Головна Ідеї Штраф за надлишки у касі. Порушення касової дисципліни

Штраф за надлишки у касі. Порушення касової дисципліни

Для того щоб розібратися з поняттям «касова дисципліна», спочатку необхідно зрозуміти різницю між термінами «Касовий апарат» і «Каса»:

Касовий апарат (ККМ, ККТ)– це пристрій, необхідний для отримання грошових коштіввід клієнтів. Таких пристроїв може бути скільки завгодно й у кожному їх повинні оформлятися свої звітні документи.

Каса підприємства (операційна каса)– це сукупність всіх готівкових операцій(Прийом, зберігання, видача). У касу надходить виручка, отримана, зокрема по касовому апарату. З каси здійснюються всі готівкові витрати, пов'язані з діяльністю підприємства та здаються гроші інкасаторам для подальшої передачі до банку. Касою може бути окреме приміщення, сейф у кімнаті або навіть ящик у письмовому столі.

Так ось, усі операції з каси повинні супроводжуватися оформленням касових документів, що зазвичай мається на увазі під дотриманням касової дисципліни.

Касова дисципліна– це набір правил, яких необхідно дотримуватись при здійсненні операцій, пов'язаних із прийомом, видачею та зберіганням готівкових коштів (касові операції).

Основними правилами касової дисципліни є:

Хто повинен дотримуватися

Необхідність ведення касової дисципліни залежить від наявності ККМ чи обраної системи оподаткування .

Як розраховується ліміт залишку готівки по касі

Порядок розрахунку ліміту залишку по касі представлений у додатку до Вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У.

Згідно з ним у 2019 році ліміт залишку по касі можна розрахувати одним із двох способів:

Варіант 1. Розрахунок виходячи з обсягу надходжень до каси готівки

L = V / P x N c

V– обсяг надходжень готівки за продані товари, виконані роботи, надані послуги за розрахунковий періоду рублях (ново створені ІП та організації вказують очікуваний обсяг надходжень).

P- Розрахунковий період, за який враховується обсяг надходжень готівки (при його визначенні можна взяти будь-який період часу, наприклад, місяць, в якому були найбільш пікові обсяги надходжень готівки). Розрахунковий період має бути не більше 92 робочих днів

N c- Період часу між днем, в якому були отримані готівка і днем здачі цих грошей в банк. Цей період не повинен перевищувати 7 робочих днів, а у разі відсутності банку у населеному пункті – 14 робочих днів. Наприклад, якщо гроші здаються в банк один раз на 3 робочі дні, то N c = 3. При визначенні N c можуть враховуватися місцезнаходження, організаційна структура, специфіка діяльності (сезонність, режим робочого дня тощо).

Приклад розрахунку. ТОВ «Компанія» займається роздрібною торгівлею. Керівництво організації вирішило встановити ліміт залишку по касі на 2019 рік, взявши за розрахунковий період – грудень 2018 року. У грудні компанія відпрацювала 21 день і отримала готівковий виторг у розмірі 357 000 рублів. При цьому касир організації здавав виторг у банк один раз на 2 дні. Ліміт залишку по касі в цьому випадку дорівнюватиме: 34 000 руб.(357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Варіант 2. Розрахунок виходячи з обсягу видач готівки з каси

Даний спосіб зазвичай використовують ІП та організації, які не отримують готівку у процесі діяльності, але періодично знімають гроші в банку (наприклад, для розрахунків зі своїми постачальниками).

У цьому випадку застосовується формула:

L = R/P x N n

L- Ліміт залишку готівки в рублях;

R- Обсяг видач готівки за розрахунковий період в рублях (за винятком сум, призначених для виплат заробітної плати, стипендій та інших перерахувань працівникам). Новостворені ІП та організації вказують очікуваний обсяг видач готівки;

P- Розрахунковий період, за який враховується обсяг видач готівки (при його визначенні можна взяти будь-який період часу, наприклад, місяць, в якому були найбільш пікові обсяги видач готівки). Розрахунковий період має бути не більше 92 робочих днівпри цьому його мінімальне значення може бути будь-яким.

N n– період між днями отримання грошей у банку (за винятком сум, призначених для виплат заробітної плати, стипендій та інших виплат працівникам). Цей період не повинен перевищувати 7 робочих днів, а у разі відсутності банку у населеному пункті – 14 робочих днів. Наприклад, якщо гроші знімаються у банку один раз на 3 робочі дні, то N n = 3.

Приклад розрахунку. ТОВ «Компанія» займається роздрібною торгівлею. Готівковий виторг суспільство не приймає, покупці розплачуються через банк. Однак періодично компанія знімає готівку в банку для розрахунків із постачальниками. Керівництво організації вирішило встановити ліміт залишку по касі на 2019 рік, взявши за розрахунковий період – грудень 2018 року.

У грудні компанія відпрацювала 21 день і отримала в банку готівку у розмірі 455 700 рублів. При цьому касир організації отримував готівку у банку один раз на 4 дні. Заробітну плату з каси не видавалася. Ліміт залишку в цьому випадку дорівнюватиме: 86800 руб.(455700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Наказ для встановлення ліміту по касі

Після того, як ви розрахуєте ліміт залишку готівки по касі, необхідно видати внутрішній наказ, який затверджує суму ліміту. У наказі можна вказати термін дії ліміту, наприклад, – 2019 (зразок наказу).

Обов'язок щороку встановлювати заново ліміт законом не передбачено, тому якщо в наказі термін дії не зазначений, то встановлені показники можна застосовувати як у 2019 році, так і далі доти, доки ви не видасте новий наказ.

Спрощений порядок

Починаючи з 1 червня 2014 року – ІП та малі підприємства (кількість працівників не більше 100 осіб та виручка не більше 800 млн. рублів на рік) більше не повинні встановлювати лімітзалишку готівки по касі.

Щоб скасувати ліміт по касі, необхідно видати спеціальний наказ. Він має бути заснований на Вказівці Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У та обов'язково містити формулювання: «Зберігати готівку в касі без встановлення ліміту залишку в касі»(Зразок наказу).

Видача готівки підзвітним особам

Підзвітні гроші – це гроші, які видаються підзвітним особам (працівникам) на відрядження, представницькі витрати та господарські потреби.

Видати гроші під звіт можна лише на підставі заяви від співробітника. У ньому він має вказати: суму грошей, мету їх отримання та термін, на який вони беруться. Заява пишеться у довільній формі та обов'язково має бути підписана керівником (ІП).

Якщо співробітник витратив свої особисті гроші, йому необхідно їх компенсувати, у разі також пишеться заяву, але з іншим формулюванням (зразки заяв).

Примітка: бажано, щоб у заяві був рядок: «У співробітника відсутня заборгованість за раніше виданими авансами»(оскільки за законом не можна видавати гроші під звіт співробітникам, які не відзвітували за попередніми авансами).

протягом 3-х робочих днівпісля закінчення терміну, на який було видано кошти (або з дня виходу на роботу), працівник повинен подати бухгалтеру (керівнику) авансовий звітз додатком документів, що підтверджують скоєні витрати (чеки ККМ, товарні чеки тощо).

Інакше кошти, видані співробітнику, не можна буде зарахувати до витрат і відповідно зменшити податок. Більше того, якщо не буде підтверджуючих документів, то з виданої суми доведеться утримати ПДФО та сплатити страхові внески.

Обмеження готівкових розрахунків

Ще одним важливим правиломкасової дисципліни є дотримання обмеження готівкових розрахунків між суб'єктами підприємницької діяльності(ІП та організації) в рамках одного договорусумою трохи більше 100 тис. рублів.

В організації, яка працює з касою, необхідне дотримання та знання касової дисципліни. Якщо її не дотримуватись, доведеться виплачувати штрафи. За що можна отримати штраф, і в яких розмірах ви можете дізнатися з цієї статті.

Усі операції з коштами каси повинні виконуватися у суворій відповідності до законодавства. За порушення ведення касових операцій передбачено штрафи. Якщо проводилася податкова перевірка, під час якої було виявлено порушення, то штраф має виплатити і організація, і відповідальна особа. Вони мають виплатити такі суми:

Відповідальний працівник, через який було скоєно порушення – від чотирьох до п'яти тисяч карбованців;
Організація – від сорока до п'ятдесяти тисяч карбованців.

Як правило, відповідальний співробітник є головний бухгалтерале в деяких випадках це може бути й інший працівник, який виконує касові операції. Перед тим, як почати виконувати свої обов'язки, касир підписує угоду, яка передбачає відповідальність порушення касової дисципліни.

Дотримання касової дисципліни

Щоб не порушувати касову дисципліну, потрібно знати такі правила:

Докладніше про правила дотримання касової дисципліни читайте у .

Види порушень касової дисципліни

Є список порушень, які в організаціях зустрічаються найчастіше. Якщо перевірка виявить їх, компанії доведеться сплатити штраф, передбачений законодавством.

До основних порушень відносять:

У касі перебуває сума, що перевищує встановлений ліміт;
Порушено умови зберігання коштів;
У касі знаходиться сума грошей, яка не має жодного документального підтвердження;
Готівкові розрахунки ведуться понад встановлений ліміт (понад сто тисяч рублів).

Порушення касової дисципліни – це невиконання чи ігнорування правил, встановлених законодавством чи статутом організації.

Як сплачуються штрафи

У бухгалтерському обліку є субрахунок 64, що має назву «розрахунок з податків та платежів». Саме щодо нього здійснюється сплата штрафів.

Нові правила ведення документації у 2016 році

У 2016 році було запроваджено кілька нових правил щодо ведення касової документації:

Касову звітність можна вести та складати в електронній формі. На ній обов'язково має бути присутнім електронний підпис.
Документи може завіряти не лише касир, а й бухгалтер чи керуючий компанії.
Касир повинен мати спеціальний штамп, що підтверджує право на ведення документації.
Для ведення документів використовуються лише спеціальні бланки, в яких має утримуватися необхідний списокреквізитів.
Якщо з'явилася депонована сума коштів, відзначати її потрібно лише після виплати зарплати працівникам.

Відповідальність за дотримання Порядку ведення касових операцій доручається керівників організацій, основних бухгалтерів і касирів. Особи винні у неодноразовому порушенні касової дисципліни, які притягуються до відповідальності відповідно до законодавства Російської Федерації. Порядок проведення касових операцій систематично перевіряють банки. За недотримання умов роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій, відповідно до Указу Президента РФ від 23 травня 1994 р. №1006 “Про здійснення комплексних заходів щодо своєчасного та повного внесення до бюджету податків та інших обов'язкових платежів”, з організації стягуються штрафи :

1) за неоприбуткування (неповне оприбуткування) до каси готівки - штраф у 3-кратному розмірі неоприбуткованої суми;
2) за здійснення розрахунків готівкою з іншими підприємствами, установами та організаціями понад встановлені граничні суми - штраф у 2-кратному розмірі суми здійсненого платежу. Відповідно до пункту 5 листи ЦБ РФ від 16 березня 1995р. №14-4/95 штрафні санкції підлягають застосуванню в односторонньому порядку з покупцем;
3) за недотримання чинного порядку зберігання вільних коштів, а також за накопичення в касах готівки понад встановлених лімітів- штраф у 3-кратному розмірі виявленої надлімітної готівки (під надлімітною касовою готівкою розуміється середня величина, розрахована виходячи із суми та кількості днів перевищення ліміту залишку грошей у касі).

На керівників підприємств, установ, які допустили зазначені порушення, накладаються адміністративні штрафи у 50-кратному встановленому законодавством розмірі мінімальної місячної оплати праці.

За невстановлення ліміту каси відповідальність не встановлено. Однак, як уже зазначалося, згідно з Правилами по підприємству, яке не надало розрахунок на встановлення ліміту залишку каси в жодну з установ банків, ліміт залишку вважається нульовим, а не здана підприємством готівка - надлімітною. Не встановлені штрафні санкції також отриманих готівки. Така відповідальність може бути встановлена між підприємством та банком. У тому випадку, якщо за умовами договору на розрахунково-касове обслуговування про збирання готівки між підприємством, яке обслуговує його банком та управлінням інкасації встановлено надлімітний залишок у касі у разі неприїзду інкасатора, то це не є порушенням порядку ведення касових операцій. Відповідно до п.9 Указу Президента РФ від 23.05.94 № 1006 адміністративна відповідальність за накопичення в касі готівки понад встановлені ліміти, за таких обставин не застосовна. Цей висновокпідтверджується постановою Президії Вищої Арбітражного СудуРФ від 5 листопада 1996р. №3561/96. Обчислення сум адміністративного штрафупровадиться з розрахунку мінімального розміру оплати праці, що діє на момент вчинення зазначеного порушення.

Порядок ведення касових операцій на РФ, затверджений Центральним банком РФ 1993 р., переважно, зберігає порядок обліку зазначених операцій, встановлений постановою Держбанку СРСР від 8 серпня 1991 р. №2. У Положенні 1 до Порядку ведення касових операцій на РФ (1993 р.) викладено ознаки та правила визначення платіжності банківських квитків (банкнот) і монет Банку Росії (ознаки платіжності, допустимі ушкодження платіжних банкнот, порядок обміну банкнот і монет, порядок експертизи грошових знаків) , якими повинні керуватися касири під час здійснення касових операцій із банківськими квитками та монетами Банку Россі. Змінено терміни проведення ревізій касових операцій, тепер замість щомісячних ревізій терміни перевірки встановлюються керівником організацій.

Водночас у новому документі міститься вказівка про обов'язкове використання при розрахунках із населенням контрольно-касових машин. Якщо організації, в силу специфіки своєї діяльності або особливостей місцезнаходження, не мають можливостей застосовувати контрольно-касові машини, то як документи суворої звітностіпри розрахунках із населенням можуть використовуватись спеціальні форми бланків документів, затверджені Міністром Росії.

За порушення вимог Закону РФ "Про застосування контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням" застосовуються штрафні санкції до організацій від 10-кратної до 350-кратної величини встановленого розмірумінімальної місячної оплати праці залежно від характеру порушення. Розглянемо цей пункт докладніше:

У разі ведення розрахунків із населенням без контрольно-касових машин -350-

кратна величина;

- при використанні несправних машин –200-кратна величина;
- якщо не вивішений цінник на товар, що продається або прейскурант на

послуги-100-кратний розмір;

У разі невидачі чека або заниження суми в чеку - 10-кратна величина, але не

менше 20% вартості купівлі.

Не вчасно знята Z-звіт на ККМ (не в дату виручки) - це грубе порушеннякасової дисципліни. Якщо протягом 2-х місяців з моменту цих правопорушень (відповідно до ч. 1 ст. 4.5 Кодексу про Адміністративні Правопорушення Російської Федерації) не відбудеться перевірки ІФНС підприємство не отримає штрафу. В іншому випадку, швидше за все, буде штраф за ст. 15.1 КпАП за порушення порядку роботи з готівкою та порядку ведення касових операцій, що виразилося у неоприбуткуванні (неповному оприбуткуванні) до каси готівки. Він може бути накладений або на підприємство від 40 до 50 тис. руб., або особисто на головного бухгалтера (або директора) від 4 до 5 тис. рублів.

Як ІП, і ТОВ повинні слідувати порядку ведення касових операцій. Якщо індивідуальний підприємець отримує плату за товари та послуги лише за безготівковим розрахунком (наприклад, реалізуючи продукцію через Інтернет), він все одно має проводити операції, щоб видати чек. При цьому надрукувати чек можна і до моменту оплати замовлення, якщо гроші, наприклад, передадуть кур'єру при доставці.

Виручка, що надійшла до каси за минулий день, оформляється прибутковими касовими ордерами (можна одним папером), те саме з поверненням підзвітних коштів, готівкою, отриманою в банку, і грошима, внесеними підприємцем для здійснення поточної діяльності.

За порушення касової дисципліни сплачують двічі, оскільки штрафи накладаються і на директора, і на підприємство загалом.

Видатковим касовим ордером оформляються готівка, інкасована в банк, гроші, видані під звіт співробітникам та самому ІП на здійснення підприємницької діяльності або особисті потреби. Індивідуальний підприємець має право вилучати кошти на особисті потреби, оскільки він є власником підприємства. У цьому контролювати витрачання цих коштів немає права ні податкові, ні будь-які інші контролюючі органи. Усі прибуткові та розхідники повинні бути занесені до спеціальної касової книги, в якій після завершення всіх операцій необхідно вивести залишок готівки в касі.

Що для юридичних осіб, що для індивідуальних підприємціввимогами касової дисципліни встановлено єдиний ліміт на розрахунки готівки між організаціями - 100 тис. руб. у межах однієї угоди. Наприкінці робочого дня після здійснення всіх операцій у касі може зберігатися лише певний ліміт готівки. Сума визначається керівником підприємства розпорядженням у довільній формі. Все, що перевищує цю суму, має бути інкасоване до банку, при цьому повідомляти банку про ліміт каси не потрібно. Понад ліміт протягом п'яти днів у касі можна зберігати готівку на оплату праці та інші обов'язкові виплати співробітникам. При цьому банки мають право перевіряти своїх клієнтів не рідше ніж один раз на два роки.

Штраф за порушення касової дисципліни

Відповідальність за дотримання встановлених законодавством вимог до касової дисципліни несуть касир, головний бухгалтер та керівник підприємства. Невиконання вимог ведення касової дисципліни належить до адміністративних правопорушень (ст. 15.1 КпАП РФ). Наприклад, здійснення розрахунків з організаціями готівкою понад ліміт або перевищення ліміту залишку каси тягне за собою штраф у розмірі 4-5 тис. руб. для посадових осібта 40-50 тис. руб. для юридичних. Таке ж покарання чекає на осіб, які не оприбуткували до каси. готівкуабо тих, хто зробив це в неповному обсязі. Зазвичай, компанії — порушники касової дисципліни платять двічі, оскільки штрафи накладаються і на директора, і на підприємство в цілому.

Якщо компанія проводить розрахунки готівкою, то повинна чітко знати, що таке касова дисципліна. Порядок касової дисципліни та правила проведення касових операцій суворо визначено російським законодавством.

У цій статті ви прочитаєте:

Що таке касова дисципліна для підприємства.
Для кого дотримання касової дисципліни є обов'язковим.
Якими є основні правила ведення касової дисципліни.
Як здійснюється контроль касової дисципліни
Як проводиться перевірка касової дисципліни для підприємства.
Яку відповідальність передбачено порушення касової дисципліни.

Дотримуватися законодавчих норм зобов'язані всі організації та індивідуальні підприємці. За недотримання порядку касової дисципліни винних осіб притягають до відповідальності.

Найкраща стаття місяця

Ми підготували статтю, яка:

✩покаже, як програми стеження допомагають захистити компанію від крадіжок;

✩підкаже, чим насправді займаються менеджери у робочий час;

✩пояснить, як організувати стеження за співробітниками, щоб не порушити закон.

За допомогою запропонованих інструментів Ви зможете контролювати менеджерів без зниження мотивації.

Що означає касова дисципліна на підприємстві

Ті, хто не вів торгову діяльність, Найчастіше вважають, що каса та касовий апарат - ідентичні один одному поняття. Але це негаразд. Щоб краще відчути різницю між ними, визначимо обидва терміни.

Контрольно-касова машина (ККМ)називають спеціальне обладнання, необхідне отримання грошей від клієнтів і замовників. Контрольно-касових машин в одній організації може бути необмежену кількість. Все визначається тим, скільки апаратів потрібно, щоб зручно обслуговувати клієнтів. На кожну ККМ обов'язково оформлюють окрему звітну документацію.

У касипідприємства (операційної каси) призначення інше. Вона необхідна для всіх операцій з готівкою, таких як прийняття, віддача або зберігання грошей. Саме в операційну касу відправляють виторг, отриманий будь-якими шляхами. Це стосується й тих коштів, які надійшли через контрольно-касову машину.

З операційної каси підприємство бере кошти на поточні витрати, необхідних його нормального функціонування. Звідси витягують гроші, які надалі передають інкасатору. Інкасатор отримує кошти та відвозить їх до банку. Деякі організації виділяють для операційних кас окремі приміщення. Інші компанії розміщують їх у сейфах чи металевих шафах, а хтось і зовсім організує каси у звичайних ящиках письмових столів.

Касова дисципліна організації має на увазі чітке документальний супровіді правильний облік всіх операцій із касі. Отже всі операції з грошима потрібно підтверджувати документально. Іншими словами, касова дисципліна - це всі вимоги та регламенти в сукупності щодо маніпуляцій щодо прийому, зберігання та видачі фінансових коштівіз операційної каси. Спиратися у своїй роботі бізнесмен має саме на них.

Касова дисципліна - процес, в рамках якого слід дотримуватись певних умов.

Правильно оформляти касові документи, що точно відображають усі пересування фінансових коштів із операційної каси.
Контролювати обмеження грошей у касі; після завершення роботи організації в операційній касі має залишатися сума, перевищує встановлений максимум.
Контролювати видачу фінансів на руки працівникам підприємства – підзвітним особам.
Регламентувати розрахункові операції між суб'єктами бізнесу; кожна з угод має бути більше 100 тис. крб.

Для кого дотримання касової дисципліни є обов'язковим

Касова дисципліна – неодмінна умова для кожного підприємства. При цьому не важливо, за якою системою оподаткування працює компанія і чи має ККМ (контрольно-касова машина). Існує єдине правило, відповідно до якого фірма може не мати у своєму розпорядженні ККМ і використовувати БСО (бланки суворої звітності). Але оформлення коштів, які проходять через касу є обов'язковою процедурою. Завдяки тим, хто набрав чинності нормативно-правовим актам, на підставі яких мають працювати індивідуальні підприємці, вести касову дисципліну стало набагато простіше. З 01.06.2015 р. за новими правилами підприємці не повинні обов'язково оформляти касові документи.

Сьогодні підприємці переважно мають вести фінансову документацію, безпосередньо пов'язану з виплатою зарплати. найманим працівникам, які оформлені за трудового договору. До такої документації належать:

розрахунково-платіжні відомості;
платіжні відомості.

На перший погляд, завдяки нововведенням підприємницька галузь має розвиватися більш стрімко та успішно. До оформлення фінансових звітівперестали пред'являти суворі вимоги, що значно спростило процес. Крім того, індивідуальним підприємцям не потрібно встановлювати ліміт залишку по касі, якщо загальна кількість працівників у компанії не перевищує 100 осіб, а сума річного виторгу – 800 млн руб. Але, незважаючи на пом'якшення та спрощення правил до оформлення фінансових документів, кількість штрафів за неправильне ведення касової дисципліни у 2017 р. не знизилася, а, навпаки, збільшилась.

Не всі форми бізнесу можуть працювати за спрощеною касовою дисципліною. Саме тому кожен підприємець має знати, як вести касу. Припустимо, оформляти касові документи в організації не потрібно. Але, якщо дотримуватиметься касова дисципліна, вести бухоблік стане простіше. Якщо бізнес перейде на вищий щабель, не потрібно кардинально змінювати процеси документального підтвердження фінансових операцій.

Якими нормативними документами регулюється касова дисципліна у 2017 р.

Існують певні правиладля ведення касової дисципліни Вони відображені у низці документів, серед яких:

Вказівка Банку РФ від 11.03.2014 р. № 3210-У, що встановлює правила ведення касових операцій для юросіб та ІП;
Вказівка ЦБ РФ від 07.10.2013 р. № 3073-У, що містить умови готівкових розрахунків;
Закон РФ від 22.05.2003 № 54-ФЗ, що встановлює правила використання ККТ;
Закон РФ від 03.07.2016 р. № 290-ФЗ, або Закон про онлайн-каси, який значно змінив правила Закону № 54-ФЗ; основні етапи впровадження цих законів припадають на 2017-2018 роки.

Останній Закон суттєво змінився. Основною відмінністю став перехід на використання онлайн-кас. Такі каси передають відомості про готівкові та електронні розрахунки через оператора фіскальних даних податкові органиу електронному форматі. Відомості надходять на момент розрахунку.

Відбулися деякі зміни касової дисципліни щодо онлайн-кас. Мінфін у Листі від 16.06.17 р. № 03-01-15/37692 зазначив, що після введення в компанії онлайн-каси вести журнал касира-операціоніста (форма № КМ-4) та оформлювати довідку-звіт касира-операціоніста (форма № КМ-6) необов'язково.

Зазначимо, касова дисципліна з 01.07.2017 р. зобов'язала більшу частинукомпаній перейти на нові онлайн-каси За використання старих кас підприємства відповідають. За незастосування ККМ на підприємця чи організацію накладають штраф від 75 % до 100 % суми розрахунку, але з менш 30 тис. крб. (Ч. 2 ст. 14.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ). Також компанії чи ІП може бути виписаний штраф у разі використання контрольно-касової техніки(ККТ), яка не відповідає законодавчим вимогам. Сума штрафу у разі - від 5 до 10 тис. крб. (Ч. 4 ст. 14.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ).

Також на підставі Вказівки Банку РФ від 19.06.2017 р. № 4416-У змінилася схема ведення касових операцій. У даний моментдля видачі підзвітних коштів потрібно повністю погашати заборгованість за сумою, отриманої раніше. Крім того, підзвітна особа може не писати заяву. Оформлення видачі складає підставі розпорядчої документації (наприклад, наказу керівництва).

Які особливості має касова дисципліна для ІП та ТОВ

Докладніше зупинимося на тому, що являє собою касова дисципліна ТОВ та ІП.

1. Особливості у ІП.

Багато бізнесменів не мають уявлення про правильне ведення каси відповідно до законодавчих норм. Якщо підприємець вирішує використати спрощену дисципліну, то випускає відповідний наказ. Без нього не можна відмовлятися вести касові документи у повному обсязі.

Відповідно до Указу № 3210-У індивідуальні підприємці можуть:

відмовитися від складання ПКО в ході прийому готівки, як підтверджуючі документи виступатимуть звітність ККТ, БСО, чеки тощо;
не використовувати РКО під час передачі фінансів: підставою для видачі зарплати стає платіжна відомість;
не користуватися касовою книгою (всі операції, пов'язані з діяльністю ІП, включаючи надходження та видачу грошей, заносяться до книги обліку доходів та витрат (КУДіР); гроші, які бізнесмен бере з каси на особисті цілі, у книзі обліку доходів та витрат не фіксуються) .

Зазначимо, витрата готівки можлива не на всі цілі індивідуального підприємця. Наприклад, не можна їх витрачати на те, щоб оплачувати кредити, проводити операції з цінними паперами, видавати позики тощо. У Указі наведено повний перелік обмежень. Для таких витрат краще користуватися банківською карткою, оформлені на фізособу. Крім того, необхідну кількість коштів можна покласти на розрахунковий рахунок, а потім зняти для використання на цілі.

2. Особливості у ТОВ.

Зміни в дисципліні дозволяє ТОВ лише не дотримуватись лімітів по залишках. У решті питань ТОВ повинні дотримуватися правил, встановлених для юросіб.

Лімітом або перехідним залишком називають допустиму максимальну суму готівки, яку можна залишати в касі щодня після завершення роботи компанії. Кошти понад норму краще здавати до банку. Винятки становлять лише вихідні, святкові дніта дні, у які видається зарплата, якщо у цей час надходили кошти.

Раніше для ТОВ діяло правило про обов'язкову фіксацію межі залишку по касі. Якщо суб'єкт малого бізнесу не визначав його, податкові органи встановлювали ліміт 0 рублів. Усі кошти залишку на рахунку 50, виявлені понад норми під час перевірок, розцінювалися як порушення.

З 01.06.2014 р. всім ТОВ з чисельністю персоналу не більше 100 співробітників та виручкою не більше 800 млн рублів щорічно дозволено не затверджувати ліміт. Діючу межу залишків при цьому скасовують. Керівник складає спеціальний наказ, вимоги до якого відображено в Указі №3210-У. Якщо підприємство веде бухоблік, рішення відображають у облікової політики. Якщо компанія цього не робить, перевищення встановлених лімітів розцінюють як адміністративне порушення касової дисципліни у 2017 році. За таке порушення на підприємство накладають штраф.

Які документи зобов'язує вести касова дисципліна

Відповідно до законодавства РФ всі дії, однак пов'язані з операційною касою, може проводити лише касир. Також це може бути інший співробітник підприємства, наділений відповідними повноваженнями. За відсутності такого працівника у компанії цим займається безпосередньо підприємець.

Якщо компанії встановлено не один, а кілька касових апаратів, визначають старшого касира. Документи формує чи головний бухгалтер, чи інший співробітник, який відповідає за це. Вести документацію можуть і касир, і адміністратор, і підприємець. Але для цього потрібна певна угода, відповідно до якої ведення бухобліку доручають конкретному працівникові.

Для оформлення контрольно- касового апаратувам знадобляться певні документи.

1. Прибутковий касовий ордер.Його заповнюють завжди, при надходженні грошей до операційної каси. Якщо операції з готівкового розрахунку закріплюють видачею касових чеків або бланками звітності, створюють документ, у якому враховують усю суму готівки, що надійшли протягом робочого періоду.

2. Видатковий касовий ордер.Документ заповнюють після видачі грошей із каси організації. Якщо кошти компанія видала співробітнику у тому, щоб він купив необхідні робочого процесу матеріали, після отримання відповідальною особоювід нього ордери слід переконатися, що на документі є підпис головбуха або керівника. Також перевіряють паспорт працівника.

3. Касова книга.При оформленні касової книги слід дотримуватись формату КО4. У документі відображають усі відомості щодо прибуткових та видаткових касових ордерів. Після закінчення робочого дня касир порівнює інформацію у книзі із відомостями у касовій документації, стежить за тим, щоб вони збігалися. Далі виводиться залишок коштів у касі. Якщо протягом дня жодних операцій з готівкою не проводилося, до книги не заносять жодних даних. При цьому відсутність інформації в ній не є порушенням касової дисципліни.

4. Облікова книга.Вона потрібна лише тоді, коли в компанії працює більше одного касира. До облікової книги заносять кожну операцію передачі готівки касиром старшому касиру і навпаки. При отриманні грошей працівники ставлять у книзі підпис, тим самим підтверджуючи отримання та передачу коштів.

5. Розрахунково-платіжна та платіжна відомість.Упорядкування документа обов'язково лише за видачі співробітникам стипендії, зарплати, премії тощо.

Документи можна подавати не лише у паперовому, а й у електронному форматі. Якщо вибрано паперовий формат, при складанні дотримуються певних правил. Документ можна писати від руки або друкувати на комп'ютері. Основна умова – наявність на ньому підпису відповідальної особи.

Документи у електронному виглядіскладають на комп'ютері, проте стверджують їх електронним підписомдля виключення несанкціонованого доступу. Зазначимо, книги обліку бланків, звітів і журналів операційного касира не мають нічого спільного з касовими документами.

Ведення касової дисципліни за суворими правилами

Касова дисципліна є важливою для будь-якої організації. Завдяки правильному веденнюкасової документації можна уникнути безлічі помилок та штрафів. Нижче ми наведемо основні вимоги до формування касових паперів.

1. Оформлення первинних документів.

Усі касові операції, пов'язані з прийомом, видачею, зберіганням фінансових коштів повинен проводити касир, тобто уповноважена особа. Якщо в компанії така посада відсутня, індивідуальний підприємець сам має право займатися цим або перекладати ці функції на бухгалтера, який веде фінансово-господарську діяльність. Так чи інакше, призначають відповідального працівника. Касова дисципліна передбачає ведення обов'язкової документації, раніше переліченої у статті.

2. Встановлює ліміт по залишку в касі.

Якщо кошти, що залишилися в касі після завершення робочого процесу, перевищують ліміт, йдетьсявже про порушення касової дисципліни. Існує поняття так званого перехідного залишку (або ліміту). Це певна сума, яку залишок у касі після закінчення робочого дня перевищувати не може. Усі кошти понад максимум передають у банк. Перевищення перехідного залишку допустиме лише в тих випадках, якщо це вихідне, свято, або ж у цей день виплачувались заробітні плати, премії та нарахування.

Встановлення ліміту є обов'язковою умовою. Якщо організація цього не робить, суму перехідного залишку автоматично прирівнюють до нуля. Відповідно, кожне надходження готівки розцінюється як порушення касової дисципліни у 2017 р., тобто перевищення ліміту. Через подібні дії на всю компанію або підприємця накладають штраф - касова дисципліна в таких випадках вважається порушеною. У 2014 р. у Росії було встановлено, за якою схемою слід підраховувати ліміт залишку грошей у касі. Нижче наведено два способи, якими бізнесмени можуть користуватися при розрахунку.

Варіант 1.

В основі підрахунків лежить сума всіх коштів, що раніше надійшли до каси. При обчисленні користуються формулою:

Л=В/П*Нс,

Л тут є допустимим значенням перехідного залишку; В - кількістю матеріальних ресурсів, що надійшли до кас після реалізації продукції, проведення робіт або надання послуг протягом підзвітного періоду. Якщо компанія створена нещодавно і ще не встигла нічого заробити, за основу приймають суму, яку планується отримати у перспективі. П у разі - період, обраний до розрахунку. Це, наприклад, зміна, тиждень чи календарний місяць. Все визначається тим, протягом якого терміну компанія одержує більше коштів. Підзвітним періодом може бути навіть один день, проте термін не може перевищувати трьох місяців. Нс - це час, поділяючий день отримання коштів і день передачі в банк. Цей період не може тривати довше за тиждень. Якщо ж банківської установи немає на території населеного пункту, Припустимо термін у два тижні. І тут коефіцієнт дорівнює п'яти. Для визначення показника слід враховувати, де розташоване підприємство, яка у нього організаційна структура та специфіка діяльності, а також графік роботи торгової точки.

Варіант 2

Основа розрахунків – сума, видана з кас. У такий спосіб можуть користуватися індивідуальні підприємці та організації, які не отримують кошти готівкою, але при цьому змушені час від часу знімати певну суму в банку. Припустимо, вони мають купувати матеріали чи оплачувати постачання сировини. У цьому випадку для розрахунку перехідного залишку застосовується формула:

Л=Р/П*Нп,

Л тут є сумою перехідного залишку; Р - сумою коштів, виданих підприємства протягом підзвітного періоду. Не враховуються гроші, спрямовані на видачу заробітної плати, стипендії та інші виплати працівникам. Якщо організація нова і ще не має коштів у достатній кількості, за основу береться сума, яку бізнесмен має намір взяти в банку. П - це час, узятий основою для аналізу відрахувань з банку. Цей період не може бути більшим за три місяці. Допустимий мінімум при цьому не встановлений. В ідеалі за основу беруть час, коли компанія найчастіше зверталася за коштами до банку.

Нп – це тимчасовий відрізок між датами, коли бізнесмен брав кошти у банку. Період не може перевищувати тижні. Якщо ж території населеного пункту немає банківської установи, допускається продовження терміну до двох тижнів. Якщо бізнесмен знімає гроші кожні чотири дні, коефіцієнт дорівнює чотирьом.

Після того, як компанія встановила допустиму межу перехідного залишку, вона заносить цю інформацію у внутрішній наказ, тобто прописує розраховане значення. Також у документі вказують період, протягом якого ліміт буде дійсним, наприклад, 2017 р. У законодавстві нічого не сказано про обов'язкову щорічну зміну ліміту. У зв'язку з цим, якщо бізнесмен не вказує терміну дії наказів, ліміт можна застосовувати необмежений час і штраф за порушення касової дисципліни на компанію не накладуть.

Ще влітку 2014 р. малі підприємства звільнили від необхідності встановлення будь-яких лімітів. Але треба пам'ятати, що малі - це ті організації, чисельність персоналу в яких менше 100, а річний виторг - менше 800 млн рублів.

Якщо компанія вирішує припинити використовувати ліміт, то випускає відповідний наказ.

3. Видача готівки підзвітним співробітникам.

Кошти, які видають співробітникам для поїздки у відрядження, називають підзвітними. Ці гроші призначені для представницьких витрат та господарських потреб. Виплату підзвітних коштів підтверджують відповідні фінансові документи. Вони доводять той факт, що фінанси витрачаються за призначенням. У ролі таких документів можуть виступати накладні, чеки тощо.

Якщо співробітник витратив особисті гроші на ті чи інші цілі через брак підзвітних коштів, він пише відповідну заяву, на підставі якої компанія компенсує йому витрати. Звітувати про витрачені гроші працівник повинен протягом трьох днів з дати закінчення терміну, на який йому було видано кошти, або з того моменту, як він прибув із відрядження.

Дуже важливо контролювати своєчасне подання звітності та формування документів, що підтверджують витрати коштів. При порушенні термінів подання звітів видані кошти неможливо занести до видаткової частини, а отже, і знизити суму податків, що сплачуються, на їх значення. Крім того, виплата з них ПДФО та нарахування страхових внесків стають обов'язковими умовами.

4. Обмеження розрахунків із використанням готівки.

Відповідно до Вказівкою 3073-У економічні суб'єкти мають право укладання угод за готівку в межах 100 тис. руб. Встановлене обмеження застосовується для компаній та бізнесменів, за деякими винятками. Для угод з фізичними особами (тобто не ІП) не діє межа 100 тис. руб. У зв'язку з цим компанія може здійснювати розрахунки з фізичними особами готівкою у будь-якому розмірі.

Ліміт не враховують, коли:

співробітникам видають заробітну платута соціальну допомогу;
персоналу надають підзвітні кошти;
індивідуальні підприємці використовують готівку на цілі, не пов'язані з бізнесом.

Індивідуальний підприємець має право використовувати всі отримані гроші на власні цілі, Взявши їх під звіт у повному обсязі. Якщо потрібно витратити, може не спрямовувати всю готівкову виручку до банку. У бізнесмена є можливість забрати всі готівку з каси, але витратити їх на особисті цілі.

Юрособи та ІП мають право здійснювати взаєморозрахунки готівкою на підставі укладених угод. Але існує одна умова - розмір коштів не повинен перевищувати 100 тис. руб. Ця ж вимога поширюється на договори, що передбачають поетапні виплати (наприклад, договори на оренду, відповідно до яких оплата здійснюється щомісяця). Якщо в цілому сума оплати за весь термін оренди більше 100 тис. руб., То залишок, що перевищує допустиму межу, передають орендодавцю безготівкою. Потрібно контролювати момент, коли сума коштів, що вносяться за договором, досягне позначки в 100 тис. руб.

5. Взяти гроші з каси для особистих цілей.

Слід пам'ятати про обмеження та можливості, що діють для будь-якої форми юридичної власності. Наприклад, якщо йдеться про ТОВ, брати кошти з каси для особистих цілей категорично заборонено навіть у тому випадку, якщо у суспільстві лише один засновник. Таке обмеження не стосується індивідуальних підприємців. Вони мають право використовувати гроші з каси так, як вважають за потрібне. Головне - сплата всіх податків та нарахування необхідних внесків зі страхування.

Розповідає практик

Кого призначити відповідальним за касову дисципліну у компанії

Олександр Осипов,

фінансовий директор Alaska Originale

У регламенті щодо поводження з готівкою, сформованому в компанії, краще зазначити відповідальних за касову дисципліну:

Інших фахівців, відповідальних ті чи інші процедури, на підприємствах часто призначають виходячи з окремих наказів (наприклад, складу комісії з інвентаризації, якщо планується перевірка податкової касової дисципліни).

Як здійснюється контроль касової дисципліни

Усі співробітники компанії повинні чітко дотримуватись правил ведення операцій з готівкою. Проте контролювати касову дисципліну загалом має головний бухгалтер (якщо, звісно, наявність такого фахівця передбачає регламент організації). Якщо діяльність веде індивідуальний підприємець і він є єдиним у бізнесі, то сам відповідає за все.

Деякі види контролю за касовою дисципліною входять до обов'язків держави. Відповідно до норм п. 1 ст. 7 Закону РФ від 21.03.1991 р. № 943-1 перевіряти касову дисципліну має Федеральна податкова служба.

У рамках контролю податкова інспекціяпланує дізнатися:

чи мали місце випадки, коли виручка припадала не в повному обсязі або порушувалися терміни процедури;
чи перевищено допустимий ліміт розрахунків у 100 тис. руб.;
чи перевищено допустимий рівеньперехідного залишку грошей у касі;
чи були якісь операції через ККТ проведено з порушеннями;
чи завжди видавалися належні касові ордери, чи було помилок у тому оформленні;
чи завжди, коли потрібно, у компанії пробивали і видавали касові чеки і оформляли у випадках бланки суворої звітності;
чи збігаються залишки в касі зі відомостями, відображеними в касовій документації;
чи не надавали підзвітним особам великі суми терміни, перевищують допустимі.

Як проводиться перевірка касової дисципліни на підприємстві

Відповідно до Наказу Мінфіну РФ від 17.10.2011 р. № 133н керівник податкової службивиступає з ініціативою проведення перевірки щодо дотримання касової дисципліни, видаючи відповідний наказ. У ньому позначають час, протягом якого триватиме перевірка податкової касової дисципліни та її мети. У ході контрольного заходу працівники податкової служби вивчають:

документацію, оформлену під час проведення касових операцій;
фіскальну звітність та контрольні стрічки ККТ;
реєстраційну та експлуатаційну документацію на ККТ;
документацію, що відображає інформацію про отримання БСО, їх облік та утилізацію;
регістри обліку операцій, пов'язаних з бухгалтерською та господарською діяльністю;
накази, що встановлюють ліміти касових залишків;
авансову звітність.

Представники податкової служби мають право перевірити не лише перераховану вище документацію та регістри. Відповідно до їх вимогою організація, що інспектується, зобов'язана пояснити й інші моменти, які безпосередньо належать до об'єкта контролю.

Яку відповідальність передбачено за порушення касової дисципліни у 2017 р.

При виявленні низки порушень застосовується адміністративна ответственность. Касова дисципліна повинна дотримуватись усіма компаніями та індивідуальними підприємцями. До 15.07.2016 р. відповідальність наставала, якщо організації:

порушували правила роботи з готівкою (перевищували ліміти, не виконували оприбуткування виручених коштів): штраф порушення касової дисципліни для посадових осіб становив 4-5 тис. крб., для юридичних - від 40 до 50 тис. крб. (п. 1 ст. 15.1 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ);
не застосовували касові апарати або використовували контрольно-касову техніку, що не відповідає існуючим нормам, не видавали документ, що підтверджує оплату, що в залежності від ступеня порушення тягло за собою попередження або накладення штрафу: фізичних осібвін становив від 1500 до 2000 руб., для посадових осіб – від 3 до 4 тис. руб., для юридичних – від 30 до 40 тис. руб. (П. 2 ст. 14.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ).

Наразі може застосовуватись адміністративна відповідальність за порушення касової дисципліни, вчинене до 15.07.2016 р.

Відповідно до ФЗ від 03.07.2016 р. № 290-ФЗ з 2016 р. суттєво зросли штрафи за порушення касової дисципліни (зокрема, відповідальність за невикористання контрольно-касової техніки). Незастосування касових апаратів з 15.07.2016 р. загрожує:

штрафом для посадових осіб у розмірі від 25 до 50% від суми розрахунку, виконаного без використання ККТ, але не менше ніж 10 тис. руб.;
штраф для юросіб у розмірі від 75 до 100% від суми розрахунку, виконаного без використання ККТ, але не менше 30 тис. руб. (П. 2 ст. 14.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ у ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Якщо компанія вдруге порушує законодавча вимога, пов'язане із застосуванням касового апарату, сума розрахунків без використання ККТ дорівнює (у тому числі в сукупності) 1 млн руб. і більше, за чим слідують:

дискваліфікація посадових осіб на 1-2 роки;
зупинка роботи індивідуальних підприємців та організацій до 90 діб (п. 3 ст. 14.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ у ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Заходи відповідальності за таке порушення касової дисципліни у 2017 р., як використання ККТ, яка не відповідає нормативам, застосування ККТ, яке супроводжується порушеннями встановлених законодавчих норм та умов її реєстрації та застосування до 01.02.2017 р., не змінилися (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Але з 01.02.2017 р. за ці порушення, а також порушення порядку, строків та умов перереєстрації ККТ діють такі заходи:

попередження чи штраф порушення касової дисципліни у сумі від 1500 до 3000 крб. для посадових осіб;
попередження чи штраф у вигляді від 5 до 10 тис. крб. для юросіб (ст. 14.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ, п. 15 ст. 7 Закону № 290-ФЗ).

За ФЗ від 03.07.2016 р. № 290-ФЗ компанії можуть бути притягнуті до відповідальності та за інші порушення під час використання контрольно-касового апарату. Наприклад:

якщо не спрямовують покупцю касовий чекабо бланк суворої звітності в електронному форматі або якщо не передають ці документи на папері на вимогу клієнта;
відповідати за порушення також зобов'язані фіскальні оператори, виробники ККТ та експертні організації.

Існує термін давності порушення касової дисципліни. Так, з порушення притягнути винних до адміністративної відповідальності можна лише протягом 2 місяців (п. 1 ст. 4.5 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ). Не виключено, що у 2017 р. багато разових порушень касової дисципліни залишаться непокараними. Але порушення касової дисципліни у 2017 р. може стати причиною особливо ретельного спостереження за платником податків та приводом для дострокової виїзної перевірки. Представники податкової служби однозначно зацікавляться, якщо виручка буде оприбуткована не повною мірою та несвоєчасно, а також якщо виявляться невідповідності між документальними та фактичними залишками грошей у касі.

Якщо було видано підзвітну суму фінансових коштів у великому розмірі на необгрунтовано тривалий період, до неї можуть донарахувати ПДФО (постанова президії ВАС РФ від 05.03.2013 р. № 14376/12).