ธุรกิจของฉันคือแฟรนไชส์ การให้คะแนน เรื่องราวความสำเร็จ ไอเดีย การทำงานและการศึกษา
เกี่ยวกับเว็บไซต์ รายชื่อผู้ติดต่อ
เมนู
รายชื่อผู้ติดต่อ
ค้นหาไซต์

บ้าน การบัญชี ใครเคยศึกษาหลักการของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติบ้าง? ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ - พื้นฐาน

ใครเคยศึกษาหลักการของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติบ้าง? ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ - พื้นฐาน

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจบางครั้งดูเหมือนเป็นไม้กายสิทธิ์สำหรับผู้จัดการ แต่จะทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติในวิธีที่ดีที่สุดได้อย่างไร? เพื่อให้งานเป็นไปอย่างราบรื่น เอกสารไม่หาย กฎระเบียบช่วย ทีมงานทำหน้าที่เหมือนเครื่องจักรที่เติมน้ำมันอย่างดี?

ในบทความนี้เราจะวิเคราะห์ความแตกต่างของการสร้างและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ พิจารณาวิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด อะไรคือเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ และจะเริ่มต้นจากที่ใด หากคุณกำลังคิดที่จะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและอาจแนะนำระบบการจัดการทางอิเล็กทรอนิกส์ โปรดอ่านบทความอย่างละเอียด และหยิบดินสอ!

เสาหลักสามประการของความสับสนวุ่นวายในธุรกิจ: วิธีทำให้กระบวนการที่ไม่มีอยู่เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ก่อนที่เราจะพูดถึงโอกาสที่กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเปิดกว้างขึ้น ลองคิดถึงปัญหาที่คุณกำลังเผชิญอยู่ตอนนี้

“เสาหลัก” ที่ไม่ดีสามประการที่ทำให้เกิดความสับสนวุ่นวายในการดำเนินธุรกิจนั้นเป็นสากล เป็นไปได้มากว่าคุณจะคุ้นเคยกับพวกเขาด้วย:

  • ข้อผิดพลาดเป็นประจำ Petrov พิมพ์ผิด Sidorov รับรองเอกสารที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ Vasechkina ส่งใบแจ้งหนี้พร้อมรายละเอียดที่ไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดดังกล่าวทำให้เกิดความสูญเสียทั้งเวลาและทางการเงิน สายตากระตุกและทำงานในเวลากลางคืน
  • หยุดทำงานเอกสารอยู่ระหว่างรอการอนุมัติหนึ่งสัปดาห์ จากนั้นวินาที งานก็คุ้มค่า พนักงานคนสำคัญอยู่ระหว่างลาพักร้อนหรือลาออกโดยไม่ส่งมอบคดี
  • ความสับสนทั่วไปกระดาษที่จำเป็นหายไปไหน? ทำไมเลขาไม่สังเกตเอกสารด่วนในกองกระดาษ? ผู้เชี่ยวชาญควรไปที่ไหนเมื่อลูกค้าติดต่อเขาหากไม่มีคนที่ใช่? ความสับสนและการวิ่งไปตามทางเดินพร้อมกับกองกระดาษเป็นสิ่งที่น่ารำคาญและไม่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิผลอย่างแน่นอน

เมื่อ 10 ปีที่แล้ว บริษัทส่วนใหญ่มองว่าการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจมีราคาแพง ใช้เวลานาน และดังนั้นจึงเป็นงานที่ไม่จำเป็น บางคนยังคงคิดอย่างนั้นในตอนนี้ เมื่อได้อ่านเรื่องราวสยองขวัญเกี่ยวกับโครงการที่ยังสร้างไม่เสร็จและสูญเสียเงินไปนับล้าน หรือแม้แต่การเข้าถึงระบบอัตโนมัติจากด้านที่ผิด แต่ปรากฏว่าบริษัทที่ทำงานเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเติบโตเร็วขึ้น เอาชนะวิกฤติได้ดีขึ้น และมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคู่แข่ง ในบริษัทดังกล่าว พนักงานจะรู้สึกสบายใจมากขึ้น ซึ่งสร้างบรรยากาศการทำงานที่เหมาะสมในทีม ตัวอย่าง ได้แก่ เรื่องราวของ Toyota, Amazon, McDonalds และลูกค้าของเราซึ่งบทวิจารณ์เกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

ทุกวันนี้ ความสามารถในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจและความรู้เกี่ยวกับวิธีการทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นอัตโนมัติกำลังกลายเป็นข้อได้เปรียบทางการแข่งขันที่สำคัญ

กระบวนการทางธุรกิจ: เรากำลังทำอะไรอัตโนมัติสหาย?

บางครั้งฝ่ายบริหารของบริษัทก็ยุ่งมาก ประเด็นเชิงกลยุทธ์อยู่ในอาการหลงผิด: ทุกอย่างได้รับการแก้ไขกับเราแล้ว แต่ถ้า Petrov รู้ว่าหากมีงานทางการตลาดเกิดขึ้น เขาจำเป็นต้องติดต่อ Ivanova นี่ไม่ใช่กระบวนการทางธุรกิจ แต่แผนผังการดำเนินการเฉพาะที่อธิบายขั้นตอนที่พนักงานดำเนินการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เฉพาะอย่างเป็นสากลนั้นคล้ายคลึงกับกระบวนการทางธุรกิจอยู่แล้ว

หากต้องการเรียกว่ากระบวนการทางธุรกิจ แผนปฏิบัติการจะต้องคำนึงถึงปัจจัยสามประการ:

  1. ความเสถียรของการเชื่อมต่อที่อธิบายไว้:การดำเนินการ การเปลี่ยนภาพ และเงื่อนไขต่างๆ จะถูกนำมาพิจารณาด้วย
  2. การควบคุมการดำเนินการระหว่างกระบวนการ:โทร จดหมาย เอกสารแนบ อุทธรณ์ วีซ่า
  3. ข้อสรุปเชิงตรรกะ:เป้าหมายที่ทำได้โดยเฉพาะ

กระบวนการทางธุรกิจที่มีรูปแบบชัดเจนจะช่วยให้คุณเห็นผลลัพธ์และควบคุมงานในทุกขั้นตอน เพื่อป้องกันการสูญเสียและข้อผิดพลาด "ตั้งแต่เริ่มต้นเพียงเล็กน้อย"

ขึ้นอยู่กับการเกิดขึ้นของ "จุดบาง" กระบวนการทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนต่างๆ จะถูกปรับ และจะดูว่าลิงก์ใดอ่อนแอ หากคุณมีปัญหาในการพัฒนาอัลกอริธึม เราพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณ ท้ายที่สุดแล้ว การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจคือการเตรียมการสำหรับโครงการเพื่อทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นอัตโนมัติ

หัวใจของธุรกิจของคุณแข็งแรงหรือไม่?

ติดต่อเราวันนี้และรับข้อเสนอพิเศษ กระบวนการทางธุรกิจคือหัวใจของบริษัท คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าธุรกิจของคุณอยู่ในสภาพดี? ติดต่อเราและค้นหาวิธีใช้กระบวนการทางธุรกิจให้เกิดประโยชน์สูงสุด และปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของบริษัทของคุณ

สั่งซื้อปรึกษา

เป้าหมายหลักของการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจคือการเปลี่ยนแปลงมหัศจรรย์ของการปฏิสัมพันธ์ภายในบริษัทที่ถักทออย่างสับสนวุ่นวายให้เป็นอัลกอริธึมที่มีระเบียบ สม่ำเสมอ และเข้าใจได้ ขอให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการทำงาน ในสำนักงาน ในหัวหน้าพนักงาน และในจิตใจของผู้จัดการ!

ยูริปุ่มอยู่ไหน? เป้าหมายของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

ตอนนี้คำถามคือ: จะจัดการทั้งหมดนี้ได้อย่างไร? คุณต้องมีพนักงานทั้งหมด - เพื่อจับตาดูชีพจรและติดตาม "จุดบาง" "ลิงก์ที่อ่อนแอ" อย่างใกล้ชิดและการดำเนินการทุกสิ่งที่ควรทำ!

หนึ่งในสี่ของบริษัทเดินตามเส้นทางนี้ โดยขยายแผนกคุณภาพและขยายฝ่ายบริหารและเลขานุการ แต่จะมีประโยชน์มากกว่ามากหากถามคำถามว่าจะทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติและย้ายฟังก์ชั่นการควบคุมพวกมันไปไว้ในที่เดียวได้อย่างไร ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจดังกล่าวจะเป็นทั้งผู้ออกแบบ กลไกการตรวจสอบ และผู้ควบคุม คอยส่งสัญญาณเมื่อมีบางอย่างไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ แต่ " ปุ่มวิเศษ“ทำงานแล้ว คุณยังต้องทำงานหนัก

แน่นอนว่าเป้าหมายของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติไม่ได้เป็นเพียงวิธีการควบคุมที่สะดวกเท่านั้น ด้วยเหตุนี้ การใช้ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติจะช่วย:

  • จัดระเบียบงานประจำ.
  • ลดปัจจัยมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด
  • แบ่งขอบเขตความรับผิดชอบภายในกระบวนการอย่างชัดเจน
  • เก็บรายละเอียดทั้งหมดของกระบวนการไว้ภายใต้การควบคุม
  • รวมไว้ในแผนการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า
  • สร้างโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีแบบครบวงจรพร้อมสิทธิ์การเข้าถึงที่แตกต่างกัน
  • ประหยัดเวลาของคุณและพนักงานของคุณ
  • ผลลัพธ์ที่ได้คือประหยัดเงินในการบริหารจัดการบริษัท

อย่างที่คุณเห็น เป้าหมายของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัตินั้นส่วนใหญ่ตรงกับของคุณ!

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ - ระบบของบริษัทเดียว

เพื่อให้ชัดเจนยิ่งขึ้น เรามาดูฟังก์ชันเฉพาะของระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ - “1C: Document Flow 8” โดยใช้ตัวอย่าง


เราเห็นได้ชัดเจนว่ากระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติแตกต่างจากกระบวนการที่ "ปรุงสุก" อย่างไร คงต้องรอดูกันต่อไปว่าจะบรรลุระบบอัตโนมัติระดับนี้ได้อย่างไร

ส่วนผสมลับ: วิธีทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติโดยไม่สูญเสีย

คุณคงเคยได้ยินเรื่องราวเกี่ยวกับบริษัท N ซึ่งนำระบบซุปเปอร์มาใช้ ปรับปรุงแก้ไข และกลับมาใช้ Excel หลังจากทะเลาะวิวาทกัน สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อบริษัทเผชิญกับปัญหาที่ไม่คาดคิด จากนั้นพนักงานก็บ่อนทำลายวิธีการทำงานที่ผิดปกติ กระบวนการที่เป็นที่ยอมรับไม่สามารถควบคุมได้ในทางใดทางหนึ่ง จากนั้นงบประมาณการดำเนินการก็เกินกว่าที่ต้องการ ตัวระบบนั้นหนักและเข้าใจยาก แต่คุณต้องการ "นี่คือปุ่ม ฉันกดมันแล้วทุกอย่างก็ใช้งานได้"

ผู้จัดการมักจะลืมกฎ: ขั้นตอนแรกที่สร้างระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจคืองาน ระบบการจัดการเอกสารมีฟังก์ชันการทำงานมากมายที่สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจที่มีความต้องการมากที่สุด แต่ก่อนอื่น จะต้องนำเสนอข้อเรียกร้องเหล่านี้

การวิจัยของเรายืนยันว่า 70% ของปัญหาทางธุรกิจเกิดขึ้นอย่างแม่นยำในขั้นตอนของข้อกำหนดและผลลัพธ์ในการบันทึก ดังนั้นเราจึงให้คำปรึกษาเบื้องต้นและมีบริการวิจัยก่อนโครงการ ขั้นตอนนี้ช่วย:

  • ระบุ “จุดอ่อน” ในบริษัท
  • กำหนดเป้าหมายที่ตั้งไว้ ระบบอัตโนมัติ,
  • ทำความเข้าใจว่าฟังก์ชันมาตรฐานนั้นเหมาะสมกับบริษัทหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่
  • ค้นหาว่าชุดฟังก์ชันใดจะเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจ
  • กำหนดกระบวนการที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติก่อนและกระบวนการใดที่สามารถเลื่อนออกไปได้ ตัวอย่างเช่น พื้นที่ที่ทำให้การทำงานของทั้งบริษัทช้าลงควรได้รับความสำคัญ แม้ว่างานในส่วนนั้นจะไม่ใช่งานที่ง่ายที่สุดก็ตาม

การบันทึกข้อกำหนดและผลลัพธ์ของระบบอย่างเหมาะสมเป็นองค์ประกอบลับสู่ความสำเร็จของโครงการระบบอัตโนมัติ บางครั้งในขั้นตอนนี้จะเห็นได้ชัดว่ามีปัญหากับกระบวนการทางธุรกิจ จากนั้นคุณจะต้องแก้ไขหรือสร้างมันตั้งแต่เริ่มต้น

หลังจากตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่ต้องเผชิญกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจแล้ว เราก็เดินหน้าต่อไปในการจัดตั้งทีมงานโครงการและดำเนินโครงการ

คุณต้องการทราบว่าธุรกิจของคุณสามารถบรรลุผลลัพธ์อะไรได้บ้าง? ติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษาฟรี - เราจะบอกคุณ!

ในระดับการพัฒนาปัจจุบัน กระบวนการอัตโนมัติเป็นหนึ่งในแนวทางในการจัดการกระบวนการโดยอาศัยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ แนวทางนี้ช่วยให้สามารถจัดการการดำเนินงาน ข้อมูล สารสนเทศ และทรัพยากรผ่านการใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่ลดหรือขจัดการมีส่วนร่วมของมนุษย์ในกระบวนการนี้

เป้าหมายหลักของระบบอัตโนมัติคือการปรับปรุงคุณภาพของการดำเนินการตามกระบวนการ กระบวนการอัตโนมัติมีลักษณะเฉพาะที่มีเสถียรภาพมากกว่ากระบวนการที่ดำเนินการ โหมดแมนนวล. ในหลายกรณี กระบวนการอัตโนมัติสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต ลดเวลาของกระบวนการ ลดต้นทุน และเพิ่มความแม่นยำและเสถียรภาพของการดำเนินงาน

ในปัจจุบัน กระบวนการอัตโนมัติได้ครอบคลุมอุตสาหกรรมและขอบเขตกิจกรรมต่างๆ มากมาย ตั้งแต่กระบวนการผลิตไปจนถึงการซื้อของในร้านค้า ไม่ว่าขนาดและขอบเขตขององค์กรจะเป็นอย่างไร เกือบทุกบริษัทก็มีกระบวนการอัตโนมัติ แนวทางกระบวนการให้หลักการอัตโนมัติที่สม่ำเสมอสำหรับทุกกระบวนการ

แม้ว่ากระบวนการอัตโนมัติสามารถดำเนินการได้ในระดับที่แตกต่างกัน แต่หลักการของระบบอัตโนมัติสำหรับทุกระดับและกระบวนการทุกประเภทจะยังคงเหมือนเดิม นี้ หลักการทั่วไปซึ่งกำหนดเงื่อนไขสำหรับการดำเนินการกระบวนการอย่างมีประสิทธิผลในโหมดอัตโนมัติและสร้างกฎ ควบคุมอัตโนมัติกระบวนการ

หลักการพื้นฐานของกระบวนการอัตโนมัติคือ:

  • หลักการของความสม่ำเสมอ. การดำเนินการทั้งหมดในกระบวนการอัตโนมัติจะต้องประสานงานระหว่างกันและกับอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการ หากการดำเนินการไม่ประสานกัน กระบวนการอาจถูกหยุดชะงัก
  • หลักการบูรณาการ. กระบวนการอัตโนมัติจะต้องสามารถรวมเข้ากับสภาพแวดล้อมโดยรวมขององค์กรได้ ในระดับต่างๆ ของระบบอัตโนมัติ การบูรณาการจะดำเนินการแตกต่างกัน แต่สาระสำคัญของหลักการยังคงเหมือนเดิม กระบวนการอัตโนมัติต้องรับประกันการโต้ตอบของกระบวนการอัตโนมัติด้วย สภาพแวดล้อมภายนอก(เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้)
  • หลักการแห่งความเป็นอิสระในการดำเนินการ. กระบวนการอัตโนมัติจะต้องดำเนินการอย่างเป็นอิสระ โดยไม่มีการแทรกแซงของมนุษย์ หรือมีการควบคุมดูแลโดยมนุษย์เพียงเล็กน้อย มนุษย์ไม่ควรเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับกระบวนการตราบใดที่กระบวนการนั้นดำเนินการตามข้อกำหนดที่ระบุ

หลักการทั่วไปที่ระบุไว้มีรายละเอียดขึ้นอยู่กับระดับของระบบอัตโนมัติที่กำลังพิจารณาและ กระบวนการเฉพาะ. ตัวอย่างเช่น กระบวนการผลิตแบบอัตโนมัติรวมถึงหลักการต่างๆ เช่น หลักการเฉพาะทาง หลักการของสัดส่วน หลักการของความต่อเนื่อง เป็นต้น

ระดับกระบวนการอัตโนมัติ

กระบวนการอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นในการสนับสนุนการจัดการในทุกระดับของลำดับชั้นของบริษัท ในเรื่องนี้ ระดับของระบบอัตโนมัติจะถูกกำหนดโดยขึ้นอยู่กับระดับการจัดการที่ดำเนินการอัตโนมัติของกระบวนการ

ระดับการจัดการมักแบ่งออกเป็นระดับปฏิบัติการ ยุทธวิธี และเชิงกลยุทธ์

ตามระดับเหล่านี้ ระดับอัตโนมัติก็มีความโดดเด่นเช่นกัน:

  • ระดับล่างของระบบอัตโนมัติหรือระดับของนักแสดง ในระดับนี้ จะมีการดำเนินการอัตโนมัติของกระบวนการที่ดำเนินการเป็นประจำ กระบวนการอัตโนมัติมุ่งเป้าไปที่การปฏิบัติงาน (เช่น การดำเนินการตามกระบวนการผลิต) การรักษาพารามิเตอร์ที่กำหนดไว้ (เช่น การทำงานของระบบอัตโนมัติ) การรักษาโหมดการทำงานบางอย่าง (เช่น ระบอบการปกครองของอุณหภูมิในหม้อต้มแก๊ส)
  • ระดับการจัดการการผลิตหรือระดับยุทธวิธี ระบบอัตโนมัติของกระบวนการในระดับนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการกระจายงานระหว่างกระบวนการระดับล่างต่างๆ ตัวอย่างของกระบวนการดังกล่าว ได้แก่ กระบวนการจัดการการผลิต (การวางแผนการผลิต การวางแผนการบริการ) กระบวนการจัดการทรัพยากร กระบวนการจัดการเอกสาร เป็นต้น
  • ระดับการจัดการองค์กรหรือระดับยุทธศาสตร์ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการระดับการจัดการองค์กรให้โซลูชันสำหรับปัญหาการวิเคราะห์และการพยากรณ์ ระบบอัตโนมัติระดับนี้จำเป็นต่อการสนับสนุนการทำงานของผู้บริหารระดับสูงขององค์กร มีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดการทางการเงิน เศรษฐกิจ และเชิงกลยุทธ์

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการในแต่ละระดับจะมั่นใจได้ผ่านการใช้ ระบบต่างๆระบบอัตโนมัติ (ระบบ CRM, ระบบ ERP, ระบบ OLAP เป็นต้น) ระบบอัตโนมัติทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทพื้นฐาน

ประเภทของระบบอัตโนมัติ ได้แก่ :

  • ระบบที่ไม่เปลี่ยนรูป. ระบบเหล่านี้คือระบบที่ลำดับการดำเนินการถูกกำหนดโดยการกำหนดค่าอุปกรณ์หรือเงื่อนไขของกระบวนการ และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในระหว่างกระบวนการ
  • ระบบที่ตั้งโปรแกรมได้. นี่คือระบบที่ลำดับของการดำเนินการอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโปรแกรมและการกำหนดค่ากระบวนการที่กำหนด การเลือกลำดับการดำเนินการที่ต้องการจะดำเนินการผ่านชุดคำสั่งที่ระบบสามารถอ่านและตีความได้
  • ระบบที่ยืดหยุ่น (ปรับแต่งเอง). นี่คือระบบที่สามารถเลือกการดำเนินการที่จำเป็นระหว่างการดำเนินการได้ การเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่ากระบวนการ (ลำดับและเงื่อนไขสำหรับการดำเนินการ) จะดำเนินการตามข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของกระบวนการ

ระบบประเภทนี้สามารถใช้ได้กับกระบวนการอัตโนมัติทุกระดับแยกกันหรือเป็นส่วนหนึ่งของระบบรวม

ประเภทของกระบวนการอัตโนมัติ

ในทุกภาคส่วนของเศรษฐกิจ มีองค์กรและองค์กรที่ผลิตสินค้าหรือให้บริการ วิสาหกิจทั้งหมดเหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม ขึ้นอยู่กับ "ความห่างไกล" ในห่วงโซ่การประมวลผลทรัพยากรธรรมชาติ

วิสาหกิจกลุ่มแรกคือวิสาหกิจที่สกัดหรือผลิตทรัพยากรธรรมชาติ วิสาหกิจดังกล่าวรวมถึง ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตทางการเกษตร และวิสาหกิจการผลิตน้ำมันและก๊าซ

วิสาหกิจกลุ่มที่สองคือวิสาหกิจแปรรูปวัตถุดิบธรรมชาติ พวกเขาผลิตผลิตภัณฑ์จากวัตถุดิบที่ขุดหรือผลิตโดยองค์กรของกลุ่มแรก วิสาหกิจดังกล่าวได้แก่ วิสาหกิจอุตสาหกรรมยานยนต์ โรงถลุงเหล็ก วิสาหกิจอิเล็กทรอนิกส์ โรงไฟฟ้า เป็นต้น

กลุ่มที่ 3 คือ วิสาหกิจภาคบริการ องค์กรดังกล่าวได้แก่ ธนาคาร สถาบันการศึกษา, สถาบันการแพทย์, ร้านอาหาร ฯลฯ

สำหรับองค์กรทั้งหมด สามารถระบุกลุ่มกระบวนการทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการผลิตผลิตภัณฑ์หรือการให้บริการได้

กระบวนการดังกล่าวได้แก่:

  • กระบวนการทางธุรกิจเป็นกระบวนการที่รับรองการมีปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กรและผู้มีส่วนได้เสียภายนอก (ลูกค้า ซัพพลายเออร์ หน่วยงานกำกับดูแล ฯลฯ) กระบวนการประเภทนี้รวมถึงกระบวนการทางการตลาดและการขาย การโต้ตอบกับผู้บริโภค การเงิน บุคลากร การวางแผนวัสดุและการบัญชี ฯลฯ
  • กระบวนการออกแบบและพัฒนา– เหล่านี้เป็นกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการ กระบวนการดังกล่าวรวมถึงกระบวนการวางแผนการพัฒนา การรวบรวมและการจัดทำข้อมูลเบื้องต้น การดำเนินโครงการ การติดตามและวิเคราะห์ผลการออกแบบ เป็นต้น
  • กระบวนการผลิตเป็นกระบวนการที่จำเป็นในการผลิตสินค้าหรือให้บริการ กลุ่มนี้รวมถึงการผลิตทั้งหมดและ กระบวนการทางเทคโนโลยี. นอกจากนี้ยังรวมถึงการวางแผนความต้องการและกระบวนการวางแผนกำลังการผลิต กระบวนการโลจิสติกส์และกระบวนการให้บริการ
  • กระบวนการควบคุมและวิเคราะห์– กลุ่มของกระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมและการประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการของกระบวนการ กระบวนการเหล่านี้รวมถึงกระบวนการควบคุมคุณภาพ การจัดการการดำเนินงาน, กระบวนการควบคุมสินค้าคงคลัง ฯลฯ

กระบวนการส่วนใหญ่ที่อยู่ในกลุ่มเหล่านี้สามารถเป็นแบบอัตโนมัติได้ ปัจจุบันมีคลาสของระบบที่ให้กระบวนการเหล่านี้เป็นอัตโนมัติ

ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับระบบย่อย "คลังสินค้า" เป็นตัวอย่างของข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการจัดการคลังสินค้าอัตโนมัติขององค์กร

เอกสารนี้เป็นตัวอย่างของข้อกำหนดอ้างอิงที่แท้จริงโดยพิจารณาจากการเลือกและใช้งานระบบอัตโนมัติ คลังสินค้าองค์กรอุตสาหกรรม

เอกสารนี้มี 26 หน้า รูปแบบเอกสาร - ไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2545 ใช้งานได้กับ MS Word ทุกรุ่น เอกสารสามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงได้

ข้อมูลจำเพาะทางเทคนิคสำหรับระบบย่อย Document Flow เป็นตัวอย่างของข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการจัดการกระบวนการไหลเอกสารโดยอัตโนมัติ

เอกสารนี้เป็นตัวอย่างของข้อกำหนดอ้างอิงที่แท้จริงโดยเลือกและปรับใช้ระบบเอกสารอัตโนมัติสำหรับองค์กรอุตสาหกรรม

เอกสารนี้มี 17 หน้า รูปแบบเอกสาร - Microsoft Word 2002 เข้ากันได้กับ MS Word ทุกรุ่น เอกสารสามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงได้

เงื่อนไขการอ้างอิงสำหรับระบบย่อย "การจัดซื้อ" เป็นตัวอย่างของเงื่อนไขการอ้างอิงสำหรับกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการจัดซื้อและการจัดการซัพพลายเออร์

เอกสารนี้เป็นตัวอย่างของข้อกำหนดอ้างอิงที่แท้จริงโดยเลือกและดำเนินการจัดซื้ออัตโนมัติและระบบการจัดการซัพพลายเออร์สำหรับองค์กรอุตสาหกรรม

เอกสารนี้มี 23 หน้า รูปแบบเอกสาร - Microsoft Word 2002 เข้ากันได้กับ MS Word ทุกรุ่น เอกสารสามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงได้

กลยุทธ์กระบวนการอัตโนมัติ

กระบวนการอัตโนมัติเป็นงานที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน เพื่อแก้ไขปัญหานี้ให้สำเร็จ จำเป็นต้องปฏิบัติตามกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติบางอย่าง ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการและรับประโยชน์ที่สำคัญมากมายจากระบบอัตโนมัติ

สามารถกำหนดกลยุทธ์โดยย่อได้ดังนี้:

  • ทำความเข้าใจกระบวนการ. เพื่อให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ คุณต้องเข้าใจกระบวนการที่มีอยู่พร้อมรายละเอียดทั้งหมด กระบวนการจะต้องได้รับการวิเคราะห์อย่างเต็มที่ จะต้องกำหนดอินพุตและเอาท์พุตของกระบวนการ ลำดับของการกระทำ ความสัมพันธ์กับกระบวนการอื่น องค์ประกอบของทรัพยากรกระบวนการ ฯลฯ
  • ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น. เมื่อดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการแล้ว กระบวนการจะต้องทำให้ง่ายขึ้น กิจกรรมที่ไม่จำเป็นที่ไม่เพิ่มมูลค่าจะต้องลดลง การดำเนินการแต่ละรายการสามารถรวมกันหรือดำเนินการแบบขนานได้ เพื่อปรับปรุงกระบวนการ อาจมีการนำเสนอเทคโนโลยีอื่น ๆ สำหรับการดำเนินการ
  • กระบวนการอัตโนมัติ. กระบวนการอัตโนมัติสามารถทำได้หลังจากที่กระบวนการถูกทำให้ง่ายขึ้นมากที่สุดเท่านั้น ยิ่งกระบวนการง่ายขึ้นเท่าไร การทำให้เป็นอัตโนมัติได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น กระบวนการอัตโนมัติ.

ประโยชน์ของกระบวนการอัตโนมัติ

กระบวนการอัตโนมัติสามารถปรับปรุงคุณภาพการจัดการและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ได้อย่างมาก เมื่อใช้ QMS ระบบอัตโนมัติจะมีผลอย่างมากและช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงงานได้อย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะตัดสินใจทำให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติ คุณต้องประเมินประโยชน์ของกระบวนการที่รันอยู่โดยอัตโนมัติ

โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการอัตโนมัติจะให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้:

  • เพิ่มความเร็วในการปฏิบัติงานซ้ำ ๆ. เนื่องจาก โหมดอัตโนมัติงานเดิมก็เสร็จได้เร็วกว่าเพราะ... ระบบอัตโนมัติมีความแม่นยำมากขึ้นในการดำเนินการและไม่ต้องลดประสิทธิภาพลงเนื่องจากเวลาทำงาน
  • คุณภาพของงานดีขึ้น. การกำจัดปัจจัยด้านมนุษย์จะช่วยลดความผันแปรในการดำเนินการกระบวนการได้อย่างมาก ซึ่งนำไปสู่การลดจำนวนข้อผิดพลาด และทำให้เสถียรภาพและคุณภาพของกระบวนการเพิ่มขึ้นตามไปด้วย
  • ความแม่นยำในการควบคุมเพิ่มขึ้น. เนื่องจากการใช้งาน เทคโนโลยีสารสนเทศในระบบอัตโนมัติ เป็นไปได้ที่จะจัดเก็บและคำนึงถึงข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการมากกว่าการควบคุมด้วยตนเอง
  • การปฏิบัติงานแบบขนาน. ระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณดำเนินการหลายอย่างพร้อมกันได้โดยไม่สูญเสียคุณภาพและความแม่นยำของงาน สิ่งนี้จะช่วยเร่งกระบวนการและปรับปรุงคุณภาพของผลลัพธ์
  • การตัดสินใจอย่างรวดเร็วในสถานการณ์ทั่วไป. ในระบบอัตโนมัติ การตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทั่วไปจะทำได้เร็วกว่าการควบคุมด้วยตนเองมาก ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการและหลีกเลี่ยงความไม่สอดคล้องกันในขั้นตอนต่อๆ ไป

แม้จะมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน แต่กระบวนการอัตโนมัติก็ไม่สามารถนำไปใช้ได้จริงเสมอไป หลังจากการวิเคราะห์และการปรับให้เหมาะสม อาจกลายเป็นว่าไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการอัตโนมัติหรือไม่สามารถทำงานได้ในเชิงเศรษฐกิจ

ในหลายสถานการณ์ กระบวนการแบบแมนนวลอาจดีกว่าระบบอัตโนมัติ:

  • การดำเนินการตามกระบวนการเป็นเรื่องยากที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ. จากมุมมองทางเทคโนโลยีหรือเศรษฐกิจ การดำเนินการตามกระบวนการบางอย่างอาจเป็นเรื่องยากมากที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ
  • วงจรชีวิตผลิตภัณฑ์สั้น. หากผลิตภัณฑ์ต้องได้รับการพัฒนาและใช้งานในช่วงเวลาสั้น ๆ หรือระยะเวลาในตลาดสั้น การทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติอาจไม่สามารถทำได้ กระบวนการแบบแมนนวลจะมีราคาถูกกว่าและเร็วกว่าระบบอัตโนมัติ
  • ผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำใครหรือเพียงครั้งเดียว. เมื่อผู้บริโภคต้องการสินค้าที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว แรงงานคนผลิตภัณฑ์ดังกล่าวสามารถถูกปล่อยออกมาได้หากกระบวนการดำเนินการด้วยตนเองเท่านั้น
  • ความต้องการมีความผันผวนอย่างมาก. การเปลี่ยนแปลงความต้องการผลิตภัณฑ์จำเป็นต้องเปลี่ยนปริมาณการผลิต การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวทำได้ง่ายกว่าเมื่อดำเนินการตามกระบวนการด้วยตนเอง

ธุรกิจสมัยใหม่แตกต่างจากธุรกิจของคนรุ่นก่อนในระดับหนึ่งหากเราพูดถึงโลกโดยรวมและโดยพื้นฐานแล้วรุนแรง - จาก กิจกรรมผู้ประกอบการในประเทศของเรา ซึ่งแค่ทำงานของคุณและผลิตผลิตภัณฑ์ที่ "วางแผนไว้" บางอย่างก็เพียงพอแล้ว โดยไม่คำนึงถึงประสิทธิภาพภายใน แต่การเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ทางการเมืองในประเทศ ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทั่วโลก ร่วมกับการแข่งขัน ได้เปลี่ยนเวกเตอร์ของบริษัทรับเหมาก่อสร้าง โดยพื้นฐานแล้วบังคับให้ผู้ประกอบการยุคใหม่มุ่งความสนใจไปที่ประสิทธิภาพการทำงานเป็นอันดับแรก การเปลี่ยนแปลงที่ร้ายแรงหลายประการของธุรกิจ เครื่องมือทางธุรกิจ และระบบธุรกิจเกิดขึ้นพร้อมกัน หนึ่งในนั้นคือการเกิดขึ้นของแนวคิดเช่นการจัดการกระบวนการและกระบวนการทางธุรกิจ

เกี่ยวกับสาเหตุที่การจัดการกระบวนการในปัจจุบันเป็นวิธีที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในการจัดการห่วงโซ่ธุรกิจภายในบริษัท บทบาทที่กระบวนการทางธุรกิจและระบบอัตโนมัติมีบทบาทในบริษัทต่างๆ อย่างไร ในความเป็นจริง เป็นไปได้ที่จะทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ และสิ่งที่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจมอบให้ในแง่ต่างๆ ของบริษัทที่มีประสิทธิผล – เราจะพูดถึงในเนื้อหาประจำวันนี้

การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจในโลกสมัยใหม่

ในแง่หนึ่ง กระบวนการทางธุรกิจมีมาตั้งแต่เริ่มต้นของการเป็นผู้ประกอบการ ตามสัญชาตญาณแล้ว ผู้คนที่ซื้อขายได้สร้างชุดการดำเนินการตามลำดับเพื่อบรรลุผลลัพธ์บางประการในแง่ของ ประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ. เป็นไปได้มากว่าสำหรับพวกเขาดูเหมือนว่าเป็นเพียงวิธีที่สมเหตุสมผลหรือสะดวกในการจัดกิจกรรมผู้ประกอบการ ดังนั้นจึงมีการใช้คำว่า "กระบวนการทางธุรกิจ" ซึ่งหมายถึงสิ่งที่ใครก็ตามที่ทำธุรกิจสามารถเข้าใจได้โดยสัญชาตญาณ

ในตอนแรก กระบวนการทางธุรกิจเป็นคำสั่งที่บันทึกคำอธิบายที่ถูกต้องที่สุดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการบางอย่าง ในทางเทคนิคแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นกฎระเบียบที่แตกต่างกันเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการตามขั้นตอนบางอย่างของบริษัท ต่อมาผู้ประกอบการได้ตระหนักถึงความจำเป็นในการทำงานกับเอกสารเหล่านี้ในระดับที่ลึกยิ่งขึ้น นี่เป็นประสบการณ์ครั้งแรกในการค้นคว้ากระบวนการทางธุรกิจเพื่อเพิ่มผลผลิต

ในช่วงทศวรรษที่ 20 ของศตวรรษที่ 20 กระบวนการเริ่มมีการอธิบายไม่เพียงแต่ด้วยคำและลำดับเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผังงานที่ง่ายที่สุดด้วย การออกแบบกราฟิกความสัมพันธ์เช่น: “ถ้าคุณทำสิ่งนี้ มันก็จะมีสิ่งนี้ ถ้าคุณทำแตกต่างออกไป มันก็จะมีสิ่งนั้น” จากนั้นถึงเวลาสำหรับอัลกอริธึมที่เกี่ยวข้อง ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจในฐานะองค์ประกอบของการจัดการประสิทธิภาพและองค์กรโดยรวม ได้รับการทำให้เป็นทางการมากขึ้น และรวมเข้าด้วยกันเป็นสิ่งที่ต้องมีในทุกภาคส่วนของกิจกรรมทางธุรกิจ

ด้วยการมาถึงของยุคคอมพิวเตอร์และการเปิดโอกาสใหม่ ๆ ในแง่ของการสนับสนุนทางเทคนิคสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ ความพยายามในการแปล กระบวนการทางธุรกิจวี มุมมองอิเล็กทรอนิกส์การก่อตัวของการเชื่อมต่อแนวนอนและแนวตั้งที่มั่นคงระหว่างกระบวนการต่าง ๆ และในเวลาเดียวกันความพยายามครั้งแรกในการทำให้กิจกรรมขนาดเล็กเป็นอัตโนมัติ

ทั้งหมดนี้เป็นต้นกำเนิดของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติทั้งหมดในอนาคตโดยมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท ต่อมา นักพัฒนาจำนวนหนึ่งที่เห็นศักยภาพของระบบอัตโนมัติทางธุรกิจและความเป็นไปได้ในการพัฒนาโซลูชันที่สามารถนำไปใช้จริงได้ไม่จำกัดจำนวนครั้งในบริษัทต่างๆ ได้เข้าสู่ตลาดระบบอัตโนมัติและเริ่มนำเสนอให้กับธุรกิจต่างๆ โซลูชั่นต่างๆในด้านกระบวนการทางธุรกิจ ใช้ได้กับทุกระดับการทำงานของธุรกิจ

เริ่มการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด ระบบอิเล็กทรอนิกส์การควบคุมและการบัญชี คุณภาพ ขั้นตอนการกำหนดมาตรฐานและการควบคุมตัวบ่งชี้มาตรฐานและวิธีการลดการเบี่ยงเบนจากสิ่งเหล่านั้นได้รับการพัฒนา

นี่คือแนวคิดของความจำเป็นในการสร้างธุรกิจที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ตามมาตรฐานที่กำหนดและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ในความเป็นจริง มันเป็นการตอบสนองต่อความท้าทายในยุคนั้นและความจำเป็นในการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน มันเป็น "การตอบสนองต่อความท้าทายของผู้บริโภค" และการพัฒนาเชิงตรรกะของบริษัทและตลาด

กระบวนการทางธุรกิจเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ

บริษัทการค้าใดๆ ก็ตามมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์เดียว นั่นก็คือการสร้างรายได้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ บริษัทจะต้องดำเนินการจำนวนหนึ่งโดยขึ้นอยู่กับสาขากิจกรรมและขนาดของบริษัท ทั้งหมดจะต้องมีผลลัพธ์สุดท้ายที่แน่นอน และผลรวมของผลลัพธ์เหล่านี้จะนำพาบริษัทไปสู่การดำเนินงานและทำกำไรในที่สุด ดังนั้น บริษัทใดๆ ไม่ว่าธุรกิจ อุตสาหกรรม ภูมิศาสตร์ และลักษณะอื่นๆ จะเป็นประเภทใด จะเป็นระบบกระบวนการทางธุรกิจที่เชื่อมโยงถึงกัน ไม่ว่าบริษัทนี้จะทำอะไรก็ตาม

กระบวนการทางธุรกิจใดๆ ในบริษัทก็มีเจ้าของและกลุ่มผู้เข้าร่วม การทำงานร่วมกันซึ่งภายใต้กรอบของมาตรฐานที่วางแผนไว้นั้นทำให้มั่นใจได้ถึงความสำเร็จของผลลัพธ์เชิงบรรทัดฐาน นอกจากนี้ แต่ละกระบวนการยังได้ระบุจุดควบคุมซึ่งเจ้าของกระบวนการสามารถตรวจสอบผลลัพธ์ขั้นกลางได้ และใช้มาตรการแก้ไขด้านการจัดการหากจำเป็น

เป้าหมายของกิจกรรมหลักอยู่ที่ผลลัพธ์ของกระบวนการต่าง ๆ ของบริษัททั้งหมด

ปัจจุบัน การจัดการกระบวนการทางธุรกิจไม่เพียงแต่มีความสำคัญ แต่ยังเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจขององค์กรที่มีประสิทธิภาพอีกด้วย เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงบริษัทที่มีความก้าวหน้าและคุ้มค่าอย่างแท้จริง โดยที่ระบบองค์กรไม่ได้อยู่บนพื้นฐานของแนวทางกระบวนการในการดำเนินธุรกิจ ส่วนประกอบกระบวนการทางธุรกิจได้รับการควบคุมโดยตัวบ่งชี้การผลิตมาตรฐาน ค่าใช้จ่ายทางการเงินและทรัพยากรการผลิต ผลิตภาพบุคลากร และในความเป็นจริง ศักยภาพทางเศรษฐกิจขององค์กร


ในขณะเดียวกัน กระบวนการทางธุรกิจก็เริ่มทำหน้าที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง นั่นคือ การทำให้อิทธิพลของปัจจัยมนุษย์เป็นกลาง ไม่ว่าอุปกรณ์ทางเทคนิคของบริษัทจะอยู่ในระดับใดหรือระดับใดก็ตาม ความก้าวหน้าทางเทคนิคบริษัทต่างๆ ยังคงจ้างคน ไม่ใช่หุ่นยนต์ ดังนั้นในระดับองค์กรหนึ่ง อิทธิพลของปัจจัยมนุษย์จะแสดงออกมาไม่ว่าในกรณีใดก็ตาม เพื่อให้มีความเป็นไปได้ในการควบคุมการปฏิบัติตามกฎระเบียบของการดำเนินการด้านบุคลากร กระบวนการทางธุรกิจจึงรวมถึง ตัวชี้วัดที่สำคัญประสิทธิภาพสำหรับพนักงานของบริษัท ระดับความรับผิดชอบและผลผลิตที่แท้จริงภายในกรอบของกระบวนการที่กำลังพิจารณา ดังนั้นจึงรับประกันการทำงานตามธรรมชาติของระบบโดยที่ "ทุกอย่างอยู่ในที่ของมัน" และการควบคุมไม่เพียงดำเนินการกับประสิทธิผลขั้นสุดท้ายของกระบวนการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการมีส่วนร่วมในกระบวนการของแต่ละการเชื่อมโยงของห่วงโซ่ธุรกิจด้วย รวมอยู่ในนั้น

จากมุมมองเชิงวิเคราะห์ ระบบกระบวนการทางธุรกิจกลายเป็นแหล่งที่มาของตัวบ่งชี้ ตัวชี้วัด และความรู้สำหรับการจัดการขององค์กร เนื่องจากไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถติดตามสถานะปัจจุบันเท่านั้น แต่ยังสร้างการคาดการณ์และสถานการณ์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของบริษัทใน อนาคต. การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ หรือที่เรียกกันทั่วไปในวรรณกรรมเศรษฐศาสตร์ การวิจัยกระบวนการทางธุรกิจ ช่วยให้คุณสามารถพิจารณาธุรกิจในรายละเอียดมากที่สุดจากมุมมองของประสิทธิภาพการทำงาน ฝ่ายบริหารสามารถค่อยๆ ปรับปรุงตัวบ่งชี้หลักๆ ของบริษัทได้เกือบทั้งหมดด้วยแนวทางที่ถูกต้องในการปรับปรุงกระบวนการให้ทันสมัย:

  • ปรับปรุงกระบวนการผลิตทั้งในด้านความเร็ว ต้นทุน และคุณภาพของผลิตภัณฑ์
  • เพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพของบุคลากรตลอดจนปัญหาที่เกิดจากแรงจูงใจทางการเงินส่วนบุคคลและกองทุนทั่วไปของค่าแรงสำหรับบุคลากร
  • เพิ่มประสิทธิภาพบล็อกการบริหารของกระบวนการและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
  • ปรับปรุงคุณภาพ โครงสร้างภายในขั้นตอนการรับส่งเอกสารและวินัยการปฏิบัติงานภายในบริษัท
  • ปรับปรุงคุณภาพภายนอกและ การสื่อสารภายในบริษัท.

โดยทั่วไป แนวทางกระบวนการถือว่ามีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและความปรารถนาที่จะเพิ่มประสิทธิภาพอย่างไม่มีที่สิ้นสุดของบริษัท ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะแสดงรายการศูนย์การทำงานทั้งหมดที่สามารถปรับปรุงงานได้โดยอาศัยการวิเคราะห์กระบวนการของศูนย์เหล่านี้ ดังนั้นก่อนอื่นจึงจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากตรรกะและมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลเฉพาะขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยประเมินเพดานที่แท้จริงเพื่อปรับปรุงกระบวนการเฉพาะอย่างสมเหตุสมผล การปรับปรุงเพื่อการปรับปรุงไม่ได้สมเหตุสมผลเลยในแง่ของการเพิ่มประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจ ลักษณะส่วนบุคคลธุรกิจเฉพาะจะกำหนดความต้องการและ ทางที่ถูกเพื่อการเพิ่มประสิทธิภาพมากกว่าการปรับปรุงสูตรที่เปี่ยมไปด้วยปรัชญาของการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

ฟรี
การปรึกษาหารือ
ผู้เชี่ยวชาญ

นาตาเลีย ซิโวรินา

ที่ปรึกษานักวิเคราะห์ 1C

ขอขอบคุณสำหรับคำขอของคุณ!

ผู้เชี่ยวชาญ 1C จะติดต่อคุณภายใน 15 นาที

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเป็นหนทางสู่อนาคต

ยุค เศรษฐกิจดิจิทัลทำให้ธุรกิจมีโอกาสใหม่ๆ มากมายในการปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการของตนเอง นักวิเคราะห์ธุรกิจชั้นนำได้ทำงานอย่างแข็งขันในการพัฒนาหัวข้อการจัดการกระบวนการและการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจในช่วงสิบปีที่ผ่านมา แนวทางและหลักการการจัดการบริษัทที่แตกต่างกันมากมายได้รับการพัฒนาขึ้นอยู่กับวิธีการของกระบวนการทางธุรกิจ และแต่ละวิธีสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งมันยังแสดงถึงความสามารถในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจด้วย) พวกเขาอาจมีระดับประสิทธิผลที่แตกต่างกันสำหรับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง เนื่องจากบางส่วนขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ขนาด และลักษณะอื่น ๆ ของเศรษฐกิจขององค์กร แต่ทั้งหมดนี้นำไปสู่ข้อสรุปว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเป็นเส้นทางที่สั้นที่สุดในการ รูปแบบธุรกิจการจัดการและการพัฒนาที่คาดการณ์ได้

ตามเส้นทางนี้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจทำให้สามารถเพิ่มความสามารถในการแข่งขันโดยการเพิ่มผลผลิตของส่วนเฉพาะของห่วงโซ่ธุรกิจ อำนวยความสะดวกในขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ได้มาตรฐานอย่างสมบูรณ์จำนวนหนึ่ง:

  1. ระบบอัตโนมัติจะช่วยลดความซับซ้อนของปัญหาด้านการบัญชีและการรายงาน การบัญชีหลัก การป้อนข้อมูลจำนวนมาก การตรวจสอบยอดคงเหลือสินค้าคงคลัง และขั้นตอนทางคณิตศาสตร์/การคำนวณอื่นๆ ซึ่งโดยปกติแล้วจะเป็นบล็อกที่ต้องใช้แรงงานคนเป็นส่วนใหญ่ บ่อยครั้งที่สิ่งนี้เกิดขึ้นได้โดยการแนะนำให้ใช้เทคโนโลยีไอทีอัตโนมัติที่เน้นการประมวลผลเอกสารและการดำเนินงานอิสระ แทนที่การป้อนข้อมูลด้วยองค์ประกอบการสแกนต่างๆ และลดความซับซ้อนของขั้นตอนตามปกติอื่นๆ
  2. กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้คุณลดหรือปรับต้นทุนหลักขององค์กรให้เหมาะสมได้ รายการค่าใช้จ่ายหลักมักจะเป็นกระบวนการผลิตและบุคลากรของบริษัท และระบบอัตโนมัติของกระบวนการจะทำให้สามารถเน้นรายการหลักได้ สถานที่แคบและส่วนที่ไม่มีประสิทธิภาพที่สำคัญของกำลังคน ตลอดจนบรรลุการลดต้นทุนโดยการกำจัดส่วนประกอบเหล่านี้ออกจากกิจกรรมการดำเนินงาน
  3. กระบวนการอัตโนมัติทำให้สามารถปรับปรุงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ได้โดยการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและการนำมาตรการควบคุมภายในไปใช้
  4. ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทำให้เป็นไปได้ที่จะเพิ่มทรัพยากรทางปัญญาของการจัดการและ ผู้เชี่ยวชาญที่สำคัญบริษัทต่างๆ โดยเปลี่ยนเส้นทางความพยายามจากการดำเนินงานที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นและการดำเนินการด้วยตนเองเป็นประจำไปสู่การพัฒนาของบริษัท


หลักการสำคัญของระบบอัตโนมัติใดๆ ก็คือ จะต้องบูรณาการเข้ากับโครงสร้างองค์กรทุกระดับที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่กำหนด (อัตโนมัติ) เป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้กระบวนการไหลของเอกสารเป็นอัตโนมัติหากไม่มีการรวมไว้ บริการจัดส่งบริษัทและสำนักเลขาธิการ หรือตัวอย่างเช่น ทำให้วงจรกระบวนการผลิตใดๆ เป็นแบบอัตโนมัติ แต่ไม่ทำให้ปัญหาด้านลอจิสติกส์หรือการจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ หากนักบัญชียังคงนับการชำระเงินด้วยมือบนเครื่องคิดเลข โดยมีกระบวนการอัตโนมัติสำหรับการกระทบยอดใบแจ้งหนี้และการอนุมัติการชำระเงิน กระบวนการทางธุรกิจจะถือว่าไม่ใช่อัตโนมัติทั้งหมด และสิ่งนี้ทำให้สูญเสียความหมายใด ๆ เลยเพราะหากเกิดข้อผิดพลาด (ปัจจัยมนุษย์) จะไม่สามารถติดตามได้ทันเวลาและจะส่งผลต่อกระบวนการที่ตามมา

บริษัทต่างๆ เผชิญกับความยากลำบากที่แตกต่างกันเมื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะภายในของบริษัท

ตัวอย่างเช่น การรักษาการบัญชีด้วยตนเองและการบัญชีการเงินที่แตกต่างกันในรูปแบบตาราง ในความเป็นจริง ยังมีกระบวนการจำนวนหนึ่งภายในโครงสร้างด้วย แต่การนำระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนมาสู่สาขางานนี้จะทำให้เกิดปัญหาบางอย่างที่ไม่เพียงแต่เกิดขึ้นเท่านั้น คุณสมบัติทางเทคนิคแต่ยังมีการต่อต้านจากเจ้าหน้าที่อีกด้วย

ดังนั้น โครงการเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติมักได้รับการพัฒนาตั้งแต่เริ่มต้น เนื่องจากเป็นไปไม่ได้หากไม่ได้เจาะลึกถึงข้อมูลเฉพาะของบริษัท เพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในองค์กรเดียว มีสถานการณ์ที่ฝ่ายบริหารตัดสินใจเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติโดยไม่คำนึงถึงว่าบริษัทยังไม่พร้อมและเป็นไปไม่ได้ในหลักการที่จะดำเนินโครงการ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณควรเข้าใจอย่างชัดเจนถึงเป้าหมายที่ต้องบรรลุผลจากระบบอัตโนมัติ กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย บุคลากรคนใดจะมีส่วนร่วมในการนำกระบวนการธุรกิจอัตโนมัติไปใช้ และตลาดใด แนวโน้มอาจส่งผลกระทบต่อกระบวนการทางธุรกิจในระยะสั้น

มีเพียงกลยุทธ์ระบบอัตโนมัติของกระบวนการที่ได้รับการพัฒนาอย่างดีเท่านั้นที่สามารถรับประกันผลลัพธ์สุดท้ายและลดความเสี่ยงในการทำงานเพื่อประโยชน์ในการทำงาน ทุกคนรู้ดีถึงตัวอย่างของความไม่สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ของกระบวนการทางธุรกิจหลังจาก "ระบบอัตโนมัติ" หรือสถานการณ์ที่เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโครงการระบบอัตโนมัติให้เสร็จสิ้นเนื่องจาก ปัจจัยภายใน. ดังนั้น มาดูปัญหาทั่วไปที่บริษัทที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจต้องเผชิญ:

  1. ข้อผิดพลาดเมื่อถ่ายโอนกระบวนการไปที่ ระบบอัตโนมัติ – ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดเกิดจากความต้องการประหยัดเงิน ผู้จัดการที่ไม่มีประสบการณ์ ซึ่งส่วนใหญ่มักเป็นผู้ถือกระบวนการเอง พยายามถ่ายโอนงานของตนไปยังเขตข้อมูลและทำให้เป็นอัตโนมัติ เป็นผลให้รายละเอียดหายไป ตรรกะเสียหายหรือไม่ปฏิบัติตามเลย ไม่มีลำดับของการดำเนินการอัตโนมัติ และกระบวนการอัตโนมัติทั้งหมดสามารถเรียกได้ว่าเป็น "ไม้ยันรักแร้" เท่านั้น นี่เป็นผลลัพธ์เชิงตรรกะ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญด้านการขายไม่สามารถเป็นมืออาชีพในด้านการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติได้ งานดังกล่าวต้องใช้คุณวุฒิและประสบการณ์พิเศษ และผลลัพธ์สามารถทำได้โดยอาศัยความพยายามร่วมกันของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางและเจ้าของกระบวนการเท่านั้น หากเรากำลังพูดถึงกระบวนการที่ขยายเกินกว่าแผนกใดแผนกหนึ่ง หรือบริษัทได้ตัดสินใจที่จะทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนเป็นอัตโนมัติ (การจัดซื้อ การผลิต ฯลฯ) มีเพียงทีมที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเท่านั้นที่สามารถศึกษากระบวนการ "ตามสภาพ" โดยละเอียดและสร้างได้ โครงการอัตโนมัติที่ใช้งานได้
  2. การก่อวินาศกรรมอัตโนมัติเป็นปัญหาที่มีข้อผิดพลาดร่วมกันเมื่อถ่ายโอนกระบวนการไปยังระบบอัตโนมัติ ทีมงานตระหนักว่ากระบวนการอัตโนมัติทำให้ทรัพยากรเวลาของพวกเขาว่างขึ้น จึงเริ่มเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับการนำระบบอัตโนมัติไปใช้ โดยได้รับคำแนะนำจากสัญชาตญาณในการดูแลรักษาตนเองหรือความไม่เต็มใจเบื้องต้นที่จะเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในงานและเรียนรู้สิ่งใหม่ ปัญหานี้ค่อนข้างยากที่จะกำจัดได้หนึ่งร้อยเปอร์เซ็นต์แม้ว่าจะมีการจัดการที่มีความสามารถและการมีแผนที่แท้จริงสำหรับทรัพยากรในบุคลากร แต่ก็เป็นไปได้ที่จะถ่ายทอดให้ทีมทราบว่าเหตุใดฝ่ายบริหารจึงตัดสินใจทำให้เป็นอัตโนมัติและบทบาทนี้คืออะไร หรือผู้เชี่ยวชาญนั้นจะเล่นในอนาคต แน่นอนว่าวิธีนี้จะไม่ได้ผลหากเป้าหมายหลักของระบบอัตโนมัติคือการลดต้นทุนด้านบุคลากร (และสำหรับหลายๆ บริษัท บุคลากรยังคงเป็นองค์ประกอบที่แพงที่สุด)
  3. ความไม่พร้อมทางเทคนิคของบุคลากร- ปัญหาที่มักจะแสดงออกมาตั้งแต่เริ่มต้นของระบบอัตโนมัติหรือในทางกลับกันเมื่อโครงการสิ้นสุดลงและเปิดตัวไปแล้ว ปัญหาของการชะลอตัวของระบบอัตโนมัติเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคคือความชั่วร้ายที่อาจเกิดขึ้นได้น้อยลงเท่านั้น การทำงานที่ยากลำบากเนื่องจากสามารถฝึกอบรมพนักงานและสร้างระบบการให้คำปรึกษาภายในบริษัทได้เสมอเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวในอนาคต
  4. ไม่ได้คำนวณความแข็งแกร่งของคุณ- ปัญหาการลงทุน แผนสำหรับระบบอัตโนมัติมีขนาดใหญ่มาก ทรัพยากรของบริษัทถูกคำนวณไม่ถูกต้อง ดังนั้นเมื่อถึงจุดหนึ่งจึงเห็นได้ชัดว่ามีทรัพยากรไม่เพียงพอที่จะดำเนินโครงการ จะทำอย่างไร? ปรับกระบวนการนำไปใช้ให้เหมาะสม (เวลา ความเร็ว) ค้นหาทรัพยากร (ยืม เลื่อนออกไป) เปลี่ยนแปลงเงื่อนไข (หาส่วนลด เปลี่ยนผู้รับเหมา ลดขนาดทีม) และมองหาโอกาสในการดำเนินการกระบวนการอัตโนมัติให้เสร็จสิ้นไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม วิธีที่สามารถเข้าถึงได้หากท้ายที่สุดแล้วสัญญาถึงผลกำไรของบริษัท

หากธุรกิจสามารถเอาชนะข้อผิดพลาดข้างต้นได้ เนื่องจากสถานการณ์ที่เป็นปัญหาได้รับการแก้ไขล่วงหน้าแล้ว ก็จะต้องเผชิญกับคำถามว่าจะควบคุมกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติได้อย่างไร มาดูคุณสมบัติของกระบวนการทางธุรกิจดังกล่าวให้ละเอียดยิ่งขึ้น:

  • กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติจะต้องมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่บริษัทแก้ไขภายในกรอบของกระบวนการทางธุรกิจนี้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้กระบวนการและผู้จัดการบริษัทสามารถดูกระบวนการทางธุรกิจและทำความเข้าใจว่าเป้าหมายสุดท้ายของกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร งานใดที่ต้องทำให้เสร็จ และใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการทำให้เสร็จสิ้นระหว่างทางไปสู่เป้าหมายนั้น ตัวอย่างเช่น หากกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติเป็นการขายต่อเนื่องของสินค้าคงคลังจากปีที่แล้ว เป้าหมายทั่วโลกของโครงการดังกล่าวคือการขายหุ้นออก ภารกิจในการบรรลุเป้าหมายนี้: การก่อตัว กลุ่มผลิตภัณฑ์การเขียนสคริปต์บนไซต์ที่แนบผลิตภัณฑ์ตามอัลกอริทึมพิเศษเพื่อแนะนำลูกค้า การส่งอีเมลตามกฎที่กำหนด การสร้างส่วนลดสำหรับผลิตภัณฑ์จากคอลเลกชันก่อนหน้า และการดำเนินการอื่น ๆ ซึ่งแต่ละอย่างได้รับมอบหมายให้ผู้เชี่ยวชาญหรือแผนกที่รับผิดชอบ
  • กระบวนการอัตโนมัติที่ชัดเจนต้องมีการควบคุมเวลานี่เป็นหลักการสำคัญของการจัดการกระบวนการ: การกระทำและการจัดระเบียบงานทั้งหมดจะต้องพอดีภายในเวลาที่กำหนด ดังนั้น หากพูดถึงตัวอย่างแรกเกี่ยวกับการขายของเหลือ โครงการดังกล่าวจะต้องมีช่วงของกิจกรรมและอัตราการผลิตที่กำหนดไว้ ช่วงนี้จะจำกัดเวลาในการเริ่มงานและสรุปผลลัพธ์ของกระบวนการโดยรวม และความเร็วของการผลิต (วัดตามเวลาด้วย) จะทำให้สามารถวิเคราะห์การมีส่วนร่วมของแต่ละลิงก์ของกระบวนการกับผลลัพธ์โดยรวม ในขณะที่ติดตามการละเมิดกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นซึ่งไม่สมเหตุสมผลด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์
  • กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติจะต้องแบ่งออกเป็นขั้นตอนและจุดควบคุมซึ่งช่วยในการติดตามความคืบหน้าของกระบวนการโดยขึ้นอยู่กับระยะหรือระยะของกระบวนการ กระจายความรับผิดชอบระหว่างผู้เข้าร่วมกระบวนการ และวิเคราะห์กระบวนการเพิ่มเติมอย่างรวดเร็วในขั้นตอนที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์ สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าภายในขั้นตอน ทีมจะได้รับอิสระสูงสุดในการดำเนินการและลำดับของกิจกรรม แต่ที่จุดควบคุม การรายงานที่เข้มงวดเกี่ยวกับผลลัพธ์มาตรฐานของขั้นตอน และจำเป็นต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่กำหนดอย่างไม่ต้องสงสัย
  • ระบบมาตรฐานสำหรับกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติจะต้องมีข้อมูลที่เพียงพอเพื่อให้สามารถควบคุมความคืบหน้าของกระบวนการได้ กระบวนการนี้จำเป็นต้องได้รับการควบคุมโดยชุดเอกสารและการรายงาน การรวมกันของการควบคุมกระบวนการเหล่านี้ทำให้ทีมสามารถค้นหาวิธีแก้ไขสำหรับสถานการณ์ที่ยากลำบากภายในกรอบงานที่กำหนดไว้ แทนที่จะทำตามคำแนะนำเพียงอย่างเดียว
  • กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติสามารถพิจารณาได้ไม่เพียงแต่จากมุมมองของแง่มุมที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ แต่ยังรวมถึงในแง่ของทรัพยากรที่ใช้ในการดำเนินการด้วย เช่น ชั่วโมงการทำงาน การเงิน อุปกรณ์ เทคโนโลยีและสิ่งอื่น ๆ ปัญหาทั้งหมดเหล่านี้จะต้องได้รับการพิจารณาในขั้นต้นและพิจารณาในขั้นตอนของการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจ โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่คาดการณ์ได้บางอย่างในสถานการณ์ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทางธุรกิจจะเสร็จสมบูรณ์ด้วยผลลัพธ์ที่วางแผนไว้
  • ผู้รับผิดชอบในการดำเนินการและประสิทธิผลของกระบวนการทางธุรกิจไม่ว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะสมบูรณ์แบบเพียงใด ก็จำเป็นต้องมีตัวควบคุมแบบเรียลไทม์ที่สามารถมองสถานการณ์ทั่วโลกและเชิงวิพากษ์ได้ ดังนั้น กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติใดๆ จะต้องได้รับการสนับสนุนจากพนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการ ซึ่งไม่เพียงแต่ทำหน้าที่สำคัญเท่านั้น แต่ยังต้องควบคุมประเด็นสำคัญของกระบวนการด้วย
  • แจ้งผู้เข้าร่วม – องค์ประกอบสำคัญระบบกระบวนการทางธุรกิจที่เชื่อมโยงถึงกันซึ่งเป็นเครื่องมือควบคุมด้วย ประสิทธิภาพการทำงานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดจะแสดงโดยระบบสำหรับการแจ้งโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับการดำเนินการทั้งหมดที่เกิดขึ้นในกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งสร้างขึ้นบนหลักการของจุดที่ระบบสร้างการแจ้งเตือนและแจ้งรายชื่อผู้เข้าร่วมพิเศษ แน่นอนว่าข้อมูลแบบแมนนวลก็ใช้งานได้เช่นกัน แต่ต้องมีวินัยและมักจะทำให้เกิดความล้มเหลวบางอย่าง


จากที่กล่าวมาข้างต้น เห็นได้ชัดว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ อุตสาหกรรม ตลาด หรือสายธุรกิจ สำหรับบริษัทใดก็ตาม ถือเป็นระดับพื้นฐานใหม่ของการทำธุรกิจ เป็นไปไม่ได้ที่จะประเมินค่าสูงไปถึงประโยชน์ของการแนะนำกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ เนื่องจากในยุคของการแข่งขันที่รุนแรงและเศรษฐกิจดิจิทัล กระบวนการเหล่านี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบริษัทเหล่านั้นที่ต้องการรักษาและเพิ่มส่วนแบ่งการตลาด ด้วยการแนะนำกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ บริษัทไม่เพียงแต่ได้รับชุดของบางชุดเท่านั้น ข้อดีที่ชัดเจนเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง บริษัทจะนำธุรกิจไปสู่ระดับใหม่ของการทำธุรกิจ ส่วนหนึ่งสามารถเรียกได้ว่าเป็นกระบวนการโลกทัศน์ที่เน้นประสิทธิผลภายในและการปรับปรุงประสิทธิภาพ ในศตวรรษที่ 21 การใช้แรงงานคนไม่ได้เป็นพื้นฐานของเศรษฐกิจอีกต่อไป และบริษัทต่างๆ สามารถเร่งการพัฒนา เพิ่มผลผลิตและความเร็วในการทำงาน ปรับปรุงตัวชี้วัดคุณภาพการบริการ หรือลดต้นทุนผ่านความสำเร็จทางปัญญาของมนุษยชาติในสาขา กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ



ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเป็นงานที่สำคัญมากสำหรับทุกบริษัทที่มุ่งเน้นการเติบโตและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เกณฑ์ที่กำหนดว่าเมื่อใดถึงเวลาที่จะทำให้กระบวนการบางอย่างเป็นอัตโนมัติ พัฒนาหรือบูรณาการโซลูชันไอทีที่มีอยู่ ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทและขั้นตอนของการพัฒนา ในขั้นตอนแรก บริษัทส่วนใหญ่จะใช้ CRM จากนั้นจึงใช้ ERP และเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น พวกเขาจะคิดถึง BPM อะไรอยู่เบื้องหลังคำย่อเหล่านี้ และถึงเวลาใดที่ต้องใช้แต่ละโซลูชันในบริษัทของคุณ

สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า

ระบบ CRM อาจเป็นหนึ่งในโซลูชั่นไอทีแรกๆ ที่บริษัทที่ขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าควรใช้ หากธุรกิจของคุณไม่ใช่ร้านขาย Shawarma ใกล้รถไฟฟ้าใต้ดินหรือ บริษัท ผู้ผลิตด้วยลูกค้ารายเดียว CRM จะมีประโยชน์อย่างแน่นอน สัญญาณที่ดีสิ่งที่มาถึงคือความจริงที่ว่าคุณไม่สามารถเก็บข้อตกลงและการโต้ตอบทั้งหมดกับลูกค้าปัจจุบันไว้ในหัวได้อีกต่อไป

CRM ย่อมาจากการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ดังนั้นนี่จึงไม่ใช่แค่ฐานข้อมูลที่มีที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าและจำนวนธุรกรรม ประการแรก นี่คือระบบที่ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงกับผู้ใช้ของคุณ และนี่รวมถึงการไม่เพียงแค่แนะนำลูกค้าผ่านช่องทางการขาย - จากแอปพลิเคชันไปจนถึงธุรกรรม - แต่ยังรวมไปถึงการมีส่วนร่วมของฐานผู้ใช้ทั้งหมดในการทำการตลาดผ่านอีเมล การส่งจดหมาย การส่งเสริมการขายพิเศษ และเป็นผลให้เกิดการขายซ้ำ

หากไม่มีระบบ CRM ธุรกิจสามารถเติบโตได้ "ในวงกว้าง" ภายในขอบเขตที่กำหนด (เนื่องจากมีลูกค้าใหม่หลั่งไหลเข้ามา) แต่จะค่อนข้างยากที่จะเพิ่มขึ้น บิลเฉลี่ยกำไรต่อลูกค้าและเพิ่มฐานผู้ใช้ที่ภักดีของคุณ

“เรามีแนวทางการทำงานอัตโนมัติแบบทีละขั้นตอน เมื่อจำนวนคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้น เราก็สร้างมาตรฐานและถ่ายโอนกระบวนการทางธุรกิจไปยังรางอัตโนมัติโดยใช้โซลูชันสำเร็จรูปในตลาด ก่อนอื่น เราทำงานอัตโนมัติกับลูกค้าให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการค้นหา ข้อมูลสำคัญและให้การตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าโดยเร็วที่สุด เราได้ใช้ระบบ CRM เพื่อดูและวิเคราะห์ประวัติความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง - การโทร การสั่งซื้อ การติดต่อทางจดหมาย ข้อเสนอแนะ. หากคุณต้องการเพิ่มประวัติคำสั่งซื้ออย่างรวดเร็ว และผู้จัดการที่รับผิดชอบป่วย ระบบเหล่านี้จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้น หากคุณต้องการโอนธุรกิจให้กับพนักงานใหม่ นี่ก็ไม่ใช่ปัญหาเช่นกัน“ Evgeniy Nepeyvoda หุ้นส่วนผู้จัดการของบริษัท Kinodoktor กล่าว

ทำให้กระบวนการภายในบริษัทเป็นแบบอัตโนมัติ
ในช่วงเดือนแรกและแม้กระทั่งปีของชีวิต บริษัทสามารถเติบโตและพัฒนาได้เอง: มีแผนกและหน่วยงานใหม่ปรากฏขึ้น มีการแบ่งงาน มีการกระจายภาระงานระหว่างพนักงานที่แตกต่างกัน เมื่อถึงจุดนี้ความสับสนอาจเกิดขึ้นได้: ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานอะไรบ้าง? งานนี้ควรจะเสร็จเมื่อไหร่?

หากปัญหาดังกล่าวเกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณ ก็ถึงเวลาที่จะทำให้กระบวนการภายในองค์กรเป็นแบบอัตโนมัติ สำหรับสิ่งนี้พวกเขาใช้ ระบบ ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร - การจัดการทรัพยากรองค์กร). ERP ช่วยรวมแผนกและฟังก์ชันทั้งหมดของบริษัทไว้ในระบบเดียว เป็นผลให้พนักงานทุกคนทำงานร่วมกับฐานข้อมูลเดียว ทำให้ง่ายต่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลประเภทต่างๆ และกระจายงาน (ทั้งภายในแผนกและระหว่างแผนกต่างๆ)

“สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาที่จะเริ่มใช้ทรัพยากรภายในบริษัทโดยอัตโนมัติคือปัญหาในการจัดกระบวนการในระดับแผนกและระหว่างแผนก กระบวนการอาจไม่ปฏิบัติตาม ช้าลง หรือไม่สามารถเข้าใจได้สำหรับนักแสดงและฝ่ายบริหาร”นักวิเคราะห์ธุรกิจของ DIRECTUM Maxim Kainer กล่าว

เจาะลึกกระบวนการทางธุรกิจ

หากงานหลักของ ERP คือการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจในบริษัทโดยการลดต้นทุนวัสดุและเวลา จากนั้นระบบ BPM (การจัดการผลการดำเนินงานทางธุรกิจ)แก้ไขปัญหาในระดับที่สูงขึ้น เราสามารถพูดได้ว่าระบบ ERP ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาเชิงกลยุทธ์ ในขณะที่ BPM ให้ความสำคัญกับกลยุทธ์มากกว่า หาก ERP ขึ้นอยู่กับทรัพยากรและสถานะปัจจุบันของธุรกิจ BPM จะช่วยพิจารณากระบวนการทางธุรกิจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ระบบ BPM เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อบริษัทมีกระบวนการทางธุรกิจที่ไม่ไม่สำคัญหลายอย่าง (ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา) และจำเป็นต้องเร่งความเร็ว ทำให้มีมาตรฐานและโปร่งใสมากขึ้น

“ระบบธุรกิจอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นในช่วงที่บริษัทเติบโตอย่างต่อเนื่อง หากไม่มีมัน คุณจะถูกผูกไว้กับบริษัทของคุณด้วยเชือกหนาๆ ยิ่งไปกว่านั้น การบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจในระดับที่สำคัญก็จะเป็นเรื่องยาก
ตอนนี้ทั้งสองบริษัทของฉันเป็นระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบแล้ว ซึ่งหมายความว่าหากไม่มีฉันทั้งฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดและ ฟังก์ชั่นการจัดการการตัดสินใจรวมถึงการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติในระดับนี้ได้เมื่อคุณรู้จักธุรกิจของคุณอย่างถี่ถ้วนแล้ว คุณควรทำเช่นนี้เมื่อถึงจุดใด?
● เมื่อบริษัทเริ่มเติบโตและไม่สามารถจัดการด้วยตนเองได้
● เมื่อมีความจำเป็นต้องเพิ่มเวลาของคุณหรือเวลาในการจัดการผู้จัดการ
● เมื่อคุณเริ่มรู้สึกหดหู่และขาดความปรารถนาที่จะพัฒนาธุรกิจนี้ต่อไปด้วยตนเอง
● คุณต้องการวิ่งเมื่อใด โครงการใหม่
● เมื่อคุณต้องการเวลาเพื่อหาวิธีขยายธุรกิจปัจจุบันของคุณ
เพื่อนำระบบอัตโนมัติไปใช้อย่างถูกต้อง คุณต้องเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดอย่างชัดเจน ลำดับของการดำเนินการที่ต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ นั่นคือสาเหตุว่าทำไมคุณต้องผ่านเส้นทางการทำงาน "ด้วยตนเอง" ก่อน แต่สิ่งสำคัญคือต้องไม่ "ติด" อยู่ในขั้นตอนการใช้แรงงานคนเป็นเวลานาน นิสัยและบรรทัดฐานที่สอดคล้องกันนั้นฝังแน่นอยู่ในธุรกิจและทีม ทำให้ระบบอัตโนมัติกลายเป็นสิ่งแปลกปลอมและยากต่อการนำไปใช้” Galia Berdnikova ผู้ก่อตั้งเครือข่ายโรงเรียนสอนถ่ายภาพ Like และเครือข่ายร้านกาแฟในเมือง "Sweater" กล่าว

ของคุณหรือโรงงาน?

ในขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ บริษัทหลายแห่งเผชิญกับภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออก: ควรเขียนโซลูชันของตนเองหรือใช้แบบ "บรรจุกล่อง" หรือไม่

บริษัทไอทีขนาดใหญ่ส่วนใหญ่ เช่น Microsoft, SAP และ 1C จัดหาให้ ระบบสำเร็จรูประบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจ นอกจากนี้ยังมีผู้จำหน่ายรายย่อยหลายรายที่นำเสนอโซลูชั่นที่พร้อมใช้งานทันที—ด้วยขนาดที่เล็กลง การทำงานร่วมกับผู้จำหน่ายเหล่านี้ทำให้สามารถปรับแต่งโปรแกรมให้เหมาะกับธุรกิจของคุณได้ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม หลายบริษัทกำลังพยายามสร้างโซลูชันของตนเอง

« เมื่อฉันทำงานในบริษัท SEO ขนาดเล็ก ความต้องการบริการในการมอบหมายงานให้กับนักเขียนคำโฆษณา การตรวจสอบการดำเนินการและเวลาในการติดตามเกิดขึ้นเมื่อมีพนักงานมากกว่าห้าคน ตอนแรกเราใช้วิธีแก้ปัญหาที่เขียนเอง แต่การบำรุงรักษากลายเป็นเรื่องยาก และฟังก์ชันการทำงานก็หมดลงในเวลาเพียงหนึ่งปีครึ่ง โดยมีพนักงาน 15 คน ได้แก่ พนักงานขายบัญชี 3 คน โปรแกรมเมอร์ 4 คน และแผนกเขียนคำโฆษณา 1 แผนก เราซื้อการสมัครสมาชิกรายปีสำหรับโซลูชันคลาวด์ที่รวม CRM เวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่าย และการติดตามเวลา
นี่เป็นสถานการณ์ทั่วไป: ในตอนแรกผู้จัดการคิดว่า "เราจะทำทุกอย่างด้วยตัวเอง" แต่หลังจากนั้นก็มีความเข้าใจว่ามีอยู่จริง โซลูชั่นสำเร็จรูปจากผู้ขายที่พัฒนาและปรับปรุงมาเป็นเวลาหลายปี
มีหลายกรณีที่ถึงแม้จะมีพนักงานมากกว่า 20 คน บริษัทต่างๆ ก็ยังให้บริการที่เขียนขึ้นเอง แต่สิ่งนี้จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีของตนเองซึ่งจะคอยทำงานเกี่ยวกับโซลูชันนี้อยู่ตลอดเวลา ซึ่งถือว่าไม่แพงเลย” Maxim Kainer กล่าว
แต่ถึงกระนั้น โปรแกรมโรงงานสำเร็จรูปก็ไม่สามารถแก้ปัญหาทั้งหมดของลูกค้าได้ คุณต้องเข้าใจเสมอว่าจะต้องปรับให้เข้ากับความต้องการของคุณ
“เตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าผลิตภัณฑ์ระบบไอทีอัตโนมัติ “เวอร์ชันบรรจุกล่อง” ใดๆ จะไม่สามารถคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะของคุณได้ทั้งหมด และจะต้องมีการปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะกับกระบวนการของคุณ และระบบจะได้รับการปรับปรุงต่อไปในอนาคตเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตและซับซ้อนมากขึ้น” Dmitry Archipenko หุ้นส่วนผู้จัดการของสำนักงานกฎหมาย Revera กล่าว

จะเลือกระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณในขั้นตอนนี้ได้อย่างไร? ฝากอีเมลของคุณไว้แล้วเราจะส่งรายการวิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมไปให้คุณ!

ในช่วงวิกฤตทางธุรกิจ เพื่อป้องกันปัญหาทุกประเภท รวมถึงทำให้งานโดยทั่วไปมีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทต่างๆ ใช้วิธีการที่เรียกว่าระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อน เมื่อใช้วิธีการนี้ คุณจะสามารถลดต้นทุนได้อย่างมาก ทั้งด้านเทคโนโลยีและการเงิน

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติคืออะไร

รวมอยู่ในกระบวนการทางธุรกิจเสมอ ขั้นตอนต่างๆฟังก์ชัน ขั้นตอน และการดำเนินการอื่นๆ ที่ทำในลำดับที่กำหนด เป้าหมายหลักของการใช้กระบวนการทางธุรกิจคือการบรรลุความตั้งใจบางอย่างขององค์กร (ชุดของกระบวนการตั้งแต่ได้รับคำสั่งซื้อจนกระทั่งบรรลุผล) กระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยผู้เข้าร่วมทั้งหมดในองค์กรที่มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน มันเป็นเรื่องของเกี่ยวกับผู้จัดการ ลูกค้า และพนักงานของบริษัท

นั่นคืองานขององค์กรใด ๆ ถือได้ว่าเป็นชุดของกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เชื่อมโยงถึงกัน ในบริษัท กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดแบ่งออกเป็นสามประเภทตามอัตภาพ นี้:

  • กระบวนการทางธุรกิจหลัก (สำคัญ)มุ่งสร้างมูลค่าบริการหรือสินค้าให้กับลูกค้าและเพิ่มมูลค่าในขั้นตอนกลางของการสร้างสรรค์ (เช่น การติดตั้ง การผลิต การพัฒนา)
  • สนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจมุ่งเป้าไปที่การจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับกระบวนการสำคัญ เช่นเดียวกับการจัดหาโครงสร้างพื้นฐานของบริษัท (เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากร การประมวลผลข้อมูล และการบำรุงรักษา)
  • กระบวนการพัฒนาสร้างความมั่นใจในการปรับปรุงงานของบริษัทในอนาคต ภายในกรอบของกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ บุคลากรจะได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ และมีการวางแผนกิจกรรมเพิ่มเติม
  • การจัดการกระบวนการทางธุรกิจมุ่งแก้ไขปัญหาของบริษัทด้วยการวางแผน การสร้างแรงจูงใจและการฝึกอบรมพนักงาน และการจัดการการปฏิบัติงาน

จากที่กล่าวมาทั้งหมด เราสามารถพูดได้ว่าผู้จัดการคนใดก็ตามจะต้องจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากความสำเร็จและความเจริญรุ่งเรืองของบริษัทส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ ผู้อำนวยการคนใดมีเป้าหมายที่จะจัดระเบียบงานขององค์กรของตนในลักษณะที่กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปตามโครงการที่ร่างไว้ก่อนหน้านี้ ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรมีการหยุดชะงักในกิจกรรมของบริษัท ตามหลักการแล้ว ควรใช้เวลาในการทำงานกับเอกสารให้น้อยที่สุด

ปัจจุบันมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากมายในการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ สิ่งที่มีประโยชน์และมีเหตุผลมากที่สุดคือกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่ซับซ้อนโดยอิงจากการพัฒนาแบบจำลองของคุณเอง ระบบข้อมูลหรือพร้อมแล้ว แต่ปรับให้เหมาะกับองค์กรของคุณ ควรสังเกตว่าระบบอัตโนมัติดังกล่าวช่วยให้การผลิตมีกำไรมากขึ้นโดยการลดต้นทุนลงอย่างมาก

ไม่ควรคาดหวังผลลัพธ์ที่ต้องการจากกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติด้วยแนวทางเก่ากับรูปแบบการจัดการขององค์กร วัฒนธรรมการผลิตแบบเดิมๆ มักใช้โมเดลการจัดการกระบวนการทางธุรกิจเชิงฟังก์ชัน ซึ่งใช้กันมานานพอสมควร จนถึงตอนนี้เธอให้ผู้จัดการ โอกาสที่ดีเพื่อการเติบโตและการพัฒนา ข้อบกพร่องที่ใหญ่ที่สุดคือการมีความล่าช้าและการสูญหายของข้อมูล โดยปกติ, วิธีการที่มีประสิทธิภาพผลกระทบจะมีการหารือด้วยวาจา และเนื่องจากแบบฟอร์มนี้มีแนวโน้มที่จะบิดเบือนข้อมูล ข้อมูลหลัง “การเจรจา” จึงไม่น่าเชื่อถือ

ใน ธุรกิจสมัยใหม่และการปฏิบัติทางเศรษฐศาสตร์ มีการใช้วิธีการพัฒนาหลายวิธี หากเราพิจารณาไม่ใช่แนวโน้มระดับโลก แต่เป็นแต่ละบริษัท เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาและอาการต่างๆ ซึ่งระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนของกระบวนการทางเทคโนโลยีและธุรกิจมีความจำเป็นและสำคัญอย่างยิ่ง ในบทความนี้ เราจะดูทุกอย่างตั้งแต่ตอนจบ โดยอธิบายถึงบริษัทที่สมบูรณ์แบบจากมุมมองของฝ่ายบริหาร ดังนั้น:

  • บริษัทดำเนินงานได้อย่างราบรื่น พนักงานประสานงานและดำเนินกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างราบรื่น
  • ไม่มีการสูญเสียหรือความล่าช้าในองค์กร ข้อมูลไม่ถูกบิดเบือน
  • ในขณะที่ทำงานประจำวัน ผู้เชี่ยวชาญของบริษัทยังคงให้ความสำคัญกับลูกค้าเป็นหลักและดำเนินงานของบริษัท โดยผลักดันความต้องการและความสนใจส่วนบุคคลเป็นเบื้องหลัง
  • พนักงานทุกคนตระหนักดีว่ากิจกรรมของตนส่งผลต่อผลการดำเนินงานขององค์กรอย่างไร
  • ที่องค์กรเป็นที่ชัดเจนว่าพนักงานคนใดเป็นผู้รับผิดชอบหน้าที่และเป้าหมายบางอย่าง
  • มีการจัดสรรเวลาจำนวนหนึ่งเพื่อให้แต่ละงานสำเร็จ
  • บริษัททำงานเพื่อผลประโยชน์ของลูกค้า และนี่คือเป้าหมายกิจกรรมของบริษัทอย่างชัดเจน

หากทั้งหมดนี้ปรากฏอยู่ในองค์กรของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ ปล่อยให้บริษัทเติบโตต่อไป หากทุกอย่างแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง คุณควรคิดถึงการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ เนื่องจากสิ่งนี้จะทำให้กิจกรรมของบริษัทของคุณประสบความสำเร็จและมีประสิทธิผลมากขึ้น

จุดประสงค์ของการทำให้กระบวนการทางธุรกิจขององค์กรเป็นแบบอัตโนมัติคืออะไร

แต่ละบริษัทดำเนินกิจกรรมเพื่อแก้ไขปัญหา ดังนั้นแต่ละกระบวนการทางธุรกิจจะต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของบริษัท หากแนวทางนี้อยู่ใกล้คุณ หมายความว่าองค์กรของคุณมุ่งเน้นไปที่การบรรลุเป้าหมายบางอย่าง เช่นเดียวกับพนักงานทุกคนที่ทำงานอยู่ในนั้น ในองค์กร พนักงาน กระบวนการทางธุรกิจ และกิจกรรมทั้งหมดต้องมีประสิทธิผลและบรรลุเป้าหมายเดียวกัน เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้นที่เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับโอกาสของบริษัทในอนาคตได้

ปัจจุบันผู้ประกอบการจำนวนมากชอบกระบวนการทางเทคโนโลยีและธุรกิจแบบอัตโนมัติ ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาต่อไปนี้ได้:

1. การกระจายความรับผิดชอบ

บุคคลใดบุคคลหนึ่งจะต้องรับผิดชอบต่อการกระทำและกระบวนการทางธุรกิจแต่ละรายการ บุคคลนี้เป็นคนที่ใส่ใจในประสิทธิผลของการกระทำที่กำลังดำเนินการ สามารถมีอิทธิพลต่อแนวทางของเหตุการณ์ และทำการปรับเปลี่ยนกิจกรรมได้ หากจำเป็น กระบวนการทางธุรกิจมีหน้าที่และหน้าที่บางอย่าง และแต่ละกระบวนการก็มีบุคคลที่รับผิดชอบในการนำไปปฏิบัติ จะดีถ้าบริษัทมีตัวเลือกในการกระจายฟังก์ชันและงานต่างๆ ให้กับพนักงานโดยใช้ระบบอัตโนมัติ หากระบบถูกสร้างขึ้นอย่างถูกต้อง จะชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติงานบางอย่างในกระบวนการทางธุรกิจ

2. รับประกันความสมบูรณ์ของข้อมูล

เกือบทุกองค์กรประสบปัญหา การจัดการการทำงานเกี่ยวข้องกับการสูญหาย ความล่าช้า หรือความเสียหายของข้อมูล ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ เนื่องจากนักแสดงสามารถรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการดำเนินงานบางอย่างได้ตลอดเวลา ผู้ใช้แต่ละคนรู้ว่าต้องทำอะไรและทำอย่างไรจึงจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ งานสามารถมาพร้อมกับอ็อบเจ็กต์ต่างๆ เช่น ไฟล์ ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศ(เวิร์ด,เอ็กเซล)

ควรสังเกตว่าเมื่อระบบบัญชีทำงานบนแพลตฟอร์ม 1C เอกสารหรือใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายสามารถทำหน้าที่เป็นวัตถุได้ เมื่อพนักงานได้รับงานเฉพาะ เขาจะไม่เสียเวลาค้นหาข้อมูลที่ต้องการ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดที่สำคัญสำหรับการดำเนินการนี้หรืองานนั้นจะแนบมากับงาน

เมื่องานเสร็จสิ้น พนักงานจะจัดทำบันทึกที่เกี่ยวข้องในระบบ จากนั้นระบบอัตโนมัติจะเริ่มส่งข้อมูลการจัดการกระบวนการไปยังพนักงานคนอื่นๆ แนวทางนี้ทำให้ชีวิตของทั้งผู้จัดการบริษัทและพนักงานง่ายขึ้นมาก ข้อมูลไม่ถูกบิดเบือน บันทึก ไม่มีความล่าช้า นอกจากนี้ ความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามและการส่งมอบงานล่าช้าก็ลดลงอีกด้วย นักแสดงไม่ได้ใช้เวลามากมายในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น และข้อมูลนั้นยังคงอยู่ในรูปแบบดั้งเดิมที่ไม่บิดเบี้ยว

3. กำหนดเวลา

บริษัทที่ใช้วิธีการจัดการแบบดั้งเดิมมักจะเผชิญกับกำหนดเวลาที่พลาดไป นั่นคือเหตุผลที่ระบบอัตโนมัติต้องบริหารจัดการเวลาที่จำเป็นในการแก้ไขปัญหาอย่างชัดเจน สะดวกมากเมื่อคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องในการแก้ปัญหาได้เช่น "ภายใน 3 ชั่วโมงหลังจากได้รับ" และกำหนดเวลาที่แน่นอน - "ภายใน 15.00 น. วันสุดท้ายในสัปดาห์นี้." ในขณะเดียวกัน ระบบอัตโนมัติจะแจ้งเตือนและติดตามกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น เป็นผลให้ผู้จัดการบริษัทได้รับโอกาสในการติดตามกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นและรับสถิติสำหรับวันนี้และสำหรับช่วงเวลาที่ผ่านมา

4. ควบคุม

ระบบจะต้องมีการรายงาน มีความจำเป็นต้องติดตามสถานะปัจจุบันของ บริษัท: กระบวนการใดที่ดำเนินการ ช่วงเวลานี้. ตัวอย่างเช่น จากรายงานคุณจะพบว่าในขณะนี้ พนักงานกำลังปฏิบัติตามคำสั่งซื้อจำนวนมากสำหรับการผลิตอุปกรณ์และจำนวนมากสำหรับการติดตั้ง

ตามหลักการแล้ว ระบบควรแสดงว่างานเป็นไปตามกำหนดเวลาหรือไม่ ความสามารถในการติดตามกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถตรวจสอบได้ว่าใครตรงต่อกำหนดเวลาและใครไม่ตรงต่อเวลา นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องวิเคราะห์สถิติเกี่ยวกับการดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจในช่วงเวลาที่ผ่านมา: สิ่งที่เสร็จสมบูรณ์ไม่ว่าจะมีความล้มเหลวหรือการเลื่อนออกไปก็ตาม ด้วยการวิเคราะห์ข้อมูลนี้ การดำเนินงานขององค์กรสามารถปรับปรุงได้ และผู้เชี่ยวชาญสามารถตัดสินใจในองค์กรและบุคลากรได้หลายอย่าง

ระบบอัตโนมัติของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจมีประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร

การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติทำให้บริษัทสามารถเพิ่มระดับและคุณภาพของบริการได้อย่างมาก กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติช่วยลดปัจจัยด้านมนุษย์ได้จริง ซึ่งส่งผลกระทบอย่างยิ่งต่อการทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก เมื่อเลือกทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ คุณจะประสบความสำเร็จ:

  • การลดจำนวนข้อผิดพลาด
  • การเพิ่มความเร็วของการทำงานภายในวงจร
  • การเพิ่มผลผลิตในองค์กร
  • มีความแม่นยำสูงในการดำเนินงานและความเร็วในการตัดสินใจ
  • ลดค่าใช้จ่ายและเวลาที่ใช้ในการทำงาน
  • การลดจำนวนผลลัพธ์ที่เป็นไปได้
  • ดำเนินการหลายอย่างพร้อมกัน

เมื่อคุณปรับกระบวนการทางธุรกิจของคุณให้เหมาะสมแล้ว ให้วิเคราะห์ตัวเลือกเพื่อทำให้กระบวนการเหล่านั้นเป็นอัตโนมัติ ในบางกรณี ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะไม่จัดเตรียมไว้ให้ ผลลัพธ์ที่ต้องการนำมาซึ่งความสูญเสียเท่านั้น เรากำลังพูดถึงสถานการณ์ต่อไปนี้โดยเฉพาะ:

  • เมื่อคุณดำเนินการโดยอัตโนมัติ จะไม่สามารถรองรับได้ ระดับที่ต้องการคุณภาพ;
  • ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเป็นการดำเนินการที่ซับซ้อนจากมุมมองทางเทคโนโลยี
  • เมื่อเปลี่ยนมาใช้กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ พนักงานส่วนสำคัญจะต้องได้รับการฝึกอบรมใหม่หรือไล่ออก
  • ทั้งบริการและผลิตภัณฑ์มีวงจรชีวิตสั้น
  • ความต้องการของตลาดไม่แน่นอน การผลิตต้องมีการปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่อง

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรจำเป็นต้องมีการทำงานในด้านใด

ตามกฎแล้ว กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยงานประจำที่ยาวนาน ซึ่งทั้งรายได้และรายได้ของบริษัทขึ้นอยู่กับโดยตรง ทางเลือกที่สองคือการทำงานในพื้นที่ปัญหาและช่องว่างในการผลิต แล้วคุณควรทำอย่างไร?

ประการแรกคือระบบอัตโนมัติในการแก้ปัญหางานยาก ซึ่งรวมถึงกิจกรรมต่างๆ เช่น การบัญชีสำหรับมูลค่าการขายปลีก การวิเคราะห์ความเคลื่อนไหวของผลิตภัณฑ์ การวางแผนกระแสการเงิน การกระจายและการบัญชีชั่วโมงทำงาน การคำนวณต้นทุนสินค้าและบริการ

ประการที่สอง ระบบอัตโนมัติอาจส่งผลต่อการทำงานของพนักงานบริษัทที่ดำเนินการง่ายๆ แต่เป็นประจำ ที่นี่คุณสามารถพูดถึงนักโลจิสติกส์ นักการตลาดทางโทรศัพท์ และผู้จัดการฝ่ายขาย คุณยังสามารถช่วยพนักงานบางคนไม่ให้ดำเนินการหลายอย่างได้ ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบริหารของบริษัทมีความสมเหตุสมผลมากที่จะเก็บบันทึกสินค้าในร้านค้าออนไลน์

ประการที่สาม สามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติเพื่อเรียกคืนใบสั่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เพื่อติดตามสินค้าคงคลังในคลังสินค้าและควบคุมบัญชีลูกหนี้ คุณสามารถดูได้ว่าพนักงานมีงานยุ่งแค่ไหน มีประสิทธิผลหรือไม่ และพวกเขาทำงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดเสร็จสิ้นหรือไม่ ไม่จำเป็นต้องทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติพร้อมกันทั้งหมด หากจำเป็น คุณสามารถค่อยๆ ขยายขอบเขตของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรของคุณได้ ดังนั้นการทรงสร้าง ระบบแบบครบวงจรการควบคุมจะค่อยเป็นค่อยไป สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณต้องจำไว้ว่าเหตุใดคุณจึงแนะนำกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติให้กับองค์กรของคุณ ระบบนี้น่าจะมีประโยชน์และแก้ไขปัญหาบางอย่างได้ มิฉะนั้นคุณจะเสียเวลาและความพยายามในการดำเนินการ

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

อะไรจะทำให้เป็นอัตโนมัติก่อน

อนาโตลี ซูเบรอฟ,

ผู้อำนวยการทั่วไปของ Millsystems กรุงมอสโก

ประการแรก ระบบอัตโนมัติควรส่งผลกระทบต่อกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องใช้ต้นทุนค่าแรงจำนวนมาก หากเรากำลังพูดถึงองค์กรขนาดใหญ่ ก็เป็นไปได้ที่จะปรับปรุงการหมุนเวียนเอกสารภายในบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่งและการชำระเงินระหว่างแผนกต่างๆ ระบบสารสนเทศจะต้องตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดอย่างอิสระโดยไม่เกี่ยวข้องกับบุคลากร

สำหรับองค์กรขนาดกลาง กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติควรนำไปใช้กับผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ - ปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน ประการแรก การพิจารณาการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัตินั้นคุ้มค่า บริษัทการค้ามีสินค้าหลายสิบรายการและคู่ค้าจำนวนมาก บริษัทขนาดเล็กต้องแน่ใจว่าการทำงานกับไอทีนั้นง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และกิจกรรมของบริษัทยังคงมีประสิทธิภาพเหมือนเดิม เพื่อดำเนินกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมด องค์กรจะต้องมีจำนวนพนักงานขั้นต่ำ

ระบบอัตโนมัติคุณภาพสูง โลจิสติกส์คลังสินค้าการจัดส่งและการขายทำให้บริษัทลดต้นทุนและหลีกเลี่ยง:

  • ค่าตอบแทนพนักงานส่วนเกินที่ทำงานรับจ้าง
  • การใช้การขนส่งของบริษัทอย่างไม่มีประสิทธิภาพและพื้นที่ส่วนเกินในคลังสินค้า
  • การสูญเสียสินค้าโดยมีอายุการเก็บรักษาที่จำกัด
  • การจ่ายเงินมากเกินไปสำหรับ บริการขนส่งไปยังองค์กรต่างๆ (จะเป็นไปได้โดยการปรับอัตราภาษีให้เหมาะสมและจัดการจัดส่ง)

วิธีการเลือก ซอฟต์แวร์? ประการแรก ควรอนุญาตให้กระบวนการทางธุรกิจของทุกเครือข่ายเป็นแบบอัตโนมัติ จำเป็นต้องดำเนินการทั้งหมดในทุกขั้นตอน โดยเร็วที่สุด. สิ่งสำคัญคือพนักงานทุกคนจะต้องตระหนักถึงการใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ แม้ว่าพวกเขาจะมีทักษะด้านคอมพิวเตอร์ไม่เพียงพอก็ตาม

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทดำเนินการในระดับใด

จำเป็นต้องมีระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนการจัดการในทุกระดับขององค์กร ควรจะกล่าวถึงการจัดการหลายระดับในบริษัท เรากำลังพูดถึงยุทธวิธี ยุทธศาสตร์ และการปฏิบัติการ จากระบบนี้ เป็นการเน้นที่ระดับของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติในระดับต่อไปนี้:

  1. ระดับล่างของระบบอัตโนมัติหรือระดับของนักแสดง ที่นี่เรากำลังพูดถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นประจำ วัตถุประสงค์ของระบบอัตโนมัติในกรณีนี้คือเพื่อแก้ไขปัญหาเร่งด่วน เช่น การผลิต การบำรุงรักษา พารามิเตอร์ที่กำหนดและสภาวะการทำงานบางประการ (อุณหภูมิในคลังสินค้า ฯลฯ)
  2. ระดับการจัดการการผลิตหรือระดับยุทธวิธี ในขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณสามารถกระจายงานระหว่างกระบวนการต่าง ๆ ในระดับล่างได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างรวมถึงการจัดการกิจกรรมการผลิตและกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะเรากำลังพูดถึงการวางแผน งานการผลิตการบำรุงรักษา จัดทำเอกสาร และการจัดการทรัพยากรของบริษัท
  3. ระดับการจัดการองค์กรหรือระดับกลยุทธ์ ในกรณีนี้ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขทั้งการคาดการณ์และ งานวิเคราะห์. ระดับนี้มุ่งเป้าไปที่การจัดการเชิงกลยุทธ์และการเงิน จำเป็นเพื่อสนับสนุนการทำงานของผู้บริหารระดับสูงของบริษัท

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

สิ่งที่รวมอยู่ในแพ็คเกจซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

อเล็กเซย์ ทูเลชอฟ,

ผู้บริหารสูงสุดบริษัท City-Box กรุงมอสโก

เมื่อดำเนินโครงการเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ บริษัทมักจะพึ่งพาแนวทางปฏิบัติของบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมของตน และเริ่มต้นด้วยการปรับกระบวนการที่สำคัญที่สุดตามความคิดเห็นของพวกเขา แต่การใช้แนวทางนี้ไม่สมเหตุสมผลในทุกกรณี ตัวอย่างเช่น บริษัทของเรายังไม่ได้เริ่มทำให้กระบวนการทางธุรกิจหลักเป็นไปโดยอัตโนมัติ นั่นคือการทำงานร่วมกับลูกค้า บริษัทของเราได้ดำเนินการกระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ ให้เป็นอัตโนมัติสูงสุด โดยอาศัยประสบการณ์ของบริษัทตะวันตกที่ดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมที่คล้ายคลึงกันกับเรา เรามองหาโซลูชันสำเร็จรูปในรัสเซีย แต่ก็ไม่มีประโยชน์ ในเรื่องนี้ เราเริ่มพัฒนาชุดซอฟต์แวร์ของเราเอง ซึ่งทำให้สามารถจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้ คอมเพล็กซ์นี้ประกอบด้วยสามช่วงตึก

  1. โปรแกรม การบัญชีการจัดการทำให้สามารถควบคุมการให้บริการเพิ่มเติมได้ (โลจิสติกส์การขนส่ง งานขนถ่าย การขายกล่อง ชั้นวาง ล็อค ชั้นวาง) บริการทั้งหมดนี้ทำให้บริษัทของเราได้รับผลกำไรประมาณ 20%
  2. ระบบ CRM ทำงานเพื่อรักษาปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า
  3. ระบบการจัดการเนื้อหา (CMS) ทำให้สามารถจัดการเว็บไซต์ บล็อก และทรัพยากรข้อมูลอื่นๆ ได้

ในการสร้างระบบดังกล่าวเราใช้เงินประมาณ 2.5 ล้านรูเบิล จากจำนวนนี้เราจัดสรรเงิน 500,000 รูเบิลเพื่อเตรียมข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา ในขณะนี้ เรากำลังทดสอบระบบเสร็จสิ้น แต่งานส่วนใหญ่เสร็จสิ้นแล้ว และเราพูดได้เลยว่า: ในการดำเนินโครงการดังกล่าว จะใช้เวลาประมาณ 6 เดือนถึงหนึ่งปี

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจำเป็นต้องมีการเตรียมการอะไรบ้าง

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมอย่างน้อยสี่ประเภท

ขั้นตอนที่ 1. ดำเนินการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจ

วัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบคือเพื่อระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญและบุคคลที่รับผิดชอบในการบรรลุเป้าหมายนี้ คุณควรหารือกับฝ่ายบริหารของแผนกสำคัญทั้งหมดขององค์กรและค้นหาประเด็นต่อไปนี้:

  • ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำงานเฉพาะให้สำเร็จ
  • ตรวจสอบทีมงานว่ามีพนักงานที่อาจเรียกว่า "พระคาร์ดินัลสีเทา" อยู่หรือไม่ เรากำลังพูดถึงคนที่มีความทะเยอทะยานมากเกินไปซึ่งสามารถเข้ามาบริหารจัดการภายใต้เงื่อนไขที่ผิดกฎหมาย ดังนั้นจึงป้องกันกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ

ให้ที่ปรึกษาที่ได้รับเชิญบรรยายกระบวนการทางธุรกิจในบริษัทของคุณ นี่จะเป็นการตัดสินใจที่ฉลาดที่สุดเพราะคุณจะได้รับคำอธิบายที่เป็นกลางและข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนที่ 2. แต่งตั้งผู้จัดการโครงการ

เมื่อแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ โปรดจำไว้ว่าคุณจะไม่ประสบความสำเร็จในกรณีต่อไปนี้:

  • หากโครงการนำโดยผู้จัดการระดับกลางเพราะพนักงานระดับสูงจะไม่ทำตามคำแนะนำของเขา
  • หากการจัดการดำเนินการโดยบุคคลแรกขององค์กร โดยทั่วไปแล้ว พนักงานทั่วไปจะไม่สนใจการทำให้กระบวนการทางธุรกิจและกิจกรรมที่คล้ายกันเป็นไปโดยอัตโนมัติ

วิธีแก้ปัญหาที่สมเหตุสมผลที่สุดคือมอบหมายงานนี้ให้กับบุคคลที่มีประสบการณ์ด้านการจัดการที่คล้ายคลึงกันและยังมีทักษะความเป็นผู้นำและการสื่อสารที่จำเป็นอีกด้วย ถัดไปคุณควร:

  • ให้พนักงานรับผิดชอบโครงการเป็นรองของคุณและมอบหมายสำนักงานใกล้กับคุณ
  • สั่งให้ผู้จัดการโครงการแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับความพยายามในการ "ไม่กระทบยอด" ด้วย ระบบใหม่ทีม;
  • มอบความไว้วางใจให้เขาในการพัฒนาข้อกำหนดและคำแนะนำที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการโดยสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม

คุณต้องส่งเสริมสายงานของคุณและแจ้งพนักงานเกี่ยวกับความจำเป็นในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของโครงการทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 3 เลือกโซลูชันด้านไอที

ไม่จำเป็นต้องถูกหลอกโดยเทพนิยายของที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญซื้อโปรแกรมที่ยังไม่ทดลองหรือที่เพิ่งปรากฏในตลาด เป็นการดีที่คุณต้องการ:

  • ศึกษา บริษัท รัสเซียผู้ทำงานในสาขาของคุณและเรียนรู้เกี่ยวกับโซลูชันระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจที่พวกเขาได้นำไปใช้
  • พิจารณาเฉพาะบริษัทที่การนำระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจไปใช้ประสบความสำเร็จ
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติเกิดขึ้นไม่เพียงแต่ในเอกสารเท่านั้น แต่ยังเกิดขึ้นในทางปฏิบัติด้วย

สิ่งสำคัญคือต้องโต้เถียงกับพนักงานของคุณอย่างต่อเนื่อง ฟังผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณพูดคุยเกี่ยวกับ ตัวเลือกที่เป็นไปได้. เช่น หากบริษัทของคุณมีความเกี่ยวข้องกับ กิจกรรมการผลิตทำได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมราคาแพงในการผลิต

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดเบี้ยประกันของคุณ

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะไม่ทำงานหากพนักงานของบริษัทไม่มีแรงจูงใจเพียงพอ คุณควรปรึกษากับเจ้าของ คำถามทางการเงินและตกลงเกี่ยวกับจำนวนเงินที่จะจัดสรรให้กับโบนัสสำหรับการนำกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติไปใช้อย่างมีประสิทธิผลในแต่ละขั้นตอนในองค์กร

การคำนวณจำนวนเบี้ยประกันภัยเป็นเรื่องส่วนตัวมาก ในกรณีนี้ สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมปัจจัยมนุษย์ เนื่องจากเป็นปัจจัยสำคัญ หากคุณเป็นหัวหน้าขององค์กรคุณก็ตระหนักดีถึงความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชา มีคนค่อนข้างพอใจกับโบนัสเล็กน้อยสำหรับ การทำงานที่ดีและบางคนไม่พอใจกับการจ่ายเงินรายปีเป็นแรงจูงใจ

หากระบบไอทีที่คุณกำลังใช้งานมีราคาไม่แพง ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าพรีเมียมจำนวนมาก เนื่องจากคุณไม่สนใจที่จะเพิ่มต้นทุนของโครงการ คำถามอีกข้อคือ หากคุณต้องทำงานกับระบบ ERP ที่ซับซ้อน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถปรับโครงสร้างกิจกรรมขององค์กรได้อย่างสมบูรณ์ นี่เป็นเหตุผลที่ต้องดูแลขนาดใหญ่ กองทุนโบนัสหรือแม้แต่เพิ่มระดับต้นทุนให้กับระบบไอที

ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

วิธีเพิ่มความสนใจของพนักงานในระบบอัตโนมัติ

อันเดรย์ คิสเตเนฟ,

ผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท "Intoto" (บริการจัดส่งร้านค้า-โลจิสติกส์) กรุงมอสโก

เป็นพนักงานขององค์กรของคุณที่จะต้องศึกษาอินเทอร์เฟซของโปรแกรม ในเรื่องนี้มันค่อนข้างสมเหตุสมผลที่จะรับฟังข้อเสนอแนะเกี่ยวกับภาพบนหน้าจอการออกแบบที่ต้องการปุ่มบนจอภาพและส่วนประกอบอื่น ๆ หากคุณทำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้ใต้บังคับบัญชา คุณจะหลีกเลี่ยง "การกบฏ" ได้อย่างแน่นอนเมื่อแนะนำกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติ สำหรับฉันดูเหมือนว่าเป็นการฉลาดกว่าที่จะร่วมมือกันในเรื่องนี้ไม่ใช่กับทั้งทีม แต่กับบางส่วนโดยเฉพาะกับผู้จัดการสายงาน ตัวอย่างเช่น ในระหว่างการประชุม ฉันส่งเสียงร้องเรียนจากลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับระบบกระบวนการอัตโนมัติของธุรกิจ และปรึกษากับผู้ใต้บังคับบัญชาว่าต้องทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่คล้ายกันในอนาคต

ในระหว่างการสนทนา เรามาถึงตัวส่วนร่วมและพิจารณาว่าอะไรคือสาเหตุของความล้มเหลวอย่างใดอย่างหนึ่ง ในกรณีนี้ ฉันถามหัวหน้าแผนกว่าต้องทำอย่างไรเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่คล้ายกันในอนาคต ในทางกลับกัน ผู้จัดการก็ตระหนักถึงปัญหาและเสนอวิธีการแก้ไขที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจากเขาสนใจที่จะปรับปรุงสถานการณ์ เขาจึงจะติดตามการนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้โดยอัตโนมัติและติดตามคุณภาพงานของพนักงานทุกคนเป็นการส่วนตัว

จากแนวทางปฏิบัติของบริษัทของเรา ฉันสามารถพูดได้ว่าทุกแผนกในองค์กรมั่นใจเสมอว่าการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลกระทบต่อมันและแม่นยำด้วย ด้านลบ. ด้วยเหตุนี้ การประชุมใหญ่สามัญก่อนที่จะใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจะมีประโยชน์มาก เนื่องจากคุณได้รับโอกาสในการอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นสำคัญของปัญหาเฉพาะ ตลอดจนรับฟังความปรารถนาและความคิดเห็นของพนักงาน

วิธีพิจารณาว่าระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจใดที่จำเป็น

เพื่อย้ายจากงานประจำที่ต้องอาศัยคนมาสู่ฝ่ายไอที และทำให้การดำเนินการตามกระบวนการทางธุรกิจเร็วขึ้นและสะดวกยิ่งขึ้น จึงมีการใช้ระบบอัตโนมัติที่ประกอบด้วยโปรแกรมและบริการต่างๆ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเป็นทั้งระบบ ERP ที่ซับซ้อนและบริการคลาวด์ ในระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจใดๆ มีอยู่สองระบบ องค์ประกอบสำคัญหนึ่งในนั้นคือการป้อนข้อมูล (การรวบรวม) ข้อมูลอย่างที่สองคือการจัดเตรียมข้อมูลที่ประมวลผลในประเภทหรือรูปแบบที่ผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญต้องการ

มีตัวเลือกที่ดีสำหรับการรับ "ช่องทางการขาย" ทันที จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการสื่อสารกับผู้ซื้อสินค้าและบริการที่มีศักยภาพในเวลาที่เหมาะสมเท่านั้น ระบุว่าการเจรจากำลังดำเนินการในรูปแบบใด ไม่ว่าพวกเขาจะประสบความสำเร็จหรือไม่ และบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นในโปรแกรมตามผลลัพธ์ของพวกเขา . ดังนั้นระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจจึงสามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานขององค์กรได้อย่างมาก เมื่อสถิติบางอย่างสะสม คุณสามารถสรุปเกี่ยวกับคุณภาพและความเข้มข้นของงานผู้จัดการของคุณได้

เป็นที่น่าสังเกตว่าทุกอย่างขึ้นอยู่กับขนาดและความคล่องตัวของธุรกิจ เป็นตัวบ่งชี้ที่มีอิทธิพลต่อปริมาณข้อมูลเบื้องต้นความหลากหลายและรายละเอียดของรายงานขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับงานที่ทำ ระบบอัตโนมัติที่ใช้หลักการเดียวกันนี้ใช้สำหรับกระบวนการอื่นๆ ด้วยเทคโนโลยีไอทีที่คิดมาอย่างดี ผู้จัดการธุรกิจสามารถรับข้อมูลที่สำคัญสำหรับพวกเขาได้ในเสี้ยววินาที โดยเฉพาะอย่างยิ่งผลกำไรที่บริษัทได้รับ ค่าใช้จ่ายที่บริษัทเกิดขึ้น และโครงสร้างของพวกเขาเป็นอย่างไร โครงการมีผลกำไร และผู้จัดการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

เมื่อเลือกระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ โปรดจำไว้ว่าคุณมีสองตัวเลือก

  1. ใช้ผลิตภัณฑ์มาตรฐาน (ชนิดบรรจุกล่อง)
  2. พัฒนาและใช้งานโซลูชันซอฟต์แวร์ที่กำหนดเอง

งานที่ง่ายที่สุดน่าจะเป็นการนำโซลูชันมาตรฐานไปใช้เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ ทางการเงินก็ยังทำกำไรได้มากกว่า แต่ควรสังเกตว่าไม่ใช่ทุกโมเดลมาตรฐานที่จะสามารถปรับให้เข้ากับองค์กรของคุณได้ ในโปรแกรมอัตโนมัติบางโปรแกรม ไม่สามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้ หรือการดำเนินการดังกล่าวมีข้อจำกัดอย่างมาก เช่นเดียวกับบริการคลาวด์

ในการเลือกโปรแกรมที่เหมาะกับคุณ คุณจะต้องประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ตลาดสมัยใหม่มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และมีข้อดีและความแตกต่างในตัวเอง สิ่งสำคัญคือต้องตอบคำถามสำคัญหลายข้อ:

  • ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจและงานประเภทใดที่วางแผนไว้
  • ส่วนประกอบการทำงานของโปรแกรมสอดคล้องกับงานที่ต้องแก้ไขหรือไม่?
  • การปรับแต่งระบบให้สัมพันธ์กับการดำเนินธุรกิจของคุณเป็นไปได้จริงหรือไม่?
  • เป็นไปได้ไหมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงระบบหากจำเป็น หากเงื่อนไขทางธุรกิจหรือกระบวนการในระบบเปลี่ยนแปลงกะทันหัน?
  • ระบบเรียบง่ายและใช้งานง่ายหรือไม่?
  • เป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมระบบเข้ากับบริการและแอพพลิเคชั่นอื่น ๆ
  • สามารถเข้าสู่ระบบและทำงานในระบบจากแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนได้หรือไม่?
  • มีพนักงานที่สามารถไว้วางใจในการดำเนินการสนับสนุนด้านเทคนิคหรือไม่?
  • ค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนและการดำเนินการคือเท่าใด

เพื่อตอบคำถามเหล่านี้ คุณสามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจากบริษัทที่ผลิตซอฟต์แวร์ได้ คงจะดีถ้าคุณสามารถสื่อสารกับผู้ประกอบการที่ทำงานในโครงการที่คล้ายกันได้ พึ่งพวกเขา คำแนะนำการปฏิบัติและประสบการณ์คุณจะได้รับข้อมูลอันมีค่าและสามารถเลือกผลิตภัณฑ์อย่างใดอย่างหนึ่งได้

เครื่องมือและเทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจของบริษัทเป็นแบบอัตโนมัติมีอะไรบ้าง?

มาดูเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจจำนวนหนึ่งที่ใช้กันทั่วไปในรัสเซีย

การวางแผนทรัพยากรองค์กร หรือที่เรียกว่าการวางแผนทรัพยากรองค์กร ในกรณีนี้ กระบวนการทางธุรกิจทั่วโลกในองค์กรจะเป็นแบบอัตโนมัติ - กระแสการเงิน พนักงาน กิจกรรมการปฏิบัติงาน การจัดการ กระบวนการผลิต. ระบบ ERP ขนาดใหญ่ประกอบด้วยการบัญชี ฟังก์ชันสำหรับการควบคุม บัญชีเงินเดือน การบัญชีบุคลากรและเวลา และการจัดการทางการเงิน ตามกฎแล้ว ระบบดังกล่าวจะถูกใช้โดยบริษัทขนาดใหญ่ซึ่งมีแผนกต่างๆ ตั้งอยู่ในดินแดนที่แตกต่างกัน ดังนั้นฝ่ายบริหารจึงต้องการทราบว่ากระบวนการทางธุรกิจมีความโปร่งใสเพียงใด มีรูปแบบและเปลี่ยนแปลงอย่างไร

หากต้องการใช้การวางแผนทรัพยากรองค์กร คุณต้องแก้ไขปัญหานี้อย่างระมัดระวัง เนื่องจากกระบวนการเกี่ยวข้องกับแผนกและหมวดหมู่ของผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ธุรกิจจำนวนมากทำผิดพลาดครั้งใหญ่โดยการนำ ระบบนี้เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจของบริษัทของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ทั้งๆ ที่ในความเป็นจริงคุณไม่จำเป็นต้องใช้มันจริงๆ

การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (ระบบ CRM) เป้าหมายของโซลูชันซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนประเภทนี้คือการทำให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นแบบอัตโนมัติ ในขณะนี้พวกเขามีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับซอฟต์แวร์ SFA (Sales Force Automation) และรวมถึงคุณสมบัติของทั้งสองระบบ ควรสังเกตว่าระบบอัตโนมัติ กระบวนการทางธุรกิจ CRMปัจจุบันเป็นซอฟต์แวร์ที่เป็นสากลและได้รับความนิยมมากที่สุด

เมื่อทำงานร่วมกับการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ พนักงานของบริษัทจะทราบข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าแต่ละราย จัดการกระบวนการทางธุรกิจ และปฏิบัติหน้าที่อื่นๆ มากมาย ก่อนหน้านี้ ผู้ใช้หลักของ CRM ได้แก่: บริการเชิงพาณิชย์และผู้จัดการระดับสูง แต่ปัจจุบันระบบเหล่านี้เหมาะสำหรับเกือบทุกองค์กร หากจำเป็น บริษัทสามารถเลือกระบบอัตโนมัติของกระบวนการธุรกิจ CRM ​​และนำไปใช้กับงานในอุตสาหกรรมของตนได้

เมื่อพูดถึงความแตกต่างในระบบ CRM ขึ้นอยู่กับจำนวนฟีเจอร์ อาจเป็น ERP ที่ซับซ้อนและหลายขั้นตอนหรือแบบธรรมดาก็ได้ สมุดบันทึก. หากระบบ CRM ได้รับการออกแบบอย่างถูกต้อง ก็สามารถบูรณาการเข้ากับ 1C และซอฟต์แวร์ต่างๆ สำหรับงานวิเคราะห์และการปฏิบัติงานในบริษัทต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

น. ( การจัดการโครงการ) คือระบบที่คุณสามารถจัดการโครงการและเป้าหมาย กระจายงานให้กับพนักงานที่รับผิดชอบ และกำหนดกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น โดยปกติแล้ว ระบบดังกล่าวจะคำนึงถึงแง่มุมทางการเงินของโครงการ ทรัพยากรบุคคล และวัสดุ เมื่อใช้ระบบการจัดการประเภทนี้ คุณจะสามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานในโครงการ วางแผนผลลัพธ์ และเรียนรู้เกี่ยวกับการโหลดทรัพยากรได้

ขนาดของระบบแตกต่างกันไป สิ่งเหล่านี้สามารถเป็นได้ทั้งระบบสำหรับการผลิตขนาดใหญ่และสตาร์ทอัพขนาดเล็ก ความแตกต่างยังขึ้นอยู่กับฟังก์ชันการทำงาน เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ด้วย

ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPMS) เรากำลังพูดถึงการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติ นี่เป็นซอฟต์แวร์ประเภทแยกต่างหากหรือเชื่อมต่อกับ CRM/ERP/ECM ที่ศึกษากระบวนการในองค์กรเป็นขั้นตอนตามลำดับที่แน่นอนพร้อมการดำเนินการและกำหนดเวลา ผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน ระบบดังกล่าวช่วยให้คุณสามารถสร้างแบบจำลอง เรียกใช้กระบวนการทางธุรกิจ และวิเคราะห์ได้ Business Process Management Systems (BPMS) มอบความสามารถในการสร้างอัลกอริธึมกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้ทั้งตัวแก้ไขดั้งเดิมและสัญลักษณ์พิเศษ (BPMN 2.0)

บริการระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเท่าไร?

เป็นการยากที่จะตอบคำถามนี้อย่างไม่คลุมเครือ คุณสามารถเปรียบเทียบได้โดยการถามคำถาม เช่น “บ้านราคาเท่าไหร่” คุณสามารถใช้จ่ายหนึ่งล้านรูเบิลหรือใช้จ่ายสิบก็ได้ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับคุณภาพของวัสดุก่อสร้างพื้นที่ห้องประเภทของการตกแต่ง มันเหมือนกันกับซอฟต์แวร์ คุณควรพิจารณาว่า: การแก้ปัญหาใดที่เป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับคุณ ไม่ว่าจะเป็นผลิตภัณฑ์มาตรฐานหรือแบบกำหนดเอง ทรัพยากรใดที่คุณจะต้องใช้ จำนวนเวิร์กสเตชันที่จะเชื่อมต่อ เป็นต้น

เมื่อคำนวณราคาของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ ให้คำนึงถึง:

  • ต้นทุนของระบบเอง (ราคากล่องหรือค่าเช่าหากคุณใช้แอปพลิเคชันคลาวด์)
  • ต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าซอฟต์แวร์และการฝึกอบรมพนักงานของบริษัทให้ใช้งานซอฟต์แวร์ดังกล่าว
  • อัตราค่าบริการบำรุงรักษาตามปกติ

ในที่นี้เรายังสามารถพูดคุยเกี่ยวกับต้นทุนทางอ้อม ซึ่งรวมถึง ตัวอย่างเช่น ต้นทุนด้านเวลาของผู้อำนวยการและผู้เข้าร่วมโครงการสำคัญอื่นๆ

ขั้นตอนหลักของกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

ขั้นที่ 1 การกำหนดเป้าหมายระบบอัตโนมัติ

ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการเริ่มงานที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องตัดสินใจ เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของงานนี้ คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ

ขั้นที่ 2 การทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นทางการ

เพื่ออธิบายกระบวนการทางธุรกิจ ให้พิจารณาว่ากระบวนการใดประกอบด้วยกระบวนการย่อย กิจกรรมทั้งหมดควรดำเนินการในลำดับใด วิธีการไหลของข้อมูล คิดเกี่ยวกับความพร้อมของทรัพยากรและข้อจำกัด ตัวชี้วัดก็ถูกนำมาพิจารณาที่นี่ด้วย งานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการทางธุรกิจ: ต้องใช้เวลาและเงินมากเพียงใดในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ผลลัพธ์สุดท้ายมีคุณภาพสูงเพียงใด มีความแม่นยำและมีเสถียรภาพเพียงใด ผลลัพธ์คือแบบจำลองที่แท้จริงของกระบวนการทางธุรกิจ

ด่าน 3 การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ

เมื่อแบบจำลองได้รับการพัฒนาแล้ว ผู้เชี่ยวชาญจะทำการวิเคราะห์อย่างละเอียดและแปลจากแบบจำลองจริงไปเป็นแบบจำลองที่ต้องการ หลังจากนั้นจะมีการร่างแผนกิจกรรมที่จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่ระบุโดยใช้กระบวนการทางธุรกิจ ในตอนท้ายของขั้นตอนนี้ กระบวนการทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นเพื่อลดความล่าช้า การดำเนินการที่ไม่จำเป็น และไม่จำเป็น ผลจากการเพิ่มประสิทธิภาพทำให้สามารถจัดโครงสร้างองค์กรของบริษัทใหม่ได้

ด่าน 4 การพัฒนาข้อกำหนดทางเทคนิค

การกำหนดงานที่แน่นอนซึ่งการแก้ปัญหาขึ้นอยู่กับการมีส่วนร่วมของเจ้าของ

ขั้นที่ 5 การเข้ารหัสกระบวนการทางธุรกิจและการพัฒนารายละเอียดงาน

กระบวนการเข้ารหัสข้อมูลดำเนินการโดยองค์กรที่นำไปใช้ เพื่อให้การฝึกอบรมและการทำงานของระบบง่ายขึ้น ขอแนะนำให้พัฒนาคำแนะนำการบริการตั้งแต่เนิ่นๆ

ด่าน 6 การฝึกอบรม

การฝึกอบรมบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างการทำงาน ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับความเป็นไปได้ของการต่อต้านเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบของพนักงาน

ด่าน 7 การดำเนินการทดลอง

เพื่อประเมินประสิทธิภาพของระบบที่นำเสนอ ให้นำไปใช้ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

วิธีนำกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติไปใช้ในองค์กร

การปรับใช้เป็นกระบวนการในการส่งมอบซอฟต์แวร์ให้กับธุรกิจที่ต้องการการปรับปรุง

งาน "การใช้งาน" ง่ายๆ ถือเป็นงานต่างๆ เช่น การติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของบริษัท การลงทะเบียนในบริการระยะไกล การคัดลอกข้อมูล และอื่นๆ หลังจากการดำเนินการเหล่านี้ คุณสามารถไปยังขั้นตอนการดำเนินการ เริ่มทำงานในโหมดปกติ และเริ่มการเติมได้ ฐานลูกค้าและอื่น ๆ.

งานที่ซับซ้อนมากขึ้นคืองานที่มีการร่างแผน มีการพัฒนาอัลกอริธึมสำหรับการแก้ปัญหาบางอย่าง และระบบได้รับการแก้ไขเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดเฉพาะของบริษัท ในขั้นตอนต่อไป ผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนโปรแกรมจะถูกเลือกเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ ตัวเลือกประกอบด้วยสองตัวเลือกยอดนิยมอีกสองตัวเลือก ตัวอย่างเช่น โปรแกรมเมอร์ที่โทรมาเป็นพิเศษจากภายนอก และโปรแกรมเมอร์ที่ทำงานในองค์กรของคุณ

ลองดูทั้งสองตัวเลือกสำหรับการสร้างกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ ซึ่งเมื่อดูเผินๆ ดูเหมือนจะไม่โดดเด่นนัก

เมื่อเลือกโปรแกรมเมอร์จากบริษัทของคุณ คุณจะเข้าใกล้ความสำเร็จในการทำงานอีกก้าวหนึ่ง เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญของคุณเข้าใจสิ่งที่บริษัทเชี่ยวชาญอยู่แล้ว พวกเขามีความคิดเกี่ยวกับบริษัทของคุณจริงๆ แต่นั่นไม่ได้รับประกันผลลัพธ์ที่ดี เนื่องจากทัศนคติในการทำงานของพวกเขาไม่มีความรับผิดชอบเท่าที่ควร คุณจะไม่สามารถสร้างตารางเวลาเฉพาะสำหรับผู้เชี่ยวชาญหรือเพิ่มความเร็วในการทำงานได้ วันทำงานปกติของโปรแกรมเมอร์เกี่ยวข้องกับการทำงานในประเด็นพื้นฐาน แต่มีเวลาไม่เพียงพอในการทำงานเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ การเปลี่ยนคนงานดังกล่าวเป็นไปไม่ได้ เนื่องจากภาษาการเขียนโค้ดมีเอกลักษณ์เฉพาะสำหรับโปรแกรมเมอร์แต่ละคน

แต่ผู้เชี่ยวชาญภายนอกไม่ทราบประเภทของกิจกรรมของบริษัทของคุณ ซึ่งจะส่งผลต่อคุณภาพของงานที่พวกเขาทำอย่างแน่นอน โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาไม่มีแนวทางการทำงานที่เหมาะสม ดังนั้น คุณควรระมัดระวังในการเลือกผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจในองค์กรของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

เมื่อเลือกผู้เชี่ยวชาญเพื่อใช้ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ คุณต้องคำนึงถึงคุณลักษณะของคู่ค้าที่ต้องการอย่างจริงจัง ในการดำเนินการนี้ จำเป็นต้องดำเนินการวิจัยและศึกษาราคาในตลาดบริการ ความคุ้มค่ากับเงินที่เสียไปนั้นหายากมาก ดังนั้นให้กำหนดขีดจำกัดภาษีสำหรับตัวคุณเองและรับคำแนะนำเมื่อเลือกพันธมิตร เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่พันธมิตรจะต้องมีใบรับรองความสอดคล้องตาม มาตรฐานสากลไอเอสโอ.

หลังจากเลือกผู้เชี่ยวชาญแล้ว ควรมีการประชุมที่แท้จริงกับทุกคน พันธมิตรที่มีศักยภาพ. ถามคำถามที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการแนะนำระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจเข้ามาในบริษัท ค้นหาว่าเงื่อนไขของข้อตกลงคืออะไร และคุณมีประสบการณ์ในการทำงานกับบริษัทที่มีกิจกรรมประเภทเดียวกับคุณหรือไม่ ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะมีความคิดเกี่ยวกับคู่ครองในอนาคตของคุณ

หากต้องการตัดสินใจเลือกองค์กรอย่างชาญฉลาด คุณควรคำนึงถึงระดับของบริษัทของคุณด้วย ถ้าบริษัทไม่อยู่ แบรนด์ใหญ่, ก ธุรกิจขนาดเล็กผู้ที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมประเภทหนึ่งจะเป็นการดีที่สุดที่จะเลือกพันธมิตรในระดับเดียวกัน ในกรณีนี้ การทำงานร่วมกับองค์กรดังกล่าวจะดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีเสถียรภาพมากขึ้น เนื่องจากควรแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นกับบริษัทขนาดเล็กจะดีกว่า

ความเสี่ยงอะไรบ้างที่ถูกซ่อนไว้แม้กระทั่งโดยกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่มีประสิทธิผลสูงสุด?

เราต้องไม่ลืมเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นหลังจากขั้นตอนการดำเนินการ ความเสี่ยงอาจแตกต่างกันไป ทุกอย่างขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลา การดำเนินการก่อนที่จะประท้วงจากพนักงาน และการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ในโครงสร้างของงานทางธุรกิจ เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมอย่างจริงจังและศึกษาซอฟต์แวร์ที่มีอยู่สำหรับการทำงานระบบที่มีเสถียรภาพในอนาคต ด้วยการมีส่วนร่วมส่วนตัวของเจ้าของธุรกิจ โอกาสในการ "อัปเกรด" ที่ประสบความสำเร็จจึงเพิ่มขึ้นอย่างมาก หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดข้างต้น คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ดีอย่างแน่นอน

คำอธิบายที่มีความสามารถต่อบริษัทเกี่ยวกับประโยชน์และประสิทธิผลของกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติจะช่วยหลีกเลี่ยงการต่อต้านจากพนักงานที่อาจเกิดขึ้นได้ หลังจากการอธิบายพนักงานควรมีความรู้สึกว่าการตัดสินใจไม่เปลี่ยนแปลง หากเกิดปัญหาใด ๆ เกิดขึ้น ควรแก้ไขทันที เนื่องจากความล่าช้าใด ๆ จะทำให้ผลการดำเนินงานของบริษัทเสื่อมลงอย่างมาก เพื่อปรับปรุงการนำกระบวนการทางธุรกิจไปใช้โดยอัตโนมัติ ขอแนะนำให้ให้รางวัลพนักงานด้วยโบนัส เทคนิคนี้สามารถปรับปรุงคุณภาพของงานที่ทำ

ปัญหาของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจและวิธีแก้ปัญหา

ปัญหาที่ 1.โครงการไม่ได้แบ่งออกเป็นบล็อกที่สามารถจัดการได้ ไม่มีการจัดสรรเหตุการณ์สำคัญ และเป็นผลให้กำหนดเวลาโครงการล่าช้า

มีตัวเลือกโซลูชันที่แตกต่างกันสำหรับพื้นที่โครงการที่แตกต่างกัน:

  • สำหรับงานที่เต็มเปี่ยม ควรระบุหลายด้าน และควรแต่งตั้งผู้จัดการเพื่อควบคุมงานเหล่านั้น
  • คุณควรเน้นแผนภาพลอจิคัลทั่วไป สร้างลำดับการดำเนินการสำหรับการนำระบบกระบวนการอัตโนมัติของธุรกิจไปใช้ และวิเคราะห์ผลลัพธ์สุดท้ายของงานของคุณ

ปัญหาที่ 2.ยังไม่ได้กำหนดกรอบตรรกะของโครงการ ความปรารถนาใหม่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งนำไปสู่ความล่าช้าในโครงการ

คุณต้องระบุข้อจำกัด (กรอบงาน) สำหรับโครงการที่คุณเลือกในเอกสารที่ได้รับอนุมัติอย่างชัดเจน ข้อจำกัดเหล่านี้อาจเป็นข้อกำหนดทางเทคนิค โครงการ และโซลูชันการออกแบบ กระบวนการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอัตโนมัติจะต้องสะท้อนถึงเป้าหมายทั้งหมดของแผนนี้อย่างชัดเจน

ปัญหา 3. ทรัพยากรถูกดึงดูดเข้าสู่โครงการในเวลาที่ไม่ถูกต้อง คุณภาพไม่สอดคล้องกับงานที่ได้รับการแก้ไข

ประเมินจำนวนทรัพยากรที่ต้องการและระยะเวลาในการมีส่วนร่วม ตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา: ตอนนี้ทรัพยากรเหล่านี้มีอยู่หรือไม่ และจะพร้อมใช้งานในเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ ค้นหาการประนีประนอมระหว่างความต้องการทรัพยากร ความพร้อมใช้งาน และระยะเวลาของโครงการ

ปัญหาที่ 4. พนักงานบริษัทต่อต้าน

การใช้งานต่างๆ แหล่งข้อมูลแจ้งพนักงานเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ ให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับข้อมูลที่พูดถึงความสำคัญและคุณค่าของการดำเนินการ แจ้งพนักงานเกี่ยวกับผลประโยชน์ของระดับสูงในผลลัพธ์ของกระบวนการ ค้นหาผู้ดำเนินการประท้วง พยายามแก้ไขข้อขัดแย้ง และหากล้มเหลว ให้ไล่เขาออก

ปัญหาที่ 5.การรายงานความคืบหน้าของโครงการอย่างเป็นทางการ ไม่มีการสาธิตหรือทดสอบฟังก์ชันการทำงานจริง

การเน้นผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมจากความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นจะช่วยจัดระเบียบขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของคุณ เพื่อป้องกันการพลาดกำหนดเวลาในอนาคต ให้สำรวจตัวเลือกที่เป็นไปได้ทั้งหมดสำหรับการแก้ปัญหา ตัวอย่างเช่น วิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้รับหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง หากผลลัพธ์ไม่เป็นที่พอใจของพนักงานของบริษัท ให้ปรับปรุงตัวบ่งชี้ให้อยู่ในอุดมคติ

ปัญหาที่ 6. ไม่มา ระบบที่มีประสิทธิภาพการจัดการโครงการ.

ในระหว่างการประชุมที่คุณเข้าร่วม คุณจะเห็นว่าพนักงานของบริษัทมีส่วนร่วมในข้อพิพาทและความขัดแย้งอย่างไร ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความไม่แน่นอน เพื่อขจัดความขัดแย้งดังกล่าว ขอแนะนำให้จ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการความขัดแย้งซึ่งจะช่วยแก้ไขสถานการณ์ที่ยากลำบากที่มีอยู่ทั้งหมด

ปัญหาที่ 7. โครงการนี้มีความสำคัญต่ำสำหรับผู้รับเหมาและดำเนินการตามปริมาณคงเหลือ

ผู้รับเหมาไม่สนใจงานและไม่ทุ่มเทเวลาให้กับโครงการเพียงพอ เราจำเป็นต้องพยายามค้นหาสาเหตุของทัศนคติที่ไม่ใส่ใจต่อโครงการและพยายามกำจัดสิ่งเหล่านั้น หากสถานการณ์ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง ควรเปลี่ยนนักแสดง

ปัญหาที่ 8. ยังไม่ได้กำหนดเป้าหมายของโครงการ เกณฑ์ในการบรรลุเป้าหมายและการประเมินผลลัพธ์ของโครงการยังไม่ได้รับการอนุมัติ.

ผลลัพธ์จะได้รับการประเมินตามความชอบส่วนบุคคล ซึ่งส่งผลเสียต่อการประเมินโดยรวมของโครงการทั้งหมด เกณฑ์การประเมินจะถูกรวบรวมเป็นรายบุคคล ขึ้นอยู่กับทิศทางของโครงการ ตัวอย่างเช่นทิศทาง "การจัดการความสัมพันธ์กับลูกหนี้" จำเป็นต้องมีการสร้างเกณฑ์ความสำเร็จที่ช่วยให้ บริษัท สามารถแก้ไขปัญหาหนี้ของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ เกณฑ์ดังกล่าวอาจเพิ่มอัตราดอกเบี้ยเป็นจำนวนคงที่ (1.45% ต่อปี) การกำหนดเป้าหมายโครงการสำหรับขั้นตอนต่อไปของการดำเนินงานจะช่วยให้บริษัทบรรลุผลเชิงบวกได้เร็วขึ้น

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญ

อนาโตลี ซูเบรอฟผู้อำนวยการทั่วไปของ Millsystems กรุงมอสโก บริษัท Millsystems เป็นผู้จัดจำหน่ายระบบข้อมูล Sellora Management System อย่างเป็นทางการ Sellora Management System คือระบบการจัดการ ERP ที่ตอบสนองความต้องการของธุรกิจและเหมาะสำหรับทุกองค์กร นอกจากนี้ระบบยังได้รับการปรับให้เหมาะสมกับความเป็นจริงอย่างสมบูรณ์แบบอีกด้วย ตลาดรัสเซีย, เช่น. คำนึงถึงลักษณะประจำชาติทั้งหมดของงานสำนักงานในประเทศ

อเล็กเซย์ ทูเลชอฟผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท City-Box กรุงมอสโก ขอบเขตของกิจกรรม: จัดหาห้องเก็บ (หรือกล่อง) ให้เช่าให้กับบุคคลทั่วไป จำนวนคลังสินค้า: 2. จำนวนบุคลากร: 20. มูลค่าการซื้อขายประจำปี: มากกว่า 100 ล้านรูเบิล (ในปี 2012).

อันเดรย์ คิสเตเนฟ, ผู้อำนวยการทั่วไปของบริษัท Intoto (บริการจัดส่งร้านค้า-โลจิสติกส์), มอสโก Andrey Kistenev สำเร็จการศึกษาจาก MIPT ตั้งแต่ปี 2551 เขาทำงานภาคสนาม อีคอมเมิร์ซ; ก่อนหน้านี้เข้าร่วมโครงการระบบธุรกิจอัตโนมัติ สาขากิจกรรม: การขนส่งสินค้ารวมถึงตามคำขอของร้านค้าออนไลน์ จำนวนบุคลากร: 30 คน (พนักงาน), พนักงานจัดส่ง 40–70 คน (เต็มเวลาและฟรีแลนซ์)

avtovsamare.ru - ธุรกิจของฉัน - แฟรนไชส์ การให้คะแนน เรื่องราวความสำเร็จ ไอเดีย การทำงานและการศึกษา

หนังสือรับรองการจดทะเบียนสื่อมวลชน EL No. FS 77 - 57771 ลงวันที่ 18/04/2557
ลิขสิทธิ์ © 2006-2017. เนื้อหาทั้งหมดได้รับการคุ้มครองโดยลิขสิทธิ์
สื่อ "BusinessGarant" ได้รับการจดทะเบียนโดย Federal Service for Supervision of Communications, Information Technologies and Mass Communications