Головна Робота та освіта Лист відмова за кращими муніципальними практиками. Як оформити лист-відмова: зразки та приклади

Лист відмова за кращими муніципальними практиками. Як оформити лист-відмова: зразки та приклади

Листи-відмови - це невід'ємна частина ділового листування, хоча й не найприємніша. Проте так чи інакше, але в діловому листуванні ми постійно зустрічаємося з ситуаціями, коли необхідно сказати «ні». Причини відмови бувають різні: можуть бути як об'єктивними, і суб'єктивними.

Складнощі з підготовкою листів-відмов виникають коли:

потрібно відмовляти «цікавому» адресату з низки об'єктивних причин;
неприємно відповідати відмовою;
важливо зберегти розташування та лояльність адресата.

Як же написати листа-відмову ввічливо і коректно, щоб не мучили докори совісті, а адресат не викреслив вас зі своєї пам'яті назавжди?

По-перше, займіть позицію, відмовляючи комусь, що ні - це лише частина конструктивного діалогу ділових людей. Кожен учасник цього діалогу переслідує свої цілі та інтереси, які з низки причин можуть не завжди збігатися. Таким чином, відмова – це звичайна практика ділового світу, з якою потрібно навчитися працювати грамотно.

По-друге, відмовляйте грамотно. Грамотна відмова - це коректна відмова. Покажіть, що Ви поважаєте і з розумінням належите до позиції адресата, але, як кажуть, своя сорочка ближче до тіла.

У цій статті ви дізнаєтесь 9 секретів, як написати коректну відмову.

Отже, манера листа-відмови – ухильна, щоб не образити адресата. Спочатку Ви аргументуєте відмову, щоб читач зрозумів хід Ваших думок, а наприкінці повідомляєте про прийняте рішення.

Але давайте по порядку. Щоб відмова для адресата звучала максимально коректно, слід дотримуватися такої схеми написання відмови:

1. Почніть лист із персонального звернення до адресата.

«Здрастуйте, шановний Іване Степановичу!»

«Шановна Маріє Сергіївно!»

2. Подякуйте адресату за відгук на Вашу пропозицію:

«Ми вдячні за можливість, яку Ви знайшли, надавши нам ділову пропозицію!»

«Дякую, що відгукнулися на нашу пропозицію»

«Дякую за надіслане на нашу адресу резюме»

3. Встановіть контекст.Це має бути нейтральний коментар, у якому слід проінформувати про тему листа. У цій частині не має бути й натяку на остаточну відповідь.

«Повідомляємо Вам про рішення експертної комісії щодо Вашої заявки на надання гранту для організації центру віддаленого Інтернет-навчання…»

Подяку та контекст листа можна об'єднати в один блок:

«Дякую Вам за надіслану заявку на надання гранту для організації центру віддаленого Інтернет-навчання та повідомляємо про рішення експертної комісії…»

4. Покажіть адресату, що ви прочитали те, на що відмовляєте.У листі-відмові повинні звучати відомі адресатом факти та слова. Немає нічого образливішого, ніж типова відмова всім учасникам розсилки. Багато хто припиняє відгукуватися на пропозиції, коли відчувають, що їхній проект (резюме, пропозиція) навіть не відкривали. Навіть якщо це розсилка, стежте за словами, а то ризикуєте втратити потенційних партнерів.

«Ми уважно вивчили інформацію про Ваш професійний досвід та знання».

«Ми уважно вивчили Ваш проект щодо…».

«Комісія уважно вивчила подані Вами дані та результати опитувань».

5. Виразіть розуміння та співчуття.

«Ми розуміємо, наскільки важлива для Вас участь у даному проекті».

«Ми поділяємо Вашу зацікавленість результатами…»

« Члени комісії поділяють Ваше занепокоєння тим, що…»

6. Зробіть комплімент адресату, відзначте переваги пропозиції, що Вам сподобалося – це дозволить адресату зберегти особу.

«Організація дистанційного навчання дозволила б помітно покращити ситуацію».

«Захопленість і швидке навчання - дуже цінні якості для співробітника».

«Ваш досвід і знання заслуговують на увагу».

7. А тепер саме час сказати «…, але…».Аргументуйте свою відмову, посилаючись на об'єктивні обставини. Викладіть причини у позитивній чи нейтральній формі. Пояснення не має виглядати вибаченням. Постарайтеся підібрати найпереконливіші для одержувача аргументи.

«Проте через відсутність технічної інфраструктури доступ до Інтернету в регіонах мають менше 1% жителів. До планів державних структур входить стаття для виділення коштів на розвиток інфраструктури лише наступного року».

«Однак зараз нам потрібен кваліфікований і досвідчений спеціаліст з ремонту автомобілів даної марки. Розширення штату дирекція компанії планує лише наступного року».

8. Відмовляйте красиво: "... ти для мене занадто хороший"

« У відсутності технічної можливості виходу в Інтернет виділення гранту для організації дистанційного навчання представляється дещопередчасним- запуск проекту без необхідної технічної бази міг би лише дискредитувати гарну ідею»

«Відкриття вакансії помічника нам бачиться зараз недоцільним через відсутність кваліфікованого майстра, який міг би передавати знання колегам».

Лист-відмова має містити чітке формулювання відмови + чітке пояснення причин, з яких прийнято рішення відмовити:

«На жаль, на даний момент позитивне рішення прийняте нами на користь іншого кандидата, чий професійний досвід більше відповідає обсягу та складності завдань, що вирішуються на цій посаді».

9. Запропонуйте альтернативу адресату.Поставтеся до нього з розумінням. Залиште адресату надію на майбутню співпрацю, адже він потенційно може представляти для Вас інтерес у майбутньому.

« Ми шкодуємо, що на цьому етапі не змогли сприяти реалізації Ваших планів у регіонах. Можливо, наступного року ситуація із забезпеченням Інтернету буде більш сприятливою, і тоді ці плани будуть реалізовані,-пропонуємо Вам направити їх на розгляд ….

"Ми готові розглядати Вашу кандидатуру при відкритті нових вакансій".

«Якщо обставини найближчим часом зміняться, ми охоче повернемось до розгляду Вашої заявки».

Багато фахівців кадрової служби не відповідають на вислані резюме, посилаючись на нестачу часу. Тим не менш, це не дуже ввічливо, адже люди, які відправили резюме, чекають на результати, сподіваються і хочуть знати про долю вакансії, яка їм сподобалася. Як варіант, використовують універсальний лист-відмова.

Пропонуємо розглянути універсальний лист-відмова на резюме:

«Ми ретельно ознайомились із Вашим резюме, але змушені відмовити. Ваша кандидатура не відповідає деяким вимогам, які висуваються до претендентів на цю вакансію. Дякуємо Вам за увагу до нашої компанії та бажаємо успіху».

Пропонуємо цей універсальний лист трансформувати, використовуючи 9 секретів:

«Доброго дня, Сергію!

Дякуємо за надіслане резюме та повідомляємо результати конкурсу на вакантну посаду Х у ХХХ компанії. Кадрова служба компанії ретельно вивчила Ваше резюме. Ми розуміємо, як важливо для Вас виграти конкурс та отримати цю вакансію. Справді, Ваші досвід та знання заслуговують на увагу. На жаль, на даний момент позитивне рішення прийнято на користь іншого кандидата, чий професійний досвід більше відповідає обсягу та складності завдань, що вирішуються на цій посаді. Ми готові розглядати Вашу кандидатуру під час відкриття нових вакансій.

З повагою, ...»

Листи-відмови, написані з використанням запропонованих дев'яти секретів, допоможуть автору (компанії-відправнику) створити імідж грамотного, коректного, цивілізованого ділового співрозмовника.

Кар'єра, Робота, Навчання

Ви недавно отримали запрошення на вечірку, на яку не хочете йти? Повірте, ваші почуття знайомі багатьом! У більшості випадків можна відмовитись від запрошення і при цьому зберегти добрі дружні стосунки з організатором заходу. Однак іноді відмова від запрошення може стати причиною непорозуміння між вами. Проте, якщо ви зробите це якнайшвидше і у ввічливій формі, зможете уникнути непорозуміння, незалежно від того, на який захід вас запросили - на прогулянку з друзями або на офіційну зустріч.

Кроки

Відмова від запрошення на офіційний захід

Повідомте про свою відмову якнайшвидше.Якщо в запрошенні зазначено, що вам необхідно дати відповідь на участь у заході, зробіть це якнайшвидше. Якщо отримавши запрошення, ви розумієте, що не зможете бути присутнім на заході, одразу повідомте про це організатора. Якщо в запрошенні не зазначено, що необхідно дати відповідь про вашу участь у заході, повідомте організатору про те, що ви не будете присутні, вибравши найбільш вдалий спосіб.

Напишіть свою відповідь у письмовій формі.Подякуйте організатору заходу за запрошення. Висловіть жаль, що не зможете бути присутнім, а також побажайте успіхів у проведенні заходу. Скажіть про те, що ви із задоволенням проведете час разом наступного разу. Не змінюйте свою відповідь! Дотримуйтесь свого початкового рішення.

Чесно викладіть причину вашої відмови.Якщо з якоїсь причини ви не можете бути присутніми на заході, скажіть про це організатору. Якщо ви не хочете говорити про причину відмови від запрошення, просто ввічливо відмовтеся, не вдаючись до подробиць.

Надішліть подарунок та записку зі словами привітання, якщо це доречно.Якщо захід організовується з приводу дня народження, закінчення навчального закладу, весілля або народження дитини, надішліть невеликий подарунок зі словами привітання після того, як ви висловите жаль про те, що не зможете бути присутнім на заході.

Відмова від запрошення на неофіційний захід

Повідомте про свою відповідь у правильній формі.Якщо ви отримали запрошення електронною поштою, можна також надіслати відповідь електронною поштою або особистим повідомленням у соціальній мережі. Якщо ви отримали запрошення на неофіційний захід у письмовій формі, надішліть організатору заходу листівку зі своєю відповіддю. Крім того, можна зателефонувати або надіслати повідомлення, якщо в запрошенні вказано номер організатора заходу.

У мене є друг, який оцінює антикваріат. Тобто дає ціну в рублях якійсь старій китайській вазі, в якій якась тітка Фрося зберігала олівці. Він каже, що найважча частина його роботи (і її він боїться найбільше) — повідомляти людям, що їхній скарб марний.

Усі ми вміємо співпереживати. Я теж почуваюся незручно, коли пояснюю черговому претенденту, що його резюме, ідеї чи кваліфікація недостатньо хороші для вакансії, на яку він претендує.

Написати відмову — непросте завдання для кожного з нас. І це не залежить від того, з ким ви маєте справу. Кандидат на вакансію, підприємець, проект якого ви не маєте наміру фінансувати, або постачальник, послуги якого вам більше не потрібні. Більшості із нас важко даються відмови. Це неприємно. Так що багато хто відкладає цю справу в довгу скриньку або взагалі нічого не робить, поступаючись місцем мовчання. І тим не менш, так ми упускаємо можливості. Незважаючи на болючість, відмова має свої переваги. Якось було проведено цікаве дослідження. З'ясувалося, що коли компанія відкрито заявляє про те, що якісь ідеї їй не підходять (а не просто пасивно ігнорує), якість інших ідей та зацікавленість співробітників зростають.

Є одна важлива річ, яку я засвоїв за роки роботи: перше, що трапилося, — не завжди краще. За цей час я відхилив тисячі ідей, чернеток та заявок. І зараз, оглядаючись назад, бачу, що мав рацію. Тож відмовляйте, відмовляйте і ще раз відмовляйте.

Базовий шаблон листа з відмовою

Написання гарної відмови займає багато часу, особливо спочатку. Але це добре. Робота над таким листом змушує вас чітко мислити. Ви починаєте ясно визначати, чого ви хочете від інших людей, і чого ваша організація дійсно потребує. Приклад із статтями в інтернет-виданні, в якому я працюю. Більшість відмов можна визначити в одну з п'яти категорій: - занадто абстрактна інформація (і, отже, не дуже корисна для читачів); повторну інформацію, яку ми вже публікували; невідповідний стиль викладу; явна та нав'язлива реклама; сумнівна інформація, яка не підтверджена достатніми доказами чи досвідом. Завдяки такій класифікації ми змогли виділити ключові принципи, а також набір вимог до статей та їх авторів. Так економиться час і відбувається менше помилок.

Проте лист-відмова не повинен бути довгим. А причину, через яку ви відмовляєте, не обов'язково розписувати у всіх подробицях. Якщо ви ніколи не зустрічалися з людиною і все ваше спілкування полягало в електронному листуванні, можна взагалі обійтися кількома рядками. Проаналізувавши деякі листи-отказы, можна назвати деякі закономірності. Зазвичай їх складають за таким планом:

Подякувати.
Повідомити про відмову.
Описати головну причину відмови.
Дати надію.

Наприклад:

Шановний Петре Петровичу,

З найкращими побажаннями,

Якби це була відмова людині, яка проходила співбесіду з приводу вакансії. Формат загалом аналогічний попередньому, але трохи відредагований:

Шановний Калістрате Модестовичу,

Дякую, що витратили час та приїхали на інтерв'ю минулого тижня. Хоча мені сподобалася наша з вами розмова, думаю, нам потрібен хтось із більш практичним досвідом управління проектами. Сподіваюся, ви знайдете потрібну роботу в найближчому майбутньому.

[Ваше ім'я]

Якщо ви не можете вигадати, як «дати надію» в кінці, не робіть цього. Не кажіть нічого, що може створити в одержувача враження, ніби двері все ще відчинені. Такі ясність та остаточність можуть здатися надто жорстокими. Однак додавання додаткових слів для «пом'якшення удару» лише дарма дасть хибну надію. А хибна надія завжди жорстокіша, ніж відсутність надії взагалі. Вона спонукає іншу людину витратити більше часу. І власного, і вашого.

Якщо ідея закінчувати листа безкомпромісною відмовою вам не до смаку, можна завершити його подякою. Розглянемо приклад листа-відмови, адресованого постачальнику:

Шановний Омелян Бенедиктович,

Дякуємо за детальну пропозицію. При погляді на надані матеріали, здається, що сильні сторони вашої організації не зовсім збігаються з тим, що нам потрібно для даного проекту. Ще раз дякую за те, що знайшли час, щоб скласти для нас цю пропозицію.

З найкращими побажаннями,

[Ваше ім'я]

Більш детальний лист-відмова

Але що, якщо майбутній одержувач справді був близьким до бажаних вимог, і ви можете захотіти працювати з ними в майбутньому? Чи вам уже доводилося співпрацювати з ним? В цьому випадку вищезазначені приклади були б занадто холодні та неввічливі. Коли я пишу відмову людям, з якими хотів би зберегти позитивні стосунки, то залишаю той самий формат листа. Однак набагато докладніше пояснюю, чому я відкидаю їхню пропозицію. Крім того, з ними я більш відвертий і відкрито спонукаю людину повторити спробу.

У листі також слід наголосити, що ви щиро зацікавлені, а не просто відмахуєтеся порожньою обіцянкою. Ось приклад:

Шановний Лукуме Марципановичу,

Дякую за ваш відгук і терпіння в очікуванні нашої відповіді. Боюся, нам доведеться відмовитись від ваших робіт. Останнім часом ми розмістили багато статей про кібербезпеку, і, на жаль, пропоновані вами тексти перегукуються з іншими опублікованими матеріалами, не даючи читачеві нової інформації. Наприклад, погляньте на статтю, опубліковану 6 серпня програмістом Михайлом Лихачовим, а також статтю 16 серпня генерального директора Acme Corp. Хоча ми не зможемо опублікувати надіслані тексти, нам дуже сподобався ваш стиль листа і те, як ви підкріплюєте свої міркування посиланнями на дослідження. Повідомте, будь ласка, чи зацікавлені ви у тому, щоб надіслати нам деякі інші свої статті у майбутньому?

З повагою,

[Ваше ім'я або назва організації]

Для претендента, який пройшов співбесіду, відмова може виглядати так:

Шановна Аріадна Посейдонівна,

Дякую, що витратили час на співбесіду з нами минулого тижня. Нам шкода, що ваша кандидатура не дійшла наступного етапу; ця вакансія була дуже конкурентною. Наразі нашій організації дійсно потрібен хтось із багатим досвідом управління проектами. Тим не менш, мені дуже сподобалася наша розмова і я думаю, що ви могли б добре вписатися в наш робочий колектив. Будь ласка, будьте на зв'язку. Якщо ви не заперечуєте, я розповім вам про найближчі вакансії в нашій компанії. Можливо, якась із них вас зацікавить.

Усього найкращого,

[Ваше ім'я]

Тепер варіант для постачальника:

Шановний Ілля Володимирович,

Нам пощастило, що ми отримали від вас цікаві пропозиції. І ми глибоко цінуємо всю інформацію, надану з вашого боку. Після довгих роздумів, саме цього проекту ми вирішили укласти договір з іншою фірмою. Незважаючи на те, що ми не сумніваємося у чудовій якості вашої продукції, ми вирішили використовувати цей проект для розширення списку партнерів. Оскільки проект експериментальний, він став гарною нагодою для цього.

Нам хотілося б продовжити роботу з вами в майбутніх проектах, які ми плануємо запустити цього року. Я безперечно сподіваюся на співпрацю в майбутньому.

Ще раз дякую за вашу допомогу та ваш час,

[Ваше ім'я]

Чим довше або тісніше ви співпрацюєте з кимось, тим більше інформації ви надаєте йому при відмові. Розумний одержувач буде використовувати цю інформацію, щоб наступного разу повернутися до вас з більшою пропозицією. У моїй практиці було кілька випадків, коли отримувачі подякували мені за листи з відмовою. Тому що ці листи стали зворотним зв'язком і надали їм конкретну інформацію, необхідну для співробітництва у майбутньому. Це гарне нагадування про те, що люди цінують конструктивну критику.

Лист-відмова, з якою ви не згодні

Особливо складно прийняти рішення про відмову тоді, коли ви не погоджуєтесь з цією відмовою. Можливо, ви боролися за кандидата на вакансію, тому що на вашу думку він більше за інших відповідав вимогам. Можливо, ви наполягали працювати саме з цим постачальником, але виконавчий комітет вважав це надто дорогим. Я сам захищав статті, які, на думку інших редакторів, не були готові до публікації. Не дуже приємне відчуття.

Коли це відбувається, з'являється спокуса пасивно сховатися за рішенням інших. Наприклад: "Було вирішено відхилити вашу пропозицію" або "Наше керівництво вирішило піти в іншому напрямку". Опирайтеся цій спокусі. Немає нічого простішого за таку стратегію. Однак вона підриває ваш авторитет як рішення, що приймає.

Якщо ви той, хто пише відмову, будьте господарем цієї відмови. Заради справедливості в листі варто сказати щось на кшталт: «Після довгих обговорень та сумнівів, ми вирішили X» або «Це було дуже важке рішення, але зрештою ми вирішили Y». Варто наголосити: пишіть саме «ми», а не «вони».

Лист-відмова, в якому ви ховаєтеся за чужою спідницею, перешкоджає вашій здатності робити корисні зауваження. Крім того, це змушує організацію виглядати несерйозною, що підриває бажання інших людей працювати з вами у майбутньому.

Лист-відмова, коли ідея не спрацювала

Ще один вид відмови, яку дуже складно написати. Це коли ви витратили багато часу та сил на якусь ідею чи проект, намагаючись змусити їх працювати. Але досі не отримали результату. Тепер, незважаючи на стомлюючу трату зусиль, настав час все припинити і рухатися далі. У деяких випадках телефонний дзвінок – найкращий спосіб повідомити подібну новину. Але якщо ви вирішите надіслати електронного листа, цілком можна зробити його коротким. Зазвичай, на той момент ви і ваш колега вже встигли обговорити проблеми з проектом та обговорити нюанси. Так що ваш одержувач вже знає про причини відмови. Вам просто потрібно коротко про це нагадати. Ось приклад:

Шановний Сигізмунд Сисоєвич,

Дякую, що допомогли у вирішенні питань щодо проекту «А». Я дуже ціную час та сили, які ви вклали. На жаль, незважаючи на всі наші зусилля, проблеми Б і В, як і раніше, не пішли. Тому пропоную вам відкласти цей проект і рухатися далі.

[Ваше ім'я]

У листі слід наголосити, що ви працювали разом. Встаньте на бік одержувача, об'єднайтеся з ним: «ми намагалися, але, незважаючи на всі зусилля, зазнали краху». Це не просто для пом'якшення. Адже якщо ви відмовляєтеся від чогось після великого внеску в це щось, то частина невдачі і ваша теж.

Повідомлення поганих новин – неприємна робота. Для різних компаній та проектів приклади у статті можуть здатися надто жорсткими або, навпаки, м'якими. Вам потрібно буде знайти свою власну мову та стиль — залежно від контексту та культури організації. Тим не менш, пам'ятайте: не пом'якшуйте удар тільки задля пом'якшення удару. Хибна доброта дає людям хибну надію. І в цьому немає нічого особливого.

На жаль, іноді настають моменти, коли нам доводиться писати ділові листи із негативним відтінком. До таких листів можна віднести і скарги, і претензії, і героя цієї статті: лист-відмова. Прагнення зберегти обличчя і дотриматися ділового іміджу диктують нам певні правила написання подібних листів: у них важливо не образити адресата і залишитися з ним якщо не в дружніх, то хоча б лояльних відносинах. Сьогодні розглянемо структуру листів-відмов та наведемо приклади формулювань для тексту.

Структура ділового листа-відмови така сама, як і будь-якому іншому . Рекомендую вам прочитати і цю статтю, тому що більшість реквізитів листа-відмови оформляється абсолютно стандартно, і говорити про них тут ми не будемо, приділивши основну увагу тексту. Відмова пишеться на бланку організації, підписується генеральним директором або уповноваженою посадовцем, після чого реєструється. Далі розглянемо особливості оформлення деяких реквізитів та смислових частин листа.

Лист-відмова: як написати заголовок?

Або, як інколи кажуть, тема листа. Тут є невелика тонкість з області етикету: якщо покажете явний негатив і заперечення, плюсів в очах вашого партнера це вам не додасть. Тема вашого листа у відповідь не повинна повідомляти ваше рішення відмовити в будь-чому. Краще написати нейтрально: «Співпраця», «Про гарантію», «Про підписання договору» тощо.

Оскільки лист-відмова практично завжди є у відповідь, то можна зберегти ту тему, яка була заявлена у листі-запиті.

Текст

Текст листа починається із звернення до адресата на ім'я та по батькові. Якщо відоме лише прізвище, то звертаємося на прізвище, але ніяких ініціалів вже не пишемо, і не забуваємо, що в Росії загальноприйняте звернення на такий випадок – «пан» чи «пані».

Наприклад:

Шановний Олеге Олеговичу!

Шановний пане Макаренко!

Шановна пані Митрофанова!

Якщо сумніваємося навіть у прізвищі адресата, пишемо просто «Шановні добродії!»

На відміну від листа-пропозиції чи скарги, лист-отказ пишеться лише у відповідь чужий лист чи офіційний запит. Коли ви складаєте текст такого листа, варто враховувати, що він обов'язково має містити посилання на запит, який ставиться на початку тексту або (що ще краще і абсолютно правильно) виноситься у спеціальний реквізит – спеціальні позначки, розташовані під полями для номера листа та дати :

______________ № ___________

На _____________ від __________ тут і пишуться дані запиту.

Якщо на бланках вашої компанії таких спеціальних полів не передбачено, із посилання на лист-запит розпочнеться перший абзац відмови:

У відповідь на вашого листа від 01.07.2015 №434 повідомляємо, що…

Перш ніж відмовити, необхідно висловити жаль із цього приводу. Можна заготовити кілька "шаблонних" фраз. Наприклад:

На жаль, ми змушені відмовитися від вашої пропозиції через…

Якщо в додатку до запиту були документи, варто показати в листі, що ви ознайомилися з ними. Це покаже, що ви не відмахнулися від пропозиції, а уважно її розглянули. У такому разі до листа включаються фрази:

Ми уважно ознайомилися з вашою пропозицією.

Ми докладно вивчили подані вами документи.

У разі написання відмови від комерційної пропозиції, обов'язково варто подякувати за направлену пропозицію та за те, що вашу компанію розглядали як можливого партнера. Це поширюється усім. Навіть якщо у вас велика корпорація, що має безліч філій по РФ і СНД, а пропозиція прийшла від ТОВ-початківця, не варто забувати про діловий етикет. До того ж, хто знає, можливо, у майбутньому вам буде вигідно працювати саме з цією компанією. Те саме стосується і тих, хто надсилає вам свої резюме: відмовляти потрібно коректно і з вдячністю за виявлену увагу.

Дякуємо вам за надані матеріали та виявлений інтерес до нашої компанії. Уважно розглянувши можливі варіанти співробітництва, ми, на жаль, змушені відмовитися.

На жаль, зараз ми змушені відмовити вам у зв'язку з проведенням щорічних профілактичних робіт.

На жаль, у нашому автопарку немає транспортних засобів необхідної вантажопідйомності, у зв'язку з чим ми змушені відмовити вам у перевезенні.

Жаль, але в даний момент ми не можемо надати вам необхідне обладнання у зв'язку з тим, що воно знаходиться в м. Курську і буде перевезено до Москви тільки в кінці цього місяця.

Найчастіше ви нічим не можете допомогти вашому партнеру або клієнту, і тоді лист можна закінчити стандартно на вказівці причини відмови. Але раптом ви дійсно можете дати слушну пораду, яка допоможе вирішити ситуацію? Якщо ви впевнені, що вашому партнеру може стати в нагоді надіслана комерційна пропозиція, або знаєте, яка зі знайомих організацій дійсно може піти назустріч і допомогти, напишіть про це. Якщо у вас є навіть невеликий шанс вирішити ситуацію в позитивному ключі, то це буде лише плюс до репутації вашої компанії.

Дотримуючись цих нехитрих правил, ви зможете скласти по-справжньому грамотний діловий лист-відмова.

У кожну активну компанію регулярно надходять листи з різними пропозиціями. Це може бути пропозиція про співпрацю (комерційну), про участь у будь-якому заході (конференції, семінар, святкування) тощо. Також у зверненні між організаціями поширені листи-запити, претензії, нагадування тощо. Таким чином, кореспонденція підприємства, що входить, може обчислюватися десятками, а то й сотнями різних послань, які вимагають відповіді.

Як оформити відмову

Розгляд того чи іншого листа жодним чином не гарантує того, що представник організації, що його отримав, в обов'язковому порядку відповість згодою на пропозицію, запит або претензію, що міститься в ньому. Навпаки, у часто працівники компаній пишуть відмови.

Але, щоб правильно відмовити, потрібні певні навички. Важливо не образити відправника листа негативним змістом – це диктують не лише правила елементарної ділової ввічливості, а й можливість того, що надалі він може стати замовником, клієнтом чи партнером.

Загальні відомості про діловий лист

Уся офіційна кореспонденція підпорядковується певним правилам складання. Перш за все, необхідно пам'ятати про те, що, незважаючи на те, що зміст листа може бути довільним, його структура і склад повинні відповідати нормам, прийнятим в оформленні ділових паперів, тобто. умовно поділені на три частини: початок (звернення та заголовок листа), основний розділ та висновок (підпис та дата).

Стиль письма має бути стриманим, лаконічним, без надмірно «навантажених» речень, складної специфічної термінології. Відмову слід робити максимально коректною, у ній неприпустимі грубість, ненормативна лексика та інші крайні прояви. p align="justify"> При формуванні листа потрібно обов'язково враховувати норми російської мови в плані культури мови, лексики, граматики, орфографії та стилістики.

Відмова може бути невмотивованою, але все ж таки краще, якщо в листі буде вказано його причину.

Якщо відповідь докладна і докладна, слід поділити її на абзаци чи пункти – так сприйняття тексту істотно полегшується.

При відмові не треба рубати з плеча та «спалювати мости» бажано залишити шляхи до відступу, тобто подякувати за надану увагу та висловити надію на можливість подальшої співпраці. І тому можна зазначити умови, які одержувач може виконати задля встановлення ділових відносин. Якщо є можливість порадити підприємство, яке також погодилося б на співпрацю чи інші пропозиції, висловлені в первісному посланні, то нехтувати нею не слід – це залишить добрий слід у пам'яті адресата.

На ім'я, кого писати

Відмову треба писати строго на ім'я тієї людини, яка підписалася під початковим листом. В іншому випадку, відмова може не дійти до адресата або загубитися в потоці кореспонденції. Однак, якщо під листом-пропозицією підпису конкретної людини не було, можна використовувати нейтральну форму звернення (наприклад, у вигляді простого вітання «Доброго дня»).

Безкоштовна юридична консультація:

Оформлення листа-відмови

Лист можна написати від руки (такий формат буде говорити про особливе, тепле ставлення до адресата) або надрукувати на комп'ютері.

При цьому допустимо використання простого аркуша паперу або бланка з фірмовими реквізитами та логотипом компанії.

Лист-відмова формується в єдиному оригінальному примірнику, обов'язково датується та нумерується (відповідно до документообігу підприємства). При цьому інформацію про нього слід включити до журналу вихідної кореспонденції, відзначивши його дату, номер та коротко - зміст. Надалі цей журнал може стати свідченням створення та надсилання послання.

Хто має підписати

В ідеалі під листом повинен стояти автограф директора організації, але це далеко не завжди (і практично зовсім виключено на підприємствах з великою чисельністю працівників і безліччю структурних підрозділів). Тому підписати лист про відмову може будь-який співробітник компанії, уповноважений на створення подібної документації та наділений правом підпису кореспонденції. Це може бути секретар, юрист, начальник чи спеціаліст будь-якого відділу.

Як надіслати лист

Лист можна надіслати різними способами, при цьому краще вибрати той, за допомогою якого дійшло початкове послання. Найбільш прийнятна відправка через пошту Росії, але в цьому випадку слід взяти рекомендоване з повідомленням про вручення, також можна застосувати передачу через представника або кур'єра (такий метод гарантує швидшу доставку). Допустимо й використання факсу, електронних засобів зв'язку та навіть соціальних мереж чи месенджерів (але лише за умови, що відправник початкового листа сам користується таким шляхом комунікації).

Безкоштовна юридична консультація:

Лист-відмова від співпраці

Якщо вам потрібно було сформувати лист-відмову від співпраці, перегляньте його зразок та коментарі до нього.

На початку листа напишіть, для кого він призначений: вкажіть назву організації, посаду та ПІБ її представника, на ім'я якого складаєте відповідь. Використовуйте ввічливу форму звернення, подякуйте за виявлену увагу до вашої компанії і після цього переходьте до суті послання.
Обов'язково зішліться на той лист, у відповідь на який ви пишете відмову, вкажіть обставини, якими спричинена негативна реакція. Якщо вашим опонентом до його пропозиції були додані додаткові папери, позначте те, що ви з ними ознайомилися.
При можливості, висловіть у листі висловлення надії на те, що співпраця все ж таки відбудеться, не забувши внести умови, які для цього мають бути виконані.
На закінчення підпишіть листа і датуйте.

Лист-відмова від участі у заході

При складанні листа-відмови від участі у заході, скористайтеся наведеними вище рекомендаціями щодо листа-відмови від співпраці. У листі все стандартно, але обов'язково: інформація про відправника та адресата, потім - звернення, сама відмова зі згадуванням пропозиції, що надійшла, про участь у заході і обов'язкова вказівка обставин, що послужили приводом до негативної відповіді, потім - підпис і дата.

Лист-відмова від пропозиції про роботу

Не тільки від підприємства може надійти лист-відмова. У деяких випадках його може виразити особа, яка не має до компанії жодного відношення: наприклад, претендент на якусь посаду. Якщо ви саме така людина, формуйте відмову також відповідно до правил і норм ділової документації. Використовуйте ввічливе звернення, вкажіть найменування запропонованої вам вакансії, а також причину, через яку ви від неї відмовляєтеся (не забувайте про те, що потенційний роботодавець може переглянути умови роботи, що вам пропонується). Наприкінці обов'язково підпишіться та поставте дату.

Лист відмова від пропозиції (зразки)

Шановний Альберт Семенович,

Безкоштовна юридична консультація:

Ми уважно вивчили концепцію запропонованого рекламного ролика. Ваша ідея відрізняється професіоналізмом та креативністю, проте вона недостатньо точно відображає наше бачення проекту. На даний момент ми вирішили укласти договір із іншим рекламним агентством.

Дякуємо за пропозицію.

Шановний Альберт Васильович,

Дякую, що знайшли час та взяли участь в анонсованому нами конкурсі. Ідея та способи реалізації Вашого проекту повністю влаштовують керівництво нашої компанії, проте заявлена Вами ціна є непосильною для нашого бюджету. Зараз ми уклали договір з іншою компанією, але якщо наступного року наше матеріальне становище покращиться, ми обов'язково звернемося до Вас.

Шановний Альберт Семенович,

Безкоштовна юридична консультація:

Ми взяли свій вердикт щодо Вашої участі у тендері на закупівлю медичного обладнання. Вашу пропозицію зацікавило керівництво нашої компанії, але, на жаль, ми не можемо виконати деякі поставлені Вами умови.

Зараз нами укладено контракт з іншою компанією, але ми обов'язково проінформуємо Вас про нові тендери.

Шановний Альберт Семенович,

Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему – зателефонуйте прямо зараз:

Безкоштовна юридична консультація:

(Санкт-Петербург)

Лист-відмова

Структура ділового листа-відмови така сама, як і в будь-якому іншому діловому листі. Рекомендую вам прочитати і цю статтю, тому що більшість реквізитів листа-відмови оформляється абсолютно стандартно, і говорити про них тут ми не будемо, приділивши основну увагу тексту. Відмова пишеться на бланку організації, підписується генеральним директором або уповноваженою посадовцем, після чого реєструється. Далі розглянемо особливості оформлення деяких реквізитів та смислових частин листа.

Лист-відмова: як написати заголовок?

Безкоштовна юридична консультація:

Текст

Шановний Олеге Олеговичу!

Шановний пане Макаренко!

Шановна пані Митрофанова!

Безкоштовна юридична консультація:

Якщо сумніваємося навіть у прізвищі адресата, пишемо просто «Шановні добродії!»

На _____________ від __________ – тут і пишуться дані запиту.

У відповідь на вашого листа від 01.07.2015 №434 повідомляємо, що…

Безкоштовна юридична консультація:

На жаль, ми змушені відмовитися від вашої пропозиції через…

Ми уважно ознайомилися з вашою пропозицією.

Ми докладно вивчили подані вами документи.

Безкоштовна юридична консультація:

На жаль, зараз ми змушені відмовити вам у зв'язку з проведенням щорічних профілактичних робіт.

Безкоштовна юридична консультація:

Дотримуючись цих нехитрих правил, ви зможете скласти по-справжньому грамотний діловий лист-відмова.

Євгена Кожанова до запису Номенклатура справ

Отримувати розклад вебінарів та інформацію про знижки на e-mail

Проект «Відмінний секретар – Працюємо з документами правильно!» не є юридичною консультацією.

Лист про відмову від послуг зразок

Ми не можемо піти назустріч нашому адресату (можливо, адресату «непоганого», але не влаштовує нас з низки об'єктивних причин);

Нам неприємно відповідати відмовою;

Від участі у тендері

Як написати відмову від участі у тендері? Існують спеціальні бланки, які потрібно просто заповнити.

Можна також написати листа-відмову в компанію, яка влаштовує аукціон. Для цього вам знадобиться:

умови цього заходу;

запрошення, яке вам надіслали, або повідомлення;

Як відмовитись від тендеру Свою відмову від участі необхідно оформити на спеціальному бланку вашої фірми. На цьому бланку мають бути всі реквізити вашої організації.

У верхньому кутку зліва пишеться найменування фірми-замовника. Необхідно обов'язково написати адресу, за якою знаходиться дана фірма, її номер телефону, якщо ви знаєте ім'я організатора, лист з відмовою можна адресувати безпосередньо йому. Найчастіше цією людиною є директор організації чи його заступник.

У верхньому кутку праворуч потрібно поставити штамп вашої організації. Але за його відсутності можна написати всі офіційні дані компанії. Також потрібно вказати номер телефону, за яким можна з вами зв'язатися, та юридичну адресу вашого підприємства;

Далі необхідно під даними одержувача написати номер та дату одержаного документа: це може бути запрошення або повідомлення на участь. Необхідно написати його назву. Також слід вказати номер та дату листа-відмови. Все це необхідно зробити за правилами, які існують у діловодстві.

По центру листа ви пишете ім'я організатора, якщо ви його знаєте, або назва фірми, яка проводить захід. Цей документ повинен містити:

дату, коли проводиться тендер;

дані підприємця чи найменування фірми, що проводить тендер;

У змістовній частині листа необхідно чітко написати причину, через яку ви не бажаєте брати участь у цьому заході. Можна написати, що саме цього разу ви не можете брати участь і боротися за перемогу, але надалі між фірмами можлива співпраця. Не забудьте вказати посаду та особисті дані співробітника, від імені якого складається цей документ.

Лист прохання про надання спонсорської допомоги зразок за посиланням.

Від постачання товару

Шановний Іване Івановичу,

Ми розуміємо, що зміна економіки змушує багато компаній робити кроки, щоб залишатися успішними в конкурентній боротьбі. Протягом кількох минулих місяців ми помітили, що ваші ціни продовжували зростання. Я розумію, ви робите те, що буде кращим для вашої компанії, але я більше не можу дозволити собі ваші товари. В результаті ми вирішили укласти договір на постачання продукції з іншою компанією.

Бажаємо Вам удачі у майбутньому. Ви маєте чудову компанію, і ми завжди були задоволені вашою високоякісною продукцією.

Від укладання договору

Шановний Альберт Семенович,

Дякую, що знайшли час і докладно описали умови своєї пропозиції. Керівництво нашої компанії визнало його дуже цікавим і рентабельним, проте на даний момент ми не потребуємо нових контрактів.

Постачання продукції

У зв'язку з тим і тим, відповідно до п. __ договору №__ від___, повідомляємо Вас про те, що вищезазначений договір припиняє свою дію з _____ числа ___року.

З нашого боку, за винятком... претензій немає.

Лист про розірвання договору надання послуг – зразок

Лист про розірвання договору надання послуг - зразок документа можна завантажити, перейшовши за посиланням, наведеним у статті. Крім того, у ній розглянуто способи дострокового припинення договірних відносин сторін.

Приклад листа про розірвання договору надання послуг.doc

Причини розірвання договору надання послуг

Необхідність припинити відносини сторін у рамках договору надання послуг (далі - ДОП) раніше строку закінчення його дії може бути викликана різними обставинами, у т.ч.

недотриманням умов ДОП однієї зі сторін;
неможливістю виконання своїх зобов'язань постачальником послуг;
і т.д.

Загалом причини дострокового припинення ДОП можна охарактеризувати як чинники, що заважають хоча б одній із сторін договору отримувати переваги та блага, передбачені умовами ДОП. Сюди належить можливість розірвати ДОП через суттєвої зміни обставин (ст. 451 ч. 1 Цивільного кодексу РФ від 30.11.1994 № 51-ФЗ).

У самому ДОП може бути встановлений конкретний перелік підстав для припинення договірних відносин між сторонами, як і сам регламент розірвання:

за згодою сторін;
одностороння відмова (ст. 782 ч. 2 Цивільного кодексу РФ від 26.01.1996 № 14-ФЗ);
у суді в односторонньому порядку.

Дострокове розірвання договору надання послуг: угода сторін, одностороннє розірвання або відмова

Якщо йдеться саме про розірвання ДОП, то сторони можуть піти по одному з двох шляхів (ст. 450 ч. 1 ЦК України):

підписати угоду про розірвання договору надання послуг, тим самим припинивши всі взаємні зобов'язання;
звернутися до судового органу за розірванням ДОП у встановлених законом випадках, якщо дійти спільного знаменника з питання не вдалося.

Процедура односторонньої відмови від договору відрізняється від розірвання ДОП в односторонньому порядку тим, що в першому випадку не потрібне звернення до суду. Достатньо належним чином сповістити іншу сторону (ст. 450.1 ч. 1 ЦК України).

Формулювання умови про можливість здійснити розірвання договору надання послуг в односторонньому порядку через повідомлення іншої сторони часто помилково використовується в ДОП замість умови про можливість односторонньої відмови від ДОП.

Якщо використати буквальне тлумачення, то в даному випадку договір допускає звернення однієї із сторін до суду за розірванням договору. Однак у судовій практиці є приклади, коли суд визнав домовленість сторін про одностороннє розірвання спрямованої на узгодження односторонньої відмови від зобов'язання (див. постанову президії ВАС РФ від 16.02.2010 № 13057/09).

Заява на розірвання договору надання послуг (зразок)

Заява на розірвання ДОП подається споживачем постачальнику таких послуг. Уніфікованої форми документа законодавство не пропонує, тому він може бути складений або у довільній формі або на бланку, розробленому організацією, що надає послуги.

Зазвичай заява про розірвання ДОП використовується у випадках, коли одностороння відмова від договору міститься в умовах відповідної угоди, і через подання такої заяви споживач послуг повідомляє постачальника про бажання припинити взаємодію в рамках такого договору.

Претензія та повідомлення про розірвання договору надання послуг (зразок повідомлення про розірвання договору про надання юридичних послуг)

Споживач послуг, який бажає в односторонньому порядку відмовитися або з власної ініціативи розірвати ДОП, повинен направити іншій стороні відповідне повідомлення. У разі відправлення повідомлення як така спричинить припинення договірних відносин (п. 1 ст. 450.1 ДК РФ). У 2-му - повідомлення про розірвання договору надання послуг в обов'язковому порядку має передувати зверненню зацікавленої сторони до суду (п. 2 ст. 452 ЦК України). Найчастіше таке повідомлення називають також претензією, тому що до нього має бути включене посилання на порушену істотно умову ДОП.

Лист на розірвання договору надання послуг (повідомлення) може бути складено у довільній формі. З прикладом такого документа можна ознайомитись за посиланням:

Отже, якщо необхідно передбачити у ДОП можливість припинення договірних відносин з ініціативи однієї із сторін і без участі суду, то в договорі рекомендується використовувати формулювання «одностороння відмова від виконання договору».

Лист про розірвання ДОП складається у вільній формі із зазначенням усіх значних реквізитів.

Як грамотно написати листа відмова

ЯК ГРАМОТНО НАПИСАТИ ЛИСТ ВІДМОВИ

Сьогодні мова піде про не дуже приємну, але таку, що досить часто зустрічається – лист-відмова. Відмова виникає у найрізноманітніших ділових ситуаціях: відмова у продовженні/відновленні співробітництва, відмова у виконанні вимог, відмова у прийомі на роботу і т.д.

При всій різниці ділових ситуацій написання листа-відмови пов'язане з однаковими труднощами, коли:

ми не можемо піти назустріч нашому адресату (можливо, адресату «непоганого», але не влаштовує нас з низки об'єктивних причин);
нам неприємно відповідати відмовою;
нам (особисто або компанії) важливо зберегти благо розташування та лояльність адресата.

Нещодавно я проводила тренінг із ділового листа для великої виробничої компанії. Учасниками тренінгу були керівники підрозділів, які забезпечують ефективну роботу закупівель. За діяльністю їм досить часто доводиться писати листи-відмови. Наприклад, компанія оголосила конкурс (тендер) на вибір постачальника послуг чи сировини, чи виробничих матеріалів. На її адресу надішли заявки від потенційних учасників. Тендерний комітет вибрав одну чи кілька компаній для співпраці. Частина компаній виявилася не обраною. І в цій ситуації потрібно написати листа-відмову. Здавалося б, що тут складного? Бери та пиши: «В результаті розгляду Вашої заявки прийнято рішення відмовити вам у співпраці».

І ось тут і з'являється труднощі: якщо уявити себе на місці адресата, який отримує такий лист, то для більшості людей таке формулювання звучить якось не зовсім добре і навіть прикро, хоча за фактом жодних поганих слів тут немає. Але є негативні емоції, є почуття образи від того, що пропозицію не оцінили, не вибрали, що перевагу надали іншому. А автори листа мають небезпеку надалі не одержати відгуку на свої пропозиції.

Як уникнути такого ефекту? Як відмовити так, щоб не образити, не ставити хрест на можливості майбутньої співпраці?

1. Для того, щоб грамотно та ефективно писати листи-відмови, необхідно мати спокійну внутрішню ділову установку. Учасникам мого тренінгу я її озвучую так: «Ви працюєте у бізнесі. Бізнес – це сфера взаємодії, де кожна сторона має на меті. Цілі сторін не завжди збігаються. Важливо дотримуватись взаємної поваги та розуміння того, що кожен має право на свої інтереси. Ви уявляєте ділові інтереси своєї компанії. Випадок відмови - це абсолютно нормальний для будь-якого бізнесу випадок. Більше того, це робоча практика, з якою потрібно навчитися грамотно працювати. Навчитися грамотно відмовляти – це означає навчитися робити це максимально коректно.

2. Щоб відмова прозвучала для адресата максимально коректно, важливо, щоб лист містив такі важливі компоненти:

1) лист-відмова має бути персонально адресованим (персональне звернення):

«Здрастуйте, шановний Іване Івановичу!»

«Шановна Наталя Костянтинівна!»

2) лист-відмова має містити подяку за відгук на нашу пропозицію:

«Дякую за можливість, яку Ви знайшли, надавши нам Вашу ділову пропозицію!»

«Дякую, що відгукнулися на нашу пропозицію»

«Дякую за надіслане на нашу адресу резюме».

3. Лист-відмова має містити інформацію, що вказує на те, що пропозиція адресата/комерційна пропозиція/резюме була уважно вивчена (у листі-відмові повинні звучати відомі адресатом факти та слова).

"Ми розглянули проект Вашої компанії з організації ... для нашої компанії".

«Ми уважно вивчили Ваш проект з …»

«Ми уважно вивчили інформацію про Ваш професійний досвід та знання».

4. Лист-відмова має містити позитивні оцінки на адресу адресата (його пропозиції, продукція, досвід або ін.) будь-які варіанти похвали/компліменту щодо пропозиції, з якою адресат до нас звернувся:

«Запропонована Вами схема була дуже цікавою для нас…»

«Ваше інженерне рішення гідне поваги та високо оцінене нашими фахівцями»

«Ваш досвід заслуговує на увагу і повагу…».

5. Лист відмова має містити чітке формулювання відмови + чітке пояснення причин, з яких прийнято рішення відмовити:

«Незважаючи на технічно грамотний проект, ми змушені поки що відмовитися від Ваших послуг. Оскільки витрати, які буде змушена нести наша компанія, як у період окупності проекту, так і після перевищують наші поточні витрати»

«При цьому ми прийняли рішення про неможливість на даний момент ухвалити Вашу пропозицію. Це пов'язано з тим, що...»

6. У листі має бути згадана пропозиція (або просто згадка) можливих альтернатив:

«Ми сподіваємося, що надалі ми зможемо повернутися до цього проекту та продовжити співпрацю»

«Впевнені у можливості співпраці при реалізації майбутніх проектів»

"Ми готові розглядати Вашу кандидатуру при відкритті нових вакансій".

А тепер подивіться, як загалом звучить лист-відмова з використанням перерахованих вище компонентів:

Комплімент щодо пропозиції.

Чітке пояснення причин, через які прийнято рішення відповісти відмовою. Тому, незважаючи на технічно грамотний проект, ми змушені поки що відмовитися від Ваших послуг. Комплімент з приводу пропозиції.

Виразне формулювання відмови. Сподіваємося, що надалі ми зможемо повернутися до цього проекту та продовжити співпрацю. Згадування про можливі альтернативи.

З повагою Сергій Іванов

Начальник відділу закупівель невиробничих матеріалів

Впевнена, що листи-відмови, написані відповідно до запропонованої структури, можуть характеризувати автора такого листа (компанію) як грамотного, коректного, цивілізованого ділового співрозмовника. А інструменти, про які йшлося у статті, здатні зробити написання грамотних листів-відмов нехай непростою, але не такою складною та емоційно-витратною роботою.

директор з розвитку тренінгової компанії

Зверніть увагу на тренінг з Ділового e-mail листування, який проводить Тамара Воротинцева. Ось що сама Тамара говорить про тренінг.