ประเภทของหน่วยงานวิทยาลัย ทฤษฎีองค์กร - Milner B.Z.

ความมีประสิทธิผลของหน่วยงานบริหารจัดการวิทยาลัยได้รับอิทธิพลจากปัจจัยหลายประการ:

ระยะเวลาการประชุม ไม่ควรเกินหนึ่งชั่วโมงการศึกษา ในทางปฏิบัติ เนื่องจากขาดวัฒนธรรมในการสื่อสาร วัฒนธรรมการพูดและการคิด และวัฒนธรรมทั่วไปของพฤติกรรม การประชุมจึงมีความล่าช้า บ่อยครั้งที่เวลาถูก "ขโมย" โดยผู้เข้าร่วมที่ต้องการอวด แสดงให้เห็นถึงความฉลาดและความเป็นอิสระ การตัดสิน ฯลฯ

องค์ประกอบของประเด็นที่หารือ ด้วยการเลือกรายการประเด็นปัญหาที่จะส่งสำหรับการอภิปรายในระดับวิทยาลัยอย่างรอบคอบ จะสามารถลดจำนวนประเด็นลงได้สองถึงสามครั้ง ประเด็นที่จำเป็นต้องมีการอภิปรายในวิทยาลัยอย่างแท้จริงควรนำมาอภิปรายในวิทยาลัย

จำนวนและองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม ขนาดกลุ่มควรอยู่ระหว่าง 5-10 คน ผู้เข้าร่วมการประชุมควรจะสามารถเล่นได้ดังต่อไปนี้ บทบาททางจิตวิทยา:

¦ ประธาน: ความอดทนต่อการตัดสินใจและความคิดเห็นของผู้อื่น, ความอดทน; ความรู้ของสมาชิกกลุ่ม “ภาวะผู้นำทั่วไป”

¦ ตัวเร่งการตัดสินใจ: ควบคุมเนื้อหาของการประชุม รวมกับประธานได้อย่างง่ายดาย

¦ เครื่องกำเนิดไอเดีย: ความสามารถในการคิดนอกกรอบ, จินตนาการ

¦ ฝ่ายตรงข้าม: ความสามารถในการมีสติและในเวลาเดียวกันก็เป็นกลาง

ประเมินแนวทางแก้ไขที่นำเสนอ

¦ ลูกเสือ: การติดต่อกับผู้คนและความสามารถในการรวบรวมข้อมูล การเชื่อมต่อกับสภาพแวดล้อมภายนอก

¦ ใกล้ชิดมากขึ้น: คนกระจ่าง, พิถีพิถัน, “น่าเบื่อ”

¦ ผู้ปฏิบัติงาน-ผู้จัดงาน: สามารถดำเนินการตัดสินใจได้ “นักเทคโนโลยี” ในการดำเนินการตัดสินใจ

¦ จิตวิญญาณของกลุ่ม: ความสามารถในการประสานความสัมพันธ์ ป้องกันการเกิดความขัดแย้งและความตึงเครียด

การเตรียมการประชุม เอกสารประกอบคำบรรยายกำหนดเวลาการประชุม (เวลา 9-11 น. หรือเวลา 19-21 น.) เพื่อประหยัดเวลาทำงานขอแนะนำให้ใช้เวลาช่วงเย็นในการประชุม

ขั้นตอน. ความพร้อมของกฎระเบียบการยกเลิกการประชุมทันเวลาหากไม่สำเร็จ กฎขั้นตอนคือลำดับการประชุม: ลำดับ, เวลา

การแสดง. มีการประชุมแบบมีโครงสร้างเป็นประจำและการประชุมแบบไม่มีโครงสร้างเป็นประจำ คนแรกต้องมีกฎระเบียบที่เข้มงวด การไม่ปฏิบัติตามจะทำให้การตัดสินใจไม่ถูกต้อง

การประชุมที่ไม่มีโครงสร้างเป็นประจำจำเป็นต้องมีกฎระเบียบ แต่ก็เข้มงวดน้อยกว่า การไม่ปฏิบัติตามไม่ได้ทำให้การตัดสินใจเป็นโมฆะ

การตัดสินใจของที่ประชุมประกอบด้วยส่วนของแถลงการณ์ซึ่งระบุสาระสำคัญของปัญหาหรืองานและการดำเนินการ การวิเคราะห์สั้น ๆสถานการณ์และมาตรการในการดำเนินงานหรือแก้ไขปัญหาโดยระบุระยะเวลาในการปฏิบัติงานและผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติงาน สามารถจัดเตรียมการตัดสินใจล่วงหน้าในรูปแบบของร่าง และหลังจากการอภิปรายในที่ประชุม ร่างการตัดสินใจดังกล่าวจะได้รับการปรับเปลี่ยนและนำไปใช้โดยรวม

การตัดสินใจจะต้องประดิษฐานไว้ในเอกสารการบริหาร (คำสั่งคำสั่ง) หรือใน เอกสารกำกับดูแล(เอกสารที่ใช้ซ้ำได้)

2. GOST R 6.30-2003 ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร (บังคับใช้โดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐรัสเซียลงวันที่ 03.03.2546 ฉบับที่ 65-st)

3. ข้อบังคับเกี่ยวกับคณะกรรมาธิการแบบครบวงจรสำหรับการวางคำสั่งซื้อ ที่ได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งของสำนักงาน Roskomnadzor สำหรับภูมิภาค Astrakhan ลงวันที่ 02/01/2010 ฉบับที่ 29

4. หลักเกณฑ์คณะกรรมการรับและจำหน่ายสินทรัพย์ถาวร สินทรัพย์ไม่มีตัวตน การตัดสินค้าคงเหลือของกระทรวงการคลัง สหพันธรัฐรัสเซีย- ที่ได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งลงวันที่ 15 เมษายน พ.ศ. 2553 ฉบับที่ 197

5. ข้อบังคับของสภาวิทยาศาสตร์และเทคนิคของ OAO Gazprom ที่ได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งลงวันที่ 6 สิงหาคม พ.ศ. 2547 ฉบับที่ 58 และแก้ไขเพิ่มเติมโดยคำสั่งฉบับที่ 143 ลงวันที่ 26 พฤษภาคม พ.ศ. 2552

6. ข้อบังคับสภาวิชาการแห่งมอสโก สถาบันของรัฐอิเล็กทรอนิกส์และคณิตศาสตร์ (มหาวิทยาลัยเทคนิค) ที่ได้รับการอนุมัติ โดยมติของสภาวิชาการ MIEM เมื่อวันที่ 15 พฤศจิกายน 2548 ครั้งที่ 3

7. พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลมอสโกลงวันที่ 6 พฤษภาคม 2546 ฉบับที่ 322-PP (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 26 กรกฎาคม 2554) “ เรื่องค่าคอมมิชชั่นการบริหารสำหรับกรณีความผิดทางการบริหารในเมืองมอสโก”

8. คำสั่งกระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 14 ตุลาคม 2552 ฉบับที่ 406 “เมื่อได้รับอนุมัติ ข้อกำหนดมาตรฐานในคณะกรรมการประเมินผลงานขององค์กรวิทยาศาสตร์ที่ทำการวิจัยพัฒนาและ งานเทคโนโลยีวัตถุประสงค์ทางแพ่ง และวิธีการมาตรฐานในการประเมินการปฏิบัติงานขององค์กรวิทยาศาสตร์ที่ทำการวิจัย พัฒนา และเทคโนโลยีเพื่อวัตถุประสงค์ทางแพ่ง”

9. ข้อกำหนดเบื้องต้นเกี่ยวกับค่าคอมมิชชั่น (ได้รับอนุญาต) สำหรับ ประกันสังคม- ที่ได้รับการอนุมัติ FSS RF 07/15/1994 หมายเลข 556a

10. ต้นแบบระเบียบคณะกรรมการคุ้มครองแรงงาน(คณะกรรมการ) ที่ได้รับการอนุมัติ ตามคำสั่งกระทรวงสาธารณสุขและ การพัฒนาสังคม RF ลงวันที่ 29 พฤษภาคม 2549 ฉบับที่ 413

11. กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 02/08/1998 N 14-FZ (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 12/06/2011) “ สำหรับ บริษัท ที่มี ความรับผิดจำกัด».

12. กฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 26 ธันวาคม 2538 N 208-FZ (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 30 พฤศจิกายน 2554) “ในบริษัทร่วมหุ้น”

ถึงหน่วยงานกำกับดูแลวิทยาลัย (ในแง่ กฎหมายของรัฐบาลกลาง“ในบริษัทร่วมหุ้น” และ “บริษัทจำกัดความรับผิด”) รวมถึง: การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นหรือผู้เข้าร่วม คณะกรรมการ (หรือ คณะกรรมการกำกับดูแล) ผู้บริหารระดับสูง (คณะกรรมการ, ผู้อำนวยการ)

ปรากฏค่อนข้างบ่อยในสื่อ ในวรรณกรรมทางธุรกิจ และในเอกสารประกอบ เรามาลองทำความเข้าใจในรายละเอียดว่ามันหมายถึงอะไรโดยทั่วไปรวมถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่แคบ

ค่าทั่วไป

ในส่วนใหญ่ ในความหมายกว้างๆหน่วยงานกำกับดูแลของวิทยาลัยเป็นองค์กรที่มีอำนาจบริหารซึ่งปัญหาหลักและประเด็นต่างๆ ได้รับการแก้ไขโดยผ่าน การอภิปรายร่วมกันการอภิปรายโดยคำนึงถึงความคิดเห็นของกรรมการแต่ละคน วิธีแก้ปัญหาที่ถูกต้องคือวิธีแก้ปัญหาที่คนส่วนใหญ่เห็นชอบ แล้ว การตัดสินใจครั้งนี้จัดทำขึ้นในรูปแบบของนิติกรรมและยืนยันโดยลายเซ็นของประธานกรรมการ ตัวอย่างขององค์กรดังกล่าวคือรัฐบาลแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

ประเภทของหน่วยงานวิทยาลัย

โดยทั่วไปจะแบ่งออกเป็นรายบุคคลและวิทยาลัย ขึ้นอยู่กับจำนวน ผู้รับผิดชอบ- ในทางกลับกัน ความเป็นเพื่อนร่วมงานจะแบ่งออกเป็นแนวตั้งและแนวนอน

วิทยาลัยแนวดิ่งเป็นประเภทที่ผู้ใต้บังคับบัญชา เจ้าหน้าที่มีส่วนร่วมในการอภิปรายประเด็นและปัญหาตามความสามารถของเจ้าหน้าที่ระดับสูง

การทำงานร่วมกันแบบแนวนอนเป็นรูปแบบที่การอภิปรายกลุ่มเกี่ยวกับปัญหาเกิดขึ้นเฉพาะกับบุคคลที่มีความสามารถในการแก้ปัญหาเท่านั้น

คณะผู้ปกครองสูงสุดของวิทยาลัย

เป็นผู้มีอำนาจมากที่สุด ความสามารถทั่วไปและอำนาจที่กว้างขวางที่สุด โดยมีอำนาจเหนือองค์กรปกครองอื่นๆ ในความทันสมัย ระบบรัสเซียเจ้าหน้าที่สามารถเรียกว่ารัฐบาล และกล่าวได้ว่าใน Bank of Russia หน่วยงานบริหารระดับวิทยาลัยที่สูงที่สุดคือคณะกรรมการบริหาร

แต่หน่วยจัดการหลักดังกล่าวอาจยังคงมี เช่น เชิงพาณิชย์และ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร- วัตถุประสงค์หลักที่หน่วยงานบริหารจัดการวิทยาลัยอาจมีคือความรับผิดชอบ การยึดมั่นอย่างเข้มงวดวัตถุประสงค์ในการสร้างองค์กร ความสามารถขยายไปถึงการเปลี่ยนแปลงกฎบัตร การกำหนดลำดับความสำคัญของกิจกรรม การมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการกำจัดทรัพย์สิน การอนุมัติ แผนทางการเงินการเปิดสาขาและสำนักงานตัวแทน การปรับโครงสร้างองค์กร และการชำระบัญชีขององค์กร

รัฐประศาสนศาสตร์

ผู้อำนวยการวิทยาลัยเป็นส่วนที่เป็นอิสระของกลไกของรัฐโดยมีอิทธิพลในด้านหนึ่งซึ่งกอปรด้วยอำนาจสาธารณะ ก่อนอื่นนี้ องค์กรทางการเมืองจำเป็นต้องครอบครองอำนาจของรัฐบาล มีสิทธิที่จะออกกฎหมายที่มีผลผูกพันกับผู้ที่ได้รับการกล่าวถึงการกระทำเหล่านี้ แต่ในขณะเดียวกัน ร่างกายของกลไกของรัฐก็ไม่มีสิทธิที่จะก้าวข้ามขีดจำกัดของความสามารถที่จำกัดไว้อย่างชัดเจน สิ่งสำคัญคือหน่วยงานวิทยาลัยนี้ต้องและมีหน้าที่เรียกร้องให้มีการดำเนินการตามการตัดสินใจและดูแลการดำเนินการของพวกเขา ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามเขามีสิทธิ์ใช้มาตรการบังคับกับผู้ฝ่าฝืน

ดังนั้น ลักษณะสำคัญของหน่วยงานของรัฐมีดังนี้:

• มันจำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของกลไกของรัฐ
• ดำเนินการในนามของรัฐตามหน้าที่ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์
• มีอำนาจ อำนาจรัฐ;
• มันจำเป็นต้องเป็นหน่วยหนึ่งของสังคมมนุษย์ที่ก่อตั้งขึ้นอย่างแน่นอน
• จัดทำขึ้นในลักษณะที่กฎหมายกำหนดอย่างเคร่งครัด
• มีโครงสร้างแบ่งเขตอย่างเคร่งครัดและระดับความสามารถ
• รับผิดชอบกิจกรรมของตนต่อรัฐ
• เป็นอำนาจบริหารและบริหาร
• ดำเนินการ แบบฟอร์มเฉพาะ กิจกรรมของรัฐบาล- การจัดการ.

การบริหารจัดการองค์กรการศึกษา

ตามส่วนที่สามของมาตรา 26 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 273 สถาบันการศึกษาจะต้องมีผู้จัดการเพียงคนเดียว - อธิการบดีผู้อำนวยการหรือหัวหน้า และส่วนที่สี่ของกฎหมายนี้กำหนดไว้สำหรับหน่วยงานกำกับดูแลวิทยาลัย องค์กรการศึกษาแบ่งออกเป็นภาคบังคับและทางเลือก

หน่วยงานกำกับดูแลวิทยาลัยที่ได้รับมอบอำนาจคือ:

• การประชุมพนักงานของสถาบันการศึกษาที่กำหนด - ประเด็นด้านแรงงาน วิชาชีพ เศรษฐกิจและสังคมที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและผู้จัดการอยู่ในอำนาจของตน
• - หน่วยงานปกครองตนเองของโรงเรียนที่แก้ไขปัญหาเกี่ยวกับคุณภาพและระดับความรู้ของนักเรียนหรือนักเรียน ปรับปรุงระดับคุณสมบัติของครูหรือครู

องค์กรกำกับดูแลวิทยาลัยที่เป็นทางเลือกคือ:

• คณะกรรมการมูลนิธิเป็นหน่วยงานที่ควบคุมการใช้จ่ายด้านวัสดุสนับสนุนที่มอบให้กับสถาบันการศึกษา
• สภาปกครองเป็นองค์กรที่ประกอบด้วยผู้ปกครองของนักเรียน ซึ่งการตัดสินใจมีผลผูกพันกับฝ่ายบริหารขององค์กร
• คณะกรรมการกำกับดูแลเป็นหน่วยงานควบคุมและกำกับดูแลการจัดการองค์กรการศึกษา
• อวัยวะอื่นๆ

ชั่วโมงของการประชุมในสำนักงานที่บั่นทอนจิตใจไม่ใช่เรื่องโกหก ไม่ใช่เรื่องแปลกประหลาด และไม่ใช่เรื่องตลก ความเป็นจริงของชีวิตทุกวันนี้ใช้เวลาทำงานมากถึง 50% ไปกับการพูดคุยที่ว่างเปล่าซึ่งไม่ได้ผลลัพธ์ใด ๆ ชีวิตที่เร่งรีบเป็นตัวกำหนดกฎเกณฑ์ใหม่ของวัฒนธรรมในที่ทำงาน การจัดการประชุมที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเป็นส่วนหนึ่งของจรรยาบรรณองค์กร

การประชุมพนักงานคืออะไร?

การประชุมห้านาที การประชุมตามแผน หรือการประชุมสามารถจัดเป็นการประชุมอย่างเป็นทางการได้หรือไม่ เป้าหมายของงานวิทยาลัยรูปแบบนี้คืออะไร? เทคนิคที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปในการดำเนินการคืออะไร และทำอย่างไรจึงจะได้ผลลัพธ์สูงสุดหลังการประชุมสิ้นสุดลง

การประชุมทางธุรกิจเป็นรูปแบบหนึ่งของการทำงานในบริษัท โดยมีเป้าหมายในการวางแผนอย่างสม่ำเสมอและติดตามการดำเนินกิจกรรมที่วางแผนไว้ของบริการทั้งหมดขององค์กร นี้ เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพการบริหารงานบุคคลและการตอบรับอย่างรวดเร็วจากพนักงาน จริงอยู่ เครื่องมือนี้ใช้งานได้สำเร็จเฉพาะในเท่านั้น อยู่ในมือที่มีความสามารถผู้นำที่มีความสามารถ

ก่อนที่จะแนะนำรูปแบบการสื่อสารที่คล้ายกันกับพนักงานในการปฏิบัติงาน มักจะออกคำสั่งที่เกี่ยวข้องซึ่งผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการประชุมจะได้รับพร้อมลายเซ็นเพื่อตรวจสอบและดำเนินการ เนื้อความของคำสั่งระบุเป้าหมาย วัตถุประสงค์ เวลาและวันที่ของการประชุมอย่างเป็นทางการ ตลอดจนรายชื่อผู้เข้าร่วม ข้อบังคับ และโครงสร้างของวาระการประชุม

วัตถุประสงค์ทั่วไปของการจัดการประชุมในสำนักงานคือการให้พนักงาน บริการ และแผนกต่างๆ ทั้งผู้จัดการและบุคลากรในสายงานมีส่วนร่วมในกระบวนการจัดการและการตัดสินใจ

การประชุมในสำนักงานรวมถึงการประชุมการวางแผนการบรรยายสรุปและการประชุมห้านาทีซึ่งมีการตกลงเวกเตอร์ของการพัฒนาของ บริษัท โดยรวมการพัฒนากลยุทธ์และกลยุทธ์ขององค์กรและกำหนดงานเฉพาะ ในการวางแผนการประชุม ปัญหาปัจจุบันได้รับการแก้ไข การแจ้งเตือนจะถูกแยกออก และหลักสูตรทั่วไปจะได้รับการแก้ไข การประชุมเชิงปฏิบัติการ - การประชุมด่วนเพื่อแก้ไขปัญหาหรือ สถานการณ์ความขัดแย้งในทีม เป้าหมายหลักการประชุมทางธุรกิจ - การกำหนดและแก้ไขปัญหาใหม่

หากบริษัทเริ่มสับสนเกี่ยวกับแนวคิดเหล่านี้ ประสิทธิภาพของชั่วโมงทำงานจะลดลงอย่างต่อเนื่อง

ข้อผิดพลาดหลักเมื่อจัดการประชุมในสำนักงาน

การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเผยให้เห็นถึงความยังไม่บรรลุนิติภาวะของผู้จัดการและ/หรือผู้จัดการของการสื่อสารกับพนักงานในรูปแบบนี้ ในธุรกิจใดๆ คุณต้องมีประสบการณ์และทักษะที่สามารถถ่ายทอดสายงานทั่วไปของบริษัทให้กับพนักงานและได้รับผลตอบแทนสูงสุดจากพวกเขา

สัญญาณหลักของการประชุมที่ไม่เหมาะสมคือความไม่พอใจร่วมกันกับผลลัพธ์: ผู้จัดการคาดหวังคำตอบจากผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งในทางกลับกันต้องการได้รับประโยชน์สูงสุด เงื่อนไขที่ดีสำหรับตัวคุณเอง อย่างไรก็ตามในการประชุมไม่มีใครตกลงอะไรกับใครเลย

ในเวลาเดียวกันอาการเจ็บป่วยจากการทำงานก็พัฒนาขึ้น - ภาพลักษณ์ของการเสแสร้งของการมีส่วนร่วมในการประชุมทางธุรกิจซึ่งในความเป็นจริงแล้วเป็นการพูดคุยที่ว่างเปล่าซึ่งเป็นการอภิปรายเรื่องซุบซิบในที่ทำงาน สำหรับพนักงานที่ได้รับการว่าจ้าง กิจกรรมดังกล่าวถือเป็นกิจกรรมที่สนุกสนาน โดยเป็นการเปิดโอกาสอีกครั้งในการไม่ทำงาน ไม่ใช่การปฏิบัติหน้าที่ประจำวัน

บ่อยครั้งหลังจากการพูดคุยที่มีการควบคุมเช่นนี้ ผู้จัดการเริ่มเรียกร้องผลลัพธ์จากพนักงาน เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ ตามด้วยการเลิกจ้าง พนักงานบางครั้งทั้งแผนก

หนึ่งในที่สุด ข้อผิดพลาดทั่วไปในระหว่างการประชุมสำนักงาน - การนำเสนอการตัดสินใจของผู้จัดการอย่างไม่มีโครงสร้างเมื่อแทน การระดมความคิดผู้จัดการระดับสูงกำหนดความต้องการที่มากเกินไป และทีมก็ไม่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ ในทางกลับกัน ก็ได้เสนอเหตุผลว่าทำไมไม่สามารถปฏิบัติตามข้อเสนอได้

สิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะบ่อยครั้งที่ผู้จัดการเองก็ไม่รู้ว่าเขาต้องการอะไรและไม่มองหาวิธีที่จะบรรลุผลตามที่ต้องการ

เคล็ดลับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การประชุมเกิดขึ้นด้วย ประสิทธิภาพสูงสุดและนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่สำคัญ ผู้ริเริ่มรูปแบบการทำงานระดับวิทยาลัยนี้จำเป็นต้องรู้เคล็ดลับบางประการ

การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม ธุรกิจใดๆ ก็ตามเริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมายที่ถูกต้อง ก่อนที่จะรวบรวมพนักงานเพื่อการประชุมทางธุรกิจ ผู้จัดงานจะต้องตอบคำถามหลายข้อก่อน:

ความเป็นไปได้ในการจัดประชุม

กฎระเบียบที่ถูกต้องและหัวข้อที่ชัดเจน

เครื่องหมายที่ใช้ตัดสินความมีประสิทธิผลของกิจกรรม

ผู้นำคือนักยุทธศาสตร์ที่สามารถกำหนดงานที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงได้ ผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นผู้เชี่ยวชาญที่รู้ว่าต้องใช้เครื่องมือใดในการปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย

การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการจัดการประชุม การประชุมทางธุรกิจใด ๆ เกิดขึ้นตามกฎหมายมาตรฐานประเภท - ขั้นแรกให้เตรียมการอย่างรอบคอบ การแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการเชิญพนักงาน เพื่อรวบรวมความคาดหวังและข้อเสนอ นำแต่ละวาระ นักแสดงและเลขานุการ บันทึกขั้นตอนของ การประชุมกรอกรายงานการประชุมและรายงาน

การคัดเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสมที่สุด ความสำเร็จของการประชุมส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุม เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะให้พนักงานที่ไร้ความสามารถเข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมดังกล่าวซึ่งสามารถเปลี่ยนเส้นทางกิจกรรมไปในทิศทางอื่นได้ การคัดเลือกผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมจะหารือประเด็นต่างๆ ที่เกิดขึ้นในการประชุมสำนักงานจะต้องได้รับความไว้วางใจจากผู้จัดงานและนักวางกลยุทธ์ที่มีความสามารถ

การจัดตั้งกฎระเบียบ การประชุมทางธุรกิจ ขึ้นอยู่กับปัญหาที่ได้รับการแก้ไขและขนาดของบริษัท มักจะอยู่ภายในระยะเวลามาตรฐาน - จากสามสิบนาทีถึงสองชั่วโมง การประชุมวางแผนควรสิ้นสุดในห้าถึงสิบนาที และการประชุมปฏิบัติการควรสิ้นสุดภายในสี่สิบนาทีถึงหนึ่งชั่วโมง

จัดทำแผนการประชุม ก่อนเปิดการประชุมทางธุรกิจผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะได้รับ แผนรายละเอียดวาระการประชุม เอกสารการรายงาน ตามที่เขาสามารถเตรียมคำถาม และ/หรือ รายงานได้

ตัวอย่างโครงสร้างวาระการประชุม เอกสารนี้อาจรวมถึงประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน ยุทธวิธี และ/หรือ การจัดการเชิงกลยุทธ์ในบริษัท โครงสร้างของวาระการประชุมมักจะรวมถึงรายการงานเฉพาะที่กำหนดโดยแผนขององค์กรและวิธีการแก้ไข นอกจากนี้วาระการประชุมอาจรวมถึง งานเพิ่มเติมซึ่งเป็นที่พึงปรารถนาที่จะดำเนินการในอนาคตอันใกล้นี้

จัดประชุม. เพื่อให้การประชุมทางธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และไม่กลายเป็นความวุ่นวายที่ยืดเยื้อ การประชุมจะต้องเริ่มตรงเวลา ย้ายจากคำถามหนึ่งไปยังอีกคำถามหนึ่งอย่างรวดเร็วโดยไม่ลังเล จำเป็นต้องสรุปหลังจากหารือแต่ละประเด็นโดยระบุ เวลาที่แน่นอนและวันที่พนักงานที่รับผิดชอบในการดำเนินการ ในเวลาเดียวกัน จำเป็นต้องลดการอภิปรายให้เหลือน้อยที่สุด โดยอนุญาตให้เฉพาะการชี้แจงในการพัฒนาโซลูชันเท่านั้น

การวัดประสิทธิภาพ การประชุมแต่ละครั้งควรมีการวิเคราะห์ให้สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ประสิทธิผลของการประชุมวัดจากสัดส่วน ผลลัพธ์ที่ต้องการเมื่อเทียบกับต้นทุนที่จำเป็นในการดำเนินการ

การควบคุมและการวิเคราะห์ หลังจากบรรลุประสิทธิผลของการประชุมทางธุรกิจแล้ว จำเป็นต้องติดตามผลและดำเนินการวิเคราะห์อย่างละเอียด ความสามารถในการวัด วิเคราะห์ และควบคุมข้อมูลทั้งหมดคือคุณภาพของผู้นำที่ชาญฉลาด สามารถทำให้บริษัทเป็นผู้นำตลาดได้

หมายเหตุถึงผู้นำที่ชาญฉลาด

การประชุมทางธุรกิจจะดีที่สุดในช่วงเริ่มต้นของวัน ซึ่งพนักงานสามารถสร้างทางเลือกในการตัดสินใจที่ชาญฉลาดได้

หลักจรรยาบรรณองค์กรควรระบุขั้นตอนวิธี ตารางการประชุม ความถี่ ข้อบังคับ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ ทางที่ดีควรจัดการประชุมในวันจันทร์ ซึ่งคุณจะต้องกำหนดงานย่อยประจำสัปดาห์และสรุปผลลัพธ์ของรอบระยะเวลาการรายงานที่ผ่านมา

พนักงานทุกคนควรทราบเวลา สถานที่ และวันที่ของการประชุมทางธุรกิจตามปกติ และเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมดังกล่าว จุดนี้สะท้อนให้เห็นได้ดีที่สุด ความรับผิดชอบในงานพนักงานแต่ละคนระบุระดับความรับผิดชอบและการมีส่วนร่วมของเขา นี่คือจรรยาบรรณของความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการซึ่งการละเมิดดังกล่าวนำมาซึ่งความเจ็บป่วยร้ายแรงของทีม

ในระหว่างการประชุม การต่อต้านจากพนักงานมักเกิดขึ้นซึ่งจะต้องได้รับการวินิจฉัยในเวลาที่เหมาะสมและกำจัดอย่างชำนาญโดยไม่นำไปสู่การก่อวินาศกรรมและความขัดแย้งทางผลประโยชน์ภายใน หากอยู่ในบริษัทที่มี สไตล์เผด็จการการจัดการ การต่อต้านดังกล่าวจะไม่เกิดขึ้นในการประชุมเนื่องจากความกลัวหรือความไม่แน่นอน จะต้องถูกกระตุ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ มิฉะนั้นในกระบวนการดำเนินการและแก้ไขปัญหาที่ได้รับมอบหมายอาจเกิดปัญหาร้ายแรงเนื่องจากความไม่ซื่อสัตย์ของพนักงานต่อบริษัท

เพื่อป้องกันการปฏิบัติดังกล่าวจำเป็นต้องลดปัญหาในขั้นตอนของการเลือกเป้าหมายและมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา การทำเช่นนี้จำเป็นต้องแจก “ต่างหูให้พี่สาวทุกคน” นั่นคือเพื่อครอบครองไม้เท้า เรื่องสำคัญ: เพื่อมอบความไว้วางใจให้กับใครบางคนที่มีขั้นตอนที่ยากลำบากในการพัฒนาและการดำเนินโครงการ, เพื่อมอบหมายการควบคุมการดำเนินการให้กับผู้อื่น, เพื่อจูงใจผู้อื่นสำหรับ "ความสำเร็จ" โดยการเพิ่มอำนาจในทีม, แต่งตั้งผู้จัดการสายงานเป็นหน้าที่รักษาการชั่วคราว หรือ ลดระดับพนักงานที่กระตือรือร้นเป็นพิเศษ

จะต้องแบ่งความรับผิดชอบของพนักงานในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้นเพื่อให้สามารถควบคุมได้อย่างสะดวกสบาย ในการประชุมแต่ละครั้งจำเป็นต้องสรุปและยกย่องพนักงานที่มีความโดดเด่นเป็นพิเศษ และลงโทษผู้ที่มีความผิดและทำลายงานต่อหน้าทั้งทีม ไม่ควรอนุญาตให้มีการอภิปรายหรือตัดสินใจลับหลังพนักงาน เนื่องจากอาจเกิดอันตรายจากความขัดแย้งภายในบริษัทได้ในทันที

เป็นประโยชน์สำหรับผู้จัดการทุกคนที่จะทราบความแตกต่างระหว่างการประชุมในสำนักงาน การวางแผนการประชุมและการบรรยายสรุปจากการระดมความคิด การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และการอภิปราย รูปแบบการจัดการทั้งสองรูปแบบเกี่ยวข้องกับการรับผลตอบรับ แต่ในรูปแบบที่ต่างกัน การประชุมทางธุรกิจเป็นเทคโนโลยีสำหรับการจัดการผู้คนและการกำหนดกลยุทธ์และ วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์และรูปแบบการพูดคุยจะเป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ บ่งบอกว่าผู้นำไม่มีประสบการณ์และไม่รู้ว่าจะจัดการเรื่องการประชุมอย่างไรหรือชี้ทิศทางไปในทิศทางที่ถูกต้อง

นอกจากนี้ การประชุมทางธุรกิจยังแบ่งออกเป็น:

ให้คำแนะนำเมื่อผู้จัดการให้คำแนะนำและรับคำสั่งอย่างแม่นยำ ข้อเสนอแนะจากผู้ใต้บังคับบัญชา;

การปฏิบัติงานซึ่งงานปัจจุบันได้รับการแก้ไขแล้ว

จะกลายเป็นปัญหาเมื่อปัญหาของทีมได้รับการแก้ไขและพัฒนาแผนทีละขั้นตอนเพื่อออกจากสถานการณ์วิกฤติในปัจจุบัน

มากมาย บริษัทสมัยใหม่พวกเขามีความผิดในการสร้างความสับสนให้กับรูปแบบธุรกิจ ลากทีมเข้าสู่ก้นบึ้งของความสับสน ความขัดแย้ง และการถกเถียงในประเด็นที่ไม่ได้ผลโดยสิ้นเชิง การจัดโครงสร้างรูปแบบเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมซึ่งอยู่ภายใต้มาตรฐานองค์กรที่เข้มงวด

การประเมินประสิทธิผลของการประชุมทางธุรกิจ

จะเข้าใจได้อย่างไรว่าการประชุมทางธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง? จำเป็นต้องตอบคำถามต่อไปนี้:

บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้สำหรับกิจกรรมนี้สำเร็จหรือไม่?

มีครอบคลุมวาระการประชุมทั้งหมดหรือไม่? ได้มีการหารือประเด็นทั้งหมดแล้วหรือยัง?

คุณปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนดหรือไม่?

การตัดสินใจทั้งหมดมีการสื่อสารไปยังผู้ดำเนินการหรือไม่?

นักแสดงเข้าใจงานและกำหนดเวลาของตนถูกต้องหรือไม่?

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้องค์ประกอบเชิงปริมาณจะเกิดขึ้น - จำนวนคนที่มีส่วนร่วมในการแก้ปัญหา, จำนวนชั่วโมงทำงานที่พวกเขาต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จ, ต้องใช้เงินจำนวนเท่าใดในการดำเนินการนี้และอื่น ๆ เครื่องหมายเชิงปริมาณเป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพในช่วงเวลาหนึ่งและเปรียบเทียบกับช่วงเวลาที่ผ่านมา

ตามกฎแล้ว การประชุมที่ดำเนินการอย่างมีประสิทธิผล เมื่อบรรลุเป้าหมายทั้งหมดในเวลาที่เหมาะสม ย่อมให้ผลลัพธ์ที่จับต้องได้

การจัดประชุมที่มีประสิทธิภาพสูงถือเป็นศิลปะอย่างแท้จริง โดยผู้นำคือวาทยากร เลขานุการคือไวโอลินคนแรก และทั้งทีมคือวงออเคสตราทั้งหมด การเตรียมการอย่างรอบคอบและการดำเนินการประชุมทางธุรกิจอย่างมีศักยภาพจะเป็นตัวกำหนดว่าสิ่งมีชีวิตนี้จะได้คะแนนเท่าใด - ดนตรีคลาสสิกที่สามารถกระตุ้นอารมณ์ความรู้สึกที่กระตือรือร้นและสร้างแรงบันดาลใจให้กับชัยชนะในอนาคต หรือเสียงขรมของเสียงที่ทำลายทุกสิ่งรอบตัว

ขออวยพรให้คุณมีการบริหารจัดการที่ชาญฉลาดสุภาพบุรุษ!

Zhanna Pyatirikova สำหรับพอร์ทัลธุรกิจโดยเฉพาะ BZZN.ru

ให้เราพิจารณาองค์ประกอบและการดำเนินการของเอกสารของหน่วยงานวิทยาลัย เนื้อหาบางส่วนที่จำเป็นและใหม่โดยใช้ตัวอย่างของผู้บริหารระดับสูงของวิทยาลัยในระดับ "ปฏิบัติการ" (ขอเรียกว่าคณะกรรมการบริหาร) เหล่านั้น. เราจะแสดงแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจทั่วไป โดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของหน่วยงานวิทยาลัยแต่ละแห่งซึ่งจัดตั้งขึ้นในระดับนิติบัญญัติ (เราได้อุทิศบทความแยกต่างหากหลายบทความในประเด็นเหล่านี้ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา)

องค์ประกอบของเอกสาร

กิจกรรมของรัฐบาลและหน่วยงานการจัดการทั้งหมดที่ดำเนินงานบนพื้นฐานของหลักการของการเป็นเพื่อนร่วมงานจะต้องได้รับเอกสารบังคับ

หลักการของการเป็นเพื่อนร่วมงานนั้นสังเกตได้ในกิจกรรม:

• หน่วยงานของรัฐ (การประชุมสภาสภาสภานิติบัญญัติของนิติบุคคลที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย)
• หน่วยงานบริหาร (วิทยาลัยของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง, การบริหารงานของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย),
• อวัยวะ รัฐบาลท้องถิ่น(การประชุมเจ้าหน้าที่เขตเทศบาล, สภาผู้แทนราษฎร),
• หน่วยงานการจัดการของรัฐวิสาหกิจและองค์กร (การประชุมทั่วไปของผู้ก่อตั้ง ผู้ถือหุ้น การประชุมคณะกรรมการ คณะกรรมการ คณะกรรมการชุดย่อย คณะกรรมการประจำ ฯลฯ)

กิจกรรม หน่วยงานวิทยาลัยบันทึกไว้ใน บังคับ- แต่มันก็ขึ้นอยู่กับ การประชุม การประชุม การประชุมที่จัดขึ้นครั้งเดียวหรือเป็นระยะๆและแม้แต่การประชุมเชิงปฏิบัติการที่จัดขึ้นโดยหัวหน้าองค์กร เจ้าหน้าที่ และผู้จัดการ การแบ่งส่วนโครงสร้างในประเด็นของกิจกรรมในปัจจุบัน

ขอบเขตความรับผิดชอบของเลขานุการหน่วยงานวิทยาลัยโดยตำแหน่ง เลขานุการบริษัท และทนายความที่จัดขั้นตอนการกำกับดูแลกิจการตลอดจนบริการบริหารจัดการสำนักงานและผู้รับผิดชอบงานสำนักงานในหน่วยงานต่างๆ ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนในการเตรียม การประชุมของหน่วยงานของวิทยาลัยรวมถึงการตีพิมพ์และการเผยแพร่ข้อมูลและคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมการประชุม เอกสารที่ถูกต้องของการตัดสินใจที่นำมาใช้ และรับรองความสมบูรณ์ของฐานหลักฐานของความถูกต้องตามกฎหมายและการดำเนินการตลอดระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของวิทยาลัย

ในกระบวนการกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัย ก ชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องกันซึ่งปกติจะเรียกว่า เอกสารการทำงานที่ซับซ้อน- คอมเพล็กซ์ประกอบด้วยเอกสารที่เป็นของระบบย่อยและระบบเอกสารต่าง ๆ แต่รวมเป็นหนึ่งเดียวโดยสถานการณ์การจัดการและอำนาจของร่างกายที่พวกเขาสร้างขึ้น

ตารางที่ 1

องค์ประกอบโดยประมาณของเอกสารของเอกสารการทำงานที่ซับซ้อนซึ่งสนับสนุนกิจกรรมของผู้บริหารระดับวิทยาลัย (คณะกรรมการ)

ยุบแสดง

ขึ้นอยู่กับ ตัวอย่างนี้คุณสามารถตรวจสอบองค์ประกอบของเอกสารของหน่วยงานวิทยาลัยในองค์กรของคุณ ชี้แจง และมอบหมายหรือมอบหมายความรับผิดชอบในการจัดทำไฟล์ที่ถูกต้อง และรับรองความปลอดภัยของเอกสารให้กับเลขานุการคณะกรรมการบริหาร เลขานุการบริษัท หรือสำนักงานเป็นอย่างน้อย บริการด้านการบริหารจัดการ จัดให้มีปฏิสัมพันธ์ในกระบวนการประกันกิจกรรมของหน่วยงาน ดังนั้น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงประธานกรรมการหรือเลขานุการบริษัท จะสะดวกในการโอนความรับผิดชอบเอกสารตามการกระทำการรับและโอนกิจการโดย ตำแหน่ง.

การเป็นเจ้าของเอกสารในคอมเพล็กซ์เอกสารการทำงานเดียวจะกำหนดความสามัคคีของการออกแบบรายละเอียดและความสม่ำเสมอของสูตรคำพูดบางอย่างในข้อความ (ตัวอย่างเช่นถ้อยคำของคำถามควรเหมือนกันในแผนการประชุมรายไตรมาส วาระการประชุม นาที สารสกัด คำแนะนำจากพวกเขา)

เมื่อเตรียมเอกสารแผ่นแรกที่รวมอยู่ในเอกสารการทำงานที่ซับซ้อนเกี่ยวกับกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัยเฉพาะจำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มทั่วไป แต่ประสบการณ์ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด» กำหนดข้อเสนอแนะสากล - เพื่อจัดทำเอกสารทั้งหมดบนกระดาษ A4 โดยมีรายละเอียดของส่วนหัวที่อยู่ในแบบจำลองของแบบฟอร์มทั่วไปที่ได้รับการอนุมัติในองค์กร (หรือแม้แต่บน หน้าชื่อเรื่องซึ่งสามารถร่างขึ้นเพื่อเป็นข้อบังคับและข้อบังคับของหน่วยงานวิทยาลัยได้)

และสำหรับการจัดเตรียมเอกสารบางอย่าง (การแจ้งวันและเวลาประชุม หนังสือเชิญประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม บัตรลงคะแนนเสียง ฯลฯ) สามารถพัฒนาได้ แบบฟอร์มมาตรฐานแบบครบวงจรสะดวกในการจัดทำเอกสารร่างทางอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขามักจะระบุไว้:

• เป็นส่วนหนึ่งของข้อบังคับข้อบังคับของวิทยาลัยหรือ
• หน่วยงานการจัดการที่สูงขึ้นเมื่อมีการพัฒนา

บริษัทมหาชนบางแห่งพยายามใส่เอกสารในรูปแบบเหล่านี้ลงในสมุดบัญชีของตน เอกลักษณ์องค์กร(หนังสือแบรนด์) และสั่งพัฒนา “ภายนอก” จากนักออกแบบ คุณไม่ควรทิ้งงานนี้ไว้ให้พวกเขาโดยสมบูรณ์ ท้ายที่สุดแล้วเอกสารการจัดการอย่างเป็นทางการและแบบฟอร์มไม่ถือเป็นความรับผิดชอบด้านการตลาดและบริการประชาสัมพันธ์ ความเสี่ยงด้านชื่อเสียงเมื่อจัดเตรียมเอกสารจะถูกควบคุมโดยฝ่ายบริการบริหารจัดการสำนักงาน เลขานุการบริษัทและบริการด้านกฎหมาย

เอกสารที่ระบุไว้ในตารางที่ 1 ทั้งหมด เป็นตัวแทนฐานหลักฐานสำหรับการตัดสินใจของหน่วยงานวิทยาลัย- สามารถเสริมด้วยเอกสารที่ช่วยในการควบคุมการดำเนินการตัดสินใจ ได้แก่:

• บัตรลงทะเบียนและควบคุมและ
• รายงานสถานะของวินัยในการปฏิบัติงาน (ในแง่ของประเด็น แผนก นักแสดง กำหนดเวลา)

หากองค์กรมีขนาดเล็ก ก็ไม่ใช่แหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญในขณะที่ฝ่ายบริหารตระหนักดีว่า “ข้อมูลและเอกสารเป็นทรัพย์สินที่มีมูลค่า” และมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างอิสระในการรับรองความปลอดภัย เอกสารทั้งหมด ของคอมเพล็กซ์แห่งนี้สามารถจัดทำเป็นไฟล์เดียวตามวาระการดำรงตำแหน่งของคณะวิทยาลัยที่กำหนด โดยมีชื่อทั่วไปว่า “เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมของคณะกรรมการ” ซึ่งแบ่งออกเป็นหลายเล่ม ในกรณีนี้ ระยะเวลาการจัดเก็บจะกำหนดโดยระยะเวลา "เก่าที่สุด" ของเอกสารทั้งหมดในไดรฟ์ข้อมูล:

ตารางที่ 2

ยุบแสดง

ขั้นตอนในการขึ้นรูปคดีนี้ค่อนข้างไม่สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ที่เป็นที่ยอมรับของงานสำนักงานและงานเก็บเอกสาร แต่ช่วยให้ขั้นตอนการควบรวมกิจการระหว่างการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบภายนอกในกระบวนการประเมินกิจกรรมที่ดำเนินการภายใต้ขั้นตอนการเปิดตัว หลักทรัพย์, นำเสนอเอกสารทั้งหมดที่เป็นฐานหลักฐานประกอบการตัดสินใจทันที- ในเวลาเดียวกันแน่นอนว่าการสร้างเอกสารของวิทยาลัยเป็นไฟล์และเงื่อนไขในการจัดเก็บจะต้องได้รับการแก้ไขก่อนอื่นโดยระบบการตั้งชื่อไฟล์เพื่อการพัฒนาซึ่งเลขานุการบริษัทหรือเลขานุการของวิทยาลัย ร่างกายมีหน้าที่รับผิดชอบในตำแหน่งของเขา

หากองค์กรเป็นแหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญจากนั้นโครงการจัดระบบกรณีต่างๆ ในระบบการตั้งชื่อคดีและลำดับการก่อตัวของคดียังคงปกติ - ตามระยะเวลาการจัดเก็บในแต่ละกรณี จะมีการเก็บรวบรวมสิ่งต่อไปนี้:

• เอกสารองค์กร
• แผนงาน
• โปรโตคอล;
• เอกสารประกอบการประชุมรวมทั้งร่างคำวินิจฉัย
• เอกสารการเตรียมการประชุม

นอกจากนี้การเตรียมการและการดำเนินการประชุมยังได้รับการดูแลโดยเอกสารตามมาตรการเตรียมการด้านการบริหารและด้านเทคนิค (ดูตารางที่ 3 สำหรับเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายในการบัญชี) นอกจากนี้ กิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัยยังสะท้อนให้เห็นในเอกสารเกี่ยวกับปัญหาด้านงบประมาณของระบบเอกสารทางการเงิน (ดังแสดงในตารางที่ 3 ด้วย)

ตารางที่ 3

เอกสารที่สะท้อนถึงกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัยด้วย แต่รวมอยู่ในชุดเอกสารการทำงานอื่น ๆ (สำหรับหน้าที่การบริหารและเศรษฐกิจ / การบริหารและองค์กรและสำหรับฟังก์ชันการจัดทำงบประมาณ)

ยุบแสดง

“แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด” แสดงให้เห็นว่าความสามารถและอำนาจของหน่วยงานวิทยาลัยจะต้องระบุไว้ในบทบัญญัติและข้อบังคับที่พัฒนาขึ้นบนพื้นฐานของกฎบัตรและคำนึงถึงข้อกำหนดของการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบในปัจจุบัน ความพร้อมใช้งานของเอกสารเหล่านี้ถือเป็นหนึ่งในตัวบ่งชี้คุณภาพการจัดการองค์กร เราได้สรุปข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการเตรียมการไว้ในความคิดเห็นในบทความเกี่ยวกับการควบคุมกิจกรรมของหน่วยงานวิทยาลัย

ลองพิจารณาข้อมูลอ้างอิง ข้อมูล และเอกสารการบริหาร

นี่คือตัวอย่างเอกสารที่คุณจะต้องส่งให้กับผู้เข้าร่วมเมื่อเตรียมการประชุมของหน่วยงานวิทยาลัย

วาระที่ได้รับอนุมัติในที่สุดสำหรับการประชุมครั้งต่อไปจะต้องส่งไปยังสมาชิกของหน่วยงานในรูปแบบที่ได้รับอนุมัติจากองค์กร โดยเพิ่มข้อมูลอย่างน้อยเกี่ยวกับบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม สถานที่ และเวลา (ตัวอย่างที่ 1) นอกจากระเบียบวาระการประชุมแล้ว มักจะส่งชุดเอกสารสรุปให้ที่ประชุมพิจารณาด้วย

ตัวอย่างที่ 1

ยุบแสดง

บุคคลที่ได้รับเชิญเข้าร่วมการประชุมจากพนักงานในองค์กรของคุณซึ่งไม่ใช่สมาชิกของกลุ่มวิทยาลัยสามารถส่งวาระสุดท้ายเดียวกัน (ตัวอย่างที่ 1) หรือข้อมูลในรูปแบบที่เรียบง่าย เช่น ไปที่ อีเมล- แต่เป็นเรื่องปกติที่จะต้องส่งจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการไปยังผู้ที่ได้รับเชิญจากภายนอก (ตัวอย่างที่ 2)

ตัวอย่างที่ 2

ขอเชิญประชุมบุคคลภายนอกในรูปแบบจดหมาย

ยุบแสดง

เอกสารคำสั่งตามผลการประชุม

โปรโตคอล

ให้เราพิจารณารายละเอียดเกี่ยวกับการจัดเตรียมและการดำเนินการตามระเบียบการ - เอกสารที่บันทึกความคืบหน้าของการประชุมและการตัดสินใจของหน่วยงานวิทยาลัย แบบฟอร์มมาตรฐานประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้: รายละเอียด:

• ชื่อเต็มขององค์กรที่ระบุรูปแบบทางกฎหมาย
• ชื่อของประเภทเอกสาร (PROTOCOL)
• วันที่ (วันที่หรือช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงหากการประชุมใช้เวลา 2 หรือ 3 วัน เช่น 04/01-03/2558 หรือ 04/01/2558 - 04/03/2558 หรือ 01-03 เมษายน 2558)
• ดัชนี (ภายในระยะเวลาการดำรงตำแหน่งของวิทยาลัยหรือภายในปีปฏิทินสำหรับการประชุมเชิงปฏิบัติการกับหัวหน้า)
• สถานที่รวบรวม;
• ประเภทของการประชุม (ในสถานที่ที่ชื่อข้อความเขียนในเอกสารการบริหารอื่น ๆ )
• ส่วนที่เป็นทางการของข้อความยังไม่เป็นรูปเป็นร่างเป็นรายละเอียดที่เป็นอิสระและถือเป็นองค์ประกอบที่แยกจากกันของข้อความ:
  • องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมประชุม (ประธาน; เลขานุการ; รายชื่อสมาชิกปัจจุบันของคณะวิทยาลัย; ผู้ได้รับเชิญ ถ้ามี) โปรดทราบว่าอักษรย่อจะวางไว้หลังนามสกุล ไม่ได้ระบุตำแหน่งของสมาชิกของวิทยาลัยเพราะว่า นี่คือองค์ประกอบถาวร โดยที่ "ทุกคนรู้จักกัน" แต่สำหรับผู้ได้รับเชิญ ตำแหน่งมักจะระบุก่อนชื่อเต็ม (และหากบุคคลได้รับเชิญจากองค์กรบุคคลที่สาม ชื่อเต็มของบุคคลนั้นจะรวมอยู่ในตำแหน่งงานของเขา)
  • วาระการประชุมซึ่งเป็นรายการประเด็นในรูปแบบหัวข้อเรื่องในข้อความถัดไป สำหรับแต่ละคำถาม เป็นเรื่องปกติที่จะต้องระบุผู้พูดด้วย
  • หมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการบันทึกการประชุมของหน่วยงานวิทยาลัย ตัวอย่างเช่น:
    • “ การประชุมบันทึกแบบชวเลขตั้งแต่เวลา 15:00 น. ถึง 17:15 น. ตามเวลามอสโก”;
    • “การประชุมจัดขึ้นในรูปแบบของการประชุมทางวิดีโอตั้งแต่เวลา 20.00 น. ถึง 21.05 น. ตามเวลามอสโก ผู้ดูแลระบบเปตรอฟ พี.อาร์.”;
    • “การประชุมถูกบันทึกไว้ในเครื่องบันทึกเทป ผู้รับผิดชอบ - เลขาธิการโคโซโวที่ 1”;
  • ข้อความของโปรโตคอลถูกวาดขึ้นตามสูตร LISTENED - SPEAKED - DECIDED (DECIDED) สำหรับแต่ละรายการในวาระการประชุม จริงอยู่ในเวอร์ชันสั้นของโปรโตคอล 2 องค์ประกอบแรกของกลุ่มสามนี้หายไปนั่นคือ มีเพียงการตัดสินใจเท่านั้นที่ได้รับการบันทึกไว้
• ลายเซ็น

โปรดทราบ: ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะทำเครื่องหมายว่ามีไฟล์แนบอยู่หลังข้อความและก่อนลายเซ็นในโปรโตคอล เพียงเขียน “(แนบ)” “(ภาคผนวกหมายเลข 1)” หรือ “ข้อความของรายงานที่แนบมา” ข้างเอกสารที่เป็นภาคผนวกและกล่าวถึงในข้อความก็เพียงพอแล้ว

รายละเอียดโปรโตคอลเพิ่มเติม (ไม่บังคับ) อาจเป็น:

• สถานที่ประชุม (ที่อยู่ของสถานที่, สำนักงาน);
• เวลาเริ่มต้นและเวลารวมของการประชุม
• นามสกุลและชื่อย่อของประธานในที่ประชุมหรือผู้ที่เปิดประชุม
• วันที่ลงนามในระเบียบการ
• วิธีการลงคะแนนเสียงในแต่ละประเด็น (เปิด, เป็นความลับ, ขาดประชุม; ระบุไว้ในข้อความ)

การลงทะเบียนรายละเอียดและความครบถ้วนของการนำเสนอข้อความขึ้นอยู่กับประเภทของระเบียบการที่กำหนดโดยข้อบังคับของหน่วยงานวิทยาลัยแห่งใดแห่งหนึ่ง ตามระดับความสมบูรณ์ของการบันทึก โปรโตคอลจะแบ่งออกเป็น:

• รวบรัดและ
• เต็มซึ่งสามารถเป็น:
  • ข้อความโดยละเอียด(วิธีข้อความของเอกสาร)
  • ชวเลข(วิธีข้อความโดยใช้แบบพิเศษ สัญลักษณ์),
  • สัทศาสตร์(บันทึกเสียง),
  • โปรโตคอลวิดีโอ(อันเป็นผลจากการประชุมทางวิดีโอ)

รายงานการประชุมที่สมบูรณ์จะต้องมีบันทึกการประชุมทั้งหมด รวมถึงหมายเหตุ คำถาม ความเห็น คำปราศรัย และข้อมูลในระหว่างการอภิปรายในแต่ละประเด็น บันทึกว่ามีเสียงดังในห้องโถง เสียงปรบมือ เป็นต้น (แต่แน่นอน ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดทำเอกสาร) รายงานการประชุมที่ครบถ้วนมักจะบันทึกการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นและการประชุมคณะกรรมการ

ระเบียบการแบบสั้นจะบันทึกเฉพาะชื่อของประธาน เลขานุการ องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมประชุม รายการประเด็นที่พิจารณา และการตัดสินใจอย่างสม่ำเสมอ เหล่านั้น. โปรโตคอลหลังวาระการประชุมประกอบด้วยการสรุปตามลำดับโดยย่อของประเด็นที่พิจารณาตามโครงการ: หมายเลขปัญหา - การตัดสินใจที่นำมาใช้ (ตัวเลือกนี้แสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 15 ในรายการที่ 2 ของวาระการประชุมในบทความ "")

ตัวอย่างการจัดทำโปรโตคอลแบบเต็มและสั้นที่สามารถใช้ในหน่วยงานของรัฐและรัฐบาลท้องถิ่นได้แสดงไว้ในภาคผนวกหมายเลข 16 คำแนะนำด้านระเบียบวิธีเกี่ยวกับการพัฒนาคำแนะนำสำหรับงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (อนุมัติตามคำสั่งของ Rosarkhiv ลงวันที่ 23 ธันวาคม 2552 ฉบับที่ 76) จากสิ่งเหล่านี้ ทุกองค์กรรวมถึงองค์กรเชิงพาณิชย์สามารถพัฒนาและอนุมัติโดยอิสระโดยเป็นส่วนหนึ่งของกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง แบบฟอร์มโปรโตคอลซึ่งจะบันทึกการตัดสินใจของหน่วยงานวิทยาลัยโดยคำนึงถึงระดับการจัดการและสถานะของหน่วยงานวิทยาลัย สะดวกในการกำหนดกฎระเบียบทันทีว่าโปรโตคอล:

• การประชุมคณะกรรมการควรมีรายละเอียดเป็นข้อความ (ดังตัวอย่างที่ 10) และอนุมัติแบบฟอร์มรายงานการประชุมทันที
• และการประชุมเชิงปฏิบัติการที่จัดขึ้นทุกสัปดาห์โดยหัวหน้าหน่วย:
  • จัดทำเอกสารโดยโปรโตคอลสั้น ๆ หรือ
  • จะดำเนินการในรูปแบบของการประชุมทางวิดีโอโดยมีการดำเนินการตามมาของโปรโตคอลข้อความสั้นหรือแม้กระทั่งไม่มีก็ตาม แต่จากนั้นด้วยการจัดทำคำแนะนำที่จำเป็นในรูปแบบของเอกสารการบริหารที่มีลักษณะการปฏิบัติงาน (ดังตัวอย่างที่ 13)

มาแสดงความคิดเห็นกัน เส้นทางจากร่างไปสู่ต้นฉบับ- รายงานการประชุมจะถูกเก็บรักษาไว้ในระหว่างการประชุมโดยผู้ที่ได้รับคัดเลือกหรือแต่งตั้งเป็นพิเศษหรือเลขานุการของวิทยาลัยประจำโดยตำแหน่ง และรายงานการประชุมการปฏิบัติงานซึ่งมีผู้จัดการเป็นประธานจะถูกจัดเก็บและจัดเตรียมโดยเลขานุการหรือผู้ช่วยของพวกเขา

เมื่อจัดทำรายงานการประชุม เลขานุการการประชุม (ทั้งโดยตำแหน่งหรือได้รับเลือก) จะใช้เอกสารที่เตรียมไว้ล่วงหน้าสำหรับการประชุม: วาระการประชุม รายชื่อผู้ได้รับเชิญ รายชื่อสมาชิกของวิทยาลัย ข้อความรายงาน การกล่าวสุนทรพจน์ การนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ ใบรับรองข้อมูล ร่างการตัดสินใจ ฯลฯ

ต้องจำไว้ว่ารายงานการประชุมที่จัดทำขึ้นโดยตรงในที่ประชุมนั้น ร่าง- จะต้องชี้แจง ตรวจสอบด้วยสำเนา บันทึกวิดีโอหรือโฟโนแกรม แก้ไขและดำเนินการภายใน 1-5 วันหลังการประชุม ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องกำหนดเส้นตายเฉพาะในการประมวลผลโปรโตคอลดั้งเดิมเป็นเอกสารราชการในข้อบังคับของหน่วยงานวิทยาลัย หลังจากการลงคะแนนเสียง การตัดสินใจไม่จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติใดๆ ในทางตรงกันข้าม ประธานและเลขานุการที่ประชุมมีหน้าที่รับผิดชอบทางกฎหมายต่อความถูกต้องของการสะท้อนในรายงานการประชุมถ้อยคำของการตัดสินใจที่ส่งไปลงคะแนนเสียงและได้รับพลังจากการตัดสินใจโดยรวมอย่างเป็นทางการ

นอกจากนี้เรายังทราบด้วยว่าคำว่า "เบ็ดเตล็ด" ในวาระการประชุมซึ่งจัดทำขึ้นก่อนการประชุมเป็นเอกสารข้อมูลอิสระและส่งล่วงหน้าไปยังผู้เข้าร่วมการประชุมและสมาชิกของหน่วยงานวิทยาลัยนั้นเป็นที่ยอมรับโดยสมบูรณ์ แต่มันไม่เหมาะสมในโปรโตคอลที่สมบูรณ์เพราะว่า เอกสารจะถูกร่างขึ้นหลังการประชุมเมื่อสามารถกำหนดประเด็นทั้งหมดที่พิจารณาจริงได้อย่างถูกต้องและบันทึกขั้นตอนในการตัดสินใจ

ปัญหาหลักคือการรวบรวมและดำเนินการข้อความของโปรโตคอลแบบเต็มเลขานุการที่ประชุมควรทำงานเกือบเหมือนล่ามพร้อมกันเพราะว่า เขา “แปล” รายงาน คำถาม สุนทรพจน์จากรูปแบบปากเปล่า (มักเป็นไปตามธรรมชาติ ใช้อารมณ์ และไม่ได้เตรียมการเสมอไป) ให้เป็นรูปแบบลายลักษณ์อักษร เช่น สั่งสร้างตามรูปแบบคำพูดตามข้อกำหนด สไตล์ธุรกิจภาษาวรรณกรรมรัสเซีย

ส่วนหลักของข้อความโปรโตคอล ถูกสร้างขึ้นตามวาระตามแบบฟอร์มฟัง - พูด - ตัดสินใจหรือตัดสินใจเช่น ตามส่วนจริงๆ มาดูกันทีละอัน

คำว่า “LISTENED” จะมีหมายเลขกำกับตามจำนวนวาระการประชุม โดยลากจากขอบด้านซ้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาค ถัดไปจากเส้นสีแดงนามสกุลและชื่อย่อของผู้พูดจะถูกเขียนในกรณีสัมพันธการกโดยไม่มีตำแหน่งตำแหน่ง (คุณฟังใครหรือเปล่า?) มีการวางเครื่องหมายขีดกลางและหลังจากนั้นเนื้อหาของรายงานมักจะสั้น ๆ เขียนลงไป เพราะ รายงานและการนำเสนอจะถูกส่งล่วงหน้า มีการลงนามและลงวันที่ และเป็นทางการเป็นภาคผนวกอย่างเป็นทางการของพิธีสาร

การนำเสนอมักจะอยู่ในบุคคลที่สามเอกพจน์ในอดีตกาล (ดูตัวอย่างที่ 3) หากข้อความของรายงานหลักได้จัดทำไว้ล่วงหน้าแล้วเมื่อจัดทำโปรโตคอลจะสะดวกที่จะใช้เทคนิคอื่น - กำหนดหัวข้อของรายงานสั้น ๆ ตามวาระการประชุมและหลังประเด็นให้จดบันทึก“ ข้อความของ แนบรายงานมาด้วย” (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 3

ยุบแสดง

1. ฟังแล้ว:

Kuznetsova A.I. - รายงานเกี่ยวกับบทบัญญัติหลักของนโยบาย ความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับปี 2558-2559 เขาตั้งข้อสังเกตว่าได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์และสอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎหมายที่บังคับใช้เมื่อวันที่ 1 มกราคม 2015 เสนออนุมัตินโยบายความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ ปี 2558-2559

ตัวอย่างที่ 4

ยุบแสดง

1. ฟังแล้ว:

Kuznetsova A.I. - เกี่ยวกับบทบัญญัติหลักของนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับปี 2558-2559 ข้อความของรายงานที่แนบมาด้วย

คำถาม: กลุ่มเหตุการณ์ทั้งหมดจะถูกนำมาพิจารณาในนโยบายการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในช่วงต่อๆ ไปหรือไม่

ใช่ทุกกลุ่มกิจกรรมตาม กลุ่มที่จัดตั้งขึ้นและประเภทของความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล

คำถามที่ส่งถึงวิทยากรและคำถามต่อๆ ไปของวิทยากรแต่ละคน ตลอดจนคำตอบของคำถามเหล่านั้น จะถูกบันทึกไว้ตามลำดับที่ได้รับและขึ้นบรรทัดใหม่ ไม่สามารถระบุนามสกุลของผู้ถามคำถามได้ (ดูตัวอย่างที่ 4)

สุนทรพจน์ทั้งหมดในประเด็นที่กำลังพูดคุยกันจะเขียนตามคำว่า "SPEAKED" จากขอบของระยะขอบซ้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ และมีเครื่องหมายโคลอนตามหลังด้วย นามสกุลและชื่อย่อของผู้พูดแต่ละคนเขียนบนเส้นสีแดงและระบุไว้ในกรณีนาม (ใครพูด?) หลังแดชตามฟอร์ม คำพูดทางอ้อมมีการบันทึกเนื้อหาโดยย่อหรือรายละเอียดของคำพูด

การตัดสินใจที่ทำร่วมกันในแต่ละประเด็นที่กล่าวถึงจะถูกเขียนไว้หลังคำว่า "ตัดสินใจ" หรือ "ตัดสินใจแล้ว" ในการดำเนินธุรกิจ แต่ละคำเหล่านี้มีขอบเขตการใช้งานของตัวเอง ดังนั้นในรายงานการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ผู้ก่อตั้ง การประชุมคณะกรรมการ การประชุม กลุ่มแรงงานการประชุมพนักงาน (ภายในกรอบการปกครองตนเองที่จัดตั้งขึ้นและได้รับอนุญาตตามหลักจรรยาบรรณ พฤติกรรมองค์กร) กลุ่มความคิดริเริ่มถือว่าถูกต้องที่จะใช้คำว่า "ตัดสินใจ" (กิจกรรมเป็นทางการ หน่วยงานระดับสูง หน่วยงานการจัดการ เช่น "พลัง"- ในรายงานการประชุมคณะกรรมการ คณะกรรมการ รัฐสภา คณะทำงาน การประชุมเชิงปฏิบัติการ และหน่วยงานอื่น ๆ ของวิทยาลัย ระดับ "ปฏิบัติการ" ของการจัดการ(หน่วยงานบริหาร) การใช้คำกริยา “RESOLVED” อย่างถูกต้องถือว่าถูกต้อง

คำที่เกี่ยวข้องจะเขียนจากขอบของระยะขอบซ้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ตามด้วยเครื่องหมายทวิภาคอีกครั้ง (ดูตัวอย่างที่ 5) ถัดไป จากเส้นสีแดง ทีละจุด การดำเนินการด้านการบริหารที่ต้องระบุหมายเลขจะได้รับการกำหนดไว้อย่างกระชับและแม่นยำ โครงสร้างของตัวเลขมีดังนี้ อันดับแรกมาด้วยจำนวนรายการในวาระการประชุม ตามด้วยงวด และจำนวนการตัดสินใจในการพิจารณาประเด็นนี้ (เช่น 1.1 และ 1.2 และ 1.3 เป็นต้น) หากปัญหาได้รับการยอมรับ ทางออกเดียวตัวเลขนั้นจะต้องมี 2 ส่วนคั่นด้วยจุด (เช่น 1.1)

• จะทำอย่างไร - เมื่อใดจากอะไรหรือนานแค่ไหน?

• ถึงใคร - จะทำอย่างไร - เมื่อไหร่? (ข้อ 2.1 ในตัวอย่างที่ 5) หรือ
• จะทำอย่างไร - เมื่อไหร่? รับผิดชอบ - ชื่อตำแหน่ง นามสกุล และชื่อย่อของผู้ดำเนินการเฉพาะ (ตัวอย่างที่ 6)

ตัวอย่างที่ 5

ยุบแสดง

ตัดสินใจแล้ว:

1.1. อนุมัติและบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 พฤษภาคม 2558 นโยบายการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลปี 2558-2559

2.1. หัวหน้าแผนกรักษาความปลอดภัย I.V. Petrov อัปเดตนโยบายความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับปี 2558-2559 เพื่อความสนใจของผู้จัดการสาขาและ สำนักงานภูมิภาค- กำหนดเวลา - 04/28/2015

ตัวอย่างที่ 6

ยุบแสดง

2.1. นำเสนอนโยบายการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำหรับปี 2558-2559 ไปยังความสนใจของหัวหน้าสาขาและสำนักงานตัวแทนระดับภูมิภาคภายในวันที่ 28/04/2558 ผู้รับผิดชอบ - หัวหน้าแผนกรักษาความปลอดภัย I.V. Petrov

หากการตัดสินใจกระทำโดยการลงคะแนนเสียง ผลลัพธ์จะแสดงในรูปแบบ: “สำหรับ - 10, ต่อ - 0, งดออกเสียง - 2” หรือ “เป็นเอกฉันท์”(เวอร์ชันสั้นนี้แสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 7 และ 8 และเวอร์ชันที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมจะแสดงอยู่ในตัวอย่างที่ 15 ของบทความ “การควบคุมการทำงานของหน่วยงานวิทยาลัย”) การปฏิบัติตามแบบฟอร์มนี้มีผลบังคับใช้เมื่อมีการตัดสินใจเกี่ยวกับการแต่งตั้ง การเลือกตั้ง หรือการอนุมัติผู้สมัคร หรือเกี่ยวกับองค์ประกอบส่วนบุคคลของค่าคอมมิชชัน คณะกรรมการ การตัดสินใจทางการเงิน ฯลฯ ในกรณีอื่นๆ เป็นทางเลือก ซึ่งเป็นสาเหตุที่ไม่มีในตัวอย่างที่ 5 และ 6 ของเรา

ประเด็นที่ต้องบันทึกผลการลงคะแนนในโปรโตคอลจะต้องระบุในท้องถิ่น การกระทำเชิงบรรทัดฐานควบคุมกิจกรรมของวิทยาลัย แต่บางองค์กรไม่ได้สร้างความแตกต่างดังกล่าว แต่จะบันทึกผลการลงคะแนนเสมอ

แม้ว่าการตัดสินใจของวิทยาลัย ผู้บริหารได้รับการยอมรับ อย่างเป็นเอกฉันท์ดังนั้นผลการลงคะแนนเสียงมักจะไม่ได้ระบุไว้ในย่อหน้าการจัดการของระเบียบการ (ดูตัวอย่างที่ 10)

ตัวอย่างที่ 7

ยุบแสดง

ตัดสินใจแล้ว:

สำหรับ - 6 ต่อ - 0 งดออกเสียง - 1

ตัวอย่างที่ 8

ยุบแสดง

ตัดสินใจแล้ว:

4.1. รวมถึงหัวหน้าแผนกรักษาความปลอดภัย O.M. Turantsev กรรมการเทคโนโลยี ตั้งแต่วันที่ 20 เมษายน 2558

อย่างเป็นเอกฉันท์

ลายเซ็นของประธานและเลขานุการของคณะวิทยาลัย (โดยตำแหน่งหรือได้รับเลือกให้ปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ในการประชุมที่กำหนด) จะถูกบันทึกไว้ในรายงานการประชุมที่แก้ไขและตรวจสอบแล้ว จะอยู่ด้านล่างข้อความจากขอบขอบซ้ายสองหรือสามบรรทัด และคั่นด้วยบรรทัดเดียว ในการถอดเสียงลายเซ็น ชื่อย่อจะถูกวางไว้หน้านามสกุล โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องมีการรับรองโปรโตคอลพร้อมตราประทับ

ตัวอย่างที่ 9

ยุบแสดง

โดย กฎทั่วไปโปรโตคอลลงนามโดยประธานของวิทยาลัยและเลขานุการ แต่ตัวเลือกอื่น ๆ ก็เป็นไปได้เช่นการเพิ่มลายเซ็นของสมาชิกทุกคนของวิทยาลัย (ดูตัวอย่างที่ 15 ของบทความ "การควบคุมการทำงานของหน่วยงานวิทยาลัย" ). ขณะนี้ควรกำหนดโดยเอกสารขององค์กรด้วย

ตัวอย่างที่ 10

โปรโตคอลโดยละเอียดพร้อมการจัดเรียงรายละเอียดส่วนหัวตามยาว

ยุบแสดง

สารสกัดจากโปรโตคอล

สำเนาของโปรโตคอลที่กรอกและลงนามแล้วหรือสารสกัดจากโปรโตคอลมีความจำเป็นไม่เพียงแต่สำหรับการส่งการตัดสินใจในการดำเนินการเท่านั้น แต่ยังสำหรับการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้เสียทุกคนที่มีสิทธิ์ในข้อมูลทราบด้วย (รวมถึง การกำกับดูแลกิจการพวกเขาเรียกว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาสามารถเป็นผู้ควบคุม ผู้กำกับดูแล และพลเมืองธรรมดาได้)

ใน เมื่อเร็วๆ นี้เป็นรูปแบบการนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการตัดสินใจของหน่วยงานวิทยาลัยมักใช้สารสกัดจากรายงานการประชุมซึ่งเลขานุการ (ของที่ประชุมหรือหน่วยงานของวิทยาลัย) มีสิทธิ์รับรองด้วยลายเซ็นของเขาและจัดทำบันทึกเกี่ยวกับการรับรองของ สำเนาและรับรองพร้อมประทับตราขององค์กร ในตัวอย่างที่ 11 ได้รับการออกแบบตามคำแนะนำของ GOST 6.30-2003 นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างรายการทางเลือกเกี่ยวกับสถานที่จัดเก็บโปรโตคอล (ตัวอย่างที่ 12) ตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐสภาสูงสุดของสหภาพโซเวียตแห่งสหภาพโซเวียตลงวันที่ 08/04/1983 หมายเลข 9779-X - ตัวเลือกนี้ มีความเกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งสำเนาและสารสกัดตามคำร้องขอของหน่วยงานกำกับดูแล

สารสกัดจากโปรโตคอลคือ สำเนาข้อความบางส่วนในนั้นรายละเอียดของส่วนหัวและส่วนการออกแบบของเอกสารยังคงไม่เปลี่ยนแปลงในทางปฏิบัติ (มีเพียงจังหวะส่วนตัวของผู้ลงนามเท่านั้นที่หายไป) สำหรับตัวอย่างสารสกัด โปรดดูตัวอย่างที่ 17 ของบทความ “การควบคุมการทำงานของหน่วยงานวิทยาลัย

เพื่อแจ้งเกี่ยวกับการตัดสินใจ คุณสามารถเปิดการเข้าถึงภาพอิเล็กทรอนิกส์ของโปรโตคอลใน EDMS หรือแจกจ่ายสำเนาที่ได้รับการรับรอง (พร้อมคำจารึกที่ได้รับการรับรองตามแบบจำลองจากตัวอย่างที่ 11 หรือ 12) แต่เฉพาะกับหัวหน้าแผนกเหล่านั้นและ พนักงานที่มีสิทธิเข้าถึงเอกสารราชการอย่างเหมาะสม (ดู/อ่านเอกสารทั้งหมด)

คำสั่ง

รูปแบบหนึ่งของการส่งการตัดสินใจของหน่วยงานวิทยาลัยเพื่อดำเนินการซึ่งสนับสนุนกฎการกำหนดขอบเขตสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลและเอกสารด้วยคือคำสั่งจากหน่วยงานของวิทยาลัย คำแนะนำตามเอกสารพบว่ามีการใช้งานส่วนใหญ่ในกิจกรรมของคณะกรรมการและฝ่ายบริหาร

ในช่วง 10-15 ปีที่ผ่านมา คำสั่งดังกล่าวได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของระบบย่อยของเอกสารการบริหาร เช่น รูปลักษณ์ใหม่เอกสารที่ออกตามกฎบนพื้นฐานของความสามัคคีในการบังคับบัญชา ดังนั้นส่วนหัวและส่วนที่เป็นทางการของคำสั่งของหน่วยงานวิทยาลัยจึงถูกร่างขึ้นเกือบจะเหมือนกับในคำสั่งและคำแนะนำและการตัดสินใจที่นำมาใช้ซึ่งมีคะแนนการรับประกันเฉพาะจะถูกโอน (คัดลอก) จาก "ตัดสินใจ" (หรือ "ตัดสินใจ") ส่วนของโปรโตคอล คำสั่งนี้ลงนามโดยประธานคณะวิทยาลัยเท่านั้น

หากต้องการดำเนินการสั่งซื้อให้เสร็จสิ้นจะสะดวกกว่าโดยวางรายละเอียดไว้ตรงมุมเพราะ... ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบจะลงทะเบียนในพื้นที่ซึ่งโดยปกติจะสงวนไว้สำหรับ "ผู้รับ" ที่จำเป็นทางด้านขวา

ตัวอย่างที่ 13

สั่งซื้อด้วยตำแหน่งเชิงมุมของรายละเอียดส่วนหัว

ยุบแสดง

แบบฟอร์มแบบสอบถามสำหรับการนำเสนอข้อความคำสั่งซื้อนี้สะดวกต่อการควบคุมและยังให้โอกาสในการร่างเอกสารโดยอัตโนมัติตามที่ได้รับอนุมัติ แบบฟอร์มมาตรฐานขึ้นอยู่กับโปรโตคอลโดยมีเงื่อนไขว่าร่างนั้นถูกสร้างขึ้นมา แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ในระบบสารสนเทศ

อายุการเก็บรักษา

โปรโตคอลของหน่วยงานการจัดการวิทยาลัยขององค์กร(การประชุมสามัญ คณะกรรมการ การประชุมผู้ก่อตั้ง ฯลฯ) และ วิทยาลัย ผู้บริหาร (คณะกรรมการ รัฐสภา คณะกรรมการ ฯลฯ) ตลอดจนรายงานการประชุมคณะกรรมการที่มีสิทธิจัดตั้งหน่วยงานเหล่านี้ (ตามกฎบัตร)ส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่มีอายุการเก็บรักษาถาวร (ตามมาตรา 18 ของรายการการจัดการมาตรฐาน เอกสารสำคัญสร้างขึ้นในกระบวนการของกิจกรรม หน่วยงานภาครัฐองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการเก็บรักษาได้รับการอนุมัติแล้ว ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่า PTUD)

ควรกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บรายงานการประชุมประเภทอื่นๆ ขึ้นอยู่กับระดับการจัดการและประเภทของการประชุมภายในองค์กรประธานและเลขานุการของหน่วยงานวิทยาลัยอันเป็นผลมาจากการดำเนินการตรวจสอบคุณค่าด้วยคำแนะนำด้านระเบียบวิธีของการจัดการบันทึกและบริการจัดเก็บข้อมูลและยังได้รับการแก้ไขโดยระบบการตั้งชื่อของคดี

ตัวอย่างที่ 14

ยุบแสดง

ศิลปะ. 18 วัน) PTUD กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บถาวรสำหรับรายงานการประชุมที่หัวหน้าองค์กรจัดขึ้น หากเป็นการประชุมในประเด็นสำคัญเชิงกลยุทธ์ที่อยู่ในอำนาจของผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ระยะเวลาการเก็บรักษาจะเป็นแบบถาวรอย่างแท้จริง แต่ถ้าผู้จัดการจัดการประชุมการปฏิบัติงานเพียงครั้งเดียวหรือการประชุมประธานสภาองค์กร (สถานะของการประชุมการปฏิบัติงานของหัวหน้าทุกแผนกซึ่งเป็น "การประชุมการวางแผน" แบบหนึ่งและไม่ใช่ฝ่ายจัดการที่กำหนดไว้ในกฎบัตร) จากนั้นจำเป็นต้องคำนึงถึงบันทึกบัญชี (2) ของมาตรา 18 ง) จากนั้น คุณสามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษารายงานการประชุมสภาองค์กรเป็น 5 ปีได้ อีพีเค.

ระยะเวลาการจัดเก็บคำแนะนำของหน่วยงานวิทยาลัยและสารสกัดจากรายงานการประชุมตลอดจนรายงานที่ได้รับในกระบวนการติดตามการดำเนินงานถูกกำหนดตามมาตรา 6 และ 7 ปตท. โดยคำนึงถึงบันทึกย่อ ระยะเวลาการจัดเก็บหลักสำหรับคำแนะนำและข้อความคือ 5 ลิตร อีพีเค.

หากองค์กรมีขนาดใหญ่ โครงสร้างเชิงพาณิชย์และแหล่งที่มาของการได้มาของเอกสารสำคัญของรัฐหรือเทศบาลเราขอแนะนำว่าเมื่อสร้างไฟล์ด้วยโปรโตคอลและภาคผนวกรวมถึงเมื่อดำเนินการตรวจสอบมูลค่าของเอกสารควรได้รับคำแนะนำจาก "กฎพื้นฐานสำหรับการทำงานของเอกสารสำคัญ ขององค์กร” (อนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการ Rosarkhiv เมื่อวันที่ 02/06/2545) และ PTUD บริษัทร่วมหุ้นจะต้องปฏิบัติตามระยะเวลาการจัดเก็บและข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ซึ่งกำหนดโดยมติที่มีผลใช้บังคับในปัจจุบันของ Federal Securities Commission (หน่วยงานกำกับดูแลใหม่คือธนาคารแห่งรัสเซีย) ลงวันที่ 16 กรกฎาคม 2546 ฉบับที่ 03-33/ps “เมื่อได้รับอนุมัติหลักเกณฑ์เกี่ยวกับขั้นตอนและระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารของบริษัทร่วมหุ้น” . ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารที่จัดทำขึ้นที่นี่สอดคล้องกับระยะเวลาตามกฎระเบียบที่บันทึกไว้ใน PTUD

เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการในการจัดทำเอกสารกิจกรรมของวิทยาลัยมีเหตุผลและ พื้นฐานที่มีประสิทธิภาพเราถือว่าจำเป็นและ ข้อกำหนดเบื้องต้นปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างหัวหน้าและเลขานุการของหน่วยงานวิทยาลัยและบริการจัดการบันทึกซึ่งรู้และเข้าใจเอกสาร

เอกสารการลงคะแนน ระเบียบปฏิบัติ การประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นและคณะกรรมการตรวจนับ ตลอดจนขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารการประชุมเหล่านี้และเอกสารการประชุมอื่นๆ คุณจะพบได้ในบทความ “การจัดทำเอกสารผลการประชุมผู้ถือหุ้นสามัญประจำปี”