สาม. เลขานุการบริษัท
เป็นเวลาหลายปีแล้วที่ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่าอุตสาหกรรมในประเทศจะต้องปรับปรุงผ่านการพัฒนา การกำกับดูแลกิจการ– รวมทั้งโดยการแนะนำตำแหน่งดังกล่าวเป็นเลขานุการบริษัทด้วย ในกฎหมายว่าด้วยบริษัทร่วมหุ้น อาชีพนี้อยู่ในหมวดแรกสุดในบรรดา ตำแหน่งผู้นำ. แต่มันไม่ง่ายขนาดนั้น ดังนั้นวันนี้เราจะมาพูดถึงการก่อตั้งตลอดจนโอกาสของสถาบันเลขานุการบริษัทในรัฐของเรา เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย หากคุณเชื่อว่าผู้เชี่ยวชาญในประเทศของเราตั้งแต่ปี 2549 สถาบันและมหาวิทยาลัยหลายแห่งโดยความร่วมมือกับกองทุนทรัพย์สินแห่งรัฐ (SPF) ได้เริ่มฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญดังกล่าว ในขณะเดียวกัน หลายคนก็เกิดคำถามว่า การฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางสำหรับรัฐวิสาหกิจและเอกชนมีความแตกต่างกันหรือไม่?
ย้อนกลับไปในปี 2549 มีองค์กรเกือบ 500 แห่งในประเทศของเราซึ่งมีส่วนแบ่งของรัฐเกิน 50.0% และรัฐบาลตามคำสั่งของ SPF ได้กำหนดให้ตำแหน่งเลขานุการบริษัทในบริษัทดังกล่าว (ปัจจุบันเหลือ 150 คน) ผู้เชี่ยวชาญคาดว่ากฎระเบียบเกี่ยวกับเลขานุการบริษัทของรัฐจะได้รับการอนุมัติ โดยจะระบุลักษณะสำคัญไว้ เนื่องจากเป็นการเชื่อมโยงหลักในการเข้า (และออก) ข้อมูลเข้าสู่บริษัทร่วมหุ้น ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ดำเนินการ คำสั่งและคำสั่งของรัฐ
แต่สิ่งต่าง ๆ ยังคงอยู่ที่นั่น จุดศูนย์ถ่วงในด้านการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญขององค์กรควรเคลื่อนไปสู่คณะกรรมการของรัฐได้อย่างราบรื่น หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (SSC) ซึ่งติดตามสถานะความสัมพันธ์องค์กรในประเทศโดยตรง หากก่อนหน้านี้คณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ของรัฐพยายามแยกตัวออกจากประเด็นการกำกับดูแลกิจการเนื่องจากพื้นที่นี้เป็นเหมือนเด็กที่ไม่มีพ่อ ในช่วงห้าปีที่ผ่านมาหน่วยงานนี้จึงรับบทบาทของหน่วยงานกำกับดูแลหลักในนั้น ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องพูดคุยอย่างแข็งขันมากขึ้นเกี่ยวกับอาชีพเลขานุการบริษัท การพัฒนาบางอย่าง วิธีการของระบบ. แต่ด้วยเหตุผลบางอย่างเจ้าหน้าที่จึงไม่รีบร้อนที่จะปฏิบัติตามตำแหน่งนี้โดยบังคับ ดังนั้นเราจึงหวังเพียงว่าเมื่อเวลาผ่านไปคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ของรัฐจะตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเกี่ยวกับผู้จัดการองค์กร
หลักๆมีอะไรบ้าง ปัญหาบุคลากรจากเลขานุการบริษัท? จนถึงปัจจุบัน มีบริษัทหลายหมื่นแห่งได้จดทะเบียนการออกหุ้นแล้ว ทุกบริษัทจะต้องมีเลขานุการบริษัทแต่ การลงทะเบียนแบบครบวงจรบนเว็บไซต์ SPF มีมากกว่า 500 รายการ นั่นคืออุปสงค์มีมากกว่าอุปทานดังนั้นคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ของรัฐจึงไม่สามารถกำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับผู้สมัครได้ (จำเป็น อุดมศึกษาหรือมีประสบการณ์การทำงานในฝ่ายบริหารของบริษัทร่วมหุ้นอย่างน้อย 2 ปี) อีกประการหนึ่งคือบริษัทต่างๆ เองจะนำเสนอข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับผู้สมัครตำแหน่งนี้ ตำแหน่งนี้ดำเนินการโดยบริษัทที่มี ทุนต่างประเทศ, “ปรับแต่ง” สำหรับนักลงทุนภายนอก ตัวอย่างเช่น ในคาซัคสถาน บริษัทมหาชนทุกแห่งต้องมีเลขานุการบริษัท กับเราสิ่งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของเธอ แต่ด้วยการเข้าถึง ตลาดต่างประเทศบริษัทในประเทศและเจ้าหน้าที่ของบริษัทเหล่านี้ตกอยู่ภายใต้กฎหมายตะวันตก และเป็นเลขานุการบริษัทที่ต้องประสานงานด้านกฎหมายดังกล่าว ดังนั้น จำนวนของพวกเขาก็จะเพิ่มมากขึ้นเท่านั้น
นั่นคือทั้งหมดสำหรับวันนี้ พรุ่งนี้เราจะพูดถึงหัวข้อนี้อีกครั้ง ตอนนี้ฉันต้องการพูดถึงพวกคุณที่กำลังพยายามหางานในภาคการเงินของประเทศของเรา อย่างที่คุณเข้าใจวันนี้มีตำแหน่งงานว่างไม่มากนัก แต่แน่นอนว่าคุณมีโอกาส ในการดำเนินการนี้ เพียงไปที่พอร์ทัลเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับงานของนักการเงิน finstaff (เว็บไซต์ - finstaff.com.ua) ที่นี่คุณสามารถค้นหางานในธนาคาร บริษัทประกันภัย และแม้แต่ในตลาด Forex ได้อย่างรวดเร็ว ขอให้โชคดี!
1.ความต้องการเลขานุการบริษัท
สำหรับบริษัทร่วมทุนในรัสเซียหลายแห่ง ตำแหน่งเลขานุการบริษัทถือเป็นนวัตกรรม ตำแหน่งนี้ไม่ได้กล่าวถึงทั้งในกฎหมายว่าด้วย JSC หรือในกฎหมายอื่น ๆ หน้าที่และภารกิจของเลขานุการบริษัทได้รับการควบคุมโดยละเอียดโดยหลักจรรยาบรรณเท่านั้น พฤติกรรมองค์กร.
เลขานุการบริษัท – พิเศษ ผู้บริหารบริษัทที่มีหน้าที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ของบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดขั้นตอนที่รับประกันการดำเนินการตามสิทธิและผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นของบริษัท
เลขานุการบริษัทดูแลให้มีการปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับภายในโดยฝ่ายบริหารทั้งหมดของบริษัท เลขานุการบริษัทดูแลให้เกิดความชัดเจนของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานการจัดการต่างๆ ของบริษัทตามกฎบัตรของบริษัทและเอกสารภายในอื่นๆ สิ่งสำคัญอย่างยิ่งในกรณีนี้คือการปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดเตรียมและจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น กิจกรรมของคณะกรรมการ การจัดเก็บ การเปิดเผยและการให้ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทอย่างเหมาะสม เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ส่งผลให้ การละเมิดสิทธิและผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นส่วนใหญ่
การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้สามารถรับประกันได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยสมาชิกถาวรของพนักงานซึ่งมีความจำเป็นเท่านั้น คุณวุฒิวิชาชีพและไม่รวมกิจกรรมนี้เข้ากับการปฏิบัติหน้าที่อื่นในสังคม โดยพื้นฐานแล้วเลขานุการบริษัทคือบุคคลที่อยู่ระหว่างผู้ถือหุ้น ฝ่ายบริหาร และเจ้าหน้าที่ของบริษัท ข้อมูลทั้งหมดจะถูกสื่อสารไปยังผู้ถือหุ้นผ่านเลขานุการบริษัท โดยเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของเจ้าหน้าที่ของบริษัท
เลขานุการบริษัทให้ความช่วยเหลือแก่กรรมการในการปฏิบัติหน้าที่โดยเฉพาะผ่านทางเลขานุการโดยได้รับข้อมูลจาก ผู้บริหาร.
เลขานุการบริษัทจะต้องเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาและรับผิดชอบต่อคณะกรรมการ และต้องไม่เป็นบริษัทในเครือของบริษัทหรือเจ้าหน้าที่ของบริษัท
ขั้นตอนการแต่งตั้งเลขานุการบริษัทและการปฏิบัติหน้าที่ของเลขานุการบริษัทดังกล่าวจะกำหนดไว้ในกฎบัตรของบริษัท เลขาธิการสมาคมได้รับการแต่งตั้งหรือเลือก กฎหมาย JSC ไม่ได้ระบุชัดเจนว่าใครเป็นผู้มีอำนาจแต่งตั้งหรือเลือกเลขานุการบริษัท หลักจรรยาบรรณองค์กรกำหนดให้ความรับผิดชอบนี้อยู่ในคณะกรรมการบริหาร คณะกรรมการจะต้องกำหนดเงื่อนไขและระยะเวลาของสัญญาที่ทำไว้ด้วย เลขานุการบริษัทสัญญาและจำนวนค่าตอบแทน
2. หน้าที่ของเลขานุการบริษัท
หน้าที่ของเลขานุการบริษัทไม่ได้ระบุไว้ในกฎหมาย JSC อำนาจของบริษัทมีรายละเอียดอยู่ในหลักจรรยาบรรณองค์กร
เลขานุการบริษัทเป็นเจ้าหน้าที่ของบริษัทร่วมซึ่งดูแลให้แน่ใจว่าบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบัน กฎบัตร และเอกสารภายในของบริษัท รับประกันการดำเนินการตามสิทธิและผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมายของผู้ถือหุ้น กิจกรรมของบริษัทมีเป้าหมายไม่เพียงแต่ในการปกป้องสิทธิเท่านั้น แต่ยังรับประกันผลประโยชน์ในทรัพย์สินของผู้ถือหุ้นด้วย ซึ่งแสดงออกมาเพื่อประโยชน์ของผู้ถือหุ้นทั้งในด้านการเพิ่มมูลค่าหลักทรัพย์ของบริษัทและการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ
เลขานุการบริษัทต้องมีความรู้ ประสบการณ์ และคุณสมบัติเพียงพอที่จะปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย มีชื่อเสียงอันไร้ที่ติ และได้รับความไว้วางใจจากผู้ถือหุ้น
เลขานุการบริษัทจะต้องมีความเป็นอิสระเพียงพอจากฝ่ายบริหารของบริษัท และมีอำนาจและทรัพยากรที่จำเป็นในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
หน้าที่ของเลขานุการบริษัท:
- ดูแลการจัดเตรียมและจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย กฎบัตร และเอกสารภายในอื่น ๆ ของบริษัท บนพื้นฐานของการตัดสินใจจัดประชุมผู้ถือหุ้น
- ใช้มาตรการที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดเตรียมและจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย กฎบัตร และเอกสารภายในอื่น ๆ ของบริษัทบนพื้นฐานของการตัดสินใจจัดประชุมผู้ถือหุ้น
- กฎหมายกำหนดว่าการประชุมผู้ถือหุ้นสามารถเรียกประชุมสามัญได้โดยการตัดสินใจไม่เพียงแต่จากคณะกรรมการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหน่วยงานอื่นๆ ของบริษัทตลอดจนบุคคลอื่นด้วย การตัดสินใจจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเลขานุการบริษัทไม่ว่าใครจะเป็นผู้ตัดสินใจหากเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายและกฎบัตรของบริษัท
- จัดให้มีการจัดทำรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิเข้าร่วมการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หากรายชื่อรวบรวมโดยนายทะเบียนอิสระ เลขานุการจะต้องมีอำนาจสั่งให้นายทะเบียนรวบรวมรายชื่อดังกล่าวโดยคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรของผู้อำนวยการทั่วไปหรือเอกสารภายในของบริษัท
- ดูแลให้มีการแจ้งเตือนผู้มีสิทธิ์เข้าร่วมการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเกี่ยวกับการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นอย่างเหมาะสม จัดเตรียมและส่ง (มอบ) บัตรลงคะแนนเสียงให้แก่ผู้ถือหุ้น พร้อมทั้งแจ้งให้คณะกรรมการและผู้อำนวยการทั่วไปทราบเกี่ยวกับ การจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น องค์กรการจัดการ, ผู้จัดการ), สมาชิกคณะกรรมการ, สมาชิก คณะกรรมการตรวจสอบ(ผู้สอบบัญชี) และผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัท
- แบบฟอร์มเอกสารที่ต้องนำเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้น จัดให้มีการเข้าถึง รับรอง และจัดเตรียมสำเนาเอกสารที่เกี่ยวข้องตามคำขอของผู้มีสิทธิเข้าร่วมการประชุมผู้ถือหุ้น
- รวบรวมบัตรลงคะแนนเสียงที่บริษัทได้รับและโอนไปยังนายทะเบียนบริษัทโดยทันเวลาซึ่งทำหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจนับ หากตามข้อกำหนดของกฎหมาย หน้าที่ของคณะกรรมการตรวจนับได้รับมอบหมายให้เป็นนายทะเบียนเฉพาะทาง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามขั้นตอนการลงทะเบียนสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมในการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นจัดการบำรุงรักษารายงานการประชุมสามัญและการจัดทำระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับผลการลงคะแนนเสียงในการประชุมสามัญตลอดจนการจัดส่งไปยังความสนใจอย่างทันท่วงที ของบุคคลที่รวมอยู่ในรายชื่อผู้มีสิทธิเข้าร่วมการประชุมสามัญของรายงานผลการลงคะแนนเสียงในที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
- ตอบคำถามจากผู้เข้าร่วมการประชุมสามัญเกี่ยวกับขั้นตอนที่ใช้ในการประชุมดังกล่าว และใช้มาตรการแก้ไขข้อขัดแย้งที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการจัดเตรียมและจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
- บริษัทดูแลให้มีการเตรียมและจัดการประชุมคณะกรรมการให้เป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย กฎบัตร และเอกสารภายในอื่น ๆ ของบริษัท
- แจ้งให้สมาชิกทุกคนทราบถึงการประชุมคณะกรรมการ และหากจำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่ง (ส่งมอบ) บัตรลงคะแนนเสียงให้กับพวกเขา รวบรวมบัตรลงคะแนนที่กรอกเรียบร้อยแล้ว ความคิดเห็นเป็นลายลักษณ์อักษรของสมาชิกของคณะกรรมการที่ไม่อยู่ในที่ประชุม และโอนให้ประธานกรรมการบริษัท
- ในระหว่างการประชุมคณะกรรมการด้วยตนเอง เลขานุการบริษัทจะดูแลให้มีการปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดประชุมคณะกรรมการอย่างเหมาะสม
- ให้ความช่วยเหลือแก่สมาชิกของคณะกรรมการในการได้รับข้อมูลที่ต้องการตามวัตถุประสงค์ตามมาตรฐานที่บริษัทยอมรับ นโยบายข้อมูลเลขานุการแนะนำให้รู้จักกับสำเนาและรายงานการประชุมคณะกรรมการ คำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไป เอกสารอื่น ๆ ของฝ่ายบริหารของบริษัท รายงานการประชุมและข้อสรุปของคณะกรรมการตรวจสอบและผู้สอบบัญชีของบริษัท ตลอดจนตามการตัดสินใจของประธานกรรมการ ของคณะกรรมการพร้อมเอกสารหลัก การบัญชี;
- อธิบายให้สมาชิกคณะกรรมการที่ได้รับการเลือกตั้งใหม่ทราบถึงกฎการปฏิบัติงานของคณะกรรมการและหน่วยงานอื่น ๆ ของบริษัท โครงสร้างองค์กรของบริษัท แจ้งเกี่ยวกับเจ้าหน้าที่ของบริษัท แนะนำเอกสารภายในของบริษัท การตัดสินใจในปัจจุบันของที่ประชุมใหญ่ ของผู้ถือหุ้นและคณะกรรมการจัดให้มีข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานที่เหมาะสมของสมาชิกของคณะกรรมการตามหน้าที่ของตน
- จัดให้มีคำอธิบายแก่สมาชิกของคณะกรรมการเกี่ยวกับข้อกำหนดของกฎหมาย กฎบัตร และเอกสารภายในอื่น ๆ ของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับประเด็นขั้นตอนในการจัดทำและดำเนินการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น การประชุมคณะกรรมการ การเปิดเผยข้อมูล (ข้อกำหนด ) ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท;
- บริษัทรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับขั้นตอนการจัดเก็บและเปิดเผย (ให้) ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายตลอดจนกฎบัตรและเอกสารภายในอื่น ๆ ของบริษัท
- ควบคุมการเปิดเผยข้อมูลที่มีอยู่ในหนังสือชี้ชวนของบริษัทและในรายงานรายไตรมาสโดยบริษัทอย่างทันท่วงที ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่เป็นสาระสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของบริษัท
- กฎหมายกำหนดให้บริษัทจัดเก็บเอกสารบางอย่างและจัดเตรียมให้ตามคำขอของผู้ถือหุ้น เลขานุการบริษัทของบริษัทจะดูแลการจัดเก็บเอกสารดังกล่าว การเข้าถึงเอกสารดังกล่าว ตลอดจนการจัดหาสำเนาเอกสารดังกล่าว สำเนาเอกสารต้องได้รับการรับรองจากเลขานุการบริษัท
- ดูแลให้บริษัทพิจารณาคำขอของผู้ถือหุ้นอย่างเหมาะสมและแก้ไขข้อขัดแย้งที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดสิทธิของผู้ถือหุ้น
- ต้องมีอำนาจเพียงพอที่จะปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้ การแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาที่เลขานุการบริษัทเผชิญอยู่นั้นเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อเขาได้รับอำนาจที่เหมาะสมเท่านั้น ขอแนะนำให้กฎบัตรหรือเอกสารภายในอื่น ๆ ของบริษัทจัดให้มีภาระหน้าที่ของหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ของ บริษัท ในการช่วยเหลือเลขานุการบริษัทของบริษัทในการปฏิบัติหน้าที่ของเขา
- แจ้งให้ประธานกรรมการทราบถึงข้อเท็จจริงที่เป็นอุปสรรคต่อการปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ ซึ่งถือเป็นความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัท
ทำไมบริษัทถึงต้องการเลขานุการบริษัท: วีดีโอ
ที่ได้รับการอนุมัติ:
คณะกรรมการบริษัท JSC (LLC)
สั่งซื้อ __________________
จาก ______________ 200 __ ก.
ลักษณะงานของเลขานุการบริษัท
1. บทบัญญัติทั่วไป
1.1. เลขานุการบริษัทรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
คำแนะนำเพิ่มเติมที่ไม่ขัดแย้งกับคำแนะนำที่ได้รับมอบหมาย
งานที่เลขานุการบริษัทได้รับจากหัวหน้าสายงาน
แผนกต่างๆ ของบริษัท
1.2. การแต่งตั้งและเลิกจ้างเลขานุการบริษัท
จัดทำโดยคณะกรรมการและตัดสินใจอย่างเป็นทางการ
1.3. ภารกิจหลักเลขานุการบริษัทเป็นผู้จัดหา
“ผลตอบรับ” ระหว่างผู้ถือหุ้นและหน่วยงานของบริษัทฯ การปฏิบัติตาม
เจ้าหน้าที่และหน่วยงานของ Society of Procedural Requirements
รับประกันการดำเนินการตามสิทธิและผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น
1.4. ข้อกำหนดด้านการศึกษา เนื่องจากเลขานุการบริษัทเป็น
เป็นผู้ปกป้องสิทธิของผู้ถือหุ้นอย่างแข็งขันเป็นที่พึงปรารถนาที่เขามี
การศึกษาระดับอุดมศึกษาในสาขากฎหมายหรือเศรษฐศาสตร์หรือการเงิน
หรือการจัดการ
1.5. ข้อกำหนดในการ คุณสมบัติทางธุรกิจ. เลขานุการนอกจากจะรู้กฎเกณฑ์แล้ว
และขั้นตอนที่จัดตั้งขึ้นในบริษัทจะต้องมีทักษะที่เป็นเลิศ
การสื่อสารรู้กฎเกณฑ์ มารยาททางธุรกิจเข้าใจความซับซ้อนของธุรกิจ
รู้บทบัญญัติทางกฎหมายขั้นพื้นฐานในด้านการเป็นผู้ประกอบการ
เนื้อหาของการกระทำของบริษัท แสดงให้เห็นความเป็นมืออาชีพ
แนวทางการดำเนินธุรกิจ
1.6. ข้อกำหนดในการ คุณสมบัติส่วนบุคคล. ได้รับการจัดระเบียบและรู้วิธี
ให้ความสำคัญกับเวลาของเขาตลอดจนเวลาของคนที่เขาจะต้องสื่อสารด้วย
มีบุคลิกที่เข้มแข็งและความตั้งใจไม่เสื่อมสลายรักษาไว้
มีความจงรักภักดีต่อกิจการของสังคม มีศีลธรรมอันดี
2. ความรับผิดชอบ
2.1. ให้บริการด้านกฎหมายและ การสนับสนุนด้านการบริหารสภา
กรรมการของบริษัท
2.2. จัดให้มีและเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมสภา
กรรมการ
2.3. ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่สมาชิกของคณะกรรมการ
ทำให้เห็นภาพสถานภาพของบริษัทอย่างแท้จริงและครบถ้วน
ในตัวเขาและภายนอก
2.4. จัดทำร่างเอกสารให้สภาพิจารณา
กรรมการตามบุญแล้วส่งให้ถึงที่หมาย
2.5. การเก็บรักษารายชื่อผู้ถือหุ้น (หรือรวบรวมข้อมูล) ที่จำเป็นสำหรับ
ความสัมพันธ์กับผู้ถือหุ้น การแบ่งส่วนโครงสร้าง, เจ้าหน้าที่
สังคม.
2.6. ดูแลการจัดเตรียมและการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
2.7. การมีส่วนร่วมในการกำหนดวาระการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น
สังคม.
2.8. การกระจายการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการประชุมสามัญอย่างทันท่วงที
ผู้ถือหุ้นของบริษัท
2.9. ดูแลให้มีการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทและการเก็บรักษา
เอกสาร
2.10. ดูแลให้มีการพิจารณาคำอุทธรณ์ของบริษัทอย่างเหมาะสม
ผู้ถือหุ้น
2.11. จัดเก็บรายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นของบริษัทและ
ทำความคุ้นเคยกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งหมดกับพวกเขา
2.12. ติดตามการดำเนินการตามมติของที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นและ
คณะกรรมการบริษัท
2.13. การสื่อสารกับผู้ถือหุ้น วัตถุประสงค์หลักที่ -
รักษาความมั่นใจว่าบริษัททำงานในพวกเขา
ความสนใจ
2.14. ให้ข้อมูลข่าวสารแก่ผู้ถือหุ้นเกี่ยวกับการทำงานอย่างทันท่วงที
ของสังคมและอื่น ๆ ที่เป็นที่สนใจและเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจในสังคม
2.15. การแจกจ่ายสำเนาเอกสารให้กับผู้ถือหุ้น
2.16. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับสายโทรศัพท์
โทรสารที่ติดตั้งในสถานที่ของคณะกรรมการบริษัทฯ
2.17. ให้คำปรึกษาแก่พนักงานของบริษัทเกี่ยวกับ
กฎเกณฑ์และขั้นตอนขององค์กร การไหลของเอกสารที่จัดตั้งขึ้น
สังคม.
2.18. การจัดเก็บที่ปลอดภัยและการใช้ซีลอย่างเหมาะสม
สังคม.
2.19. การรับรองเอกสารที่มาจากการประชุมใหญ่สามัญและ
คณะกรรมการบริษัท
2.20. รับจดหมายจ่าหน้าถึงคณะกรรมการ และ
โอนไปยังบุคคลที่เหมาะสม
2.21. การปฏิบัติตามกฎภายใน กฎระเบียบด้านแรงงานและ
วินัยการผลิต
2.22. การไม่เปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับ
2.23. จัดทำจดหมาย ใบรับรอง และเอกสารการทำงานอื่นๆ
2.24. การทำงานบนอินเทอร์เน็ต: การค้นหา การรับ และการส่ง
เอกสาร
2.25. อัพเดตแบบฟอร์ม เติมฐานข้อมูลโทรศัพท์
2.26. พบปะผู้มาเยือน
3.1. กำหนดให้หน่วยงานและเจ้าหน้าที่ของบริษัทต้องจัดให้มี
ข้อมูลที่จำเป็น
3.2. รับรองและควบคุมการตัดสินใจของที่ประชุมใหญ่และสภา
กรรมการบังคับสำหรับหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ของบริษัท
3.3. กำหนดให้หัวหน้าหน่วยงานของบริษัทขจัดการละเมิด
ในประเด็นที่อยู่ในความสามารถของตน
3.4. ดำเนินการติดต่อกับผู้ถือหุ้นของบริษัทเกี่ยวกับหน้าที่ของบริษัท และ
ตามคำสั่งของประธานกรรมการด้วย
3.5. แจ้งให้ผู้อำนวยการทั่วไปทราบทันทีเกี่ยวกับการสังเกต
หรือเกิดความเบี่ยงเบนในการงานของบริษัทเท่านั้น
3.6. มีส่วนร่วมในการประชุมผู้บริหารของบริษัทมีส่วนสนับสนุน
เพื่อหารือเกี่ยวกับความคิดเห็นและข้อเสนอแนะในการทำงานของคุณ
3.7. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของบริษัทต้องสร้างสภาวะปกติให้กับ
ปฏิบัติหน้าที่และดูแลความปลอดภัยของทรัพย์สินของบริษัท
ในการใช้งาน
4. ความรับผิดชอบ
4.1. รับผิดชอบต่อการประชุมใหญ่และสภา
กรรมการของบริษัทที่ไม่ปฏิบัติตาม มีคุณภาพต่ำ หรือไม่ทันเวลา
การปฏิบัติหน้าที่ของตนให้สำเร็จ
4.2. รับผิดชอบต่อผู้ถือหุ้นของบริษัทในการจัดหา
ข้อมูลที่พวกเขาต้องการตลอดจนการส่งสำเนาที่ต้องการ
เอกสาร
อาราโบวา นาตาเลีย, กราเชวา มาเรียผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินอาวุโสของสาขามอสโกของบริษัทที่ปรึกษา ECOMYS Nederland
- การสร้างสถาบันเลขานุการบริษัทที่มีประสิทธิภาพ บริษัท รัสเซีย- ปัญหาสำคัญที่ได้รับการหารือกันอย่างจริงจังโดยตัวแทนของบริษัทร่วมหุ้น ชุมชนวิชาชีพ และหน่วยงานกำกับดูแลของรัฐบาล1 เราเชื่อว่าผู้มีส่วนได้เสียทุกคนควรทำความคุ้นเคยกับประสบการณ์เชิงบวกที่ประเทศอื่นๆ สะสมในด้านนี้ บทความนี้กล่าวถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของเลขานุการบริษัทในบริษัทต่างประเทศ (บทบาท สถานะ ความรับผิดชอบ ข้อกำหนดสำหรับพวกเขา การจัดตั้งสมาคมวิชาชีพ) รวมถึงการพัฒนาสถาบันนี้โดยใช้ตัวอย่างของหลักบรรษัทภิบาลของอังกฤษ .
เลขานุการบริษัทในบริษัทต่างประเทศ
โครงการ Natalya Arabova IFC "สนับสนุนการพัฒนาธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในประเทศจีน" ผู้เชี่ยวชาญด้านการกำกับดูแลกิจการ
บทบาทและสถานะ
ล่าสุดเลขานุการบริษัทกลายเป็นบุคคลสำคัญใน โครงสร้างองค์กรบริษัททั่วโลก การแข่งขันในการดึงดูดการลงทุนจากต่างประเทศกระตุ้นให้หน่วยงานกำกับดูแลในอินเดีย มาเลเซีย ไทย ฟิลิปปินส์ และประเทศตลาดเกิดใหม่อื่นๆ ดำเนินการความพยายามที่สำคัญในการปรับปรุงระบบการกำกับดูแลกิจการ และแนะนำตำแหน่งเลขานุการบริษัทในบริษัทมหาชน2
เลขานุการบริษัทคือพนักงานที่รักษาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอระหว่างเจ้าของบริษัทร่วมทุน ผู้จัดการระดับสูง และคณะกรรมการบริหาร ด้วยการพัฒนาปฏิสัมพันธ์ภายในสิ่งที่เรียกว่าสามเหลี่ยมองค์กร เขาทำหน้าที่เป็นผู้ค้ำประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเจ้าหน้าที่และฝ่ายบริหารของ บริษัท ตามข้อกำหนดขั้นตอนเหล่านั้นที่รับรองว่ามีการดำเนินการ สิทธิทางกฎหมายและผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น การไม่มีปฏิสัมพันธ์ดังกล่าวมักนำไปสู่ความจริงที่ว่าบริษัทร่วมหุ้นถูกดึงเข้าสู่ความขัดแย้งขององค์กรและต้องเผชิญกับความจำเป็นในการจ่ายค่าปรับ และผู้จัดการของ บริษัท จะต้องรับผิดทางการบริหารและทางอาญา เป็นผลให้ราคาหุ้นลดลง ชื่อเสียงเสื่อมโทรม และแม้กระทั่งบริษัทล้มละลายก็เป็นไปได้
เลขานุการบริษัทของบริษัทต่างประเทศไม่ได้เป็นสถาบันที่คงที่ แต่เป็นสถาบันที่มีพลวัตสูง ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา หน้าที่ของมันมีความซับซ้อนมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ปัจจุบัน องค์กรต้องจัดการกับอิทธิพลที่เพิ่มขึ้นของนักลงทุนสถาบัน ความต้องการภาคประชาสังคมที่เพิ่มขึ้นในระดับ ความรับผิดชอบต่อสังคมการเพิ่มแรงกดดันต่อคณะกรรมการและผู้บริหารระดับสูงจากผู้ถือหุ้นและพนักงานขององค์กร และการออกกฎหมายที่เข้มงวดมากขึ้น เป็นผลให้บทบาทของเลขานุการบริษัทเปลี่ยนไปอย่างเห็นได้ชัด: เขาได้พัฒนาจากเจ้าหน้าที่รายย่อยมาเป็นหนึ่งในบุคคลสำคัญในบริษัทร่วมทุนสมัยใหม่
ในทางปฏิบัติระหว่างประเทศ มีตัวแทนจากสถาบันสองแห่งที่คล้ายคลึงกัน ได้แก่ เลขานุการบริษัท (ในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา) และเลขานุการบริษัท (ในสหราชอาณาจักร ออสเตรเลีย สิงคโปร์ ฮ่องกง ไทย)3 แน่นอนว่านี่เป็นเพราะลักษณะเฉพาะของประเพณีทางธุรกิจและรูปแบบการกำกับดูแลกิจการที่ได้พัฒนามา ประเทศต่างๆ. ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเลขานุการบริษัทและเลขานุการบริษัทคือหน้าที่และพื้นที่รับผิดชอบของฝ่ายแรกค่อนข้างกว้างกว่าฝ่ายหลังเล็กน้อย การวิเคราะห์สถานะของเลขานุการบริษัทภายใต้กรอบของระบบการกำกับดูแลกิจการถูกนำเสนอครั้งแรกในปี 1992 ในรายงานโดย Adrian Cadbury ผู้เชี่ยวชาญชาวอังกฤษผู้มีอำนาจหลังจากนั้น หัวข้อนี้กลายเป็นเรื่องที่ต้องศึกษาอย่างรอบคอบ ในบางประเทศ การปรากฏตัวของเจ้าหน้าที่ดังกล่าวในบริษัทมหาชนนั้นถูกกำหนดโดยกฎหมาย: ในสหราชอาณาจักร - พระราชบัญญัติบริษัท4 ในออสเตรเลีย - พระราชบัญญัติบริษัท5 นอกจากนี้ บทความนี้จะกล่าวถึงเฉพาะหน้าที่ของเลขานุการบริษัทและเลขานุการบริษัทที่ดำเนินการโดยตนภายใต้กรอบของระบบการกำกับดูแลกิจการ ดังนั้นจึงไม่มีความแตกต่างขั้นพื้นฐานระหว่างตำแหน่งเหล่านี้
เลขานุการบริษัทในบริษัทต่างประเทศมีตำแหน่งค่อนข้างสูง เขาถือเป็นเจ้าหน้าที่องค์กรอาวุโสที่เล่น บทบาทสำคัญในการบริหารงานด้านที่สำคัญที่สุดของการกำกับดูแลกิจการ
- เป็นเลขานุการที่มีหน้าที่แจ้งกรรมการเกี่ยวกับการประชุมคณะกรรมการและคณะกรรมการชุดย่อยที่กำลังจะมีขึ้น ช่วยกำหนดวาระการประชุมและดูแลให้มีโครงสร้างที่สมเหตุสมผลและไม่บรรทุกมากเกินไป เข้าร่วมประชุมได้เองและจัดเก็บรายงานการประชุม นอกจากนี้เขายังทำหน้าที่เป็นผู้ค้ำประกันการให้ข้อมูลที่เป็นระบบแก่สมาชิกคณะกรรมการบริษัททุกคนในปริมาณที่ต้องการอย่างทันท่วงที
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน บริษัท ร่วมหุ้นหลายแห่งจึงสร้างแผนกพิเศษซึ่งรวมถึงพนักงานหลายคน จากการศึกษาที่จัดทำโดย American Society of Corporate Secretaries6 พบว่าขนาดขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและอุตสาหกรรมที่บริษัทดำเนินธุรกิจอยู่ ในบริษัทขนาดเล็ก (ที่มียอดขายน้อยกว่า 0.5 พันล้านดอลลาร์) และขนาดกลาง (มียอดขายตั้งแต่ 0.5 ถึง 5 พันล้านดอลลาร์) แผนกดังกล่าวมักประกอบด้วยสามคน ได้แก่ เลขานุการบริษัท ผู้ช่วย และทนายความ ; ในองค์กรขนาดใหญ่ (ที่มียอดขายมากกว่า 5 พันล้านดอลลาร์) องค์ประกอบเชิงปริมาณจะเพิ่มขึ้นเป็นเจ็ดคน7
ตามมาตรฐานการกำกับดูแลกิจการที่ดี เลขานุการต้องรับผิดชอบต่อคณะกรรมการธนาคาร อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ สถานการณ์มักจะแตกต่างออกไป ในบริษัทอเมริกันหลายแห่ง เลขานุการบริษัทจะรายงานตรงต่อผู้บริหารระดับสูงด้วยเช่นกัน ถึงซีอีโอหรือหัวหน้าที่ปรึกษาของ ปัญหาทางกฎหมาย(ที่ปรึกษาทั่วไป) หรือผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน จากผลการศึกษาที่กล่าวมาข้างต้น คำตอบของคำถามที่ว่า “เลขานุการบริษัทจะรายงานถึงใคร หากไม่ใช่หัวหน้าที่ปรึกษากฎหมายด้วย” ถูกแจกจ่ายดังนี้: 47% - สำหรับผู้อำนวยการทั่วไป, 32% - สำหรับหัวหน้าที่ปรึกษากฎหมาย, 2% - สำหรับบุคคลทั้งสองข้างต้น, 9% - สำหรับผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน8
สถานการณ์นี้ค่อนข้างเป็นธรรมชาติ เนื่องจากกฎหมายของสหรัฐอเมริกาอนุญาตให้มีการรวมหน้าที่การจัดการสองอย่างเข้าด้วยกัน และในบริษัทมหาชนขนาดใหญ่ในสหรัฐฯ นั้น CEO มักจะดำรงตำแหน่งประธานคณะกรรมการบริหาร อย่างไรก็ตาม เราเชื่อว่าจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการสร้างความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัท ไม่ใช่ต่อผู้จัดการระดับสูงคนใดคนหนึ่ง แต่ต่อคณะกรรมการ บริษัท ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่ผู้ถือหุ้นติดตามและ ผู้จัดการอาวุโส.
ในบริษัทต่างๆ ในหลายประเทศ หน้าที่ของเลขานุการบริษัทมักจะดำเนินการโดยบุคคลที่มีหน้าที่อื่นไปพร้อมๆ กัน ดังนั้นในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา ตำแหน่งนี้มักจะเต็มไปด้วยทนายความซึ่งเป็นหัวหน้าที่ปรึกษากฎหมายด้วย ไม่ต้องสงสัยเลยว่าความรู้และประสบการณ์ด้านกฎหมายสามารถช่วยเลขานุการบริษัทได้อย่างมาก ซึ่งจำเป็นต้องให้คำแนะนำแก่ผู้จัดการและกรรมการเกี่ยวกับประเด็นการกำกับดูแลกิจการต่างๆ (รวมถึงกฎหมาย) อย่างไรก็ตามการรวมกันของตำแหน่งดังกล่าวอาจนำไปสู่ความขัดแย้งทางผลประโยชน์เนื่องจากที่ปรึกษาและเลขานุการพบว่าตัวเองตกอยู่ในสถานการณ์ที่น่าสงสัยมาก ในฐานะที่ปรึกษาตามหลักจรรยาบรรณของทนายความ เขาไม่มีสิทธิ์เปิดเผยข้อมูลที่ได้รับจากบริษัทลูกค้า (สิทธิพิเศษของทนายความ-ลูกค้า) ในเวลาเดียวกันในฐานะเลขานุการบริษัทที่ดูแลผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นเขามีหน้าที่ต้องแจ้งให้พวกเขาทราบ (เช่นเดียวกับคณะกรรมการ) เกี่ยวกับการละเมิดที่ระบุ ความผิดกฎหมายหรือความสงสัยในการกระทำบางอย่างขององค์กร ฯลฯ ดังนั้นคำถาม ระดับความไว้วางใจที่มีต่อที่ปรึกษา-เลขานุการในส่วนของผู้ถือหุ้นนั้นยังคงเปิดอยู่
ในแคนาดาที่ไหน ส่วนใหญ่บริษัทต่างๆ ถูกควบคุมโดยตระกูลที่มีชื่อเสียงและร่ำรวย สถานการณ์เริ่มซับซ้อนมากขึ้น ที่ปรึกษาที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องผลประโยชน์ของกลุ่มครอบครัวจะต้องปกป้องสิทธิ์ของผู้ถือหุ้นที่เหลือไปพร้อม ๆ กัน ดูเหมือนว่าด้วยการผสมผสานอำนาจดังกล่าว ทั้งที่ปรึกษา-เลขาธิการเองและผู้ถือหุ้นส่วนน้อยจึงไม่ได้รับการปกป้องจากเผด็จการของเจ้าของหลักไม่เพียงพอ9
ในสหราชอาณาจักร เลขานุการบริษัทเป็นบุคคลที่เป็นอิสระและพึ่งพาตนเองได้ โดยส่วนใหญ่อยู่ในบริษัทขนาดใหญ่ บริษัทอื่นๆ ส่วนใหญ่ฝึกการรวมตำแหน่ง: เลขานุการบริษัทจะกลายเป็น ผู้อำนวยการฝ่ายการเงินหรือ หัวหน้าแผนกบัญชี. สถานการณ์นี้อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ได้เช่นกัน เลขานุการบริษัทที่คอยดูแลสิทธิตามกฎหมายของผู้ถือหุ้นและดูแลให้กระบวนการภายในขององค์กรเป็นไปตามกฎหมายและหลักปฏิบัติในการกำกับดูแลกิจการไม่ควรดำรงตำแหน่งดังกล่าว เป็นที่ทราบกันดีว่าผลประโยชน์ของผู้จัดการและผู้ถือหุ้นไม่ได้เกิดขึ้นพร้อมกันเสมอไป นอกจากนี้หน้าที่อื่นของเลขานุการบริษัทไม่อนุญาตให้เขาอุทิศ เวลาที่ต้องการปฏิบัติหน้าที่โดยตรงของตนให้สำเร็จ
ความรับผิดชอบ
แนวปฏิบัติสากลแสดงให้เห็นว่าหน้าที่เฉพาะที่ดำเนินการโดยเลขานุการบริษัทนั้นถูกกำหนดโดยคุณลักษณะของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง (ขนาด อุตสาหกรรม และ โครงสร้างระดับภูมิภาคธุรกิจที่พัฒนา ฯลฯ) และเขตอำนาจศาลที่ดำเนินการอยู่ เราจะเน้นย้ำถึงหน้าที่ที่สำคัญที่สุดและเหมือนกันที่สุดของเลขานุการบริษัทสำหรับบริษัทร่วมทุนทั้งหมด 10:
- การจัดเตรียมและสนับสนุนการประชุมคณะกรรมการและคณะกรรมการชุดย่อยของคณะกรรมการ
- การเตรียมการและการสนับสนุน การประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น
- ดูแลรักษารายงานการประชุมขององค์กร สร้างความมั่นใจในความปลอดภัยและเข้าถึงได้ในกรณีที่กฎหมายและข้อบังคับภายในของบริษัทกำหนดไว้
- ให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำอย่างมืออาชีพแก่สมาชิกคณะกรรมการ ผู้จัดการ และผู้ถือหุ้น
- การมีปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานกำกับดูแล ผู้ตรวจสอบบัญชี เจ้าหนี้ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ
- ดูแลให้บริษัทปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ ในการปรึกษาปัญหาทางกฎหมาย เลขานุการจะต้องดึงความสนใจของสมาชิกของคณะกรรมการให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในบริษัทร่วมหุ้นและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง ด้วยเหตุนี้ เขาจึงจำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับกิจกรรมภายในองค์กรทั้งหมดและการเปลี่ยนแปลงกฎหมายที่อาจส่งผลกระทบต่อกิจกรรมของบริษัท เป็นเลขานุการที่ดูแลให้เอกสารทั้งหมดที่จัดทำขึ้นในคณะกรรมการเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมาย
เลขานุการทำหน้าที่บริหารช่วยให้กรรมการใหม่เข้าใจถึงลักษณะเฉพาะของธุรกิจของบริษัทและขั้นตอนการปฏิบัติงานของคณะกรรมการและยังระบุความจำเป็นในการฝึกอบรมทั้งรายบุคคลและกลุ่ม เขามักจะมีส่วนร่วมในการคัดเลือกบุคคลเข้าเป็นกรรมการบริษัท และให้คำแนะนำในการสร้างระบบค่าตอบแทนกรรมการ สุดท้ายนี้ เลขานุการบริษัทมีสิทธิเสนอแนะการจัดตั้งคณะกรรมการชุดย่อย องค์ประกอบ และหลักการดำเนินงานได้ สิทธิ หน้าที่ และค่าตอบแทนของเลขานุการบริษัทจะกำหนดไว้ในสัญญา
ความต้องการ
ข้อกำหนดสำหรับผู้สมัครตำแหน่งเลขานุการบริษัทสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท ได้แก่ การศึกษา ประสบการณ์ สมาชิกในองค์กรวิชาชีพ ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
เอกสารของ American Society of Corporate Secretaries ระบุว่าเลขานุการบริษัทจะต้องมีความรู้พื้นฐานในด้านกฎหมายบริษัทและตลาดหุ้น มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของบริษัทของเขา สามารถวิเคราะห์สถานะของกิจการในกิจการร่วมค้าได้ -บริษัทหุ้นและสถานการณ์ตลาด จัดทำสถานการณ์สำหรับการพัฒนาที่เป็นไปได้เพื่อแจ้งให้ผู้จัดการทราบทันเวลาเกี่ยวกับผลที่ตามมาของการกระทำบางอย่างขององค์กร
ในประเทศออสเตรเลีย เลขานุการบริษัทถือว่าเพียงพอแล้วที่จะสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขากฎหมาย เศรษฐศาสตร์ การบัญชี หรือธุรกิจ และมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อยห้าปี ในฟิลิปปินส์ไม่มีข้อกำหนดด้านการศึกษาอย่างเป็นทางการ แต่ในทางปฏิบัติ เลขานุการบริษัทส่วนใหญ่เป็นทนายความ นักบัญชี หรือผู้สำเร็จการศึกษาจากโรงเรียนธุรกิจ
ในบางประเทศ เช่น อินเดียและสิงคโปร์ เพื่อที่จะรับตำแหน่งดังกล่าว คุณจะต้องเข้าร่วมกลุ่มวิชาชีพเลขานุการบริษัท/เลขานุการบริษัท ผ่านการสอบที่จำเป็น และมีใบอนุญาต ภายใต้มาตรา 286 แห่งพระราชบัญญัติบริษัทแห่งสหราชอาณาจักร เลขานุการบริษัท บริษัท สาธารณะจะต้องเป็นสมาชิกของสมาคมวิชาชีพแห่งใดแห่งหนึ่ง - สถาบันนักบัญชีชาร์เตอร์ด, สถาบันเลขานุการและผู้ดูแลระบบชาร์เตอร์ด และอื่นๆ ข้อกำหนดนี้ในระดับหนึ่งรับประกันระดับความสามารถที่จำเป็นสำหรับผู้สมัคร ในประเทศอื่นๆ (สหรัฐอเมริกา แคนาดา ออสเตรเลีย) การเป็นสมาชิกในสมาคมวิชาชีพจะเพิ่มโอกาสของผู้สมัคร แต่ไม่มีอิทธิพลชี้ขาดต่อการตัดสินใจจ้างเขา
ข้อกำหนดสำหรับคุณสมบัติส่วนบุคคลของเลขานุการบริษัทนั้นพิจารณาจากลักษณะงานของเขาและจะเหมือนกันทุกที่ American Society of Corporate Secretaries ได้เสนอรายการคุณสมบัติดังต่อไปนี้:
- ทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยมและความสามารถในการเป็นตัวแทนของ บริษัท อย่างเหมาะสมในความสัมพันธ์กับโลกภายนอก
- ความยืดหยุ่นและความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานของคุณ
- มีอารมณ์ขันและความอดทนในสถานการณ์ที่ยากลำบากและตึงเครียด
แน่นอนว่าระดับข้อกำหนดสำหรับความรู้ทางวิชาชีพ ประสบการณ์ และลักษณะเฉพาะของเลขานุการบริษัทนั้นแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของ บริษัท - ขนาด, ภาคธุรกิจ, ความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรและระดับภูมิภาค
สมาคมวิชาชีพ
สมาคมวิชาชีพที่ไม่แสวงหาผลกำไรของเลขานุการบริษัท/เลขานุการบริษัทมีอยู่ในหลายประเทศ ในปี พ.ศ. 2434 สถาบันเลขานุการและผู้ดูแลระบบชาร์เตอร์ด (www.icsa.org.uk) ก่อตั้งขึ้นในลอนดอน ปัจจุบัน แผนกต่างๆ ดำเนินกิจการในออสเตรเลีย (www.csaust.com), แคนาดา (www.icsacanada.org), นิวซีแลนด์ (www.csnz.org), แอฟริกาใต้ (www.icsa.co.za/sa), ฮ่องกง ( www. hkics.org.hk), ซิมบับเว (www.icsaz.co.zw), มาเลเซีย (www.maicsa.org)11, สิงคโปร์ (www.saicsa.com) American Society of Corporate Secretaries (www.ascs.org) ก่อตั้งขึ้นในปี 1946, Indian Institute of Company Secretaries ในปี 1980 และ Canadian Society of Corporate Secretaries (www.cscs.org) ในปี 1995
เป้าหมายหลักของสมาคมเหล่านี้คือการช่วยเหลือเลขานุการในการได้รับความรู้และทักษะที่จำเป็น การดำเนินการที่มีประสิทธิภาพหน้าที่, พัฒนาระดับวิชาชีพ, ให้คำปรึกษาในประเด็นต่างๆ (รวมถึงในกรณีที่เลขานุการบริษัทมีปัญหาในการโน้มน้าวผู้จัดการบริษัทให้ปฏิบัติตามหนังสือกฎหมาย) สำหรับสิ่งนี้ องค์กรวิชาชีพเผยแพร่จดหมายข่าว ดำเนินการวิจัย การฝึกอบรม สัมมนา และการประชุมอย่างสม่ำเสมอ บางคนเสนอให้เลขานุการบริษัทในอนาคตได้รับการฝึกอบรมเต็มรูปแบบพร้อมการออกใบอนุญาตที่อนุญาตให้พวกเขาทำงานในตำแหน่งนี้ได้ (ในสหราชอาณาจักร อินเดีย สิงคโปร์)
เลขานุการบริษัทตามหลักบรรษัทภิบาลของสหราชอาณาจักร
โครงการ Maria Gracheva IFC "การกำกับดูแลกิจการในรัสเซีย" บรรณาธิการบริหารของการทบทวนรายไตรมาส (www2.ifc.org/rcgp/bulletin.html), Ph.D. เศรษฐกิจ วิทยาศาสตร์
หลักปฏิบัติด้านการกำกับดูแลกิจการของสหราชอาณาจักรฉบับแรก (Cadbury Code) ซึ่งเผยแพร่ในเดือนธันวาคม พ.ศ. 2535 และมีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2536 เป็นส่วนเสริมของกฎเกณฑ์การจดทะเบียนในลอนดอน ตลาดหลักทรัพย์ประกอบด้วยบทบัญญัติ 19 บทซึ่งพอดีกับสองหน้า โดยได้จัดให้มีข้อกำหนดแยกต่างหากสำหรับเลขานุการบริษัท โดยอธิบายถึงบทบาทและสถานะหลักของเจ้าหน้าที่นี้ว่า “สมาชิกคณะกรรมการทุกคนจะสามารถเข้าถึงคำแนะนำและบริการของเลขานุการบริษัท ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบต่อคณะกรรมการสำหรับ ให้เป็นไปตามขั้นตอนของคณะกรรมการและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง” การกระทำ การตัดสินใจถอดถอนเลขานุการบริษัทจะต้องกระทำโดยคณะกรรมการ”12.
Unified Code13 ได้รวมบทบัญญัติ 48 บทที่เปิดเผยเนื้อหาของหลักการกำกับดูแลกิจการที่มีประสิทธิผล 17 ประการ และข้อความในเอกสารนี้ซึ่งมีภาคผนวก 2 ภาคมี 13 หน้า อย่างไรก็ตาม การขยายจรรยาบรรณไม่ได้ส่งผลกระทบต่อระดับความสนใจของผู้เขียนต่อตำแหน่งเลขานุการบริษัทแต่อย่างใด ถ้อยคำในข้อกำหนดเกี่ยวกับเขายังคงเหมือนเดิม และไม่มีการแนะนำข้อกำหนดใหม่เกี่ยวกับบุคคลนี้14
หลักบรรษัทภิบาลใน ฉบับใหม่ซึ่งมีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 พฤศจิกายน พ.ศ. 2546 ประกอบด้วยหลักการ 43 ประการ (หลัก 17 ข้อและสาขาย่อย 26 ข้อ) บทบัญญัติ 48 ข้อ ภาคผนวก 3 ข้อ และเอกสารอธิบาย 3 ข้อ (ส่วนหลังรวมถึง Turnbull Guide เพื่อสร้างระบบ การควบคุมภายใน, Smith Guide to Audit Committees และ Higgs Guide to Effective Corporate Governance) ความยาวของหลักปฏิบัติที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ (ปัจจุบันคือ 80 หน้า) ทำให้สามารถให้ความสนใจอย่างจริงจังกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับงานของเลขานุการบริษัทได้
ประการแรก บทบัญญัติของประมวลกฎหมาย Cadbury ได้รับการเสริมด้วยถ้อยคำต่อไปนี้: การตัดสินใจแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ตลอดจนการตัดสินใจถอดถอน จะต้องกระทำโดยคณะกรรมการบริหาร15 ประการที่สอง หลักจรรยาบรรณปี 2003 ได้แนะนำหลักการย่อยสองประการที่เกี่ยวข้องกับเลขานุการบริษัท
- ความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัท ได้แก่ การดูแลให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในคณะกรรมการและคณะกรรมการชุดย่อย และระหว่างผู้บริหารระดับสูงและกรรมการที่ไม่เป็นผู้บริหาร ตลอดจนอำนวยความสะดวกในการปฐมนิเทศและโครงการพัฒนาวิชาชีพสำหรับสมาชิกคณะกรรมการ
- เลขานุการบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบต่อประธานกรรมการบริษัท (และต่อคณะกรรมการทั้งคณะ) ในการให้ข้อมูลและคำแนะนำในเรื่องต่างๆ เกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการ16
- 1. แนวปฏิบัติสำหรับประธานกรรมการบริษัทยืนยันถึงหน้าที่ของเลขานุการบริษัทในการช่วยประธานกรรมการบริษัทในการจัดโปรแกรมพิเศษสำหรับสมาชิกของคณะกรรมการ (การปฐมนิเทศและการพัฒนาวิชาชีพ)18 2. บี คำอธิบายสั้น ๆหน้าที่หลักของคณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทนนั้นจะได้รับรายชื่อขั้นต่ำของบุคคลที่คณะกรรมการชุดนี้สามารถกำหนดค่าตอบแทนได้เท่านั้น: ประธานกรรมการ, กรรมการบริหาร, เลขานุการบริษัท โดยเน้นย้ำว่าการรวมเลขานุการบริษัทไว้ในรายชื่อเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรับรองความเป็นอิสระของเจ้าหน้าที่คนนี้19 3. ประกาศตัวอย่างการแต่งตั้งกรรมการที่ไม่เป็นผู้บริหารระบุว่าส่วนหลังจะต้อง:
- แจ้งให้ประธานกรรมการและเลขานุการบริษัททราบทุกกรณีที่อาจเกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
- ได้รับอนุญาตล่วงหน้าจากประธานคณะกรรมการหรือเลขานุการบริษัทสำหรับแถลงการณ์สาธารณะใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่อาจส่งผลกระทบต่อราคาสินค้าโภคภัณฑ์หรือตลาดการเงิน20
- ประธานกรรมการใช้ความช่วยเหลือจากเลขานุการบริษัทอย่างถูกต้องและเกิดประโยชน์สูงสุดหรือไม่?
- ปฏิสัมพันธ์ระหว่างกรรมการที่ไม่เป็นผู้บริหารและเลขานุการบริษัทมีประสิทธิผลและประสบความสำเร็จเพียงใด21
- ช่วยประธานกรรมการในการกำหนดเนื้อหาและขอบเขตข้อมูลให้กับกรรมการที่ไม่เป็นผู้บริหาร
- ทำหน้าที่เป็นเลขานุการคณะกรรมการชุดย่อยทุกคณะของคณะกรรมการบริษัท
- ส่งเสริมการสื่อสารระหว่าง ผู้ถือหุ้นรายใหญ่และกรรมการที่ไม่เป็นผู้บริหาร
- ไม่รวมการใช้ข้อมูลที่ได้รับระหว่างการทำงานในฐานะเจ้าหน้าที่คนอื่น (เช่น สร้างกำแพงจีนเมื่อรวมฟังก์ชันต่างๆ ซึ่งเกิดขึ้นในบริษัทขนาดเล็กหลายแห่ง)22
