กลยุทธ์พฤติกรรมที่ประสบความสำเร็จสูงสุดในการปรับตัวผู้นำ การปรับผู้จัดการให้เข้ากับตำแหน่งใหม่

เอกสารการจัดการท้องถิ่นประกอบด้วยคำสั่งซื้อ พวกเขาดำเนินงานอย่างเคร่งครัดภายในองค์กรหรือองค์กรเดียว และเป็นเรื่องปกติทั้งในภาคการค้าและในสถาบันสาธารณะ

ผู้จัดการมักจะออกคำสั่งด้วยวาจา การตัดสินใจดังกล่าวส่งผลเสียต่องานของบริษัท เนื่องจากพนักงานที่ได้รับการว่าจ้างอาจเพิกเฉยต่อคำสั่งจากผู้บังคับบัญชาที่ไม่เป็นทางการอย่างเหมาะสม ดึงดูดให้ การลงโทษทางวินัยเพราะสิ่งนี้เป็นไปไม่ได้

ใครสามารถเขียนคำสั่งได้บ้าง?

คำสั่งสามารถออกได้โดยผู้จัดการขององค์กรหรือบุคคลอื่นที่มีอำนาจที่เหมาะสมเท่านั้น (เช่น ตัวแทนที่กระทำการโดยผู้รับมอบฉันทะ) คำสั่งการเขียนยังอยู่ในความสามารถของหัวหน้าแผนกโครงสร้าง:

1. หัวหน้าสาขา.
2. หัวหน้าแผนกต่างๆ

ในกรณีนี้ คำสั่งสามารถใช้ได้เฉพาะกับพนักงานที่เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงกับบุคคลที่ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ส่วนใหญ่แล้วไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติเพิ่มเติมจากฝ่ายบริหารขององค์กร คำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างถูกต้องจะต้องมีเหตุผล (ตัวอย่างเช่นระบุหลักนิติธรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารใหม่)

จะเขียนคำสั่งซื้อได้อย่างไร?

ปัจจุบันไม่มีมาตรฐานเดียวสำหรับการเขียนคำสั่ง องค์กรมีสิทธิทุกประการในการจัดทำในรูปแบบใดก็ได้ เพื่อให้การรับส่งเอกสารภายในบริษัทง่ายขึ้น คำสั่งจะถูกร่างขึ้นโดยคำนึงถึงกฎบางประการ:

1. ป้อนวันที่เผยแพร่
2. กำหนดหมายเลข
3. ระบุชื่อขององค์กร
4. พวกเขาให้เหตุผลสำหรับการตีพิมพ์
5. ระบุพนักงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ที่ออกเอกสาร (หรือทั้งแผนก)
6. กำหนดงานและกำหนดเวลา
7. ระบุพนักงานที่รับผิดชอบในการติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง

หากมีการแนบเอกสารเพิ่มเติมเข้ากับเอกสาร เช่น หรือจะมีการระบุไว้ในข้อความของคำสั่งเป็นย่อหน้าแยกต่างหาก

สำคัญ: เอกสารต้องเข้า บังคับลงนามโดยบุคคลที่เผยแพร่ในนามของผู้เผยแพร่ หลังจากเขียนแล้วคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมในสมุดรายวันการบัญชี การไหลของเอกสารภายในบริษัท.

แบบฟอร์มสั่งซื้อ

มีแบบฟอร์มสำเร็จรูปมากมายสำหรับเอกสารภายในบนอินเทอร์เน็ต เช่น มีเรื่องการจ้างงานหรือการเลิกจ้าง โดยปกติแล้ว คุณจะสามารถค้นหาแบบฟอร์มการสั่งซื้อมาตรฐานได้ เพื่อความสะดวกเราได้เตรียมแบบฟอร์มดังกล่าวไว้แล้ว

สั่งตัวอย่าง

หากคุณมีปัญหาในการกรอกแบบฟอร์มขอแนะนำให้ใช้ ตัวอย่างสำเร็จรูป. โดยปกติแล้ว ข้อมูลทั้งหมดควรได้รับการปรับให้เข้ากับแต่ละกรณีโดยเฉพาะ

คำสั่งซื้อแตกต่างจากคำสั่งซื้ออย่างไร

การตัดสินใจของทีมผู้บริหารที่เป็นทางการในรูปแบบของคำสั่งและคำสั่งมีความแตกต่างบางประการ มีกฎที่ไม่เป็นทางการในการร่างเอกสารนี้หรือเอกสารนั้น ความแตกต่างคือ:

1. ระยะเวลามีผล
2. เงื่อนไขการยกเลิก
3. การเล็ง
4. ความเป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลง
5. ช่วงของงานที่จะแก้ไข

คำสั่งซื้อมักจะออกมากกว่า ช่วงเวลาสั้น ๆ. ยิ่งไปกว่านั้น เอฟเฟกต์จะสิ้นสุดตั้งแต่ช่วงเวลาที่ดำเนินการ แต่คำสั่งจะต้องดำเนินการจนกว่าจะยกเลิก ผู้ลงนามในการเตรียมคำสั่งอาจเป็นหัวหน้าแผนกหรือสาขาก็ได้ ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารประเภทนี้ แต่มักจะเผยแพร่ซ้ำ ด้วยความช่วยเหลือของคำสั่งซื้อ เป็นเรื่องปกติที่จะต้องแก้ไขเฉพาะงานด้านการปฏิบัติงานเท่านั้น เช่น จำเป็นต้องเริ่มดำเนินการหรือวิเคราะห์การใช้งานแคมเปญโฆษณา

มาสรุปกัน

ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งและคำสั่งแทบจะเหมือนกัน เมื่อคอมไพล์คุณต้องปฏิบัติตาม กฎทั่วไปการไหลของเอกสารและงานในสำนักงาน

ในช่วงระยะเวลาของพระราชกฤษฎีกา เป็นเรื่องปกติที่จะต้องจัดเก็บในโฟลเดอร์ทั่วไปพร้อมกับการดำเนินการด้านการบริหารอื่น ๆ ขององค์กร หลังจากดำเนินการแล้ว เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้ในเอกสารสำคัญขององค์กร

คำสั่งของผู้จัดการคือข้อความที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับปัญหาการจัดการการปฏิบัติงานและเกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ใต้บังคับบัญชาที่จำกัด ขึ้นอยู่กับความสำคัญและความเร่งด่วนของงานที่ทำอยู่ คำสั่งอาจถูกส่งไปยัง:

• ปากเปล่า;
• โดยการเผยแพร่ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร;
• ในรูปแบบของข้อความทางโทรศัพท์

คำสั่งซื้อที่ไม่ได้รับการจัดทำเอกสารอย่างถูกต้องอาจเกี่ยวข้องกับงานเร่งด่วนที่มีความสำคัญปานกลางถึงต่ำ ส่วนใหญ่แล้วคำแนะนำประเภทนี้จะออกในทีมที่มีบุคลากรจำนวนไม่มาก

หากปัญหาที่ต้องแก้ไขมีความสำคัญอย่างมีนัยสำคัญ คำสั่งปากเปล่าอาจได้รับการสนับสนุนโดยการออกเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร

วิธีการตั้งค่างานให้ถูกต้อง

เพื่อให้คำสั่งของผู้จัดการมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ จะต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจง การรับรู้ทางจิตวิทยาของงานที่กำหนดไว้อย่างคลุมเครือและไม่มีกำหนดจะไม่อนุญาตให้พนักงานปฏิบัติตามคำสั่งของผู้จัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงเวลา

คำสั่งของผู้จัดการซึ่งเป็นรูปแบบของอิทธิพลในการบริหารจัดการอยู่ในประเภทของวิธีการขององค์กรและการบริหาร โดยวิธีการมีอิทธิพล กลุ่มแรงงานพวกเขาสามารถจำแนกได้:

• คำสั่งที่เกี่ยวข้องกับช่วงระยะเวลาหนึ่งและประเด็นทางการเฉพาะ
• ออเดอร์ต่อเนื่อง.

หากคำสั่งของฝ่ายบริหารกำหนดระยะเวลาหนึ่งซึ่งจะต้องทำงานให้เสร็จสิ้นตามจำนวนที่กำหนด เอกสารควรระบุวันที่ที่จะต้องดำเนินการตามคำสั่ง ในกรณีนี้ พนักงานจะสามารถกระจายกองกำลังอย่างสม่ำเสมอระหว่างภารกิจ และการมอบหมายงานจะดำเนินการได้สำเร็จ

คำแนะนำระยะยาวจะต้องระบุเป้าหมายที่พนักงานจะต้องดำเนินการบางอย่างโดยอ้างอิงถึงกฎระเบียบภายใน

ควรสังเกตว่ากฎระเบียบที่ไม่ชัดเจนของเอกสารการบริหารที่ออกในองค์กรอาจทำให้วินัยในการปฏิบัติงานของพนักงานอ่อนแอลง ในขณะเดียวกัน เป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนก็สามารถใช้เป็นแรงจูงใจเพิ่มเติมให้กับพนักงานได้

คำสั่งซื้อของผู้จัดการและคำสั่งซื้อขององค์กรแตกต่างกันอย่างไร

คำสั่งและคำสั่งของหัวหน้าองค์กรเป็นเอกสารประเภทเดียวกันที่แสดงเจตจำนงของบุคคล ผู้บริหารองค์กรเป็นตัวแทนโดยผู้อำนวยการ (ผู้อำนวยการทั่วไป, ประธาน)

มีการออกคำสั่งสำหรับองค์กรเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักของบริษัทหรือบุคลากร คำสั่งซื้อเป็นรูปแบบหนึ่งของอิทธิพลทางการบริหารที่มีหมวดหมู่มากที่สุดซึ่งมีข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งของการตัดสินใจของผู้จัดการ การปฏิบัติตามความจำเป็นที่ไม่สมบูรณ์ที่มีอยู่ในคำสั่งซื้อหรือการไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้นนั้นเต็มไปด้วยการลงโทษจากผู้จัดการสำหรับพนักงาน

คำสั่งที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักอาจครอบคลุมประเด็นต่างๆ มากมาย:

• การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของบริษัท (การปรับโครงสร้างองค์กร การชำระบัญชี)
• ปัญหาทางการเงินและเศรษฐกิจ
• งานด้านลอจิสติกส์

คำสั่งทำให้ประเด็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรขององค์กรเป็นทางการ: การจ้าง การโอนไปยังตำแหน่งอื่นหรือไปยังหน่วยโครงสร้างอื่น การเลิกจ้าง การอนุญาตให้ลาพักร้อน การลงโทษ และรางวัลสำหรับพนักงาน

คำสั่งของผู้จัดการเกี่ยวข้องกับกิจกรรมเฉพาะด้านและแคบยิ่งขึ้นขององค์กร นอกเหนือจากการจัดการการปฏิบัติงานแล้วยังสามารถออกคำสั่งให้กับองค์กรของงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามคำสั่งหลักได้ คำสั่งซื้อไม่มีข้อกำหนดตามหมวดหมู่เพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์

ปัจจุบันไม่มีกฎระเบียบและบรรทัดฐานที่ชัดเจนสำหรับการใช้เอกสารการบริหารประเภทนี้หรือประเภทนั้น การเลือก ORD (เอกสารองค์กรและการบริหาร) ควรจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสารประกอบขององค์กรและคำแนะนำในการจัดการสำนักงานที่บริษัทนำมาใช้

โครงสร้างคำสั่งของหัวหน้าองค์กร

คำสั่งหรือคำสั่งจัดทำขึ้นในรูปแบบพิเศษที่มีชื่อเต็มขององค์กรและชื่อของเอกสาร

รายละเอียดหลักของ ORD จะต้องประกอบด้วย:

• ทะเบียนเลขที่และวันที่ประกาศเอกสาร สถานที่จัดทำ
• มุ่งหน้าไปยังข้อความหลักของคำสั่งซื้อ ( สรุป);
• ข้อความเอกสาร
• ลายเซ็นเต็มของผู้จัดการ
• หมายเหตุเกี่ยวกับการอนุมัติและความคุ้นเคยของผู้รับผิดชอบที่ระบุไว้ในคำสั่ง

กฎสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งที่ถูกต้อง

หมายเลขทะเบียนของคำสั่งซื้อคือหมายเลขซีเรียลของเอกสารในจำนวนรวมของ ORD ประเภทนี้ที่ออกตั้งแต่ต้นปีปฏิทินโดยเพิ่มอักษรตัวพิมพ์เล็ก "p" (เช่นหมายเลข 10p)

ชื่อของคำสั่งซื้อระบุไว้ที่มุมซ้ายบนของเอกสารซึ่งมีสาระสำคัญสั้น ๆ ของคำสั่งในรูปแบบของคำตอบสำหรับคำถาม "เกี่ยวกับอะไร" ตัวอย่างชื่อ (ชื่อ) ของ ORD - "ในการดำเนินการตามแผนการจัดหาผลิตภัณฑ์สำหรับไตรมาสที่ 1", "ในการอนุมัติแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด"

ข้อความหลักของคำสั่งแบ่งออกเป็นสองส่วนตามเงื่อนไข: การระบุและการบริหาร

ส่วนที่ระบุของคำสั่ง (คำนำ) ระบุเหตุผลสำหรับการดำเนินการที่กำหนดในเอกสาร ในกรณีที่พื้นฐานในการร่างคำสั่งเป็นการกระทำเชิงบรรทัดฐานหรือ ORD ที่ออกก่อนหน้านี้ ส่วนที่ระบุจะต้องขึ้นต้นด้วยหมายเลขและวันที่ของการกระทำนี้: "ตามคำสั่งหมายเลข ... ", "ตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง เลขที่...".

ส่วนที่แน่ชัดของคำสั่งที่จัดทำขึ้นตามความคิดริเริ่มจะต้องมีวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการดำเนินการที่พนักงานขององค์กรจะต้องดำเนินการ เหตุการณ์หรือข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับการเผยแพร่เอกสารการปฏิบัติงานเฉพาะอาจแสดงรายการไว้ที่นี่ ในกรณีเช่นนี้ คำสั่งอาจขึ้นต้นด้วยข้อความ “เกี่ยวข้องกับ” “เพื่อวัตถุประสงค์ของ”

หากการกระทำที่ระบุของพนักงานไม่ต้องการเหตุผลหรือคำอธิบายเพิ่มเติม ส่วนที่สืบค้นของ ORD อาจไม่ปรากฏ

หลังจากประโยคครอบคลุมส่วนที่แน่ชัดของคำสั่งแล้ว สิ่งจูงใจในการดำเนินการจะถูกเขียนในรูปแบบของคำว่า "ฉันเสนอ" หรือ "ฉันบังคับ" ตามด้วยส่วนการบริหารของเอกสาร

ส่วนนี้แสดงรายการการดำเนินการและฟังก์ชันที่กำหนดไว้ทั้งหมดซึ่งกำหนดให้กับพนักงานเพื่อดำเนินการตามคำสั่งนี้ ส่วนการบริหารสามารถกำหนดได้หลายจุดโดยแต่ละจุดระบุพนักงานที่รับผิดชอบเฉพาะและวันที่ที่ต้องปฏิบัติตามคำสั่งที่ระบุไว้

หากคำสั่งมีคำแนะนำที่ยกเลิกกฎการปฏิบัติงานหรือย่อหน้าย่อยที่ออกก่อนหน้านี้ การอ้างอิงถึงข้อเท็จจริงนี้จะสะท้อนให้เห็นในส่วนการบริหารของเอกสารเป็นย่อหน้าแยกต่างหาก ใน กรณีที่คล้ายกันเวลาที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “แก้ไขคำสั่ง No...”, “รับรู้ว่าไม่ถูกต้อง”, “แก้ไข...” จะถูกใช้

ย่อหน้าสุดท้ายของคำสั่งระบุตำแหน่งและนามสกุลของพนักงานที่จะติดตามการปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดที่มีอยู่ใน ORD

คำสั่งของหัวหน้าองค์กรอาจรวมถึงภาคผนวกต่างๆ ที่อธิบายหรือเสริมคำสั่ง สิ่งเหล่านี้อาจเป็นข้อบังคับ รายการ บทบัญญัติ ตาราง กราฟ ใบสมัครทั้งหมดจะจัดทำขึ้นบนแผ่นงานแยกกันโดยมีหมายเลขต่อเนื่องกัน

ในขั้นต้น ORD จะถูกร่างขึ้นในรูปแบบของร่างและจำเป็นต้องมีเอกสารอนุมัติ ในนั้นหัวหน้าของแต่ละแผนกซึ่งได้รับมอบหมายให้ทำงานเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้รับรองโครงการที่เตรียมไว้ หากมีการเพิ่มเติม ไม่เห็นด้วย หรือคัดค้านใดๆ เจ้าหน้าที่มีสิทธิยื่นหนังสือรับรองพร้อมแนบไปกับร่างคำสั่งได้

การประสานงานกฎระเบียบการปฏิบัติงานกับหัวหน้าแผนกทั้งหมดเกิดขึ้นไม่เกินห้าวันปฏิทิน สอดคล้องกันอย่างเต็มที่ด้วย ผู้รับผิดชอบหัวหน้าร่างคำสั่งลงนามหลังจากนั้น ORD จะต้องลงทะเบียนและมีผลใช้บังคับ

คำสั่งของผู้จัดการจะถูกส่งไปยังผู้ดำเนินการทันทีที่ระบุไว้ในเอกสารโดยการจำลองแบบหรือการแจกจ่าย สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้โดยการส่งสำเนากระดาษของคำสั่งซื้อหรือผ่านทางอีเมลผ่านการจัดการเอกสารอัตโนมัติ

ประสิทธิภาพในการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าองค์กรให้กับพนักงานหรือแผนกเฉพาะจะช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิผลและรวดเร็ว

ตามข้อบังคับ คำสั่งทั้งหมดของผู้จัดการที่ออกในองค์กรจะต้องเก็บไว้ในที่เก็บถาวรของบริษัท เอกสารการบริหารด้านการบริหารและเชิงเศรษฐกิจจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างน้อยห้าปี คำสั่งที่เหลือของผู้จัดการที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 10 ปีจนกระทั่งการชำระบัญชีของบริษัท หลังจากนั้น ORD จะถูกโอนเพื่อจัดเก็บไปยังหอจดหมายเหตุของเมืองหรือเทศบาล

ใน โลกสมัยใหม่งานค่าจ้างเป็นพื้นฐานที่แท้จริงของเศรษฐกิจของหลายประเทศ หากเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัทขนาดเล็ก ทุกอย่างง่ายมาก ดังนั้นในองค์กรที่มีระบบความสัมพันธ์ทางกฎหมายที่กว้างขวาง พนักงานอาจมีปัญหากับความถูกต้องของเอกสารนี้หรือเอกสารนั้น ในเนื้อหาในปัจจุบัน ทรัพยากรของเราจะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับพนักงานขององค์กรดังกล่าว กล่าวคือ ผู้อำนวยการทั่วไป โดยการสอนให้เขาทราบถึงพื้นฐานและรายละเอียดปลีกย่อยทั้งหมดในการร่างเอกสารการบริหาร

General Director คือข้อความเอกสารที่ส่งถึงพนักงานและมีคำแนะนำใดๆ ถึงพวกเขา โดยวิธีการหลังสามารถเกี่ยวข้องกับทั้งงานปฏิบัติการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการขององค์กรตลอดจนเป้าหมายระยะยาวหรือเฉพาะทางสูง เมื่อคำนึงถึงการกำหนดและความเร่งด่วนของคำสั่งที่หยิบยกเอกสารนี้จึงมีความโดดเด่นประเภทต่อไปนี้:

• ทางปาก
• ข้อความโทรศัพท์
• การเขียน

หากการทำความเข้าใจคำสั่งซื้อประเภทแรกไม่ใช่เรื่องยากนักก็มักจะมีคำถามเกี่ยวกับรูปแบบลายลักษณ์อักษรของเอกสารซึ่งจะกล่าวถึงในรายละเอียดด้านล่าง

โปรดทราบว่าจำเป็นต้องมีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้อำนวยการทั่วไปในกรณีใด ๆ เมื่อสาระสำคัญของเป้าหมายที่ตั้งไว้ให้กับพนักงานนั้นค่อนข้างสำคัญและสำคัญสำหรับองค์กร เมื่อพิจารณาถึงความแตกต่างนี้ เมื่อเขียนรายงานดังกล่าว เป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ที่จะกำหนดงานในลักษณะที่ไม่แน่นอน คลุมเครือ และไม่แน่ชัด สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการบรรลุเป้าหมายที่ระบุไว้นั้นส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับว่าพนักงานรับรู้คำสั่งอย่างไร

ผู้อำนวยการทั่วไปสามารถโน้มน้าวผู้รับคำสั่งได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ด้วยวิธีง่ายๆ กล่าวคือ โดยการกำหนดงานหรือชุดงานอย่างมีความสามารถ หากต้องการกำหนดเป้าหมายในเอกสารในลักษณะนี้ คุณต้อง:

• ขั้นแรก ตัดสินใจว่างานจะถูกกำหนดไว้นานเท่าใดหรือจนกว่าผลลัพธ์จะเป็นเท่าใด นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ต้องกล่าวถึงในคำสั่งซื้อ
• ประการที่สอง มีความชัดเจนและเข้าถึงได้เพื่อกำหนดงานตลอดจนการดำเนินการซึ่งการปฏิบัติงานของพนักงานจะรับประกันความสำเร็จของเป้าหมายที่ตั้งไว้
• ประการที่สาม ในส่วนของลำดับการพิจารณาการกำหนดงานเฉพาะนั้นจำเป็นต้องอ้างอิงถึงภายใน กฎระเบียบองค์กรที่อธิบายให้พนักงานขององค์กรทราบว่าเหตุใดพวกเขาจึงต้องบรรลุเป้าหมาย

โครงสร้างเอกสาร

เมื่อทุกอย่างชัดเจนเกี่ยวกับพื้นฐานและกฎเกณฑ์สำหรับการตั้งค่างานในเอกสารการบริหารแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องหันมาใช้ ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดในการจัดทำเอกสารดังกล่าว - การพิจารณาโครงสร้าง

โปรดทราบว่าไม่มีการกระทำทางกฎหมายในสหพันธรัฐรัสเซียหรือประเทศ CIS ที่ควบคุมขั้นตอนการออกคำสั่งจากผู้อำนวยการทั่วไปหรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ ขององค์กร ข้อสรุปที่ง่ายมากตามมาจากสิ่งนี้: ผู้จัดการจัดทำเอกสารการบริหารในรูปแบบอิสระ

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าโครงสร้างของคำสั่งซื้อจะต้องได้รับการฉายอย่างถูกต้อง นั่นคือในลักษณะที่ผู้รับจะเข้าใจสาระสำคัญของเอกสารที่ส่งถึงพวกเขาอย่างรวดเร็วและเริ่มบรรลุเป้าหมาย ตามแนวทางปฏิบัติ โครงสร้างเอกสารการบริหารที่ประสบความสำเร็จสูงสุดจากผู้อำนวยการมีลักษณะดังนี้:

• ที่ด้านบนสุด - ตัวระบุการลงทะเบียนของเอกสารนี้ (หมายเลข, สถานที่จัดเตรียม, วันที่ตีพิมพ์และการมีผลใช้บังคับ, ขอบเขตของความถูกต้อง, ชื่อของบุคคลที่ออกเอกสาร ฯลฯ )
• ด้านล่างเล็กน้อยตรงกลางหรือทางด้านซ้าย - หัวข้อหลักซึ่งสะท้อนถึงสาระสำคัญทั่วไปของคำสั่งซื้อ
• อีกครั้งด้านล่างตลอดความกว้างทั้งหมดของแผ่นงาน - สิ่งสำคัญ (การกำหนดเป้าหมาย, วันที่คาดว่าจะบรรลุผล, การอ้างอิงถึงกฎระเบียบขององค์กร ฯลฯ )
• ที่ด้านล่างสุดของเอกสารที่มุมซ้าย - ลายเซ็นของผู้อำนวยการทั่วไป (ตราประทับ, ใบรับรองผลการเรียน, หากองค์กรได้นำขั้นตอนดังกล่าวไปใช้), ลายเซ็นและบันทึกเกี่ยวกับการอนุมัติ, การทำความคุ้นเคยกับคำสั่งของบุคคลที่ระบุไว้ เพื่อรับผิดชอบในบางสิ่งบางอย่างและข้อมูลเกี่ยวกับผู้ดำเนินการตามคำสั่ง

บ่อยครั้งที่เอกสารด้านการบริหารถูกวาดลงบนกระดาษ A4 หรือหัวจดหมายขององค์กร จากนั้นจึงแจกจ่ายทั่วทั้งองค์กรด้วยวิธีที่สะดวกสำหรับผู้สร้าง ในข้อความของเอกสาร ไม่ควรมีการดูหมิ่นใครก็ตาม ภาษาที่หยาบคาย คำหยาบคาย และข้อผิดพลาด ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่จะต้องเป็นที่เข้าใจและนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพและรัดกุม

อาจเป็นไปไม่ได้ที่จะระบุข้อกำหนดเพิ่มเติมสำหรับโครงสร้างและเนื้อหาของคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไป ดังนั้นเมื่อจัดทำเอกสารนี้ เราขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดที่อธิบายไว้ข้างต้น

รายละเอียดปลีกย่อยของการร่างคำสั่งจากผู้อำนวยการทั่วไป

เมื่อสรุปเนื้อหาจากย่อหน้าก่อนหน้าของบทความแล้ว เราสามารถระบุได้ว่าไม่มีปัญหาใดเป็นพิเศษในการจัดทำและดำเนินการเอกสารการบริหารในนามของผู้อำนวยการ อย่างไรก็ตาม จะเป็นประโยชน์หากทราบรายละเอียดปลีกย่อยที่สำคัญที่สุดของการสร้างเอกสารประเภทนี้ ซึ่งขณะนี้จะเสร็จสิ้นแล้ว:

ตัวอย่าง

เพื่อสรุปบทความของวันนี้ เรามาดูคำสั่งของผู้อำนวยการทั่วไปซึ่งเมื่อรวมกับข้อมูลที่นำเสนอข้างต้นแล้ว สามารถใช้และแม้แต่ควรใช้ในการร่างเอกสารประเภทนี้ด้วยซ้ำ ดังนั้นตัวอย่างจึงเป็นดังนี้:

ถึงพนักงานของ Brol LLC จากผู้อำนวยการทั่วไป - Pavel Ivanovich Petrov

ในการเพิ่มอัตราการผลิตในองค์กรของเรา

เนื่องจากอัตราการผลิตลดลงเมื่อเปรียบเทียบกับช่วงก่อนหน้าของกิจกรรมขององค์กรซึ่งได้รับคำแนะนำจากข้อบังคับของ Brol LLC
ฉันสั่ง:

1. ดำเนินการทบทวนตัวชี้วัดการผลิตในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา
2. ช่วยเขียนรีวิวให้หน่อยค่ะ

ผู้จัดการแผนกทรัพยากรบุคคล Dmitry Mstislavovich Igoshkin ควรทำความคุ้นเคยกับคำสั่งนี้เพื่อแจกจ่ายเอกสารภายในองค์กรไปยังผู้รับต่อไป ผู้ดำเนินการตามคำสั่งจะต้องได้รับผลลัพธ์ของการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ภายในวันที่ 12 มีนาคม 2017 มิฉะนั้นกฎที่กล่าวถึงในข้อบังคับขององค์กรของเราจะถูกนำมาใช้กับพวกเขา

คำสั่งนี้ออกโดยผู้อำนวยการทั่วไปของ Brol LLC - "ลายเซ็น" "ซีล"

ผู้ดำเนินการ:

• บท ฝ่ายผลิต– Ivanova Marta Vladimirovna โทรศัพท์สำนักงาน: 12-1-12

มีเพียงกฎระเบียบที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ของคำสั่งจากผู้อำนวยการทั่วไปเท่านั้นที่สามารถจูงใจพนักงานขององค์กรให้บรรลุภารกิจเฉพาะได้อย่างเหมาะสม ดังนั้นคุณจึงไม่ควรเพิกเฉยต่อการเตรียมบทความนี้ มิฉะนั้นเอกสารการบริหารจะกลายเป็น "อ่อนแอต่อความเข้าใจ" และจะประมาทเลินเล่ออย่างยิ่งที่จะหวังว่าจะได้รับแรงจูงใจที่เหมาะสมในหมู่ผู้รับ

เขียนคำถามของคุณในแบบฟอร์มด้านล่าง

คำสั่งซื้อประกอบด้วยรายละเอียดองค์ประกอบและลำดับการดำเนินการซึ่งกำหนดไว้ใน GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดด้านเอกสาร” โปรดทราบว่าตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2017 GOST R 7.0.97-2016 “ระบบมาตรฐานสำหรับข้อมูล ห้องสมุด และ การเผยแพร่. เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร" ซึ่งจะแทนที่ GOST R 6.30-2003 ก่อนหน้า

ตาม กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 29 มิถุนายน 2558 เลขที่ 162-FZ “เรื่องมาตรฐานใน สหพันธรัฐรัสเซีย» การกำหนดมาตรฐานในรัสเซียขึ้นอยู่กับหลักการของการประยุกต์ใช้เอกสารมาตรฐานโดยสมัครใจ (หากใช้ไม่ได้กับผลิตภัณฑ์ด้านการป้องกัน) ดังนั้นเมื่อพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานในสำนักงานเรามีสิทธิ์ (แต่ไม่ใช่ภาระผูกพัน) ที่จะยึดมาตรฐานของรัฐเป็นพื้นฐานในการเตรียมรายละเอียดและเราไม่ห้ามไม่ให้ชี้แจงและเสริมข้อกำหนด

ในบทความนี้เราจะพิจารณากฎสำหรับการลงทะเบียนรายละเอียดเพิ่มเติมโดยคำนึงถึง GOST ใหม่ตลอดจนคำแนะนำ "เอกสารประกอบองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร คำแนะนำด้านระเบียบวิธีสำหรับการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003" (อนุมัติโดย Rosarkhiv)

ความสนใจ, ใน GOST R 7.0.97-2016 จำนวนรายละเอียดที่ใช้ในคำสั่งซื้อมีการเปลี่ยนแปลง แต่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในการออกแบบ และเราจะดึงความสนใจของคุณไปที่รายละเอียดที่มีอยู่.

นอกจากนี้ในตัวอย่างของบทความนี้เราจะใช้หมายเลขที่แนะนำโดย GOST R 7.0.97-2016 ใหม่เพื่อระบุรายละเอียดเอกสาร กฎในการออกคำสั่งและคำแนะนำจะเหมือนกัน (ต่อไปนี้ในข้อความ เพื่อความง่ายเราจะกล่าวถึงเฉพาะคำสั่งเท่านั้น)

แบบฟอร์มสั่งซื้อ

รูปร่าง ประเภทเฉพาะเอกสารประกอบด้วยรายละเอียด:

• 01 “ตราแผ่นดิน” หรือ 02 “ตราสัญลักษณ์” หรือ 03 “เครื่องหมายการค้า (เครื่องหมายบริการ)”หากองค์กรมีสิทธิ์ใช้บางสิ่งจากรายการนี้
• 05 “ชื่อองค์กร - ผู้เขียนเอกสาร”. ภายใต้ชื่อเต็มขององค์กร อาจระบุชื่อย่อไว้ในวงเล็บด้านล่าง (ตามเอกสารประกอบอย่างเคร่งครัด) ดูตัวอย่างที่ 2
  หากผู้เขียนเอกสารมีองค์กรที่สูงกว่าก็จะมีการระบุ (แบบเต็มหรือตัวย่อ) ไว้เหนือเขา (ตัวอย่างที่ 2)
  หากหัวหน้าแผนกออกคำสั่ง (เช่นสาขา) ชื่อของมันจะถูกระบุไว้ด้านล่างชื่อขององค์กรผู้เขียน - รายละเอียด 06 (ตัวอย่างที่ 1)
• 09 “ชื่อประเภทเอกสาร”– ในกรณีของเรา “คำสั่งซื้อ”;
• 13 “สถานที่รวบรวม (สิ่งพิมพ์) ของเอกสาร”และ
• หากจำเป็น ให้ทำเครื่องหมายขอบเขตของขอบเขตพื้นที่ที่มีรายละเอียดอยู่ 10 "เดท"และ 11 "หมายเลขทะเบียน", และ 17 "มุ่งหน้าสู่ข้อความ".

ตัวอย่างที่ 1

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

กฎสำหรับการเตรียมแบบฟอร์มกำหนดโดยส่วนที่ 6 ของ GOST ใหม่ สามารถผลิตบนแผ่น A4 (210×297 มม.) หรือน้อยกว่า แต่สำหรับการสั่งซื้อคุณต้องใช้รูปแบบ A4 ในส่วนของสาขา GOST กล่าวถึงสิ่งต่อไปนี้:

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

GOST R 7.0.97-2016 “ระบบมาตรฐานข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร” หมวดที่ 6 “แบบฟอร์มเอกสาร”

เอกสารแต่ละแผ่น ไม่ว่าจะมีหัวจดหมายหรือไม่ก็ตาม ต้องมีฟิลด์อย่างน้อย:

20 มม. – ซ้าย;

10 มม. – ขวา;

20 มม. – ด้านบน;

20 มม. – ต่ำกว่า

เอกสารที่มีระยะเวลาจัดเก็บระยะยาว (เกิน 10 ปี) ต้องมีระยะขอบซ้ายอย่างน้อย 30 มม...

รายละเอียดการสั่งซื้อ วาดไว้ในแบบฟอร์ม

อุปกรณ์ประกอบฉาก 10 “วันที่เอกสาร”มีวันที่ลงนามคำสั่ง เขียนตามลำดับวันของเดือน + เดือน + ปีด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี: ดิจิทัลหรือตัวอักษรและตัวเลข เช่น "05/05/2017" หรือ "พฤษภาคม 2017" ในคำแนะนำการจัดการสำนักงานขององค์กร คุณควรเลือกหนึ่งในนั้น

อุปกรณ์ประกอบฉาก 11 “เลขทะเบียนเอกสาร”ออกในบรรทัดเดียวกับวันที่ จะดีกว่าถ้ามีดัชนีของคำสั่งซื้อที่เป็นของโฟลว์เอกสารเฉพาะ (อย่างน้อยเชื่อมโยงกับระยะเวลาการจัดเก็บ) และหมายเลขซีเรียลภายในในระหว่างปี

อุปกรณ์ประกอบฉาก 14 “ตราประทับจำกัดการเข้าถึงเอกสาร”ระบุว่าคำสั่งซื้อมีข้อมูลการจำหน่ายอย่างจำกัดหรือไม่ บนแผ่นแรก ที่มุมขวาบน จะมีการประทับตราและหมายเลขสำเนาที่เกี่ยวข้อง (เช่น "ความลับ" "ความลับ" "สำหรับการใช้งานอย่างเป็นทางการ" หรือ "DSP") ดูตัวอย่างที่ 3

ตัวอย่างที่ 3

ยุบแสดง

อุปกรณ์ประกอบฉาก 17 "มุ่งหน้าสู่ข้อความ"- นี่คือบทสรุปของเอกสาร ประกอบด้วยคำบุพบท "o" ("เกี่ยวกับ") และตอบคำถาม "เกี่ยวกับอะไร":

• สั่ง (เกี่ยวกับอะไร?) เพื่อสร้าง คณะกรรมการรับรอง;
• สั่งซื้อ (เกี่ยวกับอะไร?) เพื่อขออนุมัติ โต๊ะพนักงานฯลฯ

ชื่อของข้อความจะถูกวาดไว้ใต้รายละเอียดของแบบฟอร์ม

เขียนด้วยแบบอักษรปกติ (ไม่ใช่ตัวหนา) โดยไม่มีจุดต่อท้าย

หัวข้อคำสั่งบุคลากรมักประกอบด้วย:

• ชื่อของการกระทำและ
• ชื่อย่อพร้อมนามสกุลของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการนี้ เช่น:
  • “เกี่ยวกับการโอน I.O. ชื่อเบส”
  • “เรื่องความรับผิดทางวินัยของ พ.ศ. เพทรุชิน”
  • “เกี่ยวกับการเลิกจ้างของ K.S. Kosachev และ R.P. ปิซาเรฟ".
    เป็นเรื่องปกติที่จะระบุชื่อพนักงานมากกว่าสี่คนในลักษณะทั่วไป เช่น “ในการให้กำลังใจพนักงานของ HR Directorate”

อุปกรณ์ประกอบฉาก 18 "ข้อความเอกสาร"แยกออกจากชื่อเรื่องด้วยระยะห่างสองหรือสามบรรทัด พิมพ์จากขอบด้านซ้ายของช่องข้อความ ก่อนหน้านี้มีคำแนะนำให้พิมพ์โดยเว้นระยะห่างบรรทัด 1.5 เพื่อให้อ่านง่ายขึ้น แต่ไม่มีอยู่ใน GOST ใหม่ เราจะไม่เปลี่ยนแปลงแนวทางปฏิบัติปัจจุบันในองค์กรของเรา

ในเวลาเดียวกัน รายละเอียดอื่นๆ ที่ประกอบด้วยหลายบรรทัด (ส่วนหัวของข้อความ ตำแหน่งในลายเซ็น ฯลฯ) จะถูกพิมพ์โดยมีระยะห่าง 1 บรรทัดเสมอ

ให้เราอ้างอิงส่วนหนึ่งของ GOST R 7.0.97-2016 ซึ่งควบคุมการจัดรูปแบบของข้อความตามลำดับ:

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

5.18. ข้อความของเอกสารจัดทำขึ้นในภาษาประจำชาติของสหพันธรัฐรัสเซียหรือภาษาประจำชาติ (ภาษา) ของสาธารณรัฐภายในสหพันธรัฐรัสเซียตามกฎหมายของสาธารณรัฐภายในสหพันธรัฐรัสเซีย

ข้อความของเอกสารที่จัดทำขึ้นบนพื้นฐานของการดำเนินการทางกฎหมายหรือข้อบังคับซึ่งเป็นเอกสารการบริหารที่ออกก่อนหน้านี้ระบุรายละเอียด:

• ชื่อเอกสาร ชื่อองค์กร - ผู้เขียน... วันที่... หมายเลขทะเบียน... ชื่อเรื่องของข้อความหรือชื่อประเภทของเอกสาร
• ชื่อองค์กรหรือตำแหน่งของผู้อนุมัติเอกสารวันที่อนุมัติเอกสาร

ข้อความในเอกสารอาจประกอบด้วยส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า ย่อหน้าย่อย ซึ่งมีหมายเลขเป็นเลขอารบิค การให้คะแนนข้อความไม่ควรเกินสี่ระดับ

ในการเรียงลำดับ ข้อความจะแสดงเป็นบุรุษที่ 1 เอกพจน์ (“ฉันสั่ง”)...

ในเอกสารร่วม ข้อความจะถูกนำเสนอในรูปพหูพจน์ของบุรุษที่หนึ่ง (“เราสั่ง”, “ตัดสินใจ”)...

เฉพาะตัวย่อที่ยอมรับโดยทั่วไปและตัวย่อกราฟิกเท่านั้นที่ใช้ในข้อความของเอกสาร

เมื่อใช้นามสกุลของบุคคลในข้อความ จะมีการระบุชื่อย่อไว้หลังนามสกุล...

และเราจะเพิ่มสิ่งนั้นในข้อความคำสั่งก่อนนามสกุล I.O. ควรระบุตำแหน่งของพนักงานเพราะว่า ในที่ทำงาน (โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่) ผู้คนจะถูกระบุโดยตำแหน่งและอาชีพเป็นหลัก และรองจากบุคลิกภาพ

ข้อความของคำสั่งประกอบด้วยสองส่วน: การระบุและการบริหาร ใน ส่วนที่น่าสืบค้นให้เหตุผลสำหรับการดำเนินการที่กำหนดไว้ หากพื้นฐานในการออกคำสั่งนั้นเป็นการกระทำทางกฎหมายหรือข้อบังคับขององค์กรระดับสูงหรือเอกสารที่ออกโดยองค์กรของคุณก่อนหน้านี้ ส่วนที่สืบค้นได้จะเป็นข้อมูลอ้างอิง ในกรณีนี้ สามารถใช้ถ้อยคำ เช่น "อิงตาม...", "ตาม...", "ตาม..." (ดังตัวอย่างที่ 3) สามารถใช้ได้

หากมีการออกคำสั่งในเชิงรุกส่วนที่ระบุจะกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการดำเนินการที่กำหนดและระบุข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่นำไปสู่การออกคำสั่ง ในกรณีนี้ สามารถใช้ถ้อยคำเช่น "เพื่อวัตถุประสงค์ของ ... ", "เกี่ยวข้องกับ ... " (ดูตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 4

ยุบแสดง

หากการดำเนินการที่กำหนดไม่ต้องการคำอธิบายหรือเหตุผล อาจขาดส่วนที่ระบุได้

ลงท้ายด้วยคำว่า: “ฉันสั่ง:” ซึ่งเขียนในบรรทัดแยกจากขอบของระยะขอบด้านซ้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (ก่อนหน้านี้มีวิธีปฏิบัติในการพิมพ์โดยเว้นระยะห่างและเป็นตัวหนา แต่ตอนนี้กลับพบไม่บ่อยนัก ).

ส่วนที่แน่ชัดของคำสั่งซื้อจะลงท้ายด้วยคำว่า "ฉันสั่ง:" หรือ "ฉันบังคับ:" ซึ่งมีรูปแบบคล้ายกัน

ส่วนธุรการข้อความในคำสั่งซื้อแบ่งออกเป็นย่อหน้าซึ่งมีหมายเลขเป็นเลขอารบิคและมีจุด คำสั่งที่กำหนดอย่างถูกต้องควรประกอบด้วย:

• ข้อบ่งชี้ถึงการกระทำเฉพาะที่จะดำเนินการโดยแสดงคำกริยาในรูปแบบไม่ จำกัด
• นักแสดงหนึ่งคนขึ้นไป (หากมีหลายคนให้สังเกตว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ) โดยปกติแล้วเจ้าหน้าที่ (หรือบุคคล) ที่เฉพาะเจาะจงจะถูกระบุว่าเป็นผู้ดำเนินการซึ่งไม่บ่อยนัก - หน่วยโครงสร้าง (จากนั้นผู้จัดการจะรับผิดชอบในการดำเนินการตามที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสม)
• ระยะเวลาดำเนินการ

ตามกฎแล้วผู้ดำเนินการตามคำสั่งและกำหนดเวลาในการดำเนินการจะพอดีกัน (ตัวอย่างที่ 5) แต่เราเริ่มย้ายมันมาแยกบรรทัดกันแบบนั้น ข้อมูลเหล่านี้โดดเด่นกว่าและโหลดเข้าสู่ EDMS ได้ง่ายกว่า (ตัวอย่างที่ 6)

ตัวอย่างที่ 5

ยุบแสดง

7.2. ผู้เชี่ยวชาญอาวุโสของแผนกทรัพยากรบุคคล K.M. Fedorov ทำการแก้ไขกฎภายใน กฎระเบียบด้านแรงงานเรื่องการห้ามสูบบุหรี่ในอาณาเขตของบริษัท ยกเว้นในสถานที่ที่กำหนดเป็นพิเศษ วันกำหนดส่ง: ตุลาคม 31, 2017

ตัวอย่างที่ 6

ยุบแสดง

7.2. จัดทำเพิ่มเติมกฎข้อบังคับด้านแรงงานภายในว่าด้วยการห้ามสูบบุหรี่ในอาณาเขตของบริษัท ยกเว้นในสถานที่ที่กำหนดเป็นพิเศษ

รับผิดชอบ: ผู้เชี่ยวชาญอาวุโสของแผนกทรัพยากรบุคคล K.M. Fedorov

กำหนดเวลา: 10/31/2017

ระยะเวลาดำเนินการเป็นการดีกว่าที่จะระบุวันที่โดยไม่มีคำบุพบทซึ่งความหมาย (ตามที่แสดงไว้ในทางปฏิบัติ) สามารถตีความแตกต่างกันไปตามแต่ละบุคคล เหล่านั้น. ไม่จำเป็นต้องเขียนว่า “ผู้เชี่ยวชาญอาวุโส... เพื่อส่ง... ก่อน 31/05/2560” หรือ “ภายใน 31/05/2560” จากมุมมองของภาษารัสเซีย ข้อความนี้หมายความว่าคำสั่งซื้อจะต้องเสร็จสิ้นก่อนวันที่ 31 พฤษภาคม เช่น จนถึงวันที่ 30 พฤษภาคม รวม แต่คนส่วนใหญ่คิดแตกต่างออกไป ดังนั้นจึงจำเป็นต้องกำหนดให้ชัดเจนและแนะนำให้อธิบายความหมายของโครงสร้างข้อความที่ใช้ใน Office Work Instructions ด้วย เพื่อว่าเมื่อพบกับสายตาประหลาดใจก็จะมีเรื่องต้องตอบโต้

ภาษาที่แสดงในตัวอย่างที่ 5 และ 6 กำหนดให้ดำเนินการคำสั่งซื้อภายในวันที่ 31 พฤษภาคม 2017 อย่างชัดเจน

กำหนดเวลาในการดำเนินการในย่อหน้าของส่วนการบริหารของคำสั่งไม่ได้ระบุไว้ในกรณีที่การดำเนินการที่กำหนดนั้นมีลักษณะปกติหรือตามกฎระเบียบ (เช่น การดำเนินการถูกกำหนดไว้ตลอดระยะเวลาที่มีผลใช้บังคับของคำสั่งนี้)

หากจำเป็น ย่อหน้าที่แยกต่างหากในตอนท้ายของคำสั่งซื้อจะแสดงเอกสารที่ออกก่อนหน้านี้ (คำสั่งซื้อ คำแนะนำ) หรือชิ้นส่วนซึ่งถูกยกเลิก แก้ไข หรือเสริมโดยคำสั่งนี้ (ดูวรรค 3 ของคำสั่งซื้อจากตัวอย่างที่ 3)

มาตราการควบคุมพิเศษการดำเนินการจะถูกทำให้เป็นทางการในส่วนผู้ดูแลระบบของข้อความสุดท้าย เราไม่ใช้วลีโบราณเช่น “ฉันปล่อยให้การควบคุมการดำเนินการตามคำสั่ง” เฉพาะในกรณีที่ผู้จัดการที่ลงนามในคำสั่งมอบหมายสิทธิ์ในการควบคุมการดำเนินการให้กับเจ้าหน้าที่คนอื่นเท่านั้น จะมีการระบุไว้ (ดูวรรค 4 ของคำสั่งจากตัวอย่างที่ 3)

อุปกรณ์ประกอบฉาก 19 "เครื่องหมายแอปพลิเคชัน"ได้รับการพิจารณา (ดูเครื่องหมายสองตัว "19" ในตัวอย่างที่ 3):

• และการกล่าวถึงการมีอยู่ของคำขอในข้อความคำสั่ง
• และเครื่องหมายบนแอปพลิเคชันที่มุมขวาบนพร้อมลิงก์ไปยังเอกสาร "แม่"

มาดูกันว่า GOST ใหม่พูดอะไรเกี่ยวกับการออกแบบเครื่องหมายนี้ตามลำดับ:

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

GOST R 7.0.97-2016 “ระบบมาตรฐานข้อมูล ห้องสมุด และการเผยแพร่ เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร”

5.19. ...ในเอกสารการบริหาร (กฤษฎีกา การตัดสินใจ คำสั่ง คำแนะนำ) สัญญา ข้อบังคับ กฎ คำแนะนำ และเอกสารอื่น ๆ หมายเหตุในใบสมัครจะถูกร่างขึ้นดังนี้:

• ในข้อความของเอกสารเมื่อกล่าวถึงเอกสารการสมัครครั้งแรกสิ่งต่อไปนี้จะระบุไว้ในวงเล็บ: ... (ใบสมัคร) หรือ ... (ภาคผนวก 1); อนุญาตให้ใส่เครื่องหมายตัวเลขหน้าหมายเลขแอปพลิเคชัน: ... (แอปพลิเคชันหมายเลข 2);
• ในแผ่นแรกของเอกสารการสมัครที่มุมขวาบนจะระบุว่า:

เส้นประจะจัดชิดซ้ายหรืออยู่กึ่งกลางสัมพันธ์กับเส้นที่ยาวที่สุด

หากภาคผนวกของเอกสารการบริหารเป็นกฎหมายเชิงบรรทัดฐานหรือเอกสารอื่นที่ได้รับอนุมัติโดยเอกสารการบริหารนี้ เครื่องหมายเกี่ยวกับการสมัคร (โดยไม่อ้างอิงถึงเอกสารการบริหาร) และตราประทับการอนุมัติที่ระบุข้อมูลของเอกสารการบริหารที่เอกสารการสมัคร ได้รับการอนุมัติแล้วจะถูกวางไว้บนแผ่นแรกของใบสมัคร

ดังนั้นผู้พัฒนา GOST ใหม่จึงได้แก้ไขความเข้าใจผิดที่มีมายาวนานตามที่ในแอปพลิเคชันที่ได้รับอนุมัติโดยเอกสารการบริหาร (ถ้าคุณอ่าน GOST R 6.30-2003 คำต่อคำ) จำเป็นต้องออกทั้งเครื่องหมายในแอปพลิเคชัน และประทับตราอนุมัติโดยทำซ้ำข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร "ผู้ปกครอง" ดังนั้นในทางปฏิบัติมักจะกรอกรายละเอียดอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้ ตอนนี้เราจะทำให้การอยู่ร่วมกันของพวกมันเป็นระเบียบ (ดู “19” ในตัวอย่างที่ 3) มันสมเหตุสมผลแล้วเมื่อคุณต้องการระบุหมายเลขแอปพลิเคชัน (เปรียบเทียบเครื่องหมาย “19” ในตัวอย่างที่ 3 และ 4)

อุปกรณ์ประกอบฉาก 22 "ลายเซ็น"รวมถึงชื่อของตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของเขา การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อตัวแรก จากนั้นนามสกุล) - ดูตัวอย่างที่ 3 และ 4

ยิ่งข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้เขียนเอกสารอยู่ในแบบฟอร์ม (ที่เรียกว่า "ส่วนหัว") ข้อมูลก็จะยิ่งน้อยลงในแอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" ในการสั่งซื้อ อย่างน้อยที่สุดก็ให้ชื่อองค์กรอยู่ด้านบน จากนั้นจึงไม่จำเป็นต้องทำซ้ำในตำแหน่งลายเซ็น (เราจะไม่เขียนตรงนั้น “ ผู้บริหารสูงสุดพีเจเอสซี "เมดเวดิทซา" หากมีการออกคำสั่งตามแบบฟอร์ม เป็นทางการจากนั้นตำแหน่งของเขาใน "ลายเซ็น" ที่จำเป็นจะระเหยไปจนหมด เหลือเพียงจังหวะและการถอดรหัสเท่านั้น

ลายเซ็นในคำสั่งซื้อ/คำสั่งไม่ได้รับการรับรองโดยการประทับตรา

ดูบทความ "การลงทะเบียนรายละเอียด "ลายเซ็น" โดยคำนึงถึงข้อกำหนดของ GOST R 7.0.97-2016 ใหม่

อุปกรณ์ประกอบฉาก 25 “เครื่องหมายเกี่ยวกับนักแสดง”รวมถึงนามสกุลเต็ม ชื่อจริง และนามสกุลของนักแสดง หมายเลขโทรศัพท์ของเขา (ภายในหรือเต็ม) อาจเสริมด้วยตำแหน่งตำแหน่งก็ได้ หน่วยโครงสร้างและ ที่อยู่อีเมลนักแสดง

โดยปกติจะวาดขึ้นบนแผ่นสุดท้ายของเอกสารจากขอบของขอบด้านซ้ายใกล้กับขอบด้านล่างของเอกสาร เพื่อให้วีซ่าลายเซ็นและการอนุมัติมีความเหมาะสมที่สูงกว่า (ดูตัวอย่างที่ 3 และ 4) ถ้าอยู่ด้านหน้า แผ่นสุดท้ายไม่มีที่ว่างเหลือสำหรับสิ่งนี้ จากนั้นสามารถระบุศิลปินได้ที่ด้านหลังด้านซ้ายล่าง

การมีเครื่องหมายดังกล่าวช่วยให้ผู้ลงนามไม่ต้องมีการสื่อสารที่ไม่จำเป็น ส่วนใหญ่หากมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับเอกสาร จะถูกสอบถามไปยังผู้รับเหมาที่เตรียมโครงการ GOST ใหม่แนะนำให้ระบุชื่อและนามสกุลของเขาอย่างถูกต้อง (ไม่เหมือนกับ GOST R 6.30-2003 ก่อนหน้า) - วิธีนี้จะทำให้ชัดเจนในทันทีว่าจะพูดกับบุคคลนั้นอย่างไร

ดูข่าว “ GOST ใหม่สำหรับเอกสารประกอบองค์กรและการบริหาร” พร้อมที่อยู่อินเทอร์เน็ตซึ่งคุณสามารถอ่านข้อความของ GOST ใหม่