื่อของรายการ;

แบบฟอร์มสอบเข้า;

วัน เวลา และสถานที่ให้คำปรึกษา

วัน เวลา และสถานที่สอบเข้า

วัน เวลา และสถานที่ประกาศผลการสอบเข้า

ก่อนเริ่มการทดสอบ รองประธานคณะกรรมการรับสมัครจะออกคำสั่งให้ประธานของวิชาสอบมอบหมายชุดเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทดสอบเข้าและมอบหมายให้ผู้สอบเข้ากลุ่ม กลุ่มสอบจัดตามลำดับการลงทะเบียนเอกสารที่ได้รับจำนวนไม่เกิน 20 คน

ชื่อของประธานคณะกรรมาธิการรายวิชาและผู้คุมสอบไม่ได้ระบุไว้ในตารางสอบคัดเลือก วิทยาลัยจะรวบรวมเอกสารการสอบเข้าตาม หลักสูตรหลัก การศึกษาทั่วไปทุกปีลงนามโดยประธานคณะกรรมการเรื่องที่เกี่ยวข้องและได้รับอนุมัติจากรองประธานคณะกรรมการคัดเลือก แต่ละชุดจะถูกปิดผนึกและจัดเก็บเป็นเอกสารความรับผิดชอบที่เข้มงวด

สำหรับผู้สมัคร จะมีการให้คำปรึกษาเกี่ยวกับโปรแกรมการสอบเข้า เกณฑ์การประเมิน ข้อกำหนด และขั้นตอนในการรับสมัครแข่งขัน

เมื่อเข้าไปในห้องเรียนที่กำลังทำการทดสอบ ผู้สมัครจะต้องแสดงใบสอบ ไม่อนุญาตให้มีบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต (รวมถึงหน่วยงานตรวจสอบ) ในการสอบเข้าโดยไม่ได้รับอนุญาตจากประธานคณะกรรมการรับสมัคร

เอกสารการสอบดำเนินการบนแผ่นงานตามรูปแบบที่กำหนดไว้ซึ่งไม่อนุญาตให้ใช้เครื่องหมายทั่วไปที่เปิดเผยการประพันธ์ผลงาน ผู้สมัครเตรียมหน้าชื่อเรื่องของงาน แผ่นงานการสอบได้รับการเข้ารหัสซึ่งมีการติดรหัสดิจิทัลหรือรหัสทั่วไปอื่น ๆ ไว้

เมื่อสิ้นสุดการสอบเข้า งานทั้งหมดจะถูกโอนไปยังเลขานุการที่รับผิดชอบของคณะกรรมการคัดเลือก หน้าชื่อเรื่องพร้อมรหัสจะถูกเก็บไว้ในตู้นิรภัยกับเลขานุการผู้บริหารและส่งแบบร่างเพื่อตรวจสอบ

การทดสอบงานเขียนจะดำเนินการในสถานที่ของวิทยาลัยและโดยผู้ตรวจสอบเท่านั้น - สมาชิกของคณะกรรมการสอบวิชาที่ได้รับอนุมัติ ประธานคณะกรรมการสอบรายวิชาจะตรวจสอบงานเขียนที่ผู้คุมสอบให้คะแนนว่า “ไม่น่าพอใจ” และคะแนนสูงสุดเพิ่มเติม รวมถึง 5% ของงานที่เหลือและรับรองความถูกต้องของการประเมินพร้อมลายเซ็นของเขา

ผลการสอบจะถูกป้อนลงในใบสอบ ถอดรหัสงานเขียนที่ตรวจแล้วและกรอกใบสอบ การประเมินจะใส่ตัวเลข (เป็นคะแนน) ในใบสอบและในใบสอบของผู้สมัคร การอุทธรณ์ของผู้สมัครเกี่ยวกับการประเมินจะถูกส่งในวันที่มีการประกาศการประเมินสำหรับการสอบเข้า หากผู้สมัครไม่มาสอบเข้า คำว่า "ไม่มาสอบ" จะถูกระบุในคอลัมน์สำหรับบันทึกเกรด หลังจากที่ผู้ตรวจสอบเสร็จสิ้นแล้ว จะปิดและลงนามโดยเลขาธิการฝ่ายบริหาร ใบสอบจะเก็บไว้เป็นปี ผู้สมัครที่ไม่มาสอบเข้าด้วยเหตุผลที่ถูกต้องและได้รับการยืนยันจากเอกสารจะได้รับอนุญาตให้เข้าสอบที่พลาดได้ เมื่อสมัครเป็นลายลักษณ์อักษร ผู้สมัครมีสิทธิ์รับต้นฉบับเอกสารการศึกษาและเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้สมัครส่งมา วิทยาลัยจะต้องส่งคืนเอกสารภายในวันทำการถัดไปหลังจากส่งใบสมัคร ผู้สมัครเข้ารับการฝึกอบรมที่ได้รับเอกสารจาก ที่จะหลังจากสิ้นสุดการสอบคัดเลือกจนสรุปผลการแข่งขันแล้วจะไม่เข้าร่วมการแข่งขัน เอกสารการสอบของผู้ที่ลงทะเบียนเรียนในวิทยาลัยจะถูกเก็บไว้ในของพวกเขา เรื่องส่วนตัวและไม่ได้ลงทะเบียนเรียนในวิทยาลัย - จะถูกทำลาย 6 เดือนหลังจากสิ้นสุดการสอบเข้า

เอกสารการลงทะเบียนจัดทำโดยเลขานุการผู้บริหาร การตัดสินใจของคณะกรรมการรับเข้าเรียนเกี่ยวกับการลงทะเบียนในฐานะนักเรียนนั้นได้รับการบันทึกไว้ในระเบียบการที่ระบุถึงเหตุผลในการลงทะเบียน รายชื่อบุคคลที่สามารถลงทะเบียนในฐานะนักเรียนได้ถูกสร้างขึ้นในการประชุมของคณะกรรมการรับสมัครและได้รับการบันทึกไว้เป็นภาคผนวกของระเบียบการ

หลังจากหมดเขตส่งเอกสารต้นฉบับด้านการศึกษาที่รัฐออกให้แล้ว ผู้อำนวยการวิทยาลัยจะออกคำสั่งให้ลงทะเบียนบุคคลที่คณะกรรมการรับสมัครแนะนำเพื่อลงทะเบียนและได้ส่งต้นฉบับของเอกสารที่เกี่ยวข้องแล้ว ใบรับรองการลงทะเบียนในฐานะนักศึกษาวิทยาลัยเป็นการยืนยันการลงทะเบียนในวิทยาลัยและมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับวิทยาลัย ชื่อของสาขาวิชา/วิชาชีพเฉพาะทาง และรูปแบบการศึกษา นักเรียนนอกถิ่นที่อยู่ซึ่งลงทะเบียนเรียนในการเรียนทางไกลจะได้รับการแจ้งเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร

เป็นผลให้มีการเปิดไฟล์ส่วนตัวสำหรับผู้สมัครแต่ละคนโดยจะจัดเก็บเอกสารทั้งหมดที่ส่งมาและเอกสารประกอบการสอบเข้า ไฟล์ส่วนตัวของนักเรียนจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

งานของคณะกรรมการรับสมัครจบลงด้วยรายงานผลการรับเข้าเรียนในการประชุมสภาการสอนของวิทยาลัยการบริการและการสื่อสาร Syktyvkar การรับเอกสารที่คณะกรรมการรับสมัครจะสิ้นสุดในวันที่ 25 สิงหาคม

เราจะบอกวิธีรับผู้เยี่ยมชมอย่างเหมาะสมตามข้อกำหนดของมารยาททางธุรกิจ เราจะอธิบายวิธีเตรียมตัวสำหรับการมาเยือนของแขกและวิธีคำนึงถึงผู้มาเยือน

การเตรียมตัวรับนักท่องเที่ยวต้องทำอย่างไร

บริษัทอาจกำหนดเวลาและวันรับที่แน่นอนตามข้อบังคับการทำงานของผู้จัดการ ผู้เข้าชมจะต้องทำการนัดหมายล่วงหน้าตามเวลาที่กำหนด ก่อนที่แขกจะเข้าไปในห้องทำงานของผู้จัดการ เลขานุการจะติดต่อเจ้านายทางโทรศัพท์ ระบุตำแหน่ง นามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้มาเยี่ยม และสาระสำคัญของปัญหา

นอกเวลาทำการสามารถเตรียมตัวรับผู้มาเยี่ยมล่วงหน้าได้ก็ต่อเมื่อได้รับความยินยอมจากผู้จัดการและเลขานุการรู้แน่ว่า:

• กำหนดการประชุมในวันใดและเวลาใด
• จะมีผู้เยี่ยมชมกี่คนและสถานะของพวกเขาคืออะไร
• วัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมคืออะไร และจะมีการหารือประเด็นใดบ้าง

ขึ้นอยู่กับสถานะและวัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมของแขก ตามข้อตกลงกับผู้จัดการ แจกจ่ายให้กับผู้เยี่ยมชม วัสดุเพิ่มเติมและของที่ระลึก ให้บริการน้ำอัดลม ชาหรือกาแฟ

ประเภทผู้มาเยี่ยมชมบริษัท

กฎพื้นฐานในการรับผู้เยี่ยมชมตามมารยาททางธุรกิจคืออะไร?

ก่อนอื่น จำไว้ว่าเลขานุการไม่มีสิทธิ์ที่จะทำเช่นนั้น อารมณ์เสีย. เขาจะต้องแสดงทัศนคติเชิงบวกและรอยยิ้ม พยายามอดทน แม้ว่าจะต้องเผชิญกับผู้มาเยี่ยมที่ยากลำบากหรือก้าวร้าวก็ตาม

ใช้แบบฟอร์มทักทายสำเร็จรูป ควรฟังดูเพื่อให้ผู้มาเยี่ยมรู้สึกเป็นคนสำคัญและคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือเขาอย่างรวดเร็ว พิจารณาว่าบริษัทก่อตั้งมาอย่างไร แต่ละอุตสาหกรรมและแต่ละสำนักงานมีกฎเกณฑ์ในการรับผู้เยี่ยมชมเป็นของตัวเอง สำนักงานบางแห่งกำหนดให้มีการสื่อสารอย่างเป็นทางการกับแขก ในขณะที่บางแห่งอนุญาตให้มีมารยาทในการพูดในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการมากกว่า

ตัวอย่าง:

ในขนาดใหญ่ บริษัททางการเงินเป็นเรื่องปกติที่เลขานุการจะลุกขึ้นจากโต๊ะและทักทายผู้มาเยี่ยมด้วยวลี: “สวัสดีตอนเช้า!” (จนถึง 12:00 น.) “สวัสดีตอนบ่าย!” (จนถึง 17:00 น.) หรือ “สวัสดีตอนเย็น!” (หลัง 17.00 น.) หากผู้มาเยี่ยมไม่ตกลงล่วงหน้าในการมาเยี่ยม เขาจะต้องแนะนำตัวเองอย่างสุภาพและบอกจุดประสงค์ของการมาเยี่ยม ในบริษัทโฆษณาและประชาสัมพันธ์ เลขานุการอาจทักทายผู้เยี่ยมชมด้วยวลี: “สวัสดี! ฉันชื่อ Lyudmila ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร”

หากแขกมาที่แผนกต้อนรับในขณะที่คุณคุยโทรศัพท์ ให้พยักหน้าและทำท่าทางให้พวกเขาเข้ามานั่งลง หากเป็นไปได้ พักจากการสนทนาและขอให้แขกรอสักครู่ สำหรับผู้เยี่ยมชมที่คุณไม่สามารถให้ความสนใจได้ในทันที เสนอให้ทำความคุ้นเคยกับกิจกรรมของ บริษัท - ให้โบรชัวร์แคตตาล็อกแก่เขา

เชิญแขกที่ยังรออยู่เพื่อถอดเสื้อคลุมของเขาและแขวนไว้บนราวแขวนเสื้อในบริเวณแผนกต้อนรับ ซื้อที่วางร่มแบบพิเศษเพื่อให้แขกไม่ต้องถือระหว่างแผนกต้อนรับ

เลขานุการทักทายผู้มาเยี่ยมคนสำคัญที่ยืนอยู่และรายงานการมาเยี่ยมของเขาต่อผู้จัดการทันที หากขณะนี้ผู้นำไม่มีผู้มาเยี่ยมคนอื่น แขกจะได้รับเชิญให้เข้าไปทันที ในกรณีที่ต้องรอก็ยื่นชาหรือกาแฟให้เขา

วิธีการเลือกอาหารและขนมสำหรับ ประเภทต่างๆกาแฟ: คำเตือน

ผู้เยี่ยมชมที่ติดต่อบริษัทเป็นครั้งแรกจะต้องแสดงให้เลขานุการทราบ นามบัตรหรือแนะนำตัวเองให้ครบถ้วนและอธิบายวัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมของคุณ เลขานุการจะบันทึกข้อมูลของผู้เยี่ยมชมไว้ในผู้จัดงาน หากสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที ให้แนะนำผู้เยี่ยมชมไปยังผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยเหลือเขา การจะทำเช่นนี้เลขาต้องรู้ดี โครงสร้างองค์กรบริษัท: แต่ละแผนกทำอะไร หัวหน้าแผนกหรือพนักงานคนไหนสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

เชิญผู้มาเยี่ยมนัดหมายหากต้องการหารือเกี่ยวกับปัญหาของเขากับหัวหน้างาน หากเป็นเรื่องเร่งด่วน ให้ถามเจ้านายของคุณว่าเขาสามารถรองรับแขกได้หรือไม่ หากเจ้านายพร้อมที่จะพูดคุยก็ขอให้ผู้มาเยี่ยมเข้ามาในสำนักงาน

เลขานุการมีทักษะอะไรบ้างที่ต้องปฏิบัติตามกฎในการรับผู้มาเยี่ยม?

อาจไม่มีองค์กรหรือบริษัทเดียวที่ไม่ต้องโต้ตอบกับผู้เยี่ยมชม คุณสามารถติดต่อแผนกต้อนรับด้วยตนเอง:

• ตัวแทนของนิติบุคคล หุ้นส่วน และลูกค้าอื่นๆ
• พนักงานบริษัท
• ตัวแทนโฆษณา
• พลเมือง;
• บริการจัดส่ง;
• ผู้ตรวจสอบจากหน่วยงานควบคุมและกำกับดูแล
• ตัวแทน ผู้บริหารเจ้าหน้าที่.

ตัวแทนคนแรกของบริษัทที่ผู้เยี่ยมชมจะสื่อสารด้วยคือเลขานุการ แน่นอนว่าความรู้เกี่ยวกับกฎพื้นฐานในการรับผู้เยี่ยมชมจะรวมอยู่ในรายการของเขาด้วย ข้อกำหนดคุณสมบัติ. แต่การรู้กฎทั่วไปเพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ เลขานุการยุคใหม่ต้องมีทักษะบางอย่างจึงจะนำไปปฏิบัติได้อย่างเต็มที่

ทักษะพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับเลขานุการ

ความสามารถที่เลขานุการหรือผู้ช่วยผู้จัดการต้องปฏิบัติตามกฎพื้นฐานในการรับผู้เยี่ยมชมอย่างเคร่งครัด ได้แก่ :

1. ทักษะการจัดองค์กรเลขานุการคือหน้าตาของบริษัท สำหรับเขาแล้วผู้เยี่ยมชมหันมาหาข้อมูลและสอบถามข้อมูล เขามักได้รับมอบหมายให้จัดการประชุม งานเลี้ยงรับรอง และการเจรจาต่อรอง เพื่อที่จะรับมือกับหลายงานในเวลาเดียวกันและไม่สับสนอะไร เลขานุการจะต้องสามารถจัดระเบียบงานของเขาในโหมดมัลติทาสก์ได้ ทักษะเหล่านี้จะช่วยให้คุณวางแผนเวลาทำงานได้อย่างอิสระ โดยคำนึงถึงลำดับความสำคัญของงานที่ทำอยู่ โดยไม่ต้องรอให้ใครมาแนะนำหรือบอกวิธีทำอะไรสักอย่าง

โครงการ การโต้ตอบกับผู้เยี่ยมชมภายนอกและภายในของบริษัท

2. ความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสมัยใหม่คุณต้องสามารถใช้งานชุมสายโทรศัพท์ได้ทั้งปุ่มเดี่ยวและสายที่เชื่อมต่อ หากต้องการปฏิบัติตามกฎพื้นฐานในการรับผู้เยี่ยมชมอย่างเคร่งครัด เรียนรู้การวางแผนวันทำงานของคุณโดยใช้อุปกรณ์จัดงานอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์ ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความและสเปรดชีต ระบบอัตโนมัติ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์,ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

3. ความตรงต่อเวลาและความมุ่งมั่นเลขานุการควรติดต่อกันอยู่เสมอ ภาพลักษณ์ของบริษัทจะได้รับผลกระทบทางลบจากสถานการณ์ที่พนักงานต้อนรับไม่รับสายหรือมีคิวผู้มาเยี่ยมชมอยู่เสมอ

4. ความสามารถในการฟังผู้เยี่ยมชมการฟังจะทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะพบวิธีแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้นเมื่อคุณเข้าใจสิ่งที่บุคคลนั้นถาม และระบุได้อย่างรวดเร็วว่าพนักงานคนใดสามารถช่วยผู้เยี่ยมชมแก้ไขปัญหาได้

5. สามารถสื่อสารทางโทรศัพท์ได้. คุณต้องรับโทรศัพท์ทันที: เป็นการไม่สุภาพที่จะให้คนอื่นรอสายนานกว่าหนึ่งนาที หากสมาชิกที่ต้องการไม่ว่างหรือกำลังคุยโทรศัพท์ คุณต้องพูดว่า: “ ขออภัย (ชื่อพนักงานหรือผู้จัดการ) กำลังคุยโทรศัพท์อยู่ คุณต้องการรอหรือต้องการฝากข้อความเสียงให้เขา?» ขอบคุณพวกเขาอย่างสุภาพและโอนสายไปที่วอยซ์เมล

เมื่อใดที่ต้องเชื่อมต่อผู้โทรกับผู้จัดการ

6. บันทึกข้อมูลที่เข้ามาทั้งหมด. บันทึกทั้งหมด ข้อมูลที่จำเป็น- นี่เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการไม่ลืมหรือพลาดรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เก็บบันทึกย่อของคุณไว้ในสมุดบันทึกและเก็บไว้กับคุณตลอดเวลา คุณจะแปลกใจว่ามันมีประโยชน์แค่ไหน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณพยายามจำไว้ว่าคนที่โทรมาเมื่อห้าชั่วโมงที่แล้วต้องการอะไร

7. ความรู้. อย่างแน่นอน มารยาททางธุรกิจมีการกำหนดกฎเกณฑ์ในการรับผู้เยี่ยมชมด้วย การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยมารยาททางธุรกิจ คุณสามารถหาทางออกที่ถูกต้องได้เสมอในสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน การแต่งกายหรือมารยาททางธุรกิจที่บริษัทนำมาใช้ก็เป็นตัวกำหนดข้อกำหนดด้วย รูปร่างเลขานุการ.

เมื่อจัดการต้อนรับผู้มาเยือนเลขานุการต้องใช้แนวทางที่แตกต่าง

เพื่อให้มั่นใจว่ามีการดำเนินการตามขั้นตอนที่เข้มงวด เลขานุการมีหน้าที่:

• 1) พัฒนาตารางการต้อนรับร่วมกับผู้จัดการ
• 2) ติดตามลำดับการนัดหมายและกำหนดการสนทนา
• 3) เก็บบันทึกผู้มาเยี่ยม;
• 4) บันทึกการตัดสินใจของผู้จัดการในระหว่างการต้อนรับผู้มาเยี่ยม

การดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างแม่นยำทำให้คุณสามารถวางแผนปัจจุบันและ งานที่มีแนวโน้มผู้จัดการ ให้ตัดสินใจทันทีและสมเหตุสมผลในระหว่างการต้อนรับเป็นการส่วนตัว

แต่ละบริษัทจะจัดการงานต้อนรับผู้เยี่ยมชมด้วยวิธีของตนเอง

ในบางสถานที่ เลขานุการจะวางแผนเวลาของผู้จัดการอย่างสมบูรณ์และดูแลการจัดงานเลี้ยงต้อนรับอย่างอิสระ ในขณะที่ในที่อื่นๆ บทบาทของเลขานุการจะลดลงเหลือเพียงการต้อนรับผู้มาเยือน

อย่างไรก็ตามก็มี กฎทั่วไปการจัดระบบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมซึ่งเลขานุการคนใดคนหนึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก กระบวนการนี้ในบริษัทของคุณ

การต้อนรับผู้มาเยือนมีสี่ประเภทหลัก:

• 1. การต้อนรับพนักงานบริษัทเกี่ยวกับปัญหาการทำงานปัจจุบันโดยย่อ;
• 2. การต้อนรับพนักงานบริษัทเพื่อพูดคุยโดยละเอียดเกี่ยวกับประเด็นการทำงาน
• 3. การต้อนรับพนักงานบริษัทในเรื่องส่วนตัว
• 4. การต้อนรับผู้เยี่ยมชมจากองค์กรอื่น

การรับพนักงานของบริษัทเกี่ยวกับปัญหาการทำงานโดยย่อในปัจจุบัน

ทุกๆ วันในบริษัทใดๆ ก็ตาม ปัญหาการทำงานมากมายเกิดขึ้นซึ่งจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ภายในไม่กี่นาที แต่หากผู้ใต้บังคับบัญชาไม่มีโอกาสประสานงานกับผู้จัดการ งานของเขาอาจช้าลง

คำถามสั้นๆ ในการทำงาน ได้แก่:

• 1. การขออนุญาตด้วยวาจาสำหรับบางสิ่ง (เช่น พนักงานต้องการทราบว่าเขาสามารถใช้รถบริษัทได้หรือไม่)
• 2. การประสานงานในการดำเนินการใด ๆ (เช่น พนักงานได้รับมอบหมายให้จัดการประชุมกับซัพพลายเออร์ และเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเขาที่จะต้องตกลงเวลาการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วม และรายการเอกสารที่จำเป็น)
• 3. การได้รับข้อมูลโดยย่อ (เช่น เพื่อให้งานมอบหมายเสร็จสิ้น พนักงานจำเป็นต้องได้รับพิกัดขององค์กรและข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับองค์กรซึ่งผู้จัดการมี)
• 4. การให้ข้อมูลโดยย่อ (เช่น พนักงานมีการเจรจาที่สำคัญ และต้องการรายงานต่อผู้จัดการเกี่ยวกับผลลัพธ์ทันที)
• 5. การลงนามในเอกสาร (คำสั่งจ่ายเงิน คำสั่ง คำแนะนำ สัญญา ฯลฯ) การลงนามในเอกสารไม่ใช่งานที่รวดเร็วเสมอไป มีหลายครั้งที่พนักงานรับรองว่าเขามี “สิ่งที่ต้องทำสักสองสามนาที แค่ลงนามในข้อตกลง” แล้วปรากฎว่าผู้จัดการเห็นข้อตกลงนี้เป็นครั้งแรกและเขายังคงต้องศึกษาอย่างละเอียด ก่อนที่จะลงนาม

มีหลายประเด็นที่จำเป็นต้องมีการแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วนในมุมมองของผู้ใต้บังคับบัญชา อย่างไรก็ตาม หากพนักงานทุกคนรีบไปหาผู้จัดการทันทีเมื่อเกิดปัญหาเร่งด่วนในการทำงานของเขา เวลาทำงานทั้งหมดของผู้จัดการก็จะถูกใช้ไปในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องจัดระเบียบคำถามเร่งด่วนจากผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างเหมาะสม และขอย้ำอีกครั้งว่า แต่ละบริษัทจะพบโซลูชันของตนเองที่เหมาะสมที่สุด แต่ในกรณีทั่วไป คุณสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้ได้

คำถามทั้งหมดจะถูกจัดกลุ่มและการทำงานกับแต่ละกลุ่มจะมีโครงสร้างในลักษณะเฉพาะ

ประเด็นที่มีเอกสารใด ๆ และผู้จัดการจะต้องศึกษาเอกสารนี้ก่อนตัดสินใจใด ๆ เลขานุการรวบรวมเอกสารเหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์ “เพื่อการตรวจสอบ” เอกสารดังกล่าวประกอบด้วยร่างคำสั่ง คำแนะนำ ร่างจดหมายถึงลูกค้า หุ้นส่วน ผู้รับเหมา ร่างสัญญา เอกสารการโฆษณาและข้อมูล และบันทึกช่วยจำ เกือบทุกปัญหาสามารถแก้ไขได้ด้วยบันทึกช่วยจำ อาจระบุข้อเท็จจริง (ในกรณีนี้จะเป็นข้อมูล) หรืออาจตั้งคำถาม ในระหว่างวัน เอกสารเหล่านี้จะสะสมอยู่กับเลขานุการ และผู้จัดการจะดูเอกสารทั้งหมดพร้อมกันเมื่อสิ้นสุดวันทำงานหรือตอนต้นของวันถัดไป

จริงหรือ เรื่องเร่งด่วนโดยส่วนใหญ่คุณสามารถแก้ไขได้ทางโทรศัพท์ (หากคุณไม่จำเป็นต้องศึกษาหรือลงนามในเอกสารใด ๆ ) สิ่งนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก เลขานุการถามพนักงานว่าเขามีคำถามอะไรและรายงานต่อผู้จัดการทางโทรศัพท์ และผู้จัดการตัดสินใจว่าเขาจะพูดคุยกับพนักงานหรือไม่ หากผู้จัดการตัดสินใจที่จะไม่พูดคุย เขาสามารถส่งต่อคำถามไปให้ใครบางคนได้ (เช่น รองของเขา) หรือขอให้พนักงานเขียนคำถามเป็นลายลักษณ์อักษรและใส่ไว้ในโฟลเดอร์ "เพื่อการตรวจสอบ" หรือขอให้พนักงานทำ ติดต่อเขาในเวลาอื่น

กลุ่มปัญหาทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นมักคิดเป็นประมาณ 80% ของปัญหาเร่งด่วนทั้งหมด หลังจากจัดเรียงแล้ว มีเพียง 20% ของปัญหาที่ต้องมีการประชุมเร่งด่วนเพื่อแก้ไข แต่นี่น้อยกว่าเวลาของผู้จัดการถึงห้าเท่า - มีประสิทธิภาพในการทำงานของผู้จัดการเพิ่มขึ้น และทั้งหมดนี้ต้องขอบคุณความพยายามของเลขานุการของเขา

นอกจากนี้ ด้วยความพยายามร่วมกันของเลขานุการและผู้จัดการ พนักงานสามารถค่อยๆ ฝึกพนักงานให้รวบรวมคำถามที่ต้องแก้ไขและเข้ามาหาผู้จัดการได้มากที่สุดวันละครั้งพร้อมรายการคำถามที่ต้องแก้ไข หากนวัตกรรมดังกล่าวสามารถนำไปใช้ได้ จะช่วยลดภาระงานของผู้จัดการได้อย่างมาก ในกรณีนี้ คุณสามารถจัดสรรเวลา 10-15 นาทีสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคนเมื่อสิ้นสุดหรือเริ่มต้นวันทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาปัจจุบันทั้งหมด คุณสามารถสร้างกำหนดการสำหรับสิ่งนี้ได้

อีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการต้อนรับปัญหาการทำงานในปัจจุบันคือการกำหนดเวลาในแต่ละวันที่พนักงานคนใดคนหนึ่ง (ตามลำดับความสำคัญซึ่งควบคุมโดยเลขานุการ) สามารถมาหาผู้จัดการและแก้ไขปัญหาทั้งหมดได้ ตัวอย่างเช่นเวลาที่ได้รับความนิยมอย่างมากคือ 13.00 น. ถึง 14.00 น. (หลังพักกลางวัน) เนื่องจากได้รับการพิสูจน์แล้วว่าหลังอาหารกลางวันจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการมีส่วนร่วมในกิจกรรมทางปัญญาแบบเบา ๆ และการแก้ไขคำถามสั้น ๆ ในปัจจุบันเป็นของพวกเขา นอกจากนี้ เวลาตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 10.00 น. ก็ดีสำหรับจุดประสงค์เหล่านี้ เนื่องจากในช่วงเริ่มต้นของวัน พนักงานมักจะต้องการแนวทางแก้ไขปัญหาเร่งด่วน นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วน องค์กรที่เป็นไปได้เทคนิคสั้น ๆ เช่นนี้ เวลาและระยะเวลาในการรับ ความพร้อมของบันทึกคำถามและมติ องค์ประกอบของพนักงานและการแจกจ่ายที่แผนกต้อนรับ และพารามิเตอร์อื่น ๆ อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะขององค์กร ในแต่ละกรณี เลขานุการสามารถนำความคิดสร้างสรรค์ของเขาไปใช้และพัฒนาอัลกอริธึมที่ไม่เพียงแต่เป็นเทคโนโลยีขั้นสูงและประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังสะดวกสำหรับสมาชิกทุกคนในกระบวนการอีกด้วย

อัลกอริทึม การสื่อสารทางธุรกิจเลขานุการและผู้มาเยี่ยม ขั้นตอนการปฐมนิเทศ: คำถามเปิดซึ่งสนับสนุนให้บุคคลให้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเขาเอง คุณไม่ควรถามคำถามเกิน 5-7 ข้อเพื่อหลีกเลี่ยง "ผลการสอบสวน" ตรวจสอบสถานประกอบการติดต่อโดยสรุป: “ดังนั้น...”; น้ำเสียงอ่อนๆ แบบ “หมอดี”;

ชาและกาแฟ นักท่องเที่ยวมักจะหยิบถ้วยจากถาดมาเอง หากเลขานุการจัดถ้วยด้วยตัวเองก็ควรเริ่มจากผู้หญิงและถ้วยที่เก่าแก่ที่สุด คุณสามารถจัดถ้วยตามจำนวนผู้มาเยี่ยมบนโต๊ะก่อนที่พวกเขาจะมาถึง ในกรณีนี้ กาแฟและชาจะถูกนำเข้ามาในสำนักงานในหม้อกาแฟหลังจากที่ผู้มาเยี่ยมมาถึงและเทต่อหน้าพวกเขา

การต้อนรับพนักงานขององค์กรเกี่ยวกับประเด็นการทำงานโดยย่อในปัจจุบัน คำถามเกี่ยวกับงานสั้น ๆ ได้แก่ การขออนุญาตด้วยวาจาสำหรับบางสิ่ง การประสานงานของการกระทำใด ๆ การได้รับข้อมูลโดยย่อ การให้ข้อมูลโดยย่อ การลงนามในเอกสาร

ร่างเอกสารที่ผู้จัดการต้องศึกษาก่อนตัดสินใจ: ได้แก่ ร่างคำสั่ง คำแนะนำ จดหมาย สัญญา เอกสารการโฆษณาและข้อมูล บันทึกช่วยจำ เลขานุการรวบรวมไว้ในโฟลเดอร์ “เพื่อการตรวจสอบ” ในระหว่างวัน เอกสารเหล่านี้จะสะสมอยู่กับเลขานุการ และผู้จัดการจะดูเอกสารทั้งหมดพร้อมกันเมื่อสิ้นสุดวันทำงานหรือตอนต้นของวันถัดไป

เลขานุการจะวางเอกสารที่ผู้จัดการได้เห็นและอนุมัติแล้วและพร้อมสำหรับการลงนามในโฟลเดอร์ "สำหรับลายเซ็น" ผู้จัดการสามารถลงนามในเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดในคราวเดียว โดยเผื่อเวลาไว้ 10-15 นาทีสำหรับการดำเนินการนี้ในตอนกลางวัน (สำหรับการขนถ่าย) หรือในช่วงเริ่มต้นและสิ้นสุดของวัน (ช่วงออกกำลังกายหรือเหนื่อยล้า)

เวลาที่เหมาะสมที่สุดเพื่อแก้ไขปัญหาสั้น ๆ ในปัจจุบัน ตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 10.00 น. เนื่องจากพนักงานมักจะต้องแก้ไขปัญหาเร่งด่วนในช่วงเริ่มต้นของวันทำงาน จากเมื่อก่อน (หลังพักกลางวัน) เนื่องจากได้รับการพิสูจน์แล้วว่าหลังอาหารกลางวันจะดีกว่าถ้าทำกิจกรรมทางปัญญาแบบเบา ๆ

การรับพนักงานขององค์กรเพื่อพูดคุยโดยละเอียดเกี่ยวกับประเด็นการทำงาน ได้แก่ การจัดหา ข้อเสนอแนะให้กับพนักงานโดยพิจารณาจากผลงานขนาดใหญ่ การตัดสินใจในประเด็นระดับโลก การอภิปรายแผนและรายงานของพนักงาน การสนทนาเพื่อรับรองการอภิปรายผลการทำงานของพนักงานในระยะเวลาอันยาวนาน (หกเดือนหนึ่งปี) การอภิปรายข้อเสนอของพนักงานและแนวคิดในการปรับปรุงงาน การปรับโครงสร้างองค์กร การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ และประเด็นระดับโลกอื่นๆ

การสนทนาประเด็นการทำงาน หลังจากที่ผู้จัดการได้นัดหมายเวลาที่กำหนดแล้วจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบ ในบริษัทขนาดเล็ก พนักงานแต่ละคนก็สามารถมีได้ เวลาที่แน่นอนเมื่อเขาสามารถหารือประเด็นสำคัญได้ เพื่อรวมคำสั่งซื้อนี้ จึงมีการพัฒนากำหนดการรับ

การต้อนรับพนักงานขององค์กรในเรื่องส่วนตัว ประเด็นเหล่านี้ ได้แก่ การขอลารวมถึงการไม่จ่ายเงิน การอภิปรายเกี่ยวกับการลาคลอดบุตร หารือถึงความเป็นไปได้ในการรวมงานและการเรียนเข้าด้วยกัน การขอเปลี่ยนแปลงตารางการทำงานเนื่องจากสถานการณ์ส่วนตัว/ครอบครัว หารือเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการเติบโตทางอาชีพหรือการโอนไปยังแผนกอื่น การอภิปรายถึงความเป็นไปได้ในการเพิ่มค่าจ้าง การอภิปรายเรื่องการเลิกจ้าง

การนัดหมายกับพนักงานขององค์กรในเรื่องส่วนตัวการนัดหมายเรื่องส่วนตัวสามารถทำได้ในวารสารเดียวกันกับเรื่องงาน ในคอลัมน์ "คำถาม" ระบุเฉพาะ "ส่วนตัว" โดยไม่ระบุรายละเอียด เมื่อผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับวันประชุมเขาสามารถติดต่อพนักงานและค้นหาสาระสำคัญของปัญหาจากเขาได้โดยตรง (โดยปกติแล้วไม่ใช่เรื่องปกติที่จะมอบหมายให้เลขานุการชี้แจงประเด็นดังกล่าว)

มีเวลาพิเศษสำหรับถามคำถามส่วนตัวของพนักงาน ส่วนมากจะเป็นช่วงเย็นส่วนหนึ่งหลังจากสิ้นสุดวันทำงาน สิ่งนี้สะดวกสำหรับผู้จัดการ เนื่องจากเหตุการณ์ปัจจุบันในช่วงเวลาทำงานจะไม่ถูกรบกวน และพนักงานที่สนใจแก้ไขปัญหาส่วนตัวมักจะไม่รังเกียจที่จะอยู่สาย

การต้อนรับพนักงานขององค์กรในเรื่องส่วนตัว หากผู้จัดการการต้อนรับในเรื่องส่วนตัวดำเนินการโดยผู้จัดการสัปดาห์ละครั้ง จากนั้นสามารถลงทะเบียนได้ 5 ถึง 10 คน หากเดือนละสองครั้งก็จะมีคน ถ้าการต้อนรับจัดขึ้นหนึ่งครั้งต่อ เดือนนั้น คุณสามารถลงทะเบียนได้สูงสุด 25 คน

การจัดงานเลี้ยงต้อนรับหุ้นส่วนทางธุรกิจของบริษัท ผู้จัดการหรือบุคคลอื่นในนามของตนตกลงวันและเวลาประชุมและคู่ค้ามาถึงตามเวลาที่กำหนด ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะต้องมาถึงโดยไม่มีข้อตกลงล่วงหน้า

การจัดงานเลี้ยงต้อนรับคู่ค้าทางธุรกิจของบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบชื่อ ชื่อบริษัท ตำแหน่ง และหมายเลขติดต่อกับแขกล่วงหน้า ข้อมูลนี้จำเป็นในการสั่งซื้อบัตรผ่านและยืนยันการประชุมก่อนการเจรจา รวมถึงเพื่อให้คุณสามารถติดต่อพวกเขาได้ในกรณีที่เกิดความล่าช้ากะทันหันและไม่ได้ติดต่อด้วยตนเอง

การพบปะกับคู่ค้าทางธุรกิจของบริษัท ถือเป็นมารยาทที่ดีในการพบปะแขกตามเวลาที่กำหนด ณ ทางเข้าอาคาร ที่จุดรักษาความปลอดภัย หรือที่แผนกต้อนรับ และพาไปที่แผนกต้อนรับ เมื่อพบกันก็ต้องชี้แจงให้ชัดเจนว่านี่คือคนที่คุณกำลังรออยู่หรือไม่ หลังจากการทักทายคุณต้องแนะนำตัวเองและเชิญชวนให้ติดตามคุณ ไม่จำเป็นต้องรบกวนแขกด้วยการสนทนาและคำถาม สิ่งเดียวที่สามารถสื่อสารกับแขกได้ระหว่างทางไปแผนกต้อนรับคือที่ตั้งของห้องน้ำ

จัดให้มีการต้อนรับ “ผู้ขาย” ทักทายและชี้แจงชื่อผู้มาเยี่ยมและวัตถุประสงค์ในการมาเยี่ยม หลังจากได้ยินชื่อบริษัทและวัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมแล้ว ให้ขัดจังหวะผู้เยี่ยมชมอย่างสุภาพหากเขาเริ่มชมสินค้าของเขาทันที และพยายามยุติการสนทนา หาก “ผู้ขาย” พยายามสนทนาต่อ คุณจะต้องจบการสนทนาอีกครั้งแต่หนักแน่นยิ่งขึ้น

การรับพลเมืองในเรื่องส่วนตัว ในระหว่างการรับพลเมืองเป็นการส่วนตัวจะมีการเก็บบันทึกการรับ (หนังสือ) ซึ่งบันทึกวันที่นามสกุลชื่อและนามสกุลของบุคคลที่มาแผนกต้อนรับที่อยู่ของเขาสาระสำคัญของปัญหา นามสกุลพนักงานต้อนรับและผลการพิจารณาอุทธรณ์ หากงานมีปริมาณมาก การลงทะเบียนดังกล่าวจะดำเนินการในบัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม

บัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม บัตรรับส่วนบุคคลของพลเมือง N _______ "__" ___________ 200_ ชื่อเต็ม ______________________________________________________________ ________________________________________________________________ ที่อยู่ อาชีพ สถานที่ทำงาน (บริการ) ตำแหน่ง และข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับผู้มาเยี่ยม ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ประเภทการอุทธรณ์และ สรุป _____________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________ _________________________________________________________________ ________________________________________________________________ เอกสารใน ___ แผ่นงานได้รับการยอมรับจดทะเบียนภายใต้ N ___ ลงวันที่ _____ ใครยอมรับ (นามสกุล) ลายเซ็น _____________________________________________ การตัดสินใจอะไร

การรับพลเมืองเกี่ยวกับปัญหาส่วนตัว หากผู้จัดการไม่สามารถแก้ไขใบสมัครหรือการร้องเรียนในระหว่างการรับได้ จะมีการเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรและจัดการเป็นการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษร ในตอนท้ายของการรับมีความจำเป็นต้องแจ้งให้พลเมืองทราบเกี่ยวกับการตัดสินใจเกี่ยวกับการอุทธรณ์หรือหากการแก้ไขปัญหาอยู่ในความสามารถของหน่วยงานอื่น ให้ช่วยระบุหน่วยงานนี้ ที่ตั้ง หมายเลขติดต่อ ฯลฯ

การต้อนรับพนักงานประจำเพื่อดูว่าการมาเยือนครั้งนี้ได้รับการตกลงล่วงหน้าหรือไม่ รวมถึงปัญหาที่ผู้มาเยี่ยมมาถึง ทำเครื่องหมายใบรับรองการเดินทาง ช่วยในการคัดเลือก วัสดุที่จำเป็น; ค้นหาว่ามีผู้เชี่ยวชาญสำรองให้กับโรงแรมหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้นก็ช่วยแก้ไขปัญหานี้ อธิบายเส้นทางคมนาคมจากโรงแรมไปยังสถาบันที่สะดวกที่สุด

ข้อปฏิบัติสำหรับผู้มาเยือน ห้ามรับประทานอาหารในที่ทำงาน ห้ามพูดคุยทางโทรศัพท์โดยไม่เกี่ยวข้อง ไม่ทำอะไรที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน แม้แต่ช่วงพักกลางวันก็ตาม รักษาพื้นที่ทำงานของคุณให้เรียบร้อย เมื่อรับผู้มาเยือน อย่าลืมรักษาความลับ

45

อัลกอริทึมของพฤติกรรมในกรณีที่ผู้เยี่ยมชมร้องเรียน ในกรณีที่เป็นการร้องเรียนที่สมเหตุสมผล จะต้องทำการขอโทษ หากการร้องเรียนไม่เป็นธรรมต้องแสดงความเสียใจต่อสถานการณ์ปัจจุบัน จำเป็นต้องเสนอทางเลือกในการแก้ปัญหาและตกลงกับลูกค้า สิ่งที่วางแผนไว้จะต้องดำเนินการหรือติดตามเป็นการส่วนตัว