Главная Журнал Штатное расписание оклад и тарифная ставка. Как правильно составить штатное расписание? В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

Штатное расписание оклад и тарифная ставка. Как правильно составить штатное расписание? В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

Как отражается почасовая оплата в штатном расписании? «Штатка» – это документ, в котором содержится информация о персонале компании. В том числе, о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. При составлении штатного расписания у кадровиков неминуемо возникают вопросы. В общем случае, с отражением обычной повременной зарплаты проблем практически не возникает. А как указывается в штатном расписании почасовая оплата труда? Образец «штатки» с работниками-почасовиками смотри в статье.

«Штатка» – полезный документ

Трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Казалось бы, что трудного в подготовке штатного расписания? Однако в процессе работы появляются многочисленные вопросы. Например, как отразить в штатном расписании почасовую оплату труда.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», «ведущий», «помощник» и т.п. Например «Старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

разные права и обязанности;
различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Есть ряд профессий, для которых характерна именно оплата по отработанным часам. Как оформить штатное расписание и почасовую оплату официантам или, например, аудиторам.

Читайте также: Выплачиваем суточные до отъезда в командировку

Отражаем по инструкции

Действительно, при почасовой оплате заработную плату определяют в зависимости от квалификации работника и количества отработанных часов. К примеру, у помощника аудитора одна часовая ставка, а у старшего аудитора – совершенно другая.

Несмотря на то, что выплата зарплаты исходя из часовой ставки встречается реже окладной системы, в штатном расписании почасовая оплата (образец заполнения см. в конце статьи) отражается по общему правилу.

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» следует указать размер оплаты труда за час работы. В свою очередь, в графе 10 «Примечания» нужно сделать отметку «Почасовая оплата труда», указав локальный акт, устанавливающий порядок оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, раздела 1 Указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Расписание в штате из числа документов, в которые вносятся тарифы с надбавками, описание самих должностей и единиц штата. Оно составляется для каждого, кто находится на определенной должности, выполняя свои обязанности. В Трудовом Кодексе отсутствует норма, которая бы напрямую указывала на необходимость составления подобных документов, но есть хотя бы два аргумента в пользу оформления:

Легко вычислить сотрудников и посчитать то, что им надо выплатить. Не надо самим запоминать то, как устроена организация.
Наконец, может стать доказательством, когда применяются льготы по налогам, либо если часть расходов относится к себестоимости продукции.

Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.

Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода . Иногда руководители путаются в датах, требующих указания. Первым идет временной промежуток, по которому составлено расписание. После этого ставится дата, когда документ фактически оформлен официально, с подписями.

Если имеется в виду коммерческая организация, то по указанию наименований какие-либо ограничения отсутствуют. Есть лишь одно пожелание – не использовать иностранные слова, с которыми мало кто знаком.

Но иногда в организации от названия структурного подразделения зависят льготы, предоставляемые тем или иным категориям сотрудников. За соблюдение правил в этой сфере обычно отвечают кадровые отделы либо службы, организующие труд и оплату за него. Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу.

Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.

Документы в данной группе не утверждаются без со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.

Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре. Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов. При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно. Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.

Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.

Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ. Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

Квалификационный справочник для руководителей и других должностей
Классификатор общероссийского уровня, где описываются как сами должности, так и тарифные ставки для них

Штатное расписание: о количествах единиц

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на .

Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.

Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.

Информация по тарифным ставкам

Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.

Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.

Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.

О надбавках в расписании

Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и . Они делятся по двум основным группам:

Утвержденные на уровне самой организации.
Имеющиеся в законодательстве, которые должны выплачиваться в любой ситуации.

Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.

Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:

коэффициенты
проценты
денежный вид

Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды , определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.

Как делать примечания и изменения в документе

Чаще всего эта графа вообще не подвергается каким-либо изменениям. Встречается всего несколько ситуаций, когда заполнение становится обязательным:

Когда причина надбавок – выполнение обязанностей либо оформление ученых степеней, тогда обязательным становится наличие ссылок на закон, который регламентирует выплату таких компенсаций. Графа 6 нужна для указания минимума по надбавкам. Нормы закона используются для определения фактических выплат.
При наличии так называемых сдельщиков в штате. Тогда в графе номер десять сообщают, какая именно система оплаты применяется в том или ином случае, и приводят ссылку на внутренний документ, регулирующий порядок оплаты.

Чаще всего расписание штата – это документ планового характера. Одному году равен оптимальный период действия, но нельзя заранее просчитать внесение всех изменений. Потому возникает ситуация, когда значительная часть информации переписывается. Для внесения корректировок существует два общепринятых решения:

Оформляется приказ о необходимости вносить корректировки.
Еще один касается утверждения новой версии.

Не допускается ситуация, когда из унифицированных форм удаляются отдельные . При изменениях обязательно оформление соответствующих бумаг с организационно-распорядительным содержанием. Графы в документах могут быть расширены либо сужены. Чтобы было удобно размещать, обрабатывать информацию, многие компании добавляют строки и вкладные листы. Отдельная графа используется для отображения сведений, связанных с приказом, утвердившим само расписание.

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими . Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Дополнительные правила для изменений

Если изменения связаны с должностями, их оплатой или наименованием, то часто затрагивается тот персонал, что уже выполняет свои обязанности в той или иной должности. В связи с этим приходится вносить корректировки вообще во все бумаги, связанные с кадровым делом.

Из возможных перемен:

оклады
дополнительные обязанности
переименование отдела
переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации.

Переименование должности

Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре. Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной. Об надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.

Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Те же правила действуют в ситуациях, когда меняется наименование структурного подразделения.

Изменения по окладам

В трудовых договорах условие относится к существенным. Обязательно направление предупреждения сотрудникам в письменной форме, минимум за 60 дней до введения корректировок. Им подвергается не только расписание штата, но и другие личные документы работников, например, трудовой договор.

Обычно для оформления любого и изменения руководитель выпускает отдельный приказ. В приказе надо указать следующие причины изменений:

Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
Оптимизация работы, связанной с управлением
Законодательство корректируется
Основа для производства расширяется либо сокращается
Проводят реорганизацию
Введены мероприятия, улучшающие эффективность
Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо , юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Штатные расписания для филиалов

Филиалы не могут иметь статус юридического лица. Значит, по отношению к сотрудникам они не выполняют функцию работодателя. Филиалы – это структурные части одного целого, как и: иные подразделения, сектора, отделы. Потому оформление расписаний с частичной схемой неправильно. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия.

Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее дано руководителем. Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

Немного об утверждении и внесении изменений

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.

Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого невозможна. Этот номер вносят в учетные журналы. Корректировки тоже требуют оформления приказа.

Расписания по штату входят в число местных документов-нормативов. В нем нужно отразить информацию не только о единицах в штатах, но и о размере оплаты труда. Они тоже устанавливаются нормативными актами, разработанными на самом предприятии. При этом для документа необязательно ставить печать организации.

Иногда на предприятии сначала составляются проекты нескольких расписаний, а затем они вводятся в единый документ. Такие бумаги тоже хранятся, но не более пяти лет. Обычные расписания хранятся на предприятии постоянно. Некоторые компании ведут переписку, решая вопрос о введении должности в структуру. Такая переписка хранится максимум три года.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Ответ на вопрос:

Тарифная ставка - фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как не ошибиться в пяти главных графах штатного расписания.

При этом перерасчет на годовую норму актуален при суммированном учете рабочего времени. В остальных случаях согласно приведенных рекомендаций учитывается норма часов за месяц, если у работника месячный оклад.

Чтобы у сотрудников не было переработок нужно составить корректный график работ. Вопросы переработок не зависят от МРОТ.

При сменном режиме сотрудники работают в соответствии с утвержденным графиком сменности, который доводится до их сведения за месяц до введения в действие . Этот график обязателен и для работника, и для работодателя.

При этом следует учесть следующее:

Ч. 5 ст. 103 ТК РФ запрещает работу в течение двух смен подряд;

Согласно ст. 110 ТК РФ, еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов;

Согласно п. 11 Постановления СНК СССР от 24.09.1929 "О рабочем времени и времени отдыха в предприятиях и учреждениях, переходящих на непрерывную производственную неделю", продолжительность междусменного отдыха должна быть, вместе со временем обеденного перерыва, не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующую отдыху смену;

Для сотрудников, работа которых связана с вредными условиями труда, максимальная продолжительность рабочей смены установлена законодательством.

Так, согласно ст. 94 Трудового кодекса РФ для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать: при 36-часовой рабочей неделе - 8 часов; при 30-часовой рабочей неделе и менее - 6 часов. Отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором, а также при наличии письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, может быть предусмотрено увеличение максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены) по сравнению с продолжительностью ежедневной работы (смены), установленной частью второй настоящей статьи для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, при условии соблюдения предельной еженедельной продолжительности рабочего времени, установленной в соответствии с частями первой - третьей статьи 92 настоящего Кодекса: при 36-часовой рабочей неделе - до 12 часов; при 30-часовой рабочей неделе и менее - до 8 часов.

При режиме работы сутки через двое у сотрудников будет значительная переработка, что недопустимо . График сменности не может предусматривать сверхурочную работу. Его надо составлять так, чтобы рабочее время сотрудника не превышало нормальное количество часов для данной категории лиц за учетный период.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как отразить почасовую оплату труда в штатном расписании

При почасовой оплате труда заработная плата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Такой вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда. Если в организации применяют унифицированную форму штатного расписания, то в «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

Наименование отделов, присвоение им кода.
Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

Сформировать организационную структуру предприятия.
Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
Установить надбавки и их размер.
Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
Указать код ОКПО.
Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

Округление осуществляется по каждому подразделению.
Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

перечень структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
сведения о количестве штатных единиц;
информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье