การสร้างการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS: บทนำ

ศตวรรษ เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติได้มาก และถ่ายทอดเป็นจำนวนมาก เอกสารบริษัทขนาดใหญ่ตกอยู่ใน “มือ” ของคอมพิวเตอร์ - พระเจ้าสั่งเอง ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์– บรรเทาทุกข์ในที่ทำงานหรือปัญหาเพิ่มเติม?

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

โฟลว์เอกสารหมายถึงขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสาร ความเคลื่อนไหวในองค์กร การบัญชี การจัดเก็บ การเก็บถาวร การป้องกันการเข้าถึงโดยบุคคลที่สาม และการควบคุมการดำเนินการ

หากกระบวนการทั้งหมดเหล่านี้จัดทำโดยชุดโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษและข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นผ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การไหลของเอกสารดังกล่าวเรียกว่าอิเล็กทรอนิกส์ ในระดับทั่วไปเรียกอีกอย่างว่า "ไร้กระดาษ"

ข้อดี

การเคลื่อนย้ายเอกสารแบบไร้กระดาษมีข้อดีหลายประการ ตัวอย่างเช่น:

• ประหยัดพื้นที่และกระดาษ (ไม่มีเอกสารกระดาษ - ไม่ต้องใช้ตู้, โฟลเดอร์, ชั้นวาง, เอกสารสำคัญ)
• ประหยัดเวลาพนักงาน (ค้นหาเอกสารได้ใน ฐานข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับมืออาชีพจะใช้เวลาไม่กี่นาที แต่การค้นหาฉบับกระดาษในสำนักงานขนาดใหญ่และแม้แต่สร้างขึ้นเมื่อนานมาแล้วก็ถือเป็นภารกิจที่ค่อนข้างยาก)
• ความเป็นไปได้ในการเข้าถึงข้อมูลของบุคคลที่สามอย่างเข้มงวดมากขึ้น การปกป้องความลับอย่างรอบคอบมากขึ้น (ผู้ที่สุ่มเข้าถึงข้อมูลในระบบอิเล็กทรอนิกส์จะยากขึ้นหากคำนึงถึงปัญหาด้านความปลอดภัย แต่การคัดลอกเอกสารกระดาษในความสับสนวุ่นวายทั่วไปนั้น ระดับประถมศึกษา);
• ความโปร่งใสของขั้นตอนการเคลื่อนย้ายเอกสาร (หากระบบได้รับการกำหนดค่าแล้ว หลายคนสามารถตรวจสอบการผ่านของเอกสารโดยผู้ดำเนินการ ผู้ควบคุม ผู้จัดการ พร้อมกันได้ง่ายกว่าในการควบคุมขั้นตอน ประสิทธิภาพ ความเกี่ยวข้อง ฯลฯ );
• ระบบอนุญาตให้คุณเชื่อมโยงเอกสารหลายฉบับเข้าด้วยกันดูเอกสารที่เกี่ยวข้องในทางใดทางหนึ่งกับเอกสารที่เลือกหรือกำหนดค่าฟังก์ชันประเภทอื่น ๆ )
• ระบบการจัดการเอกสาร ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อนุญาตให้พนักงานทำงานจากระยะไกล เข้าถึงเอกสารในขณะที่ตั้งอยู่ในแผนกทางภูมิศาสตร์ที่ห่างไกลจากกัน ในขณะที่ยังคงประหยัดเงินที่มักใช้กับผู้ให้บริการจัดส่งแบบเต็มเวลา บริษัทจัดส่งภายนอก ค่าไปรษณีย์ ฯลฯ
• ประหยัดเงินบนกระดาษ

ประเภทของเซด

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ sed เป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะ พวกเขาสามารถเป็น หลากหลายชนิด. การแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ถูกกำหนดโดยข้อเท็จจริงที่ว่าระบบเหล่านี้ใช้ในกิจกรรมต่างๆ และยังซื้อมาเพื่อดำเนินการด้วย งานที่แตกต่างกัน. องค์กรหนึ่งจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนอื่นคือการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก อีกองค์กรหนึ่งมีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างแผนก ในขณะที่องค์กรอื่นๆ เน้นการวิเคราะห์และความสัมพันธ์ระหว่างเอกสาร อุปสงค์ทำให้เกิดอุปทาน นั่นคือสาเหตุที่ระบบต่างกัน และบางครั้งผู้ใช้ก็มีทางเลือกที่ยากลำบาก

ดังนั้นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงสามารถ:

เป็นคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และให้ความสามารถในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมดังกล่าวเป็นฐานข้อมูลเฉพาะ

จัดทำกระบวนการทำงาน (ในกรณีนี้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้มีบทบาทหลัก แต่เป็นแอปพลิเคชันซึ่งเป็นส่วนเสริมที่จำเป็นในกระบวนการทำงานที่ควบคุมโดยระบบ)

อนุญาต ทำงานร่วมกันเหนือเอกสารของพนักงานหลายคนในเวลาเดียวกัน (หากบริษัทไม่จำเป็นต้องจัดเตรียมโครงสร้างลำดับชั้นของการไหลของเอกสารและต้องมีการสร้างเอกสารร่วมกันก่อน)

รวมบริการที่จำเป็นอื่นๆ (อีเมล การจัดการโครงการ และบริการอื่นๆ) ไว้ในระบบการหมุนเวียนเอกสาร

ระบบควบคุม การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจรวมองค์ประกอบของประเภทที่อธิบายไว้ นอกจากนี้ยังสามารถจำแนกตามประเภทของกิจกรรม ตามอุตสาหกรรม และตามลักษณะอื่น ๆ เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่จะต้องเข้าใจว่างานใดที่ต้องการดำเนินการโดยใช้ ed การไหลของเอกสารต้องมั่นใจในประสิทธิภาพและผลกำไร โครงสร้างเชิงพาณิชย์และการปฏิบัติงานตามกฎหมายขององค์กรอื่นให้สำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม:

sed งาน

นอกเหนือจากงานหลักแล้ว ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังมีฟังก์ชันอื่นๆ ซึ่งบางครั้งมีความสำคัญต่อบริษัทอีกด้วย ตัวอย่างเช่น อาจเป็น:

1. ความสามารถในการดาวน์โหลดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก
2. กลุ่มพนักงานที่ทำงานพร้อมกันกับเอกสารออนไลน์
3. การสร้างการอภิปรายออนไลน์ของเอกสาร
4. การเปรียบเทียบเอกสารรุ่นต่างๆ
5. ขั้นตอนในการปกป้องข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสาร
6. การคัดลอกและการเก็บถาวร
7. การประยุกต์ใช้วิธีการสร้างรายบุคคล (เช่น ลายน้ำ)
8. ความเป็นไปได้ของการใช้อิเล็กทรอนิกส์ ลายเซ็นดิจิทัลและอื่น ๆ.

ขึ้นอยู่กับความต้องการ งาน ความสามารถทางการเงิน การมีอยู่หรือไม่มีระบบที่กว้างขวาง การแบ่งส่วนโครงสร้าง, ขอบเขตกิจกรรมของบริษัท, เลือกระบบใดระบบหนึ่ง มีข้อเสนอเพียงพอในตลาด

ข้อเสียและปัญหา

ในบรรดาประโยชน์มากมาย (ที่กล่าวถึงข้างต้น) ก็มีปัญหาเช่นกัน การใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้ความพยายามบางอย่างจากพนักงาน ปัญหาในการใช้งานได้แก่:

ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ ติดตั้ง และบำรุงรักษาโปรแกรม (หรือค่าใช้จ่ายในการดูแลเจ้าหน้าที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาของคุณเอง)

กระตุ้นให้พนักงานเรียนรู้และใช้ฟังก์ชันทั้งหมดของระบบ

ความยากลำบากในการคำนึงถึงความแตกต่างและการเปลี่ยนแปลงในกิจกรรมของบริษัทในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

ความจำเป็นในการโต้ตอบกับองค์กรอื่นที่ไม่ได้ใช้ ระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายความว่าบางครั้งคุณต้องกลับไปใช้เอกสารกระดาษหรือทำซ้ำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

บางครั้งมีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับการบังคับใช้กฎหมายกับเอกสารเมื่อไม่ได้ใช้ตัวเลือกลายเซ็นดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์

การฝึกอบรมและแรงจูงใจของบุคลากรที่จะย้ายไป เทคโนโลยีดิจิทัล- เป็นงานที่แยกจากกัน โดยเฉพาะหากบริษัทอยู่ใน “โลกกระดาษ” มานานแล้ว และพนักงานไม่ใช่คนรุ่นใหม่ที่มีความคิดสร้างสรรค์ อีกทั้งระดับการพัฒนา ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์พนักงานทุกคนมีความแตกต่างกัน และบางครั้ง ตั้งแต่วินาทีแรกที่ตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลไปจนถึงการใช้งานจริง เวลาและขั้นตอนต่างๆ มากมายก็ผ่านไป กระบวนการนี้ง่ายเพียงเห็นแวบแรกเท่านั้น

ความยากในการเลือก

การค้นหาข้อมูลในปัจจุบันส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยเพียงการพิมพ์คำค้นหาลงในแถบค้นหา ดังนั้นเพื่อตอบสนองต่อการกระทำนี้ (การปรากฏตัวของวลีในคำค้นหา “ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และงานสำนักงาน") ผู้หาข้อมูลได้รับข้อเสนอมากมาย ระบบต่างๆพัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญทั้งชาวรัสเซียและต่างประเทศ ทุกคนประกาศวิธีแก้ปัญหาอย่างไม่มีเงื่อนไขสำหรับปัญหาผู้บริโภคทั้งหมดในเรื่องนี้ แล้วการค้นพบก็เกิดขึ้น - ปัญหาของการเลือก จะไม่ทำผิดพลาดได้อย่างไร? ท้ายที่สุดเพื่อที่จะเข้าใจคุณสมบัติการทำงานของโปรแกรมคอมพิวเตอร์คุณต้องมีทักษะพื้นฐานของโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้ขั้นสูงเป็นอย่างน้อย บางครั้งคุณต้องเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญ จากนั้นคำถามก็เกิดขึ้นว่าจะเข้าใจซึ่งกันและกันได้อย่างไรจะอธิบายงานของบริษัทให้โปรแกรมเมอร์ฟังได้อย่างไรเพื่อให้เขาสามารถค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาเหล่านี้ในระบบที่นำเสนอได้อย่างแม่นยำที่สุด

เมื่อเลือกผลิตภัณฑ์คุณจะต้องทำการศึกษาทั้งหมดศึกษาฟังก์ชันการทำงานในเงื่อนไขที่ผู้ขายผู้พัฒนาไม่สนใจที่จะเปิดเผยความแตกต่างทั้งหมดของผลิตภัณฑ์ให้ทุกคนทราบเสมอไป ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ED จะต้องสะดวก ใช้งานได้จริง และมีประโยชน์ต่อผู้บริโภค นอกจากนี้ ยังคำนึงถึงกิจกรรมเฉพาะของมันด้วย คุณจะต้องศึกษาวิดีโอเกี่ยวกับการทำงานของโปรแกรม บทวิจารณ์ของผู้ใช้ ดูภาพหน้าจอ อาจทดสอบและตรวจสอบในทางปฏิบัติ ซื้อโมดูลและบล็อกแต่ละรายการหากโปรแกรมอนุญาต ค่อยๆ นำระบบไปใช้ เป็นต้น บางครั้งราคาของปัญหากลับไม่ใช่ปัญหาสุดท้ายในรายการ

ผู้ใช้แก้ปัญหาในการเลือกแพลตฟอร์มด้วยวิธีต่างๆ ก่อนที่จะมีการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ - บ้างก็แยกออกอย่างอิสระ บ้างเกี่ยวข้องกับผู้เชี่ยวชาญและที่ปรึกษาจากภายนอก หลายคนใช้ทรัพยากรของตนเอง พนักงานเต็มเวลา. ไม่ว่าในกรณีใด คุณต้องเข้าใจว่าระบบ sed เป็นขั้นตอนที่รับผิดชอบในชีวิตของบริษัท ซึ่งทำได้ดีที่สุดด้วยความระมัดระวังและมีสติ

เรามั่นใจในราคาของเรา: หากคุณพบว่าถูกกว่าเราจะคืนเงินส่วนต่างให้

การบัญชีเอกสาร

นี่คือฟังก์ชันหลักของการกำหนดค่านี้ ด้วยความช่วยเหลือคุณสามารถทำให้:

• ขั้นตอนการลงทะเบียนเอกสารขาเข้า/ภายใน/ขาออก
• การป้อนเอกสารที่สะดวก - จากสแกนเนอร์, ไฟล์ภายนอก,
• การทำงานร่วมกันกับไฟล์
• บันทึกเอกสารทุกเวอร์ชัน - คุณสามารถดูสิ่งที่ทำกับเอกสารได้ตลอดเวลาและหากต้องการให้ย้อนกลับ
• เข้าถึงได้รวดเร็วและค้นหาอย่างรวดเร็ว
• รองรับ EDS สำหรับการลงนามในเอกสาร
• บาร์โค้ดของเอกสารให้ความน่าเชื่อถือมากขึ้นระหว่างการดำเนินการ
• การจัดเก็บเอกสารตามมาตรฐานทั้งหมด (GOST R 6.30-2003, GOST R 51141-98, GOST R ISO 15489-1-2007 เป็นต้น)

กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติ

จุดนี้เป็นสิ่งสำคัญและเด็ดขาดที่สุดสำหรับการดำเนินการตามโปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การไหลของเอกสารใน 1C ช่วยให้คุณสามารถกำหนดตรรกะของกระบวนการทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ: ใคร อย่างไร และในลำดับใดที่ควรทำงานกับเอกสาร การแบ่งความรับผิดชอบที่ชัดเจนมักจะทำให้คุณสามารถเรียกคืนความสงบเรียบร้อยโดยทั่วไปในบริษัทได้ อย่างไรก็ตาม คุณต้องเตรียมพร้อมที่จะใช้ทรัพยากรด้านการดูแลระบบ

ติดตามการทำงานของพนักงาน

สำหรับผู้จัดการ ระบบช่วยให้เขาประเมินได้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานมากน้อยเพียงใด ระบบสามารถบอกคุณได้ว่าพนักงานใช้เงินไปกับงานนั้นๆ เป็นจำนวนเท่าใด การให้ข้อมูลเพื่อวิเคราะห์การปฏิบัติงานของพนักงานและหน่วยงานต่างๆ และข้อมูลจะเป็นประโยชน์ในการประเมินผลงาน

ความปลอดภัยของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การรักษาความปลอดภัยเป็นหนึ่งในข้อกำหนดหลักสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่นี่ 1C ใช้ความพยายามเป็นพิเศษโดยแนะนำเทคนิคและนวัตกรรมทางเทคนิคจำนวนสูงสุด

ระบบมีระบบที่คิดมาอย่างดีในการกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ ช่วยให้คุณสามารถแยกแยะสิทธิ์ตามประเภทของเอกสาร องค์กร คู่ค้า ฯลฯ

การนำโปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้

หากคุณกำลังวางแผนที่จะใช้โปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตาม 1C ในองค์กรของคุณ โปรดติดต่อเรา ผู้เชี่ยวชาญของเรามีประสบการณ์มากมายในการดำเนินการ บริษัทที่ใหญ่ที่สุดประเทศของเรา. ด้วยประสบการณ์ของเรา เราจึงสามารถลดเวลาและงบประมาณในการตั้งค่าและฝึกอบรมการไหลของเอกสาร 1C ได้อย่างมาก มันง่ายและเราจะแก้ปัญหาทั้งหมดของคุณ

แนวคิดพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลักการพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

• การลงทะเบียนเอกสารครั้งเดียว ช่วยให้คุณสามารถระบุเอกสารได้โดยไม่ซ้ำกันในการติดตั้งระบบนี้
• ความเป็นไปได้ของการดำเนินการแบบคู่ขนาน ช่วยลดเวลาในการเคลื่อนย้ายเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ
• ความต่อเนื่องของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ทำให้สามารถระบุผู้รับผิดชอบในการดำเนินการของเอกสาร (งาน) ในแต่ละช่วงเวลาในชีวิตของเอกสาร (กระบวนการ)
• ฐานข้อมูลข้อมูลเอกสารแบบครบวงจร (หรือแบบกระจายที่มีการประสานงาน) ซึ่งช่วยลดโอกาสที่จะเกิดสำเนาเอกสาร
• ระบบค้นหาเอกสารที่จัดระเบียบอย่างมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่มีข้อมูลน้อยที่สุด
• ระบบการรายงานที่พัฒนาขึ้นสำหรับสถานะและคุณลักษณะต่างๆ ของเอกสาร ช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเคลื่อนย้ายเอกสารผ่านกระบวนการไหลของเอกสารและยอมรับ การตัดสินใจของฝ่ายบริหารโดยอิงตามข้อมูลจากรายงาน

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัสเซีย

EDMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์

EDMS จ่ายจากงบประมาณ

• EDMS สำหรับองค์กรที่เข้าร่วมในกระบวนการงบประมาณจัดทำโดย Federal Treasury

EDMS แบบชำระเงิน

ดูสิ่งนี้ด้วย

• ECM (ธุรกิจ) - ระบบการจัดการ แหล่งข้อมูลรัฐวิสาหกิจ

ลิงค์

• เกี่ยวกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการทางธุรกิจ และการโต้ตอบ บล็อก การอภิปราย
• การเลือกระบบอัตโนมัติการจัดการองค์กรตามเกณฑ์

มูลนิธิวิกิมีเดีย 2010.

ดูว่า "EDS" ในพจนานุกรมอื่นๆ คืออะไร:

อีดีเอ็มเอส- เทคนิคระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS EDMS สรุป เศรษฐศาสตร์ กรมการเงิน ระบบ EDMS ของ "ประชาธิปไตยอิเล็กทรอนิกส์" http://e democratia.ru/ ...

EDMS UD- การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และระบบการจัดการปฏิสัมพันธ์ทางเทคนิค ที่มา : http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 ตัวอย่างการใช้งาน Directum EDMS... พจนานุกรมคำย่อและคำย่อ

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบผู้ใช้หลายรายอัตโนมัติที่มาพร้อมกับกระบวนการจัดการงานขององค์กรเพื่อให้มั่นใจในการปฏิบัติงาน พจนานุกรมคำศัพท์ทางธุรกิจ Akademik.ru. 2544... พจนานุกรมคำศัพท์ทางธุรกิจ

SED ไปกันเถอะ- ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่รัฐบาลสาธารณรัฐอุดมูร์ต รัฐอุดมูร์เทีย ที่มา: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … พจนานุกรมคำย่อและคำย่อ

อีดีเอ็มเอส พีดี- ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเอกสารทางบัญชีหลักทางการเงิน ที่มา: http://mskit.ru/news/n57353/ … พจนานุกรมคำย่อและคำย่อ

EDMS Chancellor Type Document Flow Automation System, EDMS Developer IBA, Minsk Website www.kancler.by www.iba.by คำนี้มีความหมายอื่น ๆ ดูที่ Chancellor นายกรัฐมนตรี ... วิกิพีเดีย

เซโด้- EDMS EDMS ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์... พจนานุกรมคำย่อและคำย่อ

- – ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท ยูเครน Bankomsvyaz ซึ่งได้รับการออกแบบมาเพื่อสร้างระบบที่ครบครันสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจในการประมวลผลเอกสารและติดตามการใช้งาน เจเอสซี... ... วิกิพีเดีย

ประเภท EDMS ระบบข้อมูลองค์กร พัฒนาโดย JSC Industrial Information Systems เขียนใน... Wikipedia

แพลตฟอร์มการสร้างซอฟต์แวร์ LanDocs ระบบองค์กรการจัดการเนื้อหาและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (ECM/EDMS) การพัฒนาของตัวเองบริษัทลานิต. LanDocs Type ECM, Document Flow Automation System, EDMS Developer... ... Wikipedia

หนังสือ

• เทคโนโลยีสมัยใหม่สำหรับงานสำนักงานและการไหลของเอกสารหมายเลข 9 (45) 2014 ไม่มีอยู่ " เทคโนโลยีสมัยใหม่งานธุรการและการไหลของเอกสาร" - นิตยสารสำหรับหัวหน้าแผนกธุรการ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการใช้งานและเพิ่มประสิทธิภาพ...

ปัจจุบันการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างองค์กรธุรกิจและบุคคลกำลังค่อยๆ ย้ายจากกระดาษไปสู่อิเล็กทรอนิกส์ ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อดีมากกว่ากระดาษธรรมดาหลายประการ โดยช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจ EDMS สามารถสร้างได้ทั้งภายในบริษัทและระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ต

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือระบบกระบวนการประมวลผลเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ การบัญชีที่ทันสมัยที่สุดและ โปรแกรมบุคลากรรู้วิธีรูปแบบ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานที่กฎหมายกำหนด แต่เพื่อให้เอกสารดังกล่าวมีน้ำหนักตามกฎหมายจะต้องลงนามโดยทั้งสองฝ่ายด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

การรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารภายในบริษัท หรือระหว่างบริษัทต่างๆ ผ่านช่องทางการสื่อสาร เป็นไปได้ที่จะรวมทั้งสองระบบเข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียวทั่วโลก

การใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในบริษัทจำเป็นต้องซื้อสิ่งที่จำเป็น แพคเกจซอฟต์แวร์(แพลตฟอร์ม EDO) รวมถึงอุปกรณ์สำหรับการดำเนินงาน (อุปกรณ์เครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ ฯลฯ)

ในการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างสองบริษัท จำเป็นต้องมีผู้ดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รับประกันการส่งข้อความ ควบคุมรูปแบบของเอกสารที่ส่ง ต้องมีการรับรองการทำงานกับข้อมูลด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และจัดเก็บเอกสารถาวร

ความสนใจ!หนึ่งในบริการดังกล่าวก็คือ เอกสารที่ได้รับผ่านทางเอกสารจะมีนัยสำคัญทางกฎหมายหากมีเครื่องหมายจากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของทั้งสองด้านของการไหลของเอกสาร

ข้อดีและข้อเสียของ EDI

ข้อได้เปรียบหลัก

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบเหนือกระดาษอย่างปฏิเสธไม่ได้:

• ปรับปรุงการทำงานในสำนักงาน - ระบบจะไม่อนุญาตให้คุณกำหนดหมายเลขเดียวกัน เอกสารต่างๆเนื่องจากสิ่งนี้จะเกิดขึ้นตามลำดับและโดยอัตโนมัติ
• ติดตามตำแหน่งของแต่ละเอกสาร - คุณสามารถค้นหาได้ตลอดเวลาว่าใครกำลังทำงานกับเอกสารนั้น พนักงานจะไม่สามารถทำให้เสียหายหรือสูญหายได้ เอกสารที่ถูกลบโดยไม่ตั้งใจหรือโดยเจตนายังสามารถกู้คืนได้
• เร่งการประมวลผลเอกสาร - หากแผนกของบริษัทกระจัดกระจายไปตามอาคารหลายหลัง จะต้องนำเอกสารที่เป็นกระดาษไปที่นั่นเพื่อขออนุมัติเป็นการส่วนตัว ด้วยอีดีไอ เอกสารที่จำเป็นเข้าถึงพนักงานในเสี้ยววินาที
• ใช้งานได้สะดวกกับเวอร์ชัน - เมื่อแก้ไขระบบจะบันทึกแต่ละเวอร์ชัน หากจำเป็น คุณสามารถติดตามว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารและเมื่อใด
• 24/7 การเข้าถึงระยะไกล- หากจำเป็น การเข้าถึงระบบ EDF สามารถจัดผ่านอินเทอร์เน็ตจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในโลก พนักงานสามารถทำงานกับเอกสารในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ ลาพักร้อน หรือลาป่วย
• การวางแผนงาน - โดยการระบุวันที่สร้างและวันที่ดำเนินการ คุณสามารถวางแผนการดำเนินการของเอกสารขาเข้าตามคิวได้
• ค้นหาเอกสาร - คุณสามารถค้นหาใน ฐานทั่วไปเอกสารที่ใช้คำสำคัญและสำนวน
• ประหยัดกระดาษ - ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารทั้งหมดตามจำนวนที่ต้องการ

ข้อเสียเปรียบหลัก

แม้จะมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจน แต่ระบบ EDI ก็มีข้อเสียที่ทำให้บริษัทไม่สามารถนำไปใช้ได้

ซึ่งรวมถึง:

• จำเป็นต้องใช้จ่าย เงินสดสำหรับการซื้อระบบซึ่งขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ใช้สามารถมีมูลค่าสูงถึง 100,000 รูเบิล
• หลังจากการซื้อ เวลานานต้องใช้การติดตั้ง การใช้งาน และการดีบัก
• จำเป็นต้องฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนที่จะมีส่วนร่วม
• รับประกันความปลอดภัยของระบบ - จำกัดการเข้าถึงระหว่างผู้ใช้ จำเป็นต้องปล่อยออก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์การป้องกันจากการเจาะภายนอก
• บริษัทต้องมีผู้ดูแลระบบเป็นพนักงานที่จะติดตามการทำงานของระบบ ดำเนินกิจกรรมการบริการ และแก้ไขปัญหาของผู้ใช้
• เพื่อปกป้องข้อมูลจำเป็นต้องดำเนินการ การสำรองข้อมูลฐานข้อมูลพร้อมเอกสาร
• หากไม่มี EDI จากบริษัทพันธมิตร จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีทั้งระบบอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ

ฟังก์ชั่นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจัดการเอกสารใดๆ จะต้องรับประกันการดำเนินการหลายอย่าง:

• ทำงานกับเอกสารทุกประเภท - สร้าง, ร่าง, ประมวลผล, ลงทะเบียน, ติดตามการใช้งาน, ประสานงาน ฯลฯ
• จัดระเบียบการไหลของเอกสาร - กำหนดเส้นทางภายในบริษัท จำกัดการเข้าถึงระหว่างผู้ใช้แต่ละราย ให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเดียวสำหรับหลายคนในคราวเดียว
• จัดระเบียบเอกสารที่เก็บถาวรพร้อมความสามารถในการค้นหาและจัดเก็บ

ความสนใจ!การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรให้ความสามารถในการทำงานกับเอกสารเช่นเดียวกับกระดาษแบบดั้งเดิม

ระบบที่พัฒนาแล้วขนาดใหญ่ให้โอกาส:

• การลงทะเบียนเอกสารที่ส่งผ่านทั้งหมด - ขาเข้า, ขาออก, ภายในพร้อมการเปลี่ยนเส้นทางไปยังผู้จัดการเพิ่มเติม
• จัดให้มีขั้นตอนการทำงานกับเอกสารในแต่ละแผนกของบริษัทที่สม่ำเสมอ
• ทำงานกับเอกสารทั้งแบบเดี่ยวและแบบรวม
• แลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างแผนกและพนักงานเฉพาะราย
• จำกัดการเข้าถึงเอกสาร
• ใช้แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารทั้งหมด
• ควบคุมการอนุมัติ การดำเนินการ และงานอื่นๆ กับเอกสารให้แล้วเสร็จตรงเวลา
• สร้างการรายงาน - เชิงวิเคราะห์ เชิงสถิติ ฯลฯ
• จัดระเบียบพื้นที่เก็บข้อมูลถาวรพร้อมบันทึกวันที่และเวลาที่ผู้ใช้เข้าถึง

เป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมการไหลของเอกสารแบบกระดาษเข้ากับแบบอิเล็กทรอนิกส์?

หลังจากเปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรแล้ว ในตอนแรกก็ยังไม่สามารถละทิ้งเอกสารกระดาษได้โดยสิ้นเชิง

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ:

• ไม่ใช่ทุกคู่สัญญาที่ใช้ EDI;
• องค์กรมีเอกสารกระดาษจำนวนมากเก็บไว้ในที่เก็บถาวรอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตามก็มี ความแตกต่างพื้นฐานในการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ ตัวอย่างเช่น จะต้องพิมพ์เอกสารกระดาษและนำไปให้ผู้จัดการเพื่อลงนาม ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงนามในระบบเอง เอกสารการบัญชีกระดาษที่ส่งไปยังคู่สัญญาอาจสูญหายทางไปรษณีย์ระหว่างการขนส่ง ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะไปถึงผู้รับ

ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการทำงานกับเอกสารทั้งสองประเภทคือพื้นที่เก็บข้อมูล เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบทันที ซึ่งผู้ใช้ทุกคนสามารถดำเนินการได้ สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษ ควรจัดเก็บเอกสารสำคัญในตำแหน่งที่จะจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ขณะเดียวกันเมื่อถึงบริษัทแล้วจะต้องสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษและสำเนาที่สแกนนี้จะต้องโหลดเข้าระบบเพื่อดำเนินการต่อไป

ความสนใจ!ดังนั้นงานภายในบริษัทจึงควรดำเนินการด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น หากมีเอกสารกระดาษมาถึง เฉพาะผู้ที่ได้รับหรือลงนามเท่านั้นจึงจะมองเห็นได้ ในเวลาเดียวกัน การใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้คุณสามารถปกป้องต้นฉบับจากการสูญหายได้เกือบทั้งหมด และช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับต้นฉบับได้พร้อมๆ กัน

มีโปรแกรม EDI อะไรบ้าง?

มีระบบการจัดการเอกสารมากมายในท้องตลาด ซึ่งแต่ละระบบก็มีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง ระบบที่พบบ่อยที่สุด:

ระบบ	ลักษณะเฉพาะ	ราคา
กรณี	หนึ่งในโปรแกรม EDI ที่ใหญ่ที่สุด ฟังก์ชั่นที่ยอดเยี่ยม ความเรียบง่ายและใช้งานง่าย	จาก 11 ถึง 13.5 พันรูเบิล ในหนึ่งเดียว ที่ทำงาน
ลอจิก	ใช้ได้กับบริษัททุกขนาด เรียนรู้ง่าย ปรับเปลี่ยนได้ตามผู้ใช้งาน	จาก 4900 ถึง 5900 ต่อที่
ยูเฟรติส	ถือเป็นระบบที่ทันสมัยที่สุด การส่งมอบรวมถึง ระบบของตัวเองฐานข้อมูลน้ำหนักเบาและการออกแบบที่สวยงาม	จาก 5,000 รูเบิลต่อเวิร์กสเตชันเมื่อใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร จาก 10,000 รูเบิล เมื่อวางไว้บนอุปกรณ์ของผู้พัฒนา
1C: เก็บถาวร	บูรณาการอย่างสมบูรณ์กับผลิตภัณฑ์ 1C ความสามารถในการจัดเก็บไฟล์ใด ๆ - ข้อความ กราฟิก วิดีโอ และเสียง	จาก 12 ถึง 57,000 รูเบิล สำหรับโปรแกรมทั้งหมด
ไดเรกตัม	ระบบที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง คุณสามารถรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับเอกสารกระดาษได้	จาก 7,000 รูเบิล มากถึง 2 ล้านรูเบิล สำหรับใบอนุญาต
OPTIMA-เวิร์กโฟลว์	ระบบใหม่ที่เพิ่งเริ่มพัฒนาอย่างแข็งขัน มีคุณสมบัติพิเศษหลายประการสำหรับระบบนี้	จาก 55 ถึง 75,000 รูเบิล สำหรับใบอนุญาต

การโต้ตอบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กับโปรแกรมอื่น

เข้ามาแทนที่คุณ สภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์องค์กร ระบบ EDI จะต้องสนับสนุนแอปพลิเคชันทางธุรกิจอื่น ๆ ที่ทำงานอยู่ในนั้นอยู่แล้วอย่างเสรีในระหว่างการดำเนินงาน ตัวอย่างเช่น มีความจำเป็นต้องประมวลผลเอกสารทางบัญชีอย่างอิสระ - ใบแจ้งหนี้, การกระทำ, ใบแจ้งหนี้, หนังสือมอบอำนาจ ฯลฯ

นอกจากนี้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องทำงานร่วมกับทุกคนอย่างสม่ำเสมอและดำเนินการโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน ดังนั้นจึงจำเป็นที่ระบบจะสามารถรองรับไดเร็กทอรีที่ใช้ในสภาพแวดล้อมทางอิเล็กทรอนิกส์และสามารถอัปเดตข้อมูลในนั้นได้

นอกจากนี้ จำเป็นต้องคำนึงถึงการทำงานกับข้อมูลภายนอกด้วย - โดยอีเมล, แพลตฟอร์มการซื้อขายฯลฯ

เมื่อเลือกระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ของการโต้ตอบกับเครื่องมือและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ที่มีอยู่ในองค์กร โดยทั่วไปแล้ว ระบบที่ได้รับความนิยมและกำลังพัฒนาอย่างกระตือรือร้นจะรวมโมดูลมากมายสำหรับโปรแกรมยอดนิยม - 1C, Parus, Oracle และอื่น ๆ อีกมากมาย

ตัวอย่างเช่น โปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 1C ช่วยให้คุณสามารถสร้าง รับ และส่งเอกสารการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรงจากโปรแกรมดังกล่าว ในขณะที่ยืนยันด้วยลายเซ็นที่ผ่านการรับรอง

ระบบอัตโนมัติดีมาก เวลาแห่งโฟลเดอร์หนาๆ ที่มีกองเอกสารธุรกิจหมดไป และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ถูกสร้างขึ้น ดำเนินการ และจัดเก็บถาวรด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง หรือแม้กระทั่งแยกจากกัน ไม่ นั่นไม่ใช่กรณีของคุณเหรอ? ซึ่งหมายความว่าถึงเวลาที่ต้องจริงจังกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว เลือกอันที่ดี ซอฟต์แวร์และทุกอย่างจะดีเอง ดีกว่าตอนนี้แน่นอน

SED คืออะไร?

EDMS หรือระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือระบบซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่จำเป็นในการจัดระเบียบงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีโครงสร้าง งานที่สอง (แต่สำคัญไม่น้อย) ของ EDMS คือการจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ระหว่างพนักงานโดยการถ่ายโอนเอกสาร การออกงานแต่ละงาน และการดำเนินการอื่นที่คล้ายคลึงกัน กล่าวโดยสรุป ระบบนี้ช่วยให้คุณสร้าง เปลี่ยนแปลง ค้นหา มอบหมาย และส่งการกระทำที่มีความหมายใด ๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

อีกแนวคิดหนึ่งมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับแนวคิดของ EDMS - "ระบบ ECM" ระบบ ECM เข้าใจว่าเป็นชุดของเทคโนโลยี เครื่องมือ และวิธีการที่ใช้ในการรวบรวม สะสม และจัดเก็บข้อมูล จัดการ และส่งมอบให้กับผู้รับทั้งหมดภายในองค์กร ไม่ควรสับสนคำจำกัดความทั้งสองนี้ ECM เป็นระบบที่เป็นสากลมากขึ้น เพื่อพัฒนาไปสู่ระดับ ECM นั้น EDMS จะต้องขยายฟังก์ชันการทำงาน (นั่นคือ ประกอบด้วยเครื่องมือสแกน กฎการสนับสนุนสำหรับการจัดเก็บกระดาษ รับประกันความปลอดภัย ฯลฯ)

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือระบบไหลเวียนโลหิตของบริษัท

EDMS ให้อะไรแก่ผู้จัดการ?

EDMS ทำให้กิจกรรมของบริษัทง่ายขึ้นอย่างมาก

1. มั่นใจในความโปร่งใสของกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ ผู้จัดการมองเห็นแต่ละขั้นตอนของกระบวนการไหลเอกสารอย่างชัดเจน และสามารถควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
2. วินัยในการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นอย่างมาก โดยทั่วไปแล้ว มากกว่า 20% ของงานที่มอบหมายและกระจายไปจะไม่เสร็จสิ้นโดยพนักงานที่รับผิดชอบงานเหล่านั้น EDMS ช่วยให้คุณลดเปอร์เซ็นต์นี้เป็นศูนย์ได้ (ตามหลักการแล้ว)
3. เวลาที่ใช้ในการดำเนินการตามปกติกับเอกสารทั้งหมดลดลง ค้นหา การอนุมัติ การสร้างการกระทำบางอย่าง - ทั้งหมดนี้สามารถทำได้ภายในเวลาไม่กี่วินาที เป็นผลให้กระบวนการอื่นๆ ทั้งหมดถูกเร่งให้เร็วขึ้น อย่างที่เราจำได้เวลาคือเงิน
4. มั่นใจในความลับของข้อมูล พนักงานแต่ละคนมีขีดจำกัดการเข้าถึงของตนเอง เฉพาะผู้ที่ควรปฏิบัติตามความรับผิดชอบและคุณสมบัติของตนเท่านั้นที่จะทำงานกับเอกสารแต่ละฉบับได้ นอกจากนี้ การดำเนินการทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ (ไม่เพียงแต่การลงนามหรือการเปลี่ยนแปลง แต่ยังรวมถึงการอ่านด้วย)
5. เป็นไปตามข้อกำหนด มาตรฐานสากล ISO 9000 หนึ่งในข้อกำหนดพื้นฐานของมาตรฐานเหล่านี้คือความโปร่งใสของการไหลของเอกสารและผลกระทบของข้อมูล
6. การแนะนำนวัตกรรมเป็นเรื่องง่ายและไม่เจ็บปวด กฎการทำงานใหม่ได้รับความสนใจจากพนักงานทุกคนเกือบจะในทันที และเวลาการฝึกอบรมสำหรับผู้มาใหม่จะลดลงอย่างมาก เมื่อทุกคนสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็ว คำแนะนำที่จำเป็นแทบจะไม่มีช่วงเวลาที่ "หยุด" เลย
7. วัฒนธรรมองค์กรกำลังพัฒนา ปฏิสัมพันธ์ของพนักงานได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสม มีการสร้างการเชื่อมต่อในแนวนอน มีการกำหนดความรับผิดชอบไว้อย่างชัดเจน - ในสภาวะดังกล่าว ทีมจะเชื่อมเข้ากับกลไกการทำงานที่มีประสิทธิภาพและปราศจากข้อผิดพลาด และนี่ไม่ใช่สิ่งเล็กน้อย

ภารกิจหลักของระบบอัตโนมัติทั้งหมดคือการแทนที่บุคคลด้วยระบบ EDMS ก็ไม่มีข้อยกเว้น โดยปกติแล้วบริษัทจะมีพนักงาน "ระดับทอง" หลายคนที่ดูแลทุกอย่าง พวกเขารู้ทุกอย่าง ทำทุกอย่างได้ และทันทีที่พวกเขาเลิกล้ม การล่มสลายเล็กๆ น้อยๆ ก็เกิดขึ้น เรื่องนี้มีดีไม่น้อย ระบบอัตโนมัติจะกระจายภาระความรับผิดชอบให้กับทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน และช่วยให้คุณควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นทางออนไลน์ได้ ส่งผลให้ความเร็วและคุณภาพของการบริการลูกค้าเพิ่มขึ้น สิ่งเหล่านี้กำลังเพิ่มขึ้นตามผลที่ตามมาทั่วโลก ความได้เปรียบในการแข่งขันบริษัท.

EDMS ไม่ช่วยในกรณีใดบ้าง

เราเข้าใจว่าไม่มียาวิเศษ EDS ไม่ใช่ยาครอบจักรวาล แต่เป็นเพียงเครื่องมือที่สะดวกโดยมีวัตถุประสงค์ในตัวเอง คุณไม่สามารถขันน็อตให้แน่นด้วยค้อนได้ และ EDS จะไม่ช่วยคุณแก้ไขปัญหาสำคัญบางประการ

ประเด็นก็คือสิ่งนี้ ระบบอิเล็กทรอนิกส์“ปรับแต่ง” เพื่อการทำงานกับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง ดังนั้นควรมีส่วนร่วมด้วยความช่วยเหลือของ EDMS การจัดการบันทึกบุคลากรหรือภาษี/บัญชีไม่มีจุดหมาย ตัวอย่างเช่น เมื่อทำงานกับบุคลากร คุณไม่สามารถทำได้หากไม่มีตัวอย่างที่มีโครงสร้างของบุคลากร (ตามประเภทพิเศษ วันที่จ้างและเลิกจ้าง การศึกษา คุณสมบัติ) ตัวอย่างดังกล่าวควรเก็บไว้ในฐานข้อมูล แต่ไม่ใช่ในรูปแบบของ "คลาวด์" ที่วุ่นวาย เช่นเดียวกับการดำเนินการทางการเงิน: ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ และเอกสารอื่นๆ ต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจน และสำหรับสิ่งนี้ เราจำเป็นต้องมีระบบบัญชีพิเศษ (นั่นคือ เครื่องมือที่แคบและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น) เมื่อวิเคราะห์และสร้างโมเดลกระบวนการทางธุรกิจ คุณไม่ควรพึ่งพา EDMS

ประเภทของ EDMS

มีการจำแนกหลายประเภท - ตามฟังก์ชันทั่วไปและฟังก์ชันพิเศษ เทคโนโลยีการจัดการเนื้อหา ส่วนประกอบ... แต่ทฤษฎีทั้งหมดนี้มีความสำคัญสำหรับนักพัฒนาเท่านั้น คุณต้องการวิธีแก้ปัญหาที่ใช้งานได้จริง ไม่ใช่รายการทางเทคนิคใช่ไหม ในกรณีนี้ มาดูสิ่งที่เร่งด่วนที่สุดกันดีกว่า นั่นก็คือจำนวนฟังก์ชันที่นำไปใช้งาน ตามพารามิเตอร์นี้ EDS ประเภทต่อไปนี้จะมีความโดดเด่น:

• ระบบการจัดการบันทึก
• หอจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์
• ระบบขั้นตอนการทำงาน
• ระบบที่ซับซ้อนหรือ ECM

แต่ละระดับถัดไปจะใหญ่กว่าและเย็นกว่าระดับก่อนหน้า

วิธีการเลือก?

ข้อเสียเปรียบหลักของนักพัฒนา ระบบอัตโนมัติการไหลของเอกสาร - ความเฉื่อย จากคำอธิบาย คุณจะเข้าใจได้เพียงเล็กน้อย มีสื่อส่งเสริมการขายเพียงเล็กน้อย เป็นการยากที่จะเข้าใจ... คุณจะต้องอดทนและตรวจสอบ EDMS หลายรายการโดยใช้อัลกอริธึมหกขั้นตอน

และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง?

เป็นไปไม่ได้ที่จะบอกว่า EDS ใดในตลาดดีกว่าและเพราะเหตุใด นี่ยังคงเป็นซอฟต์แวร์ และนักพัฒนาก็ทำการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมเป็นประจำ ระบบที่ไม่ได้ผลในวันนี้จะดูดีมากในวันพรุ่งนี้เมื่อเทียบกับคู่แข่งที่ "เละเทะ" (และในทางกลับกัน) ไม่มีวิธีแก้ปัญหาแบบสากล และคุณยังคงต้องทดสอบระบบสำหรับพารามิเตอร์ทั้ง 6 รายการที่ระบุไว้

EDMS ที่ใหญ่ที่สุดและเป็นที่รู้จักมากที่สุดมีดังต่อไปนี้:

• เวอร์ดอกซ์ ;
• เวิร์กโฟลว์ Optima;
• เอกสารวิชั่น;
• วิทยานิพนธ์;
• แรงจูงใจ;
• 1C-เอกสารไหล;
• ไดเรกตัม;
• กรณี;
• เอกสาร WSS;
• E1 ยูเฟรติส;
• อ้างอิง BOSS;
• ด็อกโลจิกซ์.

ในขณะที่เขียน 5 รายการสุดท้ายดูไม่เสร็จตรงไปตรงมา - ฟังก์ชั่นที่อ่อนแอ, การควบคุมที่ซับซ้อนเกินไปและสับสน เป็นไปไม่ได้ที่จะแยกผู้นำออกจากคนอื่นๆ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แต่ละระบบมีข้อดีและข้อเสียต่างกันไป

ใช่ทำมัน การวิเคราะห์เปรียบเทียบจะใช้เวลานานและนี่เป็นงานที่น่าเบื่อหน่าย แต่ยังคงใช้เวลาของคุณ จำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้อง โซลูชั่นที่เป็นสากลและฟังก์ชั่นเพิ่มเติมไม่ได้หมายความว่าดีขึ้น มองหาระบบที่เหมาะสำหรับการแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัทของคุณ หากจำเป็น อย่าจำกัดตัวเองอยู่แค่ศึกษาไซต์สำหรับนักพัฒนาเท่านั้น โทรไปยังหมายเลขที่ระบุ ส่งข้อความไปยังฝ่ายบริการสนับสนุน และขอให้ติดต่อคุณผ่าน Skype หรือวิธีการอื่นที่สะดวก ระบบ CRM นี้สามารถเลือกได้ภายในครึ่งชั่วโมง ซึ่งจะไม่ทำงานกับ EDMS