ประเภทของตัวอักษร: วัตถุประสงค์ในการเขียนและส่ง จดหมาย ประเภทจดหมายธุรกิจตามเนื้อหา

ความหมายของคำ

รูปแบบหนึ่งของการสื่อสารระหว่างผู้คนที่ใช้โครงสร้างทางภาษาคือกิจกรรมการพูด มันแสดงถึงความพยายามของมนุษย์ที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะ ในขณะเดียวกัน กิจกรรมการพูดก็มีหลายประเภท เช่น การพูด การอ่าน การแปล การเขียน ฯลฯ ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการสื่อสารระหว่างผู้คน

การเขียนเป็นระบบสัญญาณเสริม ใช้ในการบันทึกเสียงภาษา แต่ในขณะเดียวกัน การเขียนก็คือระบบการสื่อสารที่เป็นอิสระซึ่งมีฟังก์ชันหลายอย่างที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว นอกเหนือจากการบันทึกกิจกรรมการพูดแล้ว ยังเปิดโอกาสให้มนุษยชาติได้ซึมซับความรู้ของคนรุ่นก่อน ๆ และขยายขอบเขตของการสื่อสาร กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเขียนเชื่อมโยงผู้คนเมื่อไม่มีความเป็นไปได้ในการสื่อสารโดยตรงเนื่องจากการแยกทางกันในเวลาหรือพื้นที่

คำนี้ถูกตีความแตกต่างไปจากภาษาวรรณกรรมรัสเซียในศตวรรษที่ 18 ในสมัยนั้นคำว่า "จดหมาย" นอกเหนือจากไปรษณีย์ที่มีข้อความบนกระดาษยังหมายถึงเรียงความหรืองานที่เขียนโดยผู้เขียนด้วย การตีความนี้ให้กับคำนี้โดยเกี่ยวข้องกับอิทธิพลสำคัญของภาษาโปแลนด์ต่อรัสเซียซึ่งเกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น

วันนี้จดหมายยังคงทำหน้าที่หลักนั่นคือข้อมูล อย่างไรก็ตาม รายการวิธีถ่ายทอดข้อความเฉพาะได้ขยายออกไปอย่างมาก ดังนั้นจดหมายในปัจจุบันสามารถรับได้ทางอีเมล์ตลอดจนการใช้องค์ประกอบมัลติมีเดียที่หลากหลาย (รูปภาพเสียงหรือคลิปวิดีโอ)

การจำแนกประเภทของข้อความ

วันนี้มีตัวอักษรประเภทต่างๆ ก่อนอื่นจะแบ่งออกเป็นกระดาษซึ่งเป็นแบบดั้งเดิมและอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอักษรประเภทแรกคือจดหมายที่มีลักษณะต่างกันปิดผนึกไว้ในซองจดหมาย ข้อความดังกล่าวเดินทางไกลจากผู้ส่งไปยังผู้รับ

อีเมลประเภทต่างๆ ที่ส่งโดยใช้วิธีการสื่อสารสมัยใหม่ (ผ่านอีเมล แชท การสื่อสารผ่านวิดีโอ ฯลฯ) โดยพื้นฐานแล้วไม่แตกต่างจากอีเมลทั่วไป เช่นเดียวกับรุ่นก่อนๆ พวกเขาจะมีที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ ข้อความข้อมูลพื้นฐาน ลายเซ็น วันที่ ฯลฯ อย่างไรก็ตาม จดหมายประเภทอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการสื่อสารพิเศษ ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ผู้คนสามารถสื่อสารผ่านการสนทนา การประชุมทางไกล ฯลฯ กล่าวอีกนัยหนึ่ง อีเมลทำให้มนุษยชาติมีโอกาสมหาศาล โดยส่งข้อมูลใด ๆ ในเวลาไม่กี่วินาทีโดยการกดปุ่มป้อนข้อมูลเพียงปุ่มเดียว

มีการจำแนกประเภทอื่นตามประเภทตัวอักษรหลักดังนี้:

1. เป็นกันเอง. เขียนถึงคนที่พวกเขารู้จักซึ่งมักจะอาศัยอยู่ในท้องถิ่นอื่น
2. รักคน. เขียนโดยคู่รักที่ยังไม่ตายไปในโลกสมัยใหม่ จดหมายดังกล่าวเต็มไปด้วยความรู้สึกเหมือนในสมัยก่อนยังคงบินจากบ้านหนึ่งไปอีกบ้านหนึ่งข้ามพรมแดนของภูมิภาคประเทศและทวีป
3. การโฆษณา. วัตถุประสงค์หลักเกี่ยวข้องกับการขาย ทุกวันนี้ในรัสเซียจดหมายดังกล่าวเพิ่งเริ่มได้รับความนิยมโดยมีปริมาณเพิ่มขึ้นและพัฒนาทุกปี ซึ่งอาจรวมถึงข้อเสนอเชิงพาณิชย์ประเภทต่างๆ การประกาศโปรโมชัน ฯลฯ
4. ธุรกิจ. จดหมายเหล่านี้เป็นจดหมายสำหรับลูกค้าและหุ้นส่วน เจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ของรัฐ การส่งจดหมายดังกล่าวได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด จดหมายจะต้องส่งถึงผู้รับทันเวลาเพื่อถ่ายทอดข้อมูลสำคัญถึงเขา

มีข้อความประเภทอื่น จึงมีจดหมายแนบมากับเรซูเม่, ส่งถึงสถานกงสุล, กองบรรณาธิการ, สถานทูต และรวมถึงบริการสนับสนุนด้านเทคนิคด้วย

ความจำเป็นในการโต้ตอบทางธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการบุคคลนั้นแทบจะไม่คิดถึงความจริงที่ว่าวิธีการออกแบบและการนำเสนอนั้นได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นมานานหลายศตวรรษ ข้อความทางธุรกิจเช่นเดียวกับในสมัยก่อนเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญระหว่างสถาบันต่างๆ ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขาทั้งหมดมีชื่อทั่วไปเพียงชื่อเดียว - "จดหมายบริการ" แนวคิดนี้รวมถึงเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ จัดทำขึ้นตาม GOST ที่มีอยู่และส่งทางแฟกซ์ไปรษณีย์หรือวิธีอื่น ข้อความในจดหมายดังกล่าวจะต้องถูกต้อง อ่านออกเขียนได้ และถูกต้อง การแก้ปัญหานี้หรือปัญหานั้นและดังนั้นความสำเร็จขององค์กรโดยรวมจะขึ้นอยู่กับสิ่งนี้โดยตรง

ประวัติความเป็นมาของการติดต่อทางธุรกิจ

การรวบรวมคอลเลกชัน (“จดหมาย”) ที่มีตัวอย่างเอกสารเริ่มขึ้นในรัสเซียเมื่อต้นศตวรรษที่ 18 สิ่งพิมพ์รุ่นก่อนๆ เหล่านี้คือ "หนังสือสูตร" ที่ใช้ในตะวันตกในศตวรรษที่ 7

ทั้งสองไดเร็กทอรีมีคำอธิบายรายละเอียดเอกสาร รวมถึงลำดับเฉพาะของไดเร็กทอรีเหล่านั้น สิ่งเหล่านี้เป็นคอลเล็กชั่นที่มีประโยชน์สำหรับอาลักษณ์ จากนั้นคุณสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างเอกสารรวมทั้งทำความคุ้นเคยกับชุดเทมเพลตของสำนวนและวลีที่เป็นส่วนสำคัญของมารยาทอย่างเป็นทางการ

“จดหมาย” ประเภทหนึ่งคือ “หนังสือชื่อเรื่อง” คอลเลกชันนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเขียนพระนามเต็ม

“สมุดจดจดหมาย” ยังมีข้อกำหนดสำหรับลายมือของอาลักษณ์ ตลอดจนสีและคุณภาพของกระดาษด้วย จดหมายโต้ตอบทั้งหมดถูกส่งไปในซองจดหมายที่ปิดผนึกด้วยขี้ผึ้งหรือแผ่นเวเฟอร์

ในช่วงที่สหภาพโซเวียตดำรงอยู่ ประเภทของการเขียนเชิงธุรกิจซึ่งเป็นที่ยอมรับในซาร์รัสเซียนั้นถูกปฏิเสธเพียงว่าเป็นของที่ระลึกจากอดีต รัฐบาลโซเวียตประเมินความสำคัญของการติดต่อทางธุรกิจต่ำไป นอกจากนี้ การขาดการแข่งขันและองค์กรอิสระช่วยลดความจำเป็นในการมีคารมคมคายและการโต้แย้งที่น่าเชื่อถือต่อคู่ค้าเกี่ยวกับการเริ่มต้นความร่วมมือ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

ปัจจุบันไม่มีองค์กรใดสามารถทำได้หากไม่มีการติดต่ออย่างเป็นทางการ จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการใช้ในการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานหลายอย่างที่เกิดขึ้นในกิจกรรมเชิงพาณิชย์และการจัดการ

จดหมายธุรกิจใดๆ ไม่มีอะไรมากไปกว่าข้อความข้อมูลที่มีลักษณะเป็นโปรโตคอล นั่นคือเหตุผลที่ต้องลงทะเบียนการติดต่อดังกล่าวและการสื่อสารด้วยวาจากับพันธมิตรไม่ได้ขจัดความจำเป็นในการส่งทางไปรษณีย์

มีหลายประเภท อย่างไรก็ตามการจำแนกประเภทขึ้นอยู่กับลักษณะที่มีอยู่ในนั้น ดังนั้นพวกเขาจึงแยกแยะ:

• จดหมายบริการที่ต้องการการตอบกลับ นี้ ฯลฯ
• จดหมายธุรกิจที่ไม่ต้องการการตอบกลับ ซึ่งรวมถึงจดหมายเตือน จดหมายเตือนความจำ ฯลฯ

การติดต่อทางธุรกิจสามารถจำแนกตามลักษณะโครงสร้างได้ ตามที่ระบุไว้มีจดหมายอย่างเป็นทางการประเภทต่างๆ ที่เป็นมาตรฐานและไม่ได้รับการควบคุม ส่วนแรกได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทางเศรษฐกิจและกฎหมายตามปกติ ข้อมูลในข้อความดังกล่าวจะถูกนำเสนอในรูปแบบของการสร้างวากยสัมพันธ์ประเภทมาตรฐาน เนื้อหาที่ไม่ได้รับการควบคุมประกอบด้วยการบรรยายที่เป็นทางการและสมเหตุสมผลของผู้เขียน ซึ่งเขียนขึ้นภายใต้กรอบของมารยาทที่เป็นที่ยอมรับ

ลักษณะเฉพาะของการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการจะแยกความแตกต่างระหว่างการติดต่อทางธุรกิจและเชิงพาณิชย์ ดังนั้นจึงมีจดหมายครอบคลุมถึงรูปแบบทางกฎหมาย เศรษฐกิจ การเงิน และรูปแบบอื่นๆ ของกิจกรรมขององค์กร พวกเขาจัดประเภทเป็นจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ หากข้อความในจดหมายมีคำถามเกี่ยวกับการขายหรือการขนส่ง จะถือว่าเป็นเชิงพาณิชย์

ขึ้นอยู่กับลักษณะของผู้รับ การติดต่อทางธุรกิจแบ่งออกเป็นแบบวงกลมและแบบปกติ ตัวอักษรประเภทที่สองแตกต่างตรงที่ข้อความเดียวกันถูกส่งจากแหล่งหนึ่งไปยังที่อยู่หลายแห่ง

นอกจากนี้ยังมีการติดต่อทางธุรกิจด้านเดียวและหลายด้าน ประเภทแรกในสองประเภทนี้จะตรวจสอบปัญหาหรือปัญหาเดียวเท่านั้น ข้อความหลายมิติเน้นหลายทิศทางพร้อมกัน (ข้อความ ข้อเสนอ คำขอ)

การเขียนจดหมายธุรกิจ

จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการทั้งหมดประกอบด้วยองค์ประกอบโครงสร้างหลายประการ ที่ด้านบนสุดของแผ่นงานคือพื้นที่ชื่อเรื่อง ด้านซ้ายมีตราประทับที่มุมบริษัทระบุชื่อ รหัสไปรษณีย์ และรายละเอียดอื่นๆ ของบริษัท มีการป้อนหมายเลขเอกสารขาออกและวันที่ลงทะเบียนที่นี่ด้วย

ด้านล่างของตราประทับมุมนี้เล็กน้อยคือชื่อของข้อความในจดหมาย จากนั้นข้อความจะตามมา เมื่อเขียนเอกสารดังกล่าวต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

• ข้อความควรกล่าวถึงประเด็นเดียวหรือหลายประเด็นที่เกี่ยวข้องกัน
• ส่วนแรกของข้อความควรระบุเหตุผลในการเขียนและส่วนที่สอง - ข้อเสนอข้อสรุปการตัดสินใจ ฯลฯ
• ควรวางจดหมายโต้ตอบบนแผ่นกระดาษรูปแบบ A5 หรือ A4
• หากมีไฟล์แนบ จะระบุไว้ใต้ข้อความหลัก

ด้านล่างเป็นพื้นที่ลายเซ็น มีการระบุตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร รวมถึงนามสกุลและชื่อย่อของเขาไว้ที่นี่

หากคุณต้องการเขียนจดหมายประเภทต่าง ๆ เป็นภาษาอังกฤษ เยอรมัน และภาษาอื่น ๆ เมื่อเตรียมตัวคุณจะต้องคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการจากประเทศหุ้นส่วนด้วย ดังนั้นในรัฐต่างๆ จึงมีกฎแยกต่างหากสำหรับการเขียนวันที่ ที่อยู่ และประเด็นเฉพาะอื่นๆ

กฎเกณฑ์ในการเขียนอีเมล

ปัจจุบันนี้ ผู้เขียนจดหมายข่าวและบล็อกจำนวนมากพยายามติดต่อกับผู้อ่านโดยส่งจดหมายพร้อมคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ถึงพวกเขาเป็นประจำ อย่างไรก็ตาม ในเรื่องนี้ มีกฎบางประการเกี่ยวกับการส่งจดหมายที่บุคคลไม่ต้องการเห็นบนคอมพิวเตอร์ของเขา

การจำแนกประเภทที่ผิดปกติ

มีอีเมล 5 ประเภทที่คุณไม่ควรส่งต่อไปยังผู้ชมของคุณ ซึ่งรวมถึง:

1. “แผ่นจดหมาย” ที่ใช้จอภาพมากกว่าหนึ่งจอ
2. “จดหมายไร้สาระ” ส่งถี่จนน่ารำคาญ
3. “จดหมายแนะนำตัว” ซึ่งผู้เขียนให้คำแนะนำในการ “ทำความคุ้นเคย” กับสิ่งที่มีประโยชน์ หากต้องการรับข้อมูลดังกล่าว ผู้อ่านไปตามลิงก์ดังกล่าวและดูบทเรียนหรือการฝึกอบรมอื่นที่นั่น ความดึงดูดใจต่อเว็บไซต์บุคคลที่สามดังกล่าวจะลดขนาดของผู้ชมดั้งเดิมลงอย่างรวดเร็ว
4. “จดหมายกองโจร” ที่ส่งโดยผู้เขียนจดหมายต่างๆ ไปยังฐานลูกค้าเดียวกัน
5. "จดหมายที่น่ากลัว" ซึ่งรวมถึงจดหมายโต้ตอบที่ดูไม่น่าดูเมื่อส่งอีเมลจากโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเมื่อเตรียมข้อความใดๆ คุณต้องแน่ใจว่าจะสามารถอ่านข้อความนั้นได้ดีพอๆ กันจากอุปกรณ์ต่างๆ

การเขียนในกระบวนการพัฒนามนุษย์

ผู้คนเริ่มเรียนรู้แนวคิดพื้นฐานของการถ่ายโอนสัญลักษณ์กราฟิกลงบนกระดาษเมื่ออยู่ในวัยเรียน ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การเขียนในฐานะกิจกรรมหนึ่งมีความสำคัญเป็นพิเศษ ความปรารถนาที่จะสะท้อนความคิดของตนบนกระดาษอย่างชัดเจนและรวดเร็วบ่งชี้ว่าบุคคลนั้นกำลังปรับปรุงการอ่านออกเขียนได้ นอกจากนี้นักจิตวิทยาหลายคนตั้งข้อสังเกตว่าเอกลักษณ์ของคำพูดที่ถ่ายโอนไปยังกระดาษนั้นไม่ได้เป็นเพียงนิสัยของนิ้วมือและมือเท่านั้น การเขียนเป็นกิจกรรมหนึ่งของกิจกรรมการรับรู้และการซึมซับของมันมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับกระบวนการสร้างบุคลิกภาพ

เขียนในโรงเรียนประถมศึกษา

เด็ก ๆ เริ่มคุ้นเคยกับโลกมหัศจรรย์ของการแสดงคำพูดบนกระดาษตั้งแต่ชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 ในขณะเดียวกัน นักเรียนก็เริ่มตระหนักว่ามีตัวอักษรหลายประเภท ครูในหัวข้อนี้ควรมีวัตถุประสงค์ของบทเรียน ประกอบด้วยการแนะนำเด็ก ๆ ให้รู้จักกับประเภทการเขียน การพัฒนาคำพูดที่สอดคล้องกัน ความระมัดระวังในการสะกดคำ ความทรงจำในการได้ยินและการมองเห็น ทักษะยนต์ปรับ และขอบเขตทางอารมณ์

ในบทเรียนดังกล่าว ครูจะอธิบายให้นักเรียนฟังถึงบทบาทของการเขียนในชีวิตของผู้คน สิ่งนี้ช่วยให้นักเรียนพัฒนาทักษะการสื่อสารของตนเอง เด็กจะพัฒนาลัทธิร่วมกันและสั่งสมประสบการณ์เบื้องต้นในการคิด การออกแบบ และการเขียนจดหมาย

เรียงความที่ไม่ธรรมดา

ในบทเรียนของโรงเรียนในภาษาและวรรณคดีรัสเซียในโรงเรียนมัธยมบางครั้งมีการเสนองานที่น่าสนใจมาก ครูขอให้เด็กเขียนเรียงความเป็นจดหมาย การใช้สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงวลีเทมเพลตและกรอบงานที่เข้มงวดได้ ในเวลาเดียวกัน นักเรียนจะได้รับโอกาสในการปล่อยให้จินตนาการของเขาล่องลอยไปโดยยังคงอยู่ภายใต้กรอบของหัวข้อที่กำหนด

แน่นอนว่า ประการแรก การเขียนคืออิสรภาพทางความคิด อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะเขียนบทความนี้ การคิดทบทวนแผนงานไม่ใช่เรื่องเสียหาย วิธีนี้จะช่วยให้คุณแสดงความคิดของคุณบนกระดาษได้อย่างชัดเจน และไม่สับสนกับสิ่งที่นำเสนอ จดหมายดังกล่าวจะเข้าใจได้ไม่เฉพาะกับบุคคลที่ตั้งใจเท่านั้น ผู้อ่านคนใดจะเข้าใจแนวคิดหลักของมัน

การศึกษาในโรงเรียนราชทัณฑ์

สำหรับเด็กที่เป็นโรคบางชนิดจะมีการจัดตั้งสถาบันการศึกษาพิเศษประเภทต่างๆ (ตั้งแต่ 1 ถึง 8) ในประเทศของเรา เป้าหมายหลักของพวกเขาคือการเตรียมนักเรียนให้พร้อมสำหรับชีวิตในวัยผู้ใหญ่

การศึกษาที่ยากที่สุดอยู่ในโรงเรียนประเภท 8 ที่นี่ยอมรับเด็กที่มีความบกพร่องทางสติปัญญา ในขั้นแรกของการฝึกอบรม ครูจะต้องพัฒนาทักษะเบื้องต้นในการอ่านและการแสดงเสียงแบบกราฟิก สำหรับนักเรียนดังกล่าว การเขียน (ชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 ประเภทโรงเรียนที่ 8) ทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการก่อตัวของการสังเคราะห์และการวิเคราะห์ตัวอักษรเสียง นักเรียนชั้นประถมศึกษาปีที่ 1 จะต้องเรียนคำและพยางค์ ข้อความสั้นๆ รวมถึงประเภทประโยคที่ง่ายที่สุด

เป้าหมายหลักของโรงเรียนดังกล่าวคือการสอนให้เด็กๆ อ่านและเขียน รวมถึงการปฐมนิเทศในสภาพสังคมและความเป็นอยู่

ส่งผลงานดีๆ ของคุณในฐานความรู้ได้ง่ายๆ ใช้แบบฟอร์มด้านล่าง

นักศึกษา นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา นักวิทยาศาสตร์รุ่นเยาว์ ที่ใช้ฐานความรู้ในการศึกษาและการทำงาน จะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่ง

เอกสารที่คล้ายกัน

วัตถุประสงค์ ประเภท ข้อกำหนดในการจัดทำและการดำเนินการตามจดหมายบริการ ร่างและดำเนินการตามคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักในสถานการณ์การจัดการที่กำหนด การจัดประเภทจดหมายธุรกิจและการร่างหนังสือเรียกร้องสิทธิ รูปแบบการนำเสนอข้อความ

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 08/05/2015


การพัฒนาโครงสร้างโวหารสำหรับจดหมายธุรกิจ แบบฟอร์มและรายละเอียดของจดหมายบริการ โครงสร้างและขนาดของข้อความตัวอักษร ตัวอย่างการร่างและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจประเภทต่างๆ การรายงานและบันทึกคำอธิบาย พิธีสาร พระราชบัญญัติ ใบรับรอง

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 24/11/2553


กฎการเขียนและการเขียนจดหมายธุรกิจประเภทการจำแนกประเภทข้อกำหนด โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนการเตรียมการ การตั้งเป้าหมาย ลักษณะของการโต้แย้ง และการจัดองค์ประกอบของเรื่อง การอนุญาตป้ายกำกับ ภาษา สไตล์ การออกแบบ

รายงาน เพิ่มเมื่อ 24/12/2554


จดหมายธุรกิจเป็นรูปแบบหนึ่งของการติดต่ออย่างเป็นทางการ การใช้จดหมายขอบคุณเพื่อรับทราบข้อเท็จจริง การกระทำ หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น จดหมายธุรกิจประเภทที่พบบ่อยที่สุด การใช้ข้อร้องเรียนเพื่อแสดงข้อร้องเรียนเกี่ยวกับบริการ

บทคัดย่อเพิ่มเมื่อ 03/11/2014


ข้อกำหนดในการจัดทำรายละเอียดของจดหมายระหว่างประเทศ จัดทำหนังสือร้องขอการจัดหาสินค้าให้กับพันธมิตรต่างประเทศและตอบกลับ หนังสือแจ้งเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสัญญาโดยคู่ค้าต่างประเทศหรือรัสเซียอย่างไม่เหมาะสม

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 21/04/2554


ประเภทและวัตถุประสงค์ของจดหมายบริการ ข้อกำหนดสำหรับการออกแบบ ตัวอย่างการจัดทำสัญญาเช่า (การเช่าทรัพย์สิน) และจดหมายสมัครงานถึงผู้อำนวยการทั่วไปขององค์กร หลักเกณฑ์การเตรียมเรซูเม่และการสมัครงาน

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 19/09/2014


ลักษณะเด่นของการจัดงานแถลงข่าวเพื่อขยายการติดต่อกับสื่อ การเข้าร่วมนิทรรศการและงานแสดงสินค้า ขั้นตอนของกิจกรรมการจัดการและการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้อง การสร้างหนังสือค้ำประกันตัวอย่างเป็นจดหมายบริการประเภทหนึ่ง

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 28/11/2554


ศึกษาแนวคิดและประเภทของจดหมายบริการหลัก ศึกษากฎการจัดรูปแบบและการเขียนข้อความในจดหมายธุรกิจ การวิเคราะห์คุณลักษณะของการสื่อสารทางธุรกิจกับคู่ค้าต่างประเทศ ลักษณะของมาตรฐานสากลสำหรับเอกสารทางการค้า

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 11/09/2013

รูปแบบการติดต่อทางธุรกิจในปัจจุบันไม่เพียงแต่ควรเข้าใจและชัดเจนเท่านั้น แต่ยังกระชับอีกด้วย
จดหมายธุรกิจมีหลายประเภท มาดูพวกเขากันดีกว่า

ประเภทแรกคือจดหมาย-คำขอมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนและรัดกุม หากมีคำอธิบายคำขอก็ควรระบุให้กระชับที่สุด อย่าลืมเน้นความสนใจส่วนตัวของคุณและขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการตอบสนองคำขอของคุณ

ในบางกรณี อาจเป็นการเหมาะสมที่จะลงท้ายจดหมายด้วย “เรารับรองว่าข้อมูลที่คุณให้จะได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นความลับอย่างเคร่งครัด”

จดหมายธุรกิจประเภทที่สองคือจดหมาย - การแจ้งเตือน. จดหมายนี้ถูกส่งเพื่อแสดงท่าทีสุภาพ (สำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว การแสดงความพร้อมในการร่วมมือ ฯลฯ) หรือเป็นข้อความข้อมูลเฉพาะ ตามหนังสือดังกล่าวต้องมีลายเซ็นของเลขานุการหรือผู้ช่วยก็เพียงพอแล้ว

ประเภทที่สามคือจดหมายเตือนความจำจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับในกรณีที่ไม่สามารถบรรลุผลทันเวลาอันเป็นผลมาจากการสนทนาทางโทรศัพท์หรือการติดต่อส่วนตัว วัตถุประสงค์ของจดหมายคือการเตือนผู้รับอย่างมีชั้นเชิงถึงภาระหน้าที่ที่เขาได้ทำและกำหนดเวลาในการดำเนินการ เฉพาะภายใต้สถานการณ์ที่รุนแรงเท่านั้นที่สามารถบอกเป็นนัยถึงการลงโทษได้ ซึ่งอาจเกิดขึ้นภายหลังได้

ประเภทที่สี่คือหนังสือยืนยันส่วนใหญ่มักจะเป็นการยืนยันการรับประกันและสัญญาที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้ จดหมายดังกล่าวไม่ได้ทำหน้าที่ทางกฎหมายมากนัก ค่อนข้างมีคุณธรรม แสดงความพร้อมที่จะสนับสนุนข้อเสนอของผู้รับ หรือการยืนยันการรับเอกสารตามกำหนดเวลา

ประเภทที่ 5 คือ จดหมาย-คำร้องจดหมายฉบับนี้ถือเป็นคำเตือนอย่างเป็นทางการ จะต้องมีเหตุผลในการยื่นข้อเรียกร้อง ตัวการเรียกร้อง และข้อกำหนดเฉพาะของฝ่ายที่ทำการเรียกร้อง

ประเภทที่หกคือจดหมาย - ปฏิเสธจดหมายฉบับนี้ประกอบด้วยคำตอบต่อการร้องเรียนของลูกค้าหรือคู่ค้า จดหมายที่ร่างอย่างถูกต้องจะช่วยในความร่วมมือเพิ่มเติมของทั้งสองฝ่ายแม้จะถูกปฏิเสธก็ตาม
ในตอนต้นของจดหมายควรมีความคิดเห็นที่เป็นกลางโดยระบุสิ่งที่คุณเห็นด้วย จากนั้นจึงระบุเหตุผลในการปฏิเสธ ส่วนท้ายของจดหมายควรเป็นเชิงบวก แม้ว่าคุณจะไม่ปฏิบัติตามคำร้องเรียนที่แสดงออกมาก็ตาม กล่าวถึงความพร้อมในการร่วมมือต่อไป

แบบที่เจ็ดคือจดหมายขอโทษมีสถานการณ์ที่คุณต้องเขียนจดหมายขอโทษด้วยเหตุผลบางประการ โดยปกติแล้วจะประกอบด้วยคำชี้แจงเหตุผลว่าทำไมบางสิ่งจึงไม่เกิดขึ้น การประชุม การประชุมใหญ่ หรือคุณไม่อยู่ในเหตุการณ์สำคัญบางอย่าง

ประเภทที่แปดคือหนังสือค้ำประกันเป็นรูปแบบของจดหมายที่เป็นภาระผูกพันในการชำระค่าซื้อ บริการ... มีการดำเนินการประเภทเฉพาะที่คุ้มค่าแก่การปฏิบัติ ส่วนท้ายของจดหมายรับประกันการชำระเงินและให้รายละเอียดธนาคาร มีลายเซ็นสองฉบับ ผู้จัดการ และหัวหน้าฝ่ายบัญชี

แบบที่ 9 เป็นอักษรวงกลมวัตถุประสงค์ของจดหมายดังกล่าวคือการถ่ายทอดข้อมูลเดียวกันไปยังผู้รับหลายราย (บริษัท ย่อย สาขา) องค์กรจัดการส่งจดหมายเหล่านี้ ต้องมีลายเซ็นส่วนตัวในสำเนาชุดแรกเท่านั้น และส่วนที่เหลือ - โทรสาร

จดหมายเป็น "เครื่องมือ" หลักของการติดต่ออย่างเป็นทางการและทางธุรกิจที่ดำเนินการระหว่างองค์กรต่างๆ (องค์กร, สถาบัน) ตามคำจำกัดความข้อใดข้อหนึ่งจดหมายธุรกิจ (อย่างเป็นทางการ) เป็นการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรต่อเจ้าหน้าที่ (องค์กรองค์กรองค์กรที่เขาเป็นตัวแทน) ซึ่งจัดทำขึ้นตามกฎของการติดต่อทางจดหมาย Kuznetsova T.V., Sankina L.V. บายโควา ที.เอ. งานในสำนักงาน (องค์กรและเทคโนโลยีการสนับสนุนและการจัดการเอกสาร): หนังสือเรียนสำหรับมหาวิทยาลัย - อ.: UNITI-DANA, 2000. - 359 น.

เป็นที่น่าสังเกตว่าจดหมายโต้ตอบขององค์กรส่วนใหญ่ประกอบด้วยจดหมาย เหตุการณ์นี้ส่วนหนึ่งอธิบายได้ว่าเหตุใดตัวอักษรจึงเป็น “ตัวละครหลัก” ของคู่มือเล่มนี้

เมื่อเริ่มศึกษาประเด็นทั่วไปในการเตรียมจดหมายธุรกิจ ประการแรกต้องไม่พลาดที่จะพูดถึงความหลากหลายของประเภทเนื่องจากเนื้อหาของจดหมาย สิ่งนี้จะแจ้งให้ผู้เขียนพยายามจัดประเภทจดหมายธุรกิจตามเนื้อหา ตามเกณฑ์การจำแนกประเภท สามารถระบุจดหมายธุรกิจได้มากถึง 30 ประเภท ได้แก่:

1) หนังสือร้องขอ;

2) จดหมายข้อความ;

3) หนังสือร้องขอ;

4) จดหมายสมัครงาน;

5) จดหมายยืนยัน;

6) หนังสือคำสั่ง;

7) จดหมายเสนอ (ข้อเสนอ);

11) หนังสือค้ำประกัน;

12) จดหมายนำเสนอ;

14) ข้อความสั้น ๆ (การแจ้งเตือน การแจ้งเตือน ฯลฯ );

15) จดหมายปะหน้า

16) จดหมายแสดงความยินดี;

17) จดหมายเชิญ;

18) จดหมายขอโทษ;

19) จดหมายแสดงความเสียใจและแสดงความเสียใจ

20) จดหมายเนื่องในโอกาสการแนะนำ (ในกรณีที่มีการติดต่อทางจดหมาย)

21) จดหมายเนื่องในโอกาสออกเดินทาง;

22) จดหมายเพื่อรักษาการติดต่อและความสัมพันธ์ (ตัวอักษรรูปภาพ)

25) ตัวอักษรขนาดเล็ก (ตัวอักษรเทมเพลต ตัวอักษรลูกตุ้ม ฯลฯ );

26) จดหมาย-โปสการ์ด;

27) จดหมายที่มีเนื้อหาเชิงลบ (จดหมายปฏิเสธ, หนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการเลิกจ้างหรือปฏิเสธที่จะให้ตำแหน่งที่ว่าง, จดหมายแสดงความไม่เห็นด้วยหรือตำหนิการกระทำของใครบางคน ฯลฯ );

28) จดหมายแสดงการปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ

29) จดหมายอุทธรณ์เป็นการส่วนตัวต่อหน่วยงานต่าง ๆ

30) จดหมายสมัครงาน

ให้เราลองอธิบายลักษณะตัวอักษรข้างต้นโดยย่อ

จดหมายขออาจเป็นจดหมายธุรกิจกลุ่มที่พบบ่อยที่สุด และเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่าทำไม ท้ายที่สุดแล้ว เราไม่รู้สึกสบายใจเสมอไปเมื่อจำเป็นต้องติดต่อใครสักคนเพื่อขอด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์

คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นอย่างมาก แท้จริงแล้วกระดาษจะทนทานต่อทุกสิ่ง อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องการขอจดหมาย อย่าลืมปฏิบัติตามกฎหลักสองข้อ (ส่วนที่เหลือจะกล่าวถึงด้านล่าง)

ประการแรก อย่าขึ้นต้นจดหมายด้วยคำว่า "ได้โปรด" - ควรอธิบายเหตุผลสำหรับคำขอของคุณอย่างรอบคอบและมีไหวพริบมากกว่า (แม้ว่าคุณจะได้หารือในรายละเอียดทั้งหมดกับผู้รับก่อนหน้านี้แล้วก็ตาม) Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง. ม.; โนโวซีบีร์สค์ 2548 ประการที่สอง อย่ารีบเร่งที่จะขอบคุณผู้รับล่วงหน้า เนื่องจากมีจดหมายประเภทพิเศษสำหรับสิ่งนี้ - จดหมายขอบคุณ การขอบคุณล่วงหน้าจะทำให้ทั้งตัวคุณเองและผู้รับตกอยู่ในสถานการณ์ที่น่าอึดอัดใจ ลองนึกภาพว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของเขา ผู้รับจดหมายไม่สามารถช่วยคุณได้อย่างแน่นอน แล้วเราควรจำ (ส่งกลับ) คำขอบคุณ "ขั้นสูง" ในกรณีนี้หรือไม่? ดังนั้นรีบขอบคุณบุคคลนั้นเมื่อคุณพบว่าคำขอของคุณได้รับอนุมัติแล้ว

จดหมายข้อความเป็นรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจที่พบได้ทั่วไป วัตถุประสงค์หลักของจดหมายดังกล่าวคือการส่งข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างกำหนดเป้าหมายซึ่งดำเนินการตามความคิดริเริ่มของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นข้อความจดหมายที่ในหลายกรณีก่อให้เกิดการติดต่อสื่อสารระยะยาว ตามกฎแล้ว ข้อความเหล่านี้เป็นข้อความหลัก แต่ข้อความข้างต้นไม่ได้หมายความว่าข้อความประเภทนี้ไม่สามารถใช้เพื่อตอบจดหมายธุรกิจที่คุณได้รับก่อนหน้านี้ได้

อนุญาตให้เริ่มจดหมายได้โดยตรงด้วยคำว่า "ฉันแจ้ง" หรือคำพ้องความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ("ฉันกำลังส่ง" "ฉันกำลังส่ง" หรือ "ฉันกำลังนำเสนอ") นอกเหนือจากข้อมูลที่เกี่ยวข้องแล้ว อย่าลืมแจ้งผู้รับว่าหากจำเป็น เขาสามารถติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้ (มักจะมีหมายเหตุเกี่ยวกับเรื่องนี้ไว้ท้ายข้อความ)

ในกรณีส่วนใหญ่ จดหมายร้องขอจะนำหน้างานต่อมาทั้งหมดในการสรุปข้อตกลงต่างๆ ระหว่างหุ้นส่วนในการติดต่ออย่างเป็นทางการและทางธุรกิจ พวกเขาได้รับการออกแบบตามชื่อที่แนะนำเพื่อขอข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เราเน้นย้ำว่าจดหมายร้องขอจำเป็นต้องได้รับการตอบสนองจากผู้รับในรูปแบบของการตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับคุณธรรมและภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยตรงโดยผู้เขียนคำขอหรือโดยเอกสารกำกับดูแล

ขอแนะนำให้ขึ้นต้นจดหมายด้วยคำว่า “ฉันขอให้คุณแจ้งฉัน…” แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องฟุ่มเฟือยที่จะอธิบายก่อนว่าอะไรทำให้เกิดคำขอของคุณก็ตาม ซึ่งแตกต่างจากคำขอในตอนท้ายของข้อความ คุณสามารถแสดงความปรารถนาของคุณต่อผู้รับอย่างแนบเนียนเกี่ยวกับระยะเวลาในการให้ข้อมูลที่คุณสนใจ

เราเน้นย้ำว่าจดหมายตอบกลับในกรณีนี้ทำหน้าที่เป็นข้อความที่ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบและเนื้อหาสาระ (ที่เกี่ยวข้องกับคำขอ) การตอบกลับคำขอจะต้องมีลิงก์ไปยังจดหมายเริ่มต้นและหัวเรื่อง นอกจากนี้ ตัวอักษรทั้งสองควรมีปริมาณข้อมูล ลำดับการนำเสนอ คำศัพท์ และระบบอ้างอิงที่เท่ากัน

ไม่ควรสับสนจดหมายสมัครงานกับข้อความทั่วไป ดังนั้นจดหมายภายในจึงแพร่หลาย 1 . จดหมายสมัครงานมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างเป็นทางการและทันทีเกี่ยวกับตำแหน่งของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ของจดหมายธุรกิจในเรื่องนี้หรือประเด็นนั้น (เพื่อแสดงทัศนคติต่อสาระสำคัญและขั้นตอนในการแก้ไขปัญหา) ตัวอย่างเช่น ยืนยันความตั้งใจของคุณเกี่ยวกับการดำเนินการตามแผนความร่วมมือที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้

จดหมายสมัครงานอาจมีได้หลายสถานการณ์ และขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แสดงถึงการแสดงเจตนา การยืนยัน คำแถลงเฉพาะกิจ (เช่น คำแถลงในโอกาสเฉพาะ เช่น เพื่อสนับสนุนพันธมิตรทางธุรกิจ ฯลฯ) จุดเริ่มต้นมาตรฐานของจดหมายดังกล่าวคือ: “ด้วยข้อความนี้ เราขอประกาศ (ประกาศ) เกี่ยวกับ...” บทสรุปประกอบด้วยหนึ่งในถ้อยคำมาตรฐาน เช่น “เราขอให้คุณนำข้อความนี้มาพิจารณาสำหรับ...”

จดหมายยืนยันจะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่เหมาะสมเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงบางอย่าง - ตัวอย่างเช่น การรับจดหมายที่ผู้รับส่งก่อนหน้านี้ โดยปกติจดหมายดังกล่าวจะจัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอ (“โปรดยืนยัน...”) ที่แสดงต่อผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) จดหมาย Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง. ม.; โนโวซีบีสค์, 2548.

เกือบทุกครั้ง จดหมายยืนยันจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "ขอยืนยัน (ยืนยัน ยืนยัน)..." คุณสมบัติที่โดดเด่นอีกประการหนึ่งของจดหมายธุรกิจประเภทนี้คือการพูดน้อย ความกะทัดรัด เนื่องจากเหตุผลเฉพาะในการเขียน เป็นเรื่องปกติที่จะละเว้นการร้องขอโต้แย้งเพื่อ "ยืนยัน" บางสิ่งในจดหมายยืนยัน

จดหมายสั่งซื้อ 9 ในหลาย ๆ กรณีแสดงถึงการตอบสนองต่อจดหมายเสนอ (ข้อเสนอ) วัตถุประสงค์ของจดหมายดังกล่าวคือการกรอกคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรและจัดทำเป็นเอกสาร (แม้ว่าตัวคำสั่งนั้นสามารถออกในรูปแบบพิเศษได้เช่นเดียวกับการส่งจดหมายโดยตรง) ในกรณีหลังนี้ จดหมายสั่งซื้อจะทำหน้าที่เป็นจดหมายปะหน้าพร้อมกัน

ขอแนะนำให้ผู้เขียนจดหมายนำคำแถลงถึงความตั้งใจที่จะสั่งซื้อบางอย่างจากผู้รับ (ผลิตภัณฑ์ บริการ ฯลฯ ) พร้อมคำอธิบายแรงจูงใจในการกระทำของเขา เพื่อจุดประสงค์นี้ อาจเพียงพอที่จะอ้างอิงถึงแหล่งที่มาของข้อมูล (เอกสารโต้ตอบ จดหมายข้อมูลหรือไดเร็กเมล์ ข้อมูลการโฆษณา ฯลฯ) นอกจากนี้ เช่นเดียวกับในกรณีของหนังสือร้องขอ คุณสามารถแจ้งความประสงค์ของคุณให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับระยะเวลาของการสั่งซื้อได้ สิ่งนี้ควรมีลักษณะเหมือนความปรารถนาทุกประการ (เว้นแต่ว่าเรากำลังพูดถึงความพยายามครั้งที่สองของผู้เขียนหรือแม้แต่ครั้งที่สามหรือสี่ในการรับคำสั่งซื้อซึ่งจ่ายไปนานแล้วเช่นกัน)

จดหมายเสนอ (ข้อเสนอ) มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อเสนออย่างเป็นทางการแก่ผู้รับเกี่ยวกับการจัดหา (การจัดส่งเพิ่มเติม) ของผลิตภัณฑ์เฉพาะ คุณลักษณะที่โดดเด่นของข้อเสนอคือความเฉพาะเจาะจงและความถูกต้องเป็นพิเศษในการกำหนดเงื่อนไขของธุรกรรมเชิงพาณิชย์ที่เสนอ (เงื่อนไข ช่วงผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ขั้นตอนการชำระเงิน ฯลฯ)

สิ่งสำคัญคือต้องเลือกรูปแบบข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด โปรดทราบว่าในทางปฏิบัติ ตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุดคือคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ฉันเสนอ (เสนอ)” การชมเชยเล็กน้อยแก่ผู้รับถือว่าถูกต้องมากกว่า - เพื่ออ้างถึงชื่อเสียงที่ไร้ที่ติของเขา ในท้ายที่สุด ข้อเสนอไม่ได้ทำขึ้นเพื่อเขียนรายงานทางธุรกิจฉบับอื่น แต่เพื่อให้ได้ลูกค้ารายอื่น

จดหมายเสริมช่วยเราได้ในทุกกรณีเมื่อเราส่งข้อความแล้วเราพบว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะหันไปใช้คำลงท้ายและด้วยเหตุนี้ข้อมูลสำคัญบางส่วนจึงกลายเป็นว่าผู้รับไม่สามารถเข้าถึงได้ เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะคืนจดหมายที่ส่งไปแล้วครึ่งทางผู้เขียนจึงสามารถส่งจดหมายติดตามผลตามที่พวกเขาพูดหลังจากนั้น

คุณลักษณะเฉพาะของจดหมายดังกล่าวเป็นการบ่งชี้โดยตรงว่าเป็นความต่อเนื่องของข้อความก่อนหน้า (ในกรณีนี้ ดูเหมือนว่าเป็นที่ต้องการอย่างยิ่งที่จะอ้างถึงคุณลักษณะเฉพาะของจดหมาย - วันที่หมายเลข ฯลฯ ) นี่คือตำแหน่งที่ข้อความควรเริ่มต้น เช่น: "จดหมายนี้เป็นส่วนเพิ่มเติมของ..."

นอกจากนี้ ข้อความในจดหมายเสริมควรอธิบายสาเหตุที่ทำให้จำเป็นต้องส่ง เช่น: “เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงต้นทุนส่วนประกอบของผลิตภัณฑ์อย่างมีนัยสำคัญ (โดยไม่คาดคิด)... ซึ่งเป็นผลประโยชน์โดยตรงต่อบริษัทของคุณ …”

จดหมายร้องเรียน (จดหมายเรียกร้อง) เกิดขึ้นค่อนข้างน้อยในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ ข้อความดังกล่าวมีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงข้อร้องเรียนเป็นลายลักษณ์อักษรที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามภาระผูกพันทางธุรกิจของเขาที่ไม่น่าพอใจโดยผู้รับ

โปรดทราบว่าพันธมิตรที่รอบคอบพยายามแก้ไขข้อขัดแย้งโดยไม่ต้องอาศัยการร้องเรียน อย่างไรก็ตาม ธุรกิจก็คือธุรกิจ และในบางกรณี ข้อความดังกล่าวเป็นเพียงวิธีเดียวที่ยอมรับได้ร่วมกันจากสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อความในหนังสือร้องเรียนจะต้องเป็นไปตามหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทุจริตของผู้รับทุกกรณี (โดยเจตนาหรือประมาทเลินเล่อ) ในกรณีส่วนใหญ่หลักฐานดังกล่าวเป็นการกระทำที่ได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของเจ้าหน้าที่และตราประทับขององค์กรผู้ส่ง ขอแนะนำให้แนบการกระทำดังกล่าว (สำเนาที่สองหรือสำเนา) เข้ากับหนังสือเรียกร้อง (ในกรณีหลังนี้จะทำหน้าที่เป็นจดหมายครอบคลุมพร้อมกัน)

ในเวลาเดียวกันไม่แนะนำให้จัดทำหนังสือเรียกร้องในรูปแบบของการกระทำซึ่งอาจทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับมีความซับซ้อนมากขึ้น ในทางตรงกันข้าม ให้แสดงความชัดเจนแก่องค์กรที่ได้รับจดหมายว่าคุณกำลังทำสิ่งนี้ด้วยความเสียใจ (เขียนไว้แบบนั้น) โดยแสดงความหวังถึงปฏิกิริยาตอบสนองที่เพียงพอ จดหมายร้องเรียนต้องมีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินการใดที่คุณคาดหวังจากผู้รับ ตลอดจนระยะเวลาของการดำเนินการเหล่านี้ จดหมายข่าวไม่ควรถือเป็นประเภทของการสื่อสารหรือจดหมายส่งเสริมการขาย ดังที่คุณทราบข้อความนั้นต้องการความกระชับและมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้าง (ต่ออายุ) การติดต่อกับผู้รับเป็นหลัก

จดหมายแจ้งข้อมูลเป็นผลมาจากพัฒนาการทางจดหมายเชิงตรรกะ จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับหากมีการติดต่อกับเขาและเขาไม่คัดค้านการพัฒนาในภายหลัง จดหมายดังกล่าวมีจุดประสงค์เพื่อวัตถุประสงค์และในระดับที่สูงกว่า (เมื่อเทียบกับข้อความ) แจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับความปรารถนาของผู้เขียนข้อความในการพัฒนาการติดต่ออย่างเป็นทางการ ธุรกิจ และส่วนตัว เกี่ยวกับแง่มุมบางประการของการนำไปปฏิบัติ ฯลฯ

จดหมายข้อมูลมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อสร้างการติดต่อเบื้องต้นกับผู้รับซึ่งได้รับข้อมูลเพิ่มเติมจำนวนหนึ่ง (เช่นเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรที่ส่งจดหมายข้อมูล) ที่มีลักษณะภาพรวม จากข้อมูลที่ให้ไว้ ผู้รับสามารถขอคำชี้แจงที่จำเป็นได้ในภายหลัง เป็นการถูกต้องที่จะสนับสนุนให้ผู้รับทำเช่นนี้โดยใช้ถ้อยคำมาตรฐานเช่น: “เรายินดีที่จะตอบคำถามของคุณ...”

หนังสือค้ำประกันมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้รับมีการรับประกันเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับความตั้งใจหรือการกระทำของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ซึ่งส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ของผู้รับไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ส่วนใหญ่มักจะมีการออกหนังสือค้ำประกันเพื่อยืนยันการชำระเงิน

หนังสือค้ำประกันมีความโดดเด่นด้วยความชัดเจน ความถูกต้อง และถ้อยคำที่ไม่คลุมเครือ - เนื่องจากเรากำลังพูดถึงการให้การรับประกันแก่ผู้รับในนามของและในนามขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่

จดหมายดังกล่าวอาจขึ้นต้นด้วยข้อความสาระสำคัญของการค้ำประกันที่มอบให้ผู้รับ เช่น “ข้าพเจ้ารับประกันด้วยจดหมายฉบับนี้...” ในกรณีอื่น หนังสือค้ำประกันอาจรวมถึงคำชี้แจงเหตุผลเบื้องหลังความตั้งใจของผู้เขียนในการประกาศความพร้อมในการให้หลักประกันแก่ผู้รับ

ในกรณีนี้ ข้อความที่เกี่ยวข้องจะถูกกำหนดไว้ในประโยคสุดท้าย เช่น “ฉันรับประกันการชำระเงินเต็มเวลาและตรงเวลา” ลักษณะพิเศษของจดหมายประเภทนี้คือการปรากฏตัวพร้อมกับลายเซ็นของผู้เขียน (เช่นผู้อำนวยการขององค์กร) ของลายเซ็นของเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโดยตรงในด้านการเงินหรือประเด็นอื่น ๆ

จดหมายนำเสนอ (โฆษณา เชิงพาณิชย์) มีเป้าหมายในการนำเสนอ (ตามตัวอักษร - นำเสนอในแง่ดี) ผลิตภัณฑ์ องค์กร บุคคล (ในรูปแบบของการโปรโมตตนเอง) - ตัวอย่างเช่น บุคคลสำคัญทางการเมือง หรือเหตุการณ์สำคัญทางสังคม - เช่น วันหยุดในเมือง จดหมายนำเสนอมีลักษณะเปิดกว้าง (สาธารณะ) กล่าวคือส่งถึงสาธารณะ ประชาชนทั่วไป และดังนั้นจึงไม่ได้หมายความถึงการอุทธรณ์เป็นการส่วนตัวต่อผู้รับ ด้วยเหตุผลเดียวกัน จึงไม่เป็นเรื่องปกติที่จะตอบกลับจดหมายนำเสนอด้วยข้อความตอบกลับ

จุดเริ่มต้นมาตรฐานของจดหมายนำเสนอที่นำเสนอผลิตภัณฑ์ใดๆ คือข้อความ: “เราอยากจะใช้โอกาสนี้เพื่อดึงดูดความสนใจของคุณไปที่...” เมื่อนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้อง คุณควรดึงความสนใจของผู้รับไปที่ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดที่อธิบายไว้ในข้อความ โดยสรุป มีความจำเป็นต้องสนับสนุนให้ผู้รับดำเนินการ - ตัวอย่างเช่น ขอรับข้อมูลเพิ่มเติม หรือเข้าร่วมในบางสิ่งบางอย่างโดยตรง โดยทั่วไปแล้ว จดหมายนำเสนอจะมีภาคผนวก - ในรูปแบบของเอกสารข้อมูลพื้นหลัง ภาพถ่าย ภาพประกอบ ฯลฯ

จดหมายไดเร็กเมล์ (ไดเร็กเมล์) ต่างจากจดหมายนำเสนอ (โฆษณา) ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อชักจูงผู้รับให้ซื้อสินค้า จดหมายดังกล่าวไม่เพียงแต่มีคำอธิบายของผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงแบบฟอร์มการสั่งซื้อเพื่อรับสินค้า (ทางไปรษณีย์หรือบริการจัดส่งอีกครั้ง) และในบางกรณีก็ยังมีตัวอย่างผลิตภัณฑ์สำหรับใช้งานฟรี (ทดลองใช้)

ลักษณะเฉพาะของจดหมายไดเร็กเมล์คือส่งถึงผู้ซื้อที่มีศักยภาพหลายแสนรายและในบางกรณี ดังนั้นจดหมายเหล่านี้จึงไม่ได้หมายความถึงที่อยู่ส่วนตัวของผู้รับ นอกจากนี้ตามที่ระบุไว้ จดหมายนี้ยังเป็นวิธีการตอบสนองระหว่างผู้รับและผู้เขียน - สำหรับสิ่งนี้ นอกเหนือจากการใช้แบบฟอร์มการสั่งซื้อ คูปอง บัตรกำนัล บัตรเชิญ ฯลฯ

ข้อความเขียนสั้น ๆ ใช้ในกรณีที่ผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) จำเป็นต้องแจ้งผู้รับอย่างเร่งด่วนด้วยคำไม่กี่คำที่เกี่ยวข้องกับเหตุผลเฉพาะ ข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับในรูปแบบของการแจ้งเตือน การแจ้งเตือน หรือการเตือน

สำหรับการแจ้งเตือนเบื้องต้น การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้รับ ประกอบด้วยคำอธิบายแรงจูงใจของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) และสะท้อนถึงข้อเสนอ (ความปรารถนาหรือข้อกำหนด) ของข้อเสนอหลังต่อผู้รับตามที่ระบุไว้ในรูปแบบเฉพาะและชัดเจน ตัวอย่างเช่น ธนาคารมีสิทธิ์ที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความจำเป็นในการชำระคืนเงินกู้ที่ให้ไว้กับธนาคารด้วยความช่วยเหลือของการแจ้งเตือน และผู้พิพากษามีสิทธิ์ที่จะแจ้งโจทก์หรือจำเลยในคดีเกี่ยวกับการปรากฏตัวที่ ประชุม.

หากการแจ้งเตือนไม่มีผลกระทบที่คาดหวังต่อผู้รับ (เช่น การแจ้งเตือนหลังไม่ตอบสนองต่อคำขอของผู้เขียนที่จะตอบกลับเขาเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนถึงกำหนดเวลา) การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังชื่อของเขา คุณสมบัติที่โดดเด่นของการแจ้งเตือนคือ: Kirsanova M.V. , Aksenov Yu.M. หลักสูตรการจัดการสำนักงาน: หนังสือเรียน เบี้ยเลี้ยง. ม.; โนโวซีบีสค์, 2548.

b) รูปแบบการนำเสนอที่กระชับยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสาระสำคัญของข้อเสนอของผู้เขียน (ความปรารถนาหรือข้อกำหนด) c) แจ้งเกี่ยวกับการลงโทษที่สามารถนำไปใช้กับผู้รับได้หากผู้รับไม่ตอบสนองต่อการแจ้งเตือนตามนั้น

หากผู้รับไม่ตอบสนองต่อการแจ้งเตือนอย่างถูกต้อง คำเตือนก็จะถูกส่งไปให้เขา นอกเหนือจากการอ้างอิงถึงข้อความก่อนหน้าและข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับสาระสำคัญแล้ว ข้อมูลเกี่ยวกับความตั้งใจของผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) เพื่อใช้มาตรการลงโทษที่เหมาะสมกับผู้รับ (เช่น เพื่อจัดให้มีการพิจารณาคดีโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของเขา หรือส่งประเด็นการชำระหนี้เงินกู้ต่อศาล)

จดหมายปะหน้าคือจดหมายที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการส่งเอกสาร เอกสารข้อมูล ฯลฯ ไปยังผู้รับ ซึ่งค. เนื่องจากเนื้อหามีลักษณะเฉพาะ จึงไม่สามารถออกปริมาณหรือรูปแบบการนำเสนอเป็นจดหมายได้ จดหมายปะหน้าประกอบด้วยข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง (เอกสาร) รวมถึงรายการเอกสารเหล่านั้น .

ตามกฎแล้วจดหมายปะหน้าจะขึ้นต้นด้วยคำว่า: "ฉันกำลังส่ง (ส่ง) ... " รายการเอกสาร (วัสดุ) ที่แนบมากับจดหมายปะหน้าประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับชื่อ ปริมาณ ปริมาณ (จำนวนแผ่น หน้า) หากจำเป็น เกี่ยวกับประเภทและผู้รับเฉพาะ (เช่น เมื่อส่งสำเนาหลายชุด จดหมายปะหน้า ระบุว่าผู้รับรายใดมีไว้สำหรับหมายเลขนี้หรือหมายเลขสำเนานั้น)

จดหมายแสดงความยินดียังคงเป็นเรื่องปกติในการติดต่อทางจดหมายอย่างเป็นทางการและทางธุรกิจ เนื่องจากเราไม่มีโอกาสแสดงความยินดีกับใครบางคนด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์เสมอไป ขอแนะนำให้เริ่มข้อความแสดงความยินดีด้วยคำว่า "ขอแสดงความยินดี ... " ("ขอแสดงความยินดี ... ") ขอแสดงความยินดีมักจะเสริมด้วยคำอวยพรทุกประเภทแก่ผู้รับ

การสมัครรับจดหมายแสดงความยินดีมีหลากหลายมาก ขึ้นอยู่กับลักษณะของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับก็ถือว่าค่อนข้างเหมาะสมที่จะส่งแสดงความยินดีในโอกาสต่อไปนี้:

ก) วันเกิดของผู้รับ (รวมถึงวันที่ก่อตั้งองค์กรผู้รับ)

ข) วันหยุดนักขัตฤกษ์

c) วันหยุดนักขัตฤกษ์

d) การแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งอันทรงเกียรติมากขึ้น

e) การมอบหมายตำแหน่งกิตติมศักดิ์หรือตำแหน่งพิเศษ (รวมถึงองค์กรผู้รับ)

f) การมอบรางวัล (รวมถึงองค์กรผู้รับ)

g) ความสำเร็จที่โดดเด่น (โดดเด่น) ในสาขาวิชาชีพ (เกินตัวชี้วัดการพัฒนาเศรษฐกิจ การประกวดราคาที่ชนะ การแข่งขันที่ชนะ การแข่งขัน ฯลฯ)

h) การสรุปข้อตกลงความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

i) วันครบรอบความร่วมมือ (โดยปกติจะเป็นครั้งแรกหรือ "รอบ")

จดหมายเชิญมีวัตถุประสงค์เพื่อเชิญผู้รับให้เข้าร่วมในกิจกรรมทางธุรกิจ (อย่างเป็นทางการ) หรือพิธีการ (ที่น่าจดจำ) โปรดทราบว่าโดยปกติแล้วจดหมายเชิญจะไม่ถูกส่งด้วยเหตุผลเล็กน้อย ข้อยกเว้นคือกรณีที่ไม่สามารถแจ้งผู้รับเป็นอย่างอื่นได้ด้วยเหตุผลบางประการ (เช่น หากผู้รับไม่อยู่ชั่วคราว)

โดยปกติแล้วข้อความคำเชิญจะขึ้นต้นด้วยคำว่า "เราเชิญ (ฉันเชิญ) ...." คำเชิญสามารถออกได้ทั้งในรูปแบบจดหมายหรือแบบฟอร์มพิเศษ (บัตรเชิญที่แนบมากับจดหมาย) *

คำเชิญเป็นเรื่องส่วนตัวเสมอ จากเนื้อหาของคำเชิญ ผู้รับจะต้องเข้าใจว่าเขาได้รับเชิญเมื่อใด ที่ไหน และเพื่อจุดประสงค์ใด และในบางกรณี ผู้จัดงานคาดหวังการมีส่วนร่วมประเภทใดในส่วนของเขา (เช่น การพูดในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งโดยเฉพาะ ).

ควรส่งคำเชิญล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด หากจำเป็น ผู้เขียนอาจแจ้งให้ผู้รับทราบถึงความจำเป็นในการยืนยันการเข้าร่วมกิจกรรม

จดหมายขอโทษพบได้ค่อนข้างน้อยในจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี การกล่าวขอโทษอย่างเป็นทางการต่อผู้รับเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ (การขอโทษอย่างไม่เป็นทางการยังคงเกี่ยวข้องกับการกล่าวโดยตรง (ด้วยวาจา)) และการทำให้ความสัมพันธ์เป็นปกติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่สามารถขอโทษด้วยวิธีอื่นใดได้

ข้อความมาตรฐานสำหรับการเริ่มต้นจดหมายขอโทษคือ “ฉันขอให้คุณยอมรับคำขอโทษของฉันที่เกี่ยวข้องกับ (สำหรับ) ….”

ในเวลาเดียวกัน คุณไม่ควรขอโทษสองครั้งระหว่างจดหมาย (ซึ่งไม่ถือเป็นธรรมเนียม) คุณควรแสดงความเสียใจอย่างจริงใจและโน้มน้าวใจให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากการหยุดชะงักชั่วคราวของความสัมพันธ์กับผู้รับ น้ำเสียงทั่วไปของจดหมายขอโทษควรเน้นเป็นการประนีประนอม แต่ไม่ทำให้รู้สึกยินดี

จดหมายแสดงความเสียใจ ความเห็นอกเห็นใจ และความเสียใจยังถูกนำมาใช้ในการติดต่อทางธุรกิจในชีวิตประจำวันที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่ไม่ค่อยมีความสุขอีกด้วย เป็นเรื่องปกติที่จะต้องแสดงความเสียใจเกี่ยวกับการเสียชีวิตของผู้ใกล้ชิดผู้รับ (ญาติ เพื่อน เพื่อนร่วมงาน)

การแสดงความเห็นอกเห็นใจเป็นลายลักษณ์อักษรมีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงการสนับสนุนฉันมิตรที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่น่าเศร้าน้อยกว่า เช่น อุบัติเหตุที่ทำให้ผู้รับต้องเข้ารับการรักษาในโรงพยาบาล ภัยพิบัติทางธรรมชาติที่ส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่ที่ดี การล้มละลาย หรือปัญหาสำคัญอื่น ๆ ในกิจกรรมของ องค์กรที่ผู้รับเป็นตัวแทน ฯลฯ . .

สำหรับการแสดงความเสียใจ อนุญาตให้ใช้รูปแบบการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนี้ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนและผู้รับ - ในกรณีที่ไม่เห็นด้วยที่ละเมิดลำดับการติดต่อทางธุรกิจตามปกติ ถือว่ายอมรับได้ในการแสดงความเสียใจด้วยเหตุผลที่มีนัยสำคัญน้อยกว่า ไม่ว่าในกรณีใดสิ่งนี้ไม่สามารถทำให้ความสัมพันธ์กับผู้รับแย่ลงได้ - ในทางกลับกันคู่ของคุณจะได้รับข้อความดังกล่าวด้วยความเข้าใจ

จดหมายดังกล่าวควรเริ่มต้นด้วยคำแสดงความเสียใจ (ความเห็นอกเห็นใจ ความเสียใจ) เช่น “ฉันขอให้คุณยอมรับความเสียใจของฉัน...” หรือ “ฉันขอแสดงความเห็นอกเห็นใจอย่างจริงใจต่อคุณ...” ในกรณีนี้ คำอธิบายเหตุผลของการอุทธรณ์เป็นลายลักษณ์อักษรจะจางหายไปในเบื้องหลัง แต่เป็นข้อบังคับ เป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งว่าน้ำเสียงโดยรวมของจดหมายจะต้องเน้นย้ำถึงความอบอุ่นและเหลือพื้นที่สำหรับการแสดงออกถึงความหวังและการมองโลกในแง่ดี (ตามความเหมาะสม)

จดหมายเนื่องในโอกาสนำเสนอเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เมื่อพบปะผู้รับโดยไม่อยู่ โดยพื้นฐานแล้ว นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างการติดต่อส่วนตัวกับบุคคลที่ผู้เขียนจดหมายมีข้อมูลเพียงเล็กน้อย ซึ่งอย่างไรก็ตามสนับสนุนให้เขาทำความคุ้นเคยเป็นการส่วนตัวกับผู้รับ

จดหมายดังกล่าวควรเริ่มต้นด้วยข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ที่เป็นแรงผลักดันในการเตรียมข้อความ คุณอาจพูดถึงความสนใจร่วมกันระหว่างผู้เขียนและผู้รับ หรืองานล่าสุดที่พวกเขาทั้งคู่เข้าร่วมแต่ไม่สามารถสื่อสารกันได้

ข้อความมักจะลงท้ายด้วยการขอให้ผู้รับตอบกลับ จดหมายแนะนำตัวจะมีนามบัตรของผู้ส่งแนบมาด้วยเสมอ

จดหมายเนื่องในโอกาสออกเดินทางเป็นสัญญาณของความสนใจเป็นพิเศษในส่วนของผู้ที่จากไปที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายที่เหลือ (ผู้รับ) จดหมายดังกล่าวมักจะทำหน้าที่สองประการ - ด้วยความช่วยเหลือผู้เขียนแสดงความขอบคุณต่อผู้รับสำหรับการต้อนรับที่จัดไว้ให้และประการที่สองเชิญชวนให้เขาติดต่อต่อไป (ความร่วมมือ) ความสุภาพขั้นสูงสุดเป็นการเชิญชวนให้กลับเยี่ยมเยียน โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องเป็นไปตามความสนใจและแผนงานของทั้งสองฝ่าย

จุดเริ่มต้นของจดหมายเนื่องในโอกาสออกเดินทางมีความโดดเด่นด้วยอิสระในการเลือกวิธีภาษาเล็กน้อย มันอาจจะเริ่มต้นเช่นนี้: “ออกจากเมืองที่มีอัธยาศัยดีของคุณ ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณอย่างสุดซึ้ง…” ฉบับที่สั้นกว่านั้นก็เป็นไปได้เช่นกัน: “ขอบคุณสำหรับการต้อนรับ โปรดตอบรับคำเชิญให้เยี่ยมชม…” อาจแนบนามบัตรของผู้เขียนมากับจดหมายด้วย จดหมายเพื่อรักษาการติดต่อและความสัมพันธ์หรือจดหมายของแบรนด์ทำหน้าที่เพื่อกระชับความสัมพันธ์ทางธุรกิจและส่วนบุคคลระหว่างผู้เขียนและผู้รับ บางครั้งพวกเขากล่าวว่าจดหมายเหล่านี้มีไว้เพื่อเติมการหยุดชั่วคราวในการติดต่อเท่านั้น และในความเป็นจริงแล้ว เป็น "จดหมายที่ไม่เกี่ยวกับอะไรเลย" อย่างไรก็ตามในความเป็นจริงความสำคัญของตัวอักษรรูปภาพนั้นยากที่จะประเมินสูงเกินไป - ท้ายที่สุดแล้วด้วยความช่วยเหลือของพวกเขาคุณสามารถแสดงความสนใจต่อผู้รับโดยไม่ต้องมีเหตุผลอย่างเป็นทางการ (จากธุรกิจหรือลักษณะพิธีการ)

แน่นอนว่าเมื่อเริ่มเขียนจดหมายด้วยภาพ คุณไม่ควรทำให้ผู้รับเข้าใจชัดเจนว่าการส่งจดหมายนั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้เขียน ในทางตรงกันข้าม จุดเริ่มต้นของข้อความควรเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับเหตุการณ์เชิงบวกที่ผู้เข้าร่วมในการติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการและทางธุรกิจทราบ ที่นี่เราสามารถแนะนำให้กล่าวถึงการทำธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จซึ่งเป็นไปได้ด้วยความพยายามของผู้รับหรือการมีส่วนร่วมร่วมกันของผู้เขียนและผู้รับในเหตุการณ์ที่ไม่เป็นทางการบางอย่าง จดหมายภาพควรสรุปด้วยการแสดงออกถึงความหวังสำหรับความต่อเนื่องและเสริมสร้างการติดต่อ การพัฒนาความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน ฯลฯ

จดหมายแสดงความขอบคุณเขียนขึ้นเพื่อจุดประสงค์เดียวในการแสดงความขอบคุณต่อผู้รับที่เกี่ยวข้องกับองค์กรและความพยายามอื่น ๆ ที่เขาทำซึ่งผลลัพธ์คือการได้รับจากผู้เขียน (องค์กรที่ส่ง) ผลประโยชน์ที่จับต้องได้ (ข้อดีผลประโยชน์ ฯลฯ .) อีกกรณีหนึ่งสำหรับการแสดงความกตัญญูอย่างเป็นทางการคือการแสดงออกถึงความยินดี ความเสียใจ ฯลฯ ที่ได้รับก่อนหน้านี้ต่อผู้เขียน

จดหมายแสดงความขอบคุณควรเริ่มต้นด้วยการแสดงความขอบคุณต่อผู้รับ (องค์กรผู้รับ) เช่น “ฉันแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ…” หรือ “ฉันขอขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับ...” แรงจูงใจระบุไว้หลังคำพูดแสดงความขอบคุณ: “... เกี่ยวกับ...”, “... ในโอกาสนี้...” ฯลฯ ควรเน้นย้ำว่าการแทนที่คำว่า “ความกตัญญู” ด้วย “ความชื่นชม” หรือ “ความพึงพอใจ” ในจดหมายขอบคุณนั้นไม่เทียบเท่ากัน

จดหมายแนะนำเป็นรูปแบบหนึ่งของคำร้องจากผู้เขียนถึงผู้รับเพื่อสนับสนุนบุคคลที่สามที่ไม่มีส่วนร่วมในการโต้ตอบ คำร้องดังกล่าวจะออกในรูปแบบสั้นหรือแบบขยายก็ได้

ฉบับแรกเป็นที่ยอมรับหากจดหมายเกี่ยวกับบุคคลที่ผู้รับรู้จักดี ประการที่สองหากผู้เขียนตั้งใจที่จะแนะนำบุคคลที่เขาไม่รู้จักดีหรือไม่รู้เลยแก่ผู้รับ

ข้อความทั่วไปที่ใช้ขึ้นต้นจดหมายแนะนำโดยละเอียดมีดังต่อไปนี้: “ด้วยจดหมายฉบับนี้ ฉันรู้สึกเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่จะแนะนำให้คุณนาย (นาง) ….” หลังจากนั้นผู้เขียนดึงความสนใจของผู้รับไปยังเหตุผลในการอุทธรณ์ของเขาและกำหนดแนวคิดของเขาเองเกี่ยวกับสิ่งที่แนะนำ โปรดทราบว่าคำแนะนำโดยละเอียดไม่สามารถเป็น "ทั่วไป" ได้ - ต้องมีคำอธิบายข้อดีเฉพาะ (หรือข้อเสีย) ของบุคคลที่แนะนำ เพื่อสร้างความประทับใจตามวัตถุประสงค์ของบุคคลนี้สำหรับผู้รับ

ตัวอักษร Mili - ตัวอักษรเทมเพลต ตัวอักษรลูกตุ้ม ฯลฯ -- เป็นรูปแบบจดหมายขนาดเล็ก คุณสมบัติที่โดดเด่นของจดหมายขนาดเล็กคือการทำซ้ำอย่างมีนัยสำคัญ (มาตรฐาน) ของเนื้อหาเนื่องจากประการแรกคือความปรารถนาของผู้เขียนข้อความเพื่อประหยัดเวลาในการออกแบบ คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการปรากฏตัวในโครงสร้างของตัวอักษรส่วนใหญ่ของบล็อกว่างซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อดำเนินการตอบกลับอย่างรวดเร็วจากผู้รับ

ข้อความของจดหมายขนาดเล็กมักจะถูกลดทอนเป็นข้อความที่กระชับเกี่ยวกับสาระสำคัญของเรื่องและในแง่นี้จึงไม่ขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่เป็นทางการบางประการในการเขียนจดหมายธุรกิจ การเขียนในรูปแบบ "โทรเลข" ดังกล่าวถือว่าเป็นที่ยอมรับของผู้รับซึ่งผู้เขียนจดหมายฉบับย่อได้พัฒนาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ใกล้ชิดหรือความสัมพันธ์ส่วนตัวที่ต้องใช้ความเข้าใจ "โดยสรุป"

จดหมายไปรษณียบัตรเป็นอีกรูปแบบจดหมายขนาดเล็กที่เฉพาะเจาะจง เหมาะที่สุดสำหรับการติดต่อสื่อสารที่ไม่ส่งผลโดยตรงต่อความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการและทางธุรกิจของผู้เข้าร่วม

ขอแนะนำให้ใช้จดหมายไปรษณียบัตรสำหรับข้อความส่วนตัวสั้นๆ ส่วนใหญ่ในช่วงเวลาที่การติดต่อส่วนตัวระหว่างผู้เข้าร่วมในการติดต่อทางธุรกิจเป็นเรื่องยากด้วยเหตุผลบางประการ จะต้องเตรียมจดหมายดังกล่าวลงบนไปรษณียบัตรเสมอ (ไปรษณียบัตรที่มีภาพประกอบพร้อมเครื่องหมายไปรษณียากร) นอกจากนี้ เนื่องจากการ์ดดังกล่าวมักจะส่งทางไปรษณีย์โดยไม่มีซองจดหมาย เมื่อนำเสนอเนื้อหา คุณจึงควรงดเว้นจากการกล่าวถึงเรื่องที่เป็นความลับในทุกวิถีทาง

จดหมายเชิงลบคือจดหมายปฏิเสธ หนังสือแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการเลิกจ้างหรือการปฏิเสธที่จะให้เงินอุดหนุน รวมถึงจดหมายแสดงความไม่เห็นด้วยหรือตำหนิการกระทำของบุคคลอื่น เป็นต้น (จดหมายเหล่านี้ไม่รวมถึงจดหมายที่แสดงการปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ อย่างเป็นทางการ) ถึงแม้จะเป็นเรื่องน่าเศร้า แต่บางครั้งเราต้องเตรียมและส่งข้อความดังกล่าวออกไป

โปรดทราบว่าในกรณีส่วนใหญ่จะเป็นการตอบแทนกัน (ยกเว้นกรณีที่แสดงความไม่อนุมัติหรือตำหนิการกระทำของผู้รับ) โดยธรรมชาติแล้วหน้าที่หลักของจดหมายดังกล่าวคือการแสดงทัศนคติเชิงลบ (เชิงลบ) ต่อการกระทำบางอย่าง อย่างไรก็ตามเราไม่ควรลืมว่าสามารถทำได้หลายวิธี

ขอแนะนำให้ระมัดระวังเป็นพิเศษในการเลือกถ้อยคำและลำดับการนำเสนอเนื้อหาของข้อความ กล่าวอีกนัยหนึ่งควรเป็นค่าลบในแง่ของเนื้อหาข้อมูลเท่านั้น แต่ในขณะเดียวกันก็ควรเป็นกลางอย่างยิ่งเมื่อเทียบกับบุคลิกภาพของผู้รับ ขอแนะนำให้เริ่มจดหมายดังกล่าวด้วยความเสียใจต่อการปฏิเสธ เช่น “เราเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่า...” คุณควรแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจนว่าการตัดสินใจปฏิเสธไม่ได้ทำโดยไม่ยากเย็น และ ถูกกำหนดโดยการพิจารณาทางธุรกิจเท่านั้น ในตอนท้ายของจดหมายคุณควรสนับสนุนผู้รับ - ตัวอย่างเช่นแนะนำให้เขาสมัครขอรับเงินอุดหนุนจากสถาบันการธนาคารอื่นหรือนายจ้างรายอื่น (ในกรณีที่ปฏิเสธที่จะจัดหาตำแหน่งที่ว่าง)

การแจ้งเลิกจ้างจะต้องมีการแสดงความขอบคุณต่องานนี้ (โดยมีเงื่อนไขว่าผู้รับไม่ใช่แฮ็คที่มีชื่อเสียง) ตัวเลือกที่ซับซ้อนกว่าคือจดหมายเพื่อแสดงทัศนคติเชิงลบ (ไม่อนุมัติ) ต่อการกระทำใด ๆ ของผู้รับหรือความตั้งใจใด ๆ ของเขา (ในกรณีหลัง เราควรจะพูดถึงการเตือนคนหลังไม่ให้ตระหนักถึงความตั้งใจเหล่านี้)

ข้อได้เปรียบหลักของข้อความดังกล่าวควรคือการโน้มน้าวใจทำให้ผู้รับไม่ต้องสงสัยเกี่ยวกับความจริงใจของผู้เขียนและอธิบายว่าทำไมคนหลังไม่สามารถดำเนินการแตกต่างออกไปในสถานการณ์นี้ดังนั้นจึงส่งจดหมายถึงเขาอย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ ผู้รับควรทำความเข้าใจว่าคำอุทธรณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีจุดมุ่งหมายเพื่อปกป้องเขาจากการกระทำที่รอบคอบไม่เพียงพอ แนวคิดนี้ควรแสดงผ่านเนื้อหาทั้งหมดในลักษณะ "ด้ายสีแดง" และเน้นย้ำอีกครั้งในตอนท้ายของข้อความ

จดหมายแสดงความยินยอมหรือปฏิเสธข้อเสนอใดๆ ตามที่ระบุไว้ ถือเป็นจดหมายส่วนตัวประเภทอิสระ เหตุผลในการเตรียมการคือการยินยอมอย่างเป็นทางการหรือการปฏิเสธข้อเสนอใด ๆ ที่มีอยู่ในข้อความของผู้รับอย่างเป็นทางการ - ตัวอย่างเช่น การปฏิเสธคำเชิญ

จดหมายแสดงความยินยอมหรือการปฏิเสธจะเขียนเฉพาะในกรณีที่ผู้รับร้องขอคำตอบเอง หรืออย่างน้อยสิ่งนี้ตามมาจากเนื้อหาของข้อความอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับคำเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมจากพันธมิตรที่รู้จักกันมานาน คุณควรตอบรับข้อเสนอดังกล่าวทั้งเชิงบวกและเชิงลบ เพื่อหลีกเลี่ยงภาวะแทรกซ้อนที่อาจเกิดขึ้นในการติดต่อกับเขาเพิ่มเติม

เมื่อส่งคำยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร ถึงแม้ว่าข้อความจะมีลักษณะเป็นทางการก็ตาม คุณควรเน้นการรับรู้เชิงบวกของคุณเกี่ยวกับข้อความนั้น เช่น: “ฉันยินดีที่จะประกาศความยินยอมของฉันที่จะเข้าร่วม...” หากเรากำลังพูดถึงการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษร อย่าลืมเป็นพยานต่อผู้รับว่าคุณเสียใจเกี่ยวกับเรื่องนี้ เช่น: “เราเสียใจเป็นอย่างยิ่ง แต่เนื่องจากสถานการณ์ชั่วคราว เราจึงถูกบังคับให้ปฏิเสธข้อเสนอใจดีของคุณที่.. ”. ในตอนท้ายของข้อความ คุณควรขอบคุณผู้รับที่ให้ความสนใจคุณ

ควรจำไว้ว่าการขาดประสิทธิภาพของผู้เขียนอาจทำให้เกิดปัญหาเพิ่มเติมแก่ผู้รับที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะกับการจัดงาน ดังนั้นหากท่านได้รับข้อความดังกล่าวอย่ารอช้าในการตอบกลับ

จดหมายอุทธรณ์ต่อหน่วยงานต่าง ๆ ด้วยเหตุผลส่วนตัวประกอบด้วยคำขอหรือข้อเรียกร้องเฉพาะของผู้เขียนที่เกี่ยวข้องกับการกระทำหรือไม่กระทำการของผู้รับ (องค์กรผู้รับ) หน่วยงานดังกล่าวอาจเป็นหน่วยงานตุลาการ สาธารณูปโภค สถาบันการศึกษา องค์กรการขนส่ง การบริการผู้บริโภค การบริการและการค้า เป็นต้น ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ เนื้อหาของจดหมายดังกล่าวมีวัตถุประสงค์สองประการ - เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างและเพื่อสนับสนุนให้เขาดำเนินการบางอย่าง จดหมายควรเริ่มต้นด้วยข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับพฤติการณ์ของคดี และต่อด้วยการแสดงคำร้องขอหรือข้อเรียกร้อง (หากคำขอที่แสดงไว้ก่อนหน้านี้ยังคงไม่ได้รับคำตอบหรือได้รับการตอบสนอง) ในตอนท้ายของข้อความ ควรมีการอ้างอิงถึงบทบัญญัติเฉพาะของการดำเนินการทางกฎหมายตามกฎระเบียบที่ยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายของคำขอของผู้เขียน (ความต้องการ)

ไม่ควรระบุตัวอักษรเรซูเม่ด้วยเรซูเม่ (SU หรือประวัติย่อ - ชีวประวัติสั้น ๆ แปลจากภาษาละติน) ซึ่งจัดทำขึ้นเมื่อค้นหาตำแหน่งงานว่าง ในแง่หนึ่ง จดหมายเรซูเม่จะคล้ายกับจดหมายนำเสนอ โดยมีข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือเนื้อหาส่วนใหญ่ไม่ใช่คำอธิบายถึงคุณธรรมของผลิตภัณฑ์หรือบริการ แต่เป็นการส่งเสริมคุณสมบัติทางวิชาชีพของผู้เขียนด้วยตนเอง ตัวเขาเอง.

จดหมายเรซูเม่จะถูกนำเสนอในลักษณะเดียวกับจดหมายทั่วไป กล่าวคือ โดยไม่มีการแบ่งหมวดหมู่เป็นย่อหน้าและการออกแบบชื่อเรื่องของเอกสาร (ตามธรรมเนียมของเรซูเม่) ในเวลาเดียวกัน เนื้อหาจะต้องได้รับการกำหนดและออกแบบในลักษณะที่ผู้รับจากบรรทัดแรกชื่นชมประโยชน์ของข้อเสนอที่มีอยู่ในข้อความ กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณมีสิ่งที่จะเล่าเกี่ยวกับตัวเอง ให้ทำ แต่ในรูปแบบที่กระชับ เจาะจง และมีสไตล์ที่สะดวก เริ่มต้นด้วยการระบุเหตุผลสำหรับคำขอของคุณ และลงท้ายด้วยข้อมูลติดต่อ: หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล หรือที่อยู่แฟกซ์ของคุณ

16เม.ย

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงจดหมายธุรกิจ

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

1. เหตุใดการติดต่อทางธุรกิจจึงไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง
2. มีจดหมายธุรกิจประเภทใดบ้างและจัดรูปแบบอย่างไร
3. วิธีเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

ตอนนี้นอกหน้าต่างของเราเป็นเวลาของเทคโนโลยีขั้นสูงและอินเทอร์เน็ต แต่การติดต่อทางธุรกิจไม่ได้สูญเสียความสำคัญและความเกี่ยวข้องไป เพียงแต่ได้ย้ายไปยังสื่ออื่นเท่านั้น วันนี้มาพูดคุยกันว่าทำไมการเขียนและจัดรูปแบบจดหมายธุรกิจจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ทำไมคุณถึงต้องการจดหมายทางธุรกิจ?

ก่อนอื่นถือเป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ และความคิดกับพนักงานหรือคู่ค้าทางธุรกิจ ด้วยความช่วยเหลือของการติดต่อทางจดหมาย พวกเขาระบุข้อร้องเรียน คำขอ และชี้แจงความเข้าใจผิดระหว่างบริษัท

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจถือเป็นจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการประเภทหนึ่ง

ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและอื่นๆ

ความแตกต่างหลักมีดังนี้:

• ลีลาการนำเสนอ
• คำศัพท์ที่ไม่สามารถแสดงอารมณ์ได้ชัดเจน
• จัดทำด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของบริษัท
• แบบอักษรไม่เล็กเกินไป แต่ก็ไม่ใหญ่เช่นกัน และเหมือนกันตลอดทั้งข้อความ
• ไม่ค่อยมีมากกว่า 1 หน้า;
• การปรากฏตัวของสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการที่เข้มงวด

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นหลายกลุ่ม เราจะกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมและให้คำอธิบายสั้น ๆ

จดหมายที่ไม่จำเป็นต้องตอบ

• หนังสือค้ำประกัน;
• ประกอบ;
• ข้อมูล;
• จดหมายเตือน;
• จดหมายเตือนความจำ

จดหมายที่ต้องการคำตอบ

• อุทธรณ์;
• เสนอ;
• ขอ;
• ความต้องการ;
• คำร้อง.

จดหมายที่ไม่ใช่เชิงพาณิชย์

• หนังสือเชิญประชุม;
• จดหมายแสดงความเสียใจ;
• จดหมายแสดงความขอบคุณ
• จดหมายแจ้งเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง
• จดหมายที่มีคำแนะนำ
• หนังสือค้ำประกัน;
• จดหมายยืนยันว่าได้รับสินค้าแล้ว ให้บริการแล้ว และอื่นๆ
• จดหมายแสดงความยินดีในโอกาสต่างๆ
• หนังสือร้องขอ;
• จดหมายคำสั่ง;
• จดหมายปะหน้า.

จดหมายเชิงพาณิชย์

โดยปกติจะใช้ก่อนทำข้อตกลงตลอดจนในระหว่างที่สัญญามีผลบังคับใช้

ซึ่งรวมถึง:

• จดหมายตอบคำถาม;
• คำขอโดยตรง
• – จดหมายเสนอให้ทำธุรกรรมหรือทำข้อตกลง
• เรียกร้อง;
• คำเตือน;
• จดหมายที่มีคำเตือนเกี่ยวกับการสิ้นสุดข้อตกลงหรือความจำเป็นในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน ฯลฯ

หากเราพูดถึงการจำแนกตามโครงสร้างจดหมายธุรกิจจะมีอยู่ 2 ประเภท:

• มีข้อความของผู้เขียนและเขียนในรูปแบบอิสระ
• เรียบเรียงตามรูปแบบที่เข้มงวด

โดยผู้รับ

• หนังสือเวียน – จดหมายที่ส่งถึงผู้รับหลายคน
• ปกติ – ส่งถึงผู้รับหนึ่งคนในนามของบุคคลหนึ่งคน
• กลุ่ม - ส่งถึงผู้รับหนึ่งคน แต่ส่งจากหลาย ๆ คน

จดหมายยังถูกแบ่งตามแบบฟอร์มที่ส่ง:

• ส่งเป็นข้อความแฟกซ์
• ส่งทางอีเมล;
• ที่ส่งเป็นซองธรรมดา

มีจดหมายหลายประเภทที่ควรเขียนด้วยลายมือแทนที่จะพิมพ์ด้วยเหตุผลด้านจริยธรรม สิ่งนี้ใช้กับการแสดงความเสียใจและขอแสดงความยินดี

ความลับของการออกแบบที่เหมาะสม

ข้อความในจดหมายแบ่งออกเป็นส่วนเบื้องต้น ส่วนหลัก และส่วนสุดท้าย พวกเขาเชื่อมต่อกันอย่างมีเหตุผล ส่วนเกริ่นนำประกอบด้วยสถานการณ์ที่นำไปสู่การสร้างจดหมาย และส่วนหลักแสดงถึงเนื้อหานั้นเอง ส่วนสุดท้ายสรุปผลซึ่งแสดงถึงการร้องขอ การปฏิเสธ ฯลฯ

โดยทั่วไปแล้ว การติดต่อทางธุรกิจโดยมีความรับผิดชอบทั้งหมดสามารถเรียกได้ว่าเป็นศิลปะ เนื่องจากจำเป็นต้องเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างถูกต้องและสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมด ท้ายที่สุดแล้ว บ่อยครั้งที่เราคิดถึงแต่ข้อมูลที่นำเสนออย่างชัดเจนเท่านั้น และเราลืมไปว่าจดหมายนั้นถือได้ว่าเป็นหน้าตาของบริษัท

โวหาร

จดหมายแต่ละฉบับจะถูกเก็บรักษาไว้ในรูปแบบธุรกิจที่เข้มงวดโดยใช้ลักษณะคำพูดของเอกสารราชการ

ข้อกำหนดสำหรับการนำเสนอข้อมูล

ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในจดหมายมีดังต่อไปนี้:

• กล่าวถึง มีไว้สำหรับบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ
• ข้อมูลทั้งหมดจะต้องเป็นปัจจุบัน ณ วันที่เขียน;
• เชื่อถือได้;
• อย่างเป็นกลาง;
• มีเหตุผล;
• ให้สมบูรณ์ที่สุดเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้

รูปร่าง.

ก่อนอื่น จดหมายจะเขียนไว้บนหัวจดหมายที่เป็นกรรมสิทธิ์ของบริษัท

• ในการเขียนจดหมายธุรกิจจะใช้แผ่นขนาด A4
• ขอบด้านซ้ายของแบบฟอร์มต้องมีอย่างน้อย 3 ซม. เนื่องจากหลังจากนั้นครู่หนึ่งพวกเขาจะถูกส่งไปยังไฟล์
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ตามกฎหมายและที่อยู่จริง และที่อยู่อีเมล
• ควรใช้แบบอักษร Times New Roman มาตรฐานขนาด 12 จะดีกว่า เหมาะสมที่สุดและอ่านง่าย
• อนุญาตให้เขียนจดหมายธุรกิจได้โดยไม่ต้องใช้หัวจดหมาย แต่คุณยังต้องให้ข้อมูลจากแบบฟอร์ม

หากจดหมายเกี่ยวข้องกับธุรกรรมขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือข้อมูลที่เป็นความลับในลักษณะอื่น ไม่แนะนำให้ส่งจดหมายดังกล่าวทางแฟกซ์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ จะดีกว่าแบบเก่าในซองกระดาษธรรมดา

การนับเลข

หากตัวอักษรประกอบด้วยหลายหน้า ก็จะมีการกำหนดหมายเลขตั้งแต่หน้าที่สอง ตัวเลขจะถูกทำเครื่องหมายไว้ที่ด้านบนตรงกลางเป็นเลขอารบิค ไม่มีจุดถัดจากตัวเลข

แบ่งเป็นส่วนๆ.

นี่หมายถึงการแบ่งจดหมายออกเป็นย่อหน้า ข้อความไม่ควรไหลต่อเนื่อง ไม่เช่นนั้นจะไม่สามารถรับรู้ได้ ด้วยการแบ่งออกเป็นย่อหน้า คุณจึงสามารถดูได้ว่าความคิดหนึ่งจบลงที่ใดและอีกความคิดหนึ่งเริ่มต้นขึ้นอย่างไร

ความพร้อมใช้งานของการแก้ไข

ไม่แนะนำให้แก้ไข พิมพ์ผิด หรือลบข้อมูล ต้องเขียนตัวอักษรอย่างถูกต้องและต้องพิมพ์ข้อความในช่วงเวลา 1.5 - 2

รายละเอียดที่ใช้.

เราจะระบุเฉพาะเรื่องหลักเนื่องจากเราได้พูดคุยสั้น ๆ เกี่ยวกับพวกเขาก่อนหน้านี้เล็กน้อยแล้ว:

• หากองค์กรเป็นของรัฐ จะใช้ตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย ตั้งอยู่ตรงกลางของแบบฟอร์มราชการ
• ชื่อเต็มของบริษัท
• หมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์
• หมายเลขบัญชีธนาคาร;
• ผู้รับ - และชื่อของบริษัทผู้รับจะใช้ในกรณีเสนอชื่อ เพื่อระบุตำแหน่งและนามสกุลของผู้รับให้ใช้กรณีแทน
• หากผู้รับมีวุฒิการศึกษาหรือตำแหน่งให้ระบุก่อนนามสกุล
• รายละเอียดใด ๆ จะถูกเขียนในบรรทัดใหม่และด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

จดหมายธุรกิจหลังการประชุม

คุณได้จัดการประชุมทางธุรกิจ มีโอกาสบ้าง เราจะพูดคุยเพิ่มเติมถึงวิธีสะท้อนสิ่งนี้ในจดหมาย

1. ก่อนอื่น ในตอนต้นของจดหมาย ให้อ้างอิงวันที่และเวลาที่คุณสื่อสารกับผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นคู่ของคุณ แม้ว่าการประชุมจะผ่านไปสองสามวันแล้วก็ตาม
2. หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรือวลีที่ซับซ้อนเกินไป: เขียนจดหมายให้สั้นและชัดเจน แต่ในลักษณะที่ผู้รับต้องการอ่าน
3. พูดถึงบทสนทนาเกี่ยวกับอะไร. เช่น: " เราคุยกันว่าแจกันสไตล์เวนิสราคาเท่าไหร่”
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับจดหมายแสดงความคิดเห็นในหัวข้อการประชุม
5. ระบุเวลาที่คุณสามารถสื่อสารทางโทรศัพท์หรือพบปะด้วยตนเอง
6. ให้ผู้รับทราบว่าคุณรอคอยที่จะร่วมงานกับเขา: “ ฉันหวังว่าจะมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจในอนาคตกับคุณ«.
7. ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยวลีต่อไปนี้หรือวลีที่คล้ายกัน: “ ความปรารถนาดีต่อคุณ...».

จดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์

เป็นไปไม่ได้ที่จะเพิกเฉยต่อข้อกำหนดสำหรับการออกแบบเนื่องจากขณะนี้มีการออกจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในรูปแบบกระดาษ ท้ายที่สุดแล้ว มันคือศตวรรษที่ 21

การเตรียมจดหมายธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่เรื่องยากข้อกำหนดการจัดรูปแบบจะเหมือนกับตัวอักษรทั่วไป สิ่งเดียวคือจดหมายดังกล่าวควรมีหัวเรื่อง (หรือหัวเรื่อง) เสมอเพื่อไม่ให้หลงทางในการไหลของเอกสาร

นอกจากนี้ เมื่อตอบจดหมายดังกล่าวแล้ว จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่เปลี่ยนหัวเรื่องของจดหมาย ดังนั้นคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่ากำลังพูดอะไรอยู่หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมาก

นอกจากนี้คุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ที่ล้ำสมัยเมื่อสร้างไฟล์แนบกับจดหมายดังกล่าวซึ่งห่างไกลจากข้อเท็จจริงที่ว่าผู้รับของคุณมีเหมือนกัน หากไม่มีจดหมายก็จะไม่เปิดออก

อย่าใช้อีโมติคอนเมื่อเขียนจดหมายธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ดี แต่ให้เหมือนธุรกิจเมื่อเขียน

กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายคือเมื่อใด

หากจดหมายถูกจัดประเภทว่าต้องตอบกลับ เมื่อใดที่ต้องตอบกลับจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมาย:

• หากคุณได้รับคำขอ โปรดยืนยันว่าได้รับภายในสามวันถัดไปหลังจากได้รับ และสามารถให้คำตอบสุดท้ายได้ภายในหนึ่งเดือน
• หากเรากำลังพูดถึงความเสียใจสามารถส่งได้ภายในสิบวันหลังจากเหตุการณ์เศร้าเกิดขึ้น
• อนุญาตให้ส่งแสดงความยินดีได้ภายใน 8 วันนับจากช่วงเวลาที่คุณทราบเกี่ยวกับวันพิเศษ
• ถ้าเราพูดถึงกฎทั่วไปของมารยาทที่ดีก็ควรตอบจดหมายภายในเจ็ดวันจะดีกว่า

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ: ด้วยภาษาง่ายๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ซับซ้อน

แยกความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและจดหมายส่วนตัว วันนี้เราได้พูดคุยกันมากกว่าหนึ่งครั้งเกี่ยวกับความแตกต่างเหล่านี้ เราไม่ควรลืมเกี่ยวกับพวกเขา ตอนนี้เรามาดูการเขียนจดหมายทีละขั้นตอนกัน

ขั้นที่ 1 เราระบุผู้รับ

ที่มุมขวาบนของแบบฟอร์มเราเขียนนามสกุล ชื่อย่อ และตำแหน่งของบุคคลที่เรากำลังพูดถึงจดหมาย หากผู้รับเป็นองค์กร ให้ระบุที่อยู่ตามกฎหมาย

ขั้นที่ 2 อุทธรณ์.

เราวางไว้ตรงกลางแบบฟอร์ม ดำเนินการด้วยความเคารพ โดยไม่มีคำย่อหรือการลบล้าง

ตัวอย่าง: เรียน (ชื่อนามสกุล)!นอกจากนี้ ผู้รับสามารถแก้ไขได้โดยระบุตำแหน่งของเขา แต่เมื่อคุณเรียกชื่อบุคคลจะช่วยลดความเครียดทางจิตใจและบ่งชี้ว่าความสัมพันธ์ทางธุรกิจนั้นมั่นคงและมั่นคง

ด่าน 3 คำแถลงวัตถุประสงค์

อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมาย สาระสำคัญ และแนวคิดหลัก ส่วนนี้เป็นส่วนหลัก เขียนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูด เหตุผลในการอุทธรณ์ของคุณคืออะไร แต่อย่าลืมเกี่ยวกับสไตล์ที่เป็นทางการและเป็นกลาง

ด่าน 4 การทำข้อเสนอและข้อเสนอแนะ

จดหมายธุรกิจเกือบทุกฉบับบอกเป็นนัยว่าผู้รับจะตอบกลับ โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องใช้เฉพาะตัวอักษรที่มีลักษณะเป็นข้อมูลเท่านั้น ดังนั้นอย่าเพียงแต่อธิบายปัญหาเท่านั้น แต่ยังเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาด้วย

หากคุณยื่นเรื่องร้องเรียน โปรดสอบถามถึงมาตรการบางอย่างที่ต้องใช้ หากคุณเสนอที่จะร่วมมือ โปรดแจ้งให้เราทราบว่ามีตัวเลือกใดบ้าง

พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้ที่ได้รับจดหมายจะต้องเห็นว่าพวกเขาไม่เพียงแต่ต้องการบางสิ่งจากเขาเท่านั้น แต่ยังต้องเข้าใจว่าจะบรรลุผลสำเร็จได้อย่างไร

วิธีการลงท้ายจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจจะต้องเขียนอย่างสมบูรณ์ หากไม่ปฏิบัติตามกฎการเขียนอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของบริษัทโดยรวมได้ ดังนั้นเราจึงเสนอให้ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบส่วนสุดท้ายของจดหมายธุรกิจ

ในตอนท้ายของจดหมาย ให้สรุปทุกสิ่งที่ได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้ แต่คุณไม่ควรขยายข้อสรุปออกเป็น 10 ประโยค เพราะท้ายที่สุดแล้ว ความกะทัดรัดและรัดกุมนั้นมีคุณค่าในจดหมายธุรกิจ เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดตัวเองด้วยวลีง่ายๆ

เราจะยึดตอนจบตามตัวบ่งชี้ 2 ตัว: ควรสุภาพและถูกต้องที่สุด มีตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับวิธีสร้างมัน

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ขอบคุณสำหรับความสนใจหรือความช่วยเหลือของคุณ: ขอบคุณ! (ผมขอขอบพระคุณ...);
• แสดงความหวังของคุณสำหรับอนาคต: เราหวังว่าจะได้รับความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน (เราหวังว่าจะได้รับการตอบกลับในอนาคตอันใกล้นี้...);
• คุณสามารถสร้างวลีเพื่อให้มั่นใจว่าผู้รับบางสิ่งบางอย่าง: เรายินดีที่จะร่วมมือกับคุณ
• ยื่นคำร้อง: เราขอให้คุณรายงานผล
• ขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น: ฉันขออภัยในการชำระเงินค่าวัสดุล่าช้าอย่างไม่คาดคิด

วิธีบอกลาผู้รับ

แม้ว่าการติดต่อทางจดหมายจะเป็นทางการ แต่คุณสามารถบอกลาได้หลายวิธี

นี่คือตัวเลือกบางส่วน:

• ด้วยความเคารพ...;
• ด้วยความปรารถนาความสำเร็จ...;
• ด้วยความปรารถนาดี…

เราลงนามอย่างถูกต้อง

เมื่อลงนามในจดหมายให้ระบุตำแหน่งชื่อและนามสกุลของคุณ หากคุณสงสัยความเหมาะสมของวลีเช่น: “ ขอแสดงความนับถือ"-แค่อย่าใช้มัน

คุณสามารถระบุผู้ติดต่อ หมายเลขโทรศัพท์เพิ่มเติม หรือที่อยู่อีเมลของคุณในลายเซ็น เพื่อให้คุณแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณพร้อมที่จะสื่อสารและร่วมมือกับเขา

ในส่วนถัดไปของบทความของเรา ฉันอยากจะพูดถึงจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

จดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษ

ไม่มีรูปแบบการควบคุมสำหรับการเขียนจดหมายดังกล่าว ทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและใครเป็นผู้รับจดหมาย คำแนะนำสั้นๆ สำหรับการร่างมีดังนี้

วันที่เขียน.

ถ้าเราเขียนในสหรัฐอเมริกาแล้วเมื่อระบุวันที่เราใส่เดือนขึ้นก่อนตามด้วยวันและปีเท่านั้น หากไปสหราชอาณาจักร ให้ป้อนวันที่เช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย ในกรณีนี้ ให้เขียนเดือนเป็นตัวอักษรเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน

รายละเอียดผู้รับ.

• หากคุณเขียนถึงผู้ชาย ให้ติดต่อเขาดังนี้: นาย (ใส่นามสกุล);
• หากผู้หญิงที่แต่งงานแล้ว: นาง (ใส่นามสกุล);
• ถึงผู้หญิงที่ยังไม่ได้แต่งงาน: นางสาว (ระบุนามสกุล);
• หากคุณไม่ทราบสถานะของผู้หญิงคนนั้น: คุณ (ใส่นามสกุล)

การระบุที่อยู่

คำสั่งนี้ตรงกันข้ามกับที่ยอมรับในสหพันธรัฐรัสเซีย: สำนักงาน เลขที่บ้าน ชื่อถนน รหัสไปรษณีย์ ชื่อรัฐ (หากเขียนในสหรัฐอเมริกา) ชื่อเทศมณฑล และชื่อประเทศ (หากเขียนในสหราชอาณาจักร)

วิธีการติดต่อผู้รับ

การโทรมาตรฐาน:

• เรียนท่านผู้หญิง;
• ท่านที่รัก;
• ถึงคุณหรือคุณนาย;
• เรียนคุณ;
• ที่รัก.

หลังที่อยู่ เราใส่เครื่องหมายจุลภาค (หากเขียนถึงสหราชอาณาจักร) หรือเครื่องหมายโคลอน (หากเขียนถึงสหรัฐอเมริกา) ไม่ใช่เรื่องปกติที่จะใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์

เรื่อง.

อย่าลืมระบุหัวเรื่องของจดหมายเช่นเดียวกับในสหพันธรัฐรัสเซีย

ข้อความหลัก.

แบ่งออกเป็นย่อหน้า หรือเขียนแต่ละประโยคในบรรทัดใหม่

วิธีการบอกลา.

ตัวอย่างเช่นเช่นนี้: “ ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือ เรายังคงเป็นของคุณอย่างแท้จริง"– ขอบคุณผู้อุทิศตนของฉัน... แม้ว่ามันอาจจะดูเป็นทางการน้อยกว่าก็ตาม

การลงทะเบียนลายเซ็น

เราใส่ลายเซ็นของเราไว้ใต้วรรคอำลา ระบุชื่อและนามสกุล ชื่อบริษัท และตำแหน่งของเรา

การออกแบบแอพพลิเคชั่น

หากคุณกำลังแนบเอกสารใด ๆ โปรดระบุสิ่งนี้ที่ท้ายจดหมาย: “ เอ็นซี”และรายการใบสมัคร

สิ่งที่ต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

• นามสกุลและชื่อย่อ;
• ชื่อบริษัท
• ชื่อเมือง รัฐ ฯลฯ
• คำใดที่แสดงถึงตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่ง
• คำแรกในการอำลา;
• ที่อยู่การเปิด

ก่อนที่เราจะจบการสนทนา ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและอังกฤษ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจในภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษ

บทสรุป

โดยสรุป ผมอยากจะบอกว่าจดหมายธุรกิจเป็นเครื่องมือในการสื่อสารในทุกกิจกรรม หากเขียนอย่างถูกต้องก็จะนำเสนอบริษัทของคุณในแง่บวกอย่างแน่นอน

ในทางกลับกัน จดหมายที่เขียนอย่างเลอะเทอะและมีข้อผิดพลาดสามารถทำลายธุรกิจที่มีแนวโน้มมากที่สุดได้อย่างสมบูรณ์ เขียนจดหมายให้ถูกต้องและเราพยายามบอกคุณว่าต้องทำอย่างไร