Главная Конвертер Как правильно заполнить журнал путевых листов. Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Как правильно заполнить журнал путевых листов. Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Источник/официальный документ: Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78

Название документа: Журнал учёта движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма № 8)
Формат: .docx
Размер: 70 кб

Журнал учета путевых листов должна вести каждая транспортная компания. Это необходимо для контроля и учета расходов на бензин, контроля технического состояния и иных вопросов. Путевые листы показывают, по сути, всю работу на транспортном средстве. Это и километраж, все вопросы по ремонту и обслуживанию.

Кроме того по этому бланку определяются часы работы и начисляется заработная плата водителям. Поэтому важно заполнять все данные очень точно, чтобы в итоге не оказалось, что из–за маленькой неточности документ будет недействительным. Скачать образец журнала регистрации путевых листов вы можете на страницах нашего портала совершенно бесплатно. Там вы увидите пример заполнения, который позволит вам не совершать очевидных ошибок.

Что это за бланк, и какое его предназначение?

Журнал учета движения путевых листов форма 8 является бумага государственного образца. Она принята в 1997 году и обязательна для ведения в транспортных компаниях. Несколько лет назад обязательность ее ведения отменили, однако это не значит, что теперь ее можно не вести. Вести ее необходимо, однако его можно упростить, исходя из пожеланий компании. На нашем сайте есть образец журнала выдачи путевых листов в пустом и заполненном варианте. Он поможет правильно заполнить бланк с первого раза.

Важно, чтобы в нем сохранились обязательные реквизиты и данные, а вот форма может быть изменена на более удобный вариант. Журнал учета движения путевых листов заполняется постоянно и после его заполнения фирма должна хранить его не менее 5 лет, так как он является одним из документов первичной документации предприятия.

Где и как применяется?

Согласно закону бланк необходимо вести всем компаниям, которые используют в своей деятельности транспортные средства. В документах указывается вся информация о них. Водителям перед поездками выдается путевой лист, а также документы, дающие право на эксплуатацию транспортного средства.

В нем обязательно фиксируется подробная информация о маршруте следования, остатках и заправки топливом, особенностях технического состояния, а также точное время выезда на маршрут и время его завершения. Большие предприятия заполняют документ ежедневно. По нему легко отслеживать часы работы водителя и техническое состояние транспортного средства.

Небольшие компании, которые не занимаются перевозкой пассажиров, оформляют листы на 30 дней. Этот документ обязательно фиксируется в журнале учета путевых листов. Туда вносятся все данные.

Сроки хранения

Законодательством не предусмотрен закон о необходимости хранения этого документа, однако лучше это делать. Бланк относится к государственным документам, поэтому лучше хранить его на предприятии не менее 5 лет. При необходимости эти документы поднимаются и подтверждают данные, которые туда внесены. Поэтому не спешите избавляться от данных, которые вам могут пригодиться! У нас вы всегда можете скачать журнал учета путевых листов.

Индивидуальные предприниматели и юридические лица, деятельность которых, так или иначе, сопряжена с необходимостью использования автотранспортных средств, как правило, регистрируют выдаваемые водителям путевые листы в специальном журнале.

На основе такого журнала происходит фиксация понесенных на топливо расходов, что позволяет снизить налогооблагаемые показатели предприятия. Кроме этого, журнал учета путевых листов используется при расчете заработной платы водителям, задействованным в работе организации.

Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.

Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.

Журнал учета путевых листов, форма 8, был утвержден Постановлением Госкомстата № 78 в 1997 году, но с 01.01.2013 вступил в действие Федеральный закон № 402-ФЗ, упраздняющий существующую унифицированную форму 8. С указанной даты транспортные предприятия, ведущие прежде журнал учета путевых листов по форме 8, получили возможность разрабатывать собственный, наиболее оптимальный вариант учетной ведомости при условии, что основные разделы унифицированной формы 8 будут продублированы.

Можно ли вести в электронном виде

Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса. При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал

Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять. В них вносятся следующие данные:

Порядковые номера выданных листов;
Даты выдачи;
ФИО водителей;
Табельные номера работников;
Гаражные номера транспортных средств;
Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией.

В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ. При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
Проставляется дата внесения исправлений;
Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания.

Срок хранения

Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену. Сам регистрационный журнал заводится с расчетом на годовой период, но в случае необходимости период ведения может быть сокращен до одного месяца, например, если речь идет о единичных длительных поездках вроде командировок.

Ввиду того, что учетная ведомость является первичной документацией, срок ее последующего хранения составляет 5 лет, после чего журнал может быть утилизирован. Следует отметить, что пятилетний срок хранения распространяется не только на бумажные, но и на электронные носители информации.

Нужно ли прошивать

Журнал учета путевых листов форма 8 имеет последовательную нумерацию страниц. При его введении необходимо соблюдать хронологический порядок. Титульная страница должна быть подписана в обязательном порядке с указанием даты начала ведения. Там же, на титульной странице, пишутся основные реквизиты самой организации, ее полное наименование.

После того как ведение учетной ведомости завершено, журнал прошивается. Прошитая книга заверяется подписями руководящего лица предприятия, главным бухгалтером компании и печатью организации, после чего передается на хранение в архив предприятия.

Кто заполняет и образец

Обязанность по ведению учета путевых листов в специализированном журнале может быть возложена на работника, назначенного приказом руководства, либо на служащего, в чьи должностные обязанности, обозначенные в трудовом договоре, входят функции по ведению учетных ведомостей в организации.

Чаще всего подобная работа выполняется бухгалтером, кадровиком или секретарем-делопроизводителем. При отсутствии лица, осуществляющего ведение такой ведомости внутри предприятия, договор может быть заключен со сторонними организациями, обслуживающими автотранспортные средства, при условии, что в таком договоре будет предусматриваться пункт о необходимости ведения учета.

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

заполнять бумажный вариант журнала;
вести таблицы в Excel;
ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка.

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

легковым транспортным средствам;
спецтранспорту;
легковым такси;
грузовым машинам;
автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют .

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

порядковый номер выписанного путевого листа;
дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8. Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Онлайн журнал для бухгалтера

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

перечеркнуть одной линией неверную информацию;
рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
указывается надпись с правильными данными;
обязательно проставляется дата корректировочных действий;
каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Как осуществляется учет путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
данные о водителе, его табельном номере;
гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

сам водитель;
тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
а также бухгалтер, получивший документ.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Внимание

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Важно

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

Заполняем журнал учета путевых листов

Инфо

ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;

номерные знаки транспортного средства;
подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета путевых листов: форма 8

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.
Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов. Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.
Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

заполнять бумажный вариант журнала;
вести таблицы в Excel;
ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.

Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152.

Журнал учета путевых листов в электронном виде

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из 2 частей:

Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
Табличная часть, в которой указываются:

номер путевого листа и дата его выдачи;
данные водителя и его табельный номер;
гаражный номер автомобиля;
подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя - о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) - о получении документов от водителя;
- бухгалтера - о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

Журнал учета путевых листов в электронном виде скачать

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы. Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.
Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Можно ли вести журнал учета путевых листов в электронном виде

На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи. Табличная часть состоит из 9 колонок:

Порядковый номер путевого листа.
Дата выдачи.
Личные данные водителя.
Табельный номер.
Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
Подпись о получении листа водителем.
Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
Подпись бухгалтера и дата приема листа.
Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы.

Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Компании и индивидуальные предприниматели, которые применяют в процессе своей предпринимательской деятельности транспортные средства различных категорий, в обязательном порядке должны предоставлять водителям путевые листки .

Определение

Под определением «Путевой лист» подразумевается документ, который предоставляет полное право водителям использовать то или иное транспортное средство.

В документе должны обязательно отображаться подробные сведения относительно маршрута следования, расхода топлива и трудовой деятельности шофера.

Для транспортных компаний законодательством РФ предусмотрена обязанность предоставлять путевые листки каждый день, причем исключением являются только те ситуации, когда водитель отправляется в продолжительную командировку.

Если говорить о компаниях, которые не относятся к автотранспортным, то для них периодичность выдачи варьируется от 1 дня до календарного месяца.

Общая информация

Для обеспечения полного контроля предоставленных путевых листков, в компании необходимо вести журнал учетов движения путевок по форме 8.

Однако с января 2013 года по причине вступления в юридическую силу Федерального закона РФ относительно бухучета в декабре 2011 года №402-ФЗ , форма является не обязательной.

Компании имеют право формировать персональные формы либо же дополнять необходимыми сведениями унифицированной бланк, при условии, что все предусмотренные пункты унифицированной формы останутся неизменными.

В свою очередь необходимо помнить, что унифицированная либо же видоизмененная форма путевых листов в обязательном порядке должна вводиться на основании сформированного приказа непосредственного руководства. Более того, использование документа можно закрепить в учетной политике компании.

В большинстве случаев, журнал подлежит оформлении на срок до 12 календарных месяцев , однако при наличии необходимости период может быть сокращен до 1 месяца . Журнал путевых листков относится к первичной документации, а период хранения составляет не меньше 5 лет .

Путевой лист в обязательном порядке должен включать в себя такие основные сведения , как:

персональные сведения водителя транспортного средства;
регистрационный номер автомобильного транспорта;
персональные сведения собственника транспортного средства либо же компании, на балансе которой автомобиль находится;
затраты топлива (при указании сведений необходимо ориентироваться от спидометра);
суммарная протяженность маршрута и километраж.

Если же возникнет какая-либо аварийная ситуация на дороге или будет нарушение правил дорожного движения, водитель транспортного средства в обязательном порядке должен предоставить представителю ГИБДД помимо основной документации и путевой лист для отображения в нем сведений относительно правонарушений.

Формирование листа осуществляется вне зависимости от того, относится транспортное средство к собственности компании или находится во владении у водителя, но используется в производственных целях.

В процессе транспортировки объемной продукции, для которой необходима лицензия, в обязательном порядке возникает необходимость в формировании графы «лицензионная карточка», включая и отображение номера товарной накладной в четком соответствии с транспортируемым товаром. Особенно если речь идет о материальных ценностях.

По завершению трудовой смены, формируемый путевой лист должен быть передан диспетчеры с целью занесения сведений в соответствующем журнале с возможностью сохранения заполненного бланка «путевки».

По мере формирования предусмотренного внутренним распорядком компании, журнал подлежит передаче для дальнейшей проверки представителю бухгалтерии. Для этого, в рассматриваемом журнале учета предусмотрено специальное поле, для проставления отметки о сдаче документации в бухгалтерский отдел.

В том случае, если ответственное лицо за ведение рассматриваемого журнала отсутствует, допускается возможность подписание соглашения с иными компаниями, которые предоставляют подобного рода услуг.

Необходимо помнить, что в соглашении необходимо прописывать сведения относительно всех нюансов, которые способные решить спорные ситуации, в процессе их возникновения.

Компании либо же индивидуальные предприниматели, которые предоставляют транспортные виды услуг, в обязательном порядке регистрируют сформированные путевые листки в соответствующем регистрационном журнале (на основании п.1 статьи 1, пункта 1, статьи 6 Федерального закона №259 и Приказа Министерства транспорта №152).

Использование подобного рода журнал позволяет обеспечить контроль за своевременностью формирования путевых листков, и, соответственно, осуществлять горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами. Дополнительно обеспечивается контроль за теми сведениями, которые отображены в самих путевых листах.

Нормативные акты

Все вопросы относительно ведения рассматриваемого журнала регулируются такими нормативными актами , как:

Федеральным законом №402;
Приказом Министерства транспорта №152;
Федеральным законом №59.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит в себе все необходимые сведения относительно журнала учета путевых листов.

Рассматриваемый журнал учета движения, регистрации и формирования путевых листков включает в себя несколько частей , а именно:

титульный лист, в котором отображается название компании и кодовое значение исключительно по ОКПО, включая период, за который составляется журнал;
табличной части.

В свою очередь, табличная часть включает в себя такие сведения , как:

нумерацию путевого листка, и когда именно он был предоставлен;
все необходимые сведения по водителю, включая табельный номер;
гаражный номер транспортного средства;
подписи уполномоченных лиц, которые отвечают за журнальный учет.

Стоит отметить, что подписи в обязательном порядке должны быть проставлены :

водителем транспортного средства, чем подтверждается факт получения путевого листа;
диспетчера либо же рабочего исполняющего его обязанности, чем подтверждается факт получения всей необходимой документации от водителя транспортного средства;
сотрудника бухгалтерии, чья подпись подтверждает произведенную проверку и принятие листа на учет.

Дополнительно по мере необходимости следует делать соответствующие примечания .

В рассматриваемый журнал предоставления путевых листов необходимо заносить все необходимые сведения относительно составленных компанией листов. Какие-либо исключения в этом вопросе недопустимы.

Журнал включает в себя сквозную нумерацию и подлежит ведению исключительно в хронологическом порядке. По завершению заполнения журнала, он в обязательном порядке подлежит прошиванию, а после следует скрепить соответствующей печатью и поставить подпись непосредственному руководителю.

Необходимо обращать внимание на тот факт, что ведение рассматриваемого журнала возлагается исключительно на того сотрудника компании, в трудовом соглашении которого указаны обязанности относительно ведения этого документа. Допускается возможность назначения уполномоченного лица с помощью формирования соответствующего приказа руководства компании.

Дополнительно необходимо помнить, что законодательством РФ допускается возможность привлекать к ведению журнала сторонних лиц на основании подписанного соглашения об оказании подобного рода услуг.

В такой ситуации обязанности относительно формирования путевых листов возлагаются на представителей иных компаний.

Форма и образец

Как отмечалось ранее, рассматриваемый журнал подлежит составлению по форме №8. По желанию компании и индивидуальных предпринимателей, законодательство РФ допускает возможность разработки своей персональной формы.

В процессе составления рассматриваемого документа необходимо всегда помнить, что допускать какие-либо ошибки или опечатки категорически запрещено, поскольку при их выявлении могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Подробнее про учет путевых листов и ГСМ — на данном видео.