Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ И УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЕМ 5
2. СРЕДСТВА WORKFLOW В РАМКАХ ОБЩЕЙ КОНЦЕПЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ 11
2.1. МОДЕЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ 11
2.2. СИСТЕМЫ WORKFLOW – ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 13
2.3. ПОДДЕРЖКА ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ СРЕДСТВАМИ WORKFLOW 13
3. СТРАТЕГИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИТ НА РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ 17
3.1. ИТ – КАК НАПРАВЛЕНИЕ ИНВЕСТИЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 17
3.2. УСЛОВИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИТ НА ЗАПАДНЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ 19
3.3. УСЛОВИЯ ВНЕДРЕНИЯ ИТ НА РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 23
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 25

Работа содержит 1 файл

Введение

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология (далее ИТ) - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

По мнению американского специалиста в области управления Г. Поппеля, под информационными технологиями (ИТ) следует понимать использование вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

1. Информационная технология и управление предприятием

Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок , который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий , также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:

• каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
• что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
• в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
• какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

• высшее руководство , которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
• специалисты , занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
• менеджеры отдельных хозяйственных подразделений , которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
• менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета , если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
• поставщики ИТ , которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
• собственное информационно-технологическое подразделение .

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса , например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта ; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции . На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний .

ФОРМИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ КОМПАНИИ

Информация является одним из важнейших средств достижения целей любого вида деятельности. От полноты и качества информации зависит степень реализации и результативность в достижении целей.

Объем и качество информации, используемой в процессе решения любых задач (научных, технических, управленческих и экономических), определяется:

• уровнем профессиональной подготовки исполнителя;
• опытом, полученным при решении других задач;
• осведомленностью в проблемных областях знаний, необходимых для решения поставленной задачи;
• доступностью для конкретного исполнителя тех или иных информационных ресурсов, содержащих необходимую информацию;
• наличием некоторого «базового уровня технической оснащенности», обеспечивающего доступ к информационным ресурсам и программным продуктам, позволяющим вести их обработку;
• объемом финансовых и трудовых ресурсов, которые могут быть привлечены для получения и обработки информации;
• правовыми нормами, определяющими доступ к информации и порядок ее использования в организации, стране и на международном уровне.

Каждый из перечисленных факторов накладывает ограничения на реально доступную исполнителю информацию и, следовательно, изменяет информационную среду, в которой исполнитель реализует стоящие перед ним задачи.

Реальная степень доступности к информационным ресурсам во всех странах существенно ниже рекламируемой. Например, современными национальными системами массового обслуживания по данным на 1991 г. в США могли пользоваться около 25% потребителей (высокообеспеченные слои населения - 5% и члены общества, обладающие свободными средствами), в то время как 75% рядовых граждан, как правило, не могли получить доступа к требуемой им информации .

Неопределенность при принятии информационных решений неизбежна, но работать в режиме неопределенности можно - и не просто работать, но и получать требуемые результаты. Управление большими системами всегда ведется в условиях недостатка информации.

Восполнение пробелов в информации подразделяется на две различные группы информационных задач:

• первая связана с восполнением информации существующей, но отсутствующей у конкретного пользователя по тем или иным причинам (условия доступа, режимные ограничения, отсутствие требуемых документальных источников, недостаточная профессиональная подготовка персонала, привлекаемого для решения задачи и т.п.);
• вторая связана с полным отсутствием информации по проблеме (отсутствие требуемых научных знаний, методов решения, необходимых стандартных и справочных данных, материалов, аппаратуры и т.п.).

Если первая группа задач, как правило, решается за счет повышения уровня и качества информационного обслуживания, то вторая - требует проведения дополнительных исследований и разработок, связанных с получением новой информации. В рамках второй группы задач решается и проблема выявления отсутствующих знаний, которую иногда определяют как «знание о незнании».

С другой стороны, в обращении находится значительный объем повторяющейся, несогласованной по методам получения и обработки, имеющей различные уровни достоверности и точности, а также заведомо ложной информации. Такая информация создает существенные, как правило, трудно преодолимые преграды при решении задач.

Кроме того, необходимо всегда помнить, что сам факт наличия всей (основной, наиболее важной и достоверной и т.п.) информации, есть необходимое, но недостаточное условие для принятия эффективных решений. Ибо человек, принимающий решения, действует исходя из определенных внутренних установок, свойственных только ему. Он не свободен от субъективности в оценке имеющейся в его распоряжении информации.

Поэтому, принимая любое информационное решение, необходимо заново оценивать информацию с точки зрения тех задач (целей), которые решаются в данный момент, исходя из конкретных условий этого момента.

К группе основных понятий, необходимых при рассмотрении вопросов принятия информационных решений, следует отнести: факт, знания, сведения, данные, информация, информационные ресурсы.

Факт - действительное, вполне реальное событие, явление; то, что действительно произошло .

Словарь синонимов русского языка дает следующее соотношение между понятиями «знания», «сведения», «познания»:

Знания - совокупность понятий, представлений о чем-либо, полученных, приобретенных, накопленных в результате учения, опыта, в процессе жизни и т.д. и обычно реализуемых в деятельности.

Познания - сумма определенных знаний, сведений в какой-либо области (областях).

Сведения - общие или очень неглубокие знания, представления о чем-либо .

Данные, как правило, определяют как информацию, которая хранится в базах данных и обрабатывается прикладными программами, или информация, представленная в виде последовательности символов и предназначенная для обработки в ЭВМ .

Информация - прежде всего необходимо обратить внимание на то, что в буквальном смысле понятие «информация» тождественно понятиям «сведения, данные, знания».

Однако, как было показано выше, понятия «сведения» и «данные» входят в более общее понятие - «знания». Следовательно, понятие «информация» может быть определено как общий объем накопленных человечеством знаний. Но в разных источниках при определении знаний, включаемых в понятие «информация», используются различные подходы.

Предлагается за основу определения термина «информация» принять его толкование, выработанное в рамках среднесрочной программы ЮНИСИСТ , в которой информация определена как знания, являющиеся продуктом исследовательской деятельности в области естественных и общественных наук или касающиеся этой деятельности, с одной стороны, и знания, имеющие отношение к технике - с другой. Техника в широком смысле слова включает научные, инженерные, управленческие и другие смежные с ними знания, без которых не обойтись при производстве товаров и оказании услуги, в которых нуждается общество.

Обобщая подход, принятый в ЮНИСИСТ и других публикациях, определим информацию как общий объем знаний об окружающей нас действительности, т.е. информация в строгом смысле - это знание, включенное непосредственно в коммуникативный процесс.

Информационный ресурс. Несмотря на все более широкое использование понятия «информационный ресурс», в настоящее время отсутствует его общепринятое определение, что делает проблематичным разработку эффективной политики любого уровня (международного, национального, регионального, республиканского и отраслевого) по созданию информационных ресурсов и их промышленной эксплуатации в интересах науки, техники, производства и управления.

Прежде всего необходимо обратить внимание на то, что понятие «информационный ресурс» возникло не в процессе переосмысления роли информации во всех видах общественной деятельности, а в результате внедрения в исследования по созданию и интеграции информационных служб программно-целевого подхода.

Ресурсами, как известно, называют элементы экономического потенциала, которыми располагает общество и которые, при необходимости, могут быть использованы для достижения конкретных целей хозяйственного и социального развития .

В рамках программно-целевого подхода информация рассматривается как один из видов ресурсов при реализации целевых программ наряду с рабочей силой, материалами, оборудованием, энергией, денежными средствами и т.д., т.е. информация стала рассматриваться как один из видов ресурсов, потребляемых в общественной практике.

Но включение информации в состав ресурсов не снимает неопределенности термина «информационный ресурс», поскольку нет однозначного подхода к тому, какую информацию считать ресурсом, а какую не считать. Анализ определений, приведенных в различных источниках, показывает, что в состав информационных ресурсов включается либо вся (любая) информация, либо ее подмножества, для выделения которых разные авторы используют различные, несовместимые друг с другом критерии, например: классы информации, и/или виды документов, и/или виды носителей (способы фиксации), и/или организационные структуры, и/или возможность обработки на различных технических средствах и др.

Выше было определено, что информация в строгом смысле - это знание, включенное непосредственно в коммуникативный процесс.

Исходным моментом включения информации в сферу обращения по различным социальным каналам является ее фиксация на тех или иных видах носителей - документирование (закрепление на тех или иных материальных носителях), ибо только в этом случае она может быть передана между пользователями и процессами, распределенными во времени и пространстве.

С момента фиксации знания на том или ином носителе оно становится информацией, и только эта информация может рассматриваться как информационный ресурс. Но «новый носитель - это... новые способы регистрации, сбора, передачи, хранения и обработки информации и, следовательно, новые способы управления» .

Каждый новый тип носителя информации порождает свой класс информационных ресурсов, характеризуемый своим множеством свойств, связанных с фиксацией, воспроизводством, доступом, восприятием и процессами обработки зафиксированной на носителе информации, а также реализацией процессов передачи информации во времени.

Под информационными ресурсами предлагается понимать всю накопленную информацию об окружающей нас действительности, зафиксированную на материальных носителях и в любой другой форме, обеспечивающей ее передачу во времени и пространстве между различными потребителями для решения научных, производственных, управленческих и других задач.

Особо следует выделить положение о том, что ресурсом является вся накопленная информация, в том числе и информация недостоверная («дефектологическая»), представленная сомнительными фактами, ложными положениями, неэффективными подходами, а также устаревшая информация; несопоставимые данные, накопленные по нестандартным методикам; информация, потерявшая конкретность в результате субъективных толкований в процессе частных «теоретических» построений; заведомая дезинформация, поступившая в информационные потоки, и сбалансированная информация.

Только такой подход к определению информационных ресурсов создает предпосылки для выявления противоречивых данных, исключаются случаи пропуска «неудобной» информации и сложных ситуаций (под сложной ситуацией понимается информация о «необычном», «невозможном» использовании известных средств и методов, «принципиально невозможных» явлениях и действиях, т.е. всего того, что не укладывается в тезаурус отдельного исполнителя и/или целого коллектива исполнителей).

Учет фактора «дезинформирования» (возможности поступления к пользователю недостоверной и устаревшей информации), требует включения в процессы информационной деятельности специальных процедур оценки информации на достоверность. Без выявления недостоверной и устаревшей информации, накапливаемой в информационных ресурсах, создаются предпосылки принятия неэффективных, а ряде случаев и ошибочных решений, наносящих существенный ущерб.

В то же время следует подчеркнуть, что недостоверная и устаревшая информация не должна уничтожаться. Она должна локализовы- ваться, обособляться, и на ее основе необходимо строить системные фильтры для контроля информационных ресурсов любого уровня (организаций, объединений, национальных и международных). При этом сама недостоверная информация должна непрерывно переоцениваться, уточняться, и одновременно должны подвергаться переоценке решения, принятые ранее на основании такой информации.

Сбор всей информации и требование сохранности «дефектной», устаревшей информации лежит в основе деятельности наиболее эффективных информационных систем и является важным методологическим принципом их построения.

С другой стороны, когда мы говорим о том, что информационный ресурс - это вся информация, то имеется в виду мировой информационный ресурс, полнота и эффективность использования которого в настоящее время недостаточна и определяется уровнем достигнутого баланса соглашений на международной (через ООН), региональной, двух- и многосторонней основе между различными источниками и пользователями информационных ресурсов.

В реальной деятельности каждая из сторон обладает своим подмножеством информации, ограниченным по проблемам, полноте, качеству и актуальности для решения стоящих перед ней задач. Оно определяется как информационный ресурс конкретного пользователя (отдельного лица, группы лиц, предприятия, объединения, ведомства, региона, государства и т.п.).

В зависимости от носителей информация, информационные ресурсы предлагается разделить на пять основных классов.

Документы всех видов на любых видах носителей (в том числе все виды машиночитаемых носителей, используемых в вычислительной технике и технике средств связи).

Персонал (память людей), обладающий знаниями и квалификацией в различных областях науки и техники.

Организационные единицы - научные, производственные, управленческие и другие организации, располагающие кадровыми, техническими, производственными, финансовыми и прочими возможностями для решения определенного круга проблем и задач.

Промышленные образцы (любые материальные объекты, созданные в процессе производства), рецептуры и технологии, программные продукты, которые являются овеществленным результатом научной и производственной деятельности людей.

Научный инструментарий (в том числе: автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и базы знаний).

Создание национальных информационных ресурсов невозможно (особенно в условиях динамически изменяющихся задач) без изучения и учета всей структуры связей между различными классами информационных ресурсов. Поэтому одной из важнейших задач построения эффективной информационной системы является создание в структуре документальных информационных ресурсов машиночитаемого регистра, который должен обеспечить координацию использования информационных ресурсов организаций, фирм и государственных учреждений, работающих в различных областях.

Следует обратить внимание на то, что принятое в Федеральном законе понятие «информационные ресурсы» значительно уже и включает только документы.

Информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, банках данных, других видах информационных систем) .

Для обоснования принятого подхода к определению информационного ресурса, необходимо показать ограниченность и неполноту определения, используемого в законодательных документах.

• 1. Одна и та же информация, относящаяся к той или иной проблеме, может быть зафиксирована на различных носителях и/или различные информационные фрагменты одной и той же проблемы могут быть зафиксированы таким образом, что правильное восприятие информации становится невозможным, если отсутствует доступ ко всем информационным фрагментам, представленным на различных носителях. Поэтому целостность информационных ресурсов обеспечивается в том и только в том случае, если потребитель (пользователь) имеет доступ ко всем классам носителей, на которых зафиксирована информация, необходимая для решения стоящих перед ним задач.
• 2. Сужение понятия информационных ресурсов до класса документов исключает из рассмотрения значительные объемы информации, зафиксированные на иных классах носителей. Но каждый класс информационных ресурсов - это еще и иные способы взаимодействия с информационными ресурсами, способы их создания, регистрации, сбора, сохранения, взаимодействия с ними и, следовательно, иные способы управления информационными технологиями, а также иная правовая база, определяющая их использование.
• 3. Разрыв информационных связей между выделенными классами информационных ресурсов порождает разрывы в информационных процессах и технологиях. Это, в свою очередь, ведет к потере целостности восприятия окружающей действительности, резкому снижению качества информации и результативности при принятии информационных решений.
• 4. Создаются предпосылки к безвозвратной утрате важнейшей информации, которая не может быть содержательно осмыслена только на основе документальных информационных ресурсов. Учет только документальных информационных ресурсов может привести к полной утрате конкретной проблемной информации.
• 5. Нарушение целостности понимания информационных ресурсов создает предпосылки к нарушению информационной безопасности.

Учитывая, что предлагаемый подход к определению информационных ресурсов существенно отличается от определения, принятого в законодательстве, ниже приводится перечень прецедентов, свидетельствующих о неполноте законодательного определения, при котором информационные ресурсы сводятся к документальным информационным ресурсам:

• 1. В уголовной практике:
• 1.1. Дело сопровождается «вещественными доказательствами», без них нет дела (орудия взлома, орудие убийства и/или его элементы (гильзы, пули, веревки и прочее)). «Вещдоки» (или часть их) сохраняются «при деле».
• 1.2. Формируются специальные коллекции из орудий, участвовавших в преступлении:
  • создание коллекций оружия для отождествления типа оружия по боеприпасу;
  • коллекции гильз («гильзотеки») и использованных пуль для прослеживания движения «стволов» по преступлениям.
• 2. В экспертизе, метрологии, сельском хозяйстве:
  • эталонные образцы, реактивы и прочее;
  • реперные объекты (например, кронштадский футшток («уровень моря»); Гринвический и Пулковский меридианы, геодезические знаки опорной геодезической сети (по классам точности);
  • «линии производителей», элитный семенной материал и прочее;
  • мощнейший инструментальный комплекс «эталонного времени», сеть сейсмических и метеорологических станций, контрольно-измерительные полигонные комплексы.
• 3. Отчетные материалы геологоразведки состоят из двух частей: собственно описательные и аналитические материалы и образцы. К этому классу относятся метеоритные коллекции и пробы грунта, полученные в результате планетарных исследований.

Утрата образцов резко снижает ценность отчетов. Результаты разных партий, проводящих исследования, могут стать несопоставимы. «Документальная ценность» образцов неисчерпаема (с появлением новых методов исследований происходит новое раскрытие информационного содержания). Например:

• многократные переоценки экспедиционных материалов Кулика по Тунгусскому метеориту;
• новые оценки гипотезы «жизни на Марсе» по результатам анализа метеоритного материала.
• 4. И т.д.

Определение перечня классов информационных ресурсов и более точное определение границ и параметров каждого класса зависит от задач, возникающих при создании дееспособных национальных информационных ресурсов, обеспечении требуемого уровня информационной безопасности и желаемой полноты правового обеспечения информационной деятельности, а также достигнутым уровнем управления информационными ресурсами.

Приведем краткую характеристику каждого из перечисленных классов информационных ресурсов и их места в структуре информационных ресурсов.

• Межправительственная программа международного сотрудничества вобласти научно-технической информации.

Вопрос 5. Коммуникации в системе менеджмента

ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА.

Информационно-коммуникационное обеспечение системы управления оценивается по 7 разделам с помощью вопросов, которые предусматривают конкретные ответы. После чего составляется сводная таблица, по которой делается вывод о соответствии существующего информационного обеспечения эталонному.

Данная методика позволяет дать ответы на такие вопросы как:

– насколько полно используемое информационное обеспечение удовлетворяет требованиям решаемых задач, т.е. можно ли считать количественный и качественный состав существующего ИО необходимым и достаточным условием для эффективной реализации задач управления и принятия на основе полученных результатов оптимальных, своевременных и качественных решений

– целесообразен ли комплекс решаемых задач или требуется его корректировка

– рационально ли организованны информационные потоки, связывающие деятельность анализируемого управленческого подразделения с другими смежными подразделениями организации и со сторонними предприятиями

– каким образом влияет на эффективность решения управленческих задач электронная интерпретация информационного обеспечения

– каковы направления изменения технологий работы с информацией.

По результатам собранным в процессе применения данной методики материалов и последующего их анализа можно обнаружить различные аспекты в процессах обработки информации, на которые в повседневной деятельности, как правило, не обращается внимание, так как они выполняются постоянно в течении длительного времени и кажутся вполне естественными и рациональными. анализ результатов позволяет увидеть проблемы управленческой деятельности свежим взглядом и выявить негативные и позитивные моменты.

Кроме предложенной методики так же можно использовать методику экспресс - оценки системы управления , разработанной Скопиной И.В., Баклановой Ю.О. позволяющей при минимальных временных и трудовых затратах получить достоверный наглядный результат (рисунок 1)

Рис. 1. Информационное обеспечение менеджмента

В соответствии с данной методикой оценка информационного обеспечения проводится по 10 критериям с помощью двухбалльной шкалы.

Несомненными достоинствами данной методики являются:

• минимизация времени проведения исследования;
• достоверность полученной информации;
• возможность наглядного воспроизводства полученной информации;
• оперирование терминологией понятной современному менеджеру.

В тоже время данная методика экспресс - оценки информационного обеспечения менеджмента имеет ряд недостатков:

• субъективность полученного результата;
• невозможность однозначного ответа по некоторым пунктам опросного листа.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МИРОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ В МЕНЕДЖМЕНТЕ.

Современный этап развития человечества характеризуется стремительным ростом социального и экономического значения информации. Согласно статистике, перераспределения трудовых ресурсов из сферы материального производства и обслуживания в информационную сферу привело к тому, что уже сейчас в информационной сфере развитых стран работает более 50% занятого населения.

Вот два основных показателя, каждый из которых убедительно свидетельствует о наступлении века информации:

1) время удвоения объема накопленных научных знаний составляет уже 3-4 года;

2) материальные затраты на хранение, передачу и переработку информации превышают аналогичные расходы на энергетику.

Индустрия обработки информации играет для промышленно развитых стран ту же роль, которую на этапе индустриализации играла тяжелая промышленность. Информационные ресурсы становятся основным национальным богатством развитых стран, а эффективность их использования все в большей степени определяет экономическую мощь страны в целом. Причем ведущую роль играют «активные» информационные ресурсы, то есть та часть ресурсов, которую составляет информация, доступная для автоматизированного хранения, поиска, передачи и обработки.

Термин «информация» происходит от латинского слова «informatio» — разъяснение, осведомление, изложение.

Информацию передают:

Устно и письменно, с помощью электрических сигналов и радиоволн;

Информацию получают:

С помощью органов чувств, электрических датчиков фото и видеокамер.

В широком смысле информация — общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Информация — это сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состояниях, которые уменьшают имеющиеся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

С XX века взгляд на информацию распространился как на общественный ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам.

Информация — это новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Информация неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо учитывать источник информации и ее потребителей, так как информация — это новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечными потребителями как полезные. Информация, представленная на недоступном для понимания языке является бесполезной. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем мире. Часто информацию сравнивают со словом «данные», но это не одно и то же. Данные могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые по каким-то причинам не используются, а только хранятся. Когда появляется возможность использовать данные, они превращаются в информацию.

Информационные ресурсы — документы и массивы документов в информационных системах.

К мировым информационным ресурсам имеет отношение информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе.

В течение всей истории развития цивилизации предметом труда оставались материальные объекты, деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило, относилась к категории непроизводственных затрат.

Информационная технология

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

Технология - это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

В последние десятилетия менеджменты в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл - выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей.

Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, " электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией - "электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

УТОЧНИМ ТЕРМИНОЛОГИЮ

Информация - совокупность сведений, воспринимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду, либо сохраняемых внутри информационной системы.

Данные - информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным средствам.

Файл - последовательность записей, размещаемых на внешних запоминающих устройствах и рассматриваемых в процессе обработки, как единое целое.

База данных - совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области человеческой деятельности.

Предметная область - это отражение в БД совокупности объектов реального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователей.

Прежде всего, существует база данных - совокупность данных, хранящихся во вторичной памяти - на дисках, барабанах или каком-либо другом носителе.

Во-вторых, имеется набор прикладных программ пакетной обработки, которые работают с этими данными (выборка, обновление, включение, удаление). Дополнительно может присутствовать группа оперативных пользователей, взаимодействующих с базой данных от удаленных терминалов.

В-третьих, база данных является "интегрированной”, т.е. содержит данные для многих пользователей. Базы данных создаются с целью централизованного управления определенными данными.

Совместное использование данных предполагает не только то, что все файлы существующих приложений интегрированы, а также и то, что новые приложения могут быть построены на существующей базе данных. Использование БД обеспечивает в основном: - независимость данных и программ; - реализацию отношений между данными; - совместимость компонентов БД; - простоту изменения логической и физической структур БД; - целостность; - восстановление и защиту БД и др. К другим целям использования БД относятся: сокращение избыточности в хранимых данных; устранение несовместимости в хранимых данных с помощью автоматической корректировки и поддержки всех дублирующих записей; - уменьшение стоимости разработки пакета программы; - программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атрибутам объектов.

Какие виды информации можно получить в internet.

Internet предоставляет следующие информационные услуги:

· электронная почта;

· Gopher (управление доступом к информации);

· группы новостей Usenet (обмен мнением с одним человеком или с группой людей);

· анонимный FTP (протокол передачи файлов);

· системы передачи файлов по почте;

· доступ к библиотечным каталогам с помощью Telnet;

· IRC или Место для любителей поболтать;

· pрадиовещание в Internet;

· Finger (механизм для распространения информации);

· базы данных Wais;

· погода;

· файлы свободного доступа;

· диалоговые журналы;

· FAQ — часто задаваемые вопросы;

· спорт и хобби;

· новости и обзоры;

· библиотеки колледжей;

· правительственная информация;

· путешествия;

· работа и карьера;

· коммерческие услуги Internet;

Основные понятия информационного менеджмента

Информационная сфера - это, во-первых, сфера экономики, занятая производством, обработкой, хранением и распространением информации и знаний, во-вторых, совокупность информации, информационной инфраструктуры, субъектов, осуществляющих сбор, формирование, распространение и использование информации, а также системы регулирования возникающих при этом общественных отношений.

Информационный менеджмент — это специальная область менеджмента, охватывающая все аспекты проблемы управления в сфере создания и использования информационных ресурсов.

Поскольку информационные потоки пронизывают сегодня все сферы деятельности человека, для более точного определения необходимо ограничить понимание информационного менеджмента двумя значениями:

• управление информацией (информационными потоками и информационными ресурсами), то есть ИТ-менеджмент, - это автоматизированная технология обработки информации в определенной предметной области;
• управление с помощью информации, то есть ИТ-менеджмент, - это управленческая технология, менеджмент в собственном смысле этого слова.

Общественные отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении информационных процессов, называются информационными , в свою очередь, деятельность по осуществлению информационных процессов называется информационной .

Рассматривая информационные отношения, необходимо отметить, что, несмотря на все их разнообразие, они происходят между составными частями информационной сферы. Схематично информационную сферу можно представить в виде пяти областей (рис. 1).

Рис. 1. Структура информационной сферы

Хотя на схеме между областями проведены четкие границы, в жизни такое разграничение невозможно, поскольку функции областей информационной сферы часто пересекаются, а связи между областями носят характер сложный и взаимозависимый. Одни и те же действующие лица могут выступать в разных ролях и включаться в разные области.

• Поиск, получение и потребление информации . Это основная область, поэтому она расположена в центре информационной сферы. Она инициирует процессы во всех остальных областях информационной сферы и является причиной их возникновения. Кратко эту область можно обозначить словом «потребление».
• Создание и распространение исходной и производной информации . К этой области можно отнести все организации и всех частных лиц, тем или иным способом создающих как исходную информацию (научные факты, персональные данные и т.

  п., то есть по сути фактические данные), так и производную информацию (получившуюся в результате переработки исходной).

• Формирование и подготовка информационных ресурсов, продуктов и услуг . В этой области происходят упорядочивание, анализ и дополнительная обработка информации. В результате первичная и производная информация превращаются в информационный ресурс (например, тематический сайт в Интернете), продукт (примером может служить правовая система «Гарант») или услугу (например, систематизированный и периодический обзор состояния рынка в выбранной отрасли).
• Создание и применение информационных систем и средств, их обеспечение . Это сфера технологического обеспечения информационных процессов. С одной стороны, эта область может рассматриваться как вспомогательная (производство и потребление информации, оказание информационных услуг существовали и до появления информационных технологий в их современном виде), с другой стороны, эта область сама является мощным источником первичной и производной информации.
• Создание и применение средств и механизмов информационной безопасности . В этой области происходит разработка технических и технологических решений, стандартов и методологий, позволяющих обеспечить целостность, непротиворечивость и защиту приватной информации или информации, подпадающей под тот или иной тип ограничения доступности. Эта же область связана с вопросами защиты человека от опасной и вредоносной информации.

Что же собой представляет сфера информационного менеджмента?

• В узком смысле — это круг задач управления производственного и технологического характера в сфере основной деятельности организации, в той или иной мере использующих информационную систему и реализованные в ней информационные технологии.
• В широком смысле — это совокупность задач управления на всех этапах жизненного цикла организации, включающая в себя действия и операции как с информацией в различных ее формах и состояниях, так и с организацией в целом на основе информации.

Информационный менеджмент охватывает все аспекты проблемы менеджмента в сфере создания и использования информационных ресурсов. Цель информационного менеджмента - повышение эффективности деятельности предприятия на основе использования информационных систем и технологий.

Предмет информационного менеджмента — процессы создания, эксплуатации и развития информационной системы предприятия.

Область профессиональной деятельности менеджера - обеспечение эффективного управления информационными ресурсами и информационными системами на уровне организации, обеспечение использования информации как стратегического ресурса, организация систем управления в отрасли информационного бизнеса, совершенствование управления в соответствии с тенденциями социально-экономического развития.

Объектами профессиональной деятельности менеджера являются различные информационные ресурсы и информационные системы организаций экономической, производственной и социальной сфер, информационные ресурсы и информационные системы подразделений систем управления государственных предприятий, акционерных обществ и частных фирм, а также различные организации в сфере информационного бизнеса. Профессиональная деятельность менеджера распространяется также на информационные ресурсы и информационные системы научно-производственных объединений, научных, конструкторских и проектных организаций, органов государственного управления и социальной инфраструктуры народного хозяйства.

Сферу информационного менеджмента составляет совокупность всех задач управления, связанных с формированием и использованием информации во всех ее формах и состояниях для достижения поставленных перед предприятием целей. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации (данных и знаний), но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.

Тема 7. Информационные ресурсы в менеджменте

д. В этих задачах управления в той или иной мере используются информационные системы и реализованные в них информационные технологии.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

• экономический - вопросы привлечения новой документированной информации рассматриваются исходя из соображений полезности и финансовых затрат;
• аналитический - основывается на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;
• организационный - информационные технологии рассматриваются в их влиянии на организационные аспекты;
• системный - обработка информации рассматривается на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации, при этом особое внимание уделяется оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы.

Основные направления информационного менеджмента:

• управление информационной системой на всех этапах ее жизненного цикла;
• стратегическое развитие ИС;
• ИС-маркетинг.

Задачи информационного менеджмента:

• формирование технологической среды информационной системы;
• развитие информационной системы и обеспечение ее обслуживания;
• планирование в среде информационной системы;
• формирование организационной структуры в области информатизации;
• использование и эксплуатация информационных систем;
• формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ;
• управление персоналом в сфере информатизации;
• управление капиталовложениями в сфере информатизации;
• формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов.

Информационный менеджмент в организации решает стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий характер, ориентированный на выполнение работ по конкретным направлениям.

15. Информационные ресурсы в менеджменте

Информационные системы как базовая компонента.

Информационные технологии как базовый инструмент информационного менеджмента.

Информационный ресурс как базовая составляющая информационного менеджмента.

Понятие информационного менеджмента, его структура и виды.

ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА

ТЕМА 1. ПОНЯТИЕ И СТРУКТУРА

__________________________________________________________________

Информационный менеджмент – совокупность методов и средств управления информацией и управление с помощью информации деятельностью предприятия (организации).

Цель информационного менеджмента ­– обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности.Задачи информационного менеджмента: 1. качественное информационное обеспечение процессов управления в организации;2. осуществление управления информационными ресурсами;3. обеспечение управления обработки информации на всех уровнях;4. обеспечение управления коммуникациями.

Объектом управления в информационном менеджменте являются:

· информация в разных формах ее существования;

· информационные системы и информационные технологии;

· информационная индустрия и информационный рынок;

· кадры, реализующие функции производства, использования и хранения информации.

Субъектами управления выступают специальные федеральные и региональные органы, реализующие государственную политику в области управления информацией и службы управления информационными ресурсами учреждений, организаций и предприятий.

Место и структура информационного менеджмента представлены на рис.

Информационные ресурсы в менеджменте

Технологии информационного менеджмента

Рисунок 2 — Виды информационного менеджмента

В соответствии с протяженностью задач управления различают стратегический информационный менеджмент (СИМ) и оперативный информационный менеджмент (ОИМ).

Понятие«стратегический» в отношенииинформационного менеджмента предполагает, с одной стороны , планомерное определение долгосрочных целей по всем направлениям (на срок 3-5 лет), с другой стороны – выбор пути достижения поставленной цели и определение набора задач, решение которых ведет к цели.

Такие задачи решаются на уровне высшего руководства организации.

Выбранные решения долгосрочных задач образуют наборы исходных данных (задания) для оперативного , т.е. наиболее краткосрочного уровня (в сфере обработки информации – это период времени до одного года).

В круг задач менеджмента входят разработка, внедрение, эксплуатация и развитие автоматизированных информационных систем и сетей, обеспечивающих деятельность предприятия (организации). В этих сетях должно быть обеспечено управление информационными ресурсами.

Итак, информационный менеджмент превращается в базовую технологию организации управленческой деятельности во всех сферах информационного общества.

123Следующая ⇒

Эффективное функционирование компании зависит от множества факторов. Одним из таких важных факторов, является информационные ресурсы компании. Для решения задач внутри компании, требуется оперативная, достоверная информация. Такая информация внутри организации должна двигаться, и проникать на те уровни организационной системы, на которые требуется. На сегодняшний день, одним из факторов роста и развития организационной системы - является то, насколько качественной и достоверной информацией эта организация обладает. Мы живем в информационный век, и важность информации сложно переоценить. В настоящее время, уровень развития информационных процессов настолько возрос - что информационные ресурсы обзавелись своей ортосолью, что впоследствии привело к созданию целой информационной индустрии.

Коммуникационные процессы - это способ движения информации в организационной системе. Эффективность коммуникационных сетей в организации, зависит и от самой информации, что показывает взаимосвязь между этими двумя процессами. Каждая организация имеет свои информационные каналы, которые поставляют информацию о среде организации. Задача таких отделов не только в налаживание движения информации, но и в оценке качества, декодирования, отбора информации, важной для деятельности организационной системы.

Эффективный управленец, должен быть обеспечен всей необходимой ему информацией. Цель работы менеджера - решение задач, но без обеспечения достоверной, качественной информацией, невозможно правильно спланировать, сформулировать управленческое решение. Другими словами - не имея нужной информации, заниматься управленческой деятельностью - невозможно.

Свойства информации. Сама по себе информация - это сведения, факты о чем-либо. Управленческая информация, представляет из себя набор таких сведений и фактов, которые управленец может использовать для достижения определенных задач, и формулирования управленческого решения.

Любая информация, в том числе и управленческая, делится на объективную и субъективную. Объективной информацией, называют информацию, которая не зависит от утверждения, и мнения отдельного лица или лиц, а считается общепризнанной. Субъективная информация, наоборот - содержит мнение одного индивидуума, и носит личностный характер.

Характеристики информации.

• · Объем. Важнейшая количественная характеристика информации дающая понять какое количество информации поступило/будет отправлено. Важно понимать, что недостаточный объем информации, может создать неопределенность, искажение сообщения. Слишком большое количество информации, может привести к информационным перегрузкам, также, большой объем информации усваивается хуже, чем более меньший объем.
• · Достоверность. Это свойство информации показывает насколько принятое сообщение, соответствует отправленному. Потребность определения достоверности информации, возникает из возможности ошибки, искажения информации при её передаче. Любая организационная система, стремится получить как можно достоверную информацию, используя для достижения максимальной достоверности инструменты совершенствования информационных каналов.
• · Насыщенность. Суть этого свойства заключается в определении соотношения посредственной и важной, полезной информации. В передаваемых сообщениях, посредственная, фоновая информация используется для более лучшего, правильного восприятия основной информации. Насыщенность в свою очередь имеет три уровня: 1. Высокий уровень (до 100%), такая информация крайне содержательна, но не структурирована и сложна для восприятия. 2. Нормальный (от 50 до 70-80%) оптимальный уровень насыщенности, такая информация содержательна, и легко воспринимается получателем. 3. Низкий уровень насыщенности (до 50%), такая информация фактически не имеет содержательной составляющей, ценность такой информации крайне мала.
• · Ценность. Это количественная характеристика информации, которая определяет значение информации для получателя. Данное свойство информации во много зависит от предыдущих характеристик, в особенности от насыщенности и достоверности. Какой бы важной и нужной для отправителя информация бы не была, она так же должна быть содержательна и достоверна.
• · Открытость. Эта характеристика показывает диапазон лиц, которые могут использовать, получать конкретную информацию. Для организации крайне важно установить рамки открытости информации. С одной стороны нельзя опубликовывать всю информацию, но и не стоит скрывать все информационные процессы. Задача эффективного информационного отдела, в отборе индикативной информации для общей публикации.

Выделяют 3 уровня открытости. Секретная, крайне ограниченная в использовании информация (доступная крайне малому кругу лиц). Конфиденциальная, ограниченна в использовании регламентом, полномочиями (более доступная информация, но в рамках отдельной структуры). Открытая информация, доступная всем желающим её получить.

• · Рентабельность. Это свойство означает, что затраты на использование и подготовку конкретной информации, не должны превышать эффект от использования информации.
• · Объективность. Информация не должна быть личностной и предвзятой. Достоверность информации должна быть общепризнанной.
• · Точность. Отправитель должен быть уверен, что отправленное им сообщение, не исказиться, не содержит ошибок.

Способы выработки информации. Одним из основных способов получения информации, является процесс коммуникации, взаимодействия. Как и внутри организации, так и во внешней среде, информация может поступать, как и в процессе общения, обмена, так и в форме сообщений. Так же, отдельно выделяют обмен информацией, взаимное обогащение информацией. Но для выработки необходимой информации, существуют так же, и другие способы.

Самонаблюдение. Такой способ представляет из себя, отбор уже имеющейся информации у конкретного лица. Данная информация ранее может быть получена вследствие обучения, получения специальности, квалификации, а так же под влиянием жизненного опыта и других приобретенных знаний. Данный способ получения информации эффективен при принятие решений. Знания, полученные путем получения образования, и приобретения опыта, имеют широкий диапазон применения, и могут благоприятно сказаться на эффективности разработки управленческого решения.

Сообщения. Информационные сообщения - это совокупность элементов информации, которые имеют внутреннюю взаимосвязь. Одни из основных способов получения информации в процессе коммуникации. Информация в сообщении, должна быть точная, знаковая, конкретная. Информационное сообщение может передаваться письменно и устно, так и различными невербальными способами.

Анализ. В отличии от самонаблюдения, анализ - это способ выделения информации посредством использования количественных моделей, исследований. Это специально модулируемая ситуация, на основе работы которой и делаются выводы. Такие выводы и содержат требуемую информацию.

Информация может циркулировать, как и в организации, так и за её пределами, но относительно самой организации. В зависимости от источника выделения информации, её можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя среда. Она включает в себя все элементы непосредственно относящиеся к организации. Эффективность и потенциал организации, во многом зависит от того, как хорошо организованна внутренняя среда.

Информационные процессы во внутренней среде имеют важное значение, так как они содержат отчетность о деятельности организации. Чаще всего информация о внутренних процесса в организации - скрыта, и недоступна к общему пользованию, так как содержит стратегически - экономические показатели деятельности организации. Вследствие этого, коммуникационные каналы для такой информации, должны быть структурированы и необходимо четко регламентировать кому и как будет предоставляться такая информация.

Внешняя среда. Это факторы, субъекты, влияющие на организацию, но находящиеся за её пределами. Выделение информации в этой среде организации не менее важно, чем во внутренней среде. Часто информация из внешней среды не точна, не устойчива. Представление о том, как функционирует предприятие со стороны, и определение факторов влияния на организацию, значительно повышает эффективность планирования. Информация в данной среде может содержать информацию о конкурентах, о рынке, взаимодействие с государством. Для информационных отделов организации крайне важно, наладить поток информации из внешней среды. Такая информация должна отвечать всем требованиям и запросам организации, не быть искаженной, так как такая информация чаще всего используется в стратегическом планировании, и для решения важных управленческих задач.

Информационный менеджмент. Данный вид деятельности направлен на осуществления контроля и управления информационными ресурсами и потоками в организации и во внешней среде организации. Основанная цель информационного менеджмента, это обеспечение организации нужной и важной для неё информации, а так же контроль всех информационных процессов, защита информации от внешних угроз, регламентирование соблюдения конфиденциальности информации, распределение информации по мере её потребности, делегирование полномочий по использованию конкретной информации, требуемой для решения конкретной задачи. Так же, одной из важнейших целей и задач информационного менеджмента, является создание информационного пространства организации. - это совокупность всей информации, которая относится к организации. Такая информация должна находится в упорядоченном состоянии.

Одной из главных задач информационного менеджмента - это накопление и сохранение тех массивов информации, которые накапливаются в процессе работы организации. Такая совокупность информации называется информационными ресурсами.

Информационные ресурсы - это совокупность отдельных массивов информации, которые содержаны в документированной форме, имеет упорядоченность и налаженную систему поиска. Так как информация не существует сама по себе, она должна иметь форму, содержание. Совокупность таких информационных ресурсов, и обеспечение из взаимосвязи, взаимодействия, и образует информационную среду организации.

Информационные системы. Информационные системы - это набор методов, моделей, проектов, различных технологий которые предназначены для работы с информацией. Наличие в организации такой системы, позволяет эффективнее справляется с планированием (как с тактическим, так и со стратегическим), различных бухгалтерских операций. Большинство таких задач, решается путем повторной обработки информации оперативного управления.

Наличие в организации информационной системы, стимулирует:

• · Повышение степени обоснованности принимаемых решений. Наличие достоверной информации об окружающей среде, которую легко можно найти, и с которой легко можно работать, в разы повышает, как и эффективность принятия решения, так и качества принимаемого решения.
• · Учет и оперативный сбор информации, её обработку и эффективность передачи. Чем лучше упорядочена и структурированная информационная система, тем лучше происходит процесс её поиска, передачи, обработки и других видов взаимодействия.
• · Обеспечению своевременного принятия управленческого решения в реалиях рыночной экономики. Организация коммуникационных каналов, которые впоследствии образую информационные системы, обеспечивают более быстрое движение информации в организации. Необходимость своевременного принятия важных управленческих решений, требует обеспечить конкретный элемент организации, достоверной, ценной, целостной информацией. Так же, такая информация, должна поступать без замедлений и искажений.
• · Ограничению, обеспечению конфиденциальности информации. При правильной организации информационных процессов в организации, исключаются варианты утечки информации.

Способы защиты информации. Для крупной и успешной организации, информация является стратегически важным ресурсом. Естественно, не вся информация является настолько ценной, но различные стратегическая информация, финансовые, бухгалтерские отчеты, принято скрывать, и засекречивать. Таким образом, возникает потребность в защите такой информации, как и от попадания её в посторонний коммуникационный канал, так и от лиц, для которых она не предназначена. Информация не существует сама по себе, она закреплена за своим носителем, будь то физический, электронный, или же информация, которой обладает отдельный индивид.

Для эффективной защиты информации, её следует структурировать, провести инвентаризацию имеющихся информационных ресурсов. Таким образом, каждая организация определит, какую именно информацию им следует защищать. Чаще всего, организации стараются скрывать информацию кадровых отделов, бухгалтерии (обязательно по законодательству), коммерческие тайны, аналитическую информацию, информацию о технологиях, производстве, результаты научных исследований.

Очень часто, к защите информации в организациях, относятся не так серьезно, как стоило бы. Сотрудники, занимающиеся коммуникационными процессами в организации, чаще всего наемные рабочие, так обеспечения штатных работников на таких должностях, не предусмотрено бюджетом. Это становится основной причиной утечки информации, образования не нужных, лишних коммуникационных каналов.

Для избегания утечек, рассекречивания информации, на сегодняшний день, предусмотрено три основных принципа защиты информации:

• 1. Целостность данных. Информация, которая хранится в организации, и представляет большую ценность, должна храниться в целостном, полном объеме. Проблемы возникают с информацией на физических носителях: часть хранящейся таким образом информации, очень часто утеривается.
• 2. Конфиденциальность информации. Хранящаяся в организации информация, должна иметь регламент конфиденциальности. Крайне неэффективно, и не правильно открывать доступ ко всей информации любому работнику. Это часто ведет к утечкам информации, или её искажении при попадании в неформальные каналы коммуникации.
• 3. Защита от сбоев, которые ведут к потери информации. Одним из наиболее распространенных способов хранения информации, является электронный способ. Он подразумевает под себя хранение информации на серверах организации. Учитывая это, следует обезопасить важную информацию от её потери, в результате взлома, сбоев, некорректной работы таких серверов.
• 4. Доступ к информации, для авторизированных сотрудников. Проблему конфиденциальности, и попадания информации в нежелательные коммуникационные каналы, можно так же решить, за счет создания электронных баз данных информации. Но храня информацию таким образом, следует разграничивать доступ к ней. Для этого, следует провести регистрацию сотрудников в базе данных, и в зависимости от потребностей, и полномочий конкретных сотрудников, предоставлять информацию.

Широкое распространение компьютерных технологий, только обострило проблему защиты и хранения информации. Хранить информацию в электронном виде крайне удобно, но очень часто возникают дополнительные сложности в виде предумышленной кражи такой информации. Как уже говорилось выше, информация - это стратегический ресурс любой организации, и хранение её в электронном виде, создает очень комфортные условия работы с такой информацией. Но хранение информации на электронных носителях, имеет ряд специфических свойств.

У каждой организации, должны существовать комплексные меры защиты информации. Базово выделяют технические и организационные меры защиты информации. К техническим мерам защиты информации, относятся различные формы защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, взломов электронных баз данных, меры по устранению нежелательных коммуникационных каналов. К организационным методам защиты информации, можно отнести: тщательный отбор персонала, отвечающего за работу с важной информацией, по возможности исключения ведения важных работ с информацией отдельных работников, организации плана резервного восстановления электронных баз данных, средства защиты от несанкционированного доступа к важной информации (даже для высшего звена руководства).

Защита документированной информации. Одним из самых основных, и наиболее прижившийся способ хранение информации - это документы. Главной задачей в защите задокументированной информации, является обеспечение безопасного, защищенного документооборота. Для этого, требуется наличие особой технологической системы при работе с информацией. Защищенный документооборот - это безопасное движение задокументированной конфиденциальной информации по различным коммуникационным каналам, и пунктам приема, рассмотрения, использования информации. Общие принципы для эффективно защиты документооборота, заключаться в ограничении доступа к такой информации, ответственность за выдачу такой информации, ответственность за сохранность задокументированной информации, жёсткая регламентация доступа к информации.