Bedriftens intranettportal. Intern intranettportal som styringsverktøy

For å utveksle og dele noe informasjon innenfor den organisasjonen. Det kan være lister over ansatte, lister over telefonnumre til partnere og kunder. Oftest refererer dette begrepet bare til den synlige delen av intranettet - den interne nettsiden til organisasjonen. Basert på de grunnleggende HTTP- og HTTPS-protokollene og organisert på klient-server-basis, er intranettsiden tilgjengelig fra enhver datamaskin via en nettleser. Dermed er intranettet et "privat" Internett, begrenset til det virtuelle rommet til en enkelt organisasjon. Intranett tillater bruk av offentlige kommunikasjonskanaler inkludert i Internett (VPN), men samtidig er det gitt beskyttelse av overførte data og tiltak for å forhindre inntrenging fra utsiden til bedriftsnoder.

Intranettapplikasjoner er basert på bruk av Internett-teknologier og spesielt webteknologier: HTML-hypertekst, HTTP-hypertekstoverføringsprotokoll og CGI-serverapplikasjonsgrensesnitt. Komponentene i et intranett er webservere for statisk eller dynamisk publisering av informasjon, og nettlesere for visning og tolkning av hypertekst.

I følge Stephen Lawton dukket begrepet "intranett" først opp 24. april 1995 i Digital News & Review, som han var teknisk redaktør for, i en artikkel med tittelen " Intranett drivstoff veksten av Internett-tilgangsverktøy".

Egenskaper

Intranettet er bygget på de samme konseptene og teknologiene som brukes for Internett, som klient-server-arkitekturen og Internett-protokollstakken (TCP/IP). Alle kjente Internett-protokoller finnes på intranettet, slik som HTTP (webtjenester), SMTP (e-post) og FTP (filoverføring). Internett-teknologier brukes ofte for å gi moderne grensesnitt til funksjonene til informasjonssystemer som er vert for bedriftsdata.

Et intranett kan betraktes som en privat versjon av Internett, eller som en privat utvidelse av Internett begrenset til en organisasjon gjennom en brannmur. De første intranettsidene og hjemmesidene begynte å dukke opp i organisasjoner i 1990-1991. Imidlertid, ifølge anekdotiske bevis, begynte begrepet intranett først å bli brukt i 1992 i institusjoner som universiteter og selskaper som arbeider i det tekniske feltet.

Intranettet står også i kontrast til ekstranettet; tilgang til intranettet er begrenset til ansatte i organisasjonen, mens ekstranettet kan nås av kunder, leverandører eller andre personer godkjent av ledelsen. I ekstranett-teknologi har brukere i tillegg til et privat nettverk tilgang til Internett-ressurser, men det tas spesielle tiltak for sikker tilgang, autorisasjon og autentisering.

Et bedriftsintranett trenger ikke å gi tilgang til Internett. Når slik tilgang likevel gis, skjer det vanligvis gjennom en nettverksgateway med brannmur, som beskytter intranettet mot uautorisert tilgang utenfor. Nettverksporten gir ofte også brukerautentisering, datakryptering og ofte virtuelle private nettverk (VPN)-tilkobling for off-site ansatte, slik at de kan få tilgang til bedriftsinformasjon, dataressurser og interne kontakter.

Åpenbare fordeler ved å bruke et intranett

• Høy produktivitet når du samarbeider om noen vanlige prosjekter
• Enkel personaltilgang til data
• Fleksibelt interaksjonsnivå: du kan endre forretningsinteraksjonsskjemaer både vertikalt og horisontalt.
• Øyeblikkelig publisering av data på intranettressurser gjør at spesifikk bedriftskunnskap alltid holdes i form og enkelt hentes fra hvor som helst i selskapet ved hjelp av web- og hypermedieteknologier. For eksempel: kontorinstruksjoner, interne regler, standarder, nyhetsbrevtjenester og til og med opplæring på jobben.
• Lar deg implementere en felles bedriftskultur og bruke fleksibiliteten og allsidigheten til moderne informasjonsteknologi for å administrere bedriftsarbeid.

Fordeler med en nettside på intranettet fremfor klient-server-arkitektur-klientprogrammer

• Det er ikke nødvendig å installere klientprogrammet på brukernes datamaskiner (nettleseren brukes som det). Følgelig, når funksjonaliteten til bedriftsinformasjonssystemet endres, er det heller ikke nødvendig å oppdatere klientprogramvaren.
• Reduksjon av tid brukt på rutineoperasjoner for å legge inn ulike data, takket være bruk av nettskjemaer i stedet for datautveksling via e-post
• Kryssplattformkompatibilitet - standard nettleser på Microsoft Windows, Mac og GNU/Linux /*NIX.

Ulemper med et intranett

• Nettverket kan hackes og brukes til hackerformål
• Ubekreftet eller unøyaktig informasjon publisert på intranettet fører til forvirring og misforståelser.
• Uekte og støtende materialer kan distribueres i det gratis interaktive rommet.
• Enkel tilgang til bedriftsdata kan provosere deres lekkasje til konkurrenter gjennom en skruppelløs ansatt.
• Driftsevnen og fleksibiliteten til et intranett krever betydelige utviklings- og administrasjonskostnader.

Planlegging, opprettelse og distribusjon av et intranett

Grunnlaget for intranettplanlegging bør være en målrettet reduksjon og optimalisering av intern informasjonsutveksling. Basert på disse målene er det viktig å fremheve 2 - 3 viktigste komponenter, for eksempel:

• HTTP (HTTPS) web-intranettserver
• SMTP/IMAP e-postserver

Følgende tjenester er stort sett valgfrie:

• Meldingsserver (MSN Messenger, Jabber, etc.)
• NNTP nyhetsserver
• VoIP-server for intern telefoni.

Litteratur

• Kulgin M. Teknologier for bedriftsnettverk. Encyclopedia. - St. Petersburg: Peter, 2000. - 509 s.

Lenker

Notater

Wikimedia Foundation. 2010 .

Synonymer:

Se hva "Intranett" er i andre ordbøker:

Et distribuert bedriftsdatanettverk designet for å gi ansatte teletilgang til bedriftens informasjonsressurser og ved å bruke programvareprodukter og Internett-teknologier. Intranettet lar deg kontrollere tilgangen... ... Økonomisk vokabular

intranett- et distribuert bedriftsdatanettverk basert på Internett-teknologier og designet for å gi ansatte tilgang til elektroniske ressurser for bedriftsinformasjon ... Kilde: Rosstat-dekret av 20.12.2007 N ... ... Offisiell terminologi

Internt bedriftsnettverk bygget på Internett-teknologi. Et distribuert bedriftsdatanettverk designet for å gi ansatte teletilgang til bedriftens informasjonsressurser og ved hjelp av programvare ... ... Ordliste over forretningsvilkår

Eksist., antall synonymer: 2 intranett (2) nettverk (96) ASIS synonymordbok. V.N. Trishin. 2013 ... Synonymordbok

intranett- Intranett Et internt nettverk som bruker Internett-teknologi. Lukket bedriftsnettverk bygget på grunnlag av Internett-teknologier. Det kan inkludere et firmanettsted som kun er tilgjengelig for ansatte i selskapet. Intranett … … Teknisk oversetterhåndbok

intranett- 3.18 intranett: Et privat nettverk distribuert i en organisasjon. Kilde … Ordbok-referansebok med vilkår for normativ og teknisk dokumentasjon

intranett- et lukket nettverk som bruker Internett-teknologi for å overføre informasjon innen en individuell bedrift (organisasjon) ... Forklarende ordbok "Innovativ aktivitet". Vilkår for innovasjonsledelse og relaterte felt

internatskole- intranett... Kortfattet ordbok over anagrammer

Hva er et intranett

Et intranett er et internt bedriftsnettverk opprettet etter prinsippet om det globale nettet, men stengt for uautoriserte brukere. Det viser seg at det kun brukes innad i organisasjonen, og ansatte ansatt i bedriften får tilgang til det. Nettverket er egnet for kommunikasjon, arbeid, lagring av informasjon; ulike applikasjoner og tilleggsplattformer kan integreres i det.

Et intranett skiller seg fra et vanlig lokalnett ved at det lar brukere logge på via en nettleser. Vanligvis er portalen opprettet på grunnlag av kjente plattformer, for eksempel Bitrix24, Jive, Yammer, CyberCloud, Podio, Microsoft SharePoint.

Eksempel på intranett

Intranettsystemer blir implementert i store organisasjoner som har mer enn én gren, da de letter samhandlingen mellom ansatte. Hovedideen med portaler er å kombinere elementer av bedriftsinformasjon. Nettverk bruker VPN-teknologi for å beskytte mot uautorisert tilgang.

Hva er funksjonene til et intranett

Funksjonene til nettverket er direkte avhengig av innholdet på nettstedet. Du kan legge til informasjonswidgets, mapper med dokumenter, andre filer, bygge inn chatter og mye mer.

12 områder som bedriftsportalen er designet for å håndtere

1. Praktisk sosialt nettverk

Kommunikasjon av ansatte om arbeidsspørsmål i et nettverk der det ikke er fremmede og unødvendig informasjon bidrar til å øke arbeidsproduktiviteten. Ansatte blir ikke distrahert av noe, de forstår at lederen ser på dem uansett, så de prøver å ikke kaste bort tiden forgjeves.

1. Løser daglige problemer

Ethvert arbeid er en rekke oppgaver, ettersom de er løst, er det mulig å oppnå det endelige målet. Intranettet lar ikke bare gi instruksjoner, men også å kontrollere resultatet, kvaliteten på arbeidet. Sett tidsfrister og reflekter dem på portalen, bygg arbeidseffektivitetsdiagrammer, arbeid med et Gantt-diagram og andre rapporter. Lag sjekklister, universelle maler for å redusere prosjektgjennomføringstiden.

1. Kommunikasjon, samarbeid

Kommunikasjonshastigheten gjenspeiles i organisasjonens fleksibilitet, så ansatte leter etter måter å kommunisere på, de begynner å bruke instant messengers. Det er vanskelig å samle inn og analysere korrespondansen deres, så det er en trussel om informasjonslekkasje. Implementer ett enkelt verktøy - et intranett. Siden bare dine underordnede vil ha tilgang til portalen, vil ikke utenforstående kunne komme inn i systemet. Når du sier opp ansatte, blokker brukeren.

Hvilke behov kan dekkes med bedriftsportalen

1. Dokumentasjon

Last opp maler og eksempeldokumenter til nettstedet slik at underordnede har tilgang til dem. Du vil fremskynde prosessen med å lage papirer, og minimere antall feil. Ansatte som jobber med samme prosjekt vil ha felles tilgang til nødvendige filer og vil kunne koordinere hverandres handlinger. Begrens om nødvendig rettighetene til å bruke individuelle mapper.

1. Fillagring

Et intranett brukes ofte til å lagre filer. Når du har en nettside, trenger du ikke bruke stasjoner som ofte går tapt. Send direkte lenker til filer i stedet for å sende dokumenter per post.

1. Kalendere

Synkroniser kalendere med portalen, merk av datoer som det er planlagt viktige ting for, prosjektfrister osv. Lag arrangementer du inviterer deltakere til fra kalenderen. Holde møter, planlegge møter i nettformat, skjema protokoller, sette oppgaver. Forklar til underordnede viktigheten av intranettet. Hvis de forstår hvorfor de trenger å gå inn på portalen, vil de bruke den.

1. Post

Det er mer effektivt å jobbe med post hvis den er integrert med intranettet. Kontaktdatabasen vil alltid være tilgjengelig, og korrespondansen vil bli vedlagt de personlige kortene til klienter eller partnere, transaksjoner. Så du vil unngå tap av data, systematisere informasjon og redusere tiden for å søke etter den.

1. Telefoni

Sett opp telefoni på intranettet for å øke salget dersom virksomheten din er direkte relatert til dem. Du trenger ikke hele tiden å bytte klienter til en annen leder - systemet selv vil bestemme hvem som jobber med ham, utføre omdirigering. For kvalitetskontroll, ta opp samtaler, og lytt, evaluer dem.

1. Forretningsprosesser

Ikke-automatiserte prosesser tar opp arbeidernes tid. Ved oppretting av intranett forsvinner behovet for lang koordinering, turer fra kontor til kontor. Eksperter løser raskt problemer i nettverket, og du kontrollerer handlingene deres. Et varslingssystem for ansatte som er ansvarlige for å utføre en spesifikk oppgave kan også implementeres på siden.

1. HR-drift

En enkelt database med kontakter på intranettet forenkler kommunikasjonen. Ansatte finner raskt kollegaer, informasjon om dem. De bruker minimum tid på å fylle ut dokumenter der personopplysninger skal legges inn, noe som har en positiv effekt på prosesser.

1. Kunnskapsbase

Organisasjonens arbeid er bygget på kunnskap og kompetanse. Bruk Company Portal som en wiki-database. Dokumenter kunnskap, lag tematiske seksjoner. Ved å registrere all nødvendig informasjon, legge ut notater og sjekklister, vil du fremskynde prosessen med opplæring av ansatte, introdusere dem til. Hva du skal fokusere på ble fortalt av ekspertene i System Kadra.

1. Integrering

Du kan integrere nødvendige verktøy og applikasjoner i portalen. Ansatte vil bruke dem direkte på portalen eller ved å installere dem på en PC.

Emner for publisering i bedriftspublikasjoner

Hvem skal overlate opprettelsen av et intranettnettverk til

Hvis du vil begynne å bruke intranettet med minimale økonomiske investeringer, vær oppmerksom på ferdige løsninger eller skytjenester. Uavhengig av valgt type nettverk, for å opprette og implementere en portal, ta kontakt med selskaper som ansetter erfarne utviklere som har fullført mer enn ett prosjekt. Eksperter vil snakke om fordeler og ulemper med ferdige og individuelt opprettede løsninger, velge det beste alternativet basert på bedriftens behov, utviklingsplaner, ressurser og det tildelte budsjettet.

Eksempler på intranettportaler

TopS BI implementerte Oracle bedriftsportal på AvtoVAZ

I 2006 var rundt 80 informasjonssystemer i drift ved AvtoVAZ, og 150 servere var konsentrert i databehandlingssenteret. Da portalen ble introdusert i bedriftsnettverket, var mer enn 10 000 arbeidsstasjoner inkludert. Hovedmålet med prosjektet var å finne løsninger som sikrer integrasjon av organisasjonens IS og nødvendig informasjonssikkerhetsnivå. Som et resultat implementerte Tops BI et produkt hos AvtoVAZ - en bedriftsportal basert på Oracle AS Portal-pakken med tilgangsrettigheter på flere nivåer, tjenesteintegrasjon, etc.

I-Teco implementerte Oracle AS Portal i den russiske føderasjonens kontokammer

I løpet av utformingen av ITCS foreslo I-Teco programvareproduktet Oracle Application Server Portal (Oracle AS Portal), som gir støtte for nye teknologier, som en løsning for å bygge en portal. Den er basert på åpne standarder, spesifikasjoner, inkluderer ferdige verktøy for utvikling og implementering av applikasjoner. Bruken av komponenter, interaktive verktøy har redusert mengden manuell programmering. Muligheten til å foredle og vedlikeholde bedriftens nettside på egenhånd viste seg å være svært attraktiv.

Hvordan tiltrekke ansattes oppmerksomhet til intranettet

nr. 1. Lag en praktisk, vakker og interessant portal

En kjedelig ressurs vil ikke være populær blant ansatte, samt en portal med vanskelig navigering. Publiser hele tiden ikke bare offisiell informasjon, men også informasjon av underholdende karakter, interessante fakta.

Eksempel Selskapet "Beer Knight" utviklet konseptet til en bedriftsportal kalt Worklife Office. Nettstedet inneholder informasjon for arbeid og for livet i forholdet 50:50. Dette gjøres for at ansatte ikke skal kjede seg, besøke portalen med glede, diskret motta den nødvendige informasjonen av produksjonskarakter. For eksempel kan ansatte legge ut fakta på nettstedet om sport, helse, dietter, forskjellige klesstiler. Kolleger deler aktivt interessant informasjon de finner, laster opp bilder, video- og lydopptak. Denne variasjonen av uformell informasjon er dyktig vevd inn i offisielle data.-om de nye oppgavene til selskapet, målene for divisjoner, priser, prosjekter som må gjennomføres, om ledige stillinger. Ledelsesordrer, andre dokumenter og kunngjøringer legges ut.

nr. 2. Involver ansatte i å fylle ut portalen

Fordel ansvar blant ansatte for å fylle kolonnene i portalen. Gi tilgang til redigering kun til de du stoler på, ellers kan uønsket og til og med provoserende informasjon dukke opp på nettstedet. Stopp tilsynekomsten av sladder og unøyaktige fakta.

nr. 3. Slett irrelevante innlegg, dokumenter og filer i tide eller flytt dem til arkivet

Hvis det er mange unødvendige filer, irrelevante data på intranettet, er det vanskelig for ansatte å finne viktig informasjon. Gradvis mister de interessen for portalen og slutter å bruke den. Utpek en person som er ansvarlig for å slette unødvendig informasjon. Det er bedre om det blir en av lederne som er godt bevandret i hva som er relevant og ikke.

nr. 4. Installer nyttige widgets

La utviklerne sette opp importen av informasjon fra Internett, da slipper HR-sjefen å kopiere informasjon om været, valutakurser og nyheter på tredjepartssider hver dag. I tillegg slipper ansatte som har personlige sider på sosiale nettverk å fylle ut en profil. Bedriftsportalen selv vil overføre alle data fra sosiale nettverk.

nr. 5. Ikke legg ut informasjon om straffer på siden

Public shaming er et flott verktøy for å administrere ansattes atferd og ytelse, men det må brukes klokt og forsiktig. Hvis du begynner å legge ut informasjon om ondsinnede overtredere på bedriftsportalen, vil du bare oppnå at ansatte slutter å bruke den. Forholdet til deg vil også endre seg til det verre.

Hvis du bestemmer deg for å implementere et intranett, lær underordnede hvordan de skal bruke det slik at de ikke har noen spørsmål. Gjennomgå korrespondanseemnene med jevne mellomrom, ellers vil arbeidet bli til en spennende, men meningsløs kommunikasjon. Kontrollen bør være diskré for ikke å overvelde personalet og forårsake misnøye.

"HR-offiser. Personalkontorarbeid", 2008, N 12

Kommunikasjon - i vid forstand - utveksling av informasjon mellom individer gjennom bruk av et felles system av symboler, utført med verbale og ikke-verbale midler. Internkommunikasjon involverer felles aktiviteter av ansatte - deltakere i samhandlingen, hvor det utvikles et felles (opp til en viss grense) syn på verdiene, målene, retningene for virksomhetens aktiviteter og deres egne handlinger i forbindelse med dette. Et moderne middel for å administrere bedriftskommunikasjon er dannelsen av et internt informasjonsrom - en intranettportal.

Essensen av spørsmålet

En intranettportal (oversatt fra engelsk intranett - intranett, portal - hovedinngang, gate) er et internt bedriftsinformasjonssystem med en rekke funksjonelle oppgaver som lar deg mest mulig kommunisere innad i bedriften - mellom ansatte, avdelinger, bedriftens representasjonskontorer. Dens funksjon er basert på Internett-teknologier. Intranettportaler er plassert på selskapets interne nettverk av datamaskiner, og kun ansatte har tilgang til dem.

Ordbok for personaljournalhåndtering. Intranett - et distribuert internt informasjonssystem designet for å gi ansatte tilgang til bedriftens informasjonsressurser ved å bruke programvareprodukter og Internett-teknologier.

Innhold er informasjonsinnholdet i informasjonssystemet (tekster, grafikk, multimedia og annet informasjonsmessig meningsfullt innhold). De essensielle parametrene for innholdet er volum, relevans og relevans.

Formål med intranettportalen:

• gi gjennomsiktig tilgang til ledelsesinformasjon inneholdt i ulike informasjonssystemer som drives av selskapet, så vel som andre informasjonskilder;
• gir ett enkelt tilgangspunkt til bedriftsinformasjon, bedriftsapplikasjoner og andre datakilder i og utenfor bedriften. Samtidig kan informasjon gis i en personlig, integrert og aggregert form, det vil si gitt på en slik måte at den maksimalt støtter prosessen med å ta forretningsbeslutninger og løse funksjonelle problemer og oppgaver;
• opprettholde en historisk base av nøkkelindikatorer for selskapet, beregne de nødvendige indikatorene basert på dataene i selskapets informasjonssystemer. Tilby analytiske tolkninger av indikatorverdier med varierende detaljeringsgrad;
• sikre operativ samhandling av personell på alle nivåer og støtte samarbeid mellom ansatte, avdelinger og tjenester i selskapet.

Bruken av nettteknologier i funksjonen til portalen gjør det mulig å sikre arbeidet til et ubegrenset antall brukere i informasjonsmiljøet. Ved hjelp av lokale intranettløsninger kan bedriftsansatte få tilgang til en del av bedriftsinformasjonen som er tildelt hver av dem.

Eksempel. Intranettsystemet til Finservice-banken (Moskva) brukes konstant av flere hundre ansatte fra mer enn 50 kontorer og filialer av banken, og intranettportalen til Okna-Etalon-selskapet (Vladivostok) sikrer den operative interaksjonen til mer enn 40 kontorer og salgssteder i hele Fjernøsten.

Typisk struktur på intranettportalen til selskapet

Bedriftsportaler kan klassifiseres etter implementeringen av nivåene av interaksjon de gir. Det er mulig å skille ut slike grunnleggende nivåer av automatisering av samhandling som "bedrift - ansatte", "divisjoner - divisjoner", "ansatt - ansatt", "bedrift - partnere og investorer", "bedrift - kunder".

Strukturelt sett er portalen en samling informasjonsblokker. Oppgaven til disse blokkene er å reflektere den viktigste og viktigste informasjonen til portalen, for å gi rask og praktisk navigering gjennom den. Så på hovedsiden til bedriftsportalen bør informasjonsblokker oppgis, presentert i tabell. en.

Tabell 1

Innhold på hovedsiden til intranettportalen

• om selskapet (oppdrag og utviklingsmål, lisenser og statuser, struktur og personer, bedriftsnyheter, markedsnyheter, media om oss, karriere (ledige), bedriftsavis);
• markedsføring og annonsering (markedsplan, gjeldende markedsføringsprogrammer, bedriftsidentitet, hefter, layouter og annet markedsføringsmateriell);
• bestillinger og forskrifter (om generelle spørsmål om den operative ledelsen av selskapet, om organisatoriske spørsmål, om økonomisk styring, om styring av bevegelse av inventarvarer, om sikkerhet, om personell, om lønnssystemet, om spørsmål om økonomi og informasjon sikkerhet, samt forskrifter om struktur og personell, stillingsbeskrivelser og andre dokumenter);
• maler (prøver av dokumenter og instruksjoner for utfylling, standardkontrakter, skjemaer og eksempler på kommersielle tilbud, prøver og eksempler på brev, bestillinger, instruksjoner og andre dokumenter);
• forum (om utviklingen av selskapets aktiviteter, om generelle spørsmål om gjennomføring av nåværende aktiviteter, forslag);
• annonser;
• stemme;
• bursdager;
• gallerier (foto- og videogallerier);
• bibliotek (selskapsdokumenter, kataloger, filer);
• søk (etter nøkkelord, etter tilleggsparametere).

Portalens hovedside skal bli et semantisk og bildesenter, som knytter strukturen, innholdet og utformingen av informasjon til en enkelt helhet.

Mål og mål for organiseringen av internt informasjonsrom

Selvsagt er ikke opprettelsen av en intranettportal et universalmiddel for alle problemer, men det kan bli et personalstyringsverktøy der bedriftsledelsen og ansatte enkelt og enkelt kan få tilgang til alle slags informasjonskilder og informasjonssystemer, som som regel , har utviklet seg på en "lappeteppe" måte i sin bedrift. Portalen er bare et godt verktøy for å akkumulere alt som tidligere er opprettet i selskapet, gi det den riktige og fullstendige applikasjonen, innse dens mangler og fordeler og forenkle arbeidet til ansatte ved å jobbe med en bedriftsapplikasjon, og ikke med et dusin forskjellige informasjonssystemer og informasjonskilder.

Når de bestemmer seg for å opprette en intranettportal i selskapet, forfølger moderne ledere, som praksis viser, følgende mål:

• øke nivået på ledelse og beslutningsstøtte fra lederne av selskapets avdelinger ved å organisere innsamling, konsolidering og analyse av nødvendig informasjon;
• opprettelse av en enhetlig kunnskapsbase for selskapet, inkludert aggregert informasjon, hvis mottak krever mye tid og ressurser;
• sparer tid og krefter for selskapets ansatte;
• reduksjon av kostnader og utgifter til selskapet;
• øke nivået av kommunikasjon og samarbeid mellom ansatte i selskapet;
• støtte for forening og standardisering av prosesser og prosedyrer i selskapet;
• forbedre kvaliteten på arbeidet og kundeservicen til selskapet;
• øke konkurranseevnen og investeringsattraktiviteten til selskapet.

Oppgavene som bedriftens intranettportal løser er presentert i Tabell. 2.

tabell 2

Oppgaver løses ved å danne et intranettrom

Oppgaver	Beslutningsanvisninger
1. Sikkerhet innvendig kommunikasjon	- organisering av intern dokumentflyt, generering av rapporter og spørringer på ulike informasjonsressurser; - holde virtuelle konferanser, møter og rask utveksling av data mellom eksterne fra hverandre av underavdelinger og (eller) tjenestemann personer; - høyhastighets og beskyttet mot ytre tilgang til dataoverføring, lagring, søk og informasjonsutveksling
2. Sikkerhet ansatte informasjon	- bred kringkasting av generell bedriftsinformasjon, nyheter; - dekning av vesentlige hendelser i selskapet; - organisering av differensiert tilgang til bedriftsdatabaser
3. Kvittering ytterligere økonomisk effekt	forbedre kvaliteten og hastigheten på informasjonsutveksling og løse dagens problemer og som et resultat øke normative indikatorer på lønnsomheten til selskapet og reduksjon av tap fra ikke-sanntidstilgang til informasjon
4. Spesialisert oppgaver	oppgaver med snever spesialisering, som tillater å forbedre arbeidet til selskapet som helhet som en enkelt organisk struktur som reagerer på indre og ytre Endringer

Ved å lage en bedriftsintranettportal kan du opprette et enkelt informasjonsrom for å arbeide med informasjonsflyt og kommunikasjon i organisasjonen. Innebygde og, som regel, intuitive midler for vedlikehold og støtte for portalen gir personalet muligheten til å administrere seksjoner uavhengig uten hjelp fra programmerere. Innholdsforhåndsvisning lar deg se den publiserte informasjonen før den publiseres, noe som gjør arbeidet med å oppdatere ressursen enkelt og visuelt.

Et system med hierarkier kan sikre konsistent justering av informasjon som skal publiseres langs kommandokjeden. Dermed blir korrekt og pålitelig informasjon avtalt med alle nødvendige ledelsesnivåer og godkjent for publisering. Mulighetene for godkjenning og koordinering av innhold levert av intranettsystemet gjør at man unngår feil og unøyaktigheter i utformingen av bedriftsinformasjon.

Intranettportalen gir også muligheten til å laste ned dokumentdesignmaler, presentasjoner av ulike design, på grunnlag av hvilke dokumenter for sluttbrukeren dannes.

Bruk av verktøy for å kombinere, organisere, søke etter data og rute informasjon i intranettportaler gir en mulighet til å organisere og akselerere bedriftens dokumentflyt mellom ansatte og arbeidsgrupper.

Organisering av arbeidet med dannelsen av selskapets intranettportal

Metodikken for utvikling og implementering av intranettportaler i virksomhetens virksomhet er generelt lik implementering av ethvert informasjonssystem med et stort antall brukere. Eksperter nevner tre hovedmåter for å danne en bedriftsportal:

• kjøp av ferdige løsninger (plattformer eller systemer med høy tilgjengelighet);
• portalutvikling fra bunnen av (tilpasset utvikling);
• kombinert tilnærming (utvikling av spesifikke moduler, men basert på ferdige løsninger eller plattformer).

Hver av disse banene krever en profesjonell tilnærming fra utviklernes side, en kvalifisert prosjektleder og prosjektteam, en industriell tilnærming til utvikling og implementering av systemet (design, utvikling, testing, opplæring, igangkjøring - Tabell 3).

Tabell 3

Teknologi for organisering av arbeidet med dannelsen av en intranettportal (basert på en kombinert tilnærming)

Nummer scene	Generell Navn scene	Innholdet i scenens oppgaver
Trinn 1	Utvikling prosjekt intranettportal	1.1. Studerer funksjonene til forretningsprosesser kunde; utforming av krav til intranettet portal 1.2. Dannelse av dokumentasjon med beskrivelse kundens forretningsprosesser 1.3. Struktur- og arkitekturdesign intranettportal 1.4. Utvikling av prosjektdokumentasjon og dokumentasjon for implementering av intranettportalen 1.5. Utvikling av en prototype intranettportal 1.6. Utvikling av stilløsning og skisse portalmaldesign
Trinn 2	Programmering intranettportal	2.1. Dannelse av portaldatabasestrukturen 2.2. Programmering av intranettfunksjoner og systemer portal 2.3. Integrasjon med applikasjonsprogramvare programvare og et eksternt nettsted (hvis spesifisert i prosjektkravene) 2.4. Prosjekt testing 2.5. Installere portalen på kundens server 2.6. Utvikling av dokumentasjon for brukere og portaladministratorer

Hver vei har fordeler og ulemper, men som regel, når du velger en løsning, blir alle tilnærminger evaluert i henhold til følgende sett med kriterier:

• løsningskostnad (inkludert lisenser, utstyr og arbeider);
• hastigheten på implementering og levering av det ferdige systemet;
• det unike ved selskapets forretningsprosesser eller tilstedeværelsen av spesifikke krav;
• bedriftsstandarder og teknologipreferanser;
• tilgjengeligheten av kvalifiserte spesialister i selskapet og deres spesialisering;
• innovativ eller konservativ stil til selskapet;
• den dominerende tilnærmingen til innovasjon - systemet tilpasses bedriftens forretningsprosesser, eller bedriften tilpasser forretningsprosesser til funksjonaliteten til den implementerte løsningen.

I hvert enkelt tilfelle kreves det en detaljert analyse av situasjonen i selskapet.

Det viktigste som ikke bør glemmes når du bestemmer deg for å opprette en intranettportal i din bedrift er at når den implementeres, vil ikke tekniske vanskeligheter komme til syne, men administrative problemer, informasjonssikkerhetsproblemer og kunnskapsoverføring fra utvikleren. til sluttbrukere.

Funksjoner ved implementeringen av en bedriftsportal avhenger i stor grad av målene og målene som kundebedriften setter for dette systemet, på bedriftskulturen og det nåværende automatiseringsnivået i bedriften. To selskaper som konkurrerer i markedet kan ha ulike krav til systemet, og implementeringen av bedriftsportalen i disse selskapene vil skje på helt ulike måter.

Blant problemene som kan oppstå ved implementering av bedriftsportaler er følgende:

• behovet for å endre selskapets forretningsprosesser på grunn av automatiseringen som allerede er utført, behovet for å omfordele ansvaret;
• mangel på formalisering av prosesser og deres dokumentasjon, som ikke tillater en klar uttalelse om problemet;
• vanen med å jobbe med "personlig kontakt";
• lav kultur for bruk av datamaskiner i bedrifter;
• motstand fra ansatte i selskaper i implementeringen av systemet;
• utilstrekkelig fasthet i ledelsen ved implementering av systemet i selskapet;
• lavt nivå av forståelse av de potensielle fordelene ved bruk av bedriftsinformasjonssystemer av ledelsen og ansatte i selskapet;
• problemer med å formalisere distribusjonen av tilgangsrettigheter til informasjon;
• et forsøk på å overføre selskapets informasjonsrot til et automatisert rot gjennom en portal;
• mangel på erfaring med drift av slike systemer og som et resultat lavt nivå av forståelse for mulige alternativer for bruk av portalen.

Dette er ikke å si at alle disse problemene er uløselige. Bare for å løse dem mer effektivt, er det nødvendig å involvere erfarne spesialister og konsulenter som har erfaring med å implementere slike systemer og vil tilby selskapet måter og midler for å løse disse problemene, allerede testet med andre kunder, under hensyntagen til kunnskapen om detaljene. av russisk virksomhet.

Andrey Nadein (TopS Business Integrator) og Vladimir Kuznetsov (Information and Consulting Center for Electronic Business) navngir selskaper som IBM Websphere Portal, Oracle9iAS Portal, Plumtree, Sun ONE Portal Server, ATG Enterprise Portal Suite blant utenlandske leverandører av intranettløsninger" , mySAP Programmeringsblokker for Enterprise Portal og Microsoft.NET Servers.

Den innenlandske utviklingen er representert på det russiske markedet med TopS BI intranett, en intranettløsning. Optimizer av Garant-Park-Internet, RBC SOFT intranettløsning, Axiom-løsning. Portal til Gorod-Info-selskapet, V6 Active Portal-løsning og noen andre.

Forbedre effektiviteten ved bruk av bedriftsportalen

På en eller annen måte, som et resultat av å opprette en bedriftsintranettportal, kan en bedrift få en rekke fordeler (tabell 4).

Tabell 4

Fordeler med å implementere en bedriftsintranettportal

Direkte fordeler

Indirekte fordeler

- sparer arbeidstid selskapets ansatte; - økt akseptgrad beslutninger; - besparelser fra gjentatte bruk av akkumulert i kunnskapens selskap; - kostnadsreduksjon interaksjoner med fjernkontroll divisjoner av selskapet; - kunnskapsdeling innad i selskapet og følgelig en økning kvalitet og ytelse arbeid til ansatte; - lavere kostnad pr formidling av informasjon sikkerhet; - lavere kostnad systemvedlikehold

- optimering av selskapets forretningsprosesser; - økt arbeidseffektivitet ansatte; - åpenhet om arbeidet til alle avdelinger selskaper; - personalet informerer hastighet om viktige arrangementer og aktiviteter innenfor selskaper; - forbedre ledelsen av selskapet gjennom organisering av effektive tilbakemeldinger kommunikasjon med ansatte; - bygge effektiv horisontal kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom divisjoner av selskapet; - samle ansatte gjennom dannelse av interessegrupper; - raskere og smertefri inngang nye ansatte i selskapets liv; - forbedre bildet av selskapet i øynene ansatte, samt partnere i selskapet, investorer

Effektiviteten av å bruke intranettressurser som et middel for å administrere informasjonsflyt, kommunikasjon og bedriftskultur avhenger direkte av bedriftsportalens popularitet og oppmøte.

I denne forbindelse, her er noen praktiske tips:

• dersom bedriftens ansatte mottar materielle belønninger basert på graden av kunde(kunde)tilfredshet, så kan det ha god effekt å publisere malen «Kundetilfredshet» på bedriftens intranettportal, gjerne i sanntid og med resultater fra kundeundersøkelser;
• hvis salgssjefer betales på provisjonsbasis, er publisering av salgsinformasjon med provisjonsberegninger på intranettet en pålitelig måte å få salgsledere og regnskapsførere til å sjekke portalen daglig, og redusere antallet forespørsler til spesialiserte avdelinger i selskapet (regnskap, kommersiell tjeneste) for denne informasjonen;
• i stedet for å bruke e-postapplikasjoner, kan du integrere et nettbasert e-postsystem (som Exchange Outlook Web Access) med en intranettportal, da vil ansatte kunne få tilgang til e-post fra hvor som helst;
• Hvis du oppretter en oppdatert informasjonsseksjon som gir informasjon som er interessant og nødvendig for alle ansatte (for eksempel seksjonen "Hva er det til lunsj i dag?"), kan du øke bruken av portalen betydelig for ansatte. Spesielt hvis du legger til et forum (for eksempel "Menydiskusjon").

Bedriftens intranettportal bør brukes til å publisere informasjon som virkelig kan trenges (trenger) av selskapets ansatte og som er av interesse for dem fra et profesjonelt ståsted eller fra et generelt menneskelig synspunkt, da vil det bli en praktisk måte å administrere intern kommunikasjon i selskapet.

Under utarbeidelsen av artikkelen ble materialet fra informasjons- og konsulentsenteret for elektronisk virksomhet www.e-commerce.ru og BIAT consulting LLC (http://intranet-portal.ru) brukt.

D. Chalysheva

Leder for Moskva-gruppen

personalavdeling

Natalia Zaveruha

Underdirektør for kvalitet og organisering av forretningsprosesser i ProNET

En intranettportal er et virtuelt "kommunikasjonssenter" til en bedrift. Han hjelper:

• Ansatte - å forene seg i et enkelt team (selv om de er i forskjellige byer);
• Ledere - for å kontrollere tidspunktet for arbeidsoppgaver, forbedre administrasjonen til selskapet.

Selskap ProNET er en produsent av intellektuelle produkter. Vårt strategiske mål er å skape en effektiv organisasjon, representert i alle segmenter av det ukrainske IT-markedet. For å gjøre dette, konsoliderer vi kjerneressurser, forbedrer prosjektet og forretningsstyringssystemet generelt; spesielt legger vi stor vekt på bruken av de nyeste teknologiene for å automatisere de viktigste forretningsprosessene.

I forbindelse med utvidelsen inn i regionene var det et akutt behov for å utvide selskapets stab: i dag har vi over 170 ansatte ved hovedkontoret og 10 regionkontorer. Den raske veksten av selskapet krevde på sin side standardisering av arbeidet, tydelig planlegging og kontroll, konstant kommunikasjon med ansatte i eksterne avdelinger.

Vi forsto at individuelle tiltak ikke ville hjelpe her: vi trengte å kombinere de tilgjengelige informasjonsressursene, lage en bedriftsintranettportal - et enkelt informasjonsrom. Og en slik beslutning ble tatt.

For å implementere prosjektet ble det opprettet en arbeidsgruppe fra spesialistene i selskapet vårt. Ledelsen av gruppen ble overlatt til underdirektøren, som er ansvarlig for kvalitetssikring og organisering av interne prosesser.

Arbeidsgruppen fikk oppgaver som kan grupperes i tre områder:

1. Relasjoner mellom ansatte, intern kommunikasjon:
   • Beskriv det funksjonelle/jobbansvaret for alle ansatte (for alle stillinger);
   • Utvikle en forskrift "Om samspillet mellom divisjoner i selskapet";
2. Arbeide med kunder:
   • Lage enhetlige bedriftsregler/standarder for service, organisering av arbeid og kommunikasjon av avdelinger involvert i planlegging og gjennomføring av komplekse IT-prosjekter;
   • Optimaliser og automatisern;
3. Arbeid med ansatte: for å minimere tilpasningsperioden for nykommere, samt tiden brukt på å løse deres typiske problemer.

Resultatet ble et omfattende prosjekt som førte til endring, foredling og formalisering av mange prosesser. Det mest interessante er at vi klarte å gjennomføre et så storstilt prosjekt med praktisk talt et «null»-budsjett og på egenhånd.

Til å begynne med definerte vi:

1. Mål;
2. Tidsramme for prosjektet;
3. Sammensetning av arbeidsgruppen.

Jeg vil spesielt gjøre oppmerksom på behovet for å sette tidsfrister tydelig. Hvis tidsbegrensninger ikke er faste, vil utøvere, når de begynner å utføre arbeid, ofte dømme seg til et "evig prosjekt". Dette er en stor feil. Det er ekstremt viktig å tydelig sette ikke bare de endelige "sjekkpunktene" (levering), men også mellomliggende - oppsummere, analysere oppnådde resultater. I tillegg er det viktig å danne et team riktig: det viktigste her er ikke antall personer "om bord", men om de forstår betydningen av prosjektet, om de ønsker å gjøre selskapet bedre ved hjelp av det.

Når du implementerer prosjekter relatert til endringer i den vanlige arbeidsalgoritmen, møter initiativtakerne uunngåelig skjult eller åpenbar motstand. Vi var klare for dette. For å forhindre mulig misnøye har vi utført forklaringsarbeid med ansatte:

1. De snakket om det faktum at en intranettportal er under utvikling, at takket være arbeidet vil hver av dem motta visse fordeler.
   På generalforsamlingen ble folk informert om ideen, samt målene med portalen. Deretter holdt de møter i hver avdeling - de fortalte hvilke fordeler riktig organisering av arbeidet ville gi de ansatte. Gjennomførte en spørreundersøkelse blant kolleger om nødvendige moduler og innsamlet ønsker. ;
2. Organisert konstant tilbakemelding;
3. Innspilte konstruktive forslag fra kolleger.

På den første fasen ble nøkkelblokkene til den interne portalen utviklet:

• "Modell for bedriftens forretningsprosesser", "automatisering av forretningsprosessen for å forhandle kontrakter", "kunnskapsbase";
• En rekke spesielle tjenester: intern bedriftskatalog over ansatte; ansattes personlige kort; liste over bursdager; nyhetsfeed; hendelseskalender; teknisk støtte (Service Desk), en liste over bedriftstjenester (se fig. 1 og 2).

Ris. 1. Personlig kort til en ansatt

Ris. 2. Filbehandlingssystem

Forretningsmodelleringssystemet ble valgt som et verktøy for å løse disse problemene. forretningsstudio. Konstruksjonen av et "sømløst" styringssystem (inkludert modellering, regulering og kontroll av utførelse av forretningsprosesser) ble løst ved å integrere systemer forretningsstudio og DIREKTUM:

• Først i systemet forretningsstudio arkitekturen til selskapet som helhet og de viktigste forretningsprosessene på det operasjonelle nivået ble bygget;
• Deretter ble allerede optimaliserte forretningsprosesser (for eksempel "kontraktstyring") automatisert ved hjelp av et elektronisk dokumenthåndteringssystem og interaksjonsstyring DIREKTUM.

Integrasjonen av disse to systemene gjorde det mulig å raskt bygge optimale forretningsprosesser som fungerer uten feil. Nå hjelper portalen oss:

• Formalisere og optimalisere forretningsprosesser;
• Designe og justere organisasjonsstrukturen, bemanning, bygge et organisasjonskart (se fig. 3);
• Skjema forskriftsdokumentasjon i henhold til ISO-standarder mv.

Etter å ha beskrevet forretningsprosessene "som de er", laget vi diagrammer ved hjelp av hvilke vi bestemte hoveddeltakerne i prosessen, kravene til tidsfrister, nødvendige dokumenter og en rekke andre parametere (for eksempel godkjenning av kontrakter - se fig. 4). Etter fullføringen av formaliseringen av forretningsprosesser ble "eiere" og "utøvere" utnevnt for hver av dem.

Så utviklet de:

1. Forskrift om divisjoner (plass i organisasjonsstrukturen, rettigheter og plikter, samhandling med andre divisjoner, resultatevalueringsindikatorer, etc.);
2. Stillingsbeskrivelser av selskapets spesialister (se fig. 5).

Ris. 3. På portalen kan du se (og justere) organisasjonsstrukturen til bedriften

Ris. 4. Eksempel på en arbeidsordning

Ris. 5. Stillingsbeskrivelser av spesialister på portalen

Vi nærmet oss kreativt løsningen av oppgavene satt for oss, så resultatet er langt fra en typisk bedriftsportal:

Først av alt, her kan ansatte finne organisasjonsstrukturen og stillingsbeskrivelsene som er bygget på selskapets reelle forretningsprosesser (med detaljer til en spesifikk entreprenør, som indikerer omfanget av hans ansvar, samt graden av innflytelse på det endelige resultatet).

for det andre, takket være intranettportalen, fikk det allerede eksisterende interne prosjektet "Kvalitetsmerke" en ny drivkraft for utvikling. Formålet med prosjektet er å samle inn ideer og forslag fra ansatte vedrørende forbedring og modernisering av eksisterende forretningsprosesser. PÅ Informasjonsskranke Det ble opprettet en egen kø, hvor forslag fra ansatte aksepteres, og fremdriften i deres diskusjon/forbedring/implementering følges.

For det tredje Ved å automatisere prosessen med å forhandle kontrakter, klarte vi å minimere risikoen som oppstår under utarbeidelsen av dem. For eksempel nå:

• Nesten all informasjon legges automatisk inn i kontraktsmalen;
• Nå er det mulig å beskytte visse felt mot redigering (og dermed gjøre feil);
• En elektronisk signatur brukes for dokumentgodkjenning.

Selskapet fikk et flott verktøy – spesialdesignet og tilpasset våre behov. For mellomstore og store bedrifter med et stort antall ansatte, en utviklet filialstruktur og kunder er innføringen av en bedriftsportal ikke lenger en luksus, men et presserende behov.

Den nye intranettportalen har økt effektiviteten i arbeidet vårt betydelig! Her er bare de første resultatene:

1. Nivået på utøvende disiplin har vokst betydelig;
2. Optimalisert arbeid med kontrakter:
   • Redusert tid for utarbeidelse og godkjenning av kontrakter (i gjennomsnitt med 50 %);
   • Antall avtalte kontrakter til tiden økte (fra 55 til 90 %);
   • Arbeidsintensiteten for å utføre arbeid under kontrakten på registreringsstadiet har gått ned (fra tre til en arbeidstime);
   • Antall iterasjoner ved forhandling av en kontrakt i én divisjon har gått ned (fra fem til to i gjennomsnitt).
3. Redusert tilpasningstid for nyansatte (fra fire til to uker);
4. Selskapet mottok sertifikatet "Quality Management System" ISO 9001:2009;
5. Teamet vårt ble vinneren av UA-2012 Intranet Awards i Business Solution-nominasjonen.

Tildeling av ProNET-selskapet, som vant Intranet Awards UA-2012

Men det viktigste er endringen av mennesker: teamet har blitt vennlig, alle jobber mer i harmoni, de oppnår bedre resultater.

Hva annet betyr noe? Vi sørget for at vedlikehold og oppgradering av den interne portalen krever konstant arbeid – dette er ikke et prosjekt som kan gjøres og glemmes. Derfor stopper ikke teamet vårt ved de oppnådde resultatene - vi forbereder oss allerede på redesign av portalen! Spesielt planlegger vi å:

• Automatiser prosessen med "Forberedelse av et kommersielt tilbud";
• Implementere HR Prosesser-modulen (her vil følgende prosesser automatiseres: utvelgelse av kandidater, kontroll over gjennomføring av prøvetid, registrering i staten, oppsigelse, overdragelse og tilsetting, koordinering av personaldokumenter, regnskap for tjenestereiser mv. );
• Gjennomføre toveisintegrasjon av funksjoner (data) til intranettportalen med 1C-programmet.

Selskap ProNET grunnlagt i 1997. En av de ledende systemintegratorene i Ukraina. Hovedaktiviteter: infrastrukturkomplekser for bygninger og campuser; elektrisk utstyr til bygninger; nettverk og telekommunikasjonssystemer; kompleks av tekniske beskyttelsesmidler; brannbeskyttelse av bygninger; databehandlings- og lagringssentre; IT-infrastrukturstyring; tjenesteorientert applikasjonsmiljø for bedriften; elektroniske dokumentstyringssystemer; servicestøtte; IT-rådgivning og outsourcing; tredjeparts opplæring. Antall ansatte er 170 personer.

Generell globalisering fører til at stadig flere bedrifter har en geografisk fordelt struktur, kontorer og representasjonskontorer i ulike byer og land. Ansatte bruker mer tid jobber eksternt, og bedriftens intranettportal blir hovedarbeidsverktøy.

Borte er tiden da folk bare dukket opp for å jobbe på kontoret og bare jobbet i kontortiden. Ansatte og team er hele tiden i kontakt. Rask tilgang til informasjon, oppgaver og prosjekter blir en uunnværlig forutsetning for vellykket og høyproduktivt arbeid. Bedrifter må være fleksible og ikke bundet til arbeidsplassen hvis de skal sette ambisiøse mål for sine ansatte.

Evolusjon av arbeidsområdet

Vi lever i en tid med interessante endringer og ser hvordan arbeidsområdet endrer seg, blir til ett, og kombinerer alle verktøyene som ansatte bruker for å jobbe. Fra e-post og direktemeldinger og slutter med elektronisk dokumenthåndtering og automatisering av forretningsprosesser. Uttrykk "digitalt arbeidsområde" har kommet i vanlig bruk, selv om det ganske nylig har forårsaket mye kontrovers og kontrovers.

Begrep "intranettportal", blir også mer populært, det har blitt oftere googlet i søkemotorer, og det kan trygt kalles et synonym "bedriftsportal", som innebærer samme formål og sett med funksjoner.

Arbeidsområdet er i utvikling, og nye digitale kommunikasjonskanaler integreres i det, både innad i selskapet og for kommunikasjon med kunder og samarbeidspartnere. Et godt intranett er et kraftig verktøy for et moderne selskap. Den kombinerer ressurser og funksjoner for å gjøre det mulig for ansatte å gjøre jobben sin raskere, enklere og mer effektivt.

Overgangen til et digitalt arbeidsområde lar bedrifter oppnå høye nivåer av medarbeiderengasjement. Nylig Deloitte HR-forskning viste at involvering og interesse hos ansatte er nummer 1-problemet for bedrifter med en distribuert struktur. Engasjement begynner med at det er nødvendig å lære å lytte til ansatte, involvere dem i beslutningsprosesser og gi dem myndighet og ansvar til å løse problemer.

Hvordan kan en intranettportal hjelpe?

• Fleksibilitet: tilgang til informasjon og dokumenter skal være fleksibel og ikke være avhengig av stedet og enheten som brukes av den ansatte.
• Samarbeid: team trenger et enkelt sted hvor de kan samhandle og jobbe med oppgaver og prosjekter, samtidig som de er klar over alle hendelser i sanntid.
• Engasjement og bedriftskultur: bekvemmeligheten, integriteten til merkevaren og bedriftens design reflekterer selskapets enhet og forpliktelse til ansatte.

Hva er en intranettportal og hvorfor kan ikke mer enn én moderne bedrift klare seg uten den?

Hvis du har tenkt på hva som er intranettportal og hva det er, du er definitivt ikke alene. De fleste skjønner ikke at det finnes et slikt verktøy som lar dem løse problemer med arbeidsflyt, kommunikasjon, forretningsprosesser, oppgavekontroll og prosjekter før de møter dem.

Teknisk definisjon: en lukket intern bedriftsportal basert på en skyløsning eller installert på en lokal server.

Generell definisjon: intranettportalen er et internt lukket virksomhetsautomatiseringsverktøy som gir en rekke funksjoner for å løse forretningsproblemer. Antallet og rekkevidden av disse funksjonene avhenger av løsningen eller forretningsbehovene.

Til tross for at intranettet kan løse mange ulike problemer, skiller vi 13 hovedverktøy og vanligste verktøy som brukes i intranettportaler. Nedenfor går vi nærmere inn på hver av dem og hvordan du kan bruke dem til din bedrift.

1. Sosialt nettverk

Intranettportalen erstatter enkelt bedriftens interne sosiale nettverk uten at man trenger å spesielt lære seg hvordan den skal brukes, fordi alle har allerede kunnet gjøre dette lenge. Bruk alt du vet til å holde deg oppdatert på alle hendelser eller prosjekter i selskapet, kommunisere, dele informasjon, kommentere, lenke til kolleger i meldinger, sende ut dokumenter og gjennomføre undersøkelser. Kom sammen i interesse- eller prosjektgrupper og bruk det sosiale nettverkets fulle kraft for å øke produktiviteten din.

2. Oppgaver

Ethvert arbeid eller prosjekt er en rekke oppgaver, både store og små, men de er alle rettet mot å oppnå det endelige målet. Menneskeheten har ennå ikke kommet opp med et bedre verktøy for å spore effektiviteten av arbeidet og ikke avvike fra den tiltenkte kursen. Oppgaver er en praktisk, enkel og viktigst av alt kjent måte å jobbe på.

Intranettportalen lar ikke bare enkelt og raskt sette oppgaver, men også å sjekke resultatet og kvaliteten på implementeringen. Hold styr på tidsfrister, lag tidsplaner ansattes ytelse, arbeid med et Gantt-diagram og andre rapporter som hjelper evaluere ytelsen og kvaliteten på teamets arbeid. Lag dine egne sjekklister og maler for å bruke mindre tid på repeterende og repeterende oppgaver.

3. Kommunikasjon og samarbeid

Kommunikasjonshastigheten i bedriften bestemmer mye og påvirker i stor grad dens effektivitet og fleksibilitet. Tidene da dokumenter kan reise i lange dager gjennom kontorer og e-poster som blir til en endeløs serie med overføringer, forsvinner raskt inn i fortiden. Ansatte og bedrifter ser etter nye måter å fremskynde kommunikasjonen og, som regel, i dette øyeblikket begynner selskapet å bruke Skype og andre direktemeldinger. Det er rett og slett umulig å samle inn og analysere all denne korrespondansen senere, og trusselen om datalekkasje blir enda mer akutt.

Begynn å bruke ett enkelt verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Chat i messenger, lag interesse- og prosjektgrupper, foreta gratis lyd- og videosamtaler til hverandre. Send filer og dokumenter. Utelukkelse av e-post fra intern kommunikasjon i selskapet øker effektiviteten til ansatte med minst 28 %. Alt dette lar deg lage en intranettportal. Dessuten kan du alltid kontrollere korrespondansen og se historien.

4. Dokumenter

Dokumenter er en integrert del av ethvert arbeid og bedrift. Det er sjelden at dokumenter opprettes perfekt første gang, vanligvis er det flere stadier med revisjoner og godkjenninger før dokumentet kalles å fungere. Flere personer er sikkert involvert i hele denne prosessen, og det er ikke noe verre enn sekvensielt arbeid med dokumenter. Denne tilnærmingen er effektivitetens virkelige fiende. .

Samarbeid om dokumenter er en av de viktigste og viktigste fordelene med intranettportalen. Du er ikke bare du kan lagre på kontorapplikasjoner som Microsoft Word, men også jobbe med ett dokument om gangen. Kontroller alle redigeringer, spor historikken til endringer og versjoner av dokumenter. Åpne og begrense tilgangen til dokumenter og mapper, diskuter dem, godkjenn dem og finn dem raskt. For alt dette trenger du bare ett verktøy - en intranettportal.

5. Fillagring

Skyteknologier endrer tilnærmingen til lagring av filer, og åpner dermed for store muligheter og bekvemmelighet for å jobbe med dem. Du trenger ikke lenger å oppleve ulempen med å bruke USB-flash-stasjoner og lokale bedriftsstasjoner.

Lagre filer i skyene. Dette vil gi deg mer fleksibilitet og kontroll over dem. Sett opp tilgangsrettigheter i henhold til dine krav og vær sikker på deres sikkerhet. Du vil aldri miste noen fil eller dokument igjen. Send direkte lenker til filene dine og ikke ta opp plass i e-postappen din.

6. Kalendere

Leter du etter måter å jobbe transparent med kalendere og kalendere til ansatte på? Arbeidet til selskapet innebærer et stort antall arrangementer og arrangementer. Problemet er at tilgjengeligheten til en ansatt til rett tid ikke alltid er tydelig, og evnen til å planlegge blir en vanskelig oppgave.

Synkroniser alle dine kalendere med intranettportalen. Ved å gjøre dette vil all informasjon om tilgjengeligheten til dine kolleger og konferanserom være med et øyeblikk. Start planlegge tiden din mer effektivt. Lag arrangementer og inviter deltakere til det direkte fra kalenderen og når det passer for alle. Avholde møter og planleggingsmøter, lage møtereferater og sette oppgaver for deltakerne direkte i intranettportalen.

7. Post

E-post er en populær og effektiv måte å kommunisere på, selv om den ikke egner seg særlig godt til internkommunikasjon. Alt relatert til ekstern kommunikasjon, post er en uunnværlig assistent og verktøy.

Det er mer effektivt å jobbe med post når den er tett integrert med din intranettportal. Opprett postboksene dine eller koble til domenet ditt. Hele kontaktdatabasen din er tilgjengelig, og all korrespondanse er knyttet til kortene til dine kunder, partnere eller avtaler. Alle slags tellere og analyser om bruk av post vil hjelpe deg å forstå hvor effektivt du vet hvordan du bruker dette verktøyet for å nå dine mål.

8. Telefoni

Hvor mye tid bruker du på å finne kontakter og ringe numre? Telefoni er en integrert del av enhver virksomhet. Hvis virksomheten din er bygget utelukkende på telefonkommunikasjon, vil arbeidshastigheten og effektiviteten ved å bruke dette verktøyet være en kritisk faktor.

Sett opp telefoni i intranettportalen og øk salgs- og medarbeidereffektiviteten. Du trenger ikke lenger å bytte innringeren til riktig leder, systemet vil automatisk bestemme hvem som jobber med denne klienten og henvise ham til ham. Ring med ett klikk, ta opp samtaler, lytt til dem og evaluer ytelsen til dine ansatte på telefonen.

9. Forretningsprosesser

Det er ingenting verre enn ikke-automatiserte rutineoperasjoner. Tiden brukt på å reise fra kontor for å godkjenne en faktura eller reiseforespørsel kan utnyttes bedre. Hvis selskapet har en geografisk distribuert struktur, kan dette problemet trygt multipliseres med to. Mange bedrifter bruker fortsatt mye tid og penger på ting som kan og bør automatiseres.

Jobb der det er praktisk for deg og fra ethvert verktøy som er praktisk for deg - nettbrett, telefon. En intranettportal med mobilapplikasjon gjør deg fleksibel og effektiv uavhengig av plassering og arbeidsforhold. Dra full nytte av intranettet og vær alltid klar over alle hendelsene knyttet til oppgavene og prosjektene dine i sanntid.

Trenger du en intranettportal?

Hvis noen av problemene beskrevet ovenfor er kjent for deg, og du leter etter måter å løse dem på, må du definitivt tenke på å begynne å bruke en intranettportal i bedriften din. Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, bestille en presentasjon hvor du vil lære hvordan intranettportalen kan hjelpe deg med å løse dine problemer og hvilke fordeler du får av å bruke den.

Bruker du en intranettportal i din bedrift? Del opplevelsen din i kommentarene.