Головна Бізнес Види листів: мета складання та напрямки. Лист Види ділових листів за змістом

Види листів: мета складання та напрямки. Лист Види ділових листів за змістом

Визначення терміна

Однією з форм спілкування для людей з використанням мовних конструкцій є мовна діяльність. Вона є деякими зусиллями людини, які спрямовані на досягнення певної мети. У цьому мовна діяльність має такі види, як говоріння, читання, переклад, лист тощо. буд. Усі вони є засобами комунікації для людей.

Лист як є допоміжною знаковою системою. Його використовують для фіксації звукової мови. Але в той же час лист є самостійною системою комунікації, яка має ряд властивих лише йому функцій. Крім фіксації мовної діяльності, воно надає людству можливість засвоїти знання попередніх поколінь і розширити сферу спілкування. Іншими словами, лист пов'язує людей у тому випадку, коли немає можливості безпосереднього спілкування у зв'язку з їх поділом часом чи простором.

Дещо інакше цей термін трактував російську літературну мову 18-го століття. У ті часи під словом «лист» крім поштового відправлення з текстом на папері розумілося і написане авторами твір чи твір. Таке трактування давалося даному терміну у зв'язку зі значним впливом польської мови російською, яке мало місце у період.

Сьогодні за листом збереглася його головна – інформаційна функція. Проте значно розширився перелік способів передачі тієї чи іншої послання. Так, листи сьогодні можна отримати електронною поштою, а також з використанням різноманітних мультимедійних елементів (картинок, аудіо- або відеокліпів).

Класифікація послань

На сьогоднішній день існують різні види листів. Насамперед, їх поділяють на паперові, що є традиційними, та електронні.

Перший вид листів є кореспонденцією різного характеру, запечатану в конверті. Такі послання проходять тривалий шлях від відправника до адресата.

Різні види електронних листів, переданих за допомогою сучасних засобів комунікацій (через e-mail, чат, відеозв'язок тощо), за своєю суттю не мають відмінностей від традиційних. У них, як і в їхніх попередників, є адреса відправника та одержувача, основний інформаційний текст, підпис, дата і т.д. Проте електронні види листів є особливим засобом комунікацій. З їхньою допомогою люди можуть спілкуватися в режимі діалогу, телеконференцій тощо. Інакше кажучи, електронна пошта надає людству величезні можливості, передаючи будь-яку інформацію за лічені секунди при натисканні лише однієї кнопки введення.

Існує й інша класифікація, згідно з якою основні види листів такі:

Дружні. Їх пишуть знайомим людям, які живуть, як правило, в іншому населеному пункті.
Любовні. Їх пишуть романтики, які ще не перевелися у сучасному світі. Такі листи, переповнені почуттями, як і за старих часів, продовжують летіти від будинку до будинку, перетинаючи межі регіонів, країн та континентів.
Рекламні. Основне їхнє призначення пов'язане з продажами. На сьогоднішній день в Росії такі листи тільки починають користуватися популярністю, нарощуючи обсяги та розвиваючись з року в рік. Сюди можна включити різноманітні комерційні пропозиції, анонси рекламних акцій тощо.
Ділові. Це листи, призначені клієнтам та партнерам, посадовим особам та чиновникам. Надсилання такої кореспонденції знаходиться під суворим контролем. Лист має вчасно дійти свого адресата для повідомлення йому важливої інформації.

Існують інші види послань. Так, є листи, які прикріплюють до резюме, надсилають до консульства, редакції, посольства, а також до служби технічної підтримки.

Необхідність у діловій кореспонденції

При складанні офіційного листа людина навряд чи замислюється у тому, що його оформлення і викладу шліфувалися протягом багатьох століть. Ділові послання, як і за старих часів, є невід'ємним засобом зв'язку між різними установами. При цьому всі вони мають єдину узагальнену назву - "службове письмо". Дане поняття включає різні за своїм змістом документи, що оформляються відповідно до існуючого ГОСТу і пересилаються факсом, поштою або іншим способом. Текст такої кореспонденції має бути коректним, грамотним і точним. Від цього безпосередньо залежатиме вирішення того чи іншого питання, а отже, і успіх підприємства загалом.

Історія появи ділової кореспонденції

Складання збірок («письменників»), що містять зразки документів, почалося в Росії на початку 18 ст. Попередниками цих видань були «формулярники», якими користувалися Заході ще 7-му в.

І ті й інші довідники містили опис реквізитів документів, і навіть їх певну послідовність. Це були своєрідні підручні збірки для переписувачів. З них можна було отримати інформацію про побудову документа, а також ознайомитися з шаблонними наборами виразів і фраз, які були невід'ємною частиною офіційного етикету.

Одним із видів «письменників» був «титулярник». У цьому збірнику були відомості про те, як пишеться повний царський титул.

Були в «письменнику» вимоги до почерку переписувача, а також до кольору та якості паперу. Вся кореспонденція вирушала у конвертах, які запечатувалися сургучем чи облатками.

За часів СРСР жанр ділового листа, прийнятий у царській Росії, був просто відкинутий як пережиток минулого. Радянська влада недооцінювала значення ділової кореспонденції. Крім того, відсутність конкуренції та вільного підприємництва позбавляла необхідності у красномовстві та у приведенні переконливих доказів партнеру про початок співробітництва.

Види ділових листів

Нині без службової кореспонденції не обходиться жодна організація. Офіційне листування застосовується при вирішенні багатьох оперативних питань, що виникають у комерційній та управлінській діяльності.

Будь-який діловий лист - це не що інше, як інформаційне повідомлення, що носить протокольний характер. Саме тому подібна кореспонденція підлягає реєстрації, а усне повідомлення партнерам не позбавляє необхідності її надсилання поштою.

Існують різноманітні види При цьому їхня класифікація залежить від тих ознак, які їм притаманні. Так, виділяють:

Службові листи, на які потрібно дати відповідь. Це і т.д.
Ділова кореспонденція, яка не вимагає відповіді. До неї відносять листи-попередження, листи-нагадування тощо.

Ділова кореспонденція може класифікуватись і за структурними ознаками. Відповідно до них існують такі види службових листів, як стандартні та нерегламентовані. Перші з них покликані вирішувати питання щодо регулярних економічних та правових ситуацій. Подання інформації у такому повідомленні здійснюється у формі синтаксичних конструкцій стандартного типу. Нерегламентовані містять у собі авторське формально-логічне оповідання, написане у межах прийнятого етикету.

Тематична ознака офіційної кореспонденції розмежовує ділове та комерційне листування. Так, існують листи, які висвітлюють правові, економічні, фінансові та інші форми діяльності підприємства. Їх належать до ділової кореспонденції. Якщо ж у тексті листа містяться питання збуту чи матеріально-технічного постачання, його вважають комерційним.

За ознаками адресата ділова кореспонденція поділяється на циркулярну та звичайну. Другий вид листів відрізняється тим, що з одного джерела той самий текст відправляється на кілька адрес.

Виділяють також одноаспектну та багатоаспектну ділову кореспонденцію. Перший із цих двох видів розглядає лише одне питання чи проблему. Багатоаспектний текст виділяє відразу кілька напрямків (повідомлення, пропозиції, прохання).

Складання ділових листів

Вся офіційна кореспонденція включає кілька структурних елементів. У самому верху листа розташована область заголовка. У його лівій частині розміщують кутовий штамп підприємства із зазначенням найменування, а також поштових та інших реквізитів компанії. Тут же проставляються номер вихідного документа та дата реєстрації.

Трохи нижче за цей кутовий штамп розташовується заголовок тексту листа, а далі йде сам текст. При написанні такого документа мають бути дотримані такі правила:

у тексті має торкатися або одне питання, або кілька взаємозалежних між собою;
у першій частині тексту має викладатися причина його написання, а у другій – пропозиції, висновки, рішення тощо;
кореспонденція має бути розміщена на аркушах формату А5 або А4;
за наявності додатків їх вказують нижче за основний текст.

Внизу знаходиться область підпису. Тут вказується посада особи, яка підписала документ, а також його прізвище та ініціали.

Якщо потрібно написати різні види листів англійською, німецькою та іншими мовами, то при їх оформленні слід врахувати особливості складання службових листів країни-партнера. Так, у різних державах існують окремі правила написання дат, адрес та інші специфічні моменти.

Правила написання електронних листів

На сьогоднішній день автори численних розсилок та блогів намагаються підтримувати зв'язок зі своїми читачами, регулярно підкидаючи їм листи з корисними порадами. Однак і в цьому питанні існують певні правила, що стосуються тієї розсилки, яку людина просто не бажає бачити у своєму комп'ютері.

Незвичайна класифікація

Існує 5 видів листів, які слід пересилати своєї аудиторії. До них можна віднести:

"Листи-простирадла", що займають об'єм більше одного екрана монітора.
«Листи-задовбашки», що надсилаються з настирливою частотою.
«Листи-рефералки», в яких автор дає пораду «ознайомитись» із чимось корисним. Для отримання такої інформації читач переходить по названому засланню та бачить там черговий урок чи тренінг. Таке залучення до стороннього сайту стрімко знижує чисельність початкової аудиторії.
«Листи-партизани», надіслані автором різних розсилок однієї й тієї клієнтській базі.
«Листи-страшилки». До них відносять кореспонденцію, що має непривабливий вигляд при виході на електронну пошту з мобільного телефону або планшета. Саме тому під час підготовки будь-якого тексту потрібно переконатися, що він однаково добре читатиметься з різних пристроїв.

Лист у процесі розвитку людини

Основні поняття про перенесення графічних символів на папір люди починають пізнавати, будучи у шкільному віці. Саме в ці роки лист як вид діяльності набуває особливого значення. Прагнення чітко і швидко відбивати думки на папері свідчить у тому, що людина підвищує свою грамотність. Крім того, багато психологів відзначають той факт, що своєрідність мови, перенесеної на папір, полягає в тому, що вона є не лише звичкою пальців та рук. Лист є засобом активної пізнавальної діяльності, та його засвоєння тісно пов'язане з процесом формування особистості.

Лист у початковій школі

Ознайомлення з дивовижним світом відображення мови на папері діти приступають уже з першого класу. У цьому учні починають усвідомлювати те, що є різні види листів. вчителя на цю тему має містити цілі заняття. Вони полягають у знайомстві дітей із жанром письма, у розвитку зв'язного мовлення, орфографічної пильності, мовно-слухової та зорової пам'яті, дрібної моторики та емоційної сфери.

На такому уроці вчитель пояснює своїм вихованцям роль, яку лист грає у житті людей. Це дозволяє розвинути комунікативні якості школярів. У дітей виховується колективізм, накопичується початковий досвід обмірковування, оформлення та написання листів.

Незвичайний твір

На шкільних уроках з російської мови та літератури у старших класах іноді пропонується дуже цікаве завдання. Вчитель пропонує дітям написати твір у вигляді листа. Використовуючи таку можна уникнути шаблонних фраз і строгих рамок. У цьому школяру надається можливість дати політ своєї фантазії, залишаючись у межах заданої теми.

Звичайно, лист – це насамперед свобода думки. Однак перед складання цього твору не завадить продумати його план. Це дозволить чітко викласти на папері свої думки і не заплутатися у тезах, що викладаються. Такий лист стане зрозумілим не тільки людині, якій вона призначена. Його основну ідею зрозуміє будь-який читач.

Навчання у корекційних школах

Для дітей, які страждають на ті чи інші захворювання, в нашій країні створюються спеціальні навчальні заклади різних видів (від 1 до 8). Їхньою основною метою є підготовка учнів до дорослого життя.

Найбільш складним є навчання у школах 8-го виду. Сюди беруть розумово відсталих дітей. На першому етапі їх навчання педагог має сформувати початкові навички читання та графічного відображення звуків. Лист (1 клас, 8 вид школи) для таких учнів є основою для формування синтезу та звуко-літерного аналізу. Першокласники працюють зі словами та складами, короткими текстами, а також найпростішими типами речень.

Головною метою таких шкіл є навчання дітей читання та письма, а також орієнтації у соціально-побутових умовах.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Призначення, види, вимоги до складання та оформлення службового листа. Складання та оформлення наказу щодо основної діяльності в даній управлінській ситуації. Класифікація ділових листів та складання листа-претензії. Форми викладу тексту.

контрольна робота , доданий 05.08.2015

Розробка стилістичної конструкції ділового листа. Бланк та реквізити службового листа. Структура та розмір тексту листа. Приклади складання та оформлення різних видів ділових листів. Докладна та пояснювальна записки. Протокол, акт, довідка.

контрольна робота , доданий 24.11.2010

Правила складання та написання ділових листів, їх види, класифікація, вимоги, що пред'являються. Структура ділового листа; етапи підготовки; цільова установка, характер аргументації та композиція тексту; етикетні дозволи, мова, стиль, оформлення.

доповідь, доданий 24.12.2011

Ділове лист як форма офіційної кореспонденції. Використання листа-подяки для підтвердження факту, дії чи ситуації. Найпоширеніші види ділових листів. Використання рекламації для висловлювання претензій до послуги.

реферат, доданий 11.03.2014

Вимоги щодо оформлення реквізитів міжнародного листа. Складання листа-запиту на поставку товару іноземному партнеру та відповіді на нього. Лист-повідомлення у зв'язку з неналежним виконанням умов договору іноземним чи російським партнером.

контрольна робота , доданий 21.04.2011

Різновиди та призначення службових листів; вимоги щодо їх оформлення. Приклад складання договору оренди (майнового найму) та супровідного листа до генерального директора підприємства. Правила оформлення резюме та заяви про прийом на роботу.

контрольна робота , доданий 19.09.2014

Особливості організації прес-конференцій для розширення контактів зі ЗМІ, участі у виставках та ярмарках. Фази управлінської діяльності та складання відповідних документів. Створення зразка гарантійного листа як виду службового листа.

контрольна робота , доданий 28.11.2011

Дослідження поняття та основних видів службових листів. Вивчення правил оформлення та складання тексту ділового листа. Аналіз особливостей ділового спілкування із іноземними партнерами. Характеристика міжнародних стандартів комерційних документів.

контрольна робота , доданий 09.11.2013

Форма ділового листування, на сьогоднішній день, має бути не тільки зрозумілою та ясною, а й короткого змісту.
Існує кілька типів ділових листів. Розглянемо їх.

Перший тип – це лист – прохання.Воно формулюється чітко та коротко. Якщо є пояснення до прохання, слід їх викласти якомога стисліше. Обов'язково підкресліть особисту зацікавленість і заздалегідь подякуйте за виконання вашого прохання.

У деяких випадках доречно закінчити лист "Запевняємо Вас, що подана вами інформація буде використана суворо конфіденційно".

Другий тип ділового листа -лист - повідомлення. Цей лист посилається, як жест ввічливості (за швидку відповідь, вираз готовності до співпраці тощо) або як певне інформаційне повідомлення. Під таким листом достатньо підпису секретаря чи референта.

Третій тип – лист – нагадування.Такий лист надсилається адресату у випадках, коли вдається телефонних переговорів чи особистих контактів досягти своєчасного результату. Мета листа – тактовно нагадати адресату про взяті ним на себе зобов'язання та строки їх виконання. Лише за крайніх обставин можна натякнути на санкції. які можуть згодом виникнути.

Четвертий тип – лист – підтвердження.Найчастіше воно є підтвердженням даних раніше гарантій та обіцянок. Такий лист виконує не так юридичну функцію. скоріше моральну. Висловлює готовність підтримати пропозицію адресата. Або підтвердження своєчасного отримання документів.

П'ятий тип – лист – претензія.Це лист свого роду офіційного попередження. У ньому повинні бути підстави для пред'явлення претензії, самі претензії, конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензії.

Шостий тип – лист – відмова.Цей лист містить відповідь на претензію клієнта або партнера. Правильно складений лист допомагає, незважаючи на відмову, подальшій співпраці сторін.
На початку листа повинен розташовуватися нейтральний коментар, в якому перераховується з чим ви погоджуєтесь, потім причини відмови. Кінець листа має нести позитивний характер, незважаючи на те, що ви не задовольнили висловлену претензію. Згадайте про готовність до подальшої співпраці.

Сьомий тип – лист – вибачення.Бувають ситуації, коли доводиться складати листа - вибачення, з якогось приводу. Зазвичай воно містить виклад причин, з яких щось не відбулося, зустріч, конференція або ж ви не були присутні на якомусь важливому заході.

Восьмий тип – гарантійний лист.Є формою листа як зобов'язання оплати за купівлю, послуги... Містить конкретний вид операції, яку варто зробити. Кінець листа гарантує оплату та зазначаються банківські реквізити. Має два підписи, керівника та головного бухгалтера.

Дев'ятий тип – циркулярний лист.Мета таких листів донести ту саму інформацію кільком адресатам (дочірнім фірмам, філіям). Розсилає ці листи керівна організацією, особистий підпис потрібна лише першому примірнику, але в інших - факсимілі.

Лист - це основний «інструмент» службово-ділового листування, що здійснюється між різними підприємствами (організаціями, установами). Відповідно до одного з визначень діловий (службовий) лист є письмовим зверненням до посадової особи (представленого ним підприємству, організації, установи), підготовлене відповідно до правил листування. Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В. Бикова Т.А. Діловодство (Організація та технології документаційного забезпечення та управління): Підручник для ВНЗ.- М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2000.- 359с.

Примітно, що більшість листування підприємств утворюють саме листи. Ця обставина частково пояснює, чому як «головний герой» даного посібника виступає саме лист.

Приступаючи до вивчення загальних питань підготовки ділових листів, не можна не згадати насамперед про розмаїтість їх видів, зумовлену змістовною спрямованістю листа. Це спонукає автора спробувати класифікації ділових листів залежно від своїх змісту. Маючи класифікаційний критерій, вдалося виділити до 30 видів ділових листів, зокрема:

1) листи-прохання;

2) листи-повідомлення;

3) листи-запити;

4) листи-заяви;

5) листи-підтвердження;

6) листи-замовлення;

7) листи-пропозиції (оферти);

11) гарантійні листи;

12) презентаційні листи;

14) короткі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування тощо);

15) супровідні листи.

16) листи-вітання;

17) листи-запрошення;

18) листи-вибачення;

19) листи для вираження жалю та співчуття;

20) листи з нагоди подання (при заочному знайомстві);

21) листи з нагоди від'їзду;

22) листи для підтримки контактів та взаємовідносин (іміджеві листи);

25) міні-листи (листи-шаблони, листи-маятники тощо);

26) листи-листівки;

27) листи негативного змісту (листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення або відмову в наданні вакансії, листи з висловленням несхвалення або осуду чиїхось дій тощо);

28) листи для висловлення відмови від будь-якої пропозиції;

29) листи для звернення до різних інстанцій у приватному порядку;

30) листи-резюме.

Спробуємо коротко охарактеризувати перелічені вище види листів.

Листи-прохання - це чи не найпоширеніша група ділових листів. І легко зрозуміти, чому - зрештою, далеко не завжди ми почуваємося зручно при необхідності звертатися до когось із проханням особисто або, наприклад, по телефону.

Письмове прохання значною мірою полегшує здійснення цієї процедури. Ось уже справді папір все стерпить. Тим не менш, вдаючись до допомоги листів-прохань, не забувайте про необхідність дотримуватися двох основних правил (про інші буде сказано далі).

По-перше, ніколи не починайте листа зі слова «Прошу» - розумніше і тактовніше спочатку пояснити мотиви вашого звернення (навіть якщо ви попередньо обговорили всі деталі з адресатом). Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Навч. посібник. М.; Новосибірськ, 2005. По-друге, не поспішайте дякувати адресату заздалегідь, тому що для цього існує особливий вид листів - подякових. Завдяки заздалегідь, ви ставите і себе, і адресата в незручне становище. Уявіть, що з тих чи інших причин, що не залежать від нього, одержувач листа рішуче не в змозі допомогти вам. Що ж, відкликати (відсилати) у такому разі «авансовані» подяки назад? Тож поспішайте віддячити людині тоді, коли дізнаєтеся, що ваше прохання задоволене.

Листи-повідомлення - також досить поширена форма ділового листа. Основне призначення такого листа - цілеспрямована передача цілком конкретної інформації, здійснена з ініціативи автора (організації-відправника). З вказаної причини саме листи-повідомлення у багатьох випадках дають початок тривалому листуванню. Як правило, вони є первинними, однак сказане зовсім не означає, що цей вид послання не може застосовуватися для відповіді на отриманий раніше діловий лист.

Лист-повідомлення допустимо почати безпосередньо зі слова «Повідомляю» або одного з його синонімів («Направляю», «Надсилаю» або «Представляю»). Не забувайте окрім відповідної інформації повідомити адресата і про те, що при необхідності він може звернутися до вас за отриманням додаткових відомостей (часто позначка робиться в кінці тексту).

Листи-запити здебільшого передують усю подальшу роботу з укладання різних угод між партнерами по служебно-деловой листуванні. Вони призначені, як випливає з назви, для запитування відповідної інформації. Підкреслимо, що листи-запити передбачають обов'язкову реакцію адресатів у вигляді письмової відповіді по суті та у строк, прямо встановлений чи автором запиту, чи нормативно-правовим документом.

Найкраще починати такі листи зі слів «Прошу (просимо) вас (Вас) повідомити...», хоча при цьому буде не зайвим попередньо пояснити, чим викликаний ваш запит. На відміну від прохання в кінці тексту можна в тактовній формі висловити адресату своє побажання щодо термінів надання інформації, що вас цікавить.

Підкреслимо, що лист у відповідь у цьому випадку постає як залежний за композицією та тематикою текст (стосовно запиту). У відповіді на запит обов'язково має бути посилання на первинний лист та його тему. Крім того, в обох листах мають приблизно збігатися обсяг інформації, послідовність викладу, термінологія, система посилань.

Листи-заяви не слід плутати зі звичайними заявами, настільки поширеними під час внутрішнього листування 1 . Лист-заява має на меті офіційно та оперативно проінформувати адресата про позицію автора (організації-відправника) ділового листа тому чи іншому питанню (висловити своє ставлення до його суті та порядку вирішення). Наприклад, підтвердити свої наміри щодо реалізації раніше узгоджених планів співробітництва.

Лист-заява може мати кілька сценаріїв і бути залежно від обставин декларацію про наміри, підтвердження, заяву ad hoc (тобто. заяву щодо конкретному приводу -- наприклад, на підтримку ділового партнера тощо.). Стандартний початок такого листа: «Справжнім посланням заявляємо (заявляю) про...» Висновок включає одне із стандартних формулювань на кшталт: «Просимо прийняти цю заяву до відома для...».

Листи-підтвердження відправляються за відповідною адресою, щоб підтвердити будь-який факт - наприклад, отримання листа, надісланого раніше адресатом. Такі листи зазвичай готуються у відповідь прохання («Прошу підтвердити...»), виражену автору (організації-відправнику) листи. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Навч. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.

Практично завжди листи-підтвердження починаються зі слів «Справжнім підтверджується (підтверджуємо, підтверджую)...» Іншою відмінністю цього виду ділових листів є їх небагатослівність, стислість, обумовлена конкретністю приводу для написання. Від зустрічного прохання «підтвердити» щось у листах-підтвердженнях прийнято утримуватись.

Листи-закази 9 у багатьох випадках є відповідь на листи-пропозиції (оферти). Функціональне призначення подібних листів - здійснення письмового замовлення, його документування (хоча при цьому саме замовлення може оформлятися і на спеціальному бланку, як при прямій поштовій розсилці). У разі лист-замовлення одночасно виконує і функцію супровідного листа.

Автору листа виклад свого наміру замовити щось у адресата (товар, послугу та ін.) доцільно випередити пояснення мотивів своїх дій. З цією метою буває достатнім послатися на джерело інформації (матеріали листування, інформаційний лист або директ-мейл, рекламну інформацію тощо). Крім того, як і у випадку із листом-запитом, є допустимим повідомити адресата своє побажання щодо термінів виконання замовлення. Це має виглядати саме як побажання (якщо не йдеться про другу, а то й третю-четверту спробу автора отримати замовлення, до того ж давно оплачене).

Листи-пропозиції (оферти) мають на меті зробити адресату офіційну пропозицію щодо поставки (допоставки) тієї чи іншої продукції. Відмінна риса оферти - виняткова конкретність і точність у викладі умов передбачуваної комерційної угоди (термінів, номенклатури продукції, її кількості, порядку розрахунків тощо).

Важливим є вибір найбільш вдалої форми пропозиції. Зауважимо, що на практиці найменш ефективним виявляється варіант письмового звернення, який починається зі слова «Пропоную (пропонуємо)». Найправильнішим вважається зробити невеликий комплімент адресату - послатися з його бездоганну репутацію. Зрештою оферту роблять не для того, щоб написати ще один діловий папір, а для того, щоб отримати ще одного замовника.

Листи-доповнення виручають нас у всіх випадках, коли ми, відправивши послання, вважали неможливим вдаватися до постскриптуму, і внаслідок цього частина важливої інформації виявилася недоступною для адресата. Оскільки повернути вже відправлений лист «з півдороги» не можна, автор може відправити – що називається, навздогін – лист-доповнення.

Характерною особливістю такого листа є пряма вказівка на те, що він є продовженням попереднього послання (при цьому видається вкрай бажаним послатися на конкретні ознаки листа - його дату, номер тощо). Саме з цього слід починати послання, наприклад, так: «Цей лист є доповненням до...».

Крім того, у тексті листа-доповнення слід пояснити, чим була викликана необхідність його відправлення, припустимо, так: «У зв'язку зі значною (несподіваною) зміною вартості комплектуючих до виробу..., що є для Вашого підприємства безпосереднім інтересом...»

Листи-рекламації (претензійні листи) - відносно рідкісне явище в офіційному листуванні. Такі послання призначені для висловлення письмових претензій у зв'язку з незадовільним виконанням адресатом взятих ним ділових зобов'язань.

Зауважимо, що сумлінні партнери намагаються залагодити розбіжності, що виникли, не вдаючись при цьому до рекламації. Однак бізнес є бізнес, і в певних обставин таке послання - єдиний взаємоприйнятний вихід із ситуації.

Текст листа-рекламації повинен у всіх випадках спиратися на відповідні документальні свідоцтва про недобросовісність адресата (навмисної або допущеної ним з необережності). У більшості випадків таким свідоцтвом є акт, засвідчений підписами посадових осіб та печаткою організації-відправника. Такий акт (другий його екземпляр чи копію) доцільно додати до листа-претензії (в останньому випадку він одночасно виконуватиме і функцію супровідного листа).

У той же час оформляти лист-претензію у формі акта недоцільно - це може суттєво ускладнити ваші взаємини з адресатом. Навпаки, дайте зрозуміти організації-отримувачу листа, що ви робите це з жалем (так і напишіть), висловивши надію на адекватну реакцію. Лист-рекламація має містити чіткі вказівки щодо того, яких саме дій ви очікуєте від адресата, а також щодо термінів цих дій. Інформаційні листи слід розглядати як різновид листів-повідомлень чи рекламних листів. Повідомлення, як відомо, передбачає стислість і служить насамперед встановлення (відновлення) контакту з адресатом.

Інформаційний лист - це результат логічного розвитку листування. Такий лист відправляється адресату у разі, якщо контакт із ним вдалося встановити, і не заперечує проти його подальшого розвитку. Такий лист покликаний об'єктивно і в дещо більшому обсязі (порівняно з повідомленням) поінформувати адресата - про прагнення автора послання розвивати службові, ділові та особисті контакти, про окремі аспекти їх здійснення тощо.

Особливо корисними є інформаційні листи при встановленні первинного контакту з адресатом, якому надається певна кількість додаткової інформації (наприклад, про діяльність організації-відправника інформаційного листа) оглядового характеру. На основі зазначеної інформації адресат надалі може вимагати необхідні уточнення. Буде правильним спонукати адресата до цього за допомогою стандартного формулювання на кшталт: «Ми будемо раді відповісти на Ваші запитання...».

Гарантійні листи призначені для надання адресату письмових гарантій щодо намірів або дій автора (організації-відправника), які так чи інакше торкаються інтересів адресата. Найчастіше гарантійні листи оформлюються на підтвердження оплати.

Гарантійні листи відрізняють ясність, точність та однозначність формулювань - оскільки йдеться про надання адресату гарантій від імені та за дорученням організації чи посадової особи.

Подібні листи можуть починатися з викладу суті гарантій, що надаються адресату, наприклад: «Справжнім листом гарантую...». В інших випадках гарантійний лист може включати виклад причин, якими викликано намір автора заявити про свою готовність надати адресату ті чи інші гарантії.

У цьому випадку відповідна заява формулюється у заключній пропозиції, наприклад: «Своєчасну та повну оплату гарантую». Особливістю даного виду листів є наявність поряд із підписом автора (припустимо, директора організації) підпису посадової особи, у безпосередньому віданні якої знаходяться фінансові чи інші питання.

Презентаційні (рекламні, комерційне) листи мають на меті презентувати (буквально - представити у вигідному світлі) будь-яку продукцію, організацію, персону (у порядку самореклами) - наприклад, політичного діяча, або суспільно значущу подію - наприклад, міське свято . Презентаційний лист має відкритий (публічний) характер, тобто звернено до публіки, широкої громадськості і тому не передбачає персонального звернення до адресата. З тієї ж причини відповідати на презентаційні листи посланнями у відповідь не прийнято.

Стандартним початком презентаційного листа, який представляє якусь продукцію, є формулювання: «Користуючись нагодою, звертаємо Вашу увагу на...». При викладанні відповідної інформації слід привернути увагу адресата до найважливіших переваг, що описуються у посланні. На закінчення необхідно спонукати адресата до дії - припустимо, до отримання додаткової інформації або безпосередньої участі в чомусь. Зазвичай презентаційний лист має додаток - як довідкових інформаційних матеріалів, фотографій, ілюстрацій тощо.

Листи прямої поштової розсилки (директ-мейл) на відміну презентаційних (рекламних) листів мають на меті спонукати адресата до здійснення покупки. Такі листи містять як опис продукції, а й бланк замовлення на її отримання (знову-таки поштою чи з кур'єром), а деяких випадках - і зразки продукції для безкоштовного (пробного) вживання.

Особливістю листів прямої поштової розсилки і те, що вони адресуються багатьом сотням, тисячам, а окремих випадках - і сотням тисяч потенційних покупців. Відповідно, ці листи не припускають особистого звернення до адресата. Крім того, як було зазначено, цей лист одночасно є і засобом зворотного зв'язку адресата з його автором - для цього крім бланків замовлення використовуються купони, талони, запрошення і т.п.

Короткі письмові повідомлення використовуються у тих випадках, коли у автора (організації-відправника) виникає необхідність у небагатослівному терміновому інформуванні адресата у зв'язку з конкретним приводом. Подібні повідомлення надсилаються адресатам у формі повідомлення, нагадування або попередження.

Для первинного повідомлення адресату надсилається повідомлення. Воно містить пояснення мотивів автора (організації-відправника) та відображає пропозиції (побажання чи вимоги) останнього до адресата, викладені у конкретній та ясній формі. Наприклад, банк за допомогою повідомлення має право поінформувати свого клієнта про необхідність погасити наданий йому кредит, а світовий суддя – повідомити про явку на засідання позивача або відповідача у справі.

Якщо повідомлення не мало очікуваного на адресата (наприклад, останній не відреагував на прохання автора відповісти йому письмово до певного терміну), то на його ім'я надсилається нагадування. Відмінними рисами нагадування є: Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Навч. посібник. М.; Новосибірськ, 2005.

б) більш коротка форма викладу суті речень (побажань чи вимог) автора; в) інформування про санкції, які можуть бути застосовані до адресата у разі, якщо і на нагадування з боку останнього так і не буде відповідної реакції.

Якщо адресат справді не реагує на нагадування належним чином, йому надсилається попередження. У ньому, крім посилання на попередні послання та коротку інформацію про їхню сутність, інформування про намір автора (організації-відправника) застосувати стосовно адресата відповідні санкції (припустимо, провести слухання справи без її участі або передати питання щодо погашення кредиту на розгляд суду).

Супровідні листи - це листи, що містять інформацію про відправку адресату документів, інформаційних матеріалів тощо, які ст. силу специфіки змісту обсягу чи форми подання неможливо знайти оформлені як листа. Супровідні листи включають повідомлення про відправку відповідних документів (матеріалів), а також їх перелік. .

Як правило, супровідні листи починають зі слів: «Надсилаю (надсилаю)...». Перелік документів (матеріалів), що додаються до супровідного листа, містить інформацію про їх назви, кількість, обсяг (кількість аркушів, сторінок), у необхідних випадках - про їх гриф та конкретний адресат (наприклад, при розсилці кількох примірників у супровідному листі вказується, кому з адресатів призначено той чи інший номер екземпляра).

Листи-вітання, як і раніше, дуже поширені у службово-діловому листуванні, оскільки далеко не завжди у нас є можливість привітати когось особисто або по телефону. Починати текст вітального послання рекомендується саме зі слова: «Вітаю...» («Вітаємо...»). Привітання зазвичай доповнюються побажаннями адресату різноманітних благ.

Діапазон застосування листів-вітань дуже широкий. Залежно від характеру взаємин, що склалися між автором та адресатом, вважається цілком доречним спрямовувати привітання з наступних випадків:

а) день народження адресата (у тому числі дата заснування організації-одержувача);

б) державні свята;

в) професійні свята;

г) призначення більш престижну посаду;

д) присвоєння почесного чи спеціального звання (у тому числі організації-одержувача);

е) нагородження (зокрема організації-одержувача);

ж) видатні (помітні) досягнення на професійній ниві (перевищення показників економічного розвитку, виграш тендерів, перемоги у конкурсах, змаганнях тощо);

з) укладання взаємовигідних партнерських угод;

і) річниця співробітництва (як правило, перша чи «кругла»).

Листи-запрошення мають на меті запросити адресата до участі у тому чи іншому діловому (службовому) чи урочистому (пам'ятному) заході. Слід мати на увазі, що листи-запрошення не прийнято надсилати з дрібниць. Виняток становлять випадки, коли з якихось причин адресата не можна поінформувати інакше (якщо, наприклад, останній тимчасово відсутній).

Зазвичай текст запрошення починається із слова: «Запрошуємо (запрошую)...». Запрошення може оформлятися як у вигляді листа, так і на спеціальному бланку (запрошення, що додається до листа). *

Запрошення завжди має персональний характер. Зі змісту запрошення адресат повинен усвідомити, коли, куди і з якою метою його запрошують, а в деяких випадках - і те, на яку участь з його боку очікують організатори заходу (наприклад, виступи на ту чи іншу тему).

Запрошення слід надсилати заздалегідь, щоб уникнути непорозумінь. У необхідних випадках автор може повідомити адресата про необхідність підтвердити свою участь у заході.

Листи-вибачення зустрічаються у службово-діловому листуванні порівняно рідко. Тим не менш, у багатьох випадках вони виявляються незамінними для принесення адресату формальних вибачень (неформальні вибачення все ж таки припускають пряме (вербальне) звернення) і, нормалізації взаємин, особливо, якщо вибачитися іншим чином не представляється можливим.

Стандартне формулювання для початку листів-вибачень: «Прошу Вас прийняти вибачення у зв'язку із (за)...».

У той же час вибачатися під час листа двічі не слід (це не прийнято). Натомість слід якомога більш щиро і переконливо висловити свій жаль у зв'язку з тимчасовим порушенням взаємин з адресатом, що мали місце. Загальний тон листа-вибачення має бути підкреслено примирливим, але не запобігливим.

Лист для вираження жалю, співчуття та співчуття також використовуються у повсякденному діловому листуванні у зв'язку з не надто радісними подіями. Зазвичай висловлювати співчуття прийнято у зв'язку зі смертю близьких адресату людей (родичів, друзів, колег).

Письмове вираження співчуття призначене для прояву дружньої підтримки у зв'язку з менш трагічними подіями - наприклад, з приводу нещасного випадку, що спричинило госпіталізацію адресата, стихійного лиха, що зачепив його благополуччя, банкрутства або інших великих неприємностей у діяльності представляється адресатом організації і т.п. . .

Що ж до висловлювання жалю, то цієї форми письмового звернення можна вдаватися у разі виникнення непорозумінь у відносинах автора з адресатом -- при розбіжностях, порушують звичний порядок ділових контактів. Вважається допустимим висловлювати жаль і з менш значних приводів. У жодному разі подібним чином не можна погіршити взаємини з адресатом - навпаки, подібне послання сприйме ваш партнер з розумінням.

Починати подібні листи слід саме зі слів співчуття (співчуття, співчуття), наприклад «Прошу Вас прийняти мої співчуття…» або «Висловлюю Вам своє щире співчуття…». Пояснення мотивів письмового звернення у разі відходить другого план, але заодно є обов'язковим. Вкрай бажано, щоб загальний тон такого листа був підкреслено теплим і залишав місце для прояву почуття надії та (там, де це прийнятно) оптимізму.

Листи з нагоди подання є незамінними при заочному ознайомленні з адресатом. По суті, це - ефективний засіб для встановлення особистих контактів з людиною, про який автор листа. Має мінімальну інформацію, що спонукає його, проте, до особистого знайомства з адресатом.

Такі листи слід розпочинати з короткого викладу обставин, що послужили поштовхом для підготовки послання. Можна згадати про спільні інтереси автора та адресата або про нещодавній захід, на якому вони були присутні, але не змогли поспілкуватися.

Послання зазвичай завершує звернене до адресата прохання відповісти. Лист з нагоди подання завжди містить візитну картку відправника, дану як додаток.

Листи з нагоди від'їзду являють собою знак особливої уваги з боку сторони, що їде по відношенню до сторони, що залишається (приймає). Такий лист зазвичай виконує дві функції - з його допомогою автор висловлює свою вдячність адресату за наданий прийом, і, по-друге, запрошує його до продовження контактів (співробітництва). Верх ввічливості - запрошення нанести візит у відповідь - за умови, що це відповідає інтересам і планам обох сторін.

Початок листа з нагоди від'їзду вирізняється трохи більшою свободою вибору мовних засобів. Воно може бути розпочато так: «Покидаючи Ваше гостинне місто, я хотів би висловити свою глибоку вдячність...» Можливий і більш короткий варіант: «Дякую за наданий прийом. Прошу прийняти запрошення відвідати...» До листа також може бути додана візитна картка автора. Листи підтримки контактів і взаємовідносин чи іміджеві листи служать зміцнення ділових і особистих зв'язків між автором і адресатом. Іноді кажуть, що ці листи служать лише для заповнення вимушених пауз у листуванні та, по суті, є «листами ні про що». Однак насправді значення іміджевих листів важко переоцінити - адже саме з їх допомогою ви можете засвідчити адресату свою увагу без формального на те приводу (ділового чи урочистого характеру).

Звичайно, починаючи іміджевий лист, не слід давати зрозуміти адресату, що його відправка являє собою для автора звичайну рутину. Навпаки, початок послання має бути тісно пов'язаний із якоюсь позитивною подією, відомою учасникам службово-ділового листування. Тут можна порекомендувати згадати про успішну угоду, яка стала можливою завдяки зусиллям адресата або спільної участі автора та адресата у якомусь неформальному заході. Завершувати іміджевий лист слід висловлюванням надії на продовження та зміцнення контактів, розвиток взаємовигідного партнерства тощо.

Подячні листи пишуться з єдиною метою - висловити адресату подяку у зв'язку з здійсненими ним організаційними та іншими зусиллями, результатом яких стало отримання автором (організацією-відправником) відчутної користі (переваги, вигоди та ін.). Іншим випадком для формальної подяки є вираз останньої за надійшли раніше на адресу автора привітання, співчуття тощо.

Подячні листи слід починати саме з висловлювання подяки адресату (організації-отримувачу), наприклад, так: «Висловлюю свою щиру подяку...» або «Сердечно дякую за...». Мотивація викладається після слів подяки: "... у зв'язку з...", "... з нагоди..." і т.п. Слід підкреслити, що заміна в листі подяки слова «подяка» на «вдячність» або «задоволення» не є рівноцінною.

Рекомендаційні листи є формою клопотання автора перед адресатом на користь третьої особи, яка не бере участі в листуванні. Подібне клопотання може бути оформлене у короткій або розгорнутій формі.

Перше припустимо, якщо в листі йдеться про людину, добре знайому адресату. Друге, якщо автор має намір відрекомендувати адресату людини, яку той знає недостатньо або зовсім з нею не знайомий.

Типовим формулюванням для початку розгорнутого рекомендаційного листа є, наприклад, таке: «Справжнім листом маю честь рекомендувати Вам пана (пані)...». Після цього автор звертає увагу адресата на мотиви свого звернення та викладає власне уявлення про рекомендоване. Зазначимо, що розгорнута рекомендація може бути «загальної» - вона має містити опис конкретних переваг (чи недоліків) рекомендованого, аби створити в адресата об'єктивне враження про цю людину.

Милі-листи - листи-шаблони, листи-маятники і т.п. - являють собою малі епістолярні форми. Відмінною особливістю міні-листів є значна повторюваність (стандартність) їхнього змісту, обумовлена насамперед прагненням автора послання заощадити час на його оформленні. Інший важливою особливістю є наявність у структурі більшості таких листів порожнього блоку, призначеного для оформлення бліц-відповіді адресата.

Текст міні-листів зазвичай зводиться до стиснутого викладу суті справи, й у сенсі вільний від дотримання деяких формальних правил написання ділових листів. Писати в подібному «телеграфному» стилі вважається прийнятно адресатам, з якими у автора міні-листа склалися тісні ділові чи особисті стосунки, які передбачають розуміння «з півслова».

Листи-листівки - ще одна специфічна мала епістолярна форма. Вона найбільшою мірою придатна для ведення листування, що безпосередньо не торкається аспектів службово-ділових взаємин її учасників.

Листи-листівки рекомендується використовувати для коротких повідомлень особистого характеру переважно у періоди, коли особисті контакти між учасниками ділового листування з якихось причин утруднені. Такі листи завжди мають обов'язкове оформлення на листівці (ілюстрованій поштовій картці з знаками поштової оплати). Крім того, оскільки такі листівки прийнято відправляти поштою без конверта, при викладанні змісту слід утримуватися від згадки справ конфіденційного характеру.

Листи негативного змісту - це листи-відмови, письмові повідомлення про звільнення або відмову в наданні субсидії, а також листи з висловленням несхвалення чи осуду чиїхось дій тощо. (До зазначених листів не належать листи для вираження формальної відмови від будь-якої пропозиції). Як не прикро, але іноді нам доводиться готувати і розсилати подібні послання.

Зазначимо, що у більшості випадків вони є у відповідь (за винятком випадків висловлення несхвалення або осуду дій адресата). Звичайно, основна функція такого листа - це вираження негативного (негативного) ставлення до певних дій. Однак не слід забувати про те, що зробити це можна по-різному.

Рекомендується особливо ретельно підходити до вибору формулювань та порядку викладу змісту послання. Іншими словами, воно має бути негативним лише в сенсі інформаційного наповнення, але при цьому бути абсолютно нейтральним по відношенню до особи адресата. , Доцільно починати подібні листи з вираження жалю про відмову, наприклад: «Ми з жалем змушені повідомити Вам про те, що...» Слід також дати зрозуміти адресату, що рішення про відмову далося вам не легко і продиктоване виключно діловими міркуваннями. У висновку листа слід підбадьорити адресата - наприклад, порекомендувати йому звернутися за субсидією в іншу банківську установу або до іншого роботодавця (у разі відмови у наданні вакансії).

Повідомлення про звільнення в обов'язковому порядку має містити подяку за роботу (за умови, що адресат не був запеклим халтурником). Більш складним є варіант листа для вираження негативного відношення (несхвалення) будь-яких дій, вжитих адресатом, або будь-яких його намірів (в останньому випадку мова повинна йти швидше про застереження останнього від реалізації цих намірів).

Головною гідністю такого послання має бути його переконливість, яка не залишає для адресата сумнівів у щирості автора і пояснює, чому останній не міг надійти в цій ситуації інакше і тому звернувся до нього з відповідним листом.

Крім того, адресату слід дати зрозуміти, що письмове звернення має на меті вберегти його від вчинення недостатньо обдуманих вчинків. Ця думка має проходити через весь зміст «червоною ниткою» і ще раз наголошуватися наприкінці послання.

Листи для вираження згоди або відмови від будь-якої пропозиції, як було зазначено, є самостійним видом приватного листа. Приводом їх підготовки служить формальне згоду чи формальний відмови від будь-якої пропозиції, що міститься у посланні адресата -- наприклад, відмови від запрошення.

Листи для вираження згоди або відмови пишуться тільки в тих випадках, коли про відповідь просить сам адресат або, як мінімум, це явно випливає зі змісту послання. Наприклад, отримавши запрошення взяти участь у будь-якому заході від давнього партнера, слід відповісти - позитивно чи негативно - на пропозицію, щоб уникнути можливих ускладнень при подальших контактах з ним.

Направляючи письмову згоду, слід, незважаючи на формальний характер послання, наголосити на його позитивному сприйнятті вами, наприклад: «З задоволенням повідомляю про свою згоду взяти участь у...». Якщо йдеться про письмову відмову, не забудьте засвідчити адресату своє співчуття з цього приводу, скажімо, так: «Дуже шкодуємо, але у зв'язку з обставинами тимчасового характеру ми змушені відмовитися від Вашої люб'язної пропозиції про...». Наприкінці послання слід у будь-якому разі подякувати адресату за виявлену до вас увагу.

Слід також пам'ятати, що недостатня кмітливість автора може завдати адресату додаткових клопотів, пов'язаних, зокрема, з організацією того чи іншого заходу. Тому, отримавши подібне послання, не тягніть із відповіддю.

Листи для звернення до різних інстанцій за мотивами особистого характеру містять конкретне прохання чи вимогу автора у зв'язку з дією чи бездіяльністю адресата (організації-отримувача). Такими інстанціями можуть, залежно від обставин, виступати судові органи, структури комунального господарства, освітні установи, транспортні організації, служби побуту, сервісу та торгівлі тощо. Зміст таких листів підпорядковано двом цілям - поінформувати про щось адресата і спонукати його до певних дій. Починати лист слід з короткого викладу обставин справи, а продовжувати висловлюванням прохання чи вимоги (якщо раніше виражене прохання залишилося без відповіді чи задоволення). Наприкінці послання доречно послатися на конкретні положення нормативно-правових актів, які б підтверджували законність прохання (вимоги) автора.

Листи-резюме не слід ототожнювати власне з резюме (СУ або curriculum vitae - коротким життєписом, в пер. з лат.), що оформляється під час пошуку вакансії. У певному сенсі лист-резюме подібно до листа-презентації з тією лише різницею, що основну частину його змісту становить не опис переваг товару чи послуги, а самореклама професійних якостей самого автора.

Лист-резюме викладається так, як і звичайний лист, тобто без рубрикації на пункти та оформлення заголовка документа (як це прийнято для резюме). У той же час його зміст повинен бути сформульований і оформлений таким чином, щоб адресат з перших рядків оцінив вигоду пропозиції, що міститься в посланні. Іншими словами, якщо вам є що розповісти про себе, робіть це, але у стислій, конкретній та стилістично зручній формі. Почніть із викладу мотивів вашого звернення, а завершіть вказівкою на контактну інформацію: номер телефону, адреси електронної пошти або факсу.

16квіт

Привіт! У цій статті ми розповімо про ділові листи.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

Чому ділове листування не втратило своєї актуальності;
Які бувають ділові листи і як вони оформлюються;
Як правильно написати діловий лист

Зараз за нашими вікнами – час високих технологій та інтернету. Але ділове листування не втратило своєї важливості та актуальності, просто перейшло на інші носії. Чому ділові листи важливо вміти складати та оформлювати, поговоримо сьогодні.

Навіщо потрібне ділове листування

Насамперед, це можливість обмінюватися думками, пропозиціями та думками зі співробітниками чи партнерами з бізнесу. За допомогою листування висловлюють претензії, прохання, з'ясовують непорозуміння між компаніями.

Ділове листування є одним з різновидів офіційним.

Відмінності ділових листів від інших

Основні відмінності полягають у наступному:

Стилістика викладу;
Лексика, яка не допускає яскравого вираження емоцій;
Оформляється на офіційному бланку компанії;
Шрифт не надто дрібний, але й не великий, однак однаковий по всьому тексту;
Рідко займають обсяг понад 1 сторінку;
Наявність суворої службової субординації.

Види ділових листів

Усі ділові листи можна умовно поділити кілька груп. Ми зупинимося докладніше на кожній та дамо коротку характеристику.

Листи, відповідати на які не потрібно.

Гарантійний лист;
Супровідне;
інформаційне;
Лист-попередження;
Лист-нагадування.

Листи, на які потрібна відповідь.

Звернення;
Пропозиція;
Запит;
Вимога;
Прохання.

Некомерційні листи.

Лист-запрошення;
Листи з вираженням співчуття;
Листи з подякою;
Листи з інформуванням про щось;
Листи, які містять рекомендації;
Гарантійні листи;
Листи, що підтверджують, що товар отримано, послуга надана тощо;
Листи з привітаннями з різних приводів;
Лист-прохання;
Листи з інструкціями;
Супровідні листи.

Листи комерційної спрямованості.

Зазвичай їх використовують перед укладанням угоди, а також під час дії договору.

До них відносяться:

Листи з відповідями на запити;
Безпосередньо запит;
– лист, у якому пропонується вчинити правочин або укласти договір;
Претензія;
Нагадування;
Лист, у якому міститься попередження про припинення домовленостей або необхідність виконання зобов'язань тощо.

Якщо говорити про класифікацію за структурою, то буває 2 види ділових листів:

Що містять текст автора та написані у вільній формі;
Складені за суворим зразком.

За адресатами.

Циркуляр – лист, який надсилається кільком адресатам;
Звичайне – вирушає одному адресату від імені однієї людини;
Колективне – відправляється одному адресату, але з кількох осіб.

Також листи поділяють за формою, в якій вони були надіслані:

Надіслані у вигляді факсового повідомлення;
Надіслані електронною поштою;
Ті, що відправлені у звичайних конвертах.

Є види листів, які з етичних міркувань мають бути написані від руки, а чи не надруковані. Це стосується співчуттів та привітань.

Секрети правильного оформлення

Текст листа поділяється на вступну, основну частину та заключну. Вони одне з одним пов'язані логічно. До складу вступної частини включають ті обставини, які спричинили створення листи, а основна частина є саме зміст. У заключній частині підбиваються підсумки, які висловлюють прохання, відмову та інше.

Взагалі, ділове листування з усією відповідальністю можна назвати мистецтвом, тому що вести його правильно, з дотриманням усіх вимог, треба вчитися. Адже найчастіше ми думаємо лише про те, щоб інформація була викладена чітко, а про те, що листа можна вважати особою компанії, забуваємо.

Стилістика.

Кожен лист витримується у строгому діловому стилі, використовуються засоби промови, характерні для офіційних документів.

Вимоги до викладу інформації.

Вся інформація, що міститься у листі, викладається так:

Адресно, призначається конкретній особі;
На дату написання вся інформація має бути актуальною;
Достовірно;
Неупереджено;
Аргументовано;
Максимально повно, щоб ґрунтуючись на ній можна було прийняти рішення.

бланк.

Насамперед лист оформляють на бланку, який є фірмовим.

Для написання ділового листа використовують листи формату А4;
Ліве поле бланка має бути не менше ніж 3 см, оскільки через якийсь час вони будуть відправлені в підшивку;
Вказується назва компанії, юридична та фактична її адреса, адреса електронної пошти;
Краще використовувати стандартний шрифт Times New Roman, розміру 12. Він є оптимальним і добре сприймається при читанні;
Дозволяється оформлення ділових листів без використання фірмового бланка, тоді потрібно інформацію із бланку все-таки навести.

Якщо у листі йдеться про великі угоди, пов'язані з фінансами або конфіденційна інформація іншого характеру, надсилати такі листи факсом або в електронному вигляді не рекомендується. Краще по-старому, у звичайному паперовому конверті.

нумерація.

Якщо лист складається з кількох сторінок, то їх нумерують, починаючи з другої. Номери проставляються нагорі посередині арабськими цифрами. Жодних точок поруч із номером не ставлять.

Розподіл на частини.

Під цим мається на увазі поділ листа на абзаци. Текст не повинен йти суцільним потоком, так він просто не сприйматиметься. Завдяки поділу на абзаци видно, де закінчується одна думка та починається інша.

Наявність виправлень.

Виправлень та друкарських помилок, а також підчисток допускати небажано. Лист має бути складений грамотно, а текст надрукований через інтервал 1,5 - 2.

Використовувані реквізити.

Ми вкажемо лише основні, тому що вже коротко говорили про них трохи раніше:

Якщо підприємство державне – використовується Герб РФ. Розташовується він у середині офіційного бланка;
Назва компанії повністю;
Номери факсу та телефону;
номер банківського рахунку;
Адресат – причому назву компанії-адресата використовують у називному відмінку, для зазначення посади та прізвища одержувача використовуйте дальний відмінок;
Якщо адресат має вчений ступінь чи звання, вкажіть його перед прізвищем людини;
Будь-який реквізит пишуть з нового рядка і з великої літери.

Діловий лист після проведеної зустрічі

Ви провели ділову зустріч, намітилася якась перспектива для . Як відобразити це у листі, обговоримо далі.

Насамперед, на початку листа зішліться на число та час вашого спілкування з потенційним партнером, навіть якщо з моменту зустрічі минуло кілька днів.
Уникайте помилок або надто складних фраз: складіть листа коротко і чітко, але так, щоб у одержувача було бажання його прочитати.
Згадайте, про що йшлося. Наприклад: « Ми обговорювали, скільки коштуватиме ваза у венеціанському стилі».
Зробіть так, щоб отримувач листа висловив своє ставлення до теми зустрічі.
Вкажіть час, коли ви можете спілкуватися по телефону або зустрітися особисто.
Донесіть до одержувача, що чекаєте на співпрацю з ним: « Сподіваюся на подальші ділові відносини з Вами«.
Завершіть лист наступною чи подібною фразою: « З найкращими побажаннями до Вас..».

Електронні ділові листи

Не можна залишити поза увагою вимоги до їх оформлення, оскільки зараз дедалі більше оформляються листи в електронному вигляді, ніж у паперовому. Все-таки 21 століття надворі.

Підготувати електронний діловий лист великої праці не складає, вимоги щодо оформлення ідентичні традиційним листам. Єдине, у такого листа завжди має бути заголовок (або тема листа), щоб він просто не загубився в потоці документації.

Крім того, коли на такий лист відповідають, тематику листа краще не змінювати, то ви швидше зрозумієте, про що йдеться, якщо електронних листів отримуєте багато.

Також не варто використовувати при оформленні додатків до таких листів суперсучасне ПЗ, далеко не факт, що таке є у вашого адресата. Якщо його немає, листа просто не відкриється.

Не використовуйте смайлики, коли пишете ділового листа в електронному вигляді. Технології - це добре, але при написанні дотримуйтесь ділової мови.

У які терміни слід відповісти на лист

Якщо лист відноситься до категорії вимагають відповіді, то коли відповідати залежить від інформації, яка міститься в листі:

Якщо ви отримали запит, у найближчі три дні з моменту одержання підтвердьте, що його отримано. А остаточну відповідь можна дати протягом місяця;
Якщо мова про співчуття, його можна направити у десятиденний термін після того, як сумна подія сталася;
Надіслати вітання допустимо протягом 8 днів з того моменту, як ви дізналися про урочисту дату;
Якщо говорити про загальні правила гарного тону, то відповідати на листи краще за семиденний термін.

Як написати діловий лист: простою мовою про складне

Розрізняйте діловий лист та особисте листування. Ми вже не раз сьогодні говорили про те, в чому полягають ці відмінності, не треба про них забувати. А зараз розглянемо складання листа поетапно.

1 етап. Вказуємо адресата.

У правому верхньому кутку бланка пишемо прізвище, ініціали та посаду того, кому адресуємо листа. Якщо адресатом є організація, вказуємо її юридичну адресу.

2 етап. Звернення.

Розміщуємо його у середині бланка. Воно здійснюється у поважній формі, без скорочень та помарок.

приклад: Шановна (ім'я, по батькові)!Також звернення до адресата може здійснювати із зазначенням його посади. Але коли ви звертаєтеся до людини на ім'я, це знижує психологічну напругу, вказує на те, що ділові відносини стабільні та встановлені.

3 етап. Виклад мети.

Поясніть мету листа, його суть та головні думки. Ця частина є основною. Пишіть, що хочете сказати, яка причина звернення. Але не забувайте про офіційну та нейтральну стилістику.

4 етап. Внесення пропозицій, рекомендацій.

Майже будь-який діловий лист має на увазі, що адресат на нього відреагує. Цього не вимагають лише листи інформаційного характеру. Тому не просто описуйте проблему, а й пропонуйте, як її можна вирішити.

Якщо ви звертаєтеся зі скаргою, просіть вжити певних заходів, якщо ж пропонуєте співпрацювати, розкажіть, які варіанти є.

Говорячи простіше, той, хто отримає лист, повинен бачити, що від нього не просто чогось хочуть, а й зрозуміти, як це може бути здійснено.

Як закінчити діловий лист

Діловий лист має бути написаний ідеально. Якщо правил написання не дотримуватиметься, це може негативно вплинути на репутацію компанії в цілому. Тому ми пропонуємо зараз докладніше зупинитись на оформленні заключної частини ділового листа.

Наприкінці листа підсумуйте всього того, про що говорили раніше. Але розтягувати висновки на 10 пропозицій не варто, таки у ділових листах цінується стислість і лаконічність. Краще обмежтеся простими фразами.

В основу кінцівки поставимо 2 показники: вона має бути максимально ввічливою та коректною. Варіанти, як її збудувати, існують різні.

Наведемо кілька прикладів:

Подякуйте за увагу чи допомогу: Дякуємо Вам! (Дозвольте Вам подякувати…);
Висловіть сподівання на майбутнє: Сподіваємось на взаємовигідну співпрацю (Сподіваємося на отримання відповіді найближчим часом…);
Можна побудувати фразу із запевненням адресата у чомусь: Були б раді співпраці з Вами;
Висловіть прохання: Просимо Вас повідомити про результати;
Вибачтеся за завдані незручності: Перепрошую за непередбачену затримку оплати матеріалу.

Як попрощатися з адресатом

Незважаючи на те, що листування офіційне, попрощатися можна по-різному.

Наведемо кілька варіантів:

З повагою до Вас...;
З побажанням успіхів...;
З найкращими побажаннями.

Ставимо підпис правильно.

Коли підписуєте листа, вказуйте свою посаду, ім'я та прізвище. Якщо ви сумніваєтеся в доречності фрази типу: « Щиро Ваш» –просто не використовуйте її.

Можете в підписі вказати ваші контакти, додатковий телефон або електронну адресу, таким чином ви демонструєте одержувачу, що готові спілкуватися з ним і співпрацювати.

У наступній частині нашої статті хотілося б поговорити про ділові листи англійською мовою.

Ділові листи англійською мовою

Регламентованої форми складання таких листів немає. Все залежатиме від того, яка мета листа і хто його адресат. Наведемо тут короткі рекомендації для складання.

Дата написання.

Якщо пишемо у США, то у вказівці дати на перше місце ставимо місяць, потім число і лише потім рік. Якщо у Велику Британію – дата проставляється як у РФ. При цьому місяць пишіть літерами, уникайте плутанини.

Реквізити отримувача.

Якщо пишіть чоловікові, звертайтеся так: Mr (вкажіть прізвище);
Якщо жінці, яка одружена: Mrs (вкажіть прізвище);
Незаміжня жінка: Miss (вкажіть прізвище);
Якщо не знаєте статус жінки: Ms (вкажіть прізвище).

Вказівка адреси.

Порядок протилежний прийнятому в РФ: офіс, номер будинку, назва вулиці, індекс, назва штату (якщо пишемо в США), назва графства та назва країни (якщо пишемо до Великобританії).

Як звернутися до отримувача.

Стандартні звернення:

Dear Madam;
Dear Sir;
Dear Sir or Madam;
Dear Mrs;
Dear.

Після звернення ставимо кому (якщо пишемо до Великобританії) або двокрапка (якщо в США). Знак оклику ставити не прийнято.

Тематика.

Обов'язково вказуйте тематику листа, як і у РФ.

Основний текст.

Розділяйте його на абзаци. Або кожне речення пишіть з нового рядка.

Як попрощатись.

Наприклад, ось так: « Thanking you for assistance, we remain Yours truly»– Дякую Вам, відданому Вам…, хоча можна і менш офіційно.

Оформлення підпису.

Підпис ставимо під абзацом із прощанням, вказуємо своє прізвище та ім'я, назву компанії та посаду.

Оформлення додатків.

Якщо докладаєте якісь документи, вказуйте наприкінці листа: « Enc.»та перераховуйте програми.

Що писати з великої літери.

Перед тим як закінчити розмову, наведемо зразки ділових листів російською та англійською мовами.

Зразки ділових листів російською та англійською мовами

Висновок

Підбиваючи підсумки, хочеться сказати, що діловий лист – це інструмент для спілкування у будь-якій сфері діяльності. Якщо він складений правильно, це, безумовно, представить вашу компанію з позитивного боку.

З іншого боку, написаний неохайно, з помилками лист здатний на корені знищити найперспективніший бізнес. Пишіть листи правильно, а ми постаралися розповісти, як це зробити.