Найуспішніша стратегія поведінки під час адаптації керівника. Адаптація керівника на нову посаду

До локальної управлінської документації належать розпорядження. Вони діють строго всередині одного підприємства чи організації та поширені як у комерційному секторі, так і у бюджетних установах.

Нерідко керівники віддають розпорядження в усній формі. Таке рішення негативно позначається роботі фірми, оскільки наймані співробітники можуть легко проігнорувати укази начальства, не оформлені належним чином. Залучити до дисциплінарного стягненняза це неможливо.

Хто може писати розпорядження?

Накази можуть видавати лише керівники підприємства або інші особи, які мають відповідні повноваження (наприклад, представники, що діють за довіреністю). Написання розпоряджень також у компетенції глав структурних підрозділів:

1. Начальники філій.
2. Керівники відділів.

При цьому розпорядження може поширюватися лише на співробітників, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні в особи, яка видала відповідний документ. Найчастіше додаткового узгодження з дирекцією підприємства не потрібно. Правильно написане розпорядження має містити обґрунтування (наприклад, вказують норму закону, у зв'язку з яким виникла потреба скласти новий документ).

Як написати розпорядження?

Наразі єдиного уніфікованого стандарту у написанні розпоряджень не існує. Організації мають повне право складати їх у довільному вигляді. Для спрощення документообігу всередині компанії розпорядження оформляють з урахуванням певних правил:

1. Вписують дату видання.
2. Надають номер.
3. Вказують найменування організації.
4. Вносять обґрунтування видання.
5. Зазначають співробітника, щодо якого виходить документ (або цілий відділ).
6. Встановлюють завдання та терміни виконання.
7. Вказують співробітника, відповідального контролю виконання розпорядження.

Якщо до документа прикладаються додаткові папери, наприклад або , їх відзначають у тексті розпорядження окремим пунктом.

Важливо: документація повинна бути в обов'язковому порядкупідписано особою, від імені якої вона видалася. Після написання необхідно внести відповідну редагування в журналі обліку внутрішнього документообігукомпанії.

Бланк розпорядження

В Інтернеті є багато готових форм для внутрішньої документації. Наприклад, є прийом прийому на роботу або про звільнення. Звичайно, вдасться знайти і типові бланки розпоряджень. Для зручності ми такий бланк підготували.

Зразок розпорядження

У разі виникнення труднощів із заповненням бланка рекомендується скористатися готовими зразками. Звичайно, всю інформацію слід адаптувати до кожного конкретного випадку.

Чим розпорядження відрізняється від наказу?

Рішення керівного складу, оформлені у вигляді наказів і розпоряджень, мають деякі відмінності. Існують неофіційні правила, за яких складається той чи інший документ. Диференціація полягає у:

1. Термін дії.
2. Умови припинення.
3. Візування.
4. Можливості внесення змін.
5. Колі розв'язуваних завдань.

Розпорядження, як правило, видаються на більш короткий термін. При цьому їх дія закінчується з моменту виконання, наказ обов'язковий до виконання до скасування. Підписантом у складанні розпорядження може виступати керівник підрозділу чи філії. Зміни до документації такого плану не вносять, їх частіше перевидають. За допомогою розпорядження прийнято вирішувати лише оперативні завдання, наприклад, зобов'язати почати вести або виконати аналіз реалізації рекламної кампанії.

Підбиваємо підсумки

Вимоги, які пред'являються оформлення розпоряджень і наказів, практично ідентичні. При складанні необхідно дотримуватись загальних правилдокументообігу та діловодства.

На термін дії указу його прийнято підшивати до спільної папки з іншими розпорядчими актами організації. Після виконання документ зберігають у архіві підприємства.

Розпорядження керівника – це повідомлення, що містить розпорядження щодо оперативних питань управління та що стосується обмеженого кола підлеглих. Залежно від важливості та терміновості поставленого завдання, розпорядження може передаватися:

• в усному вигляді;
• шляхом видання письмового документа;
• у вигляді телефонограми.

Чи не задокументоване належним чином розпорядження може відноситися до негайних завдань, які мають середній та малий рівень важливості. Найчастіше такі види вказівок видаються у колективах із невеликою чисельністю персоналу.

Якщо питання, що вимагає вирішення, має важливе значення, то усне розпорядження може бути підкріплене виданням письмового документа.

Як правильно поставити завдання

Щоб розпорядження керівника було максимально ефективним, має бути чітко і конкретно сформульовано. Психологічне сприйняття завдання, позначеного розпливчасто та невизначено, не дозволить співробітникам якісно та вчасно виконати вказівку керівника.

Розпорядження керівника як форма управлінського впливу належить до категорії організаційно-розпорядчих методів. За способом впливу на трудовий колективвони можуть класифікуватися:

• розпорядження, що належать до конкретного періоду часу та певного службового питання;
• розпорядження тривалої дії.

Якщо розпорядження керівництва передбачає певний період, протягом якого необхідно виконати певний обсяг робіт, то в документі слід зазначити дату, до якої вказівка ​​має бути виконана. У разі співробітники зможуть рівномірно розподілити сили у процесі виконання завдання, і доручення буде реалізовано успішно.

Вказівки, розраховані на тривалий термін, повинні вказувати на мету, задля досягнення якої працівники повинні виконувати певні дії з посиланням на внутрішні нормативні акти.

Слід зазначити, що нечітка регламентація розпорядчого документа, виданого для підприємства здатна послабити виконавську дисципліну працівників. У той самий час чітко сформульована мета може бути додаткової мотивацією співробітників.

У чому відмінність розпорядження керівника від наказу на підприємстві

Наказ та розпорядження керівника організації є однотипними документами, що виражають волю одноосібного виконавчого органупідприємства від імені його директора (генерального директора, президента).

Наказ по підприємству видається щодо вирішення питань щодо основної діяльності компанії або її особового складу. Наказ – найкатегоричніша форма розпорядчого впливу, у ньому міститься вимога обов'язкового виконання прийнятого рішення керівника. Неповне виконання імперативу, що міститься у наказі, або невиконання поставленої задачі загрожує співробітникам санкціями з боку керівника.

Накази щодо основної діяльності можуть охоплювати широкий спектр питань:

• зміна структури компанії (реорганізація, ліквідація);
• фінансово-господарські проблеми;
• завдання матеріально-технічного постачання.

Наказами оформляються питання, пов'язані з персоналом організації: прийом працювати, переведення в іншу посаду чи інший структурний підрозділ, звільнення, надання відпусток, стягнення і заохочення працівників.

Розпорядження керівника належить до більш спеціалізованим та вузьким напрямам діяльності організації. Крім оперативного управління, розпорядження може видаватися з організації робіт, пов'язаних із виконанням основного наказу. У розпорядженні немає категоричної вимоги виконання поставленої задачи.

На даний час чіткого регламенту та нормативних актів щодо застосування того чи іншого виду розпорядчих документів не передбачено. Вибір ОРД (організаційно-розпорядчого документа) слід робити, виходячи з положень, прописаних до установчих документів підприємства та інструкції з діловодства, прийнятої в компанії.

Структура розпорядження керівника організації

Розпорядження чи наказ готуються на спеціальному бланку, що містить повне найменування підприємства та назву документа.

Як основні реквізити ОРД повинен містити:

• реєстраційний номерта дату видання документа, місце його складання;
• заголовок до основного тексту розпорядження ( короткий зміст);
• текст документа;
• повний підпис керівника;
• відмітка про погодження та ознайомлення відповідальних осіб, перерахованих у розпорядженні.

Правила правильного оформлення розпоряджень

Реєстраційний номер розпорядження є порядковим номером документа в загальній масі виданих з початку календарного року ОРД цього виду з додаванням малої літери «р» (наприклад, № 10р).

Заголовок розпорядження вказується у лівому верхньому кутку документа, у ньому міститься дуже коротка суть директиви як відповіді питання «Про що?». Приклади заголовка (найменування) ОРД - "Про забезпечення виконання плану поставок продукції на 1 квартал", "Про затвердження бланків суворої звітності".

Основний текст розпорядження умовно поділяється на дві частини: констатуючу та розпорядчу.

У розділі розпорядження (преамбулі) вказується аргументація дій, передбачених документом. У випадках, коли підставою для складання розпорядження виступає нормативний акт або раніше виданий ОРД, констатуюча частина повинна починатися із зазначення номера та дати цього акта: «На виконання наказу №…», «На підставі федерального закону №…».

Констатуюча частина розпорядження, складеного в ініціативному порядку, повинна включати мету та завдання дій, які мають бути виконані співробітниками підприємства. Тут можуть бути перелічені події чи факти, що у основі видання конкретного ОРД. У разі розпорядження може починатися фразами «У зв'язку з», «З метою».

Якщо вказані дії працівників не потребують обґрунтування або додаткового роз'яснення, констатуючий розділ ОРД може бути відсутнім.

Після пропозиції, що охоплює констатуючу частину розпорядження, прописується спонукання до дії у вигляді слів «Пропоную» або «Зобов'язую». Після цього слідує розпорядча частина документа.

У цьому розділі перераховуються всі дії і функції, що наказуються, які покладаються на співробітників для виконання даного розпорядження. Розпорядча частина може бути сформульована у вигляді кількох пунктів, по кожному з яких зазначається конкретний відповідальний співробітник та дата, до якої необхідно виконати перелічені директиви.

Якщо розпорядження містить вказівки, які скасовують раніше видані ОРД або його підпункти, посилання на цей факт відображається в розпорядчій частині документа окремим пунктом. У подібних випадкахвживаються рази, що починаються зі слів «На зміну розпорядження №…», «Визнати таким, що втратив чинність», «Внести зміни до …».

В останньому пункті розпорядження вказується посада та прізвище співробітника, який здійснюватиме контроль за виконанням усіх приписів, які містяться в ОРД.

Розпорядження керівника підприємства може включати різноманітні додатки, що пояснюють або доповнюють директиву. Це можуть бути регламенти, переліки, положення, таблиці, графіки. Усі додатки оформляються на окремих аркушах із наскрізною нумерацією.

Спочатку ОРД складається у вигляді проекту та обов'язково містить лист узгодження. У ньому керівники окремих підрозділів, куди покладається робота з виконання поставлених завдань, візують підготовлений проект. У разі виникнення доповнень, розбіжностей чи заперечень посадові особи мають право подати обґрунтовану довідку і додати її до проекту розпорядження.

Погодження ОРД з усіма керівниками підрозділів відбувається трохи більше, ніж п'ять календарних днів. Повністю узгоджений з відповідальними особамипроект розпорядження підписується керівником, після чого ОРД підлягає реєстрації та набирає чинності.

Розпорядження керівника доводиться до відома безпосередніх виконавців, перерахованих у документі, шляхом тиражування чи розсилки. Це може відбуватися шляхом передачі паперових копій розпорядження або при автоматизованому документообігу за допомогою електронного листа.

Оперативність при доведенні до заінтересованих осіб завдань, поставлених керівником підприємства перед конкретними співробітниками чи відділами, сприяє ефективному та швидкому їх виконанню.

Відповідно до регламенту, всі випущені для підприємства розпорядження керівника мають зберігатися у архіві компанії. Розпорядчі документи, які мають адміністративно-господарську спрямованість, необхідно зберігати щонайменше п'ять років. Інші розпорядження керівника, які стосуються основних видів діяльності, зберігаються від десяти років досі ліквідації фірми. Після цього ОРД передаються зберігання у міський чи муніципальний архів.

У сучасному світінаймана робота - справжня основа економіки багатьох країн. Якщо щодо діяльності малих компаній все дуже просто, то ось в організаціях з розгалуженою системою правовідносин у працівників можуть виникнути труднощі з правильним тій чи іншій документації. У сьогоднішньому матеріалі наш ресурс полегшить життя співробітнику подібної організації, а саме її генеральному директору, навчивши його всім азам і тонкощам складання розпорядчих документів.

Генерального директора – це документ-повідомлення, направлений на адресу співробітників та містить будь-який припис до них. Останнє може стосуватися як оперативних робіт, пов'язаних з управлінням підприємства, так і більш довгострокових або вузькоспеціалізованих цілей. З урахуванням постановки і терміновості розпорядження, що висувається, виділяють такі види даного документа:

• усний
• телефонограма
• письмовий

Якщо з першими видами розпоряджень розібратися не так складно, то щодо письмової формації документа нерідко виникають питання, які детально розглянуті нижче.

Зазначимо, що письмове розпорядження генерального директора необхідне в будь-якому випадку, коли суть цілей, що задаються співробітникам, досить істотна і значуща для організації. Враховуючи даний нюанс, при складанні такого паперу просто неприпустимо невизначене, розпливчасте та неточне позначення завдання. Важливо розуміти, що від того, як розпорядження сприймуть співробітники, здійснюватиметься досягнення цілей, зазначених у ньому.

Максимально ефективно впливати на адресатів розпорядження генеральний директор може нескладним чином, а саме – грамотною постановкою завдання чи їхнього комплексу. Щоб провести позначення цілей у документі саме так, необхідно:

• По-перше, визначитися з тим, на який час або до досягнення яких результатів буде поставлено завдання. Це дуже важливо згадати в розпорядженні.
• По-друге, доступно та чітко позначити завдання, а також дії, виконання яких з боку працівників гарантує досягнення поставлених цілей.
• По-третє, у частині розпорядження, де розглядається постановка конкретного завдання, обов'язково потрібно робити посилання до внутрішніх нормативним актампідприємства, які пояснюють співробітникам організації, чому вони мають досягти поставленої мети.

Структура документа

Тепер, коли з базовими та правилами постановки завдань у розпорядчих документах все зрозуміло, важливо звернутись до найважливішому моментуу складанні таких паперів – розгляд їх структури.

Зазначимо, що жодних законодавчих актів у РФ та країнах СНД порядок оформлення розпорядження гендиректорів чи інших повноважних осіб підприємства не регламентують. Із цього випливає вкрай простий висновок: розпорядчий документ складається керівником у вільній формі.

Незважаючи на це, важливо розуміти, що структура розпорядження має бути спроектована правильно, тобто таким чином, щоб його адресати швидко вловили всю суть спрямованого ним паперу та порушили досягнення поставлених завдань. Як показує практика, найбільш вдала структура розпорядчого паперу від директора має такий вигляд:

• на самому верху – реєстраційні ідентифікатори цього документа (номер, місце складання, дата видання та набрання чинності, сфера дії, найменування особи, що її видає тощо)
• трохи нижче, по центру або з лівого боку - головний заголовок, що відображає загальну суть розпорядження
• знову нижче, по всій ширині листа - основне (постановка цілей, дати, в які очікується їх виконання, посилання на нормативні акти підприємства тощо)
• у самому низу документа, у лівому кутку – підпис генерального директора (друк, розшифровка, якщо такий порядок прийнято на підприємство), підписи та позначки про погодження, ознайомлення з розпорядженням з боку осіб, зазначених у розпорядженні як відповідальні за будь-що, та інформація про виконавців розпорядження

Найчастіше розпорядча документація складається на аркуші формату А4 або фірмовому бланку організації, після чого поширюється підприємство зручним для творця способом. У тексті документа небажано наявність образ у чийсь бік, нецензурної лайки, помарок та помилок. Вся інформація у розпорядженні має бути доступна до розуміння, відображена грамотно та лаконічно.

Будь-яких додаткових вимог щодо структури та змісту розпорядження гендиректора виділити, мабуть, не вийде, тому при складанні цього документа настійно рекомендуємо дотримуватись положень, описаних вище.

Тонкощі оформлення розпорядження гендиректора

Резюмувавши матеріал із попереднього пункту статті, можна констатувати – особливих складнощів у складанні та грамотному оформленні розпорядчої документації від імені директора немає. Однак відзначити найбільш значущі тонкощі створення подібного документа буде не зайвим, що зараз і буде зроблено:

Зразок

На завершення сьогоднішньої статті давайте розглянемо розпорядження генерального директора, який разом із наданою вище інформацією можна і навіть потрібно використовувати при складанні подібних документів. Отже, приклад такий:

Співробітникам ТОВ «Брол» від генерального директора – Петрова Павла Івановича,

Про підвищення темпів виробництва на нашому підприємстві

У зв'язку з занепадом у темпах виробництва порівняно з попередніми періодами діяльності організації, керуючись нормативними актами ТОВ «Брол»,
НАКАЗУЮ:

1. Провести перегляд показників виробництва за останній піврічний період.
2. Подати мені письмово оформлений перегляд.

Із цим наказом ознайомити керівника відділу кадрів – Ігошкіна Дмитра Мстиславовича, для подальшого розповсюдження документа всередині організації до його адресатів. Результати досягнення поставлених завдань мають бути надані виконавцями розпорядження не пізніше 12 березня 2017 року, інакше до них буде застосовано , розглянуту в нормативних актах нашої організації.

Видав це розпорядження генеральний директор ТОВ «Брол» — «ПІДПИС» «ДРУК».

Виконавець:

• глава виробничого відділу- Іванова Марта Володимирівна, службовий телефон: 12-1-12.

Тільки чітка та доступна регламентація розпорядження від генерального директора здатна правильно мотивувати співробітників організації на досягнення конкретних завдань, тому ігнорувати складання цього паперу не варто. А якщо ні, то розпорядчий документ вийде «слабким для розуміння» і на належну мотивацію серед його адресатів сподіватися буде дуже необачно.

Напишіть своє питання у форму нижче

Накази містять реквізити, склад та порядок оформлення яких визначено у ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Звертаю вашу увагу, що з 1 липня 2017 р. почне діяти ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечного та видавничій справі. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів», який замінить колишній ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003.

Відповідно до Федеральним закономвід 29.06.2015 № 162-ФЗ «Про стандартизацію у Російської Федерації» Стандартизація у Росії ґрунтується на принципі добровільності застосування документів зі стандартизації (якщо це не стосується оборонної продукції). Тому при розробці Інструкції з діловодства за основу оформлення реквізитів ми маємо право (але не зобов'язані) взяти держстандарт і нам не забороняється уточнювати та доповнювати його вимоги.

У цій статті далі розглядатимемо правила оформлення реквізитів вже з урахуванням нового ГОСТу, а також рекомендацій «Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів. Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархівом).

Увага, у ГОСТ Р 7.0.97-2016 змінилися номери реквізитів, що використовуються у наказах, але принципових змін у їх оформленні не відбулося, а на деталі, що є, ми звернемо вашу увагу.

Далі у прикладах цієї статті для позначення реквізитів документів ми використовуватимемо нумерацію, запроваджену новим ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформлення наказів та розпоряджень єдині (далі в тексті для спрощення згадуватимемо лише наказ).

Бланк наказу

Бланк конкретного видудокумент включає реквізити:

• 01 "герб", або 02 "емблему", або 03 "товарний знак (знак обслуговування)", якщо організація має право використати щось із цього списку;
• 05 «найменування організації – автора документа». Під повним найменуванням організації нижче у дужках може бути зазначено скорочене найменування (суворо відповідно до установчих документів). Див. Приклад 2.
  Якщо автор документа має вищу організацію, вона вказується (повно чи скорочено) з нього (Приклад 2).
  Якщо наказ видається керівником підрозділу (наприклад, філії), його найменування вказується нижче найменування організації-автора – реквізит 06 (Приклад 1);
• 09 «найменування виду документа»– у нашому випадку «ПРИКАЗ»;
• 13 «місце складання (видання) документа»і
• при необхідності обмежувальні позначки для меж зон розташування реквізитів 10 «дата»і 11 «реєстраційний номер», а також 17 "заголовок до тексту".

Приклад 1

Згорнути Показати

Приклад 2

Згорнути Показати

Правила оформлення бланків встановлені розділом 6 нового ГОСТу. Він допускає їх виготовлення на аркушах формату А4 (210×297 мм) та менше. Але для наказів потрібно використовувати формат A4. Щодо полів ГОСТ каже таке:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів». Розділ 6 «Бланки документів»

Кожен аркуш документа, оформлений на бланку або без нього, повинен мати поля щонайменше:

20 мм – ліве;

10 мм – праве;

20 мм – верхнє;

20 мм – нижнє.

Документи тривалих (понад 10 років) термінів зберігання повинні мати ліве поле не менше 30 мм.

Реквізити наказу, що оформлюються на бланку

Реквізит 10 «дата документа»містить дату підписання наказу. Вона записується в послідовності день місяця + місяць + рік одним із двох способів: цифровим або буквено-цифровим. Наприклад, «05.05.2017» або «травня 2017 р.». В Інструкції з діловодства організації варто вибрати один із них.

Реквізит 11 "реєстраційний номер документа"оформляється на тому ж рядку, що й дата. Краще, щоб він містив індекс належності наказу до певного документопотоку (як мінімум із прив'язкою до терміну зберігання) та порядковий номер усередині нього протягом року.

Реквізит 14 "гриф обмеження доступу до документа"зазначається, якщо наказ містить відомості обмеженого розповсюдження. На першому аркуші у правому верхньому кутку проставляється відповідний гриф та номер екземпляра (наприклад: «секретно», «конфіденційно», «для службового користування» або «ДСП»). Див. Приклад 3.

Приклад 3

Згорнути Показати

Реквізит 17 "заголовок до тексту"– це короткий зміст документа. Він формулюється з прийменником «про» («про») і відповідає на запитання «про що?»:

• наказ (про що?) про створення атестаційної комісії;
• наказ (про що?) про затвердження штатного розкладуі т.д.

Заголовок до тексту оформляється під реквізитами бланка.

Він пишеться звичайним шрифтом (не жирним) без крапки в кінці.

До заголовків наказів з особового складу часто включаються:

• найменування дії та
• ініціали з прізвищем працівника (працівників), щодо яких ця дія здійснюється, наприклад:
  • «Про переклад І.О. Безфамільного»,
  • «Про дисциплінарну відповідальність П.Є. Петрушина»,
  • «Про звільнення К.С. Косачова та Р.П. Писарєва».
    Понад чотири працівники прийнято вказувати у заголовку узагальнено, наприклад, «Про заохочення працівників дирекції з управління персоналом».

Реквізит 18 "текст документа"відокремлюється від заголовка двома-трьома міжрядковими інтервалами, друкується від лівої межі текстового поля. Раніше існувала рекомендація друкувати його з використанням 1,5 міжрядкового інтервалу для полегшення прочитання, але до нового ГОСТу вона не увійшла. На своєму підприємстві ми практику міняти не будемо.

При цьому інші реквізити, що складаються з кількох рядків (заголовок до тексту, посада підпису та інші), завжди друкувалися через 1 міжрядковий інтервал.

Процитуємо ту частину ГОСТ Р 7.0.97-2016, яка регулює оформлення тексту у наказах:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

5.18. Текст документа складається державною мовою Російської Федерації або державною мовою (мовами) республік у складі Російської Федерації відповідно до законодавства республік у складі Російської Федерації.

У тексті документа, підготовленому виходячи з законодавчих чи нормативних правових актів, раніше виданих розпорядчих документів, зазначаються їх реквізити:

• найменування документа, найменування організації – автора... дата... реєстраційний номер... заголовок до тексту чи найменування виду документа;
• найменування організації чи посаду особи, яка затвердила документ, дату затвердження документа.

Текст документа може містити розділи, підрозділи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Рівень рубрикації тексту має бути більше чотирьох.

У наказах текст викладається від першої особи однини («наказую»)...

У спільних документах текст викладається від першої особи множини (наказуємо, вирішили).

У текстах документів використовуються лише загальноприйняті абревіатури та графічні скорочення.

При вживанні у тексті прізвищ осіб ініціали вказуються після прізвища...

А ми ще додамо, що у тексті наказу перед Прізвищем І.О. слід зазначати посаду працівника, т.к. на роботі (особливо у великих організаціях) люди насамперед ідентифікуються за посадою та професією, а вже в другу чергу за персоналіями.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючої частинидається обґрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу послужив законодавчий чи нормативний акт вищої організації чи документ, раніше виданий вашою організацією, то констатуючій частині дається посилання нею. При цьому можуть бути використані такі формулювання, як «На підставі...», «На виконання...», «Відповідно до...» (як у Прикладі 3).

Якщо наказ видається в ініціативному порядку, у констатуючій частині формулюються цілі та завдання дій, що передбачаються, викладаються факти або події, що спричинили видання наказу. У цьому випадку можуть бути використані такі формулювання, як «З метою...», «У зв'язку...» (див. приклад 4).

Приклад 4

Згорнути Показати

Якщо ці дії не потребують роз'яснення або обґрунтування, констатуюча частина може бути відсутня.

Завершується вона словом: «НАКАЗУЮ:», яке оформляється на окремому рядку від межі лівого поля великими літерами (раніше ще існувала практика друкувати його врозрядку і жирним шрифтом, зараз вона зустрічається рідше).

Констатуюча частина розпорядження завершується словом: «ДРУЧАЮ:» або «ОБОВ'ЯЗУЮ:», яке оформляється аналогічно.

Розпорядча частинатекст наказу ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами з точками. Грамотно сформульоване доручення має містити:

• вказівку конкретної дії, яку слід виконати, виражене дієсловом у невизначеній формі;
• один або кілька виконавців (якщо їх кілька, то наголошується, хто з них є відповідальним). Зазвичай як виконавець вказується конкретна посадова особа (або особи), рідше – структурний підрозділ (тоді за належне виконання доручення відповідає його керівник);
• термін виконання.

Як правило, виконавець доручення та термін виконання вписуються в той самий (Приклад 5). Але ми стали їх переносити на окремі рядки, щоб дана інформаціякраще виділялася та легше підвантажувалася в СЕД (Приклад 6).

Приклад 5

Згорнути Показати

7.2. Старшому спеціалісту відділу кадрів Федорову К.М. внести доповнення до Правил внутрішнього трудового розпорядкупро заборону куріння на території Товариства крім як у спеціально відведених для цього місцях. Термін – 31.10.2017.

Приклад 6

Згорнути Показати

7.2. Внести доповнення до Правил внутрішнього трудового розпорядку про заборону куріння на території Товариства, крім як у спеціально відведених для цього місцях.

Відповідальний: старший спеціаліст відділу кадрів Федоров К.М.

Термін: 31.10.2017.

Термін виконаннякраще вказувати просто датою без прийменників, зміст яких (як показала практика) різні люди можуть тлумачити по-різному. Тобто. не треба писати «Старшому спеціалісту... внести... до 31.05.2017» або «до 31.05.2017». З погляду російської таке формулювання означає, що доручення має бути виконано до 31 травня, тобто. до 30 травня включно. Але більшість думає інакше. Тому формулювати треба чітко, та ще бажано пояснити зміст текстових конструкцій, що використовуються в Інструкції з діловодства, щоб, зустрівши здивований погляд, вам було чим парирувати.

Формулювання, показані у Прикладах 5 та 6, однозначно вимагають, щоб доручення було виконано до кінця робочого дня 31 травня 2017 року.

Термін виконання у пунктах розпорядчої частини наказів не вказується у випадках, якщо дії, що предписуються, носять регулярний або нормативний характер (тобто їх виконання наказується на весь період дії цього наказу).

У разі потреби окремим пунктом наприкінці наказу перераховуються раніше видані документи (накази, розпорядження) або їх частини, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються (див. пункт 3 наказу Прикладу 3).

Спеціальний пункт про контрольвиконання оформляється у розпорядчій частині тексту останнім. Архаїчні обороти типу «Контроль виконання наказу залишаю за собою» ми не застосовуємо. Тільки якщо керівник, який підписав наказ, делегує своє право контролю його виконання іншій посадовій особі, вона вказується (див. пункт 4 наказу з Прикладу 3).

Реквізит 19 «позначка про додаток»вважається (див. дві позначки «19» у Прикладі 3):

• і згадка про існування програми у тексті наказу,
• та позначка на самому додатку у верхньому правому кутку з посиланням на «материнський» документ.

Подивимося, що ще говорить новий ГОСТ про оформлення цієї позначки у наказах:

Фрагмент документа

Згорнути Показати

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів».

5.19. ...У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах, розпорядженнях), договорах, положеннях, правилах, інструкціях та інших документах відмітка про додаток оформляється так:

• у тексті документа при першій згадці про документ-додаток у дужках зазначається: ...(додаток) або... (додаток 1); перед номером програми допускається ставити знак номера: ... (додаток № 2);
• на першому аркуші документа-додатка у правому верхньому кутку вказується:

Рядки реквізиту вирівнюються по лівому краю або центруються щодо найдовшого рядка.

Якщо додатком до розпорядчого документа є нормативний правовий акт або інший документ, затверджений цим розпорядчим документом, на першому аркуші додатка проставляється відмітка про додаток (без посилання на розпорядчий документ) та гриф затвердження, в якому зазначаються дані розпорядчого документа, яким затверджено документ-додаток.

Таким чином, розробники нового ГОСТ врегулювали давнє непорозуміння, згідно з яким на додатку, затвердженому розпорядчим документом (якщо дослівно читати ГОСТ Р 6.30-2003), треба було оформлювати і відмітку про додаток, і гриф твердження, дублюючи в них відомості про «материнський» документ . Тому практично зазвичай оформляли якийсь із цих реквізитів. Тепер оформлятимемо їх симбіоз (див. «19» у Прикладі 3), у ньому є сенс, коли треба вказати номер додатка (порівняйте позначки «19» у Прикладах 3 і 4).

Реквізит 22 «підпис»включає найменування посади особи, яка підписує документ, його власноручний підпис, розшифровку підпису (спочатку ініціали, потім прізвище) – див. Приклади 3 та 4.

Чим більше відомостей про автора документа міститься в бланку (так званій «шапці»), тим менше їх залишається у реквізиті «підпис». У наказах угорі як мінімум наводиться найменування організації, тоді його дублювати на посаді підпису не треба (ми не напишемо там « Генеральний директорПАТ "Ведмедиця"»). Якщо ж наказ оформляється на бланку посадової особи, то його посада в реквізиті «підпис» випаровується зовсім, залишається лише розчерк та його розшифровка.

Друкуванням підпис на наказі/розпорядженні не засвідчується.

статтю «Оформлення реквізиту "підпис"», яка враховує вимоги нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквізит 25 «відмітка про виконавця»включає прізвище, ім'я та по-батькові виконавця повністю, номер його телефону (внутрішній або повний). Вона може доповнюватись найменуванням посади, структурним підрозділомі електронною адресоювиконавця.

Зазвичай оформляється на останньому аркуші документа від межі лівого поля ближче до нижнього поля документа, щоб вище помістилися підпис та візи погодження (див. Приклади 3 та 4). Якщо на лицьовій стороні останнього листапри цьому не залишилося місця, то виконавця можна зазначити і його звороті внизу зліва.

Наявність такої позначки позбавляє підписувача зайвого спілкування, більша частинапитань щодо документа при їх виникненні буде поставлено виконавцю, який підготував проект. Новий ДЕРЖСТАНДАРТ правильно рекомендує вказувати його ім'я та по батькові повністю (на відміну від попереднього ГОСТ Р 6.30-2003) - так відразу стає ясно, як звертатися до людини.

«Новий ГОСТ на організаційно-розпорядчу документацію» з адресою в Інтернет, за якою можна ознайомитися з текстом нового ГОСТ