Σχεδιασμός στελέχωσης του οργανισμού

Ο πίνακας προσωπικού είναι μια βολική μορφή συστηματοποίησης δεδομένων σχετικά με τον αριθμό του προσωπικού ενός οργανισμού στο πλαίσιο των δομικών τμημάτων και λαμβάνοντας υπόψη τη μισθοδοσία. Η τήρηση πίνακα προσωπικού είναι υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις. Αυτό είναι ένα από τα κύρια έγγραφα της εταιρείας, εμφανίζει ολόκληρη τη δομή της επιχείρησης, καθώς και το ταμείο μισθών.

Στελέχωση: χαρακτηριστικά διαχείρισης

Ο κατάλογος προσωπικού εμφανίζει τη δομή του προσωπικού της επιχείρησης, κατανεμημένη σε τμήματα, θέσεις, επαγγέλματα και λαμβάνοντας υπόψη το ταμείο μισθοδοσίας (τιμολογιακούς μισθούς και επιδόματα για θέσεις). Αυτό το έγγραφο περιλαμβάνει όλες τις δομικές μονάδες, συμπεριλαμβανομένων των κενών θέσεων.

Η συμπλήρωση αυτού του εγγράφου είναι υποχρεωτική για κάθε επιχείρηση· για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενοποιημένη φόρμα T-3 ή να δημιουργήσετε το δικό σας δείγμα πίνακα προσωπικού. Το έντυπο T-3 που αναπτύχθηκε από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή είναι σαφές στη συμπλήρωση και εύκολο στη χρήση, επομένως οι περισσότερες επιχειρήσεις προτιμούν να το χρησιμοποιούν.

Ο πίνακας προσωπικού καταρτίζεται για το σύνολο της εταιρείας στο σύνολό της, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα τμήματα και τους κλάδους. Μπορεί να συνταχθεί ξεχωριστό έγγραφο για υποκατάστημα, αλλά πρέπει να περιλαμβάνεται στο χρονοδιάγραμμα της στελέχωσης της εταιρείας στο σύνολό της.

Ο πίνακας προσωπικού καταρτίζεται στην αρχή της επιχείρησης, η περίοδος ισχύος του ορίζεται από την εταιρεία ανεξάρτητα. Παράλληλα, στο έγγραφο πρέπει να αναγράφεται η ημερομηνία σύνταξης και η ημερομηνία λήξης. Οι περισσότερες εταιρείες κάνουν στελέχωση για ένα έτος, αλλά εάν δεν υπάρχουν σημαντικές αλλαγές στην εταιρεία, τότε μπορεί να καταρτιστεί για αρκετά χρόνια.

Σε περιπτώσεις μετονομασίας θέσεων και τμημάτων, εισαγωγής νέων δομικών μονάδων, αναδιάρθρωσης της οργανωτικής δομής της εταιρείας, μείωσης προσωπικού, επιβάλλεται να γίνουν αλλαγές στον πίνακα προσωπικού.

Οι αλλαγές γίνονται με εντολή του επικεφαλής. Η παραγγελία μπορεί να είναι:

• για να κάνετε αλλαγές (με μεμονωμένες αλλαγές, για παράδειγμα, προσθήκη νέας θέσης).
• να συντάξει νέο πίνακα προσωπικού (συνιστάται όχι περισσότερες από 6 φορές το χρόνο).

Οι αλλαγές στον πίνακα προσωπικού πρέπει να κοινοποιούνται εγγράφως στους υπαλλήλους που επηρεάζονται από αυτές τις αλλαγές.

Οι ειδικοί του τμήματος προσωπικού ή του λογιστικού τμήματος διορίζονται υπεύθυνοι για την κατάρτιση του πίνακα προσωπικού, εάν η εταιρεία είναι μικρή, αυτό μπορεί να γίνει από τον επικεφαλής.

Ο πίνακας προσωπικού περιέχει στοιχεία ενός εμπορικού μυστικού (για παράδειγμα, το ποσό των μισθών), επομένως συντάσσεται σε ένα αντίγραφο και αποθηκεύεται στο λογιστήριο, εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να συνταχθεί αντίγραφο για τον διευθυντή. Μόνο εκείνο το τμήμα του εγγράφου που σχετίζεται με τον τομέα ευθύνης τους κοινοποιείται στους επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων. Πληροφορίες για τις κενές θέσεις παρέχονται στο τμήμα προσωπικού.

Ο κατάλογος προσωπικού δεν περιλαμβάνει πληροφορίες με ονόματα ατόμων που κατέχουν μεμονωμένες θέσεις. Αυτά τα δεδομένα καταχωρούνται σε ξεχωριστό μη δεσμευτικό έγγραφο για εταιρείες - Στελέχωση ή αντικαταστάσεις, αυτό το έγγραφο μπορεί να αντιγράψει το δείγμα πίνακα προσωπικού μόνο με μια πρόσθετη στήλη με το πλήρες όνομα του υπαλλήλου.

Ένα παράδειγμα δομής στελέχωσης

Η στελέχωση της επιχείρησης θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενότητες:

1. Επωνυμία εταιρείας και κωδικός OKPO.
2. Ημερομηνία εγγράφου, αριθμός και ημερομηνία λήξης.
3. Απαρίθμηση των δομικών υποτμημάτων της εταιρείας. Εάν μια επιχείρηση συνδέεται με δημόσια υπηρεσία ή με επικίνδυνες συνθήκες παραγωγής, τότε το όνομα των τμημάτων πρέπει να αντιστοιχεί ακριβώς σε κρατικούς και βιομηχανικούς ταξινομητές, καταλόγους και κανονισμούς, ώστε να μην δημιουργούνται προβλήματα κατά την καταχώριση προνομιακών συντάξεων για τους εργαζόμενους.
4. Κωδικοί τμήματος. Για κάθε τμήμα της επιχείρησης, καθορίζεται ένας ξεχωριστός κωδικός, ο οποίος εμφανίζει τη θέση του τμήματος στη συνολική δομή της εταιρείας, αυτό απλοποιεί σημαντικά τη ροή εργασιών της εταιρείας.
5. Τίτλοι εργασίας. Όλες οι θέσεις της εταιρείας πρέπει να εμφανίζονται ανά τμήμα. Το όνομα πρέπει να αντιστοιχεί στον Πανρωσικό ταξινομητή επαγγελμάτων.
6. Ο αριθμός του προσωπικού που προβλέπεται για κάθε θέση. Εάν υποτίθεται ότι εργάζεται με μερική ή μερική απασχόληση, τότε οι αντίστοιχοι δείκτες εισάγονται στον πίνακα προσωπικού - 0,25. 0,5; 0,75; 1,5 κλπ.
7. Συντελεστές δασμών ανά θέση, που υποδεικνύονται σε ρούβλια, ποσοστό πωλήσεων ή άλλους δείκτες (ανάλογα με το σύστημα μισθοδοσίας που επιλέγεται στην επιχείρηση).
8. Επιδόματα, μπόνους για κάθε θέση. Μπορούν επίσης να εμφανίζονται τόσο σε ρούβλια όσο και ως ποσοστό.
9. Προσαυξήσεις για επιβλαβείς συνθήκες εργασίας, οι οποίες εγκρίνονται με ειδικό καθεστώς.
10. Ο συνολικός μισθός, λαμβάνοντας υπόψη επιδόματα κλπ. Από αυτή τη στήλη, είναι εύκολο και απλό για τον διευθυντή να δει τη μισθοδοσία του μήνα.
11. Σημείωση. Εάν ο υπολογισμός της μισθοδοσίας είναι πολύ περίπλοκος, τότε μπορείτε να εισαγάγετε τον αριθμό παραστατικού σε αυτή τη στήλη, ο οποίος περιγράφει τον λεπτομερή υπολογισμό.
12. Υπογραφή του προϊσταμένου, καθώς και του προϊσταμένου λογιστή και προϊσταμένου της υπηρεσίας προσωπικού.
13. Διαταγή αρχηγού.

Εάν ο εργαζόμενος δεν καταλαμβάνει μια συγκεκριμένη θέση, αλλά εμπλέκεται στην εκτέλεση προσωρινής εργασίας, τότε αυτή θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί στον πίνακα προσωπικού.

Κατά τη συμπλήρωση των μισθών και των επιδομάτων τιμολογίων, συχνά συμβαίνουν λάθη, μπορούν να διορθωθούν με διαγραφή και διόρθωση με την υπογραφή του εκτελεστή.

Ο ρόλος του προσωπικού στην επιχείρηση

Κατά τη σύνταξη του πίνακα προσωπικού, πρέπει να ακολουθείτε προσεκτικά τους κανόνες, καθώς χρησιμοποιείται συχνά ως αποδεικτικό στοιχείο σε δικαστικές διαφορές και κατά την υποβολή αίτησης για σύνταξη. Αυτό το έγγραφο έχει μόνιμη διάρκεια ζωής.

Από το έγγραφο, ο διευθυντής μπορεί να αναλύσει τη δομή της επιχείρησης, τον αριθμό των θέσεων, το ταμείο μισθών και να κάνει σχόλια.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας εργαζόμενος, κατά την πρόσληψη, πρέπει να εξοικειωθεί με τα αρχεία της θέσης του στον πίνακα προσωπικού, εάν η σύμβαση εργασίας του υποδεικνύει ότι ο μισθός διαμορφώνεται σύμφωνα με τον πίνακα προσωπικού.

Ένας υπάλληλος μπορεί επίσης να ζητήσει απόσπασμα από τον κατάλογο προσωπικού με δεδομένα για τη θέση και τον μισθό του, είναι σημαντικό αυτό το έγγραφο να περιέχει δεδομένα που αφορούν μόνο αυτόν τον υπάλληλο.

Οι κρατικοί φορείς (Φορολογική Επιθεώρηση, Ταμείο Συντάξεων, Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων κ.λπ.) απαιτούν συχνά στελέχωση στη διαδικασία των ελέγχων.