Працівник будь-якої сфери рано чи пізно стикається з проблемою написання ділового листа. Головне питання- Як розпочати і як закінчити? Багато сайтів пропонують основні правила та приклади, приділяючи мало уваги завершальній частині документів.

Лист має бути ідеальним у всьому. Навіть найменше недотримання правил може зашкодити вашому авторитету чи престижу фірми.

У короткої форміпропонуємо ознайомитись з головними правилами ділових листів та докладніше зупинимося на заключній частині офіційного листа.

Вам знадобляться:

Головні правила ділових листів

1. Оформляючи листа, пам'ятайте, що виражаєте не власний погляд, а виступаєте від імені юридичної особи (установи, організації чи підприємства).
2. Ви повинні чітко подати результати, яких потрібно досягти за допомогою цього листа, та ефективно використати всі можливості тексту.
3. Чітко визначте план викладу, виділивши інформацію про вступ, основну частину чи кінцівку.
4. У вступі, після звернення, готуємо адресата до сприйняття. Це може бути стислий виклад подій, що зумовили виникнення документа. Основна частина містить виклад суті проблеми з необхідною аргументацією (пояснення, цифрові розрахунки, посилання законодавчі акти).

Більш ефективний і простий сприйняття текст, у якому, спочатку, викладено пропозицію, прохання чи вимога, потім – аргументація, а вступна частина взагалі відсутня.

Частина кінцівки - програми

Певні документи мають додатки, які доповнюють, роз'яснюють чи деталізують окремі питання. Про них обов'язково наголошують наприкінці листа, відступаючи від останнього абзацу кілька рядків.

Способи оформлення додатків:

1) Програми, про які згадується в тексті, то відмітку про це оформлюють так:

Додаток: на 5 стор., в 3 екз.

2) Додатки, які не вказані в тексті, необхідно перерахувати, обов'язково вказавши назву, кількість сторінок у кожному додатку та кількість екземплярів.

Додаток: «Акт оцінки вартості незавершеного будівництва», на 2 стор., в 3 екз.

3) Іноді додатків кілька. Тоді вони перераховуються за назвами та нумеруються. При великій кількості програм окремо складається їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: згідно зі списком на … стор.

Копії документів додайте до листа в тому порядку, в якому вони були пронумеровані в додатку.

Додаток, як правило, підписують керівники структурних підрозділів. У випадку, коли програми скинуті, немає необхідності вказувати кількість сторінок.

Ввічливість та коректність - основа кінцівки

Існують різні варіанти побудови кінцівки. Це залежить від того, про що йшлося у листі.

Найбільш уживані приклади завершення:

1) Повторити подяку, надану на початку або просто подякувати за допомогу:

Ще раз дякуємо Вам…

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Хочемо ще раз висловити свою щиру подяку…

Дякуємо за допомогу…

2) Висловити сподівання:

Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.

Сподіваємось, що наша пропозиція зацікавить Вас …

Розраховуємо на тісну та взаємовигідну співпрацю…

Сподіваюся, що невдовзі зможу особисто зможу зустрітися з Вами…

Сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом.

3) Запевнення адресата (зазвичай, психологічно позитивно діє адресата):

Запевняємо, що Ви можете розраховувати на нашу підтримку…

Ми будемо раді співпрацювати з вами.

Був би радий співпрацювати з Вами і чекаю на Вашу відповідь …

4) Прохання:

Просимо уважно ознайомитися з матеріалами та дати відповідь…

Просимо Вас терміново повідомити …

Просимо терміново вжити заходів щодо покращення ситуації …

Прошу зателефонувати мені в будь-який зручний для Вас час.

5) Повторення вже висловленого вибачення за незручності:

Ще раз перепрошую за завдані незручності…

Щиро просимо вибачення за цю вимушену затримку з оплатою…

Прощання

1) В офіційному листуванні прощатися можна по-різному:

З повагою.

З повагою та найкращими побажаннями…

Зі щирою до Вас повагою…

Бажаємо успіхів.

2) Якщо ви добре знайомі з адресатом або успішно співпрацюєте з ним, можете закінчити лист дружніми фразами (не панібратськими):

Щиро Ваш…

З найкращими побажаннями.

З вдячністю та найкращими побажаннями.

Закінчувати документ можна та не використовуючи ці конструкції!

Англійські особливості завершення листів

1. Зазвичай закінчують офіційний листтак: Sincerely Yours (Щиро Ваш) або просто Yours(Ваш) і підписом, вказуючи під нею ваше прізвище та посаду.
2. Щоб не ставити вашого партнера у скрутне становище і не змушувати робити припущення щодо вашої статі, попрацюйте написати своє ім'я повністю, тобто не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

Підпис

Чиновники підписують документи у межах своєї компетенції.

Реквізит «підпис» складається з найменування посади, ініціалів та прізвища особи, яка підписала документ.

Директор заводу «Мармур» (підпис) А.Б.Коваль

Документи, які полягають в установах, що діють за принципом єдиноначальності, підписує одна посадова особа (керівник, заступник чи працівник, якому це доручено).

На документах колегіальних органів(протоколах, рішеннях) ставлять два підписи (глави та секретаря). Розпорядження підписує керівник.

Два та більше підписи ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб:

• Грошово-фінансові документи підписують керівник установи та головний бухгалтер;
• угоди підписують представники договорів.

Підписи кількох осіб на документах мають один під одним у послідовності, що відповідає службовій ієрархії.

Директор (підпис) С.П.Антонюк

Головний бухгалтер (підпис) В.Т.Дудко

Якщо документ підписує кілька осіб, які обіймають однакову посаду, їх підписи необхідно мати на одному рівні.

Директор заводу «Промінь» Директор заводу «Світло»

(підпис) В.Р.Сахно (підпис) Л.П.Котов

Підпис починається з ініціалів (встановлюються перед прізвищем), далі прізвище. Розшифровування підпису у дужки брати не треба!

Друк

На деяких документах, для закріплення юридичної сили, ставлять відбиток печатки: договору, укази, укладання,. Відбиток повинен захоплювати частину найменування посади та особистий підпис.

Дата

Дату ставлять нижче за підпис ліворуч.

Офіційний лист датують днем ​​його підписання чи затвердження керівником установи.

Існує загальноприйнятий порядок датування:

1. Елементи дати пишуть в одному рядку трьома парами арабських цифр у порядку послідовності: день, місяць, рік;
2. якщо порядковий номер дня чи місяця є числом першого десятка (від 1 до 9), перед ним ставлять нуль: 03.01.15 .
3. Слово рік,скорочення г. не ставлять.

• Після закінчення перевірте лист на граматичні помилки і простежте, чи немає нічого зайвого.
• Дайте прочитати листа колезі або, якщо можливо, керівнику. Погляд із боку допоможе визначити недоліки, які б не помітити.
• Не забудьте вказати телефон/адресу електронної пошти. Це часто виявляється необхідним для швидкого вирішення проблеми, зазначеної у листі.
• Окрім загальних універсальних вимог та правил оформлення, треба враховувати, що кожен вид документа має свої особливості оформлення.

Пам'ятайте, що не всі документи мають повний перелік перерахованих вище реквізитів, а лише певний набір тих, які забезпечують юридичну силу та повноту саме цього типу документа.

Вдалих вам угод та бажаних відповідей!

Часті "питання-відповіді"

Що приємного написати наприкінці ділової пропозиції?

Не вживайте в завершальній стадії слова і фрази, які можна вважати маніпуляціями («сподіваємося на взаємовигідну співпрацю», «заздалегідь спасибі за відповідь», «чекатимемо вашого листа у відповідь» і т.д.).

Що писати наприкінці листа "з найкращими побажаннями" чи "з повагою"?

Однозначно, "з повагою", потрібно дотримуватись ділового стилю спілкування.

Що зазвичай пишуть наприкінці листа, якщо просять скоріше відповісти?

У діловому листі цього роду нічого не пишуть.

Що написати у підписі електронного листа: "з повагою" чи "з найкращими побажаннями"?

"З повагою".

Чим замінити підпис "з повагою"?

"При всій повазі", "З повагою".

Чим закінчити лист-презентацію?

Подякувати за увагу.

Як по-іншому написати "хотів би повідомити"?

"Хотів би повідомити", "повістити", "проінформувати", "оголошити", "довести до відома".

Фраза: "Закінчу свій звіт словами", правильна?

Згадайте знамените пушкінське "Я до вас пишу ..." Що може бути приємніше, ніж отримувати листи, а отримувати їх від коханої людини приємно подвійно. Любовний лист… Зараз це звучить дещо старомодно, зате як романтично! Я впевнена, що майже кожна жінка мріє, щоб їй хоч раз у житті написали такого листа. І не обов'язково чекати, коли настане 8 Березня або День Святого Валентина, якщо ви любите, можна зробити приємний сюрприз просто так, без жодного приводу. Хоча, що я говорю, адже Любов – це вже і є привід, найбільший і найголовніший.

Лист – це монолог, кажеш, і тебе не перебивають. Це один із кращих способіврозповісти про свої почуття. І для цього не обов'язково бути Пушкіним чи Блоком. Головне – висловити щирість та глибину своїх почуттів. Написання листа завжди потребує особливого настрою, особливого стану душі. Адже дуже непросто висловити словами Любов і Ніжність, Сум або Самотність. Пишіть усе, що ви думаєте. Не приховуйте своїх почуттів. Не бійтеся відкрити свою душу, нехай кохана людина знає, як багато вона для вас означає. Якщо немає потрібних слів, можна використовувати пару віршованих рядків про любов.

Хтось скаже, що на дворі 21 століття – століття технологій та людської ліні – набагато простіше зателефонувати або просто написати SMS. Звичайно простіше, але в SMS багато чого не напишеш, а по телефону «чи можна душу розповісти?» І, потім, слово – це звук (вилетіло – не спіймаєш), а слово, написане на папері, це щось матеріальне. Його можна побачити, погладити, воно навіть має власний запах. Це вже щось, що належить лише тобі. Це «Люблю», на яке можна щодня дивитися, його можна навіть поцілувати, а вночі покласти під подушку. Це «Люблю» у всіх різне: в одних воно рівне і витончене, в інших – танцююче і безладне, у третіх – нерозбірливе та хвилеподібне. Але воно адресоване лише тобі, тож так дорого. Це частинка душі, вкладена в конверт, аркуш паперу, наповнений змістом лише двом.

Давно відомо, що за допомогою одних листів можна скласти думку про людину, викликати повагу до себе і навіть полюбити. Згадайте дивовижні стосунки П.І. Чайковського з Надією фон Мекк, відображені в їхньому листуванні, яке тривало протягом тринадцяти років. Вони так жодного разу й не зустрілися, але яке кохання та ніжність один до одного простягається в їхніх листах.

Протягом століть чоловіки та жінки шукали різні способивисловити свої почуття та передати їх коханим. Написання гарного листа вважалося непростим. Настільки непростим, що багато заможних людей наймали для цього навіть спеціальних слуг-секретарів. Ритм нашої сучасного життязалишає нам дедалі менше часу на романтику. Епістолярний жанр зараз не в моді, більшість із нас уже забули як висловлювати свої думки та почуття на папері. Але якщо ви любите - не соромтеся написати про це. Прямо зараз сядьте та напишіть своїм коханим листа. І не важливо, напишіть його на папері або відправте електронною поштою, головне щоб воно було щирим.

Напевно, кожному хоч раз доводилося стикатися з необхідністю написання ділового листа. При його складанні мимоволі дійшов висновку, що це зовсім непросто. Існує безліч правил та норм написання ділових листів, які потрібно знати. У статті докладно описується процес складання документа, наводяться зразки ділового листа, розглядаються їх види та оформлення.

Бланк

Готові бланки додадуть солідності та вкажуть на надійність компанії. Вони містять необхідну інформаціюпро організацію, таку як:

• Найменування.
• Адреса.
• Контактні телефони
• Сайт.
• Електронну пошту.
• Логотип с.
• Інші контактні дані.

Суворих правил щодо бланків немає. Тому в кожній організації самостійно вирішують, яку інформацію закладати в них.

Як правильно писати ділові листи? Підготовка

Ділові листи пишуться та оформляються певним чином, підкоряючись властивим їм правилам та вимогам. Залежно від мети автор докладно продумує зміст, щоб отримати результат, який він розраховує. Він повинен ясно уявляти, яку інформацію адресат уже знає на тему листа, з чого виходити і що нового в ньому буде. Аргументи залежать від того, яку мету має автор. Процес підготовки ділового листа можна поділити на такі етапи:

• Вивчення питання.
• Написання проекту листа.
• Його узгодження.
• Підписання.
• Реєстрація.
• Надсилання адресату.

Структура ділових листів

При складанні листа необхідно його інформаційно наситити, тобто вкласти туди всі необхідні відомості. Воно може бути простим чи складним. У простому листі зміст ясно і коротко відображає інформацію, яка переважно не вимагає від адресата відповіді. Складне може складатися з кількох розділів, пунктів та абзаців. У кожному абзаці викладено один аспект інформації. Зразки ділового листа такого типу зазвичай складаються із вступної, основної та заключної частин.

Нижче наведено приклад написання ділового листа – вступної його частини.

В основній частині описуються ситуації, події, наводиться їх аналіз та докази. Саме в цій частині переконують, що треба вчинити тим чи іншим чином, доводять, як йшлося та інформують про необхідність участі в якомусь заході, наводячи різні аргументи.

У висновку містяться висновки, які робляться у вигляді пропозицій, прохань, нагадувань, відмов тощо.

Приклад написання ділового листа - заключної його частини - наведено нижче. Тут резюмує вимогу, викладену в основній.

Вся інформація, що наводиться, повинна бути оптимально послідовна і зрозуміла для сприйняття.

Кожен лист починається зі звернення, вирівняного по центру. Ця маленька частина винятково важлива. При його виборі автор має враховувати:

• Позицію адресата.
• Характер взаємин.
• Офіційність.
• Етикет.

Наприкінці листа має бути ввічлива форма. Наприклад: «...Висловлюю надію на подальшу співпрацю (подяка за запрошення)...». Після цих фраз слід підпис автора.

Стиль

Усі листи мають бути витримані в офіційно-діловому стилі, Що означає використання коштів мови для офіційно- ділових відносин. Особливості такої мови формуються за таких обставин:

• Основними учасниками ділових відносин є юридичні особи, від імені керівників та посадових осіб яких пишуться листи.
• Відносини в організаціях мають жорсткий регламентований характер.
• Предметом спілкування є діяльність підприємства.
• Документи управлінського характеру переважно мають конкретного адресата.
• Часто у процесі діяльності організації зустрічаються однакові ситуації.

У зв'язку з цим викладена у діловому листі інформація має бути:

• Офіційною, безособистісною, що наголошує на дистанції між учасниками спілкування.
• Адресною, призначеною конкретному адресату.
• Актуальною в момент написання листа.
• Достовірною та неупередженою.
• Аргументованою для спонукання до здійснення одержувачем будь-яких дій.
• Повна для можливості прийняття рішення.

Вимоги

Діловий листмає відповідати таким вимогам:

• Мова стандартизована на всіх рівнях – лексичному, морфологічному та синтаксичному. У ній міститься безліч оборотів, термінів та формул.
• Тон написання - нейтральний, стриманий та суворий, без вживання емоційних та експресивних мовних виразів.
• Точність та ясність тексту, без логічних помилок, чіткість та продуманість формулювань.
• Лаконічність і стислість - без використання виразів, що несуть додатковий зміст.
• Використання мовних формул, сформованих у результаті повторюваних ситуацій.
• Вживання термінів, тобто слів чи словосполучень, що мають спеціальні поняття.
• Використання скорочень, які можуть бути лексичними (тобто складноскорочені слова, утворені видаленням літер із частин слів: ТОВ, ГОСТ тощо) та графічними (тобто позначення слів у скороченому вигляді: гр-н, ж-д та інше).
• Вживання конструкцій у родовому та орудному відмінках.
• Словосполучення з віддієслівними іменниками («надати підтримку» замість «підтримати»).
• Використання найпростіших поширених пропозицій.

Наведені вище зразки ділового листа нижче показані в повної версії(З основною частиною). Інформація відповідає всім вимогам офіційного ділового стилю.

Види ділових листів

Найкраще діловий лист писати з якогось одного конкретного питання. У разі потреби вирішення кількох питань відразу, рекомендується складати кілька різних варіантів.

Ділові листи можуть бути за змістом:

• Супровідними. Такі листи зазвичай потрібні для повідомлення про те, куди надіслати документи.
  (Як написати діловий лист? Зразок супровідного листадопоможе тим, кому потрібно скласти цей вид документа.

• Гарантійні. Вони пишуться для того, щоб підтвердити будь-які обіцянки чи умови. Може гарантуватися, наприклад, плата за роботу, оренду, строки постачання та інше.
• Подякою. Їх стали застосовувати особливо часто в останнім часом. Такі листи демонструють добрий тон партнерських відносин. Вони можуть бути оформлені на звичайному бланку або на кольоровому папері з гарним принтом.
  Як написати діловий лист? компанії на почесному місці.)

• інформаційними.
• Інструктивні.
• Вітальними.
• Рекламні.

Також бувають листи:

• Пропозиції співробітництва. Досить поширені останнім часом, що посилаються організаціям, часто мають рекламний характер, наприклад, як цей зразок. Комерційні листи написати досить складно, треба враховувати багато нюансів, щоб на нього звернули увагу, а тим більше зацікавилися. Але якщо скласти за наведеним нижче зразком, воно має всі шанси на успіх.

• Запрошення. Їх посилають, пропонуючи брати участь у різноманітних заходах. Зазвичай вони адресуються керівнику або посадовій особі, але можуть адресуватися і колективу.
• Запити.
• Оповіщення.
• Прохання та багато інших.

Як написати відповідь на лист. приклад

Відповідь треба починати з повторення прохання, викладеного у першому листі. Потім наводяться результати її розгляду та висловлюється схвалення чи мотив відмови. Діловий лист-відповідь може містити альтернативне рішення очікуваної інформації. Зазвичай воно відповідає наступним принципам:

• Наявність посилання на перший лист та його зміст.
• Однакові мовні засоби.
• Порівнянні обсяги та аспекти змісту.
• Дотримання певної послідовності.

Оформлення

Крім використання фірмових бланків ділових листів, необхідно враховувати інші тонкощі при їх оформленні. Це реквізити, правила скорочень, написання адреси, заголовка, довжина тексту, ширина полів та інше.

Зразки ділового листа допомагають скласти його, враховуючи всі тонкощі та нюанси. Ними користуються як діловоди-початківці, так і досвідчені працівники. Завдяки зразкам вони вчаться правильно складати листи та економлять багато часу.

Дорогі друзі, сьогодні я вирішив написати про наболіле - про те, як писати листи 😉 . Думаю, багато фахівців у різних галузях щодня отримують багато листів із запитаннями та проханнями про допомогу.

Ваш покірний слуга не виняток 🙂. Кількість листів із запитаннями та проханнями про допомогу в середньому становить 40-50 на день і часом перевищує мої фізичні можливості відповіді на них.

У листуванні значну частину складають листи, у яких питання та описи проблем не зовсім правильно сформульовані, через що вимагають додаткових листів, що уточнюють, що займає зайвий час як відправника, так і одержувача.

У цьому пості я хочу розповісти про те, як потрібно правильно писати листи з питаннями фахівцям, щоб отримання потрібної інформації займало мінімум часу і не вимагало зайвого листування.

Головне правило, на мій погляд, полягає в тому, що в листі дуже важливо дати зрозуміти, що ви цінуєте час одержувача. Все має бути стисло і чітко сформульовано.

1. Привітання

Я вважаю, що будь-який лист обов'язково має починатися з вітання. «Здрастуйте», «Привіт», «Добрий день» - написати ці слова не складає ніяких труднощів і займає секунди. Мені особисто не подобаються листи, які не мають вітання. Ніщо не цінується так дорого і не дається так дешево, як ввічливість.

2. Звернення на ім'я

На всіх сторінках блогу сайт, де є форма зворотного зв'язку(наприклад, сторінка « »), я завжди пишу «Мене звуть Михайло», тому не бачу проблеми, щоб не звертатися до листів на ім'я. Підсвідомо будь-яка людина любить, коли її називають на ім'я.

І хоча «Майк» я люблю більше, ніж «Михайло» 😉 , будь-яке звернення на ім'я зійде 🙂 .

3. Спочатку погуглить своє питання

Скільки разів у листуванні мені доводилося давати посилання на матеріали, які я знайшов, просто набравши поставлене мені запитання у пошуковій системі! У мене навіть пальців не вистачить на руках та ногах 😉!

Якщо серйозно, то щиро раджу спочатку погуглити питання, що вас цікавить у різних варіантах (у тому числі англійською, перекласти можна через Google Перекладач) і витратити час, щоб вивчити знайдені матеріали.

У більшості випадків ви легко знайдете відповіді на свої запитання в пошукових системах або на форумах (туди багато людей і приходять, щоб спілкуватися, обговорювати специфічні проблеми з різних тематиків і відповідати на запитання). Навіщо витрачати час іншої людини, коли в багатьох випадках ви самі легко можете знайти все, що потрібно?

Бажаю вам успішного збільшення відвідуваності ваших сайтів!

Десерт на сьогодні – відео про те, як хлопець підтягується на турніку на одному пальці. Теж так хочу 🙂 :

Ви впевнені, що серед сотень листів, які проглядає одержувач, ваш лист дійсно виділяється? Фахівці з розвитку кар'єри та маркетологи розповіли про те, як правильно вказувати тему електронного листа, щоб одержувач обов'язково його відкрив та своєчасно відповів на нього.

1. Завжди вказуйте тему листа

Ігнорування поля теми листа є найбільшою помилкою відправника, який розраховує отримати своєчасну відповідь. Тема листа, як правило, вказує одержувачу зміст повідомлення та змушує його прийняти рішення – відкривати чи не відкривати листа. Електронне повідомлення з порожнім полем теми, швидше за все, буде відразу видалено, оскільки дратує одержувача, адже йому необхідно буде відкрити лист, щоб дізнатися, про що в ньому йдеться.

2. Спочатку вкажіть тему листа, а потім починайте написання повідомлення

Багато людей вважають, що тема листа є другорядним завданням після його написання. Однак Аманда Августин, яка займається консультуванням щодо розвитку кар'єри в компанії The Ladders, наголошує, що саме тема листа є пріоритетною для автора. По-перше, саме тема задає тон повідомленню, а по-друге, не дозволяє відволікатися на інші теми.

3. Будьте короткі

Тоді як при відкритті скриньки з вхідною поштою на моніторі комп'ютера ви можете бачити в темі 60 символів, на смартфоні ви зможете побачити лише 25-30 символів. Тому помістіть тему листа у 6-8 слів. Цього буде більш ніж достатньо.

4. Вкажіть найважливіше на початку теми листа

Дмитро Леонов, віце-президент компанії SaneBox, розповів, що близько 50% листів проглядаються з мобільних телефонів. Зважайте на це, і пишіть найголовніше на початку теми листа. А якщо ні, то в 50% випадків важливі частини повідомлення можуть бути просто обрізані мобільними пристроями і не прочитані одержувачами.

5. Уникайте непотрібних слів

Не засмічуйте тему листа такими непотрібними фразами, як "Доброго дня", "Приємно познайомитися", "Дякую" і так далі. По-перше, вони нічого не означають для одержувача. По-друге, ви можете сміливо використовувати їх у самому листі, що буде навіть більш логічно.

6. Будьте зрозумілі та конкретні у темі листа

У темі листа має бути зазначено саме те, про що в листі йтиметься. Саме за темою листа одержувач має розставляти пріоритети та вирішувати, коли саме йому необхідно відповісти на нього. Наприклад, повідомлення у темі "У вас є зараз вільний часдля вирішення мого питання?" дуже розпливчасто, тому що не дає розуміння одержувачу, що саме від нього хочуть, і змушує відкрити листа. Тому якщо ви відправляєте резюме, то в темі сміливо пишіть своє ім'я та назви вакансії, на яку претендуєте. А якщо хочете поставити питання про поточний проект своєму колегі або партнеру, то в темі вказуйте назву конкретного проекту.

7. Зробіть тему простою та закликаючою до дії

Ця рада особливо корисна маркетологам і тим, хто відправляє рекламні листи. Віце-президент компанії Hub Spot Кіп Боднар радить написати таку тему листа, яка б закликала одержувача до дії, зацікавила б його.

8. Використовуйте ключові слова для подальшого пошуку та фільтрації

У багатьох професіоналів у електронною поштоює тематичні папки, а також вони активно використовують фільтри для пошуку тих чи інших листів. Тому, якщо в темі вашого листа подібних міток немає, то ваш лист, швидше за все, просто не помічено. Тому дуже важливо використовувати ключові слова, що відображають тему листа, щоб надалі одержувач зміг його легко знайти через систему пошуку.

9. Вкажіть, якщо вам потрібна відповідь

Коли людина отримує лист, йому також важливо знати, чи необхідно йому просто прочитати або ж на нього необхідно відповісти. Тому, каже Аманда Августин, вказуйте у темі листа "Будь ласка, дайте відповідь" або "Будь ласка, прочитайте". Також ви можете використовувати вираз "До вашої інформації". Воно використовується, щоб повідомити одержувачу про те, що повідомлення буде цікавим. У діловому електронному листуванні наголошує, що відправник хоче проінформувати одержувача, але при цьому повідомлення не є дорученням і не вимагає від одержувача виконання дій, безпосередньо пов'язаних із повідомленням.

10. Вкажіть дедлайн у темі листа

Якщо в тілі листа ви надсилаєте багато інформації, але вам необхідно, щоб на неї відреагували певні терміни, то вкажіть їх у темі листа. Це значно збільшить шанси прочитання та своєчасного реагування на повідомлення. Наприклад, можна вказати: "Будь ласка, дайте відповідь на цей лист до кінця робочого дня п'ятниці".

11. Якщо до цього одержувача вас хтось направив, дайте це знати

Якщо контакт одержувача дав вам якийсь партнер, клієнт, колега, то вкажіть його ім'я прямо в темі, а не в самому листі. По-перше, знайоме ім'я приверне увагу отримувача. По-друге, воно дасть уявлення одержувача про проект чи питання, з яким ви можете до нього звертатися.

12. Виділіть те, що хочете запропонувати

Якщо ви відправляєте "холодний лист", то не знаєте, чи зацікавить вашу пропозицію вашого одержувача. Тому вкажіть у темі те, що пропонуєте, а також розкажіть про бонуси - знижки, спеціальні пропозиції.

13. Вкажіть ім'я одержувача або назву компанії

Ви повинні знати, кому надсилаєте листа. І одержувач також повинен відразу ж зрозуміти, що цей лист призначається саме для нього. Кіп Боднар заявляє, що одним з найкращих способів показати це є вказівка ​​його імені або назви компанії в темі листа. Наприклад, ви можете написати так: "Володимире, погляньте на ці цифри: обсяг продажів компанії збільшився на 25%".

14. Використовуйте слова, що обмежують термін відповіді на лист

Якщо ви хочете привернути чиюсь увагу та переконати одержувача відповісти вам, то в темі листа вкажіть термін вашої пропозиції. Наприклад: "Реєстрація обов'язкова сьогодні", "Кількість місць обмежена - поспішайте записатися на захід".

15. Не починайте пропозицію у темі листа, який закінчується у самому листі

Якщо ви починаєте писати будь-яке запитання чи пропозицію у темі листа, то закінчуйте його відразу, не продовжуючи у листі. Одержувача це дратує, оскільки змушує його відкривати листа і продовжувати прочитання. Подумайте, можливо для короткого питання більше підійде месенджер або навіть дзвінок?

16. Перечитайте повідомлення у темі листа

Аманда Августин радить перед відправкою перечитати тему листа. Для чого це? Дуже часто, коли відправник відправляє цілу "пачку" листів різним одержувачам, забуває змінити ім'я або назву компанії в темі листа. Це може дратувати отримувача або навіть образити. Тому перш ніж надіслати листа, перечитайте його та перевірте на невідповідності.

17. Не пишіть у верхньому регістрі

Використання слів, написаних у верхньому регістрі, привертає увагу, але у неправильному напрямі. Такий спосіб робить лист важким для прочитання та змушує одержувача турбуватися на підсвідомому рівні. Натомість ви можете використовувати тире, двокрапки, щоб провести якусь межу між словами і зробити на чомусь акцент.

Переклад статті підготувала Катерина Нікітіна за матеріалами Business Insider