Planificarea personalului organizației

Tabelul de personal este o formă convenabilă de sistematizare a datelor privind numărul de personal al unei organizații în contextul diviziilor structurale și luând în considerare fondul de salarii. Menținerea unui tablou de personal este obligatorie pentru toate întreprinderile. Acesta este unul dintre principalele documente ale companiei, afișează întreaga structură a întreprinderii, precum și fondul de salarii.

Personal: caracteristici de management

Lista de personal afiseaza structura de personal a intreprinderii, defalcata pe departamente, functii, profesii si tinand cont de fondul de salarii (salarii tarifare si indemnizatii pentru posturi). Acest document include toate unitățile structurale, inclusiv posturile vacante.

Completarea acestui document este obligatorie pentru fiecare întreprindere; pentru aceasta, puteți utiliza formularul unificat T-3 sau puteți crea propriul exemplu de tabel de personal. Formularul T-3 dezvoltat de Comitetul de Stat pentru Statistică este clar de completat și ușor de utilizat, așa că majoritatea întreprinderilor preferă să-l folosească.

Tabelul de personal este alcătuit pentru întreaga companie în ansamblu, luând în considerare toate diviziile și sucursalele. Pentru o sucursală se poate întocmi un document separat, dar acesta trebuie inclus în graficul structurii de personal a companiei în ansamblu.

Tabelul de personal se întocmește la începutul întreprinderii, perioada de valabilitate a acesteia este stabilită de companie în mod independent. Totodată, data întocmirii și data expirării trebuie indicate pe document. Majoritatea companiilor realizează personal pentru un an, dar dacă nu există schimbări semnificative în companie, atunci acesta poate fi întocmit pentru câțiva ani.

În cazurile de redenumire a posturilor și departamentelor, introducerea de noi unități structurale, restructurarea structurii organizatorice a companiei, reducerea personalului, este imperativ să se facă modificări în tabloul de personal.

Modificările se fac la ordinul șefului. Comanda poate fi:

• pentru a face modificări (cu modificări unice, de exemplu, adăugarea unei noi poziții);
• să întocmească un nou tabel de personal (recomandat de cel mult 6 ori pe an).

Modificările în tabloul de personal trebuie notificate în scris angajaților care sunt afectați de aceste modificări.

Specialiștii departamentului de personal sau ai departamentului de contabilitate sunt numiți responsabili cu întocmirea tabelului de personal, dacă firma este mică, acest lucru poate fi făcut de către șef.

Tabelul de personal conține elemente ale unui secret comercial (de exemplu, suma salariului), deci este întocmit într-un singur exemplar și stocat în departamentul de contabilitate, dacă este necesar, se poate întocmi o copie pentru manager. Numai acea parte a documentului care se referă la aria lor de responsabilitate este comunicată șefilor diviziilor structurale. Informațiile despre posturile vacante sunt furnizate departamentului de personal.

Lista personalului nu include informații cu numele persoanelor care ocupă funcții individuale. Aceste date sunt introduse într-un document separat neobligatoriu pentru companii - Personal sau înlocuiri, acest document poate duplica exemplul de tabel de personal doar cu o coloană suplimentară cu numele complet al angajatului.

Un exemplu de structură de personal

Personalul întreprinderii ar trebui să includă următoarele secțiuni:

1. Numele companiei și codul OKPO.
2. Data documentului, numărul și data expirării.
3. Enumerarea subdiviziunilor structurale ale firmei. Dacă o întreprindere este asociată cu serviciul public sau cu condiții de producție periculoase, atunci numele departamentelor trebuie să corespundă exact clasificatoarelor, directoarelor și reglementărilor de stat și industriale, pentru a nu provoca probleme la înregistrarea pensiilor preferențiale pentru angajați.
4. Codurile departamentelor. Pentru fiecare divizie din întreprindere, se determină un cod separat, care afișează locul diviziei în structura generală a companiei, ceea ce simplifică foarte mult fluxul de lucru al companiei.
5. Titluri de post. Toate pozițiile companiei trebuie să fie afișate pe departament. Numele trebuie să corespundă clasificatorului întreg rusesc al profesiilor.
6. Numărul de personal care este prevăzut pentru fiecare post. Dacă ar trebui să lucreze cu normă parțială sau cu jumătate de normă, atunci indicatorii corespunzători sunt introduși în tabelul de personal - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 etc.
7. Tarife pe poziție, indicate în ruble, procent din vânzări sau alți indicatori (în funcție de ce sistem de salarizare este ales la întreprindere).
8. Indemnizații, bonusuri pentru fiecare poziție. De asemenea, pot fi afișate atât în ​​ruble, cât și în procente.
9. Suplimentări pentru condiții dăunătoare de muncă, care sunt aprobate conform unei scheme speciale.
10. Salariul total, ținând cont de indemnizații etc. Din această coloană este ușor și simplu pentru manager să vadă statul de plată pe lună.
11. Notă. Dacă calculul salariilor este foarte complex, atunci puteți introduce numărul documentului în această coloană, care descrie calculul detaliat.
12. Semnătura șefului, precum și a contabilului șef și a șefului serviciului personal.
13. Ordinul liderului.

Dacă angajatul nu ocupă o anumită poziție, dar este implicat în efectuarea de muncă temporară, atunci aceasta ar trebui inclusă și în tabelul de personal.

La completarea salariilor și a indemnizațiilor tarifare apar adesea erori, acestea putând fi corectate prin tăiere și corectare cu semnătura interpretului.

Rolul personalului în întreprindere

La alcătuirea tabelului de personal, trebuie să respectați cu atenție regulile, deoarece este adesea folosit ca probă în litigii și atunci când solicitați o pensie. Acest document are o perioadă de valabilitate permanentă.

Din document, managerul poate analiza structura întreprinderii, numărul de posturi, fondul de salarii și poate face comentarii.

În unele cazuri, un salariat, la angajare, trebuie să fie familiarizat cu evidența funcției sale din tabelul de personal, dacă contractul său de muncă indică faptul că salariul este format conform tabelului de personal.

Un angajat poate solicita si un extras din lista de personal cu date privind functia si salariul sau, este important ca acest document sa contina date referitoare doar la acest angajat.

Organismele de stat (Inspectoratul Fiscal, Fondul de pensii, Fondul de asigurări sociale etc.) necesită adesea personal în procesul de inspecție.