Посадова інструкція начальника архівного відділу адміністрації. Єдиний кваліфікаційний довідник посад, розділ кваліфікації працівників архівів та працівників архівної справи — Російська газета
Управління
Карачаєво-Черкеської
Республіки у справах архівів
Стверджую
Глава адміністрації ___________________
П.І.Б.
"____" ________________ 20___ р.
Зразкова посадова інструкція
начальника архівного відділу адміністрації
_________________________________________________
муніципального району (міського округу)
1.1. Посада начальника архівного відділу належить у Реєстрі посад муніципальної служби Карачаєво-Черкеської Республіки до групи "головна".
1.2. Начальник архівного відділу безпосередньо підпорядковується _________________________________________________________________.
1.3. Начальник архівного відділу призначається та звільняється з посади головою адміністрації.
1.4. У підпорядкуванні начальника (заступник начальника, провідний спеціаліст, спеціаліст).
1.5. Начальника архівного відділу під час його відсутності заміщає (заступник начальника, провідний спеціаліст).
1.6. Начальник архівного відділу здійснює свою діяльність відповідно до Конституції Російської Федерації, Трудовим кодексом Російської Федерації, Федеральним законом від 02.03.2007 р. N 25-ФЗ "Про муніципальну службу в Російській Федерації", Федеральним законом від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації", іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, Конституцією Карачаєво-Черкеської Республіки, Законом Карачаєво-Черкеської Республіки від 15.11.2007 р. N 75-РЗ "Про деякі питання муніципальної служби в Карачаєво-Черкеській Республіці", Законом Карачаєво-Черкеської "Про архівну справу в Карачаєво-Черкеській Республіці", Законом Карачаєво-Черкеської Республіки від 13 листопада 2006 р. N 85-РЗ "Про наділення органів місцевого самоврядуваннямуніципальних утворень в Карачаєво-Черкеській Республіці окремими державними повноваженнями Карачаєво-Черкеської Республіки з формування, утримання та використання Архівного фонду Карачаєво-Черкеської Республіки, іншими нормативними правовими актами Карачаєво-Черкеської Республіки.
ІІ. Кваліфікаційні вимоги до посади начальника архівного відділу
2.1. До освіти: наявність вищої професійної освіти за однією з таких спеціальностей: державна та муніципальне управління, юриспруденція, історик-архівіст, підтвердженого документом про освіту та кваліфікацію.
2.2. До стажу роботи: не менше трьох років стажу муніципальної служби або не менше трьох років стажу роботи за фахом;
2.3. До рівня професійних знань та навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків:
Знання та вміння застосовувати у своїй діяльності федеральне та республіканське законодавство;
Здатність підтримувати рівень кваліфікації, необхідний належного виконання посадових обов'язків;
Знання апаратного та програмного забезпечення, можливостей та особливостей застосування сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у муніципальних органах, включаючи використання можливостей міжвідомчого документообігу, спільних питань у сфері забезпечення інформаційної безпеки;
Наявність навичок роботи з базами даних, сховищами інформації, внутрішніми та периферійними пристроями комп'ютера, з інформаційно-телекомунікаційними мережами, у тому числі в Інтернеті, операційній системі, у текстовому редакторі, з електронними таблицями, з підготовки презентацій, графічними об'єктами, графічними об'єктами в електронних документах;
Вміння працювати з людьми.
ІІІ. Посадові обов'язки, права та відповідальність начальника архівного відділу
3.1. Посадові обов'язки начальника архівного відділу:
3.1.1. Керує роботою архівного відділу адміністрації муніципального району (міського округу) (далі – архів).
3.1.2. Розробляє програми розвитку та плани роботи архіву.
3.1.3. Керує підготовкою проектів нормативних документів, які регламентують діяльність архіву.
3.1.4. Організує розробку методичних документів з метою вдосконалення роботи архіву, контролює їх впровадження у практику.
3.1.5. Веде основні облікові документи архіву.
3.1.6. Організовує та координує роботу фахівців архіву щодо забезпечення збереження документів та їх раціонального розміщення.
3.1.7. Здійснює контроль за дотриманням нормативних умов та режимів зберігання документів архіву.
3.1.8. Проводить роботу з перевірки наявності та фізичного стану документів, відбору їх для реставрації, дезінфекції, дезінсекції, страхового копіювання та палітурних робіт, контролює якість їх проведення.
3.1.9. Здійснює облік та розшук невиявлених справ архіву, виявлення та облік особливо цінних документів.
3.1.10. Складає списки юридичних та фізичних осібє джерелами комплектування архіву.
3.1.11. Веде переговори з федеральними територіальними, республіканськими органами, недержавними організаціями та фізичними особами – потенційними джерелами комплектування архіву.
3.1.12. Надає методичну та практичну допомогу у діловодстві організацій – джерел комплектування архіву.
3.1.13. Здійснює прийом документів на постійне, тимчасове та депозитарне зберігання.
3.1.14. Організовує роботу експертної комісії.
3.1.15. Організує відбір та передачу документів на постійне зберігання.
3.1.16. Веде облік документів, які тимчасово зберігаються в організаціях - джерелах комплектування архіву.
3.1.17. Здійснює контроль за документами, що зберігаються в організаціях – джерелах комплектування архіву.
3.1.18. Бере участь у укладанні договорів між організаціями - джерелами комплектування архіву та відділом науково-технічної обробки документів, що міститься за рахунок коштів від підприємницької та іншої діяльності Республіканського державного, що приносить дохід. бюджетної установи"Державний архів Карачаєво-Черкеської Республіки" (далі - РДБУ "ГА КЧР") про впорядкування документів та надання їм платних послуг.
3.1.19. Бере участь у підготовці договорів про співробітництво та координацію діяльності адміністрації муніципального району (міського округу) та Управління Карачаєво-Черкеської Республіки в галузі архівної справи.
3.1.20. Забезпечує укладання тристоронніх угод про співробітництво в галузі архівної справи між адміністрацією муніципального району (міського округу), Управлінням Карачаєво-Черкеської Республіки у справах архівів та організаціями федеральної власності, власності Карачаєво-Черкеської Республіки та приватної власності, що є.
3.1.21. Організовує та проводить роботу з наукового опису документів архіву, удосконалення та переробки описів, створення та ведення каталогів та баз даних.
3.1.22. Здійснює тематичну розробку документів архівних фондів.
3.1.23. Організовує та здійснює підготовку довідково-інформаційних видань про склад та зміст документів архіву.
3.1.24. Сприяє впровадженню архіву автоматизованих архівних технологій.
3.1.25. Здійснює аналіз, облік стану та ефективність використання довідково-пошукових засобів архіву.
3.1.26. Забезпечує доступ споживачів документної інформації до довідково-пошукових засобів архіву.
3.1.27. Забезпечує використання документів архіву, у тому числі виконує запити різного характеру, що надходять до архіву.
3.1.27. Організовує виставки документів.
3.1.28. Готує матеріали для складання збірників документів, використання їх у періодичних виданнях та засобах масової інформації.
3.1.29. Організовує роботу читального залу архіву.
3.1.30. Взаємодіє із музеями муніципального району (міського округу) у проведенні інформаційних заходів краєзнавчого характеру.
3.1.31. Бере участь у мобілізаційної підготовкиархіву, здійснення заходів щодо укриття та евакуації документів у особливий період, порятунку документів у надзвичайних ситуаціях.
3.1.32. Сприяє впровадженню у практику роботи сучасних наукових та методичних розробок.
3.2. Начальник відділу має право на:
3.2.1. Ознайомлення з документами, що встановлюють його правничий та обов'язки по посаді муніципальної служби, що заміщується, критеріями оцінки якості виконання посадових обов'язків та умовами просування по службі.
3.2.2. Забезпечення організаційно-технічних умов, необхідні виконання посадових обов'язків.
3.2.3. Оплату праці та інші виплати відповідно до трудового законодавства, законодавства про муніципальну службу та службовим контрактом.
3.2.4. Відпочинок, що забезпечується встановленням нормальної тривалості робочого (службового) часу, наданням вихідних днів та неробочих святкових днів, а також щорічної оплачуваної відпустки.
3.2.5. Одержання в установленому порядку інформації та матеріалів, необхідних для виконання посадових обов'язків, а також на внесення пропозицій щодо вдосконалення діяльності органу місцевого самоврядування, виборчої комісії муніципальної освіти.
3.2.6. Участь за своєю ініціативою у конкурсі на заміщення вакантної посадимуніципальної служби.
3.2.7. Підвищення кваліфікації відповідно до муніципального правового акта за рахунок коштів місцевого бюджету.
3.2.8. Захист своїх персональних даних.
3.2.9. Ознайомлення з усіма матеріалами своєї особистої справи, з відгуками про професійної діяльностіта іншими документами до внесення їх у його особисту справу, а також на залучення до особистій справійого письмових пояснень.
3.2.10. Об'єднання, включаючи право створювати професійні спілки, для захисту своїх прав, соціально-економічних та професійних інтересів.
3.2.11. Розгляд індивідуальних трудових споріввідповідно до трудового законодавства, захист своїх прав та законних інтересів на муніципальній службі, включаючи оскарження до суду їх порушень.
3.2.12. Проведення за його заявою службової перевірки.
3.2.13. Медичне страхування відповідно до федерального закону про обов'язкове медичне страхування в Російській Федерації.
3.2.14. Пенсійне забезпеченнявідповідно до законодавства Російської Федерації.
3.2.15. Інші права, якими в межах своєї компетенції має начальник архівного відділу у виконанні покладених нею посадових обов'язків.
3.3. Відповідальність начальника архівного відділу:
3.1. Несе відповідальність, встановлену законодавством, за невиконання чи неналежне виконання покладених на нього посадових обов'язків; за дії чи бездіяльність, що ведуть до порушення прав та законних інтересів громадян; за не збереження державної таємниці, а також розголошення відомостей, що стали йому відомими у зв'язку з виконанням посадових обов'язків;
3.2. Несе матеріальну відповідальність за можливі майнові збитки, пов'язані з характером службової діяльності;
IV. Порядок службової взаємодії у зв'язку з виконанням посадових обов'язків із муніципальними службовцями того ж муніципального органу, муніципальними службовцями інших муніципальних органів, державними органами, іншими громадянами, а також організаціями
4.1. Службова взаємодія здійснюється відповідно до Федерального закону "Про муніципальну службу в Російській Федерації", Закону Карачаєво-Черкеської Республіки "Про деякі питання муніципальної служби в Карачаєво-Черкеській Республіці", Федерального закону "Про архівну справу в Російській Федерації", Закону Карачаєво-Черкес Республіки "Про архівну справу в Карачаєво-Черкеській Республіці", Законом Карачаєво-Черкеської Республіки "Про наділення органів місцевого самоврядування муніципальних утворень у Карачаєво-Черкеській Республіці окремими державними повноваженнями Карачаєво-Черкеської Республіки Республіки" , Положення про архівний відділ, а також вказівки та резолюції керівника.
4.2. Доручення та вказівки начальнику даються головою адміністрації, куратором архівного відділу в усній чи письмовій форміз питань діяльності архівного відділу.
4.3. З метою виконання службових обов'язків та доручень начальник відділу має право звертатися до інших фахівців архівного відділу, РДБУ "ГА КЧР", працівників інших державних органів, органів місцевого самоврядування, громадянам та в організації.
4.4. Начальник архівного відділу здійснює взаємодію Космосу з начальниками архівних відділів адміністрацій муніципальних районів та муніципальних округів, директорами РДБУ " ГА КЧР " та її філій, територіальними органами федеральної і республіканської влади у вирішенні питань, які стосуються його компетенції.
V. Перелік державних, муніципальних послуг, що надаються громадянам та організаціям
5.1. Начальник відповідно до адміністративним регламентом "Інформаційне забезпеченнягромадян, організацій та громадських об'єднань за документами Архівного фонду Карачаєво-Черкеської Республіки, що знаходяться на тимчасовому зберіганні в архівних відділах адміністрацій муніципальних районів та міських округів Карачаєво-Черкеської Республіки" та Положення про архівний відділ надає громадянам та організаціям наступні
5.1.1. Надання громадянам, організаціям архівних довідок, архівних копій, виписок з архівних документів.
5.1.2. Проведення консультацій, роз'яснення з питань, що належать до його компетенції.
VI. Показники ефективності та результативності професійної службової діяльності муніципального службовця
6.1. При оцінці ефективності та результативності професійної службової діяльності начальника архівного відділу враховуються такі показники:
Планування роботи (розміщення пріоритетів у роботі, порядок у документації);
Виконуваний обсяг роботи (кількість завершеної та поточної роботи незалежно від якості);
Якість виконаної роботи (ретельність та акуратність, незалежно від кількості);
Відповідальність (виконання обов'язків у строк із мінімумом контролю);
самостійність (здатність виконувати завдання без жорсткого контролю);
Дисципліна (дотримання службового розпорядку та строків виконання роботи).
ЕКСД 2018. Редакція від 9 квітня 2018 року (у т.ч. із змінами набрання чинності 01.07.2018)
Для пошуку затверджених профстандартів Мінпраці РФ використовуйте довідник профстандартів
Завідувач архіву (начальник архівного відділу) муніципальної освіти, відомства, організації
Посадові обов'язки. Керує роботою архіву (архівного відділу) муніципального освіти, відомства, організації (далі -архів). Розробляє програми розвитку та плани роботи архіву. Керує підготовкою проектів нормативних документів, які регламентують діяльність архіву. Організує розробку методичних документів з метою вдосконалення роботи архіву, контролює їх впровадження у практику. Веде основні облікові документи архіву. Організовує та координує роботу фахівців із забезпечення збереження документів архіву та їх раціонального розміщення. Здійснює контроль за дотриманням нормативних умов та режимів зберігання документів. Проводить роботу з перевірки наявності та фізичного стану документів, відбору їх для реставрації, дезінфекції, дезінсекції, страхового копіювання та палітурних робіт, контролює якість їх проведення. Здійснює облік та розшук невиявлених справ архіву, виявлення та облік особливо цінних документів. Складає списки юридичних та фізичних осіб, які є джерелами комплектування архіву. Веде переговори з недержавними організаціями та фізичними особами – потенційними джерелами комплектування. Надає методичну та практичну допомогу у діловодстві структурним підрозділам адміністрації муніципального освіти, відомства, організації чи організаціям - джерел комплектування архіву. Здійснює прийом документів на постійне, тимчасове та депозитарне зберігання. Організовує роботу експертної комісії. Організує відбір та передачу документів на постійне зберігання. Веде облік документів, які тимчасово зберігаються в організаціях - джерелах комплектування архіву. Здійснює контролю над документами, які у структурних підрозділах адміністрації муніципального освіти, відомства, організації. Бере участь у укладанні та виконанні договорів з організаціями про впорядкування документів та надання ним інших платних послуг. Бере участь у підготовці договорів про співробітництво та координацію діяльності адміністрації муніципальної освіти та уповноваженого органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації у сфері архівної справи. Забезпечує укладання договорів про співробітництво адміністрації муніципального освіти з організаціями федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації та приватної власності у питаннях, що належать до компетенції архіву. Організовує та проводить роботу з наукового опису документів архіву, удосконалення та переробки описів, створення та ведення каталогів та баз даних. Здійснює тематичну розробку документів архівних фондів. Організовує та здійснює підготовку довідково-інформаційних видань про склад та зміст документів архіву. Сприяє впровадженню архіву автоматизованих архівних технологій. Здійснює аналіз, облік стану та ефективність використання довідково-пошукових засобів архіву. Забезпечує доступ споживачів документної інформації до довідково-пошукових засобів архіву. Забезпечує використання документів архіву, у тому числі виконує запити різного характеру, що надходять до архіву. Організовує виставки документів. Готує матеріали для складання збірників документів, використання їх у періодичних виданнях та засобах масової інформації. Організовує роботу читального залу архіву. Взаємодіє із музеями муніципального району (міського округу) у проведенні інформаційних заходів краєзнавчого характеру. Бере участь у мобілізаційній підготовці архіву, здійсненні заходів щодо укриття та евакуації документів у особливий період, порятунку документів у надзвичайних ситуаціях. Сприяє впровадженню у практику роботи сучасних наукових та методичних розробок.
Повинен знати:закони та інші нормативні правові акти Російської Федерації, що регламентують відносини у сфері архівної справи, нормативні та методичні документи, що стосуються діяльності архіву, склад та зміст комплексу документів, що зберігаються в архіві, нормативи умов та режимів зберігання документів, види довідково-пошукових засобів архіву, основи трудового законодавства, основи організації праці та управління, порядок складання планово-звітної документації, вітчизняний та зарубіжний досвідв галузі архівознавства та документознавства, основи документаційного забезпечення управління, основи застосування комп'ютерної техніки, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила з охорони праці та пожежної безпеки
Вимоги до кваліфікаціїВища професійна освітаза напрямом підготовки (спеціальності) "Історико-архівознавство", "Документознавство та документаційне забезпечення управління", "Документознавство та архівознавство", "Історія" та стаж роботи за напрямом професійної діяльності при кваліфікації (ступеню) "магістр" та "спеціаліст" - не менше 2 років, при кваліфікації (ступеня) "бакалавр" - не менше 3 років або вища професійна освіта, додаткова професійна освіта за напрямом підготовки (спеціальності) "Історико-архівознавство", "Документознавство та документаційне забезпечення управління", "Документознавство та архівознавство" , "Історія" та стаж роботи за напрямом професійної діяльності при кваліфікації (ступеню) "магістр" та "спеціаліст" - не менше 3 років, при кваліфікації (ступеню) "бакалавр" - не менше 4 років.
Вакансіїна посади Завідувач архіву (начальник архівного відділу) муніципального освіти, відомства, організації по загальноросійській базі вакансій
I. Загальні положення
1. Завідувач архіву належить до категорії керівників.
2. На посаду завідувача архіву призначається особа, яка має середню професійну освіту та стаж роботи з діловодства не менше 2 років.
3. Призначення на посаду завідувача архіву та звільнення від неї
4. Завідувач архіву повинен знати:
4.1. Постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документивищих та інших органів, що стосуються роботи архіву.
4.2. Єдину державну системуділоводства.
4.3. Порядок оформлення документів, що надходять до архіву, та діючу системуїх класифікації.
4.4. Структура підприємства.
4.5. Правила зберігання бланків суворої звітності.
7. Завідувач архіву здійснює керівництво працівниками архіву.
8. На час відсутності завідувача архіву (відпустка, відрядження, хвороба, ін.) його обов'язки та права переходять до його заступника, а за відсутності такого - до особи, призначеної наказом директора організації.
ІІ. Посадові обов'язки
Завідувач архіву:
1. Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві.
2. Забезпечує відповідно до встановленим порядкомприйом, реєстрацію, систематизацію, зберігання та використання документів.
3. Керує роботою зі складання науково-довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів, а саме: описи, картотеки, каталоги, покажчики, путівники, огляди, історичні довідкита ін., а також відповідні облікові документи (книги обліку надходження та вибуття справ, списки фондів, листи фондів, справи фондів).
4. Надає методичну допомогу у пошуку необхідних документів.
5. Інструктує працівників структурних підрозділіворганізації про порядок формування, підготовки та здачі документів до архіву.
6. Контролює своєчасність надходження до архіву документів, закінчених діловодством.
7. Забезпечує проведення робіт з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи постійного та тимчасового зберігання.
8. Керує роботою зі складання описів справ передачі документів у державні архіви, складання актів про знищення документів, терміни зберігання яких минули.
9. Здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів.
10. Організує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву.
11. Складає встановлену звітність.
12. Бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
13. Проводить роботу із захисту інформації, що становить державну, комерційну та службову таємницю.
14. Забезпечує наявність в архіві необхідного інвентарю, потрібних бланків, канцелярських товарів, інструктивно-методичної літератури з обов'язків.
15. Перевіряє правильність обліку та зберігання бланків суворої звітності.
16. Контролює правильність експлуатації та справність виробничих приміщень, наявність та справність протипожежних засобів.
ІІІ. Права
Завідувач архіву має право:
1. Вносити на розгляд керівника підприємства та керівників структурних підрозділів пропозиції щодо покращення діяльності архіву.
2. Запитувати особисто або за дорученням директора підприємства від керівників структурних підрозділів та спеціалістів необхідні документи та інформацію.
3. Встановлювати службові обов'язкидля підлеглих йому працівників.
4. Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
5. Вносити пропозиції на розгляд директора підприємства:
5.1. Про накладення матеріальних та дисциплінарних стягненьна підлеглих йому працівників, які не дотримуються або неналежним чином дотримуються своїх посадових обов'язків.
5.2. Про застосування заохочень за зразкове виконання трудових обов'язків, тривалу та бездоганну роботу підлеглих йому працівників.
6. Вимагати від директора підприємства (інших керівників) надання сприяння у виконанні обов'язків та прав, передбачених цією посадовою інструкцією.
7. Взаємодіяти з усіма структурними підрозділами з питань роботи архіву.
IV. Відповідальність
Завідувач архіву несе відповідальність:
1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією - у межах, визначених чинним трудовим законодавствомРосійської Федерації.
2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.
31.2 Кб
скачати
119-р від 27.04.2017
АДМІНІСТРАЦІЯ
муніципального району «Міщівський район»
Калузька область
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Про затвердження посадової інструкції
«Міщівський район»
- Затвердити посадову інструкцію начальника відділу архівної справи
адміністрації муніципального району «Міщівський район» (додається).
- Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження адміністрації від 10.12.2013 № 785-р «Про посадову інструкцію начальника відділу архівної справи адміністрації МР «Міщівський район».
- Контроль над виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами адміністрації С.В. Ловакову.
Глави адміністрації В.Г. Поляків
Додаток
до розпорядження адміністрації
муніципального району
«Міщівський район»
ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ
начальника відділу архівної справи
адміністрації муніципального району
«Міщівський район» Калузької області
- Загальні положення
1.1. Посада начальника відділу архівної справи адміністрації муніципального району «Міщівський район» є посадою муніципальної служби.
1.2. Посада начальника відділу архівної справи належить до провідної групи посад (пункт 1.3., підрозділу провідна група посад, розділу посади категорії «фахівці» Реєстру муніципальних посад, муніципальних посад муніципальної служби в Калузькій області (Закон Калузької області від 22-22 квітня 2010 р.). ОЗ).
1.3. Область професійної службової діяльності (далі - сфера діяльності), відповідно до якої муніципальний службовець виконує посадові обов'язки: управління у сфері архівної справи муніципальної освіти.
1.4. Вид професійної службової діяльності (далі - вид діяльності), відповідно до якого муніципальний службовець виконує посадові обов'язки: формування та утримання архівних фондів муніципальної освіти (п. 16 ч.1 ст. 15 Федерального закону№131-ФЗ від 26.04.2012; п.3, п.4 ст.4, п. 1 ст. 13 Федерального закону № 125-ФЗ від 22.10.2004).
1.5. Мета виконання посадових обов'язків муніципального службовця, який заміщає посаду начальника відділу архівної справи: організація та утримання відділу архівної справи; забезпечення зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що утворилися та утворюються в діяльності організацій, віднесених до муніципальної власності, а також архівних фондів та архівних документів юридичних та фізичних осіб, переданих на законній підставі до муніципальної власності.
1.6. Основні завдання, на реалізацію яких орієнтовано виконання посадових обов'язків начальника відділу архівної справи: забезпечення безпеки та облік архівних документів, що підлягають постійному зберіганню; надання в установленому порядку облікових даних до Управління у справах архівів Калузької області; проведення заходів щодо створення оптимальних умовзберігання документів та забезпечення їх фізичної безпеки; підготовка, надання Адміністрації та реалізація пропозицій щодо забезпечення збереження документів, що зберігаються у Відділі; організаційно-
методичне керівництво діяльністю відомчих архівів; інформаційне забезпечення органів місцевого самоврядування; організація використання архівних документів; задоволення прав громадян на архівну інформацію.
1.7. Начальник відділу архівної справи призначається на посаду та звільняється з посади Головою адміністрації муніципального району «Міщівський район» за погодженням з Управлінням у справах архівів Калузької області.
1.8. Начальник відділу архівної справи безпосередньо підпорядкований керуючому справами адміністрації муніципального району «Міщівський район».
- Кваліфікаційні вимоги
- Для заміщення посади начальника відділу архівної справи встановлюються кваліфікаційні вимоги, що включають базові та функціональні кваліфікаційні вимоги.
2.1. Базові кваліфікаційні вимоги:
2.1.1. Муніципальний службовець, який заміщає посаду начальника відділу архівної справи, повинен мати вищу професійну освіту – бакалаврат.
2.1.2. Для заміщення посади начальника відділу архівної справи встановлено вимогу про наявність не менше двох років стажу муніципальної служби або не менш як чотири роки стажу роботи за спеціальністю, напрямом підготовки.
2.1.3. Начальник відділу архівної справи повинен мати такі базові знання:
1) знанням державної мови Російської Федерації (російської);
2) правовими знаннями основ:
а) Конституції Російської Федерації;
б) Федерального закону від 6 жовтня 2003 р. № 131-ФЗ «Про загальних принципахорганізації місцевого самоврядування Російської Федерації»;
в) Федерального закону від 2 березня 2007 р. № 25-ФЗ "Про муніципальну службу в Російській Федерації";
г) законодавства щодо протидії корупції.
2.1.4. Начальник відділу архівної справи повинен мати наступні базові вміння:
Ефективне управління персоналом;
Планування роботи та контролю її виконання;
Оперативного прийняття та реалізації управлінських та інших рішень; прогнозування наслідків ухвалених рішень;
Ведення ділових переговорівіз представниками державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій;
Підготовка та ведення ділового листування;
Дотримання етики ділового спілкуванняпри взаємодії із громадянами;
Володіння комп'ютерною та іншою оргтехнікою, необхідним програмним
забезпеченням;
Роботи у мережі «Інтернет» та інформаційно-правових системах.
2.2. Муніципальний службовець, який заміщає посаду начальника відділу архівної справи, повинен відповідати наступним функціональних кваліфікаційних вимог.
2.2.1. Начальник відділу архівної справи повинен мати:
а) вища професійна освіта за спеціальністю, напрямом підготовки «Документознавство та архівознавство», «Історико-архівознавство».
2.2.2. Начальник відділу архівної справи повинен мати такі знання в галузі законодавства Російської Федерації, знання муніципальних правових актів та інші знання, які необхідні для виконання посадових обов'язків у відповідній галузі діяльності та за видом діяльності:
Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»;
Наказу Міністерства Російської Федерації від 31.07.2007 № 1182 «Про затвердження Переліку типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничої діяльностіорганізацій із зазначенням термінів зберігання»;
Наказу Міністерства Російської Федерації від 03.06.2011 № 635 "Про затвердження Порядку використання архівних документів у державних та муніципальних архівах";
Наказу Міністерства культури та масових комунікацій Російської Федерації від 18.01.2007 № 19 «Про затвердження Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської Академії наук» ;
Статут муніципального району «Міщівський район» Калузької області затверджено рішенням Районних Зборів муніципального району «Міщівський район» від 26.05.2011 № 131;
Положення про адміністрацію муніципального району "Міщівський район";
Положення про відділ архівної справи адміністрації муніципального району «Міщівський район»;
методів проведення ділових переговорів, методів управління апаратом органу місцевого самоврядування, муніципального органу;
Правил ділового етикету;
Правил та норм охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту, внутрішнього трудового розпорядку органу місцевого самоврядування, муніципального органу, порядку роботи зі службовою інформацією;
Поняття, сутність, цілі архівної справи;
Організація роботи архівних установ;
Порядок прийому, реєстрації, систематизації, зберігання та використання архівних документів;
Порядок формування та змісту муніципального архіву.
2.2.3. Начальник відділу архівної справи повинен мати наступні
вміннями, які необхідні для виконання посадових обов'язків у відповідній галузі діяльності та за видом діяльності:
Проводити експертизу цінності документів, здійснювати організаційні та методичні заходищодо передачі документів на постійне зберігання до державних архівів;
Складати встановлену звітність у архівній справі.
- Посадові обов'язки
Виходячи із завдань та функцій, визначених Положенням про відділ архівної справи адміністрації муніципального району «Міщівський район», на начальника відділу покладаються такі посадові обов'язки:
3.1. Дотримуватись обмежень, не порушувати заборони, встановлених Федеральним законом від 2 березня 2007 р. № 25-ФЗ «Про муніципальну службу в Російській Федерації» та іншими федеральними законами.
3.2. Виконувати основні обов'язки, передбачені Федеральним законом від 2 березня 2007 р. № 25-ФЗ "Про муніципальну службу в Російській Федерації".
3.3. Точно і вчасно виконувати доручення свого керівника.
3.4. Дотримуватись правил діловодства, у тому числі належним чином враховувати та зберігати отримані на виконання документи та матеріали, своєчасно здавати їх відповідальному за діловодство, у тому числі під час відпустки, вибуття у відрядження, у разі хвороби чи залишення посади.
3.5. Дотримуватися встановленого службового розпорядку, Типового кодексу етики та службової поведінки державних службовців Російської Федерації та муніципальних службовців, правил утримання службових приміщень та правил пожежної безпеки.
3.6. Берегти та раціонально використовувати майно, надане для виконання посадових обов'язків, а також не використовувати це майно з метою отримання доходів чи іншої особистої вигоди.
3.7. Повідомляти представника наймача (роботодавця) про особисту зацікавленість у виконанні посадових обов'язків, що може призвести до конфлікту інтересів, вживати заходів щодо запобігання такому конфлікту.
3.8. Повідомляти представника наймача (роботодавця), органи прокуратури або інші державні органи про всі випадки звернення до нього будь-яких осіб з метою схиляння його до скоєння корупційних правопорушень.
3.9. Відповідно до покладених на відділ функцій та завдань, начальник відділу архівної справи виконує обов'язки:
Загальне керівництво діяльністю відділу;
Забезпечення підвищення рівня розвитку архівної справи у муніципальному районі;
Планування роботи, складання звітів про роботу відділу;
Розробка та внесення на затвердження Главі адміністрації
муніципального району «Міщівський район» Положення про відділ;
Забезпечення у відділі дотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку, Посадової інструкції;
Розробка номенклатури справ відділу, забезпечення зберігання справ та документів відділу, підготовка та направлення справ постійного зберігання до архіву;
Підготовка довідкових, інформаційних, аналітичних, методичних матеріалівз питань, що належать до компетенції відділу;
Розробка та подання на розгляд у встановленому порядку проектів нормативних правових актів адміністрації муніципального району в межах компетенції відділу;
Забезпечення реалізації нормативних правових актів у межах своїх повноважень;
Розробка та систематичні уточнення списків підприємств, організацій, установ, інших суб'єктів господарювання, документи яких підлягають передачі до муніципального архіву;
Забезпечення в архівосховищі охорони та протипожежний режим;
Організація відбору та прийому документів від підприємств, організацій, установ, інших суб'єктів господарювання - джерел комплектування муніципального архіву;
проведення перевірки наявності документів по фондах;
Проведення експертизи цінності документів:
Організація контролю над виконанням вхідних документів;
Розгляд звернень громадян та юридичних осібу встановленому порядку.
- Права
Поряд з основними правами, визначеними статтею 11 Федерального закону від 2 березня 2007 р. № 25-ФЗ «Про муніципальну службу в Російській Федерації» начальник відділу архівної справи має право:
4.1. Запитувати від посадових осіб федеральних органів державної влади та їх територіальних органів, органів державної влади суб'єкта Російської Федерації, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій та одержувати в установленому порядку документи та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. Залучати в установленому порядку на підготовку проектів документів, розробки та здійснення заходів, які проводяться відділом архівної справи, працівників структурних підрозділів адміністрації муніципального району «Міщівський район».
4.3. Приймати в установленому порядку участь у заходах (нарадах, конференціях, семінарах), зміст яких відповідає галузі діяльності та виду діяльності.
4.4. Отримувати в установленому порядку інформацію та матеріали, необхідні для виконання посадових обов'язків, а також внесення пропозицій щодо вдосконалення діяльності відділу.
4.5. Підвищувати кваліфікацію рахунок коштів місцевого бюджету.
- Відповідальність
Начальник відділу архівної справи несе встановлену законодавством відповідальність:
5.1. За невиконання чи неналежне виконання своїх посадових обов'язків у межах, визначених трудовим законодавством Російської Федерації, законодавством про муніципальну службу.
5.2. За правопорушення, вчинені у процесі здійснення своєї діяльності в межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
5.3. За заподіяння матеріальних збитків у межах, визначених трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
- Перелік питань, за якими муніципальний службовець має право або зобов'язаний самостійно приймати управлінські та інші рішення
6.1. Начальник відділу архівної справи відповідно до своєї компетенції має право або зобов'язаний самостійно приймати рішення у вигляді таких документів як:
План роботи відділу;
Звіт про роботу відділу;
Показники основних напрямів та результатів діяльності відділу;
Посадова (службова) записка.
6.2. Перелік питань, з яких начальник відділу архівної справи має право або зобов'язаний самостійно приймати управлінські чи інші рішення:
Перевірка поданих документів на відповідність вимогам законодавства, їх достовірності та повноти відомостей, зазначених у документах;
Видача копій архівних документів, інформаційне забезпечення користувачів архівними документами відповідно до їх запитів;
Вибір способу виконання поставлених завдань.
- Перелік питань, щодо яких муніципальний службовець має право або зобов'язаний брати участь у підготовці проектів нормативних правових актів та (або) проектів управлінських та інших рішень
Начальник відділу архівної справи в межах посадових обов'язків, встановлених цією посадовою інструкцією, та у разі службової необхідності бере участь у підготовці:
7.1. Нормативних правових актів та (або) проектів нормативних правових актів, управлінських та інших рішень з питань діяльності у сфері архівної справи муніципальної освіти.
- Строки та процедури підготовки, розгляду проектів управлінських та інших рішень, порядок погодження та прийняття даних рішень
Терміни підготовки, розгляду, порядок оформлення, погодження проектів документів, прийняття проектів управлінських та інших рішень, виконання документів та доручень встановлюються відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, нормативних правових актів Калузької області, адміністрації муніципального району «Міщівський район».
- Порядок службової взаємодії муніципального службовця у зв'язку з виконанням ним посадових обов'язків із муніципальними службовцями, цивільними службовцями, громадянами, а також організаціями
Начальник відділу архівної справи для виконання своїх посадових обов'язків та реалізації наданих прав у порядку, встановленому чинними нормативними правовими актами та іншими організаційно-розпорядчими документами взаємодіє з:
9.1. Працівниками, структурними підрозділами та посадовими особамидержавні органи.
9.2. Працівниками, структурними підрозділами та посадовими особами органів місцевого самоврядування;
9.3. Організаціями та громадянами.
- Перелік муніципальних послуг, що надаються громадянам та організаціям
Відповідно до посади начальника відділу архівної справи та в межах посадових обов'язків, встановлених цією посадовою інструкцією, начальник відділу архівної справи надає муніципальні послугигромадянам та організаціям:
10.1. Видача копій архівних документів, що підтверджують право на володіння землею у муніципальному освіті.
10.2. Інформаційне забезпечення користувачів архівними документами відповідно до їх запитів.
- Показники ефективності та результативності
професійної службової діяльності
Ефективність та результативність професійної службової діяльності начальник відділу архівної справи визначається залежно від рівня досягнення наступних показників:
11.1. Якість діяльності (відповідність підготовлених документів вимогам, повнота і логічність у викладі матеріалу, точність, інше).
11.2. Своєчасність виконання поставлених завдань.
11.3. Організація праці (продуктивність, результативність, дотримання дисципліни)
11.4. Мотивація (зацікавленість у роботі, використання найбільш раціональних підходів під час вирішення поставлених завдань).
11.5.Професіоналізм (відповідність вимогам до посади, використання) системного підходуу роботі, володіння сучасними технологіями, Широта професійних знань).
Управління справами адміністрації муніципального
району «Міщівський район»
Начальник відділу організаційно-контрольної роботи
________________ _______________ ______________________
Дата Особистий підпис Розшифровка підпису
Начальник правового відділу
________________ _______________ ______________________
Дата Особистий підпис Розшифровка підпису
З посадової
інструкцією ознайомлений(а) ________________ _____________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Пропонуємо до Вашої уваги типовий прикладпосадової інструкції завідувача архіву, зразок 2019/2020 року. Посадова інструкція завідувача архівуповинна включати такі розділи: загальне становище, посадові обов'язки завідувача архіву, права завідувача архіву, відповідальність завідувача архіву.
У посадовій інструкції завідувача архіву мають бути відображені такі пункти:
Посадові обов'язки завідувача архіву
1) Посадові обов'язки.Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, установі, організації. Забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, зберігання та використання документів. Керує роботою зі складання довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів. Надає методичну допомогу у пошуку необхідних документів. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву. Контролює своєчасність надходження до архіву документів, закінчених діловодством. Забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справі постійного та тимчасового зберігання. Керує роботою зі складання описів справ передачі документів у державні архіви, складання актів про знищення документів, терміни зберігання яких минув. Здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів. Організовує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву. Складає встановлену звітність. Бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
Завідувач архіву повинен знати
2) Завідувач архіву при виконанні своїх посадових обов'язків повинен знати:постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо роботи архівів; Єдину державну систему діловодства; порядок оформлення документів, що надходять до архіву, та діючу систему їх класифікації; структуру підприємства, установи, організації; основи організації виробництва, праці та управління; законодавство про працю; правила внутрішнього трудового порядку; правила та норми охорони праці.
Вимоги до кваліфікації завідувача архіву
3) Вимоги до кваліфікаціїСередня професійна освіта та стаж роботи з діловодства не менше 2 років.
1. Загальні положення
1. Завідувач архіву належить до категорії керівників.
2. На посаду завідувача архіву приймається особа, яка має середню професійну освіту та стаж роботи з діловодства не менше 2 років.
3. Завідувач архіву приймається на посаду та звільняється з посади директором організації.
4. Завідувач архіву повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих та інших органів щодо роботи архівів;
- Єдину державну систему діловодства;
- порядок оформлення документів, що надходять до архіву, та діючу систему їх класифікації;
- структуру підприємства, установи, організації;
- основи організації виробництва, праці та управління;
- законодавство про працю;
- правила внутрішнього трудового порядку;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітаріїта протипожежного захисту.
5. У своїй діяльності завідувач архіву керується:
- законодавством РФ,
- Статутом організації,
- наказами та розпорядженнями директора організації,
- справжньою посадовою інструкцією,
- Правилами внутрішнього трудового розпорядку організації.
6. Завідувач архіву підпорядковується безпосередньо директору організації, ______ (вказати посаду).
7. На час відсутності завідувача архіву (відрядження, відпустка, хвороба тощо) його обов'язки виконує особа, призначена директором організації в установленому порядку, яка набуває відповідних прав, обов'язків та несе відповідальність за виконання покладених на неї обов'язків.
2. Посадові обов'язки завідувача архіву
Завідувач архіву:
1. Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі, організації.
2. Забезпечує відповідно до встановленого порядку прийом, реєстрацію, систематизацію, зберігання та використання документів.
3. Керує роботою зі складання довідкового апарату, що полегшує облік та використання архівних документів.
4. Надає методичну допомогу у пошуку необхідних документів.
5. Інструктує працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здавання справ до архіву.
6. Контролює своєчасність надходження до архіву документів, закінчених діловодством.
7. Забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справі постійного та тимчасового зберігання.
8. Керує роботою зі складання описів справ передачі документів у державні архіви, складання актів про знищення документів, терміни зберігання яких минули.
9. Здійснює контроль за станом документів, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення збереження документів.
10. Організує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видачі архівних довідок на основі даних, що є у документах архіву.
11. Складає встановлену звітність.
12. Бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства та організації архівної справи.
13. Дотримується Правил внутрішнього трудового розпорядку та інших локальних нормативні актиорганізації.
14. Дотримується внутрішні правилата норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту; забезпечує дотримання чистоти та порядку на своєму робочому місці.
15. Виконує у межах трудового договорурозпорядження працівників, яким він підпорядкований згідно з цією інструкцією.
3. Права завідувача архіву
Завідувач архіву має право:
1. Вносити на розгляд директора організації пропозиції:
- щодо вдосконалення роботи пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками,
- про заохочення підлеглих йому працівників,
- про притягнення до матеріальної та дисциплінарної відповідальності підлеглих йому працівників, які порушили виробничу та трудову дисципліну.
2. Запитувати від структурних підрозділів та працівників організації інформацію, необхідну йому для виконання своїх посадових обов'язків.
3. Ознайомлюватися з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
4. Ознайомитися з проектами рішень керівництва організації щодо його діяльності.
5. Вимагати від керівництва організації сприяння, у тому числі забезпечення організаційно-технічних умов та оформлення встановлених документів, необхідні виконання посадових обов'язків.
6. Інші права, встановлені чинним трудовим законодавством.
4.Відповідальність завідувача архіву
Завідувач архіву несе відповідальність у таких випадках:
1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - у межах, встановлених трудовим законодавством Російської Федерації.
2. За правопорушення, скоєні у процесі своєї діяльності, - у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
3. За заподіяння матеріальних збитків організації - у межах, встановлених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.
Посадова інструкція завідувача архіву – зразок 2019/2020 року. Посадові обов'язки завідувача архіву, права завідувача архіву, відповідальність завідувача архіву.
