บ้าน การพัฒนาตนเอง ควรวางซีลไว้ที่ไหน? คุณต้องประทับตราเมื่อใด? คุณสามารถใช้ซีลเพิ่มเติมได้เมื่อใด?

ควรวางซีลไว้ที่ไหน? คุณต้องประทับตราเมื่อใด? คุณสามารถใช้ซีลเพิ่มเติมได้เมื่อใด?

บริษัทต้องมีตราประทับกลมซึ่งมีชื่อเต็มของบริษัทเป็นภาษารัสเซียและระบุที่ตั้งของบริษัท ควรใช้ตราประทับชนิดใดในเอกสารอ่านบทความ

คำถาม:โปรดช่วยเราในประเด็นต่อไปนี้ ในองค์กรของเรามีตราประทับสองประเภท - ประเภทหนึ่งหลักซึ่งมีตราประทับซึ่งแสดงอยู่ในบัตรธนาคารของบริษัทและอีกประเภทหนึ่งซึ่งระบุว่า "สำหรับเอกสาร" แต่มีรายละเอียดทั้งหมดขององค์กรที่อนุญาตให้เราระบุได้ เราซึ่งเป็นคู่สัญญา เราสามารถใช้ตราประทับนี้กับสัญญากับคู่สัญญา รายงานการกระทบยอด และใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่

คำตอบ:ตราประทับทั้งหมดขององค์กรแบ่งออกเป็นตราประทับหลัก ("แสตมป์" - เช่น มีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดและใช้เพื่อรับรองเอกสารในนามของนิติบุคคลและ ซีลเพิ่มเติมแผนกและบริการซึ่งมีรายละเอียดเพิ่มเติม (หากมีพื้นฐาน) และใช้ในการรับรองเอกสารของแผนกเหล่านี้

LLC และ JSC มีสิทธิ์ตัดสินใจอย่างอิสระว่าองค์กรจะมีตราประทับหรือไม่ ตารางแสดงสถานการณ์ทั้งหมดเมื่อจำเป็นต้องพิมพ์หรือไม่

นอกจากนี้หากกฎหมายและแบบฟอร์มที่จัดตั้งขึ้นกำหนดให้มีการรับรองลายเซ็นในเอกสารหลักพร้อมตราประทับขององค์กรก็ไม่สามารถรับรองด้วยตราประทับของหน่วยงานและบริการรวมถึงตราประทับ "สำหรับเอกสาร" (หนังสือกระทรวง การเงินของรัสเซียลงวันที่ 18 พฤศจิกายน 2554 เลขที่ 03-02-07 /1-397) แม้ว่าตราประทับดังกล่าวอาจมีรายละเอียดพื้นฐานขององค์กรก็ตาม มิฉะนั้นเมื่อคำนึงถึงตำแหน่งนี้ของกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียอาจทำให้เกิดการเรียกร้องจากหน่วยงานตรวจสอบได้

ข้อตกลงกับคู่สัญญาสามารถทำได้โดยไม่ต้องประทับตราทั้งหมด (หากข้อความของข้อตกลงไม่ได้บังคับให้คู่สัญญาปิดผนึกหรือกฎหมายไม่ได้กำหนดไว้โดยตรง (ข้อ 1 ของมาตรา 160 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย) ดังนั้นหาก ความต้องการพิเศษตามข้อตกลงในกฎหมายหรือข้อความของข้อตกลงนั้นคุณไม่สามารถติดแสตมป์ได้เลยหรือติดแสตมป์ "สำหรับเอกสาร" (เนื่องจากตราประทับของ บริษัท เป็นเพียงส่วนเพิ่มเติมและไม่จำเป็น สัญญาจึงถือว่าสัญญาสิ้นสุดลงโดยไม่มีการประทับตราหรือมีสัญญาพิเศษและไม่มีตราประทับอย่างเป็นทางการ)

แต่หากในสัญญาคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายตกลงกันในเรื่องการประทับตราก็ต้องเป็นตราประทับ

พระราชบัญญัติการปรองดองโดยที่คู่สัญญาถูกร่างขึ้นในรูปแบบอิสระดังนั้นคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องประทับตราเลยหรือไม่ต้องประทับตราแสตมป์ แต่เป็นตราประทับ "สำหรับเอกสาร"

ควรสังเกตว่าตั้งแต่วันที่ 7 เมษายน 2558 องค์กรการค้าสามารถละทิ้งตราประทับกลมได้ พวกเขาได้รับสิ่งนี้ทันทีหลังจากที่มีผลบังคับใช้ อย่างไรก็ตาม หากองค์กรไม่ละทิ้งตราประทับ TORG-12 จะต้องมีตราประทับ "แสตมป์" แบบกลม ไม่อนุญาตให้ประทับตราสำหรับเอกสารในกรณีนี้

เหตุผล

จากวรรค 5 ของข้อ 2 ของกฎหมายวันที่ 02/08/1998 ฉบับที่ 14-FZ “สำหรับบริษัทที่มี ความรับผิดจำกัด»

“บริษัทต้องมีตราประทับกลมซึ่งมีชื่อเต็มของบริษัทเป็นภาษารัสเซียและระบุที่ตั้งของบริษัท* ตราประทับของบริษัทอาจมีชื่อบริษัทในภาษาใดก็ได้ สหพันธรัฐรัสเซียและ/หรือ ภาษาต่างประเทศ.

บริษัทมีสิทธิที่จะมีตราประทับและแบบฟอร์มที่มีชื่อบริษัท สัญลักษณ์ของบริษัทเอง ตลอดจนการจดทะเบียนในบริษัท ในลักษณะที่กำหนดเครื่องหมายการค้าและวิธีการอื่น ๆ ในการสร้างความเป็นปัจเจกบุคคล”

จากข้อมูลความเป็นมา:รายการเอกสารที่ต้องประทับตราขององค์กร (ไม่บังคับ)

เอกสารประกอบ	จำเป็นต้องมีตราประทับหรือไม่?	ฐาน
<…>
เอกสารสำคัญตามประเภทของธุรกรรม
หนังสือรับรองการรับและโอนทุกรูปแบบ	ไม่จำเป็น: สิ่งนี้ไม่จำเป็นในรายการรายละเอียดบังคับของเอกสารหลัก ในขณะเดียวกันจะปลอดภัยกว่าสำหรับผู้ขายหากผู้ซื้อประทับตราของตนเอง นี่จะเป็นข้อโต้แย้งเพิ่มเติมหากผู้ซื้อปฏิเสธที่จะชำระเงินโดยอ้างถึงข้อเท็จจริงที่ว่าเอกสารนั้นมีลายเซ็นของบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต	ข้อ 2 ของข้อ 9 ของกฎหมายวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 ฉบับที่ 129-FZ คำแนะนำสำหรับผังบัญชีแบบรวมหมายเลข 157n
เอกสารประกอบการบัญชีธุรกรรมการค้า	บังคับ: เฉพาะในใบตราส่งสินค้า (แบบฟอร์ม TORG-12) และสมุดรายวันสินค้าของพนักงานการค้าปลีกรายย่อย (แบบฟอร์ม TORG-23) - จัดให้มีพื้นที่สำหรับการพิมพ์ในแบบฟอร์มเอกสาร อย่างไรก็ตาม คำแนะนำในการกรอกเอกสารเหล่านี้ไม่ได้กล่าวถึงการพิมพ์แต่อย่างใด	ทิศทางได้รับการอนุมัติ *
	ไม่จำเป็น: ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด ตัวอย่างเช่นในการดำเนินการรับสินค้า (แบบฟอร์ม TORG-1), ใบแจ้งหนี้สำหรับการเคลื่อนย้ายภายใน, การโอนสินค้า, ภาชนะบรรจุ (แบบฟอร์ม TORG-13), การตัดจำหน่ายสินค้า (แบบฟอร์ม TORG-16), รายงานสินค้า (แบบ TORG-29) และอื่นๆ

ตั้งแต่วันที่ 7 เมษายน 2558 องค์กรการค้าสามารถปฏิเสธการปิดผนึกแบบกลมได้ พวกเขาได้รับสิทธิ์นี้หลังจากที่กฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 82-FZ วันที่ 6 เมษายน 2015 มีผลบังคับใช้ บรรณาธิการของระบบ Glavbukh ได้รับคำถามเกี่ยวกับวิธีการทำงานโดยไม่ต้องประทับตราแล้ว อ่านคำตอบได้ในรีวิวพิเศษนี้*

จำเป็นต้องปฏิเสธการพิมพ์หรือไม่?

ไม่จำเป็นเลย. ฝ่ายบริหารขององค์กรใช้ดุลยพินิจของตนเองในการตัดสินใจว่าจะใช้การพิมพ์ในอนาคตหรือไม่ใช้เลย กฎหมายกำหนดไว้เฉพาะความเป็นไปได้ในการปฏิเสธเท่านั้น แสตมป์กลมเพื่อสนับสนุนวิธีการระบุตัวตนสมัยใหม่ แต่องค์กรต่างๆ ยังคงมีสิทธิ์ในการผลิตตราประทับและตราประทับของรูปร่าง สี และระดับการป้องกันจำนวนเท่าใดก็ได้*

อะไรจะมาแทนที่การพิมพ์ได้?

คุณสามารถเปลี่ยนซีลได้ เช่น ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์, หัวจดหมายพิเศษของบริษัท หรือ ตราประทับโฮโลแกรม*

จะปฏิเสธการพิมพ์ได้อย่างไร?

ทำการเปลี่ยนแปลงกฎบัตรขององค์กรของคุณ ข้อมูลเกี่ยวกับการมีตราประทับจะต้องอยู่ในเอกสารนี้*

หากเราปฏิเสธการประทับตรา จำเป็นต้องใส่ไว้ในเอกสารมาตรฐานที่ระบุรายละเอียดดังกล่าว เช่น ในสมุดเงินสดหรือไม่

ยังไม่มีการชี้แจงอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับปัญหานี้ แต่ Federal Tax Service ของรัสเซีย, กองทุนบำเหน็จบำนาญของรัสเซียและ Federal Tax Service ของรัสเซียอธิบายว่าทันทีหลังจากที่กฎหมายมีผลใช้บังคับ บริษัท มีสิทธิ์โอนเอกสารใด ๆ โดยไม่ต้องประทับตราให้พวกเขา ความปรารถนาเดียวของฉันคือถ้าคุณตัดสินใจปฏิเสธการประทับตรา ให้แจ้งผู้ตรวจสอบทางจดหมาย ทันทีที่มีการชี้แจงอย่างเป็นทางการ ระบบ Glavbukh จะเตือนคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ ติดตามข่าวสาร

จำเป็นต้องประทับตราบนผลิตภัณฑ์หลักซึ่งเป็นรูปแบบที่บริษัทพัฒนาขึ้นเองหรือไม่?

ไม่จำเป็น. ตราประทับไม่อยู่ในรายละเอียดบังคับของเอกสารหลักที่ระบุไว้ในส่วนที่ 2

จำเป็นต้องใช้ตราประทับในสัญญา เช่น ในสัญญาจะซื้อจะขายหรือไม่?

ไม่ไม่จำเป็น มีความจำเป็นต้องประทับตราในข้อตกลงกับคู่สัญญาเฉพาะในกรณีที่ระบุไว้อย่างชัดแจ้งในข้อตกลง (ข้อ 1 ของมาตรา 160 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย) ดังนั้นหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งปฏิเสธการประทับตรากลม เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อกำหนดในการติดตราประทับนั้นถูกลบออกจากสัญญา*

ธนาคารจะต้องประทับตราบนเอกสารหรือไม่?

ไม่ พวกเขาจะไม่ทำ ตัวแทนของธนาคารรายงานว่าลายเซ็นของผู้อำนวยการทั่วไปในเอกสารใด ๆ นั้นเพียงพอสำหรับพวกเขาหากบริษัทปฏิเสธการประทับตรา

ตอนนี้เป็นไปได้ไหมที่จะไม่ประทับตราลงในสมุดงาน?

การทำเช่นนี้ในตอนนี้มีความเสี่ยง ท้ายที่สุดแล้วกฎสำหรับการกรอกสมุดงานยังคงบอกว่ามีการบันทึกอยู่ หน้าชื่อเรื่องและบันทึกการเลิกจ้างจะต้องได้รับการรับรองพร้อมตราประทับ (ข้อ 2.2 ของคำแนะนำซึ่งได้รับอนุมัติโดยมติของกระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69)

จากสถานการณ์ของ Sergei Razgulin ที่ปรึกษาประจำรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ชั้น 3

จำเป็นต้องประทับตราบนเอกสารหลักหรือไม่?

ตราประทับไม่อยู่ในรายละเอียดบังคับของเอกสารหลักที่ระบุไว้ในส่วนที่ 2 ของมาตรา 9 ของกฎหมายวันที่ 6 ธันวาคม 2554 เลขที่ 402-FZ

ดังนั้นให้ประทับตราบนเอกสาร:

หากองค์กรเลือกใช้แบบฟอร์มที่พัฒนาขึ้นโดยอิสระซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าซึ่งรวมถึงตราประทับ
หากองค์กรที่ตนเลือกใช้รูปแบบรวมที่มีอยู่ในอัลบั้มของรูปแบบรวมซึ่งรวมถึงตราประทับ ในเวลาเดียวกัน ผู้จัดการอนุมัติให้ใช้แบบฟอร์มโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง (หรือการเปลี่ยนแปลงไม่ส่งผลกระทบต่อตราประทับ)
เมื่อใช้แบบฟอร์มบังคับมาตรฐานที่จัดตั้งขึ้นโดยหน่วยงานที่ได้รับอนุญาต (รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย, ธนาคารแห่งรัสเซีย ฯลฯ ) บนพื้นฐานของกฎหมายของรัฐบาลกลางหากแบบฟอร์มมาตรฐานจำเป็นต้องมีตราประทับ

รายการเอกสารที่ต้องประทับตราขององค์กร (ไม่บังคับ) ระบุไว้ในตาราง

ในข้อตกลงที่องค์กรมักจะสรุป (การซื้อและการขาย การให้บริการ ฯลฯ) ไม่จำเป็นต้องประทับตราด้วย ต้องประทับตราเฉพาะในกรณีที่ระบุไว้อย่างชัดแจ้งในสัญญา (ข้อ 1 ข้อ 160 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย)

อีกหนึ่งสิ่ง. ตั้งแต่วันที่ 7 เมษายน 2015 LLC และบริษัทร่วมหุ้นอาจไม่มีตราประทับเลย ข้อมูลนี้ระบุไว้ในบทความของกฎหมายวันที่ 6 เมษายน 2015 ฉบับที่ 82-FZ*

ข้อกำหนดในการพิมพ์บนใบแจ้งหนี้

ควรประทับตราอะไรใบตราส่งเลขที่ TORG-12 ? ซัพพลายเออร์หลายรายประทับตรา "สำหรับเอกสาร" นี่เป็นเรื่องจริงเหรอ?

ตราประทับกลมขององค์กรต้องมีชื่อเต็มของบริษัทเป็นภาษารัสเซียและระบุที่ตั้งของบริษัท ตราประทับอาจระบุชื่อบริษัทของบริษัทในภาษาต่างประเทศหรือภาษาของประชาชนในสหพันธรัฐรัสเซีย (“เกี่ยวกับ บริษัทร่วมหุ้น», กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 14-FZ “เกี่ยวกับบริษัทจำกัดความรับผิด”)

ดังนั้นกฎหมายปัจจุบันจึงไม่มีข้อห้ามใด ๆ เกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมลงในตราประทับ

คุณต้องมีตราประทับของบริษัทในเอกสารใดบ้าง และเมื่อใดที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ตราประทับดังกล่าว

ข้อตกลงกับคู่สัญญา

โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องประทับตราสัญญากับคู่สัญญา เว้นแต่แน่นอนว่าข้อความของข้อตกลงบังคับให้คู่สัญญาต้องปิดผนึก หรือสิ่งนี้ไม่ได้ถูกกำหนดโดยกฎหมายโดยตรง ข้อสรุปนี้ตามมาจากวรรค 1 ของมาตรา 160 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

ตัวอย่างเช่นใน บังคับใบรับของคลังสินค้าคู่และข้อตกลงการจำนำจะต้องประทับตราหากสินค้าที่จำนำยังคงอยู่กับผู้จำนำ สิ่งนี้กำหนดไว้ในบทความและประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

หากไม่มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับข้อตกลงในกฎหมายหรือข้อความของข้อตกลงก็ไม่จำเป็นต้องประทับตรา ผู้พิพากษาก็เห็นด้วยกับข้อโต้แย้งเหล่านี้เช่นกัน ตัวอย่างนี้คือการตัดสินใจของ FAS North-Western District ลงวันที่ 24 มีนาคม 2009 ในกรณีที่หมายเลข A52-3612/2008, FAS North Caucasus District ลงวันที่ 5 ธันวาคม 2012 เลขที่ A32-37081/2011 และ FAS Volga District ลงวันที่ 10 สิงหาคม 2555 เลขที่ A12-16523/2554 ในนั้นผู้พิพากษาสรุปว่า: ในกรณีทั่วไป ตราประทับของบริษัทเป็นเพียงส่วนเพิ่มเติมและไม่ใช่ข้อกำหนดบังคับของสัญญา ซึ่งหมายความว่าแม้จะไม่มีการประทับตรา แต่ก็ถือว่าข้อตกลงสิ้นสุดลง และข้อตกลงดังกล่าวไม่สามารถประกาศให้เป็นโมฆะได้

ดังนั้นหากคู่สัญญาของคุณให้ข้อตกลงกับคุณโดยไม่มีตราประทับอย่ารีบส่งคืน ขั้นแรก ให้ศึกษาเนื้อหาของข้อตกลงอย่างละเอียด หากไม่มีคำพูดเกี่ยวกับตราประทับ สัญญาก็จะมีผลสมบูรณ์หากไม่มีตราประทับ สิ่งสำคัญคือเอกสารมีลายเซ็นของคู่สัญญาในการทำธุรกรรม

หากคุณยังคงต้องการให้ข้อตกลงกับคู่สัญญามีตราประทับของทั้งสองฝ่ายก็เพียงพอแล้วที่จะเขียนลงในข้อตกลงเช่นถ้อยคำต่อไปนี้: “ ข้อตกลงนี้และการแก้ไขเพิ่มเติมจะมีผลเฉพาะในกรณีที่ทำใน การเขียนลงนามโดยตัวแทนผู้มีอำนาจและประทับตราโดยคู่กรณี” ถ้าอย่างนั้นคุณจะทำไม่ได้อย่างแน่นอนโดยไม่ต้องพิมพ์

เอกสารที่มา

ในบรรดารายละเอียดบังคับของบริษัทหลักซึ่งระบุไว้ในมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ นั้นไม่มีตราประทับของบริษัท แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องประทับลงในเอกสารหลักทั้งหมด มาดูกันดีกว่า

ดังนั้น ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2013 บริษัททั่วไปสามารถใช้แบบฟอร์มหลักของตนเองได้โดยการลงทะเบียนในแบบฟอร์มนี้ นโยบายการบัญชี. สิ่งสำคัญคือมีรายละเอียดบังคับทั้งหมดจากมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ

ดังนั้น หากแบบฟอร์มเอกสารที่บริษัทของคุณพัฒนาหรือปรับปรุงและตอนนี้ใช้อยู่ไม่มีช่องประทับตรา ก็ไม่จำเป็นต้องประทับตราบนเอกสาร รู้สึกอิสระที่จะทำงานโดยไม่มีมัน

แต่ถ้าคุณใช้แบบฟอร์มหลักมาตรฐานซึ่งมีเครื่องหมาย "M.P." คุณจะต้องประทับตรา มิฉะนั้นเอกสารจะถูกดำเนินการอย่างฝ่าฝืน ซึ่งหมายความว่าด้วยความช่วยเหลือจะไม่สามารถยืนยันค่าใช้จ่ายภาษีเงินได้ได้

คำถามของผู้เข้าร่วม

- เราได้รับใบตราส่งสินค้าจากคู่สัญญาโดยไม่มีการประทับตรา ฉันควรคืนเอกสารเพื่อประทับตราหรือไม่?
- ทุกอย่างขึ้นอยู่กับรูปร่างของใบแจ้งหนี้นี้ หากซัพพลายเออร์ของคุณใช้แบบฟอร์มมาตรฐานหมายเลข TORG-12 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 25 ธันวาคม 2541 หมายเลข 132 จำเป็นต้องมีตราประทับ ท้ายที่สุดแล้วแบบฟอร์มนั้นมีสถานที่ที่กำหนดไว้เป็นพิเศษสำหรับสำนักพิมพ์ นอกจากนี้เอกสารต้องมีตราประทับสองฉบับ - ของผู้ขายและของผู้ซื้อ
และหากคุณและซัพพลายเออร์ตกลงที่จะใช้ใบแจ้งหนี้ที่จัดทำขึ้นเอง โดยที่ไม่มีช่อง "M.P." ก็ไม่จำเป็นต้องประทับตรา

และปัจจุบันหลายบริษัทใช้ UPD ในการทำงาน สะดวก - ด้วยเอกสารเดียวคุณสามารถยืนยันทั้งการหัก VAT และปรับค่าใช้จ่ายได้ ฉันขอเตือนคุณ: แบบฟอร์ม UPD ที่แนะนำอยู่ในจดหมายของ Federal Tax Service of Russia ลงวันที่ 21 ตุลาคม 2013 เลขที่ ММВ-20-3/96@ ดังนั้นในแบบฟอร์มจึงมีที่ว่างสำหรับสำนักพิมพ์ (ช่อง "MP")

อย่างไรก็ตาม ในคำแนะนำในการกรอกรายละเอียดส่วนบุคคลของเอกสารสากล เจ้าหน้าที่ภาษีระบุว่าการพิมพ์บนแบบฟอร์มเป็นทางเลือก ดังนั้น UPD ที่ไม่มีตราประทับจึงยังคงได้รับการยอมรับเป็น การบัญชีภาษี. สิ่งสำคัญคือกรอกรายละเอียดหลักที่จำเป็นทั้งหมดลงในเอกสารอย่างถูกต้อง คือข้อมูล VAT หากบริษัทใช้ UTD ที่มีสถานะ 1 (เป็นทั้งเอกสารหลักและใบแจ้งหนี้)

แต่ถ้าคุณมีโอกาสประทับตราชื่อเต็มของบริษัทใน UPD จะสะดวกกว่าในการทำเช่นนี้ จากนั้น คุณจะไม่ต้องกรอกบรรทัดหรือ .

การคืนภาษี

ในการอธิบาย เจ้าหน้าที่ได้เน้นย้ำซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่าพวกเขาจะไม่ยอมรับการคืนภาษีในรูปแบบกระดาษโดยไม่มีตราประทับของบริษัท ผู้แทนกระทรวงการคลังรัสเซียยืนยันเรื่องนี้อีกครั้งในจดหมายลงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2556 ฉบับที่ 03-02-07/1/2574

ความจริงก็คือในหน้าชื่อเรื่องของแบบฟอร์มการรายงานภาษีทั้งหมดจะมีสถานที่สำหรับพิมพ์ ดังนั้นคุณจะต้องประทับตราใบประกาศกระดาษ มิฉะนั้นเจ้าหน้าที่ตรวจสอบจะไม่ยอมรับรายงาน สิ่งนี้ระบุไว้ในย่อหน้าที่ 28 ระเบียบการบริหาร Federal Tax Service ของรัสเซีย ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซีย ลงวันที่ 2 กรกฎาคม 2012 ฉบับที่ 99n

หากไม่มีตราประทับบนแบบฟอร์มกระดาษผู้ตรวจสอบจะถือว่าบริษัทไม่ได้ยื่นคำแถลง และเธอจะถูกปรับตามวรรค 1 ของมาตรา 119 แห่งประมวลกฎหมายภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

ดังนั้นหากคุณกำลังเตรียมส่งรายงานเป็นกระดาษ อย่าลืมประทับตราหลักของบริษัทไว้ล่วงหน้า เพียงวางงานพิมพ์ในสถานที่ที่กำหนดอย่างเคร่งครัดซึ่งมีเครื่องหมาย “ม.ป.” ไม่จำเป็นต้องประทับตราทุกหน้าของรายงาน

ตามกฎแล้วนักบัญชีชอบที่จะประทับตราเอกสารทั้งหมด เผื่อไว้. ถึงแม้ไม่ใช่ทุกเอกสารจะต้องมีตราประทับก็ตาม ในงานสัมมนา Alexander Pogrebs อธิบายโดยละเอียดว่าเมื่อใดที่กฎหมายกำหนดให้ต้องประทับตราและเมื่อใดไม่ประทับตรา เพื่อนร่วมงานของเราจัดทำบทสรุปจากนิตยสาร “สัมมนาสำหรับนักบัญชี” .

ข้อตกลงกับคู่สัญญา

หากคุณยังคงต้องการให้ข้อตกลงกับคู่สัญญามีตราประทับของทั้งสองฝ่ายก็เพียงพอแล้วที่จะเขียนลงในข้อตกลงเช่นถ้อยคำต่อไปนี้: “ ข้อตกลงนี้และการแก้ไขเพิ่มเติมจะมีผลเฉพาะในกรณีที่ทำเป็นลายลักษณ์อักษรลงนาม โดยตัวแทนที่ได้รับอนุญาตและประทับตราโดยคู่กรณี” ถ้าอย่างนั้นคุณจะทำไม่ได้อย่างแน่นอนโดยไม่ต้องพิมพ์

คุณต้องการตราประทับของบริษัทในเอกสารเมื่อใดอีก?

เอกสาร	จำเป็นต้องมีตราประทับหรือไม่?	ฐาน
บีเอสโอ	โดยทั่วไปจำเป็นต้องมีการพิมพ์ ข้อยกเว้นคือแบบฟอร์มที่ไม่ต้องมี "ตราประทับ" ซึ่งได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง	ข้อและข้อบังคับได้รับการอนุมัติ
ใบนำส่งสินค้า	จำเป็นต้องพิมพ์	คำสั่งของกระทรวงคมนาคมของรัสเซียลงวันที่ 18 กันยายน 2551 ฉบับที่ 152 คำแนะนำได้รับการอนุมัติ
ใบนำส่งสินค้า	ไม่จำเป็นต้องประทับตรา	กฎเกณฑ์ได้รับการอนุมัติแล้ว
หนังสือมอบอำนาจ	โดย กฎทั่วไปไม่จำเป็นต้องพิมพ์ ข้อยกเว้นคือหนังสือมอบอำนาจสำหรับการมีส่วนร่วมในกระบวนพิจารณาทางแพ่งและอนุญาโตตุลาการตลอดจนในการดำเนินคดีบังคับใช้	บทความ 185.1 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย, มาตรา 53 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาความแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย, มาตรา 61 แห่งประมวลกฎหมายวิธีพิจารณาอนุญาโตตุลาการของสหพันธรัฐรัสเซีย, มาตรา 54 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 2 ตุลาคม 2550 ฉบับที่ 229- ฟซ
คำสั่งจ่ายเงินและการขอค่าใช้จ่ายเงินสด	จำเป็นต้องมีแสตมป์ ข้อยกเว้นคือการขอค่าใช้จ่ายเงินสดที่ดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ	, อนุมัติคำสั่งซื้อแล้ว

เอกสารที่มา

ดังนั้น ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2013 โดยทั่วไปบริษัทต่างๆ จะสามารถใช้แบบฟอร์มการบัญชีหลักของตนเองได้ โดยต้องระบุไว้ในนโยบายการบัญชีของตน สิ่งสำคัญคือมีรายละเอียดบังคับทั้งหมดจากมาตรา 9 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ

คำถามของผู้เข้าร่วม - เราได้รับใบตราส่งสินค้าจากคู่สัญญาโดยไม่มีการประทับตรา ฉันควรคืนเอกสารเพื่อประทับตราหรือไม่?

- ทุกอย่างขึ้นอยู่กับรูปร่างของใบแจ้งหนี้นี้ หากซัพพลายเออร์ของคุณใช้แบบฟอร์มมาตรฐานหมายเลข TORG-12 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 25 ธันวาคม 2541 หมายเลข 132 จำเป็นต้องมีตราประทับ ท้ายที่สุดแล้วแบบฟอร์มนั้นมีสถานที่ที่กำหนดไว้เป็นพิเศษสำหรับสำนักพิมพ์ นอกจากนี้เอกสารต้องมีตราประทับสองฉบับ - ของผู้ขายและของผู้ซื้อ

และหากคุณและซัพพลายเออร์ตกลงที่จะใช้ใบแจ้งหนี้ที่จัดทำขึ้นเอง โดยที่ไม่มีช่อง "M.P." ก็ไม่จำเป็นต้องประทับตรา

อย่างไรก็ตาม ในคำแนะนำในการกรอกรายละเอียดส่วนบุคคลของเอกสารสากล เจ้าหน้าที่ภาษีระบุว่าการพิมพ์บนแบบฟอร์มเป็นทางเลือก ดังนั้น UPD ที่ไม่มีตราประทับจึงยังสามารถยอมรับสำหรับการบัญชีภาษีได้ สิ่งสำคัญคือกรอกรายละเอียดหลักที่จำเป็นทั้งหมดลงในเอกสารอย่างถูกต้อง คือข้อมูล VAT หากบริษัทใช้ UTD ที่มีสถานะ 1 (เป็นทั้งเอกสารหลักและใบแจ้งหนี้)

แต่ถ้าคุณมีโอกาสประทับตราชื่อเต็มของบริษัทใน UPD จะสะดวกกว่าในการทำเช่นนี้ จากนั้นคุณไม่จำเป็นต้องกรอกบรรทัด 14 หรือ 19 ด้วยตนเอง

คำถามของผู้เข้าร่วม - แล้วตราประทับบนล่ะ ใบเสร็จรับเงิน? พนักงานของเรานำเช็คที่ไม่มีตราประทับผู้ขายมาด้วย เอกสารดังกล่าวจะสามารถยืนยันค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?

- หากแบบฟอร์มเอกสารไม่มีช่อง "MP" คุณจะไม่มีปัญหาใด ๆ ท้ายที่สุดแล้ว ผู้ขายแต่ละรายจะพัฒนาแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินการขายอย่างอิสระ แบบฟอร์มอย่างเป็นทางการเลขที่ ผู้แทนกระทรวงการคลังรัสเซียเน้นย้ำเรื่องนี้ในจดหมายลงวันที่ 11 กุมภาพันธ์ 2552 ฉบับที่ 03-11-06/3/28 ดังนั้นหากไม่มีที่ว่างสำหรับประทับบนใบเสร็จรับเงินก็ไม่จำเป็นต้องประทับตราบนเอกสาร

และครู่หนึ่ง นอกจากแบบฟอร์มหลักที่บริษัทสามารถพัฒนาได้อย่างอิสระแล้ว ยังมีแบบฟอร์มบังคับที่องค์กรไม่สามารถปฏิเสธที่จะใช้ได้ เช่น เอกสารเงินสด.

ดังนั้นโปรดทราบว่าในใบเสร็จรับเงิน สั่งซื้อเงินสด(แบบฟอร์ม KO-1) คุณจะได้รับโดยประทับตราพิเศษที่มีเครื่องหมาย "ชำระเงิน" ตราประทับจะยืนยันว่าธุรกรรมเงินสดเสร็จสมบูรณ์ นี่คือที่ระบุไว้ในวรรค 3.2 ของข้อบังคับของธนาคารแห่งรัสเซียลงวันที่ 12 ตุลาคม 2554 ฉบับที่ 373-P กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ผู้รับประทับตราหลักของบริษัท สิ่งนี้มักถูกลืม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวลาที่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสาร โปรดดู: 2010 ฉบับที่ 9 หน้า 73

นอกเหนือจากตราประทับหลักแล้ว หลายองค์กรยังใช้ตราประทับเพิ่มเติมในการทำงานอีกด้วย อาจเหมือนกับหน่วยหลักหรืออาจมีคำจารึกต่าง ๆ ที่ระบุประเภทของหน่วยโครงสร้างของบริษัท (เช่น "แผนกทรัพยากรบุคคล" "การบัญชี" "คลังสินค้า" "สำนักเลขาธิการ" "สาขา") หรือ ประเภทของเอกสารที่ประทับตรา ("สำหรับ เอกสารทางการเงิน» “สำหรับใบแจ้งหนี้”, “สำหรับการสอบถาม”, “สำหรับสัญญา” ฯลฯ) วิธีนี้จะสะดวกเป็นพิเศษเมื่อคุณต้องการประทับตราอย่างเร่งด่วน แต่ไม่มีการเข้าถึงตราประทับหลัก อย่างไรก็ตาม คู่สัญญามักจะสงสัยเกี่ยวกับตราประทับดังกล่าว และบางครั้งก็ขอให้เปลี่ยนเอกสารด้วย บางครั้งคนเก็บภาษีก็ยึดติดกับแมวน้ำพิเศษเช่นกัน และ มติของบริการต่อต้านการผูกขาดของรัฐบาลกลางของเขตตะวันตกเฉียงเหนือ ลงวันที่ 13 ตุลาคม 2552 เลขที่ A21-8887/2551. เรามาดูกันว่าการเรียกร้องดังกล่าวถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่

เป็นไปได้ไหมที่จะประทับตราเพิ่มเติม?

ข้อสงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องของเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยการประทับตราเพิ่มเติมเกิดขึ้นเนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่ากฎหมายของ LLC และ JSC ระบุถึงภาระหน้าที่ของ บริษัท ที่จะต้องมี "ตราประทับ" ไม่ใช่ "แสตมป์" » ; . แต่ไม่มีข้อห้ามในการมีตราประทับเพิ่มเติม ศาลเห็นด้วยกับเรื่องนี้ ส มติของสำนักงานป้องกันการผูกขาดของรัฐบาลกลางของคณะกรรมการการเลือกตั้งกลาง ลงวันที่ 7 กันยายน 2553 เลขที่ A23-2563/09A-13-48; AAS ที่สาม ลงวันที่ 31 มีนาคม 2552 เลขที่ A33-11861/2008-03AP-548/2009; AAS ฉบับที่ 4 ลงวันที่ 14 ธันวาคม 2552 เลขที่ A78-4869/2552และยังรับรู้ถึงการมีตราประทับหลายอันเป็นธรรมเนียมทางธุรกิจ ก มติ AAS ครั้งที่ 4 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2552 ครั้งที่ A10-2163/2552.

การพิมพ์เพิ่มเติมอาจมีลักษณะอย่างไร

โปรดจำไว้ว่าตราประทับหลักควรมีลักษณะอย่างไร และจากนี้ เราจะเน้นประเภทของแมวน้ำเพิ่มเติม

1ข้อ 5 ข้อ 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 02/08/98 ฉบับที่ 14-FZ “ สำหรับบริษัทจำกัดความรับผิด”; ข้อ 7 ข้อ มาตรา 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 26 ธันวาคม พ.ศ. 2538 เลขที่ 208-FZ “ ในบริษัทร่วมหุ้น”

เอกสารใดบ้างที่สามารถประทับตราเพิ่มเติมได้?

หากไม่จำเป็นต้องประทับตราบนเอกสาร คุณสามารถประทับตราใดๆ ก็ได้ แม้กระทั่งตราประทับก็ตาม

หากจำเป็นต้องพิมพ์บนเอกสาร คุณสามารถใช้ตราประทับพิเศษได้ แต่เฉพาะในกรณีที่คุณปฏิบัติตามกฎบางประการเท่านั้น

ความคิดเห็นของผู้อ่าน

“ เราส่งคนขับรถไปรับสินค้าทางตัวแทนพร้อมประทับตรา “สำหรับเอกสาร” ไม่ได้ส่งสินค้าไปให้เขา - พวกเขาบอกว่าตราประทับดังกล่าวไม่ถูกต้อง พวกเขาอธิบายว่าคิดผิดเพราะตราประทับเป็นวงกลมและระบุชื่อและสถานที่จดทะเบียนขององค์กร แต่ก็ไม่ได้ช่วยอะไร ฉันต้องทำหนังสือมอบอำนาจซ้ำแล้วไปอีกครั้ง”

จูเลีย
นักบัญชี มอสโก

กฎข้อที่ 1ซีลพิเศษต้องเป็นไปตามข้อกำหนดสำหรับการซีลหลัก และ มติของ Federal Antimonopoly Service เมื่อวันที่ 29 มิถุนายน 2552 เลขที่ A06-6474/2551; AAS ครั้งที่ 4 ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2552 เลขที่ A10-2163/2552.

กฎข้อ 2มีการใช้ซีลพิเศษตามวัตถุประสงค์ ม มติของ AAS ครั้งที่ 7 ลงวันที่ 17 ธันวาคม 2553 เลขที่ 07AP-10623/10; FAS VVO ลงวันที่ 16 เมษายน 2547 เลขที่ A43-10946/2003-25-340. เช่น ไม่ควรประทับตรา “สำหรับบัญชี” ในสัญญา และไม่ควรประทับตราสาขาในเอกสารของสำนักงานใหญ่ แต่ตรา “สำหรับเอกสาร” มีจุดประสงค์ทั่วไปจึงใช้กับเอกสารอะไรก็ได้ วี มติของ Federal Antimonopoly Service ZSO ลงวันที่ 11 พฤศจิกายน 2553 เลขที่ A70-4089/2010.

กฎข้อ 3ในเอกสารสัญญาตลอดจนเอกสารสำหรับการยอมรับและการโอนสินค้า (งานบริการ) มีการใช้ตราประทับพิเศษเว้นแต่สัญญาจะห้ามสิ่งนี้ ต มติของ AAS ครั้งที่ 7 ลงวันที่ 17 ธันวาคม 2553 เลขที่ 07AP-10623/10. ตัวอย่างเช่น หากไม่มีข้อกำหนดในข้อตกลงว่าคู่สัญญาสามารถใช้ได้เฉพาะตราประทับหลักเท่านั้น คุณสามารถประทับตรา "สำหรับเอกสาร" ลงบนเอกสารได้

ยังดีกว่าการประทับตราหลักในเอกสารสำหรับหน่วยงานของรัฐ สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทรอดพ้นจากการทะเลาะเบาะแว้งและข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ และเพื่อความสะดวกคุณสามารถสร้างแมวน้ำที่เหมือนกันหลายอันได้

เราขอเตือนคุณว่าจำเป็นต้องมีการพิมพ์ ตัวอย่างเช่น ในเอกสารต่อไปนี้:

เราเรียนรู้จากโรงเรียน: เอกสารที่ไม่มีตราประทับไม่ถูกต้อง ดังนั้นเราจึงประทับตราบนกระดาษเกือบทั้งหมด - คุณไม่สามารถทำให้โจ๊กเสียหายด้วยน้ำมันได้ แต่นี่จำเป็นจริงๆเหรอ? เกี่ยวกับอะไร เอกสารบุคลากรคุณจำเป็นต้องใส่ตราประทับจริงๆ แต่สิ่งใดที่สามารถทำได้หากไม่มีมัน?

บรรณาธิการของเรามักจะได้รับจดหมายพร้อมคำถามที่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการใช้ตราประทับที่ถูกต้อง “ฉันจำเป็นต้องมีตราประทับในสัญญาจ้างงานหรือไม่?” - ถามผู้ประกอบการจาก Samara “รายการเอกสารที่ต้องประทับตราจะหาได้จากที่ไหน” - ถามผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของมอสโก “ฉันเผลอประทับตราขององค์กรอื่นลงในสมุดงานของพนักงาน ฉันควรทำอย่างไรดี?” - ร้องเรียนเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจาก Stavropol วันนี้เราจะแก้ไขปัญหาเหล่านี้และปัญหาอื่นๆ อีกมากมาย

พบกับตราประทับ

ก่อนอื่น เรามาพูดถึงความหมายของตราประทับกันก่อน นี่เป็นถ้อยคำที่เบื่อหูอย่างหนักสำหรับการสร้างความประทับใจบนกระดาษเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับตราประทับอย่างเป็นทางการ ได้แก่ รูปร่าง ขนาด ข้อความ และสัญลักษณ์ที่อยู่บนตราประทับ มีระบุไว้ในนั้น มาตรฐานของรัฐ GOST R 51511-2001*

* มาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "แสตมป์ที่มีการทำซ้ำตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย รูปร่าง ขนาด และ ความต้องการทางด้านเทคนิค"(อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 ธันวาคม 2544 ฉบับที่ 573-st)

ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับแมวน้ำที่ไม่มีตราแผ่นดินยังไม่ได้กำหนดไว้ในมาตรฐานของรัฐ กฎหมายแทบไม่ได้กล่าวถึงกฎการใช้แมวน้ำเลย ไม่ชัดเจนว่าองค์กรควรมีตราประทับใด ควรประทับตราในกรณีใด ใครเป็นผู้รับผิดชอบด้านความปลอดภัย บริษัทควรมีตราประทับจำนวนเท่าใด เป็นต้น ปัญหาทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของฝ่ายบริหารขององค์กร .
ตราประทับมีสามประเภท: เป็นทางการ เทียบเท่ากับทางการ และเรียบง่าย

ตราประทับอย่างเป็นทางการ(มีรูปตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย) ใช้ในอวัยวะเท่านั้น อำนาจรัฐและ สถาบันของรัฐ. นอกจาก, ตราประทับอย่างเป็นทางการได้รับจากองค์กรที่ตกเป็นของอำนาจรัฐ เช่น สำนักงานทนายความเอกชน

บริษัทร่วมทุนจะต้องมีตราประทับกลมซึ่งมีชื่อเต็มของบริษัทและที่อยู่

บริษัทพาณิชย์ใช้ ตราประทับเทียบเท่ากับแสตมป์พวกเขาพรรณนา โลโก้บริษัท, โลโก้ หรือเพียงแค่ชื่อบริษัทที่เขียน ทั้งแสตมป์และตราประทับอย่างเป็นทางการที่เทียบเท่ากันจะระบุ TIN ของนิติบุคคลและหมายเลขใบรับรอง การลงทะเบียนของรัฐ.

ผู้ประกอบการเอกชนก็มีตราประทับของตนเองเช่นกัน ในแง่ของสถานะถือว่าเทียบเท่ากับแสตมป์ แต่บนตราประทับดังกล่าวแทนที่จะเป็นตราแผ่นดินและตราสัญลักษณ์กลับมีนามสกุลชื่อและนามสกุล ผู้ประกอบการรายบุคคลและยังระบุตำแหน่งของ TIN และ ทะเบียนเลขที่.

แสตมป์ เดทเตอร์ โทรสาร
ประทับ- เป็นพิมพ์สี่เหลี่ยมประเภทมีข้อความบางส่วน ส่วนใหญ่มักใช้แสตมป์เพื่อใส่รายละเอียดขององค์กรลงในเอกสาร มีตราประทับยืนยันการกระทำบางอย่าง ตัวอย่างเช่น "ชำระเงินแล้ว" "แทรกที่ออกแล้ว"
เดทเตอร์- เครื่องตอกวันที่ประทับอัตโนมัติ ขั้นตอนการใช้แสตมป์และวันที่ไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมาย ดังนั้นองค์กรจึงต้องพิจารณาอย่างอิสระ
โทรสาร- นี่คือตราประทับหรือถ้อยคำที่เบื่อหูด้วยความช่วยเหลือในการทำซ้ำลายเซ็นของบุคคล ตามมาตรา 260 ประมวลกฎหมายแพ่งสามารถใช้โทรสารได้ตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น อย่างไรก็ตามยังไม่มีคำสั่งดังกล่าว ไม่สามารถวางโทรสารลงในเอกสารบุคลากรและบัญชีได้ - ต้องใช้ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของเจ้าหน้าที่เท่านั้น แต่ในจดหมายใบรับรองขอแสดงความยินดี - เป็นที่ยอมรับได้

แสตมป์และตราประทับที่คล้ายกันจะถูกวางไว้บนเอกสารที่ต้องการการยืนยันความถูกต้องเป็นพิเศษ - สัญญา จดหมายและใบรับรอง สมุดงาน รหัสบริการ ฯลฯ
เรียบง่ายถือเป็นตราประทับของแผนกโครงสร้างของบริษัท ซีลสำหรับ แต่ละสายพันธุ์เอกสารแสตมป์ มีรูปร่างแตกต่างกัน - กลม, สามเหลี่ยม, สี่เหลี่ยม, สี่เหลี่ยม จะวางไว้บนเอกสารที่ไม่ต้องการการยืนยันความถูกต้องเป็นพิเศษ (ใบรับรอง บัตรผ่าน สำเนา ฯลฯ)

ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับแมวน้ำที่ไม่มีตราแผ่นดินยังไม่ได้รับการแก้ไขในมาตรฐานของรัฐ

ฉันควรวางตราประทับไว้ที่ไหน?

ตราประทับควรอยู่ที่ด้านล่างของเอกสาร ถัดจากลายเซ็นต์ของเจ้าหน้าที่ โปรดทราบ: ประทับตราจะถูกวางไว้ในลักษณะที่จะปกปิดคำที่แสดงถึงตำแหน่งบางส่วน แต่ไม่ได้ลงท้ายด้วยลายเซ็นและการถอดเสียงของลายเซ็น

เอกสารบางรายการมีเครื่องหมายพิเศษ “ม.ป.” (สถานที่พิมพ์). หากมี ก็มีสิ่งหนึ่งที่ไม่ต้องกังวลอีกต่อไป: วางงานพิมพ์ลงบนโดยตรง ตัวอักษร "ส.ป." ปรากฏอยู่ในหน้าชื่อเรื่อง หนังสืองาน,บนเอกสารทางบัญชี, แบบฟอร์มใบรับรอง

ตราประทับมีไว้เพื่ออะไร?

ตราประทับทำให้เอกสารมีผลบังคับตามกฎหมาย - เป็นการยืนยันความถูกต้องของลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ แต่เอกสารด้านบุคลากรบางฉบับไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดเหล่านี้ น่าเสียดายที่กฎหมายปัจจุบันไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าต้องประทับตราในเอกสารใดและประทับตราประเภทใด ตามแนวทางปฏิบัติที่กำหนดไว้ เราได้รวบรวมรายชื่อเอกสารบุคลากรที่ได้รับการรับรองโดยการประทับตรา องค์กรการค้า. แสดงไว้ในตารางในหน้า 33
ตราประทับนี้ไม่เพียงแต่รับรองเอกสารด้านบุคลากรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเอกสารทางบัญชี (คำสั่งซื้อ ทะเบียน การประมาณการ) รวมถึงเอกสารส่วนประกอบขององค์กร ข้อตกลงร่วม และข้อตกลงต่างๆ เอกสารที่ไม่ได้กล่าวถึงใน รายการนี้ไม่จำเป็นต้องประทับตรารับรอง

ไม่จำเป็นต้องประทับตราจดหมายที่เขียนในแบบฟอร์ม (ยกเว้นการค้ำประกัน)

เอกสารไหนควรติดแสตมป์อันไหน?

เรารับรองเอกสารตามหลักเกณฑ์

แน่นอนว่าจะไม่มีอะไรเลวร้ายเกิดขึ้นหากคุณประทับตราบนคำสั่งพนักงานหรือจดหมายโดยไม่ตั้งใจ แต่ถ้าคุณไม่รับรองเอกสารที่จำเป็นจริงๆ (เช่น สัญญา) ผลที่ตามมาอาจเลวร้ายมาก ข้อตกลงดังกล่าวจะไม่มีผลทางกฎหมาย และศาลมีแนวโน้มว่าจะไม่ถือเป็นหลักฐาน
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว เราขอแนะนำให้คุณกำหนดขั้นตอนการใช้การพิมพ์ในระดับท้องถิ่นอย่างชัดเจน ก่อนอื่นคุณต้องพิจารณาก่อน เลื่อนเอกสารของบริษัทที่คุณต้องประทับตรา จากนั้นคุณจะต้องทำ คำแนะนำสำหรับการใช้งานตราประทับที่ต้องเขียน จะต้องประทับตราเทียบเท่ากับแสตมป์เมื่อใด และต้องใส่แบบธรรมดาเมื่อใด ประทับตราอย่างไร หากองค์กรมี ระบุแยกกันว่าจะเก็บตราประทับไว้ที่ใดและใครได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการจัดเก็บ (หัวหน้าองค์กรมักจะตัดสินใจปัญหานี้)

ขอแนะนำให้จัดทำคำสั่งนี้พร้อมกับรายการภาคผนวก คำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับการจัดการบันทึกของบริษัทของคุณ และหากไม่มี - เอกสารอิสระหรือส่วนเพิ่มเติมของกฎบัตร ในอนาคตหากท่านต้องรับรองพร้อมประทับตราเอกสารที่ไม่ได้ระบุไว้ พระราชบัญญัติท้องถิ่นหัวหน้าองค์กรออกคำสั่งพิเศษเกี่ยวกับเรื่องนี้ รายการเอกสารที่ได้รับการรับรองโดยตราประทับสามารถเสริมได้เมื่อเวลาผ่านไป

คำแนะนำในการใช้ซีลต้องระบุขั้นตอนในการทำลายซีลที่ล้าสมัย

ประทับตราในสมุดงาน

จำเป็นต้องพูดแยกกันเกี่ยวกับตราประทับในสมุดงานของพนักงาน ขั้นตอนการกรอกสมุดงานระบุไว้อย่างชัดเจนในข้อบังคับ 2 ฉบับ ได้แก่ กฎการดูแลและจัดเก็บสมุดงาน* และคำแนะนำในการกรอกสมุดงาน** ซึ่งต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด หลังจากศึกษาเอกสารเหล่านี้แล้ว เราสรุปได้ว่า มีเพียงสามกรณีที่ประทับตราขององค์กรหรือ การบริการบุคลากร(คุณสามารถใช้อันใดก็ได้):
- ระหว่างการลงทะเบียนหนังสือครั้งแรก - ในหน้าชื่อเรื่อง
- เมื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน - ที่ปกด้านใน
- เมื่อถูกเลิกจ้าง - หลังจากบันทึกการเลิกจ้างไว้ในส่วน “ข้อมูลการทำงาน”
* อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225
** ได้รับการอนุมัติตามมติกระทรวงแรงงานและ การพัฒนาสังคม RF ลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69

นอกจากนี้ยังมีกรณีหนึ่งที่คุณจำเป็นต้องประทับตราในสมุดงาน - หากพนักงานได้รับการแทรก แสตมป์นี้วางอยู่บนปกด้านในของหนังสือหรือบนหน้าชื่อเรื่อง และเป็นรอยพิมพ์สี่เหลี่ยมที่มีคำว่า “Insert Issued”

ลาริซา ซันคินา ,

รองศาสตราจารย์ภาควิชาเอกสารวิทยาศาสตร์ Russian State University for the Humanities:

น่าเสียดายที่ไม่มีกฎระเบียบใดที่ควบคุมการทำงานกับสมุดบันทึกการทำงานพูดถึงวิธียกเลิกการประทับตราที่วางไว้อย่างไม่ถูกต้อง (เช่น ตราประทับขององค์กรอื่น) ในขณะเดียวกัน ข้อผิดพลาดดังกล่าวอาจทำให้เกิดคำถามในหมู่เจ้าหน้าที่ กองทุนบำเหน็จบำนาญเมื่อมอบหมายเงินบำนาญให้กับลูกจ้าง เราเชื่อว่าสามารถแก้ไขได้ในลักษณะเดียวกับการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในส่วน “ข้อมูลงาน” ของสมุดงาน หลังจากรายการสุดท้าย ให้ใส่หมายเลขซีเรียลถัดไปแล้วเขียนว่าประทับตราขององค์กรดังกล่าวและองค์กรดังกล่าวไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น: “ประทับตราของบริษัทร่วมหุ้นกลอเรียที่เปิดอยู่ไม่ถูกต้อง” จากนั้นวางอันที่ถูกต้องไว้ข้างตราประทับนี้
เป็นไปได้ว่าพนักงานที่มีเครื่องหมายดังกล่าวในสมุดงานจะยังคงต้องยืนยันระยะเวลาทำงานในองค์กรของคุณด้วยสำเนาคำสั่ง ดังนั้นควรจัดเตรียมสำเนาที่จำเป็นให้พนักงานเมื่อเขาลาออก

การจัดการบันทึกบุคลากรและกฎหมายแรงงาน

ไม่มีกฎหมาย กฎทั่วไปโดยต้องปิดผนึกเอกสารทั้งหมด ประทับตราเป็นข้อกำหนดที่จำเป็น บุคลากรเอกสารมีความจำเป็นอย่างเคร่งครัดเฉพาะในกรณีที่กำหนดไว้เป็นพิเศษเท่านั้น เช่น ในสมุดงาน

นอกจากนี้ ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบโดยตรงที่จะต้องมีตราประทับไม่ได้นำไปใช้กับทุกองค์กร ตัวอย่างเช่น ไม่มีการกล่าวถึงตราประทับที่เกี่ยวข้องกับบริษัทและห้างหุ้นส่วนที่ต้องรับผิดเพิ่มเติม

โปรดทราบว่ากฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 8 สิงหาคม 2544 ฉบับที่ 129-FZ "ในการจดทะเบียนนิติบุคคลและผู้ประกอบการรายบุคคล" ไม่ได้บังคับให้องค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละรายต้องมีตราประทับ เมื่อจดทะเบียนนิติบุคคลตามกฎหมายดังกล่าว ไม่จำเป็นต้องส่งแบบร่างตราประทับขององค์กรหรือข้อมูลอื่น ๆ ให้กับหน่วยงานการลงทะเบียน

ในเวลาเดียวกัน กฎหมายของรัฐบาลกลางที่เกี่ยวข้องกับนิติบุคคลรูปแบบอื่น ๆ จำเป็นต้องมีตราประทับ ข้อกำหนดนี้กำหนดไว้ใน:

วรรค 5 ของข้อ 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2541 ฉบับที่ 14-FZ “ สำหรับบริษัทจำกัดความรับผิด”;

วรรค 7 ของข้อ 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 26 ธันวาคม 2538 ฉบับที่ 208-FZ “ ในบริษัทร่วมหุ้น”;

วรรค 3 ของข้อ 2 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 14 พฤศจิกายน 2545 ฉบับที่ 161-FZ "ในวิสาหกิจรวมของรัฐและเทศบาล";

กฎหมายเหล่านี้กำหนดว่าตราประทับของนิติบุคคลจะต้องเป็นรูปวงกลม มีชื่อเต็มของบริษัท และข้อบ่งชี้ที่ตั้งของบริษัท

ดังนั้นจำเป็นต้องมีการประทับตราโดยตรงสำหรับนิติบุคคลบางรูปแบบและกฎหมายเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดสำหรับตราประทับสามารถพิสูจน์ได้ไม่เพียงแต่โดยการระบุโดยตรงของกฎหมายที่เกี่ยวข้อง แต่ยังโดยทางอ้อมจากความหมายของกฎหมายด้วย นี่คือการตีความที่ให้ไว้อย่างแน่นอน ศาลสูง RF กำลังแก้ไขกรณีเฉพาะกรณีหนึ่ง: “... ในการดำเนินธุรกิจ การประทับตราสำหรับนิติบุคคลและผู้ประกอบการเอกชนได้รับการยอมรับว่าเป็นข้อบังคับและปรากฏชัดในตัวเอง หากไม่มีตราประทับดังกล่าว บัญชีกระแสรายวันจะไม่สามารถเปิดในธนาคารหรือสถาบันสินเชื่ออื่น ๆ ได้ ธุรกรรมและเอกสารอื่น ๆ จะไม่สามารถรับรองได้อย่างเหมาะสม ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว ตามมาตรา 6 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย อนุญาตให้ใช้กฎหมายแพ่งโดยการเปรียบเทียบได้”

ดังนั้นนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายจะต้องมีตราประทับ มิฉะนั้นจะไม่สามารถลงทะเบียนบุคคลได้อย่างถูกต้อง เอกสารที่จำเป็นรวมถึงบุคลากรด้วย

รายละเอียดการพิมพ์

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว กฎหมายบางฉบับกำหนดรายละเอียดต่อไปนี้เป็นข้อบังคับ: แสตมป์กลม : ชื่อเต็มบริษัทและที่ตั้ง ตราประทับอาจมีชื่อบริษัทในภาษาใดๆ ของประชาชนในสหพันธรัฐรัสเซีย และ (หรือ) ภาษาต่างประเทศ บางครั้งเครื่องหมายการค้าหรือวิธีการอื่น ๆ ของความเป็นปัจเจกบุคคลจะถูกวางไว้บนตราประทับ (โดยปกติจะอยู่ตรงกลาง) หากไม่มีอยู่ ชื่อย่อของนิติบุคคลจะถูกวางไว้ตรงกลาง

ก่อนหน้านี้การผลิตซีลได้รับการควบคุมโดยหน่วยงานของรัฐอย่างเข้มงวด สิ่งนี้ก่อตั้งขึ้นในคำสั่งที่มีผลบังคับใช้ก่อนหน้านี้ของกระทรวงกิจการภายในของสหภาพโซเวียตลงวันที่ 13 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2521 ลำดับที่ 34 “ ในการอนุมัติคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการเปิดสถานประกอบการแกะสลักแสตมป์ (เวิร์คช็อป) การผลิตซีลและแม่พิมพ์” ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะสั่งตราประทับขององค์กรจากโรงประทับตราและแกะสลักโดยต้องมีใบอนุญาตพิเศษที่ออกโดยหน่วยงานกิจการภายในเท่านั้น เพื่อให้ได้รับอนุญาตดังกล่าว จำเป็นต้องยื่นคำร้องพร้อมกับข้อความที่คัดลอกมาจากกฎบัตรและแบบร่างของตราประทับ คำแนะนำระบุว่าตราประทับจะต้องมีชื่อขององค์กร (ไม่ใช่ตัวย่อ) ข้อกำหนดแยกต่างหากถูกกำหนดไว้บนตราประทับของกิ่งก้าน และแม้กระทั่งการผลิตสิ่งที่เรียกว่า ซีล "เรียบง่าย" (ตราประทับของแผนกทั่วไปหรือแผนกบุคคล ตราประทับสามเหลี่ยม ตราประทับมุม ตราประทับใบรับรอง) เป็นไปไม่ได้หากไม่ได้รับอนุญาตจากหน่วยงานภายใน

คำสั่งนี้สูญเสียการบังคับใช้ในดินแดนของสหพันธรัฐรัสเซียเนื่องจากการตีพิมพ์คำสั่งหมายเลข 48 ของกระทรวงกิจการภายในของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 14 กุมภาพันธ์ 2537 อย่างไรก็ตาม กฎหมายระดับภูมิภาคยังคงอยู่เป็นเวลานานหลังจากนั้น ขั้นตอนการออกใบอนุญาตการผลิตซีล ตัวอย่างเช่นในมอสโกเพื่อขออนุญาตประทับตราพวกเขาได้นำไปใช้กับแผนกกิจการภายในของเขตหรือเมือง (ข้อ 4.14 ของข้อบังคับเกี่ยวกับขั้นตอนการจดทะเบียนวิสาหกิจในมอสโกซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลมอสโกเมื่อวันที่ 17 กันยายน , พ.ศ. 2534 ฉบับที่ 97) คำสั่งนี้มีอยู่ในมอสโกจนถึงปี 1997

ครั้งหนึ่ง กฎหมายมอสโกได้กำหนดข้อกำหนดเพิ่มเติมสำหรับรายละเอียดการประทับตราบังคับ ข้อกำหนดเหล่านี้ถูกกำหนดไว้ในกฎชั่วคราวสำหรับการผลิตและพื้นฐานสำหรับการทำลายผนึกและแสตมป์ในอาณาเขตมอสโก (อนุมัติโดยคำสั่งของนายกเทศมนตรีหมายเลข 843-RM ลงวันที่ 25 สิงหาคม 2541) ซึ่งใช้ไม่ได้ในวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2548.

โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีการจัดให้มีการบ่งชี้บังคับของรายละเอียดต่อไปนี้:

ชื่อเต็มขององค์กรในภาษารัสเซียซึ่งระบุรูปแบบองค์กรและกฎหมาย

ที่ตั้ง;

หมายเลขทะเบียนหลักของรัฐ

หมายเลขทะเบียนเมืองของตราประทับ

สำหรับตราประทับ "ธรรมดา" นอกเหนือจากรายละเอียดที่ระบุไว้แล้วยังมีการจารึกเพิ่มเติมเช่น "สำนักเลขาธิการ", "สำนักงาน", "ฝ่ายบริหารกิจการ", "แผนกบุคคล", "สำหรับบัญชี", "สำหรับใบรับรอง" , “สำหรับใบรับรอง” ฯลฯ .d.

เป็นไปได้ตามดุลยพินิจขององค์กรเพื่อระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) และรหัสภาษี ตัวจําแนกภาษารัสเซียทั้งหมดรัฐวิสาหกิจและองค์กร (OKPO)

หากต้องการขออนุญาตประทับตราหรือประทับตราจำเป็นต้องได้รับอนุญาตจากหอทะเบียนมอสโก ในการดำเนินการนี้ องค์กรจะต้องส่งแบบร่างตราประทับ (แสตมป์) และอื่นๆ เอกสารที่จำเป็น.

ปัจจุบันการจดทะเบียนนิติบุคคลและผู้ประกอบการแต่ละรายถือเป็นความรับผิดชอบของรัฐบาลกลาง ซึ่งไม่ได้กำหนดข้อกำหนดเพิ่มเติมสำหรับรายละเอียดตราประทับและการผลิต ยกเว้นการระบุชื่อเต็มและที่ตั้ง อย่างไรก็ตาม นิติบุคคลปฏิบัติตามประเพณีทางธุรกิจที่ได้พัฒนาขึ้นในทางปฏิบัติ และไม่จำกัดเพียงรายละเอียดที่จำเป็นเท่านั้น ในทางตรงกันข้าม เป็นเรื่องปกติที่จะต้องระบุรายละเอียดให้มากที่สุด

หากองค์กรตัดสินใจที่จะสร้างตราประทับ "แบบง่าย" เช่น สำหรับแผนกบุคคล ตราประทับนี้จะต้องมีรายละเอียดทั้งหมดที่อยู่ในตราประทับ "หลัก" ขององค์กร อย่างไรก็ตาม ตรงกลางแทนที่จะวางโลโก้ จะมีข้อความว่า "FOR THE HR DEPARTMENT" อยู่ หากองค์กรไม่มีแผนกบุคคล (เช่น มีเพียงผู้ตรวจสอบบุคคลหรือผู้จัดการฝ่ายบุคคล) การสั่งประทับตราสำหรับแผนกบุคคลจะเป็นไปไม่ได้เลย จากนั้นรายละเอียดเพิ่มเติมที่อยู่ตรงกลางของงานพิมพ์จะมีลักษณะดังนี้: “สำหรับเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล” อย่างไรก็ตามกฎและคำแนะนำระบุเป็นพิเศษถึงตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคล (นั่นคือตราประทับของหน่วยโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง) และไม่ใช่ตราประทับ "ธรรมดา" อื่น (อย่างไรก็ตามผู้ตรวจสอบไม่ค่อยให้ความสนใจกับสิ่งนี้)

หากในองค์กรแผนกทรัพยากรบุคคลเรียกว่า "แผนกทรัพยากรบุคคล" และหน้าที่ต่างๆ รวมถึงการทำงานกับสมุดงาน ขอแนะนำให้ใส่รายละเอียดเพิ่มเติมนี้ตรงกลางตราประทับ: "แผนกทรัพยากรบุคคล" ขั้นตอนการใช้ซีลนี้ควรได้รับการแก้ไขในข้อบังคับของหน่วยโครงสร้างนี้หรือในพื้นที่อื่น ๆ การกระทำเชิงบรรทัดฐานองค์กรต่างๆ

ประทับตราในสัญญาจ้างงาน

ประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (มาตรา 67) กำหนดให้ต้องมีสัญญาการจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นสองชุด (ชุดหนึ่งสำหรับพนักงานและอีกชุดสำหรับนายจ้าง) ข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาของสัญญาจ้างงานถูกกำหนดไว้ในมาตรา 57 รหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (ต่อไปนี้จะเรียกว่าประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) อย่างไรก็ตามผู้บัญญัติกฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องมีตราประทับของนิติบุคคลหรือผู้ประกอบการแต่ละรายในนั้น ในเวลาเดียวกัน ลายเซ็นของตัวแทนนายจ้างที่ไม่ได้ประทับตราอาจทำให้เกิดคำถามเกี่ยวกับความถูกต้องตามกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากตัวแทนนายจ้างลงนาม สัญญาจ้างงานไม่เป็นหัวหน้านิติบุคคล (กรรมการ ผู้บริหารสูงสุด, ประธาน) และผู้มีอำนาจอื่น (เช่น รองหัวหน้า ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นต้น) ค่อนข้างเป็นไปได้ว่าในช่วง "สงครามองค์กร" ผู้จัดการซึ่งถูกผู้ก่อตั้งยึดอำนาจปฏิเสธที่จะออกจากตำแหน่งและยังคง "จัดการ" องค์กรต่อไปรวมถึงการจ้างพนักงานและลงนามในสัญญาจ้างงานกับพวกเขา “ผู้นำ” ดังกล่าวไม่สามารถเข้าถึงตราประทับขององค์กรได้อีกต่อไป ดังนั้นลายเซ็นของเขาจึงยังไม่ได้รับการรับรอง ซึ่งหมายความว่าการไม่มีตราประทับของนิติบุคคล (ผู้ประกอบการรายบุคคล) ในสัญญาการจ้างงานควรแจ้งเตือนพนักงาน โดยปกติแล้ว ผู้ตรวจสอบบัญชีจะแสดงความคิดเห็นด้วยหากนายจ้างไม่ได้ประทับตราสัญญาจ้างงาน จริงๆ แล้ว เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับประเพณีทางกฎหมายที่ได้พัฒนาขึ้นในอุตสาหกรรม กฎหมายแรงงานและกำหนดการปิดผนึกสัญญา (แรงงาน ความรับผิดทางการเงินทั้งหมด) และข้อตกลงเพิ่มเติม (ภาคผนวก) ให้กับพวกเขา

นอกจากนี้ยังเป็นความผิดพลาดในการรับรองลายเซ็นของนายจ้าง (ตัวแทนของเขา) ไม่ใช่ด้วยตราประทับขององค์กร แต่ด้วยตราประทับที่เรียกว่า "ง่าย" (เช่นตราประทับ "สำหรับแผนกบุคคล")

การพิมพ์ตามคำสั่งซื้อ

คำสั่งซื้อจะไม่ประทับตรา เนื่องจากคำสั่งดังกล่าวเป็นเอกสารการบริหารภายในซึ่งรวมถึงพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างใหม่ในความสัมพันธ์ระดับองค์กรขององค์กร ดังนั้นบุคลากรฝ่ายบุคคลจึงเริ่มที่จะนำไปสู่ ของพนักงานคนนี้ Timesheet บันทึกการนัดหมายลงในสมุดงาน ฯลฯ ตามลำดับการรับเข้าเรียน แบบฟอร์มรวมคำสั่งจ้างพนักงานไม่ได้ระบุไว้ในรายละเอียดนี้ (ไม่มีตัวย่อ "M.P. ") โดยพื้นฐานแล้ว คำสั่งบุคลากรอนุญาตให้เขียนในรูปแบบใดก็ได้ แต่ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องประทับตรา

อย่างไรก็ตามเราไม่ควรลืมว่าพนักงานมีสิทธิ์ขอสำเนาคำสั่งการจ้างงาน (ส่วนที่ 2 ของมาตรา 68 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) สำเนาคำสั่งการจ้างงาน รวมถึงสำเนาเอกสารบุคลากรอื่นๆ ที่มาจากองค์กร ต้องมีการรับรองที่เหมาะสม ซึ่งเป็นไปไม่ได้หากไม่ได้ประทับตรา

วิธีการรับรองสำเนาเอกสารบุคลากร

มาตรา 62 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้นายจ้างต้องจัดเตรียมสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานแก่ลูกจ้างและสำเนาเหล่านี้จะต้องได้รับการรับรอง "ถูกต้อง" มาดูกันว่าสำเนาต้องได้รับการรับรองอย่างไร และควรปฏิบัติตามกฎระเบียบใดบ้าง

ตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐสภาแห่งกองทัพสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 4 สิงหาคม พ.ศ. 2526 ฉบับที่ 9779-X ซึ่งยังคงใช้บังคับอยู่ในปัจจุบัน “ ในขั้นตอนการออกและรับรองโดยองค์กรสถาบันและองค์กรของสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ สิทธิของพลเมือง” (ต่อไปนี้จะเรียกว่าพระราชกฤษฎีกา) ความถูกต้องของสำเนาเอกสารต้องลงลายมือชื่อรับรองโดยหัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจและประทับตรา (ยกเว้นกรณีที่เอกสารบางฉบับต้องมีการรับรองเอกสาร)

GOST R 6.30-2003 กำหนดอย่างชัดเจนว่าคำจารึกใบรับรองควรมีลักษณะอย่างไร (ดูตัวอย่างที่ 1):

ใต้แอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" มีคำจารึกว่า "จริง" อยู่

ลายเซ็นส่วนตัวของเขาติดอยู่;

ลายเซ็นถูกถอดรหัส (ชื่อย่อ, นามสกุล);

ระบุวันที่รับรอง

ติดแสตมป์แล้ว

นอกจากนี้ ในทางปฏิบัติ คุณสามารถดูใบรับรองต่อไปนี้ได้ (ดูตัวอย่างที่ 2) วิธีการประกันนี้เป็นที่ยอมรับโดยสมบูรณ์

ส่วนใหญ่แล้วพนักงานจะขอสำเนาสมุดบันทึกการทำงาน (เช่น ขอหนังสือเดินทางต่างประเทศ ฯลฯ) บางครั้งพวกเขาขอสำเนาคำสั่งการจ้างงานนอกเวลาเพื่อให้นายจ้าง "หลัก" สามารถลงรายการที่เกี่ยวข้องในสมุดงานของตนได้

เนื่องจากเรากำลังพูดถึงเอกสารบุคลากรที่จัดเก็บไว้ในแผนกบุคคล สำเนาจึงได้รับการรับรองโดยผู้ตรวจสอบแผนกบุคคล เป็นที่พึงประสงค์ว่าในการดำเนินการกำกับดูแลท้องถิ่นขององค์กร (ตัวอย่างเช่นในข้อบังคับเกี่ยวกับการบริการบุคลากรขององค์กรหรือตามคำแนะนำสำหรับ การจัดการบันทึกบุคลากร) มีการกำหนดขั้นตอนการรับรองดังกล่าวและยังกำหนดด้วยว่าสำเนาใดที่ได้รับอนุญาตให้รับรองพร้อมประทับตราของฝ่ายบุคคล สิ่งนี้สอดคล้องกับคำแนะนำของ GOST R 6.30-2003 อย่างสมบูรณ์ซึ่งอนุญาตให้รับรองสำเนาด้วยการประทับตราซึ่งขึ้นอยู่กับดุลยพินิจขององค์กร (ข้อ 3.26)

แน่นอนว่า GOST R 6.30-2003 โดยทั่วไปไม่มีผลผูกพัน จริงๆ แล้วมันมีคำแนะนำอยู่ด้วย อย่างไรก็ตาม พระราชกฤษฎีกาไม่ได้ให้ความสำคัญกับประเภทของตราประทับ โดยกำหนดเพียงว่า "ความถูกต้องของสำเนาเอกสารเป็นหลักฐานโดย ... ตราประทับ" (โดยไม่ระบุ "ตราประทับขององค์กร") กล่าวอีกนัยหนึ่ง การดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบนั้นไม่แยแสกับประเภทของตราประทับที่ติดอยู่ระหว่างการรับรอง ดังนั้นคำแนะนำของมาตรฐานแห่งสหพันธรัฐรัสเซียจึงไม่ขัดแย้งกับหลักนิติธรรมในส่วนนี้

พระราชกฤษฎีกายังกำหนดให้สำเนาระบุวันที่ออกและจดบันทึกว่ามีเอกสารต้นฉบับอยู่ องค์กรนี้, สถาบัน, องค์กร. ในทางปฏิบัติ แทบจะไม่มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ ซึ่งมีคำอธิบายมากมาย เช่น แผนกทรัพยากรบุคคลจะออกสำเนาสมุดงาน เป็นที่ชัดเจนว่าต้นฉบับซึ่งปฏิบัติตามกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลฉบับที่ 225 นั้นถูกเก็บไว้ในตู้นิรภัยของแผนกบุคคล อย่างไรก็ตาม ต้นฉบับนี้จะไม่ถูกเก็บไว้ที่นั่นตลอดไป ไม่ช้าก็เร็ว สมุดงานจะถูกส่งมอบให้กับพนักงานเมื่อถูกเลิกจ้าง (ไม่เหมือนกับคำสั่งการจ้างงานซึ่งเก็บไว้อย่างน้อย 75 ปี) การบ่งชี้วันที่ออกก็ไม่มีความสำคัญทางกฎหมายในการรับรองความถูกต้องของสำเนาเอกสาร แต่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ภายในระหว่างลูกจ้างกับนายจ้าง เนื่องจากนายจ้างมีหน้าที่ต้องส่งสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานภายในสามวันทำการนับจากวันที่ลูกจ้างยื่นคำขอ (มาตรา 62) แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) นอกจากนี้ไม่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำเครื่องหมายดังกล่าวในเอกสารเองหากองค์กรเก็บบันทึกการออกใบรับรองและสำเนาเอกสารไว้

ประทับตราในสมุดงาน

สำหรับสมุดงานข้อกำหนดนี้ประดิษฐานอยู่ในกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงานจัดทำแบบฟอร์มสมุดงานและมอบให้กับนายจ้างซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 (ต่อไปนี้จะเรียกว่า เรียกว่ากฎ) และคำแนะนำในการกรอกสมุดงานซึ่งได้รับอนุมัติจากมติกระทรวงแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 10 ตุลาคม 2546 ฉบับที่ 69 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำแนะนำ)

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการประทับตราบนหน้าชื่อเรื่องและจะติดอยู่เมื่อลงทะเบียนสมุดงาน (ข้อ 2.2 ของคำแนะนำ) ในการทำเช่นนี้จะมีช่องที่เกี่ยวข้องอยู่ที่มุมขวาล่างซึ่งมีตัวย่อว่า "MP" ในกรณีนี้คุณสามารถใช้ทั้งตราประทับขององค์กรและตราประทับของแผนกทรัพยากรบุคคล

นอกจากนี้ ตราประทับยังติดอยู่ที่ปกด้านในเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ในหน้าชื่อเรื่อง (ข้อ 2.3 ของคำแนะนำ)

ตัวอย่างเช่น กรณีที่พบบ่อยที่สุดคือลูกจ้างได้แต่งงานและเปลี่ยนชื่อนามสกุลเดิมเป็นนามสกุลของสามี เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลต้องเผชิญกับภารกิจในการสะท้อนการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในสมุดงานของพนักงาน ในการทำเช่นนี้ เขาขีดฆ่านามสกุลก่อนหน้าด้วยเส้นบางๆ เส้นเดียว เพื่อให้สามารถอ่านสิ่งที่ขีดฆ่าออกได้ และป้อนนามสกุลใหม่ด้านบนอย่างระมัดระวัง คำแนะนำกำหนดให้ทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวตามเอกสารที่เกี่ยวข้องเท่านั้น (ในกรณีนี้คือทะเบียนสมรส) และอ้างอิงถึงเอกสารเหล่านั้นบนปกด้านในของสมุดงาน การอ้างอิงดังกล่าวจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของนายจ้างหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตเป็นพิเศษจากเขาและตราประทับขององค์กร (หรือตราประทับของการบริการบุคลากร)

ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการรับรองบันทึกเมื่อมีการเลิกจ้างพนักงาน (ข้อ 35 ของกฎ) ดังนั้นเมื่อเลิกจ้างพนักงานรายการทั้งหมดที่ทำในสมุดงานของเขาระหว่างทำงานในองค์กรนี้ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของนายจ้างหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาสมุดงานตราประทับขององค์กร (การบริการบุคลากร) และลายเซ็น ของพนักงานเอง

โปรดทราบว่าข้อกำหนดที่คล้ายกันมีอยู่ในคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการบำรุงรักษาสมุดแรงงานในองค์กรสถาบันและองค์กร (ได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการแรงงานแห่งรัฐสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 20 มิถุนายน พ.ศ. 2517 ฉบับที่ 162)

เมื่อรับรองบันทึกเมื่อเลิกจ้าง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่เกิดขึ้นคือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลติดตราประทับขององค์กรอื่นผิดพลาด ซึ่งมักเกิดขึ้นในโครงสร้างแบบจับยึด จากนั้นสถานการณ์เกิดขึ้นเมื่อองค์กรที่ไม่เกี่ยวข้องกับองค์กรที่เปิดบล็อกนี้ด้วยชื่อ (เต็มและตัวย่อ) ดำเนินการรับรอง

จะแก้ไขข้อผิดพลาดนี้ได้อย่างไร? น่าเสียดายที่ทั้งกฎและคำแนะนำไม่ได้ให้คำตอบใดๆ ในเรื่องนี้ ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแนะนำว่าหลังจากบล็อกบันทึกที่ปิดอย่างไม่ถูกต้อง ให้เปิดบล็อกใหม่ขององค์กรเดียวกันในรูปแบบชื่อเต็มและตัวย่อ ทำรายการแก้ไขเพื่อประกาศว่าบันทึกการเลิกจ้างไม่ถูกต้อง รับรองด้วยลายเซ็นและประทับตราที่ถูกต้อง การตัดสินใจดังกล่าวไม่ได้ไร้ที่ติ เนื่องจากไม่มีเหตุผลที่จะรับรู้ว่าบันทึกการเลิกจ้างนั้นไม่ถูกต้อง ในบันทึกนี้ รายละเอียดทั้งหมด (หมายเลขซีเรียลของบันทึก วันที่ ข้อความ รายละเอียดคำสั่งซื้อ) สอดคล้องกับความเป็นจริง นอกจากนี้ บันทึกการรับรองมีลักษณะที่เป็นอิสระอย่างสมบูรณ์ และไม่เพียงแต่ใช้กับบันทึกการเลิกจ้างเท่านั้น แต่ยังใช้กับกลุ่มบันทึกทั้งหมดด้วย (ดูวรรค 35 ของกฎ: “เมื่อพนักงานถูกไล่ออก... รายการทั้งหมด ...ได้รับการรับรอง...") ดูเหมือนไม่มีประโยชน์เลยที่จะยอมรับว่าบันทึกทั้งหมดกับนายจ้างที่ระบุว่าไม่ถูกต้อง

บันทึกการรับรองในกรณีนี้มีข้อผิดพลาดเนื่องจากรายละเอียด "ตราประทับ" ไม่ถูกต้อง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องแก้ไข หลายๆ คนเข้าไปได้โดยประทับตราที่ถูกต้องข้างๆ แต่การมีอยู่ของตราประทับสองตัวตามรายละเอียดในเอกสารดูไม่ถูกต้อง ลองนึกภาพสัญญาจ้างงานที่นายจ้างประทับตราไว้สองดวง ซึ่งหนึ่งในนั้นไม่เกี่ยวข้องเลย นิติบุคคล, ทำหน้าที่เป็นนายจ้าง. แน่นอนว่านี่เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลบางคนแนะนำให้ทำรายการแก้ไขโดยมีเนื้อหาต่อไปนี้ภายใต้หมายเลขซีเรียลต่อไปนี้:

พวกเขาเสนอให้ประทับตราที่ถูกต้องถัดจากรายการนี้ อย่างไรก็ตาม บล็อกบันทึกได้ถูกปิดไปแล้วพร้อมกับบันทึกการเลิกจ้างและได้รับการรับรอง (แม้ว่าการรับรองจะไม่ถูกต้องทั้งหมดก็ตาม) ดังนั้นนายจ้างเดิมจึงไม่มีเหตุผลที่จะเข้ารายการใด ๆ ในภายหลัง และการเปิดบล็อกเรกคอร์ดเพื่อสร้างรายการการรับรองเพียงรายการเดียวนั้นไม่มีประโยชน์ เนื่องจากบันทึกดังกล่าวไม่สามารถแยกออกจากบันทึกที่ได้รับการรับรองได้

ดังนั้นจึงไม่มีวิธีใดที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์นี้ การแก้ไขใด ๆ ของตราประทับที่ติดไม่ถูกต้องจะขัดแย้งกับคำแนะนำและกฎไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ดูเหมือนว่าจะสามารถเลือกวิธีการใด ๆ เหล่านี้ได้ แต่พนักงานควรได้รับใบรับรองยืนยันระยะเวลาการทำงานกับนายจ้างรายนี้ และแนะนำให้เก็บใบรับรองนี้ไว้เพื่อนำเสนอต่อนายจ้างรายอื่นและหน่วยงานบำนาญ (หากจำเป็น)

ในทำนองเดียวกัน ควรมีคำอธิบายหากประทับตราบนปกด้านในของสมุดงานติดไว้อย่างไม่ถูกต้อง (“ประทับตราขององค์กรดังกล่าวและองค์กรดังกล่าวติดไม่ถูกต้อง”) เช่น ในการแจ้งเปลี่ยนนามสกุลเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลใช้ตราประทับผิดในการรับรอง ในกรณีนี้แทนที่จะเป็นใบรับรองสนับสนุนเท่านั้น เหมาะสมที่จะออกสำเนาคำสั่งที่ได้รับการรับรอง โดยพิจารณาจากนามสกุลของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงในเอกสารขององค์กร

หากมีการประทับตราผิดพลาดภายใต้รายการเกี่ยวกับการเพิ่มเติมข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาและ / หรือวิชาชีพในกรณีนี้คุณสามารถออกใบรับรองที่วาดในรูปแบบใดก็ได้ซึ่งจะรับรองว่ารายการที่เกี่ยวข้องบนหน้าปกนี้จัดทำขึ้นโดยสิ่งนี้ นายจ้างโดยเฉพาะ

บางครั้งมันเกิดขึ้นที่ตราประทับที่ติดอยู่บางส่วนไม่ตรงกับชื่อขององค์กรในชื่อ นี่อาจเป็นความผิดพลาดของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลที่เปิดบล็อกบันทึกอย่างไม่ระมัดระวัง ชื่อองค์กรที่ไม่ถูกต้องแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะแก้ไขเนื่องจากไม่มีหมายเลขกำกับไว้ ในกรณีนี้ วิธีแก้ไขก็คือการออกใบรับรองเพื่อยืนยันระยะเวลาการทำงานที่เกี่ยวข้อง

ข้อผิดพลาดที่คล้ายกันนี้เกิดขึ้นเช่นกันหากพลาดบันทึกการเปลี่ยนแปลงชื่อองค์กร ตัวอย่างเช่น Romashka LLC ได้เปลี่ยนชื่อเป็น Romashka Audit Firm LLC และสิ่งนี้สะท้อนให้เห็นในเอกสารประกอบ ดังนั้นเมื่อเลิกจ้างลูกจ้างนายจ้างจะประทับตราของ บริษัท ตรวจสอบบัญชี Romashka LLC แต่เนื่องจากพวกเขาลืมบันทึกการเปลี่ยนชื่อ ชื่อของบล็อกบันทึกจึงไม่ตรงกับรายละเอียดการพิมพ์ นั่นคือมีการพิจารณาอย่างเป็นทางการว่ารายการเหล่านี้จัดทำโดยองค์กรสองแห่งที่แตกต่างกัน

จนกว่าบล็อกรายการจะถูกปิด มันค่อนข้างง่ายที่จะทำให้รายการที่ขาดหายไป (ข้อ 3.2 ของคำแนะนำ) แต่หากรายการปิดไปแล้ว ก็ไม่มีเหตุผลใดๆ ที่จะต้องพลาดรายการอีกต่อไป แน่นอนคุณสามารถเปิดบล็อกบันทึกใหม่และทำรายการที่ขาดหายไปได้ แต่เมื่อพบข้อผิดพลาดดังกล่าว พนักงานอาจกำลังทำงานอยู่ในที่ใหม่แล้ว ในกรณีนี้จะมีการออกใบรับรองอีกครั้งซึ่งสะท้อนถึงข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาในการให้บริการของพนักงานและการเปลี่ยนชื่อองค์กรที่เกิดขึ้นระหว่างระยะเวลาการทำงานของเขา ลูกจ้างมีสิทธิ์แสดงใบรับรองดังกล่าว ณ สถานที่ทำงานแห่งใหม่ และนายจ้างมีหน้าที่ต้องป้อนข้อมูลที่เหมาะสมตามใบรับรองนี้ (ข้อ 27 ของกฎ) พนักงานควรเก็บใบรับรองดังกล่าวไว้เป็นเอกสารประกอบ

บ่อยครั้งที่มีสมุดงานซึ่งบล็อกบันทึกขององค์กรถูกปิดด้วยการแจ้งการเลิกจ้างลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและลายเซ็นของพนักงาน แต่ประทับตราขององค์กร (ตราประทับของฝ่ายบุคคล) ที่ขาดหายไป. ข้อบกพร่องนี้สามารถกำจัดได้ค่อนข้างง่าย - พนักงานเพียงแค่ต้องมาที่ที่ทำงานเดิมและขอตราประทับ สิ่งสำคัญคืออย่าชะลอสิ่งนี้เนื่องจากองค์กรสามารถเปลี่ยนชื่อสั่งแมวน้ำใหม่และทำลายอันเก่าได้ จากนั้นการรับรองด้วยการประทับตราอาจทำให้เกิดปัญหาได้ แต่ในกรณีนี้ การออกใบรับรองยืนยันจะช่วยได้

ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้หากพวกเขาพยายามแก้ไขการขาดตราประทับเมื่อองค์กรก่อนหน้านี้ถูกชำระบัญชีหรือจัดระเบียบใหม่แล้ว ในกรณีเหล่านี้ คุณต้องติดต่อผู้สืบทอดตามกฎหมายขององค์กรหรือเอกสารสำคัญที่มีการยื่นเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเพื่อสนับสนุนใบรับรอง อย่างไรก็ตาม ความปลอดภัยของเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรไม่ได้รับการประกันอย่างถูกต้องเสมอไป ดังนั้นจึงมีแนวโน้มว่าคุณอาจไม่ได้รับใบรับรองการเก็บถาวร จากนั้นกลุ่มบันทึกที่เกี่ยวข้องจะคงอยู่ตลอดไปโดยไม่มีตราประทับและจะถือว่าได้รับการรับรองอย่างไม่เหมาะสม โดยหลักการแล้ว นายจ้างคนต่อไปสามารถเปิดบล็อกของตนเองได้หลังจากบล็อกบันทึกดังกล่าว อย่างไรก็ตาม ความอาวุโสในการบันทึกตามบันทึกก่อนหน้าที่ผ่านการรับรองอย่างไม่เหมาะสมจะเป็นปัญหาได้

สถานการณ์ที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นเกิดขึ้นเมื่อสมุดงานขาดไม่เพียงแต่ตราประทับรับรองเท่านั้น แต่ยังขาดบันทึกการเลิกจ้างอีกด้วย จากนั้นนายจ้างที่จ้างลูกจ้างจะไม่สามารถรักษาหนังสือดังกล่าวได้เนื่องจากอย่างเป็นทางการแล้วถือว่าพนักงานทำงานในองค์กรอื่นแม้ว่าในความเป็นจริงแล้วองค์กรนี้อาจถูกเลิกกิจการไปแล้วก็ตาม แต่ถ้าพนักงานแสดงใบรับรองเอกสารสำคัญซึ่งจะชัดเจนว่ามีการเลิกจ้างนายจ้าง "ใหม่" มีสิทธิ์ที่จะเริ่มบันทึกของตนเองและสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับการเลิกจ้างของพนักงานในองค์ประกอบ กับ สถานที่ก่อนหน้างาน.

ตำแหน่งของตราประทับบนเอกสาร

การประทับตราบนเอกสารบุคลากรก็มีความสำคัญไม่น้อยเช่นกัน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด: ตราประทับปิดบังลายเซ็นส่วนตัวของเจ้าหน้าที่อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นจึงไม่สามารถเปรียบเทียบกับลายเซ็นในเอกสารอื่นหรือบนตัวอย่างลายเซ็นได้ (นั่นคือ บัตรประจำตัวว่าเป็นของแท้) บางครั้งการประทับตราดังกล่าวเป็นการกระทำโดยเจตนาเนื่องจากมีผู้ไม่ได้รับอนุญาตลงนามแทนเจ้าหน้าที่ เอกสารดังกล่าวมีร่องรอยของเอกสารปลอมทั้งหมดและบ่งบอกถึงความไม่ซื่อสัตย์ขององค์กรดังกล่าว
เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าตราประทับครอบคลุมบางส่วนของตำแหน่ง โดยปล่อยให้ลายเซ็นส่วนตัวของเจ้าหน้าที่และการถอดรหัสเปิดให้อ่านได้ กฎที่คล้ายกันนี้มีอยู่เสมอในสหภาพโซเวียตและในปัจจุบันข้อกำหนดดังกล่าวประดิษฐานอยู่ในการกระทำของแผนกที่กำหนดข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่รัฐบาลขั้นตอนบางอย่างสำหรับงานในสำนักงาน

ข้อบกพร่องอีกประการหนึ่งที่มักพบในเอกสารคือตราประทับบนเอกสารที่หนาเกินไปหรือซีดเกินไป รวมถึงงานพิมพ์ที่มีรูปภาพหายไปบางส่วน (โดยปกติจะเป็นเมื่อแรงกดเบา) เราขอแนะนำให้พิมพ์ให้ชัดเจนและอ่านง่าย

* * *

ดังนั้นการประทับตราขององค์กรในเอกสารบุคลากรจึงเป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่เอกสารดังกล่าวทำให้สิทธิและภาระผูกพันร่วมกันของนายจ้างและลูกจ้างเป็นทางการรวมถึงในกรณีที่เอกสารหรือสำเนารับรองข้อเท็จจริงหรือสิทธิของพนักงาน (รวมถึง อดีตพนักงาน). เอกสารภายในของนายจ้างไม่อยู่ภายใต้การปิดผนึก และเนื่องจากตราประทับบ่งบอกถึงความสำคัญของเอกสาร จึงไม่ควรเกิดข้อผิดพลาดในการติดเอกสาร มิฉะนั้นสถานการณ์เชิงลบอาจเกิดขึ้นทั้งสำหรับพนักงานที่ถูกลิดรอนโอกาสในการพิสูจน์สิทธิ์ของเขาโดยการนำเสนอเอกสารและสำหรับนายจ้างที่เสี่ยงต่อการถูกนำไปสู่ความรับผิดในการบริหารเนื่องจากการละเมิดขั้นตอนการดำเนินการบันทึกบุคลากร\

2 ในบางกรณี กฎหมายไม่ได้กล่าวถึงการระบุสถานที่เป็นรายละเอียดการประทับตราบังคับ (ข้อ 4 ของข้อ 3 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางวันที่ 12 มกราคม 1996 ฉบับที่ 7-FZ “ในองค์กรที่ไม่แสวงหากำไร”)

3 คำสั่งของหอการค้ามอสโกเมื่อวันที่ 20 มกราคม 2542 ลำดับที่ 17 "เกี่ยวกับขั้นตอนการอนุมัติแบบร่างตราประทับและแสตมป์" (อันที่จริงเอกสารสูญเสียอำนาจ) ดูเพิ่มเติมที่กฎหมายมอสโกฉบับที่ 44 วันที่ 30 มิถุนายน 2547 "เกี่ยวกับการบัญชีของตราประทับ" (สูญหายไปเนื่องจากการนำกฎหมายมอสโกฉบับที่ 28 วันที่ 22 มิถุนายน 2548 มาใช้)

4 โปรดทราบว่าในสมุดงานของกลุ่มตัวอย่างปี 1974 มีการจัดเตรียมคอลัมน์มากถึงสามคอลัมน์สำหรับการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวในช่อง "นามสกุล" ดังนั้นในหนังสือดังกล่าวนามสกุลใหม่จึงไม่ได้ป้อนที่ด้านบน แต่ที่ด้านล่างในคอลัมน์อิสระ

5 ลายเซ็นของพนักงานอาจหายไปหากเขาขาดงานเมื่อจัดทำสมุดงานในวันที่ถูกเลิกจ้าง (เช่น เนื่องจากการเจ็บป่วย ฯลฯ ) หรือหากตัวเขาเองปฏิเสธที่จะลงนาม (โดยปกติในกรณีของ "ความขัดแย้ง" การเลิกจ้าง "ภายใต้บทความ ")

6 ดู: “ ระบบของรัฐการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ บทบัญญัติพื้นฐาน ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับเอกสารและบริการสนับสนุนเอกสาร" (อนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการคลังหลักของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 27 เมษายน 2531 คำสั่งของคลังเอกสารหลักของสหภาพโซเวียตเมื่อวันที่ 23 พฤษภาคม 2531 ฉบับที่ 33)

7 ดู: คำแนะนำมาตรฐานเกี่ยวกับการจัดการสำนักงานและงานเก็บถาวรใน เจ้าหน้าที่ศุลกากร(กรมศุลกากรภูมิภาค ด่านศุลกากร ด่านศุลกากร) ได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งของกรมศุลกากรแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 18 ตุลาคม 2547 ฉบับที่ 160 คำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานและสถาบันของสำนักงานอัยการแห่งสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งของอัยการสูงสุดแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 28 ธันวาคม 2541 ฉบับที่ 93