Comment écrire des processus métier dans une entreprise. Processus métier - qu'est-ce que c'est ? Développement, modélisation, optimisation des processus métiers

Instruction

La première consiste à formuler précisément le nom du processus décrit, qui doit être compréhensible et refléter l'essence générale de la séquence d'actions qui composent le processus. Par exemple, au lieu de "Dépôt d'une demande en production et suivi de son exécution", il suffit de nommer le processus "Maîtrise du produit". Le second consiste à décomposer correctement l'ensemble du processus décrit en tâches ou sous-tâches ("atomiques") plus petites. traiter les fonctions et déterminer la séquence de leur exécution . Avec une telle partition, le processus décrit sera un processus haut niveau. Le niveau de détail du processus de niveau supérieur peut varier, mais doit être suffisant pour comprendre le public qui utilisera votre description.

Il existe plusieurs manières de décrire un processus métier. Le plus populaire d'entre eux est graphique, à l'aide de diagrammes réalisés dans diverses notations (la notation est un ensemble de symboles pour désigner quelque chose).
Les types de notations les plus courants pour décrire les processus métier sont IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.
A titre d'exemple, regardons un diagramme réalisé en BPMN (Business Process Modeling Notation) à l'aide de l'outil PowerAMC ​​CASE (Fig. 1). Les principaux éléments du schéma sont :
1. "Processus" (fonction) - un rectangle arrondi aux coins;
2. "Transition" - une flèche reliant les processus ;
3. "Décision" - un losange contenant une question à laquelle on ne peut répondre que par "Oui" ou "Non" ;
4. Conditions - expressions de texte dans lesquelles la transition d'une fonction à une autre est effectuée. Les conditions sont toujours entre crochets. Parfois, il est utile de diviser votre diagramme en "pistes" - des sections verticales ou horizontales qui représentent les départements de l'entreprise ou les employés responsables de l'exécution d'une fonction particulière. Dans ce cas, l'icône de cette fonction doit se trouver dans sa section. En plus des éléments listés, le diagramme peut également contenir une liste de données qui sont entrées ou sorties pour le processus, ainsi que des liens vers les règles ou réglementations selon lesquelles telle ou telle fonction est exercée. Un exemple de description du processus métier "Contrôle de la production du produit" est illustré à la Fig. 1. Il est facile de voir que ce schéma est très similaire au schéma fonctionnel de l'algorithme de résolution du problème.

La description graphique du processus peut également être complétée par une description textuelle de ses fonctions de sous-processus sous la forme d'un tableau contenant les colonnes suivantes : nom du processus, subdivision (propriétaire du processus), description du processus, résultat de l'exécution du processus. Un exemple d'une telle description est illustré à la Fig.2. Si une optimisation supplémentaire du processus métier décrit est attendue, une autre colonne peut être ajoutée au tableau décrivant les difficultés ou les lacunes réalisées sur ce moment fonctions de sous-processus.

Conseil utile

Respectez toujours les règles de la notation graphique choisie pour décrire les processus métier.

Sources:

• M. Rybakov. Optimisation des processus métiers.
• comment rédiger un processus métier

Le processus en tant que phénomène est un changement qualitatif qui se produit avec l'objet d'observation pendant un certain temps. Par conséquent, avant même que la description ne commence, vous devez indiquer l'objet et la période d'observation.

Instruction

Vous devez d'abord décrire l'essence du processus, en d'autres termes, le changement qualitatif que vous observez. Par exemple, il a pris feu, brûlé, s'est éteint (l'essence de l'événement est le processus de combustion). Le changement peut être visible de l'extérieur (tout le match s'est transformé en une tige), la structure de l'objet, le système de connexions peut changer, en fonction de ce que vous suivez exactement. Dans tous les cas, lors de la description du changement, vous devrez spécifier un temps et une vitesse supplémentaires (par exemple, l'allumette a brûlé pendant 20 secondes, le taux de carbonisation était de 2 millimètres par seconde). Parfois, ils ajoutent une caractéristique du processus telle que la « cyclicité » (le changement que vous observez se produit une fois ou périodiquement).

Examinons les principales approches de la description horizontale des processus métier. Actuellement, il existe trois façons principales de décrire :

1. Texte:"Le service commercial établit un contrat et le coordonne avec le service juridique."

2. Tabulaire.

3.Graphique.

La première n'est rien de plus qu'une description textuelle séquentielle du processus métier. Un exemple de description textuelle d'un fragment de processus métier est donné ci-dessus.

Beaucoup Entreprises russes ont élaboré et utilisent des documents réglementaires dans leurs activités, dont certains sont des règlements de processus et ne sont rien de plus qu'une description textuelle des processus d'affaires.

Mais à des fins d'analyse et d'optimisation des activités de l'entreprise, cette option n'est pas optimale. Le fait est qu'il est impossible de considérer et d'analyser systématiquement la description d'un processus métier sous forme de texte. Les informations textuelles sont perçues par le cerveau humain de manière séquentielle. Par exemple, lorsqu'une personne lit un règlement et arrive à sa fin, elle oublie presque toujours ce qui était au début du document. Le deuxième inconvénient de la représentation textuelle d'un processus métier est que l'esprit humain est conçu de telle manière qu'il ne peut fonctionner efficacement qu'avec des images. Lors de la perception et de l'analyse d'informations textuelles, le cerveau humain les décompose en un certain nombre d'images, ce qui prend du temps et un effort mental supplémentaires. Par conséquent, lors de l'utilisation d'une description textuelle des processus métier, la performance et la qualité des décisions d'optimisation des activités laissent beaucoup à désirer, ce qui est particulièrement prononcé lorsque la décision est prise par un groupe de personnes.

A l'époque, les spécialistes informatique développé une approche plus structurée pour décrire les processus métier. Ils ont proposé de diviser le processus métier en cellules d'un tableau structuré, dans lequel chaque colonne et ligne a une valeur spécifique. Ce tableau est plus facile à lire, il est plus facile de comprendre qui est responsable de quoi, dans quel ordre le travail est effectué dans le processus métier et, par conséquent, le processus métier est plus facile à analyser. forme tabulaire La description des processus métier est plus efficace que textuelle et est actuellement activement utilisée par les spécialistes des technologies de l'information pour décrire les processus métier appliqués à leurs tâches d'automatisation.

Récemment, les approches graphiques ont été intensivement développées et utilisées pour décrire les processus métier. Il est reconnu que les méthodes graphiques ont le plus efficace dans la résolution de problèmes de description, d'analyse et d'optimisation des activités de l'entreprise.

Il s'est avéré que les graphismes sont bons car les informations graphiques situées dans le champ de vision d'une personne sont perçues par son cerveau en même temps. Le deuxième avantage est que le manager, comme toute personne, a un cerveau droit et pense sous forme d'images. Il traduit toute information textuelle en images. Dans le cas où des informations lui sont présentées sous forme d'images graphiques, sa capacité d'analyse et de prise de décision augmente considérablement. L'article examinera exactement les approches graphiques de la description des processus, car elles ont fait leurs preuves et peuvent être utilisées efficacement pour optimiser les activités de l'organisation.

DESCRIPTION DE L'ENVIRONNEMENT DES PROCESSUS D'AFFAIRES

La première étape de la description d'un processus métier est une description de son environnement, qui est un ensemble d'entrées et de sorties d'un processus métier, indiquant les fournisseurs et les clients. Les fournisseurs de processus et les clients peuvent être internes ou externes. Les fournisseurs et clients internes sont les départements et les employés de l'entreprise qui interagissent avec ce processus.

Exemple 1

Dans le processus métier "Recherche, sélection et admission d'un salarié dans le personnel de l'entreprise", l'entrée est une demande de sélection d'un salarié provenant du service profil, qui dans ce cas est le fournisseur interne du processus. Le résultat du processus est un employé embauché qui est envoyé à ce service de profil, auquel cas le service de profil est également un client interne du processus métier.

En étiquetant clairement les entrées, les sorties, les fournisseurs et les clients, une description horizontale du processus métier vous permet de représenter plus précisément le processus métier et ses limites. C'est l'un de ses avantages par rapport à l'approche verticale.

Exemple 2

Dans une entreprise, une description verticale des activités a été réalisée, dans laquelle une liste des processus et des activités mises en œuvre dans l'entreprise a été formulée. Parmi ces processus métier figurait un processus appelé Commissioning. Les nouveaux employés arrivant dans l'entreprise n'ont pas pu comprendre pendant longtemps de quel type de processus métier il s'agissait. Il est intéressant de noter que les employés qui ont travaillé pendant plusieurs années dans cette organisation ont expliqué sa structure de manière confuse et différente.

Pour une description verticale d'une activité, cela est considéré comme une situation tout à fait naturelle, car il est impossible de définir clairement un processus métier avec un seul nom. Lorsque cette organisation a appliqué une description horizontale, dans laquelle l'environnement de ce processus a été décrit, ce qui suit s'est avéré être. L'entrée du processus commercial de mise en service était une demande pour un ensemble de commandes, qui provenait du fournisseur interne du processus - le service commercial. Le résultat de ce processus est une commande collectée, dont le client interne était le service de livraison, qui a ensuite livré la commande au client externe. Vous pouvez maintenant deviner que le processus commercial de mise en service est un ensemble de commandes pour un client et que ce processus a eu lieu dans un entrepôt. Seule la description des entrées et des sorties vous permet de décrire avec précision et précision les limites du processus métier, et il est souvent presque impossible de se passer d'une description horizontale des processus métier dans des situations difficiles.

CLASSIFICATION DES INTRANTS ET DES EXTRANTS DES PROCESSUS D'ENTREPRISE

Lors de la description de l'environnement d'un processus métier, il est nécessaire de diviser ses entrées et sorties en deux types : primaire et secondaire. Cette division donne des entrées primaires et secondaires, ainsi que des sorties primaires et secondaires.

Ceci est fait afin de ne pas violer le principe de Pareto 20 sur 80. Le fait est que lorsque l'environnement de processus métier est décrit, le nombre d'entrées et de sorties différentes s'avère très important, à la suite de quoi l'environnement décrit devient extrêmement encombrant et saturé. Cela prend beaucoup de temps et d'efforts, et en même temps des informations peu importantes pour l'analyse et la prise de décision entraveront inutilement la vision, ce qui à l'avenir peut conduire à l'échec du projet d'optimisation des activités de l'entreprise. Afin de séparer l'essentiel du non essentiel, la division des entrées et des sorties du processus métier en primaire et secondaire est utilisée. Pour faire une telle division, vous devez utiliser les définitions données dans le tableau et les exemples.

Caractéristiques des entrées et sorties primaires et secondaires du processus métier

Élément	Définition et caractéristiques
sortie principale	Le résultat principal pour lequel le processus métier existe. Déterminé par le but, le but du processus métier.
sortie secondaire	· Un sous-produit d'un processus métier qui peut être réclamé par des clients secondaires. · N'est-ce pas l'objectif principal du processus métier.
Entrée primaire	Flux d'objets qui initie le "démarrage" d'un processus métier, tel qu'une commande client, un plan d'achat, etc.
Entrée secondaire	Flux d'objets qui assurent le déroulement normal d'un processus métier, tels que des normes, des règles, des mécanismes pour effectuer des actions, des équipements, etc.

Entrée primaire est l'entrée qui initie le démarrage du processus métier. Dans l'exemple de processus métier Mise en service, la demande d'ensemble de commandes est l'entrée principale. À ce processus les compositeurs qui récupèrent une commande utilisent un conteneur, qui est aussi une entrée, mais c'est une entrée secondaire, elle n'initie pas de processus métier.

Lorsque vous décrivez un processus métier, vous devez vous concentrer sur les entrées principales et les montrer. Vous pouvez oublier les entrées secondaires. Ils seront automatiquement décrits dans le détail du processus, car à un niveau inférieur, il existe des opérations pour lesquelles ces entrées sont primaires.

Il en va de même pour les sorties. La sortie principale est la sortie pour laquelle le processus existe. Dans l'exemple de processus métier Mise en service, le résultat principal est la commande collectée. Tout en faisant ce processus commercial il y avait d'autres issues. Si un bac de stockage contenant un titre, s'est avéré vide, le compositeur en a informé les employés de l'entrepôt, dont les tâches incluent le processus métier «Cellules d'alimentation». Cette information est également une sortie, mais cette sortie n'est pas primordiale pour le processus métier de mise en service, pour lequel le processus n'existe pas. Elle est donc secondaire.

Cette boîte à outils primaire-secondaire doit être utilisée pour simplifier, accélérer et améliorer la qualité des travaux de description et d'optimisation des activités de l'entreprise. La règle d'utilisation est la suivante : lors de la description de l'environnement d'un processus métier, l'accent doit être mis sur la description de ses entrées et sorties primaires ; les entrées et les sorties secondaires doivent être décrites à un niveau plus détaillé lorsqu'il existe des sous-processus pour lesquels ces entrées et sorties deviennent primaires.

MÉTHODOLOGIE CLASSIQUE DE DESCRIPTION DES PROCESSUS MÉTIERS

Après avoir décrit l'environnement du processus métier, c'est au tour de le décrire. structure interne. Avec une description verticale, le travail qui compose le processus métier a été montré. L'étape de description horizontale décrit les interactions entre les emplois, y compris les flux de matériaux et d'informations.

Actuellement, il existe plusieurs dizaines d'approches, ou normes, pour décrire les processus métier - ARIS, IDEF0, etc. Dans le même temps, les personnes qui souhaitent maîtriser les compétences de description et d'optimisation des processus métier sont souvent confrontées à une tâche difficile : comprendre tout cela diversité et accepter la décision finale quant à la norme à utiliser dans une situation donnée.

La description apparemment complexe des processus métier est exagérée. La technologie classique de description des processus métier, qui a été développée à l'aube de la naissance des technologies de gestion des processus, est assez simple et ne comprend que deux normes de description des processus métier - DFD et WFD. La plupart des autres normes modernes, malgré leurs noms différents, représentent des variantes et des ajouts aux deux approches classiques DFD et WFD.

Selon l'approche classique, la norme DFD, qui signifie Data Flow Diagram, est un diagramme de flux de données utilisé pour décrire les processus métier de niveau supérieur. À son tour, la norme WFD signifie Work Flow Diagram et est un diagramme de flux de travail utilisé pour décrire les processus métier de niveau inférieur. Le diagramme de flux de travail a un autre nom - le diagramme d'algorithme. Examinons ces deux normes qui constituent la méthodologie classique de description des processus métier.

DIAGRAMME DE FLUX DE DONNÉES - DFD

Le diagramme de flux de données montre les activités qui font partie du processus métier décrit, ainsi que les entrées et les sorties de chacune des activités. Ces entrées et sorties sont des flux d'informations ou de matières. Dans ce cas, les sorties d'un travail peuvent être les entrées d'autres.

Les entrées et les sorties qui ont été présentées dans la description de l'environnement des processus métier (voir Figure 1) sont externes. Les entrées externes sur le diagramme DFD proviennent de l'extérieur du fournisseur de processus, et les sorties externes sortent vers le client de processus. Lors de la création d'un diagramme DFD d'un processus métier, ils doivent être transférés du diagramme d'environnement de processus vers le diagramme DFD. Pour la description finale du processus métier, il ne reste plus qu'à décrire les flux internes d'informations et de matières. Chacun d'eux est la sortie d'une des œuvres et en même temps l'entrée d'une autre (Fig. 2).

Lors de la construction d'un diagramme DFD d'un processus métier, il faut se rappeler que ce diagramme montre des flux de matières et d'informations et ne parle en aucun cas d'une séquence temporelle de travail. Dans la plupart des cas, la séquence temporelle du travail coïncide avec le sens du flux dans le processus métier. En général, ce n'est pas vrai, car il peut y avoir des cas où semblable à l'exemple illustré à la fig. 3.

À cet exemple le deuxième travail a commencé plus tôt que le premier travail, mais le document passe du premier travail au second. C'est pourquoi la norme DFD est appropriée pour décrire les processus métier ou les macro-processus de niveau supérieur, alors qu'il est en général impossible de spécifier la séquence temporelle du travail, car tous les travaux sont effectués simultanément ou il existe plusieurs options pour différentes séquences, ce qui , de plus, peut dépendre de différents points de vue. Regardons l'exemple de processus métier illustré à la Fig. 4.

Si une entreprise utilise un schéma «à l'entrepôt», la question de savoir ce qui se passe en premier - l'achat de produits ou leur vente, peut recevoir deux réponses, en fonction de deux facteurs. diverses situations. Si un produit spécifique est en stock, son achat à temps a lieu avant la vente. Si, lorsque le client contacte, il n'y a pas de produits en stock et que le client est prêt à attendre que l'achat soit effectué, le processus de vente commence à temps avant l'achat et se termine plus tard. Par conséquent, lors de la description de ce processus métier et d'autres similaires, il est conseillé d'utiliser la norme DFD, qui ne se concentre pas sur la séquence temporelle du travail.

Lors de la construction d'un diagramme DFD d'un processus métier, il est également nécessaire de montrer les départements et les postes impliqués dans le travail du processus et responsables de sa mise en œuvre. Il est recommandé d'attribuer un numéro ou un identifiant à chaque œuvre, et également d'utiliser deux règles lors de la formulation du nom de l'œuvre.

Règle 1 Les intitulés de poste doivent être formulés selon la formule suivante :

Nom du travail = Action + Objet sur lequel l'action est effectuée.

Par exemple, si ce travail est une action de vente de produits, alors il faut l'appeler "Vente de produits", et mieux encore, préciser de quel type de produit il s'agit. Dans ce cas, "vente" est l'action, et "produit" est l'objet sur lequel l'action de vente est effectuée.

Règle 2 Lors de la formulation du titre du travail, vous devez essayer d'utiliser une formulation concise, ce qui augmentera l'efficacité des travaux ultérieurs sur l'optimisation du processus métier. L'option idéale est le cas où le titre de l'œuvre est formulé en 2-3 mots. En dernier recours, vous devez vous efforcer de ne pas utiliser plus de 50 caractères dans le titre. Dans les cas complexes, il est recommandé pour chaque titre court de l'ouvrage de le faire Description détailléeà mettre dans le glossaire.

Lors de la formulation des noms des flux de matières et d'informations, des règles similaires doivent également être utilisées. Dans ce cas, la seconde règle est utilisée sans modification, et la première règle s'exprime par la formule suivante :

Nom du thread = Objet fournissant le thread + Statut de l'objet.

Par exemple, si nous parlons sur les produits qui ont été expédiés au client, alors ce flux doit être formulé comme suit : « Produits expédiés » ou « Produits expédiés au client ». Dans ce cas, "produit" est l'objet représentant le flux, et "expédié au client" est le statut de l'objet.

CONSTRUIRE UN RÉSEAU DE PROCESSUS MÉTIERS

Dans un projet de description et d'optimisation des activités d'une organisation, il convient de développer un schéma DFD au plus haut niveau - celui de l'entreprise dans son ensemble. Lors de l'identification des processus métier, une arborescence de processus métier est développée, dans laquelle les processus sont classés en processus de base, de support et de gestion. Les principaux objectifs de cette classification sont de faciliter le travail d'identification des processus, de réduire la probabilité de manquer des processus importants, ainsi que la représentation visuelle des processus métier sélectionnés, divisés en petits groupes.

Une autre représentation visuelle des processus métier d'une entreprise est le réseau de processus, qui représente un diagramme DFD construit à partir des processus métier qui composent l'arborescence.

Lors de la construction de l'environnement des processus métier, les entrées et les sorties ont été décrites. L'entrée et la sortie de chaque processus métier sont, respectivement, la sortie et l'entrée d'un autre processus métier ou d'une entité externe avec laquelle l'organisation interagit. Les interactions entre les processus métier qui composent l'arborescence sont représentées à l'aide d'un réseau de processus (Figure 5).

Les relations hiérarchiques et la classification des processus métiers sur le réseau de processus ne sont pas représentées afin de ne pas encombrer le modèle. Contrairement à l'arborescence des processus métier, le réseau de processus fournit une vue systémique plus complète des activités de l'organisation, car il vous permet de montrer non seulement les éléments de l'organisation, mais également les interactions entre eux. En outre, le réseau de processus garantit que le modèle développé des activités de l'organisation est vérifié pour l'intégrité, l'exactitude de l'identification des processus métier et la description de leur environnement. Si la sortie de l'un des processus métier, par exemple un document, n'est utilisée nulle part ailleurs, c'est-à-dire qu'il ne s'agit pas d'une entrée pour un autre processus métier ou une entité externe, cela signifie ce qui suit : la sortie décrite du processus métier est erroné ou redondant. Sinon, vous devez trouver un processus métier pour lequel cette sortie est une entrée, et affiner le diagramme d'environnement de ce processus métier.

En pratique, un réseau de processus est souvent appelé diagramme d'interaction de réseau ou de processus métier. La différence entre le réseau de processus et le schéma DFD classique est qu'il est nécessaire de montrer sur le réseau les entités externes avec lesquelles les processus commerciaux de l'entreprise interagissent - clients, fournisseurs, banques, etc. Dans la fig. 6 montre un exemple de réseau de processus métier pour une entreprise manufacturière.

DÉCOMPOSITION DES PROCESSUS MÉTIERS

Lors de la construction d'un diagramme DFD d'un processus métier, il est nécessaire d'utiliser la règle «7», selon laquelle il est nécessaire de choisir un tel niveau d'abstraction et de détail, dans lequel le diagramme de processus métier sera composé en moyenne de sept œuvres. L'utilisation de plus de détails et, par conséquent, le nombre de travaux entraînera une complication importante du schéma et réduira la possibilité de réaliser analyse qualitative processus d'affaires. Cela est dû au fait qu'une personne ne peut effectivement utiliser que sept objets différents. L'utilisation d'une petite quantité de détails et de moins de travaux dans le diagramme de processus métier entraînera le fait que les travaux seront inutilement agrandis, ce qui réduira également la possibilité de leur analyse qualitative et de leur optimisation.

Si, pour atteindre les objectifs d'optimisation d'un processus métier, plus de détails sont nécessaires, cela doit être fait en décomposant le travail qui compose le processus. Pour ce faire, tout ou partie des travaux du processus est considéré comme un sous-processus et décrit comme un diagramme de processus métier de deuxième niveau distinct (Fig. 7).

Avec l'approche classique de description des processus métier pour le schéma développé du deuxième niveau, les formats de description DFD et WFD peuvent être utilisés, en fonction du niveau et de la portée globale du travail. Si l'œuvre est globale et ne peut pas être représentée comme une séquence temporelle d'œuvres plus petites, alors la norme DFD pour sa description est utilisée. Dans le cas contraire, il est conseillé de décrire les travaux à l'aide du modèle DCE.

Si nécessaire, le travail sur le diagramme de processus de deuxième niveau peut être décomposé en diagrammes de processus métier de troisième niveau, etc. La décomposition d'un processus métier doit se poursuivre jusqu'à ce que les objectifs de sa description soient atteints. Dans ce cas, il convient d'utiliser les notions de "processus imbriqué" ou de "sous-processus". Sur la fig. 7, le diagramme de flux de travail 3 est un sous-processus ou un sous-processus d'un processus de niveau supérieur. De même, les workflows 3.1 et 3.4 sont des processus imbriqués ou des sous-processus du processus de second niveau.

Par conséquent, la description du processus métier est un ensemble hiérarchiquement ordonné de schémas DFD et WFD, dans lequel les schémas de niveau supérieur font référence aux schémas de niveau inférieur. Ce faisant, les schémas DFD utilisés à des niveaux supérieurs sont décomposés ou appelés schémas DFD et WFD. Schémas WFD utilisés sur plus de bas niveaux, décomposer ou se référer uniquement aux schémas WFD .

DIAGRAMME DE FLUX DE TRAVAIL - WFD

Lors de la description des processus métier de niveau inférieur, des schémas de processus légèrement différents sont utilisés - WFD. Des objets supplémentaires apparaissent sur ces diagrammes, à l'aide desquels le processus est décrit : opérateurs logiques, événements de début et de fin de processus, ainsi que des éléments montrant des temporisations (Fig. 8).

À l'aide d'opérateurs logiques, également appelés blocs de décision, il est indiqué dans quels cas le processus se déroule selon une technologie et dans lequel - selon une autre. Par exemple, ces éléments peuvent être utilisés pour décrire une situation où un contrat d'une valeur inférieure à un certain montant est négocié par un groupe d'employés, tandis qu'un contrat d'une valeur supérieure est négocié à l'aide d'une technologie ou d'une chaîne plus complexe impliquant un plus grand nombre d'employés.

Les événements de début et de fin de processus indiquent quand un processus démarre et se termine. Pour les processus commerciaux formalisés de manière rigide, tels que la budgétisation, par exemple, le temps peut agir comme des événements.

Dans les cas où la description d'un processus métier est effectuée dans le but de son optimisation temporelle ultérieure, des éléments de temporisation sont utilisés, qui montrent les endroits où il existe un intervalle de temps entre des travaux exécutés de manière séquentielle. Dans ce cas, le travail suivant ne commence que quelque temps après l'achèvement du précédent.

Dans l'approche DCE classique, les documents ne sont pas représentés dans ce diagramme. Ces diagrammes sont utilisés pour décrire des processus de bas niveau contenant travaux détaillés, sous le nom duquel il est clair quelle est l'entrée et quelle est la sortie.

Une caractéristique distinctive du diagramme WFD est que les flèches entre les opérations du processus métier n'indiquent pas des flux d'objets (informations et matériel), mais des flux ou une séquence temporelle de travail.

Ainsi, en utilisant deux schémas classiques - DFD et WFD - vous pouvez décrire en détail tous les processus métier de l'entreprise.

CM. Kovalev, PDG société "BITEK", V.M. Kovalev, consultant principal, BITEK

Le concept de processus métier, la structure des processus et des sous-processus

Un processus métier (BP) est un groupe d'activités d'une organisation (activités et tâches) qui visent à créer un produit ou un service spécifique. En effectuant une analyse, en particulier au point de contact entre deux ou plusieurs départements engagés dans le même processus métier, vous pouvez facilement éliminer divers coûts et obstacles et créer une entreprise ou une organisation orientée processus. Il est d'usage de considérer les BP en les divisant en sous-processus et en établissant des cartes détaillées. Le schéma hiérarchique de l'ensemble BP est appelé l'arborescence des processus métiers. Elle reflète un simple circuit interconnexions de tous les BP dans leur totalité.

Il existe des modèles BP généraux et détaillés. Au niveau supérieur (général), une liste des opérations de vente du produit effectuées par les départements de l'entreprise est généralement donnée; dans une version plus détaillée, les étapes clés et les schémas avec tous les aspects sont plus complètement divulgués.

Groupes de processus métier

Il existe des processus principaux, auxiliaires et de gestion - ce sont les principaux groupes de BP. En tant que processus unique exécuté une fois, le BP de développement est distingué séparément. Le focus du BP du groupe principal :

• production de produits (services) précieux pour le consommateur ;
• formation de valeur ajoutée;
• remplir le produit de qualités précieuses du point de vue du client;
• estimation du bénéfice

Les principaux BP sont orientés client, car leurs résultats sont destinés à l'utilisateur final. Les BP de soutien (auxiliaires) sont plus étroitement liés à l'entreprise, ils fournissent :

• création de produits pour les domaines d'activité internes ;
• maintenir les fonctions de l'entreprise, sa composante infrastructure

Les processus de gestion coordonnent l'ensemble des BP (base, support, développement).

Le développement de BP vise une perspective à long terme de rentabilité, ainsi que l'amélioration des activités de l'entreprise à l'avenir (ils ne fournissent pas l'organisation des processus en cours pour le moment).

Le classement présenté n'est pas définitif. BP dans chaque entreprise dépend de ses spécificités distinctives.

Description des principales unités commerciales d'une entreprise de fabrication et de commerce (exemple) :

• processus de commercialisation ;
• conception, développement d'un produit ou d'un service;
• fabrication du produit final;
• les processus logistiques (vente, livraison, approvisionnement) ;
• gestion des ventes et des services

Prise en charge des blocs d'alimentation :

• contrôle financier;
• gestion des services et du personnel;
• processus écologiques (processus de protection de l'environnement);
• gestion des communications d'entreprise;
• maintenance des systèmes et leur conception ;
• gestion des infrastructures

La gestion BP pour ce modèle comprend tous les processus liés à la collecte d'informations, la planification et la régulation des activités, les processus d'analyse et de contrôle de l'ensemble du cycle de gestion.

Développement BP - amélioration des activités, une sorte d'ingénierie commerciale.

Description et analyse de BP

Le descriptif du BP permet de déterminer la place de chaque salarié dans l'entreprise, de modifications souhaitées dans ses activités sur la base de l'analyse : pour améliorer Système d'Information, gestion des risques liés au changement, certification des conduites, etc. Cela vous permet de rendre l'organisation plus compréhensible pour la direction, vous permet de trouver un excès de ressources financières et autres. Pour des raisons évidentes, le personnel n'est généralement pas intéressé par la transparence, ni par la fiabilité de la description du BP - cela rend difficile l'obtention d'informations factuelles, par exemple sur la répartition des responsabilités.

Visualisation du modèle.

Le modèle est généralement affiché sous forme de diagrammes, de tableaux avec des descriptions ou d'une combinaison d'un graphique et d'une description textuelle (notation), etc. Le degré de détail de l'objet, l'exhaustivité de la description, dépendent de l'application spécifique de ce modèle. Chacune de ces méthodes aura pour tâche de décrire le PB selon le principe : « action-fonction ». Chaque BP a son propre exécuteur testamentaire - cela doit également être indiqué. Ce sera une unité ou un poste spécifique. Les "entrées" sont matérielles, informationnelles et financières, et les "sorties" sont présentées sous la forme d'une liste de produits ou de services. Le résultat de l'action de l'exécuteur sera la "sortie", les actions peuvent également être combinées selon le principe d'une connexion logique entre elles, alors les "entrées" et les résultats doivent être cohérents entre eux. Le lien entre "input" et "output" est assuré par des activités visant à obtenir des résultats lors de la transition entre eux.

Comment la description du BP est mise en œuvre

Comme mentionné ci-dessus, nous pouvons distinguer les manières graphiques, textuelles et tabulaires d'implémenter le modèle. Malgré leurs avantages et leurs inconvénients, ils trouvent tous application, puisque chacun d'eux correspond aux objectifs qui sont fixés pour une telle description.

1. Texte descriptif.

Le principal avantage de ce formulaire est l'absence de normes précises et la possibilité d'une description flexible de pratiquement n'importe quel processus ou de ses nuances. L'organisation peut utiliser n'importe quel formulaire de rapport textuel, ainsi que structurer les informations collectées à sa discrétion. Désavantages:

• perception cohérente des informations textuelles ;
• sur la base d'une représentation textuelle, il est difficile d'analyser les activités d'une entreprise ;
• absence de formalité et de normes descriptives (à la fois plus et moins selon les cas) ;
• la sévérité de la perception et la comparaison de gros volumes de texte

2. Forme tabulaire. Convient pour décrire des processus séquentiels. Peut être utilisé comme transition vers une implémentation graphique en tant que base de données.

3. Description graphique sous forme de modèles et de schémas.

S'il est nécessaire de décrire comment la régulation se déroule aux étapes du BP : qui est l'exécuteur, comment se déroule la mise en œuvre, quelle séquence et documentation est impliquée, alors il convient d'appliquer la méthode algorithmique de description du travail dans le forme d'organigramme.

L'option suivante consiste à représenter le processus sous la forme d'un flux d'objets. Il est applicable et pratique pour décrire les tâches individuelles et les départements de l'organisation qui fonctionnent sur le principe "entrée-sortie", vous permettant de suivre directement ce qui se passe entre ces deux composants. Les flux "input" et "output" seront l'information, l'approvisionnement en matériel, la documentation.

Technologies utilisées pour décrire le BP :

1. IDEF - adopté comme norme presque partout. Définition d'intégration pour la modélisation de fonctions - Technologie de modélisation fonctionnelle. Il est pris en charge par les logiciels suivants - BPWIN, MS Visio, etc. Cet ensemble de méthodes de modélisation vous permet de détailler les BP de tous les niveaux, en les présentant à la fois dans un bloc et dans des diagrammes séparés.

2. Les technologies de modélisation utilisent le langage de modélisation unifié (UML). Il permet de décrire le BP directement dans un langage compréhensible aux programmes informatiques, c'est un outil d'automatisation. Pris en charge par les principaux développeurs de logiciels, le principal outil de mise en œuvre est l'outil Rational Rose d'IBM.

3. Schémas de l'eEPC (chaîne de processus événementielle étendue). Grâce à eux, il est possible d'afficher la séquence des opérations, les participants, les ressources utilisées, en affichant l'état à l'heure actuelle.

4. La technologie ARIS (Architecture des systèmes d'information intégrés) est utilisée comme outil intégré dans l'un des plus grands systèmes d'automatisation - SAP R/3.

La modélisation BP est un ensemble d'activités visant à créer un modèle d'organisation, ce qui implique une description de tous les objets (informations, matériel, etc.) et processus, le rôle des départements et des postes individuels et les relations entre eux. La modélisation est la principale méthode d'ingénierie et de réorganisation de BP, qui permet également l'utilisation de méthodologies d'amélioration continue pour repenser et améliorer l'efficacité de toutes les activités d'une organisation ou d'une entreprise.

Algorithme des actions en modélisation :

1. Définition des objectifs pour décrire le BP. Préparation au modelage, choix du modèle. Comme le modèle est compilé directement pour utilisation pratique, alors les objectifs d'une telle description doivent être cohérents avec les perspectives d'avenir. Tous les processus commerciaux sont soumis à une description - de base, auxiliaire (soutien), de gestion, de développement.

2. Des descriptions de l'ensemble de l'environnement BP, à savoir une indication de tous les processus avec lesquels il est connecté en « entrée » et en « sortie », y compris toutes les ressources à ces étapes.

3. Description du contenu fonctionnel du BP. Cela implique une description de tous les domaines de responsabilité pour chacun des départements ou postes de l'organisation.

4. Description des flux BP et de leur structure. Déterminé par les objectifs qu'il poursuit. S'il est nécessaire d'améliorer le système d'information, les flux d'informations, les flux de documents, etc. sont décrits, si l'objectif est de répartir correctement les finances, puis les flux financiers et BP qu'ils contiennent.

5. Construction, selon les préférences et les objectifs, texte, modèle graphique ou schéma.

6. Élaboration d'une séquence d'actions dans le BP. Détermination de la séquence des fonctions exécutables, des conditions d'exécution, ainsi que des paramètres qui déterminent justement un tel algorithme.

Avec la bonne approche, l'introduction de ce type de gestion ne prend pas beaucoup de ressources, à la fois temporaires et matérielles. L'essentiel est de s'assurer qu'une telle réorganisation est nécessaire au sein d'une entreprise particulière.

Dans notre entreprise, qui gère des projets de construction de grandes installations énergétiques, la description des processus métiers est particulièrement pertinente aujourd'hui pour les projets et les équipes de projet.

Chaque projet est nouvelle équipe, de nombreux acteurs et relations, ses propres spécificités, une forte charge de travail du personnel. La gestion de projet vise à décrire les processus rapidement, simplement et clairement. Et bien sûr, ils devraient fonctionner.

Pendant longtemps, tout en décrivant des processus métier, j'ai essayé différentes techniques, outils et modèles. Je partagerai méthode, que j'utilise ces derniers temps et qui a "pris racine" dans notre entreprise.

Alors, définir le processusà décrire. Plus loin

- rencontre avec la personne responsable du processus et principaux participants/experts (jusqu'à 3 personnes) ;
- nous définissons les limites du processus, les participants, les entrées/sorties, les étapes du processus- blocs dans lesquels nous divisons le processus et les résultats de ces étapes ;
- nous sommes d'accord et en conséquence nous dessinons le schéma suivant du processus :

décrire chaque bloc (sous-processus). Pour ce faire, nous utilisons un diagramme fonctionnel graphique dont le modèle est dans MS Visio :

Dans la description, nous utilisons la notation :

En conséquence, le diagramme de processus (étape) ressemble à ceci :

Le diagramme montre les participants au processus, les activités qu'ils effectuent et leur durée. Sur les flèches reliant les actions, nous indiquons les résultats.

Le diagramme dessiné dans MS Visio est déjà la version finale. Tout l'enjeu est dans sa création. Et l'essentiel ici est l'implication des participants directs dans le processus.

Nous décrivons le processus comme ceci :

1. Nous organisons un atelier de participants au processus et d'experts ;

2. Nous préparons un "mur collant", des cartes A5, des marqueurs ;

3. Nous déterminons le modérateur qui anime la discussion, écrit et colle des cartes sur le mur ;

4. Nous marquons les lignes horizontales avec du ruban adhésif;

5. Nous déterminons les participants au processus, l'écrivons sur des cartes et le collons à gauche sur le mur dans les lignes appropriées;

6. Nous déterminons (confirmons) l'entrée / sortie du processus (cartes jaunes);

7. Nous divisons les participants en deux groupes, chaque groupe discute et écrit sur les cartes les actions du processus de "l'entrée" à la "sortie". S'étale sur la table ;

8. À tour de rôle, nous prenons une carte de chaque groupe, en commençant par « l'entrée » du processus ; nous déterminons qui l'exécute et le collons au mur, en le connectant en série avec du ruban adhésif (ce sont des flèches). Au cours de ce travail, nous nous accordons sur le libellé et l'utilisation des différentes cartes, amenons les participants à un schéma commun ;

9. Nous parcourons le schéma (lisons), ajoutons les actions manquantes, posons des questions aux groupes, déterminons les résultats des actions (écrivons sur les flèches) ;

10. Nous prenons des photos et les donnons pour numérisation.

En conséquence, nous obtenons un diagramme dans MS Visio, comme dans la figure précédente.

Toutes les descriptions nous mettre sur une page- compact et clair. Les actions de chaque participant sont décrites sur une ligne distincte, ce qui vous permet de déterminer rapidement leur rôle et leurs fonctions dans le processus.

Si le processus est complexe, les actions nécessitent une explication ou sont incohérentes - ajouter page avec commentaires ou écrivez-les dans un espace libre dans un cadre à droite sur le schéma.

Nous envoyons le schéma final à tous les participants pour approbation. Le chef de projet (ou une autre personne responsable) l'approuve, il est enregistré dans l'album de processus de projet et devient un guide d'action.