การสนับสนุนด้านการบริหาร การสนับสนุนด้านการบริหารธุรกิจในทุกขั้นตอนของการทำงานขององค์กร

ความรับผิดชอบในงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารทำมากกว่าแค่รับโทรศัพท์และสั่งอาหารกลางวันให้เจ้านาย อ่านบทความนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความรับผิดชอบเหล่านี้ ความรับผิดชอบงานของผู้ช่วยฝ่ายบริหารได้ขยายไปสู่ความรับผิดชอบที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การนำเสนอผลงาน และการบริหารสำนักงาน รายละเอียดงานผู้ช่วยฝ่ายบริหารรวมถึงหน้าที่และความรับผิดชอบในการจัดการโครงการ โดยพื้นฐานแล้วมันทำงานในโหมดมัลติทาสก์ ความรับผิดชอบหลักของเขาคือการให้การสนับสนุนด้านการบริหารเพื่อช่วยให้การดำเนินงานสำนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
ความรับผิดชอบ
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะรายงานตรงต่อผู้จัดการราวกับว่าเขาเป็นผู้จัดการฝ่ายบริหารอาวุโส ความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องใส่ใจกับรายละเอียดที่เล็กที่สุด มีการจัดการที่ดี และมีทักษะในการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม ความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ได้แก่ การดำเนินการและประสานงาน กิจกรรมการบริหารสำนักงาน การรับและบูรณาการข้อมูลและเผยแพร่ข้อมูลให้กับลูกค้าและพนักงานของบริษัท
หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารยังรวมถึงการปฏิบัติหน้าที่ต่างๆ เช่น การจัดตารางการประชุม การจัดและดูแลรักษาเอกสาร การทำวิจัย และการเผยแพร่ข้อมูลทางโทรศัพท์ อีเมล จดหมาย และเว็บไซต์ ความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารยังรวมถึงการสนับสนุนการเตรียมการเดินทางและที่พักของผู้เข้าพัก
นอกจากนี้ จำเป็นต้องมีผู้ช่วยฝ่ายธุรการเพื่อใช้งานและใช้งานแฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร สแกนเนอร์ การประชุมทางวิดีโอ ระบบโทรศัพท์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์และสำนักงาน ฯลฯ อย่างมีประสิทธิภาพ เขา/เธอควรจะคุ้นเคยกับไฟล์เวิร์ด สเปรดชีต งานนำเสนอ Powerpoint รายงาน เอกสาร สิ่งพิมพ์ ซอฟต์แวร์และแผนภูมิดิจิทัล
ผู้ช่วยฝ่ายบริหารต้องมีทักษะการสื่อสารและการเจรจาที่ดีเมื่อพูดและทำงานกับลูกค้า ผู้ขาย และพนักงานคนอื่นๆ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารควรสามารถจัดการการแชร์และการจัดเก็บข้อมูลอื่นๆ ได้ บริษัทหลายแห่งมอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบ การฝึกอบรม และการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ให้กับผู้ช่วยฝ่ายบริหาร ผู้ช่วยธุรการต้องใช้ความรู้ในการจัดการวิดีโอคอล ควบคุมการทำงานของพนักงานคนอื่น บันทึกทบทวน การนำเสนอ รายงาน ฯลฯ นอกจากนี้ยังต้องสามารถจัดทำแผน จัดการประชุมคณะกรรมการและผู้บริหารได้ด้วย
ความรับผิดชอบหลัก ได้แก่ การรวบรวมจดหมาย รายงาน และเอกสารอื่นๆ จะต้องสามารถดูแลรักษาไฟล์สำนักงาน เปิดและจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์ จัดการประชุม และประสานงานการซ่อมแซมอุปกรณ์สำนักงานได้ พวกเขายังรับผิดชอบในการรักษาข้อมูลและไฟล์ที่เป็นความลับ บันทึกการตัดสินใจ การจัดเตรียมการชำระค่าธรรมเนียม การวิจัย และการสนับสนุนในการจัดเตรียมการเคลื่อนไหว นโยบายและขั้นตอนของสำนักงาน พวกเขาควรทักทายและช่วยเหลือผู้มาเยี่ยม รับโทรศัพท์ และนำพวกเขาไปยังแผนกที่เหมาะสม
หน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารยังรวมถึงการจัดระเบียบสำนักงานการสั่งการ เครื่องเขียนการบริหารลูกค้าและการปฏิบัติตาม งานสำนักงานเรียบ. หากเกิดข้อผิดพลาดใดๆ ในการดำเนินงานสำนักงานในแต่ละวัน เขาควรจะสามารถขจัดปัญหาได้
ทักษะและความสามารถ
ผู้สมัครจะต้องมีทักษะและความรู้บางอย่าง รวมถึงความรู้:

การบัญชี
การบริหารสำนักงาน
ด้านการเงิน
ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานและไฟล์
โปรแกรมประมวลผลคำและยังใช้สเปรดชีต

ผู้สมัครจะต้องมีทักษะที่รวมถึง:
ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
ความสามารถในการตัดสินใจ
ความสามารถในการแก้ไขปัญหา
ทักษะการฟังด้วยวาจาและการสื่อสาร
ทักษะการบริหารเวลา
ภาษาท้องถิ่นตลอดจนภาษาทั่วไปอื่น ๆ ในการสื่อสารการพัฒนาทักษะการอ่านและการเขียน
ทักษะการจัดองค์กร

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันอยากจะเสริมว่าผู้สมัครต้องมีจรรยาบรรณในการทำงานที่ยอดเยี่ยม ต้องซื่อสัตย์ เชื่อถือได้ อ่อนน้อมถ่อมตน และมีความยืดหยุ่น บุคคลจะต้องมีความอ่อนไหวทางวัฒนธรรมและปฏิบัติต่อพนักงานและลูกค้าทุกคนขององค์กรด้วยความเคารพ

ปัญหา
เขาอาจเผชิญกับความยากลำบากต่างๆระหว่างการทำงาน ซึ่งรวมถึงการทำงานเป็นเวลานาน การใช้คอมพิวเตอร์ และการยกหรือการเคลื่อนย้าย ผลิตภัณฑ์แต่ละชิ้นสำหรับสำนักงานและวัสดุ เขาอาจเผชิญกับการหยุดชะงักของพนักงานอย่างต่อเนื่องและอาจต้องพูดคุยกับเขา/เธอเป็นประจำ ผู้ช่วยจะต้องมีความแข็งแกร่งทางจิตใจและร่างกาย เขาไม่เพียงต้องการพูดคุยกับพนักงานและลูกค้าเท่านั้น แต่ยังต้องตรงตามกำหนดเวลา ติดตามคำสั่งซื้อและการส่งมอบด้วย และต้องมีความแม่นยำสูงในการรักษาระดับของพื้นฐานและความแตกต่างของงานทั้งหมด ในบางกรณีเขาต้องมีความรู้เกี่ยวกับแง่มุมทางกฎหมาย คำศัพท์เฉพาะทาง และขั้นตอนต่างๆ ผู้ที่ทำงานในสถานพยาบาลอาจต้องการความรู้เฉพาะที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนทางการแพทย์ อุปกรณ์ คำศัพท์เฉพาะทาง และการรายงาน
คุณอาจจะหางานได้และอาจมีงานใหญ่และท้าทาย แต่ก็เป็นหนึ่งในโอกาสในการทำงานที่คุ้มค่าอย่างแน่นอน สำนักงานทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณ และคุณจะต้องรู้ทุกซอกทุกมุมของสำนักงาน มันจะกลายเป็นเหมือนลูกของคุณและคุณต้องเลี้ยงดูมันและทำให้แน่ใจว่ามันดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณต้องมีประสบการณ์ในด้านทักษะเลขานุการและมีใบรับรองการสำเร็จหลักสูตร โรงเรียนมัธยมปลายมีทักษะพื้นฐานด้านสำนักงานและคอมพิวเตอร์ มีบริษัทจำนวนมากที่กำลังมองหาผู้สมัครที่มีวุฒิปริญญาตรีในตำแหน่งผู้ช่วยธุรการ หากคุณเป็นคนที่มีความทะเยอทะยานและไม่กลัวความรับผิดชอบและความท้าทาย นี่คือเส้นทางอาชีพที่เหมาะสมสำหรับคุณ

เป็นความรับผิดชอบของเลขานุการทุกคนในการให้การสนับสนุนด้านการบริหารแก่ผู้จัดการ ความรับผิดชอบเหล่านี้รวมถึงการจัดประชุมทางธุรกิจ การประชุม และการเดินทาง อ่านบทความของเราเกี่ยวกับวิธีจัดกิจกรรมเหล่านี้อย่างเหมาะสม

จากบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• วิธีจัดการประชุมทางธุรกิจสำหรับผู้จัดการอย่างเหมาะสม
• การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการในการจัดประชุม
• การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการในการจัดทริปธุรกิจ

เลขานุการผู้จัดการควรให้ความช่วยเหลืออย่างเต็มที่ในการจัดงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมหรือการเดินทางไปต่างประเทศ ผู้เริ่มต้นมักจะเข้าใจความแตกต่างทั้งหมดในคราวเดียวเป็นเรื่องยากสำหรับผู้เริ่มต้น นั่นคือเหตุผลที่วันนี้เราจะมาดูวิธีจัดระเบียบการสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการ

การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการ: จัดการประชุม

โดยพื้นฐานแล้ว การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการจะรวมถึงกิจกรรมต่างๆ เช่น การประชุมทางธุรกิจ สามารถจัดขึ้นได้ทั้งในอาณาเขตขององค์กรของคุณและภายนอก การประชุมทางธุรกิจจะแบ่งออกเป็นการสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาตามอัตภาพ หัวข้อแรกจัดขึ้นในรูปแบบอิสระและเป็นตัวแทนของการอภิปรายในประเด็นต่างๆ การสนทนาทางธุรกิจไม่ได้จบลงด้วยการตัดสินใจเสมอไปซึ่งไม่สามารถพูดเกี่ยวกับการเจรจาได้ การเจรจาหมายถึงรูปแบบการประชุมที่เข้มงวดมากขึ้น ซึ่งจัดขึ้นเพื่อการตัดสินใจที่สำคัญเกี่ยวกับการพัฒนา นโยบายการกำหนดราคา, กิจกรรมร่วมกันองค์กร ฯลฯ การเจรจามักจบลงด้วยการลงนามในเอกสารขั้นสุดท้ายหรือข้อตกลงด้วยวาจา

หากการประชุมทางธุรกิจจัดขึ้นในอาณาเขตขององค์กรของคุณ คุณจะต้องเตรียมสถานที่ กำหนดวาระการประชุม และจัดเตรียม เอกสารที่จำเป็นและแจ้งให้ผู้ได้รับเชิญทุกท่านทราบโดยเร็ว หากการประชุมใช้เวลานาน ก็จำเป็นต้องจัดเตรียมการพักเบรค ความพร้อมของเครื่องดื่ม (ชา กาแฟ) รวมถึงจำนวนที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน

การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการในการจัดประชุม

เมื่อเตรียมการประชุมผู้จัดการและเลขานุการจะต้องคำนึงถึงคำแนะนำต่อไปนี้:

ควรคำนึงว่ามีการประชุมสองประเภท: การปฏิบัติงานและการวางแผน เมื่อเตรียมการประชุมเชิงปฏิบัติการ (ซึ่งจัดขึ้นตามกำหนดเวลาที่กำหนด) เลขานุการจะต้องเชิญผู้เข้าร่วมโดยแจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับผู้ที่ไม่มาปรากฏตัวและค้นหาสาเหตุของการขาดงาน ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ เลขานุการจะต้องอยู่ในบริเวณแผนกต้อนรับและรับสายและผู้มาเยี่ยม

เมื่อจัดการประชุมตามกำหนดการ (เซสชัน) ที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก การเตรียมการจะเริ่มขึ้น 1.5–2 สัปดาห์ก่อนที่จะเกิดขึ้น และรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:

• การกำหนดวัน เวลา และสถานที่ประชุม
• จัดทำวาระการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วมและวิทยากร
• ปฏิบัติงานที่อาจจำเป็นก่อนการประชุม
• ร่างข้อความคำเชิญ

การประชุมแบบพิเศษที่เรียกว่า “ การระดมความคิด- การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นเมื่อจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน ค้นหาทางออกจากสถานการณ์ที่สับสน หรือตัดสินใจอย่างรับผิดชอบ

สำหรับการประชุมครั้งนี้จำเป็นต้องกำหนดงานหนึ่งงานซึ่งสำคัญที่สุดและต้องมีการแก้ไขทันที ยิ่งมีพนักงานเข้าร่วมการประชุมน้อยลงเท่าใด ก็สามารถค้นพบวิธีแก้ปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้นเท่านั้น เวลาที่กำหนดสำหรับกิจกรรมนี้ควรจำกัดอย่างเคร่งครัดเช่นกัน คุณจะประหลาดใจว่าข้อจำกัดด้านเวลาทำให้เกิดการตัดสินใจได้อย่างไร การตัดสินใจที่นำเสนอในการประชุมดังกล่าวจะต้องกระทำร่วมกัน เหล่านั้น. แนวทางแก้ไขที่เสนอแต่ละข้อจะต้องมีการหารือโดยคำนึงถึงข้อเสนอของผู้เข้าร่วมทั้งหมด ตามกฎแล้ว การแก้ไขที่คนส่วนใหญ่นำมาใช้ทำให้สามารถค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องและจำเป็นที่สุดได้

การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับหัวหน้าฝ่ายจัดเตรียมการเดินทางเพื่อธุรกิจ

การจัดการเดินทางสำหรับผู้บริหารถือเป็นงานที่ยากที่สุดงานหนึ่งของเลขานุการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเดินทางไปต่างประเทศ ในกรณีหลังนี้ การขอวีซ่าอาจเป็นกระบวนการที่ยากและน่าเบื่อที่สุด เรามาดูวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในขั้นตอนนี้กันดีกว่า

ในการขอวีซ่า คุณจะต้องรวบรวมเอกสารที่สถานทูตร้องขอ เพื่อประหยัดเวลา เราขอแนะนำให้คุณเยี่ยมชมเว็บไซต์ของสถานทูตก่อนและทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดและเงื่อนไขในการออกวีซ่า หลังจากนี้คุณจะต้องโทรติดต่อสถานทูต - บางครั้งสถานทูตไม่มีเวลาโพสต์ข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงบนเว็บไซต์

น่าจดจำ! การสนทนากับสถานทูต (รวมถึงการนัดหมายเพื่อยื่นเอกสาร) จะได้รับค่าตอบแทน ใบแจ้งหนี้จะออกให้กับ รายบุคคลและชำระเงินผ่านธนาคาร หากท่านไม่ชำระบิลตรงเวลา ครั้งต่อไปท่านจะไม่ได้รับข้อมูลและจะไม่นัดยื่นขอวีซ่า แม้จะติดต่อสถานทูตอื่น - ที่สถานทูตก็ตาม ฐานเดียวข้อมูล.

ในระหว่างการโทร ให้ชี้แจงว่าใคร ที่ไหน และภายใต้เงื่อนไขใดบ้างที่สามารถส่งเอกสาร (เช่น อาจต้องใช้หนังสือมอบอำนาจ) เพื่อขอวีซ่า ในสกุลเงินใด และชำระค่าธรรมเนียมวีซ่าที่ไหน (บางครั้งสถานทูตยอมรับการชำระเงินผ่านธนาคาร - ใน กรณีนี้อย่าลืมยืนยันการชำระเงินด้วย) และเข้าวันที่ใด ในขณะนี้- ในช่วงฤดูท่องเที่ยวอาจทำการนัดหมายล่วงหน้าได้ถึงสามสัปดาห์ การสมัครทันทีอาจสมเหตุสมผล หากเอกสารไม่ส่งตรงเวลา จะไม่มีการลงโทษ คุณจะต้องลงทะเบียนอีกครั้ง

หากไม่มีเวลารวบรวมเอกสารให้ครบสามารถลองเจรจาเพื่อให้สามารถนำเอกสารที่สูญหายมาได้ในภายหลังหรือในวันที่ได้รับวีซ่าหรือส่งทาง อีเมลหรือทางแฟกซ์ นี่ไม่ได้หมายความว่าสถานทูตจะรอพบคุณครึ่งทาง แต่ก็เป็นไปได้ โดยเฉพาะหากบุคคลนั้นไม่ได้ยื่นขอวีซ่ากับสถานทูตแห่งนี้เป็นครั้งแรก

บนเว็บไซต์สถานทูต คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสมัครซึ่งคุณต้องกรอก โดยอ่านคำแนะนำในการกรอกอย่างละเอียด

วีซ่ามีสองประเภท: ธุรกิจและนักท่องเที่ยว

หากต้องการขอวีซ่าท่องเที่ยว เพียงขอเอกสารรับรองวีซ่าจากโรงแรมที่ผู้จัดการของคุณวางแผนจะเข้าพัก มักจะออกให้เฉพาะวันที่จองห้องพักในโรงแรมเท่านั้น

ในการขอวีซ่าธุรกิจ จำเป็นต้องมีคำเชิญจากพันธมิตรทางธุรกิจ ขั้นตอนการขอวีซ่าธุรกิจมักจะซับซ้อนกว่าวีซ่านักท่องเที่ยว: สถานทูตขอการยืนยันการติดต่อทางธุรกิจ (สัญญา, ใบแจ้งหนี้, สารสกัดจากทะเบียน ฯลฯ ) ดังนั้นสำหรับการเดินทางครั้งเดียวมักจะออกวีซ่าท่องเที่ยวผ่าน โรงแรม แต่หากผู้จัดการของคุณวางแผนที่จะมาประเทศนี้บ่อยๆ ก็ควรทำให้เป็นทางการจะดีกว่า วีซ่าธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาว่าผู้ที่เข้าประเทศด้วยวีซ่าท่องเที่ยวจะถูกห้ามไม่ให้มีส่วนร่วมในกิจกรรมเชิงพาณิชย์ในอาณาเขตของตน

ควรจำไว้ว่าสถานทูตปิดทำการไม่เพียงแต่ในวันหยุดของรัสเซียเท่านั้น แต่ยังปิดทำการในวันหยุดด้วย วันหยุดประเทศที่เป็นตัวแทน ข้อเท็จจริงนี้ควรนำมาพิจารณาเป็นพิเศษในเดือนธันวาคมถึงมกราคมเมื่อช่วงวันหยุดถึงสามสัปดาห์

ต่อไปคุณจะต้องจองโรงแรม ในการทำเช่นนี้คุณต้องรู้ว่าส่วนไหนของเมือง ส่วนใหญ่ผู้จัดการของคุณจะใช้เวลาเดินทางไปทำธุรกิจ การค้นหาและจองโรงแรมบนเว็บไซต์พิเศษที่มีแผนที่เมืองจะดีกว่า สอบถามเงื่อนไขการจองโรงแรมนี้ด้วย หากต้องการขอวีซ่าจากโรงแรมเราแนะนำให้แจ้งเจ้าหน้าที่ทางโทรศัพท์หรืออีเมลเพื่อแจ้งการคืนสินค้า ที่อยู่อีเมล- เอกสารที่ได้รับจะต้องพิมพ์เป็นสองชุด: หนึ่งชุดจะต้องใช้สำหรับสถานทูต และชุดที่สองอาจต้องขอเมื่อข้ามชายแดน อย่าลืมสั่งบริการรับส่งให้ผู้จัดการของคุณซึ่งจะไปพบเขาที่สนามบิน ตามกฎแล้วโรงแรมส่วนใหญ่จะเสนอ บริการนี้- หากผู้จัดการของคุณเดินทางไปยังเมืองเดียวกันเป็นประจำ เราขอแนะนำให้คุณเจรจากับโรงแรมเกี่ยวกับบริการพิเศษ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจองห้องพักล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องชำระเงินล่วงหน้า

ไฟล์แนบ

• โปรโตคอล การประชุมใหญ่สามัญพนักงานในการเลือกตั้งผู้แทน กลุ่มแรงงาน(แบบฟอร์ม).doc
• ข้อบังคับการเดินทางเพื่อธุรกิจ (แบบฟอร์ม).doc
• ลักษณะงานของเลขานุการหัวหน้า (แบบฟอร์ม).doc

ให้บริการเฉพาะสมาชิกเท่านั้น

• รายงานการประชุมใหญ่คนงานเรื่องการเลือกตั้งผู้แทนกลุ่มแรงงาน (ตัวอย่าง).doc
• ข้อบังคับการเดินทางเพื่อธุรกิจ (ตัวอย่าง).doc
• ลักษณะงานของเลขานุการผู้จัดการ (ตัวอย่าง).doc

การทำงานเป็นผู้ช่วยฝ่ายบริหารมีความคล้ายคลึงกับการทำงานเป็นเลขานุการหลายประการ รวมถึงการฝึกอบรมด้วย เอกสารที่พิมพ์, ประมวลผลสายโทรศัพท์, ติดตามการไหลของเอกสาร และจดบันทึกการประชุม นอกจากนี้ หน้าที่ของผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาจรวมถึงการกำกับดูแลการขนส่งของสำนักงาน การทำงานร่วมกันกับผู้บังคับบัญชา โครงการที่สำคัญและบริหารจัดการงานเลขานุการ แม้ว่าตำแหน่งนี้ไม่ต้องการการศึกษาพิเศษใดๆ ผู้ช่วยฝ่ายธุรการให้กับผู้บริหารระดับสูงของบริษัท และผู้ที่ทำงานในสาขาเฉพาะทาง เช่น การแพทย์ หรือ พลังงานนิวเคลียร์อาจต้องได้รับการศึกษาเฉพาะทาง

ความรับผิดชอบ

บ่อยครั้งที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยฝ่ายบริหารนั้นกว้างกว่าหน้าที่ของเลขานุการมาก เหนือสิ่งอื่นใดเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดหาทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ราบรื่นของพนักงานในสำนักงาน ทำงานกับการติดต่อทางจดหมายเข้าและออก ประสานงานตารางการเดินทางและการประชุมของหลาย ๆ คนในคราวเดียว บางครั้งผู้ช่วยฝ่ายบริหารก็มีหน้าที่ประชาสัมพันธ์ด้วย ด้วยการแจ้งให้สาธารณชนทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์บางอย่าง เขาเป็นตัวแทนของบริษัทของเขา เช่น คือ “หน้าตา” ของบริษัท ในบางกรณี ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาวุโสจะควบคุมดูแลการทำงานของผู้ช่วยรองและ/หรือเลขานุการ และจำเป็นต้องจัดทำรายงานและการนำเสนอผลงานเป็นระยะๆ บ่อยครั้งที่ผู้ทำงานในตำแหน่งนี้จะช่วยจัดการฝึกอบรมพนักงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานของพนักงานรายนี้จะเกี่ยวข้องกับงานธุรการ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะต้องมีทักษะ เช่น ความสามารถในการใช้งานอุปกรณ์สำนักงานต่างๆ และความเข้าใจในการจัดการและดำเนินการประกวดราคาเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์และบริการบางอย่าง

ทักษะที่จำเป็น

เนื่องจากตัวแทนของวิชาชีพนี้ต้องควบคุมตารางการทำงานของคนหลายคนพร้อมกันและติดตามความคืบหน้าของหลายโครงการในคราวเดียว พวกเขาจึงต้องใส่ใจอย่างมากแม้แต่รายละเอียดที่เล็กที่สุดและสามารถทำงานหลายอย่างได้ที่ ครั้งหนึ่ง. พวกเขายังต้องมีทักษะในการสื่อสารที่ดีเพราะ... เนื่องจากสายงานของพวกเขา พวกเขาจึงต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนมากมาย ทั้งกับพนักงานของบริษัทและกับลูกค้า ความสามารถในการตัดสินใจและทำงานอย่างอิสระก็เป็นองค์ประกอบที่สำคัญเช่นกันเพราะ ผู้ช่วยฝ่ายบริหารคือบุคคลที่สามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารที่ได้รับมีความสำคัญหรือไม่เกี่ยวข้อง ดอกเบี้ยพิเศษ- เพื่ออะไร อีเมลพนักงานธรรมดาสามารถตอบได้ และอันไหนที่ต้องได้รับความสนใจจากผู้จัดการมากกว่า ระดับสูง- อย่างไรและในลำดับใดจะต้องผ่านการอนุมัติเอกสารในทุกระดับอย่างเป็นทางการเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพและตรงเวลา นอกจากที่กล่าวมาทั้งหมดแล้ว ผู้ช่วยฝ่ายบริหารจะต้องมีคำศัพท์ที่ดี เขียนได้ไพเราะ และเข้าใจได้ เทคโนโลยีที่ทันสมัย, เพราะ ซึ่งมักจำเป็นเมื่อทำงานกับจดหมาย ฐานข้อมูล การตรวจสอบ และการแก้ไขเอกสารจำนวนมาก

ความเชี่ยวชาญ

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการอาจมีความเชี่ยวชาญในงานของแผนกใดแผนกหนึ่งของบริษัท เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าสถานการณ์นี้จะเป็นเรื่องปกติสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ก็ตาม

ผู้ช่วยฝ่ายธุรการ เป็นทางการทำงานร่วมกับเจ้าหน้าที่ระดับสูงของบริษัทเท่านั้น เขาอาจจะต้องรับผิดชอบงาน ทั้งกลุ่มคนหรือทำงานเป็นทีมกับคนๆ เดียว ไม่ว่าในกรณีใด นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้น ผู้ช่วยในระดับนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเดินทางและการมีส่วนร่วมในการประชุม ผู้บริหารระดับสูงบริษัท ปฏิสัมพันธ์กับ หน่วยงานกำกับดูแลบริษัทคู่ค้าและสมาชิกของคณะกรรมการบริหาร พูดง่ายๆ ก็คือ ยิ่งตำแหน่งของผู้จัดการสูงขึ้น ใหญ่ขึ้น และมีความสำคัญมากขึ้นเท่าใด ก็ยิ่งมีความต้องการผู้ช่วยฝ่ายบริหารมากขึ้นเท่านั้น

บางครั้งผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาจเชี่ยวชาญเฉพาะสาขา เช่น การแพทย์หรือกฎหมาย ในกรณีดังกล่าว นอกเหนือจากนั้น หน้าที่มาตรฐานเขาต้องปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับความเชี่ยวชาญของเขา ตัวอย่างเช่น นักกฎหมายชุมชนอาจต้องจัดทำกรณีศึกษาและจัดการประชุมสั้นๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นหลักของคดี ผู้ช่วยแพทย์มักต้องทราบวิธีดำเนินการและเรียกเก็บเงินจากบริษัทประกันภัยสำหรับการให้บริการของแพทย์ บริการทางการแพทย์และกฎการปฏิบัติงานของห้องปฏิบัติการ

นอกจากนี้ยังมีผู้ช่วยฝ่ายบริหารเสมือนที่ทำงานจากระยะไกลผ่านทางโทรศัพท์และอินเทอร์เน็ต

การฝึกอบรมวิชาชีพ

ในกรณีส่วนใหญ่ ผู้สมัครตำแหน่งผู้ช่วยฝ่ายบริหารสามารถได้รับตำแหน่งนี้ได้หากสำเร็จการศึกษาระดับมัธยมศึกษาและสำเร็จการศึกษาหลักสูตรใน จริยธรรมทางธุรกิจและ เทคโนโลยีสารสนเทศ- สำหรับตำแหน่งงานว่างในสาขาเฉพาะทาง เช่น การแพทย์หรือกฎหมาย ผู้สมัครจำเป็นต้องรู้ เข้าใจ และสำรวจกลไกของอุตสาหกรรมนี้และคำศัพท์เฉพาะทาง ใบรับรองการฝึกอบรมวิชาชีพ, ประกาศนียบัตรผู้เชี่ยวชาญ, ใบรับรองการสำเร็จการฝึกอบรมในหลักสูตรที่ได้รับการยอมรับ สถาบันการศึกษา– ทั้งหมดนี้สามารถช่วยได้อย่างมากเมื่อสมัครงานและยกระดับอาชีพขึ้นไปอีก

ชามาเอวา M.A.
สำเร็จการศึกษาจากกลุ่ม ITM-24
โรงเรียนการจัดการไอที
RANEPA ภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

ปัจจุบันสาขาการจัดการบริหารมีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในภาคธุรกิจและอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาในรัสเซีย แนวคิดของสำนักงานเจ้าหน้าที่ระดับสูง ความช่วยเหลือทางธุรกิจ บริการระดับมืออาชีพ ซึ่งเข้าใจว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการบริหาร เศรษฐกิจ และโปรไฟล์การจัดการที่มีหลากหลาย ความสามารถทางวิชาชีพทำให้เราสามารถสร้างการสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับการจัดการบริษัทในระดับคุณภาพสูงสุดและสูงสุด นี่เป็นกระบวนการบริการภายในตามการจัดหมวดหมู่ที่เสนอโดย Michael Porter ซึ่งเป็นการสนับสนุนด้านการบริหารและกระบวนการทำงาน ซึ่งในทางกลับกัน ได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจหลักขององค์กร นั่นคือทั้งหมดที่ งานธุรการเพื่อสนับสนุนผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการในการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหลัก - เพิ่มความรวดเร็วในการสร้างรายได้ของบริษัท ตลอดจนลดทุนที่ผูกมัดและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

ในบทแรก วิทยานิพนธ์นำเสนอ รากฐานทางทฤษฎีการสนับสนุนด้านการบริหารและการบริหารงานขององค์กร ต้นกำเนิดของการจัดการบริหารในฐานะองค์ความรู้ทางวิชาชีพถูกเปิดเผยแนวคิดของการบริหารความเป็นผู้นำและการจัดการถูกเปิดเผย บล็อกการดูแลระบบในองค์กรอยู่ในตำแหน่งเป็นรูปแบบหนึ่งของการดูแลระบบ กำหนดหน้าที่ของบล็อกการบริหาร ปัจจัยของการบริหารภายในและภายนอก

ในบทที่สองวิทยานิพนธ์ของฉัน ฉันได้เปิดเผยคุณลักษณะของการสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับธุรกิจ ตั้งแต่ช่วงเวลาของการก่อตั้งไปจนถึงการทำงานที่ยั่งยืน ผู้เชี่ยวชาญจากกลุ่มผู้ดูแลระบบที่ทำงานร่วมกับเจ้าหน้าที่ระดับสูงจะต้องคำนึงถึงคุณลักษณะทั้งหมดของขั้นตอนด้วย วงจรชีวิตองค์กรมีหลากหลายวิชาชีพและ คุณสมบัติส่วนบุคคลข้อกำหนดสำหรับวิชาชีพ บทนี้กล่าวถึงรูปแบบกลไกการบริหารองค์กร การสนับสนุนการยอมรับ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารและสถานที่และบทบาทของบล็อกการบริหารในโครงสร้างองค์กร

ในบทที่สามเทคโนโลยีการบริหารองค์กรตามแนวทางเชิงโครงสร้างของ Henry Mintzberg ได้รับการเปิดเผย พิจารณาส่วนหลักขององค์กร กลไกการประสานงาน ระบบการควบคุมและการวางแผน และเครื่องมือปฏิสัมพันธ์

บทที่สี่ทุ่มเทให้กับประเด็นการปฏิบัติของการสนับสนุนด้านการบริหารและการบริหารงานขององค์กร ฉันคิดว่าจำเป็นและเป็นประโยชน์ในการให้คำอธิบายภาพบุคคล (โปรไฟล์) ของเจ้าหน้าที่ธุรการ โมเดลความเป็นผู้นำ รายชื่อชุมชนและสมาคมวิชาชีพ พนักงานธุรการ- ประสิทธิผลของหน่วยบริหารในองค์กรคือผลกระทบหลักของการบริหารงาน คำแนะนำการปฏิบัติเพื่อขยายขอบเขตอิทธิพลของบล็อกการบริหาร / พนักงานจะได้รับในรูปแบบตารางและพัฒนาโดยฉันบนพื้นฐานของสมมติฐานของความสัมพันธ์ในองค์กรโดย Henry Mintzberg

ฉันสะสมประสบการณ์วิชาชีพหลายปีในการก่อตั้งและเปิดตัว สำนักงานเจ้าหน้าที่ระดับสูง, การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับเจ้าหน้าที่ระดับสูง– ผู้ถือหุ้น เจ้าของธุรกิจ และผู้จัดการ ระดับบนสุดการบริหารจัดการ ผลลัพธ์ของการสรุปและคิดใหม่เกี่ยวกับประสบการณ์การบริหารในการทำงานในบริษัทในภาคธุรกิจต่างๆ คือโครงการสำเร็จการศึกษานี้ ปัญหาของการตัดสินใจด้านการจัดการที่มีความสามารถมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งในบริบทของการเพิ่มผลิตภาพแรงงานในประเทศของเรา บริษัทที่ปรึกษาประเมินประสิทธิภาพการผลิตในรัสเซียในระดับต่ำ จากการวิจัย บริษัทที่ปรึกษาผลิตภาพแรงงานของ McKinsey&Company รัฐวิสาหกิจของรัสเซียโดยคำนึงถึงอาวุธทางเทคนิคที่พวกเขามีคือ 30-50% ของระดับศักยภาพ หมายความว่าบริษัทที่จ่ายเงินพนักงาน 100% ค่าจ้างในทางกลับกัน พวกเขาจะได้รับผลตอบแทนน้อยกว่า 50% ส่งผลให้เรากำลังเผชิญกับความสูญเสียโดยตรงเนื่องจากผลิตภาพแรงงานต่ำ ซึ่งคิดเป็นมากกว่า 50% ของเงินเดือน

ในเวลาเดียวกัน การสูญเสียทั้งหมดขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากรในองค์กร ส่งผลให้เกิดจำนวนเงินที่ร้ายแรง

การปรับปรุงการผลิตข้อมูลและ เทคโนโลยีการจัดการในเงื่อนไข เศรษฐกิจสมัยใหม่ตลอดจนการตีราคาใหม่ของแต่ละบุคคลและ ค่านิยมองค์กรอนุญาตให้บริษัทต่างๆ ใช้แนวทางองค์กรและการจัดการด้านการบริหารในแนวทางการแก้ปัญหาของงานที่สำคัญที่สุดงานหนึ่งในองค์กร - การได้รับผลลัพธ์สูงสุดจากพนักงาน และด้วยเหตุนี้จึงบรรลุผลการปฏิบัติงานขั้นสุดท้ายในระดับสูง

โครงการประกาศนียบัตรซึ่งพัฒนาขึ้นบนพื้นฐานของแนวทางการจัดองค์กรและโครงสร้างของ Henry Mintzberg มีคุณค่าในทางปฏิบัติโดยเฉพาะ คำแนะนำการปฏิบัติมาจากประสบการณ์ส่วนตัวและวิชาชีพในงานธุรการ