Головна Бухгалтерський облік План роботи із проектними інститутами. Технології планування проектної діяльності

План роботи із проектними інститутами. Технології планування проектної діяльності

Планування проектних робіт – це чіткий план дій усієї компанії та кожного окремого співробітника на певний період, який за мету ставить розвиток та розширення бізнесу. Проектування являє собою низку заходів та супровідної документації, яка дає чіткі визначення кожного сегмента галузі, що розглядається: тимчасових резервів, матеріальних витрат, ефективності та ліквідності всього підприємницького спрямування.

Цілі, сутність та визначення

Здійснення проекту буквально на всіх стадіях вимагатиме чітких дій, скоординованого та послідовного плану. Система планування управління проектами перших етапах розробляється (в концептуальному сенсі) керівником, власником компанії/бізнесу. На етапі розробки концепції розвитку проект-менеджером (або відділом з планів розвитку) до уваги беруться основні поняття та цілі напряму:

тривалість всього плану реалізації проекту;
довжина кожного елемента;
обсяг необхідних ресурсів задля досягнення цілей: фінансові можливості, трудові резерви, запас часу;
обсяги будівельних або проектних організацій, що залучаються;
терміни постачання матеріалів, комплектуючих, обладнання;
ліквідність заходів, що проводяться.

Головне завдання та основоположна мета планування проектування процесів в управлінні – це складання моделі для реалізації бізнес-ідеї в бажаній концепції.

Кожна процедура в діяльності має свою відповідальну особу, яка відповідає за виконання поставлених завдань у потрібні терміни. Найчастіше, саме тимчасові нормативи та його дотримання надають фундаментальну роль у впровадженні всіх найвигідніших ідей цьому проміжку часу. Тому основна роль приділяється вивченню часових термінів для реалізації та прогноз ліквідності галузі в майбутньому.

Основні стадії реалізації планування проектної діяльності

Будь-яка проектна діяльність розрахована на реалізацію у певному часовому проміжку. Так, найважливішим чинником запровадження плану є облік ліквідності напрями у майбутньому, його прибутковість і навіть збитковість.

Цілі та завдання планування в обов'язковому порядку мають бути чіткими, оскільки лише в цьому випадку можна приступати до реалізації наступного етапу – формування характеристик проекту.

Однак весь процес здійснення плану можна для зручності розділити на кілька стадій:

побудова концепції, її цілей;
визначається послідовність робіт;
визначаються ресурси, які потрібно буде задіяти;
опис проекту, його складу;
визначення послідовності робіт;
складається основа проектного бюджету (кошторис);
компонування всіх результатів в один документ (бізнес/план);
реалізація, здійснення плану;
прорахунок прибутковості за підсумками реалізованого плану.

Результати планування представляють як графіків, порівняльних аналізів, які несуть пірамідальну структуру з чіткими діями кожному етапі його реалізації.

7 принципів планування проектної діяльності

Щоб результат був результативним, важливо при розробці та складанні планування проектної діяльності враховувати 7 основних засад.

Принцип №1: Цілеспрямованість

У основі планування конкретного плану має лежати головна мета: навіщо необхідно впроваджувати кожен із етапів планування, яке завдання, суть і потреба.

Принцип №2: Системність

Системна співзалежність кожного з сегмента етапу, що впроваджується. Оскільки планування – це сукупність окремих етапів, важливо визначити як завдання кожному за них, а й забезпечити системність ефективної взаємодії кожного елемента. Важливо розуміти, що невиконання в одному елементі тягне за собою «неполадки» у всій організації планування.

Принцип №3: Комплексність

Застосування різних методів у проектуванні має впливати на зв'язку кожного з елементів. Розглядаючи такий принцип, важливо враховувати індивідуальні особливості кожного напряму, впроваджуючи його у необхідному проміжку часу.

Принцип №4: Забезпеченість

Звичайно ж, основний принцип для втілення будь-яких ідей – наявність необхідних ресурсів матеріального плану. Без фінансування реалізувати будь-який, навіть найскромніший проект не вийде. Тому перш ніж ухвалити рішення щодо впровадження тих чи інших планів, варто спочатку розрахувати матеріальне забезпечення, за необхідності – залучити інвестора.

Принцип №5: Пріоритетність

Як правило, такий принцип розглядається у тому випадку, коли є можливість втілення кількох різних за специфікою напрямків. Так, пріоритетні цілі визначають найважливіші пункти, що відповідають принципам концепції розвитку галузі чи всього бізнесу.

Принцип №6: Безпека

Насамперед цей принцип грунтується на матеріальній безпеці, тобто на прорахунку ризиків, які не дадуть можливості втілити всі ідеї в життя. До уваги беруться як фінансові аналітичні дослідження, а й прогноз ринку, аналіз ефективності експертного відділу.

Принцип №7: Час

Реалізація конкретних ідей найвигідніша у разі, якщо є попит пропозицію. Для реалізації плану варто враховувати приблизний час, який може знадобитися для впровадження принципів планування.

Планування процесів управління: структура

Структура реалізації ідей планування є ієрархічним ланцюжком взаємозамінних дисциплін, які дозволяють вирішувати різноманітні організаційні питання. Мета структуризації процесів планування проектами:

формування поетапності реалізованих робіт (графік);
показувати результати етапів, що впроваджуються (ефективно, неефективно);
встановлення контрольних точок розвитку та реалізації проекту;
забезпечення всім співробітникам та керівництву проекту об'єктивного розуміння того, що потрібно робити саме зараз;
розподіл зон відповідальності;
складання розуміння всіх ресурсів: трудових, матеріальних, фінансових.

Структура проектування великою мірою визначається метою. Наприклад, при цілях можуть існувати різні вимоги: одне підприємство ставить за мету побудувати 10 будинків по 15 поверхів, а інша компанія ставить за мету побудувати 10 будинків по 10 поверхів за 5 років. Цілі в обох компаній різні, а тому і структура відрізнятиметься і значно відрізнятиметься одна від одної.

Ще одна схема

Короткий словник понять, що характеризують процес планування проекту:
СЗГ - структурна схема організації;
СРР - структура розбиття (розподілу) робіт;
СДР - структурна декомпозиція робіт.

Структура у стандартному форматі проекту запланованих робіт:

цілепокладання;
планування;
створення;
контроль та можлива корекція дії на різних етапах;
презентація;
рефлексія.

Запланований результат проектної діяльності може мати особистісний, регулятивний, пізнавальний, комунікативний, матеріальний характер.

Види планування проектної діяльності

Проектна діяльність, технологія планування та його структуризація також визначається видом такого роду діяльності. Так, за масштабами виділяють:

мікропроекти (вузька форма реалізації проекту індивідуальної ініціативи, обсяги якого можуть змінюватись);
малі проекти (інструменти реалізації з малим трудовим та фінансовим ресурсом, не потребують великого фінансування);
мегапроекти (цільові програми, які в основі несуть взаємозв'язок із кількома малими або середніми проектами).

Види проектної діяльності щодо термінів реалізації:

короткострокові;
середньострокові;
довгострокові.

Тривалість часу короткострокового проекту може бути від півроку до двох років, тоді як довгострокові плани реалізуються до 15 років. Реалізованим вважається той проект, який досяг своєї мети, до цього моменту проектний план може коригуватися, переглядатися концепція реалізації.

Види проектного планування на кшталт фінансування (бюджетованої основи):

спонсорські;
кредитні чи інвестовані;
бюджетні;
благодійні.

Висновки

Планування та контроль управління проектами у будь-якому із зазначених видів здійснюється відповідальними посадовими особами. У загальному своєму розумінні, планування проектної діяльності - це обов'язкова складова як компанії, що розвивається, так і бізнесу з нуля. Без цього пакета документації здійснити реалізацію бізнесу на належному рівні неможливо.

У цій замітці йтиметься про проектні організації, основна діяльність яких – роботи з проектування об'єктів чи виробів. Насамперед це проектні інститути або конструкторські бюро, що виконують проектно-вишукувальні роботи (ПІР). Також це можуть бути науково-дослідні організації, які проводять НДДКР, хоча їхню діяльність можна планувати менш передбачувано, у зв'язку з творчішим робочим процесом, успіх якого залежить від таланту окремих співробітників.

З часом управління проектуванням стає все більш важливим, оскільки сучасне промислове виробництво (як і будівництво, монтаж тощо), яке користується результатами праць проектувальників, стає більш автоматизованим і високотехнологічним. Керівництво проектних інститутів намагається підвищити ефективність управління, впроваджуючи сучасні програмні продукти, як-от Microsoft Project. Перерахуємо основні особливості використання ІСУП на основі MS Project у проектних організаціях.

Акцент на управлінні трудовитратами

Оскільки основний внесок у результат проекту в проектному інституті роблять безліч висококваліфікованих фахівців-проектувальників, основними витратами в такій організації є їхній фонд оплати праці. Це робить їхні проекти подібними до IT-проектів.

Тому однією з основних особливостей використання Project у таких проектах є «правило Маклауда»:

На завдання має призначатися лише один ресурс. Якщо роботу виконує кілька виконавців, вона розбивається кілька завдань.

Дотримання цього правила дозволяє однозначно пов'язати завдання та призначення, і тим самим спростити облік та аналітику трудовитрат за проектом, а також полегшити вирішення за допомогою Project наступної важливої проблеми, що виникає в проектних інститутах.

Це проблема оптимізації завантаження трудових ресурсів (її максимізація в рамках відведеного робочого часу та усунення перевантажень, вирівнювання). Для її вирішення існує візуальний оптимізатор ресурсів (також відомий як подання «Планування груп») у Project Professional. Варто зазначити, що, хоча оптимізація великого графіка – математично дуже складне завдання, навіть ідеальне її математичне рішення може бути далеким від ідеалу практично. Наприклад, тому, що при вирівнюванні неминучі переривання роботи над одними завданнями та перемикання на інші, що веде до втрати продуктивності праці, а Project це ніяк не враховує.

Основою для оцінки продуктивності праці проектувальників, її подальшого нормування та планування є збирання фактичних трудовитрат виконавців. Цей процес можна автоматизувати навіть таким простим інструментом, як розподіляючи за виконавцями завдань проекту обмінні документи із запитом фактичних трудовитрат.

Є і більш функціональне рішення з використанням Project Server - звітність з трудовитрат через табелі (timesheets). Хоча використання сервера набагато дорожче і складніше за IT-інфраструктурою, ніж простий Project, він має відчутні переваги:

Можливість оптимізації трудовитрат виконавців у межах усіх проектів організації, у яких беруть участь.
Розподіл ресурсів за рівнями ієрархії на основі СДРес з наданням різних рівнів різних прав. Більш привілейовані ресурси можуть делегувати завдання та можливості звітності з трудовитрат менш привілейованим.
Можливість обліку позапроектних (адміністративних) трудовитрат ресурсів.
Завдяки централізованій базі даних, що зберігає інформацію про трудовитрати проектувальників, можна проводити глибокий аналіз продуктивності праці за допомогою звітів Microsoft Reporting Services або Analysis Services.
Інтеграція системи управління проектами з SharePoint, який забезпечує сховище документів та систему документообігу, а також багато інших корисних функцій.

Тому для великого проектного інституту можна рекомендувати цей варіант системи управління проектами корпоративного рівня на основі Project Server.

Спільне формування складу робіт у календарно-мережевих графіках учасниками кількох відділів

Відмінністю проектів ПІР/НДДКР від такої популярної галузі, як IT, є великий розмір КСГ проектів – безліч робіт та розгалужена структура СПЗ. Часто зустрічається підхід, коли кожен начальник відділу відповідає за свою ділянку графіка проекту. Це виправдано, оскільки менеджер великого проекту не може знати всіх тонкощів складу робіт та кваліфікації виконавців, які на ці роботи призначатимуться. За такої організації планування начальник відділу самостійно формує блок СДР, що виконується своїм відділом (виконує деталізацію сумарного завдання). Project Server підтримує цей сценарій тільки за допомогою механізму підпроектів, але має ряд недоліків, на яких ми зараз зупинятися не будемо. Деталізувати завдання в рамках одного проекту може лише додатковий компонент ІСУП, як-от наш .

Як отримати допомогу експертів при впровадженні

Практична реалізація застосування ИСУП з урахуванням Microsoft Project у проектної організації – дуже велика тема, яка може бути розкрито лише у замітці.
Рекомендуємо читачам, що зацікавилися, вивчити бізнес-процеси управління проектами ПІР/НДДКР та їх реалізацію в MS Project у статті Олексія Просницького «Microsoft Project в проектних організаціях. Сценарії та інструменти».

Сприяння в налаштуванні Project Server та додаткових компонентів до нього для потреб проектної організації ви можете.

Олексію, привіт.

Отже, як виглядає робота з проектними організаціями? На перший погляд, все просто. Шукаємо проектні інститути, відділи проектних інститутів, які зацікавлені у твоїй продукції. Дзвонимо, знайомимося, призначаємо зустріч, передаємо інформацію. Відразу слід зазначити, що для проектантів інформації мало не буває. Найчастіше роботу над проектом веде не одна людина. Тому постає завдання передати максимально повну інформацію всім людям по твоєму продукту. Інформація про продукт бажано передавати у вигляді паперових каталогів. Загалом хлопці працюють, кошторисники рахують, замовник звертається до тебе:). Це я про сферичного коня у вакуумі розповів.

Насправді ж справа інакше. Тут можна часто зіткнутися з безліччю, які походять безпосередньо від працівників інститутів. Тут може бути і певна заангажованість, і небажання змінювати поточного постачальника через те, що треба буде задіяти людські ресурси (конструкторів, технологів; а вигода може здатися міфічною), та інше.

У будь-якому випадку, якщо твоя інформація буде в багатьох проектних інститутах, то гірше явно не буде.

Про пошук клієнтів я думаю, що це не проблема, і ти знаєш, де їх шукати. Також, імхо, варто звернути увагу на ті компанії, які мають свої КБ.Не знаю, наскільки це актуально для твого продукту, але це працює. Зокрема, так я познайомився з московським РВС (вірніше його структурним підрозділом РМ-Енергос...с).

Якщо компанія бере участь у профільних виставках, то запрошувати працівників інститутів обов'язково. Також, необхідно активізувати роботу з інституціями перед новим роком.

Окрім іншого, проектні інститути (за умови, що ти в добрих стосунках із виконавцями) можна зрозуміти які тенденції на ринку, дізнатися про якихось нових клієнтів.

А тепер трохи мого практичного досвіду роботи (з поправкою, що я в іншій країні:)). Як я вже писав вище – найчастіше стикаєшся із зацікавленістю проектантів. Багато хто хоче працювати за договором маркетингу.

Також, якщо твій продукт невідомий широкому колу кінцевих споживачів, то можуть виникнути проблеми. Типові слова проектантів: клієнти хочуть бачити обладнання SchE, ABB, Moeller, Siemens, etc. Те, що ви пропонуєте, ми не знаємо, і наші клієнти також. І тут про вартість мого рішення навіть не йдеться.

Перешкоди, створювані власником у надсиланні каталогів фізично. Його просто жаба душить. Наприклад, відправити 2 каталоги (~ по 250 сторінок кожен) в Алмату - близько 35$. Загалом типу рахує гроші, і хоче, щоб експорт сам зростав як на дріжджах (lol). Загалом проектувальнику простіше працювати з місцевими компаніями, ніж із нами (тут і лише електронна версія від нас, і відсутності особистого контакту, і продукт зі слабким маркетингом у конкретній галузі країни).

Ось так коротко. Якщо виникнуть питання - можемо обговорити конкретніше/докладніше.

У нас на сайті завжди представлена велика кількість свіжих актуальних вакансій. Використовуйте фільтри для швидкого пошуку параметрів.

Для успішного працевлаштування бажано мати профільну освіту, а також мати необхідні якості та навички роботи. Насамперед потрібно уважно вивчити вимоги роботодавців за обраною спеціальністю, потім зайнятися складанням резюме.

Не варто надсилати своє резюме одночасно по всіх компаніях. Вибирайте відповідні вакансії, орієнтуючись на свою кваліфікацію та досвід роботи. Перерахуємо найзначущіші для роботодавців навички, необхідні Вам для успішної роботи спеціалістом по роботі з проектними організаціями в Москві:

Топ 7 ключових навичок, які Вам потрібно мати для працевлаштування

Також досить часто у вакансіях зустрічаються такі вимоги: укладання договорів, B2B Продаж та розвиток продажів.

Готуючись до співбесіди, використовуйте цю інформацію як чек-лист. Це допоможе Вам не тільки сподобатися рекрутеру, а й отримати бажану роботу!

Аналіз вакансій у Москві

За результатами аналізу вакансій, опублікованих на нашому сайті, вказана початкова зарплата в середньому становить 63 511 . Середній максимальний рівень доходу (зазначена «зарплата до») – 93 186 . Потрібно враховувати, що наведені цифри – це статистика. Реальна ж зарплата при працевлаштуванні може сильно відрізнятися залежно від багатьох факторів:

Ваш попередній досвід роботи, освіта
Тип зайнятості, графік роботи
Розмір компанії, її галузь, бренд та ін.