Электронный документооборот. Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать
Каталог специализаций, представленных на erumpo :
erumpo!
ИТ-компаниям, желающим расширить свою клиентскую базу, компания erumpo абсолютно бесплатно предоставляет полную информацию обо всех тендерах и закупках, имеющихся сегодня на рынке, как коммерческих, так и государственных.
Все доступные тендеры и закупки группируются по пяти главным разделам:
- IT-оборудование и расходные материалы - 18 категорий
- Программное обеспечение - 12 категорий
- Телекоммуникации, ВКС, связь, слаботочные системы - 15 категорий
- ИТ-услуги - 14 категорий
- Интернет услуги - 5 категорий
Вы можете выбирать и просматривать полную информацию о тендерах и закупках в 64-х категориях. Поставка оборудования и расходных материалов к нему, создание и разработка программного обеспечения, оказание всевозможных видов услуг. Все многообразие тендеров, закупок, заявок, потребностей в сфере it и hitech технологий собрано на erumpo . Сбор информации о тендерах и закупках базируется на методике агрегации тендеров с более чем 80 государственных и коммерческих площадок и публикации собственных тендеров заказчиками erumpo . С помощью erumpo вы можете принять участие в коммерческих и государственных тендерах и в конкурсах на поставку оборудования и оказание ИТ-услуг.
Сервисы поиска тендеров и закупок, реализованные на erumpo , дадут вам возможность удобного выбора среди всей массы заказов на закупку ит-продукции, заявок на услуги или тендеров. Помимо обычного «простого» поиска вы можете воспользоваться расширенным поиском с увеличенным набором поисковых критериев, доступных для выбора: поиск по цене контракта, тендерной документации, времени завершения, категории тендера, тендерной площадке, региону проведения тендера и другим параметрам. С помощью функционала RSS лент вы сможете получать и анализировать всю необходимую информацию о тендерах и закупках, размещенных на тендерных площадках по всей России, в удобном для вас формате и без постоянных заходов на сайт erumpo . Поисковый критерий, лежащий в основе созданных вами RSS лент, вы можете задать самостоятельно, так чтобы он максимально удовлетворял вашим собственным потребностям и сферам деятельности вашей компании. Список тендерных площадок, информация с которых собирается в нашем сервисе, стабильно пополняется.
Вся информация о тендерах и закупках для ИТ-поставщиков и субподрядчиков на erumpo абсолютно бесплатна. И мы не планируем изменять этому принципу в будущем
Утвержден
распоряжением ОАО "РЖД"
от 27.02.2017 г. N 358р
ПОРЯДОК
ОКАЗАНИЯ УСЛУГ ПО ПОДКЛЮЧЕНИЮ, СОПРОВОЖДЕНИЮ АС ЭТРАН
И ПРОЧИХ УСЛУГ, СВЯЗАННЫХ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА (В ТОМ ЧИСЛЕ УСЛУГ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ)
1. Настоящий Порядок оказания услуг по подключению, сопровождению АС ЭТРАН и прочих услуг, связанных с организацией электронного документооборота (в том числе услуг сторонних организаций) (далее - Порядок) определяет порядок и условия получения Клиентом и предоставления ОАО "РЖД" Клиенту комплексных услуг, связанных с организацией работы Клиента в АС ЭТРАН.
2. В настоящем Порядке используются следующие термины:
АРМ ППД АС ЭТРАН - автоматизированное рабочее место подготовки перевозочных документов АС ЭТРАН;
АС ОЗ - автоматизированная система обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО "РЖД";
АС ЭТРАН - автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов;
АСУ-АСУ - автоматизированный обмен документами между автоматизированной системой Клиента и АС ЭТРАН;
Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;
ЕЛС Клиента - единый лицевой счет Клиента;
Инсталляция - воспроизведение Программы в память ЭВМ с целью ее установки (интеграции в операционную систему) и использования ее функционала по прямому назначению. Количество инсталляций на ЭВМ, которое разрешено Клиенту, указано в акте оказанных услуг, в соответствии с поданной Клиентом Заявкой, оплачиваемом Клиентом в соответствии с условиями настоящего Порядка и являющемся его неотъемлемой частью;
Клиент - юридическое или физическое лицо, а также индивидуальный предприниматель, направившее в ОАО "РЖД" заявление о присоединении к Соглашению об оказании услуг, связанных с организацией электронного документооборота (далее - Соглашение) по форме, представленной в приложении N 1 к Соглашению;
Ключ проверки электронной подписи (сертификат ключа проверки электронной подписи, КСКПЭП) - электронный документ с электронной подписью уполномоченного лица УЦ, выдаваемый УЦ Клиенту для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа проверки электронной подписи;
ОАО "РЖД" - открытое акционерное общество "Российские железные дороги", принявшее на себя обязательства по исполнению услуг, представленных в настоящем Порядке;
Пользователи системы ЭД - уполномоченные сотрудники ОАО "РЖД" и Клиента, осуществляющие обмен электронными документами, подписанными ЭП, в соответствии с Условиями, представленными в приложении к настоящему Порядку;
Программа - программы для ЭВМ, содержащиеся на носителе (в случае поставки Программы на носителе), или загружаемые Клиентом с официального сайта Лицензиара, а также документация (включая руководство пользователя и описание программного продукта). Перечень программ, на которые Клиенту передаются права, определяется в счете, оплачиваемом Клиентом в соответствии с условиями настоящего Порядка и являющемся его неотъемлемой частью;
Регистрационная информация - файл формата *.dst, необходимый Клиенту для инсталляции ПО ViPNet Client. Выдача *.dst-файлов осуществляется ГВЦ - филиалом ОАО "РЖД";
Сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
Система регистрации Программ - специальная система регистрации легальных пользователей Программ;
Средство электронной цифровой подписи - средство криптографической защиты информации (СКЗИ) "КриптоПро", обеспечивающее реализацию следующих функций - создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной подписи подлинности электронной подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных подписей;
ТЦФТО - Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания структурное подразделение ЦФТО;
ЦФТО - Центр фирменного транспортного обслуживания - филиал ОАО "РЖД";
Услуги - оказываемые ОАО "РЖД" услуги Клиенту в соответствии с Условиями, представленными в приложении к настоящему Порядку;
УЦ - удостоверяющий центр, имеющий необходимые лицензии ФСБ России на осуществление предоставления услуг в области шифрования информации, на распространения шифровальных (криптографических) средств, на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств, и с которым ОАО "РЖД" заключен Агентский договор на право заключение с Клиентами договора и подписание необходимых документов для оказания Удостоверяющим центром услуг Клиенту;
Электронная подпись (ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, используемая для определения лица, подписывающего информацию;
ViPNet Client - программное обеспечение для ЭВМ (объекты интеллектуальной собственности), производимые под товарным знаком ViPNet исключительные и имущественные авторские права.
3. Для получения услуг в рамках настоящего Порядка, Клиенту необходимо направить в бумажном виде в ЦФТО или ТЦФТО Заявление о присоединении к Соглашению, оформленное по форме приложения N 1 к Соглашению (далее - Заявление).
4. Клиент считается ознакомившимся и безоговорочно принявшим условия Соглашения об оказании услуг, связанных с организаций электронного документооборота, настоящего Порядка, а также регламента Удостоверяющего центра от 16.11.2016 N 232/А, размещенного на официальном сайте ОАО "РЖД" по адресу www.rzd.ru , с момента получения ЦФТО/ТЦФТО от Клиента Заявления.
Подписывая Заявку на оказание услуг Клиент подтверждает согласие на уменьшение суммы доступных денежных средств на ЕЛС Клиента в соответствии с суммой, указанной в Заявке.
В случае невозможности предоставления Клиенту услуг или по его обращению (до формирования акта оказанных услуг) ОАО "РЖД" производит возврат соответствующего авансового платежа в установленном в ОАО "РЖД" порядке, за вычетом фактических документально подтвержденных ОАО "РЖД" расходов, в случае, если отказ Клиента не связан с ненадлежащим оказанием ОАО "РЖД" услуг.
7. В случае необходимости увеличения срока исполнения со стороны ОАО "РЖД" Заявки на оказание услуг или отсутствия возможности оказания Клиенту услуг, в т.ч. при отсутствии денежных средств на ЕЛС Клиента, на адрес электронной почты Клиента направляется соответствующая информация.
В случае невозможности оказания Клиенту услуг по причине, зависящей от Клиента, Клиент после получения информации от ОАО "РЖД" обеспечивает устранение причины невозможности предоставления ему услуг в течение 10 (десяти) рабочих дней.
В случае отсутствия в течение 10 дней от Клиента необходимых действий, направленных на устранение причин невозможности предоставления со стороны ОАО "РЖД" Клиенту услуг, данные услуги считаются оказанными Клиенту.
8. Порядок расчетов
8.1. Оплата Клиентом услуг осуществляется в порядке и на условиях соглашения об организации расчетов/договора на организацию расчетов, заключенного между Клиентом и ОАО "РЖД", с учетом особенностей, определенных в Условиях, представленных в приложениях к настоящему Порядку.
8.2. Перечень и стоимость Услуг по настоящему Порядку рассчитывается по Прейскуранту, размещенному на официальном сайте ОАО "РЖД" по адресу www.rzd.ru в разделе "Грузовые перевозки" на дату оказания услуги.
8.3. Приемка услуг в соответствии с настоящим Порядком производится на основании акта (актов) оказанных услуг (корректировочного акта оказанных услуг), формируемых ОАО "РЖД" по форме приложения N 2 , N 3 к настоящему Порядку и по месту заключения соглашения об организации расчетов/договора на организацию расчетов между Клиентом и ОАО "РЖД".
8.4. При несогласии с данными акта оказанных услуг, Клиент в срок, установленный в Условиях к настоящему Порядку, подписывает его с разногласиями и передает в ОАО "РЖД". При подписании акта оказанных услуг с разногласиями, одновременно с передачей акта оказанных услуг Клиент (при наличии) передает ОАО "РЖД" подтверждающие разногласия документы.
8.5. По итогам рассмотрения акта оказанных услуг, подписанного с разногласиями, ОАО "РЖД" формирует корректировочный акт по форме приложения N 3 к настоящему Порядку. Данные корректировочного акта оказанных услуг могут содержать изменения сумм платежей, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Клиент подписывает корректировочный акт оказанных услуг в срок, установленный в Условиях к настоящему Порядку.
8.6. Подписанием акта/корректировочного акта оказанных услуг, связанных с организацией электронного документооборота, оформленного в соответствии с приложениями N N 2 и к Порядку, Клиент подтверждает согласие с объемом и стоимостью оказанных услуг и с соответствующей накопительной ведомостью, оформленной на основании данного акта.
9. В случае отказа от исполнения настоящего Порядка по инициативе Клиента, или по причинам, за которые ни одна из Сторон не отвечает, оплате подлежат обоснованные, необходимые, фактически понесенные, документально подтвержденные ОАО "РЖД" расходы до даты получения ОАО "РЖД" уведомления о расторжении Соглашения или отказа от получения Услуг по Заявке на оказание услуг, раннее поданной Клиентом в ОАО "РЖД".
10. Ответственность:
10.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств ОАО "РЖД" и Клиент несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Порядком с учетом особенностей, установленных в Условиях к Порядку.
10.2. В случае возникновения обстоятельств, препятствующих оказанию Услуг, по причинам, зависящим от Клиента или его контрагентов, ОАО "РЖД" освобождается от выполнения обязательств в рамках оказываемых Клиенту услуг, а Клиент несет ответственность за последствия и возмещает все расходы, понесенные ОАО "РЖД" в результате возникших обстоятельств.
10.3. В случае привлечения третьих лиц для выполнения своих обязанностей в рамках оказания услуг, ОАО "РЖД" несет ответственность за их действия как за свои собственные.
10.4. ОАО "РЖД" освобождается от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств в случае, если такое неисполнение или ненадлежащее исполнение произошло по независящим от ОАО "РЖД" обстоятельствам.
10.5. ОАО "РЖД" имеет право в одностороннем порядке приостановить оказание услуг в случае, если Клиент не произвел предоплату и не обеспечил перечисление на расчетный счет ОАО "РЖД" в качестве предварительной оплаты денежные средства, достаточные для оплаты причитающихся ОАО "РЖД" Платежей за Услуги.
10.6. Стороны принимают тот факт, что комплексное информационное обслуживание, оказываемое в рамках настоящего Порядка, имеет исключительно информационный характер и оказывается на основе оперативных данных информационных систем реального времени ОАО "РЖД" по принципу "как есть". Вследствие чего, ОАО "РЖД" не несет ответственности за неверный и/или некорректный ввод или искажение информации, возникшее не по его вине, а также убытки Клиента, возникшие вследствие указанных обстоятельств и не связанные напрямую с предметом настоящего Порядка.
10.7. Клиент несет ответственность за дальнейшее использование информации, получаемой в соответствии с настоящим Порядком.
11. Обстоятельства непреодолимой силы
11.1. Стороны освобождаются от ответственности в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему Порядку, обусловленного действием обстоятельств непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, в том числе объявленной или фактической войной, гражданскими волнениями, эпидемиями, блокадами, эмбарго, пожарами, землетрясениями, наводнениями и другими природными стихийными бедствиями, а также изданием актов государственных органов.
Внедрение электронного документооборота позволяет реализовать следующие возможности:
Подключение электронного документооборота удобно организациям, которые:
- Сдают декларацию по НДС .
- Заключают трудовой договор с сотрудниками на удаленной занятости.
- Обмениваются первичной документацией с поставщиками или клиентами.
- Сотрудничают с мобильными сотрудниками .
- Проводят собрания акционеров .
- Осуществляют факторинговые операции в момент оплаты продукции.
- Имеют обширный документооборот .
- Имеют контрагентов или филиалы в других городах.
Для подключения ЭДО заключается договор с аккредитованным оператором ЭДО. Чтобы документация имела юридическую силу, файлы заверяются электронной подписью. Для каждого сотрудника имеющего право подписи соответствующей категории документов приобретается усиленная квалифицированная цифровая электронная подпись. Потребуются также средства криптозащиты информации и программное обеспечение для них. В учетную политику компании вносится положение о правомерности составления первичной документации в электронном виде с подтверждением цифровой подписью. С контрагентами, с которыми предполагается обмен документацией в электронном виде заключается «Соглашение об обмене электронными документами». Компьютер, на который устанавливается программа для электронного документооборота, подключается к сети Интернет.
Формы документации
Работа ведется с двумя формами документации: входящей и исходящей.
- Входящая документация автоматически формируется в базе. После получения документации от контрагента, нажимается кнопка: «Получить ответ». После этого файл доступен к просмотру, утверждению или отклонению. При утверждении адресату отправляется автоматическое подтверждение.
- Исходящая документация после формирования моментально пересылается контрагенту нажатием клавиши «Подписать и отправить». После отправки файл автоматически отмечается в реестр исходящий документации.
- Прочая документация также доступна для обмена по ЭДО. Для этого файлы визируются цифровой подписью.
Комплект документации, подписанный обеими сторонами, считается оригиналом, имеющим полную юридическую силу и не требующим подтверждения на бумаге.
Заместитель генерального директора ООО «Такском»
Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.
Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?
И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.
Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.
А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?
Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.
И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .
Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.
Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.
Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.
С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?
И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .
На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?
И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.
Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.
Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?
И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.
Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?
И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.
Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.
Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?
И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.
Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?
И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:
разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.
Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?
И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.
А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?
И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.
Все ли документы можно создавать в электронном виде?
И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.
Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.
Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.
Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?
И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.
Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?
И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.
Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.
Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.
Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?
И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.
В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.
По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.
