หัวข้อที่ 29 เทคโนโลยีการสร้างสรรค์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วันนี้ไม่น่าแปลกใจอีกต่อไปเมื่อผู้อ่าน (ผู้ใช้) มาที่ห้องสมุดและใช้เวลาในห้องสมุดเป็นระยะเวลาหนึ่ง ไม่เพียงแต่ไม่ได้ใช้คอลเลกชันของมันเท่านั้น แต่ไม่ได้พยายามสั่งวรรณกรรมด้วยซ้ำ ผู้ใช้ตอบสนองความต้องการหลายประการในระดับข้อมูล เช่น ค่อนข้างพอใจกับบรรณานุกรม บทคัดย่อ ข้อมูลอ้างอิง และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ที่ได้รับทางอินเทอร์เน็ต โดยใช้ซีดีรอม หรือวิธีการอื่น ๆ นอกจากนี้การพัฒนาทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ยังนำไปสู่ความจริงที่ว่าห้องสมุดหลายแห่งที่ไม่มีเงินทุนในการซื้อสิ่งพิมพ์จากต่างประเทศพบโอกาสในการจัดระเบียบการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังแหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบเต็มข้อความและแนวโน้มเหล่านี้กำลังได้รับแรงผลักดัน (อิเล็กทรอนิกส์ ห้องสมุดวิทยาศาสตร์ RFBR สิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ของสถาบัน " เปิดสังคม" - รัสเซียและประเทศอื่น ๆ ให้การเข้าถึงวารสารต่างประเทศหลายพันชื่อในห้องสมุดหลายแห่งได้ฟรี) นอกจากนี้การส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์กำลังแพร่หลายมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ห้องสมุดสามารถสั่งซื้อจากที่ทำงานได้โดยไม่ต้องมาที่ห้องสมุดเอง (หรือจากที่บ้าน ) สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของบทความ โบรชัวร์ ส่วนของหนังสือและรับมันในเวลาไม่นาน ควรสังเกตว่าในห้องสมุดหลายแห่งจำนวนการเข้าถึงระยะไกล (เยี่ยมชม) ไปยังอินเทอร์เน็ตของห้องสมุด ไซต์เกินจำนวนการเข้าชมทางกายภาพปกติ
จากทั้งหมดที่กล่าวมาเป็นเครื่องยืนยันว่าแนวคิดเก่าๆ เกี่ยวกับห้องสมุดกำลังพังทลายลงต่อหน้าต่อตาเรา ผู้อ่านไม่ได้มาที่ห้องสมุดเพื่อรับเอกสารเสมอไปอีกต่อไป แต่เขาจะมาหาข้อมูลและ/หรือแหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ห้องสมุดค่อยๆ กลายเป็นศูนย์กลางของแหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที่ยังคงรักษาหน้าที่ของห้องสมุดทั่วไปในการให้บริการผู้ใช้ด้วยเอกสารที่พิมพ์ออกมา นี้ คุณลักษณะใหม่ห้องสมุดสมัยใหม่ไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงหนึ่งในแนวโน้มหลักในกิจกรรมห้องสมุดสมัยใหม่เท่านั้น แต่ยังควรนำมาพิจารณาทั้งในการวางแผนการพัฒนาห้องสมุดอัตโนมัติและเทคโนโลยีสารสนเทศ และโดยทั่วไปในการแก้ไขแนวคิดที่ล้าสมัยไปแล้ว ห้องสมุดแบบดั้งเดิม.

เทคโนโลยีการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ประการแรกสิ่งนี้ เทคโนโลยีการประมวลผลข้อมูลเชิงวิเคราะห์และสังเคราะห์ใน ALIS
การประมวลผลเชิงวิเคราะห์-สังเคราะห์ (ASP) เป็นกระบวนการแยกกันที่รวมการดำเนินงานหรือกลุ่มการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์เอกสารหรือข้อมูล แต่ไม่นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในเนื้อหา โครงสร้าง และรูปลักษณ์ ใน ระบบอัตโนมัติ ah ASO สามารถดำเนินการได้ทั้งในรูปแบบของการดำเนินการแบบแมนนวล "คน-เครื่องจักร" และ "เครื่องจักร" ล้วนๆ (เช่น การใช้วิธีอัตโนมัติเท่านั้น) ตัวอย่างของการนำ ASO ไปใช้โดยอัตโนมัติทั้งหมดหรือบางส่วน ได้แก่ การดำเนินการเรียงลำดับ การบันทึก/การเขียนใหม่ การเข้ารหัส การถอดรหัส การเข้ารหัส/ถอดรหัส การแปลง ฯลฯ การประมวลผลข้อมูลเป็นชื่อทั่วไปสำหรับกระบวนการที่ต่างกันซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูล คุณสามารถสังเกตคำศัพท์บางคำที่เกี่ยวข้องกับประเภทของการประมวลผลข้อมูล:

• การประมวลผลข้อมูลแบบรวมเป็นหลักการของการจัดระบบการประมวลผลข้อมูลในระบบอัตโนมัติ ซึ่งกระบวนการหรือการดำเนินการเคยดำเนินการมาก่อน องค์กรต่างๆแผนกหรือส่วนของห่วงโซ่เทคโนโลยีถูกรวมหรือปรับให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของระบบ เป้าหมายที่เป็นไปได้ประการหนึ่งของ "การประมวลผลข้อมูลแบบรวม" คือการสร้างฐานข้อมูลแบบรวม
• การประมวลผลข้อมูลแบบกระจายคือการประมวลผลข้อมูลที่ดำเนินการในระบบแบบกระจาย ซึ่งแต่ละโหนดทางเทคโนโลยีหรือการทำงานของระบบสามารถประมวลผลข้อมูลในท้องถิ่นได้อย่างอิสระและทำการตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม เมื่อรันกระบวนการแยกกันโหนด ระบบกระจายสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านช่องทางการสื่อสารเพื่อประมวลผลข้อมูลหรือรับผลการวิเคราะห์ร่วมกัน
• การประมวลผลอัตโนมัติ (ข้อมูล/เอกสาร) – การประมวลผล (ข้อมูลหรือเอกสาร) ดำเนินการโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีหรือมีการแทรกแซงของมนุษย์อย่างจำกัด โดยวิธีการทางเทคนิคการใช้งาน “การประมวลผลอัตโนมัติ” อาจเป็นคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์หรือเครื่องจักรอื่นๆ
• การประมวลผลด้วยเครื่องจักร - ดำเนินการกับข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ประมวลผลข้อมูลอื่น ๆ
• การประมวลผลก่อนเครื่องจักร การเตรียมข้อมูลสำหรับการป้อนข้อมูล - ขั้นตอนของการประมวลผลเชิงวิเคราะห์และสังเคราะห์หรือการประมวลผลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำให้เอกสารขั้นสุดท้ายเป็นทางการและการบันทึกเนื้อหาลงในแผ่นงาน
• การเรียงลำดับคือการกระจายเอกสารหรือข้อมูลโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเองตามเกณฑ์ที่ระบุ ชุดของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการนำบันทึกในไฟล์ให้เป็นไปตามข้อกำหนด การเปลี่ยนแปลงล่าสุดในสาขาวิชาหรือข้อมูลใหม่ (ข้อมูล) ที่ได้รับ "การอัปเดตไฟล์" เกี่ยวข้องกับการดำเนินการต่อไปนี้: การดูบันทึก การเพิ่มบันทึกใหม่ การลบ (การลบ) หรือการแก้ไข (การแก้ไข) บันทึกที่มีอยู่

ประการที่สองสิ่งนี้ เทคโนโลยีการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
เทคโนโลยีการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล ได้แก่ :

1.กำลังสแกน
วิธีนี้สะดวกเป็นพิเศษสำหรับผู้ที่เตรียมแอปพลิเคชันมัลติมีเดียโดยอิงจากสื่อสิ่งพิมพ์และภาพประกอบที่มีอยู่
สแกนเนอร์เป็นอุปกรณ์ต่อพ่วงของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ช่วยให้คุณสามารถป้อนต้นฉบับลงในคอมพิวเตอร์ ซึ่งนำเสนอในรูปแบบของเอกสารข้อความ ภาพวาด สไลด์ ภาพถ่าย และอื่นๆ เครื่องสแกนจะแปลงข้อมูลดังกล่าวเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
จากการประเมินคุณลักษณะทั่วไปของเครื่องสแกน อุปกรณ์เหล่านี้สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มย่อยได้ดังต่อไปนี้:

o เครื่องสแกนมือถือ

o เครื่องสแกนหน้า (เจาะ)

o สไลด์ – เครื่องสแกน

o เครื่องสแกนโปรเจคเตอร์

o เครื่องสแกนดรัม

2.การป้อนข้อมูลจากแป้นพิมพ์

การป้อนข้อมูลด้วยแป้นพิมพ์เป็นการป้อนข้อมูลด้วยตนเองประเภทหนึ่ง วิธีการทางเทคโนโลยีในการป้อนข้อมูลด้วยแป้นพิมพ์คือแผ่นงาน การป้อนข้อความดำเนินการโดยใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Word ซึ่งรวมอยู่ในชุดซอฟต์แวร์ภายใต้ชื่อทั่วไป Office ซึ่งเผยแพร่โดย Microsoft Corporation ได้รับการออกแบบให้ทำงานภายใต้ระบบปฏิบัติการ Windows
Word เป็นแอปพลิเคชัน Windows ที่ออกแบบมาเพื่อการสร้าง ดู แก้ไข และพิมพ์เอกสารข้อความ ซึ่งทำให้สามารถทำทุกอย่างได้โดยไม่มีข้อยกเว้น การดำเนินงานแบบดั้งเดิมเหนือข้อความซึ่งจัดทำโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สมัยใหม่:

การพิมพ์และการแก้ไขข้อมูลตัวอักษรและตัวเลขที่ไม่ได้จัดรูปแบบ

o การจัดรูปแบบตัวอักษรโดยใช้แบบอักษร True Type หลากหลายสไตล์และขนาดต่างๆ

การจัดรูปแบบหน้า (รวมถึงส่วนหัวและส่วนท้าย)

o การจัดรูปแบบเอกสารโดยรวม (การสร้างสารบัญและดัชนีต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ)

o การตรวจตัวสะกด การเลือกคำพ้องความหมาย และการใส่ยัติภังค์คำอัตโนมัติ

ประการที่สามนี้ เทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลเอกสารดิจิทัล
เทคโนโลยีสำหรับการประมวลผลเอกสารดิจิทัล ได้แก่ การรู้จำอักขระและการแก้ไขเพิ่มเติม
ซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง - OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) ได้รับการออกแบบมาเพื่อ ป้อนข้อมูลอัตโนมัติไปยังคอมพิวเตอร์ เอกสารที่พิมพ์. บ่อยครั้งที่ผู้ใช้ใช้ในทางปฏิบัติระบบรู้จำข้อความแบบออปติคัล FineReader ที่ผลิตโดย ABBYY และระบบรู้จำอักขระด้วยแสง CuneiForm ที่ผลิตโดย Cognitive Technologies Ltd. ทั้งสองระบบมีความสามารถใกล้เคียงกันโดยประมาณ และได้รับการออกแบบให้จดจำข้อความที่เขียนด้วยแบบอักษรเกือบทุกประเภท (ยกเว้นอักษรอียิปต์โบราณและอารบิก) โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมล่วงหน้า คุณสมบัติพิเศษของโปรแกรมคือการรู้จำตัวอักษรที่มีความแม่นยำสูงและมีความไวต่อข้อบกพร่องในการพิมพ์ต่ำ
ระบบซอฟต์แวร์ OCR ทำงานดังนี้ สมมติว่าคุณมีเอกสารกระดาษข้อความอยู่ด้วย โครงสร้างที่ซับซ้อน, เช่น. นอกจากข้อความแล้ว เอกสารยังประกอบด้วยตาราง ไดอะแกรม ภาพประกอบ ฯลฯ คุณต้องแก้ไขข้อความโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องวางเอกสารในเครื่องสแกนและสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นภาพกราฟิกของเอกสาร
ถัดไปคุณต้องแปลงรูปภาพเป็นข้อความ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญมากเนื่องจากผลลัพธ์ของการสแกนคือรูปภาพที่สามารถบันทึกเฉพาะในไฟล์รูปแบบกราฟิกหนึ่งหรือรูปแบบอื่นหรือโหลดเพื่อการประมวลผลไม่ใช่ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ แต่เป็นโปรแกรมแก้ไขกราฟิกบางประเภท คุณสามารถวางรูปภาพลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม สำหรับการใช้งานข้อความ รูปภาพถือเป็นองค์ประกอบที่แบ่งแยกไม่ได้และไม่สามารถระบุได้ ดังนั้นแม้ว่าจะมีข้อความบนรูปภาพ แต่ก็ไม่สามารถแก้ไขได้โดยใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ ดังนั้นก่อนอื่นจำเป็นต้องแปลงรูปภาพของตัวละครให้เป็นข้อความเช่น เป็นลำดับอักขระที่สามารถประมวลผลได้ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ
ระบบซอฟต์แวร์ FineReader และ CuneiForm ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาการแปลงรูปภาพเป็นข้อความและจัดทำในรูปแบบของคอมเพล็กซ์ที่ทรงพลังเพียงพอสำหรับการใช้งานจริง
กระบวนการรับรู้ข้อความโดยระบบ OCR มีดังต่อไปนี้
ขั้นแรก คุณจะต้องได้ภาพกราฟิกของเอกสาร ซึ่งสามารถทำได้สองวิธี - โดยการสแกนเอกสารหรือโหลดรูปภาพจากไฟล์ สภาพแวดล้อมซอฟต์แวร์แอพพลิเคชั่นช่วยให้คุณดูภาพในขนาดต่างๆ รวมถึงทำการแปลงบางอย่างโดยเฉพาะอย่างยิ่งหมุนและกลับด้าน
ในขั้นตอนต่อไปของการประมวลผลเอกสารจะมีการทำเครื่องหมายไว้ วัตถุประสงค์ของการดำเนินการนี้คือเพื่อบอกระบบ OCR ว่าข้อความอยู่ในตำแหน่งใดในภาพ
ผลลัพธ์ของการทำเครื่องหมายอัตโนมัติสามารถปรับได้ด้วยตนเอง - สร้างและลบบล็อกข้อความ ย้าย กำหนดขนาด แบ่งออกเป็นบล็อกที่อยู่ติดกัน สร้างบล็อกเป็นรูปหลายเหลี่ยมโดยการแนบบล็อกสี่เหลี่ยมเข้ากับบล็อกหรือตัดออก เป็นต้น สามารถกำหนดบล็อกได้ หมายเลขซีเรียล ซึ่งสะดวกมากหากคุณต้องการแปลงข้อความที่มีรูปแบบซับซ้อนเป็นข้อความธรรมดา
สำหรับข้อความที่พิมพ์พร่ามัวหรือบนพื้นหลังที่ไม่สม่ำเสมอ จะใช้การสแกนแบบปรับตัวซึ่งช่วยให้เพิ่มความแม่นยำในการกำหนดโครงร่างของตัวอักษร โดยมีค่าใช้จ่ายลดลงในการผลิตบางส่วน
เมื่อจดจำเอกสารที่มีคอนทราสต์ต่ำและพิมพ์ไม่ชัดเจน คุณภาพการจดจำสามารถปรับปรุงได้โดยการปรับพารามิเตอร์ เช่น ความสว่าง คอนทราสต์ และเกณฑ์จุดขาวดำ
การตั้งค่ามาร์กอัปและ OCR ได้รับการกำหนดค่าเพื่อให้แน่ใจว่าระบบ OCR สามารถบล็อกและจดจำข้อความได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณต้องระบุว่าข้อความที่จะจดจำเป็นภาษาใด
เพื่อให้ทำงานกับข้อความที่รู้จักได้อย่างรวดเร็ว ระบบ OCR ได้รวมโปรแกรมแก้ไขข้อความของตัวเองซึ่งชวนให้นึกถึงข้อความในตัว แอปพลิเคชันวินโดวส์เวิร์ดแพด. โปรแกรมแก้ไขข้อความสามารถรองรับคุณสมบัติการจัดรูปแบบข้อความพื้นฐาน เช่น แบบอักษรและลักษณะ ตัวยกและตัวห้อย ตาราง คอลัมน์ และเฟรมที่สามารถย้ายไปไว้ด้านบนของข้อความได้ ในข้อความที่รู้จัก คำที่น่าสงสัยจะถูกเน้นด้วยพื้นหลังบางอย่าง และโปรแกรมแก้ไขข้อความจะมีเครื่องมือสำหรับการค้นหาคำที่น่าสงสัยอย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้การดูและแก้ไขข้อความที่เป็นที่รู้จักง่ายขึ้นอย่างมาก
ระบบ OCR บางเวอร์ชัน เช่น ABBYY FineReader Corporate Edition มีเครื่องมือที่ผสานรวมสำหรับการทำงานเป็นทีม หากต้องการใช้ความสามารถในการทำงานบนเครือข่ายต้องติดตั้งสำเนาโปรแกรมแยกต่างหากในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง
ในกรณีนี้สามารถจัดระเบียบการทำงานกับแพ็คเกจเดียวกันบนคอมพิวเตอร์หลายเครื่องได้ เครื่องมือเครือข่ายของระบบมีความสามารถในการติดตามกระบวนการประมวลผลเพจ - โดยใครเข้ามา ช่วงเวลานี้หน้าเพจถูกเปิด สแกน รับรู้ ตรวจสอบแล้ว ฯลฯ การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเพจโดยผู้ใช้รายหนึ่งจะปรากฏแก่ทุกคนที่ทำงานกับแพ็คเกจเดียวกัน
ระบบ CuneiForm 2000 Master ยังมีความสามารถในการทำงานเป็นทีม ซึ่งนอกเหนือจากสภาพแวดล้อม CuneiForm 2000 และโปรแกรมแก้ไขข้อความแล้ว ยังมีหน่วยซอฟต์แวร์การสแกนและการจดจำแบทช์ในตัว รวมถึงซอฟต์แวร์สำหรับการใช้เครื่องสแกนใน เครือข่ายท้องถิ่น.

ประการที่สี่นี้ เทคโนโลยีสำหรับการสร้างเอกสารเว็บ
HTML (HyperText Markup Language) มักใช้เพื่อสร้างเอกสารเว็บ แนวคิดนี้ประกอบด้วย วิธีต่างๆการออกแบบเอกสารไฮเปอร์เท็กซ์ การออกแบบ โปรแกรมแก้ไขไฮเปอร์เท็กซ์ เบราว์เซอร์ และอื่นๆ อีกมากมาย ไฮเปอร์เท็กซ์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรวมองค์ประกอบมัลติมีเดียเข้ากับเอกสารแบบดั้งเดิม ในทางปฏิบัติ ต้องขอบคุณการพัฒนาไฮเปอร์เท็กซ์ที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถสร้างขึ้นมาเองได้ ผลิตภัณฑ์มัลติมีเดียและแจกเป็นซีดี ระบบข้อมูลดังกล่าวซึ่งสร้างขึ้นในรูปแบบของชุดหน้า HTML ไม่จำเป็นต้องได้รับการพัฒนาซอฟต์แวร์พิเศษเนื่องจากทั้งหมด เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานกับข้อมูลได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์มาตรฐานในคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลส่วนใหญ่ ด้วยวิธีนี้ ผู้ใช้จะต้องทำงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวข้อของผลิตภัณฑ์ที่กำลังพัฒนาเท่านั้น: เตรียมข้อความ วาดภาพ สร้างหน้า HTML และคิดผ่านการเชื่อมโยงระหว่างพวกเขา

สิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์และห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ทำให้สามารถจัดเก็บและเผยแพร่ข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีบทบาทปฏิวัติประวัติศาสตร์ของมนุษยชาติ คล้ายกับการประดิษฐ์การพิมพ์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลได้อย่างน่าเชื่อถือและกะทัดรัดที่สุด เผยแพร่ได้รวดเร็วและกว้างขวางยิ่งขึ้น และยังให้โอกาสในการใช้งานที่ไม่มีในรูปแบบอื่นอีกด้วย วิธีการหลักในการตระหนักถึงโอกาสเหล่านี้คือสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ (EP) และห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์อิเล็กทรอนิกส์ (EL)
โดยปกติแล้ว ในการที่จะปฏิบัติหน้าที่ได้นั้น EI และ EB จะต้องถูกนำมาใช้จริงในรูปแบบของบางส่วน ระบบข้อมูลซึ่งมีคุณสมบัติโดดเด่นคือ การจัดเก็บข้อมูลระยะยาวและการใช้ข้อมูลโดยเฉพาะการเผยแพร่ข้อมูล ระบบสารสนเทศที่ทำงานกับข้อมูลแบบไดนามิก รวมถึงรวบรวมข้อมูลแต่ไม่ได้ตั้งใจที่จะเผยแพร่ (ระบบประเภทเก็บถาวร) ไม่สามารถจัดอยู่ในกลุ่มนี้ได้ ดังนั้น EI และ EB จึงครองตำแหน่งที่แน่นอนเหนือระบบข้อมูลอื่นๆ
สิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ – เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (กลุ่มเอกสาร) ที่ผ่านการประมวลผลด้านบรรณาธิการและการเผยแพร่ โดยมีจุดประสงค์เพื่อการเผยแพร่ในรูปแบบที่ไม่เปลี่ยนแปลง พร้อมข้อมูลสำนักพิมพ์
EI ประกอบด้วยข้อมูลและซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณเห็นภาพข้อมูลนี้ นำไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ไม่เปลี่ยนแปลง ดังนั้น EI จึงเป็นระบบสารสนเทศที่ไม่มีฟังก์ชันในการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ (การลบ การเพิ่ม ฯลฯ) วัตถุประสงค์หลักของระบบข้อมูล EI คือการสร้างข้อมูลต้นฉบับซ้ำอย่างถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และจัดเตรียมวิธีการแก้ไขชุดการทำงานเฉพาะให้กับผู้ใช้
EI เป็นผลิตภัณฑ์ที่สามารถทำซ้ำได้และสามารถแจกจ่ายบนสื่อที่เครื่องอ่านได้ (ออปติคัลดิสก์ขนาดกะทัดรัด ฟล็อปปี้ดิสก์แม่เหล็ก ฯลฯ) หรือผ่านเครือข่ายโทรคมนาคม
โปรดทราบว่านี่คือระบบข้อมูลที่กำลังเผยแพร่ ไม่ใช่เพียงข้อมูลเท่านั้น หากข้อมูลถูกใช้โดยใช้ซอฟต์แวร์อื่น ข้อมูลบางส่วนอาจสูญหาย คุณสมบัติทั้งหมดจะไม่ถูกรับรู้ และขอบเขตความสามารถของผู้ใช้อาจลดลงอย่างมาก
กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับห้องสมุดดิจิทัลนั้นค่อนข้างใหม่ดังนั้นจึงยังไม่มีคำศัพท์ที่มีเสถียรภาพ (แน่นอนว่า ไม่ควรระบุด้วยระบบอัตโนมัติของกระบวนการไลบรารีแบบเดิม แม้ว่าจะแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะกำหนดขอบเขตที่แน่นอนระหว่างกระบวนการเหล่านั้น)
งานเกี่ยวกับห้องสมุดดิจิทัลได้รับการพัฒนาที่สำคัญในช่วงเปลี่ยนผ่านของทศวรรษ 1990 เมื่อมีเครื่องมือเพียงพอ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และ เทคโนโลยีสารสนเทศ, ทำให้มั่นใจได้ถึงการจัดเก็บที่เชื่อถือได้, การประมวลผลที่รวดเร็วและ การใช้งานที่มีประสิทธิภาพข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนมาก โดยส่วนใหญ่เป็นข้อความเป็นหลัก ตอนนั้นเองที่โครงการต่างๆ เริ่มเตรียมการในหลายประเทศ ห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์. บางส่วนเป็นพื้นฐานของโปรแกรมระดับชาติและนานาชาติที่เกี่ยวข้อง

ขณะนี้องค์กรที่เคารพตนเองเกือบทั้งหมดกำลังละทิ้งการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษและแทนที่ด้วยองค์กรที่ทันสมัยกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นรูปแบบที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของการมีอยู่ของไฟล์สมัยใหม่ทั้งหมดที่มีข้อมูลสำคัญจำนวนมาก

ข้อได้เปรียบหลัก

ข้อได้เปรียบหลักของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สื่อในรูปแบบนี้เซ็นชื่อได้ง่าย แม้ว่าผู้ที่ต้องรับรองจะอยู่ห่างจากกันก็ตาม ด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถประหยัดเงินและความพยายามได้มหาศาล

เหนือสิ่งอื่นใดการมีที่เก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการรักษาเอกสารจำนวนมากในองค์กร ในการจัดเก็บเอกสารที่สะสมคุณจะต้องจัดสรรพื้นที่ที่เหมาะสมในอาณาเขตขององค์กรรวมทั้งจ้างผู้เก็บเอกสารที่มีคุณสมบัติสูงซึ่งสามารถเข้าใจวัสดุที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณเพียงแค่ต้องมีสื่อบันทึกข้อมูลแบบถอดได้ขนาดกะทัดรัดหรือฮาร์ดไดรฟ์หลายตัว

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Diadoc เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และใบแจ้งหนี้ที่มีความสำคัญทางกฎหมาย

ED หมายถึงอะไร?

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือวัสดุที่บันทึกลงในสื่อพิเศษ (ดิสก์, แฟลชไดรฟ์ USB, อุปกรณ์เพิ่มเติม)

อาจเป็นได้ทั้งชุดรูปภาพ ไฟล์เสียง และสัญลักษณ์ ไฟล์ดังกล่าวสามารถส่งได้ในอวกาศและเวลาโดยใช้วิธีโทรคมนาคมพิเศษ ช่องทางโทรคมนาคมยังสามารถนำไปใช้เพื่อการเผยแพร่ การจัดเก็บ และการประมวลผลต่อไปได้ สิ่งสำคัญที่นี่คือการประมวลผลข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดอย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ควรเข้าใจว่าเอกสารดังกล่าวเป็นรูปแบบพิเศษที่คุณสามารถใช้ข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง มันเป็นเรื่องของในการบันทึกข้อมูลบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือวัสดุแม่เหล็ก จากนั้นจึงประมวลผลและส่งต่อไปให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนในกระบวนการแก้ไขข้อมูล

เอกสารเอกสารทั้งหมดที่ได้รับการแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เหมาะสำหรับการประมวลผลในโครงสร้างข้อมูลที่มีอยู่และการส่งผ่าน TCS ไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้คล้อยตามการประมวลผลเชิงวิเคราะห์ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ระบบข้อมูล

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัล

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีผลทางกฎหมาย - มิฉะนั้นจะไม่สามารถใช้งานได้เมื่อทำงานกับโครงสร้างอื่น คุณสามารถรักษาความถูกต้องของเอกสารได้โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีความสามารถเช่นเดียวกับลายเซ็นบนกระดาษทั่วไป

ลายเซ็นดิจิทัลจะมีความเกี่ยวข้องหากตรงตามเงื่อนไขหลายประการระหว่างการสร้าง:

• ใบรับรองคีย์ที่ควบคุมการทำงานของลายเซ็นจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ เวลาที่อนุมัติไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
• จะต้องจัดเตรียมหลักฐานที่สามารถใช้เพื่อพิจารณาว่าไฟล์ถูกลงนามเมื่อใด
• ความถูกต้องของลายเซ็นดิจิทัลต้องได้รับการยืนยันในไฟล์เดียวกับที่ใช้
• ควรใช้ลายเซ็นตามข้อมูลที่ระบุในใบรับรองที่แนบมาด้วย

หากต้องการขอรับลายเซ็นดังกล่าว คุณจะต้องติดต่อศูนย์รับรอง ในกรณีนี้จำเป็นต้องเตรียมแพ็คเกจเอกสารล่วงหน้า สามารถระบุตำแหน่งขององค์กรได้ที่สาขาอาณาเขตของกองทุนบำเหน็จบำนาญรัสเซียซึ่งคุณสามารถรับ SNILS ได้เช่นกัน

นอกจาก SNILS ที่ระบุไว้ในใบรับรองเงินบำนาญแล้ว คุณจะต้องจัดเตรียมสำเนาหนังสือเดินทางและอีเมลปัจจุบันของคุณด้วย นอกจากนี้คุณต้องเตรียมไดรฟ์ USB ล่วงหน้าซึ่งพนักงานของศูนย์ออกใบรับรองจะต้องจดคีย์และใบรับรองที่จำเป็นสำหรับการรับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

รายละเอียดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีผลก็ต่อเมื่อได้รับการรับรองเท่านั้น ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์. ลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์มีความสำคัญเท่าเทียมกันกับลายเซ็นดิจิทัล แต่ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั้งหมด เงื่อนไขที่จำเป็น. ลายเซ็นจะต้องถูกต้องตามกฎหมายและจดทะเบียนกับ CA

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

แนวคิดของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระบุว่าสามารถประกอบด้วยสัญลักษณ์ที่ผู้ใช้เข้าใจได้ เป็นที่ยอมรับได้ว่ามีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างที่ต้องถอดรหัส ระบบปฏิบัติการ. สิ่งสำคัญคือต้องเก็บวัสดุไว้ในสื่อพิเศษ

องค์ประกอบที่สำคัญของเอกสารก็คือแบบฟอร์มที่มีชุดคุณลักษณะที่จำเป็นในการอธิบาย ดังนั้นไฟล์ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับ:

• วันที่ก่อตั้ง
• ผู้เขียนข้อมูล
• ชื่อของเอกสาร
• รูปแบบที่จำเป็นสำหรับการอ่านเนื้อหาที่ถูกต้อง

ยิ่งข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารที่มีอยู่มากเท่าไร การทำงานกับเอกสารในอนาคตก็จะยิ่งง่ายขึ้นเท่านั้น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิด หากไม่มีอย่างแรก ครั้งที่สองก็เป็นไปไม่ได้ ในเวลาเดียวกัน การหมุนเวียนของวัสดุจะง่ายขึ้นอย่างมากหากองค์กรที่แลกเปลี่ยนข้อมูลใช้ระบบโทรคมนาคมและอุปกรณ์ซอฟต์แวร์เดียวกัน

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจมีเอกสารที่สามารถใช้ค้นหาไฟล์หรือจัดประเภทตามเกณฑ์ที่กำหนด ไฟล์ที่มีอยู่ทั้งหมดอาจมีความละเอียดที่แตกต่างกัน และอาจไม่มีองค์ประกอบที่มีโครงสร้างใดๆ ในกรณีนี้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะขึ้นอยู่กับเจ้าของโดยตรง วัสดุที่มีโครงสร้างอาจมีองค์ประกอบพิเศษที่ช่วยให้แอปพลิเคชันเพิ่มเติมภายนอกสามารถรับข้อมูลเกี่ยวกับองค์ประกอบแต่ละส่วนของไฟล์ได้

เอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถเปรียบเทียบระหว่างกัน เนื่องจากเอกสารดิจิทัลมีข้อดีหลายประการ ในหมู่พวกเขา:

• ความเป็นไปได้ในการจัดเก็บระยะยาว
• ความสะดวกในการดำเนินการเพิ่มเติม (การแก้ไข การลบ การเก็บถาวร ฯลฯ )
• ความสามารถในการค้นหาข้อมูลภายในไฟล์โดยใช้เครื่องหมายสำคัญ
• ความง่ายในการประมวลผลวัสดุโดยใช้ระบบอัตโนมัติที่ใช้โดยองค์กรที่ฝึกการหมุนเวียนทางอิเล็กทรอนิกส์

ขณะนี้มีหลายรูปแบบสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่รูปแบบที่นิยมมากที่สุดคือรูปแบบ "odf" ซึ่งสะดวกเมื่อทำงานกับซอฟต์แวร์ใด ๆ

แนวคิดและโครงสร้างของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจแตกต่างกันอย่างมาก ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประมวลผลมีผลกระทบอย่างมากต่อเรื่องนี้ ควรเน้นวัสดุที่ประมวลผลโดยใช้ 1C แยกกัน ไฟล์ดังกล่าวแตกต่างจากไฟล์อื่นอย่างมากเนื่องจากไม่ได้ถูกเน้นไว้ เอกสารส่วนบุคคล. สิ่งเหล่านี้ถือได้ว่าเป็นหน่วยข้อมูลที่มีตัวระบุเฉพาะและวิธีการแก้ไขเท่านั้น

เอกสารดังกล่าวอาจรวมถึงเนื้อหาที่สร้างขึ้นอันเป็นผลมาจากการดำเนินงานของระบบข้อมูลที่ประยุกต์ใช้ พวกมันถูกสร้างขึ้นแบบไดนามิกโดยใช้ร้านค้าวัสดุที่มีอยู่ ดังนั้นพวกเขาจึงไม่มีข้อมูลใด ๆ เกี่ยวกับตนเอง สามารถดูได้โดยใช้ระบบเท่านั้น

ทันทีที่พิมพ์หรือดูเอกสาร เอกสารนั้นจะหยุดอยู่ในระบบในฐานะอ็อบเจ็กต์ จากนี้ไปจะทำหน้าที่เป็นแอปพลิเคชันพิเศษ หากจำเป็นต้องเปิดไฟล์โดยใช้ซอฟต์แวร์อื่น คุณจะต้องแปลงไฟล์

มีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อะไรบ้าง

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือไฟล์ที่มีข้อมูลบางอย่างซึ่งผู้ใช้อาจไม่ชัดเจนเสมอไป หากต้องการสร้างไฟล์เก็บถาวรและคอลเลกชันของไฟล์เหล่านี้ คุณจำเป็นต้องทราบการจัดหมวดหมู่

• ในรูปลักษณ์หนึ่ง วัสดุอาจถูกทำให้แตกต่างโดยการมีอยู่หรือไม่มีเอกสารพิมพ์ที่คล้ายกัน
• ไฟล์อาจแตกต่างกันไปตามข้อมูลที่มีอยู่ การจำแนกประเภทนี้หมายถึง:

1. ข้อความ,
2. ดี,
3. เสียง,
4. สิ่งพิมพ์มัลติมีเดีย
5. ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

ส่วนหลังควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นงานที่สามารถจำหน่ายได้หรือการตีพิมพ์ของข้อความและรหัสโปรแกรมแต่ละส่วน

• การจำแนกประเภทที่ใหญ่ที่สุดควรพิจารณาถึงประเภทของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ ส่วนใหญ่มักจะมีสิ่งพิมพ์อย่างเป็นทางการที่ตีพิมพ์ เจ้าหน้าที่รัฐบาลมักประกอบด้วยข้อบังคับ
• สิ่งพิมพ์การผลิตถูกนำมาใช้ในสถานประกอบการ พวกเขามีข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร การผลิตที่มีอยู่. วัสดุบางอย่างถูกสร้างขึ้นเป็นพิเศษเพื่อแจ้งให้คนงานในพื้นที่การผลิตบางแห่งเกี่ยวกับการมีอยู่ของมาตรฐานและข้อกำหนดเมื่ออยู่ในอาณาเขตขององค์กร
• มีการผลิตสิ่งพิมพ์ทางการศึกษาและเอกสารอ้างอิงที่ใช้งานง่าย คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในไฟล์ดังกล่าวได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความพยายามได้มาก เอกสารดังกล่าวสามารถใช้ได้ไม่เพียงแต่โดยนักเรียนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงครูด้วย
• พรรคการเมืองมักจะใช้สิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อในการรณรงค์ มีผลงานเกี่ยวกับประเด็นทางสังคมที่มีไว้สำหรับผู้อ่านจำนวนมาก ในเอกสารดังกล่าว คุณมักจะพบข้อมูลเชิงวิเคราะห์ที่นักวิทยาศาสตร์ทางการเมืองและนักสังคมวิทยาทั่วโลกใช้
• การจำแนกประเภทของเอกสารอีกประเภทหนึ่งแยกความแตกต่างตามวิธีการแจกจ่าย มีสิ่งพิมพ์ท้องถิ่นที่สามารถใช้ได้ภายในองค์กรเดียว นอกจากนี้ ยังจัดพิมพ์ในรูปแบบกระดาษและมีสำเนาเหมือนกันในจำนวนจำกัด
• สิ่งพิมพ์ออนไลน์มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งานในวงกว้าง โดยไม่จำกัดจำนวน ในกรณีนี้ไม่จำเป็นต้องทำสำเนากระดาษเพิ่มเติม ซึ่งจะเพิ่มมูลค่าของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายครั้ง เอกสารดังกล่าวสามารถส่งไปยังที่เก็บถาวรได้อย่างง่ายดาย

เอกสารไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นข้อกำหนดของสังคมยุคใหม่

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร มีประเภทใดบ้าง และสามารถนำมาใช้ได้อย่างไร ชีวิตประจำวัน. ในกรณีนี้ ข้อมูลอาจอยู่ในไฟล์ในรูปแบบที่เข้ารหัส หากต้องการทำงานร่วมกับพวกเขา คุณจะต้องใช้รหัสผ่านที่มีอยู่ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

ผู้ใช้ช่องทางโทรคมนาคมมีสิทธิสร้างเอกสารของตนเองได้ สิ่งเดียวที่เขาต้องการสำหรับสิ่งนี้คือซอฟต์แวร์พิเศษ ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับไฟล์ดังกล่าวไม่จำกัด คุณสามารถดำเนินการใดๆ กับพวกเขาได้ตลอดเวลา

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - เป็นข้อมูลที่บันทึกบนสื่อที่จับต้องได้ในรูปแบบของชุดสัญลักษณ์ การบันทึกเสียง หรือภาพ ซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อการส่งผ่านในเวลาและสถานที่โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโทรคมนาคมเพื่อการจัดเก็บและการใช้งานสาธารณะ

ข้อมูลบนสื่อคอมพิวเตอร์สามารถรับรู้ได้ว่าเป็นวัตถุ ความสัมพันธ์ทางกฎหมาย(เอกสารในแง่กฎหมาย) เฉพาะเมื่อมีการจัดเตรียมไว้เท่านั้น ลายเซ็นดิจิทัล . ในเวลาเดียวกัน ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับรองการสร้างและการตรวจสอบลายเซ็นดังกล่าวจะต้องได้รับการรับรอง

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

สร้าง ส่ง และจัดเก็บโดยใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

มีโครงสร้างที่กำหนดโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางนี้

สามารถนำเสนอในรูปแบบที่มนุษย์เข้าใจได้

ฉบับอิเล็กทรอนิกส์ - เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกลุ่มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการประมวลผลทางบรรณาธิการและการเผยแพร่ โดยมีจุดประสงค์เพื่อการเผยแพร่ในรูปแบบที่ไม่เปลี่ยนแปลง และยังมีข้อมูลสำนักพิมพ์ด้วย

3. ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารการจัดการที่สร้างขึ้นทั้งหมด "ให้บริการ" ฟังก์ชันการจัดการบางอย่าง เช่น การวางแผน การบัญชี การเงิน การรายงาน การจัดการการปฏิบัติงาน การจัดหาพนักงาน ฯลฯ

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันการจัดการมักเรียกว่าระบบเอกสาร เช่น ระบบเอกสารขององค์กรและการบริหาร

ระบบเอกสาร – นี่คือชุดของเอกสารที่เชื่อมโยงถึงกันโดยอิงตามแหล่งที่มา วัตถุประสงค์ ประเภท ขอบเขตของกิจกรรม และข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับการดำเนินการ

ฟังก์ชันการจัดการในทุกองค์กรเป็นประเภทเดียวกัน ดังนั้น เอกสารสำหรับแต่ละฟังก์ชันจึงควรมีลักษณะและรูปแบบเหมือนกัน การนำเอกสารมาสู่ความสม่ำเสมอสูงสุดในองค์ประกอบและรูปแบบเรียกว่า การรวมกัน เอกสาร รูปแบบเอกสารแบบรวมคือชุดของรายละเอียดที่สร้างขึ้นตามงานที่ได้รับการแก้ไขในสาขากิจกรรมที่กำหนดและอยู่ในลำดับที่แน่นอนบนสื่อจัดเก็บข้อมูล

การรวมเอกสารเป็นหนึ่งในวิธีการมาตรฐาน การทำให้เป็นมาตรฐาน - เป็นกิจกรรมเพื่อสร้างกฎและคุณลักษณะเพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้งานซ้ำโดยสมัครใจโดยมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุความเป็นระเบียบเรียบร้อยในด้านการผลิตและการหมุนเวียนผลิตภัณฑ์และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันของผลิตภัณฑ์งานหรือบริการ

มาตรฐานสำหรับเอกสารการจัดการกำหนดองค์ประกอบขององค์ประกอบแต่ละส่วนของเอกสาร (รายละเอียด) ตำแหน่งและกฎการออกแบบ

เอกสารหลายประเภทและหลากหลายความซับซ้อนขององค์ประกอบการมีกฎพิเศษสำหรับการให้เอกสารที่มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายและปัญหาร้ายแรงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารการจัดการจำเป็นต้องระบุสาขากิจกรรมพิเศษที่รับรองเอกสารและการจัดระเบียบการทำงานกับเจ้าหน้าที่ เอกสาร กิจกรรมสาขานี้เรียกว่า งานสำนักงาน หรือ การสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ .

คำว่า "งานในสำนักงาน" ในรัสเซียเกิดขึ้นในช่วงครึ่งหลังของศตวรรษที่ 18

ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา การใช้คำนี้ได้ถูกบันทึกไว้ในพจนานุกรมภาษาศาสตร์ คำนี้เกิดจากการรวมกันของคำว่า "การดำเนินการ"

มาตรฐานแห่งชาติ GOST R 51141-98 “ งานสำนักงานการเก็บถาวร เงื่อนไข - คำจำกัดความ" ศัพท์ งานสำนักงาน และคำพ้องความหมายคำศัพท์การสนับสนุนเอกสารการจัดการ (DMS) หมายถึงสาขาของกิจกรรมที่ให้เอกสารและการจัดระเบียบการทำงานด้วยเอกสารราชการ

งานสำนักงาน หรือระบบ การไหลของเอกสาร ใช้กับกิจกรรมการปฏิบัติของทั้งบุคคลที่จัดการเอกสารและบุคคลอื่นใดที่สร้างหรือใช้เอกสารในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ

ระบบการจัดการสำนักงานหรือระบบการไหลของเอกสารช่วยให้คุณสร้างทรัพยากรข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรที่สามารถรองรับกิจกรรมที่ตามมาและส่วนบุคคล การตัดสินใจของฝ่ายบริหารและรับรองความรับผิดชอบต่อผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่าย

ด้วยการถือกำเนิดของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ความก้าวหน้าวิธีการจัดการเอกสารก็เกิดขึ้น ทำให้สามารถทำงานกับเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ง่ายขึ้น และเร็วขึ้นกว่าเดิมมาก นี่ไม่ใช่แค่การแทนที่แบบฟอร์มการพิมพ์สำเร็จรูปด้วยเทมเพลตอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เท่านั้น แม้ว่าเพียงอย่างเดียวนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงานได้ตามลำดับความสำคัญ

ในเวลาเดียวกันก็มีความก้าวหน้าเกิดขึ้นในหลายทิศทางพร้อมกัน คลื่นลูกแรกเกิดจากอินเทอร์เน็ต อีเมล ซึ่งเป็นไซต์ที่สามารถเข้าถึงได้จำนวนมากพร้อมข้อมูลที่หลากหลาย จำเป็นต้องมีระบบโครงสร้างข้อมูลที่แตกต่างจาก DBMS “ข้อความ”, HTML, XML, “เครื่องมือค้นหา” ฯลฯ – ข้อกำหนดจากพื้นที่ที่แตกต่างไปจาก DBMS อย่างสิ้นเชิง

ในเวลาเดียวกัน ระบบการเก็บบันทึกและการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งก็เริ่มได้รับการพัฒนา ในระบบเหล่านี้ แนวคิดของเอกสารถือเป็นแนวคิดหลัก แม้ว่าในความเป็นจริงจะมีเพียงข้อมูลรองเท่านั้น – บัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุม – ที่กำลังเคลื่อนไหวก็ตาม และสุดท้าย เหตุผลพื้นฐานสำหรับมุมมอง "สารคดี" ของข้อมูลมาจากความพยายามที่จะแนะนำเทคโนโลยีไร้กระดาษซึ่งดูเหมือนจะทำให้เทคโนโลยีนี้หมดไป ปรากฎว่าในการส่งข้อมูลสำคัญผ่านเครือข่ายนั้นจะต้อง "รับรอง" ด้วยลายเซ็น แต่ลายเซ็น แม้แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะไม่ถูกวางไว้ใต้ข้อมูลหรือชุดข้อมูลบางส่วน แต่จะอยู่ใต้เอกสารเท่านั้น ซึ่งเป็นแบบอะนาล็อกของกระดาษ

ดังนั้นพื้นที่ทั้งหมดจึงค่อยๆก่อตัวขึ้น - ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) อาจกล่าวได้ว่าการไหลของเอกสารและนี่คงจะถูกต้อง แต่น่าเสียดายที่คำนี้มักเข้าใจในความหมายที่แคบมากว่าเป็นการขยายงานในสำนักงาน พื้นที่กำลังก่อตัวขึ้นแม้ว่าจะยังไม่เป็นรูปเป็นร่าง แต่ทุกคนยังไม่เข้าใจ "ย่อย" ในลักษณะเฉพาะโดยมีแนวคิดที่แสดงออกอย่างชัดเจน ขอบเขตของแนวคิด งาน ฯลฯ บางส่วนข้างต้นได้รับการแก้ไขอย่างเพียงพอแล้ว ส่วนบางส่วนเพิ่งเริ่มตระหนักได้

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - กระบวนการจัดทำ การประมวลผล การจัดเก็บ และการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สิ่งอำนวยความสะดวก การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ซอฟต์แวร์และ/หรือฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ทางกายภาพและ นิติบุคคลตลอดจนอวัยวะต่างๆ อำนาจรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นและหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ผู้ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ผู้เข้าร่วมในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบอะนาล็อกอื่น ๆ และส่งไปยังผู้รับโดยตรงหรือผ่านตัวกลางข้อมูล

ผู้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ผู้เข้าร่วมในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งถึงเขา

ตัวกลางในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ตัวกลางข้อมูล) - นิติบุคคลหรือผู้ประกอบการแต่ละรายที่ให้บริการเกี่ยวกับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์ - ชุดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องจัดเก็บในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

ประการแรก การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์ในแง่ของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ท้ายที่สุดแล้ว เอกสารในรูปแบบคอมพิวเตอร์เป็นเพียงชุดรหัสที่สามารถส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์และอีเมลได้อย่างง่ายดาย ทำซ้ำ แก้ไข และเสริมได้อย่างง่ายดาย

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถนำมารวมกันเพื่อสร้างฐานข้อมูลและฐานความรู้ได้อย่างง่ายดาย ห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์ได้เข้ามาแทนที่ห้องสมุดเอกสารกระดาษที่ไม่สะดวก ไม่สมบูรณ์ และมีจำนวนจำกัดแล้ว แคตตาล็อกอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้เข้าถึงได้ ข้อมูลที่จำเป็นเร็วกว่าที่เป็นไปได้หลายร้อยเท่าเมื่อทำงานกับแค็ตตาล็อกกระดาษหรือการ์ด

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์:

การลงทะเบียนเอกสารเพียงครั้งเดียว ช่วยให้คุณสามารถระบุเอกสารได้โดยไม่ซ้ำกัน

ความเป็นไปได้ของการขนาน การดำเนินการช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสารและเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ

ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ทำให้สามารถระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)

ฐานข้อมูลข้อมูลเอกสารแบบครบวงจร (หรือแบบกระจายที่มีการประสานงาน) ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดสำเนาเอกสาร

ระบบค้นหาเอกสารที่จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลน้อยที่สุด

ระบบการรายงานที่พัฒนาขึ้นสำหรับสถานะและคุณลักษณะต่างๆ ของเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเคลื่อนไหวของเอกสารผ่านกระบวนการโฟลว์เอกสาร และตัดสินใจด้านการจัดการตามข้อมูลจากรายงาน

แนวปฏิบัติในการแลกเปลี่ยนข้อมูลมีมานานแล้ว ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์. ในกรณีทั่วไปส่วนใหญ่ โปรแกรม Microsoft Office จะรองรับการไหลของเอกสารแบบไร้กระดาษได้อย่างง่ายดาย โปรแกรมแก้ไขข้อความ Word, สเปรดชีต Excel และแพ็คเกจการนำเสนอ PowerPoint ช่วยคุณสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมรับส่งเมล Outlook จะส่งข้อมูลเหล่านั้น

ดังนั้น แม้จะมีชุดซอฟต์แวร์สำนักงานมาตรฐาน แต่ก็สามารถจัดระเบียบการรับส่งข้อมูลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กรและแม้แต่ระหว่างองค์กรได้ แต่โปรแกรมเมอร์จำนวนมากขึ้นก็ไม่ได้ยืนเฉยและเข้าสู่เกมเป็นระยะโดยมีข้อเสนอสำหรับระบบของตนเองอย่างละเอียด

แม้กระทั่งคำย่อพิเศษสำหรับการพัฒนาดังกล่าวก็ยังได้รับการจัดตั้งขึ้น - อัสโด(ระบบเอกสารการจัดการอัตโนมัติ) พวกเขาจัดให้มีฐานข้อมูลที่จริงจังซึ่งต้องมีการศึกษาที่ยาวนาน การตรวจสอบและการตรวจสอบซ้ำหลายขั้นตอนจำนวนมากและหลายขั้นตอนเพื่อรักษาความลับของข้อมูลที่สร้างและส่ง

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถรับสถานะเต็มได้หากได้รับการรับรอง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (ES) ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือชุดรหัสที่ระบุถึงเจ้าของโดยไม่ซ้ำกัน เทคโนโลยีในการสร้างลายเซ็นดิจิทัลค่อนข้างซับซ้อน และวิธีการสร้างลายเซ็นดิจิทัลอาจแตกต่างกัน ความสามารถของพวกเขาถูกกำหนดโดยกฎหมาย รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์เราจะพูดถึงมันในการบรรยายครั้งต่อไป

ระบบเอกสารอัตโนมัติสมัยใหม่รองรับเทคโนโลยีการประมวลผลข้อมูลแบบครบวงจร (รวม) ซึ่งประกอบด้วยส่วนประกอบต่อไปนี้:

DBMS แบบหลายผู้ใช้

เครื่องมือในการเตรียมเอกสาร (ข้อความ กราฟิก มัลติมีเดีย) ในรูปแบบของรายงาน ตาราง ไดอะแกรม แบบฟอร์ม ช่องว่าง

เครือข่ายท้องถิ่น

วิธีการสื่อสารภายนอก - อีเมลแฟกซ์

เครื่องมือการดูแลระบบ - การกำหนดการกำหนดค่าฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงระบบและส่วนประกอบแต่ละส่วนการควบคุมเวอร์ชันและสิทธิ์การเข้าถึงการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการละเมิด

เครื่องมือการเขียนโปรแกรมแมโครที่ให้ความสามารถในการขยายและปรับแต่งระบบได้ ข้อกำหนดเฉพาะและความสามารถของลูกค้า

เห็นได้ชัดว่าการประมวลผลข้อมูลแบบกระจายสันนิษฐานว่ามีสภาพแวดล้อมการสื่อสารที่ให้ธุรกรรมที่จำเป็น การเข้าถึงทั่วไปหลายครั้ง แหล่งข้อมูล. ถึง ระบบการสื่อสาร การปฏิบัติหน้าที่ในการส่งข้อมูลต้องมีข้อกำหนดต่อไปนี้:

ความน่าเชื่อถือของการจัดส่ง (ไม่รวมความเป็นไปได้ที่เอกสารจะสูญหาย)

ลักษณะเวลาความน่าจะเป็นที่เพิ่มขึ้น

ความน่าเชื่อถือของเอกสารที่ส่ง

การรักษาความลับของเอกสาร

การควบคุมการส่งข้อความและการลงทะเบียนจราจร

ความสามารถในการเข้าถึงบริการเทเลเมติกส์ภายนอกเพื่อส่งและรับข้อมูลจากระบบภายนอก

ความทนทานต่อข้อผิดพลาดของระบบ (การสำรองทรัพยากร) 1.

มีระบบการจัดการเอกสารต่างๆ ที่ทำหน้าที่ตามรายการในระดับหนึ่งหรืออย่างอื่น เมื่อเลือกระบบจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากเกณฑ์ทางเศรษฐกิจและทางเทคนิค ความต่อเนื่องของเทคโนโลยีที่มีอยู่มีความสำคัญอย่างยิ่งเช่นเดียวกับความเป็นไปได้ การพัฒนาต่อไปและปรับปรุงระบบบนฐานเดียว ปัญหาของการจัดการและการบริหารระบบก็มีความสำคัญเช่นกัน

ระบบการจัดการเอกสาร (DMS)

ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จัดให้มีกระบวนการสร้าง จัดการการเข้าถึง และแจกจ่ายเอกสารจำนวนมากเข้า เครือข่ายคอมพิวเตอร์และยังให้การควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กรอีกด้วย บ่อยครั้งที่เอกสารเหล่านี้ถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บพิเศษหรือในลำดับชั้นของระบบไฟล์ ประเภทไฟล์ที่โดยทั่วไปรองรับโดยระบบ DMS ได้แก่ เอกสารข้อความ รูปภาพ สเปรดชีต เสียง วิดีโอ และเอกสารบนเว็บ ความสามารถทั่วไปของระบบ ICS คือการสร้างเอกสาร การควบคุมการเข้าถึง การเปลี่ยนแปลง และการรักษาความปลอดภัย

โครงสร้างของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มักจะประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้: โมดูล กล่าวคือ:

โมดูลการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การลงทะเบียนเริ่มต้นของเอกสารขาเข้าทั้งหมดและการควบคุมการดำเนินการอย่างระมัดระวัง

บันทึกรายละเอียดของเอกสารขาออก

การเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ฟอรัมองค์กร

ไดเร็กทอรีองค์กรต่างๆ

โมดูลการดูแลระบบสำหรับทั้งระบบ

ในทางกลับกัน โมดูลที่ตรงกัน เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานดังต่อไปนี้:

การสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามเทมเพลตที่เป็นที่ยอมรับในองค์กร

การสร้างเส้นทางในการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่ายที่เข้าร่วมในการอนุมัติ

การแจกจ่ายอำนาจจากพนักงานบริษัทหนึ่งไปยังอีกบริษัทหนึ่ง

การอนุมัติเอกสาร

การจัดเก็บมติของทุกคนที่อนุมัติเอกสาร

ปิดการอนุมัติแล้ว

โมดูลการประมวลผล ดำเนินการต่อไปนี้สำหรับการติดต่อขาออกและขาเข้า:

การลงทะเบียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาออกและขาเข้า

การจำแนกประเภทของจดหมายโต้ตอบทั้งหมด

การติดตั้งการควบคุม

การออกคำแนะนำสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาออกและขาเข้า

ดำเนินการโต้ตอบรายละเอียด;

การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขาเข้าตามเส้นทางเอกสารที่สร้างไว้แล้วหรือใหม่

การจัดเก็บการเชื่อมต่อทั้งหมดระหว่างเอกสารขาออกและขาเข้าในคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

การควบคุมการส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามเส้นทางที่สร้างขึ้น

กรอกบันทึกในเอกสารองค์กรเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดเก็บผลิตภัณฑ์ข้อมูลการค้นหาโดยละเอียด การเลือกสำเนาเอกสารที่จำเป็น และการกู้คืนเอกสารที่ถูกลบหรือสูญหายอย่างแม่นยำ

โมดูลสำหรับการควบคุมและการออกคำสั่ง ดำเนินการดังต่อไปนี้:

วางคำสั่งในระบบ, ข้อมูลแผนกในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์การบริหารขององค์กร, รายงานการประชุม;

ส่งคำสั่งไปยังพนักงานจากหัวหน้าบริษัท ผู้ช่วยของเขา และยังควบคุมกำหนดเวลาในการทำตามคำแนะนำให้เสร็จสิ้น

เก็บรักษาเอกสารสำคัญขององค์กรทางอิเล็กทรอนิกส์

โมดูลการบริหาร ดำเนินงานต่อไปนี้:

การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานในองค์กร

ตรวจสอบการกระทำของผู้ใช้ทั้งหมด

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้โครงสร้างที่อธิบายไว้ข้างต้นก่อให้เกิดระบบอัตโนมัติขององค์กรยุคใหม่

ระบบที่มีอยู่ในตลาดในปัจจุบัน โดยอาศัยเทคโนโลยีที่เป็นรากฐาน สามารถแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม:

1. ระบบที่ทำโดยชาวตะวันตก สภาพแวดล้อมการพัฒนา

2. ระบบการผลิตในท้องถิ่น (รัสเซีย ยูเครน) อิงตาม Lotus Domino/Notes

3. การพัฒนาท้องถิ่นอย่างสมบูรณ์

กลุ่มแรกประกอบด้วยระบบตะวันตกสามระบบต่อไปนี้ (สภาพแวดล้อมการพัฒนา):

DOCSOpen/DOCSFusion

โลตัส โดมิโน.Doc

กลุ่มที่สองประกอบด้วยบริษัทและระบบดังต่อไปนี้:

บริษัทมีเดีย - InterTrust

ออฟฟิศมีเดีย - อินเตอร์ทรัสต์

ผู้อ้างอิง BOSS - IT Co.

ซินเดอเรลล่า เอสทีซี - IRM

เอสคาโด อินเตอร์โพรคอม - LAN

ระบบที่สามารถจำแนกได้เป็นกลุ่มที่สาม:

1C:เอกสารสำคัญ - 1C

เอกสาร RBC - RBC SOFT

DocsVision - การออกแบบดิจิทัล

IIG อินทราเวิร์ต - IIG

ไอที-Inco - IncoFlow

LanDocs - ลานิต

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc - CenterInvest Soft

แกรนด็อค - แกรนิต

เคส-EOS

DocManager - SoftIntegro

ยูเฟรติสความรู้ความเข้าใจ - เทคโนโลยี

Effect-Office IKK - Garant International

ระบบ Delo มีวัตถุประสงค์หลักเพื่อทำให้การสนับสนุนด้านเอกสารของกิจกรรมการจัดการขององค์กรภาครัฐเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยมี:

การควบคุมการดำเนินงานสำนักงานทุกขั้นตอนและผลลัพธ์ของงานในกระบวนการทำงานหลักขององค์กร

การลงทะเบียนแบบรวมของการติดต่อภายในที่เข้ามาทั้งหมด รวมถึงจดหมายและการอุทธรณ์จากประชาชน โดยการสร้างบัตรลงทะเบียน

ค้นหาบัตรลงทะเบียนและมติในการติดตามการดำเนินการของเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินการอ้างอิงและงานวิเคราะห์

ติดตามการไหลของเอกสารขององค์กร รวมถึงการเคลื่อนย้ายต้นฉบับกระดาษและสำเนาเอกสาร ความละเอียด รายงานการดำเนินการ การอนุมัติเอกสาร

ควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง คำร้องขอจากสถาบัน องค์กร มติ และคำสั่งจากฝ่ายบริหารให้ทันเวลา ตรวจสอบกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร

การได้รับข้อมูลและเอกสารทางสถิติ สรุป รายงานเพื่อนำเสนอต่อฝ่ายบริหาร

– การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีที่ซับซ้อน “CinderellaWIN” - สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์

การลงทะเบียนจดหมายขาออกและขาเข้าตลอดจนเอกสารประกอบที่แนบมากับเอกสารหลักเอกสารซ้ำและรอง

การควบคุมวินัยในการปฏิบัติงานในช่วงเวลาหนึ่งและโดยนักแสดงพร้อมคำเตือนเกี่ยวกับเอกสารควบคุมและกำหนดเวลาในการดำเนินการ

การจัดทำใบรับรอง สรุป และรายการเอกสารทั้งหมด ตามหัวข้อเฉพาะ ฯลฯ

ค้นหาเอกสารใด ๆ (รวมถึงคำตอบและคำถามซ้ำ) โดยใช้รายละเอียดหรือชุดรายละเอียดที่ทราบ รวมถึงการค้นหาบริบทตามเนื้อหา (ชื่อ) ของเอกสาร

จัดระเบียบการเข้าถึงสำเนาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในสถาบันที่มีการกำหนดการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หลังจากการลงทะเบียน บัตรลงทะเบียนและควบคุมอิเล็กทรอนิกส์ (ERCC) พร้อมด้วยเอกสารที่แนบมาจะถูกส่งผ่านเครือข่ายไปยังเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการของเอกสาร และ แล้วจึงส่งไปยังผู้ดำเนินการตามเอกสารตามรายละเอียดมติที่ออก

ในเวลาเดียวกันผู้จัดการหรือผู้ดำเนินการแต่ละคนมีสิทธิ์บางประการที่ทำให้สามารถรับประกันการจัดระเบียบงานด้วยเอกสารที่ใกล้เคียงกับเอกสารแบบดั้งเดิมมากที่สุดตามเอกสารที่จัดวางตามกรณีที่เกิดขึ้น เขาตามลักษณนามและกำลังรอการเริ่มต้นการดำเนินการ (ในกรณี "เอกสารที่ได้รับ") ไม่ว่าจะได้รับการยอมรับจากพนักงานในการดำเนินการ (ในไฟล์ "เอกสารภายใต้การดำเนินการ") หรือโอนไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาที่ระบุกำหนดเวลา สำหรับการดำเนินการ (ในไฟล์ "ภายใต้การควบคุม")

เมื่อทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ควรจัดให้มีการค้นหาข้อความแบบเต็มและคุณลักษณะแบบรวม เอกสารที่จำเป็นรวมถึงผ่านทางเว็บเข้าถึงฐานข้อมูลสารคดีของระบบ

ไฟล์ที่มีข้อความ (รูปภาพ) ของเอกสารขาออกและเอกสารภายในที่ใช้เทคโนโลยีมาตรฐานจะแนบไปกับ ERKK เช่นกัน เอกสารขาออกพร้อมด้วยรายละเอียด ERKK ที่เกี่ยวข้องสามารถป้องกันได้ด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ เข้ารหัสและส่งไปยังผู้รับ

ความแตกต่างระหว่างกระบวนการประมวลผลเอกสารสำหรับการจัดการเอกสารอัตโนมัติและกระบวนการเดียวกันในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีน้อย

เนื่องจากโซลูชันสมัยใหม่ถูกนำมาใช้ในการไหลของเอกสารแบบอัตโนมัติ และเกณฑ์การคัดเลือกเป็นเพียงความเข้ากันได้กับการไหลของเอกสารแบบกระดาษเท่านั้น จึงไม่มีอะไรใหม่ในเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก

ข้อได้เปรียบที่สำคัญมากของเทคโนโลยีการเตรียมเอกสารที่ใช้ใน SEDD คือความสามารถในการทำให้กระบวนการอนุมัติและการอนุมัติเอกสารทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ รวมถึงการใช้อะนาล็อกอิเล็กทรอนิกส์ของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ

เทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในขั้นตอนนี้รองรับดังนี้: ฟังก์ชั่นระบบ:

การแนบภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารในรูปแบบไฟล์ในรูปแบบใด ๆ เข้ากับบัตรลงทะเบียนและควบคุม (ERCC)

ความแตกต่างของสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ที่แนบมาของภาพอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร

มอบบัญชีเสมือนจริงส่วนตัวให้กับเจ้าหน้าที่ - ผู้เข้าร่วมในกระบวนการเอกสาร - เพื่อให้เข้าถึงได้ เป็นทางการไปยังเอกสารที่อยู่ในความสามารถของตน

รับรองกระบวนการอนุมัติ (ดู) ร่างเอกสาร

การดำเนินการค้นหาข้อความแบบเต็มและคุณลักษณะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการค้นหาข้อความแบบเต็มจากระยะไกล

ส่งทางอีเมลหรือเผยแพร่บนพอร์ทัลอินเทอร์เน็ตของสถาบันเอกสารส่งออกทางอิเล็กทรอนิกส์ (โดยใช้ อีเมล, ป้องกันโดยใช้วิธีการที่ได้รับการรับรอง;

การจัดทำและการลงทะเบียนคดี ได้แก่ การจัดกลุ่มเอกสารที่ดำเนินการออกเป็นคดีตามระบบการตั้งชื่อ

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยการบัญชีหลักในระบบยังคงเป็นเอกสาร ERKK ความครบถ้วนของรายละเอียดทำให้มั่นใจได้ว่าสามารถสร้างรายงานทางสถิติและการวิเคราะห์ในส่วนข้อมูลต่างๆ และประสิทธิภาพการค้นหา

การประมวลผลและการส่งจดหมาย

เอกสารขาออกจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยใช้บริการไปรษณีย์ โทรคมนาคม และยังจัดส่งโดยบริการจัดส่งหรือบริการจัดส่งอีกด้วย

การประมวลผลเอกสารเพื่อส่งทางไปรษณีย์ดำเนินการโดยฝ่ายบริการการจัดการสำนักงานของสถาบันตามกฎการให้บริการไปรษณีย์

บริการการจัดการสำนักงานใช้โทรคมนาคมส่งโทรเลข แฟกซ์ ข้อความโทรศัพท์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ และเอกสารในรูปแบบสแกนโดยไม่มีลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์

หากคุณส่งแฟกซ์และเอกสารในรูปแบบสแกนโดยไม่มีลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องส่งเอกสารต้นฉบับในรูปแบบกระดาษด้วย

ประเภทของเอกสารที่ข้อมูลที่ส่งผ่านช่องทางโทรคมนาคมตลอดจนความต้องการและขั้นตอนในการอ้างอิงต้นฉบับไปยังผู้รับในรูปแบบกระดาษจะถูกกำหนดโดยคำแนะนำของสถาบันโดยคำนึงถึงเครื่องมือทางเทคนิคและซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ ที่สถาบัน

ระบบสารสนเทศ โทรคมนาคม และสารสนเทศ-โทรคมนาคม จะต้องให้การป้องกันการกระทำที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา หรือการทำลายข้อมูล

เอกสารขาออกจะได้รับการประมวลผลและส่งจากส่วนกลางในวันที่ได้รับจากหน่วยโครงสร้างที่ดำเนินการหรือไม่เกินวันทำการถัดไป

ไม่อนุญาตให้ส่งหรือโอนเอกสารโดยไม่ลงทะเบียนกับบริการการจัดการบันทึก

ระหว่างการรับข้อความขาออกจากนักแสดง เอกสารกระดาษตรวจสอบแล้ว:

การดำเนินการเอกสารที่ถูกต้อง (องค์ประกอบและการจัดวางรายละเอียดทั้งหมด)

ความพร้อมใช้งานและความถูกต้องของที่อยู่ของผู้สื่อข่าว

ความพร้อมของลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดในเอกสารและเอกสารแนบ

ความพร้อมของวีซ่าในสำเนาเอกสารที่เหลืออยู่ในไฟล์ของสถาบัน

ความพร้อมใช้งานของไฟล์แนบในเอกสาร

ความสอดคล้องของจำนวนสำเนากับจำนวนผู้รับ

สำหรับเอกสารต้นฉบับที่จะส่งคืน จะมีการวางตราประทับไว้ที่ขอบด้านขวาบนของหน้าแรก

เอกสารที่ส่งไปยังผู้รับคนเดียวกันพร้อมกันจะรวมอยู่ในซองเดียว (บรรจุภัณฑ์) ดัชนีการลงทะเบียนของเอกสารทั้งหมดที่อยู่ในซองจะติดไว้ที่ซอง

ขอแนะนำให้ส่งเอกสารที่จ่าหน้าถึงผู้สื่อข่าวประจำในซองที่ระบุที่อยู่ของผู้รับและผู้ส่งซึ่งเตรียมไว้ล่วงหน้าด้วยการพิมพ์หรือการพิมพ์

เอกสารที่จัดส่งโดยบริการจัดส่งจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยลงนามในสมุดที่เหมาะสม

การส่งต่อหรือเปลี่ยนเอกสารที่แจกไปก่อนหน้านี้จะดำเนินการตามคำสั่งของเจ้าหน้าที่ผู้ลงนามในเอกสารหรือหัวหน้าฝ่ายบริการการจัดการสำนักงาน

หน่วยโครงสร้างและนักแสดงแต่ละคนจะต้องโอนเอกสารขาออกและอื่นๆ รายการไปรษณีย์ไปยังบริการการจัดการสำนักงานตามเวลาที่กำหนดเพื่อจุดประสงค์นี้ตามคำแนะนำของสถาบัน

ต้นฉบับของคำสั่ง แผน ระเบียบปฏิบัติ ฯลฯ จะต้องเหลือไว้กับสถาบันที่เป็นผู้เขียนเอกสารเหล่านี้ สำเนาที่สองจะถูกส่งไปยังหน่วย

ขอแนะนำให้ส่งเอกสารที่จ่าหน้าถึงผู้สื่อข่าวประจำในซองจดหมายพร้อมที่อยู่ของผู้รับและผู้ส่งซึ่งเตรียมไว้ล่วงหน้าโดยการพิมพ์

ในกรณีที่ส่งจดหมายไปยังเมืองอื่น ๆ ของประเทศ นอกเหนือจากชื่อสถาบัน ตำแหน่ง และนามสกุลของผู้รับแล้ว ควรระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์บนซองจดหมายด้วย

เมื่อส่งจดหมายไปต่างประเทศ ชื่อของผู้รับจะต้องตามด้วยหมายเลขที่อยู่ ถนน เมือง เทศมณฑลหรือรัฐ ประเทศ และรหัสไปรษณีย์ ตัวอย่างการส่งจดหมายภายในยูเครนและต่างประเทศมีให้ในภาคผนวก 5.16

สามารถใช้ซองยุโรปที่มีหน้าต่างพลาสติกเล็ก ๆ ได้ สิ่งสำคัญในกรณีนี้คือการกำหนดสถานที่ซึ่งลงนามที่อยู่ในจดหมายและสอดคล้องกับขนาดของหน้าต่าง

ที่มุมขวาบนของซองจดหมายถัดจากแสตมป์ บางครั้งจะมีการระบุลำดับทิศทางและคุณลักษณะของจดหมายที่แนบมาด้วย อาจใช้คำจารึกต่อไปนี้: แอร์เมล์(อากาศ), เป็นความลับ(เป็นความลับ), ส่วนตัว(ส่วนตัว) ด่วน(ที่แนะนำ) ด่วน(ด่วน), เป็นความลับอย่างเคร่งครัด(ความลับสุดยอด). เอกสารที่จัดส่งโดยผู้จัดส่งจะต้องส่งมอบให้กับผู้รับโดยลงนามในสมุดรายวันที่เหมาะสม

เอกสารที่สร้างโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จะถูกส่งไปพร้อมกับจดหมายปะหน้าในแพ็คเกจที่ต้องปฏิบัติตาม ความต้องการทางด้านเทคนิคความปลอดภัยของสื่อโดยมีข้อมูลที่บันทึกไว้ สำเนาจดหมายสมัครงานจะแนบไปกับไฟล์ที่เกี่ยวข้องโดยทั่วไป

จดหมายขาออกและรายการไปรษณีย์อื่น ๆ ทั้งหมดจะถูกส่งโดยหน่วยโครงสร้างหรือผู้ดำเนินการตามเวลาที่กำหนดซึ่งจัดตั้งขึ้นเพื่อจุดประสงค์นี้ซึ่งกำหนดโดยคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานของสถาบันเฉพาะ

เอกสารที่ไม่ได้กำหนดรูปแบบหรือดำเนินการไม่ถูกต้องจะถูกส่งกลับไปยังผู้รับเหมาเพื่อทำการแก้ไข

หน่วยโครงสร้างและนักแสดงแต่ละคนจะต้องโอนเอกสารขาออกและสิ่งของไปรษณียภัณฑ์อื่น ๆ ให้กับเลขานุการผู้ช่วยก่อนเวลาที่กำหนด

ผู้ช่วยเลขานุการลงทะเบียนเอกสารขาออกในวารสารเพื่อลงทะเบียนเอกสารขาออก (ภาคผนวก 5.7) ในกรณีนี้ เอกสารขาออกแต่ละฉบับจะถูกกำหนดหมายเลขซึ่งประกอบด้วยตัวอักษรของชื่อและนามสกุลของเอกสาร ดัชนี หน่วยโครงสร้างและเลขลำดับของเอกสารตั้งแต่ต้นปี ตัวอย่างเช่น GT/10-56 โดยที่ GG คือดัชนีที่ระบุว่าเอกสารลงนามโดยผู้จัดการ (อิ. ทิโมเชนโก) 10 คือดัชนีของผู้เขียนเอกสาร 56 คือหมายเลขซีเรียล

รายการดัชนีที่กำหนดให้กับแผนกต่างๆ เป็นตัวอย่าง สถาบันการศึกษาระบุไว้ในภาคผนวก 5.16

หมายเหตุเกี่ยวกับเอกสารตอบกลับขาออกจัดทำโดยเลขานุการผู้อ้างอิงในวารสารเพื่อลงทะเบียนเอกสารขาเข้า โดยระบุหมายเลขและวันที่ของเอกสารขาออกและระบุชื่อของผู้จัดการที่ลงนามในเอกสาร

เอกสารที่ส่งถึงผู้รับหนึ่งคนพร้อมกันจะอยู่ในซองเดียว จดหมายโต้ตอบจะถูกห่อหุ้ม ทำเครื่องหมาย และส่งไปยังที่ทำการไปรษณีย์

การปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับ องค์กรที่มีเหตุผลการจัดการเอกสารทั้งแบบเดิมและแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถทำได้ด้วยเทคโนโลยีการประมวลผลเอกสารที่คิดมาอย่างรอบคอบและสอดคล้องกับลำดับการดำเนินการเท่านั้น ในการดำเนินการนี้ จำเป็นต้องพัฒนาแผนการไหลของเอกสาร การกำหนดเส้นทาง และ แผนที่เทคโนโลยีสำหรับเอกสารราชการ