Главная Конвертер Компания компенсирует сотруднику расходы на переезд в другую местность. Трудовой договор (отношения) при переезде из другого региона В каких случаях платят расходы на переезд

Компания компенсирует сотруднику расходы на переезд в другую местность. Трудовой договор (отношения) при переезде из другого региона В каких случаях платят расходы на переезд

Переезд предприятия или организации часто сопровождается переводом сотрудников. При этом работодателю предстоит закрепить перевод документально, выполнить ряд других формальностей и выплатить работникам компенсации.

Переезд предприятия в другую местность вместе с сотрудниками

Передислокация организации в другую местность, расположенную внутри страны или за ее пределами, встречается не так уж редко. Причины могут быть самыми различными: это и экономика, и технологические проблемы, и социальные или демографические вопросы, и прочее. Разберемся, как именно должен действовать работодатель относительно персонала, и чего ожидать сотрудникам при переезде или увольнении из компании.

Нюансы переезда предприятия

Начнем с того, что под переводом предприятия в другую местность юридически понимается вывод организации за пределы административных границ данного населенного пункта (города, поселка). Такие миграционные явления считаются нормальными для любой экономики. При этом не исключена вероятность того, что кому-либо из персонала придется поменять рабочее место, даже если это не прописано в трудовом договоре. Кроме того, как показывает практический опыт, соглашаются на переезд в другую местность далеко не все сотрудники. Часть работников решит прервать трудовые отношения с работодателем. И с решившимися переехать, и с отказавшимися от перевода сотрудниками, работодателю предстоит уладить определенные формальности на основе ТК РФ.

Возможны также варианты, когда в трудовом договоре предусматривается работа персонала на объектах, которые находятся в другой местности. В таких ситуациях перемещение работников не относится к категории «перевода» и не требует соблюдения соответствующих формальностей. В качестве примера можно привести строителей или ремонтников, работающих не только в своем населенном пункте.

Как все происходит на практике?

После принятия соответствующего решения о переезде компании работодатель должен оформить его в письменном виде. При этом каждого работника необходимо уведомить о переводе предприятия в другую местность письменно, в идеале – под роспись.

Статья 77 ТК РФ на работодателя не накладывает обязательство предложить персоналу работу на новом месте в случае перевода предприятия в другой населенный пункт. Работодатель обладает правом уволить работника (на основании изменения условий трудового договора), предупредив его заранее – не позже 2 месяцев до переезда. Если же предприятие рассчитывает на переезд данного сотрудника, то ему нужно об этом письменно сообщить в уведомлении о переводе.

Любой работник имеет право самостоятельно решать, интересует ли его переезд в другой населенный пункт вместе с работодателем. При отказе от перевода работник пишет соответствующее заявление, и работодателю придется выплатить выходное пособие, состоящее из 2-недельного среднего заработка.

Каждому из сотрудников, решившихся на переезд вместе предприятием, предстоит подписать соглашение об изменении условий трудового договора. Если при переезде были внесены изменения в локальные нормативные акты работодателя, то работники обязательно должны быть поставлены в известность в установленном порядке. С приказом о переводе каждый из сотрудников также должен ознакомиться под подпись. При этом сведения о переводе фиксируются в личной карточке работника и прочих документах.

Гарантии и компенсации

Поскольку переезд персонала вместе с предприятием является делом довольно затратным, трудовым законодательством предусмотрены определенные гарантии для сотрудников. В частности, на основании статьи 169 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан возместить сотруднику и его семье затраты на переезд, включая перевозку имущества. Выплата компенсаций сотрудникам в связи с переводом в другую местность для предприятий, финансируемых из бюджета РФ, закреплена также в ряде постановлений российского правительства (№187 от 02.03.2003 г. с изменениями и дополнениями от 14.05.2013 г.).

При переводе сотрудников работодателю придется выплатить следующие компенсации:

стоимость проезда сотрудника и его семьи на железнодорожном, автомобильном, воздушном или водном транспорте. Исключением являются ситуации, когда транспорт для переезда предоставляется организацией;

стоимость провоза имущества на железнодорожном, автомобильном или водном транспорте (на работника – до 500 кг, на каждого из членов семьи – до 150 кг);

оплата сотруднику суточных, исходя из числа дней, проведенных в пути;

единовременное пособие для сотрудников и членов их семей. Для работников – в сумме месячного оклада на новом месте работы, для членов их семей – по одной четвертой от пособия работника на каждого;

заработная плата (по тарифной ставке оклада на новом рабочем месте) за время нахождения в пути, а также за время сборов в дорогу и обустройства (всего – до 6 дней) на новом месте.

Здесь следует отметить, что законодательством определены минимальные выплаты только для организаций и предприятий, которые финансируются из федерального бюджета. В общем и целом, компенсационные выплаты определяются на основе условий трудового договора, но не могут быть ниже минимальных по закону. Для коммерческих компаний какой-либо «минималки» по компенсациям вследствие переезда работников законом не указывается. При переводе сотрудников необходимо заключить соглашение о возмещение расходов.

Некоторые компании при переводе персонала возмещают расходы на переезд, а также компенсируют затраты на оплату нового жилья. Данные «жилищные» выплаты могут считаться зарплатой работника, которая выдана в неденежной форме. Ее размеры регулируются статьей 131 Трудового кодекса, и не могут быть выше одной пятой от заработной платы, указанной в трудовом договоре.

Возмещение расходов работодателя

Следует отметить, что в определенных случаях предприятие может потребовать возвращения уплаченных сумм, связанных с переездом работника в другую местность. Например, если он не вышел на работу или отказался работать без уважительной причины. Также с сотрудника могут потребовать возмещения расходов на переезд, если он уволился без уважительной причины до конца периода, указанного в договоре. Если срок в документах не указан, то – в течение 1 года. Это же касается случаев, если работник был уволен за действия, которые могут служить законным основанием для прерывания трудового договора.

Как быстро набрать персонал при переезде?

Минфин России больше не требует нормировать для целей налогообложения прибыли выплаты сотрудникам, которые по требованию организации переезжают трудиться в другой город.

Такие затраты включаются в состав расходов в полном объеме. Главное, не забыть прописать размер компенсации в трудовом договоре или дополнении к нему. Новая позиция финансового ведомства позволит уменьшить налоговую нагрузку организаций. Однако если в договоре предусмотрен возврат компенсации в случае увольнения сотрудника ранее определенного срока, то компании придется пересчитать налоги и доплатить налог на прибыль.

Письмо Министерства финансов РФ от 17.12.08 № 03-03-06/1/688

ПРИМЕНЯТЬ НОРМЫ, УСТАНОВЛЕННЫЕ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, БОЛЬШЕ НЕ НАДО

Минфин России изменил позицию в отношении налогового учета компенсаций, которые компания выплачивает сотруднику в связи с его переездом на работу в другую местность. Речь идет о денежных средствах, предназначенных на оплату жилья или же на первоначальный взнос по ипотечному кредиту.

Раньше специалисты финансового ведомства требовали нормировать указанные суммы. Компенсацию на обустройство работников на новом месте они расценивали как подъемные выплаты. А согласно подпункту 5 пункта 1 , такие суммы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

По мнению Минфина России, в этом случае следовало использовать нормы возмещения расходов, установленные для бюджетных организаций (Нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 02.04.03 № 187 (далее - постановление № 187). Аргументом для такой позиции служило то, что глава 25 НК РФ ограничивает данный вид расходов для всех категорий налогоплательщиков. Поэтому до утверждения соответствующих норм все организации должны признавать затраты такого рода в пределах, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Теперь же, отвечая на вопрос о порядке налогового учета компенсаций на обустройство работников на новом месте, Минфин России уже не требует использовать нормы, установленные постановлением № 187.

РАЗМЕР КОМПЕНСАЦИЙ НУЖНО ЗАКРЕПИТЬ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ

Специалисты Минфина России пришли к выводу, что организация при расчете налога на прибыль может в полном объеме учитывать указанные суммы в составе расходов. Как и прежде, финансовое ведомство признает такие выплаты подъемными и напоминает, что для целей налогообложения прибыли они принимаются в пределах норм.

Конкретные максимальные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Ведь обязанность работодателя выплатить компенсацию сотруднику, переезжающему на работу в другую местность, прямо прописана в статье 169 Трудового кодекса РФ. Поэтому при расчете налога на прибыль нужно использовать в качестве норм размеры выплат, установленные трудовым договором (или дополнительным соглашением к нему). Именно в пределах таких сумм можно признавать расходы в налоговом учете.

КОГДА ПОДЪЕМНЫЕ МОГУТ ПРЕВРАТИТЬСЯ В ЗАЕМ И ПРИВЕСТИ К ПЕРЕСЧЕТУ НАЛОГОВ

Комментируемое письмо содержит также разъяснение по вопросу, который возникает, если в трудовом договоре предусмотрено следующее условие. В случае увольнения сотрудника в течение, например, пяти лет после получения подъемных он обязан возместить всю сумму средств на обустройство без уплаты процентов.

По мнению Минфина России, в этой ситуации ранее выданная работодателем сумма должна рассматриваться в качестве беспроцентного займа. Стало быть, работник получает доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах, которые подлежат обложению НДФЛ ().

Но как быть с ранее удержанной суммой НДФЛ? Ведь при выплате компенсации работодатель должен удержать НДФЛ, так как расходы переехавших работников по найму жилья не подпадают под пункт 3 и поэтому облагаются налогом. Специалисты финансового ведомства считают, что компания должна произвести перерасчет в том налоговом периоде, в котором указанный доход был получен. Ведь доходы работника в виде полученных им подъемных перестают признаваться подлежащими налогообложению. Поэтому излишне удержанный у него налог подлежит возврату.

ПРИМЕР

В мае 2007 года И.И. Иванов, проживающий в Нижнем Новгороде, был принят на работу в ООО «Гамма», расположенное в Москве. Ему пришлось переехать из Нижнего Новгорода в Москву. В соответствии с трудовым договором ООО «Гамма» 31 мая выплатило за Иванова первый взнос по ипотечному кредиту в размере 120 000 руб. Также в этот день компания оплатила наем жилья в размере 30 000 руб., которое было снято для сотрудника до того момента, когда он переедет в приобретенную по ипотеке квартиру.

Трудовым договором предусмотрено, что в случае увольнения ранее чем через пять лет с момента приема на работу работник должен возместить компании перечисленные за него средства. 15 января 2009 года Иванов уволился. При увольнении он компенсировал ООО «Гамма» 150 000 руб., уплаченные за него в мае 2007 года.

В мае 2007 года включено в доход Иванова 150 000 руб., то есть сумма излишне удержанного у него налога составила 19 500 руб. В то же время уплаченные за Иванова суммы рассматриваются в качестве выданного ему беспроцентного займа, поэтому Иванов за время пользования займом получил материальную выгоду. Она облагается НДФЛ по ставке 35% (Заметим, что, по мнению Минфина России, в 2007 году организация должна была выступать в этом случае налоговым агентом (письма от 12.07.07 № 03-04-06-01/226, от 31.05.06 № 03-05-01-04/140, от 14.11.05 № 03-05-01-04/356). С 2008 года такая обязанность компании прямо установлена Налоговым кодексом).

Итак, материальная выгода по беспроцентному займу в 2007-2009 годах рассчитывается как сумма процентов, исчисленных исходя из 3/4 ставки рефинансирования (с 2009 года - исходя из 2/3 ставки рефинансирования).

В 2007 году материальная выгода должна была определяться не реже одного раза за налоговый период с использованием ставки рефинансирования, действовавшей на дату получения займа (подп. 1 п. 1, подп. 2 п. 2 ст. . Таким образом, сумма выгоды за 2007 год составит 6925,68 руб. (3/4 * 10,5% * (214 дн. : 365 дн.) * 150 000 руб.). А сумма налога, подлежащего удержанию с Иванова за 2007 год, будет равна 2424 руб. (6925,68 руб. * 35%).

С 2008 года материальная выгода рассчитывается на дату возврата займа и исходя из ставки ЦБ РФ на эту дату. За 2008-2009 годы доход Иванова, подлежащий налогообложению, будет определен 15 января 2009 года и соответственно будет включен в доходы 2009 года. Его размер составит 12 493,15 руб. (2/3 * 12% * ((365 дн. + 15 дн.) : 365 дн.) * 150 000 руб.). Сумма налога - 4373 руб. (12 493,15 руб. * 35%).

Сумма налога, рассчитанная с материальной выгоды, составила 6797 руб. Значит, компания излишне удержала с сотрудника НДФЛ в размере 12 703 руб. (19 500 руб. - 6797 руб.).

Точно так же следует поступить и с суммами ЕСН, который был рассчитан с выданной работнику компенсации и перечислен в бюджет.

Обратите внимание: расходы в виде выданных займов не признаются для целей налогообложения прибыли (п. 12 ). Поэтому необходимо исключить из расходов соответствующего налогового периода суммы выплат работнику и представить в налоговый орган уточненную декларацию. В этом случае у компании возникнет недоимка по налогу на прибыль, которую нужно погасить. Кроме того, придется заплатить и пени.

КАК БЫТЬ, ЕСЛИ С МОМЕНТА ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ПРОШЛО ТРИ ГОДА

К сожалению, финансовое ведомство не разъяснило достаточно серьезный вопрос по возврату излишне удержанных сумм НДФЛ и ЕСН. Каким образом должен быть осуществлен перерасчет налога, если работник увольняется, например, через четыре с половиной года после получения компенсации? Ведь возврат (как и зачет) излишне уплаченных сумм налога допускается в течение трех лет со дня их перечисления в бюджет (п. 7

В то же время отражать уменьшение доходов физического лица в том периоде, когда произошла переквалификация полученных им сумм, оснований нет, так как период, к которому относятся выплаты, четко определен (п. 1 ). Получается, что фактически физическое лицо не сможет вернуть суммы НДФЛ, излишне удержанные у него, если трудовые отношения с работодателем прерываются по истечении трех лет с момента выплаты подъемных?

По мнению заместителя департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Сергея Разгулина , которое он сообщил редакции «ДК» , в рассматриваемой ситуации физическое лицо сможет вернуть излишне удержанный налог через суд. В этом случае можно воспользоваться процессуальным законодательством и общим сроком, установленным Гражданским кодексом РФ, - три года с момента, когда стало известно о нарушении прав.

Правомочно ли применять нормы ст. 169 ТК РФ для компенсации расходов вновь принимаемого сотрудникана при его переезд к новому месту работы, с которым предварительно согласованы особые условия его будущего трудового договора. Работник переезжает из другого региона России на Дальний Восток. Трудовой договор заключается по месту новой работы по прибытии работника. Ранее работник не состоял в трудовых отношениях с работодателем.

Ответ

Ответ на вопрос:

По правилам, установленным ст.169 ТК РФ, при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

Расходы по обустройству на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора.

Трудовое законодательство не регламентирует порядок оформления предварительной договоренности о переезде. Такая договоренность может быть достигнута в результате предварительных переговоров, предшествующих заключению трудового договора.

У вас не останется вопросов о компенсации в размере трехкратного среднего месячного заработка после прочтения статьи по ссылке.

Между тем для того, чтобы организация смогла отнести затраты на выплаты работникам в связи с переездом к расходам при исчислении налога на прибыль необходимо включить условие о переезде работника в другую местность к работодателю непосредственно в текст трудового договора (письма Минфина России от 26.05.2008 № 03-04-06-01/140, от 18.04.2007 № 03-04-06-01/123). Объясняется это тем, что данные гарантии и компенсации предоставляются работникам организации. Иными словами с работником первоначально надо заключить трудовой договор (ранее даты переезда). В этой ситуации гражданин приобретает статус работника.

В трудовом договоре в качестве условия указать на то, что работник по предварительной договоренности с работодателем переезжает на работу в местность, где находится работодатель и указать порядок и размер возмещения расходов на переезд. Кроме того, трудовым договором следует установить дату выхода на работу, поскольку она не будет совпадать с датой заключения трудового договора.

Если же трудовой договор заключается уже после переезда работника, то формально на такого работника не будут распространяться гарантии, установленные ст.169 ТК РФ. Объясняется это тем, что в момент переезда лицо еще не имело статус работника. Соответственно возмещать расходы на переезд у организации не было оснований.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Предоставляем гарантии и компенсации, связанные с переездом в другую местность

Бывают ситуации, когда работодатель переезжает или сотрудник переводится в подразделение, расположенное в другой местности. Это связано с неудобствами для работника, поэтому закон предусматривает предоставление ему определенных компенсаций. Если лицо в связи с заключением трудового договора переезжает в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (далее - районы Крайнего Севера) либо прекращает работу в указанных районах, ему положены особые гарантии.

Определяем, какие компенсации положены сотруднику при переезде в другую местность

Переезд сотрудника на работу в другую местность осуществляется на основании его предварительной договоренности с работодателем. Под другой местностью понимается территория за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта ().

В обязательном порядке возмещаются расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества 1 , расходы по обустройству на новом месте жительства (). Нормы возмещения таких затрат Трудовой кодекс не предусматривает. В коммерческих организациях порядок и размеры возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, локальным актом или соглашением сторон. При этом работодатель может руководствоваться , которое применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу, и (таблица ниже).

Компенсации, предоставляемые коммерческой организацией при переезде сотрудника на работу в другую местность

В обязательном порядке	По соглашению сторон
Стоимость проезда работника и членов его семьи	Суточные работнику за каждый день нахождения в пути следования к новому месту работы
Расходы по провозу имущества 2: - на работника - весом до 500 кг; - на членов его семьи - весом до 150 кг на каждого	Заработная плата исходя из оклада по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройства на новом месте жительства, но не более 6 дней, а также за время нахождения в пути 3
Расходы по обустройству на новом месте жительства 2: - на работника - в размере месячного оклада по новому месту его работы; - на каждого переезжающего члена его семьи - в размере 1/4 оклада работника	Расходы, связанные с временным проживанием на новом месте без семьи (если работник переводится или принимается на работу на срок не свыше одного года) 4

Внимание!

Для получения компенсации работник обязан представить документальное подтверждение расходов, связанных с переездом: билеты, чеки, квитанции

Если рабочее место принимаемого на работу лица будет находиться в другой местности, то условия переезда можно прописать в заключаемом трудовом договоре (). Когда планируется перевод уже работающего сотрудника, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (образец ниже). После этого следует издать приказ в свободной форме о предоставлении соответствующих компенсаций.

Стоимость проезда работника и членов его семьи компенсируется исходя из фактических расходов, подтвержденных проездными документами. Установить пределы компенсации можно, прописав в локальном акте ограничения по категории вагонов поездов, классов салонов самолетов и т. д.

Трудовой кодекс не уточняет, что понимается под расходами по обустройству на новом месте жительства. Это могут быть как денежные выплаты, так и оплата работодателем аренды жилья для сотрудника и членов его семьи, к которым относятся супруги, дети и родители обоих супругов, находящиеся на иждивении работника и проживающие вместе с ним (). Если работник принимается на работу с условием о переезде в другую местность, расходы по обустройству могут возмещаться ему по соглашению сторон ().

Нужно учитывать, что, по мнению Минфина России, сумма возмещения организацией расходов на наем жилья работников, переехавших на работу в другую местность, не является компенсационной выплатой и облагается налогом на доходы физических лиц (). Однако некоторые суды придерживаются противоположной точки зрения ( , ).

Возвращаем средства, выданные сотруднику в счет компенсации

Работник обязан полностью вернуть средства, которые он получил в качестве компенсации за переезд на работу в другую местность, если он ( , ):

Не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин;
- уволился по собственному желанию без уважительных причин до истечения одного года работы по бессрочному трудовому договору или до окончания срочного трудового договора;
- был уволен за виновные действия до истечения одного года работы по бессрочному трудовому договору или до окончания срочного трудового договора.

Если сотрудник не смог приступить к работе или отказался от работы по уважительным причинам, то он обязан вернуть выплаченные ему средства на переезд, кроме расходов на дорогу. В расходы на дорогу включаются стоимость проезда и провоза имущества работника и членов его семьи до нового места работы ( , ).

Организация, расположенная в районах Крайнего Севера (РКС) вызывает на работу специалистов из стран ближнего зарубежья, например из Украины. При этом мы должны компенсировать расходы, связанные с переездом в РКС (ст. 35 Закона РФ N 4520-1). Вопрос признания выплат работникам в расходах при исчислении налога на прибыль является для работодателей очень важным.1. Имеем ли мы право компенсировать затраты, связанные с оплатой проезда специалисту постоянное место жительства которого г. Киев.2. И в случае компенсации можно ли отнести на себестоимость затраты, связанные с оплатой проезда.

1) организация, расположенная в районе Крайнего Севера, финансируемая не из федерального бюджета, также вправе компенсировать расходы по оплате стоимости проезда будущего сотрудника.

2) при расчете налога на прибыль расходы на переезд до места работы нового сотрудника до заключения с ним трудового договора можно учесть в составе прочих, если они являются экономически обоснованными. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

В бухучете такие расходы относятся к прочим.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.

1.Трудовой кодекс Российской Федерации

«Статья 326. Компенсации расходов, связанных с переездом

Размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации, устанавливаются органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, - органами местного самоуправления, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами*».

Бухучет

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник, и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность.

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику. Организация заключила с сотрудником трудовой договор. По предварительной договоренности с организацией сотрудник переезжает на работу из другого города в ту местность, где находится организация

Да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
с обустройством на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Однако правила статьи 169 Трудового кодекса РФ распространяются только на ситуации, когда на момент переезда сотрудник состоит в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает. То есть при найме нового сотрудника, в том числе иногороднего, и компенсации ему расходов по переезду руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса РФ нельзя. Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность (ст. 41 ТК РФ).*

От того, на каких основаниях возмещены расходы сотрудника на переезд, зависит порядок налогообложения произведенной выплаты.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения статьи 169 Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.*

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу*.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и
кадровых ресурсов Минздрава России

Сотрудник переезжает в другую местность, обязана ли компания компенсировать ему затраты на переезд? Какие действия предпринять, если работник после получения компенсации без уважительной причины не появился на рабочем месте? Об этих и других вопросах компенсаций при переезде – в этом материале.

Сотрудник переезжает в другую местность, обязан ли работодатель компенсировать ему затраты на переезд?

Да, обязан.

Какие действия предпринять, если сотрудник после получения компенсации за переезд без уважительной причины не появился на рабочем месте?

Выплаченную компенсацию взыскать с работника.

Совместитель переезжает из района Крайнего Севера в другую местность, предоставляется ли ему компенсация расходов за переезд?

Нет, компенсация не предоставляется.

В практике кадровика бывают разные ситуации: организация переезжает или работник переводится в удаленное подразделение компании в другом регионе. Всякий переезд связан с неудобствами для сотрудника. Законодательство предусматривает в этом случае определенные компенсации для работника. Сотруднику также положены особые гарантии, если он по условиям заключенного трудового договора должен переехать на Крайний Север и приравненные к нему районы. Такие же гарантии положены работнику, если он прекращает работу в этих регионах.

Определяемся с компенсациями, которые положены работнику при переезде в другую местность

Сотрудник на основании предварительной договоренности с работодателем может осуществить переезд к новому месту работы в другую местность. Под другой местностью подразумевается территория за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Работнику в обязательном порядке будут возмещены расходы, связанные с переездом не только его самого, но и членов его семьи, провозу имущества, а также траты на обустройство на новом месте проживания (ч. первая ст.169 ТК РФ). В Трудовом кодексе не прописаны нормы возмещения подобных затрат. Порядок и размеры возмещения расходов в коммерческих организациях устанавливаются коллективным трудовым договором, локальным нормативным актом или по соглашению сторон. Работодатель может руководствоваться Постановлением Совмина СССР №677, которое применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу, и Постановлением Правительства РФ №187.

Компенсации, которые предоставляет работнику коммерческая организация при переезде на работу в другую местность

Компенсации, предоставляемые сотруднику при переезде в обязательном порядке:

стоимость проезда сотрудника и членов его семьи;
расходы по провозу имущества: весом до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого из членов семьи;
расходы по обустройству на новом месте жительства: в размере месячного оклада по новому месту работы – на сотрудника – и в размере ¼ оклада работника – на каждого переезжающего члена его семьи.

Внимание!

Работник для получения компенсации должен предоставить документальное подтверждение своих расходов, связанных с переездом: билеты, квитанции, чеки.

Если у соискателя рабочее место находится в другой местности, то в заключаемом с ним трудовом договоре можно прописать условия переезда в другую местность (ст. 57 ТК РФ). Если же штатный сотрудник переводится в другой регион, то с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Следом издается в свободной форме приказ о предоставлении соответствующих компенсаций сотруднику.

Пределы компенсационных выплат можно установить, если указать в локальном акте ограничения по категории вагонов поездов, классов салонов пассажирских самолетов и так далее.

В Трудовом кодексе нет уточнений, что следует понимать под расходами по обустройству на новом месте жительства. Работодатель может выдать работнику денежную сумму в виде компенсации, а может оплатить аренду жилья для работника и членов его семьи, к которым относятся супруги, дети и родители обоих супругов, находящиеся на иждивении работника и проживающие вместе с ним (п. 1 Постановления Совмина СССР № 677).

Возвращаем средства, выданные работнику в виде компенсации

Сотрудник, получивший средства в качестве компенсации за переезд на работу в другую местность, обязан полностью вернуть их, если он (п.6 Постановления Правительства РФ №187, п.2 Постановления Совмина СССР №677):

в установленный срок без уважительных причин не приступил к работе;
уволился по собственному желанию без уважительных причин до окончания срочного трудового договора или до истечения одного года работы по бессрочному трудовому договору;
был уволен за совершение дисциплинарных проступков до истечения одного года работы по бессрочному трудовому договору или до окончания срочного трудового договора.

Если у работника были уважительные причины, по которым он не мог приступить к работе или отказался от нее, то он должен вернуть выплаченные ему на переезд средства, за вычетом расходов на путь следования.

Стоимость проезда и провоза имущества сотрудника и членов его семьи включаются в расходы на дорогу до нового места работы (п. 2 Постановления Совмина СССР № 677, П. 6 Постановления Правительства РФ № 187).

Компенсируем расходы работника при переезде в районы Крайнего Севера

Работникам, заключившим трудовые договора для работы в районах Крайнего Севера, расходы на переезд возмещаются в особом порядке. В течение одного года сохраняется право на получение компенсации оплаты проезда и провоза багажа членов семьи работника после заключения трудового договора на предприятии, которое расположено в регионе Крайнего Севера (ч. вторая ст. 326 ТК РФ).

Гарантии и компенсации, которые предоставляются работодателем работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных организациях и учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера, и прибывшим в связи с этими договорами из других регионов, закреплены в Трудовом кодексе. К таким гарантиям и компенсациям относятся (ч. первая ст. 326 ТК РФ):

единовременное пособие в размере двух месячных тарифных ставок (окладов) на работника и половины месячной тарифной ставки (оклада) на каждого прибывшего с ним члена семьи;
оплата стоимости проезда сотрудника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам;
оплата стоимости провоза багажа не свыше пяти тонн на семью по фактическим расходам и тарифам, предусмотренным для перевозок железнодорожным транспортом;
оплачиваемый отпуск в семь календарных дней для обустройства на новом месте.

Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 55-ФЗ в статью 325 Трудового кодекса внесены изменения, прямо .

В связи с прекращением трудовой деятельности на Крайнем Севере возмещаем работнику расходы на переезд

Работник Федерального государственного органа, учреждения, государственного внебюджетного фонда РФ и члены его семьи при увольнении и переезде к новому месту жительства в другую местность из районов Крайнего Севера имеют право на компенсацию оплаты проезда до нового места жительства. Переезжающим также компенсируется стоимость провоза багажа, но не более пяти тонн на семью (ч. третья ст. 326 ТК РФ).

Такое право остается за сотрудником вне зависимости от причины расторжения трудового договора, кроме увольнения за проступки. В случае смерти работника, члены его семьи могут получить компенсацию по переезду к новому месту жительства.

Порядок возмещения расходов на переезд коммерческие организации закрепляют в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюза, или трудовом договоре. При отказе от предоставления такой компенсационной выплаты или занижение ее размера работник может обратиться в суд, который непременно заставит работодателя возместить в полном объеме все расходы, понесенные сотрудником.

Читайте материалы