วิธีการลงทะเบียนกระบวนการทางธุรกิจในบริษัท กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร? การพัฒนา การสร้างแบบจำลอง การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

คำแนะนำ

ประการแรกคือการกำหนดชื่อของกระบวนการที่อธิบายไว้อย่างถูกต้อง ซึ่งควรจะเข้าใจได้และสะท้อนถึงสาระสำคัญทั่วไปของลำดับการกระทำที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะ “ส่งใบสมัครเพื่อการผลิตและติดตามการดำเนินการ” การตั้งชื่อกระบวนการ “การควบคุมผลิตภัณฑ์” ก็เพียงพอแล้ว สิ่งที่สองคือการแบ่งกระบวนการที่อธิบายไว้ทั้งหมดออกเป็นงานเล็กๆ (“อะตอมมิก”) อย่างถูกต้อง หรือ ประมวลผลย่อยและกำหนดลำดับการดำเนินการ ด้วยพาร์ติชันดังกล่าว กระบวนการที่อธิบายไว้จะเป็นกระบวนการ ระดับบนสุด- ระดับรายละเอียดของกระบวนการระดับบนสุดอาจแตกต่างกันไป แต่ควรเพียงพอที่จะเข้าใจโดยผู้ชมที่จะใช้คำอธิบายของคุณ

มีหลายวิธีในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ สิ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือกราฟิกโดยใช้ไดอะแกรมที่สร้างขึ้นในรูปแบบต่างๆ (สัญกรณ์คือชุดของสัญลักษณ์เพื่อแสดงถึงบางสิ่งบางอย่าง)
ประเภทสัญลักษณ์ที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ได้แก่ IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) เป็นต้น
ตัวอย่างเช่น ลองดูแผนภาพที่สร้างใน BPMN (Business Process Modeling Notation) โดยใช้เครื่องมือ PowerDesigner CASE (รูปที่ 1) องค์ประกอบหลักในแผนภาพคือ:
1. “ กระบวนการ” (ฟังก์ชั่น) - สี่เหลี่ยมผืนผ้าโค้งมนที่มุม
2. “ การเปลี่ยนแปลง” - ลูกศรเชื่อมต่อกระบวนการ
3. “การตัดสินใจ” - เพชรที่มีคำถามที่สามารถตอบได้ว่า "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" เท่านั้น
4. เงื่อนไข - นิพจน์ข้อความที่ดำเนินการเปลี่ยนจากฟังก์ชันหนึ่งไปยังอีกฟังก์ชันหนึ่ง เงื่อนไขจะอยู่ในวงเล็บเหลี่ยมเสมอ บางครั้งการแบ่งไดอะแกรมของคุณออกเป็น "แทร็ก" - ส่วนแนวตั้งหรือแนวนอนที่แสดงถึงหน่วยธุรกิจหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่เฉพาะก็มีประโยชน์ ในกรณีนี้ ไอคอนสำหรับฟังก์ชันนี้ควรอยู่ในส่วนนี้ นอกเหนือจากองค์ประกอบที่ระบุไว้แล้ว แผนภาพยังอาจมีรายการข้อมูลที่อินพุตหรือเอาต์พุตสำหรับกระบวนการ ตลอดจนลิงก์ไปยังกฎหรือข้อบังคับตามฟังก์ชันเฉพาะที่ดำเนินการ ตัวอย่างของคำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ “การควบคุมการผลิตผลิตภัณฑ์” แสดงในรูปที่ 1 จะเห็นได้ง่ายว่าแผนภาพนี้คล้ายกับผังงานของอัลกอริทึมในการแก้ปัญหามาก

คำอธิบายแบบกราฟิกของกระบวนการยังสามารถเสริมด้วยคำอธิบายข้อความของฟังก์ชัน-กระบวนการย่อยในรูปแบบของตารางที่มีคอลัมน์ต่อไปนี้: ชื่อกระบวนการ, แผนก (เจ้าของกระบวนการ), คำอธิบายกระบวนการ, ผลการดำเนินการของกระบวนการ ตัวอย่างของคำอธิบายดังกล่าวแสดงในรูปที่ 2 หากคาดว่าจะปรับกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์อื่นลงในตารางที่อธิบายปัญหาหรือข้อบกพร่องของกระบวนการที่กำลังดำเนินการ ในขณะนี้ฟังก์ชั่น-กระบวนการย่อย

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์

ปฏิบัติตามกฎของสัญกรณ์กราฟิกที่เลือกไว้เสมอเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

แหล่งที่มา:

• เอ็ม. ไรบาคอฟ. การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ
• วิธีสร้างกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการในฐานะปรากฏการณ์คือการเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพที่เกิดขึ้นกับวัตถุสังเกตในช่วงเวลาหนึ่ง ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มคำอธิบาย คุณต้องระบุวัตถุและระยะเวลาในการสังเกตด้วยซ้ำ

คำแนะนำ

ขั้นแรก คุณต้องอธิบายสาระสำคัญของกระบวนการ หรืออีกนัยหนึ่งคือ การเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพที่คุณสังเกตเห็น ตัวอย่างเช่น เกิดไฟไหม้ ถูกไฟไหม้ ดับ (สาระสำคัญของเหตุการณ์คือกระบวนการเผาไหม้) การเปลี่ยนแปลงสามารถมองเห็นได้จากภายนอก (การแข่งขันทั้งหมดกลายเป็นแท่ง) โครงสร้างของวัตถุ ระบบการเชื่อมต่อสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังติดตามอะไรกันแน่ ไม่ว่าในกรณีใด เมื่ออธิบายการเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องระบุเวลาและความเร็วเพิ่มเติม (เช่น ไม้ขีดไหม้เป็นเวลา 20 วินาที ความเร็วของการไหม้คือ 2 มิลลิเมตรต่อวินาที) บางครั้งคุณลักษณะของกระบวนการ เช่น “วัฏจักร” จะถูกเพิ่มเข้าไป (การเปลี่ยนแปลงที่คุณสังเกตจะเกิดขึ้นครั้งเดียวหรือเป็นระยะ)

มาดูแนวทางหลักในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจในแนวนอน ปัจจุบันมีสามวิธีหลักในการอธิบาย:

1. ข้อความ:“ฝ่ายขายจัดทำข้อตกลงและประสานงานกับฝ่ายกฎหมาย”

2. แบบตาราง

3.กราฟิก

วิธีแรกไม่มีอะไรมากไปกว่าคำอธิบายลำดับข้อความของกระบวนการทางธุรกิจ ตัวอย่างของคำอธิบายข้อความของส่วนกระบวนการทางธุรกิจมีระบุไว้ข้างต้น

มากมาย บริษัท รัสเซียได้พัฒนาและใช้เอกสารด้านกฎระเบียบในกิจกรรมของตน ซึ่งบางส่วนเป็นกฎระเบียบของกระบวนการและไม่มีอะไรมากไปกว่าคำอธิบายที่เป็นข้อความของกระบวนการทางธุรกิจ

แต่เพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของบริษัท ตัวเลือกนี้ไม่เหมาะสมที่สุด ความจริงก็คือเป็นไปไม่ได้ที่จะทบทวนและวิเคราะห์คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบข้อความอย่างเป็นระบบ ข้อมูลข้อความถูกรับรู้โดยสมองของมนุษย์ตามลำดับ ตัวอย่างเช่น เมื่อบุคคลหนึ่งอ่านกฎระเบียบและอ่านจนจบ เขามักจะลืมสิ่งที่อยู่ตอนต้นของเอกสารเสมอ ข้อเสียประการที่สองของการนำเสนอกระบวนการทางธุรกิจด้วยข้อความคือ จิตใจของมนุษย์ได้รับการออกแบบในลักษณะที่จะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกับรูปภาพเท่านั้น เมื่อรับรู้และวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นข้อความ สมองของมนุษย์จะแยกข้อมูลออกเป็นชุดรูปภาพซึ่งใช้ ช่วงต่อเวลาพิเศษและความพยายามทางจิต ดังนั้นเมื่อใช้คำอธิบายที่เป็นข้อความของกระบวนการทางธุรกิจ ประสิทธิภาพและคุณภาพของการตัดสินใจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมจึงเป็นที่ต้องการอย่างมาก ซึ่งจะเด่นชัดโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำการตัดสินใจโดยกลุ่มคน

ครั้งหนึ่งผู้เชี่ยวชาญ เทคโนโลยีสารสนเทศพัฒนาแนวทางที่มีโครงสร้างมากขึ้นเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ พวกเขาเสนอให้แบ่งกระบวนการทางธุรกิจออกเป็นเซลล์ของตารางที่มีโครงสร้าง ซึ่งแต่ละคอลัมน์และแถวมีความหมายเฉพาะ ตารางนี้อ่านง่ายกว่า ช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบอะไร ลำดับงานใดที่ดำเนินการในกระบวนการทางธุรกิจ และด้วยเหตุนี้ กระบวนการทางธุรกิจจึงง่ายต่อการวิเคราะห์ แบบฟอร์มตารางคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อเทียบกับข้อความ และปัจจุบันผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศใช้อย่างแข็งขันเพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจในการประยุกต์กับงานอัตโนมัติของพวกเขา

ใน เมื่อเร็วๆ นี้แนวทางกราฟิกเริ่มได้รับการพัฒนาและใช้ในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจอย่างเข้มข้น เป็นที่ยอมรับกันว่าวิธีการแบบกราฟิกมี ประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อแก้ไขปัญหาในการอธิบาย วิเคราะห์ และเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของบริษัท

ปรากฎว่ากราฟิกนั้นดีเพราะข้อมูลกราฟิกที่อยู่ในขอบเขตการมองเห็นของบุคคลนั้นจะถูกรับรู้โดยสมองของเขาในเวลาเดียวกัน ข้อดีประการที่สองคือ ผู้จัดการก็เหมือนกับบุคคลอื่นๆ ที่มีการคิดแบบสมองซีกขวาและคิดในรูปของภาพ มันแปลข้อมูลข้อความให้เป็นรูปภาพ เมื่อข้อมูลถูกนำเสนอแก่เขาในรูปแบบภาพกราฟิก ความสามารถในการวิเคราะห์และตัดสินใจก็เพิ่มขึ้นอย่างมาก บทความนี้จะพิจารณาแนวทางแบบกราฟิกในการอธิบายกระบวนการ เนื่องจากได้พิสูจน์ตัวเองเป็นอย่างดีและสามารถนำมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมขององค์กร

คำอธิบายของสภาพแวดล้อมกระบวนการทางธุรกิจ

ขั้นตอนแรกในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจคือคำอธิบายของสภาพแวดล้อม ซึ่งแสดงถึงชุดของอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งระบุถึงซัพพลายเออร์และลูกค้า ซัพพลายเออร์และลูกค้าของกระบวนการสามารถเป็นได้ทั้งภายในและภายนอก ซัพพลายเออร์และลูกค้าภายในคือแผนกและพนักงานของบริษัทที่โต้ตอบกับกระบวนการนี้

ตัวอย่างที่ 1

ในกระบวนการทางธุรกิจ "การค้นหา การคัดเลือก และจ้างพนักงานให้กับพนักงานของบริษัท" ข้อมูลจะเป็นแอปพลิเคชันสำหรับการคัดเลือกพนักงานที่มาจากแผนกเฉพาะทาง ซึ่งในกรณีนี้คือซัพพลายเออร์ภายในของกระบวนการ ผลลัพธ์ของกระบวนการคือพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างซึ่งถูกส่งไปยังแผนกเฉพาะทางนี้ และในกรณีนี้ แผนกเฉพาะทางยังเป็นลูกค้าภายในของกระบวนการทางธุรกิจด้วย

ด้วยการระบุอินพุต ผลลัพธ์ ซัพพลายเออร์ และลูกค้าอย่างชัดเจน คำอธิบายกระบวนการทางธุรกิจในแนวนอนช่วยให้สามารถนำเสนอกระบวนการทางธุรกิจและขอบเขตได้แม่นยำยิ่งขึ้น นี่คือข้อดีข้อหนึ่งเหนือแนวทางแนวตั้ง

ตัวอย่างที่ 2

ในบริษัทแห่งหนึ่ง มีการอธิบายกิจกรรมตามแนวตั้งภายในกรอบที่มีการกำหนดรายการกระบวนการและงานที่นำไปใช้ในบริษัท ในกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้มีกระบวนการที่เรียกว่า "การว่าจ้าง" พนักงานใหม่ที่เข้ามาที่บริษัทไม่สามารถเข้าใจได้เป็นเวลานานว่าเป็นกระบวนการทางธุรกิจประเภทใด ที่น่าสนใจคือพนักงานที่ทำงานมาหลายปีในองค์กรนี้ให้คำอธิบายที่สับสนและแตกต่างเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กร

สำหรับคำอธิบายแนวตั้งของกิจกรรม นี่ถือเป็นสถานการณ์ตามธรรมชาติโดยสมบูรณ์ เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะกำหนดกระบวนการทางธุรกิจด้วยชื่อเพียงชื่อเดียวให้ชัดเจน เมื่อองค์กรนี้ใช้คำอธิบายแนวนอน ซึ่งภายในสภาพแวดล้อมของกระบวนการนี้ถูกอธิบายไว้ มันกลายเป็นสิ่งต่อไปนี้ ข้อมูลของกระบวนการทางธุรกิจ "การว่าจ้าง" คือการขอเลือกคำสั่งซื้อซึ่งมาจากซัพพลายเออร์กระบวนการภายใน - ฝ่ายขาย ผลลัพธ์ของกระบวนการนี้คือคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์ ลูกค้าภายในซึ่งเป็นแผนกจัดส่ง ซึ่งจากนั้นจึงส่งคำสั่งซื้อไปยังลูกค้าภายนอก ตอนนี้เราสามารถเดาได้ว่ากระบวนการทางธุรกิจ "การว่าจ้าง" แสดงถึงชุดใบสั่งสำหรับลูกค้า และกระบวนการนี้เกิดขึ้นในคลังสินค้า เฉพาะคำอธิบายของอินพุตและเอาต์พุตเท่านั้นที่ช่วยให้คุณสามารถอธิบายขอบเขตของกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างถูกต้องและเฉพาะเจาะจง และบ่อยครั้งแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีคำอธิบายแนวนอนของกระบวนการทางธุรกิจในสถานการณ์ที่ซับซ้อน

การจำแนกประเภทของอินพุตและเอาท์พุตของกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่ออธิบายสภาพแวดล้อมของกระบวนการทางธุรกิจ อินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการจะต้องแบ่งออกเป็นสองประเภท: หลักและรอง การแบ่งส่วนนี้ส่งผลให้เกิดอินพุตหลักและรอง เช่นเดียวกับเอาต์พุตหลักและรอง

สิ่งนี้ทำเพื่อไม่ให้ละเมิดหลักการ Pareto ที่ 20 ถึง 80 ความจริงก็คือเมื่อมีการอธิบายสภาพแวดล้อมของกระบวนการทางธุรกิจ จำนวนอินพุตและเอาต์พุตที่แตกต่างกันจะมีขนาดใหญ่มาก ซึ่งเป็นผลมาจากการที่ สภาพแวดล้อมที่อธิบายไว้กลายเป็นเรื่องยุ่งยากและอิ่มตัวอย่างยิ่ง สิ่งนี้ต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก และในขณะเดียวกัน ข้อมูลที่ไม่มีนัยสำคัญสำหรับการวิเคราะห์และการตัดสินใจจะทำให้วิสัยทัศน์ซับซ้อนโดยไม่จำเป็น ซึ่งในอนาคตอาจนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการในการเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของบริษัท เพื่อแยกสิ่งที่จำเป็นออกจากสิ่งที่ไม่จำเป็น การแบ่งอินพุตและเอาท์พุตของกระบวนการทางธุรกิจจะถูกใช้เป็นหลักและรอง หากต้องการแบ่งส่วนดังกล่าว คุณต้องใช้คำจำกัดความที่ให้ไว้ในตารางและตัวอย่าง

ลักษณะของอินพุตและเอาต์พุตหลักและรองของกระบวนการทางธุรกิจ

องค์ประกอบ	ความหมายและลักษณะเฉพาะ
เอาต์พุตหลัก	· ผลลัพธ์หลักที่มีกระบวนการทางธุรกิจอยู่ · กำหนดโดยวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของกระบวนการทางธุรกิจ
เอาต์พุตรอง	· ผลพลอยได้จากกระบวนการทางธุรกิจที่ลูกค้ารองอาจเป็นที่ต้องการ · ไม่ใช่จุดประสงค์หลักของกระบวนการทางธุรกิจ
ทางเข้าหลัก	โฟลว์ของออบเจ็กต์ที่เริ่มต้น "การเปิดตัว" ของกระบวนการทางธุรกิจ เช่น ใบสั่งของลูกค้า แผนการซื้อ ฯลฯ
ทางเข้ารอง	โฟลว์ของออบเจ็กต์ที่รับรองการไหลปกติของกระบวนการทางธุรกิจ เช่น มาตรฐาน กฎ กลไกในการดำเนินการ อุปกรณ์ ฯลฯ

ทางเข้าหลักเป็นอินพุตที่เริ่มต้นการเริ่มต้นกระบวนการทางธุรกิจ ในตัวอย่างที่มีกระบวนการทางธุรกิจ "การว่าจ้าง" คำขอชุดใบสั่งเป็นอินพุตหลัก ใน กระบวนการนี้ผู้เรียงพิมพ์ที่พิมพ์คำสั่งจะใช้คอนเทนเนอร์ ซึ่งเป็นอินพุตเช่นกัน แต่นี่เป็นอินพุตรอง แต่ไม่ได้เริ่มต้นกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลนำเข้าหลักและแสดงข้อมูลเหล่านั้น คุณสามารถลืมเกี่ยวกับอินพุตรองได้เลย จะมีการอธิบายโดยอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมของกระบวนการ เนื่องจากในระดับที่ต่ำกว่า จะมีการปฏิบัติการซึ่งอินพุตเหล่านี้เป็นข้อมูลหลัก

เช่นเดียวกับทางออก ผลลัพธ์หลักคือผลลัพธ์ที่มีกระบวนการอยู่ ในตัวอย่างที่มีกระบวนการทางธุรกิจ "การว่าจ้าง" ผลลัพธ์หลักคือใบสั่งที่รวบรวม เมื่อดำเนินการ ของกระบวนการทางธุรกิจนี้มีวิธีอื่นอีก ถ้าเป็นถังเก็บที่มีสารบางอย่าง รายการสินค้าโภคภัณฑ์ปรากฏว่าว่างเปล่า จากนั้นพนักงานเรียงพิมพ์แจ้งให้พนักงานคลังสินค้าซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในกระบวนการทางธุรกิจ "การเติมเซลล์" เกี่ยวกับเรื่องนี้ ข้อมูลนี้ยังเป็นผลลัพธ์ แต่ผลลัพธ์นี้ไม่ใช่ข้อมูลหลักสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ "การว่าจ้าง" กระบวนการนี้ไม่มีอยู่เพื่อประโยชน์ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องรอง

ชุดเครื่องมือระดับประถมศึกษา-มัธยมศึกษานี้ควรใช้เพื่อลดความซับซ้อน รวดเร็ว และปรับปรุงคุณภาพงานในการอธิบายและเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมของบริษัท กฎสำหรับการใช้งานมีดังนี้: เมื่ออธิบายสภาพแวดล้อมของกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องเน้นไปที่การอธิบายอินพุตและเอาต์พุตหลัก อินพุตและเอาท์พุตรองจะต้องได้รับการอธิบายในระดับที่ละเอียดมากขึ้น เมื่อมีกระบวนการย่อยที่อินพุตและเอาท์พุตเหล่านี้กลายเป็นกระแสหลัก

วิธีการคลาสสิกสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

หลังจากอธิบายสภาพแวดล้อมของกระบวนการทางธุรกิจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะอธิบาย โครงสร้างภายใน- คำอธิบายแนวตั้งแสดงงานที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการทางธุรกิจ ในขั้นคำอธิบายแนวนอน จะมีการอธิบายปฏิสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม รวมถึงการไหลของวัสดุและข้อมูล

ปัจจุบันมีแนวทางหรือมาตรฐานหลายสิบวิธีในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ - ARIS, IDEF0 เป็นต้น ในเวลาเดียวกันผู้ที่ต้องการเชี่ยวชาญทักษะในการอธิบายและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจมักจะเผชิญกับงานที่ยาก: เพื่อทำความเข้าใจทั้งหมดนี้ ความหลากหลายและยอมรับการตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะใช้มาตรฐานใดในสถานการณ์ที่กำหนด

ความซับซ้อนที่ชัดเจนในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจตั้งแต่แรกเห็นนั้นเกินจริงไป เทคโนโลยีคลาสสิกสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจซึ่งได้รับการพัฒนาตั้งแต่เช้าตรู่ของการกำเนิดของเทคโนโลยีการจัดการกระบวนการนั้นค่อนข้างง่ายและประกอบด้วยสองมาตรฐานเท่านั้นสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ - DFD และ WFD มาตรฐานสมัยใหม่อื่นๆ ส่วนใหญ่ แม้จะมีชื่อที่แตกต่างกัน แต่ก็แสดงถึงรูปแบบและส่วนขยายของสองแนวทางคลาสสิก DFD และ WFD

ตามแนวทางดั้งเดิม มาตรฐาน DFD ซึ่งย่อมาจาก Data Flow Diagram เป็นแผนภาพกระแสข้อมูลที่ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจระดับบนสุด ในทางกลับกัน มาตรฐาน WFD ย่อมาจาก Work Flow Diagram และเป็นแผนภาพเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจระดับล่าง แผนภาพเวิร์กโฟลว์มีชื่ออื่น - แผนภาพอัลกอริทึม ลองดูมาตรฐานทั้งสองนี้ที่ประกอบกันเป็นวิธีการแบบคลาสสิกสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจ

การสร้างไดอะแกรมการไหลของข้อมูล - DFD

แผนภาพกระแสข้อมูลแสดงกิจกรรมที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจที่อธิบายไว้ ตลอดจนข้อมูลเข้าและผลลัพธ์ของแต่ละกิจกรรม อินพุตและเอาต์พุตเหล่านี้เป็นข้อมูลหรือ การไหลของวัสดุ- ในกรณีนี้ ผลลัพธ์ของงานหนึ่งสามารถเป็นอินพุตของงานอื่นได้

อินพุตและเอาต์พุตที่แสดงเมื่ออธิบายสภาพแวดล้อมกระบวนการทางธุรกิจ (ดูรูปที่ 1) เป็นอินพุตภายนอก อินพุตภายนอกในไดอะแกรม DFD มาจากผู้ให้บริการกระบวนการภายนอก และเอาต์พุตภายนอกจะไหลไปยังไคลเอนต์กระบวนการภายนอก เมื่อสร้างไดอะแกรม DFD ของกระบวนการทางธุรกิจ จะต้องถ่ายโอนจากไดอะแกรมสภาพแวดล้อมกระบวนการไปยังไดอะแกรม DFD สำหรับคำอธิบายขั้นสุดท้ายของกระบวนการทางธุรกิจ ยังคงต้องอธิบายเฉพาะข้อมูลภายในและการไหลของวัสดุเท่านั้น แต่ละงานเป็นผลลัพธ์ของงานชิ้นหนึ่งและในขณะเดียวกันก็เป็นอินพุตสำหรับงานอื่น (รูปที่ 2)

เมื่อสร้างไดอะแกรม DFD ของกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องจำไว้ว่าไดอะแกรมนี้แสดงการไหลของวัสดุและข้อมูล และไม่ว่าในกรณีใดจะพูดถึงลำดับเวลาของงาน ในกรณีส่วนใหญ่ ลำดับเวลาของงานจะสอดคล้องกับทิศทางของกระแสในกระบวนการทางธุรกิจ โดยทั่วไปสิ่งนี้ไม่เป็นความจริงเนื่องจากอาจมีบางกรณี คล้ายกับตัวอย่างแสดงในรูปที่. 3.

ใน ในตัวอย่างนี้งานที่สองเริ่มที่จะดำเนินการเร็วกว่างานแรก แต่เอกสารจะย้ายจากงานแรกไปยังงานที่สอง นั่นคือเหตุผลที่มาตรฐาน DFD มีความเหมาะสมสำหรับการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจระดับบนสุดหรือกระบวนการมหภาค เมื่อโดยทั่วไปแล้วจะไม่สามารถระบุลำดับเวลาของงานได้ เนื่องจากงานทั้งหมดจะดำเนินการพร้อมกันหรือมีหลายตัวเลือกสำหรับลำดับที่แตกต่างกันซึ่งอาจ ยังขึ้นอยู่กับมุมมองที่แตกต่างกัน ลองดูตัวอย่างกระบวนการทางธุรกิจที่แสดงในรูปที่ 1 4.

หากบริษัทใช้แผนงาน "สู่คลังสินค้า" คำถามว่าอะไรจะเกิดขึ้นก่อน เช่น การซื้อสินค้าหรือการขาย สามารถให้คำตอบได้ 2 ข้อ ขึ้นอยู่กับทั้งสองข้อ สถานการณ์ต่างๆ- หากมีผลิตภัณฑ์เฉพาะอยู่ในสต็อก การซื้อจะเกิดขึ้นก่อนการขาย เมื่อลูกค้าติดต่อแล้วไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อกและลูกค้าพร้อมที่จะรอจนกว่าจะมีการซื้อ กระบวนการขายจะเริ่มก่อนการซื้อและสิ้นสุดในภายหลัง ดังนั้นเมื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจนี้และกระบวนการที่คล้ายกัน ขอแนะนำให้ใช้มาตรฐาน DFD ซึ่งไม่เน้นที่ลำดับเวลาของงาน

เมื่อสร้างไดอะแกรม DFD ของกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องแสดงแผนกและตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของกระบวนการและรับผิดชอบในการดำเนินการ ขอแนะนำให้แต่ละงานได้รับการกำหนดหมายเลขหรือตัวระบุ และใช้กฎสองข้อในการกำหนดชื่อของงาน

กฎข้อที่ 1ชื่อเรื่องของงานจะต้องกำหนดตามสูตรต่อไปนี้:

ชื่อของงาน = การกระทำ + วัตถุที่ดำเนินการอยู่

เช่น ถ้างานนี้เป็นการดำเนินการขายสินค้าก็ควรเรียกว่า “ขายสินค้า” หรือให้เจาะจงกว่านั้นคือให้ระบุว่าเป็นสินค้าประเภทใด ในกรณีนี้ "การขาย" คือการกระทำ และ "ผลิตภัณฑ์" คือวัตถุที่มีการดำเนินการขาย

กฎข้อที่ 2เมื่อกำหนดตำแหน่งงานคุณควรลองใช้สูตรที่กระชับซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานต่อไปเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดคือเมื่อตั้งชื่องานโดยใช้คำ 2-3 คำ ทางเลือกสุดท้าย คุณควรพยายามใช้อักขระไม่เกิน 50 ตัวในชื่อ ในกรณีที่ยาก แนะนำให้สร้างหนึ่งชื่อสำหรับชื่อย่อของงานแต่ละชื่อ คำอธิบายโดยละเอียดซึ่งควรรวมไว้ในอภิธานศัพท์ด้วย

เมื่อกำหนดชื่อของการไหลของวัสดุและข้อมูล คุณต้องใช้กฎที่คล้ายกันด้วย ในกรณีนี้ กฎข้อที่สองจะถูกใช้โดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง และกฎข้อแรกจะแสดงด้วยสูตรต่อไปนี้:

ชื่อเธรด = วัตถุที่ให้สถานะเธรด + วัตถุ

ตัวอย่างเช่น ถ้า เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งให้กับลูกค้าแล้ว กระแสนี้จำเป็นต้องมีการกำหนด ดังต่อไปนี้: “สินค้าที่จัดส่ง” หรือ “สินค้าที่จัดส่งให้กับลูกค้า” ในกรณีนี้ "ผลิตภัณฑ์" คือออบเจ็กต์ที่แสดงถึงโฟลว์ และ "จัดส่งไปยังลูกค้า" คือสถานะของออบเจ็กต์

การสร้างเครือข่ายกระบวนการทางธุรกิจ

ในโครงการเพื่ออธิบายและเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมขององค์กร ขอแนะนำให้พัฒนาไดอะแกรม DFD ในระดับสูงสุด - ระดับของบริษัทโดยรวม เมื่อระบุกระบวนการทางธุรกิจ แผนผังกระบวนการทางธุรกิจจะได้รับการพัฒนา ซึ่งกระบวนการต่างๆ จะถูกจัดประเภทเป็นพื้นฐาน การสนับสนุน และการจัดการ วัตถุประสงค์หลักของการจำแนกประเภทนี้คือเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานในการระบุกระบวนการ ลดโอกาสที่จะพลาดกระบวนการสำคัญ ตลอดจนการแสดงภาพกระบวนการทางธุรกิจที่เลือก โดยแบ่งออกเป็นกลุ่มเล็ก ๆ

การแสดงภาพอีกประการหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทคือเครือข่ายกระบวนการ ซึ่งแสดงถึงไดอะแกรม DFD ที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจที่ประกอบเป็นแผนผัง

เมื่อสร้างสภาพแวดล้อมกระบวนการทางธุรกิจ มีการอธิบายอินพุตและเอาต์พุต อินพุตและเอาต์พุตของแต่ละกระบวนการทางธุรกิจคือเอาต์พุตและอินพุตสำหรับกระบวนการทางธุรกิจอื่นหรือเอนทิตีภายนอกที่องค์กรโต้ตอบด้วยตามลำดับ การโต้ตอบระหว่างกระบวนการทางธุรกิจที่ประกอบเป็นแผนผังจะแสดงโดยใช้เครือข่ายกระบวนการ (รูปที่ 5)

การเชื่อมต่อแบบลำดับชั้นและการจำแนกประเภทของกระบวนการทางธุรกิจบนเครือข่ายกระบวนการจะไม่แสดงเพื่อไม่ให้โมเดลเกะกะ แตกต่างจากแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ เครือข่ายกระบวนการให้มุมมองที่เป็นระบบที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร เนื่องจากช่วยให้คุณแสดงไม่เพียงแต่องค์ประกอบขององค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการโต้ตอบระหว่างองค์ประกอบเหล่านั้นด้วย นอกจากนี้ เครือข่ายกระบวนการยังช่วยให้มั่นใจได้ว่ารูปแบบที่พัฒนาแล้วของกิจกรรมขององค์กรได้รับการตรวจสอบความสมบูรณ์ ความถูกต้องของการระบุกระบวนการทางธุรกิจ และการอธิบายสภาพแวดล้อม หากเอาท์พุตของกระบวนการทางธุรกิจอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น เอกสาร ไม่ได้ถูกใช้ที่อื่น กล่าวคือ ไม่ใช่อินพุตสำหรับกระบวนการทางธุรกิจอื่นหรือเอนทิตีภายนอก นั่นหมายความว่าสิ่งต่อไปนี้: ผลลัพธ์ที่อธิบายของกระบวนการทางธุรกิจคือ ผิดพลาดหรือไม่จำเป็น มิฉะนั้น คุณต้องค้นหากระบวนการทางธุรกิจที่มีเอาต์พุตนี้เป็นอินพุต และแก้ไขไดอะแกรมสภาพแวดล้อมสำหรับกระบวนการทางธุรกิจนี้

ในทางปฏิบัติ เครือข่ายกระบวนการมักถูกเรียกว่าแผนภาพปฏิสัมพันธ์ของเครือข่ายหรือกระบวนการทางธุรกิจ ความแตกต่างระหว่างเครือข่ายกระบวนการและแผนภาพ DFD แบบคลาสสิกก็คือ เครือข่ายจำเป็นต้องแสดงหน่วยงานภายนอกที่กระบวนการทางธุรกิจของบริษัทโต้ตอบด้วย เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ ธนาคาร ฯลฯ ในรูป รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างเครือข่ายกระบวนการทางธุรกิจสำหรับบริษัทผู้ผลิต

การสลายตัวของกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อสร้างไดอะแกรม DFD ของกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องใช้กฎ "7" ซึ่งคุณจะต้องเลือกระดับของนามธรรมและรายละเอียดที่ไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจจะประกอบด้วยกิจกรรมโดยเฉลี่ยเจ็ดกิจกรรม การใช้รายละเอียดมากขึ้นและจำนวนงานจะนำไปสู่ความซับซ้อนที่สำคัญของโครงการและลดความเป็นไปได้ในการดำเนินการ การวิเคราะห์เชิงคุณภาพกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากบุคคลสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้วัตถุที่แตกต่างกันไม่เกินเจ็ดชิ้น การใช้รายละเอียดเพียงเล็กน้อยและงานจำนวนน้อยลงในไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจจะทำให้งานมีขนาดใหญ่โดยไม่จำเป็น และยังจะลดความเป็นไปได้ในการดำเนินการวิเคราะห์เชิงคุณภาพและการเพิ่มประสิทธิภาพอีกด้วย

หากเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ จำเป็นต้องมีรายละเอียดที่มากขึ้น จะต้องดำเนินการนี้ผ่านการแยกส่วนของงานที่ประกอบกันเป็นกระบวนการ ในการทำเช่นนี้แต่ละงานหรือบางส่วนของกระบวนการจะถือเป็นกระบวนการย่อยและอธิบายไว้ในรูปแบบของแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจระดับที่สองแยกต่างหาก (รูปที่ 7)

ด้วยแนวทางคลาสสิกในการอธิบายกระบวนการทางธุรกิจสำหรับไดอะแกรมระดับที่สองที่พัฒนาขึ้น สามารถใช้ทั้งรูปแบบคำอธิบาย DFD และ WFD ได้ ขึ้นอยู่กับระดับและความเป็นสากลของงาน หากงานนั้นเป็นงานระดับโลกและไม่สามารถแสดงเป็นลำดับเวลาของงานเล็กๆ ได้ ให้ใช้มาตรฐาน DFD เพื่ออธิบายงานนั้น มิฉะนั้น ขอแนะนำให้อธิบายงานโดยใช้แบบจำลอง WFD

หากจำเป็น งานในไดอะแกรมกระบวนการระดับที่สองสามารถแบ่งออกเป็นไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจระดับที่สาม ฯลฯ การสลายตัวของกระบวนการทางธุรกิจควรดำเนินต่อไปจนกว่าจะบรรลุวัตถุประสงค์ของคำอธิบาย ในกรณีนี้ สะดวกในการใช้แนวคิดของ "กระบวนการที่ซ้อนกัน" หรือ "กระบวนการย่อย" ในรูป 7 แผนภาพกระบวนการของงาน 3 เป็นกระบวนการที่ซ้อนกันหรือกระบวนการย่อยของกระบวนการระดับบนสุด ในทำนองเดียวกัน แผนภูมิลำดับงาน 3.1 และ 3.4 เป็นกระบวนการที่ซ้อนกันหรือกระบวนการย่อยของกระบวนการระดับที่สอง

ด้วยเหตุนี้ คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจจึงเป็นชุดไดอะแกรม DFD และ WFD ที่เรียงลำดับตามลำดับชั้น ซึ่งไดอะแกรมระดับบนสุดอ้างถึงไดอะแกรมระดับล่าง ในเวลาเดียวกัน แผน DFD ถูกนำมาใช้มากขึ้น ระดับสูงถูกแบ่งย่อยหรืออ้างอิงโดยไดอะแกรม DFD และ WFD ใช้แผน WFD ไปแล้ว ระดับต่ำถูกสลายหรืออ้างอิงถึงไดอะแกรม WFD เท่านั้น .

การสร้างแผนผังขั้นตอนการทำงาน - WFD

เมื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจระดับล่าง จะใช้ไดอะแกรมกระบวนการที่แตกต่างกันเล็กน้อย - WFD วัตถุเพิ่มเติมจะปรากฏบนไดอะแกรมเหล่านี้โดยมีคำอธิบายกระบวนการ: ตัวดำเนินการเชิงตรรกะ เหตุการณ์ของจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ รวมถึงองค์ประกอบที่แสดงการหน่วงเวลา (รูปที่ 8)

ด้วยความช่วยเหลือของตัวดำเนินการเชิงตรรกะ ซึ่งเรียกว่าบล็อกการตัดสินใจ จะแสดงในกรณีที่กระบวนการดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีหนึ่ง และใช้เทคโนโลยีอื่น ตัวอย่างเช่น การใช้องค์ประกอบเหล่านี้ คุณสามารถอธิบายสถานการณ์ที่พนักงานกลุ่มหนึ่งตกลงในสัญญาที่มีมูลค่าน้อยกว่าจำนวนที่กำหนด และสัญญาที่มีมูลค่าสูงกว่าได้รับการตกลงโดยใช้เทคโนโลยีหรือห่วงโซ่ที่ซับซ้อนมากขึ้น ซึ่งมีพนักงานเข้ามาเกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก

เหตุการณ์การเริ่มต้นกระบวนการและสิ้นสุดกระบวนการจะระบุเมื่อกระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุด สำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด เช่น การจัดทำงบประมาณ กิจกรรมอาจเป็นเรื่องเวลา

ในกรณีที่คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจถูกดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์ในการเพิ่มประสิทธิภาพเวลาต่อไป จะมีการใช้องค์ประกอบการหน่วงเวลา ซึ่งแสดงจุดที่มีช่องว่างเวลาระหว่างงานที่ดำเนินการตามลำดับ ในกรณีนี้ งานต่อมาจะเริ่มต้นเพียงช่วงระยะเวลาหนึ่งหลังจากงานก่อนหน้าเสร็จสิ้น

ในแนวทาง WFD แบบคลาสสิก เอกสารจะไม่แสดงในแผนภาพนี้ ไดอะแกรมเหล่านี้ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการระดับล่างที่มี งานละเอียดซึ่งชื่อทำให้ชัดเจนว่าอะไรคืออินพุตและเอาต์พุตคืออะไร

คุณลักษณะที่โดดเด่นของแผนภาพ WFD คือลูกศรระหว่างการดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจไม่ได้บ่งบอกถึงการไหลของวัตถุ (ข้อมูลและวัสดุ) แต่เป็นการไหลหรือลำดับเวลาของงาน

ดังนั้น การใช้สองรูปแบบคลาสสิก - DFD และ WFD - คุณสามารถอธิบายรายละเอียดกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดของบริษัทได้

ซม. โควาเลฟ, ผู้จัดการทั่วไปบริษัท ไบเทค, วี.เอ็ม. Kovalev ที่ปรึกษาชั้นนำของ BITEK

แนวคิดของกระบวนการทางธุรกิจ โครงสร้างของกระบวนการและกระบวนการย่อย

กระบวนการทางธุรกิจ (BP) เข้าใจว่าเป็นกลุ่มของกิจกรรมขององค์กร (เหตุการณ์และงาน) ที่มุ่งสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ ด้วยการดำเนินการวิเคราะห์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ณ จุดที่ติดต่อระหว่างแผนกตั้งแต่สองแผนกขึ้นไปที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจเดียวกัน คุณสามารถขจัดต้นทุนและอุปสรรคต่างๆ และสร้างองค์กรหรือองค์กรที่มุ่งเน้นกระบวนการได้อย่างง่ายดาย โดยทั่วไปกระบวนการทางธุรกิจจะถูกพิจารณาโดยแบ่งออกเป็นกระบวนการย่อยและจัดทำแผนที่โดยละเอียด แผนภาพลำดับชั้นของชุดกระบวนการทางธุรกิจเรียกว่าแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ เธอสะท้อนให้เห็นถึง แผนภาพง่ายๆความสัมพันธ์ระหว่าง BP ทั้งหมดในจำนวนทั้งสิ้น

มีโมเดล BP ทั่วไปและแบบละเอียด ที่ระดับบนสุด (ทั่วไป) โดยปกติจะมีการจัดเตรียมรายการการดำเนินการขายผลิตภัณฑ์ที่ดำเนินการโดยแผนกต่างๆ ของบริษัท ในเวอร์ชันที่มีรายละเอียดมากขึ้น ขั้นตอนสำคัญและแผนงานในทุกด้านจะได้รับการเปิดเผยอย่างครบถ้วนยิ่งขึ้น

กลุ่มกระบวนการทางธุรกิจ

มีกระบวนการหลัก กระบวนการเสริม และการจัดการ - นี่คือกลุ่มหลักของกระบวนการทางธุรกิจ Development BP ได้รับการระบุแยกต่างหากว่าเป็นกระบวนการเฉพาะที่ดำเนินการครั้งเดียว จุดเน้นของกลุ่มหลัก BP:

• การผลิตผลิตภัณฑ์ (บริการ) ที่มีคุณค่าต่อผู้บริโภค
• การสร้างมูลค่าเพิ่ม
• เติมผลิตภัณฑ์ด้วยคุณภาพที่มีคุณค่าในมุมมองของลูกค้า
• ประมาณการกำไร

กระบวนการทางธุรกิจหลักมุ่งเน้นไปที่ลูกค้า เนื่องจากผลลัพธ์มุ่งเป้าไปที่ผู้ใช้ปลายทาง BP การสนับสนุน (เสริม) เกี่ยวข้องกับธุรกิจอย่างใกล้ชิด โดยจัดให้มี:

• การสร้างผลิตภัณฑ์สำหรับธุรกิจภายใน
• รักษาหน้าที่ของบริษัทและส่วนประกอบโครงสร้างพื้นฐาน

กระบวนการจัดการประสานงานทั้งชุดของ BP (หลัก การสนับสนุน การพัฒนา BP)

การพัฒนา BP มุ่งเป้าไปที่การทำกำไรในระยะยาว รวมถึงการปรับปรุงกิจกรรมของบริษัทในอนาคต (พวกเขาไม่ได้รับประกันว่าองค์กรของกระบวนการต่างๆ ที่เกิดขึ้นในขณะนี้)

การจำแนกประเภทที่นำเสนอไม่ใช่ที่สิ้นสุด BP ในแต่ละบริษัทขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเฉพาะที่โดดเด่น

คำอธิบายของแหล่งจ่ายไฟหลักสำหรับบริษัทผู้ผลิตและการค้า (ตัวอย่าง):

• กระบวนการทางการตลาด
• การออกแบบ การพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการ
• การผลิตผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย
• กระบวนการโลจิสติกส์ (การขาย การส่งมอบ การจัดหา)
• การจัดการการขายและการบริการ

รองรับแหล่งจ่ายไฟ:

• การควบคุมทางการเงิน
• การบริการและการบริหารงานบุคคล
• กระบวนการทางนิเวศวิทยา (กระบวนการปกป้องสิ่งแวดล้อม);
• การจัดการการสื่อสารระดับองค์กร
• การสนับสนุนระบบและการออกแบบ
• การจัดการโครงสร้างพื้นฐาน

กระบวนการทางธุรกิจการจัดการสำหรับโมเดลนี้ประกอบด้วยกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูล การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม กระบวนการวิเคราะห์และการควบคุมวงจรการจัดการทั้งหมด

การพัฒนา BP คือการปรับปรุงกิจกรรมซึ่งเป็นวิศวกรรมธุรกิจประเภทหนึ่ง

คำอธิบายและการวิเคราะห์ของ BP

คำอธิบายของ BP ช่วยให้คุณสามารถกำหนดสถานที่ของพนักงานแต่ละคนในบริษัทได้ การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในกิจกรรมบนพื้นฐานของการวิเคราะห์: ปรับปรุง ระบบสารสนเทศ, การเปลี่ยนแปลงการจัดการความเสี่ยง , การดำเนินการรับรอง ฯลฯ ช่วยให้คุณทำให้องค์กรเข้าใจได้ง่ายขึ้นสำหรับการจัดการ และช่วยให้คุณค้นหาทรัพยากรทางการเงินและทรัพยากรอื่น ๆ ที่มากเกินไป ด้วยเหตุผลที่ชัดเจน พนักงานมักจะไม่สนใจเรื่องความโปร่งใส เช่นเดียวกับความน่าเชื่อถือในคำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งทำให้ยากต่อการได้รับข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง เช่น เกี่ยวกับการกระจายความรับผิดชอบ

การสร้างภาพโมเดล

โดยทั่วไปแบบจำลองจะแสดงในรูปแบบของไดอะแกรม ตารางพร้อมคำอธิบาย หรือการรวมกันของกราฟและคำอธิบายข้อความ (สัญลักษณ์) เป็นต้น ระดับรายละเอียดของวัตถุและความสมบูรณ์ของคำอธิบายขึ้นอยู่กับการใช้งานเฉพาะของรุ่นนี้ งานของวิธีการใด ๆ เหล่านี้คือการอธิบาย BP ตามหลักการ: "การกระทำ-ฟังก์ชัน" BP แต่ละรายมีผู้ดำเนินการของตนเอง - ต้องระบุสิ่งนี้ด้วย จะเป็นแผนกหรือตำแหน่งเฉพาะ “ปัจจัยนำเข้า” คือเนื้อหา ข้อมูล และการเงิน และ “ผลลัพธ์” จะถูกนำเสนอในรูปแบบของรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการ ผลลัพธ์ของการกระทำของนักแสดงจะเป็น "เอาท์พุท" การกระทำสามารถรวมกันได้ตามหลักการของการเชื่อมต่อเชิงตรรกะซึ่งกันและกันจากนั้น "อินพุต" และผลลัพธ์จะต้องประสานกันระหว่างกัน การเชื่อมต่อระหว่าง "อินพุต" และ "เอาต์พุต" ได้รับการรับรองโดยกิจกรรมที่มุ่งบรรลุผลระหว่างการเปลี่ยนแปลงระหว่างกิจกรรมเหล่านั้น

คำอธิบายของ BP ถูกนำไปใช้อย่างไร

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น เราสามารถแยกแยะวิธีการนำแบบจำลองไปใช้ในรูปแบบกราฟิก ข้อความ และตารางได้ แม้จะมีข้อดีและข้อเสีย แต่ก็พบว่ามีการใช้งานเนื่องจากแต่ละข้อสอดคล้องกับเป้าหมายที่ตั้งไว้สำหรับคำอธิบายดังกล่าว

1. คำอธิบายข้อความ

ข้อได้เปรียบหลักของแบบฟอร์มนี้คือการขาดมาตรฐานที่แน่นอนและความเป็นไปได้ของคำอธิบายที่ยืดหยุ่นของแทบทุกกระบวนการหรือความแตกต่างกันเล็กน้อย องค์กรสามารถใช้แบบฟอร์มการรายงานข้อความใดๆ รวมถึงจัดโครงสร้างข้อมูลที่รวบรวมได้ตามดุลยพินิจของตน ข้อบกพร่อง:

• การรับรู้ข้อมูลข้อความตามลำดับ
• เป็นการยากที่จะวิเคราะห์กิจกรรมขององค์กรโดยอาศัยการแสดงข้อความ
• ขาดความเป็นทางการและมาตรฐานเชิงพรรณนา (ทั้งบวกและลบขึ้นอยู่กับกรณี)
• ความยากลำบากในการรับรู้และเปรียบเทียบข้อความจำนวนมาก

2. แบบฟอร์มตาราง เหมาะสำหรับการอธิบายกระบวนการตามลำดับ สามารถใช้เป็นการเปลี่ยนแปลงไปสู่การใช้งานแบบกราฟิกเป็นฐานข้อมูล

3. คำอธิบายกราฟิกในรูปแบบของแบบจำลองและไดอะแกรม

หากจำเป็นต้องอธิบายว่ากฎระเบียบเกิดขึ้นในขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร: ใครคือผู้ดำเนินการ, การดำเนินการเกิดขึ้นอย่างไร, ลำดับและเอกสารที่เกี่ยวข้องใดที่เกี่ยวข้อง ก็เหมาะสมที่จะใช้วิธีอัลกอริธึมในการอธิบายงานในรูปแบบของ ผังงาน

ตัวเลือกถัดไปคือการแสดงกระบวนการเป็นกระแสของวัตถุ นำไปใช้ได้จริงและสะดวกสำหรับการอธิบายงานแต่ละงานและแผนกต่างๆ ในองค์กรที่ทำงานบนหลักการอินพุต-เอาท์พุต ทำให้คุณสามารถตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างสององค์ประกอบนี้ได้โดยตรง ขั้นตอน "อินพุต" และ "เอาต์พุต" จะเป็นข้อมูล วัสดุสิ้นเปลือง และเอกสารประกอบ

เทคโนโลยีที่ใช้อธิบายแหล่งจ่ายไฟ:

1. IDEF - ได้รับการยอมรับว่าเป็นมาตรฐานเกือบทุกที่ คำจำกัดความบูรณาการสำหรับการสร้างแบบจำลองฟังก์ชัน - เทคโนโลยีการสร้างแบบจำลองเชิงฟังก์ชัน ได้รับการสนับสนุนโดยซอฟต์แวร์ต่อไปนี้ - BPWIN, MS Visio เป็นต้น ชุดวิธีการสร้างแบบจำลองนี้ช่วยให้คุณสามารถระบุรายละเอียดแหล่งจ่ายไฟทุกระดับโดยนำเสนอทั้งในบล็อกเดียวและในไดอะแกรมแยกกัน

2. เทคโนโลยีการสร้างแบบจำลองใช้ Unified Modeling Language (UML) ช่วยให้คุณสามารถอธิบายแหล่งจ่ายไฟได้โดยตรงในภาษาที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้าใจได้และเป็นเครื่องมืออัตโนมัติ เครื่องมือการใช้งานหลักที่ได้รับการสนับสนุนจากนักพัฒนาซอฟต์แวร์ชั้นนำคือซอฟต์แวร์ Rational Rose จาก IBM

3. ไดอะแกรม EPC (ห่วงโซ่กระบวนการขยายเหตุการณ์) ต้องขอบคุณพวกเขาที่ทำให้สามารถแสดงลำดับการปฏิบัติงาน ผู้เข้าร่วม ทรัพยากรที่ใช้ แสดงสถานะในเวลาปัจจุบันได้

4. เทคโนโลยี ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) ใช้เป็นเครื่องมือในตัวในหนึ่งในระบบอัตโนมัติที่ใหญ่ที่สุด - SAP R/3

การสร้างแบบจำลอง BP คือชุดของกิจกรรมที่มุ่งสร้างแบบจำลองขององค์กร ซึ่งหมายถึงคำอธิบายของวัตถุทั้งหมด (ข้อมูล วัสดุ ฯลฯ) และกระบวนการ บทบาทของแผนกและตำแหน่งแต่ละตำแหน่ง และการเชื่อมโยงระหว่างสิ่งเหล่านั้น การสร้างแบบจำลองเป็นวิธีการหลักของวิศวกรรม BP และการปรับโครงสร้างองค์กรซึ่งช่วยให้สามารถใช้วิธีการในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องทำให้คุณสามารถคิดใหม่และปรับปรุงประสิทธิผลของกิจกรรมทุกประเภทในองค์กรหรือองค์กร

อัลกอริทึมของการกระทำระหว่างการสร้างแบบจำลอง:

1. คำจำกัดความของเป้าหมายในการอธิบาย BP การเตรียมการสร้างแบบจำลองการเลือกแบบจำลอง เนื่องจากโมเดลถูกคอมไพล์โดยตรง การใช้งานจริงดังนั้นวัตถุประสงค์ของคำอธิบายดังกล่าวจะต้องสอดคล้องกับแนวโน้มในอนาคต กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด - ขั้นพื้นฐาน, เสริม (สนับสนุน), การจัดการ, การพัฒนา - อยู่ภายใต้คำอธิบาย

2. คำอธิบายของสภาพแวดล้อม BP ทั้งหมด กล่าวคือ การบ่งชี้กระบวนการทั้งหมดที่เชื่อมต่ออยู่ที่ "อินพุต" และ "เอาต์พุต" รวมถึงทรัพยากรทั้งหมดในขั้นตอนเหล่านี้

3. คำอธิบายเนื้อหาการทำงานของ BP หมายถึงคำอธิบายของความรับผิดชอบทั้งหมดของแต่ละแผนกหรือตำแหน่งในองค์กร

4. คำอธิบายการไหลของ BP และโครงสร้าง ถูกกำหนดโดยเป้าหมายที่มันไล่ตาม หากจำเป็นต้องปรับปรุงระบบข้อมูล จะมีการอธิบายการไหลของข้อมูล การไหลของเอกสาร ฯลฯ หากเป้าหมายคือการกระจายการเงินอย่างถูกต้อง การไหลของข้อมูลทางการเงินและ BP ในนั้น

5. การสร้างข้อความ แบบจำลองกราฟิก หรือแผนภาพ ขึ้นอยู่กับความชอบและเป้าหมาย

6. วาดลำดับของการกระทำใน BP การกำหนดลำดับของฟังก์ชันที่จะดำเนินการ เงื่อนไขการดำเนินการ ตลอดจนพารามิเตอร์ที่กำหนดอัลกอริทึมดังกล่าว

ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง การดำเนินการจัดการประเภทนี้จะไม่ใช้ทรัพยากรมากนัก ทั้งชั่วคราวและวัสดุ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าการปรับโครงสร้างองค์กรดังกล่าวมีความจำเป็นภายในบริษัทใดบริษัทหนึ่ง

ในบริษัทของเราซึ่งจัดการโครงการก่อสร้างสำหรับโรงงานพลังงานขนาดใหญ่ คำอธิบายของกระบวนการทางธุรกิจมีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะในปัจจุบันสำหรับโครงการและทีมงานโครงการ

ทุกโครงการคือ ทีมใหม่, มาก ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและความสัมพันธ์ ลักษณะเฉพาะของตัวเอง มีภาระงานของพนักงานสูง ฝ่ายบริหารโครงการกำหนดภารกิจในการอธิบายกระบวนการอย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และชัดเจน และโดยธรรมชาติแล้ว พวกมันควรจะได้ผล

หลังจากที่อธิบายกระบวนการทางธุรกิจมาเป็นเวลานาน ฉันลองใช้เทคนิค เครื่องมือ และเทมเพลตต่างๆ ฉันจะแบ่งปัน วิธี,ที่ผมใช้เมื่อเร็วๆ นี้ และสิ่งที่ "หยั่งราก" ในบริษัทของเรา

ดังนั้น, กำหนดกระบวนการซึ่งจำเป็นต้องอธิบาย ต่อไป

- พบปะกับผู้รับผิดชอบกระบวนการและผู้เข้าร่วมหลัก/ผู้เชี่ยวชาญ (สูงสุด 3 คน)
- เรากำหนดขอบเขตของกระบวนการ ผู้เข้าร่วม อินพุต/เอาท์พุต ขั้นตอนของกระบวนการ– บล็อกที่เราแบ่งกระบวนการและผลลัพธ์ของขั้นตอนเหล่านี้
- เราบรรลุข้อตกลงและในที่สุดก็วาดแผนภาพกระบวนการต่อไปนี้:

เราอธิบายแต่ละบล็อก (กระบวนการย่อย) ในการดำเนินการนี้ เราใช้แผนภาพบล็อกการทำงานแบบกราฟิก ซึ่งมีเทมเพลตที่มีอยู่ใน MS Visio:

ในคำอธิบายเราใช้สัญกรณ์ต่อไปนี้:

ด้วยเหตุนี้ แผนภาพกระบวนการ (ระยะ) จึงมีลักษณะดังนี้:

แผนภาพแสดงผู้เข้าร่วมในกระบวนการ การกระทำที่พวกเขาทำ และระยะเวลาของพวกเขา เราระบุผลลัพธ์บนลูกศรที่เชื่อมต่อการกระทำ

ไดอะแกรมที่วาดใน MS Visio เป็นเวอร์ชันสุดท้าย ประเด็นทั้งหมดอยู่ที่การสร้างมัน และสิ่งสำคัญที่นี่คือการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมโดยตรงในกระบวนการนี้

เราอธิบายกระบวนการเช่นนี้:

1. เราจัดการประชุมการทำงานของผู้เข้าร่วมกระบวนการและผู้เชี่ยวชาญ

2. เตรียม “ผนังเหนียว” การ์ด A5 มาร์กเกอร์

3. เราแต่งตั้งผู้ดูแลที่จะเป็นผู้นำการอภิปราย เขียนและติดการ์ดบนผนัง

4. ทำเครื่องหมายเส้นแนวนอนด้วยเทปกาว

5. เราระบุผู้เข้าร่วมในกระบวนการ เขียนลงในการ์ดแล้วติดไว้ที่ด้านซ้ายของผนังในบรรทัดที่เหมาะสม

6. กำหนด (ยืนยัน) อินพุต/เอาท์พุตของกระบวนการ (ใบเหลือง)

7. เราแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นสองกลุ่ม แต่ละกลุ่มอภิปรายและเขียนลงบนการ์ดถึงการดำเนินการของกระบวนการตั้งแต่ "อินพุต" ถึง "เอาต์พุต" วางบนโต๊ะ;

8. ในทางกลับกัน เราจะรับไพ่หนึ่งใบจากแต่ละกลุ่ม โดยเริ่มจาก "ทางเข้า" ของกระบวนการ เราพิจารณาว่าใครเป็นคนทำและติดไว้บนผนังโดยเชื่อมต่อเป็นชุดด้วยเทปกาว (นี่คือลูกศร) ในระหว่างงานนี้ เราตกลงในเรื่องถ้อยคำและการใช้บัตรต่างๆ และนำผู้เข้าร่วมไปสู่แผนการทั่วไป

9. เราอ่านแผนภาพ (อ่าน) เพิ่มการกระทำที่ขาดหายไป ถามคำถามกลุ่ม กำหนดผลลัพธ์ของการกระทำ (เขียนที่ลูกศร)

10. เราถ่ายรูปและส่งไปแปลงเป็นดิจิทัล

ด้วยเหตุนี้เราจึงได้ไดอะแกรมใน MS Visio ดังในรูปก่อนหน้า

คำอธิบายทั้งหมดเรา วางไว้ในหน้าเดียว– กะทัดรัดและชัดเจน การกระทำของผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะมีการอธิบายไว้ในบรรทัดแยกกัน ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดบทบาทและหน้าที่ของตนในกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว

หากกระบวนการซับซ้อน การดำเนินการต้องมีคำอธิบายหรือไม่สอดคล้องกัน เพิ่ม หน้าความคิดเห็นหรือเขียนไว้ในพื้นที่ว่างในกรอบบนไดอะแกรมโดยตรง

โครงการสุดท้ายจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมทั้งหมดเพื่อขออนุมัติ ผู้จัดการโครงการ (หรือผู้รับผิดชอบอื่น ๆ ) อนุมัติ โดยจะบันทึกไว้ในอัลบั้มกระบวนการของโครงการและกลายเป็นแนวทางในการดำเนินการ