พนักงานในสาขาใด ๆ ประสบปัญหาในการเขียนจดหมายธุรกิจไม่ช้าก็เร็ว คำถามหลัก– เริ่มต้นอย่างไร และจบอย่างไร? ไซต์หลายแห่งเสนอกฎพื้นฐานและตัวอย่างโดยให้ความสนใจเพียงเล็กน้อยกับส่วนสุดท้ายของเอกสาร

จดหมายจะต้องสมบูรณ์แบบทุกประการ แม้แต่การไม่ปฏิบัติตามกฎแม้แต่น้อยก็อาจส่งผลเสียต่ออำนาจหรือศักดิ์ศรีของบริษัทได้

ใน แบบสั้นเราขอแนะนำให้คุณทำความคุ้นเคยกับกฎหลักของจดหมายธุรกิจและจะดูรายละเอียดเพิ่มเติมในส่วนสุดท้ายของจดหมายอย่างเป็นทางการ

คุณจะต้องการ:

กฎหลักของจดหมายธุรกิจ

1. เมื่อเขียนจดหมาย โปรดจำไว้ว่าคุณไม่ได้แสดงความคิดเห็นของตนเอง แต่กำลังพูดในนามของนิติบุคคล (สถาบัน องค์กร หรือองค์กร)
2. เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องชัดเจนเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้รับจากจดหมายฉบับนี้ และใช้งานคุณลักษณะทั้งหมดของข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ
3. กำหนดแผนการนำเสนอให้ชัดเจน โดยเน้นข้อมูลในส่วนนำ ส่วนหลัก หรือตอนจบ
4. ในบทนำ หลังจากกล่าวปราศรัย เราเตรียมผู้รับการรับรู้ นี่อาจเป็นบทสรุปของเหตุการณ์ที่นำไปสู่การเกิดขึ้นของเอกสาร ส่วนหลักประกอบด้วยคำแถลงสาระสำคัญของปัญหาพร้อมข้อโต้แย้งที่จำเป็น (คำอธิบาย การคำนวณดิจิทัล ลิงก์ไปยังพระราชบัญญัติ)

ข้อความที่มีประสิทธิภาพและเข้าใจง่ายยิ่งขึ้น โดยระบุข้อเสนอ คำขอ หรือความต้องการเป็นอันดับแรก จากนั้นจึงเป็นข้อโต้แย้ง และไม่มีส่วนเกริ่นนำเลย

ส่วนหนึ่งของการสิ้นสุด - แอปพลิเคชัน

เอกสารบางฉบับมีภาคผนวกที่เสริม ชี้แจง หรือให้รายละเอียดประเด็นเฉพาะ จะต้องระบุไว้ในตอนท้ายของจดหมาย โดยเว้นบรรทัดสองสามบรรทัดจากย่อหน้าสุดท้าย

วิธีการออกแบบแอปพลิเคชัน:

1) แอปพลิเคชันที่กล่าวถึงในข้อความ จากนั้นมีหมายเหตุเกี่ยวกับเรื่องนี้ดังนี้:

ภาคผนวก: 5 หน้า 3 สำเนา

2) แอปพลิเคชันที่ไม่อยู่ในข้อความจะต้องอยู่ในรายการ โดยต้องแน่ใจว่าได้ระบุชื่อเรื่อง จำนวนหน้าในแต่ละใบสมัคร และจำนวนสำเนา

ภาคผนวก: “ใบรับรองการประเมินต้นทุนการก่อสร้างที่ยังไม่เสร็จ”, 2 หน้า, 3 ชุด

3) บางครั้งอาจมีหลายแอปพลิเคชัน จากนั้นจะมีรายชื่อและหมายเลขกำกับไว้ หากมีแอปพลิเคชันจำนวนมาก รายการจะถูกรวบรวมแยกกัน และในจดหมายหลังข้อความจะมีข้อความดังต่อไปนี้:

ภาคผนวก: ตามรายการในหน้า ...

แนบสำเนาเอกสารไปกับจดหมายตามลำดับหมายเลขในเอกสารแนบ

แอปพลิเคชันมักจะลงนามโดยผู้จัดการ การแบ่งส่วนโครงสร้าง. กรณีเย็บเล่มใบสมัครไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนหน้า

ความสุภาพและความถูกต้องเป็นพื้นฐานของการสิ้นสุด

มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับการสร้างตอนจบ ขึ้นอยู่กับสิ่งที่กล่าวไว้ในจดหมาย

ตัวอย่างความสำเร็จที่ใช้บ่อยที่สุด:

1) ทำซ้ำความกตัญญูที่ให้ไว้ในตอนเริ่มต้นหรือเพียงแค่ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ:

ขอขอบคุณอีกครั้ง...

ต้องขอบคุณอีกครั้งครับ...

เราขอแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจอีกครั้ง...

ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ…

2) แสดงความหวัง:

เราหวังว่าข้อตกลงนี้จะเป็นประโยชน์ร่วมกัน...

เราหวังว่าข้อเสนอของเราจะสนใจคุณ...

เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้ร่วมมืออย่างใกล้ชิดและเป็นประโยชน์ร่วมกัน...

ฉันหวังว่าอีกไม่นาน ฉันจะได้เจอคุณแบบตัวเป็นๆ...

ฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับของคุณเร็ว ๆ นี้...

3) การให้ความมั่นใจแก่ผู้รับ (โดยปกติแล้วจะมีผลเชิงบวกทางจิตใจต่อผู้รับ):

เรารับรองว่าคุณสามารถวางใจในการสนับสนุนของเราอย่างเต็มที่...

เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ...

ฉันยินดีที่จะร่วมมือกับคุณและหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ...

4) คำขอ:

โปรดอ่านเนื้อหาอย่างละเอียดและตอบกลับ...

จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบโดยด่วน...

เราขอให้คุณดำเนินการทันที เพื่อปรับปรุงสถานการณ์...

กรุณาโทรหาฉันได้ตลอดเวลาที่สะดวกสำหรับคุณ...

5) ทำซ้ำคำขอโทษที่แสดงไว้แล้วสำหรับความไม่สะดวก:

ขออภัยอีกครั้งในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น...

เราต้องขออภัยอย่างจริงใจสำหรับการบังคับชำระเงินล่าช้านี้...

การพรากจากกัน

1) ในการติดต่ออย่างเป็นทางการ คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี:

ขอแสดงความนับถือ…

ขอแสดงความนับถือและ ด้วยความปรารถนาดี…

ด้วยความเคารพอย่างจริงใจต่อคุณ...

เราหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จ

2) หากคุณรู้จักผู้รับเป็นอย่างดีหรือประสบความสำเร็จในการร่วมมือกับเขา คุณสามารถลงท้ายจดหมายด้วยวลีที่เป็นมิตร (ไม่คุ้นเคย):

ขอแสดงความนับถือ…

ด้วยความปรารถนาดี…

ด้วยความขอบคุณและความปรารถนาดี

คุณสามารถจัดทำเอกสารให้เสร็จได้โดยไม่ต้องใช้โครงสร้างเหล่านี้!

คุณสมบัติภาษาอังกฤษของตัวอักษรลงท้าย

1. มักจะจบ. จดหมายอย่างเป็นทางการดังนั้น: ขอแสดงความนับถือ (ขอแสดงความนับถือ) หรือเพียงแค่ ของคุณ(ของคุณ) และลายเซ็นระบุนามสกุลและตำแหน่งของคุณภายใต้นั้น
2. เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้คู่ของคุณตกอยู่ในตำแหน่งที่ยากลำบากหรือบังคับให้พวกเขาตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับเพศของคุณ ให้เขียนชื่อของคุณให้ครบถ้วน นั่นคือไม่ใช่ P.R. Dovzhenko แต่เป็น Pavel Dovzhenko

ลายเซ็น

เจ้าหน้าที่ลงนามในเอกสารตามความสามารถของตน

คุณลักษณะ "ลายเซ็น" ประกอบด้วยตำแหน่งงาน ชื่อย่อ และนามสกุลของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร

ผู้อำนวยการโรงงาน Mramor (ลายเซ็น) A.B. Koval

เอกสารที่สรุปในสถาบันที่ดำเนินงานบนหลักการของความสามัคคีในการบังคับบัญชานั้นลงนามโดยเจ้าหน้าที่คนหนึ่ง (ผู้จัดการรองหรือพนักงานที่ได้รับความไว้วางใจ)

บนเอกสาร หน่วยงานวิทยาลัย(โปรโตคอลการตัดสินใจ) ใส่ลายเซ็นสองอัน (หัวหน้าและเลขานุการ) คำสั่งลงนามโดยผู้จัดการ

มีการลงลายเซ็นตั้งแต่สองตัวขึ้นไปในเอกสารสำหรับเนื้อหาที่หลายคนรับผิดชอบ:

• เอกสารทางการเงินและการเงินลงนามโดยหัวหน้าสถาบันและหัวหน้าฝ่ายบัญชี
• ข้อตกลงลงนามโดยตัวแทนของคู่สัญญา

ลายเซ็นของบุคคลหลายคนในเอกสารจะถูกวางไว้ด้านล่างของอีกลายเซ็นหนึ่งตามลำดับที่สอดคล้องกับลำดับชั้นของบริการ

กรรมการ (ลงนาม) เอส.พี. อันโทยุก

หัวหน้าฝ่ายบัญชี (ลายเซ็น) ว.ท.ดุดโก้

หากเอกสารลงนามโดยบุคคลในตำแหน่งเดียวกันหลายคน ลายเซ็นจะต้องอยู่ในระดับเดียวกัน

ผู้อำนวยการโรงงาน Luch ผู้อำนวยการโรงงาน Svet

(ลายเซ็น) V.R. Sakhno (ลายเซ็น) L.P. Kotov

ลายเซ็นเริ่มต้นด้วยชื่อย่อ (วางไว้หน้านามสกุล) ตามด้วยนามสกุล ไม่จำเป็นต้องใส่การถอดรหัสลายเซ็นในวงเล็บ!

ผนึก

เพื่อรักษาอำนาจทางกฎหมาย เอกสารบางอย่างจะถูกประทับตรา: สัญญา กฤษฎีกา ข้อสรุป ฯลฯ ตราประทับจะต้องมีส่วนหนึ่งของตำแหน่งงานและลายเซ็นส่วนตัว

วันที่

วันที่อยู่ใต้ลายเซ็นด้านซ้าย

จดหมายอย่างเป็นทางการจะลงวันที่ในวันที่ลงนามหรืออนุมัติโดยหัวหน้าสถาบัน

มีลำดับการออกเดทที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป:

1. องค์ประกอบวันที่เขียนในบรรทัดเดียวโดยใช้เลขอารบิคสามคู่ตามลำดับวัน เดือน ปี
2. หากหมายเลขซีเรียลของวันหรือเดือนเป็นตัวเลขของสิบตัวแรก (ตั้งแต่ 1 ถึง 9) จะมีการวางศูนย์ไว้ข้างหน้า: 03.01.15 .
3. คำ ปี,การลดน้อยลง ช. พวกเขาไม่ได้ใส่มัน

• เมื่อเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบตัวอักษรเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และตรวจดูให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดที่ไม่จำเป็น
• มอบจดหมายให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการอ่านหากเป็นไปได้ มุมมองภายนอกจะช่วยระบุข้อบกพร่องที่อาจถูกมองข้าม
• อย่าลืมใส่หมายเลขโทรศัพท์/ที่อยู่อีเมลของคุณ ซึ่งมักจำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาที่ระบุไว้ในจดหมายอย่างรวดเร็ว
• นอกเหนือจากข้อกำหนดสากลทั่วไปและกฎการออกแบบแล้ว ยังต้องคำนึงว่าเอกสารแต่ละประเภทมีคุณสมบัติการออกแบบของตัวเอง

โปรดทราบว่าไม่ใช่ทุกเอกสารจะมีรายการรายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้น แต่มีเพียงบางชุดเท่านั้นที่ให้ผลบังคับทางกฎหมายและความครบถ้วนของเอกสารประเภทนี้

ขอให้โชคดีกับธุรกรรมของคุณและคำตอบที่ต้องการ!

คำถามและคำตอบที่พบบ่อย

มีอะไรดีที่จะเขียนในตอนท้ายของข้อเสนอทางธุรกิจ?

อย่าใช้คำและวลีในขั้นตอนสุดท้ายที่อาจถือเป็นการบิดเบือน (“เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน”, “ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับคำตอบของคุณ”, “เราจะรอจดหมายตอบกลับของคุณ” ฯลฯ)

คุณควรเขียน “ความปรารถนาดี” หรือ “ด้วยความเคารพ” ไว้ท้ายจดหมายหรือไม่?

ต้องปฏิบัติตาม "ด้วยความเคารพ" อย่างแน่นอน สไตล์ธุรกิจการสื่อสาร.

พวกเขามักจะเขียนอะไรไว้ท้ายจดหมายหากพวกเขาขอให้ตอบกลับอย่างรวดเร็ว?

ไม่มีอะไรแบบนี้เขียนในจดหมายธุรกิจ

สิ่งที่ต้องเขียนในลายเซ็น อีเมล: "ด้วยความเคารพ" หรือ "ด้วยความปรารถนาดี"?

"ขอแสดงความนับถือ".

จะเปลี่ยนลายเซ็น "ด้วยความเคารพ" ได้อย่างไร?

"ด้วยความเคารพ", "ด้วยความเคารพ"

จะจบจดหมายนำเสนอได้อย่างไร?

ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.

คุณจะเขียนว่า “ฉันต้องการแจ้ง” ได้อย่างไร?

“ข้าพเจ้าขอแจ้ง” “แจ้ง” “แจ้ง” “ประกาศ” “ให้ทราบ”

วลี: “ฉันจะจบรายงานด้วยถ้อยคำ” ถูกต้องหรือไม่?

โปรดจำไว้ว่า "ฉันกำลังเขียนถึงคุณ" อันโด่งดังของพุชกิน อะไรจะดีไปกว่าการรับจดหมายและการได้รับจากคนที่คุณรักก็มีความสุขเป็นสองเท่า จดหมายรัก... ถึงตอนนี้จะดูเชยไปหน่อย แต่โรแมนติกขนาดไหน! ฉันแน่ใจว่าผู้หญิงเกือบทุกคนใฝ่ฝันที่จะมีจดหมายเช่นนี้เขียนถึงเธออย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต และไม่ต้องรอถึงวันที่ 8 มีนาคม หรือวันวาเลนไทน์ก็มาถึง หากคุณรัก ก็สามารถเซอร์ไพรส์ได้แบบไม่ต้องมีเหตุผลใดๆ ทั้งสิ้น แม้ว่าสิ่งที่ฉันพูดเพราะความรักเป็นเหตุผลที่ใหญ่ที่สุดและสำคัญที่สุดอยู่แล้ว

จดหมายคือบทพูดคนเดียว คุณพูดโดยไม่ถูกขัดจังหวะ นี่คือหนึ่งใน วิธีที่ดีที่สุดพูดคุยเกี่ยวกับความรู้สึกของคุณ และสำหรับสิ่งนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเป็น Pushkin หรือ Blok สิ่งสำคัญคือการแสดงความจริงใจและความลึกของความรู้สึกของคุณ การเขียนจดหมายต้องใช้อารมณ์ที่พิเศษเสมอ สภาพจิตใจที่พิเศษ ท้ายที่สุดแล้ว เป็นเรื่องยากมากที่จะแสดงออกด้วยคำพูดว่า ความรัก ความอ่อนโยน ความโศกเศร้า หรือความเหงา เขียนทุกสิ่งที่คุณคิด อย่าซ่อนความรู้สึกของคุณ อย่ากลัวที่จะเปิดจิตวิญญาณของคุณ ให้คนที่คุณรักรู้ว่าเขามีความหมายกับคุณมากแค่ไหน หากคุณไม่พบคำที่เหมาะสม คุณสามารถใช้บทกวีสองสามบรรทัดเกี่ยวกับความรักได้

บางคนจะบอกว่านี่คือศตวรรษที่ 21 - ศตวรรษแห่งเทคโนโลยีและความเกียจคร้านของมนุษย์ - การโทรหรือเขียน SMS ง่ายกว่ามาก แน่นอนว่ามันง่ายกว่า แต่คุณไม่สามารถเขียน SMS ได้มากนัก แต่ทางโทรศัพท์ "คุณบอกจิตวิญญาณของคุณได้ไหม" จากนั้นคำก็คือเสียง (ถ้ามันลอยออกไป คุณจะจับมันไม่ได้) และคำที่เขียนบนกระดาษก็เป็นสิ่งที่มีสาระสำคัญอยู่แล้ว คุณสามารถเห็นมัน ลูบมัน มันยังมีกลิ่นของมันเองด้วย นี่เป็นของที่เป็นของคุณเพียงคนเดียวอยู่แล้ว นี่คือ "ฉันรัก" ที่คุณสามารถเห็นได้ทุกวัน จูบมัน และวางไว้ใต้หมอนในตอนกลางคืน “ ฉันรัก” นี้แตกต่างกันไปสำหรับทุกคน: สำหรับบางคนก็ราบรื่นและสง่างามสำหรับบางคนก็เต้นรำและไม่เป็นระเบียบสำหรับบางคนก็อ่านไม่ออกและเป็นคลื่น แต่ส่งถึงคุณเท่านั้น ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมมันถึงแพงมาก นี่คือชิ้นส่วนของจิตวิญญาณที่อยู่ในซองจดหมาย กระดาษแผ่นหนึ่งที่เต็มไปด้วยความหมายสำหรับสองคนเท่านั้น

เป็นที่ทราบกันมานานแล้วว่าด้วยความช่วยเหลือของจดหมายเพียงอย่างเดียวคุณสามารถสร้างความคิดเห็นเกี่ยวกับบุคคลกระตุ้นความเคารพตนเองและแม้กระทั่งตกหลุมรัก จำความสัมพันธ์อันน่าทึ่งของ P.I. ไชคอฟสกีกับ Nadezhda von Meck ถูกจับในการติดต่อซึ่งกินเวลานานถึงสิบสามปี พวกเขาไม่เคยพบกัน แต่ความรักและความอ่อนโยนที่มีต่อกันนั้นส่องประกายผ่านจดหมายของพวกเขา

ชายและหญิงแสวงหามานานหลายศตวรรษ วิธีต่างๆแสดงความรู้สึกของคุณและถ่ายทอดให้กับคนที่คุณรัก การเขียนจดหมายที่สวยงามถือว่ายาก ยากมากที่คนรวยจำนวนมากถึงกับจ้างเลขาคนรับใช้พิเศษเพื่อสิ่งนี้ จังหวะของเรา ชีวิตที่ทันสมัยทำให้เรามีเวลาโรแมนติกน้อยลง ตอนนี้ประเภทจดหมายเหตุไม่เป็นที่นิยมพวกเราส่วนใหญ่ลืมไปแล้วว่าจะแสดงความคิดและความรู้สึกของเราบนกระดาษอย่างไร แต่ถ้าคุณรักอย่าละอายที่จะเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ นั่งลงตอนนี้แล้วเขียนจดหมายถึงคนที่คุณรัก และไม่สำคัญว่าคุณจะเขียนลงบนกระดาษหรือส่งทางอีเมล สิ่งสำคัญคือ มีความจริงใจ

ทุกคนคงเคยต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับในการเขียนจดหมายธุรกิจมากมายที่คุณต้องรู้ บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดกระบวนการร่างเอกสาร จัดเตรียมตัวอย่างจดหมายธุรกิจ และอภิปรายประเภทและการออกแบบ

รูปร่าง

แบบฟอร์มสำเร็จรูปจะช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท ประกอบด้วย ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร เช่น:

• ชื่อ.
• ที่อยู่.
• หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ.
• เว็บไซต์.
• อีเมล.
• โลโก้.
• รายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าจะรวมข้อมูลใดไว้ในนั้น

จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? การตระเตรียม

จดหมายธุรกิจได้รับการเขียนและจัดรูปแบบในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนคิดอย่างละเอียดในเนื้อหาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับหัวข้อของจดหมาย สิ่งที่จะใช้เป็นพื้นฐาน และจะมีอะไรใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ผู้เขียนกำลังดำเนินการ กระบวนการจัดทำจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ดังนี้

• กำลังศึกษาประเด็น.
• การเขียนจดหมายร่าง
• การอนุมัติของมัน
• การลงนาม
• การลงทะเบียน
• กำลังส่งถึงผู้รับ.

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องทำให้ข้อมูลครบถ้วนนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น มันอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ด้วยตัวอักษรเรียบง่าย เนื้อหาสื่อถึงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ ส่วนที่ซับซ้อนอาจประกอบด้วยหลายส่วน ประเด็น และย่อหน้า แต่ละย่อหน้านำเสนอข้อมูลด้านเดียว ตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ เนื้อหา และส่วนปิดท้าย

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายสถานการณ์และเหตุการณ์ ให้การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้ทำให้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง พิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรบ้าง และแจ้งให้ทราบถึงความจำเป็นในการมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งต่างๆ

บทสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำขึ้นในรูปแบบของข้อเสนอแนะ คำร้องขอ คำเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - มีดังต่อไปนี้ นี่เป็นการสรุปข้อกำหนดที่ระบุไว้ในข้อกำหนดหลัก

ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด

ตัวอักษรแต่ละตัวจะขึ้นต้นด้วยที่อยู่ตรงกลาง ส่วนเล็กๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนจะต้องคำนึงถึง:

• ตำแหน่งผู้รับ
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• พิธีการ
• มารยาท.

ควรมีรูปแบบสุภาพที่ท้ายจดหมาย เช่น “...ข้าพเจ้าหวังว่าจะได้รับความร่วมมือต่อไป (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ)...” วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

จดหมายทั้งหมดจะต้องเขียนในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการซึ่งหมายถึงการใช้ภาษาที่เป็นทางการ ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ. คุณลักษณะของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือ นิติบุคคลในนามของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่เขียนจดหมาย
• ความสัมพันธ์ในองค์กรได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
• โดยทั่วไปเอกสารการจัดการจะมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในการดำเนินกิจกรรมขององค์กร สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้น

ในการนี้ข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• จ่าหน้าถึง มีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ
• ปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน
• เชื่อถือได้และเป็นกลาง
• มีเหตุจูงใจให้ผู้รับกระทำการใดๆ
• ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจ

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - คำศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ ประกอบด้วยสำนวน คำศัพท์ และสูตรมากมาย
• น้ำเสียงในการเขียนมีความเป็นกลาง เข้มงวด และเข้มงวด โดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์หรือแสดงออก
• ความถูกต้องและชัดเจนของข้อความ โดยไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ความชัดเจน และความรอบคอบในการใช้ถ้อยคำ
• ความกระชับและกะทัดรัด - โดยไม่ต้องใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก
• การใช้คำศัพท์ ได้แก่ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้คำย่อซึ่งอาจเป็นคำศัพท์ (นั่นคือคำประสมที่เกิดขึ้นโดยการลบตัวอักษรออกจากส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่น ๆ ) และกราฟิก (นั่นคือการกำหนดคำในรูปแบบย่อ: grn, zh-d, ฯลฯ)
• การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามทางวาจา (“ให้การสนับสนุน” แทน “การสนับสนุน”)
• การใช้ประโยคธรรมดาทั่วไป

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงไว้ด้านล่างนี้ เวอร์ชันเต็ม(พร้อมส่วนหลัก) ข้อมูลนี้ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนจดหมายธุรกิจในประเด็นเฉพาะเรื่องเดียว หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลาย ๆ ปัญหาในคราวเดียว ขอแนะนำให้จัดทำตัวเลือกต่างๆ ขึ้นมา

จดหมายธุรกิจสามารถมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

• ประกอบ. โดยปกติแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร ตัวอย่างจดหมายสมัครงานจะช่วยผู้ที่ต้องการเขียนเอกสารประเภทนี้)

• รับประกัน. เขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใดๆ เช่น สามารถรับประกันการจ่ายเงินค่างาน ค่าเช่า ระยะเวลาในการส่งมอบ ฯลฯ ได้
• ขอบคุณ. พวกมันเริ่มมีการใช้งานบ่อยครั้งโดยเฉพาะเมื่อเร็ว ๆ นี้ จดหมายดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงของการเป็นหุ้นส่วนที่ดี สามารถออกได้บนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่างวาไรตี้ขอบคุณนั้นถูกวาดขึ้นในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ไขได้ ในกรณีนี้ จดหมายจะแสดงถึงสาระสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุด ตัวอย่างดังกล่าวทำ บนกระดาษสีมีเครื่องประดับ สามารถแขวนไว้บนผนังในห้องคณะในสถานที่อันทรงเกียรติได้)

• ข้อมูล
• ให้คำแนะนำ
• ยินดีด้วย.
• การโฆษณา.

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอความร่วมมือ สิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา ซึ่งส่งไปยังองค์กรต่างๆ มักมีลักษณะเป็นการโฆษณา เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ค่อนข้างยากคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการเพื่อที่จะได้รับความสนใจและยิ่งกว่านั้นเพื่อให้เกิดความสนใจ แต่หากเรียบเรียงตามตัวอย่างด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกประการ

• คำเชิญ พวกเขาถูกส่งไปเชิญชวนให้เข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ พวกเขามักจะจ่าหน้าถึงผู้จัดการหรือ เป็นทางการแต่ก็สามารถส่งถึงทั้งทีมได้เช่นกัน
• คำขอ
• ประกาศ
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีการเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบต้องเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำคำขอที่ระบุไว้ในตัวอักษรตัวแรก จากนั้นจะแจ้งผลการพิจารณาและแสดงการอนุมัติหรือเหตุผลในการปฏิเสธ จดหมายตอบรับทางธุรกิจอาจมีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากข้อมูลที่คาดหวัง โดยปกติจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งานของลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
• ภาษาเดียวกันหมายถึง.
• ขอบเขตและเนื้อหาที่เปรียบเทียบได้
• การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน

ตกแต่ง

นอกเหนือจากการใช้หัวจดหมายขององค์กรสำหรับจดหมายธุรกิจแล้ว ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ เมื่อออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้คือรายละเอียด กฎเกณฑ์สำหรับตัวย่อ ที่อยู่การเขียน ส่วนหัว ความยาวของข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยให้คุณเขียนได้โดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด ถูกใช้โดยทั้งพนักงานออฟฟิศเริ่มต้นและพนักงานที่มีประสบการณ์ ต้องขอบคุณตัวอย่างเหล่านี้ พวกเขาได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก

เพื่อน ๆ ที่รัก วันนี้ฉันตัดสินใจเขียนเกี่ยวกับปัญหาที่เจ็บปวด - วิธีเขียนจดหมาย 😉 ฉันคิดว่าผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ จำนวนมากได้รับจดหมายจำนวนมากทุกวันพร้อมทั้งคำถามและขอความช่วยเหลือ

คนรับใช้ที่ต่ำต้อยของคุณก็ไม่มีข้อยกเว้น :) จำนวนจดหมายที่มีคำถามและคำร้องขอความช่วยเหลือเฉลี่ยอยู่ที่ 40-50 ฉบับต่อวัน และบางครั้งก็เกินความสามารถทางกายภาพของฉันที่จะตอบได้

ส่วนสำคัญของการติดต่อประกอบด้วยจดหมายซึ่งคำถามและคำอธิบายปัญหาไม่ได้กำหนดอย่างถูกต้องทั้งหมดซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงต้องมีจดหมายชี้แจงเพิ่มเติมซึ่งทำให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับใช้เวลานานโดยไม่จำเป็น

ในโพสต์นี้ ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีเขียนจดหมายพร้อมคำถามถึงผู้เชี่ยวชาญอย่างถูกต้อง เพื่อให้ได้รับข้อมูลที่คุณต้องการใช้เวลาขั้นต่ำและไม่จำเป็นต้องมีการโต้ตอบที่ไม่จำเป็น

กฎหลักในความคิดของฉันคือในจดหมายเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องทำให้ชัดเจนว่าคุณให้ความสำคัญกับเวลาของผู้รับ ทุกอย่างควรกระชับและมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน

1. คำทักทาย

ฉันเชื่อว่าจดหมายใด ๆ จะต้องเริ่มต้นด้วยคำทักทาย “สวัสดี” “สวัสดี” “สวัสดีตอนบ่าย” - การเขียนคำเหล่านี้ไม่ใช่เรื่องยากและใช้เวลาไม่กี่วินาที โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่ชอบอีเมลที่ไม่มีคำทักทาย ไม่มีสิ่งใดที่มีคุณค่าอย่างสุดซึ้งหรือถูกให้อย่างถูกมากเท่ากับความสุภาพ

2. การเรียกชื่อ

ในทุกหน้าของบล็อกไซต์ที่มีแบบฟอร์ม ข้อเสนอแนะ(เช่น หน้า “”) ฉันมักจะเขียนว่า “ฉันชื่อมิคาอิล” ดังนั้นฉันจึงไม่เห็นปัญหาหากไม่เรียกชื่อบุคคลด้วยตัวอักษร บุคคลใดก็ตามชอบให้เรียกชื่อโดยไม่รู้ตัว

และถึงแม้ฉันจะชอบ "ไมค์" มากกว่า "มิคาอิล" 😉 แต่การเรียกชื่อก็ยังดี 🙂

3. Google คำถามของคุณก่อน

กี่ครั้งแล้วที่ฉันต้องระบุลิงก์ไปยังเนื้อหาที่ฉันพบโดยเพียงพิมพ์คำถามที่ถามถึงฉันในเครื่องมือค้นหา! ฉันไม่มีนิ้วและนิ้วเท้าเพียงพอด้วยซ้ำ 😉!

อย่างจริงจังฉันขอแนะนำให้คุณ Google คำถามที่คุณสนใจในเวอร์ชันต่าง ๆ ก่อน (รวมถึงภาษาอังกฤษคุณสามารถแปลผ่าน Google Translator) และใช้เวลาศึกษาเนื้อหาที่พบ

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถค้นหาคำตอบสำหรับคำถามของคุณในเครื่องมือค้นหาหรือในฟอรัมได้อย่างง่ายดาย (ผู้คนจำนวนมากมาที่นี่เพื่อสื่อสาร หารือเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะในหัวข้อต่างๆ และตอบคำถาม) จะเสียเวลาของคนอื่นไปทำไม ในเมื่อในหลาย ๆ กรณี คุณสามารถค้นหาทุกสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จในการเพิ่มการเข้าชมไซต์ของคุณ!

ของหวานสำหรับวันนี้คือวิดีโอของผู้ชายคนหนึ่งที่ใช้นิ้วเดียวดึงบาร์บนแถบแนวนอน ฉันก็ต้องการเช่นกัน :)

คุณแน่ใจหรือไม่ว่าในบรรดาอีเมลหลายร้อยฉบับที่ผู้รับดู จดหมายของคุณมีความโดดเด่นจริงๆ ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาอาชีพและนักการตลาดพูดคุยเกี่ยวกับวิธีระบุหัวเรื่องของอีเมลอย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับเปิดและตอบกลับได้ทันท่วงที

1. ใส่หัวเรื่องเสมอ

การเพิกเฉยต่อช่องหัวเรื่องของอีเมลถือเป็นข้อผิดพลาดครั้งใหญ่ที่สุดที่ผู้ส่งทำเมื่อหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันเวลา โดยทั่วไปหัวเรื่องของอีเมลจะบอกผู้รับถึงเนื้อหาของข้อความและบังคับให้เขาตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลหรือไม่ อีเมลที่มีหัวเรื่องว่างมักจะถูกลบทันที เพราะจะทำให้ผู้รับรำคาญ ซึ่งจะต้องเปิดอีเมลเพื่อดูว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร

2. ขั้นแรกให้ป้อนหัวเรื่องของจดหมาย จากนั้นจึงเริ่มเขียนข้อความ

หลายๆ คนเชื่อว่าหัวเรื่องของอีเมลเป็นปัญหารองหลังจากเขียนไปแล้ว อย่างไรก็ตาม อแมนดา ออกัสติน ที่ปรึกษาด้านอาชีพของ The Ladders เน้นย้ำว่าหัวข้อของจดหมายถือเป็นลำดับความสำคัญของผู้เขียน ประการแรก เป็นหัวข้อที่กำหนดโทนของข้อความ และประการที่สอง ไม่อนุญาตให้คุณถูกรบกวนจากหัวข้ออื่น

3. พูดสั้นๆ

แม้ว่าเมื่อคุณเปิดกล่องจดหมายบนจอคอมพิวเตอร์ คุณสามารถดูอักขระได้ 60 ตัวในหัวเรื่อง แต่บนสมาร์ทโฟน คุณจะเห็นได้เพียง 25-30 ตัวเท่านั้น ดังนั้น ควรตั้งหัวเรื่องของอีเมลไว้ที่ 6-8 คำ เท่านี้ก็จะเกินพอแล้ว

4. ใส่สิ่งที่สำคัญที่สุดไว้ที่จุดเริ่มต้นของหัวเรื่อง

Dmitry Leonov รองประธาน SaneBox กล่าวว่าประมาณ 50% ของจดหมายถูกดูจาก โทรศัพท์มือถือ. คำนึงถึงสิ่งนี้และเขียนสิ่งที่สำคัญที่สุดไว้ที่ตอนต้นของหัวเรื่อง มิฉะนั้น ในกรณี 50% ส่วนสำคัญของข้อความอาจถูกอุปกรณ์มือถือตัดออก และผู้รับไม่ได้อ่าน

5. หลีกเลี่ยงคำที่ไม่จำเป็น

อย่าเกะกะหัวเรื่องด้วยวลีที่ไม่จำเป็น เช่น “สวัสดีตอนบ่าย” “ยินดีที่ได้รู้จัก” “ขอบคุณ” และอื่นๆ ประการแรก มันไม่มีความหมายอะไรกับผู้รับเลย ประการที่สองคุณสามารถใช้พวกมันได้อย่างปลอดภัยในจดหมายซึ่งจะมีเหตุผลมากยิ่งขึ้น

6. มีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงในหัวเรื่อง

หัวเรื่องของจดหมายควรระบุอย่างชัดเจนถึงเนื้อหาเกี่ยวกับจดหมาย เป็นหัวเรื่องของจดหมายที่ผู้รับจะต้องจัดลำดับความสำคัญและตัดสินใจว่าจะต้องตอบกลับเมื่อใด เช่น ข้อความในหัวข้อ “Do you have เวลาว่างเพื่อแก้ไขคำถามของฉัน?" มีความคลุมเครือมากเนื่องจากไม่ได้ทำให้ผู้รับเข้าใจว่าพวกเขาต้องการอะไรจากเขาและบังคับให้เขาเปิดจดหมาย ดังนั้นหากคุณส่งเรซูเม่แล้วในบรรทัดหัวเรื่องก็รู้สึกอิสระ เพื่อเขียนชื่อของคุณและชื่อตำแหน่งงานว่างที่คุณสมัคร จะเป็นอย่างไร หากคุณต้องการถามคำถามเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันกับเพื่อนร่วมงานหรือหุ้นส่วนของคุณให้ระบุชื่อของโครงการเฉพาะในบรรทัดหัวเรื่อง

7. ทำให้หัวเรื่องของคุณเรียบง่ายและคำกระตุ้นการตัดสินใจ

เคล็ดลับนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับนักการตลาดและผู้ที่ส่งอีเมลการตลาด Kip Bodnar รองประธาน Hub Spot แนะนำให้เขียนหัวเรื่องที่กระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการและทำให้เขาสนใจ

8. ใช้คำสำคัญเพื่อค้นหาและกรองเพิ่มเติม

ผู้เชี่ยวชาญมากมายใน อีเมลมีโฟลเดอร์เฉพาะเรื่องและยังใช้ตัวกรองเพื่อค้นหาตัวอักษรบางตัวด้วย ดังนั้นหากไม่มีแท็กดังกล่าวในหัวเรื่องของจดหมายของคุณ จดหมายของคุณก็มักจะไม่ถูกสังเกตเห็น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องใช้คำหลักที่สะท้อนถึงหัวเรื่องของจดหมายเพื่อที่ในอนาคตผู้รับสามารถค้นหาได้ง่ายผ่านระบบการค้นหา

9. กรุณาระบุว่าคุณต้องการคำตอบหรือไม่

เมื่อบุคคลได้รับจดหมาย สิ่งสำคัญสำหรับเขาคือต้องรู้ว่าเขาแค่ต้องอ่านหรือต้องตอบกลับหรือไม่ Amanda Augustine พูดว่า "กรุณาตอบกลับ" หรือ "โปรดอ่าน" ในหัวเรื่อง คุณยังสามารถใช้นิพจน์ "FYI" ได้ ใช้เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบว่าข้อความดังกล่าวจะเป็นที่สนใจของเขา ในการโต้ตอบอีเมลธุรกิจ เน้นย้ำว่าผู้ส่งต้องการแจ้งผู้รับ แต่ข้อความนั้นไม่ใช่คำสั่ง และไม่ต้องการให้ผู้รับดำเนินการใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อความโดยตรง

10. ระบุกำหนดเวลาในบรรทัดเรื่องของอีเมล

หากคุณกำลังส่งข้อมูลจำนวนมากในเนื้อหาของอีเมล แต่คุณต้องการใครสักคนที่จะตอบกลับ กำหนดเวลาที่แน่นอนแล้วระบุไว้ในหัวเรื่องของจดหมาย ซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการอ่านและตอบกลับข้อความได้ทันท่วงทีอย่างมาก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า "โปรดตอบกลับอีเมลฉบับนี้ภายในเวลาปิดทำการในวันศุกร์"

11. หากใครแนะนำคุณไปยังผู้รับรายนี้ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบ

หากพันธมิตร ลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานมอบข้อมูลติดต่อให้กับคุณ ให้ระบุชื่อของเขาโดยตรงในเรื่อง ไม่ใช่ในจดหมาย ประการแรก ชื่อที่คุ้นเคยจะดึงดูดความสนใจของผู้รับ ประการที่สอง จะทำให้ผู้รับทราบแนวคิดเกี่ยวกับโครงการหรือประเด็นปัญหาที่คุณอาจกำลังติดต่ออยู่

12. เน้นสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอ

หากคุณส่งอีเมลแบบเย็นชา คุณจะไม่รู้ว่าผู้รับจะสนใจข้อเสนอของคุณหรือไม่ ดังนั้นระบุในหัวข้อสิ่งที่คุณเสนอและแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับโบนัส - ส่วนลดข้อเสนอพิเศษ

13. กรอกชื่อผู้รับหรือชื่อบริษัท

คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังส่งจดหมายถึงใคร และผู้รับควรตระหนักทันทีว่าจดหมายนี้มีไว้สำหรับเขาโดยเฉพาะ Kip Bodnar กล่าวว่าวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการแสดงสิ่งนี้คือการใส่ชื่อของเขาหรือชื่อบริษัทไว้ในหัวเรื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนดังนี้: “วลาดิเมียร์ ดูตัวเลขเหล่านี้สิ ยอดขายของบริษัทเพิ่มขึ้น 25%”

14. ใช้คำที่จำกัดกรอบเวลาในการตอบจดหมาย

หากคุณต้องการดึงดูดความสนใจของใครบางคนและโน้มน้าวให้ผู้รับตอบกลับคุณ ให้ระบุกำหนดเวลาสำหรับข้อเสนอของคุณในบรรทัดเรื่องของจดหมาย เช่น “ต้องลงทะเบียนวันนี้” “รับจำนวนจำกัด รีบสมัครเข้าร่วมกิจกรรมเลย”

15. อย่าขึ้นต้นประโยคในหัวเรื่องที่ลงท้ายด้วยอีเมล

หากคุณเริ่มเขียนคำถามหรือประโยคในหัวเรื่องของจดหมาย ให้จบตรงนั้นโดยไม่ต้องเขียนต่อในจดหมาย สิ่งนี้ทำให้ผู้รับรำคาญเพราะมันบังคับให้เขาเปิดจดหมายและอ่านต่อ คิดว่าบางทีผู้ส่งสารหรือแม้แต่การโทรอาจเหมาะกับคำถามสั้น ๆ มากกว่า?

16. อ่านข้อความในหัวเรื่องอีกครั้ง

Amanda Augustine แนะนำให้อ่านหัวเรื่องอีกครั้งก่อนส่ง ทำไมเป็นเช่นนี้? บ่อยครั้งเมื่อผู้ส่งส่งจดหมาย "กอง" ทั้งหมดไปยังผู้รับที่แตกต่างกัน เขาลืมเปลี่ยนชื่อหรือชื่อบริษัทในบรรทัดเรื่องของจดหมาย สิ่งนี้อาจทำให้ผู้รับระคายเคืองหรือแม้กระทั่งทำให้คุณขุ่นเคือง ดังนั้นก่อนส่งจดหมายควรอ่านซ้ำและตรวจสอบความไม่สอดคล้องกัน

17. อย่าเขียนตัวพิมพ์ใหญ่

การใช้คำที่เขียนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ดึงดูดความสนใจแต่ไปในทิศทางที่ผิด วิธีนี้ทำให้อ่านจดหมายได้ยากและทำให้ผู้รับกังวลในระดับจิตใต้สำนึก คุณสามารถใช้เครื่องหมายขีดกลางและโคลอนเพื่อลากเส้นระหว่างคำและเน้นบางสิ่งบางอย่างแทนได้

การแปลบทความนี้จัดทำโดย Ekaterina Nikitina โดยอ้างอิงจากแหล่งข้อมูลจาก Business Insider