Занятие оптовой торговлей достаточно прибыльное занятие, которое развивается с каждым годом. Эффективная и инновационная автоматизация оптовой торговли склада обязана обеспечивать полную взаимосвязь всех отделений торговой фирмы в одной-единственной базе данных. Помимо этого, очень важно, чтобы такая система давала возможность анализа и последующего планирования всех закупок и продаж, а также учет движения товаров и оперативное ведение складского учета товаров. Ведение торгового бизнеса в настоящее время должно быть быстрым, эффективным и удобным, только в этом случае будет доход и успех. Поэтому очень важно максимально внимательно подойти к организации работы предприятия.

Для успешной работы склада по учету прихода и расхода товара, необходима организация автоматизированной системы учета на базе персональных компьютеров, терминалов сбора данных и другого специального оборудования. В зависимости от размера склада, важно обеспечить возможность обмена данными с основной базой данных при приемке или отгрузке товара из любого места. В этом случае, программное обеспечение должно позволять обмениваться с терминалами сбора данных как в режиме реального времени, так и через периодические сессии связи.

Любая система автоматизации учета только тогда выполняет свои функции, когда она имеет средства обработки накопленной в системе информации и получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Как правило, для решения подобных задач в системе автоматизации учета существует подсистема формирования отчетных документов (их еще называют выходными документами). Такая подсистема может формировать набор различных отчетных документов, достаточных для удовлетворения потребности пользователей системы в достоверной и подробной выходной информации.

ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Разрабатываемая в данном проекте система автоматизации предназначена для учета товара на оптовых складах ЧУП «Фрутимпорт». Оптовые склады данного предприятия принимают крупные партии товаров от поставщиков и отпускают их клиентам мелкими партиями (данные выводы сделаны на основании изученной нормативной документации предприятия). Требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные, а также формировать отчетную документацию о совершенных операциях.

На складе происходит движение материальных и информационных потоков. Склад принимает и складирует готовую продукцию, эта операция сопровождается формированием приходной накладной. Отправляется продукция на основании расходной накладной. Прием и продажа товаров сопровождаются оформлением договоров об оплате, на основании которых впоследствии осуществляется оплата. Поэтому необходимо иметь возможность просмотра информации об оплаченных, неоплаченных и просроченных договорах.

Необходимость в автоматизации учета и контроля товаров на рассматриваемом предприятии возникла в связи с быстрым увеличением товарооборота. При ежедневном обороте 200 -- 500 операций купли-продажи в день становиться проблематично вести учет ручным методом. Также предприятие обладает несколькими складами, которые распределены по всему городу, поэтому оперативный учет остатков по складам при ручном методе ведения делопроизводства трудоемок и со временем станет невозможным. Именно по этому предприятию необходимо переходить на автоматизированную систему делопроизводства.

При построении системы необходимо решить следующие проблемы:

Работа с большой номенклатурой однотипного товара;

Полная автоматизация движения документов внутри предприятия;

Контроль остатков по нескольким складам в реальном времени;

Ведение бухгалтерии предприятия в соответствии с законодательством;

Разграничение прав доступа к информационным базам и документам.

В Приложении А приведена схема движения материальных и информационных потоков на рассматриваемом предприятии. Материальные потоки представлены движением товара от поставщиков на склад или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.

Из приведенной схемы следует, что информационные потоки поступают в виде приходных и расходных накладных и оформляются операторами. Полученная информация предоставляется в виде отчетной документации о движении товаров начальнику склада, и в виде исходных данных для бухгалтерии. С помощью полученной отчетной информации начальник склада решает вопросы о закупках товара, расширении номенклатурного перечня и предоставления отчетов о работе склада начальству. В бухгалтерии осуществляются необходимые бухгалтерские операции, на основании которых предоставляются отчеты для начальства, а так же информация для операторов об оплате полученного товара конкретного контрагента, для возможности предоставления новой партии товаров. Руководство на основании полученных отчетов осуществляет анализ работы всей фирмы в целом.

Из этого следует, что движение информационных потоков сопровождается оформлением документации, необходимой на конкретном этапе ее поступления. В связи с увеличением объема используемой информации и необходимостью сокращения времени на оформление документов и отчетов возникла необходимость в создании автоматизированной системы, позволяющей облегчить и ускорить процесс учета товаров.

Специфика оптовой торговли состоит в том, что необходимо быстро и качественно обеспечивать оптимальный поток товаров в розничные сети. При этом важно следить за остатками на складах, управлять поставщиками и ценами, все это поможет делать автоматизированная программная система. "

Руководители и владельцы оптовых компаний часто приходят в состояние удивления после того, что узнают о существовании других программных комплексов, помимо известного и раскрученного 1С. Безусловно, партнерская сеть этой компании доказала свою эффективность на тысячах предприятий, но не всегда выбор подобного пакетного предложения для оптовой компании лучший вариант.

Складской учет и не только

• Складской учет
• Бухгалтерский учет
• Система получения различных отчетов по требованию;
• Автоматизация документооборота;
• Контроль движения материально-технических средств.

Подобных функций может быть великое множество, и зависят они от индивидуальных особенностей делопроизводства каждой отдельно взято компании.

Особенности оптовой торговли

Те, кто считают, что оптовая торговля практически не отличается от розничной, сильно ошибаются.

Характерные задачи оптовых торговых компаний:

• Создание оптимальных (лучших) условий для своих клиентов;
• Работа с поставщиками, розничными точками, транспортными компаниями;
• Закупка крупных партий товаров и их быстрый сбыт;
• Информационное обслуживание своих клиентов;
• Маркетинговые исследования, анализ и обработка поточных отчетов с целью определения перспективных направлений, эффективного планирования, поиска повышения или понижения спроса;

Как видите, вектор деятельности оптовой компании смещается больше в сторону сервиса, предлагаемого торговым компаниям розничной сети. Этот нюанс должен отражаться в информационной системе предприятия. Автоматизация оптовой торговли программой снизит количество «замороженных денег» за счет уменьшения излишков запасов, повышения логистики, более точному планированию и своевременной реакции на спрос потребителей. Также могут быть реализованы следующие функции:

• Распределение — формирование единого, общего распределенного склада, что снижает риски возникновения дефицита товаров;
• Накопление и хранение — межсезонье, выгодные предложения или стратегическое планирование позволяет существенно сэкономить на закупках и заработать на последующей продаже;
• — высокая интенсивность торговли потребует рано или поздно автоматизации этого бизнес процесса.

Если вы заинтересованы в развитии собственного оптового бизнеса, то стоит рассматривать затраты на создание комфортной и безопасной информационной среды как инвестицию. В таком случае, каждая потраченная копейка окупится сторицей, благодаря более .

В России ведется поэтапная автоматизация торговли в соответствии с требованиями закона. Точкой отсчета можно назвать обязательное ведение учета в ЕГАИС для алкогольной продукции с 2016 года по 171-ФЗ, а также установку онлайн-касс по 54-ФЗ. Для того, чтобы не нарушать закон, магазины обязаны использовать современную контрольно-кассовую технику, а в некоторых случаях - и программное обеспечение (например, для ЕГАИС, ФГИС “Меркурий”).

Мы расскажем, чем автоматизация может быть полезна в торговле, а также какие решения подойдут малому и среднему бизнесу.

Как автоматизировать торговлю?

Автоматизация торговли позволяет упростить выполнение рутинных процессов : например, приемку товара, назначение цен, складской учет, документооборот и многое другое. Как показывает практика, использование комплексной автоматизации торговли позволяет повысить прибыль в среднем на 5-15% .

Если правильно подобрать кассовое оборудование и программы (кассовый софт и товароучетный сервис), можно сократить лишние расходы и оптимизировать работу магазина. В небольших розничных магазинах автоматизируют, в основном, следующие виды работ:

кассовые операции;

товароучет;

бухгалтерию.

В результате владелец бизнеса решает широкий спектр задач: грамотно управляет складом и закупками, автоматизирует документооборот, аналитику и маркетинг, удаленно контролирует своих сотрудников. Например, с помощью товароучетной программы можно проверить время начала и окончания каждой смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца. Таким образом, предприниматель может “держать руку на пульсе” магазина, даже находясь в отпуске.

Рассмотрим подробнее, какие решения используются для автоматизации торговли и какие из них наиболее удобны с точки зрения соотношения “цена/качество”.

Автоматизация кассовых операций

Автоматизация кассовых операций это, в первую очередь, ведение расчетов через онлайн-кассу, согласно 54-ФЗ . Онлайн-касса “сама” передает чеки в Федеральную налоговую службу (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД).

Однако, в более широком смысле речь идет об “умной” автоматизации продаж. Онлайн-касса помогает поставить на автомат большинство кассовых операций : добавление товара в чек, расчет сдачи, скидки, стоимости весового товара и т.д. Уровень автоматизации зависит от используемой кассы.

Виды онлайн-касс

Всего на рынке представлено три типа онлайн-касс:

автономные кассы

• фискальные регистраторы (с управляющим устройством)

• смарт-терминалы.

Максимально автоматизировать кассовые операции помогают либо смарт-терминалы, либо решения с фискальным регистратором. Однако, в первую очередь их функциональность зависит от того, какое кассовое программное обеспечение установлено в магазине.

Смарт-терминалы - современные онлайн-кассы с сенсорным экраном и принтером чеков - широко используются для автоматизации малого и среднего бизнеса. Это оптимальное решение по соотношению цены и качества. К смарт-кассе легко и удобно подключать весы, сканер штрихкодов и терминал для оплаты покупок банковской картой. В базу кассы можно внести неограниченное количество товаров. Некоторые модели поддерживают работу от аккумулятора от 10 до 24 часов и незаменимы при доставке, выездной торговле, а также в магазинах, где бывают перебои с электричеством.

“Продвинутые” смарт-кассы помогают всесторонне автоматизировать расчеты с покупателем . Вам доступны следующие возможности:

благодаря удобному сенсорному экрану, кассиру проще контролировать ход всех операций - в результате допускается меньше ошибок, работа ведется быстрее.

легко добавить товар в чек (например, в смарт-кассах LiteBox (Лайтбокс) это можно сделать через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или панель избранных товаров).

можно продавать товар по свободной цене (некоторые категории предпринимателей имеют такое право до 2020 года, согласно 290-ФЗ). В этом случае цена указывается вручную.

легко внести товар в номенклатуру , чтобы впоследствии указывать его наименование в чеке. Например, в смарт-терминалах LiteBox достаточно отсканировать штрихкод - система найдет товар в справочнике и создаст его карточку.

“умные кассы” автоматически считают сдачу и скидки , могут оформить возврат, отложенный чек, принять смешанную оплату (нал+безнал+сертификат по одному чеку).

Фискальные регистраторы , подключаемые к компьютеру или иному управляющему устройству, чаще используются в крупных торговых сетях. Причина в том, что они требуют затрат по приобретению дополнительного оборудования - компьютера, ноутбука, планшета и т.д.

Автономные кассы - это кнопочная техника старого образца. “Автономки” не умеют и половины того, что позволяют смарт-кассы (добавление товара в чек, расчет сдачи, скидок и др.). Их единственный плюс - относительно дешевая стоимость - примерно на 3000 рублей дешевле смарт-касс. Однако, помните о следующих ограничениях:

в большинстве случаев “автономки” не подходят для продажи алкоголя и маркируемых товаров (с 2019 года в этот список войдут сигареты, духи, одежда и обувь и ряд других товаров).

при ассортименте более 50 позиций работать с автономкой практически невозможно. Чтобы продавать товар с указанием наименования в чеке, нужно подключать кассу к компьютеру, присваивать товару код, а при продаже вводить его вручную, пользуясь различными “шпаргалками”. С 1 февраля 2021 года указывать наименование обязаны все продавцы, включая ИП.

Таким образом, кнопочные кассы не поддерживают должный уровень автоматизации . Спустя пару лет их все равно придется менять, чтобы не нарушать закон и не получить штраф.

Для “умной” автоматизации розничного магазина предпочтительно выбрать решения с фискальным регистратором или смарт-терминалы.

Использование онлайн-кассы - это лишь часть комплексной системы автоматизации торговли, первый этап, позволяющий ускорить расчеты с покупателями . По желанию вы можете подключить к кассе товароучетную программу для полной автоматизации торговли. Подробнее об этом читайте ниже.

Для чего нужен товароучет

Товароучетные программы нужны для того, чтобы управлять складским учетом, закупками, вести документооборот . В большинстве случаев они выполняют следующие базовые функции:

формируют накладные для заказа товара, помогают спланировать график закупок

помогают автоматически установить наценку на товар

ведут учет продаж, статистику по прибыли, расходам, движению товаров

автоматизируют документооборот

ведут учет алкогольной продукции в ЕГАИС

ведут учет остатков товара, позволяя сократить время инвентаризации и т.д.

Какие еще функции будут доступны предпринимателю - зависит от выбранной программы для автоматизации учета в торговле . Например, “облачный” сервис LiteBox включает в себя системы для полной автоматизации складского учета, закупок и ценообразования, аналитики и маркетинга, документооборота, учета с ЕГАИС (для алкоголя) и ФГИС “Меркурий” (для продовольственных товаров).

Программа Лайтбокс предоставляет не только базовые функции товароучета, но и удобные дополнительные возможности:

Инвентаризация без закрытия магазина

Учет остатков ведется в реальном времени, их можно выгрузить по категориям и оперативно сверить частями, в часы, когда нет покупателей.

Автоматизация складского учета

Контроль складских запасов по точкам продаж, автоматическое оформление актов списания и пересорта, автоматизация возврата товара, перемещения между магазинами.

Автоматизация ценообразования и заказа товаров

Накладные формируются в программе с учетом скорости продаж и поступления продукции. Можно установить % наценки или фиксированную цену, чтобы не вводить данные каждый раз вручную при приемке. Кроме того, товароучетный сервис позволяет легко отследить изменение закупочной цены у поставщиков, чтобы вы могли установить оптимальные цены в своем магазине и не терять деньги.

Управление программами лояльности, акциями и скидками

Вы можете создать бонусные карты, которые действительны во всех ваших торговых точках.

Аналитика продаж

Вы легко можете выявить популярные товары, неликвид, отследить динамику продаж, посмотреть отчеты по продажам и скорректировать работу торговой точки. Программа ведет более 40 видов отчетов.

Полный документооборот

Автоматически заполняются все необходимые документы: кассовая книга, счёт-фактуры, алкодекларация, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации, чеки возврата, акты списания товаров (ТОРГ-16), товарные отчеты (ТОРГ-29) и др.

Работа с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий”

Для тех, кто продает алкоголь или продукцию животного происхождения (например, мясную, молочную, рыбную). Все операции автоматизированы и занимают минимум времени. При этом за доступ к ЕГАИС и “Меркурию” не нужно ничего доплачивать, а при доработках законодательства “облачная” программа автоматически обновляется.

Удаленный контроль за работой магазина

Через личный кабинет из любой точки мира можно отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность каждого продавца.

Автоматизация бухучета

Вести бухгалтерский учет обязаны все торговые предприятия, и даже индивидуальные предприниматели все чаще предпочитают пользоваться бухгалтерскими программами, чтобы обеспечить прозрачность собственного бизнеса.

Если вы применяете автоматизацию бухгалтерского учета в оптовой или розничной торговле (например, в программах 1С или Контур) , вы можете настроить обмен данными с товароучетной программой. Например, LiteBox интегрируется с 1С и программой “Контур.Эльба” через файловый обмен или либо по API.

Благодаря обмену данными с Лайтбокс, бухгалтеру гораздо удобнее работать : синхронизировать справочники номенклатуры и контрагентов, операции со счетами. Отчеты в бухгалтерской программе формируются на основании данных товароучета. Например, после приемки товара выгрузка в 1С происходит в разрезе номенклатуры, количества, наименования поставщика. Дальнейшие проводки осуществляются в 1С в требуемой унифицированной форме.

Автоматизация бухучета и товароучета позволяет бухгалтеру:

1. Получить данные о товарных остатках на каждый день, а также возможность классифицировать их по категориям.

2. Посмотреть наличие денег в кассе, а также денежный оборот за определенный период.

3. Видеть и консолидировать отчет по реализации товара: приход/расход/ возврат товара.

4. Видеть неликвидные товары и пересортицу.

5. Видеть перемещения товара на склад.

6. Получать всю необходимую информацию о поставщиках в разрезе поступающей и реализованной продукции.

7. Делать выгрузку данных по товарам, поставщикам в Excel.

LiteBox: готовое решение для автоматизации торговли

Компания LiteBox помогает предпринимателям по принципу единого окна автоматизировать торговлю:

подключить онлайн-кассу (смарт-терминал или фискальный регистратор) с бесплатной кассовой программой

подключить товароучетную программу (полный товароучет, модули для работы с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий”).

Вы можете выбрать онлайн-кассы LiteBox, предназначенные для торговых сетей или для малого бизнеса . Например, в качестве готового решения для маленького магазина можно рассматривать мобильный (с эквайрингом или без), который поддерживает работу с ЕГАИС и ФГИС “Меркурий” и работает от аккумулятора до 20-24 часов. К кассе можно подключить всего за 500 рублей в месяц!

Современная система автоматизации оптовой торговли должна обеспечивать взаимосвязь различных отделов торгового предприятия в единой информационной системе. Возможность планирования закупок и продаж, а так же планирование движения денежных средств является важной возможностью системы, так же как и оперативное ведение учета для оптовой торговли .

Рассмотрим наиболее важные требования к системе автоматизации оптовой торговли :

• Поддержка больших объемов справочника товаров, возможность структурированного описания номенклатуры, хранения данных о расположение товара на складе, хранение изображение внешнего вида товара, сертификатов и т.п.;
• Комплектация товаров, возможность продажи наборов;
• Хранение детальной информации о поставщиках и покупателях, хранения информации о контактных лицах контрагентов, о договорах и расчетных счетах. Возможность классификации покупателей (ABC, XYZ классификация);
• Сравнение цен с конкурентами, хранение цен поставщиков, автоматический расчет продажных цен от закупочных, применение индивидуальных цен, возможность задать скидку или наценку на товары;
• Планирование закупок, продаж, денежных средств;
• Резервирование товара по клиентам вплоть до конкретной серии, как по складу, так и в будущих поставках;
• Складской учет
• Возможность подключения торгового оборудования;
• Возможность продажи товара со склада другой юридического лица входящий в состав нашего предприятия, возможность отгрузки товара «в минус»;
• Контроль платежей и задолженности;
• Расчет сдельной заработной платы менеджерам.

Наша компания готова предложить Вам оптимальную программу для решения поставленных задач. Мы предлагаем два варианта решения: набор программ - «1С:Управление торговлей 8 » + «1С:Бухгалтерия 8 » + «1С:Зарплата и Управление персоналом 8 » и программа «Комплексная автоматизация 8 ».

Программа «1С:Управление торговлей 8» предназначения для ведения оперативного и управленческого учета. В программе предусмотрена возможность выгрузки документов в программу «1С Бухгалтерия 8» и «1С Зарплата и Управление Персоналом 8» (для расчета сдельной зарплаты менеджерам). Существует возможность двухстороннего обмена данными с «1С:Бухгалтерия 8». В программе «1С:Комплексная автоматизация» все три блока включены в единую информационную систему.

Рассмотрим более подробно возможности конфигурации «1С:Управление торговлей 8».

В конфигурации автоматизации оптовой торговли «1С Управление торговлей 8» возможно ведение учета по нескольким организациям, а так же ведение многовалютного учета.

Система поддерживает работу с торговым оборудованием: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных, кассовые аппараты, считыватели RFID меток , электронные весы, дисплеи покупателя и т.д.

Справочник товаров в программе может быть иерархическим, непосредственно при просмотре списка товаров можно увидеть информацию о состояние товарах на складе: наличие на складах, в какой ячейка на складе товар находится, есть ли резервы на данные товары, какова стоимость товара.
Детальная информация о товаре задается в карточке товара.

В конфигурации предусмотрен учет по характеристикам товара, например, Вы продаете обувь и одна и та же позиция может продаваться разных размеров и цветов и вместо того, чтобы вводить все комбинации, Вы можете ввести одну позицию. В документах указывается товар и его характеристика, в результате чего сокращается справочник товаров, а учет остатков и цен ведется в разрезе товара и его характеристики.

В системе «1С:Управление торговлей 8» обеспечиваются такие функции оптовой торговли как продажа наборов и комплектов.

Если количество клиентов Вашей компании исчисляется сотнями или тысячами, то обойтись без автоматизированной системы управления взаимоотношениями клиентами, пожалуй, нельзя.

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

CRM - это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию.

Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов - соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

• использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;
• хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;
• управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом);
• анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;
• регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса;
• оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;
• проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами;
• регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов;
• анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о клиентах предприятия. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера (досье клиента).

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия.

Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для сегментов клиентов.

К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.

Совместное использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж и те условия, при которых они предоставляются:

• Для изменения правил продаж конкретному партнеру достаточно переместить его в другой сегмент, причем это может быть сделано автоматически, согласно заданным правилам.
• Для изменения правил продаж для всех клиентов из определенного сегмента – достаточно один раз изменить типовое соглашение, используемое для клиентов данного сегмента.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может быть соверешена только после дополнительного согласования с руководителем или другими ответственными лицами.

Для важных клиентов могут быть оформлены индивидуальные соглашения о правилах продаж.

Все возможные варианты оплаты, которые применяются в торговом предприятии, фиксируются с помощью графика оплаты.

Например, 30 % предоплата, 70 % кредит с отсрочкой платежа 5 дней, Полная предоплата наличными, "Кредит на 2 месяца с выплатой по 50 % в месяц" и безналичным расчетом и т. п.

Условия оплаты, которые применяются при продаже, фиксируются в соглашении.

При необходимости, после согласования с ответственным лицом в отдельном заказе может быть указан график оплаты, отличный от типового.

В программе полностью отслеживаются процессы продаж. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке.

Возможности программы по управлению закупками позволяют решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.
Программа позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров.

В программе предусмотрены различные варианты поставки товаров: поступление товаров на условиях предоплаты, поступление товаров на комиссию от комитента, поступление импортных товаров, поступление товаров по ордерной схеме с последующим оформлением финансовых документов.

При поступлении товаров могут быть зафиксированы дополнительные услуги и дополнительные расходы, возникающие при поступлении товаров.

Поступление товаров может быть оформлено в рамках заказа, соглашения или как отдельная поставка товара:

• можно оформить поставку товаров на несколько складов;
• можно оформить поступление товаров по нескольким заказам;
• предусмотрено автоматическое распределение поступивших товаров по указанным в документе заказам поставщиков.

Программа позволяет фиксировать расхождения при оформлении поставок товаров по качеству и количеству товаров.

При наличии расхождений в документе поставки отдельно указывается список фактически поступивших товаров и список товаров в соответствии с финансовыми документами.

Программа позволяет зарегистрировать услуги и дополнительные расходы, связанные с приобретением товаров. Например, услуги доставки.

Такие расходы регистрируются с указанием статьи расходов. В зависимости от выбранного в статье варианта распределения, расходы могут быть по-разному отнесены на финансовый результате:

• напрямую на финансовый результат,
• в себестоимость товаров,
• в расходы будущих периодов.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.

Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.

В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может независимо включаться для операций отгрузки и поступления. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".

В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе мест хранения (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара.

При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.

При использовании контроля остатков в складских ячейках: система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара. Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении товаров. Для товаров, которые хранятся и отгружаются в упаковках разного размера – возможно автоматическое формирование заданий на разупаковку, при дефиците упаковок меньшего размера.

В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.

В системе автоматизации оптовой торговли «1С Управление торговлей 8» предусмотрены широкие возможности ценообразования. В конфигурации, возможно, хранить неограниченное количество типов цен, которые могут рассчитываться на основании друг друга или вводиться пользователям.

Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.

В программе реализован механизм расчета автоматических скидок (наценок), позволяющий настроить скидки, устанавливаемые для клиентов при соблюдении различных условий, а также правила одновременного применения нескольких скидок:

• Скидки могут быть назначены по определенному сегменту номенклатуры, как в процентном, так и в суммовом выражении. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам номенклатуры;
• Скидки могут быть назначены определенным клиентам или группе клиентов (сегменту партнеров) в рамках оформленных с ними торговых соглашений;
• Скидки могут назначаться в рамках маркетинговых акций, причем маркетинговые мероприятия могут проводиться только для определенных сегментов партнеров или в определенных магазинах (офисах продаж);
• Предусмотрена также возможность предоставления скидок по картам лояльности. При этом могут использоваться как персонифицированные карты лояльности, так и карты общего назначения (например, социальные карты).

Как любая «уважающей себя» системы автоматизации оптовой торговли в конфигурации «1С Управление торговлей 8» предусмотрена полноценная работа с кассой и банком. В конфигурации есть все необходимые первичные документы, данным о входящих и исходящих банковских платежах можно выгружать и загружать из системы клиент-банк. На основании данных планируемых оплатах или затратах можно сформировать платежный календарь. В системе предусмотрена возможность планирования движения денежных средств их сопоставление фактом. Для предотвращения нежелательных расходов, можно включить механизм заявок на расход денежных средств, с обязательным одобрением руководства.

Для получения полного наиболее точного представления о финансовом результате программа предоставляет следующие возможности:

• учет выручки и себестоимости продаж,
• учет прочих доходов и расходов,
• распределение расходов на себестоимость товаров,
• распределение доходов и расходов на направления деятельности,
• анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Учет себестоимости в программе может быть реализован как по средней цене за месяц, так и по ФИФО (скользящему и средневзвешенному)..

Программа позволяет разделять финансовые результаты деятельности предприятия по направлениям деятельности, таким образом, позволяя отдельно оценивать прибыль предприятия по каждому из направлений. Состав направлений и правила отнесения финансовых операций к каждому направлению могут определяться очень гибко. Например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибуторов), проектам и т. д.

Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.

Программа позволяет вести учет прочих расходов в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, определяемых статьей расходов.

Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в режиме 1С:Предприятие. Например, дополнительные затраты на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, расходы на хранение – на склад и т. д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой по тем же самым объектам аналитики.

Прочие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или по настраиваемым правилам списаны на указанные направления деятельности.

Аналогично учету прочих расходов реализован учет прочих доходов.

В «1С Управление торговлей 8» как и в любой конфигурации 1С предусмотрена возможность ограничение прав доступа пользователя к определенным объектам конфигурации (например, менеджеры по закупкам не могут работать с документами по продажам или ряд младших менеджеров не могут смотреть отчеты по рентабельности), но кроме этого в «1С Управление торговлей 8» существует возможность ограничить конкретных пользователей или групп пользователей к просмотру и редактированию данных по конкретным организациям и контрагентам, причем данные будут не доступны и при построении отчетов этими пользователям.

Благодаря полностью открытому коду конфигурация может быть настроена под любые требования Заказчика.

Наверняка многие из Вас слышали или даже сталкивались с проблемой, когда разработчик внутренний системы автоматизации решает уволиться, и никто уже не знает, как работает данная система, а за частую и где вообще она физически находится. Такие случаи в нашей практике уже встречались.

При разработке системы специалистами 1С код остается открытый, а значит любой другой специалист 1С может разобраться как работает система ДАЖЕ без документации.

К тому же если Вы решите автоматизировать свое предприятие в нашей компании, то предварительно пишется техническое задание по модификации типовой конфигурации. И Вы всегда знаете, какие именно объекты системы менялись нашими специалистами. Ваша система автоматизации оптовой торговли принадлежит Вам, а не разработчику системы!

Что касается масштабируемости системы, то наши специалистами уже было осуществлено внедрение конфигурации «1С Управление торговлей 8» более чем на 500 рабочих мест, где одновременно работали более 400 пользователей.

Система 1С:Предпритие 8 предоставляет возможность программного управления блокировками таблиц баз данных для увеличения производительности системы.

Курсовая работа

Автоматизация учета продаж

Введение

1.Сущность учета и его особенности в торговле

1.1 Учет и его основное предназначение

1.2 Бухгалтерский, оперативный и статистический учет

2.Два подхода к автоматизации деятельности предприятия

2.1 Проблемы создания эффективной системы управления предприятием

2.2 Две группы СУБД, используемые в системах автоматизации

3. Анализ программных продуктов оперативного учета

3.1 Применение систем комплексной автоматизации

3.1.1 Система автоматизации «1С:Торговля и склад».

3.1.2 Система автоматизации учета торговли «Галактика – Магазин».

3.1.3 Подсистема «Сбыт и торговля» информационной системы «Флагман».

4. Разработка программы учета продаж

4.1 Предназначение программы, ее состав и основные функции

4.2 Описание форм программы

Заключение

Список литературы

Введение

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или автоматизация отдельных процессов, являющихся узкими местами для данной организации.

Целью данной курсовой работы является разработка программы автоматизации учета продаж, выполняющей следующие функции:

Организация ведения учета продаж товаров.

1.Сущность учета и его особенности в торговле

1.1 Учет и его основное предназначение

Основное предназначение учета - формирование базиса данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих предприятие (количество товара на складе, в пути, сколько товара заказано, оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько отпущено, отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь есть еще основные средства, производственные запасы, договорные отношения с обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы. Все аспекты производственной деятельности, находят отражение в бухгалтерии предприятия.

Учет – одна из наиболее трудоемких, но необходимых функций управления. Она состоит в наблюдении, измерении, регистрации и группировке учитываемых явлений. В показателях учета раскрываются количественная и качественная стороны хозяйственных процессов, характеризующие факторы хозяйственной жизни.

Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и рутинность работы по их формированию. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

1.2 Бухгалтерский, оперативный и статистический учет

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Эти виды учета органически связаны между собой, взаимно дополняют друг друга, хотя и отличаются сферой их применения, назначением и способом осуществления.

Основной целью хозяйственного учета является формирование качественной, полной, достоверной и современной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для управления и становления рыночной экономики.

Статистический учет применяется при изучении массовых социально-экономических объектов в области экономики, культуры, науки, здравоохранения и т. д. Статистика собирает и обобщает информацию о состоянии экономики, движении рабочей силы, складывающихся ценах на региональных рынках труда, товаров, ценных бумаг и др., численности и составе населения с целью анализа и прогнозирования социально-экономического развития общества. Статистике присущи особые методы сбора и обработки первичных данных: статистическое наблюдение (сплошное и выборочное), сводка и группировка данных статистического наблюдения, исчисление средних индексов.

Для получения первичных учетных данных статистика использует бухгалтерские документы и данные специальных статистических наблюдений.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет дает наиболее важную и достоверную информацию, систематизирует и обрабатывает разрозненные данные, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений.

Оперативный учет используется для наблюдения, регистрации, обработки и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации. Чаще всего он ограничивается рамками одного предприятия и организуется на местах совершения хозяйственных операций (участок, цех, склад, отдел).

Его отличительная особенность – быстрота обеспечения данных, которые могут быть получены по телефону, телефаксу, в устной беседе, в виде извещения по почте. Данные оперативного учета используются для повседневного, текущего руководства и управления деятельностью предприятия (учет выработки, выпуска продукции, оказанных услуг, выполнения договоров, отгрузки и реализации, наличия материальных запасов, явки на работу, поступления товаров от поставщиков, состояние покупательного спроса и т. д.)

Особенностью ведения учета в торговле является большая динамика изменений в этой сфере, что требует внесения частых изменений в существующие базы данных хранения информации. Следовательно, при учете торговых операций важна оперативность обновления иформации.

2.Два подхода к автоматизации деятельности предприятия

2.1 Проблемы создания эффективной системы управления предприятием

Современное предприятие, независимо от формы собственности, представляет собой саморазвивающийся организм, существование и дееспособность которого в конечном итоге обеспечивается преобладанием доходной части его бюджета над расходной. Отсюда целью любого предприятия является создание условий, которые обеспечивали бы получение максимальных доходов от его деятельности при одновременной минимизации расходов.

Наиболее оптимальный путь достижения указанной цели - это создание эффективной системы управления предприятием. Это, в свою очередь, подразумевает решение целого ряда стоящих перед предприятием проблем, среди которых следует выделить следующие как наиболее основные:

Стратегическое планирование;

Оптимизация управления технологическими процессами;

Управление человеческими ресурсами (персоналом);

Повышение эффективности деятельности предприятия;

Экономия средств и минимизация затрат.

Современный уровень развития науки и техники позволяет успешно решать весь спектр указанных проблем наиболее эффективным образом, а именно - с использованием передовых компьютерных и информационных технологий, позволяющих автоматизировать деятельность организаций.

Одна из неизбежных проблем, встающих перед предприятием при переходе на автоматизированные средства управления, - внедрение.

Проблемы внедрения возникают тогда, когда персонал вынужден применять средства автоматизации для выполнения основной работы. В отличие от вспомогательных средств (назовем их инструментальными), решение об использовании которых принимается персоналом, орудийные средства должны внедряться независимо от желания персонала. Во всяком случае, внедрение орудийных средств влечет за собой некоторое изменение технологии, необходимость обучения и отладки взаимодействия персонала в новых условиях.

Средства автоматизации будут жизнеспособны, если обеспечат возможность плавного перехода от сложившейся технологии к модернизированной. Такой переход предполагает, что эти средства на первых порах будут играть роль вспомогательных (например, они должны давать возможность быстро печатать накладные, платежки и счета и вести их учет). Любой человек быстро осваивает те средства, которые помогают или освобождают его от необходимости выполнять несложную, но рутинную работу. По мере освоения простых операций станут, видны способы исполнения более сложных операций на базе средств автоматизации.

С развитием торговли и торговых отношений очевидным стал вопрос об автоматизации учета продаж предприятия. Наличие большого количества бумаг, накладных и другой документации, во многих случаях совершенно не систематизированного, невозможность предоставления необходимой информации покупателям и т.д. указало на необходимость создания средств для автоматизации данной области деятельности предприятий.

Системы автоматизации учета продаж обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Результатами внедрения систем автоматизации учета продаж являются:

Надежное хранение документов – значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;

Быстрый поиск документов;

Повышение уровня обслуживания заказчиков за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;

Автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).

Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т. е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств.

Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.

При первом подходе создается уникальная система по заказу. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и обуславливается экономической выгодой. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности и пожелания заказчика. Однако создание большого автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует больших материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро они будут выполнять свои функции, лишь бы работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MSAccess, Clarionили FoxPro.

Суть второго подхода состоит в том, что, если фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную область своего функционирования, а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих программных продуктов, имеющихся на рынке.

Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.

2.2 Две группы СУБД, используемые в системах автоматизации

Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.

Файл-серверная система имеет следующие недостатки:

Большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);

Повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;

Невозможность одновременной работы с данными;

Невозможность соблюдения безопасности данных.

Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что в ней вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие. Следует также отметить, что в последнее время стали появляться системы комплексной автоматизации с последними версиями СУБД -“1С:Предприятие 8.0”, “БОСС-Компания” (“АйТи”), “Виртуоз 1.3” (“Миратех”), “Перевозки” (SoftLogistic), “Фолио-WinСклад” версии 7.0 на базе MS SQL Server 7.0, “Ландиа” (“Ландиа-Софт”) на базе InterBase, “Монополия” (“Формоза-Софт”) на базе Oracle 8.0.

3. Анализ программных продуктов оперативного учета

3.1 Применение систем комплексной автоматизации

При автоматизации не отдельных направлений, а всей деятельности организации в целом целесообразным является применение систем комплексной автоматизации. Учет продаж является одной из составляющих бухгалтерского учета на предприятиях торговли, поэтому необходимо провести анализ существующих пакетов прикладных программ бухгалтерского и оперативного учета.

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм «1С» («1С:Торговля»), «Информационные системы и технологии» (система «Аспект»), «Галактика-Магазин» (система «Галактика»), «Сбыт и торговля» (система «Флагман»), «Парус», «Мета» (Комплекс автоматизации в розничной торговле), «Интеллект-Сервис». Рассмотрим наиболее представительные из них.

3.1.1 Система автоматизации «1С:Торговля и склад»

«1С:Торговля и cклад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятия».

«1С:Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Функциональные и сервисные возможности системы включают:

Усовершенствованный механизм назначения цен.

Операция «быстрой продажи», позволяющая выполнить автоматическое формирование и печать необходимого пакета документов при продаже группы товаров.

Групповые обработки справочников и документов.

Автоматическое начальное заполнение документов.

Возможность детализации взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров.

«1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация системы позволяет:

Вести раздельный управленческий и финансовый учет;

Вести учет от имени нескольких юридических лиц;

Вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

Вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

Оформлять закупку и продажу товаров;

Производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

Вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

Формировать необходимые первичные документы;

Оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок;

Выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

Вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

Вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

Вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

В «1С:Торговля и склад» возможно:

Задание для каждого товара необходимого количества цен разного типа, хранение цены поставщиков, автоматический контроль и оперативное изменение уровня цен;

Работа со взаимосвязанными документами;

Выполнение автоматического расчета цен списания товаров;

Быстрое внесение изменений с помощью групповых обработок справочников и документов;

Ведение учета товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;

Получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о движении товаров и денег;

Автоматическое формирование бухгалтерских проводкок для 1С:Бухгалтерии.

«1С:Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

Редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

Изменять экранные и печатные формы документов;

Создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

Редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры

«1С:Торговля и склад» содержит разнообразные средства для связи с другими программами.

Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.

«1С:Торговля и склад» обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.

«Интеллектуальное» взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером.

3.1.2 Система автоматизации учета торговли «Галактика – Магазин»

Система автоматизации учета торговли «Галактика - Магазин» предназначена для ведения оперативного учета товародвижения, для ведения бухгалтерского учета для розничной продажи через торговый зал.

Данный программный комплекс является универсальным - он может применяться как для автоматизации небольших магазинов, так и для организации сети крупных супермаркетов.

Конфигурация реализована на основе КИС «Галактика-Старт», следовательно:

Имеет невысокую стоимость и при этом обладает широким функционалом;

Поддерживает все нормативные документы;

Функциональные возможности системы позволяют автоматизировать основные учетные задачи предприятия – от управления снабжением и сбытом до расчета заработной платы;

При дальнейшем развитии, предприятие получает возможность перейти на КИС «Галактика» без проблем переноса БД;

Головное предприятие, выбравшее КИС «Галактика», организует межофисный обмен с сетью своих магазинов, используя лишь накладные и прайс-листы.

- «Галактика-Магазин» применяется и в том случае, если для небольших магазинов используется один ПК и для работы торгового зала, и для ведения бухгалтерии (причём выключение ПК не влияет на работу кассира);

Основные функциональные особенности системы включают:

Учет остатков товаров на складах предприятия и в торговых залах;

Контроль сроков реализации товаров;

Контроль минимальных остатков товаров на складах;

Анализ скорости продаж товаров и групп товаров;

Контроль за работой продавцов-кассиров;

Контроль суммового выражения остатков в отделе продаж;

Ведение взаиморасчетов с поставщиками;

Автоматический учет торговой деятельности на реализации;

Возможность постепенного внедрения системы на предприятии розничной торговли;

Поддержка работы с широким спектром торгового оборудования;

Возможность использования единой базы данных на распределенных предприятиях розничной торговли.

Все это позволяет увеличить скорость обслуживания покупателей, гарантирует отсутствие ошибок при вводе данных на ККМ, оперативно отслеживать наличие и движение товарно-материальных ценностей и делать своевременные заказы.

Использование решения «Галактика-Магазин» позволяет идентифицировать поступившие на предприятие товарно-материальные ценности по штрих-коду, передавать сведения об имеющихся товарно-материальных ценностях в память контрольно-кассовых машин и считывать из них сведения о продажах, формировать документы на их реализацию покупателям, производить инвентаризацию, формировать отчеты по итогам продаж. С системой «Галактика-Магазин» предприятие сможет работать в едином информационном пространстве, что поможет оптимизировать управление всем предприятием и повысить его конкурентоспособность.

3.1.3 Подсистема «Сбыт и торговля» информационной системы «Флагман»

Подсистема «Сбыт и торговля» корпоративной информационной системы «Флагман» предназначена для автоматизации работы сбытовых служб производственных предприятий и предприятий сферы торговли. Основные функции - формирование портфеля заказов на поставку продукции и услуг, учет отгрузки и реализации продукции и услуг, резервирование товаров.

К основным задачам подсистемы относят:

Учет остатков и движения готовой продукции и товаров;

Учет реализации продукции, товаров и услуг.

В системе учитываются допустимые сроки хранения и реализации продукции. Поддерживаются операции с наличными запасами, с оптимальными объемами запасов, осуществляется расчет дефицитных и сверхнормативных позиций. В рамках подсистемы поддерживаются операции резервирования товаров, осуществляются текущие операции по сбыту и реализации продукции. Ведется история цен.

В подсистеме реализованы различные цепочки бизнес-логики: от формирования портфеля заказов до выпуска и отгрузки продукции по этим заказам. Подсистема предоставляет возможность ведения договоров, графиков отгрузки продукции и поступления оплаты. На основании договоров, заявок формируется портфель заказов, производится выписка счетов, распоряжений на отгрузку. Подсистема «Сбыт и торговля» может работать совместно с подсистемами «Маркетинг», «Технико-экономическое планирование», «Календарное планирование», «Бухгалтерский учет» и «Складской учет». В состав подсистемы частично включены функции подсистем «Договоры и взаиморасчеты» и «Складской учет». В качестве самостоятельного программного блока реализуются функции розничной торговли, с возможностью применения кассовых аппаратов.

4. Разработка программы учета продаж

Для достижения поставленной цели разработана программа, позволяющая вести учет продаж фирмы по реализации программного обеспечения.

4.1 Предназначение программы, ее состав и основные функции

Разработанная программа предназначена для хранения данных о программном обеспечении, которым располагает фирма и об объемах его реализации, а также информацию о клиентах. Для ведения отчетности, организации, поиска требуемого ПО и информации о покупателе в базе хранятся сведения, охватывающие все требуемые аспекты.

Учитывать следующие атрибуты покупателей: ФИО, профессия, адрес, телефон.

Информация о программном обеспечении включает: название ПО, назначение, поставщик, стоимость.

Каждая покупка содержит только одно наименование ПО, при этом включает следующие поля: название ПО, ФИО покупателя, количество покупаемого ПО, сумма реализации, дата покупки.

Основными функциями разработанной программы по учету продаж являются:

Обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

Выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

Результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

Все элементы прикладной программы представлены как единый проект, управление которым осуществляется через меню пользователя.

4.2 Описание форм программы.

Управление программой ведется из главной формы приложения, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1 – Главная форма программы

Главная форма «Реализация программного обеспечения» открывается по умолчанию при запуске приложения и включает в себя «Справочники», «Документы», «Запросы», «Отчеты» и «Выход». Элемент «Выход» содержит команду «Выход из приложения» и при его выборе программа закрывается. Форма «Справочники» (рисунок 2) содержит элементы «Программное обеспечение», «Покупатели», «Поставщики», «Производители», «Данные о фирме».

Рисунок 2 – Форма «Справочники»

Данная форма позволяет вносить изменения в базу данных: обновлять, дополнять, удалять информацию. Например, форма для редактирования данных о покупателях отражена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Форма редактирования данных по покупателям

Аналогичный вид представления данных имеют остальные элементы формы «Справочники».

Форма «Документы» (рисунок 4) содержит элементы «Поставка программного обеспечения», «Заказ программного обеспечения».

Рисунок 4 – Форма «Документы»

Она обеспечивает выполнение функций по формированию заказа на поставку товаров и осуществление заказа на продажу конкретному покупателю.

Форма для формирования заказа на продажу программного обеспечения клиенту представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Форма для формирования заказа на продажу

Форма «Запросы» включает элементы «Список программного обеспечения», «Перечень сделок», «Покупатели с фамилией на Д». Вид формы «Запросы» представлен на рисунке 6.

Рисунок 6 – Вид формы «Запросы»

Форма по формированию запроса по предоставлению списка программного обеспечения представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Результаты запроса по формированию списка располагаемого фирмой программного обеспечения

Программа позволяет формировать отчеты, такие как «Программное обеспечение купленное клиентом» (открывается форма для ввода параметров поиска), «Программное обеспечение с ценой выше 50 $», «Информация о программном обеспечении». Вид формы «Отчеты» представлен на рисунке 8.

Рисунок 8 – Вид формы «Отчеты»

Вид отчета о программном обеспечении, приобретенным клиентом представлен на рисунке 9.

Рисунок 9 – Вид отчета о купленном программном обеспечении

Программа имеет удобный понятный пользовательский интерфейс, при этом обеспечивает ведение учета продаж фирмы и хранение, обновление, редактирование, удаление информации.

Заключение

В результате выполнения курсовой работы были получены следующие результаты.

В первой главе проанализировано понятие учета. Показано, что учет – одна из наиболее трудоемких, но необходимых функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и рутинность работы по их формированию. Особенностью учета в торговле является высокая обновляемость данных, что в некоторой степени затрудняет его ведение.

Во втором разделе проведен анализ проблем, возникающих при внедрении систем автоматизации предприятия. Показана необходимость проведения автоматизации и представлены результаты внедрения систем автоматизации работы организаций.

В данной курсовой работе разработана база данных и прикладная программа для управления этой базой данных «Учет деятельности фирмы по реализации программного обеспечения», позволяющая получать справки о программном обеспечении, располагаемом фирмой, о покупателях, и делать заказ на покупку ПО. Приложение имеет удобный пользовательский интерфейс. Все элементы прикладной программы представлены как единый проект, управление которым осуществляется через окно главной формы проекта. Несомненно, к достоинствам разработанной программы «Учет деятельности фирмы по реализации ПО» следует отнести следующие возможности:

Обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации созданной базы данных;

Выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

Результаты работы базы данных отражены в отчетных формах, которые позволяют сохранять и выводить на печать необходимую информацию;

Следовательно, данная программа выполняет все необходимые функции и может быть использована для непосредственного применения фирмами по продаже программного обеспечения.

Список литературы

торговля учет автоматизация продажа

1.Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2002. Спец. Изд./ Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2002. – 1012 с.

2.Дубнов П.Ю. Access 2002. – М.: ДМК Пресс, 2004. – 320с.: ил.

3.Карпова Т. Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с.

4.Конолли Т. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение: Теория и практика. 2-е изд. ./ Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 1120 с.

5.Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 512с.: ил.

6.Ульман Дж. Основы систем баз данных. – М.: Финансы и статистика, 1983. – 420 с.

7.Хансен Г., Хансен Д. Базы данных: разработка и управление. – М.: Бином, 1999. – 704 с.