Маркетинговий аудит: введення та чек-лист Серед методів маркетингового мислення найважливішим є маркетинговий аудит. Це пошук відповідей на десятки великих і малих питань «від Клієнта» про фірму та її продукти; про ринок та конкурентів. А також про саме

Як перевірити ідею: чек-лист З одного боку, це не так: ще до моменту перетворення на бізнес ідею доведеться багато разів змінити. З іншого – применшувати роль ідеї теж

Регулярна адаптація для нових співробітників нерідко допомагає роботодавцям якнайшвидше ввести нового члена в колектив, а також навчити його всім необхідним тонкощам роботи.

Існуючі адаптаційні програми, крім професійного навчання нового працівника, включають і психологічну підтримку, допомогу під час «вливання» в колектив і т.д.

Основні цілі заходів

Можна впевнено сказати, що адаптація перебуває на користь обох сторін трудових відносин - як роботодавця, і його нового співробітника. Перший зацікавлений у якнайшвидшому отриманні результатів, тоді як другому справді потрібна допомога у звиканні до нового місця роботи.

Загальна система адаптаційних заходів включає сприятливий вплив на такі сфери роботи:

• мінімізація витрат за навчання співробітника;
• швидке визначення максимально ефективної ролі працівника у конкретній організації;
• зниження плинності кадрів у вигляді якісного навчання кожного працівника та прояви щодо нього максимально сприятливого отношения;
• створення позитивної атмосфери у колективі, виключення можливих конфліктних ситуацій, суперечок тощо;
• створення згуртованості колективу, формування у досвідчених співробітників максимально позитивного ставлення до новачків.

Хто може бути відповідальним за проведення адаптаційних заходів

Як правило, відповідальність за адаптацію покладається на фахівців із кадрової служби. Але брати участь у цій процедурі можуть інші додаткові особи, наприклад, сам керівник, начальник відділу, співробітники лабораторії тощо.

Якщо організація є великою, то в ній може бути введена окрема посада спеціаліста з адаптації персоналу.

Створення плану заходів

Зазвичай, план адаптації складається індивідуально кожному за підприємства. Але в більшості випадків він включає наступні основні етапи:

1. Попереднє збирання всієї необхідної інформації про кандидатів на конкретну посаду.
2. Вивчення певних закладів, з яких можуть бути випущені молоді фахівці.
3. Аналіз поточної системи адаптації. При необхідності, на даному етапі в існуючу схему вносяться всі необхідні коригування та зміни, які мають призвести до вищих показників ефективності.
4. Перевірка та аналіз усіх документів, на підставі яких компанія проводить необхідні адаптаційні заходи. До таких документів належать внутрішні положення та угоди компанії, які також можуть бути скориговані та змінені.
5. Розробка матеріалів для попередніх перевірок та тестування кандидатів на ті чи інші посади в організації. Сюди можна віднести створення відповідних тестів, розробку спеціальних анкет та інших матеріалів для відбору кандидатів.
6. Встановлення чітких критеріїв відбору співробітників, включаючи вимоги до необхідної освіти, кваліфікаційні навички, особливі ознаки характеру і т.д.
7. Безпосереднє знайомство з претендентом, усне інтерв'ю, яке зазвичай проводить керівник.
8. Застосування всіх чинних положень на практиці - проведення необхідних адаптаційних заходів.

Склад адаптаційних програм

Адаптаційна програма розробляється відповідальними особами підприємства. Вона повинна містити в собі всю необхідну інформацію, наприклад, про методи, про оцінки і критерії відбору, про допустимі форми впливу і т.д.

При складанні індивідуальної програми адаптації кожного співробітника в розрахунок приймаються і такі важливі обставини, як: його поточний досвід роботи, вік, стан здоров'я, відгуки з попередніх місць роботи і т.д.

При цьому існує кілька обов'язкових пунктів, які застосовуються до кожного нового співробітника, наприклад:

• попереднє ознайомлення з потенційним кандидатом. Це може бути як усна розмова з відповідальною особою компанії, так і заповнення спеціально розробленої анкети тощо;
• знайомство з усіма внутрішніми документами компанії, які матимуть безпосереднє відношення до подальшої професійної діяльності співробітника – посадової інструкції, угоди про матеріальну відповідальність, положення про заробітну плату тощо;
• розповідь про діючу в організації техніку безпеки. Особливо це стосується тих підприємств, на яких було зафіксовано спеціальні чи небезпечні умови праці;
• безпосереднє знайомство нового співробітника з рештою колективу. Це може бути знайомство як з усіма членами організації, і з окремим структурним підрозділом, якого буде прикріплений співробітник;
• остаточна оцінка вмінь та навичок співробітника, наприклад, після проходження обов'язкового випробувального терміну.

Додаткові заходи також можуть включати:

1. Постійний контакт із співробітником з метою з'ясування його досягнень за певний період, наприклад, протягом тижня. Такий спосіб зворотного зв'язку дуже ефективний, оскільки він дозволяє здійснювати максимально чітке спостереження за успіхами новачка. Крім цього, сам співробітник завжди зможе поставити питання, що його цікавлять по роботі.
2. Здійснення знайомства нового співробітника з колективом за допомогою організації особливої ​​процедури, наприклад, церемонії вистави, невеликих зборів, створення сприятливої ​​та невимушеної обстановки під час знайомства.
3. Максимальна допомога в організації новачкові комфортного місця роботи – здійснення необхідної перестановки, видача нових матеріалів, знайомство з особливостями роботи техніки тощо.
4. Організація додаткових тренінгів, ігор, корпоративних заходів, які допоможуть співробітнику якнайшвидше встановити взаємний зв'язок та спілкування з колективом.
5. Постійне збільшення вимог, чітке роз'яснення поставлених завдань, щоб працівник встигав розуміти, що від нього хочуть.
6. Організація додаткового навчання в тому випадку, якщо в окремій галузі роботи співробітнику потрібна максимальна допомога та підтримка.

Перед тим як затверджувати адаптаційну програму, слід перевірити наявність наступних, найважливіших критеріїв, наприклад:

• співробітникові дійсно було докладно розказано про майбутній робочий графік, а також про інші найважливіші нюанси;
• працівнику було чітко роз'яснено положення існуючої техніки безпеки;
• новачка офіційно представили колективу;
• велика увага була приділена можливим суперечкам та конфліктам з новачком, а також способам їхнього якнайшвидшого вирішення.

Слід пам'ятати, що індивідуальна адаптаційна програма справді має відповідати особливим рисам і ознаками характеру людини. Тільки в цьому випадку вона зможе принести максимально позитивні та високі результати. Не зайвим буде дізнатися про такі важливі моменти, як основні риси характеру новачка, наявність амбіцій, ступінь комунікабельності, особливості мислення, сімейний стан і т.д. p align="justify"> Особливу увагу також можна приділити і попередньому досвіду роботи - причин звільнення, особливостям спілкування з минулим керівником.

Приклад складеної адаптаційної програми

Стосовно співробітника магазину

1 -й день

Знайомство працівника із самою компанією, а також з особливостями її роботи. Тут можна розповісти про історію появи організації, про традиції, що встановилися в ній. Далі йде роз'яснення про поточний графік роботи, про можливість виходу в понаднормові зміни тощо.

2-7 дні

Знайомство з поточним асортиментом магазину, розповідь про особливі найменування продукції, а також про те, як досягти максимального успіху у сфері продажу.

8-10 дні

Інструктаж щодо вирішення конфліктних ситуацій, особливостей поведінки та спілкування з відвідувачами, навички відповідей на провокаційні питання.

11-14 дні

Початок стажування, перехід від теоретичної частини до практичної. Обслуговує клієнтів під керівництвом призначеного наставника.

15-20 дні

Спроби самостійної роботи під наглядом наставника. З'ясування питань, що цікавлять новачка, в ході бесіди з керівником. Відпрацювання психологічних прийомів та навичок у спілкуванні з клієнтами.

21-30 дні

Здійснення самостійної роботи відповідно до встановленого графіка та вимог. Постановка оцінки після закінчення попередньої трудової діяльності. Відповідні висновки керівництва та відповідальної особи про можливість чи неможливість подальшого працевлаштування.

Адаптація працівника радіостанції

1 тиждень

Знайомство членів організації із новим співробітником. Організація невеликої зустрічі у робочий час у невимушеній обстановці. Розповідь про історію появи та формування радіостанції, інформування про цікаві факти та внутрішні секрети компанії. Первинне знайомство з устаткуванням, у якому у майбутньому працюватиме новий співробітник.

Озвучення подальших перспектив та критеріїв, які безпосередньо впливають на подальше кар'єрне зростання.

2 тиждень

Знайомство з чинними внутрішніми документами організації, включаючи посадову інструкцію працівника. Подання інформації про діючу трудову дисципліну, особливості організації перерв, загальні принципи розподілу робочого дня і т.д.

3 тиждень

Організація спільних ігор та дозвілля, складання мотиваційних програм, творчі завдання та створення сценок вирішення конфліктних ситуацій.

4 тиждень

Створення працівником індивідуального проекту під керівництвом прикріпленого наставника. Підбиття проміжних підсумків з оцінкою поточних досягнень, а також з внесенням невеликих коригувань у роботу новачка, якщо це необхідно.

5-8 тиждень

Самостійне виконання всіх обов'язків, які були покладені на новачка відповідно до положень трудового договору, а також чинної посадової інструкції. Створення ще одного авторського проекту на підставі поданих керівником вимог.

Розмови з іншими співробітниками, збір відгуків про результативність та ефективність проведеної новачком роботи. Перегляд усіх зафіксованих досягнень за минулий час та підбиття підсумків.

Прийняття остаточного рішення про те, чи буде співпраця нового співробітника та роботодавця надалі продовжена.

Наведені вище приклади наочно підтверджують той факт, що будь-яка адаптаційна програма повинна мати чіткі терміни. Тільки в цьому випадку вона справді зможе принести бажані результати.

Не зайвим буде і постійне підбиття попередніх підсумків. Ця рада особливо актуальна у тому випадку, якщо адаптаційний період досить довгий. В результаті, відповідальна особа може просто забути про деякі досягнення новачка, а також про інші важливі нюанси.

Саме тому невелике підбиття підсумків краще робити досить часто, наприклад, щотижня.

Безперечно, адаптація вже давно стала невід'ємною частиною функціонування практично будь-якої організації. При уважному ставленні до цієї процедури вона дійсно допоможе підвищити ефективність праці в досить короткі терміни, одночасно знижуючи витрати.

П.І.Б. ____________________________________

Посада регіональний представник.

Регіональний відділ.

Керівник ______________________________

Наставник _________________________________

Дата виходу працювати «___» ___________ 20__ р.

Випробувальний термін три місяці,

з «____» ____________ 20__ р. по «____» _____________ 20__ р.

Завдання на випробувальний термін:

1) виконання прийнятих щомісячних планів з продажу (у руб.);

2) прийом території;

3) ознайомлення з клієнтською базою, особисте знайомство із ключовими клієнтами;

4) визначення потенціалу довіреної території;

5) знайомство із співробітниками у регіонах;

6) ознайомлення з внутрішніми правилами та процедурами регіонального відділу.

Заходи з адаптації

Заходи до виконання

Підпис керівника

Підпис наставника

З програмою ознайомлений

(Підпис співробітника)

«_____» _______________ 200___ р.

_______________________

Додаток 2

Книга співробітника

1. Привітання генерального директора.

2. Наша компанія:

· Історія розвитку компанії; основні здобутки;

· Бачення, місія, корпоративні цінності;

· стратегічні пріоритети розвитку;

· Організаційна структура компанії;

· Колегіальні органи управління.

3. Наші співробітники:

· Керівники компанії;

· Ключові співробітники;

· Кращі співробітники.

4. Наше життя:

· Щорічні корпоративні заходи;

· Кодекс корпоративної етики.

5. Наші правила:

· Правила внутрішнього трудового розпорядку;

· Поняття комерційної таємниці;

· Оцінка роботи персоналу;

· Навчання персоналу;

· Соціальна програма для співробітників;

· Заохочення за успіхи в роботі;

· Правила роботи з документами;

· Дисциплінарні заходи.

6. Телефонний довідник.

7. Для запису.

________________________

Інтернет-портал HR-Portal: http://www.hr-portal.ru/adaptation_doc/

Додаток 3

Пам'ятка новому співробітнику

Прізвище, ім'я

Підрозділ

Шановний/а, ______________ !

Сьогодні Ваш перший робочий день, і ми бажаємо стати повноправним співробітником нашої компанії.

Ваш безпосередній керівник: __________________

Телефон: _____________

Ваш наставник: ______________

Телефон: _____________

Режим роботи: від ___ до ___.

Обід з ___ до ___ за ковзним графіком.

У разі неявки на роботу необхідно до ___ годин повідомити про причини своєї відсутності безпосереднього керівника.

Заробітна плата нараховується двічі на місяць: ___ та ___ числа.

Відпустка в компанії надається згідно з графіком відпусток. Відпускний період складає 28 календарних днів. Рекомендується відпустку ділити на два періоди по 14 днів.

У разі зміни місця прописки та проживання, зміни складу сім'ї необхідно надати інформацію інспектору з кадрів протягом п'яти днів.

Усі заяви та службові записки необхідно спочатку візувати у свого безпосереднього керівника.

З усіх питань Ви можете звернутися до свого наставника, керівника підрозділу або у відділ персоналу.

З побажаннями гарного дня,

_____________________________.

_______________________

Інтернет-портал HR-Portal: http://www.hr-portal.ru/adaptation_doc/

Додаток 4

Книга керівника

1. Звернення генерального директора.

2. Цілі, завдання, ресурси підприємства.

3. Про компанію.

4. Органи управління.

5. Структура керівництва.

6. Розділи:

· Фінанси;

· Управління персоналом;

· Технічний розвиток;

· Зв'язки з громадськістю;

· Діловодство.

У кожний розділ включено:

· Положення;

· Накази;

· Регламенти;

· Форми документів;

· Навчальні матеріали.

Інтернет-портал HR-Portal: http://www.hr-portal.ru/adaptation_doc/

Підходи до вибору адаптаційних інструментів

При виборі адаптаційних інструментів для розробки і подальшого їх застосування в компанії необхідно виходити з мети, що стоїть перед організацією, а, отже, і службою персоналу, чого: чого ми хочемо досягти в найближчий рік, як на досягнення цієї мети вплине система адаптації нових співробітників, що вибудовується?

Але за всієї очевидної доцільності застосування цільового підходу ми часом, на жаль, застосовуємо інші.

Проблемно-орієнтований підхід, наприклад, у ситуації, коли співробітники служби персоналу несподівано для себе дізнаються, що нові співробітники вкрай мало знають про саму компанію, її історію, завдання, що стоять перед нею. Це означає, що треба щось змінювати в існуючому стані справ.

Процесно-орієнтований, коли над метою починає домінувати розуміння того, як «має бути, тому що в інших все саме так». Це виявляється в тому, що служба персоналу намагається копіювати досвід інших компаній, не завжди замислюючись, чи це необхідно.

Адаптаційний лист

Одним із інструментів управління процесом адаптації новачка єАдаптаційний лист (додаток 1) нового співробітника (у деяких компаніях він називається Щоденник нового співробітника, Програма адаптації, План адаптації, План стажування).

Адаптаційний лист готується лінійним керівником та підписується новим співробітником у перший день його роботи разом із посадовою інструкцією. Адаптаційний лист може бути підготовлений як у друкованому, так і в електронному вигляді.

Структура Адаптаційного листа нового співробітника включає такі розділи:

завдання на випробувальний термін;

заходи щодо адаптації;

перелік заходів до виконання;

контроль виконання.

Завдання на випробувальний термін

Завдання визначаються керівником та роз'яснюються новачкові під час підписання Адаптаційного листа.

Заходи з адаптації

Цей розділ включає ті адаптаційні заходи, які розроблені в компанії та адресовані новому співробітнику.

Перелік заходів до виконання

Перелік заходів до виконання - це список так званих контрольних точок або зобов'язань нового співробітника перед компанією.

Контроль виконання

У цьому розділі фіксується оцінка виконання поставлених перед новим співробітником завдань, яку рекомендується здійснювати під час його зустрічей із безпосереднім керівником раз на два тижні чи місяць.

Welcome! Тренінг.

Welcome! Тренінг (або вступний курс «Ласкаво просимо до компанії!») - це останній шанс для компанії справити враження на новачка, іншими словами, закохати його в себе. Тому, крім передачі нових знань про компанію та існуючі порядки, метою Welcome! Тренінг є формування та підвищення лояльності нових співробітників до компанії. Важливо розуміти, що Welcome! Тренінг перестав бути тренінгом у звичному розумінні цього терміну, тобто. він не спрямований на відпрацювання будь-яких навичок.

Форми проведення Welcome! Тренінгу

1. Аудиторний тренінг. Це класичний варіант проведення вступного навчання. Перевагами є реальне спілкування як із співробітниками, які проводять навчання, так і з новачками інших підрозділів.

2. Електронний курс (e-learning). Використання такої форми навчання рекомендується у таких випадках:

* У навчанні беруть участь співробітники віддалених офісів, тоді сам курс, до якого мають доступ співробітники всіх підрозділів, готується та періодично оновлюється співробітниками служби персоналу основного офісу;

* У компанію одночасно приходить багато новачків, що може бути обумовлено різними причинами: стадією її активного зростання, процесами злиття та поглинання, плинністю персоналу.

Наразі спеціалізовані провайдери пропонують послуги з розробки електронних версій адаптаційних курсів. Стиль програм, що розробляються, зовсім різний: від строгого до веселого, коли тренінг розроблений у вигляді гри або мультфільму.

3. Змішаний варіант. Таке навчання включає як аудиторні модулі, і елементи електронного навчання. Цей формат стає найпоширенішим, оскільки дозволяє фахівцям служби персоналу розробляти збалансовані програми, визначаючи, яка частина інформації може бути вивчена новачками самостійно, а яких випадках доцільно живе спілкування.

Тривалість Welcome! Тренінг залежить від потреб компанії, а саме від обсягу інформації, яку планується донести до нових співробітників.

Досвід показує, що програма, як правило, триває від двох до двох днів.

Періодичність Welcome! Тренінг залежить від того, наскільки часто і в якій кількості в компанію приходять нові співробітники. Це може бути і щотижнева, і щомісячна програми.

Блок 1. Відомості про компанію - покликаний познайомити учасників тренінгу з історією організації, її сьогоденням та майбутнім.

Однією з помилок є використання у підготовці даного блоку презентацій, розроблених департаментами маркетингу та продажу та орієнтованих на клієнтів компанії. Важливо пам'ятати, що клієнти є зовнішнім оточенням компанії та входять до іншої цільової аудиторії, на відміну від співробітників компанії, що безпосередньо впливає на розміщення акцентів.

Блок 2. Інформація про вироблені продукти/надання послуг.

Навіть у тому випадку, якщо серед новачків немає співробітників департаменту продажу, яким доведеться працювати з клієнтами, рекомендується не підходити до цього блоку формально. Будь-якому співробітнику, незалежно від його посади, буде цікаво отримати специфічні відомості про те, як виробляється продукція або як здійснюються послуги, чи це нафтова галузь чи гравець телекомунікаційного чи алкогольного ринку. Це може бути реалізовано у вигляді невеликого фільму, презентації з яскравими слайдами або ігри, які дозволять новачкам освоїтися в основних особливостях продукту.

Блок 3. Пояснення принципів корпоративної культури - як правило, роз'яснюються існуючі норми та положення корпоративної культури.

Блок 4. Корпоративна політика в галузі управління персоналом містить інформацію про можливості, що надаються співробітникам компанією, у таких сферах:

професійний розвиток - які можливості у галузі навчання надає компанія, як працюють навчальний центр та бібліотека;

розвиток кар'єри – базова інформація про оціночні процедури, приклади кар'єрного зростання працюючих співробітників;

політика винагород (у разі, якщо вона уніфікована) – які корпоративні показники ефективності, який алгоритм розрахунку премій;

умови роботи – порядок виплати заробітної плати, можливості отримання інших існуючих у компанії пільг;

умови побуту - де і коли можна пообідати, отримати медичну допомогу, допомогу, пов'язану з обслуговуванням транспортного засобу тощо);

відносини із профспілковою організацією.

Блок 5. Екскурсія по компанії; сюди можна включити заходи, наведені нижче:

*відвідування виробництва, відділу розробок чи інших ключових підрозділів;

*відвідування музею компанії;

прохід Алеєю слави. Алея слави - умовна назва експозиції дипломів та нагород організації, які розміщують на стінах або в холах;

перегляд фільму про компанію.

Відповіді на запитання

1. Хто проводить Welcome! Тренінг?

Починати Welcome! Тренінг рекомендується з привітання та вступного слова одного з топ-менеджерів. Основна частина курсу Welcome! Тренінгу, наступна за вступним словом, зазвичай, проводиться спеціалістом служби персоналу: тренінг-менеджером чи менеджером з підбору та адаптації персоналу.

Частина, присвячена опису продукту/надання послуг, що випускається, найчастіше готується фахівцями відповідного профілю, наприклад технологами або маркетологами.

У блоці, який роз'яснює кадрову політику організації, поряд зі спеціалістом HR-відділу може виступити працівник будь-якого іншого підрозділу, який розповість про себе та свій кар'єрний шлях у компанії, що дозволить завоювати більшу довіру новачків і водночас буде додатковою мотивацією для самого працівника.

Для розповіді про соціальну політику та захист інтересів співробітників можна запросити представника профспілки.

Крім передачі знань із перших рук така форма дозволяє додатково мотивувати працюючих співробітників компанії, зайнятих у проведенні адаптаційної програми.

2. Хто розробляє Welcome! Тренінг?

До розробки Welcome! Тренінгу важливо залучити спеціалістів та керівників різних підрозділів. Вона повинна включати ряд складових.

Уточнення переслідуваних цілей та очікуваних результатів.

Визначення структури та змісту програми. Для цього можна провести фокус-групу чи інтерв'ю серед тих співробітників, які працюють в організації порівняно недавно.

Підготовку змістовної частини тренінгу, визначення тривалості та форми проведення. На цьому етапі потрібно виділити цікаві приклади життя компанії, скласти список питань для інтерактивного обговорення і підготувати роздаткові матеріали.

Оцінка Welcome! Тренінгу. Тому що Welcome! Тренінг не є тренінгом у звичному розумінні цього слова, процес оцінки може включати всього два кроки: 1) оцінку реакції учасників: збір зворотного зв'язку про те, чи сподобалася новачкам форма проведення програми, чи все було зрозуміло тощо; 2) перевірку знань з використанням тестів про продукт/послуги у разі, якщо це потреба.

Корпоративна брошура Книга співробітника.

Корпоративна брошура Книга співробітник (додаток 2) (інша назва Папка співробітника) може видаватися як у друкованій формі, так і в електронній.

Ціль Книги співробітника

Зорієнтувати новачка у великому обсязі інформації, яку йому необхідно дізнатися про компанію.

Визначається насамперед цільовою групою видання. Для рядових співробітників робочих спеціальностей є сенс підготувати Пам'ятку нового співробітника (додаток 3), включивши до неї відомості, пов'язані з умовами праці та побуту.

Для співробітників, які працюють дистанційно, правильно буде викласти весь матеріал адаптаційного курсу, оскільки вони не мають можливості відвідати вступний курс особисто.

У компаніях, що активно розвиваються, має сенс розробити Книгу керівника (додаток 4), цільовою аудиторією якої стануть як співробітники, призначені на посаду після проходження програми розвитку кадрового резерву, так і фахівці, які прийшли в компанію ззовні. Основними матеріалами, розміщеними в такій Книзі керівника, стануть описані бізнес-процеси та регламенти, наприклад, Положення про підготовку та захист бюджету або локальні нормативні акти щодо роботи з персоналом.

У разі якщо надання Книги співробітника кожному новачкові з яких-небудь причин є витратним для компанії - наприклад, вона є виробничою і більшу частину працівників складають співробітники робочих спеціальностей, рішенням може бути вручення новачкам Пам'ятки новому співробітнику та розміщення всіх інформаційних матеріалів про компанію на інформаційному стенді, доступ до якого вільний всім.

Під час розробки таких книг і пам'яток треба відразу запланувати періодичність їхнього оновлення, оскільки вказана інформація змінюється дуже швидко. Оновлену інформацію необхідно доводити і до співробітників, які вже працюють.

Дні новачків

Дні новачків у компанії можуть відбуватися з різною періодичністю. Найбільш поширені варіанти - один раз на місяць і один раз на квартал. Головна мета таких заходів – командоутворення.

У деяких компаніях День новачків замінює Welcome! Тренінг. У цьому випадку захід зазвичай включає офіційну (змістовну) та неофіційну (розважальну) частини.

Комплект новачка

Комплект новачка (інші назви: Папка нового співробітника, або Путівник по компанії) зазвичай включає:

посадову інструкцію, локальні нормативні документи, зокрема Положення про персонал;

Адаптаційний лист;

Книгу співробітника;

корпоративні пам'ятки, положення;

останній випуск корпоративного видання;

маркетингові матеріали;

корпоративний сувенір (наприклад, ручка, блокнот тощо);

телефонний довідник;

Частина документів може бути записана на компакт-диск, наприклад, разом із фільмом про компанію.

Перший день нового співробітника

Перший день співробітника має бути підготовлений заздалегідь. Часто буває, що компанії де-юре мають розроблені адаптаційні інструменти, а де-факто виявляються абсолютно не готові до прийому нового співробітника. Детально розроблені програми адаптації не замінять емоційної складової першого дня співробітника на новому місці, під час якого він мимоволі оцінює реальне ставлення до нього.

Неправильно призначати вихід нового співробітника на той день, коли його безпосередній керівник перебуває у відпустці чи відрядженні. Не варто допускати, щоб людина відчувала себе покинутою.

Чекаючи на появу нового співробітника в офісі, перевірте, чи не забули ви підготувати:

робоче місце; на робочому столі та в тумбочці не повинно бути жодних речей, що залишилися від попереднього співробітника, покладіть на стіл щоденник, набір канцелярського приладдя;

Комплект новачка, Адаптаційний лист, бейджик;

знаки привітання від колег: листівка – привітання з виходом на нову роботу, невелика шоколадка, корпоративний сувенір – словом, все, що співробітникам підкаже їхня фантазія.

Якщо є можливість, попередьте працівників цього та суміжних підрозділів про появу нового колеги.

Перший день роботи нового співробітника рекомендується починати трохи пізніше, наприклад, о 9.30, якщо вся компанія працює з 9.00. На цей час усі зацікавлені особи вже будуть на робочих місцях, і новачкові не доведеться проводити перші хвилини в очікуванні появи майбутніх колег.

Важливо не так у перший же день довести до співробітника всю детальну інформацію, як пояснити йому, де її можна самостійно знайти в майбутньому. Мета першого дня нового співробітника – сформувати у нього позитивне враження про компанію та викликати наснагу до роботи в ній.

Інформація про новачка

Важливо не лише уявити новому співробітнику його майбутніх колег, а й розповісти про нову людину у колективі. Для цього необхідно використовувати наявні комунікаційні канали:

інтранет-сторінку «Наші новачки»;

інформаційний стенд;

корпоративний бюлетень чи газету;

особисте уявлення (у разі складність може викликати те, що не всіх співробітників компанії можна застати на місцях).

Інформація про нового керівника

У разі приходу нового керівника HR-службі є сенс підготувати план його знайомства із співробітниками. Часто співробітники ставляться до нового керівника з деякою настороженістю, тоді як бажано, щоб топ-менеджер з першого дня користувався повагою підлеглих. Інформацію про керівника потрібно розповсюдити по всіх каналах усередині організації, і вона повинна включати такі відомості:

освіта та досвід роботи;

успіхи та досягнення у попередніх проектах;

сімейний стан, хобі тощо;

погляди на організацію робочого процесу

Оптимальним варіантом є представлення цих відомостей як інтерв'ю. Інші варіанти: самопрезентація, оповідання третіх осіб.

Інформація про нового рядового співробітника

Пересічному співробітнику приділяється менше уваги, ніж топ-менеджеру, але представити його колективу все одно необхідно, хоча б у рамках його підрозділу.

Подання нового співробітника

Знайомство нового співробітника з колегами зазвичай відбувається за наведеним нижче планом.

1. Знайомство з колегами усередині підрозділу.

2. Знайомство з колегами суміжних підрозділів, з якими новачок безпосередньо взаємодіятиме.

3. Знайомство з вищим керівництвом. При поданні новачок та інший співробітник обмінюються наступною інформацією:

ім'я та прізвище, посада;

основні завдання того та іншого;

питання, якими вони взаємодіятимуть.

Навчання під час адаптації. Види адаптації

1. Навчання, пов'язане із ознайомленням з корпоративними стандартами.

До цієї групи входить навчання:

правилам роботи із клієнтами;

правила роботи з корпоративною базою даних;

складання звітності тощо.

Добре, якщо це навчання супроводжується видачею пам'яток, де прописані всі основні алгоритми.

2. Професійне навчання. Часто в компанію приймають співробітника, який не має повного набору необхідних компетенцій, але відрізняється досить високим потенціалом. У цьому випадку для нього доцільно спланувати необхідне навчання, інформацію про яке буде відображено в Адаптаційному аркуші. У таких випадках необхідно прикріпити до новачка наставника.

3. Стажування. У ряді компаній практикується стажування фахівців у суміжних підрозділах, яке організується для прискореного входження на посаду та розуміння співробітником основних бізнес-процесів.

З метою швидкої адаптації нового тренінг-менеджера, який займатиметься навчанням персоналу, можна направити його на обмежений період на стажування у відділ продажу, маркетингу тощо. Таким чином, він добре розумітиме, чим займаються співробітники, з якими він взаємодіятиме надалі програми навчання для яких буде розробляти.

Перераховані вище форми навчання – мінімальний набір інвестицій у нового співробітника.

Пропозиція про роботу

Пропозиція про роботу (Job Offer) (додаток 5) по суті є першим інструментом майбутньої адаптації, і необхідно поставитися до нього з усією серйозністю.

Як правило, офіційна пропозиція роботи - документ на півтори-дві сторінки, який включає в себе в концентрованій формі умови майбутнього трудового договору, в тому числі таку інформацію:

пропоновану посаду;

місце посади у структурі підприємства, тобто. вказівку, у кого співробітник перебуватиме у прямому та функціональному підпорядкуванні;

перелік функціональних обов'язків;

місце роботи;

обсяг відряджень;

наявність випробувального терміну;

розмір оплати праці та структуру доходу;

ключові показники ефективності діяльності;

умови компенсації понесених витрат: оплату мобільного зв'язку; витрат на використання автомобіля;

надання інших пільг - медичне страхування;

дату очікуваного виходу працювати чи дату отримання згоди кандидата;

перелік документів, необхідних оформлення працювати.

Підготовка такої докладної пропозиції полегшить у майбутньому роботу співробітників служби персоналу: інспектору з кадрів не доведеться гадати, чим повинен займатися співробітник, і завантажувати його посадову інструкцію з Інтернету.

Прийнята здобувачем пропозиція роботи дозволяє роботодавцю припинити пошук, а кандидату - розпочати процедуру звільнення у своїй компанії.

До речі, в Європі Job Offer замінює трудовий договір при наймані на роботу, і тому його статус там більш вагомий, а в нас підписана пропозиція є аналогом угоди про намір укласти трудовий договір.

Пропозиція про роботу може бути відхилена кандидатом, якщо його не влаштовують запропоновані умови. Треба пам'ятати, що Job Offer лише містить опис майбутньої роботи і компенсації за неї.

Нове місце роботи завжди пов'язане зі стресом та чималими хвилюваннями для людини, незалежно від її досвіду, кваліфікації та навичок.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Щоб процес «акліматизації» пройшов для новачка максимально комфортно, служба персоналу на чолі з керівником займається упорядкуванням та впровадженням програми адаптації.

Що являє собою документ?

Адаптаційна програма – це, іншими словами, план вступу на посаду. Вона необхідна встановлення єдиного процесу адаптації переважають у всіх підрозділах підприємства.

Програма містить великий перелік дій як нового працівника, так куратора – фахівця, який «вести» новачка.

Як правило, документ включає дві частини: загальну та індивідуальну.

Фахівці кадрового менеджменту зазначають, що остаточне «вливання» людини у фірму відбувається на 10-12 місяців.

Найпростіший період - це перші два-три місяці, які нерідко збігаються з . Саме тому тривалість програм адаптації нерідко збігається із цим періодом.

Чітка, грамотно складена програма адаптації дозволяє скоротити термін «акліматизації» до півроку і навіть менше.

Хороший план вступу на посаду має такі характеристики:

• він скрупульозно спланований;
• його зміст гранично зрозумілий;
• ролі учасників адаптаційного процесу чітко розподілено.

Структура програми адаптації представлена ​​у таблиці:

Слід зазначити, що адаптації включає кілька стадій, і різні фірми практикують як спрощені варіанти, і більш комплексні, структуровані програми.

Цілі впровадження

Програми адаптації у різних фірмах складаються та впроваджуються з урахуванням специфіки конкретної компанії.

Їхня головна мета – забезпечення уважного підходу до нового працівника, створення максимально комфортних і водночас ефективних умов вступу на посаду.

Програма адаптації персоналу потрібна у тому, щоб у організації була цілісна, відпрацьована процедура прийому працівників.

Її основне завдання – швидке та просте введення новачка в курс справи, знайомство з колективом та посадовими обов'язками.

План вступу на посаду сприяє мінімізації помилок, знижує початковий дискомфорт та підвищує рівень кваліфікації працівника вже з перших днів.

Особливості розробки та впровадження

Єдиного алгоритму складання програми адаптації немає, оскільки документ має бути зорієнтовано специфіку діяльності фірми.

Однак узагальнює всі програми адаптації те, що вони містять кілька етапів і мають схожі цілі.

Хто займається підготовкою проекту?

Програма складається менеджером з персоналу разом із керівником.

У деяких організаціях керівники повністю покладають він це завдання. Однак найчастіше керівники займаються безпосередньо складанням плану входження на посаду, що належить до індивідуальної частини програми.

Основні учасники програми:

• прямий керівник;
• куратор;
• спеціаліст кадрової служби.

Програму повинні знати та задіяти у своїй роботі:

• гендиректор;
• керівники напрямів;
• керівники структурних підрозділів;
• наставники;
• спеціалісти кадрової служби.

Практичні приклади

Приклад програми адаптації нових співробітників дає наочне уявлення про те, як має виглядати та що містити документ.

Програма адаптації нових працівників (приклад)

Зразок програми:

Процес адаптації складається з чотирьох періодів, кожен із яких передбачає вирішення поставлених завдань. Кожне завдання закріплено за певним учасником програми: спеціалістом кадрової служби, наставником, прямим керівником.

Перший етап.Обов'язки учасників за три дні до виходу працівника.

Фахівець кадрової служби:

• телефонує зі співробітником перед його виходом, засвідчується, що все в силі;
• повідомляє колектив про вихід нового працівника;
• готує матеріали, необхідні першого дня: список внутрішніх та міських телефонів фірми; бланк на доступ до інтернету та e-mail; правила проведення дзвінків міжгородом; бланк заяви на участь у корпоративному зв'язку;
• готує перепустку;
• перевіряє робоче місце: ПК (офісні програми, документація, підключення до мереж, налаштування друку); оргтехніка (факс, ксерокс та ін.); комплект канцтоварів та розхідників.

Прямий керівник:

• перевіряє службову інструкцію;
• призначає наставника.

Другий етап.Перший робочий день.

Фахівець кадрової служби:

• зустрічає працівника, проводить робоче місце;
• проводить кадрове оформлення, дає супутній;
• обговорює стиль управління, специфіку корпоративної культури тощо;

Керівник:

• представляє працівника колективу, знайомить із наставником;
• обговорює посадові обов'язки, заповнює аркуш завдань на випробувальний термін;
• розповідає про систему бонусів та штрафних санкцій;
• пояснює порядок компенсації витрат, видачі зарплати, сплати лікарняного;
• розповідає про організаційну структуру;
• обговорює перший робочий день.

Наставник:

• знайомить із правилами трудового розпорядку;
• надає інформацію побутового плану (розташування санвузла, їдальні, місця відпочинку);
• розповідає про традиції відділу;
• знайомить із системою комунікацій та зв'язків;
• розповідає про поведінку при НП;
• обговорює перший робочий день.

Третій етап.Перший робочий тиждень.

Фахівець кадрової служби:

• розповідає про процедури та політику щодо кадрів (система кар'єрного зростання);
• аналізує компетенцію та складає персональну програму підготовки.

Наставник:

• знайомить з місіями, цілями та стратегічними напрямками фірми;
• надає перелік документів, з якими слід ознайомитися;
• розповідає про влаштування адміністративно-господарської системи;
• знайомить із працівниками, з якими передбачається безпосередня співпраця;
• знайомить із сутністю роботи, нормами виконання, повноваженнями;
• розповідає про систему звітності.

Четвертий етап.Після закінчення випробувального терміну.

Фахівець кадрової служби:

• дає працівникові оціночний лист для заповнення;
• аналізує отриманий лист;
• обговорює із працівником заповнений лист, виходить на зворотний зв'язок (дізнається думка про компанію, вислуховує пропозиції тощо).

Керівник:

• інформує про закінчення випробувального терміну, призначає дату обговорення результатів;
• проводить обговорення та виходить на зворотний зв'язок.

Це типовий приклад програми адаптації, який використовується багатьма фірмами.

Програма для робочого (виробничого) персоналу (приклад)

Введення на посадуздійснюється у 4 етапи (1 етап – 1 зміна).

Перший етап (перша зміна) – підготовка.Мета – знайомство із діяльністю підприємства.

Надання інформації про компанію, знайомство з умовами праці та розпорядком:

• історія підприємства;
• продукція;
• структура керування;
• умови праці (графік, відпустка та ін.);
• корпоративна культура;
• правила оформлення базової документації

Відповідальна особа:начальник зміни.

Знайомство з відділенням та робочим місцем:

• подання працівникам;
• знайомство із розпорядком дня;
• ознайомлення з посадовою інструкцією;
• знайомство з виробничими функціями;
• знайомство з документацією, що регламентує виробничий процес.

Відповідальна особа:начальник відділу.

Знайомство з процедурою взаємодії підрозділів установи:

• список відділів, з якими передбачається взаємодія;
• технологія взаємодії;
• складності процесу виробництва;
• способи вирішення проблем.

Відповідальна особа:начальник відділу.

Другий етап (друга зміна) – початковий період.Мета – освоєння працівником своїх обов'язків.

Наприкінці зміни начальник оцінює вміння та навички працівника, дає рекомендації.

Третій етап (третя зміна) – пристосування.Мета – залучення співробітника до виробничого процесу, адаптація до вимог підприємства. Начальник після завершення зміни дає оцінку результатам роботи, наголошуючи на соціально-психологічному аспекті (налагодження взаємин з колегами, сприйняття інформації тощо).

Четвертий етап (четверта зміна) – закінчення періоду вступу на посаду.Мета – стабільна праця працівника. Співробітник діє у межах компетенції зміну. Наприкінці підбиваються загальні підсумки, даються рекомендації та роз'яснення.

Ще один типовий приклад програми адаптації ви можете завантажити тут:

Підходи до впровадження

Умовно процедура адаптації поділяється на чотири стадії:

• Аналіз рівня підготовки працівника.Якщо, крім спеціальної підготовки, є досвід на аналогічній посаді, адаптація пройде дуже швидко.
• Орієнтування.Знайомство співробітника з вимогами та обов'язками.
• Дійсна орієнтація.Адаптація співробітника до статусу, залучення до відносин з колегами.
• функціонування.Завершення адаптації. Поступове подолання проблем та перехід до повноцінної роботи.

Результати

Що дає використання грамотно спланованої програми адаптації:

• мінімізація витрат на період залучення до робочого процесу;
• зниження плинності кадрів на 10-20%;
• економія часу керівництва та рядових фахівців;
• формування у новачка почуття задоволеності працею;
• база до створення прихильності працівника організації.

Як оцінити економічну ефективність?

Після закінчення періоду адаптації керівник заповнює бланк оцінки працівника. На підставі даної інформації можна зробити висновки про його потенціал, розкрити сильні та слабкі сторони та дати необхідні рекомендації.

Для оцінки економічної ефективності слід проаналізувати низку показників за певний період:

• досягнення конкретного відділу та всього підрозділу;
• обсяги виробництва (наскільки змінилися й у який бік);
• плинність кадрів.

Слід зазначити, що процедура адаптації персоналу, як і складання програми, не регулюються законодавчими нормами.