Аналіз комунікацій у створенні. Аналіз комунікацій в організації - Реферат

У комунікаційному процесі існують міжособистісні та організаційні комунікації, далі розглянемо кожну з них.

Міжособистісні комунікації - це комунікації, які протікають між людьми.

Організаційні комунікації – це такі комунікації, які протікають усередині організації між її працівниками.

Відмінною рисою міжособистісних комунікацій і те, що можуть відбуватися серед працівників однієї організації, а й між працівниками різних організацій (наприклад, фірм, є партнерами друг з одним).

Організаційні комунікації ж, навпаки, можуть зачіпати лише одну організацію, чи фірму. Вони включають частину міжособистісних комунікацій, що відбуваються серед працівників тільки цієї фірми. Але в той же час міжособистісні комунікації можуть мати в собі організаційні комунікації.

Серед великої кількості методів комунікації, більшу частинусвого часу будь-який керівник витрачає на прямий міжособовий обмін інформацією. Тому необхідність вивчення міжособистісних комунікацій у тому, щоб ними ефективно управляти грає велику роль.

Здійснення комунікацій у деяких випадках пов'язане із значними труднощами. Якщо дві людини значно розходяться в думках з якогось питання, усвідомити це дозволяє лише встановлення двосторонніх комунікацій.

Визнати успішною комунікацію можна лише тому випадку, коли одержувач інформації може зрозуміти і правильно інтерпретувати сенс повідомлення, надісланого йому. У будь-яких інших випадках комунікація називатиметься безуспішною.

На успіх комунікації можуть вплинути багато чинників, звані у своїй комунікаційними бар'єрами (чи перешкодами). В даний час такі бар'єри прийнято розділяти на макро та мікрорівні.

Макробар'єри у комунікаційному процесі створюють перешкоди для успішної комунікації загалом. До них прийнято відносити:

• - Різні спотворення інформації, яку переїде відправник, або перевантаження інформаційних мереж;
• - виникла потреба у дедалі складнішої інформації;
• - інтернаціоналізація ділових контактів та зростання ролі іноземних мовта інше.

На відміну від макробар'єрів, мікробар'єри створюють складнощі для успішної комунікації в будь-якій конкретній вузькій галузі, сфері. До таких бар'єрів можна віднести:

• - Відношення відправника інформації безпосередньо до одержувача інформації;
• - Навпаки, ставлення одержувача інформації до джерела інформації;
• - Здатність сприйняття одержувачем інформації багатозначних слів;
• - Неможливість зворотного зв'язку.

Цілком всі перепони, які можуть виникнути в комунікаційному процесі, можна подати у вигляді схеми.

Проводячи аналіз комунікацій у системі управління, можна виявити основні проблеми ефективності комунікацій. Усі їх можна розділити на 2 групи:

• - Проблеми організаційних комунікацій;
• - проблеми, що виникають у ході міжособистісного спілкування.

Розглянемо насамперед проблеми, які перешкоджають ефективним організаційним комунікаціям.

Якщо в організації існують комунікаційні канали, що чітко діють, то вони здатні допомогти у вирішенні багатьох організаційних проблем. Також їх наявність сприяє ефективному управліннюокремими структурними одиницями у створенні шляху до загальної поставленої задачі. Але створення таких каналів, зазвичай, пов'язані з низкою труднощів, які можуть бути викликані як дефектами в каналах передачі, і дефектним кодуванням, чи декодуванням повідомлень, які отримують адресати.

Головна проблема у комунікативному процесі між елементами організаційної структуривиникає через те, що часто немає необхідної визначеності у відносинах серед окремих структурних одиниць організації. В результаті цього, накази і розпорядження, що посилаються керівництвом, можуть невірно трактуватися підлеглими, дублюватися, останнє повідомлення може суперечити відісланим раніше і т.д.

Також у разі виникають не стабільні горизонтальні зв'язку серед підрозділів, чи його співробітників. Інформація, що приймається, починає носити хаотичний характер, викликаючи цим «інформаційний голод», або навпаки перенасичення суперечливою інформацією. У таких умовах невизначеності найбільше проявляють себе основні види бар'єрів у комунікаційному процесі.

• 1 Спотворення повідомлень - одне із бар'єрів комунікативного процесу, у якому структурні одиниці організації надходить інформація, не адекватна реальної ситуації. Даний бар'єр сильно уповільнює роботу організації в цілому, тому що важливо зрозуміти на початку, яка мета була поставлена ​​і як її досягти і потім швидко і якісно виконати поставлену роботу. Неправильне трактування мети може занапастити всю роботу ще на початковому етапі.
• 2 Інформаційні навантаження. Через велику кількість одержуваної інформації керівнику часто важко зосередитися на найважливішому. Він відсіює, як йому здається, непотрібну частину інформації, часом не помічаючи щось не тільки марне, а й важливе. Тому, якщо керівник отримує дуже багато різної інформації, це знижує ефективне управління.
• 3 Недоліки у структурі організації. Вони дуже негативно впливають ефективність комунікаційного процесу. Коли в організації багато підрозділів різного рівня, інформація, що йде від нижнього рівня до верхнього спотворюється, частково втрачається. Чим більше таких рівнів, тим більше спотворюється інформація. Головним чином це справедливо для висхідних комунікаційних потоків (знизу нагору, від підлеглих до керівників).
• 4. Відсутність стійких горизонтальних зв'язків між підрозділами організації. Цей бар'єр з'являється, коли керівництво не вітає комунікації серед підрозділів організації, а навпаки, допускає лише вертикальні зв'язки. Такий недолік характерний для високоцентралізованих та формалізованих лінійних структур.
• 5 Наявність конфліктів серед окремих груп та підрозділів організації. Якщо керівники, чи співробітники перебувають у конфліктах друг з одним чи між собою, це сприяє розриву комунікаційних зв'язків. Найчастіше співробітники починають використовувати комунікаційні зв'язки заради власної вигоди. Особливо така ситуація справедлива, як у організації, наприклад, виробляють кілька видів продукції, послуг, у своїй внесок кожного підрозділи не розмежований. Між учасниками кожного підрозділу починають виникати конфлікти, кожен прагне принизити значимість іншого.
• 6 Високий ступіньпросторової диференціації Цей бар'єр перешкоджає проходженню інформації каналами комунікації через віддаленість окремих підрозділів організації. Іноді важко проконтролювати виконання, або передати великий обсяг, наприклад, з допомогою телефонного зв'язку. Усе це зумовлює зниження ефективності комунікаційного процесу.

Організаційна структура побудована за лінійно-функціональним типом. Нині структура управління у компанії включає основне виробництво, бухгалтерію.

Лінійно-функціональна структура управління заснована на «шахтному» принципі побудови та спеціалізації управлінського процесузалежно від обов'язків, покладених на заступників керівника – функціональних керівників. Таким чином, структура управління ТОВ включає спеціальні підрозділи при лінійних керівниках, які допомагають їм виконувати завдання організації.

Структурі управління властива централізація повноважень та відповідальності. При цій структурі управління, всю повноту влади перебирає лінійний керівник (директор) очолює колектив. Це проявляється у розподілі функціональних обов'язківміж підрозділами, комунікаціями згори донизу.

Структура комунікацій включає внутрішні і зовнішні комунікації організації.

Внутрішні комунікації:

• - комунікаціями між керівником та робочою групою, наприклад, комунікації між головним бухгалтером та штатним сотредником бухгалтерії;
• - комунікації між різними підрозділами та відділами, наприклад, комунікації бухгалтером та виробничим персоналом;
• - комунікації щодо висхідної, тобто між виробничим персоналомта начальником цеху тощо.

Неформальні комунікації присутні як і будь-якому іншому підприємстві, і пов'язані зі спілкуванням співробітників на особисті теми, обговорення суспільних і політичних явищ та ін. Ці неформальні групи утворюються в результаті спільних інтересів, близького місця проживання або за віком. Нерідко організуються корпративні заходи, які ведуть до розширення неформальних комунікацій.

Формами внутрішніх комунікацій є накази, розпорядження, прохання, вказівки, переконання та інших.

Внутрішні комунікації здійснюються в усній формі (вказівки, прохання та ін.), у письмовій (листи, накази, акти).

Основними способами ділового спілкуванняна є збори, переговори, діалог.

Збори проводяться в міру необхідності під час вирішення складних проблем за участю керівного складу підприємства.

Ділові переговори в організації ведуться директором, комерційним директором, головним інженером або уповноваженим співробітником бухгалтерії у процесі спілкування із замовниками.

При аналізі комунікаційних зв'язків виявлено, що на ТОВ є і вертикальні і горизонтальні комунікаційні канали.

Вертикальні комунікаційні канали поєднують елементи управлінської структури, що належать до різних її рівнів. По них зверху донизу передаються накази, розпорядження, інструкції, а знизу догори надходять звіти про виконану роботу, заявки та замовлення з боку споживачів. Вертикальні комунікаційні канали пов'язують, наприклад, директора із начальником цеху.

Горизонтальні комунікаційні канали безпосередньо пов'язують рівні за статусом рівні управління. Вони забезпечують найефективніше вирішення спільних проблем. Горизонтальні комунікаційні канали представлені зв'язками між виробничими робітниками чи головним інженером та начальником цеху.

Однак, у більшості випадків система комунікацій в організації ґрунтується на міжособистісних взаємодіях між керівниками та підлеглими. Але й керівники горизонтально співвідносних відділів діють злагоджено. Організація оснащена комп'ютерною технікою, налагоджені зовнішні комунікації (з постачальниками), є єдина внутрішня мережа, що сприяє оперативному обміну всередині організації

Розглядаючи комунікаційну структуру можна бачити, що розпорядження керівника підлеглим частіше передаються шляхом міжособистісної взаємодії. Це, з одного боку, дозволяє відразу встановити Зворотній зв'язокі з'ясувати, наскільки правильно зрозуміле завдання, і усунути неясності, але, з іншого боку, інформація в процесі діяльності може бути забута і, через брак письмових рекомендацій, Спотворюється у свідомості і як наслідок виконується не повно.

Крім того, у процесі комунікації виявлено перепони.

До них відносяться:

• - інформаційні навантаження, тобто. співробітники перевантажені організаційними та контрольними роботами. Це призводить до того, що частина інформації забувається в результаті певна роботане виконується у строк.
• - крім того, через відсутність служби маркетингу, вся маркетингова діяльністьперекладаються на комерційного директора. Проте, маркетинг у створенні ведеться ефективно.

Зовнішні комунікації.

• 1) Споживачами. У процесі комунікації доводить до споживача інформацію про продукцію підприємства, її якість, терміни виготовлення, порядок укладання договорів тощо. З іншого боку, споживач у процесі комунікації доводить до підприємства повідомлення про свої побажання, про свої вимоги та переваги з приводу придбаної продукції. Комунікації із споживачами - фізичними особамита юридичними особами здійснює в основному головний інженерчи співробітники бухгалтерії. Якщо в ролі покупців виступає велике юридична особапереговори із продажу проводить заступник директора з комерційної частини.
• 2) Постачальники та посередники також перебувають у повноваженні заступника директора з комерційної частини. Складовою комунікації в даному випадку є інформація про якість та вартість матеріальних ресурсів, про терміни її поставки, форми оплати та ін.
• 3) Державні органи(Адміністрація м. Києва, податкова інспекція) - комунікації з ними здійснюють директор та головний бухгалтерпідприємства.

Зовнішні комунікації проходять у таких формах:

• - переговори, бесіди (для постачальників, посередників, споживачів);
• - укази та розпорядження (державні органи);
• - Листи (покупці, постачальники, посередники, державні органи).

Якщо розглядати комунікації процеси засобами передачі, то на даному підприємствіприсутні:

• - Мовна комунікація (письмова та усна);
• - паралінгвістична комунікація (жести, міміка, пози);
• - речовинно-знакова комунікація (наприклад, демонстрація покупцям зразків виробленої продукції торговельно-виставкових залах).

Комунікація є обмін інформацією між двома і більше людьми.

Комунікаційна мережа - це поєднання певним чином що у комунікаційному процесі індивідів з допомогою інформаційних потоків.

У цьому аналізі необхідно виявити комунікаційні зв'язки всередині організаційної структури. Спочатку розглянемо кожен вид комунікації і потім виявимо труднощі у розвитку комунікаційних відносин.

1. Вертикальна комунікація

Тут усе зрозуміло. Комунікації відбуваються зверху донизу. Тобто апарат управління видає доручення та спускає їх нижче на відділення. Зверху вниз від генерального директорадо службовців нижчої ланки.

2. Горизонтальні комунікації

Комунікації у разі відбуваються і апараті управління і рівнях що знаходяться нижче, під апаратом управління. Зазвичай міжособистісні відносини більш низьких рівняхпроводяться незалежно від генерального директора.

Якщо брати вертикальну форму комунікацій, то це насамперед стосується нормативним документам, накази, усній формі. Крім цього інформація управління розсилається, як письмовій формі, Так поштою. У АТ «Баян-Сулу» розпорядження, накази найчастіше відбуваються у письмовій формах. Також існує селекторний зв'язок нарад на підприємстві. Також ефективно використовується електронна поштата телефонні вузли. На підприємстві створено електронна базаданих, у якій зберігається інформація за різними показниками.

Інформаційно-обчислювальну систему підприємства координує центр Автоматичної системиуправління, що відповідає за наявність якісного програмного забезпечення, усунення системних збоїв

У горизонтальній формі все набагато простіше. Немає жодних перешкод. Комунікації тут відбуваються за відомими схемами. Ті це телефон, яким співробітники можуть спілкуватися один, з одним не відходячи від робочого місця в робочий час. Крім цього, всі співробітники підключені до одного оператора стільникового зв'язкуна єдиний корпоративний тариф, що дозволяє з ними зв'язуватися телефоном на місцях дешевше, ніж зазвичай.

Далі йде електронна пошта, що вже в наш час не є нововведенням, оскільки є також одним із найзручніших засобів комунікації. Також у підприємстві існує локальна мережа, та працівники можуть обмінюватися документами без підключення до мережі Internet.

Ще одним засобом передачі/отримання інформації є факс, по ньому розсилаються документи, необхідні ведення справ, балансу, обліку тощо.

З неофіційних методів комунікації варто віднести сервер швидкого обміну повідомленнями ICQ. Співробітники у вільний часта під час роботи спілкуються за допомогою ICQ. Цей вид комунікації можна зарахувати до плюсу.

• 3. Комунікаційні стилі
• 1) Офіційний. Сюди входить обов'язкове носіння суворого одягу, правильна поведінка та спілкування.
• 2) Діловий. Багато в чому схожий на офіційний, але більш розкутий у поведінці, манері спілкування. Немає на увазі мат, образи, гучна мова.
• 3) Вільний. Більше підходить для вільного зручного одягу. Немає на увазі брудна рвана одяг, джинси або те в чому ви звикли ходити вдома.

На підприємстві немає чітко позначеного дрес-коду, але дотримуються ділового стилюодяг з елементами casual. Чистота охайність одягу та зачіски обов'язкові.

Як і в будь-якій організації в АТ «Баян-Сулу» існують різні перешкоди та виникають різні труднощі. До них можна віднести, невчасне донесення інформації до співробітників і директора (частіше, якщо він у відрядженні), це все може спричинити матеріальні збитки або якісь неузгодженості.

Вступ…………………………………………………………………………………3

Глава 1 Комунікації у організації…..……………………………………………..7

1.1 Комунікації – поняття та функції………………………………………..….....7

1.2 Типи комунікацій…………………………………………………………….…11

1.3 Комунікаційний процесс…………………………………………………….....18

1.4 Комунікаційні мережі та стилі………………………………………………...25

1.5 Міжособистісні комунікації та бар'єри……………………………………..…30

1.6 Організаційні комунікації та перешкоди з їхньої пути…………………….…..36

1.7 Регулювання інформаційних потоків…………………………………………39

Глава 2 Системи комунікацій у ТОВ «Діна-Сервіс»……………...……………43

2.1 Характеристика підприємства………………….……………………………….….43

2.2 Структура комунікацій………………………....…………………………….…46

2.3 Проведення аналізу комунікацій………………………...……………………...48

Розділ 4 Організаційно – економічна ефективністьрекомендацій………..87

Глава 5 Екологічно-правове забезпечення проекту..…………………………….90

Заключение……………………………………………………………………………..96

Список використаних джерел…………………………………………………98

Вступ

Одним із самих важливих факторівІнтеграція управління є комунікація. Комунікація - це спілкування людей у ​​процесі їхнього спільної діяльності, Це обмін ідеями, думками, почуттями, обмін інформацією. Без комунікації неможливе існування жодної організованої групи людей.

Комунікація – це засіб, з допомогою якого єдине ціле об'єднується організована діяльність. Її також можна розглядати як засіб, за допомогою якого соціальні та енергетичні вклади вводяться в соціальні системи. Комунікація є засобом, за допомогою якого модифікується поведінка, здійснюються зміни, інформація набуває ефективності, реалізуються цілі. Фактично це свого роду «кровоносна система» єдиного організму фірми. Керівниками, що ефективно працюють, вважають тих, хто ефективний у комунікаціях. Менеджери мають досконало володіти мистецтвом комунікації, оскільки, образно кажучи, виконують роботу «чужими руками».


Робота опублікована

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Подібні документи

Концепція ефективних комунікацій. Функції та типологія комунікацій. Структура процесу обміну інформацією. Проблеми комунікацій та шляхи підвищення її ефективності. Підвищення ефективності внутрішніх комунікацій з прикладу досвіду вітчизняних предприятий.

курсова робота , доданий 08.12.2009


Процес комунікацій та ефективність управління. Межорівневі комунікаціїу організаціях. Міжособистісні комунікації. Комунікаційний процес. Відповідальність керівника за налагодження комунікації. Вдосконалення комунікацій.

курсова робота , доданий 12.05.2002


Роль та значення внутрішніх комунікацій у діяльності керівника підприємства. Різновиди внутрішніх комунікацій організації та його відмінні характеристики. Проблеми, пов'язані з даними комунікаціями та методи їх вирішення керівником.

курсова робота , доданий 23.12.2009


Функції комунікативних структур. Види комунікацій. Комунікаційний процес. Структура комунікацій Комунікаційні бар'єри Ефективний обмін інформацією. Управлінські функціїпланування, організації, мотивації та контролю.

курсова робота , доданий 04.01.2004


Сутність природи та складності комунікацій, та їх значення в організації. Особливості змісту комунікативного процесу та перешкоди, що стоять на їхньому шляху. Основні види комунікацій. Форми шляху покращення системи комунікацій у сучасній організації.

курсова робота , доданий 08.12.2008


Поняття та сутність комунікацій у менеджменті. Структура процесу комунікацій. Комунікаційні бар'єри та їх подолання. Інформаційні потоки у створенні. Етапи розробки ефективної комунікації. Аналіз комунікаційної системи у ЗАТ "Пікнік".

курсова робота , доданий 06.11.2011


Система внутрішніх комунікацій, їх роль процесі прийняття рішень. Вплив комунікативного стилю на відносини керівництва та співробітників в організації. Умови та методи ефективної комунікації у роботі з персоналом організації в умовах кризи.

курсова робота , доданий 26.07.2015


Поняття, форми та культура ділових комунікацій. Особливості ділових комунікацій менеджера з продажу. Міжособистісні та організаційні комунікації. Методи вдосконалення ділових комунікацій менеджера з продажу на прикладі ІП "Тетянкіна".

дипломна робота , доданий 06.07.2010