คำขอทางธุรกิจ วิธีกรอกจดหมายธุรกิจ: ตัวอย่างเป็นภาษารัสเซียและอังกฤษ

16เม.ย

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงจดหมายธุรกิจ

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

1. เหตุใดการติดต่อทางธุรกิจจึงไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง
2. มีจดหมายธุรกิจประเภทใดบ้างและจัดรูปแบบอย่างไร
3. เขียนยังไงให้ถูกต้อง จดหมายธุรกิจ.

ตอนนี้นอกหน้าต่างของเราเป็นเวลา เทคโนโลยีขั้นสูงและอินเทอร์เน็ต แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้สูญเสียความสำคัญและความเกี่ยวข้องไป เพียงแต่ได้ย้ายไปยังสื่ออื่นเท่านั้น วันนี้มาพูดคุยกันว่าทำไมการเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ทำไมคุณถึงต้องการจดหมายทางธุรกิจ?

ก่อนอื่นถือเป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และความคิดกับพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือของการติดต่อทางจดหมาย พวกเขาระบุข้อร้องเรียน คำขอ และชี้แจงความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจถือเป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง

ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและอื่นๆ

ความแตกต่างหลักมีดังนี้:

• ลีลาการนำเสนอ
• คำศัพท์ที่ไม่สามารถแสดงอารมณ์ได้ชัดเจน
• ออกเมื่อ แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการบริษัท;
• แบบอักษรไม่เล็กเกินไป แต่ก็ไม่ใหญ่เช่นกัน และเหมือนกันตลอดทั้งข้อความ
• ไม่ค่อยมีมากกว่า 1 หน้า;
• การปรากฏตัวของสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการที่เข้มงวด

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม เราจะกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมและให้คำอธิบายสั้น ๆ

จดหมายที่ไม่จำเป็นต้องตอบ

• หนังสือค้ำประกัน;
• ประกอบ;
• ข้อมูล;
• จดหมายเตือน;
• จดหมายเตือนความจำ

จดหมายที่ต้องการคำตอบ

• อุทธรณ์;
• เสนอ;
• ขอ;
• ความต้องการ;
• คำร้อง.

จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

• หนังสือเชิญประชุม;
• จดหมายแสดงความเสียใจ;
• จดหมายแสดงความขอบคุณ
• จดหมายแจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
• จดหมายที่มีคำแนะนำ
• หนังสือค้ำประกัน;
• จดหมายยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้ว ให้บริการแล้ว และอื่นๆ
• จดหมายแสดงความยินดีในโอกาสต่างๆ
• หนังสือร้องขอ;
• จดหมายคำสั่ง;
• จดหมายปะหน้า.

จดหมายเชิงพาณิชย์

โดยปกติจะใช้ก่อนทำข้อตกลงตลอดจนในระหว่างที่สัญญามีผลบังคับใช้

ซึ่งรวมถึง:

• จดหมายตอบคำถาม;
• คำขอโดยตรง
• – จดหมายเสนอให้ทำธุรกรรมหรือทำข้อตกลง
• เรียกร้อง;
• คำเตือน;
• จดหมายที่มีคำเตือนเกี่ยวกับการสิ้นสุดข้อตกลงหรือความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ฯลฯ

หากเราพูดถึงการจำแนกตามโครงสร้างจดหมายธุรกิจจะมีอยู่ 2 ประเภท:

• มีข้อความของผู้เขียนและเขียนในรูปแบบอิสระ
• เรียบเรียงตามรูปแบบที่เข้มงวด

โดยผู้รับ

• หนังสือเวียน – จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน
• ปกติ – ส่งถึงผู้รับหนึ่งคนในนามของบุคคลหนึ่งคน
• กลุ่ม - ส่งถึงผู้รับหนึ่งคน แต่ส่งจากหลาย ๆ คน

จดหมายยังถูกแบ่งตามแบบฟอร์มที่ส่ง:

• ส่งเป็นข้อความแฟกซ์
• ส่งโดย อีเมล;
• ที่ส่งเป็นซองธรรมดา

มีจดหมายหลายประเภทที่ควรเขียนด้วยลายมือแทนที่จะพิมพ์ด้วยเหตุผลด้านจริยธรรม สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความเสียใจและขอแสดงความยินดี

ความลับของการออกแบบที่เหมาะสม

ข้อความในจดหมายแบ่งออกเป็นส่วนเบื้องต้น ส่วนหลัก และส่วนสุดท้าย พวกเขาเชื่อมต่อกันอย่างมีเหตุผล ส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยสถานการณ์ที่นำไปสู่การสร้างจดหมาย และส่วนหลักแสดงถึงเนื้อหานั้นเอง ส่วนสุดท้ายสรุปผลซึ่งแสดงถึงการร้องขอ การปฏิเสธ ฯลฯ

โดยทั่วไปแล้ว การติดต่อทางธุรกิจโดยมีความรับผิดชอบทั้งหมดสามารถเรียกได้ว่าเป็นศิลปะ เนื่องจากจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมด ท้ายที่สุดแล้ว บ่อยครั้งที่เราคิดถึงแต่ข้อมูลที่นำเสนออย่างชัดเจนเท่านั้น และเราลืมไปว่าจดหมายนั้นถือได้ว่าเป็นหน้าตาของบริษัท

โวหาร

จดหมายแต่ละฉบับจะถูกเก็บรักษาไว้ในรูปแบบธุรกิจที่เข้มงวดโดยใช้ลักษณะคำพูดของเอกสารราชการ

ข้อกำหนดสำหรับการนำเสนอข้อมูล

ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในจดหมายมีดังต่อไปนี้:

• กล่าวถึง มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ
• ข้อมูลทั้งหมดจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ วันที่เขียน;
• เชื่อถือได้;
• อย่างเป็นกลาง;
• มีเหตุผล;
• ให้สมบูรณ์ที่สุดเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้

รูปร่าง.

ก่อนอื่น จดหมายจะเขียนไว้บนหัวจดหมายที่เป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท

• ในการเขียนจดหมายธุรกิจจะใช้แผ่นขนาด A4
• ขอบด้านซ้ายของแบบฟอร์มต้องมีอย่างน้อย 3 ซม. เนื่องจากหลังจากนั้นครู่หนึ่งพวกเขาจะถูกส่งไปยังไฟล์
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ตามกฎหมายและที่อยู่จริง และที่อยู่อีเมล
• ควรใช้แบบอักษร Times New Roman มาตรฐานขนาด 12 จะดีกว่า เหมาะสมที่สุดและอ่านง่าย
• อนุญาตให้เขียนจดหมายธุรกิจได้โดยไม่ต้องใช้หัวจดหมาย แต่คุณยังต้องให้ข้อมูลจากแบบฟอร์ม

ถ้าเป็นจดหมาย เรากำลังพูดถึงโอ การทำธุรกรรมที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือข้อมูลที่เป็นความลับในลักษณะอื่น ให้ส่งจดหมายดังกล่าวทางแฟกซ์หรือ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ไม่แนะนำ. จะดีกว่าแบบเก่าในซองกระดาษธรรมดา

การนับเลข

หากตัวอักษรประกอบด้วยหลายหน้า ก็จะมีการกำหนดหมายเลขตั้งแต่หน้าที่สอง ตัวเลขจะถูกทำเครื่องหมายไว้ที่ด้านบนตรงกลางเป็นเลขอารบิค ไม่มีจุดถัดจากตัวเลข

แบ่งเป็นส่วนๆ.

นี่หมายถึงการแบ่งจดหมายออกเป็นย่อหน้า ข้อความไม่ควรไหลต่อเนื่อง ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถรับรู้ได้ ด้วยการแบ่งออกเป็นย่อหน้า คุณจึงสามารถดูได้ว่าความคิดหนึ่งจบลงที่ใดและอีกความคิดหนึ่งเริ่มต้นขึ้นอย่างไร

ความพร้อมใช้งานของการแก้ไข

ไม่แนะนำให้แก้ไข พิมพ์ผิด หรือลบข้อมูล ต้องเขียนตัวอักษรอย่างถูกต้องและต้องพิมพ์ข้อความในช่วงเวลา 1.5 - 2

รายละเอียดที่ใช้.

เราจะระบุเฉพาะเรื่องหลักเนื่องจากเราได้พูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับพวกเขาก่อนหน้านี้เล็กน้อยแล้ว:

• หากองค์กรเป็นของรัฐ จะใช้ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย ตั้งอยู่ตรงกลางของแบบฟอร์มราชการ
• ชื่อเต็มของบริษัท
• หมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์
• หมายเลขบัญชีธนาคาร;
• ผู้รับ - และชื่อของบริษัทผู้รับจะใช้ในกรณีเสนอชื่อ เพื่อระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับให้ใช้กรณีแทน
• หากผู้รับมีวุฒิการศึกษาหรือตำแหน่งให้ระบุก่อนนามสกุล
• รายละเอียดใด ๆ จะถูกเขียนในบรรทัดใหม่และด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

จดหมายธุรกิจหลังการประชุม

คุณได้จัดการประชุมทางธุรกิจ มีโอกาสบ้าง เราจะพูดคุยเพิ่มเติมถึงวิธีสะท้อนสิ่งนี้ในจดหมาย

1. ก่อนอื่น ในตอนต้นของจดหมาย ให้อ้างอิงถึงวันที่และเวลาที่คุณติดต่อด้วย พันธมิตรที่มีศักยภาพแม้ว่าการประชุมจะผ่านไปสองสามวันแล้วก็ตาม
2. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือวลีที่ซับซ้อนเกินไป: เขียนจดหมายให้สั้นและชัดเจน แต่ในลักษณะที่ผู้รับต้องการอ่าน
3. พูดถึงบทสนทนาเกี่ยวกับอะไร. เช่น: " เราคุยกันว่าแจกันสไตล์เวนิสราคาเท่าไหร่”
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับจดหมายแสดงความคิดเห็นในหัวข้อการประชุม
5. ระบุเวลาที่คุณสามารถสื่อสารทางโทรศัพท์หรือพบปะด้วยตนเอง
6. ให้ผู้รับทราบว่าคุณรอคอยที่จะร่วมงานกับเขา: “ ฉันหวังว่าจะเพิ่มเติม ความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับคุณ«.
7. ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยวลีต่อไปนี้หรือวลีที่คล้ายกัน: “ ความปรารถนาดีต่อคุณ...».

จดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

เป็นไปไม่ได้ที่จะเพิกเฉยต่อข้อกำหนดสำหรับการออกแบบเนื่องจากขณะนี้มีการออกจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในรูปแบบกระดาษ ท้ายที่สุดแล้ว มันคือศตวรรษที่ 21

เตรียมจดหมายธุรกิจทางอีเมล งานเยอะมากไม่คอมไพล์ ข้อกำหนดการจัดรูปแบบเหมือนกับตัวอักษรทั่วไป สิ่งเดียวคือจดหมายดังกล่าวควรมีหัวเรื่อง (หรือหัวเรื่อง) เสมอเพื่อไม่ให้หลงทางในการไหลของเอกสาร

นอกจากนี้ เมื่อตอบจดหมายดังกล่าวแล้ว จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนหัวเรื่องของจดหมาย ดังนั้นคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่ากำลังพูดอะไรอยู่หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก

นอกจากนี้คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ที่ล้ำสมัยเมื่อสร้างไฟล์แนบกับจดหมายดังกล่าวซึ่งห่างไกลจากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับของคุณมีเหมือนกัน หากไม่มีจดหมายก็จะไม่เปิดออก

อย่าใช้อีโมติคอนเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ดี แต่ให้เหมือนธุรกิจเมื่อเขียน

กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายคือเมื่อใด

หากจดหมายถูกจัดประเภทว่าต้องตอบกลับ เมื่อใดที่ต้องตอบกลับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมาย:

• หากคุณได้รับคำขอ โปรดยืนยันว่าได้รับภายในสามวันถัดไปหลังจากได้รับ และสามารถให้คำตอบสุดท้ายได้ภายในหนึ่งเดือน
• หากเรากำลังพูดถึงความเสียใจสามารถส่งได้ภายในสิบวันหลังจากเหตุการณ์เศร้าเกิดขึ้น
• อนุญาตให้ส่งแสดงความยินดีได้ภายใน 8 วันนับจากช่วงเวลาที่คุณทราบเกี่ยวกับวันพิเศษ
• ถ้าเราพูดถึง กฎทั่วไปโอ้ฟอร์มดีตอบจดหมายภายในเจ็ดวันดีกว่า

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: ด้วยภาษาง่ายๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ซับซ้อน

แยกความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและจดหมายส่วนตัว วันนี้เราได้พูดคุยกันมากกว่าหนึ่งครั้งเกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับพวกเขา ตอนนี้เรามาดูการเขียนจดหมายทีละขั้นตอนกัน

ขั้นที่ 1 เราระบุผู้รับ

ที่มุมขวาบนของแบบฟอร์มเราเขียนนามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของบุคคลที่เรากำลังพูดถึงจดหมาย หากผู้รับเป็นองค์กร ให้ระบุที่อยู่ตามกฎหมาย

ขั้นที่ 2 อุทธรณ์.

เราวางไว้ตรงกลางแบบฟอร์ม ดำเนินการด้วยความเคารพ โดยไม่มีคำย่อหรือการลบล้าง

ตัวอย่าง: เรียน (ชื่อนามสกุล)!นอกจากนี้ ผู้รับสามารถแก้ไขได้โดยระบุตำแหน่งของเขา แต่เมื่อคุณเรียกชื่อบุคคลจะช่วยลดความเครียดทางจิตใจและบ่งชี้ว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั้นมั่นคงและมั่นคง

ด่าน 3 คำแถลงวัตถุประสงค์

อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมาย สาระสำคัญ และแนวคิดหลัก ส่วนนี้เป็นส่วนหลัก เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูด เหตุผลในการอุทธรณ์ของคุณคืออะไร แต่อย่าลืมเกี่ยวกับสไตล์ที่เป็นทางการและเป็นกลาง

ด่าน 4 การทำข้อเสนอและข้อเสนอแนะ

จดหมายธุรกิจเกือบทุกฉบับบอกเป็นนัยว่าผู้รับจะตอบกลับ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะตัวอักษรที่มีลักษณะเป็นข้อมูลเท่านั้น ดังนั้นอย่าเพียงแต่อธิบายปัญหาเท่านั้น แต่ยังเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาด้วย

หากคุณยื่นเรื่องร้องเรียน โปรดสอบถามถึงมาตรการบางอย่างที่ต้องใช้ หากคุณเสนอที่จะร่วมมือ โปรดแจ้งให้เราทราบว่ามีตัวเลือกใดบ้าง

พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้ที่ได้รับจดหมายจะต้องเห็นว่าพวกเขาไม่เพียงแต่ต้องการบางสิ่งจากเขาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจว่าจะบรรลุผลสำเร็จได้อย่างไร

วิธีการลงท้ายจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนอย่างสมบูรณ์ หากไม่ปฏิบัติตามกฎการเขียนอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทโดยรวมได้ ดังนั้นเราจึงเสนอให้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบส่วนสุดท้ายของจดหมายธุรกิจ

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้สรุปทุกสิ่งที่ได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ แต่คุณไม่ควรขยายข้อสรุปออกเป็น 10 ประโยค เพราะท้ายที่สุดแล้ว ความกะทัดรัดและรัดกุมนั้นมีคุณค่าในจดหมายธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลีง่ายๆ

เราจะยึดตอนจบตามตัวบ่งชี้ 2 ตัว: ควรสุภาพและถูกต้องที่สุด มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับวิธีสร้างมัน

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ขอบคุณสำหรับความสนใจหรือความช่วยเหลือของคุณ: ขอบคุณ! (ผมขอขอบพระคุณ...);
• แสดงความหวังของคุณสำหรับอนาคต: เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน (เราหวังว่าจะได้รับคำตอบในอนาคตอันใกล้นี้...);
• คุณสามารถสร้างวลีเพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับบางสิ่งบางอย่าง: เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ
• ยื่นคำร้อง: เราขอให้คุณรายงานผล
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น: ฉันขออภัยในการชำระเงินค่าวัสดุล่าช้าอย่างไม่คาดคิด

วิธีบอกลาผู้รับ

แม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นทางการ แต่คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี

นี่คือตัวเลือกบางส่วน:

• ด้วยความเคารพ...;
• ด้วยความปรารถนาความสำเร็จ...;
• ด้วยความปรารถนาดี…

เราลงนามอย่างถูกต้อง

เมื่อลงนามในจดหมายให้ระบุตำแหน่งชื่อและนามสกุลของคุณ หากคุณสงสัยความเหมาะสมของวลีเช่น: “ ขอแสดงความนับถือ"-แค่อย่าใช้มัน

คุณสามารถระบุผู้ติดต่อของคุณในลายเซ็น โทรศัพท์เพิ่มเติมหรือ ที่อยู่อีเมลด้วยวิธีนี้คุณแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณพร้อมที่จะสื่อสารและให้ความร่วมมือกับเขา

ในส่วนถัดไปของบทความของเรา ฉันอยากจะพูดถึงจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

จดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

ไม่มีรูปแบบการควบคุมสำหรับการเขียนจดหมายดังกล่าว ทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและใครเป็นผู้รับจดหมาย คำแนะนำสั้นๆ สำหรับการร่างมีดังนี้

วันที่เขียน.

ถ้าเราเขียนในสหรัฐอเมริกาแล้วเมื่อระบุวันที่เราใส่เดือนขึ้นก่อนตามด้วยวันและปีเท่านั้น หากไปสหราชอาณาจักร ให้ป้อนวันที่เช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย ในกรณีนี้ ให้เขียนเดือนเป็นตัวอักษรเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

รายละเอียดผู้รับ.

• หากคุณเขียนถึงผู้ชาย ให้ติดต่อเขาดังนี้: นาย (ใส่นามสกุล);
• หากผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว: นาง (ใส่นามสกุล);
• ถึงผู้หญิงที่ยังไม่ได้แต่งงาน: นางสาว (ระบุนามสกุล);
• หากคุณไม่ทราบสถานะของผู้หญิงคนนั้น: คุณ (ใส่นามสกุล)

การระบุที่อยู่

คำสั่งนี้ตรงกันข้ามกับที่ยอมรับในสหพันธรัฐรัสเซีย: สำนักงาน เลขที่บ้าน ชื่อถนน รหัสไปรษณีย์ ชื่อรัฐ (หากเขียนในสหรัฐอเมริกา) ชื่อเทศมณฑล และชื่อประเทศ (หากเขียนในสหราชอาณาจักร)

วิธีการติดต่อผู้รับ

การโทรมาตรฐาน:

• เรียนท่านผู้หญิง;
• ท่านที่รัก;
• ถึงคุณหรือคุณนาย;
• เรียนคุณ;
• ที่รัก.

หลังที่อยู่ เราใส่เครื่องหมายจุลภาค (หากเขียนถึงสหราชอาณาจักร) หรือเครื่องหมายโคลอน (หากเขียนถึงสหรัฐอเมริกา) ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์

เรื่อง.

อย่าลืมระบุหัวเรื่องของจดหมายเช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย

ข้อความหลัก.

แบ่งออกเป็นย่อหน้า หรือเขียนแต่ละประโยคในบรรทัดใหม่

วิธีการบอกลา.

ตัวอย่างเช่นเช่นนี้: “ ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ เรายังคงเป็นของคุณอย่างแท้จริง"– ขอบคุณผู้อุทิศตนของฉัน... แม้ว่ามันอาจจะดูเป็นทางการน้อยกว่าก็ตาม

การลงทะเบียนลายเซ็น

เราใส่ลายเซ็นของเราไว้ใต้วรรคอำลา ระบุชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท และตำแหน่งของเรา

การออกแบบแอพพลิเคชั่น

หากคุณกำลังแนบเอกสารใด ๆ โปรดระบุสิ่งนี้ที่ท้ายจดหมาย: “ เอ็นซี”และรายการใบสมัคร

สิ่งที่ต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

• นามสกุลและชื่อย่อ;
• ชื่อบริษัท
• ชื่อเมือง รัฐ ฯลฯ
• คำใดที่แสดงถึงตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง
• คำอำลาคำแรก;
• ที่อยู่การเปิด

ก่อนที่เราจะจบการสนทนา นี่คือตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและ ภาษาอังกฤษ.

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ

บทสรุป

โดยสรุป ผมอยากจะบอกว่าจดหมายธุรกิจเป็นเครื่องมือในการสื่อสารในทุกกิจกรรม หากเขียนอย่างถูกต้องก็จะนำเสนอบริษัทของคุณในแง่บวกอย่างแน่นอน

ในทางกลับกัน จดหมายที่เขียนอย่างเลอะเทอะและมีข้อผิดพลาดสามารถทำลายล้างได้อย่างสมบูรณ์ ธุรกิจที่มีแนวโน้ม. เขียนจดหมายให้ถูกต้องและเราพยายามบอกคุณว่าต้องทำอย่างไร

ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ มีเอกสารอย่างเป็นทางการที่เข้มงวดซึ่งจัดทำขึ้นตามเทมเพลตเดียวหรือตามมาตรฐานที่ยอมรับ (เช่น) และเอกสารที่เกือบจะไม่เป็นทางการซึ่งจัดทำขึ้นเมื่อจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาที่ไม่คาดคิด ขอความช่วยเหลือหรือแสดงออก ความกตัญญู. เชื่อกันผิดว่ารูปแบบ "ฟรี" ใช้งานง่ายกว่า ในทางตรงกันข้ามเพื่อที่จะเขียนคำอุทธรณ์หรือจดหมายที่น่าเชื่อถือคุณจะต้องใช้ความพยายามอย่างมาก ความพยายามมากขึ้นกว่าจะกรอกแบบฟอร์มรวม

เอกสารประเภทที่สองประกอบด้วยจดหมายร้องขอที่หลากหลาย ซึ่งมีตัวอย่างอยู่ด้านล่างนี้ การเขียนข้อความดังกล่าวอย่างมีความสามารถและชัดเจนบางครั้งก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่า ด้านล่างนี้คือตัวอย่างจดหมายขอความช่วยเหลือ: คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างเอกสารที่สมบูรณ์แบบและเคล็ดลับในการส่งถึงผู้รับ

คำแนะนำในการเขียนหนังสือร้องขอ

และข้อความขอความช่วยเหลือด้วยเหตุผลที่ชัดเจนไม่สามารถจัดทำขึ้นตามรูปแบบเดียวได้ การใช้รูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวจึงเป็นไปไม่ได้เลยที่จะปรับให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะ ท้ายที่สุดแล้วเพื่อที่จะขอได้ การกระทำที่ต้องการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงบุคลิกภาพของผู้รับ สถานะทางสังคม สภาพทางการเงินในปัจจุบัน และปัจจัยอื่น ๆ นอกจากนี้ จดหมายควรมีลักษณะเป็นความลับอย่างชัดเจน: หากเป็นเอกสารที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด ผู้รับซึ่งอยู่ในสถานะผิดนัดมักจะเลือกที่จะตอบกลับโดยยกเลิกการสมัครหรือเพียงปฏิเสธการเจรจาโดยส่งข้อความไปที่ ถังขยะ

สำคัญ: ตลอดทั้งจดหมายคุณต้องรักษาน้ำเสียงที่อบอุ่นและให้ความเคารพ เราต้องไม่ลืมว่าจดหมายร้องขอไม่ใช่ข้อเรียกร้องอย่างเป็นทางการ ผู้รับสามารถเพิกเฉยหรือปฏิเสธได้ง่าย ความเคารพเพียงอย่างเดียวจะไม่สร้างผลลัพธ์โดยปราศจากแรงจูงใจที่เพียงพอ แต่อย่างน้อยก็สามารถดึงความสนใจของผู้อ่านได้ และบังคับให้เขาอ่านจนจบข้อความ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายร้องขอเพื่อแก้ไขปัญหา เลื่อนการชำระเงิน หรือให้ส่วนลด คุณควรตัดสินใจเกี่ยวกับผู้รับ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ สิ่งเหล่านี้อาจเป็น:

• บุคคลธรรมดา เช่น นักลงทุนผู้มั่งคั่งหรือนักวิทยาศาสตร์ผู้มีอิทธิพล
• ผู้ประกอบการรายบุคคลหรือเจ้าของบริษัทจำกัด
• นิติบุคคลโดยรวมหากผู้ส่งไม่ทราบชื่อของผู้อำนวยการหรือไม่สมเหตุสมผลสำหรับผู้ที่จะตอบกลับข้อความอย่างแน่นอน
• ข้าราชการทุกระดับตั้งแต่นายกเทศมนตรีของเมืองเล็ก ๆ ไปจนถึงผู้ว่าการรัฐหรือหัวหน้าผู้รับผิดชอบของโครงสร้างใด ๆ

โดยปกติแล้วจดหมายที่ส่งถึงผู้ประกอบการธรรมดาจะมีจิตวิญญาณที่แตกต่างไปจากข้อความอย่างเป็นทางการเพื่อขอความช่วยเหลือจากประธาน บริษัท ของรัฐ อย่างไรก็ตาม โครงสร้างของจดหมายคำขอทั้งหมดจะใกล้เคียงกัน คอมไพเลอร์ก็เพียงพอแล้วที่จะเข้าใจว่าองค์ประกอบใดที่ต้องมีอยู่ในจดหมายใด ๆ ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้และองค์ประกอบใดดีกว่าที่จะละทิ้งไปโดยสิ้นเชิง นี่เป็นเรื่องยากที่จะทำมากกว่า แต่ก็ยังเป็นไปได้ คำแนะนำต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์

ประเด็นที่สองที่ต้องชี้แจงก่อนเขียนหนังสือขอคือโครงสร้างของเอกสาร ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว แบบฟอร์มรวมไม่มีข้อความ แต่แผนทั่วไปของจดหมายธุรกิจใด ๆ เกือบจะเหมือนกัน - ควรปฏิบัติตาม คำร้องขอความช่วยเหลือ ความช่วยเหลือ หรือบริการอย่างเป็นทางการหรือกึ่งทางการสร้างขึ้นจากช่วงต่อไปนี้:

1. "หมวก".ประกอบด้วยโลโก้องค์กร รูปแบบเพิ่มเติม (แนะนำให้ใช้ไม่สต๊อกสินค้า แต่ การพัฒนาของตัวเอง; ด้วยเหตุนี้จึงไม่เสียหายที่จะจ้างนักออกแบบมืออาชีพ) และชื่อขององค์กรที่ส่ง หากส่วนหลังไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโลโก้ ขัดกับความเชื่อที่นิยมใส่สัญลักษณ์ประจำรัฐไว้ใน “หมวก” สหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงธงและตราแผ่นดิน เป็นทางเลือก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ส่งเป็นบุคคลธรรมดา ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือบริษัทขนาดเล็กที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานของรัฐ การมีอยู่ของธงและตราอาร์มไม่น่าจะมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของผู้รับ แต่ (หากใช้อย่างไม่เหมาะสม) คุณลักษณะเหล่านี้จะกระตุ้นให้ผู้อ่านเกิดความสงสัยเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของผู้สมัคร
2. ส่วนเบื้องต้น.ประกอบด้วย:
   • ชื่ออย่างเป็นทางการของบริษัทที่ส่ง (ตัวเต็มและตัวย่อ) หรือนามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของผู้ส่งจดหมายร้องขอ
   • รายละเอียดของผู้รับ รวมถึง TIN, OGRN, รหัสทางสถิติ หมายเลขทะเบียนและ ตรวจสอบบัญชี;
   • ข้อมูลการติดต่อ: ที่อยู่แบบเต็มพร้อมรหัสไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล บัญชี Messenger และ ในเครือข่ายโซเชียลและอื่นๆ;
   • ทางเลือก - ชื่อหรือนามสกุล ชื่อและนามสกุลของผู้รับ ขึ้นอยู่กับว่าเป็นนิติบุคคลหรือบุคคล
   • คำทักทายแยกจากข้อความหลักด้วยบรรทัดว่างและเน้นโดยใช้แบบอักษรขนาดใหญ่
   • ข้อบ่งชี้พื้นฐานสำหรับการอุทธรณ์ (การเกิดความล่าช้า, การวิเคราะห์ผลลัพธ์, การมีข้อตกลงด้วยวาจา, การสนทนาทางโทรศัพท์ ฯลฯ );
   • วัตถุประสงค์ของหนังสือร้องขอ (การขจัดความเข้าใจผิดการแก้ปัญหาโดยทันทีหรือการช่วยเหลือบุคคลทันที)
3. ข้อความหลัก.เนื้อความของจดหมายควรระบุสาระสำคัญของคำขอ (โดยย่อที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้อย่างชาญฉลาดและเป็นภาษารัสเซีย): เพื่อชำระหนี้ดำเนินการ งานปรับปรุงให้ความช่วยเหลือทางการเงินแก่สถานสงเคราะห์หรือให้ส่วนลด ในตอนต้นของข้อความจำเป็นต้องเน้นว่าจดหมายนั้นเป็นคำขออย่างชัดเจน วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้อนุพันธ์ที่เหมาะสม: "ฉันถามด้วยความจริงใจ", "เราถามคุณ", "องค์กรของเราถาม", "ฉันกำลังร้องขอให้คุณ" - และอื่น ๆ ดังที่ได้กล่าวไปแล้วว่าหนังสือร้องขอไม่ใช่ข้อกำหนดแม้แต่คำสั่งก็ไม่มากดังนั้นตั้งแต่ต้นจนจบข้อความจึงจำเป็นต้องยึดน้ำเสียงแสดงความเคารพอย่างเคร่งครัดโดยจำไว้ว่าผู้มีส่วนได้เสียในกรณีนี้คือ ผู้ส่งไม่ใช่ผู้อ่าน ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือข้อความขอให้ชำระหนี้ แต่ในกรณีนี้ก็ไม่ควรลืมความเคารพต่อผู้รับ การเพิ่มคำอบอุ่นสองสามคำที่จุดเริ่มต้นของจดหมายก็ไม่เสียหาย (หากผู้ส่งและผู้รับรู้จักกันดี) หรือคำชมอย่างเป็นทางการหากผู้สร้างและผู้รับไม่เคยสื่อสารกันมาก่อน หรือการโต้ตอบเกิดขึ้นภายในธุรกิจที่เคร่งครัด กรอบ. หากจดหมายฉบับหนึ่งมีคำขอหลายรายการที่แตกต่างกันหรือเกี่ยวข้องกันโดยพื้นฐานแล้ว คำขอแต่ละรายการจะต้องได้รับการย่อหน้าเป็นของตัวเอง หรือดียิ่งกว่านั้น ให้สร้างรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่มีความได้เปรียบด้านการมองเห็นมากกว่าข้อความต่อเนื่อง
4. บทสรุป.หากจดหมายมีความหมายพิเศษสำหรับผู้ส่งก็คุ้มค่าอีกครั้ง (สั้น ๆ และน่าเชื่อ) ที่จะเรียกร้องให้ผู้อ่านดำเนินการ ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้สองหรือสามประโยค ซึ่งเป็นแก่นสารของเนื้อหาหลัก หรือโดยใช้สโลแกนที่ดึงดูดความสนใจ อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรทำอะไรเกินตัวจนเกินไป จดหมายร้องขอจะต้องเป็นความลับและไม่ใช่เชิงพาณิชย์หรือการโฆษณา เป็นการดีกว่าที่สไตล์ของเขาจะไม่ซับซ้อนกว่าการตรวจสอบโดยเจตนา ทำให้ผู้อ่านเกิดความสงสัยเกี่ยวกับความจริงใจของผู้ส่ง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากจดหมายมีการขอความช่วยเหลือหรือความช่วยเหลือ
5. อำลาและลงนามไม่ได้ถูกวางไว้เสมอไป หากจุดประสงค์ของการจัดทำเอกสารคือการได้รับความช่วยเหลือหรือการสนับสนุน คุณควรใช้สูตรอื่นแทนสูตรนี้ เช่น "ขอบคุณล่วงหน้า" "ขอบคุณล่วงหน้า" "ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ ” “ขอบคุณมากสำหรับความช่วยเหลือของคุณ” และอื่นๆ ไม่ว่าจะใช้วลีใดก็ตาม วลีนั้นจะถูกแยกออกจากลายเซ็นอย่างไม่มีเงื่อนไขด้วยเครื่องหมายจุลภาค และหากช่องว่างอนุญาต ก็สามารถขึ้นบรรทัดใหม่ได้ เครื่องหมายวรรคตอนในกรณีนี้ไม่ได้ใช้งานได้ แต่เป็นความหมายแบบกราฟิกทำให้ผู้อ่านเข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น เช่นเดียวกับการย้ายลายเซ็นไปยังบรรทัดถัดไป
6. วันที่และตราประทับทันทีหลังจากลงนามที่ด้านล่างของจดหมายคุณจะต้องใส่วันที่เขียนหรือวันที่ส่งหากเขียนไว้ล่วงหน้า ไม่จำเป็นต้องประทับตราและลายเซ็นส่วนตัว แต่ขอแนะนำอย่างยิ่ง นี่เป็นอีกสัญญาณหนึ่งของการแสดงความเคารพต่อผู้รับ แม้ว่าข้อความจะถูกส่งถึง แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์(แม้ว่าจะแนะนำให้ใช้เอกสารกระดาษ) ในตอนท้ายของหน้าก็ควรวางสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของประทับตรา (แสตมป์) และลายเซ็นส่วนตัวของผู้ส่งหรือรับรองเอกสารด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการปรับปรุง

คำแนะนำ:หากเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้รับที่จะต้องได้รับการตอบกลับจดหมายร้องขอมา ระยะเวลาหนึ่งจำเป็นต้องพูดถึงสิ่งนี้ในเนื้อหาหลัก: ตัวอย่างเช่น "เรากำลังรอคำตอบของคุณไม่เกิน ... " หรือ "เราหวังว่าจะได้รับการชี้แจงโดย ... " มิฉะนั้นผู้รับซึ่งไม่มีภาระผูกพันใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอาจชะลอการตอบกลับซึ่งจะสร้างความยุ่งยากเพิ่มเติมให้กับผู้ส่ง

เมื่อส่งจดหมายขอความช่วยเหลือหรือการชำระหนี้ควรสังเกตว่าในองค์กรการประมวลผลจดหมายโต้ตอบที่เข้ามานั้นได้รับการจัดการโดยเลขานุการหรือผู้มีอำนาจ ดังนั้นผู้สมัครที่ต้องการให้หัวหน้าหรือผู้อำนวยการอ่านข้อความของเขาโดยตรงจะต้องจดบันทึกบนซองว่า "อยู่ในมือส่วนตัว" "เป็นความลับ" หรือ "เพื่อประกอบการพิจารณา ... (นามสกุลและชื่อย่อของผู้รับ) ” อย่างไรก็ตาม หากเอกสารมีคำขอที่ไม่ส่งผลกระทบต่อความลับส่วนบุคคล ทางการค้า หรือทางอุตสาหกรรม จะไม่มีอะไรเสียหายหากเลขานุการอ่านและลงทะเบียนข้อความในครั้งแรก จากนั้นจึงโอนไปยังกรรมการหรือผู้จัดการเท่านั้น

เคล็ดลับบางประการในการเขียนข้อความขอความช่วยเหลือ:

1. จดหมายจะต้องเขียนเป็นภาษารัสเซียที่ดีโดยไม่มีข้อผิดพลาดหรือการพิมพ์ผิด นี่ไม่ได้เป็นเพียงสัญญาณของการรู้หนังสือของผู้ส่งเท่านั้น แต่ยังเป็นหลักฐานถึงความเคารพต่อผู้รับด้วย หากผู้เขียนเอกสารไม่สนใจที่จะอ่านข้อความซ้ำ อย่างน้อยก็ไม่มีเหตุผลที่จะพูดถึงความจริงใจของถ้อยคำอันอบอุ่นที่เขาใช้ต่อผู้รับ
2. หากไม่สามารถใช้หัวจดหมายได้ (เช่น ไม่มีอยู่จริง) อย่างน้อยคุณควรพยายามเลือกแบบอักษรที่สวยงามโดยใช้ขนาดและสไตล์ที่แตกต่างกัน จดหมายขอไม่เพียงแต่ควรโน้มน้าวใจเท่านั้น แต่ยังทำให้ดูสบายตาด้วย มิฉะนั้นผู้รับอาจไม่อดทนและหยุดอ่านกลางคันโดยไม่ได้ตรงประเด็น
3. โปรดจำไว้ว่าข้อความขอความช่วยเหลือไม่ใช่เอกสารที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด เมื่อเขียนคุณควรพยายามหลีกเลี่ยงภาษาราชการและประโยคที่ยาวเกินไป ยิ่งผู้รับอ่านเอกสารและเข้าใจสาระสำคัญของคำขอได้ง่ายขึ้นเท่าใด ผู้รับก็จะมีโอกาสตอบสนองและใช้มาตรการที่จำเป็นมากขึ้นเท่านั้น

ข้อผิดพลาดในการเขียนคำขอ

เพื่อให้เข้าใจถึงกฎและคุณสมบัติของการเขียนจดหมายขอในที่สุดคุณควรพิจารณาตัวอย่างเล็ก ๆ ที่มีข้อผิดพลาดตามแบบฉบับของผู้เขียนที่ไม่มีประสบการณ์:

เรียน A.D. Valensky!

เราขอให้คุณบริจาคให้กับกองทุนอนุรักษ์ของเรา เม่นป่าภูมิภาคมอสโก จำนวนเท่าใดก็ได้เริ่มต้นที่ 500,000 รูเบิล เรากำลังรอคำตอบของคุณภายในวันที่ 25 สิงหาคมของปีนี้ บัญชีปัจจุบันของเราคือ 1234567890

Petrov L.M. รองประธานกรรมการคนแรกของมูลนิธิ

รายการข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในจดหมายและตัวอย่างวิธีแก้ไขที่ถูกต้อง:

1. “ถึงคุณ Valensky A.D!” ตัวเลือกที่ถูกต้อง:“ เรียน Andrey Denisovich!” (การกล่าวถึงชื่อแรกและนามสกุลจะทำงานได้ดีกว่าสำหรับผู้รับมากกว่าการใช้นามสกุลอย่างเป็นทางการอย่างเย็นชา)
2. จดหมายร้องขอขาดคำพูดและคำชมที่เป็นมิตรโดยสิ้นเชิง ตัวเลือกที่ถูกต้อง:“เรารู้ว่าคุณทำงานมาเป็นเวลานานและมีประสิทธิภาพในการฟื้นฟูประชากรเม่นหายากและมีสวนสัตว์ขนาดเล็กของคุณเอง และยังเป็นผู้ได้รับรางวัลรัฐ “Let’s Help Hedgehogs” ประจำปี 2552, 2554 และ 2558”
3. ไม่มีข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือในตัวอย่าง ตัวเลือกที่ถูกต้อง:“คุณไม่เพียงแต่ทำการวิจัยอิสระและสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในสาขาสุพันธุศาสตร์เม่นเท่านั้น แต่ยังช่วยเหลือองค์กรด้านสิ่งแวดล้อมต่างๆ อย่างกระตือรือร้น และยังได้ระบุความปรารถนาของคุณซ้ำแล้วซ้ำเล่าที่จะสนับสนุนการดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสภาพแวดล้อมทางอารมณ์ที่ดีสำหรับสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมเหล่านี้ ”
4. “เราขอให้คุณบริจาค...” ที่ คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรถึงบุคคลหนึ่งๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในจดหมายธุรกิจ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคำขอ จำเป็นต้องเขียนสรรพนาม "คุณ" ด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ การใช้การสะกดที่แตกต่างกันเป็นสัญญาณที่ชัดเจนของการดูหมิ่นหรืออย่างน้อยก็ไม่สนใจผู้คอมไพเลอร์ ซึ่งไม่เหมาะสมอย่างยิ่งในข้อความดังกล่าว ตัวอย่างที่ถูกต้อง: “เราขอให้คุณบริจาค”
5. ส่วนหลักของจดหมายขอมีความเฉพาะเจาะจงน้อยเกินไปหรือมากเกินไป ควรอธิบายสาระสำคัญของงานของมูลนิธิโดยละเอียด แต่ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้ผู้อ่านเลือกจำนวนเงินบริจาคได้อย่างอิสระ ไม่จำเป็นต้องระบุวันที่ชัดเจนในการรับคำตอบ: การกล่าวถึงจะต้องสมเหตุสมผลหรือแยกออกจากเนื้อหาของจดหมาย ตัวอย่างที่ถูกต้อง: « เนื่องจากความสนใจของคุณในปัญหานี้ เราขอให้คุณบริจาคเงินให้กับมูลนิธิของเราอย่างจริงใจ ซึ่งตั้งแต่ปี 2552 ได้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับขนาดของประชากรเม่นในภูมิภาคมอสโกและเงื่อนไขการดำรงอยู่ของพวกเขา เช่นเดียวกับการพัฒนาโครงการ เพื่อขนย้ายสัตว์ด้อยโอกาสไปยังสถานที่ที่สะดวกสบายยิ่งขึ้น คุณสามารถโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของเราที่ 1234567890 หรือโดยติดต่อตัวแทนของเรา ให้เลือกวิธีที่สะดวกในการช่วยเหลือเม่น หากไม่ใช่เรื่องยากสำหรับคุณ โปรดตอบกลับจดหมายภายในวันที่ 25 สิงหาคมปีนี้ ต้นเดือนกันยายน เรากำลังเปิดตัวโครงการขนาดใหญ่และมีราคาแพง ซึ่งคุณสามารถเข้าร่วมได้เช่นกัน”
6. หนังสือร้องขอและข้อสรุปข้างต้นก็หายไปเช่นกัน ตัวอย่างที่ถูกต้อง: "เราหวังว่าคุณจะเข้าใจและเห็นใจ เราพร้อมเสมอที่จะตอบคำถามใด ๆ ที่คุณอาจมีและคำนึงถึงความคิดเห็นใด ๆ ที่คุณอาจมี สุขภาพดีและ เม่นมีความสุข- อนาคตของระบบนิเวศของเรา!
7. ไม่มีสูตรสุดท้ายของความสุภาพในข้อความขอบริจาค เช่นเดียวกับข้อผิดพลาดอื่นๆ ส่วนใหญ่ บ่งชี้ว่าผู้ส่งไม่สามารถเขียนจดหมายธุรกิจได้ (แล้วเขาจะเชื่อถือได้เรื่องเงินได้อย่างไร) หรือการดูหมิ่นผู้รับอย่างชัดเจน ตัวอย่างที่ถูกต้อง:

ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือของคุณ!

รองประธานกรรมการมูลนิธิคนที่หนึ่ง

แอล. เอ็ม. เปตรอฟ

ตัวอย่างจดหมายร้องขอ

แม้ว่าจดหมายร้องขอจะเขียนในรูปแบบอิสระ แต่จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เขียน โดยเฉพาะผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์เช่นนี้มาก่อน ในการทำความคุ้นเคยกับตัวอย่างข้อความที่พบบ่อยที่สุด

เกี่ยวกับการจัดสรรเงิน

หากคุณต้องการขอความช่วยเหลือหรือผลประโยชน์จากนักลงทุน ผู้สนับสนุน หรือผู้ให้กู้ คุณควรออกจดหมายขอเงินทุน

เกี่ยวกับการจัดส่งสินค้า

บางครั้งจำเป็นต้องขอให้ซัพพลายเออร์เปลี่ยนเวลาการส่งมอบสินค้าไปในทิศทางเดียวหรืออย่างอื่นหรือสั่งซื้อชุดใหม่โดยเร็วที่สุด

เกี่ยวกับการเลื่อนการชำระเงิน

เกี่ยวกับการลดค่าเช่า

หากเจ้าของบ้านตัดสินใจที่จะขึ้นค่าเช่าหรือหลังจากลงนามในสัญญาไปสักระยะหนึ่ง ผู้เช่าตระหนักว่าเขาสามารถใช้จ่ายน้อยลง คุณสามารถลองแก้ไขสถานการณ์โดยส่งจดหมายถึงอีกฝ่ายเพื่อขอลดค่าเช่า

เกี่ยวกับการให้ส่วนลด

ไม่ใช่ผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เสนอการมีส่วนร่วมของลูกค้าประจำหรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งในโปรแกรมส่วนลดเสมอไป การส่งจดหมายเพื่อขอส่วนลดจะช่วยให้ได้รับความเป็นธรรมในขณะเดียวกันก็รักษาความสัมพันธ์อันดีระหว่างทั้งสองฝ่าย

เกี่ยวกับการชำระหนี้

ในบางครั้งแม้แต่ผู้ยืมหรือลูกค้าที่มีเกียรติที่สุดก็ลืมเกี่ยวกับงวดถัดไปหรือภาระผูกพันในการชำระค่าซื้อ ค่อยๆ ชี้ให้เขาดู พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหนังสือขอให้ชำระหนี้จะช่วยได้

เกี่ยวกับความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

หากคำถามไม่เคร่งครัด ภาคการเงินและประชาชนหรือองค์กรต้องการความช่วยเหลืออย่างครอบคลุม พวกเขาสามารถออกจากสถานการณ์ได้โดยการเขียนและส่งจดหมายไปยังผู้รับที่มีอิทธิพลหลายรายเพื่อขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

คุณสมบัติของการส่งจดหมายร้องขอ

มีแนวทางหลายประการในการส่งข้อความอย่างเป็นทางการเพื่อขอความช่วยเหลือหรือความช่วยเหลือ:

1. ควรใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษแทนที่จะใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ส่งทางไปรษณีย์หรือไปรษณีย์ลงทะเบียนทางไปรษณีย์รัสเซีย วิธีการนี้จะแสดงให้เห็นไม่เพียงแต่ความสนใจพิเศษของผู้ส่งเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเต็มใจของเขาที่จะไปถึงขอบเขตของการได้รับการตอบสนองต่อค่าใช้จ่ายบางอย่าง ซึ่งจะสร้างความประทับใจเชิงบวกให้กับผู้รับอย่างแน่นอน
2. ในบางกรณี การเขียนจดหมายด้วยมือก็สมเหตุสมผล(แน่นอนว่าเป็นลายมือที่อ่านง่ายและสบายตา) และบนกระดาษคุณภาพดี วิธีนี้ไม่น่าจะเหมาะกับ การส่งจดหมายจำนวนมากแต่จะช่วยให้ผู้รับสนใจโดยเฉพาะอย่างแน่นอน
3. จดหมายถึง บังคับมีการลงทะเบียนในสมุดรายวันเอกสารขาออกขององค์กรผู้ส่งและเมื่อได้รับ - ในบันทึกประจำวันของเอกสารขาเข้าของผู้รับ หากเป็นการติดต่อกันระหว่างบุคคลธรรมดา ก็ไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนข้อความ

มาสรุปกัน

จดหมายขอความช่วยเหลือควรเขียนอย่างถูกต้องและสั้นที่สุด ในการออกแบบเอกสาร ควรใช้หัวจดหมายจะดีกว่า และหากเป็นไปไม่ได้ อย่างน้อยก็เลือกแบบอักษรที่สวยงาม จะดีกว่าถ้าส่งจดหมายที่เสร็จแล้วทางไปรษณีย์หรือทางไปรษณีย์

ข้อความจะต้องมีคำนำ คำอบอุ่นสองสามคำที่ส่งถึงผู้รับ เหตุผลและสาระสำคัญของคำขอ โดยสรุป คุณควรใช้สูตรความสุภาพแบบดั้งเดิม: “ขอบคุณล่วงหน้า” หรือ “ด้วยความเคารพ” ขอแนะนำให้ตรวจสอบเอกสารด้วยลายเซ็นของผู้จัดการและตราประทับหรือตราประทับขององค์กร และหากส่งทางอีเมล พร้อมรูปภาพที่สแกนของลายเซ็นและตราประทับ หรือด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

การติดต่อสื่อสารและอีเมลอย่างต่อเนื่องกลายเป็นวิธีการสื่อสารกับเพื่อน ๆ ในชีวิตประจำวัน แต่การเขียนจดหมายเป็นแบบดั้งเดิมมากกว่า วิธีที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถนำรอยยิ้มมาสู่ใบหน้าเพื่อนของคุณได้ หากคุณเขียนอีเมลด้วยวิธีเดิมๆ รูปแบบการเขียนยังคงเหมือนเดิม จดหมายถึงเพื่อนควรมีการทักทาย คำถามถึงเพื่อน ข่าวสารล่าสุดจากชีวิตของคุณ และตอนจบที่เหมาะสม

ขั้นตอน

จุดเริ่มต้นของจดหมาย

ส่วนสำคัญ

เริ่มต้นด้วยสิ่งที่น่ารื่นรมย์ส่วนแรกของจดหมายที่เป็นมิตรมักจะอบอุ่นและร่าเริง วิธีนี้สามารถกำหนดโทนเสียงให้กับจดหมายทั้งฉบับ ทำให้ผู้รับรู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และทำให้จดหมายฟังดูจริงจังหรือดูเป็นธุรกิจมากขึ้น เขียนคำทักทายสั้นๆ เล่าเรื่องตลก หรือเขียนเกี่ยวกับสภาพอากาศ

• "คุณเป็นอย่างไร?" หรือ “คุณเป็นยังไงบ้าง” - วิธีทั่วไปในการเริ่มจดหมาย ถามคำถามเพื่อทำให้จดหมายรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของบทสนทนาที่ยาวขึ้น หากคุณต้องการตอบกลับจดหมาย ให้กรอกคำถาม
• คุณสามารถใช้ย่อหน้าแรกของจดหมายเพื่อถามผู้รับเพิ่มเติมเกี่ยวกับชีวิตของพวกเขาได้ ตัวอย่างเช่น: “ฉันหวังว่า Yulenka ตัวน้อยจะชอบมัน” โรงเรียนอนุบาล. ฉันไม่อยากจะเชื่อเลยว่าเธอโตขึ้นขนาดนี้!”
• ตัวอักษรมักเริ่มต้นด้วยการอ้างอิงถึงช่วงเวลาของปี ลองนึกถึงวิธีเริ่มบทสนทนาเล็กๆ น้อยๆ ที่กลายเป็นบทสนทนาที่ลึกซึ้ง ตัวอย่างเช่น: “ฉันหวังว่าฤดูใบไม้ร่วงจะไม่ทำให้อารมณ์ของคุณแย่ลง ต้นไม้ในบริเวณนี้ก็สวยงามมาก ฉันยังคิดว่าฤดูหนาวจะหนาว”

1. แบ่งปันข่าวสารและรายละเอียดจากชีวิตของคุณตอนนี้เป็นเวลาสำหรับส่วนหลักของจดหมายและวัตถุประสงค์ในการเขียน ทำไมคุณถึงเริ่มการติดต่อนี้? คุณต้องการติดต่อกับเพื่อนเก่าอีกครั้ง แสดงว่าคุณคิดถึงเขามากแค่ไหน หรือขอบคุณเขาสำหรับความช่วยเหลือของเขา? ซื่อสัตย์ เปิดกว้าง และพยายามถ่ายทอดความคิดของคุณอย่างชัดเจนบนกระดาษ

   • เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในชีวิตของคุณ ไม่ว่าจดหมายจะมีลักษณะอย่างไร จดหมายของคุณจะได้รับการชื่นชม แต่เรื่องราวเกี่ยวกับชีวิตของคุณจะทำให้ผู้รับและคุณใกล้ชิดกันมากขึ้น วิธีนี้จะทำให้จดหมายมีประสิทธิภาพและเปิดกว้างมากขึ้น บอกเราว่าเกิดอะไรขึ้น คุณรู้สึกอย่างไร และคุณมีแผนอย่างไรสำหรับอนาคต
   • อย่าอธิบายชีวิตของคุณอย่างละเอียดมากเกินไป ไม่เช่นนั้นจุดประสงค์ของจดหมายที่เป็นมิตรจะสูญหายไป หลีกเลี่ยงเทมเพลตวันหยุดของหนังสือพิมพ์ - เพื่อนของคุณจะเริ่มอ่านจดหมายตั้งแต่ท้ายจดหมายทันทีหากคุณเขียนข้อดีทั้งหมดของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องจมอยู่กับปัญหาของตัวเองแต่ต้องอยู่กับความเป็นจริงเมื่อพูดถึงตัวเอง

2. เลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเพื่อนของคุณโดยตรงเพื่อนของคุณทำอะไรครั้งสุดท้ายที่คุณพบเขา? บางทีเขาอาจจะเลิกกับเนื้อคู่ของเขา? บางทีเขาอาจจะกำลังเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบากในทีมฟุตบอล? ปรับเปลี่ยนโดยอ้างอิงหัวข้อที่คุ้นเคยและถามคำถามเพื่อแสดงความสนใจในธุรกิจของเพื่อนของคุณ

   • คุณสามารถพูดคุยหัวข้อที่คุณทั้งคู่สนใจได้ ระบุความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับศิลปะ การเมือง เหตุการณ์ล่าสุด หรือด้านอื่นๆ ของชีวิตที่คุณต้องการพูดคุยกับเพื่อนของคุณ
   • คุณสามารถแนะนำให้ดูหนังหรืออ่านหนังสือที่คุณคิดว่าเพื่อนของคุณอาจชอบได้ การแลกเปลี่ยนข้อมูลอันมีค่าถือเป็นการต้อนรับในรูปแบบจดหมายเสมอ

กำลังกรอกจดหมาย

1. ปิดการสนทนา.เขียนย่อหน้าสุดท้ายส่งต่อให้เพื่อนหรือคนที่คุณรัก ขอแสดงความนับถืออย่างสูง. ย่อหน้าสุดท้ายมักมีเนื้อหาทางอารมณ์น้อยกว่า แต่ควรสอดคล้องกับบรรยากาศโดยรวมของจดหมาย จบจดหมายด้วยข้อความเชิงบวกเพื่อทำให้เพื่อนของคุณรู้สึกดีกับคุณมากขึ้น

   • ทวนจุดประสงค์ของจดหมายอีกครั้ง เช่น ถ้าคุณชวนเพื่อนไปงานปาร์ตี้ ให้เขียนว่า “ฉันหวังว่าคุณจะมา!” ถ้าคุณแค่อยากอวยพรให้เพื่อนมีช่วงเวลาที่ดี ลองเขียนประมาณว่า “สวัสดีปีใหม่!”
   • สร้างแรงบันดาลใจให้เพื่อนของคุณเขียนกลับ หากคุณต้องการคำตอบ ให้เขียนว่า “ฉันหวังว่าจะได้คำตอบเร็วๆ นี้” หรือ “กรุณาเขียนคำตอบด้วย!”

2. เขียนตอนจบ.ควรถ่ายทอดอารมณ์ของจดหมายของคุณขึ้นอยู่กับน้ำเสียง: เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ เช่นเดียวกับการทักทาย การสิ้นสุดจะขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ลงท้ายจดหมายด้วยชื่อของคุณ

   • หากคุณต้องการลงท้ายจดหมายอย่างเป็นทางการ ให้เขียนว่า “ขอแสดงความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ความปรารถนาดี”
   • หากจดหมายเขียนด้วยน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการ ให้ใช้วลีเช่น “ของคุณ...”, “ดูแลตัวเองด้วย” หรือ “ลาก่อน”
   • หากจดหมายเป็นเรื่องส่วนตัว ให้เขียนว่า “รัก” “รักคุณมาก” หรือ “คิดถึงคุณ”

3. พิจารณาคำลงท้ายคำลงท้าย (lat. post scriptum (ป.ล.) - "หลังจากสิ่งที่เขียน") มักจะใช้ในตอนท้ายของจดหมายที่เป็นมิตรเป็นวิธีการ ข้อมูลเพิ่มเติมซึ่งไม่คุ้มที่จะอุทิศย่อหน้าแยกต่างหากในส่วนหลัก คุณยังสามารถเพิ่มเรื่องตลกที่น่าสนใจหรือไม่ต้องใส่คำลงท้ายก็ได้ ไม่ว่าในกรณีใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำลงท้ายตรงกับน้ำเสียงของตัวอักษร และทำให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณต้องการเห็นพวกเขา

คุณทำงานในรัสเซียหรือคุณกำลังเตรียมที่จะมาที่นี่เพื่อทำงาน? อาจมีชาวรัสเซียในหมู่ลูกค้าและหุ้นส่วนของคุณ? หรือคุณเพียงแค่อาศัยอยู่ในรัสเซียและต้องการบ่นเกี่ยวกับพนักงานธนาคาร... มีหลายสถานการณ์ที่คุณอาจต้องเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการเป็นภาษารัสเซีย ทำอย่างไรให้ถูกต้อง?

โครงสร้างและเนื้อหาของจดหมายธุรกิจ

สำหรับฉันแล้วดูเหมือนว่าโครงสร้างและเนื้อหาของจดหมายธุรกิจจะเหมือนกันไม่มากก็น้อยในทุกประเทศ จะต้องมีที่อยู่ (“เรียนมิคาอิล เปโตรวิช!”) ข้อความหลัก วลีมารยาทท้ายจดหมาย (“ด้วยความเคารพ”) และลายเซ็นต์ของผู้เขียน หากนี่ไม่ใช่อีเมล แต่เป็นจดหมายบนกระดาษ ก็จะมี:

• ชื่อของบริษัทที่ผู้เขียนทำงาน รายละเอียดการติดต่อ เครื่องหมายการค้า
• ชื่อของบริษัทที่ผู้รับทำงาน รายละเอียดการติดต่อ ตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของผู้รับ
• วันที่เขียนจดหมาย (สำคัญ: ในรัสเซียเราเขียนวันที่ก่อน จากนั้นเดือน จากนั้นปี)
• ลายเซ็นต์ของผู้เขียนและตราประทับของบริษัท
• อาจมีรายละเอียดอื่นๆ (มติ ตราอาร์ม เครื่องหมายการรักษาความลับ ฯลฯ)

แต่พร็อพแต่ละอันควรอยู่ที่ไหน? สิ่งนี้ถูกบันทึกในมาตรฐานของรัฐพิเศษ (ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2018 - มาตรฐานของรัฐใหม่) ฉันยังอธิบายโครงสร้างพื้นฐานของจดหมายธุรกิจอย่างชัดเจน (เฉพาะรายละเอียดพื้นฐาน) ในบล็อกของฉัน

ฉันแน่ใจว่าคุณรู้อยู่แล้วว่าจะเขียนอะไรในจดหมายโดยไม่มีฉัน แต่จะเขียนเป็นภาษารัสเซียได้อย่างไร - เราจะพูดถึงเรื่องนี้ต่อไป!

วลีโบราณในจดหมายธุรกิจ

ภาษาในจดหมายธุรกิจนั้นมีมาตรฐานสูงและภาษารัสเซียก็ไม่มีข้อยกเว้น การเรียนรู้ถ้อยคำที่เบื่อหูขั้นพื้นฐานเรียนรู้วิธีเสริมด้วยคำพูดที่ถูกต้องก็เพียงพอแล้ว - และคุณก็เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการติดต่อทางธุรกิจอยู่แล้ว!

โปรดทราบว่าจดหมายสามารถเขียนได้:
ก) ในนามของบริษัท:
บริษัทเอ็นแจ้ง/ขอบคุณ/เชิญชวน ฯลฯ – ตัวเลือกที่เป็นทางการที่สุด

B) ในนามของพนักงานทุกคน (เรา):
เราแจ้งขอบคุณเชิญ

B) จากตัวฉันเอง:
ในนามของบริษัท ผมแจ้งให้ทราบ แสดงความขอบคุณ และเรียนเชิญทุกท่าน - น้อยที่สุด เวอร์ชันทางการ

ตอนนี้เรามาดูกันว่าความคิดโบราณใดบ้างที่ได้รับการยอมรับ จดหมายทางธุรกิจในภาษารัสเซีย

ทักทาย

1. เรียนคุณ Ivanov! / เรียนคุณอิวาโนวา!- ตัวเลือกที่เป็นทางการที่สุด (วิธีนี้คุณจะเรียกเฉพาะเจ้านายใหญ่หรือ... รัฐมนตรีเท่านั้น)
2. เรียนมิคาอิล Petrovich! / เรียน Maria Petrovna!– เป็นสไตล์ที่เป็นทางการมาก บ่อยที่สุดใน จดหมายอย่างเป็นทางการนี่คือวิธีที่เราเขียน "ท่านที่รัก!" - ถ้าเราไม่ทราบชื่อบุคคลที่เรากำลังเขียนถึง
3. ใน การติดต่อทางอีเมลยอมรับตัวเลือกที่เป็นทางการน้อยกว่าได้: “สวัสดีมิคาอิล เปโตรวิช!”, “มิคาอิล เปโตรวิช สวัสดีตอนบ่าย!”, “มิคาอิล สวัสดี!”. มากที่นี่ขึ้นอยู่กับระดับความคุ้นเคยของคุณกับบุคคลและตำแหน่งของเขา หากคุณไม่รู้ว่าควรเลือกตัวเลือกไหน ให้คัดลอกข้อความของเขา แต่สำหรับผู้ที่อายุมากกว่าคุณหรืออยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่า ควรเขียนว่า "เรียน..."

ประโยคเด็ดในตอนท้าย

• ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดและ win-win คือ “ ขอแสดงความนับถือ, ...».
• หากคุณกำลังเขียนถึงพันธมิตร คุณสามารถเขียนว่า: “ เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือเพิ่มเติม», « รอคอยที่จะร่วมมือต่อไป" ความร่วมมือยังสามารถ "เป็นประโยชน์ร่วมกัน" และ "เกิดผล" ได้เช่นกัน
• คนที่คุณรู้จักดีใน อีเมลคุณยังสามารถเขียนสิ่งที่สร้างสรรค์ของคุณเองได้ (แน่นอนว่าหากไม่ใช่จดหมายอย่างเป็นทางการที่จริงจัง)

ลิงก์ไปยังผู้ติดต่อก่อนหน้าในหัวข้อ

• ตาม + อะไร?: “ตามการสนทนาทางโทรศัพท์”, “ตามข้อตกลงก่อนหน้านี้ของเรา”, “ตามกฎหมาย...”
• ตาม + อะไร?: "ตามการสนทนาทางโทรศัพท์", "ตามข้อตกลงที่ได้บรรลุก่อนหน้านี้", "ตามกฎหมาย ... "
• เพื่อตอบสนองต่อ + อะไร?: “เพื่อตอบสนองต่อจดหมายของคุณ”, “เพื่อตอบสนองต่อคำขอของคุณ”, “เพื่อตอบสนองต่อคำขอของคุณ” ฯลฯ

สาเหตุ

• เกี่ยวข้องกับ + อะไร? (ราคาน้ำมันเบนซินที่สูงขึ้น)
• ด้วยเหตุผล+อะไร? (ราคาน้ำมันเบนซินที่สูงขึ้น)
• ในมุมมองของ + อะไร? (ราคาน้ำมันเบนซินที่สูงขึ้น)
• ผลลัพธ์ + อะไร? (ราคาน้ำมันเบนซินที่สูงขึ้น)
• เนื่องจาก + อะไร? (ราคาน้ำมันเบนซินที่สูงขึ้น)

ขอ

• เราถามคุณ + จะทำอย่างไร? (ส่ง ข้อเสนอเชิงพาณิชย์) ฉันถามคุณ + ฉันควรทำอย่างไร? (ส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์)
• เราจะขอบคุณ / เราจะขอบคุณ: "ฉันจะขอบคุณมากหากคุณให้ตัวอย่างแก่เรา ... ", "เราจะขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณในการจัดงาน"
• ตัวเลือกที่เป็นทางการน้อยกว่า: “คุณ + ทำอะไรได้ไหม? (ส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์)”, “ใจดี/มีน้ำใจ + จะทำอย่างไร? (ส่งข้อเสนอทางการค้าถึงเรา)”

เจตนา

• “เรายินดีที่จะเชิญคุณ…”, “บริษัท N. มีความยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ…”
• “เราแจ้งให้คุณทราบว่า...”, “เราแจ้งให้คุณทราบว่า...”, “บริษัท N. แจ้งให้คุณทราบว่า...”, “ในนามของบริษัท ฉันขอแจ้ง...”
• “ เราเตือนคุณว่า …”, “บริษัท N. เตือนคุณว่า …”
• “เรากำลังส่งคุณ + อะไร? (ข้อเสนอเชิงพาณิชย์)”, “ส่ง + อะไร? (แคตตาล็อกใหม่)"
• พร้อม/เห็นด้วย + ทำอย่างไร : “พร้อมเสนอ + อะไร? (ความร่วมมือ)”, “พร้อมให้คุณ+อะไร? (ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์)”, “บริษัท N. ตกลงที่จะเสนอให้คุณ…” ฯลฯ

ความกตัญญู

“ขอบคุณสำหรับ…”, “บริษัท N. ขอบคุณสำหรับ…”, “เราขอแสดงความขอบคุณสำหรับ…”, “ในนามของบริษัท ฉันขอแสดงความขอบคุณสำหรับ…” + อะไร? (ช่วยเหลือในการจัดนิทรรศการ)

การปฏิเสธ

“เราถูกบังคับให้ปฏิเสธคุณ + อะไร? (ในการส่งสินค้า)”, “เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบ + เรื่องอะไร? (ที่เราถูกบังคับให้บอกเลิกสัญญา)

คุณสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจในภาษารัสเซียได้ที่ไหน?

1. เล็ตเตอร์แมน

จดหมายธุรกิจเขียนขึ้นเมื่อสื่อสารกับคู่ค้าในเกือบทุกโอกาส ตัวอย่างและกฎสำเร็จรูปสำหรับการจัดทำเอกสารดังกล่าวมีอยู่ในบทความ

จดหมายธุรกิจสามารถกำหนดเป็นเอกสารที่ส่งในนามของทั้งบริษัทไปยังบริษัทอื่น ผู้ประกอบการรายบุคคล หรือบุคคลธรรมดา (เช่น นักลงทุน) โดยพื้นฐานแล้ว การติดต่อใดๆ ของบริษัทถือเป็นจดหมายธุรกิจ จุดประสงค์ของพวกเขาแตกต่างกันมาก:

1. เกี่ยวกับความร่วมมือ
2. ความร่วมมือการเจรจา
3. คำเตือนถึงความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้สัญญา
4. คำอธิบายตำแหน่งของคุณ การตอบกลับจดหมายที่ส่งไปก่อนหน้านี้ และอื่นๆ อีกมากมาย

โดยปกติเอกสารจะเขียนด้วยหัวจดหมายของบริษัทและสามารถส่งทางไปรษณีย์หรืออีเมลธรรมดาได้ อย่างไรก็ตาม หากพันธมิตรมีความสำคัญเป็นพิเศษ ควรพิมพ์บนกระดาษหนาคุณภาพสูงแล้วส่งมอบด้วยตนเองหรือทางไปรษณีย์ โครงสร้างของตัวอักษรก็ดูคล้ายทั่วไป เอกสารทางธุรกิจ– คุณสามารถแสดงแผนผังด้วยวิธีนี้ได้

สิ่งที่ต้องใส่ใจเมื่อวาดขึ้น

ไม่มีกฎหรือตัวอย่างเฉพาะสำหรับตัวอักษรดังกล่าว ดังนั้นโครงสร้าง ปริมาณ และการออกแบบจึงขึ้นอยู่กับกรณีเฉพาะเป็นส่วนใหญ่ ตัวอย่างเช่น จดหมายแจ้งเตือนจะค่อนข้างกระชับ (3-4 ย่อหน้า) แต่คำแนะนำของพนักงานหรือข้อเสนอทางธุรกิจอาจใช้เวลามากกว่าหนึ่งหน้า

อย่างไรก็ตาม มีกฎทั่วไปหลายประการที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อเขียนรายงาน:

1. ตัวเอกสารเองไม่มีอำนาจทางกฎหมายใด ๆ แต่ถูกจัดทำขึ้นตามกฎการดำเนินการทั้งหมด โครงสร้างและรูปแบบการนำเสนอต้องเป็นไปตามหลักการไหลของเอกสารสมัยใหม่ที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
2. ประโยคถูกสร้างขึ้นอย่างมีเหตุผล มีลำดับที่ชัดเจน ไม่มีการแสดงออกที่หรูหรา ซับซ้อน อารมณ์ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งภาษาพูด โทนเสียงมีความเป็นกลาง
3. การนำเสนอจะดำเนินการจากบุคคล 1 คนเท่านั้น - ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบเอกพจน์หากข้อความเขียนโดยตรงจากผู้จัดการ หรือในรูปพหูพจน์หากเขียนในนามของทั้งบริษัท
4. มีการสะกดวัตถุประสงค์เฉพาะของการร่างและการดำเนินการที่คาดหวังของผู้รับ (ส่งคำตอบ พิจารณาผู้สมัครรับเลือกตั้งของพนักงาน ตกลงที่จะเจรจา ส่งเอกสาร ฯลฯ )
5. บทความนี้ไม่ได้สะท้อนถึงผลประโยชน์ส่วนบุคคลของผู้จัดการหรือพนักงานคนอื่นๆ แต่เป็นเป้าหมายของบริษัทในฐานะทีม หากคุณต้องการสร้างการติดต่อส่วนตัว ขอแนะนำให้ทำแตกต่างออกไป และไม่วางตำแหน่งตัวเองเป็นตัวแทนของบริษัท

ข้อผิดพลาด 5 อันดับแรกเมื่อเขียน

ข้อผิดพลาดสามารถแบ่งออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ - บางส่วนเกี่ยวข้องกับการเขียนเป็นข้อความ (การละเมิดตรรกะ, คำศัพท์, บรรทัดฐานภาษาอื่น ๆ ), อื่น ๆ - โดยมีการละเมิดมารยาททางธุรกิจ:

1. ไม่อนุญาตให้มีการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนผิดพลาด - ควรตรวจสอบข้อความของตัวอักษรอย่างน้อย 1-2 ครั้งก่อนส่ง
2. การละเมิด สไตล์ธุรกิจการนำเสนอ การปรากฏตัวของวลีทางอารมณ์ ความสุภาพมากเกินไป หรือในทางกลับกัน ความรุนแรง
3. น้ำเสียงเชิงลบ - แม้แต่คำขู่ก็ต้องเขียนโดยไม่มีคำที่ไม่จำเป็น - ตัวอย่างเช่น: "เราขอสงวนสิทธิ์ในการขึ้นศาลภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับจดหมายนี้"
4. ปริมาณมากเกินไปหรือในทางกลับกันน้อยเกินไป โดยปกติแล้วข้อความทั้งหมดจะมีความยาวได้ 1-2 หน้า อย่างไรก็ตามนี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องสื่อสารทุกอย่างกับคู่รักของคุณ ข้อมูลสำคัญ. ข้อมูลปริมาตร ไดอะแกรม แบบฟอร์มเอกสารสามารถรวมไว้ในแอปพลิเคชันได้
5. กีดกันคู่สนทนาของสิทธิในการเลือก ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรเขียนว่า: “เราขอให้คุณตรวจสอบและอนุมัติสัญญาฉบับสุดท้าย”

วลีเทมเพลตทั่วไป

การใช้วลีมาตรฐานทั่วไปของคำพูดทางธุรกิจในข้อความถือเป็นเรื่องปกติและเป็นที่ต้องการด้วยซ้ำ ด้านล่างนี้คือรายการความคิดโบราณที่พบบ่อยที่สุดที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ

สถานการณ์	วลี
สังเกต	เราแจ้ง/แจ้งให้คุณทราบ/แจ้ง/แจ้งให้ทราบ
คำอธิบายเหตุผลแรงจูงใจ	ขึ้นอยู่กับ/ตาม/เกี่ยวข้องกับ/เพื่อวัตถุประสงค์ของ/ด้วยเหตุผล/เพื่อสนับสนุน/ตาม
ขอ	กรุณาดำเนินการ/กรุณาแจ้ง ส่งต่อ ทำ ยืนยัน...
การยืนยัน	เรายืนยัน/รับรอง/ยอมรับเงื่อนไขของคุณ/เราไม่คัดค้าน...
เสนอ	เราแนะนำ/เสนอ/เชิญ/สอบถาม
	เรารับประกัน
การปฏิเสธ	เราถูกบังคับให้ปฏิเสธด้วยเหตุผล/เรากำลังปฏิเสธข้อเสนอของคุณเนื่องจาก...
บทสรุป	ขอความกรุณา/ขอความร่วมมือ ทำความเข้าใจ ช่วยเหลือ/ขอข้อแก้ตัว ชี้แนะ ทำ...

ตัวอย่างปี 2019

นี่คือบางส่วน ตัวอย่างสำเร็จรูปตัวอักษรที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางในการสร้างเวอร์ชันของคุณเอง

ขอข้อมูล

ขอ

ข้อเสนอเชิงพาณิชย์

หนังสือค้ำประกัน

เรียกร้อง

ความกตัญญู

ขอโทษ