Organisasjonen bemanningsplanlegging

Bemanningstabellen er en praktisk form for systematisering av data om antall personell i en organisasjon i sammenheng med strukturelle divisjoner og tar hensyn til lønnslisten. Vedlikehold av bemanningstabell er obligatorisk for alle virksomheter. Dette er et av hoveddokumentene til selskapet, det viser hele strukturen til bedriften, så vel som lønnsfondet.

Bemanning: ledelsesfunksjoner

Bemanningslisten viser personalstrukturen til virksomheten, fordelt på avdelinger, stillinger, yrker, og med hensyn til lønnsfondet (tarifflønn og tillegg for stillinger). Dette dokumentet omfatter alle strukturelle enheter, inkludert ledige stillinger.

Å fylle ut dette dokumentet er obligatorisk for hver bedrift; for dette kan du bruke det enhetlige T-3-skjemaet eller lage din egen prøvebemanningstabell. T-3-skjemaet utviklet av Statens statistikkkomité er tydelig å fylle ut og enkelt å bruke, så de fleste bedrifter foretrekker å bruke det.

Bemanningstabellen er satt sammen for hele selskapet som helhet, med hensyn til alle divisjoner og grener. Det kan utarbeides et eget dokument for en filial, men det må inngå i timeplanen for bemanningsstrukturen i selskapet som helhet.

Bemanningstabellen er utarbeidet i begynnelsen av virksomheten, gyldighetsperioden er satt av selskapet uavhengig. Samtidig skal dato for kompilering og utløpsdato angis på dokumentet. De fleste virksomheter foretar bemanning for ett år, men dersom det ikke skjer vesentlige endringer i virksomheten, så kan det trekkes opp for flere år.

I tilfeller av å gi nytt navn til stillinger og avdelinger, introdusere nye strukturelle enheter, restrukturere organisasjonsstrukturen til selskapet, redusere ansatte, er det viktig å gjøre endringer i bemanningstabellen.

Endringer gjøres etter ordre fra hodet. Rekkefølgen kan være:

• å gjøre endringer (med enkelt endringer, for eksempel å legge til en ny stilling);
• å utarbeide ny bemanningstabell (anbefales ikke mer enn 6 ganger i året).

Endringer i bemanningstabellen skal meldes skriftlig til de ansatte som berøres av disse endringene.

Spesialister på personalavdelingen eller regnskapsavdelingen utpekes som ansvarlige for å sette sammen bemanningstabellen, dersom bedriften er liten kan dette gjøres av leder.

Bemanningstabellen inneholder elementer av en kommersiell hemmelighet (for eksempel lønnsbeløpet), så den er utarbeidet i ett eksemplar og lagret i regnskapsavdelingen, om nødvendig kan det lages en kopi for lederen. Bare den delen av dokumentet som er relatert til deres ansvarsområde kommuniseres til lederne for strukturelle avdelinger. Informasjon om ledige stillinger gis til personalavdelingen.

Personallisten inneholder ikke opplysninger med navn på personer som har enkeltstillinger. Disse dataene legges inn i et eget uforpliktende dokument for bedrifter - Bemanning eller substitusjoner, dette dokumentet kan duplisere eksempelbemanningstabellen kun med en ekstra kolonne med fullt navn på den ansatte.

Et eksempel på en bemanningsstruktur

Bemanningen til bedriften bør omfatte følgende seksjoner:

1. Firmanavn og OKPO-kode.
2. Dokumentdato, nummer og utløpsdato.
3. Oppregning av selskapets strukturelle underavdelinger. Hvis en virksomhet er knyttet til offentlig tjeneste eller med farlige produksjonsforhold, må navnet på avdelingene nøyaktig samsvare med statlige og bransjeklassifisere, kataloger og forskrifter for ikke å provosere problemer ved registrering av fortrinnspensjon for ansatte.
4. Avdelingskoder. For hver divisjon i bedriften bestemmes en egen kode som viser divisjonens plass i selskapets overordnede struktur, dette forenkler selskapets arbeidsflyt betydelig.
5. Jobb titler. Alle bedriftsstillinger skal vises avdelingsvis. Navnet må samsvare med den all-russiske klassifiseringen av yrker.
6. Antall ansatte som gis for hver stilling. Hvis det er ment å jobbe deltid eller deltid, blir de tilsvarende indikatorene lagt inn i bemanningstabellen - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 osv.
7. Tariffsatser etter stilling, angitt i rubler, prosentandel av salg eller andre indikatorer (avhengig av hvilket lønnssystem som er valgt i bedriften).
8. Godtgjørelser, bonuser for hver posisjon. De kan også vises både i rubler og i prosent.
9. Tillegg for skadelige arbeidsforhold, som godkjennes etter særskilt ordning.
10. Den totale lønnen, tatt i betraktning godtgjørelser osv. Fra denne kolonnen er det enkelt og greit for lederen å se månedens lønn.
11. Merk. Hvis lønnsberegningen er svært kompleks, kan du sette inn bilagsnummeret i denne kolonnen, som beskriver den detaljerte beregningen.
12. Signatur av leder, samt regnskapssjef og leder for personaltjenesten.
13. Lederens ordre.

Dersom den ansatte ikke har en bestemt stilling, men er med på å utføre vikararbeid, så bør dette også inngå i bemanningstabellen.

Ved utfylling av tarifflønn og godtgjørelser oppstår det ofte feil, de kan rettes ved å krysse av og rette med underskrift av utførende.

Bemanningens rolle i virksomheten

Ved sammenstilling av bemanningstabellen må du nøye følge reglene, siden den ofte brukes som bevis i rettssaker og ved søknad om pensjon. Dette dokumentet har en permanent holdbarhet.

Fra dokumentet kan lederen analysere bedriftens struktur, antall stillinger, lønnsfondet og komme med kommentarer.

I noen tilfeller må en arbeidstaker ved ansettelse gjøres kjent med opplysningene om sin stilling i bemanningstabellen, dersom arbeidskontrakten hans tilsier at lønnen er dannet i henhold til bemanningstabellen.

En ansatt kan også be om et utdrag fra personallisten med opplysninger om sin stilling og lønn, det er viktig at dette dokumentet inneholder opplysninger som kun gjelder denne ansatte.

Statlige organer (Skattetilsynet, Pensjonskasse, Trygdekasse osv.) krever ofte bemanning i tilsynsprosessen.