Сопроводительное письмо к документам. Десятина - это благодать Как отправить письмо

"Коммерческое предложение", "Новость", "Для Вас" или просто "Rе:" - если такое письмо пришло с незнакомого адреса, то, скорее всего, оно покажется спамом. Несколько слов в теме письма способны привлечь внимание получателя или заставить его отправить письмо в корзину. Тема - это первое, что прочитает получатель письма. Поэтому так важно ее сформулировать.

В теме письма кратко сформулируйте его основное содержание. Желательно писать максимально конкретно, не "О проблемах", а "Проблемы при поставке ЛС в аптеку по ул. Селезнева". Если вы обращаетесь с предложением о сотрудничестве, то укажите в теме письма то, что затрагивает интересы адресата. Например, напишите не "Предложение о сотрудничестве", а "Предлагаем совместную рекламную акцию для увеличения продаж". Или: "Для компании "Альфа": эксклюзивная скидка на размещение рекламы в торговых точках "Беты"". Адресат сразу же должен понять, чем ему полезно будет ваше письмо. Кроме того, если он захочет через какое-то время найти его в списке полученных, то сможет задать для поиска указанные вами в теме ключевые слова. Когда получателем письма выступает потенциальный работодатель, удобным вариантом темы будет такой: "Резюме И. А. Ивановой на вакансию фармацевта".

Ни в коем случае не отправляйте какие-либо файлы без сопроводительного письма. Это все равно что зайти в кабинет к деловому партнеру не поздоровавшись, и просто швырнуть ему на стол нужные документы. Сопроводительное письмо начните с вежливого обращения: по имени-отчеству - к тем, кто старше вас, занимает руководящую должность или просто сам предпочитает такое обращение к себе; по имени - к тем, кто всегда представляется только таким образом и не предлагает называть себя по отчеству. Если вы не знаете, как лучше обратиться, то обращайтесь по имени-отчеству. Перейти к более фамильярному обращению по имени получатель предложит вам сам. Если имя неизвестно - можно обратиться обобщенными словами: "Уважаемые коллеги!", "Уважаемое руководство компании!", "Уважаемые поставщики/клиенты/будущие партнеры!" Наконец, если вы совсем уж не знаете, как обратиться - оставьте просто слово "Здравствуйте!"

В начале письма лучше всего напомнить адресату о том, каким образом вы начали сотрудничество, познакомились. Например: "Во время конференции в Москве мы с Вами познакомились и обсудили возможность дальнейшего сотрудничества". Такой фразой вы напомните человеку, кто вы и почему ему вообще пишете. Не лишним будет выразить признательность, если есть за что, например: "Выражаем Вам глубокую признательность за то, что Вы оказали нам помощь в проведении рекламной кампании".

Далее сразу же перейдите к основному содержанию письма. Желательно без предисловий одной фразой сформулировать повод для обращения: "Предлагаю организовать встречу и обсудить открытие нового филиала". Помните, что большинству людей читать текст с экрана сложнее, чем напечатанный. Поэтому важно, чтобы человек максимально быстро понял, что вы от него хотите. К тому же, первые фразы запоминаются лучше всего. И если вы "запрячете" главную мысль в середину письма, то получатель ее может просто не уловить. Постарайтесь логично разбить весь текст письма на абзацы. Каждый из них начинайте с главной мысли фрагмента. Если вы предлагаете обсудить несколько вопросов, то их можно пронумеровать. Избегайте слишком длинных писем. Если изложение проблемы заняло большой объем - лучше скопировать его в отдельный файл и приложить к письму. Тогда получателю при необходимости будет удобнее сохранить файл у себя в отдельной папке или распечатать его.

В конце письма принято выражать надежду на дальнейшее сотрудничество, благодарить или каким-либо другим способом обозначать свое доброжелательное отношение к получателю письма. Например: "Надеюсь, что все сложности в нашем сотрудничестве будут преодолены, и мы наладим максимально эффективное взаимодействие!", "Выражаем признательность за длительное и плодотворное сотрудничество и поддержку нашего проекта!"

В конце письма укажите ФИО, должность, название компании и контактную информацию. Желательно указывать все контакты, которые могут понадобиться получателю: почтовый адрес, телефоны, факс, электронную почту, адрес сайта. Если пользуетесь в рабочих целях скайпом и "аськой" - укажите и их. При этом желательно не указывать "лишние" контакты. Например, не стоит указывать несколько адресов электронной почты - лучше напишите один, на который почта доставляется надежнее всего.

Подписывайте каждое свое письмо. Крайне неудобно, когда контакты человек указывает время от времени, и чтобы ему позвонить - приходится просматривать несколько его писем в поисках номера телефона. Пользуйтесь автоподписью в почтовых программах и на почтовых сайтах. За счет этой функции почтовая программа автоматически добавляет автоподпись к каждому создаваемому письму.

Если вам нужны несколько вариантов подписи - например, с разными контактными данными для региональных и федеральных партнеров, - можно создать несколько вариантов автоподписи.

"Ой, я забыла прикрепить файл. Высылаю" - это, пожалуй, самая частая фраза, которую можно встретить в письмах с вложенными файлами. Такая забывчивость - это вроде бы мелочь. Но из-за нее происходят значительные задержки в бизнес-процессах. Вы отправили файл и ждете ответа. На следующий день звоните и узнаете, что файл не получен, потому что вы забыли его приложить. Чтобы не попадать в такую ситуацию, заведите себе привычку при отправке файлов первым делом прикреплять их к письму, а затем уже писать сопроводительное письмо.

Еще один совет - называйте файлы таким образом, чтобы получателю они были понятны. Если ваш адресат - это потенциальный работодатель, то файл нужно назвать не "Резюме", а "Иванова И. А. Резюме на вакансию фармацевта" или "Фармацевт. Иванова". Если получатель - партнер по бизнесу, то также посмотрите на файл его глазами. Назовите не: "Коммерческое предложение для компании "Альфа"", а "Коммерческое предложение от компании "Бета"". Не: "Прайс", а "Прайс. Реклама на монетницах. Компания "Рекламист"". В этом случае получатель быстро сохранит письмо у себя в папке и ему не придется его специально переименовывать.

Желательно направлять письмо тому человеку, в компетенцию которого действительно входит решение вопросов, затронутых в письме. Если вы отправляете резюме, то нужно предварительно выяснить электронную почту менеджера по персоналу или руководителя. Если отправляется предложение о сотрудничестве - то обязательно тому, кто принимает решение по таким вопросам, будь это менеджер по закупкам, специалист по рекламе или директор.

Бывает, что единственный доступный адрес - это общий адрес компании вроде info@ или reklama@. Написав на такой адрес, можно легко оказаться незамеченным, поскольку на него поступает много спама. Поэтому желательно в теме письма указать фамилию сотрудника компании, для которого предназначено письмо или название компании, в которую вы обращаетесь. Также помогут обратить на себя внимание ключевые слова, связанные с деятельностью компании. Например: "Проблемы с поставкой леса от компании "Дрова Сибири"" - такая формулировка привлечет внимание менеджеров соответствующей компании.

Еще одна типичная ошибка отправителей - стремление известить о содержании своего письма всех подряд. Они указывают адреса всех более-менее заинтересованных людей, чтобы те получили копии. Ненужные письма вызывают раздражение у получателей, они отвлекают от работы в том числе и вас самих, когда вам начинают перезванивать за разъяснениями.

Существует правило: если вы перечисляете всех получателей через запятую - то ответ ждете от каждого из них, а если указываете часть адресов в строчке "Копия письма" - то ответа от этих адресатов не ждете, просто информируя их. Однако это правило соблюдается далеко не всеми. И с постоянными адресатами лучше специально о таком правиле договориться.

Еще одна удобная функция для отправки копий - "Скрытая копия". Если вы впишете адрес второго получателя в эту строчку, то первый не узнает, что вы проинформировали кого-то еще.

Используйте уведомление о доставке для важных писем. Не старайтесь снабдить им каждое письмо. Также можно использовать пометку о том, что письмо является особенно важным. Только не злоупотребляйте ею. А то некоторые отправители писем любят помечать как особо важные все письма подряд, и от этого их письма вообще перестают восприниматься как значимые.

Для работы с полученными письмами очень удобна функция сортировки полученных писем по папкам. В почтовой программе вы можете создать определенные правила, по которым входящие письма будут распределяться по папкам от определенного адресата, с определенным ключевым словом и так далее. Письма можно сортировать практически по любым параметрам: по важности, размеру, дате, списку адресатов и так далее. Пользоваться сортировкой особенно удобно, если вы подписаны на какие-либо рассылки или если вам приходит большой объем писем. В этом случае, например, приходящие по рассылке новости будут попадать в отдельную папку, и вы сможете читать их тогда, когда будет подходящее время, а не каждый раз, когда будет приходить такое письмо.

В деловых письмах не принято использовать "смайлики". Выражайте эмоции словами: "замечательный", "очень радостно", "восхищаюсь". Исключение - переписка с деловыми партнерами, с которыми вы перешли на "ты", уже не раз попили вместе кофейку и вообще поддерживаете неформальные отношения. Некоторые стараются быть оригинальными в письмах. Например, придумывают нестандартные подписи и заключительные фразы: "Самый креативный директор", "Лучший менеджер по продажам", "С уважением и любовью к Вам", "Жду ответа с нетерпеньем".

Для сотрудника агентства праздников, дизайнерской студии, работа которого предполагает креативный подход, - нестандартные формулировки будут только плюсом, но если оригинальничать начнет бухгалтер или руководитель, то это вряд ли будет принято с пониманием.

При ответе на письма удобнее всего сохранять в теле письма копию входящего письма, тему также удобнее оставлять ту же, которую заявил отправитель. Тогда вам обоим будет удобно следить за ходом решения проблемы. Но крайне неудобна манера, когда автор, впервые отправляя письмо на какую-то новую тему, оставляет тему, которая сохранилась в каком-то давнем входящем письме. Получить весной письмо с темой "Rе: С Новым годом!" не очень приятно и удобно. Сразу понять, о чем в письме пойдет речь, будет невозможно. Найти его через "Поиск" по ключевым словам также впоследствии не получится.

Если вы уходите в отпуск или уезжаете в командировку на какое-то время - воспользуйтесь функцией "Автоответ при отсутствии". В этом случае во время вашего отъезда всем, кто будет отправлять вам письма, будет приходить стандартный ответ, который вы сами напишете. В этом автоответе желательно указать, какого числа вы снова выйдете на работу, а также с кем можно связаться во время вашего отсутствия.

Этот вид деловой переписки все реже используется в нашей жизни, на смену ему пришла электронная почта. Однако бывают ситуации, когда бумажные письма эффективнее электронных. Например, когда необходимо пригласить руководящего работника на особо значимое мероприятие или когда вы хотите передать лично в руки качественно распечатанное коммерческое предложение. В этом случае то, что отправитель потратил время на распечатку и отправку письма по почте, подчеркнет уважительное отношение к получателю.

Рекомендации по составлению бумажных писем в целом те же, что и для электронных. Необходимо уважительно обратиться к получателю, в самом начале сформулировать главную мысль письма (например: "Приглашаем Вас на торжественное вручение премий"), структурированно изложить основное содержание и указать все необходимые контакты.

Важно использовать качественную бумагу и четко печатающий принтер для создания письма и распечатки конверта. Только в этом случае бумажное письмо действительно подчеркнет то, что его получатель является исключительно важной персоной для отправителя.

Пишите письма только тогда, когда это действительно необходимо. Важное требование деловой переписки, как и в целом делового общения, - это уважительное отношение к времени партнера. Берегите время получателей ваших писем, тщательно формулируя вопросы и убирая ненужные подробности. Тогда ваши послания всегда будут восприниматься как важные и информативные, а вы будете получать на них ответы.

Текст: Ирина Куривчак

Приносят счастье или несчастье письма счастья? Или об оккультном "вирусном" спаме эпохи, когда еще не было интернета...

***

Осенью 2003 года к нам в Миссионерский отдел пришло письмо.

"Здравствуйте! Несколько лет тому назад я получил подобное послание, но не придал ему значения и выбросил. А через месяц у меня умер отец.

И вот полтора месяца назад получаю снова это послание. И весь в сомнения. Окропил его святой водой, потом размножил, но не посылал никому. И навалилось на меня бедствие – с неделю назад появились клопы. По всей видимости придется кому-то посылать. Вот и вам высылаю 3 экземпляра в надежде, что Вы окажете помощь мне.

Да поможет Вам Господь и Пречистая Владычица в трудах Ваших. С уважением Юрий".

Письмо счастье (приводится в одном из оригиналов)

Само письмо находится в Юркале (Голландия), оно обошло 445 раз вокруг света и попало Вам. С получением письма его надо послать тому человеку, Вы желаете счастья, если Вы не верите в счастье из параллельных миров. Все зависит от Вас. Жизнь письма началась в 1254 году. В Россию оно попало в начале 20 века. Письмо получила бедная крестьянка Цигунова и через 4 дня откопала клад, потом вышла замуж за князя Галицина и стала миллионершей. В 1943 году письмо попало маршалу Тухачевскому, который сжег его. Через 4 дня его арестовали, судили, потом расстреляли. В 1921 году Коная Дайль получил письмо, но не распечатал его. Он попал в катастрофу, и ему ампутировали обе руки. Хрущеву письмо - подбросили на дачу, но так как он не прочел его, то на 4 день был свергнут друзьями. В 1980 году Алла Пугачева сделала 20 копий и через 4 дня получила неожиданное приглашение от фирии, после которого через 4 дня положила на счет 20 тысяч долларов. Примеров очень много. Но не в коем случае не рвите письмо. Отнеситесь к этому серьезно. Это путь между настоящим и будущим. Письмо можно отправить в конверте, лишь бы оно дошло до адреса. Тест не изменять.

J6181518T6-XXIIXIIXP5X

Эти знаки принесут вам счастье 9 лет. это письмо обошло вокруг света, счастье должно посетить Вас. Отправьте его лицам, которые в нем нуждаются. Не задерживайте письмо более 96 часов. Эта цепь создана миссионерами Венесуэлы. Отправте письмо приятелям и через 4 дня ждите сюрприза. Данте получил в 1929 году, поручив своему секретарю отослать 20 копий, через несколько дней он получил 20 тысяч. О. Дорозе получил письмо, но не отправил его. При родах умерла его жена, родив больного сына. Через несколько Дорозе отправил несколько писем, обреченный мальчик выздоровел. Сделайте 20 копий! Отправте обязательно! Это не шарлатанство! Ждите сюрприза! С любовью это возможно! Это письмо-удача, оригинал в Англии! Удача обошла мир 9 раз. Удача послана тебе в течении 4 дней со дня получения письма. Удача изброла тебя на своем пути. Это не шутка. Ты получишь удачу по почте не высылая денег. Не высылай денег, потому что, судьба не имеет цены. Не храните это письмо, оно должно покинуть твои руки в течении 96 часов. Служащий авиакомпании получил 7 тысяч долларов. Дон Оли получив 400 тысяч долларов, потерял их потому, что прервал цепочку. Джорж Виссон получил письмо, потерял жену, так как не дал письму новые связи, однако перед смертью получил 7500000 долларов. Пожалуйста, разошлите 20 копий и ожидайте, что произойдет через 4 дня. Цепочка идет Венесуэлы, и написана Св. Антонием Де Грабом, миссионером из Южной Африки. Поскольку эта копия должна путешествовать по свету, сделайте же 20 копий и пошлите их друзьям и компаниям. Через несколько дней ты получишь сюрприз. Это правда! Даже коли над тобой давлеет суеверие, обрати внимание на следующее. Константин Джо получил цепь в 1930 году. Он попросил своего секретаря сделать 20 копий и разослать их. Несколько дней спустя выиграл в лотерею 20 млн. долларов. Марко де Дали, служащий получил письмо и заболел, что должен избавиться от него в течении 96 часов потерял работу, потом отыскал письмо, сделав 20 копий несколькими днями получил работу лучше прежней. Дойне Фрехранд получил письмо, и не прочитав его, выбросил его, через 9 дней он умер. В 1987 году письмо получила молодая женщина из Калифорнии, оно было весьма потрепано и читалось с трудом. Девушка дала слово, что перепечатает его и пошлет, но отложила, чтобы сделать. На нее обрушилась куча проблем, в том числе ремонт автомобиля. Письмо не покинуло ее в течении 96 часов. Наконец она напечатала его как обещала, и получила новую машину. Помни, не посылай денег! Ты посылаешь удачу! Не игнорируй письмо, пришли его! Удачи!

Да, действительно, человек подвергся непростому искушению! И, увы, в этом он не одинок. Такие письма "счастья" достаточно часто появляются в почтовых ящиках, например, я сам получал их три раза. Как тут не разобраться, что же за "счастьице" ходит по просторам России?! Благо у меня на руках целых три "одинаковых", но почему-то разных письма – два, которые я получил и одно - от Юрия.

Где же ты письмецо и откуда?

Читаем внимательно:

"Само письмо находится в Юркале (Голландия)… Это письмо удача, оригинал в Англии!"

"Оно обошло 455 раз вокруг света и попало Вам…Удача обошла мир 9 раз!…".

"Жизнь письма началась в 1254 году…Эта цепь создана миссионерами Венесуэлы…Цепочка идет Венесуэлы, и написана Св. Антонием Де Грабом, миссионером из Южной Африки"

Итак, письмо создано в 1254 г., и цепь его передачи создана миссионером из Венесуэлы Св. Антонием Де Грабом, который был родом из Южной Африки. Не нужно быть знатоком географии и истории, чтобы знать – Венесуэла, находится в Южной Америки, однако в 1254 году, этот континент не был известен Старому Свету! Более того, в те времена Южная Африка, т.к. территория ЮАР также практически не была известна европейцам, и конечно не была ими колонизирована. Поэтому счастьежелательный "папа" письма св. Антоний Де Граб не мог появиться ни в Венесуэле, и даже родиться в Южной Африке.

Но это еще не все странности. Совершенно не ясно, с какой скоростью письмо колобродит по белу свету, то оно обошло 445 раз вокруг света, то всего лишь 9 раз. К тому же не понятно где же находится оригинал, то ли в Голландии, то ли в Англии?

То, что у автора письма св. Антония де Граба из Южной Африки туго с историей, свидетельствует и следующее предложение: "В 1943 году письмо попало маршалу Тухачевскому, который сжег его. Через 4 дня его арестовали, судили, потом расстреляли". Я хоть и школу давно закончил, однако хорошо помню, маршала репрессировали до начала Великой Отечественной войны…

***

Читайте также по теме:

• Пошли "удачу" и "любовь": как получить сто "писем счастья" и не испугаться - Взгляд-инфо
• Кто крайний за монеткой счастья? - Миссионерский отдел Московской епархии
• Ходит по свету убийственное счастье (о письмах счастья) - Максим Степаненко
• Иерусалимский хлеб, или Закваска от лукавого - иерей Дионисий Свечников
• "Иерусалимский хлеб" - Интерфакс-Религия
• Магизм - профессор Алексей Осипов

***

Странная летопись или "текст не менять!"

Все события, описанные в письме, относятся в ХХ веку. И это понятно, в 1254 г. не было ни Пугачевой, ни удачливой крестьянки Цигуновой, ни бедной девушки из Калифорнии, у которой сломалась машина. А ведь, между прочим, "Текст не изменять!". Что же в письме осталось от того древнего письма?

Наверное, магические знаки, осенило меня! Сличение трех разных писем из трех разных источников разочаровало меня – знаки были разными. При этом в двух последних вариантах в знаках оказалась славянская буква "П", которой нет в латинском алфавите, обычно используемом оккультистами Средних веков в написании магических заклинаний.

J6181518T6-XXIIXIIXP5X

Y6181518E6XXXIПXP5X

Y61815, 1886-XXПX ПXPSX

Очень подозрительна личность летописца, который, судя по письму, практически полностью изменил древний оригинал. События, описанные в письме, происходили в разные годы, в разных странах и даже континентах. Кто их собирал и вопреки предупреждению "текст не изменять!" почему-то их вписывал? Сами счастливчики и несчастливчики не могли приписать к письму то, что с ними произошло, т.к. удача приходила им уже после того, как они отправили письма. А неудачники вряд ли стразу бросались печатать в газеты или подписывать письмо: "Я, О. Дорозе, не отправил 20 копий письма, и моя жена умерла при родах. О, горе мне, дураку! Но я вовремя спохватился и мальчик, которого, извлекли из мертвой жены, выжил!". В свете, описываемого расстрела в 1943 году уже расстрелянного Тухачевского, есть сомнения, существовали ли вообще указанные люди.

В трех письмах, с которыми я ознакомился, полно ошибок (вы в этом уже убедились, читая приведенное письмо), и орфографических, и синтаксических, в т.ч. и в именах собственных:

"Само письмо находится в Юеркуала…Юркале…Юфкула".

"Доине Фрехранд…Догли Фрехранд…Догнит Фрихланд".

"Джордж Висаси…Джорж Виссон…"

И, наконец, фамилию католического миссионера исказили, как могли: то он "де Граб", то "де Грабби", то "де Габ"…

Письмо глазами христианина

Оставив светскую эрудицию, посмотрим на письмо глазами христианина. Оно не как не тянет на письмо-молитву к Богу, там нет даже намека на обращение "Господи, помилуй меня, и пошли мне богатство!". Кстати, подобные молитвы не одобряются не то, что Церковью, и Самим Господом "…не ищите, что вам есть, или что пить, и не беспокойтесь, потому что всего этого ищут люди мира сего; ваш же Отец знает, что вы имеете нужду в том; наипаче ищите Царствия Божия, и это всё приложится вам" (Лк.12:29-31).

Вне всякого сомнения, перед нами – по своей сути, магическое письмо (точнее - пародия на магическое письмо).

Раз так, уместно будет привести вначале контраргумент из стана духовных супротивников. Хотя я и далек от магии, но колдунами предполагается, что получение положительного эффекта зависит от правильного исполнения магического ритуала и правильного произношения (начертания) заклинаний. Однако магические знаки во всех письмах разные! Да и само письмо с Аллой Пугачевой и крестьянкой Цигуновой на все 100% не соответствует древнему оригиналу. Отсюда, очень сомнительна заявляемая магическая способность письма осчастливить всякого послушного его распространителя.

Из-за магический сущности письмо принципиально не могло быть создано католическим миссионером, который к тому же обозначен святым. Хотя римо-католики и впали во множество ересей, вряд ли они в те времена потеряли способность узнавать богомерзкую магию, как наши современные россияне.

В одной из утренних молитв, мы говорим Богу: "Ты бо еси мой Сотворитель и всякому благу Промысленник и Податель, и о Тебе же упование мое…". Итак, всякий христианин осознает, что все блага им получаемые, имеют один источник – Бога, именно поэтому мы ежедневно молимся Ему: "Господи помилуй… помоги… спаси… вразуми, наставь на путь истинный (праведный)… исцели… даруй" и т.п. При этом, так молясь, христианин просит не нагло и самодовольно, а проникается смирением, понимая свою греховность и недостойность просимых благ. И при этом своими делами в повседневной жизни стремится к праведности, доказывая тем самым свою любовь к Богу.

А к чему призывает письмо? Добр или зол, праведен или погряз в грехах, христианин ты или безбожник – все равно, лишь бы переписал письмо 20 раз, и получишь счастье в течение 9 лет!

Когда в молитве мы просим Бога о чем-то и получаем, то знаем источник блага – Бога. В магии – заговорах, заклятьях, в том числе и в этом письме нет обращения к Богу. Тогда кто же выполняет магическую просьбу? Бесы!

Вот почему Православная Церковь так гневно осуждают тех, кто занимается магий и колдовством, помня пророческое предупреждение: "…не научись делать мерзости … не должен находиться у тебя … прорицатель, гадатель, ворожея, чародей, обаятель, вызывающий духов, волшебник и вопрошающий мертвых; ибо мерзок пред Господом всякий, делающий это…" (Втор. 18, 9 – 14.), т.к. такие люди добровольно себя подчиняют бесовской силе.

Будучи "образом и подобием" Бога (Быт. 1:26), мы наделены таким качеством, как свободной волей. Будучи свободными, мы вправе принять и отказаться от каких-то благ, даваемых нам Богом, в том числе и от материального богатства, которое может много принести искушений, не способствующих нашему спасению. Наказывает ли нас за это Господь? Конечно, нет. Тем более что Он долго терпит; даже самые тяжкие грехи людей. А что же письмо-"СЧАСТЬЕ"? Отказался распространять такое письмо, несущее "счастье": выгнали с работы, попал в аварию, низвергли из власти, умерла жена, и даже… расстреляли. Вот такое вот "счастье" со звериным оскалом! Разве может за этим стоять Бог, который "есть любовь" (1 Ин.4:8)?

Поэтому не должно быть никаких сомнений при виде такого письма в почтовом ящике: отправьте его в мусорное ведро ! И помните, что, по словам св. апостола Павла "в мире идол ничто" (1Кор. 8:4). И если Вы живете по христиански - любите Бога и ближних, как самого себя, участвуете в богослужениях, прибегаете к спасительным Таинствам - с раскаянием исповедайте свои грехи и причащаетесь Телом и Кровью Господним, не оставляете молитву, то никакое письмо или заговор, никакая злоба беса или колдуна не повредят Вам.

Впрочем, мое глубокое убеждение, все эти "письма-счастья" - не злая магия, несущая непослушным всевозможные беды, скорее всего это чья-то злая шутка-издевка, впрочем, имеющая оккультную подоплеку. Такое письмо будет и дальше бродить, пока есть простодушные, оккультно настроенные, падкие на халяву из "параллельных миров" и вместе с тем пугливые невоцерковленные россияне.

Что же касается случая с Юрием, можно только лишь с горестью вздохнуть, бесы они и есть бесы! Древние падшие духи сильны в искушениях, они мастера выдавать случайные за взаимосвязанные события.

P.S. Кстати, по России распространяются еще и "пироги счастья", точнее магическая закваска для них, которую нужно раздавать всем знакомым простофилям. Такие пироги нужно печь только один раз в жизни и раздавать закваску только ну о-о-очень хорошим людям…

Максим Степаненко, руководитель
Миссионерского отдела Уфимской епархии
Русской Православной Церкви

В начале апреля 2008 года мне переслали по интернету еще одно "письмо-счастья". Обратите внимание на его заметное изменение.

"КИТАЙСКОЕ НАСТАВЛЕНИЕ. Можно купить дом, Но не очаг; можно купить кровать, но не сон; можно купить часы, но не время; можно купить книгу, но не знание; можно купить положение, но не уважение; можно заплатить за доктора, но не за здоровье можно купить душу, но не жизнь; можно купить секс, но не любовь. Китайское наставление приносит удачу. Оригинал хранится в Нидерландах. Это наставление уже восемь раз облетело вокруг мира. И, однако же, на этот раз оно принесет удачу тебе. После получения этого письма ты станешь счастливым. Это не шутка. К тебе придет удача. Перешли по почте или Интернету это письмо тем людям, которые нуждаются в счастье. Не посылай деньги, потому что счастье не купишь. Не храни письмо более 96 часов, в течение этого времени его нужно переслать. Несколько примеров того, что произошло: Константин получил письмо в 1953 году и попросил свою секретаршу сделать с него 20 копий; через 9 дней он выиграл 9 миллионов марок в национальную лотерею. В 1967 году Бруно получил это письмо и со смехом выбросил его. Через несколько дней у него заболел сын. Он отыскал письмо, сделал с него 20 копий и разослал их; через девять дней он получил известие о том, что его сын выздоровел. В 1987 году письмо получил молодой калифорниец, который заметил, что оно было неразборчиво написано. Он пообещал себе перепечатать его на машинке, однако отложил это на потом. То есть он не освободился от письма в последующие 96 часов. Позже он переписал и переслал его, как и было обещано, и получил новый автомобиль. Впоследствии он переслал его, продолжив счастливую цепочку. Не забудь, не посылай деньги и не подписывай письма. Просто пошли 20 копий и подожди чтобы увидеть, что случиться через несколько дней. Наставление было написано миссионером с Антильских островов Я посылаю его тебе, потому что ты должен помочь ему обойти вокруг Земли. Пошли 20 копий своим знакомым, друзьям и подругам. Спустя несколько дней ты получишь добрые известия или у тебя случиться сюрприз. Это правда, даже если ты не суеверен. Этот листок был послан в качестве удачи. Благодаря кому-то, кто любит тебя, счастье сохраниться от твоей пересылки Удача придет к тебе примерно в течение 4 дней после получения этого письма, которое предназначалось тебе. Счастье пришло из Венесуэлы, и оно было написано Антони де Крудом, южноафриканским миссионером. Теперь твоя очередь переслать его. Не храни письмо, оно должно покинуть твои руки в течение 96 часов. Я прошу тебя послать копии, и ты увидишь, что случиться в течении 4 дней. НЕ ПОСЫЛАЙ ДЕНЬГИ, НЕ ЗАБУДЬ ОБ ЭТОМ ПИСЬМЕ. ЭТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЕЙСТВУЕТ".

С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть Показать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть Показать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть Показать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть Показать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть Показать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть Показать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть Показать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Свернуть Показать

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц

Свернуть Показать

Сюрприз для заявителей - физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Свернуть Показать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сноски

Свернуть Показать

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Иванову И. И.

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

• 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
• 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.