ตลาด sed กำลังกลายเป็นตลาดสำหรับผู้ผลิตชาวรัสเซีย ตลาดโลกสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเข้าสู่ตลาด EDMS ในประเทศของบริษัทไอทีที่มีหลายอุตสาหกรรม

ตลาดระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ปัจจุบัน หนึ่งในพื้นที่ที่มีการเปลี่ยนแปลงมากที่สุดในอุตสาหกรรมไอทีในประเทศคือตลาดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

ด้วยการเปลี่ยนแปลงโดยรวมของตลาดไอทีที่ 6% (ตามข้อมูลของ IDC) ในปี 2556 การเติบโตอยู่ที่ประมาณ 23% ซึ่งเป็นสองเท่าของตัวบ่งชี้ทั่วโลกสำหรับกลุ่มนี้ เช่นเดียวกับอัตราการเติบโตของตลาดซอฟต์แวร์ (15%) โปรแกรมจัดการเอกสารเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตามที่รองหัวหน้าศูนย์วิเคราะห์ระบบและการพัฒนา Denis Vladimirovich Morozov เหตุผลของสถานการณ์นี้เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการข้อมูลขนาดใหญ่ในภาครัฐและการก่อสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์อย่างแข็งขัน

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แท้จริงแล้วคือระบบไหลเวียนโลหิตของรัฐหรือองค์กรการค้า

ขนาดของตลาด EDMS ในรัสเซียตามการประมาณการต่าง ๆ อยู่ที่ประมาณ 26 พันล้านรูเบิล ซึ่งประมาณ 75% เป็นบริการติดตั้งใช้งานและประมาณ 25% เป็นการขายใบอนุญาตโดยตรง

ในโครงสร้างตลาดยอดขายส่วนใหญ่มาจากองค์กรขนาดใหญ่ (ประมาณ 45-50%) ภาครัฐเกือบจะครองตลาดอีกครึ่งหนึ่ง (ประมาณ 40-45%) เหลือ SMB ไว้ไม่เกิน 10-15%

การแข่งขันในตลาด EDMS ในปัจจุบันค่อนข้างรุนแรง ในเวลาเดียวกันมากกว่า 60% ของตลาดถูกควบคุมโดย บริษัท ห้าแห่ง ได้แก่ EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum และ Microsoft (ตามข้อมูล IDC ปี 2556) ในแง่ของมูลค่าการซื้อขาย เป็นที่ทราบกันดีว่า EMC และ Microsoft เป็นตัวแทนในตลาด EDMS พร้อมด้วยโซลูชันที่จำลองแบบมาจากบริษัทคู่ค้า

ในบรรดาผู้เข้าร่วมในการศึกษานี้ เราได้เลือก EDMS ที่กำลังพัฒนาอย่างแข็งขันและได้พิสูจน์ตัวเองแล้วในสภาพแวดล้อมของผู้ใช้: “1C: Document Flow”, CompanyMedia จากบริษัท InterTrust, DocsVision, SharePoint และ “Delo” จากบริษัท EOS, Directum, “วิทยานิพนธ์” จากนักพัฒนาชาวรัสเซีย "Holemont" และการพัฒนาซอฟต์แวร์ "E1 EUFRAT" จาก Cognitive Technologies

เป็นที่น่าสังเกตว่านอกเหนือจากผลิตภัณฑ์ที่เข้าร่วมในการทบทวนแล้ว ยังมีระบบอีกหลายสิบระบบในตลาด EDMS ซึ่งส่วนใหญ่ไม่ได้รับการจำหน่ายในวงกว้าง

ผลิตภัณฑ์จากผู้นำตลาดมีฟังก์ชันหลักชุดเดียวกันโดยประมาณ (การลงทะเบียนเอกสาร การควบคุม วงจรชีวิต, การกำหนดเส้นทาง, การรายงาน ฯลฯ)

ดังนั้นให้เปรียบเทียบระบบตามเกณฑ์เหล่านี้ ความรู้สึกในทางปฏิบัติไม่ได้มี.

ในทางกลับกัน เมื่อเลือกระบบ ความสามารถที่อยู่ในแนวโน้มตลาดและเป็นส่วนเสริมที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับฟังก์ชัน EDMS ที่น่าสนใจเพิ่มขึ้น (สำหรับนักพัฒนาจำนวนหนึ่ง พร้อมด้วยความสามารถหลัก จะรวมอยู่ใน ฟังก์ชั่นพื้นฐาน) เมื่อทำงานกับเอกสารในองค์กรระดับต่างๆ ซึ่งรวมถึงบริการสำหรับการรักษาสัญญา เว็บไคลเอ็นต์ การจัดการงาน การบูรณาการกับ 1C การรักษาฐานลูกค้าและการเก็บถาวรเอกสาร การป้อนและการรับรู้เอกสาร (OCR) รวมถึงการอุทธรณ์ของพลเมือง

เมื่อมองไปข้างหน้า เราสามารถพูดได้ว่าในอนาคตอันใกล้นี้ นวัตกรรมต่างๆ เช่น ความเป็นไปได้ของการเล่นเกมและการแก้ปัญหาทางสังคม สามารถเข้ามาในรายการนี้ได้อย่างง่ายดาย

นี่เป็นขั้นตอนใหม่ในการพัฒนา EDMS ทำให้สามารถนำเสนอข้อมูลในรูปแบบเกมตลอดจนการสื่อสารระหว่างผู้ใช้ระบบตามหลักการขององค์กรที่ใกล้ชิดกับเครือข่ายโซเชียล

เกณฑ์หนึ่งในการเลือกผู้ซื้อ EDMS คือราคาของผลิตภัณฑ์และยังคงเป็นราคาเดิม

เพื่อนำเสนอข้อเสนอราคาของผู้เข้าร่วมการวิจัยได้ดีที่สุด เราได้เลือกส่วนเปรียบเทียบสองส่วนสำหรับการกำหนดค่าสูงสุด (ตามการขายใบอนุญาตสำหรับผู้ใช้ 200 ราย) และการกำหนดค่าขั้นต่ำ (ตามการขายใบอนุญาตสำหรับผู้ใช้ 10 ราย)

เมื่อเตรียมการศึกษา มีการใช้ข้อมูลจากโอเพ่นซอร์ส (อินเทอร์เน็ต ไซต์ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และบริษัทพัฒนาที่เกี่ยวข้อง เวอร์ชันสาธิตของ EDMS)

ดังนั้น เกณฑ์การทำงานของการศึกษาจึงรวมตัวเลือกต่างๆ ใน ​​EDMS ไว้ด้วย:

• - เว็บไคลเอ็นต์
• - การทำสัญญา
• - การจัดการงาน
• - บูรณาการกับ 1C
• - การรักษาฐานลูกค้า
• - เก็บเอกสาร (นำเข้าเอกสารอัตโนมัติ)
• - การจดจำเอกสาร (OCR)
• - การอุทธรณ์จากประชาชน

ผลการเปรียบเทียบฟังก์ชันการทำงานของ EDMS ตามเกณฑ์ที่ระบุแสดงไว้ในตารางด้านล่าง

การให้คะแนนสำหรับเกณฑ์เหล่านี้ดำเนินการโดยใช้ระบบสามจุด:

• 2 คะแนน - หากมีฟังก์ชันอยู่ในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์และรวมอยู่ในแพ็คเกจระบบพื้นฐานที่ผู้พัฒนาประกาศไว้ (ไม่จำเป็นต้องซื้อเพิ่มเติม)
• 1 จุด - นักพัฒนาประกาศฟังก์ชั่น แต่ไม่รวมอยู่ในแพ็คเกจพื้นฐาน (คุณต้องซื้อเพิ่มเติม)
• 0 คะแนน - ไม่มีการประกาศฟังก์ชัน

ตารางผลลัพธ์สำหรับการเปรียบเทียบฟังก์ชันการทำงานของ EDMS ตามเกณฑ์: "ความพร้อมใช้งานของเว็บไคลเอ็นต์", "การรักษาสัญญา", "การจัดการงาน", "การบูรณาการกับ 1C", "การรักษาฐานลูกค้า", "การเก็บถาวรเอกสาร ( การนำเข้าเอกสารอัตโนมัติ)”, “เอกสารการรับรู้ (OCR)”, “การอุทธรณ์จากพลเมือง”

ต่อไปนี้คือผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบต้นทุนของ EDMS ในการกำหนดค่าขั้นต่ำที่ประกาศไว้ การกำหนดค่าขั้นต่ำควรเข้าใจว่าเป็นชุดฟังก์ชันการทำงานของระบบขั้นต่ำที่มีอยู่ รวมถึงความสามารถที่พิจารณาในการศึกษา การคำนวณใช้ราคาที่นักพัฒนาประกาศไว้สำหรับใบอนุญาตผู้ใช้ ซึ่งช่วยให้คุณใช้ฟังก์ชันการทำงานขั้นต่ำทั้งหมดของระบบได้

ในการประเมิน EDMS ตามเกณฑ์นี้ ระดับต้นทุนของระบบแบ่งออกเป็นเจ็ดช่วงเท่า ๆ กันด้วยระยะทาง 20,200 รูเบิล (ความแตกต่างระหว่างต้นทุนสูงสุดและต่ำสุดของ EDMS หารด้วยจำนวนช่วงเวลา) ภายในนั้น ถือว่าผู้เข้าร่วมการศึกษามีค่าใช้จ่ายเท่ากันและได้รับคะแนนเท่ากัน

ในกรณีนี้ SED จะให้คะแนนขั้นต่ำ (1) ด้วย ราคาสูงสุดและคะแนนสูงสุด (ในกรณีนี้คือ 7) - ด้วยคะแนนต่ำสุด

ตารางเปรียบเทียบ EDMS ตามเกณฑ์ “ต้นทุนของระบบในการกำหนดค่าขั้นต่ำ”

ด้านล่างนี้คือผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบ EDMS ตามเกณฑ์ “ต้นทุนของระบบในการกำหนดค่าสูงสุด”

เช่นเดียวกับในกรณีของการประเมิน EDMS ตามเกณฑ์ต้นทุนของการกำหนดค่าขั้นต่ำ สเกลจะถูกแบ่งออกเป็นเจ็ดช่วงเท่า ๆ กันด้วยระยะทาง 141,298.6 รูเบิล (ความแตกต่างระหว่างต้นทุนสูงสุดและต่ำสุดของ EDMS หารด้วย จำนวนช่วงเวลา) โดยถือว่าผู้เข้าร่วมการศึกษามีค่าใช้จ่ายเท่ากันและได้รับคะแนนเท่ากัน ในกรณีนี้ คะแนนขั้นต่ำ (1) มอบให้กับ EDMS ที่มีราคาสูงสุดในการกำหนดค่านี้ และคะแนนสูงสุด (ในกรณีนี้คือ 7) มอบให้กับราคาต่ำสุด

ตารางเปรียบเทียบ EDMS ตามเกณฑ์ “ต้นทุนของระบบในการกำหนดค่าสูงสุด”

จากนั้นเกณฑ์จะถูกจัดอันดับตามระดับความสำคัญต่อผู้ที่มีโอกาสเป็นผู้ใช้ การจัดอันดับนี้อิงจากข้อมูลจากการสำรวจทางสังคมวิทยาของตัวแทนบริการไอทีขององค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ในมอสโก 7,563 คน และ 21 เมืองจากหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้ตอบแบบสอบถามคือเกณฑ์ราคาสำหรับการกำหนดค่าสูงสุดของ EDS โดยให้คะแนนสูงสุด -1 เกณฑ์อื่นๆ ได้รับค่าตั้งแต่ 0 ถึง 1 ตามสัดส่วนระดับความสำคัญสำหรับผู้ใช้

ตารางเกณฑ์ค่าสัมประสิทธิ์นัยสำคัญ

คะแนนสุดท้ายของแต่ละ SED คำนวณเป็นผลรวมของคะแนนที่ได้รับสำหรับแต่ละเกณฑ์ คูณด้วยน้ำหนักของแต่ละเกณฑ์ ตารางสรุปผลการศึกษาแสดงไว้ด้านล่าง

ดังนั้นผู้ชนะการให้คะแนนของเราคือระบบ E1 EUFRAT จาก Cognitive Technologies ระบบมีฟังก์ชันการทำงานที่สมบูรณ์ที่สุดด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด การไม่มีโมดูลที่ซื้อเพิ่มเติมทำให้ระบบน่าสนใจสำหรับลูกค้าที่มีสถานะและอันดับต่างกัน DocsVision EDMS อยู่ในอันดับที่สอง แม้ว่าจะต้องซื้อฟังก์ชันที่จำเป็นโดยใช้ปลั๊กอินก็ตามราคา การกำหนดค่าพื้นฐานระบบยังคงทำกำไรได้ค่อนข้างมาก แม้ว่าจะด้อยกว่า EDMS E1 EUFRATES ก็ตาม

และสุดท้ายระบบวิทยานิพนธ์ก็ได้อันดับที่สาม EDMS เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางมากกว่า - ด้วย ปริมาณน้อยใบอนุญาตฟังก์ชันพื้นฐานที่นักพัฒนาประกาศไว้นั้นเพียงพอสำหรับการทำงาน อย่างไรก็ตาม ระบบเริ่มสูญเสียอย่างเห็นได้ชัดเมื่อจำนวนใบอนุญาตผู้ใช้เพิ่มขึ้น

อเล็กซานเดอร์ กลินสคิค (ปริญญาเอก)

• การแนะนำ
• แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
  • วัตถุประสงค์ของ EDMS
  • คุณสมบัติพื้นฐานของ EDMS
  • การจำแนกประเภททั่วไปของ EDMS
• การวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของตลาด EDMS ทั่วโลก
  • การทบทวนทั่วไป
• ตลาด EDMS ของรัสเซีย
  • การทบทวนทั่วไป
• ตัวอย่างการใช้งาน EDMS ในโลก
  • EDS ในการดูแลสุขภาพ
  • EDS ในด้านเภสัชกรรม
  • EDMS ในด้านการออกสินเชื่อ
  • EDMS ในด้านการจดสิทธิบัตร
  • EDMS ในด้านการออกแบบ
  • ตัวอย่างการใช้งานระบบ OMS
• การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ
• คุณสมบัติของการเลือกและการใช้งาน EDMS
• ข้อสรุป

การแนะนำ

การพัฒนาอารยธรรมของมนุษย์นั้นมาพร้อมกับปริมาณข้อมูลที่สร้างขึ้น ประมวลผล และจัดเก็บที่เพิ่มขึ้นอย่างน่าทึ่ง ตัวอย่างเช่น ตามรายงานของนิตยสาร ASAP มีเอกสารใหม่ประมาณ 6 พันล้านฉบับปรากฏทั่วโลกทุกปี จากข้อมูลของ Delphi Consulting Group ซึ่งปัจจุบันอยู่ในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว มีการสร้างเอกสารมากกว่า 1 พันล้านหน้าในแต่ละวัน และมากกว่า 1.3 ล้านล้านถูกจัดเก็บไว้ในเอกสารสำคัญ เอกสารต่างๆ

ควรสังเกตว่ากระแสข้อมูลองค์กรมีความหลากหลายอย่างมากทั้งในแง่ของแหล่งที่มาและรูปแบบการนำเสนอ อย่างไรก็ตามสามารถจำแนกได้ตามเงื่อนไขตามรูปแบบการจัดเก็บ: เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ คาดว่าในปัจจุบันมีเพียงประมาณ 30% ของข้อมูลองค์กรทั้งหมดเท่านั้นที่ถูกเก็บไว้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์(ทั้งแบบมีโครงสร้าง - ในฐานข้อมูลและไม่มีโครงสร้าง) ข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด (ประมาณ 70%) จะถูกจัดเก็บไว้ในกระดาษ ซึ่งสร้างความยากลำบากอย่างมากในการค้นหา อย่างไรก็ตาม อัตราส่วนนี้จะค่อยๆ เปลี่ยนแปลงไปเพื่อสนับสนุนการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ (โดยเฉพาะผ่านการพัฒนาระบบเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์) จากข้อมูลของ Delphi Consulting Group ปริมาณข้อมูลข้อความอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรเพิ่มขึ้นสองเท่าทุกๆ 3 ปี ตามการคาดการณ์ของนิตยสาร ASAP ฉบับเดียวกัน ภายในปี 2547 ข้อมูลองค์กรเพียงประมาณ 30% เท่านั้นที่จะยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ และข้อมูล 70% จะถูกจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าไม่น่าเป็นไปได้ที่สักวันหนึ่งเอกสารทั้งหมดจะกลายเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ แต่ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะมีชัยในอนาคต

ตัวเลขและข้อมูลที่น่าประทับใจเหล่านี้บ่งชี้เพียงว่าสำหรับองค์กรหรือองค์กรใดๆ ปัญหาของการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารและการควบคุมการประมวลผลข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่ง ข้อความนี้สามารถยืนยันได้ด้วยข้อมูลต่อไปนี้ จากข้อมูลของ Siemens Business Services ผู้จัดการใช้เวลาทำงานมากถึง 80% ในการทำงานกับข้อมูล ใช้เวลาทำงานของพนักงานมากถึง 30% ในการสร้าง ค้นหา อนุมัติและส่งเอกสาร โดยเฉลี่ยเอกสารภายในแต่ละฉบับจะถูกคัดลอกโดยเฉลี่ย มากถึง 20 ครั้งและมากถึง 15 % ของเอกสารองค์กรที่สูญหายอย่างถาวร (ในขณะเดียวกันตามนิตยสาร ASAP พนักงานโดยเฉลี่ยจะใช้เวลาทำงานมากถึง 150 ชั่วโมงต่อปีในการค้นหาข้อมูลที่สูญหาย) นอกจากนี้ยังมีการประมาณการว่ามีการใช้จ่ายมากถึง 40% ในการทำงานกับเอกสาร ทรัพยากรแรงงานและมากถึง 15% ของรายได้บริษัท

นั่นคือเหตุผล ประสิทธิภาพการจัดการขององค์กรและองค์กรอย่างน้อยที่สุดก็ขึ้นอยู่กับวิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องสำหรับปัญหาในการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูง การควบคุมการดำเนินการ รวมถึงการจัดระเบียบการจัดเก็บ การค้นหา และการใช้งานอย่างรอบคอบ ต้องเข้า การจัดการที่มีประสิทธิภาพเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และนำไปสู่การสร้าง ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)ซึ่งบทความนี้จะเน้นไปที่ วัตถุประสงค์หลักของบทความนี้คือเพื่อนำเสนอให้ผู้อ่าน Jet Info ทราบถึงสถานะปัจจุบันของตลาด EDMS ทั่วโลก แนวโน้มการพัฒนา รวมถึงตัวอย่างการใช้ EDMS จำนวนมากในโลก คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ EDMS โดยใช้แหล่งข้อมูลบนเว็บเฉพาะทางจำนวนมากพอสมควร (ทั้งภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ) เช่น www.document.ru, www.docflow.ru เว็บไซต์ของบริษัทผู้พัฒนา EDMS ฯลฯ .

แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วัตถุประสงค์ของ EDMS

ตามที่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรม การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึง: การสร้างเอกสาร การประมวลผล การส่งผ่าน การจัดเก็บ การส่งออกข้อมูลที่หมุนเวียนในองค์กรหรือองค์กร โดยอิงจากการใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไป การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นการจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสารระหว่างแผนกขององค์กรหรือองค์กร กลุ่มผู้ใช้ หรือผู้ใช้แต่ละราย ในเวลาเดียวกัน การเคลื่อนย้ายเอกสารไม่ได้หมายถึงการเคลื่อนไหวทางกายภาพ แต่เป็นการโอนสิทธิ์ในการใช้งานพร้อมการแจ้งเตือนผู้ใช้เฉพาะรายและการควบคุมการดำเนินการ

IDC ให้นิยามแนวคิดของ EDMS ดังนี้ (ความหมาย EDMS - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์): "EDMS จัดให้มีกระบวนการสร้าง จัดการการเข้าถึง และแจกจ่ายเอกสารจำนวนมากเข้ามา เครือข่ายคอมพิวเตอร์และยังให้การควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กรอีกด้วย บ่อยครั้งที่เอกสารเหล่านี้ถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บพิเศษหรือในลำดับชั้นของระบบไฟล์ ประเภทไฟล์ที่ ERMS รองรับโดยทั่วไป ได้แก่ เอกสารข้อความ รูปภาพ สเปรดชีต ข้อมูลเสียง ข้อมูลวิดีโอ และเอกสารบนเว็บ ความสามารถทั่วไปของ EDMS ได้แก่ การสร้างเอกสาร การควบคุมการเข้าถึง การแปลงข้อมูล และความปลอดภัยของข้อมูล"

วัตถุประสงค์หลักของ EDMS คือเพื่อจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนทำงานร่วมกับเอกสารเหล่านั้น(โดยเฉพาะการค้นหาทั้งตามคุณลักษณะและเนื้อหา) EDMS ควรติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร กำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร ความเคลื่อนไหวของเอกสารโดยอัตโนมัติ และยังควบคุมเวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยทั้งหมดอีกด้วย EDMS ที่ครอบคลุมต้องครอบคลุมวงจรการทำงานในสำนักงานทั้งหมดขององค์กรหรือองค์กร ตั้งแต่การกำหนดงานการสร้างเอกสารไปจนถึงการจัดเก็บในไฟล์เก็บถาวร และรับรองการจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ในทุกรูปแบบ รวมถึงเอกสารประกอบที่ซับซ้อน EDMS ควรรวมการไหลของเอกสารที่แตกต่างกันขององค์กรที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์เข้าไว้ด้วยกัน ระบบแบบครบวงจร. พวกเขาจะต้องจัดให้มีการจัดการเอกสารที่ยืดหยุ่น ทั้งผ่านการกำหนดเส้นทางการเคลื่อนย้ายที่เข้มงวดและผ่านการกำหนดเส้นทางเอกสารอย่างอิสระ EDMS ต้องใช้การสร้างความแตกต่างที่เข้มงวดในการเข้าถึงเอกสารต่างๆ ของผู้ใช้ โดยขึ้นอยู่กับความสามารถ ตำแหน่ง และอำนาจที่ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ EDMS จะต้องได้รับการปรับแต่งให้เข้ากับโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่และระบบการจัดการบันทึกขององค์กร ตลอดจนบูรณาการเข้ากับระบบองค์กรที่มีอยู่

ผู้ใช้หลักของ EDMS คือองค์กรภาครัฐขนาดใหญ่ องค์กร ธนาคาร องค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ และโครงสร้างอื่นๆ ทั้งหมดที่มีกิจกรรมร่วมกับเอกสารที่สร้าง ประมวลผล และจัดเก็บจำนวนมาก

คุณสมบัติพื้นฐานของ EDMS

ความเปิดกว้าง

EDMS ทั้งหมดสร้างขึ้นบนพื้นฐานแบบโมดูลาร์ และอินเทอร์เฟซ API ของพวกมันนั้นเปิดอยู่ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันใหม่ให้กับ EDMS หรือปรับปรุงฟังก์ชันที่มีอยู่ได้ ปัจจุบันการพัฒนาแอปพลิเคชันที่รวมเข้ากับ EDMS ได้กลายเป็นธุรกิจประเภทหนึ่งในอุตสาหกรรม การผลิตภาคอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์และบริษัทที่สามหลายแห่งพร้อมที่จะนำเสนอบริการของตนในตลาดส่วนนี้ ความสามารถในการเพิ่มโมดูลจำนวนมากจากบริษัทที่สามไปยัง EDMS ค่อนข้างง่ายดายจะขยายโมดูลเหล่านั้นได้อย่างมาก ฟังก์ชั่น. ตัวอย่างเช่น โมดูลสำหรับการป้อนเอกสารจากเครื่องสแกน การสื่อสารด้วย โดยอีเมล, พร้อมโปรแกรมส่งต่อแฟกซ์ เป็นต้น

บูรณาการกับแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ในระดับสูง

คุณสมบัติที่สำคัญของ EDMS คือ ระดับสูงบูรณาการกับแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ผ่านการใช้เทคโนโลยี OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPIฯลฯ และเมื่อทำงานกับเอกสารโดยตรง ไม่จำเป็นต้องใช้ยูทิลิตี้ EDMS เลย ผู้ใช้จัดการกับโปรแกรมแอปพลิเคชันทั่วไปเท่านั้น: ในขณะที่ติดตั้งส่วนไคลเอนต์ของ EDMS โปรแกรมแอปพลิเคชันจะได้รับการเสริมด้วยฟังก์ชันและองค์ประกอบเมนูใหม่ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ MS Word เมื่อเปิดไฟล์ จะเห็นไลบรารีและโฟลเดอร์ที่มีเอกสาร EDMS ทันที (จากจุดที่เขาเลือกเอกสารที่ต้องการ) เมื่อบันทึก เอกสารจะอยู่ในฐานข้อมูล EDMS โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับโปรแกรมสำนักงานและโปรแกรมพิเศษอื่นๆ

ควรสังเกตด้วยว่า EDMS ทั่วไปส่วนใหญ่ใช้การผสานรวมกับระบบ ERP ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด (โดยเฉพาะ SAP R/3, Oracle Applications ฯลฯ) ความสามารถในการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันต่างๆ เป็นหนึ่งในคุณสมบัติเฉพาะของ EDMS ด้วยเหตุนี้ EDMS จึงสามารถทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ขององค์กรได้ จึงเป็นการสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบงานสำนักงานในองค์กร นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมบางคนถึงกับเชื่อว่า EDMS อาจกลายเป็นพื้นฐานของระบบข้อมูลองค์กรขององค์กรหรือองค์กรได้ (มีความคิดเห็นอื่น ๆ )

คุณสมบัติการจัดเก็บเอกสาร

EDMS ดำเนินงานบนพื้นฐานของสถาปัตยกรรมแบบกระจายเป็นหลัก และใช้เทคโนโลยีที่หลากหลายในการรวบรวม จัดทำดัชนี จัดเก็บ ค้นหา และดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS ส่วนใหญ่ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบมีลำดับชั้น (ตามหลักการ "ตู้/ชั้นวาง/โฟลเดอร์") เอกสารแต่ละฉบับจะถูกวางในโฟลเดอร์ซึ่งจะอยู่บนชั้นวาง ฯลฯ ไม่จำกัดจำนวนระดับการซ้อนเมื่อจัดเก็บเอกสาร เอกสารเดียวกันสามารถเป็นส่วนหนึ่งของหลายโฟลเดอร์และชั้นวางได้โดยใช้กลไกการเชื่อมโยง (เอกสารต้นฉบับในกรณีนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงและจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่กำหนดโดยผู้ดูแลระบบ EDMS) EDMS จำนวนหนึ่งใช้ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่ทรงพลังยิ่งขึ้นโดยการจัดระเบียบลิงก์ระหว่างเอกสาร (ลิงก์เหล่านี้สามารถสร้างและแก้ไขแบบกราฟิกได้)

เอกสารใดๆ ใน EDMS มีชุดคุณลักษณะที่แน่นอน (เช่น ชื่อเอกสาร ผู้เขียนเอกสาร เวลาที่สร้าง ฯลฯ) ชุดแอตทริบิวต์สามารถเปลี่ยนจากเอกสารประเภทหนึ่งเป็นอีกประเภทหนึ่งได้ (ภายในเอกสารประเภทหนึ่งยังคงไม่เปลี่ยนแปลง) ใน EDMS คุณลักษณะของเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ สำหรับการใช้งานเอกสารแต่ละประเภท โสตทัศนูปกรณ์สร้างเทมเพลตการ์ดโดยแสดงชื่อของคุณลักษณะเอกสารในรูปแบบกราฟิกที่ชัดเจน เมื่อป้อนเอกสารลงใน EDMS เทมเพลตที่จำเป็นจะถูกนำไปใช้และกรอกการ์ด (ป้อนค่าแอตทริบิวต์) เมื่อกรอกแล้ว บัตรจะเชื่อมโยงกับเอกสารนั้นเอง

ในกรณีส่วนใหญ่ ส่วนเซิร์ฟเวอร์ของ EDMS ประกอบด้วยส่วนประกอบทางลอจิคัลต่อไปนี้ (ซึ่งสามารถอยู่บนเซิร์ฟเวอร์เดียวหรือหลายเซิร์ฟเวอร์):

• การจัดเก็บคุณลักษณะของเอกสาร (การ์ด)
• การจัดเก็บเอกสาร
• บริการจัดทำดัชนีข้อความฉบับเต็ม

ที่เก็บเอกสารมักจะหมายถึงที่เก็บเนื้อหาเอกสาร การจัดเก็บแอตทริบิวต์และการจัดเก็บเอกสารมักจะรวมกันภายใต้ชื่อทั่วไป "ที่เก็บเอกสาร" ในการจัดเก็บแอตทริบิวต์ EDMS ส่วนใหญ่ใช้ DBMS Oracle, Sybase, MS SQL Server และ Informix ซึ่งให้การค้นหาเอกสารตามคุณลักษณะ

ในการจัดเก็บเนื้อหาของเอกสารโดยตรง EDMS ส่วนใหญ่จะใช้ไฟล์เซิร์ฟเวอร์ MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX ฯลฯ ในกรณีนี้ สามารถใช้สภาพแวดล้อมเครือข่ายที่ต่างกันได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลที่มีคุณลักษณะของเอกสารสามารถทำงานภายใต้ UNIX OS บนเครือข่าย TCP/IP และเอกสารต่างๆ ก็สามารถจัดเก็บภายใต้ Novell NetWare OS บนเครือข่าย IPX/SPX ได้ ควรสังเกตว่าข้อดีที่ยอดเยี่ยมของ EDMS คือการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดั้งเดิมและจดจำรูปแบบไฟล์ได้หลายรูปแบบโดยอัตโนมัติ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ การจัดเก็บเอกสารพร้อมกับคุณลักษณะในฐานข้อมูลได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น วิธีนี้มีข้อดีและข้อเสีย ข้อดีคือการเพิ่มขึ้นอย่างมากในความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร แต่ข้อเสียเปรียบหลักคือประสิทธิภาพการทำงานต่ำกับเอกสารที่มีข้อมูลที่เก็บไว้จำนวนมาก วิธีการนี้ยังต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งมี RAM และฮาร์ดไดรฟ์จำนวนมาก นอกจากนี้ หากฐานข้อมูลล้มเหลว การกู้คืนเอกสารที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลจะเป็นเรื่องยากมาก นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องเชื่อมโยงกับ DBMS เฉพาะอย่างเคร่งครัดอีกด้วย

คุณสมบัติของการกำหนดเส้นทางเอกสาร

โมดูล EDMS ที่รับผิดชอบการไหลของเอกสารมักเรียกว่าโมดูลการกำหนดเส้นทางเอกสาร โดยทั่วไป จะใช้แนวคิดของการกำหนดเส้นทางเอกสาร "ฟรี" และ "ยาก" ด้วยการกำหนดเส้นทาง "ฟรี" ผู้ใช้ที่เข้าร่วมในโฟลว์เอกสารสามารถเปลี่ยนเส้นทางที่มีอยู่สำหรับเอกสารได้ (หรือกำหนดเส้นทางใหม่) ตามดุลยพินิจของตนเอง ด้วยการกำหนดเส้นทาง "ยาก" เส้นทางในการส่งเอกสารได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด และผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม ด้วยการกำหนดเส้นทาง "ยาก" การดำเนินการเชิงตรรกะสามารถประมวลผลได้เมื่อเส้นทางเปลี่ยนแปลงเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าบางประการ (เช่น การส่งเอกสารไปยังฝ่ายบริหารเมื่อผู้ใช้รายใดรายหนึ่งใช้เกินสิทธิ์อย่างเป็นทางการของเขา) ใน EDMS ส่วนใหญ่ โมดูลการกำหนดเส้นทางจะรวมอยู่ในแพ็คเกจการจัดส่ง ใน EDMS บางตัวจะต้องซื้อแยกต่างหาก โมดูลการกำหนดเส้นทางที่มีคุณสมบัติครบถ้วนได้รับการพัฒนาและจัดหาโดยบุคคลที่สาม

การควบคุมการเข้าถึง

EDMS ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการกำหนดอำนาจและควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ในกรณีส่วนใหญ่จะใช้เพื่อกำหนดประเภทการเข้าถึงต่อไปนี้ (ชุดสิทธิ์ที่ระบุจะขึ้นอยู่กับ EDMS เฉพาะ):

• ควบคุมเอกสารได้อย่างสมบูรณ์
• สิทธิในการแก้ไขแต่ไม่ทำลายเอกสาร
• สิทธิ์ในการสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้
• สิทธิ์ในการใส่คำอธิบายประกอบเอกสาร แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือสร้างเวอร์ชันใหม่ได้
• สิทธิ์ในการอ่านเอกสารแต่แก้ไขไม่ได้
• สิทธิ์ในการเข้าถึงการ์ด แต่ไม่ใช่เนื้อหาของเอกสาร
• ขาดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารโดยสมบูรณ์ (ในขณะที่ทำงานกับ EDMS ทุกการกระทำของผู้ใช้จะถูกบันทึกไว้ ดังนั้นประวัติทั้งหมดของการทำงานกับเอกสารจึงสามารถควบคุมได้อย่างง่ายดาย)

ติดตามเวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยของเอกสาร

เมื่อผู้ใช้หลายคนทำงานกับเอกสารพร้อมกัน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานต่างๆ) ฟังก์ชั่นที่สะดวกมากของ EDMS คือการใช้เวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยของเอกสาร สมมติว่าผู้ดำเนินการสร้างเอกสารเวอร์ชันแรกและส่งต่อไปยังผู้ใช้รายถัดไปเพื่อตรวจสอบ ผู้ใช้คนที่สองเปลี่ยนเอกสารและสร้างตามเอกสารนั้น เวอร์ชั่นใหม่. จากนั้นเขาก็ส่งต่อเวอร์ชันของเอกสารไปยังผู้ใช้รายที่สามซึ่งเป็นผู้สร้างเวอร์ชันที่สามให้กับหน่วยงานถัดไป หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง เมื่ออ่านความคิดเห็นและการแก้ไข ผู้ดำเนินการเอกสารคนแรกจะตัดสินใจแก้ไขเวอร์ชันต้นฉบับ และบนพื้นฐานของเวอร์ชันดังกล่าว จะสร้างการโค่นล้มเวอร์ชันแรกของเอกสาร ข้อดีของ EDMS คือความสามารถในการติดตามเวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยของเอกสารโดยอัตโนมัติ (ผู้ใช้สามารถกำหนดเวอร์ชัน/เวอร์ชันย่อยของเอกสารที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามลำดับหรือเวลาที่สร้างได้เสมอ)

ความพร้อมใช้งานของยูทิลิตี้สำหรับการดูเอกสารในรูปแบบต่างๆ

EDMS ส่วนใหญ่มียูทิลิตี้สำหรับการดูเอกสาร (ที่เรียกว่าโปรแกรมดู) ที่เข้าใจรูปแบบไฟล์หลายสิบรูปแบบ ด้วยความช่วยเหลือทำให้สะดวกมากในการทำงานโดยเฉพาะกับไฟล์กราฟิก (เช่นไฟล์รูปวาดในระบบ CAD) นอกเหนือจากชุดยูทิลิตี้การดูพื้นฐาน (รวมอยู่ใน EDMS แต่ละตัวแล้ว) คุณยังสามารถซื้อยูทิลิตี้เพิ่มเติมจากบุคคลที่สามที่ทำงานร่วมกับ EDMS ได้เป็นอย่างดี

การใส่คำอธิบายประกอบเอกสาร

เมื่อจัดระเบียบงานกลุ่มในเอกสาร ความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารมักจะมีประโยชน์มาก เนื่องจากในบางกรณี ผู้ใช้จะถูกลิดรอนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเอกสารในระหว่างกระบวนการอนุมัติ พวกเขาจึงสามารถใช้ความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบได้ ใน EDMS ส่วนใหญ่ คำอธิบายประกอบจะถูกนำไปใช้โดยรวมคุณลักษณะสำหรับคำอธิบายประกอบในการ์ดเอกสาร และโอนสิทธิ์ในการแก้ไขฟิลด์การ์ดดังกล่าวให้กับผู้ใช้ แต่วิธีแก้ปัญหาดังกล่าวไม่สามารถยอมรับได้เสมอไป (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารกราฟิก) ในเรื่องนี้ EDMS บางตัวมีฟังก์ชันที่เรียกว่า "ดินสอสีแดง" ซึ่งคุณสามารถระบุข้อบกพร่องในภาพได้อย่างชัดเจน เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ใช้ฟังก์ชัน "ดินสอสีแดง" มีให้บริการโดยบุคคลที่สามอย่างกว้างขวาง

รองรับโปรแกรมไคลเอนต์ต่างๆ

ไคลเอนต์ EDMS ส่วนใหญ่อาจเป็นพีซีที่ใช้ MS Windows หรือ Windows NT EDMS บางตัวยังใช้แพลตฟอร์ม UNIX และ Macintosh นอกจากนี้ EDMS สมัยใหม่ทั้งหมดยังช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารผ่านเว็บเนวิเกเตอร์มาตรฐานได้ เนื่องจากเว็บเนวิเกเตอร์สามารถโฮสต์บนแพลตฟอร์มไคลเอนต์ที่หลากหลาย จึงทำให้ง่ายต่อการแก้ไขปัญหาในการรับรองการทำงานของ EDMS ในสภาพแวดล้อมเครือข่ายที่ต่างกัน เมื่อใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต EDMS มีส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์อื่นที่รับผิดชอบในการเข้าถึงเอกสารผ่านเว็บเนวิเกเตอร์

การจำแนกประเภททั่วไปของ EDMS

แนวคิดอีซีเอ็ม

ปัญหาของการจำแนกประเภท EDMS ค่อนข้างซับซ้อนเนื่องจากมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วของตลาดสำหรับระบบเหล่านี้ นอกจากนี้ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2544 เป็นต้นมา แนวคิดนี้ก็เริ่มได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น "การจัดการเนื้อหาองค์กร - ECM"ไม่ใช่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ตาม Forrester TechRankings) ภาคเรียน อีเอสเอ็มปรากฏขึ้นพร้อมกับหัตถ์แสงของสมาคมการค้า เอ ไอ ไอ เอ็ม อินเตอร์เนชั่นแนลและครอบคลุมระบบการจัดการข้อมูลองค์กรทั้งหมด

ในเวลาเดียวกัน หาก Forrester Research กำหนด ECM เป็น แนวทางบูรณาการในการจัดการเอกสารและเนื้อหาเว็บแล้วสำหรับ บริษัทที่ปรึกษา ECM การจัดการเนื้อหาระดับองค์กรของ Doculabs คือ "หมวดหมู่ที่รวมความสามารถของระบบการจัดการเอกสารระดับองค์กรและระบบการจัดการเนื้อหา เข้ากับความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตเต็มรูปแบบของเนื้อหาระดับองค์กร (โดยมีจำนวนประเภทเนื้อหาที่เพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง)"

จากมุมมองของนักวิเคราะห์อุตสาหกรรม แนวคิด ECM ให้ประโยชน์ทางธุรกิจมากมาย ระบบ ECM ที่รวมเทคโนโลยีที่มุ่งเน้นเนื้อหาและกระบวนการทั้งหมดภายในองค์กร มอบโครงสร้างพื้นฐานทั่วไปสำหรับการจัดการโฟลว์เอกสาร ช่วยลดความจำเป็นในการปรับใช้และสนับสนุนเทคโนโลยีที่หลากหลายเพื่อปรับใช้ฟังก์ชันทางธุรกิจต่างๆ สาระสำคัญของแนวทางนี้ (หรือที่เรียกว่าโครงสร้างพื้นฐาน) คือเนื้อหาขององค์กรไม่ควรเป็นของแอปพลิเคชันหรือระบบเดียว ควรมีให้ใช้งานกับแอปพลิเคชั่นจำนวนมากและแจกจ่ายระหว่างกันอย่างอิสระ คุณสมบัติที่สำคัญของโครงสร้างพื้นฐาน ECM (ซึ่งรวมถึงแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องจากผู้ขายในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่) ก็คือ ความเป็นอิสระจากที่เก็บเนื้อหาสากลแห่งเดียว. โครงสร้างพื้นฐาน ECM รวมที่เก็บข้อมูลเฉพาะทาง (หรือดั้งเดิม) จำนวนมาก (แม้กระทั่งจากผู้ขายที่แข่งขันกัน) รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง ที่เก็บเอกสารผลิตภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์ อีเมล ที่เก็บเนื้อหาเว็บ ระบบไฟล์ และแม้แต่ DBMS ดังนั้น, โครงสร้างพื้นฐาน ECM จัดให้มีเลเยอร์การบูรณาการ (หรือการจำลองเสมือน) ทั่วไปสำหรับที่เก็บข้อมูลแต่ละแห่ง(ทำให้สามารถสอบถามได้จากทุกที่ทั่วทั้งองค์กร) จึงลดความจำเป็นในการรวมระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการเนื้อหาจากผู้ขายหลายราย นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของโครงสร้างพื้นฐาน ECM บริการการจัดการเนื้อหาขององค์กร เช่น การกำหนดส่วนบุคคล การควบคุมการเข้าถึง การจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ ฯลฯ ได้ถูกนำไปใช้ (ซึ่งทำให้การดูแลระบบและการบำรุงรักษาระบบ ECM ง่ายขึ้น)

ความสามารถของระบบ ECM สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภทหลัก:

คุณสมบัติการจัดการเนื้อหาทั่วไปซึ่งหมายถึงความสามารถในการจัดการวัตถุอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ (รูปภาพ เอกสารสำนักงาน กราฟิก ภาพวาด เนื้อหาเว็บ อีเมล วิดีโอ เสียง และมัลติมีเดีย) ระบบ ECM จัดเตรียมพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับวัตถุอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภทพร้อมบริการห้องสมุดต่างๆ (การสร้างโปรไฟล์เนื้อหา ฟังก์ชันเช็คอิน/เช็คเอาต์ การควบคุมเวอร์ชัน ลำดับเหตุการณ์การแก้ไข ความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร ฯลฯ) รวมถึงความสามารถในการ จัดการออบเจ็กต์ข้อมูลตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด

ฟังก์ชั่นการควบคุมกระบวนการซึ่งหมายถึงความสามารถในการทำให้เป็นอัตโนมัติและจัดการกระบวนการทางธุรกิจและขั้นตอนการทำงาน

บูรณาการกับระบบ ECM อื่น ๆซึ่งแสดงถึงความสามารถในการรวมระบบ ECM เข้ากับระบบ ERP ภายนอก แอปพลิเคชันสำนักงาน พื้นที่จัดเก็บเนื้อหา และ EDMS อื่นๆ การรวมระบบสามารถทำได้สำเร็จโดยใช้วิธีการที่หลากหลาย รวมถึงการใช้อินเทอร์เฟซเชิงวัตถุ (เช่น EJB) ตัวเชื่อมต่อ API เทคโนโลยีการรวมแอปพลิเคชันระดับองค์กร EAI (การรวมแอปพลิเคชันระดับองค์กร)และอื่น ๆ.

ควรสังเกตว่า ECM มีอยู่เป็นเพียงแนวคิดเท่านั้นและ โครงสร้างพื้นฐาน ECM ในปัจจุบันในระดับใหญ่ เป็นเพียงการดูโอกาสในการพัฒนาตลาด EDMS เท่านั้น. ตัวอย่างเช่น ผู้จำหน่ายในอุตสาหกรรมบางรายพูดคุยกันมากเกี่ยวกับการจัดการเนื้อหา แต่พวกเขามุ่งเน้นระบบของตนไปที่การจัดการเนื้อหาเว็บหรือเอกสารสำนักงานเท่านั้น นอกจากนี้ พวกเขายังขาดวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับวิธีสร้างโครงสร้างพื้นฐาน ECM แบบเปิดที่รวมพื้นที่เก็บข้อมูลเฉพาะทั่วทั้งองค์กร ตามที่นักวิเคราะห์จาก Doculabs (ซึ่งศึกษาโซลูชันของนักพัฒนาชั้นนำของระบบ EDMS) แม้ว่าผู้จำหน่ายจะตระหนักถึงความสำคัญของแนวคิด ECM แต่ก็ยังห่างไกลจากการนำแนวคิดนี้ไปใช้ในระบบของตนอย่างเต็มที่

การจำแนกประเภทของ EDMS

ตามที่นักวิเคราะห์ของ IDC ระบุว่าปัจจุบันมี EDMS ประเภทหลักดังต่อไปนี้ (EDMS บางตัวสามารถอยู่ในหลายประเภทพร้อมกันได้ เนื่องจากมีฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง):

EDMS มุ่งเน้นไปที่กระบวนการทางธุรกิจ (EDM กระบวนการทางธุรกิจ)เป็นพื้นฐานของแนวคิด ECM ระบบประเภทนี้ (EDMS) ได้รับการออกแบบสำหรับการใช้งานเฉพาะในแนวตั้งและแนวนอน (บางครั้งอาจมีการใช้งานทางอุตสาหกรรมด้วย) ระบบ EDMS ให้วงจรชีวิตเต็มรูปแบบในการทำงานกับเอกสาร รวมถึงการทำงานกับรูปภาพ การจัดการบันทึกและเวิร์กโฟลว์ การจัดการเนื้อหา ฯลฯ ระบบ EDMS ให้การจัดเก็บและการเรียกค้นเอกสาร 2 มิติในรูปแบบต้นฉบับ (รูปภาพ ไฟล์ CAD สเปรดชีต ฯลฯ) ) ด้วยความสามารถในการจัดกลุ่มออกเป็นโฟลเดอร์ มีความเห็นในหมู่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมบางรายว่า (ขึ้นอยู่กับรูปแบบการจัดทำดัชนีและแอปพลิเคชันที่ใช้) แนวทางที่เน้นเอกสารนี้สามารถให้ฟังก์ชันการทำงานของระบบ PDM ได้มากถึง 80% ในระบบ EDMS จำนวนหนึ่งโดยมีต้นทุนการดำเนินการที่ต่ำกว่า ผู้พัฒนาระบบ EDMS ที่มีชื่อเสียงมากที่สุด ได้แก่ Documentum (ระบบ Documentum), FileNet (ระบบ Panagon และ Watermark), Hummingbird (ระบบ PC DOCS) เป็นต้น ผู้จำหน่ายที่ประสบความสำเร็จในการจัดการเนื้อหามากกว่าบริษัทอื่น ๆ (เช่น Documentum และบริษัท FileNet) ได้มุ่งเน้นกิจกรรมของตนในการใช้งานฟังก์ชันดังกล่าวใน EDMS เช่น การจัดการเทมเพลต การจัดการการนำเสนอแบบไดนามิก และการเผยแพร่เนื้อหาเว็บ ควรสังเกตว่าแม้ว่าระบบ EDMS เกือบทั้งหมดจะมีการใช้งานพื้นที่เก็บข้อมูลและบริการห้องสมุดในระดับที่ดีสำหรับการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น รูปภาพและเอกสารสำนักงาน) แต่ระบบแต่ละระบบก็มีความเข้มแข็งที่สุดในพื้นที่ของตน ตัวอย่างเช่น ระบบจาก Open Text และ iManage มีการจัดการเอกสารสำนักงานที่ได้รับการพัฒนาอย่างดีที่สุด ในทางกลับกัน ระบบจาก Tower Technology, FileNet, IBM และ Identitech ก็มีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในการจัดการอิมเมจของผลิตภัณฑ์ที่มีปริมาณมาก

EDMS ขององค์กร (EDM ที่เน้นองค์กร)ระบบประเภทนี้มีโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร (พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้องค์กรทั้งหมด) สำหรับการสร้าง การทำงานร่วมกัน และการเผยแพร่เอกสาร ฟังก์ชันพื้นฐานของ EDMS ขององค์กรนั้นคล้ายคลึงกับฟังก์ชันของ EDMS ที่เน้นไปที่กระบวนการทางธุรกิจ ตามกฎแล้ว EDMS ขององค์กรไม่ได้มีไว้สำหรับใช้เฉพาะในอุตสาหกรรมเฉพาะหรือเพื่อการแก้ปัญหาในวงแคบเท่านั้น พวกเขากำลังถูกนำมาใช้เป็นเทคโนโลยีทั่วไปขององค์กร การพัฒนาและส่งเสริม EDMS ขององค์กรดำเนินการโดย Lotus (ระบบ Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (ระบบ LiveLink), Keyfile, Oracle (ระบบ Context), iManage เป็นต้น ตัวอย่างเช่น Open Text ระบบ Livelink ช่วยให้มั่นใจในการทำงานร่วมกันในเอกสารโครงการสำหรับผู้ใช้ภายนอกและภายใน ดำเนินการสนทนาออนไลน์ การวางแผนแบบกระจายและการกำหนดเส้นทางของเอกสาร ฯลฯ

ระบบการจัดการเนื้อหาระบบประเภทนี้จัดให้มีการสร้างเนื้อหา การเข้าถึงและการจัดการเนื้อหา การส่งมอบเนื้อหา (จนถึงระดับส่วนของเอกสารและออบเจ็กต์สำหรับการใช้ซ้ำและการรวบรวมในภายหลัง) การมีข้อมูลที่ไม่ใช่เอกสารแต่เป็นวัตถุขนาดเล็กทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันทำได้ง่ายขึ้น การจัดการเนื้อหาเว็บจำเป็นต้องมีความสามารถในการจัดการออบเจ็กต์เนื้อหาต่างๆ ที่อาจรวมอยู่ในการนำเสนอบนเว็บ (เช่น เพจ HTML และเว็บกราฟิก) นอกจากนี้ การจัดการเนื้อหาเว็บจำเป็นต้องมีความสามารถในการสร้างเทมเพลตการนำเสนอที่ใช้ในการนำเสนอเนื้อหาแบบไดนามิกและปรับแต่งเนื้อหาให้เป็นส่วนตัว (ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าตามความชอบของผู้ใช้ โปรไฟล์ ฯลฯ) ระบบการจัดการเนื้อหาจาก Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette และอื่นๆ เป็นที่รู้จักในตลาดโลก นอกจากนี้ FileNet, Tower และ Identitech ยังมีการจัดการเนื้อหาเว็บในระดับหนึ่งอีกด้วย ในทางกลับกัน IBM ใช้ฟังก์ชันการจัดการเนื้อหาเว็บโดยใช้โซลูชันจาก Interwoven และ Open Market (ผ่านการร่วมมือกับพวกเขา) และ Tower ได้รวมซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับโซลูชันการจัดการเนื้อหาเว็บจาก Stellent

ระบบการจัดการข้อมูล-พอร์ทัลระบบดังกล่าวจัดให้มีการรวบรวมข้อมูล การจัดการข้อมูล และการจัดส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ต/อินทราเน็ต/เอ็กซ์ทราเน็ต ด้วยความช่วยเหลือเหล่านี้ ความสามารถในการสะสม (และนำไปใช้) ประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมขององค์กรแบบกระจายนั้นเกิดขึ้นได้บนพื้นฐานของการใช้กฎเกณฑ์ทางธุรกิจ บริบท และข้อมูลเมตา พอร์ทัลยังให้การเข้าถึงผ่านเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐานไปยังแอปพลิเคชันอีคอมเมิร์ซจำนวนหนึ่ง (โดยปกติจะผ่านทางอินเทอร์เฟซของระบบ ERP) ตัวอย่างของพอร์ทัล ได้แก่ ระบบ Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station)

ระบบภาพด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ข้อมูลที่สแกนจากสื่อกระดาษจะถูกแปลงเป็น แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์(โดยปกติจะอยู่ในรูปแบบ TIFF) เทคโนโลยีนี้รองรับการแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จากเอกสารกระดาษและไมโครฟิล์มรุ่นเก่าทั้งหมด ฟังก์ชันพื้นฐานของระบบประมวลผลภาพมาตรฐาน ได้แก่ การสแกน การจัดเก็บ ความสามารถในการค้นหารูปภาพจำนวนหนึ่ง เป็นต้น

ระบบการจัดการขั้นตอนการทำงานระบบประเภทนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้กำหนดเส้นทางของเวิร์กโฟลว์ทุกประเภท (กำหนดเส้นทางเส้นทางไฟล์) ภายในกระบวนการทางธุรกิจที่มีโครงสร้างและไร้โครงสร้างขององค์กร ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร โดยปกติแล้วระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์จะซื้อเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน (เช่น ระบบ EDMS หรือระบบ PDM) ที่นี่เราสามารถสังเกตนักพัฒนาเช่นบริษัท Lotus (ระบบ Domino/Notes และ Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware ฯลฯ บริษัท FileNet และ IBM ยังมีการจัดการเวิร์กโฟลว์ในระดับที่ดีในโซลูชันของพวกเขา (ผ่านการผสานรวมกับ เวิร์กโฟลว์ซีรีส์ซอฟต์แวร์ MQ), Identitech, Tower (ผ่านการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ Plexus และ Staffware), Gauss (ผ่านการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ Staffware) ฯลฯ

สามารถเสริมการจำแนกประเภทของ EDMS ที่เสนอโดย IDC ได้ รวมถึงระบบการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร. ส่วนตลาดซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกขององค์กรมีอายุประมาณ 5 ปีแล้ว บันทึกขององค์กรได้รับการแก้ไขทันเวลาและไม่เปลี่ยนแปลง พวกเขาให้หลักฐานการทำธุรกรรมทางธุรกิจ สิทธิและภาระผูกพันต่างๆ ฯลฯ ผู้ใช้องค์กรจะต้องตัดสินใจด้วยตนเองว่าเนื้อหาใดที่ควรทำเป็นบันทึกขององค์กร (การตัดสินใจนี้ต้องมีการประเมินความต้องการในอนาคตของธุรกิจของพวกเขา) โซลูชันระดับองค์กรที่ต้องการการเก็บรักษาเนื้อหา ได้แก่ ระบบธุรกิจหลัก รวมถึง ERP และระบบบัญชี ระบบอีเมล (เช่น MS Exchange) ระบบการจัดการการรายงานและเอาต์พุต ระบบอีคอมเมิร์ซ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน (ระบบการจัดการโครงการ) การประชุมออนไลน์ ฯลฯ) ตัวอย่างของระบบการจัดการบันทึกรวมถึงซอฟต์แวร์ การจับกุมจากทาวเวอร์ซอฟต์แวร์ ไอริมส์จาก OpenText และ สำคัญที่สุดโดย TrueArc

ฟังก์ชันการจัดการบันทึกที่สำคัญหลายอย่างใน EDMS ไม่เคยมีมาก่อน (เช่น ฟังก์ชันการจัดหมวดหมู่) วิธีการลบบันทึกและดัชนีทางกายภาพเมื่อสิ้นสุดวงจรชีวิต (หากจำเป็น) ก็ไม่ได้ถูกนำมาใช้เช่นกัน ตามข้อมูลของกลุ่ม Gartner ผู้ใช้ระดับองค์กรจำเป็นต้องเสริมเว็บไซต์ของตนด้วยฟังก์ชันการทำงานของระบบการจัดการบันทึก นักพัฒนาระบบการจัดการเนื้อหาเว็บจำนวนหนึ่งเพื่อรองรับเรกคอร์ดของเว็บไซต์กำลังขยายฟังก์ชันการทำงานของตนด้วยความช่วยเหลือจากระบบการจัดการเรกคอร์ด งานในทิศทางนี้เริ่มสังเกตเห็นได้ชัดเจนเป็นพิเศษในปี 2545 ตัวอย่างเช่น บริษัท Stellent ได้รวมซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาเข้ากับระบบการจัดการบันทึก Foremost จาก TrueArc (ควรสังเกตว่าการรวมซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกเข้ากับ EDMS นั้นยากมาก เนื่องจาก เป็นสิ่งจำเป็นในการแก้ปัญหาความซ้ำซ้อนของฟังก์ชันและที่เก็บข้อมูล) ด้วยการบูรณาการนี้ ทำให้สามารถบันทึก "สแนปชอต" ของเว็บไซต์และจัดการได้เหมือนกับการบันทึก คุณสมบัติที่น่าสนใจ เช่น หน้าจอการบันทึกที่พบในระหว่างการทำธุรกรรมออนไลน์ก็ถูกนำมาใช้เช่นกัน (เช่น ในซอฟต์แวร์ WebCapture จาก Tower Technology) Open Text เข้าซื้อกิจการบริษัทระบบจัดการบันทึกข้อมูล PS Software และรวมซอฟต์แวร์ iRIMS ของตนเป็นโมดูลในซอฟต์แวร์ LiveLink Documentum, IBM และ Interwoven (ในบรรดาผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาอื่นๆ) ยังเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของระบบการจัดการบันทึกลงในซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาอีกด้วย

ผู้ใช้ระดับองค์กรจำนวนมากต้องการรวบรวมข้อมูลจากแอปพลิเคชันต่างๆ ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน และสร้างรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถนี้จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ใช้ระบบ ERP (ซึ่งมักจะรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก แต่อาจไม่สามารถสร้างรายงานที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างยืดหยุ่นเสมอไป)

นั่นคือเหตุผลที่เรียกว่า ระบบการจัดการผลผลิต (OMS)วัตถุประสงค์หลักคือการสร้างเอกสารเอาต์พุต ระบบ OMS บางระบบยังรวมไปถึงการเก็บถาวรและการจัดเก็บรายงานและเอกสารที่ส่งออกในระยะยาวอีกด้วย ในเรื่องนี้ ระบบ OMS จำนวนมากถูกจัดประเภทโดย Gartner Group เป็น ระบบจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารแบบรวม (IDARS - ระบบเก็บและเรียกค้นเอกสารแบบรวม). อย่างไรก็ตาม เหตุผลหลักที่ทำให้ระบบ OMS ได้รับความนิยมยังคงเป็นช่องทางการตลาดที่พวกเขาครอบครอง - การสร้างเอกสารและรายงานใน ระบบข้อมูลองค์กรและองค์กรที่สร้างขึ้นโดยใช้ระบบ ERP ตามที่นักวิเคราะห์ของ Gartner Group หนึ่งในจุดอ่อนของระบบ ERP สมัยใหม่คือการจัดการการสร้างเอกสารเอาต์พุตที่ไม่ดีอย่างแม่นยำ (ผู้พัฒนาระบบ ERP มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงการทำงานของโมดูลหลักของซอฟต์แวร์มากกว่าปัญหา "รอง" ในการสร้างความมั่นใจ การสร้างรายงานผลลัพธ์ที่ไม่มีโอกาสทางการตลาดที่ดีในความเห็นของพวกเขา) การขาดแคลนระบบ ERP นี้เป็นปัจจัยหลักในการเกิดขึ้นและการพัฒนาอย่างรวดเร็วของตลาดระบบ OMS ระบบ OMS จำนวนหนึ่งรับผิดชอบเฉพาะการแจกจ่ายและการจัดส่งเอกสารเอาต์พุต (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ HTML, XML และ PDF) บ่อยครั้งที่ระบบ OMS ถูกรวมเข้ากับแพ็คเกจซอฟต์แวร์สแกนเอกสารและรูปภาพ คุณลักษณะที่เป็นประโยชน์ของระบบ OMS บางระบบคือการโต้ตอบกับระบบองค์กรแบบเดิม

นอกจากนี้ยังสามารถสังเกตได้ โมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พิเศษที่สร้างไว้ในระบบ ERP (SAP R/3, Baan ฯลฯ) อย่างไรก็ตาม ความสามารถของโมดูลเหล่านี้ค่อนข้างจำกัด เนื่องจากแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างระบบ ERP ที่เป็นสากลและทำงานได้อย่างสมบูรณ์

ประโยชน์ของการใช้ EDMS

จากข้อมูลของ Forrester Research พบว่า 38% ของบริษัทใน Fortune 500 เชื่อว่าการซื้อ EDMS สมัยใหม่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของตน ตามความคิดเห็นของนักวิเคราะห์อุตสาหกรรม (มีความคิดเห็นดังกล่าวค่อนข้างมากซึ่งแตกต่างกันในบางจุด) ประโยชน์สำหรับผู้ใช้องค์กรเมื่อ การนำ EDMS ไปใช้ค่อนข้างหลากหลาย ตัวอย่างเช่น ตามข้อมูลของ Siemens Business Services เมื่อใช้ EDMS:

• ผลผลิตของพนักงานเพิ่มขึ้น 20-25%;
• ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวรลดลง 80% เมื่อเทียบกับต้นทุนการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ

เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าจะได้รับผลประโยชน์ทางยุทธวิธีและเชิงกลยุทธ์เมื่อนำ EDMS ไปใช้ ผลประโยชน์ทางยุทธวิธีกำหนดโดยการลดต้นทุนเมื่อใช้ EDMS ที่เกี่ยวข้องกับ: การเพิ่มพื้นที่ว่างในการจัดเก็บเอกสาร ลดต้นทุนในการทำสำเนาและส่งมอบเอกสารที่เป็นกระดาษ การลดต้นทุนสำหรับบุคลากรและอุปกรณ์ ฯลฯ เชิงกลยุทธ์รวมถึงผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรหรือองค์กร ข้อดีเหล่านี้ได้แก่:

• การเกิดขึ้นของความเป็นไปได้ของการทำงานร่วมกันในเอกสาร (ซึ่งเป็นไปไม่ได้กับการจัดการบันทึกที่ใช้กระดาษ)
• การเร่งความเร็วอย่างมากในการค้นหาและเรียกค้นเอกสาร (ตามคุณลักษณะต่างๆ)
• ความปลอดภัยของข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากการทำงานใน EDMS จากเวิร์กสเตชันที่ไม่ได้ลงทะเบียนนั้นเป็นไปไม่ได้ และผู้ใช้ EDMS แต่ละรายจะได้รับมอบหมายสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของตนเอง
• เพิ่มความปลอดภัยของเอกสารและความสะดวกในการจัดเก็บเนื่องจากจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์บนเซิร์ฟเวอร์
• ปรับปรุงการควบคุมการดำเนินการของเอกสาร

การวิเคราะห์สถานะปัจจุบันของตลาด EDMS ทั่วโลก

การทบทวนทั่วไป

ตลาด EDS ทั่วโลกจะครบรอบ 20 ปีในไม่ช้า มีการแยกส่วนอย่างมาก เนื่องจากมีทั้งบริษัทไอทีที่มีชื่อเสียงระดับโลกและบริษัทที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก (หรือรู้จักเฉพาะในตลาดเฉพาะกลุ่มเท่านั้น) โดย การประมาณการต่างๆในโลกปัจจุบันมีแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์หลายร้อยรายการ (ซึ่งสามารถจัดประเภทเป็น EDMS) ได้ ซึ่งแตกต่างกันทั้งในด้านฟังก์ชันการทำงานและโซลูชันทางเทคโนโลยี บริษัทหลายร้อยแห่งทั่วโลกกำลังพัฒนาแอปพลิเคชันในด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีชื่อเสียงที่สุด ได้แก่ (เรียงตามตัวอักษร): ซอฟต์แวร์ ACS, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax เทคโนโลยี, Datawatch, Divine, Documentum, การสร้างภาพแบบไดนามิก, ซอฟต์แวร์ Eastman, Excalibur, FileNet, ซอฟต์แวร์ Hyland, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, ซอฟต์แวร์ Ixos, Jetform , คีย์ไฟล์, Kofax, Lotus Development, Microsoft, ระบบการจัดการ Mobius, Novell, OIT, OpenText, ซอฟต์แวร์ Optio, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, โซลูชั่น SER, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, ไซแมนเทค, ซอฟต์แวร์ทาวเวอร์, เทคโนโลยีทาวเวอร์, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies ฯลฯ

นักวิเคราะห์ของ IDC พิจารณาแนวโน้มของตลาดโลกสำหรับเทคโนโลยีการจัดการเอกสารและเนื้อหา ( เทคโนโลยีเอกสารและเนื้อหา - DCT) ค่อนข้างดี (รายงาน "การคาดการณ์และการวิเคราะห์แอปพลิเคชันเทคโนโลยีเอกสารและเนื้อหา, พ.ศ. 2543-2547") เนื่องจากความต้องการผู้ใช้องค์กรในการเติบโตอย่างต่อเนื่องในการปรับปรุงประสิทธิภาพของการทำงานโดยรวมกับเอกสารขององค์กร (ตาม GartnerGroup ในตอนท้าย ในปี 2544 มีผู้ใช้ EDMS ประมาณ 40 ล้านคน) ในรายงานนี้ IDC ระบุส่วนต่างๆ ของตลาด DCT ต่อไปนี้: EDMS เอง; ระบบการจัดการเนื้อหาสำหรับพอร์ทัลองค์กร และระบบการจัดการเนื้อหาสำหรับอีคอมเมิร์ซ จากข้อมูลของ IDC ตลาด DCT ทั่วโลกคาดว่าจะเติบโตจาก 1.1 พันล้านดอลลาร์ในปี 2542 เป็นเกือบ 4.4 พันล้านดอลลาร์ในปี 2547 โดยมีอัตรา CAGR ที่ 32% (เทียบกับ Document Management Market Review ของ IDC) และการคาดการณ์: 2541-2546" ในปี 2541 โดยปริมาณของตลาด EDMS ทั่วโลกอยู่ที่ประมาณ 750 ล้านดอลลาร์ ซึ่งรวมถึง 200 ล้านดอลลาร์สำหรับตลาดยุโรปตะวันตก) การพัฒนาตลาด DCT ยังได้รับการอำนวยความสะดวกด้วยการแพร่กระจายของอีคอมเมิร์ซและความต้องการที่เพิ่มขึ้นขององค์กรสำหรับเครื่องมือการเข้าถึงข้อมูลแบบรวมที่เข้ากันได้กับเว็บ ในขณะเดียวกัน ความต้องการของผู้บริโภคสำหรับเครื่องมือในการรวบรวม ค้นหา และวิเคราะห์ข้อมูลก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วเป็นพิเศษ ซึ่งช่วยให้สามารถประมวลผลคอลเลกชันไฟล์ข้อความ ไฟล์กราฟิก ไฟล์วิดีโอ และไฟล์เสียงที่ต่างกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จากข้อมูลของ IDC ยอดขาย EDMS ในปัจจุบันเป็นพื้นฐานของรายได้ในตลาด DCT อย่างไรก็ตาม กลุ่มแอปพลิเคชันอีคอมเมิร์ซยังคงเติบโตเร็วขึ้น ในปี พ.ศ. 2541-2542 ปริมาณของกลุ่มนี้เพิ่มขึ้น 143.1% สำหรับการเปรียบเทียบ ปริมาณเซ็กเมนต์ EDMS ในระหว่างช่วงเวลาที่อยู่ระหว่างการตรวจสอบเพิ่มขึ้นเพียง 19.5% และปริมาณเซ็กเมนต์แอปพลิเคชันสำหรับพอร์ทัลองค์กรเพิ่มขึ้น 64.6%

การคาดการณ์ล่าสุดของ IDC (สรุปการคาดการณ์และการวิเคราะห์ตลาดเทคโนโลยีเอกสารและเนื้อหา, พ.ศ. 2544-2548) ประเมินแนวโน้มของตลาดระบบการจัดการเอกสารและเนื้อหาทั่วโลกในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำ (และด้วยการประเมินแนวโน้มการพัฒนาใหม่หลังเหตุการณ์ของ 11 กันยายน) และแม้ว่าตลาดโลกสำหรับระบบเหล่านี้ยังไม่ได้เติบโตอย่างผิดปกติถึง 89% (เช่นในปี 2543) แต่ IDC คาดการณ์แนวโน้มการพัฒนาที่ดี การคาดการณ์เบื้องต้นของไอดีซีอิงจากข้อมูลที่รวบรวมในปี พ.ศ. 2543 และไตรมาสแรกของปี พ.ศ. 2544 โดยคาดว่าตลาดจะเติบโตในอัตราร้อยละ 47.2 ต่อปี (จาก 2 พันล้านดอลลาร์ในปี พ.ศ. 2543 เป็นมากกว่า 14 พันล้านดอลลาร์ในปี พ.ศ. 2548) หลังเหตุโศกนาฏกรรมเมื่อวันที่ 11 กันยายน ได้มีการปรับคาดการณ์ลดลง นักวิเคราะห์ของไอดีซีเชื่อว่าแผนการของผู้ใช้ระดับองค์กรในการซื้อระบบการจัดการเอกสารและเนื้อหาจะถูกระงับไว้ในช่วงสามไตรมาสแรกของปี 2545 ตลาดคาดว่าจะฟื้นตัวภายในสิ้นปี 2545 และระหว่างปี 2546-2548 จากข้อมูลของ Gartner Group ความต้องการระบบการจัดการเอกสารระดับองค์กรจะยังคงดำเนินต่อไป แต่นักพัฒนาของพวกเขาอยู่ภายใต้แรงกดดันจากสภาวะตลาด (ต้องการการลดราคาเพิ่มเติม) การสร้างความแตกต่างของผลิตภัณฑ์อย่างต่อเนื่อง และความจำเป็นในการให้บริการความสามารถ VAR ความนิยมของพอร์ทัลจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ตามการคาดการณ์ของ IDC (รายงาน "การคาดการณ์และการวิเคราะห์ซอฟต์แวร์พอร์ทัลข้อมูลองค์กรทั่วโลก พ.ศ. 2544-2549") ปริมาณของตลาดซอฟต์แวร์ทั่วโลกสำหรับการสร้างองค์กร พอร์ทัลข้อมูล (พอร์ทัลข้อมูลองค์กร - EIP) จะเพิ่มขึ้นจาก 550.4 ล้านดอลลาร์ในปี 2544 เป็น 3.1 พันล้านดอลลาร์ในปี 2549 ในทางกลับกัน ตามการคาดการณ์ของ Gartner Group อัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปีของกลุ่มตลาดพอร์ทัลในอีก 5 ปีข้างหน้าจะอยู่ที่ 30% (ในขณะที่นักวิเคราะห์ Ovum พวกเขาเชื่อว่า เนื่องจากสถานการณ์ที่ยากลำบากในเศรษฐกิจโลกในปัจจุบัน โครงการริเริ่ม "พอร์ทัล" จำนวนมากจะถูก "วางบนชั้นวาง") ความสนใจในระบบการจัดการรูปภาพก็เพิ่มขึ้นอย่างมากเช่นกัน

นักวิเคราะห์ของ IDC ก็ไม่ได้เพิกเฉยต่อตลาดบริการในด้านการจัดการเนื้อหาและเอกสาร (รายงาน "การคาดการณ์ตลาดบริการการจัดการเนื้อหาและเอกสาร พ.ศ. 2544-2549") จากข้อมูลของไอดีซี ตลาดนี้จะเพิ่มขึ้นทุกปีด้วยอัตราการเติบโตเฉลี่ย 44% สู่ระดับ 24.4 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2549 รายชื่อบริการดังกล่าวของไอดีซีประกอบด้วยบริการการวางแผนและการออกแบบ ตลอดจนบริการดำเนินการ การฝึกอบรม และสนับสนุนที่มอบให้กับลูกค้าเพื่อช่วยเหลือพวกเขา จัดการเนื้อหาองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตามความคิดเห็นทั่วไปของนักวิเคราะห์ ความสำคัญของการแนะนำ EDMS สมัยใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจที่ประสบความสำเร็จยังคงอยู่ และในอนาคตอันใกล้ความสำคัญของสิ่งเหล่านี้จะเพิ่มขึ้นเท่านั้น

แนวโน้มหลักในการพัฒนาตลาด EDMS ทั่วโลก

การพัฒนาตลาดเพิ่มเติม การควบรวมกิจการ การเกิดขึ้นของผู้เข้าร่วมใหม่ในตลาด ข้อเสนอที่แตกต่างจากผู้เข้าร่วมตลาด

การควบรวมและซื้อกิจการยังคงดำเนินต่อไปในตลาด EDMS โดยส่วนใหญ่โดยบริษัทไอทีที่มีชื่อเสียงระดับโลก (Oracle, Microsoft, SAP, Baan ฯลฯ) ซึ่งได้เข้าสู่กิจกรรมใหม่ กระบวนการดูดซับนักพัฒนา EDMS โดยบริษัทไอทีขนาดใหญ่และการบูรณาการเทคโนโลยีเข้ากับโซลูชั่นของพวกเขาเองได้กลายเป็นที่สังเกตได้ชัดเจน ตัวอย่างเช่นในเดือนเมษายน พ.ศ. 2544 Microsoft ได้เข้าซื้อกิจการ Ncompass Labs (แวนคูเวอร์ แคนาดา) ผู้พัฒนาระบบจัดการเนื้อหาเว็บความละเอียดซึ่งกลายเป็นพื้นฐานสำหรับ Microsoft Content Management Server 2001 ซึ่งเปิดตัวเมื่อต้นเดือนสิงหาคม พ.ศ. 2544 ผู้จำหน่ายระบบการจัดการเว็บ - สร้างเนื้อหา การเป็นพันธมิตรกับผู้พัฒนาพอร์ทัล (หรือเข้าซื้อกิจการ) ในกรณีนี้ ผลการทำงานร่วมกันชนิดหนึ่งเกิดขึ้นระหว่างระบบการจัดการเนื้อหาเว็บและพอร์ทัล (การบรรจบกันของระบบการจัดการเนื้อหาเว็บและพอร์ทัลดังกล่าวจะสร้างงานกลุ่มรูปแบบใหม่) ความร่วมมือได้เริ่มก่อตัวขึ้นระหว่างผู้พัฒนาระบบการจัดการเอกสารและเนื้อหา และผู้จำหน่ายระบบจัดการรูปภาพ (เช่น Artesia และ Vignette)

ผู้ค้าหลายรายกำลังสร้างความแตกต่างให้กับข้อเสนอของตนและพัฒนาหรือปรับปรุงองค์ประกอบขั้นตอนการทำงานของตนเอง ในกรณีนี้ เช่น กับ Oracle ซึ่งเพิ่มส่วนประกอบการไหลของเอกสารให้กับซอฟต์แวร์ Oracle Applications Suite ผู้พัฒนาระบบ ERP สำหรับองค์กรขนาดกลาง JBA International (www.jbaworld.com) ยังได้เพิ่มโมดูลการไหลของเอกสารเข้าสู่ระบบอีกด้วย ในเวลาเดียวกัน Lotus Development นำเสนอระบบการจัดการเอกสาร ซึ่งสามารถใช้เพื่อทำให้แอปพลิเคชันการบริการลูกค้าบน Domino เป็นอัตโนมัติ ในเดือนกันยายน พ.ศ. 2544 Vignette ได้เปิดตัว Vignette Content Suite V6 ซึ่งรวมเอาการจัดการเนื้อหาเว็บแบบสแตนด์อโลนก่อนหน้านี้ การปรับแต่งส่วนบุคคล การรวมแอปพลิเคชัน การรวมและการเผยแพร่เนื้อหา และการวิเคราะห์และการรายงานปริมาณการใช้เว็บไซต์

การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันทั่วไปขององค์กร

การบูรณาการข้อมูลและแอปพลิเคชันขององค์กรถือเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจเผชิญอยู่ในปัจจุบัน และจะเป็นความท้าทายต่อไปในอนาคต ตามที่นักวิเคราะห์ของ IDC (รายงาน "การอยู่รอดของการเปลี่ยนผ่าน eBusiness: กลยุทธ์สำหรับการจัดการข้อมูลองค์กร") ในยุคนี้ ธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะองค์กรที่วางแผนกลยุทธ์ในการจัดการข้อมูลองค์กรอย่างรอบคอบที่สุดเท่านั้นที่จะประสบความสำเร็จ ( การจัดการข้อมูลองค์กร - EIM). เป้าหมายของกลยุทธ์ EIM สำหรับองค์กรใดๆ ก็คือเพื่อให้เข้าถึงความรู้และข้อมูลขององค์กรทั้งหมดได้ง่ายและรวดเร็ว และมีความสามารถในการจัดการข้อมูลองค์กรได้จากทุกที่ (ต้องเกี่ยวข้องและเข้าถึงได้ในทุกบริบท) องค์กรดังกล่าวจะต้องมีการบูรณาการอย่างลึกซึ้งของแอปพลิเคชันระดับองค์กรทั้งหมดเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน

ในเรื่องนี้ ความเป็นไปได้ในการรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันขององค์กรอื่นๆ (ทั้งของเราเองและนักพัฒนารายอื่นๆ) มีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ ตามรายงานของ IDC (รายงาน "การคาดการณ์และการวิเคราะห์ซอฟต์แวร์การรวมองค์กร พ.ศ. 2544-2548") ตลาดทั่วโลกสำหรับซอฟต์แวร์บูรณาการแอปพลิเคชันระดับองค์กรเติบโตขึ้น 88.4% ในช่วงปี 2542 ถึง 2543 จึงเป็นการยืนยันถึงความสำคัญของโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับองค์กร แม้ว่าอัตราการเติบโตจะลดลงในอีก 5 ปีข้างหน้าเนื่องจากความยากลำบาก สภาพเศรษฐกิจไอดีซีเชื่อว่าตลาดนี้จะยังคงแซงหน้าอุตสาหกรรมการพัฒนาซอฟต์แวร์ทั้งหมดจนถึงปี 2548 (โดยมีอัตราการเติบโตต่อปีที่ 43.9%)

แม้ว่าเศรษฐกิจจะตกต่ำในปัจจุบัน แต่นักวิเคราะห์ของ IDC เชื่อว่าองค์กรต่างๆ จะยังคงมีส่วนร่วมในโครงการบูรณาการด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

• การบูรณาการแอปพลิเคชันระดับองค์กรช่วยให้สามารถใช้ระบบที่ต่างกันที่ซับซ้อนได้ดีขึ้น
• ยังคงจำเป็นต้องมีระบบเดิมเพื่อทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันใหม่ๆ
• กระบวนการควบรวมกิจการอย่างต่อเนื่องในตลาดไอทีทั่วโลกกำลังบังคับให้องค์กรต่างๆ รวมแอปพลิเคชันเข้ากับระบบข้อมูลองค์กรที่ต่างกัน

ควรจะกล่าวว่าอุตสาหกรรมกำลังแก้ไขปัญหาอย่างแข็งขันในการรวมการพัฒนา EDMS และการบูรณาการเข้ากับระบบปฏิบัติการ แอปพลิเคชัน และสภาพแวดล้อมอินเทอร์เฟซต่างๆ ร่วมกัน (โดยเฉพาะกลุ่มความร่วมมือที่มีส่วนร่วมในเรื่องนี้ แนวร่วมการจัดการขั้นตอนการทำงานทำงานหนักเพื่อสร้างมาตรฐานที่เหมาะสม) ในปัจจุบัน บริษัทไอทีหลายสิบแห่งเสนอโซลูชันสำหรับการบูรณาการแอปพลิเคชันระดับองค์กร โดยใช้เทคโนโลยีที่แตกต่างกัน (และบางครั้งก็เข้ากันไม่ได้) ข้อเสนอที่หลากหลายนี้มักทำให้ยากสำหรับผู้ใช้ระดับองค์กรในการเลือกกลยุทธ์การรวมและผู้ให้บริการโซลูชันการรวมที่เหมาะสม

เป็นที่น่าสนใจที่จะทราบว่าวิธีการบูรณาการที่นำเสนอโดยผู้ให้บริการโซลูชันการรวมระบบก็มีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ปัจจุบันเลเยอร์การรวมหลัก (การจำลองเสมือน) ส่วนใหญ่เป็นอินเทอร์เฟซ API ที่จัดทำโดย ซัพพลายเออร์แต่เพียงผู้เดียวโครงสร้างพื้นฐานการจัดการเนื้อหาระดับองค์กร นั่นคือ แม้ว่าที่เก็บเนื้อหาจากหลายบริษัทจะบูรณาการเข้าด้วยกัน ผู้ให้บริการ API ก็กลายเป็นผู้จำหน่ายโครงสร้างพื้นฐานหลักสำหรับทั้งองค์กร อย่างไรก็ตาม ในอนาคตมีการวางแผนที่จะย้ายจากการบูรณาการผ่านอินเทอร์เฟซ API(ซึ่งขึ้นอยู่กับระบบ) เพื่อบูรณาการผ่านบริการเว็บตามการสื่อสารผ่านข้อความ XML โดยใช้คำศัพท์และโปรโตคอลที่ไม่ขึ้นอยู่กับระบบ (หนึ่งในคนแรกย้อนกลับไปในปี 2000 เป็นแนวคิดของบริการเว็บที่ส่งเสริมโดย Microsoft ใน .NET แนวคิดนี้ได้รับการสนับสนุนโดย Sun Microsystems, HP และ Oracle ซึ่งรวมถึงเครื่องมือและส่วนประกอบของบริการเว็บในแพลตฟอร์ม J2EE ของตนเอง) สิ่งนี้จะช่วยลดการพึ่งพาผู้จำหน่ายรายเดียวขององค์กร (หากจำเป็นต้องรวมแอปพลิเคชันขององค์กร) แม้ว่าจะต้องสร้างมาตรฐานใหม่ก็ตาม นักพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานการจัดการเนื้อหาระดับองค์กรวางแผนที่จะส่งมอบซอฟต์แวร์ของตนในรูปแบบบริการบนเว็บตั้งแต่ปี 2545 โดยใช้มาตรฐาน เช่น SOAP, ebXML หรือ UDDI นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมเชื่อว่า IBM และ Documentum อาจเป็นผู้ให้บริการโครงสร้างพื้นฐานเนื้อหาระดับองค์กรชั้นนำในอนาคต ทั้งสองบริษัทได้นำความสามารถด้านการค้นหาและการจัดการเนื้อหาแบบผสมผสานมาใช้กับพื้นที่เก็บข้อมูลหลายแห่งแล้ว ตัวอย่างเช่น Documentum ผสานรวมซอฟต์แวร์ Lotus Domino ในขณะที่ IBM ผสานรวมทั้งซอฟต์แวร์ Documentum 4i และ FileNet Panagon

ตัวอย่างของการบูรณาการคือ กิจกรรมร่วมกันบริษัท Documentum และ PricewaterhouseCoopers พวกเขารวมฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ Documentum 4i eBusiness Edition ทั้งหมดเข้ากับระบบ SAP/R3 ERP และซอฟต์แวร์ mySAP.com การผสานรวมนี้ช่วยให้ผู้ใช้ SAP R/3 สามารถสร้างข้อมูลสองทิศทางและช่องทางเนื้อหาระหว่างซอฟต์แวร์ SAP R/3 และเว็บไซต์ของบริษัท นอกจากนี้ การบูรณาการยังช่วยให้ผู้ใช้ SAP R/3 สามารถเก็บถาวรเนื้อหาสำหรับแพลตฟอร์ม Documentum 4i เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ SAP R/3 ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการบูรณาการ eConnector สำหรับ SAPพัฒนาโดย Documentum - ชุดบริการการจัดการเนื้อหาแบบรวมสำหรับสภาพแวดล้อม SAP R/3 นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างของการรวมซอฟต์แวร์ที่ "ราบรื่น" เอกสาร 4i แพลตฟอร์ม eBusinessด้วยซอฟต์แวร์ แอปพลิเคชัน Siebel eBusiness 7ซึ่งช่วยให้สามารถนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและเอกสารที่สะท้อนถึงประวัติความสัมพันธ์กับเขาได้แบบครบวงจร (เช่น จดหมาย ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ สัญญา เอกสารทางการเงินฯลฯ) เช่นเดียวกับการจัดการข้อมูลที่เผยแพร่นี้

ในทางกลับกัน Informative Graphics ได้รวม Brava! (โซลูชันการดูและคำอธิบายประกอบ Java) พร้อมซอฟต์แวร์ Documentum 4i eBusiness Edition ซึ่งช่วยให้คุณดูเอกสารและภาพวาดที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล Documentum ผ่านเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐาน และ IBM ได้รวมแอปพลิเคชันประมวลผลการโทร Corepoint เข้ากับซอฟต์แวร์ MQSeries Workflow

IDC เชื่อว่านักพัฒนาซอฟต์แวร์บูรณาการแอปพลิเคชันระดับองค์กรจะยังคงมีสถานะที่ดีสำหรับการเติบโตของรายได้ในตลาดนี้ในอีก 5 ปีข้างหน้า ผู้นำในหมู่พวกเขาจะเป็นผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ทางธุรกิจ แอพพลิเคชั่นเซิร์ฟเวอร์ และฐานข้อมูล

ความต้องการระบบ OMS ที่มั่นคง

เนื่องจากผู้ใช้ระบบ ERP ส่วนใหญ่ไม่ต้องการมีปัญหากับการสร้างและส่งออกรายงานและเอกสารต่างๆ ดังนั้น ความต้องการระบบ OMS จะยังคงแข็งแกร่งในระยะกลาง. Gartner Group คาดการณ์ว่าส่วนตลาดระบบการจัดการการรายงานและระบบการจัดการผลผลิตจะเติบโตที่ CAGR ที่ 30% ในปีต่อๆ ไป แรงผลักดันบางประการสำหรับการพัฒนาระบบ OMS จะได้รับจากการแพร่กระจายของธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีความต้องการอย่างมากในแง่ของความพร้อมใช้งานของการสร้างเอกสารเอาต์พุตแบบกระจายในระบบข้อมูลองค์กร

การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีในอุตสาหกรรม

มีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีบางอย่างใน EDMS ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ตัวอย่างเช่น EDMS ที่มีสถาปัตยกรรมไคลเอ็นต์-เซิร์ฟเวอร์แบบสองระดับกำลังถูกแทนที่ด้วย ระบบที่มีสถาปัตยกรรมสามชั้น. ระบบดังกล่าวจะง่ายกว่ามากในการผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ขององค์กรผ่านอินเทอร์เฟซ API (แม้ว่าความเป็นไปได้ของอินเทอร์เฟซ CORBA, COM/DCOM ฯลฯ จะยังคงอยู่ก็ตาม)

การเปลี่ยนแปลงที่โดดเด่นอีกประการหนึ่งคือ การจัดการเอกสารที่ง่ายขึ้นใน EDMS มากมาย แนวโน้มนี้เริ่มต้นเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาเมื่อ Lotus Development เปิดตัวซอฟต์แวร์ Domino ซึ่งให้การจัดการการแก้ไขที่มีต้นทุนต่ำสำหรับเอกสารพื้นฐาน ในปี 2000 Microsoft ก็เริ่มทำสิ่งเดียวกัน โดยทำงานเพื่อปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานในการจัดการเอกสารและความรู้ (ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ Tahoe) เนื่องมาจากโครงการสำนักงาน แอพพลิเคชั่นของไมโครซอฟต์มีฟังก์ชันการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐานให้บริการฟรี (ฟังก์ชันเดียวกันนี้ยังใช้ใน MS Site Server และซอฟต์แวร์ MS Exchange) ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์ Oracle iFS (Internet File System) ยังมีฟังก์ชันการตรวจสอบเวอร์ชันพื้นฐานและเช็คอิน/เช็คเอาต์ตาม Oracle8i DBMS ฟรีอีกด้วย

ตามที่นักวิเคราะห์จาก IDC และ GartnerGroup ระบุ ในอนาคตอันใกล้นี้ EDMS แบบดั้งเดิมจะเผชิญกับปัญหาบางประการ เนื่องจากผู้ให้บริการซอฟต์แวร์โครงสร้างพื้นฐาน (Lotus และ/หรือ Microsoft) จะนำเสนอฟังก์ชัน EDMS ที่ใช้เทคโนโลยีหลักของตน โดยไม่จำเป็นต้องลงทุนเพิ่มเติมใน การใช้งานแอปพลิเคชันการจัดการเอกสาร (ซึ่งมีค่าใช้จ่ายของตัวเอง) นอกจากนี้ ไอดีซียังคาดการณ์ (รายงาน "การคาดการณ์และการวิเคราะห์ตลาดแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกัน พ.ศ. 2543-2547") ว่าในอนาคตจะเห็นการเปลี่ยนแปลงจาก EDMS ที่ "บริสุทธิ์" ไปเป็นเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันที่มีองค์ประกอบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการความรู้ โซลูชันและข้อมูลการจัดการเนื้อหา (พอร์ทัล)

ควรสังเกตว่าขณะนี้ใน EDS ส่วนใหญ่เพื่อให้บรรลุความน่าดึงดูดใจของตลาด การพูดได้หลายภาษา.

การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าของผู้บริโภค

ฟังก์ชันการทำงานที่เพิ่มขึ้นของ EDMS ในปัจจุบันในหลายกรณีไม่ได้เป็นที่ต้องการของผู้บริโภค EDMS จำนวนมากมีฟังก์ชันการใช้งานที่มากเกินไป ซึ่งมักไม่จำเป็นในองค์กรทั่วไป เนื่องจากเหตุนี้ (ดังที่กล่าวข้างต้น) ฟังก์ชันการจัดการเอกสารพื้นฐานราคาไม่แพง(นำไปใช้ในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำนวนหนึ่งจาก Microsoft, Lotus, Oracle เป็นต้น) ดึงดูดผู้บริโภคมากขึ้นเรื่อยๆ.

ขณะเดียวกันก็ออกสู่ตลาด ความต้องการโซลูชัน EDMS แนวตั้งที่ซับซ้อนยังคงดำเนินต่อไปสำหรับยา การก่อสร้าง การประกันภัย และอุตสาหกรรมอื่นๆ อุตสาหกรรมจำนวนหนึ่ง (เช่น การผลิตอุปกรณ์ทางการแพทย์ วิศวกรรมการบินและอวกาศ การขนส่ง กฎหมาย ฯลฯ) โดยทั่วไปกำหนดให้มีการควบคุมเอกสารและเนื้อหาบางอย่างอย่างเข้มงวดเป็นพิเศษ

นักวิเคราะห์คาดการณ์ ความต้องการเทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์อย่างมากส่วนใหญ่ใช้สำหรับการรวมแอปพลิเคชันและระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

มันเริ่มน้อยลงเรื่อยๆ ความคิดยอดนิยมการเข้าซื้อกิจการ EDMS โดยผู้ใช้องค์กรจากบริษัทขนาดเล็กเป็นผลให้มีโอกาสที่ดีสำหรับการพัฒนาอย่างรวดเร็วของผู้จำหน่ายอุตสาหกรรมการพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่และมีชื่อเสียงในตลาดนี้

การพัฒนา EDMS บนอินเทอร์เน็ต

เงื่อนไขสำคัญสำหรับความสำเร็จของ EDMS ในตลาดโลกคือลักษณะที่มุ่งเน้นเว็บ ระบบการจัดการเนื้อหาเว็บเริ่มมีบทบาทสำคัญซึ่งฟังก์ชันการทำงานจะเพิ่มขึ้นในอนาคตเท่านั้น นักวิเคราะห์ของการ์ตเนอร์ กรุ๊ป คาดการณ์ว่าตลาดทั่วโลกสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาเว็บจะเพิ่มขึ้นจาก 4 พันล้านดอลลาร์ในปี พ.ศ. 2544 เป็น 6 พันล้านดอลลาร์ในปี พ.ศ. 2546 ยิ่งไปกว่านั้น ภายในสิ้นปี พ.ศ. 2545 บริษัทใน Global 2000 จำนวน 80% จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับระบบการจัดการเว็บ

การพัฒนา EDMS บนเว็บจะได้รับการอำนวยความสะดวกด้วยความนิยมที่เพิ่มขึ้นของการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตบนมือถือสำหรับการส่งเนื้อหาต่างๆ ไปยังอุปกรณ์มือถือผ่านระบบเหล่านี้ ดังนั้นขณะนี้ฟังก์ชันการเข้าถึงผ่านมือถือจึงถูกนำมาใช้ในระบบเหล่านี้ นอกจากนี้ การพัฒนาระบบการจัดการเนื้อหาเว็บจะถูกเร่งโดยความเชี่ยวชาญและการบูรณาการอย่างต่อเนื่องในอุตสาหกรรม การเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปจากเทคโนโลยีการจัดการเนื้อหาไปเป็นเทคโนโลยีการจัดการความรู้ก็เริ่มสังเกตเห็นได้ชัดเจนเช่นกัน

การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในการวางแนวตลาดของนักพัฒนา EDMS

การเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกในการวางแนวตลาดของนักพัฒนา EDMS กลายเป็นเรื่องสำคัญประจำวันนี้ตัวอย่างเช่น Documentum เริ่มต้นจากการเป็นบริษัทที่พัฒนาระบบการจัดการเอกสาร จากนั้นจึงพัฒนาเป็นบริษัทที่สร้างระบบการจัดการความรู้ และจากนั้นก็ระบบการจัดการเนื้อหา (ขั้นตอนต่อไปคือการนำแนวคิด ECM ไปใช้) และการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายในเวลาเพียง 18 เดือน ควรสังเกตว่าขณะนี้คำว่า "การจัดการเอกสาร" สามารถพบได้บนเว็บไซต์ของผู้จำหน่าย EDMS เพียงไม่กี่ราย (นักพัฒนา EDMS ส่วนใหญ่ไม่ใช้คำศัพท์นี้อีกต่อไป) แต่ไม่ว่าระบบเหล่านี้จะเรียกว่าอะไร - การจัดการเอกสารความรู้หรือเนื้อหา (โดยมีคำนำหน้า "e" อยู่ข้างหน้า) งานหลักของพวกเขายังคงแก้ปัญหาในการจัดการข้อมูลที่สำคัญขององค์กร

ซัพพลายเออร์ EDMS แบบเดิมกำลังทบทวนความคิดเห็นของตนเกี่ยวกับตำแหน่งของตนในตลาดบริษัทบางแห่งเริ่มผลิตโซลูชั่นสำหรับตลาดแนวตั้ง บริษัทอื่นๆ ยังคงพัฒนาแกนกลางของระบบของตนและเสนอให้นักพัฒนาซอฟต์แวร์รายอื่นๆ นำไปประกอบในผลิตภัณฑ์ของตน ส่วนบริษัทอื่นๆ ได้เริ่มพัฒนามิดเดิลแวร์ที่ให้การบูรณาการแอปพลิเคชัน (ระบบต่างๆ) การบัญชี, ระบบ MRP/ERP ต่างๆ, ระบบ CAD เป็นต้น) ผู้จำหน่าย EDMS ที่มีชื่อเสียงจำนวนหนึ่งอาจกลับมาที่ตลาดเฉพาะกลุ่มแนวตั้งอีกครั้ง ผู้จำหน่ายรายอื่นๆ จะขยายฟังก์ชันการทำงานของระบบของตนไปยังอินเทอร์เน็ต

นำเสนอโดยนักพัฒนา EDMS ชั้นนำสำหรับโซลูชันสากลสำหรับองค์กรขนาดใหญ่เพื่อจัดการข้อมูลองค์กรทั้งหมด

ผู้จำหน่าย EDMS กำลังย้ายออกจากกลุ่มแนวตั้งที่พวกเขาครอบครอง และกำลังพยายามนำเสนอโซลูชันทั่วไปสำหรับการจัดการเนื้อหาองค์กร พวกเขากำลังเปลี่ยนจากการนำเสนอโซลูชันสำนักงาน (ยังคงสร้างผลกำไรได้มากสำหรับพวกเขา) ไปสู่การนำโซลูชันระดับองค์กรที่สมบูรณ์มาใช้ (ตั้งแต่การประมวลผลอีเมลขาเข้าไปจนถึงอินทราเน็ต/เอ็กซ์ทราเน็ตและเนื้อหาอินเทอร์เน็ต) นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมตั้งข้อสังเกตว่าโครงการที่น่าประทับใจในการสร้างองค์กรที่ "ทำงานร่วมกันอย่างเต็มที่" (พนักงานทุกคนที่ใช้ความสามารถของ EDMS) ยังคงอยู่ในระดับของแนวคิดที่สวยงามเท่านั้น ปัจจุบันยุโรปตะวันตกใกล้เคียงกับการนำไปใช้มากที่สุด

การเพิ่มความเข้มข้นของกิจกรรมของนักพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อสร้างและส่งเสริมโซลูชันร่วมกัน

ตัวอย่างนี้คือการเปิดตัวโซลูชันร่วมกันในปี 2000 สำหรับการจัดการเนื้อหาข้อมูลในโซลูชัน B2B โดยใช้ซอฟต์แวร์ Documentum 4i eBusiness Edition และซอฟต์แวร์ ATG Dynamo (พัฒนาโดย Art Technology Group)

ร่วมกันพัฒนามาตรฐานอุตสาหกรรม

นี่เป็นแนวโน้มที่มั่นคงในการพัฒนาอุตสาหกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเราสามารถสังเกตงานในการสร้างโปรโตคอลการซิงโครไนซ์ข้อมูลแบบเปิด SyncML ซึ่งบริษัทต่างๆ เช่น IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion และ Starfish Software เข้าร่วม

การพัฒนาแนวคิด ECM

นี่เป็นเทรนด์ใหม่ในการพัฒนาอุตสาหกรรมทั้งหมด (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปี 2545) ในขณะเดียวกัน ECM ก็กลายเป็นเทคโนโลยีในระดับองค์กรมากกว่าในระดับแผนก วิธีที่ต้องการมากที่สุดในการเข้าถึงผู้ใช้ (ส่งข้อมูลให้พวกเขา) เมื่อใช้เทคโนโลยี ECM จะเป็นพอร์ทัล

ตลาด EDMS ของรัสเซีย

การทบทวนทั่วไป

ความต้องการขององค์กรและองค์กรต่างๆ ในรัสเซียในการเพิ่มประสิทธิภาพการรับส่งเอกสารยังคงมีสูงและยังคงเติบโตอย่างต่อเนื่อง ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีบริษัทหลายสิบแห่งปรากฏตัวในรัสเซียเพื่อพัฒนาและจัดหา EDMS ทั้งจากต่างประเทศและในรัสเซีย การพัฒนาของตัวเอง. การดำเนินการ EDMS ขนาดใหญ่ครั้งแรก (แม้ว่าโดยส่วนใหญ่จะเป็นแบบนำร่อง) ในรัสเซียนั้นมีอยู่แล้ว เราสามารถสรุปได้ว่ารากฐานของตลาดซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของรัสเซียได้ก่อตั้งขึ้นแล้ว จากข้อมูลของ IDC ปริมาณของตลาด EDMS ของรัสเซีย (EDMS ในประเทศและ EDMS ต่างประเทศ) ในปี 1999 มีมูลค่าประมาณ 2 ล้านเหรียญสหรัฐ ตามที่นักวิเคราะห์ระบุว่า ตั้งแต่ปี 1999 อัตราการเติบโตต่อปีของตลาด EDMS ของรัสเซียอยู่ที่อย่างน้อย 30% มีความเห็นว่าตั้งแต่ปี 1998 เป็นต้นมา ปริมาณของตลาด EDMS ของรัสเซียเพิ่มขึ้นเกือบสองเท่าต่อปี โอกาสสำหรับตลาด EDMS ของรัสเซียได้รับการปรับปรุงโดยการนำกฎหมายว่าด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ซึ่งจะสร้าง พื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการเผยแพร่ EDMS ในการปฏิสัมพันธ์ระหว่างองค์กร มีความคิดเห็นในหมู่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมจำนวนหนึ่งว่าปริมาณที่เป็นไปได้ของตลาด EDS ของรัสเซียนั้นมีมูลค่าหลายร้อยล้านดอลลาร์ (เมื่อพิจารณาจากการพัฒนาที่ประสบความสำเร็จของเศรษฐกิจรัสเซีย)

ควรสังเกตว่าขนาดที่เล็กของตลาด EDMS ของรัสเซียนั้นมีความเกี่ยวข้องไม่น้อยไปกว่าทั้งหมดกับความไม่มีนัยสำคัญของส่วนแบ่งของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการไหลของเอกสารโดยรวมขององค์กรและองค์กรของรัสเซีย (ซึ่งสามารถซื้อได้) EDMS ซึ่งมีราคาตั้งแต่หลายสิบถึงหลายแสนดอลลาร์) ในกรณีส่วนใหญ่ กระแสเอกสารกระดาษมีอิทธิพลเหนือองค์กรของรัสเซีย เหตุการณ์นี้อธิบายได้ไม่เพียงแต่โดยประเพณีและการอนุรักษ์นิยมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเงินที่ยากลำบากและด้วย เงื่อนไขทางเทคนิคองค์กรและองค์กรรัสเซียส่วนใหญ่ ควรจะกล่าวได้ว่ายังมีระบบต่างประเทศที่มีชื่อเสียงจำนวนหนึ่งในตลาดรัสเซีย (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes เป็นต้น) ในบรรดาซอฟต์แวร์ที่พัฒนาในประเทศ ระบบซอฟต์แวร์ต่อไปนี้และซัพพลายเออร์มีชื่อเสียงที่สุดในรัสเซีย: BOSS-Referent (IT); รหัส: การไหลของเอกสาร (สมาคม "รหัส"); Grand-dock (หินแกรนิต), ยูเฟรติส (เทคโนโลยีความรู้ความเข้าใจ); กรณี (EOS); LanDocs (ลานิท); โครน (อังเคย์); ออฟฟิศมีเดีย (อินเตอร์ทรัสต์); สำนักงานเอฟเฟกต์ (Garant International); N.System (ศูนย์เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์), LS Flow (Locia-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprokomLan), 1C: Document Flow และ 1C: Archive (1C), Circular และ VisualDOC (CenterInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) และอื่นๆ อีกมากมาย

ควรสังเกตว่า EDMS ภายในประเทศบางตัวถูกสร้างขึ้นในสภาพแวดล้อม Lotus Domino/Notes (เพื่อวัตถุประสงค์และเหตุผลส่วนตัวต่างๆ ซึ่งแพร่หลายในรัสเซีย): BOSS-Referent (IT), ตระกูลผลิตภัณฑ์ Cinderella และ DIS-Assistant ( สถาบันพัฒนามอสโก), ​​CompanyMedia และ OfficemMedia (InterTrust), N.System (ศูนย์เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์), การจัดการสำนักงาน (KSK) เป็นต้น

ตามการจัดหมวดหมู่ของ IDC EDMS ในประเทศส่วนใหญ่จะอยู่ในกลุ่มของระบบที่เน้นกระบวนการทางธุรกิจ (มักมีองค์ประกอบของการจัดการเวิร์กโฟลว์) แหล่งที่มาหลายแห่งทราบว่า EDMS ในประเทศส่วนใหญ่ใช้ฟังก์ชันต่อไปนี้:

• การประมวลผล/การจัดเก็บเอกสาร
• การจัดการขั้นตอนการทำงาน (การโอนเอกสารระหว่างนักแสดง)
• การควบคุมการดำเนินการด้านเอกสาร
• ค้นหาเอกสารตามคุณลักษณะและการค้นหาข้อความแบบเต็ม
• การทำงานกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกัน
• การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง
• การตัดจำหน่ายเอกสาร
• บูรณาการกับ ระบบภายนอกอีเมล ฯลฯ

ข้อได้เปรียบหลักของ EDMS ในประเทศคือการพิจารณาถึงลักษณะเฉพาะและประเพณีของรัสเซียในการทำงานกับเอกสาร (แต่เดิมสร้างขึ้นในตรรกะทางธุรกิจ)

แนวโน้มหลักในการพัฒนาตลาด EDMS ของรัสเซีย

เข้าสู่ตลาด EDMS ในประเทศของบริษัทไอทีที่มีหลายอุตสาหกรรม

ในบรรดาบริษัทไอทีของรัสเซียหลายร้อยแห่งที่ครองตำแหน่งในตลาดไอทีในประเทศอย่างมั่นคง บริษัทหลายอุตสาหกรรมขนาดใหญ่จำนวนหนึ่งให้ความสำคัญกับตลาด EDMS อย่างจริงจัง และกำลังกระจายกิจกรรมของตนโดยนำเสนอโซลูชันของตนเองในด้านระบบเอกสารอัตโนมัติ ที่นี่เราสามารถพูดถึงบริษัทต่างๆ เช่น IBS, Aquarius (บริษัทในเครือ Aquarius Consulting), R-Style, Lanit เป็นต้น (ไม่ต้องพูดถึงไอที)

ร่วมกันจัดทำมาตรฐาน EDMS

แถว บริษัท รัสเซีย(STC IRM, InterTrust, EOS) กำลังทำงานร่วมกันในด้านการกำหนดมาตรฐานของโปรโตคอลการโต้ตอบ EDMS ในเดือนเมษายน พ.ศ. 2545 พวกเขาได้จัดตั้ง “คณะทำงานเกี่ยวกับมาตรฐานพิธีสาร” ถาวรพิเศษขึ้นมาเพื่อจุดประสงค์นี้

ความสนใจที่เพิ่มขึ้นในตลาดรัสเซียของนักพัฒนาและซัพพลายเออร์ต่างประเทศของ EDMS

ความสนใจนี้แสดงให้เห็นจากการที่ผู้จำหน่าย EDMS ต่างประเทศเข้าสู่ตลาดรัสเซียผ่านทางบริษัทพันธมิตร ตามตัวอย่าง เราสามารถสังเกตบริษัท Hummingbird ของแคนาดา ซึ่งดำเนินการผ่านพันธมิตร นั่นคือบริษัท HBS ของรัสเซีย เพื่อส่งเสริมระบบ DOCS Open/Fusion ระบบการจัดการความรู้ Fulcrum เครื่องมือบูรณาการข้อมูล Genio และพอร์ทัล Hummingbird EIP FileNet ยังตัดสินใจเข้าสู่ตลาดรัสเซีย (โดยเฉพาะอย่างยิ่งด้วยความช่วยเหลือจากบริษัท Galaktika ซึ่งกลายเป็นหุ้นส่วนของ FileNet ในการส่งเสริม EDMS ของ Panagon สู่ตลาดรัสเซีย)

การพัฒนาโซลูชั่นแบบครบวงจร

การมีอยู่ของ EDMS หลายสิบตัวในตลาดรัสเซียทำให้นักพัฒนาต้องสร้างเครื่องมือสำหรับการบูรณาการ ตัวอย่างนี้คือการเปิดตัวโดย IT Co. ในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2545 ของเกตเวย์ XML ใน BOSS-Referent EDMS ซึ่งจะช่วยให้สามารถรวมเป็นหนึ่งเดียวได้ พื้นที่ข้อมูล EDMS สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์มต่างๆ และการใช้งาน รูปแบบที่แตกต่างกันข้อมูล.

ความร่วมมือและการส่งเสริมร่วมกันของโซลูชั่นแบบครบวงจร

เป็นที่น่าสนใจที่บริษัทรัสเซียบางแห่งเสนอ EDMS ในรูปแบบ OEM ที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าในคอมพิวเตอร์ของพันธมิตร ตัวอย่างนี้คือความร่วมมือของบริษัทไอทีในรัสเซียและ Inel-Data ซึ่งนำเสนอโซลูชันแบบครบวงจรแก่ลูกค้า ซึ่งเป็นเวอร์ชัน OEM ของ BOSS-Referent EDMS ที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าบน Excimer PC

ตัวอย่างการใช้งาน EDMS ในโลก

EDS ในการดูแลสุขภาพ

Geisinger Health System ตั้งอยู่ในแดนวิลล์ และให้บริการดูแลสุขภาพแก่ผู้คน 2 ล้านคนที่อาศัยอยู่ใน 31 เคาน์ตีในรัฐเพนซิลวาเนีย ตั้งแต่การให้การดูแลเบื้องต้นในพื้นที่ชนบทไปจนถึงขั้นตอนการวินิจฉัยและการรักษาที่ซับซ้อนที่ Geisinger Medical Center

Geisinger Health System ได้นำ EDMS มาใช้ ทาวเวอร์ ไอดีเอ็ม(แทนระบบ Document Imaging) ที่พัฒนาโดยบริษัท เทคโนโลยีทาวเวอร์ซึ่งบูรณาการเข้ากับระบบผู้ป่วยนอกที่ติดตั้งทั่วทั้งเครือข่ายคลินิกของ Geisinger Health System ในรัฐเพนซิลเวเนียตะวันตก ภาคกลาง และภาคตะวันออกเฉียงเหนือ บริการของ Geisinger ที่เกี่ยวข้องได้รับการเข้าถึงเอกสารทางการเงิน การแพทย์ การประกันภัย และการรายงานอย่างมีเสถียรภาพและเชื่อถือได้ ก่อนที่จะใช้ซอฟต์แวร์ TOWER ระบบของ Geisinger จะประมวลผลและจัดเก็บรูปภาพเอกสารได้มากถึง 2 ล้านภาพและรายงาน COLD 12,000 รายการต่อปี หลังจากใช้งานซอฟต์แวร์ TOWER คาดว่าจะเพิ่มปริมาณงานของระบบเป็น 4 ล้านอิมเมจ (เป็นปีแรกแล้ว) บันทึกการทำงานของพนักงาน Geisinger มากกว่า 7,000 คน การเข้ารับการรักษาในโรงพยาบาลเกือบ 24,000 ครั้งต่อปี และการไปพบแพทย์ของผู้ป่วย 1.4 ล้านราย

นอกจากนี้ Geisinger Health System ยังได้ติดตั้งซอฟต์แวร์อีกด้วย พอร์ทัลเอกสาร TOWERด้วยความช่วยเหลือซึ่งแพทย์ได้รับการเข้าถึงข้อมูลทางเว็บเกี่ยวกับผู้ป่วยหลายพันคน เนื่องจากระบบได้รับการขยายไปยังเว็บ เอกสารกระดาษแบบเดิมจึงถูกรวมเข้ากับข้อมูลเว็บ และสิ่งนี้ทำให้ Geisinger สามารถรวมขั้นตอนการจัดเก็บและการใช้ข้อมูลเข้าด้วยกันได้

EDS ในด้านเภสัชกรรม

Novartis เป็นบริษัทยาขนาดใหญ่ที่ก่อตั้งขึ้นในปี 1996 จากการควบรวมกิจการของบริษัท Sandoz และ Ciba ที่มีชื่อเสียงระดับโลกของสวิส กิจกรรมหลักอย่างหนึ่งของโนวาร์ทิสคือการวิจัยทางวิทยาศาสตร์เพื่อสร้างสิ่งใหม่ๆ ยา(โนวาร์ติสลงทุนมากกว่า 2.9 พันล้านฟรังก์สวิสต่อปีในพื้นที่นี้)

หลังจากการควบรวมกิจการ Novartis ประสบปัญหา - ความจำเป็นในการรวมแหล่งข้อมูลและความรู้ของทั้งสองก่อนหน้านี้ บริษัทอิสระและการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ควรสังเกตว่าสำหรับบริษัทยาใดๆ ปัญหาในการจัดการเอกสารสำหรับการสร้างยาต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ สำหรับ Novartis ต้นทุนของปัญหานี้ยังสูงกว่า เนื่องจากฝ่ายบริหารของ Novartis ค่อนข้างกังวลอย่างสมเหตุสมผลว่าหลังจากการควบรวมบริษัท ทรัพยากรข้อมูลจำนวนมากอาจสูญหาย (หรือทำซ้ำมากเกินไป) (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ไม่มีการโต้ตอบระหว่างทีมงานโครงการที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์ ที่ไม่เคยร่วมมือกันมาก่อน)

ก่อนการควบรวมกิจการ พนักงานของ Sandoz ได้จัดเก็บเอกสารการวิจัยในรูปแบบกระดาษบนพีซีและเซิร์ฟเวอร์ เครือข่ายองค์กรรวมถึงในแอปพลิเคชันที่ทำงานภายใต้ VMS OS พนักงาน Sandoz จำนวนมากไม่สามารถทำงานร่วมกับ VMS ได้อย่างมีประสิทธิภาพเนื่องจากความซับซ้อนของอินเทอร์เฟซผู้ใช้ ดังนั้น เพื่อเข้าถึงข้อมูลของนักวิทยาศาสตร์หรือกลุ่มนักวิจัยคนอื่น พนักงานเหล่านี้จึงถูกบังคับให้ติดต่อผู้เขียนทางโทรศัพท์ ส่งคำขอทางอีเมล หรือขอข้อมูลนี้ทางแฟกซ์ เอกสารการออกแบบมักทำซ้ำ นอกจากนี้ เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัทไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม ข้อมูล (ความรู้) ที่พวกเขาสร้างขึ้นก็กลายเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจ (หรือแม้กระทั่งสูญหาย)

สถานการณ์ที่คล้ายกันเกิดขึ้นที่ Ciba พนักงานยังใช้ทั้งเอกสารกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บไว้ในเครื่องพีซีในพื้นที่ เมื่อมีความจำเป็นต้องอธิบายยาตัวใหม่ เราต้องใช้เวลาทั้งวันในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (หรือสร้างมันขึ้นมาใหม่) ดังนั้นเวลาโดยรวมที่ยาตัวใหม่จะเข้าสู่ตลาดจึงเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งทำให้ความสามารถในการแข่งขันลดลง

ดังนั้น Novartis จึงต้องการค้นหาวิธีที่จะรวมและจัดการ แหล่งข้อมูลบริษัทอิสระสองแห่งก่อนหน้านี้ นอกเหนือจากคลังความรู้แล้ว Novartis ยังจำเป็นต้องมี EDMS ด้วยความช่วยเหลือซึ่งผู้บริหารระดับสูงของบริษัทสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับการวิจัยที่กำลังดำเนินการอยู่ และตัดสินใจเกี่ยวกับจำนวนเงินทุนของพวกเขาได้ นอกจากนี้ EDMS ควรใช้งานง่ายสำหรับพนักงานบริษัท

Novartis เลือก EDMS เป็นวิธีการแก้ปัญหา เอกสาร(ซึ่งเธอเริ่มใช้เป็นต้นแบบ EDMS ในปี 1994) โดยการจัดพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางขององค์กร - ด็อกเบส- (สำหรับเอกสารการวิจัยและโครงการทั้งหมด) Documentum EDMS ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลการวิจัยขององค์กรสำหรับแผนกต่างๆ ของ Novartis ทั่วโลก หลังจากการควบรวมกิจการของทั้งสองบริษัท เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Ciba และ Sandoz ก็ถูกโอนไปยังพื้นที่เก็บข้อมูล Docbase ปัจจุบัน Docbase เก็บเอกสารได้หลายหมื่นฉบับ เมื่อปลายปี 1998 จำนวนผู้ใช้ Documentum ที่ Novartis มีจำนวนถึง 1,000 คน

เมื่อพร้อมที่จะอธิบายยาใหม่ ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับสิ่งนี้จากนักพัฒนาจะได้รับการจัดทำรายการและจัดเก็บไว้ใน Docbase แล้ว (ต้องโอนไปยังระบบสมัครสมาชิกทั่วไปเท่านั้น) รายงานการวิจัยทั้งหมดจะถูกส่งด้วยวิธีมาตรฐานผ่าน Docbase (ซึ่งทำให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้นมาก) เมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบเอกสารการวิจัยก็สามารถตรวจสอบเอกสารทั้งหมดได้เพื่อไม่ให้งานซ้ำซ้อน รุ่นก่อนหน้าเอกสาร

Novartis ได้รับประโยชน์อย่างมากจากการนำ Documentum EDMS ไปใช้ ประการแรก ความเป็นไปได้ของการทำรายงานที่ซ้ำกันจะถูกกำจัด และค่าใช้จ่ายในการแจกจ่ายเอกสารและการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาโครงการวิจัยประจำปีจะลดลง ประการที่สอง ประหยัดได้สำเร็จเนื่องจากการแยกออกจากการทำงานของระบบ VMS แบบเดิม ซึ่งมีค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการบำรุงรักษา (โดยคำนึงถึงความสามารถของระบบที่พนักงานบริษัทจำนวนค่อนข้างน้อยใช้อย่างต่อเนื่อง) อย่างไรก็ตาม ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดสำหรับ Novartis มาจากการเพิ่มผลิตภาพโดยรวมสำหรับเจ้าหน้าที่วิจัยและผู้จัดการโครงการวิจัยของบริษัท ซึ่งขณะนี้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที

ผู้บริหารของ Novartis ประมาณการผลตอบแทนจากการลงทุนใน Documentum EDMS ทั้งหมดภายในสามปี

EDMS ในด้านการออกสินเชื่อ

GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) ให้บริการสินเชื่อที่มีหลักประกันเชิงพาณิชย์ และเป็นหนึ่งในบริษัทที่ใหญ่ที่สุดในสาขานี้ในสหรัฐอเมริกา (มีสำนักงาน 60 แห่ง ให้บริการสินเชื่อมากกว่า 47,000 แห่ง) ช่วงเวลานั้นมาถึงเมื่อ GMACCM ตัดสินใจนำ EDMS มาใช้ เนื่องจากการประมวลผลเอกสารจำนวนมาก ทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การควบคุมทำได้ยากขึ้นมาก

เพื่อแก้ไขปัญหาการจัดการเอกสาร GMACCM ได้ติดตั้ง EDMS ออนเบสการพัฒนาของบริษัท ซอฟต์แวร์ไฮแลนด์ซึ่งจัดการข้อมูลองค์กรทั้งหมด (เอกสาร MS Word และรูปภาพ, ตาราง Excel, ข้อความอีเมล, ไฟล์ PDF และรายงาน AS/400 มากกว่า 1,800 ประเภท) นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าบริษัทสามารถเข้าถึงเครือข่ายจัดเก็บข้อมูลใน OnBase บนเว็บได้ทั่วโลกแล้ว GMACCM ได้สร้างระดับการเข้าถึงข้อมูลของตนเอง (พร้อมอินเทอร์เฟซแบบกำหนดเอง) สำหรับแผนกพิเศษจำนวนหนึ่ง พนักงานบริษัทประมาณ 2,000 คนสามารถเข้าถึงระบบได้ทั่วโลก (การรับรองความถูกต้องดำเนินการในสภาพแวดล้อม Windows NT)

ปัจจุบันบริษัทประมวลผลเอกสารประมาณ 100,000 ฉบับต่อวัน (มากกว่า 20 สายงาน) ในเวลาเดียวกัน เอกสารประมาณ 3,600 ประเภท (90% ของเอกสารที่ได้รับ) จะถูกสแกนและประมวลผลในวันที่ได้รับและลงทะเบียน ซอฟต์แวร์ถูกใช้เพื่อสแกน ทำความสะอาดภาพเอกสาร อ่านบาร์โค้ด การจดจำตัวอักษรและจัดทำดัชนี จับภาพขึ้นการพัฒนาของบริษัท โคแฟกซ์. ในแต่ละขั้นตอนของการอนุมัติเอกสาร จะใช้เทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อนุมัติมันจากบริษัท ซิลานิส. ในเดือนสิงหาคม พ.ศ. 2544 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 2.3 ล้านหน้า (รวมมากกว่า 16 ล้านหน้า) ได้รับการจัดการโดยใช้ OnBase EDMS

EDMS ในด้านสาธารณูปโภค

Alliant Energy ซึ่งมีสำนักงานใหญ่ในเมืองเมดิสัน รัฐเวอร์จิเนีย ให้บริการ สาธารณูปโภคและให้บริการลูกค้ามากกว่า 1 ล้านรายในเขตมิดเวสต์ของสหรัฐอเมริกา เพื่อจัดการข้อมูลที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจหลักได้อย่างมีประสิทธิภาพ Alliant Energy จึงได้ซื้อ EDMS เอกสารบนพื้นฐานของการสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลทั่วไปขององค์กร

การใช้ Documentum EDMS ทำให้ Alliant Energy รวมศูนย์การจัดการข้อมูลและเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ ก่อนที่จะใช้ Documentum ทาง Alliant Energy ไม่สามารถสร้างดัชนีการค้นหาออนไลน์ได้ ในหลายกรณี พนักงานถูกบังคับให้ค้นหาสำเนาเอกสารที่เป็นกระดาษ เพื่อเผยแพร่การเปลี่ยนแปลงเอกสาร Alliant Energy ได้ใช้เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง (พัฒนาใน Visual Basic) ซึ่งสามารถตรวจสอบ ติดแท็ก และกำหนดเส้นทางเอกสารขาเข้าและขาออกได้ เอกสารที่ผ่านการตรวจสอบแล้วจะถูกวางแผนเพื่อขออนุมัติ เอกสารที่ได้รับอนุมัติจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล Documentum จากนั้นจึงแจกจ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์

แผนการในอนาคตของ Alliant Energy ในการใช้ Documentum รวมถึงการจัดการสัญญา การโต้ตอบ รายละเอียดงานต่างๆ และเอกสารอื่นๆ ที่ต้องมีการแก้ไขเป็นประจำ

EDMS ในด้านการจดสิทธิบัตร

กลุ่มกฎหมายทรัพย์สินทางปัญญาเมล็ดพันธุ์ซึ่งมีสำนักงานใหญ่ในซีแอตเทิลเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสิทธิบัตร เหตุผลประการหนึ่งในการแนะนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่น การทำงานร่วมกันและการสร้างภาพเอกสาร ก็คือความจำเป็นในการลดต้นทุนในการถ่ายเอกสารและแฟกซ์ ควรจะกล่าวได้ว่าก่อนหน้านี้ Seed Law Group ได้ลงทุนหลายแสนดอลลาร์ในระบบการจัดการเนื้อหาเพื่อลดการพึ่งพาเอกสารกระดาษ iManage WorkSite สำหรับกฎหมายการพัฒนาของบริษัท ฉันจัดการ. อย่างไรก็ตาม ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย (และเหตุผลอื่นๆ อีกหลายประการ) ลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่ของ Seed Law Group ยังคงต้องการส่งเอกสารบางอย่าง (เช่น สิทธิบัตรและ เครื่องหมายการค้า) ในรูปแบบกระดาษ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของการประมวลผลเอกสารเหล่านี้ Seed จึงตัดสินใจทำให้รูปภาพที่สแกนแบบดิจิทัลสามารถใช้ได้ทุกที่บนเว็บ (โดยใช้ซอฟต์แวร์ iManage) มีการใช้เครื่องถ่ายเอกสารดิจิทัลเพื่อสิ่งนี้ แคนนอน อิมเมจรันเนอร์พร้อมด้วยเทคโนโลยีการสแกน อีคัดลอกซึ่งประกอบด้วยแผงสัมผัสขนาดเล็กที่เชื่อมต่อโดยตรงกับเครื่องถ่ายเอกสาร ImageRunner การใช้แผงนี้ทำให้สามารถดูตัวอย่างและแทนที่รูปภาพดิจิทัลที่สแกนได้ไม่ดี รวมถึงจัดการ (ผ่านเมนู) การคัดลอก การทำงานกับอีเมล และ/หรือส่งออกรูปภาพเอกสารไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนหลัง (Lotus Domino.Doc, PC Docs หรือ iManage ) หลังจากการสแกน ผู้ใช้ iManage EDMS ทุกคน (ทนายความของบริษัท ลูกค้า ฯลฯ) จะสามารถเข้าถึงรูปภาพดิจิทัลของเอกสารได้ทางเว็บ เอกสารใน iManage ได้รับการจัดทำดัชนีและค้นหาตามชื่อลูกค้าและหมายเลขเคส

การจัดการเนื้อหาโดยใช้ iManage ทำให้มั่นใจในความปลอดภัยของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้ใช้องค์กร (เพื่อดูเอกสาร - บ่อยครั้งหลังจากได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังเอกสาร - ผู้ใช้เข้าสู่ระบบ EDMS ด้วยรหัสผ่าน) และลดจำนวนปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเวอร์ชันของเอกสาร ควบคุมและส่ง/รับอีเมล เมื่อได้รับเอกสารจะถูกสแกนบนอุปกรณ์ ImageRunner ที่มีเทคโนโลยี eCopy หลังจากการสแกน เอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษจะถูกส่งไปยังสถานที่จัดเก็บพิเศษ และรูปภาพดิจิทัลของเอกสารจะพร้อมใช้งานทันที (ผ่านเว็บเบราว์เซอร์) สำหรับผู้ใช้องค์กรทุกคนที่มีสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสม

ด้วยการใช้เครื่องถ่ายเอกสารดิจิทัลสองเครื่องที่มีความสามารถในการสแกน ขณะนี้ Seed Law Group ประมวลผลเอกสารได้ระหว่าง 500 ถึง 800 ฉบับต่อวัน บางฉบับมีขนาดใหญ่ถึง 300 หน้า ในอนาคต ยังมีแผนที่จะรวม iManage EDMS เข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกขององค์กรอีกด้วย ควรสังเกตด้วยว่าการนำเทคโนโลยี eCopy มาใช้ทำให้ Seed มีตัวเลือกที่สะดวกและราคาไม่แพงแทนการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ Seed มีโซลูชันสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ออกมาตามข้อกำหนดของลูกค้าอยู่แล้ว การทำซ้ำโซลูชันนี้กับระบบการเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ที่มีระดับการปรับแต่งที่เท่ากันจะค่อนข้างแพงและใช้เวลานาน แต่ Seed จะสแกนใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ออกมาทั้งหมดและบันทึกเป็นไฟล์ PDF โดยส่ง (ตามคำขอ) ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมลไปยังลูกค้า

EDMS ในด้านการออกแบบ

BOC Gases (เมอร์เรย์ฮิลล์ นิวยอร์ก) ออกแบบและสร้างโรงงานรีไซเคิล ก๊าซธรรมชาติใน 60 ประเทศทั่วโลก ในปี 1997 ฝ่ายบริหารของ BOC Gases ตัดสินใจสร้างมาตรฐานการทำงาน บริษัท สามารถลดต้นทุนการก่อสร้างได้ด้วยการใช้สิ่งที่เรียกว่า "แพ็คเกจงานประดิษฐ์"("ชุดเอกสารที่จำเป็นสำหรับการก่อสร้าง") "แพ็คเกจ" แต่ละอันประกอบด้วยเนื้อหาหลายร้อยชิ้น รวมถึงไฟล์ CAD 2 มิติและ 3 มิติ ภาพถ่าย ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน เอกสารทางการเงินและการตลาด การนำเสนอ ฯลฯ เพื่อจัดการกระบวนการที่ซับซ้อนในการประกอบ "แพ็คเกจ" ดังกล่าวสำหรับ BOC ได้ใช้ Documentum EDMS สำหรับโรงงานใหม่แต่ละแห่ง รวมถึงการกำหนดเส้นทางและการอนุมัติ แม้ว่าก่อนที่จะมีการเปิดตัว Documentum ข้อมูลส่วนใหญ่ที่จำเป็นในการออกแบบและสร้างโรงงานมีอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็มีการกระจัดกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ และจัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน การนำ Documentum ไปใช้ทั่วทั้งบริษัททำให้เกิดมาตรฐานในการทำงาน ปรับปรุงการจัดการขั้นตอนการทำงานและเวอร์ชันของเอกสาร ตลอดจนนำข้อมูลมาใช้ซ้ำเมื่อออกแบบโรงงานใหม่

Documentum เวอร์ชันบนเว็บถูกนำมาใช้ตั้งแต่เริ่มต้น ในฤดูใบไม้ผลิปี 2000 ได้รับการอัปเกรดเป็น Documentum 4i EDMS โดยใช้ MS Windows NT ในปี 2000 พื้นที่เก็บข้อมูล (ฐานข้อมูล Oracle) จัดเก็บเอกสารมากกว่า 90,000 รายการ (ประมาณ 30 GB)

จากการใช้ Documentum EDMS ทำให้ BOC ลดต้นทุนค่าแรงในการพัฒนาโครงการขนาดกลางได้ประมาณ 50% (จาก 4140 ชั่วโมงเป็น 2033 ชั่วโมง) การกำหนดมาตรฐานของงานออกแบบและการก่อสร้างทำให้ BOC สามารถลดต้นทุนระหว่างการก่อสร้างโรงงานได้โดยเฉลี่ย 20%

ตัวอย่างการใช้งานระบบ OMS

Pilot Travel Centers มีศูนย์การท่องเที่ยว 235 แห่ง และโกดังสินค้าต่างๆ 70 แห่ง Pilot Travel Centers จำเป็นต้องตอบสนองมากขึ้นในด้านราคาและความต้องการสินค้าคงคลังในคลังสินค้า ในเวลาเดียวกัน Pilot Travel Centers ต้องสร้างรายงานจากระบบ ERP จาก 250 ถึง 350 ต่อเดือน ลอว์สันซึ่งรวมเข้ากับแอปพลิเคชันแนวตั้งเฉพาะทาง Pilot Travel Centers ต้องการโซลูชันที่จะทำให้การสร้างรายงานง่ายขึ้นโดยใช้อินเทอร์เน็ตในการส่งข้อมูล

มีการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างรายงาน วิวไดเร็คการพัฒนาของบริษัท ระบบการจัดการโมเบียส. ซอฟต์แวร์ ViewDirect ใน Pilot Travel Centers จะสร้างรายงานขนาดใหญ่สองฉบับ แยกส่วนเฉพาะของรายงานเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ (ตามเงื่อนไขการเข้าถึงของผู้ใช้ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า) และส่งอีเมลพร้อมไฮเปอร์ลิงก์ไปยังส่วนของรายงานที่ต้องการให้กับผู้ใช้ ด้วยการขจัดงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการรายงาน การเรียงลำดับข้อมูล การพิมพ์ และการส่งรายงาน (การแจกจ่าย) Pilot Travel Centers จึงช่วยประหยัดทรัพยากรทางการเงินและเวลาได้อย่างมาก (ประหยัดเงินได้ประมาณ 200,000 เหรียญสหรัฐในระยะเวลา 3 ปี) เครื่องมือนำทางเว็บมาตรฐานใช้เพื่อเข้าถึงรายงาน

Professional Service Industries (โอ๊คบรู๊คเทอร์เรซ รัฐอิลลินอยส์) ให้บริการด้านวิศวกรรมภูมิศาสตร์และการตรวจสอบโครงการก่อสร้าง ด้วยสำนักงานมากกว่า 140 แห่งในสหรัฐอเมริกาและแคนาดา Professional Service Industries (PSI) พบว่าเป็นการสิ้นเปลืองและใช้เวลานานเกินไปสำหรับบริษัทในการสร้างรายงานต่างๆ ด้วยตนเองเป็นประจำทุกสัปดาห์ (ตามข้อมูลจากระบบ ERP) พิมพ์และ กระจายไปทั่วสำนักของตน เพื่อแก้ไขปัญหานี้ PSI ได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ พอร์ทัลรายงานพระมหากษัตริย์/ESการพัฒนาของบริษัท ดาต้าวอทช์. พนักงานหลายร้อยคนและผู้จัดการระดับภูมิภาคของบริษัทหลายสิบคน สามารถเข้าถึงรายงานจากสถานที่ต่างๆ ผ่านทางเว็บเนวิเกเตอร์มาตรฐาน (สำนักงาน รถพ่วงก่อสร้าง คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลสำหรับบ้าน โรงแรม ฯลฯ) ซอฟต์แวร์ Monarch/ES Report Portal ยังให้การเข้าถึงไฟล์ผู้ใช้ที่เก็บถาวร ข้อมูลการวิเคราะห์และการบัญชีที่จัดเก็บไว้ในแอปพลิเคชันรุ่นเก่าจาก Texas Instruments นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์พอร์ทัลรายงาน Monarch/ES ยังให้การเข้าถึงข้อมูลเวลาทำงาน ช่วยให้ผู้จัดการบริษัทสามารถวิเคราะห์เวลาที่ใช้ในโครงการเฉพาะโดยวิศวกรและผู้รับเหมาช่วงที่มีประสบการณ์การทำงานที่แตกต่างกัน (คุณยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงของงานได้ด้วย) ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลใน Excel หรือ Seagate Crystal Reports (โดยไม่ต้องเพิ่มภาระงานบนระบบ ERP)

ขณะนี้ Professional Service Industries สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ชั่วคราวที่สามารถตรวจสอบและปรับเปลี่ยนได้ก่อนที่จะส่งไปให้ลูกค้า ทางสะดวก ข้อมูลในระบบ Monarch/ES Report Portal จะถูกถ่ายโอนจากระบบ ERP ทุกคืน ทำให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลล่าสุด ข้อมูล. ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของ Professional Service Industries อยู่ที่ประมาณ 800,000 ดอลลาร์ (เนื่องจากต้นทุนการจัดการโครงการที่ลดลง การลดต้นทุนการจัดส่งรายงานที่เป็นกระดาษ ฯลฯ)

Newport News Shipbuilding เป็นองค์กรต่อเรือเอกชนที่ใหญ่ที่สุดในสหรัฐอเมริกา โดยดำเนินการตามคำสั่งจากกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ เมื่อใช้ระบบ SAP R/3 ERP ในบริษัทในปี 1998 มีการค้นพบความจำเป็นในการปรับปรุงเทคโนโลยีสำหรับการสร้างและแจกจ่ายรายงานขององค์กร ในความเป็นจริง จำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมขององค์กรสำหรับการสร้างและแจกจ่ายรายงาน นอกจากนี้ ยังเกิดปัญหาอื่นๆ อีกหลายประการ ประการแรก ข้อมูลที่จำเป็นบางอย่างยังคงอยู่ในระบบเดิม พนักงานของบริษัทที่ทำงานมาเป็นเวลานาน ระยะยาวเคยชินกับการเข้าถึงข้อมูลนี้ แต่พนักงานใหม่ต้องการทำงานเฉพาะกับระบบ SAP R/3 เท่านั้น นอกจากนี้ยังพบว่าเครื่องมือการรายงานใน SAP R/3 ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด

นั่นคือเหตุผลที่ในปี 1999 Newport News Shipbuilding เริ่มใช้ซอฟต์แวร์การจัดการผลผลิตและการรายงานของบริษัท ไซเปรส(โรเชสเตอร์ฮิลส์ รัฐมิชิแกน) ซึ่งนิวพอร์ตนิวส์ตั้งใจที่จะกำจัดการพิมพ์และการแจกจ่ายรายงานด้วยตนเอง หากในเดือนพฤศจิกายน พ.ศ. 2542 พนักงาน 2,000 คนจากแผนกต่าง ๆ ของบริษัททำงานร่วมกับระบบ Cypress จากนั้นภายในเดือนตุลาคม พ.ศ. 2544 จำนวนพนักงานก็สูงถึง 3,700 คน

ด้วยอินเทอร์เฟซเดียว พนักงานของบริษัทสามารถเข้าถึงรายงานของบริษัทที่สร้างขึ้นทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงแหล่งที่มา ระบบจะสร้างรายงานหลายพันรายการโดยอัตโนมัติ (เพียงครั้งเดียวเท่านั้น) และส่งมอบให้กับผู้ใช้ตามกำหนดเวลาโดยใช้ซอฟต์แวร์ Cypress ในระหว่างการดำเนินการ ซอฟต์แวร์ Cypress จะบันทึกกระแสรายงานที่กำลังพิมพ์ และช่วยให้คุณสามารถระบุผู้รับรายงานเฉพาะแต่ละฉบับ และวิธีการส่งรายงานไปยังผู้ใช้ (เครื่องพิมพ์หรือแฟกซ์ระยะไกล คิวงาน อีเมล ฯลฯ) ผลจากการใช้ซอฟต์แวร์ Cypress ทำให้ Newport News ประหยัดเงินได้มากถึง 500,000 เหรียญสหรัฐต่อปี (โดยลดต้นทุนการพิมพ์และแจกจ่ายรายงาน) Newport News Shipbuilding กำลังย้ายไปที่ MS Windows NT และ เว็บไซเปรสซึ่งเป็นโมดูลการจัดส่งเอกสารบนเว็บที่ให้เพจพอร์ทัลส่วนบุคคลสำหรับผู้ใช้ (เข้าถึงได้ผ่าน MS Internet Explorer Web navigator) คาดว่าโครงการดำเนินงานทั้งหมดจะแล้วเสร็จภายในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2545

Hill's Pet Nutrition (โทพีกา แคนซัส) บริษัทอเมริกันขนาดใหญ่ที่มีศูนย์กระจายสินค้ามากกว่า 250 แห่ง ได้สร้างธุรกิจด้วยการส่งมอบผลิตภัณฑ์สัตว์เลี้ยงที่หลากหลายให้กับสำนักงานสัตวแพทย์ทั่วประเทศ โดยธรรมชาติแล้ว สิ่งนี้มีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของ Hill's รูปแบบธุรกิจ Pet Nutrition มีบทบาทในการจัดส่งสินค้าได้ตรงเวลาและไม่มีการหยุดทำงาน ยานพาหนะ. ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารออกของบริษัทใช้เพื่อแจ้งศูนย์กระจายสินค้าเกี่ยวกับคำสั่งซื้อในการโหลด HP/ดาเซลซึ่งมีอินเตอร์เฟซมาตรฐานกับระบบ ERP (หากบริษัทไม่ได้ใช้ระบบ ERP เอกสารก็จะถูกส่งทางอีเมลหรือแฟกซ์) จากข้อมูลของ HP/Dazel ประมาณ 30% ของความล้มเหลวในกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรและองค์กรเกิดขึ้นอย่างแม่นยำเนื่องจากปัญหาในการจัดส่งเอกสาร ความล้มเหลวเหล่านี้มักส่งผลให้สูญเสียเวลาและเงิน

การใช้ซอฟต์แวร์นี้ป้องกันสถานการณ์ที่เครื่องพิมพ์ขัดข้อง (การพิมพ์คำสั่งเพื่อบรรทุกสินค้า) ที่ศูนย์กระจายสินค้า 250 แห่งของ Hill's Pet Nutrition จะไม่มีใครสังเกตเห็นจากสำนักงานกลาง ซึ่งกำลังวางแผนที่จะส่งรถตู้ขนส่งสินค้าไปยังศูนย์นี้ในครั้งต่อไป วันรับคำสั่งซื้อ หากเครื่องพิมพ์ทำงานล้มเหลวโดยไม่มีใครสังเกตเห็น แสดงว่าคำสั่งซื้อไม่ได้รับการจัดเตรียมตรงเวลา และเที่ยวบินก็จะว่างเปล่า (โดยบริษัทจะสูญเสียที่สอดคล้องกัน) ซอฟต์แวร์จาก HP/Dazel ใช้ฟังก์ชันการส่งการยืนยันไปยังสำนักงานกลางเกี่ยวกับการพิมพ์คำสั่งซื้อจริงบนเครื่องพิมพ์เครือข่ายของศูนย์กระจายสินค้า หากบนเครื่องพิมพ์ หากศูนย์ล้มเหลว คำสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังแฟกซ์ของศูนย์

ในทางกลับกันซอฟต์แวร์ e.ComPresent Web Portal ที่พัฒนาโดยบริษัท ซอฟต์แวร์ออปติโอช่วยให้ลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจสามารถจัดการกระบวนการจัดส่งเอกสารได้ (รวมถึงการจัดส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์) ลูกค้าจะกำหนดไม่เพียงแต่ที่อยู่อีเมลของผู้รับเท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบการจัดส่งและกฎการตรวจสอบสิทธิ์ด้วย ข้อมูลจากระบบ ERP ติดตามผ่านซอฟต์แวร์ Web Portal เมื่อระบุผู้รับแล้ว ข้อมูลจะถูกส่งไปตามคำแนะนำของผู้ส่ง ซอฟต์แวร์ Optio ยังมีระบบ OMS อีกด้วย ออปติโอซึ่งทำให้การทำงานกับเอกสารง่ายขึ้นมาก ตัวอย่างเช่น สามารถสร้างบันทึกสินค้าคงคลังที่เข้าใจได้แม้กระทั่งผู้ใช้ที่ไม่คุ้นเคยกับรหัสรายการหรือหมายเลขสินค้าคงคลัง (ซอฟต์แวร์ Optio เสริมข้อความเหล่านี้ด้วยคำอธิบายรายการที่ดึงมาจากแอปพลิเคชันอื่นและสร้างเอกสารที่เข้าใจได้อย่างสมบูรณ์) สถานการณ์มักเกิดขึ้นเมื่อบริษัท- ผู้จัดจำหน่ายขายส่ง- มีความจำเป็นต้องแก้ไขเอกสารส่งออกมาตรฐานในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง (เช่น ใบแจ้งหนี้ เอกสารประกอบ ฯลฯ) ตามคำขอของลูกค้าในการซื้อที่ต้องการจัดทำเอกสารเหล่านี้ในวิธีที่สะดวกสำหรับพวกเขา (และตาม พวกเขาคุ้นเคย) บริษัทผู้ผลิตมักเผชิญกับสถานการณ์เช่นนี้ เครื่องอุปโภคบริโภคจัดหาผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าจำนวนมากจาก ขายปลีก. ตัวอย่างเช่น ผู้ค้าปลีกอาจยืนยันว่าฉลากการจัดส่งได้รับการออกแบบตามที่ต้องการ ในกรณีส่วนใหญ่ ระบบ ERP ของบริษัทซัพพลายเออร์ไม่ได้ให้โอกาสดังกล่าว ในกรณีนี้ ฟังก์ชันการรวมและสร้างข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดบนสติกเกอร์การจัดส่ง (ตามข้อมูลที่ดึงมาจากระบบ ERP และแอปพลิเคชันอื่นๆ) จะถูกควบคุมโดยระบบ OMS (โดยเฉพาะ Optio)

ระบบเช่น e.ComPresent Web Portal มอบโอกาสใหม่ในการสร้างแอปพลิเคชันผู้ใช้บนเว็บโดยอิงจากการบริการตนเองของลูกค้า การจัดส่งทางเว็บได้พิสูจน์ประสิทธิภาพในการลดต้นทุนการพิมพ์และแล้ว รายการไปรษณีย์. แทนที่จะส่งรายงานหลายหน้าทางอีเมลไปยังสำนักงานหลายร้อยแห่ง ผู้ใช้สามารถดูรายงานผ่านทางอินเทอร์เน็ต/อินทราเน็ตได้ ระบบการจัดการเอาต์พุตเอกสารบางระบบยังอนุญาตให้คุณกำหนดหน้าหรือส่วนเฉพาะที่ผู้ใช้ต้องการ นอกจากนี้ เนื่องจากโดยทั่วไปผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องดูรายงานทั้งหมดโดยใช้ซอฟต์แวร์ เว็บไซเปรสคุณสามารถส่งข้อมูลทีละหน้าในรูปแบบบีบอัด เทคนิคที่คล้ายกันนี้สามารถนำมาใช้เมื่อส่งรายงานทางอีเมลในลักษณะกระจาย แทนที่จะได้รับรายงาน ผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนว่าพร้อมสำหรับการดูแล้ว เมื่อคลิกที่ลิงก์ HTML เขาจะเริ่มต้นเซสชันการทำงานกับซอฟต์แวร์ ไซเปรส Docuvaultและดูรายงาน

ข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรวมไว้ในรายงานอาจไม่เพียงได้รับจากระบบ ERP เท่านั้น ก่อนที่จะส่งออกรายงาน ผู้ใช้สามารถขอข้อมูลจากระบบ OMS (รวมถึงผ่านทางอินเทอร์เน็ต) ข้อมูลดัชนีใดๆ ที่จัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลทั่วไป หากผู้ใช้จำเป็นต้องเตรียมรายงานเป็นประจำ พวกเขาสามารถสร้างแบบสอบถามในลักษณะที่ข้อมูลที่ร้องขอจะถูกรวบรวม จัดเก็บ และจัดส่งไปยังพีซีของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ (คุณลักษณะของระบบ OMS นี้มักเรียกว่า "การประมวลผลเป็นชุด") NEN Life Science Products บริษัทที่จัดหาสารเคมีให้กับผู้ผลิตยา ใช้ฟังก์ชันนี้ (โดยเฉพาะในระบบ Optio OMS) เพื่อตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลและค้นหาสิ่งที่เรียกว่า "จุดกระตุ้น" ที่นำไปสู่การสร้างคำขอบางอย่าง (เช่น ความปลอดภัยทางรังสีของสารเคมีที่ให้มา) คำขอดังกล่าวจะถูกสร้างขึ้นหากกัมมันตภาพรังสีรวมของสารเคมีที่ให้มาเกินค่าเกณฑ์ที่กำหนด ซอฟต์แวร์ Optio ก็สามารถใช้ได้ในลักษณะเดียวกัน บริษัท ประกันภัยรวบรวมข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับโรคของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า

การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ

เมื่อพูดถึงการใช้งาน EDMS ในทางปฏิบัติ เราไม่สามารถช่วยได้ แต่พิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันองค์กรอื่น ๆ การแก้ปัญหานี้มีความสำคัญมากสำหรับ องค์กรที่ทันสมัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการใช้แอปพลิเคชันระดับองค์กรหลายรายการพร้อมกัน ในปัจจุบัน EDMS มักถูกรวมเข้ากับแอปพลิเคชันประเภทต่อไปนี้: ระบบ ERP, แอปพลิเคชันสำนักงาน และแอปพลิเคชันส่วนหน้า (เช่น CRM)

สำหรับระบบ ERP จุดอ่อนประการหนึ่งคือความซ้ำซ้อนของเอกสารที่สร้างขึ้นในโมดูลหลักของระบบ ERP (นอกเหนือจากความสามารถที่ด้อยพัฒนาสำหรับการสร้างรายงานที่ยืดหยุ่นดังที่ระบุไว้ข้างต้น) การปรับใช้พื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ (ตาม EDMS) โดยจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นแต่ละโมดูลของระบบ ERP ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานขององค์กร และเร่งผลตอบแทนจากการลงทุน กล่าวคือ การรวม EDMS เข้ากับระบบ ERP จะให้ค่า IRR ที่สูงกว่าที่จะได้รับจากการใช้ระบบเหล่านี้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจถึงการบูรณาการดังกล่าว นักพัฒนา EDMS จำนวนหนึ่ง (เช่น FileNet, IBM, Hyland, Identitech ฯลฯ) เข้าร่วมเป็นพันธมิตรกับผู้พัฒนาระบบ ERP ชั้นนำ (SAP R/3, PeopleSoft และ Oracle)

เมื่อรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชันสำนักงาน ผู้ใช้จะได้รับโอกาสในการเข้าถึงบริการห้องสมุดได้โดยตรงจากแอปพลิเคชันสำนักงานทั่วไป (เช่น MS Word, MS Excel และ MS PowerPoint) นอกจากนี้ ใน EDMS ทั่วไปเกือบทั้งหมด คุณสามารถทำงานผ่าน MS Internet Explorer Web navigator ได้

การผสานรวมกับแอปพลิเคชันแผนกต้อนรับก็เป็นเรื่องปกติเช่นกัน ตัวอย่างเช่น เราสามารถสังเกตบริษัท Documentum และ IBM ซึ่งเสนอการบูรณาการกับระบบการพัฒนา CRM ของ Siebel

นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมสังเกตว่าแนวทางสถาปัตยกรรมบางอย่างที่นำมาใช้ใน EDMS สมัยใหม่จำนวนหนึ่งทำให้การบูรณาการทำได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น EDMS ที่ใช้โมเดลออบเจ็กต์ Java หรือ COM มอบโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับการผสานรวมกับแอปพลิเคชันระดับองค์กรบนแพลตฟอร์มต่างๆ นอกจากนี้ ERMS ที่เข้ากันได้กับ J2EE ยังสามารถติดตั้งใช้งานบนแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ J2EE ได้ (เช่น BEA WebLogic หรือ IBM WebSphere) ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการรวม ERMS กับแอปพลิเคชัน e-business ที่ใช้งานในสภาพแวดล้อมแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ แนวทางเชิงวัตถุอำนวยความสะดวกในการใช้เซิร์ฟเวอร์ EAI (เช่นจาก Tibco, Vitria และ webMethods) ที่ลดการบูรณาการแบบจุดต่อจุดเมื่อสื่อสารกับแอปพลิเคชันหลายตัวที่แยกจากกัน การสนับสนุนมาตรฐานอุตสาหกรรม (เช่น XML) ยังช่วยให้แบ่งปันเนื้อหาและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันระดับองค์กรได้ง่ายขึ้น ทั้งภายในและภายนอกองค์กร

ควรสังเกตว่า EDMS ส่วนใหญ่กำลังก้าวไปสู่มาตรฐานแบบเปิดในการพัฒนา ตัวอย่างเช่น FileNet มุ่งหวังที่จะจัดเตรียม API ที่ใช้ Java ใน Panagon EDMS iManage ยังเน้นไปที่ Java ซึ่งจะช่วยให้สามารถรัน EDMS บนหลายแพลตฟอร์มได้ แอปพลิเคชัน Open Text มาพร้อมกับการรองรับ XML ที่สร้างขึ้นตั้งแต่แกะกล่อง OTG ได้นำ API ที่ใช้ COM มาใช้ในซอฟต์แวร์ของตน และเพิ่งเริ่มทำงานเพื่อมอบความสามารถด้าน XML ในซอฟต์แวร์ของตน Identitech ยังวางแผนที่จะใช้ความสามารถ API และ XML ที่ใช้ Java ในซอฟต์แวร์ในอนาคต ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาโดย OIT เดิมสร้างขึ้นในภาษา C แต่มีความสามารถในการรวมผ่าน XML EDMS อื่นๆ ส่วนใหญ่มี API ภาษา C ซึ่งสามารถนำไปใช้สำหรับการผสานรวมกับแอปพลิเคชันขององค์กรได้เช่นกัน แต่แนวทางเชิงวัตถุยังคงใช้ทรัพยากรน้อยกว่า

บูรณาการ EDMS เข้ากับระบบ ERP

จากข้อมูลของนักวิเคราะห์ ปัจจุบันมากกว่า 80% ของสินทรัพย์ข้อมูลขององค์กรและองค์กรถูกจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างซึ่งระบบ ERP สมัยใหม่ไม่สามารถเข้าถึงได้ (เช่น ระบบ ERP ส่วนใหญ่ครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานเพียงประมาณ 20% ของทุกด้านของ กิจกรรมขององค์กร) ในปัจจุบัน EDMS เหมาะที่สุดสำหรับการประมวลผลข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง

การบูรณาการระบบ ERP เข้ากับ EDMS ให้การสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจของทั้งองค์กร - ผ่านการจัดการการปฏิบัติงานของเอกสาร รูปภาพ ขั้นตอนการทำงาน รายงานขององค์กร ฯลฯ ด้วยความช่วยเหลือของ EDMS ภายในระบบ ERP ข้อมูลและข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด - ใบแจ้งหนี้ คำขอของลูกค้า (เอกสาร) แฟกซ์และอีเมล) ภาพวาด ฯลฯ ในกรณีนี้ EDMS ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางประเภทหนึ่งที่ให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็น ข้อได้เปรียบที่ยอดเยี่ยมของการรวม EDMS เข้ากับระบบ ERP คือการเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ทำงานในสภาพแวดล้อมของแอปพลิเคชันที่คุ้นเคย

ปัจจุบัน EDMS ต่างประเทศจำนวนหนึ่งได้รับการบูรณาการผ่าน API เข้ากับระบบ ERP ต่างประเทศที่พบบ่อยที่สุดแล้ว (รวมถึง SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan ฯลฯ) ในเวลาเดียวกัน นักพัฒนาระบบ ERP บางรายเสนออินเทอร์เฟซของตนเองสำหรับการรวมระบบ (เช่น SAP AG - อินเทอร์เฟซมาตรฐาน) SAP ArchiveLinkที่ให้การเข้าถึงที่เก็บข้อมูล SAP R/3) และแม้แต่รับรอง EDMS สำหรับความสามารถในการบูรณาการกับระบบของพวกเขา

มีแนวทางมากมายในการนำไปใช้และการใช้งานระบบ EDMS และ ERP ร่วมกัน หากองค์กรบางแห่งบูรณาการเทคโนโลยีการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลังจากใช้ระบบ ERP แล้ว องค์กรอื่นๆ อีกหลายแห่งกำลังปรับใช้ระบบ ERP ซึ่งใช้ EDMS ต่างๆ อยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งเมื่อองค์กรตัดสินใจที่จะใช้ระบบ ERP แอปพลิเคชันการจัดการเอกสารแบบเดิมเหล่านี้จะยังคงอยู่ (โดยปกติจะอยู่ที่ระดับแผนก) ตัวอย่างเช่น นี่คือสิ่งที่บริษัททำ เชอร์วิน-วิลเลียมส์จากคลีฟแลนด์ ดำเนินธุรกิจด้านการผลิตสี ซอฟต์แวร์ถูกทิ้งไว้ที่ Sherwin-Williams ไฮแลนด์ ออนเบสความสามารถที่ใช้ในการจัดการการสร้างรายงานขององค์กรในระบบ ERP ที่ติดตั้งใหม่ เอสเอพี อาร์/3(ซึ่งเข้ามาแทนที่ระบบประมวลผลข้อมูลแบบเดิม) ดังนั้น Sherwin-Williams ยังคงรักษาข้อได้เปรียบของการใช้ EDMS เดียวในการเข้าถึงเอกสารทั้งหมด (โดยไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมเพิ่มเติมเพื่อให้พนักงานทำงานกับ SAP R/3)

มีการสังเกตสถานการณ์ที่เกือบจะคล้ายกันในบริษัท เซรามิกอุตสาหกรรมเคียวเซร่าจากแวนคูเวอร์ ก่อนที่จะใช้ SAP R/3 บริษัทนี้ยังใช้ซอฟต์แวร์ OnBase อย่างจริงจัง (โดยเฉพาะแผนกบัญชีใช้ OnBase เพื่อสแกนใบแจ้งหนี้ขาเข้าและบันทึกไว้บนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร) หลังจากการปรับใช้ SAP R/3 (จุดประสงค์เพื่อทำให้กระบวนการผลิตของบริษัทและกระบวนการ back-office เป็นอัตโนมัติ) แผนกบัญชีได้ขยายขีดความสามารถโดยเพิ่มฟังก์ชันสำหรับจัดการรายงานขององค์กร ในเวลาเดียวกัน มีการจัดสรรเซิร์ฟเวอร์แยกต่างหากสำหรับซอฟต์แวร์ OnBase ขณะนี้เช็คขาออกสำหรับการชำระเงินได้รับการดำเนินการในแอปพลิเคชันการบัญชี SAP R/3 และเขียนลงในไฟล์ที่โหลดลงใน OnBase เมื่อประมวลผลใน OnBase สามารถสร้างภาพแฟกซ์ของเช็คต้นฉบับขึ้นมาใหม่สำหรับการพิมพ์หรือส่งอีเมลได้

บริษัท ชาร์ป อิเล็คทรอนิคส์แทนที่ระบบเดิมในสำนักงานทั้งหมดด้วยระบบ SAP R/3 ERP ในระหว่างโครงการนี้ Sharp Electronics ได้ปรับโครงสร้างการดำเนินงานการเช่า/เช่าซื้อใหม่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน กระบวนการเรียกเก็บเงินของ Sharp ได้รับการออกแบบใหม่เพื่อให้เอกสารที่ลงนามทั้งหมดเชื่อมโยงกับบันทึกที่เก็บไว้ในระบบ ERP สำหรับการเรียกเก็บเงินลูกค้าอัตโนมัติและการติดตามการชำระเงินของตัวแทนจำหน่าย เพื่อจุดประสงค์นี้ พนักงานของ Sharp ได้สร้างระบบพิเศษ (ด้วยความช่วยเหลือของ Accenture, IBM และ ผลิตภัณฑ์โคแฟกซ์ อิมเมจ). ขั้นตอนอัตโนมัติได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อประมวลผลเอกสารทางการเงินขาเข้าตามข้อตกลงที่ลงนาม เมื่อคุณทำการสั่งซื้อ คำแนะนำ และเอกสารบาร์โค้ดที่สร้างขึ้น เอสเอพี อาร์/3. เมื่อลูกค้าลงนามเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกส่งกลับไปยัง Sharp ทางแฟกซ์หรืออีเมล เอกสารเหล่านี้ (แฟกซ์และสแกน) ได้รับการจัดการผ่านซอฟต์แวร์ Kofax Ascent Capture ซึ่งจะอ่านบาร์โค้ดของเอกสารและตรวจสอบกับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล จากนั้นซอฟต์แวร์ Ascent จะส่งภาพเอกสารและข้อมูลดัชนีผ่านระบบจัดการเนื้อหา ไอบีเอ็ม คอมมอน สโตร์ในคลังข้อมูลใน เอสเอพี อาร์/3ซึ่งการประมวลผลแบบแบตช์เกิดขึ้น เอกสารใน SAP R/3 สามารถเข้าถึงได้ในหลายกรณีภายในเวลาไม่ถึง 3 วินาที Sharp ได้ลงทุนจำนวนมากในระบบ ERP และซอฟต์แวร์ IBM Common Store เป็นส่วนเสริมที่มีราคาไม่แพงนักและยังคงการลงทุนไว้ได้

คริสเตียน องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร มุ่งเน้นไปที่ครอบครัว(มีสำนักงานใหญ่ในโคโลราโดสปริงส์) ผลิตรายการวิทยุ ตีพิมพ์หนังสือ นิตยสาร วิดีโอและภาพยนตร์ (มีสมาชิกรวมประมาณ 2.5 ล้านคน) และยังโต้ตอบอย่างแข็งขันกับองค์กรภาครัฐต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรม Focus on the Family ได้นำเนื้อหาและเทคโนโลยีการจัดการงานกลุ่มไปพร้อมกับระบบ ERP เจ.ดี. เอ็ดเวิร์ด วันเวิลด์. ระบบ ERP ของ OneWorld จัดการการสมัครสมาชิกและการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ การบัญชีสำหรับสมาชิกและการบริจาคที่ได้รับ บันทึกเหตุการณ์ ตลอดจนการสร้างรายงานการบัญชี back-office และการจัดการฟังก์ชันทางธุรกิจต่างๆ ในทางกลับกันส่วนแบ่งของซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหา แอคคอร์ด(การพัฒนาของบริษัท ออพติก้า) คุณต้องควบคุมการรับส่งข้อมูลทางกระดาษ อีเมล และโทรศัพท์

สำหรับ Focus on the Family ปัญหาหลักไม่ได้อยู่ที่การประหยัดทรัพยากรทางการเงิน (แม้ว่าจะสำคัญเช่นกัน) แต่ปัญหาส่วนใหญ่ การใช้งานที่มีประสิทธิภาพทรัพยากรบุคคล (โดยเฉพาะพนักงานที่ "ร้อนแรง" สายโทรศัพท์) ซึ่งต้องรับมือกับสายเรียกเข้าและคำขอจำนวนมาก โปรดทราบว่าผู้ที่โทรหรือเขียนถึง Focus on the Family ไม่ได้สั่งซื้อการสมัครสมาชิกหรือหนังสือเสมอไป บ่อยครั้งที่พวกเขาเพียงต้องการความช่วยเหลือ คำแนะนำ หรือความเห็นอกเห็นใจของมนุษย์ธรรมดาสำหรับปัญหาของพวกเขา

ในกรณีศึกษานี้ การรวมความสามารถของระบบการจัดการเนื้อหาและการกำหนดเส้นทางการโทรส่งผลให้มีการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน Focus on the Family อย่างมีนัยสำคัญ เมื่อประมวลผลสายเรียกเข้า ซอฟต์แวร์ Acorde จะอ่านหมายเลขโทรศัพท์และค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง (ซึ่งอาจไม่ใช่การโทรครั้งแรกจากหมายเลขโทรศัพท์นี้) ในฐานข้อมูลที่จัดการโดย Acorde หากมีข้อมูลดังกล่าว ข้อมูลดังกล่าวจะแสดงบนหน้าจอพีซีของพนักงาน Focus on the Family ที่กำลังรับสายทันที ดังนั้นซอฟต์แวร์ Acorde จึงทำให้พนักงาน Focus on the Family ไม่ต้องใช้เวลานานในการค้นหาเอกสารเมื่อแก้ไขปัญหาของบุคคลที่เรียกองค์กรคริสเตียน นอกจากนี้ เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ Acorde จะใช้เวลาประมาณ 30 วินาทีโดยเฉลี่ยในการประมวลผลสายโทรศัพท์หนึ่งครั้ง เมื่อพิจารณาว่า Focus on the Family รับสายได้มากถึง 5,000 สายต่อวัน ส่งผลให้พนักงานประหยัดเวลาได้มาก

ด้านล่างนี้เราจะหารือเกี่ยวกับข้อมูลทั่วไปโดยย่อเกี่ยวกับความสามารถในการบูรณาการของ EDMS ต่างประเทศบางระบบกับระบบ ERP ทั่วไป

ดาต้าแม็กซ์ เทคโนโลยีส์

อีดีเอ็มเอส VisiFlow(การพัฒนาของบริษัท ดาต้าแม็กซ์ เทคโนโลยีส์) คือโซลูชันแบบกระจายที่ขยายขนาดตั้งแต่กลุ่มงานขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ มีการผสานรวมกับระบบ ERP ต่างประเทศส่วนใหญ่ และได้รับการรับรองสำหรับอินเทอร์เฟซ SAP ArchiveLink โดยผสานฟังก์ชันต่อไปนี้: การจัดการเวิร์กโฟลว์ การจัดการเอกสาร COLD-ERM, CTI และการจดจำแบบฟอร์มรายงาน

เมื่อรวมเข้ากับระบบ ERP แล้ว VisiFlow จะทำให้คุณสามารถจัดการเอกสารทุกประเภททั้งภายนอกและภายในระบบ ERP มีการปรับใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (พื้นที่เก็บข้อมูล) การประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นควบคู่ไปกับระบบ ERP สามารถค้นหาและดูเอกสารได้จากไคลเอนต์ระบบ ERP โดยใช้โปรแกรมพิเศษ (จาก Datamax) นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาและดูข้อมูลภายนอกระบบ ERP ผ่านทางอินเทอร์เฟซ Windows และเว็บได้อีกด้วย รองรับการจัดทำดัชนีและการค้นหาข้อความแบบเต็ม

ไฟล์เน็ต

บริษัท ไฟล์เน็ตยังได้รวม EDMS เข้าไปด้วย ปานากอนด้วยระบบ ERP ชั้นนำ และได้พัฒนาโซลูชั่นบูรณาการแบบพิเศษ โซลูชันเหล่านี้รวมถึงซอฟต์แวร์ด้วย คลังเอกสาร Panagon สำหรับ SAP R/3และแบบเว็บ Panagon สำหรับซอฟต์แวร์ J.D เอ็ดเวิร์ด วันเวิลด์.

ซอฟต์แวร์ Panagon Document Warehouse เป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อโลนที่ทำงานควบคู่ไปกับระบบ ERP ซอฟต์แวร์ Panagon Document Warehouse สำหรับ SAP R/3 ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารใดก็ได้จากเดสก์ท็อปในองค์กรของคุณ ใช้ฟังก์ชันในการจับภาพ การทำดัชนี การเก็บถาวร และการจัดการออบเจ็กต์ R/3 ทั้งหมด รวมถึงเอกสารที่สร้างใน SAP R/3 ตลอดจนรูปภาพประเภทต่างๆ (รวมถึงแฟกซ์และสแกน)

ผู้ใช้ Panagon Document Warehouse สามารถเชื่อมต่อกับกระแสธุรกิจ SAP R/3 เพื่อกระจายเอกสารภายในระบบ ERP นี้ ระบบจัดให้มีอินเทอร์เฟซเดียวสำหรับการจัดการเอกสารภายนอกและภายใน (สร้างขึ้นภายในระบบ ERP) สำหรับทั้งไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์และผู้ใช้ R/3 บนเว็บ มีฟังก์ชันจำนวนหนึ่ง (เช็คอิน/เช็คเอาต์ การแก้ไขและการแจกจ่ายเอกสารทั่วทั้งองค์กร) สำหรับผู้ใช้ MS Office, Lotus Notes และแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ

ระบบไม่จัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลระบบ ERP ที่เก็บเอกสารสามารถเข้าถึงได้ผ่านฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ได้รับการจัดการ (Oracle หรือ MS SQL Server) ที่เก็บรักษาไว้ใน Panagon Document Warehouse เป็นผลให้ผู้ใช้สามารถจัดการเอกสารและวัตถุภายนอกระบบ ERP ได้อย่างยืดหยุ่น ข้อมูลในระบบ ERP สามารถเชื่อมโยงด้วยลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง Panagon Document Warehouse ยังรองรับการจัดทำดัชนีข้อความแบบเต็มและการค้นหาเอกสารอีกด้วย

ซอฟต์แวร์ง่าย ๆ

การบูรณาการเข้ากับระบบ ERP เป็นธุรกิจหลักของบริษัท ซอฟต์แวร์ง่าย ๆ. อีดีเอ็มเอส เก็บถาวรง่ายการพัฒนาได้รับการบูรณาการผ่านอินเทอร์เฟซ SAP ArchiveLink ที่ได้รับการรับรอง รวมถึงผ่านอินเทอร์เฟซ API (พร้อมระบบ ERP Baan, Sage, J.D. Edwards และ Navision) นอกจากนี้ ระบบ Easy Archive ยังรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ Lotus Notes และซอฟต์แวร์ Staffware

เมื่อรวมเข้ากับ SAP R/3 แล้ว Easy Archive EDMS จะช่วยให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารในโมดูลใดๆ ของระบบ ERP นี้ (รวมถึงการจัดการวัสดุ การขายและการจัดจำหน่าย และการผลิตและการวางแผน) Easy Archive นำเสนอข้อมูลและการบันทึกเอกสารที่ครบถ้วน การเก็บถาวร การจัดการเอกสาร และการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มแบบออนไลน์ Easy Archive ยังช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารจากอุปกรณ์มือถือผ่านโปรโตคอล WAP

เอกสารและข้อมูล (ทั้งภายนอกและภายในระบบ ERP) สามารถเข้าถึงได้ผ่านโปรแกรมไคลเอนต์ระบบ ERP พื้นที่เก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลข้อความแบบเต็มจาก Verity เอกสารภายนอก (สแกน แฟกซ์ อิเล็กทรอนิกส์) จะถูกจัดทำดัชนีโดยอัตโนมัติและเชื่อมโยงกับธุรกรรมเฉพาะภายในระบบ ERP (ขจัดความจำเป็นในการจัดทำดัชนีด้วยตนเอง) สามารถรวม EDMS Easy Archive เข้าด้วยกันได้ เวิร์กโฟลว์ธุรกิจ SAP(เพื่อมอบหมายเอกสารให้ผู้รับ)

ซอฟต์แวร์ไฮแลนด์

ในระบบอีดีเอ็มเอส ออนเบสบริษัท ผู้ผลิต ซอฟต์แวร์ไฮแลนด์มีการใช้ความสามารถของการจัดการรูปภาพ, COLD-ERM, การจัดการเวิร์กโฟลว์ และการเข้าถึงเว็บ สามารถรวมเข้ากับระบบ ERP ส่วนใหญ่ผ่านทาง API ได้ นอกจากนี้ Hyland เพิ่งเปิดตัวซอฟต์แวร์ เซิร์ฟเวอร์เก็บถาวร OnBaseสำหรับ SAP R/3 ซึ่งรวมเข้ากับระบบ ERP นี้ผ่านอินเทอร์เฟซ SAP ArchiveLink และได้รับการออกแบบเพื่อให้มีฟังก์ชันการเก็บถาวรและการค้นหาใน SAP R/3 (ผ่านการใช้ความสามารถ OnBase EDMS)

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ Archive Server เอกสารที่สร้างขึ้นภายใน SAP R/3 (รายการพิมพ์ เอกสารขาออก ข้อมูลที่จัดเก็บถาวร ฯลฯ) สามารถจัดการผ่าน OnBase EDMS ได้ในลักษณะเดียวกับเอกสารที่สแกน ไฟล์แอปพลิเคชันเดสก์ท็อป และอีเมล OnBase ให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารทุกประเภทภายในระบบ ERP ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดพร้อมใช้งานผ่านอินเทอร์เฟซเดียวสำหรับทั้งแอปพลิเคชันภายนอกและแอปพลิเคชันในระบบ ERP

เมื่อใช้ OnBase EDMS การจัดการขั้นตอนการทำงานในระบบ ERP อย่างสมบูรณ์จะสามารถนำมาใช้ได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็น เครื่องมือค้นหาสำหรับแอปพลิเคชันส่วนหน้า พื้นที่เก็บข้อมูลที่รองรับ MS SQL Server, Oracle และ Sybase SQL Anywhere ถูกปรับใช้บน OnBase พื้นที่เก็บข้อมูลถูกรวมเข้ากับระบบ ERP ผ่านทาง OnBase API และผู้ใช้สามารถเข้าถึงการกระจาย การจัดเก็บ และการเรียกค้นข้อมูลทั้งภายในและภายนอกระบบ ERP เครื่องมือ OnBase หรือโปรแกรมไคลเอนต์ในระบบ ERP ถูกใช้เป็นส่วนต่อประสานไคลเอนต์ นอกจากนี้ยังรองรับการจัดทำดัชนีข้อความแบบเต็มและการค้นหาเอกสารอีกด้วย

ไอบีเอ็ม

บริษัท ไอบีเอ็มเสนอวิธีแก้ปัญหา ผู้จัดการเนื้อหา CommonStoreออกแบบมาเพื่อการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใน SAP R/3 และช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บ แจกจ่าย และจัดการข้อมูลได้ IBM Content Manager CommonStore for SAP ได้รับการรับรองสำหรับเวอร์ชันล่าสุดของอินเตอร์เฟส SAP ArchiveLink ด้วยความช่วยเหลือของ CommonStore ขนาดของฐานข้อมูล SAP R/3 ได้รับการจัดระเบียบ การเข้าถึงเอกสารทางธุรกิจเร็วขึ้น กระบวนการทางธุรกิจได้รับการปรับปรุง งานประจำและการกระจายเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติ เอกสารทางธุรกิจที่มาจาก SAP R/3 และแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ (ใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อ บันทึกการส่งมอบ จดหมาย แฟกซ์ สเปรดชีต อีเมล ฯลฯ) สามารถเชื่อมโยง สร้างดัชนี และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้ทุกคนในองค์กร สามารถเข้าถึงได้ ความสามารถในการบันทึกข้อมูลจากแอปพลิเคชันอื่นก็ถูกนำมาใช้เช่นกัน

CommonStore เก็บข้อมูลถาวรโดยใช้ซอฟต์แวร์ Tivoli Storage Manager ยังมีความสามารถทางเลือกในการบันทึกอิมเมจและเอกสารลงใน IBM Content Manager โดยตรง เมื่อเอกสารถูกเก็บถาวรโดยใช้ CommonStore จะสามารถดึงข้อมูลได้ตลอดเวลาผ่าน SAP R/3 หรือ Content Manager CommonStore ข้อมูลที่บันทึกไว้ยังพร้อมใช้งานผ่าน Lotus Notes เนวิเกเตอร์อินเทอร์เน็ต/อินทราเน็ต หรือแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่นๆ ที่รวมเข้ากับ IBM Content Manager

ที่เก็บ (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand หรือ Tivoli Storage Manager) รันแบบขนานกับระบบ ERP บนฝั่งไคลเอ็นต์ เอกสารจะถูกค้นหาผ่านอินเตอร์เฟส GUI ของ SAP R/3, IBM Content Manager หรือ Content Manager OnDemand ระบบรองรับการค้นหาข้อความแบบเต็ม

ซอฟต์แวร์ไอซอส

บริษัทเป็นผู้จัดหาเทคโนโลยีการเก็บถาวรข้อมูลและเอกสารชั้นนำสำหรับ SAP R/3 ซอฟต์แวร์ไอซอส. โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรสังเกตว่าอินเทอร์เฟซ SAP ArchiveLink (อินเทอร์เฟซระหว่างระบบ R/3 ERP และคลังเอกสารและข้อมูลของบุคคลที่สาม) ได้รับการพัฒนาร่วมกันโดย Ixos และ SAP AG โดย เอกสารเก่า Ixosถูกสร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อปรับปรุงการทำงานของ R/3 แทนที่จะรวมสองระบบผ่าน API (เช่นเดียวกับที่ทำกับ EDMS จำนวนหนึ่ง) SAP ArchiveLink รองรับการผสานรวมอย่างรวดเร็วระหว่าง R/3 และ Ixos Archive ด้วยเหตุนี้ Ixos Archive EDMS จึงไม่ต้องการโปรแกรมดูพิเศษ เวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมและการเขียนโค้ดระบบการจัดการเอกสาร หรือการตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม

ซอฟต์แวร์ Ixos Archive นำเสนอโซลูชันการจัดการเอกสารระดับองค์กรสำหรับไคลเอ็นต์มาตรฐาน เซิร์ฟเวอร์ และอินทราเน็ต ทำให้การประมวลผลรูปภาพและเอกสาร การเก็บถาวร การค้นหา การแจกจ่าย การจัดส่ง และการนำกลับมาใช้ใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ ในทางกลับกันการใช้ซอฟต์แวร์ Ixos-มือถือ/3ดำเนินการ การเข้าถึงระยะไกลไปยังเอกสารใน SAP R/3

Ixos Archive ให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารกระดาษ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ รายงาน R/3 มาตรฐาน อ็อบเจ็กต์ที่สร้างจากภายนอก และอ็อบเจ็กต์ R/3 เอกสารจะถูกส่งผ่านซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ธุรกิจ R/3 ดูผ่านโปรแกรมดู และจัดการโดยตรงจาก R/3 ด้วย Ixos Archive คุณสามารถจัดการการเก็บข้อมูลและการแปลงออบเจ็กต์ R/3 สำหรับการนำเสนอบนเว็บได้

Ixos ยังมีกลไกแอปพลิเคชันต่างๆ ที่สามารถรวมเข้ากับทั้งกรุ๊ปแวร์ (Lotus, MS Exchange) และ EDMS บูรณาการอื่นๆ เอกสารสามารถเข้าถึงได้และจัดการผ่านอินเทอร์เฟซไคลเอ็นต์ SAP R/3 นอกจากนี้ยังสามารถซิงโครไนซ์ชุดย่อยเฉพาะของข้อมูลจากระบบ ERP กับแอปพลิเคชันประมวลผลเอกสารภายนอกได้อีกด้วย

ตัว Ixos Archive EDMS เองไม่รองรับการค้นหาเอกสารฉบับเต็ม แต่ฟังก์ชันนี้สามารถใช้งานได้ผ่านการทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์ Verity

การรวม EDMS เข้ากับแอปพลิเคชัน CRM

ระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ยังครองตำแหน่งที่โดดเด่นในตลาดแอปพลิเคชันธุรกิจสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แอปพลิเคชัน CRM มีให้บริการโดยบริษัทต่างๆ เช่น Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems เป็นต้น แม้แต่ผู้พัฒนาระบบ ERP (เช่น Oracle, SAP, Peoplesoft และ Baan) ก็ออก (หรือวางแผนที่จะเผยแพร่) แอปพลิเคชัน CRM เป็นส่วนเสริมให้กับระบบของคุณ

โดยปกติแล้ว ผู้พัฒนา EDMS ไม่ได้ละเลยกลุ่มตลาดที่มีแนวโน้มนี้ ตามความเห็นของตลาด EDMS ควรทำหน้าที่เป็นเลเยอร์การบูรณาการพิเศษที่ช่วยให้คลังข้อมูลและแอปพลิเคชันแบ็คเอนด์หลายแห่งเชื่อมโยงกับกระบวนการทางธุรกิจเดียวกันกับที่แอปพลิเคชัน CRM ส่วนหน้าโต้ตอบ EDMS ต้องรองรับรูปแบบข้อมูลและมาตรฐานการสื่อสารที่หลากหลายซึ่งสามารถใช้ในแอปพลิเคชัน CRM ผู้ใช้ไม่สำคัญว่าเขาจะโต้ตอบกับผู้ขายอย่างไร: โดยการลงทะเบียนบนเว็บไซต์ การส่งอีเมล การใช้ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ การส่งแฟกซ์หรือคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร หรือการพูดคุยกับตัวแทนผู้ขายในศูนย์บริการทางโทรศัพท์

มีการใช้วิธีการต่างๆ เพื่อผสานรวมแอปพลิเคชัน EDMS และ CRM แพร่หลาย โดยใช้โมเดลส่วนประกอบ(COM, CORBA และ JavaBeans) นี่คือวิธีดำเนินการของบริษัทต่างๆ เช่น Staffware, Identitech และ Plexus อีกแนวทางหนึ่งก็คือ การสร้างแอปพลิเคชันเทมเพลตซึ่งสามารถใช้งานได้หลากหลายสถานการณ์ นี่เป็นกรณีของ FileNet และ Lucent (www.mosaix.com) ซึ่งมีแอปพลิเคชันเทมเพลตที่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้ในระบบต่างๆ ตั้งแต่ CRM ไปจนถึง ERP

EDMS ที่ใช้ร่วมกับแอปพลิเคชัน CRM จะต้องให้การประมวลผลข้อมูลปริมาณมากที่เชื่อถือได้และความสามารถในการปรับขนาดในแอปพลิเคชันอีคอมเมิร์ซ บริษัทจำนวนหนึ่ง (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM และ Oracle) ได้นำข้อกำหนดนี้ไปใช้โดย การประยุกต์ใช้ส่วนประกอบมิดเดิลแวร์(เว็บแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ การตรวจสอบการประมวลผลธุรกรรม และบริการจัดคิวข้อความ) ตัวอย่างเช่น บริษัท Keyfile (www.keyfile.com) ได้รวม EDMS เข้ากับซอฟต์แวร์ MS Commerce Server Plexus และ Staffware ได้รวมผลิตภัณฑ์ของตนเข้ากับแพลตฟอร์มธุรกรรม Tuxedo และ WebLogic ของ BEA Systems Oracle ได้รวมโมดูลการจัดการเอกสารเข้ากับบริการส่งข้อความ Advanced Queues IBM ได้รวมโซลูชัน MQSeries Workflow เข้ากับมิดเดิลแวร์ MQSeries

ในอนาคตอันใกล้นี้ คาดว่า EDMS จะถูกรวมเข้ากับแอปพลิเคชัน CRM มากขึ้น โดยทั่วไปนักพัฒนา EDMS จำนวนมากเชื่อว่าตลาด CRM เป็นโอกาสหลักในการพัฒนาของพวกเขา ดังนั้นพวกเขาจึง "เปิด" ระบบของตนให้กับบุคคลที่สามหรือสร้างความร่วมมือกับผู้จำหน่าย CRM ตัวอย่างเช่น FileNet และ Siebel Systems ลงนามในข้อตกลงภายใต้ซอฟต์แวร์ FileNet Panagon VisualWorkFlo จัดการการไหลของเอกสารระหว่างโมดูลต่างๆ จาก Siebel Systems (การผลิต ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ และการบริการลูกค้า) Staffware ยังมีข้อตกลงกับผู้จำหน่าย CRM หลายราย (รวมถึง Siebel และ Vantive) ที่รวมฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์ Staffware เข้ากับแอปพลิเคชัน CRM เหล่านี้

คุณสมบัติของการเลือกและการใช้งาน EDMS

คุณสมบัติหลักในการเลือก EDMS

ตามที่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรม EDMS มีความจำเป็นเมื่อปริมาณรวมของเอกสารที่ประมวลผลต่อปีในองค์กรหรือองค์กรถึง 4,000-5,000 ควรกล่าวว่าการนำ EDMS มาใช้ไม่ใช่ยาครอบจักรวาลสำหรับปัญหาทั้งหมดขององค์กร เป้าหมายหลักของการดำเนินการคือการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารขององค์กรหรือองค์กรและส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวมในระดับหนึ่ง มีความเห็นว่าเป้าหมายหลักของการแนะนำ EDMS คือการสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการและการทำงานขององค์กรหรือองค์กร

ก่อนที่จะเลือก EDMS จำเป็นต้องกำหนดรายการงานที่จะช่วยแก้ปัญหาการใช้งานได้ นอกจากนั้นยังจำเป็นต้องพัฒนาอย่างละเอียด แผนองค์กรการนำไปปฏิบัติ การจัดหาและการดำเนินการ EDMS จะต้องดำเนินการโดยบริษัทภายนอกที่รับผิดชอบทางกฎหมายอย่างเต็มที่ต่อองค์กรเพื่อให้โครงการดำเนินการประสบความสำเร็จ การเลือกซัพพลายเออร์และผู้ดำเนินการ EDMS จะต้องได้รับการติดต่ออย่างรอบคอบ เนื่องจากหลังจากลงนามในสัญญา จ่ายเงินใดๆ และเริ่มใช้งาน EDMS แล้ว ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะยุติความสัมพันธ์กับบริษัทนี้หากบริษัทไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ พอใจกับคุณภาพของงาน ที่จริงแล้ว หากคุณเลือกผู้รับเหมาผิด เงิน เวลา และความเครียดจะสูญเปล่า แน่นอน เมื่อเลือก EDMS คุณต้องศึกษาข้อเสนอทั้งหมดที่มีอยู่ในตลาดอย่างรอบคอบ และต้องแน่ใจว่าได้ทำการประมูล สิ่งที่สำคัญมากคือต้องพิจารณาว่าซัพพลายเออร์ EDMS มีประสบการณ์ในการใช้งานที่ประสบความสำเร็จหรือไม่ และสอดคล้องกับข้อมูลเฉพาะขององค์กรหรือองค์กรได้ดีเพียงใด ในขณะเดียวกัน เมื่อเลือก EDMS จำเป็นต้องคำนึงถึงประเด็นสำคัญต่อไปนี้:

• EDMS ที่หลากหลายพอสมควร (ทั้งในประเทศและต่างประเทศที่พัฒนาแล้ว) นำเสนอในตลาดรัสเซีย
• ความน่าเชื่อถือของบริษัทซัพพลายเออร์ EDMS และเงื่อนไขการส่งมอบ การใช้งาน และการสนับสนุนที่นำเสนอ (ในช่วงไม่กี่ปีของการดำรงอยู่ของตลาดไอทีในประเทศ มีหลายกรณีที่บริษัทที่มีชื่อเสียงและเจริญรุ่งเรืองค่อนข้างจะออกจากตลาด - ตัวอย่างคือการออกจากตลาดธุรกิจในประเทศซอฟต์แวร์ NikosSoft ในฤดูใบไม้ผลิปี 2545 หรือการหยุดการพัฒนาและปรับปรุงซอฟต์แวร์ให้ทันสมัยซึ่งในความเป็นจริงหมายถึงการถอนตัวออกจากตลาด - ตัวอย่างคือการหยุดการพัฒนา BOSS -ซอฟต์แวร์องค์กรโดย IT Co. ในฤดูใบไม้ผลิปี 2545)
• ความเป็นไปได้ในการอัปเดต EDMS ภายในเวลาที่เหมาะสม (พร้อมเงื่อนไขราคาที่ยอมรับได้) เพื่อให้เหมาะสมกับลักษณะเฉพาะขององค์กร

โดยทั่วไป เมื่อเลือกซัพพลายเออร์และผู้ดำเนินการ EDMS คุณต้องคำนึงถึงข้อกำหนดต่อไปนี้:

• ความจริงจังของบริษัท(ปัจจุบัน ชื่อที่มีชื่อเสียงในตลาด, สำนักงานถาวร, ความปรารถนาที่จะรักษาและเสริมสร้างภาพลักษณ์ของตลาดผ่าน การดำเนินการที่ประสบความสำเร็จโครงการนำ EDMS ไปใช้ครั้งต่อไป เป็นต้น)
• ขนาดของบริษัทไม่ว่าจะมีทรัพยากรเพียงพอที่จะดำเนินโครงการดำเนินงานให้แล้วเสร็จภายในกรอบเวลาที่ตกลงกันไว้หรือไม่
• การปรากฏตัวใน บริษัท ของทีมนักพัฒนาและผู้ดำเนินการ EDMS ที่มีขนาดใหญ่และมั่นคงเพียงพอ
• ประสบการณ์ของบริษัทในการพัฒนาและใช้งาน EDMS ในองค์กรและองค์กรที่คล้ายคลึงกัน (จะดีที่สุดหากคุณมีโอกาสเห็น EDMS ที่นำไปใช้ในการดำเนินงานและสื่อสารกับผู้ใช้)
• บริษัทพัฒนามีมาตรฐานด้านเทคโนโลยีและการเขียนโปรแกรม มีการจัดทำอย่างเป็นทางการ (ถูกกฎหมาย) และสนับสนุนอย่างไร
• บริษัทที่ดำเนินการมีเทคโนโลยีการใช้งานหรือไม่ และมีการบันทึกไว้อย่างไร

ในกรณีนี้ EDMS ที่เลือกสำหรับการใช้งานจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดทั่วไปต่อไปนี้:

• สถาปัตยกรรมระบบจะขึ้นอยู่กับกระบวนการทางธุรกิจ(ขั้นตอนการทำงาน) ในระหว่างที่มีการสร้างและย้ายเอกสาร
• EDMS ต้องมี คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของการรับส่งเอกสารของรัสเซียและงานในสำนักงานด้วย(องค์กรแนวตั้งของการไหลของเอกสาร, การปฏิบัติตาม GOST ของรัสเซีย ฯลฯ );
• EDMS จะต้องมี ความสามารถในการทำงานร่วมกันถูกนำมาใช้(การกำหนดเวลากลุ่ม การแบ่งปันข้อมูล กระดานข่าว กระดานสนทนา ฯลฯ)
• จะต้องเป็น มีการใช้ฟังก์ชันการควบคุมการปฏิบัติงานในการดำเนินการเอกสารและงานแล้ว(การถ่ายโอนงานระหว่างนักแสดงตามเทคโนโลยีบางอย่าง การตรวจสอบสถานะของกระบวนการที่กำลังดำเนินการ การระบุการเบี่ยงเบนของกระบวนการจากหลักสูตรมาตรฐาน การคาดการณ์ผลกระทบของการเบี่ยงเบนเหล่านี้ในวันที่น่าจะเสร็จสิ้นของกระบวนการทั้งหมดโดยรวม , ฯลฯ );
• ความเรียบง่ายและความยืดหยุ่นในการติดตั้ง การกำหนดค่า และการใช้งาน
• การใช้แพลตฟอร์มทั่วไปในการจัดระเบียบงานกลุ่มด้วยเอกสาร
• ความพร้อมของวิธีการจัดระเบียบการไหลของเอกสารที่เป็นความลับพร้อมการปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ความเข้ากันได้กับเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่ได้รับการรับรอง
• ความเป็นไปได้ของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษพร้อมกัน
• ความเป็นไปได้ของการรวมเข้ากับแพลตฟอร์มทั่วไป
• ความสามารถในการขยายขนาดที่ดี
• ความพร้อมใช้งานของการรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของเอกสารโดยอัตโนมัติ
• EDMS ขึ้นอยู่กับสถาปัตยกรรมไคลเอนต์-เซิร์ฟเวอร์แบบเปิด
• ความเป็นไปได้ของการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันอื่นๆ (ระบบ CAD, ระบบ MRP/ERP, ระบบบัญชีการเงินและการจัดการ, ระบบอีเมล ฯลฯ)
• ความพร้อมใช้งานของฐานข้อมูล EDMS สำหรับแอปพลิเคชันอื่น
• ความเป็นโมดูลของ EDMS และความสามารถในการขยายขีดความสามารถพื้นฐานโดยใช้เครื่องมือในตัว
• ความเป็นไปได้ของการประมวลผลเอกสารแบบกระจาย “โปร่งใส” สำหรับผู้ใช้ EDMS ทั้งหมด
• ความพร้อมใช้งานของโมดูลสำหรับการสแกนเอกสารใน EDMS (หรือความสามารถในการรวมเข้ากับระบบการจัดการรูปภาพระดับมืออาชีพ)
• สามารถทำงานผ่านอินเตอร์เน็ต/อินทราเน็ตได้
• ความสามารถในการทำงานกับผู้ใช้มือถือ (ระยะไกล) และกลุ่มผู้ใช้
• รองรับภาษารัสเซีย รวมถึงข้อความบนหน้าจอและคำแนะนำ การจัดเรียงข้อมูล และการค้นหาข้อมูลโดยใช้คำและสำนวนต่างๆ
• ราคาที่เอื้อมถึงสำหรับการส่งมอบ การนำไปใช้ และการสนับสนุน

คุณสมบัติหลักของการนำ EDMS ไปใช้

ในทางกลับกัน เมื่อนำ EDMS ไปใช้ เราต้องเผชิญกับปัญหาหลักต่อไปนี้ ซึ่งแนวทางแก้ไขจะกำหนดความสำเร็จของโครงการนำไปปฏิบัติทั้งหมด:

• ในกรณีส่วนใหญ่ ความจำเป็นในการปรับโครงสร้างองค์กรขนาดใหญ่
• กระบวนการทางธุรกิจที่อ่อนแอและขาดมาตรฐานขององค์กร
• EDMS ต้องได้รับการนำไปใช้และใช้งานทั่วทั้งองค์กร (ทุกแห่งที่มีการสร้าง ปรับเปลี่ยน และจัดเก็บข้อมูล) มิฉะนั้นความสำเร็จของการดำเนินการจะมีเพียงเล็กน้อย (หากเลย)
• การมีอยู่ของการต่อต้านบางประการต่อการนำ EDS ไปใช้ในส่วนของพนักงานของบริษัท ( “การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง”) มักเกิดจากการไม่เต็มใจที่จะมี "ความโปร่งใส" ในกิจกรรมของตน
• ขาดการฝึกอบรมในระดับที่จำเป็นในหมู่พนักงานองค์กร (รวมถึงผู้จัดการระดับล่าง กลาง และระดับสูง) เพื่อทำงานกับ EDMS

การแนะนำ EDMS ควรดำเนินการทีละน้อย โดยเริ่มจากลิงก์ที่สำคัญที่สุดในโฟลว์เอกสาร (อธิบายไว้อย่างดีและเข้าใจได้) ระบบอัตโนมัติที่จะบรรลุผลในเชิงบวกอย่างรวดเร็ว ในกระบวนการนำ EDMS ไปใช้จำเป็นต้องมั่นใจในความสามารถในการทำงานกับเทคโนโลยีทั้งเก่าและใหม่เพื่อไม่ให้รบกวนกิจกรรมประจำวันขององค์กร การสนับสนุนที่แท้จริงจากฝ่ายบริหารขององค์กรสำหรับโครงการดำเนินการ (ที่เรียกว่า "ปัจจัยคนแรก"). ในกรณีที่ไม่มีการสนับสนุนดังกล่าว (ตัวอย่างเช่น แม้กระทั่งในการจัดการรับข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในระหว่างการสำรวจองค์กร) อย่างดีที่สุด ระบบจะถูกนำไปใช้ในบางแผนกขององค์กรเท่านั้น (ไม่น่าเป็นไปได้ที่ผลตอบแทนที่เห็นได้ชัดเจนใน สามารถคาดหวังการลงทุนได้จากสิ่งนี้)

ปัญหาของ "การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง" สามารถแก้ไขได้โดยการแนะนำองค์ประกอบของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างค่อยเป็นค่อยไปและเป็นระบบโดยเริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุด (เช่นการฝึกอบรมพนักงานให้ทำงานกับอีเมลและอินทราเน็ตการจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ ) และดำเนินงานอธิบายที่จำเป็น ในระหว่างการนำ EDMS ไปใช้ มีความจำเป็นที่จะต้องจัดการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของบริษัท รวมถึงการให้คำปรึกษาสำหรับฝ่ายบริหารเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนผ่านไปสู่งานสำนักงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

การดำเนินการ EDMS ในวงกว้างจะต้องนำหน้าด้วยโครงการนำร่อง ซึ่งในระหว่างนั้นปัญหาหลักที่อาจเกิดขึ้นโดยตรงระหว่างการดำเนินการจะได้รับการชี้แจงให้ชัดเจน งานหลักโครงการนำร่องคือการตรวจสอบว่ามีหรือไม่มี (หรือคาดว่าจะ) ผลกระทบที่จับต้องได้จากการเริ่มใช้ EDMS หากโครงการนำร่อง (ที่เรียกว่า "นำร่อง") ประสบความสำเร็จ จะมีการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับการนำ EDMS ไปใช้ และโครงการนำไปปฏิบัติจริงจะได้รับการพัฒนาพร้อมกับแผนการดำเนินงานฉบับเต็ม โดยทั่วไปแล้ว ต้นทุนของโครงการนำร่องจะอยู่ที่ 10% ของต้นทุนของโครงการจริง

ตามกฎแล้ว การใช้งาน EDMS ในองค์กรประกอบด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้:

1. การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจขององค์กร สถานะของอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่ใช้อย่างละเอียด
2. การพัฒนาข้อมูลและรูปแบบการทำงานขององค์กร การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ
3. การวิเคราะห์การกำหนดค่าฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เป็นไปได้ที่จำเป็นสำหรับการใช้งาน EDMS
4. การดำเนินโครงการนำร่อง
5. การอนุมัติผลลัพธ์ของโครงการนำร่องและการพัฒนาแผนปฏิบัติการ EDMS
6. การเลือกและการส่งมอบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการนำ EDMS ไปใช้
7. จัดหาและติดตั้ง EDMS
8. การปรับตัวและการกำหนดค่า EDMS
9. การถ่ายโอนและการแปลงข้อมูลจากระบบเดิม
10. การฝึกอบรมผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ให้ทำงานกับ EDMS
11. การเตรียมกรณีทดสอบ โปรแกรม และวิธีการทดสอบ การดำเนินการทดสอบ EDMS อย่างเต็มรูปแบบ
12. การพัฒนาการออกแบบ ซอฟต์แวร์ เอกสารด้านเทคนิคและผู้ใช้
13. เสร็จสิ้นการดำเนินการ EDMS และนำไปดำเนินการเชิงพาณิชย์
14. รองรับ EDMS

ข้อสรุป

1. อนาคตเป็นของ EDMS ซึ่งนำแนวคิด ESM ไปใช้อย่างเต็มที่ที่สุดในขณะเดียวกัน ตามที่นักวิเคราะห์ระบุว่า ขณะนี้ Documentum และ FileNet นำเสนอโซลูชันที่ใกล้เคียงกับแนวคิด ECM มากที่สุด
2. ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าจะเห็นแนวโน้มที่ดีสำหรับการพัฒนาตลาดระบบการจัดการเนื้อหาต่อไป จากการศึกษาของ Forrester Research ในปี 1999 พบว่า 38% ของบริษัทใน Fortune 500 กล่าวว่าการซื้อระบบการจัดการเนื้อหามีความสำคัญต่อธุรกิจของพวกเขา จากข้อมูลของ Meta Group ตลาดระบบการจัดการเนื้อหาจะเพิ่มขึ้นเป็น 1 หมื่นล้านดอลลาร์ภายในปี 2547 (โดยมีอัตราการเติบโต 20% ต่อปี)
3. ในเวลาเดียวกัน ตามที่นักวิเคราะห์ของ Ovum ระบุว่า เทคโนโลยีการจัดการเอกสารกระดาษจะเป็นที่ต้องการของตลาดไปอีกหลายปี.
4. แอปพลิเคชันจะได้รับการพัฒนาต่อไปโดยผสมผสานความสามารถในการสร้างรายงานและค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลองค์กรพร้อมการเผยแพร่เอกสารและภาพกราฟิกบนอินเทอร์เน็ต
5. มีเพียงนักพัฒนา EDMS รายใหญ่ที่สุดและมองการณ์ไกลในตลาดเท่านั้นที่จะรักษาโอกาสในการพัฒนาที่ก้าวหน้าได้ บริษัทที่ไม่สามารถปรับตัวเข้ากับสภาวะตลาดใหม่ได้จะต้องเผชิญกับความซบเซาหรือจะถูกผลักออกจากตลาดโดยสิ้นเชิง

ตลาด EDMS รัสเซีย: ปัญหาและความคาดหวังของการพัฒนา เครื่องหมายของระบบการหมุนเวียนทางอิเล็กทรอนิกส์: ปัญหาและมุมมองของการพัฒนา

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

สถาบันการจัดการแห่งรัสเซียตอนใต้ - สาขาของสถาบันเศรษฐกิจแห่งชาติและการบริหารรัฐกิจแห่งรัสเซีย

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

สถาบันการจัดการเซาท์รัสเซีย - สาขาของประธานาธิบดีรัสเซีย

เศรษฐกิจแห่งชาติและการบริหารสาธารณะ

บทคัดย่อ: บทความนี้วิเคราะห์ปัญหาและโอกาสในการพัฒนาตลาด EDMS ในรัสเซีย แนวคิดของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วัตถุประสงค์และการปรับปรุง โลกสมัยใหม่นำเสนอข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการพัฒนาและการใช้งานระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เฉพาะทางทั้งในโครงสร้างเชิงพาณิชย์และในภาครัฐ สรุปผลเกี่ยวกับปัญหาของ EDMS และความจำเป็นในการพัฒนา ปรับปรุง และใช้ในองค์กรและ เจ้าหน้าที่รัฐบาลเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล

คำสำคัญ: การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตลาด EDMS ฟังก์ชั่น EDMS EDMS ในภาครัฐ

บทคัดย่อ: บทความนี้วิเคราะห์ปัญหาและมุมมองของการพัฒนาตลาดของระบบการหมุนเวียนทางอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซีย แนวคิดต่อไปนี้มีความเกี่ยวข้อง: ระบบการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จุดมุ่งหมายและการทำให้เป็นจริงในโลกสมัยใหม่ ข้อมูลทางสถิติเกี่ยวกับการพัฒนาและการใช้ระบบการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นรูปธรรมนั้นมีให้ทั้งในการก่อสร้างเชิงพาณิชย์และภาครัฐ สรุปปัญหาของระบบหมุนเวียนทางอิเล็กทรอนิกส์ความจำเป็นในการปรับปรุงพัฒนาและนำไปใช้ใน องค์กรและหน่วยงานของรัฐในการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

คำสำคัญ: การหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตลาดของระบบการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในภาครัฐ

ในโลกสมัยใหม่การพัฒนาเทคโนโลยีและการนำไปใช้อย่างแพร่หลายได้นำไปสู่ความจริงที่ว่าการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และงานเก็บถาวรครองตำแหน่งผู้นำเมื่อเปรียบเทียบกับงานกระดาษ ปัจจุบันเราสามารถสังเกตเห็นการเพิ่มขึ้นของจำนวนและปริมาณของเอกสารที่ใช้ในโลก นอกจากนี้อัตราส่วนของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา

ในปี 2014 ตลาด EDMS ฉลองครบรอบ 20 ปี ต้นกำเนิดและการพัฒนามีสาเหตุหลักมาจากความต้องการทำให้การทำงานของหน่วยงานภาครัฐเป็นไปโดยอัตโนมัติ - ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศระบบแรกถูกสร้างขึ้นตามคำสั่งของพวกเขา

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) คือระบบองค์กรและเทคนิคที่ช่วยให้มั่นใจในกระบวนการสร้าง การควบคุมการเข้าถึง และการแจกจ่ายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ตลอดจนให้การควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กร

EDMS ในตลาด เทคโนโลยีสารสนเทศยังคงเป็นหนึ่งในระบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เนื่องจากอนุญาตให้:

เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบริษัทโดยการให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแก่ฝ่ายบริหารเพื่อการตัดสินใจ

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานด้วยเอกสาร

ทรัพย์สินของบริษัท (ข้อมูลที่อาจสูญหายเนื่องจากการเลิกจ้างหรือการลดจำนวนพนักงาน) เช่น เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจหรือกระบวนการทางธุรกิจมีความต่อเนื่อง

ในปี 2013 ตลาด EDMS ของรัสเซีย รวมถึงบริการการใช้งาน เพิ่มขึ้น 20% เมื่อเทียบกับปริมาณของปี 2012 เป็น 30.72 พันล้านรูเบิล โดยยังคงรักษาอัตราการเติบโตที่สูงในช่วงระหว่างปี 2554 ถึง 2556: จาก 20 ถึง 35% ตรงกันข้ามกับส่วนอื่น ๆ ของตลาดซอฟต์แวร์ธุรกิจ ซึ่งตามข้อมูลของ Tlyo1Ber การลดลงเล็กน้อยเริ่มต้นขึ้น (ระบบ B1) หรือการเติบโตหยุดลง (ระบบ BIR ) ตลาด EDMS น่าจะแสดงการเติบโตเป็นเลขสองหลัก ณ สิ้นปี 2557 โดยตัวขับเคลื่อนหลักของตลาดนี้คือภาครัฐ ซึ่งมีการนำโครงการต่างๆ ในด้านระบบอัตโนมัติการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้อย่างเข้มข้น ในจำนวนโครงการ ส่วนแบ่งของภาครัฐในตลาด EDMS สูงถึง 25% ในแง่การเงิน- มากถึง 40% .

การเปลี่ยนแปลงของตลาดเชิงบวกในปี 2556 ได้รับการยืนยันจากข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ของผู้ประกอบระบบ ในบรรดาบริษัทเหล่านั้นที่ส่งข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ในตลาด EDMS รวมถึงบริการการใช้งาน (ในรูเบิลรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) การเพิ่มขึ้นในปี 2556 เมื่อเทียบกับปีที่แล้วอยู่ที่ 15% หรือสูงกว่าสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ (ตารางที่ 1) .

ตารางที่ 1. รายได้ของผู้วางระบบในตลาด EDMS

รัสเซียปี 2555-2556 พันรูเบิล

บริษัทที่คุณดูแล โครงการปี 2556 ปี 2556 รายได้ปี 2555 โครงการปี 2555 การเติบโตของรายได้ปี 2555-2556

1C (แฟรนไชส์ทั้งหมด) 1,240,742,103 3 1,041,691,948 19.1%

ตรรกะทางธุรกิจ 760,000 88,534,900 86 42.1%

โครเค 545 970 51 473 553 50 15.3%

EOS 516,029,777 3,263,997 - 95.5%

อินเตอร์ทรัสต์ 420 864 478 406 759 289 3.5%

เทคโนโลยีการจัดการข้อมูลประจำตัว 380,970 - 238,035 - 60%

ลานนิต 188,000 80 180,000 70 4.4%

เอแอลเอ็ม เอ 56,000 105 38,000 - 47.4%

ลาก 50 54 28 49 73.6%

มงต์ (โฮลมอนต์) 000 800

0 ฟุต 38,000 9 34,500 5 10.1%

1 ถามเมื่อ 23,200 57 17,600 35 31.8%

รวม 4,219,775 3,257,835 29.5%

การดำเนินการ EDMS อย่างแข็งขันที่สุดในรัสเซียนั้นดำเนินการในภาครัฐ โดยหลักๆ จะนำไปใช้กับหน่วยงานของรัฐ แต่ยังรวมถึงบริษัทที่มี การมีส่วนร่วมของรัฐ.

ในบรรดาบริษัทของรัฐในช่วงตั้งแต่ต้นปี 2556 ถึงเดือนกันยายน 2557 ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในระบบยุติธรรมอัตโนมัติของรัฐ ซึ่งทำงานบนพื้นฐานของแพลตฟอร์ม Delo (EOS) (ผู้ใช้มากกว่า 67,000 คน) และ การใช้งาน EMC Documentum ใน Rosatom (ผู้ใช้มากกว่า 67,000 คน) โดดเด่นในแง่ของขนาด 30,000) และการเปิดตัว Etlas (EDI) ในกระทรวงสาธารณสุขและการพัฒนาสังคมของภูมิภาค Oryol สำหรับเวิร์กสเตชัน 10,000 เครื่อง ในภาคการค้า โครงการ EDMS ที่ใหญ่ที่สุดคือการนำ DocsVision ไปใช้งานใน Sberbank ของสหพันธรัฐรัสเซีย ระบบยังคงถูกจำลองแบบ: ตามที่ธนาคารระบุ ขณะนี้พนักงานธนาคาร 100,000 คนกำลังทำงานใน EDMS บนแพลตฟอร์มนี้ (ตารางที่ 2) .

ตารางที่ 2 โครงการ EDMS/ESM 5 อันดับแรกในภาครัฐของรัสเซีย เรียงตามจำนวนผู้ใช้ในปี 2013 - สามไตรมาสแรกของปี 2014

GAS คดียุติธรรม EOS 67 835

ผู้รวมระบบลูกค้า จำนวนผู้ใช้

เอกสาร Rosatom EMC KROK 30,000

กรมอนามัยและการพัฒนาสังคมแห่งภูมิภาค Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10,000

สำนักงานอัยการสูงสุดแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย AIC Supervision EOS 9 123

กรณีรัฐบาลแห่งภูมิภาค Rostov (EOS) EOS 7,639

สถานการณ์ที่ขัดแย้งกันเกิดขึ้นในอุตสาหกรรม EDMS: โดยทั่วไป

กฎหมายถือเป็นอุปสรรคต่อการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ปัจจุบัน กรอบกฎหมายล้ำหน้าความสามารถด้านเทคนิคของระบบที่นำไปใช้ส่วนใหญ่ ในทางกลับกัน ความสามารถของแพลตฟอร์ม ECM ซึ่ง EDMS ถูกสร้างขึ้น (ทั้งนำเข้าและในประเทศ) โดยหลักการแล้ว ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาใหม่ทั้งหมดได้ ปัจจุบัน การพัฒนามักถูกขัดขวางโดยการขาดความสามารถของลูกค้าที่ใช้งานได้ ซึ่งยังคงยึดมั่นในมุมมองอนุรักษ์นิยมเกี่ยวกับการไหลของเอกสาร

เห็นได้ชัดว่าในระดับระบบมีความเข้าใจถึงความสำคัญของงานนี้: ตามมติของรัฐบาล สหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 09/06/2555 N 890 “ เกี่ยวกับมาตรการปรับปรุงการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในหน่วยงานของรัฐ” กำหนดว่าการเปลี่ยนไปใช้การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในหน่วยงานของรัฐจะต้องแล้วเสร็จก่อนวันที่ 31 ธันวาคม 2560

แต่สถานการณ์ในปัจจุบันทำให้เกิดข้อสงสัย - การลงทุนขนาดใหญ่ในด้าน ICT ในภาครัฐมากกว่า 1 ล้านล้าน ถู. ยังไม่ได้ให้ผลลัพธ์เชิงปฏิบัติที่จับต้องได้

น่าเสียดายที่ในปัจจุบันไม่มีบริการสาธารณะที่มีความสำคัญทางกฎหมายเพียงบริการเดียวที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการใดๆ ที่มีความสำคัญทางกฎหมาย เช่น การออกเอกสาร การเปลี่ยนสถานะของพลเมือง ฯลฯ - แปลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ บริการทั้งหมดที่มีให้โดย EPGU มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น

ระบบ EDMS มีวัตถุประสงค์เพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง แต่แต่ละระบบมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายซึ่งรวมถึงคุณลักษณะหลายประการ ในระหว่างกระบวนการวิจัยที่เราอยู่

■ Directum ■ วิสัยทัศน์ของเอกสาร ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: การไหลของเอกสาร* ผู้ช่วยบอส

■ กรณี ■ ยูพรัต ■ แรงจูงใจ

ระบุ 9 ระบบ เราจะแสดงอุปกรณ์การทำงานของพวกเขาโดยเราจะเน้นถึงข้อดีและข้อเสียของระบบ (รูปที่ 1,2) ข้าว. 1. ความสามารถทางเทคนิคของ EDMS สมัยใหม่

ข้าว. 2. ค่าลิขสิทธิ์สำหรับผู้ใช้ 100 ราย ไม่รวมค่า DBMS โมดูลเพิ่มเติม และส่วนลด

เมื่อเปรียบเทียบฟังก์ชันการทำงานของ EDMS จะใช้การกำหนดต่อไปนี้: "+" - มีการใช้โอกาสแล้ว “+/-” - คุณสมบัตินี้มีให้ใช้งานโดยมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด หรือต้องซื้อซอฟต์แวร์เพิ่มเติม “-” - ยังไม่ได้ใช้โอกาส

ในแง่ของฟังก์ชัน "การทำงานกับเอกสาร" ตำแหน่งผู้นำจะถูกครอบครองโดย EDMS เช่น: Boss-Referent, Delo และ Ephrat ระดับรากหญ้าถูกครอบครองโดย PayDox (ตารางที่ 3)

การทำงานกับเอกสารด้วย Directum DocsVision Globus PayDox 1C: หัวหน้าเอกสาร - ธุรกิจ EUPHRATS MOTIV

เครื่องมือในตัว

กำลังดูไฟล์แนบ

การเปลี่ยนไฟล์แนบ

ทำงานกับเอกสารร่าง /- /- /-

ตารางที่ 3. การทำงานกับเอกสาร

ในแง่ของการพัฒนาฟังก์ชัน "การค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูล" ผู้นำคือ EDMS เช่น: Ephrat, Delo และ DocsVision ตำแหน่งสุดท้ายถูกครอบครองโดย 1C, Directum, GlobusProfessional (ตารางที่ 4)

การค้นหาและการวิเคราะห์ข้อมูล Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

การค้นหาคุณสมบัติ (ค้นหาตามรายละเอียดเอกสาร)

ค้นหางานและคำแนะนำ (รวมถึงตามกำหนดเวลา นักแสดง ผู้ควบคุม)

ค้นหาข้อความแบบเต็มโดยคำนึงถึงสัณฐานวิทยาของภาษารัสเซีย /- /- /- /- /-

การนำไปปฏิบัติ หลากหลายชนิดค้นหาด้วยคำถามเดียว /-

ตารางที่ 4. ค้นหาการวิเคราะห์ข้อมูล

ตารางที่ 5. ความปลอดภัยของข้อมูล

ความปลอดภัยของข้อมูล Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

สนับสนุน ในรูปแบบต่างๆการรับรองความถูกต้อง /- /- /- /- /- /- /-

การกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้

การกำหนดสิทธิ์ให้กับกลุ่มผู้ใช้

การสนับสนุนบทบาทที่กำหนดเอง

ในแง่ของการพัฒนาฟังก์ชัน "ความปลอดภัยของข้อมูล" Boss-Referent, Efrat, Delo และ DocsVision อยู่ในตำแหน่งผู้นำ ในตำแหน่งสุดท้าย: 1C และ GlobusProfessional (ตารางที่ 5)

จากการวิเคราะห์ เราสามารถระบุ EDMS หลายตัวที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ดีที่สุดได้ ซึ่งรวมถึง: Ephrat ซึ่งเป็นผู้นำอย่างไม่ต้องสงสัย รวมถึง Delo และ DocsVision จาก 9 EDMS, 1C, Globus Professional นั้น PayDox โดดเด่นด้วยอุปกรณ์การทำงานที่ไม่เพียงพอ EDMS ส่วนที่เหลือครอบครองช่องตรงกลาง

โดยสรุป เราสามารถพูดได้ว่า EDMS เป็นสิ่งจำเป็นในโลกสมัยใหม่ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องก็เป็นเกณฑ์ที่สำคัญเช่นกัน ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่รู้จักกันดีในตลาดรัสเซีย ปัจจุบันการนำไปปฏิบัติได้แพร่หลายและถึงจุดสูงสุดของประสิทธิภาพการทำงานแล้ว การเจริญเติบโตต่อไป

การเติบโตของตลาดเป็นไปได้ไม่ได้เกิดจากการเติบโตของจำนวนผู้ใช้ ECM แต่เกิดจากการปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานของพวกเขา ทุกวันนี้ สาเหตุหลักในการเปลี่ยนโซลูชันที่มีอยู่คือปัญหาด้านประสิทธิภาพ การขาดฟังก์ชันการทำงาน ต้นทุนการพัฒนาที่สูงและการสนับสนุนโซลูชันปัจจุบัน รหัสแพลตฟอร์มแบบปิด อินเทอร์เฟซที่ไม่สะดวก ปัญหาเกี่ยวกับการกระจายและการรวมอาณาเขต ตลอดจนการเชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์ที่ล้าสมัยและ แพลตฟอร์มฮาร์ดแวร์

บรรณานุกรม:

1. Mansurova N.A. , Veselov P.S. ข้อกำหนดเบื้องต้นและขั้นตอนของการดำเนินการระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง // การวิจัยทางเศรษฐกิจ 2553 หมายเลข 1 - หน้า 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. การไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระบบการฝึกอบรมและการฝึกอบรมขั้นสูงของผู้เชี่ยวชาญ // รัฐและ รัฐบาลเทศบาล. บันทึกทางวิทยาศาสตร์ของ SKAGS 2552. ลำดับที่ 4. หน้า 66-75

3. [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. การฝึกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในการจัดหา บริการสาธารณะ// การจัดการของรัฐและเทศบาล บันทึกทางวิทยาศาสตร์ของ SKAGS 2552. ลำดับที่ 4. หน้า 99-108

7. บาคูเชฟ วี.วี., กริกอรีฟ อี.เอส. เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ในด้านรัฐ-การเมืองและเชิงระบบ กิจกรรมการจัดการอุปกรณ์: การประเมินข้อกำหนดเบื้องต้น // การจัดการของรัฐและเทศบาล บันทึกทางวิทยาศาสตร์ของ SKAGS 2552 ฉบับที่ 1 หน้า 56-61.

8. [ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์] URL: http://www.tadviser.ru/index.php

ศูนย์ข้อมูลและการวิเคราะห์ TAdviser เผยแพร่รายงานประจำปีแบบดั้งเดิมในตลาดสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) และการจัดการเนื้อหา (ECM) ครั้งนี้ครอบคลุมถึงโครงการที่เริ่มต้นและแล้วเสร็จในปี 2559 และ 2560

การประเมินตลาด EDMS ของรัสเซียในแง่การเงิน

ตามการประมาณการของ TAdviser ในปี 2559 ปริมาณตลาดภายในประเทศสำหรับระบบ EDMS/ECM อยู่ที่ประมาณ 41.6 พันล้านรูเบิล. ตลาดมีเพิ่มขึ้นตลอดทั้งปี 10%. ไดนามิกเดียวกัน ( 10% ) ผู้เชี่ยวชาญคาดหวังภายในสิ้นปี 2560

เครือข่ายแฟรนไชส์ของ บริษัท 1C ได้รับผลกำไรสูงสุดจากการขาย การใช้งาน และการสนับสนุนระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2559 รวมรายได้ของผู้ขายและหุ้นส่วนคือ 2.75 พันล้านรูเบิล. โดยที่ มากกว่า 2 พันล้านรูเบิลบริษัท 1C และผู้รับแฟรนไชส์ได้รับเงินจากการดำเนินการและการสนับสนุน EDS ในขณะที่การขายใบอนุญาตดึงดูดทุกอย่างเข้าสู่คลังทั่วไป 650.5 ล้าน₽. อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์ของเครือข่ายพันธมิตรถูกนำเสนออยู่นอกอันดับ เนื่องจากไม่มีผู้เล่นเพียงรายเดียว แต่มีผู้เล่นในตลาดจำนวนมาก

บรรทัดแรกของการจัดอันดับอย่างเป็นทางการนั้นดำเนินการโดยบริษัท Logika Business ที่มีรายได้ต่อปี 1.86 พันล้านรูเบิลประการที่สอง - "ครก" ด้วย 1.38 พันล้านรูเบิล, TerraLink ตัวที่สามด้วย 964 ล้าน₽. EOS พันธมิตรของเราได้รับเงินจากการขาย การใช้งาน และการสนับสนุน EDMS "DELO" และ EOS สำหรับ SharePoint ในปี 2559 793.5 ล้าน₽และรั้งอันดับที่ 4 ของตารางรวม

ผู้เขียนการให้คะแนนทราบว่าผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ในการจัดอันดับ EDMS/ECM แสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงของรายได้ที่เป็นบวกในปี 2016 มีเพียง 2 ใน 16 บริษัทเท่านั้นที่แย่ลง ตัวชี้วัดทางการเงิน- และคนเหล่านี้คือผู้ประกอบระบบ ไม่ใช่ผู้ขาย บริษัทพัฒนา EDMS ทั้งหมดยังคงอยู่ในความมืด

การจัดอันดับ EDMS ตามจำนวนโครงการ

Directum เป็นผู้นำในจำนวนโครงการที่เริ่มต้นและแล้วเสร็จในปี 2559 ( 739 ). พันธมิตรของเรา EOS ( 593 โครงการสาธารณะประจำปี) และ 1C ( 178 โครงการ) ครอบครองบรรทัดที่ 2 และ 4 ตามลำดับ

การกระจายอุตสาหกรรมของโครงการ

TAdviser ไม่ได้แสดงสถิติการกระจายโครงการ EDMS แยกตามอุตสาหกรรมในปีนี้ อย่างไรก็ตาม บริษัทวิจัยนานาชาติ IDC ทำสิ่งนี้เพื่อเขา จากการคำนวณของเธอในปี 2559 วิสาหกิจของรัสเซียในภาคอุตสาหกรรม สาธารณะ และการเงินลงทุนใน ECM มากที่สุด แต่พวกเขาแก้ไขปัญหาแตกต่างออกไป นักอุตสาหกรรมที่มีส่วนแบ่งการตลาดมากที่สุด ( 25% ) มุ่งเน้นไปที่ระบบอัตโนมัติ การไหลของเอกสารภายใน: ขยายฟังก์ชันการทำงานของ EDMS ในแง่ของการจัดการโครงการ ทำให้สถานการณ์การทำงานในองค์กรทั่วไปเป็นแบบอัตโนมัติ และบูรณาการ EDMS เข้ากับระบบธุรกรรม (CPM, BI) ผู้ครอบครอง 23% ตลาดภาครัฐในปี 2559 แก้ไขปัญหาการพัฒนา MEDI เป็นหลักและเชื่อมโยงผู้เข้าร่วมใหม่เข้ากับปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก สถาบันการเงินที่มีหุ้น 16% มุ่งเน้นไปที่การทำให้การไหลของเอกสารภายนอกเป็นอัตโนมัติ: การสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของลูกค้า แอปพลิเคชันมือถือ การทำให้กระบวนการออกสินเชื่อเป็นแบบอัตโนมัติ

ปัจจัยขับเคลื่อนสำคัญของการเติบโตของตลาด EDMS

ตลาด EDMS/ECM ในรัสเซียเพิ่มขึ้นทุกปี 10%. มีหลายปัจจัยที่มีส่วนทำให้เกิดสิ่งนี้:

ภาวะเศรษฐกิจที่ยากลำบาก. วิกฤติที่ยืดเยื้อยาวนานส่งผลให้องค์กรต่างๆ ต้องคิดอย่างจริงจังมากขึ้นเกี่ยวกับการลดการลงทุนและการควบคุมทางการเงินที่เข้มงวดยิ่งขึ้น เนื่องจากสถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่ตึงเครียด หลายคนจึงคิดเป็นครั้งแรกเกี่ยวกับการประเมินและเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของตน และเราพบวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพ - ระบบ EDMS/ECM

กระบวนการทดแทนการนำเข้า. ในปี 2559 รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียออกคำสั่งหมายเลข 1588-r ซึ่งบังคับให้หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและกองทุนนอกงบประมาณของรัฐเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์รัสเซีย นับตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ผู้ผลิตระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศได้เห็นความต้องการโซลูชันของตนอย่างต่อเนื่อง เป็นไปได้ว่าตามองค์กรภาครัฐและหน่วยงานภาครัฐ บริษัทอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ที่มีส่วนร่วมของรัฐจะต้องเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มในประเทศ และนี่คือกลุ่มลูกค้าหลักของระบบ EDMS และ ECM อย่างไรก็ตาม ในสถานการณ์ปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงจะไม่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน การเปลี่ยนระบบข้อมูลขนาดใหญ่มักเกี่ยวข้องกับต้นทุนและความเสี่ยงสูงเสมอ ดังนั้นการปรับปรุงให้ทันสมัยจึงต้องราบรื่น จุดเริ่มต้นที่ดีคือการอัปเกรดฐานข้อมูลของคุณและเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์ส เช่น PostgreSQL

1. หลักสูตรบน เศรษฐกิจดิจิทัล . รัฐกำลังเปิดตัวบริการอิเล็กทรอนิกส์อย่างเป็นระบบ (Gosuslugi, Nalog.ru) บริษัท การค้า ฯลฯ การถ่ายโอนกระบวนการทางธุรกิจไปยังสภาพแวดล้อมแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดต้นทุนสินค้าและบริการ เพิ่มประสิทธิภาพแรงงาน เวลา และต้นทุนทางการเงิน
2. การพัฒนาเทคโนโลยีใหม่อย่างรวดเร็ว. ในขณะที่เครื่องมือใหม่สำหรับการประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูล (บล็อกเชน บิ๊กดาต้า ปัญญาประดิษฐ์) พัฒนาขึ้น ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็พัฒนาขึ้นเช่นกัน ฟังก์ชั่นของพวกเขากำลังขยายออกไป เครื่องมือใหม่สำหรับการกำหนดมาตรฐาน การแสดงภาพ และการวิเคราะห์ข้อมูล (BI) กำลังปรากฏขึ้น EDMS ถูกนำมาใช้เป็นคลังข้อมูลองค์กรมากขึ้น
3. ความต้องการระบบอัตโนมัติของ YuZEDO. ในปี 2016-2017 ในองค์กรขนาดและอุตสาหกรรมต่างๆ มีความจำเป็นเร่งด่วนสำหรับระบบอัตโนมัติของการรับส่งเอกสารที่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย (LWED) ยิ่งไปกว่านั้น เรากำลังพูดถึงไม่เพียงแต่เกี่ยวกับการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรองและการแลกเปลี่ยนเอกสารที่ผ่านการรับรองทางออนไลน์เท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับความต้องการในระดับของกลไกการผสานรวมที่ครบถ้วนซึ่งช่วยให้สามารถลดการดำเนินการด้วยตนเองให้เหลือน้อยที่สุดและรับรองความต่อเนื่องของ end-to - สิ้นสุดกระบวนการ
4. การระดมพลทั้งหมด. ปัจจุบันไม่เพียงแต่ผู้จัดการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงนักแสดงทั่วไปด้วยที่ต้องการเข้าถึงโปรแกรมการทำงานจากอุปกรณ์มือถือ ความสามารถในการเชื่อมต่อกับ EDMS ขององค์กรด้วย โทรศัพท์ส่วนตัวหรือแท็บเล็ตช่วยให้พนักงานเรียนรู้เกี่ยวกับงานใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็วและทำงานให้เสร็จสิ้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น การเปลี่ยนแปลงโดยรวมของการสื่อสารองค์กรไปสู่สภาพแวดล้อมแบบเคลื่อนที่ได้นำไปสู่การเกิดขึ้นของอุตสาหกรรมทั้งหมดที่ให้บริการแบบเคลื่อนที่สำหรับธุรกิจ ซึ่งรวมถึงการจัดเตรียมเนื้อหา บริการสำหรับการพัฒนาเครื่องมือสำหรับการปกป้องข้อมูลองค์กร การออกแบบและการสร้างแอปพลิเคชันมือถือ
5. การกระจายบริการคลาวด์. เทคโนโลยี Cloud EDMS มีการใช้งานอย่างแข็งขันในระดับรัฐ วันนี้คุณสามารถสมัครเพื่อเปลี่ยนใบอนุญาตขับขี่หรือหนังสือเดินทาง ชำระภาษี และรับใบรับรองที่อยู่อาศัยและบริการชุมชนในสภาพแวดล้อมดิจิทัลได้ผ่านทางเว็บไซต์บริการของรัฐบาล สำหรับขอบเขตเชิงพาณิชย์ สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก แพลตฟอร์ม ECM จะต้องเป็นแบบคลาวด์อย่างแน่นอน การซื้อ EDMS เวอร์ชันบรรจุกล่องจะไม่สร้างผลกำไรในเชิงเศรษฐกิจสำหรับองค์กรในกลุ่ม SMB การใช้ระบบการจัดการเนื้อหาบนคลาวด์สะดวกมากสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ECM ดังกล่าวไม่ได้จำกัดในแง่ของการปรับขนาด มีการรวมศูนย์ และให้การเข้าถึงแบบสากลแก่พนักงานจากอุปกรณ์ทุกประเภททุกวันตลอด 24 ชั่วโมง
6. เพิ่มการโจมตีของไวรัส. การโจมตีของไวรัสระลอกล่าสุดได้กระตุ้นให้เกิดความสนใจใน EDMS ในฐานะระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์สำหรับข้อมูลองค์กร

การคาดการณ์ในอนาคตอันใกล้นี้

ผู้เชี่ยวชาญเชื่อมโยงการเติบโตเพิ่มเติมของตลาดเข้ากับการพัฒนา USEDO การจัดเก็บเอกสารทางการเงิน และการปรับปรุงกลไกในการบูรณาการ EDMS เข้ากับระบบข้อมูลอื่น ๆ ขององค์กร ปัจจุบันนี้ EDMS ได้รับการบูรณาการเข้ากับบริการด้านการวิเคราะห์และโปรแกรมการบัญชีอย่างราบรื่น ในอนาคตอันใกล้นี้ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกบูรณาการเข้ากับภูมิทัศน์ด้านไอทีขององค์กรอย่างแนบแน่นยิ่งขึ้น ผู้เชี่ยวชาญยังอนุญาตให้มีการเปิดตัวโซลูชันแบบผสานรวมสำหรับการทำงานแบบบูรณาการกับข้อมูลและเนื้อหาของบริษัททุกประเภท

แชทบอทและกลไกปัญญาประดิษฐ์จะแพร่หลายมากขึ้นในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จากบริการลงทะเบียนเอกสาร EDMS จะกลายเป็นระบบมัลติฟังก์ชั่นสำหรับการบันทึกเอกสารทั้งหมด กิจกรรมทางธุรกิจองค์กรศูนย์กระจายข้อมูลโดยคำนึงถึงข้อมูลจากระบบสารสนเทศหลายระบบ นอกจากนี้ EDMS จะเป็นผู้จัดหาข้อมูลหลักสำหรับการวิเคราะห์เชิงลึกและครอบคลุมในระบบ BI

ปัจจัยจำกัด

ในบรรดาอุปสรรคสำคัญในการพัฒนาตลาด EDMS ผู้เชี่ยวชาญได้แก่:

• ข้อ จำกัด กรอบกฎหมาย . การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังคงไม่ได้ใช้เป็นหลัก แต่เป็นเอกสารกระดาษสำรอง
• การรวม EDMS ไม่เพียงพอ ขาดมาตรฐานและข้อบังคับเดียว. ตัวอย่างเช่น พนักงานขององค์กรอุตสาหกรรมไม่เพียงทำงานกับรายงานมาตรฐานเท่านั้น แต่ยังทำงานเกี่ยวกับเอกสารทางวิศวกรรมเฉพาะทางด้วย (ภาพวาดจาก AutoCAD) การไม่มีเอกสารดังกล่าวในรูปแบบมาตรฐานเป็นอุปสรรคต่อการนำ EDMS ไปใช้

มีประสบการณ์ในการใช้งาน EDMS "SoftExpert"

การพัฒนาอารยธรรมของมนุษย์นั้นมาพร้อมกับปริมาณข้อมูลที่สร้างขึ้น ประมวลผล และจัดเก็บที่เพิ่มขึ้นอย่างน่าทึ่ง ตัวอย่างเช่น ตามรายงานของนิตยสาร ASAP มีเอกสารใหม่ประมาณ 6 พันล้านฉบับปรากฏทั่วโลกทุกปี จากข้อมูลของ Delphi Consulting Group ซึ่งปัจจุบันอยู่ในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว มีการสร้างเอกสารมากกว่า 1 พันล้านหน้าในแต่ละวัน และมากกว่า 1.3 ล้านล้านถูกจัดเก็บไว้ในเอกสารสำคัญ เอกสารต่างๆ

ควรสังเกตว่ากระแสข้อมูลองค์กรมีความหลากหลายอย่างมากทั้งในแง่ของแหล่งที่มาและรูปแบบการนำเสนอ อย่างไรก็ตามสามารถจำแนกได้ตามเงื่อนไขตามรูปแบบการจัดเก็บ: เอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ เป็นที่คาดกันว่าในปัจจุบันมีเพียงประมาณ 30% ของข้อมูลองค์กรทั้งหมดเท่านั้นที่ถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (ทั้งที่มีโครงสร้างในฐานข้อมูลและไม่มีโครงสร้าง) ข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด (ประมาณ 70%) จะถูกจัดเก็บไว้ในกระดาษ ซึ่งสร้างความยากลำบากอย่างมากในการค้นหา อย่างไรก็ตาม อัตราส่วนนี้จะค่อยๆ เปลี่ยนแปลงไปเพื่อสนับสนุนการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ (โดยเฉพาะผ่านการพัฒนาระบบเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์) จากข้อมูลของ Delphi Consulting Group ปริมาณข้อมูลข้อความอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรเพิ่มขึ้นสองเท่าทุกๆ 3 ปี ตามการคาดการณ์ของนิตยสาร ASAP ฉบับเดียวกัน ภายในปี 2547 ข้อมูลองค์กรเพียงประมาณ 30% เท่านั้นที่จะยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ และข้อมูล 70% จะถูกจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าไม่น่าเป็นไปได้ที่สักวันหนึ่งเอกสารทั้งหมดจะกลายเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยเฉพาะ แต่ไม่ต้องสงสัยเลยว่าการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะมีชัยในอนาคต

ตัวเลขและข้อมูลที่น่าประทับใจเหล่านี้บ่งชี้เพียงว่าสำหรับองค์กรหรือองค์กรใดๆ ปัญหาของการเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเอกสารและการควบคุมการประมวลผลข้อมูลมีความสำคัญอย่างยิ่ง ข้อความนี้สามารถยืนยันได้ด้วยข้อมูลต่อไปนี้ จากข้อมูลของ Siemens Business Services ผู้จัดการใช้เวลาทำงานมากถึง 80% ในการทำงานกับข้อมูล ใช้เวลาทำงานของพนักงานมากถึง 30% ในการสร้าง ค้นหา อนุมัติและส่งเอกสาร โดยเฉลี่ยเอกสารภายในแต่ละฉบับจะถูกคัดลอกโดยเฉลี่ย มากถึง 20 ครั้งและมากถึง 15 % ของเอกสารองค์กรที่สูญหายอย่างถาวร (ในขณะเดียวกันตามนิตยสาร ASAP พนักงานโดยเฉลี่ยจะใช้เวลาทำงานมากถึง 150 ชั่วโมงต่อปีในการค้นหาข้อมูลที่สูญหาย) นอกจากนี้ยังมีการประมาณการว่ามีการใช้ทรัพยากรแรงงานมากถึง 40% และรายได้องค์กรมากถึง 15% ในการทำงานกับเอกสาร

นั่นคือเหตุผล ประสิทธิภาพการจัดการขององค์กรและองค์กรอย่างน้อยที่สุดก็ขึ้นอยู่กับวิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องสำหรับปัญหาในการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูง การควบคุมการดำเนินการ รวมถึงการจัดระเบียบการจัดเก็บ การค้นหา และการใช้งานอย่างรอบคอบ ความจำเป็นในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างมีประสิทธิภาพนำไปสู่การสร้าง ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)ซึ่งบทความนี้จะเน้นไปที่ วัตถุประสงค์หลักของบทความนี้คือเพื่อนำเสนอให้ผู้อ่าน Jet Info ทราบถึงสถานะปัจจุบันของตลาด EDMS ทั่วโลก แนวโน้มการพัฒนา รวมถึงตัวอย่างการใช้ EDMS จำนวนมากในโลก คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ EDMS โดยใช้แหล่งข้อมูลบนเว็บเฉพาะทางจำนวนมากพอสมควร (ทั้งภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ) เช่น www.document.ru, www.docflow.ru เว็บไซต์ของบริษัทผู้พัฒนา EDMS ฯลฯ .

แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วัตถุประสงค์ของ EDMS

ตามที่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรม การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึง: การสร้างเอกสาร การประมวลผล การส่งผ่าน การจัดเก็บ การส่งออกข้อมูลที่หมุนเวียนในองค์กรหรือองค์กร โดยอิงจากการใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไป การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นการจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสารระหว่างแผนกขององค์กรหรือองค์กร กลุ่มผู้ใช้ หรือผู้ใช้แต่ละราย ในเวลาเดียวกัน การเคลื่อนย้ายเอกสารไม่ได้หมายถึงการเคลื่อนไหวทางกายภาพ แต่เป็นการโอนสิทธิ์ในการใช้งานพร้อมการแจ้งเตือนผู้ใช้เฉพาะรายและการควบคุมการดำเนินการ

IDC ให้นิยามแนวคิดของ EDMS ดังนี้ (ความหมาย EDMS” ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์): “EDS จัดให้มีกระบวนการสร้าง จัดการการเข้าถึง และแจกจ่ายเอกสารจำนวนมากบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และยังให้การควบคุมการไหลของเอกสารในองค์กรอีกด้วย บ่อยครั้งที่เอกสารเหล่านี้ถูกจัดเก็บไว้ในที่เก็บพิเศษหรือในลำดับชั้นของระบบไฟล์ ประเภทไฟล์ที่ ERMS รองรับโดยทั่วไป ได้แก่ เอกสารข้อความ รูปภาพ สเปรดชีต ข้อมูลเสียง ข้อมูลวิดีโอ และเอกสารบนเว็บ ความสามารถทั่วไปของ EDMS ได้แก่ การสร้างเอกสาร การควบคุมการเข้าถึง การแปลงข้อมูล และความปลอดภัยของข้อมูล”

วัตถุประสงค์หลักของ EDMS คือเพื่อจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนทำงานร่วมกับเอกสารเหล่านั้น(โดยเฉพาะการค้นหาทั้งตามคุณลักษณะและเนื้อหา) EDMS ควรติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร กำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร ความเคลื่อนไหวของเอกสารโดยอัตโนมัติ และยังควบคุมเวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยทั้งหมดอีกด้วย EDMS ที่ครอบคลุมจะต้องครอบคลุมวงจรการทำงานในสำนักงานทั้งหมดขององค์กรหรือองค์กร ตั้งแต่การตั้งค่างานในการสร้างเอกสารไปจนถึงการจัดเก็บในเอกสารเก็บถาวร และรับรองการจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์ในทุกรูปแบบ รวมถึงเอกสารประกอบที่ซับซ้อน EDMS ควรรวมการไหลของเอกสารที่แตกต่างกันขององค์กรที่อยู่ห่างไกลทางภูมิศาสตร์มาไว้ในระบบเดียว พวกเขาจะต้องจัดให้มีการจัดการเอกสารที่ยืดหยุ่น ทั้งผ่านการกำหนดเส้นทางการเคลื่อนย้ายที่เข้มงวดและผ่านการกำหนดเส้นทางเอกสารอย่างอิสระ EDMS ต้องใช้การสร้างความแตกต่างที่เข้มงวดในการเข้าถึงเอกสารต่างๆ ของผู้ใช้ โดยขึ้นอยู่กับความสามารถ ตำแหน่ง และอำนาจที่ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ EDMS จะต้องได้รับการปรับแต่งให้เข้ากับโครงสร้างองค์กรที่มีอยู่และระบบการจัดการบันทึกขององค์กร ตลอดจนบูรณาการเข้ากับระบบองค์กรที่มีอยู่

ผู้ใช้หลักของ EDMS คือองค์กรภาครัฐขนาดใหญ่ องค์กร ธนาคาร องค์กรอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ และโครงสร้างอื่นๆ ทั้งหมดที่มีกิจกรรมร่วมกับเอกสารที่สร้าง ประมวลผล และจัดเก็บจำนวนมาก

คุณสมบัติพื้นฐานของ EDMS

ความเปิดกว้าง

EDMS ทั้งหมดสร้างขึ้นบนพื้นฐานแบบโมดูลาร์ และอินเทอร์เฟซ API ของพวกมันนั้นเปิดอยู่ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันใหม่ให้กับ EDMS หรือปรับปรุงฟังก์ชันที่มีอยู่ได้ ปัจจุบัน การพัฒนาแอปพลิเคชันที่รวมเข้ากับ EDMS ได้กลายเป็นธุรกิจประเภทหนึ่งในอุตสาหกรรมการผลิตซอฟต์แวร์อุตสาหกรรม และบริษัทที่สามหลายแห่งก็พร้อมที่จะนำเสนอบริการในส่วนตลาดนี้ ความสามารถในการเพิ่มโมดูลจำนวนมากจากบริษัทที่สามลงใน EDMS ช่วยเพิ่มฟังก์ชันการทำงานได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น โมดูลสำหรับการป้อนเอกสารจากสแกนเนอร์ การสื่อสารกับอีเมล โปรแกรมส่งต่อแฟกซ์ ฯลฯ ได้รับการพัฒนาสำหรับ EDMS

บูรณาการกับแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ในระดับสูง

ความสามารถหลักของ EDMS คือการบูรณาการในระดับสูงกับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ต่างๆ ผ่านการใช้เทคโนโลยี OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPIฯลฯ และเมื่อทำงานกับเอกสารโดยตรง ไม่จำเป็นต้องใช้ยูทิลิตี้ EDMS เลย ผู้ใช้จัดการกับโปรแกรมแอปพลิเคชันทั่วไปเท่านั้น: ในขณะที่ติดตั้งส่วนไคลเอนต์ของ EDMS โปรแกรมแอปพลิเคชันจะได้รับการเสริมด้วยฟังก์ชันและองค์ประกอบเมนูใหม่ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้โปรแกรมประมวลผลคำ MS Word เมื่อเปิดไฟล์ จะเห็นไลบรารีและโฟลเดอร์ที่มีเอกสาร EDMS ทันที (จากจุดที่เขาเลือกเอกสารที่ต้องการ) เมื่อบันทึก เอกสารจะอยู่ในฐานข้อมูล EDMS โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับโปรแกรมสำนักงานและโปรแกรมพิเศษอื่นๆ

ควรสังเกตด้วยว่า EDMS ทั่วไปส่วนใหญ่ใช้การผสานรวมกับระบบ ERP ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด (โดยเฉพาะ SAP R/3, Oracle Applications ฯลฯ) ความสามารถในการรวมเข้ากับแอปพลิเคชันต่างๆ เป็นหนึ่งในคุณสมบัติเฉพาะของ EDMS ด้วยเหตุนี้ EDMS จึงสามารถทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ ขององค์กรได้ จึงเป็นการสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบงานสำนักงานในองค์กร นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมบางคนถึงกับเชื่อว่า EDMS อาจกลายเป็นพื้นฐานของระบบข้อมูลองค์กรขององค์กรหรือองค์กรได้ (มีความคิดเห็นอื่น ๆ )

คุณสมบัติการจัดเก็บเอกสาร

EDMS ดำเนินงานบนพื้นฐานของสถาปัตยกรรมแบบกระจายเป็นหลัก และใช้เทคโนโลยีที่หลากหลายในการรวบรวม จัดทำดัชนี จัดเก็บ ค้นหา และดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS ส่วนใหญ่ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบมีลำดับชั้น (ตามหลักการ "ตู้/ชั้นวาง/โฟลเดอร์") เอกสารแต่ละฉบับจะถูกวางในโฟลเดอร์ซึ่งจะอยู่บนชั้นวาง ฯลฯ ไม่จำกัดจำนวนระดับการซ้อนเมื่อจัดเก็บเอกสาร เอกสารเดียวกันสามารถเป็นส่วนหนึ่งของหลายโฟลเดอร์และชั้นวางได้โดยใช้กลไกการเชื่อมโยง (เอกสารต้นฉบับในกรณีนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงและจะถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่กำหนดโดยผู้ดูแลระบบ EDMS) EDMS จำนวนหนึ่งใช้ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่ทรงพลังยิ่งขึ้นโดยการจัดระเบียบลิงก์ระหว่างเอกสาร (ลิงก์เหล่านี้สามารถสร้างและแก้ไขแบบกราฟิกได้)

เอกสารใดๆ ใน EDMS มีชุดคุณลักษณะที่แน่นอน (เช่น ชื่อเอกสาร ผู้เขียนเอกสาร เวลาที่สร้าง ฯลฯ) ชุดแอตทริบิวต์สามารถเปลี่ยนจากเอกสารประเภทหนึ่งเป็นอีกประเภทหนึ่งได้ (ภายในเอกสารประเภทหนึ่งยังคงไม่เปลี่ยนแปลง) ใน EDMS คุณลักษณะของเอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ สำหรับเอกสารแต่ละประเภท เทมเพลตการ์ดจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้เครื่องมือแบบภาพ โดยจะแสดงชื่อของคุณลักษณะของเอกสารในรูปแบบกราฟิกที่ชัดเจน เมื่อป้อนเอกสารลงใน EDMS เทมเพลตที่จำเป็นจะถูกนำไปใช้และกรอกการ์ด (ป้อนค่าแอตทริบิวต์) เมื่อกรอกแล้ว บัตรจะเชื่อมโยงกับเอกสารนั้นเอง

ในกรณีส่วนใหญ่ ส่วนเซิร์ฟเวอร์ของ EDMS ประกอบด้วยส่วนประกอบทางลอจิคัลต่อไปนี้ (ซึ่งสามารถอยู่บนเซิร์ฟเวอร์เดียวหรือหลายเซิร์ฟเวอร์):

• การจัดเก็บคุณลักษณะของเอกสาร (การ์ด)
• การจัดเก็บเอกสาร
• บริการจัดทำดัชนีข้อความฉบับเต็ม

ที่เก็บเอกสารมักจะหมายถึงที่เก็บเนื้อหาเอกสาร การจัดเก็บแอตทริบิวต์และการจัดเก็บเอกสารมักจะรวมกันภายใต้ชื่อทั่วไปว่า “เอกสารเก็บถาวร” ในการจัดเก็บแอตทริบิวต์ EDMS ส่วนใหญ่ใช้ DBMS Oracle, Sybase, MS SQL Server และ Informix ซึ่งให้การค้นหาเอกสารตามคุณลักษณะ

ในการจัดเก็บเนื้อหาของเอกสารโดยตรง EDMS ส่วนใหญ่จะใช้ไฟล์เซิร์ฟเวอร์ MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX ฯลฯ ในกรณีนี้ สามารถใช้สภาพแวดล้อมเครือข่ายที่ต่างกันได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลที่มีคุณลักษณะของเอกสารสามารถทำงานภายใต้ UNIX OS บนเครือข่าย TCP/IP และเอกสารต่างๆ ก็สามารถจัดเก็บภายใต้ Novell NetWare OS บนเครือข่าย IPX/SPX ได้ ควรสังเกตว่าข้อดีที่ยอดเยี่ยมของ EDMS คือการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดั้งเดิมและจดจำรูปแบบไฟล์ได้หลายรูปแบบโดยอัตโนมัติ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ การจัดเก็บเอกสารพร้อมกับคุณลักษณะในฐานข้อมูลได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น วิธีนี้มีข้อดีและข้อเสีย ข้อดีคือการเพิ่มขึ้นอย่างมากในความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสารและข้อเสียเปรียบหลักคือประสิทธิภาพการทำงานต่ำกับเอกสารที่มีข้อมูลที่เก็บไว้จำนวนมาก วิธีการนี้ยังต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ที่มีประสิทธิภาพซึ่งมี RAM และฮาร์ดไดรฟ์จำนวนมาก นอกจากนี้ หากฐานข้อมูลล้มเหลว การกู้คืนเอกสารที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลจะเป็นเรื่องยากมาก นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องเชื่อมโยงกับ DBMS เฉพาะอย่างเคร่งครัดอีกด้วย

คุณสมบัติของการกำหนดเส้นทางเอกสาร

โมดูล EDMS ที่รับผิดชอบการไหลของเอกสารมักเรียกว่าโมดูลการกำหนดเส้นทางเอกสาร โดยทั่วไป จะใช้แนวคิดของการกำหนดเส้นทางเอกสาร "ฟรี" และ "ยาก" ด้วยการกำหนดเส้นทาง "ฟรี" ผู้ใช้ที่เข้าร่วมในโฟลว์เอกสารสามารถเปลี่ยนเส้นทางที่มีอยู่สำหรับเอกสารได้ (หรือกำหนดเส้นทางใหม่) ตามดุลยพินิจของตนเอง ด้วยการกำหนดเส้นทาง "ยาก" เส้นทางในการส่งเอกสารได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด และผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม ด้วยการกำหนดเส้นทาง "ยาก" การดำเนินการเชิงตรรกะสามารถประมวลผลได้เมื่อเส้นทางเปลี่ยนแปลงเมื่อตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าบางประการ (เช่น การส่งเอกสารไปยังฝ่ายบริหารเมื่อผู้ใช้รายใดรายหนึ่งใช้เกินสิทธิ์อย่างเป็นทางการของเขา) ใน EDMS ส่วนใหญ่ โมดูลการกำหนดเส้นทางจะรวมอยู่ในแพ็คเกจการจัดส่ง ใน EDMS บางตัวจะต้องซื้อแยกต่างหาก โมดูลการกำหนดเส้นทางที่มีคุณสมบัติครบถ้วนได้รับการพัฒนาและจัดหาโดยบุคคลที่สาม

การควบคุมการเข้าถึง

EDMS ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการกำหนดอำนาจและควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ในกรณีส่วนใหญ่จะใช้เพื่อกำหนดประเภทการเข้าถึงต่อไปนี้ (ชุดสิทธิ์ที่ระบุจะขึ้นอยู่กับ EDMS เฉพาะ):

• ควบคุมเอกสารได้อย่างสมบูรณ์
• สิทธิในการแก้ไขแต่ไม่ทำลายเอกสาร
• สิทธิ์ในการสร้างเอกสารเวอร์ชันใหม่ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้
• สิทธิ์ในการใส่คำอธิบายประกอบเอกสาร แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือสร้างเวอร์ชันใหม่ได้
• สิทธิ์ในการอ่านเอกสารแต่แก้ไขไม่ได้
• สิทธิ์ในการเข้าถึงการ์ด แต่ไม่ใช่เนื้อหาของเอกสาร
• ขาดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารโดยสมบูรณ์ (ในขณะที่ทำงานกับ EDMS ทุกการกระทำของผู้ใช้จะถูกบันทึกไว้ ดังนั้นประวัติทั้งหมดของการทำงานกับเอกสารจึงสามารถควบคุมได้อย่างง่ายดาย)

ติดตามเวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยของเอกสาร

เมื่อผู้ใช้หลายคนทำงานกับเอกสารพร้อมกัน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานต่างๆ) ฟังก์ชั่นที่สะดวกมากของ EDMS คือการใช้เวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยของเอกสาร สมมติว่าผู้ดำเนินการสร้างเอกสารเวอร์ชันแรกและส่งต่อไปยังผู้ใช้รายถัดไปเพื่อตรวจสอบ ผู้ใช้คนที่สองเปลี่ยนเอกสารและสร้างเวอร์ชันใหม่ตามเอกสารนั้น จากนั้นเขาก็ส่งต่อเวอร์ชันของเอกสารไปยังผู้ใช้รายที่สามซึ่งเป็นผู้สร้างเวอร์ชันที่สามให้กับหน่วยงานถัดไป หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง เมื่ออ่านความคิดเห็นและการแก้ไข ผู้ดำเนินการเอกสารคนแรกจะตัดสินใจแก้ไขเวอร์ชันต้นฉบับ และบนพื้นฐานของเวอร์ชันดังกล่าว จะสร้างการโค่นล้มเวอร์ชันแรกของเอกสาร ข้อดีของ EDMS คือความสามารถในการติดตามเวอร์ชันและเวอร์ชันย่อยของเอกสารโดยอัตโนมัติ (ผู้ใช้สามารถกำหนดเวอร์ชัน/เวอร์ชันย่อยของเอกสารที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามลำดับหรือเวลาที่สร้างได้เสมอ)

ความพร้อมใช้งานของยูทิลิตี้สำหรับการดูเอกสารในรูปแบบต่างๆ

EDMS ส่วนใหญ่มียูทิลิตี้สำหรับการดูเอกสาร (ที่เรียกว่าโปรแกรมดู) ที่เข้าใจรูปแบบไฟล์หลายสิบรูปแบบ ด้วยความช่วยเหลือทำให้สะดวกมากในการทำงานโดยเฉพาะกับไฟล์กราฟิก (เช่นไฟล์รูปวาดในระบบ CAD) นอกเหนือจากชุดยูทิลิตี้การดูพื้นฐาน (รวมอยู่ใน EDMS แต่ละตัวแล้ว) คุณยังสามารถซื้อยูทิลิตี้เพิ่มเติมจากบุคคลที่สามที่ทำงานร่วมกับ EDMS ได้เป็นอย่างดี

การใส่คำอธิบายประกอบเอกสาร

เมื่อจัดระเบียบงานกลุ่มในเอกสาร ความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารมักจะมีประโยชน์มาก เนื่องจากในบางกรณี ผู้ใช้จะถูกลิดรอนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงเอกสารในระหว่างกระบวนการอนุมัติ พวกเขาจึงสามารถใช้ความสามารถในการใส่คำอธิบายประกอบได้ ใน EDMS ส่วนใหญ่ คำอธิบายประกอบจะถูกนำไปใช้โดยรวมคุณลักษณะสำหรับคำอธิบายประกอบในการ์ดเอกสาร และโอนสิทธิ์ในการแก้ไขฟิลด์การ์ดดังกล่าวให้กับผู้ใช้ แต่วิธีแก้ปัญหาดังกล่าวไม่สามารถยอมรับได้เสมอไป (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารกราฟิก) ในเรื่องนี้ EDMS บางตัวมีฟังก์ชันที่เรียกว่า "ดินสอสีแดง" ซึ่งคุณสามารถระบุข้อบกพร่องในภาพได้อย่างชัดเจน เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ใช้ฟังก์ชัน "ดินสอสีแดง" มีให้บริการโดยบุคคลที่สามอย่างกว้างขวาง

รองรับโปรแกรมไคลเอนต์ต่างๆ

ไคลเอนต์ EDMS ส่วนใหญ่อาจเป็นพีซีที่ใช้ MS Windows หรือ Windows NT EDMS บางตัวยังใช้แพลตฟอร์ม UNIX และ Macintosh นอกจากนี้ EDMS สมัยใหม่ทั้งหมดยังช่วยให้คุณทำงานกับเอกสารผ่านเว็บเนวิเกเตอร์มาตรฐานได้ เนื่องจากเว็บเนวิเกเตอร์สามารถโฮสต์บนแพลตฟอร์มไคลเอนต์ที่หลากหลาย จึงทำให้ง่ายต่อการแก้ไขปัญหาในการรับรองการทำงานของ EDMS ในสภาพแวดล้อมเครือข่ายที่ต่างกัน เมื่อใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต EDMS มีส่วนประกอบเซิร์ฟเวอร์อื่นที่รับผิดชอบในการเข้าถึงเอกสารผ่านเว็บเนวิเกเตอร์

การจำแนกประเภททั่วไปของ EDMS

แนวคิดอีซีเอ็ม

ปัญหาของการจำแนกประเภท EDMS ค่อนข้างซับซ้อนเนื่องจากมีการพัฒนาอย่างรวดเร็วของตลาดสำหรับระบบเหล่านี้ นอกจากนี้ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2544 เป็นต้นมา แนวคิดนี้ก็เริ่มได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น “การจัดการเนื้อหาองค์กร” ECM”ไม่ใช่การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ตาม Forrester TechRankings) ภาคเรียน อีเอสเอ็มปรากฏขึ้นพร้อมกับหัตถ์แสงของสมาคมการค้า เอ ไอ ไอ เอ็ม อินเตอร์เนชั่นแนลและครอบคลุมระบบการจัดการข้อมูลองค์กรทั้งหมด

ในเวลาเดียวกัน หาก Forrester Research กำหนด ECM เป็น แนวทางบูรณาการในการจัดการเอกสารและเนื้อหาเว็บจากนั้นสำหรับบริษัทที่ปรึกษา Doculabs การจัดการเนื้อหาองค์กร ECM คือ “หมวดหมู่ที่รวมความสามารถของระบบการจัดการเอกสารขององค์กรและระบบการจัดการเนื้อหาเข้ากับความสามารถในการจัดการวงจรชีวิตเต็มรูปแบบของเนื้อหาองค์กร (ด้วยจำนวนประเภทเนื้อหาที่เติบโตอย่างต่อเนื่อง) ”

จากมุมมองของนักวิเคราะห์อุตสาหกรรม แนวคิด ECM ให้ประโยชน์ทางธุรกิจมากมาย ระบบ ECM ที่รวมเทคโนโลยีที่มุ่งเน้นเนื้อหาและกระบวนการทั้งหมดภายในองค์กร มอบโครงสร้างพื้นฐานทั่วไปสำหรับการจัดการโฟลว์เอกสาร ช่วยลดความจำเป็นในการปรับใช้และสนับสนุนเทคโนโลยีที่หลากหลายเพื่อปรับใช้ฟังก์ชันทางธุรกิจต่างๆ สาระสำคัญของแนวทางนี้ (หรือที่เรียกว่าโครงสร้างพื้นฐาน) คือเนื้อหาขององค์กรไม่ควรเป็นของแอปพลิเคชันหรือระบบเดียว ควรมีให้ใช้งานกับแอปพลิเคชั่นจำนวนมากและแจกจ่ายระหว่างกันอย่างอิสระ คุณสมบัติที่สำคัญของโครงสร้างพื้นฐาน ECM (ซึ่งรวมถึงแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องจากผู้ขายในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่) ก็คือ ความเป็นอิสระจากที่เก็บเนื้อหาสากลแห่งเดียว. โครงสร้างพื้นฐาน ECM รวมที่เก็บข้อมูลเฉพาะทาง (หรือดั้งเดิม) จำนวนมาก (แม้กระทั่งจากผู้ขายที่แข่งขันกัน) รวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง ที่เก็บเอกสารผลิตภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์ อีเมล ที่เก็บเนื้อหาเว็บ ระบบไฟล์ และแม้แต่ DBMS ดังนั้น, โครงสร้างพื้นฐาน ECM จัดให้มีเลเยอร์การบูรณาการ (หรือการจำลองเสมือน) ทั่วไปสำหรับที่เก็บข้อมูลแต่ละแห่ง(ทำให้สามารถสอบถามได้จากทุกที่ทั่วทั้งองค์กร) จึงลดความจำเป็นในการรวมระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการเนื้อหาจากผู้ขายหลายราย นอกจากนี้ ด้วยความช่วยเหลือของโครงสร้างพื้นฐาน ECM บริการการจัดการเนื้อหาขององค์กร เช่น การกำหนดส่วนบุคคล การควบคุมการเข้าถึง การจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ ฯลฯ ได้ถูกนำไปใช้ (ซึ่งทำให้การดูแลระบบและการบำรุงรักษาระบบ ECM ง่ายขึ้น)

ความสามารถของระบบ ECM สามารถแบ่งออกได้เป็นหลายประเภทหลัก:

คุณสมบัติการจัดการเนื้อหาทั่วไปซึ่งหมายถึงความสามารถในการจัดการวัตถุอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ (รูปภาพ เอกสารสำนักงาน กราฟิก ภาพวาด เนื้อหาเว็บ อีเมล วิดีโอ เสียง และมัลติมีเดีย) ระบบ ECM จัดเตรียมพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับวัตถุอิเล็กทรอนิกส์ทุกประเภทพร้อมบริการห้องสมุดต่างๆ (การสร้างโปรไฟล์เนื้อหา ฟังก์ชันเช็คอิน/เช็คเอาต์ การควบคุมเวอร์ชัน ลำดับเหตุการณ์การแก้ไข ความปลอดภัยในการเข้าถึงเอกสาร ฯลฯ) รวมถึงความสามารถในการ จัดการออบเจ็กต์ข้อมูลตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด

ฟังก์ชั่นการควบคุมกระบวนการซึ่งหมายถึงความสามารถในการทำให้เป็นอัตโนมัติและจัดการกระบวนการทางธุรกิจและขั้นตอนการทำงาน

บูรณาการกับระบบ ECM อื่น ๆซึ่งแสดงถึงความสามารถในการรวมระบบ ECM เข้ากับระบบ ERP ภายนอก แอปพลิเคชันสำนักงาน พื้นที่จัดเก็บเนื้อหา และ EDMS อื่นๆ การรวมระบบสามารถทำได้สำเร็จโดยใช้วิธีการที่หลากหลาย รวมถึงการใช้อินเทอร์เฟซเชิงวัตถุ (เช่น EJB) ตัวเชื่อมต่อ API เทคโนโลยีการรวมแอปพลิเคชันระดับองค์กร EAI (การรวมแอปพลิเคชันระดับองค์กร)และอื่น ๆ.

ควรสังเกตว่า ECM มีอยู่เป็นเพียงแนวคิดเท่านั้นและ โครงสร้างพื้นฐาน ECM ในปัจจุบันในระดับใหญ่ เป็นเพียงการดูโอกาสในการพัฒนาตลาด EDMS เท่านั้น. ตัวอย่างเช่น ผู้จำหน่ายในอุตสาหกรรมบางรายพูดคุยกันมากเกี่ยวกับการจัดการเนื้อหา แต่พวกเขามุ่งเน้นระบบของตนไปที่การจัดการเนื้อหาเว็บหรือเอกสารสำนักงานเท่านั้น นอกจากนี้ พวกเขายังขาดวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับวิธีสร้างโครงสร้างพื้นฐาน ECM แบบเปิดที่รวมพื้นที่เก็บข้อมูลเฉพาะทั่วทั้งองค์กร ตามที่นักวิเคราะห์จาก Doculabs (ซึ่งศึกษาโซลูชันของนักพัฒนาชั้นนำของระบบ EDMS) แม้ว่าผู้จำหน่ายจะตระหนักถึงความสำคัญของแนวคิด ECM แต่ก็ยังห่างไกลจากการนำแนวคิดนี้ไปใช้ในระบบของตนอย่างเต็มที่

การจำแนกประเภทของ EDMS

ตามที่นักวิเคราะห์ของ IDC ระบุว่าปัจจุบันมี EDMS ประเภทหลักดังต่อไปนี้ (EDMS บางตัวสามารถอยู่ในหลายประเภทพร้อมกันได้ เนื่องจากมีฟังก์ชันที่เกี่ยวข้อง):

EDMS มุ่งเน้นไปที่กระบวนการทางธุรกิจ (EDM กระบวนการทางธุรกิจ)เป็นพื้นฐานของแนวคิด ECM ระบบประเภทนี้ (EDMS) ได้รับการออกแบบสำหรับการใช้งานเฉพาะในแนวตั้งและแนวนอน (บางครั้งอาจมีการใช้งานทางอุตสาหกรรมด้วย) ระบบ EDMS ให้วงจรชีวิตเต็มรูปแบบในการทำงานกับเอกสาร รวมถึงการทำงานกับรูปภาพ การจัดการบันทึกและเวิร์กโฟลว์ การจัดการเนื้อหา ฯลฯ ระบบ EDMS ให้การจัดเก็บและการเรียกค้นเอกสาร 2 มิติในรูปแบบต้นฉบับ (รูปภาพ ไฟล์ CAD สเปรดชีต ฯลฯ) ) ด้วยความสามารถในการจัดกลุ่มออกเป็นโฟลเดอร์ มีความเห็นในหมู่นักวิเคราะห์อุตสาหกรรมบางรายว่า (ขึ้นอยู่กับรูปแบบการจัดทำดัชนีและแอปพลิเคชันที่ใช้) แนวทางที่เน้นเอกสารนี้สามารถให้ฟังก์ชันการทำงานของระบบ PDM ได้มากถึง 80% ในระบบ EDMS จำนวนหนึ่งโดยมีต้นทุนการดำเนินการที่ต่ำกว่า ผู้พัฒนาระบบ EDMS ที่มีชื่อเสียงมากที่สุด ได้แก่ Documentum (ระบบ Documentum), FileNet (ระบบ Panagon และ Watermark), Hummingbird (ระบบ PC DOCS) เป็นต้น ผู้จำหน่ายที่ประสบความสำเร็จในการจัดการเนื้อหามากกว่าบริษัทอื่น ๆ (เช่น Documentum และบริษัท FileNet) ได้มุ่งเน้นกิจกรรมของตนในการใช้งานฟังก์ชันดังกล่าวใน EDMS เช่น การจัดการเทมเพลต การจัดการการนำเสนอแบบไดนามิก และการเผยแพร่เนื้อหาเว็บ ควรสังเกตว่าแม้ว่าระบบ EDMS เกือบทั้งหมดจะมีการใช้งานพื้นที่เก็บข้อมูลและบริการห้องสมุดในระดับที่ดีสำหรับการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น รูปภาพและเอกสารสำนักงาน) แต่ระบบแต่ละระบบก็มีความเข้มแข็งที่สุดในพื้นที่ของตน ตัวอย่างเช่น ระบบจาก Open Text และ iManage มีการจัดการเอกสารสำนักงานที่ได้รับการพัฒนาอย่างดีที่สุด ในทางกลับกัน ระบบจาก Tower Technology, FileNet, IBM และ Identitech ก็มีความแข็งแกร่งเป็นพิเศษในการจัดการอิมเมจของผลิตภัณฑ์ที่มีปริมาณมาก

EDMS ขององค์กร (EDM ที่เน้นองค์กร)ระบบประเภทนี้มีโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร (พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้องค์กรทั้งหมด) สำหรับการสร้าง การทำงานร่วมกัน และการเผยแพร่เอกสาร ฟังก์ชันพื้นฐานของ EDMS ขององค์กรนั้นคล้ายคลึงกับฟังก์ชันของ EDMS ที่เน้นไปที่กระบวนการทางธุรกิจ ตามกฎแล้ว EDMS ขององค์กรไม่ได้มีไว้สำหรับใช้เฉพาะในอุตสาหกรรมเฉพาะหรือเพื่อการแก้ปัญหาในวงแคบเท่านั้น พวกเขากำลังถูกนำมาใช้เป็นเทคโนโลยีทั่วไปขององค์กร การพัฒนาและส่งเสริม EDMS ขององค์กรดำเนินการโดย Lotus (ระบบ Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (ระบบ LiveLink), Keyfile, Oracle (ระบบ Context), iManage เป็นต้น ตัวอย่างเช่น Open Text ระบบ Livelink ช่วยให้มั่นใจในการทำงานร่วมกันในเอกสารโครงการสำหรับผู้ใช้ภายนอกและภายใน ดำเนินการสนทนาออนไลน์ การวางแผนแบบกระจายและการกำหนดเส้นทางของเอกสาร ฯลฯ

ระบบการจัดการเนื้อหาระบบประเภทนี้จัดให้มีการสร้างเนื้อหา การเข้าถึงและการจัดการเนื้อหา การส่งมอบเนื้อหา (จนถึงระดับส่วนของเอกสารและออบเจ็กต์สำหรับการใช้ซ้ำและการรวบรวมในภายหลัง) การมีข้อมูลที่ไม่ใช่เอกสารแต่เป็นวัตถุขนาดเล็กทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันทำได้ง่ายขึ้น การจัดการเนื้อหาเว็บจำเป็นต้องมีความสามารถในการจัดการออบเจ็กต์เนื้อหาต่างๆ ที่อาจรวมอยู่ในการนำเสนอบนเว็บ (เช่น เพจ HTML และเว็บกราฟิก) นอกจากนี้ การจัดการเนื้อหาเว็บจำเป็นต้องมีความสามารถในการสร้างเทมเพลตการนำเสนอที่ใช้ในการนำเสนอเนื้อหาแบบไดนามิกและปรับแต่งเนื้อหาให้เป็นส่วนตัว (ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าตามความชอบของผู้ใช้ โปรไฟล์ ฯลฯ) ระบบการจัดการเนื้อหาจาก Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette และอื่นๆ เป็นที่รู้จักในตลาดโลก นอกจากนี้ FileNet, Tower และ Identitech ยังมีการจัดการเนื้อหาเว็บในระดับหนึ่งอีกด้วย ในทางกลับกัน IBM ใช้ฟังก์ชันการจัดการเนื้อหาเว็บโดยใช้โซลูชันจาก Interwoven และ Open Market (ผ่านการร่วมมือกับพวกเขา) และ Tower ได้รวมซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับโซลูชันการจัดการเนื้อหาเว็บจาก Stellent

ระบบการจัดการข้อมูล” พอร์ทัลระบบดังกล่าวจัดให้มีการรวบรวมข้อมูล การจัดการข้อมูล และการจัดส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ต/อินทราเน็ต/เอ็กซ์ทราเน็ต ด้วยความช่วยเหลือเหล่านี้ ความสามารถในการสะสม (และนำไปใช้) ประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมขององค์กรแบบกระจายนั้นเกิดขึ้นได้บนพื้นฐานของการใช้กฎเกณฑ์ทางธุรกิจ บริบท และข้อมูลเมตา พอร์ทัลยังให้การเข้าถึงผ่านเว็บเบราว์เซอร์มาตรฐานไปยังแอปพลิเคชันอีคอมเมิร์ซจำนวนหนึ่ง (โดยปกติจะผ่านทางอินเทอร์เฟซของระบบ ERP) ตัวอย่างของพอร์ทัล ได้แก่ ระบบ Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station)

ระบบภาพด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ข้อมูลที่สแกนจากสื่อกระดาษจะถูกแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (โดยปกติจะอยู่ในรูปแบบ TIFF) เทคโนโลยีนี้รองรับการแปลงข้อมูลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จากเอกสารกระดาษและไมโครฟิล์มรุ่นเก่าทั้งหมด ฟังก์ชันพื้นฐานของระบบประมวลผลภาพมาตรฐาน ได้แก่ การสแกน การจัดเก็บ ความสามารถในการค้นหารูปภาพจำนวนหนึ่ง เป็นต้น

ระบบการจัดการขั้นตอนการทำงานระบบประเภทนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้กำหนดเส้นทางของเวิร์กโฟลว์ทุกประเภท (กำหนดเส้นทางเส้นทางไฟล์) ภายในกระบวนการทางธุรกิจที่มีโครงสร้างและไร้โครงสร้างขององค์กร ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร โดยปกติแล้วระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์จะซื้อเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน (เช่น ระบบ EDMS หรือระบบ PDM) ที่นี่เราสามารถสังเกตนักพัฒนาเช่นบริษัท Lotus (ระบบ Domino/Notes และ Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware ฯลฯ บริษัท FileNet และ IBM ยังมีการจัดการเวิร์กโฟลว์ในระดับที่ดีในโซลูชันของพวกเขา (ผ่านการผสานรวมกับ เวิร์กโฟลว์ซีรีส์ซอฟต์แวร์ MQ), Identitech, Tower (ผ่านการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ Plexus และ Staffware), Gauss (ผ่านการผสานรวมกับซอฟต์แวร์ Staffware) ฯลฯ

สามารถเสริมการจำแนกประเภทของ EDMS ที่เสนอโดย IDC ได้ รวมถึงระบบการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กร. ส่วนตลาดซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกขององค์กรมีอายุประมาณ 5 ปีแล้ว บันทึกขององค์กรได้รับการแก้ไขทันเวลาและไม่เปลี่ยนแปลง พวกเขาให้หลักฐานการทำธุรกรรมทางธุรกิจ สิทธิและภาระผูกพันต่างๆ ฯลฯ ผู้ใช้องค์กรจะต้องตัดสินใจด้วยตนเองว่าเนื้อหาใดที่ควรทำเป็นบันทึกขององค์กร (การตัดสินใจนี้ต้องมีการประเมินความต้องการในอนาคตของธุรกิจของพวกเขา) โซลูชันระดับองค์กรที่ต้องการการเก็บรักษาเนื้อหา ได้แก่ ระบบธุรกิจหลัก รวมถึง ERP และระบบบัญชี ระบบอีเมล (เช่น MS Exchange) ระบบการจัดการการรายงานและเอาต์พุต ระบบอีคอมเมิร์ซ ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน (ระบบการจัดการโครงการ) การประชุมออนไลน์ ฯลฯ) ตัวอย่างของระบบการจัดการบันทึกรวมถึงซอฟต์แวร์ การจับกุมจากทาวเวอร์ซอฟต์แวร์ ไอริมส์จาก OpenText และ สำคัญที่สุดโดย TrueArc

ฟังก์ชันการจัดการบันทึกที่สำคัญหลายอย่างใน EDMS ไม่เคยมีมาก่อน (เช่น ฟังก์ชันการจัดหมวดหมู่) วิธีการลบบันทึกและดัชนีทางกายภาพเมื่อสิ้นสุดวงจรชีวิต (หากจำเป็น) ก็ไม่ได้ถูกนำมาใช้เช่นกัน ตามข้อมูลของกลุ่ม Gartner ผู้ใช้ระดับองค์กรจำเป็นต้องเสริมเว็บไซต์ของตนด้วยฟังก์ชันการทำงานของระบบการจัดการบันทึก นักพัฒนาระบบการจัดการเนื้อหาเว็บจำนวนหนึ่งเพื่อรองรับเรกคอร์ดของเว็บไซต์กำลังขยายฟังก์ชันการทำงานของตนด้วยความช่วยเหลือจากระบบการจัดการเรกคอร์ด งานในทิศทางนี้เริ่มสังเกตเห็นได้ชัดเจนเป็นพิเศษในปี 2545 ตัวอย่างเช่น บริษัท Stellent ได้รวมซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาเข้ากับระบบการจัดการบันทึก Foremost จาก TrueArc (ควรสังเกตว่าการรวมซอฟต์แวร์การจัดการบันทึกเข้ากับ EDMS นั้นยากมาก เนื่องจาก เป็นสิ่งจำเป็นในการแก้ปัญหาความซ้ำซ้อนของฟังก์ชันและที่เก็บข้อมูล) หลังจากการบูรณาการนี้ ก็เป็นไปได้ที่จะถ่าย “สแนปชอต” ของเว็บไซต์และจัดการพวกมันเหมือนกับการบันทึก คุณสมบัติที่น่าสนใจ เช่น หน้าจอการบันทึกที่พบในระหว่างการทำธุรกรรมออนไลน์ก็ถูกนำมาใช้เช่นกัน (เช่น ในซอฟต์แวร์ WebCapture จาก Tower Technology) Open Text เข้าซื้อกิจการบริษัทระบบจัดการบันทึกข้อมูล PS Software และรวมซอฟต์แวร์ iRIMS ของตนเป็นโมดูลในซอฟต์แวร์ LiveLink Documentum, IBM และ Interwoven (ในบรรดาผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาอื่นๆ) ยังเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของระบบการจัดการบันทึกลงในซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาอีกด้วย

ผู้ใช้ระดับองค์กรจำนวนมากต้องการรวบรวมข้อมูลจากแอปพลิเคชันต่างๆ ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน และสร้างรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์ ความสามารถนี้จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ใช้ระบบ ERP (ซึ่งมักจะรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก แต่อาจไม่สามารถสร้างรายงานที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างยืดหยุ่นเสมอไป)

นั่นคือเหตุผลที่เรียกว่า ระบบการจัดการผลผลิต (OMS)วัตถุประสงค์หลักคือการสร้างเอกสารเอาต์พุต ระบบ OMS บางระบบยังรวมไปถึงการเก็บถาวรและการจัดเก็บรายงานและเอกสารที่ส่งออกในระยะยาวอีกด้วย ในเรื่องนี้ ระบบ OMS จำนวนมากถูกจัดประเภทโดย Gartner Group เป็น ระบบจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารแบบรวม (IDARS” ระบบจัดเก็บและเรียกค้นเอกสารแบบรวม). อย่างไรก็ตาม สาเหตุหลักสำหรับความนิยมของระบบ OMS ยังคงเป็นช่องทางการตลาดที่พวกเขาครอบครอง: การสร้างเอกสารและรายงานในระบบข้อมูลขององค์กรและองค์กรที่สร้างขึ้นโดยใช้ระบบ ERP ตามที่นักวิเคราะห์ของ Gartner Group หนึ่งในจุดอ่อนของระบบ ERP สมัยใหม่คือการจัดการการสร้างเอกสารเอาต์พุตที่ไม่ดีอย่างแม่นยำ (ผู้พัฒนาระบบ ERP มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงการทำงานของโมดูลหลักของซอฟต์แวร์มากกว่าปัญหา "รอง" ในการสร้างความมั่นใจ การสร้างรายงานผลลัพธ์ที่ไม่มีโอกาสทางการตลาดที่ดีในความเห็นของพวกเขา) การขาดแคลนระบบ ERP นี้เป็นปัจจัยหลักในการเกิดขึ้นและการพัฒนาอย่างรวดเร็วของตลาดระบบ OMS ระบบ OMS จำนวนหนึ่งรับผิดชอบเฉพาะการแจกจ่ายและการจัดส่งเอกสารเอาต์พุต (ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ HTML, XML และ PDF) บ่อยครั้งที่ระบบ OMS ถูกรวมเข้ากับแพ็คเกจซอฟต์แวร์สแกนเอกสารและรูปภาพ คุณลักษณะที่เป็นประโยชน์ของระบบ OMS บางระบบคือการโต้ตอบกับระบบองค์กรแบบเดิม

นอกจากนี้ยังสามารถสังเกตได้ โมดูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์พิเศษที่สร้างไว้ในระบบ ERP (SAP R/3, Baan ฯลฯ) อย่างไรก็ตาม ความสามารถของโมดูลเหล่านี้ค่อนข้างจำกัด เนื่องจากแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างระบบ ERP ที่เป็นสากลและทำงานได้อย่างสมบูรณ์

ประโยชน์ของการใช้ EDMS

จากข้อมูลของ Forrester Research พบว่า 38% ของบริษัทใน Fortune 500 เชื่อว่าการซื้อ EDMS สมัยใหม่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของตน ตามความคิดเห็นของนักวิเคราะห์อุตสาหกรรม (มีความคิดเห็นดังกล่าวค่อนข้างมาก ซึ่งแตกต่างกันในบางประเด็น) ประโยชน์สำหรับผู้ใช้ระดับองค์กรเมื่อนำ EDMS ไปใช้นั้นค่อนข้างหลากหลาย ตัวอย่างเช่น ตามข้อมูลของ Siemens Business Services เมื่อใช้ EDMS:

• ผลผลิตของพนักงานเพิ่มขึ้น 20-25%;
• ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบถาวรลดลง 80% เมื่อเทียบกับต้นทุนการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษ

เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าจะได้รับผลประโยชน์ทางยุทธวิธีและเชิงกลยุทธ์เมื่อนำ EDMS ไปใช้ ผลประโยชน์ทางยุทธวิธีกำหนดโดยการลดต้นทุนเมื่อใช้ EDMS ที่เกี่ยวข้องกับ: การเพิ่มพื้นที่ว่างในการจัดเก็บเอกสาร ลดต้นทุนในการทำสำเนาและส่งมอบเอกสารที่เป็นกระดาษ การลดต้นทุนสำหรับบุคลากรและอุปกรณ์ ฯลฯ เชิงกลยุทธ์รวมถึงผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรหรือองค์กร ข้อดีเหล่านี้ได้แก่:

• การเกิดขึ้นของความเป็นไปได้ของการทำงานร่วมกันใน d