Головна Кредит Які документи мають бути у кадровому діловодстві. Документи з кадрів, які мають бути у кожній організації

Які документи мають бути у кадровому діловодстві. Документи з кадрів, які мають бути у кожній організації

У процесі виникнення та документального оформлення трудових відносинутворюється безліч документів під узагальнюючою назвою "кадрова документація". У спеціальній літературі комплекс кадрових документів систематизується за різними ознаками.

Наприклад, за цільовою приналежністю виділяють дві великі групи кадрових документів:

1. Документи з обліку особового складу працівників, до яких належать накази про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, звільнення, особиста картка працівника та інші. Основна частина документів з особового складу увійшла до складу уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федераціївід 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

2. Другу групу складають документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом та організацією праці (Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, Структура та штатна чисельність, Штатний розклад). У « Загальноросійському класифікаторіуправлінської документації» ОК 011-93, затвердженому Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 грудня 1993 року №299, ці документи отримали назву «документація щодо організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства».

Застосовується й інший принцип систематизації кадрової документації, саме за типовими кадровими процедурами розрізняють такі види кадрових документів:

1. Документація щодо прийому на роботу:

· Заява про прийом на роботу;

· Контракт про призначення на посаду;

· Наказ про прийом на роботу;

· Протокол загальних зборівтрудового колективу прийому працювати.

2. Документація з переведення на іншу роботу:

· Заява про переведення на іншу роботу;

· Подання про переведення на іншу роботу;

· Наказ про переведення на іншу роботу.

3. Документація зі звільнення з роботи:

· Заява про звільнення;

· Наказ про звільнення;

· Протокол загальних зборів трудового колективу про звільнення.

4. Документація з оформлення відпусток:

· Графік відпусток;

· Заява про надання відпустки;

· Наказ про надання відпустки.

5. Документація щодо оформлення заохочень:

· Подання про заохочення;

· Наказ про заохочення;

· Протокол загальних зборів трудового колективу про заохочення.

6. Документація з оформлення дисциплінарних стягнень:

· Доповідна записка про порушення трудової дисципліни;

· Пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни;

· Наказ про накладення дисциплінарного стягнення;

· Протокол загальних зборів трудового колективу про накладення дисциплінарного стягнення.

Насправді склад кадрових документів може бути значно ширшим або може бути пристосований до специфіки праці конкретного роботодавця.

Крім того, документування трудових відносин займає важливе місце у трудовому законодавстві.

Трудовий кодексРосійської Федерації встановлює необхідність документування трудових правовідносин:

· трудовий договірповинен бути укладений у письмовій формі(Стаття 67 ТК РФ);

· Прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця, з яким працівник знайомиться під розпис (стаття 68 ТК РФ);

· На всіх працівників ведуться трудові книжки (стаття 66 ТК РФ);

· за письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подання цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки ;довідки про заробітну плату, про нараховані і фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи у даного роботодавця та інше) (стаття 62 ТК РФ);

· Обов'язкове видання наказу (розпорядження) про застосування дисциплінарного стягнення (стаття 193 ТК РФ);

· Припинення трудового договору оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця (стаття 84.1. ТК РФ).

Сюди можна віднести уніфіковані формипервинної облікової документації з обліку праці та її оплати, ведення яких відповідно до пункту 2 Постанови Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» є обов'язковим для всіх організацій, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації, незалежно від форми власності.

В даний час діють такі уніфіковані форми з обліку кадрів:

№Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийом працівника на роботу», №Т-1а «Наказ (розпорядження) про прийом працівників на роботу», №Т-2 «Особиста картка працівника», №Т-2ГС(МС) « Особиста картка державного (муніципального) службовця», №Т-3 «Штатний розклад», №Т-4 «Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника», №Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення працівника на іншу роботу», №Т-5а «Наказ (розпорядження) про переведення працівників на іншу роботу», №Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникові», №Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам», №Т- 7 «Графік відпусток», №Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення)», №Т-8а «Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) », №Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження», №Т-9а «Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження», №Т-10 «Посвідчення про відрядження», №Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання», №Т-11 «Наказ (розпорядження) про заохочення працівника», №Т-11а «Наказ (розпорядження) про заохочення працівників».

Крім того, Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 затверджено уніфіковані форми з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці:

№Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці», №Т-13 «Табель обліку робочого часу», №Т-49 «Розрахунково-платіжна відомість», №Т-51 «Розрахункова відомість», №Т-53 «Платіжна відомість», №Т-53а «Журнал реєстрації платіжних відомостей», №Т-54 «Особовий рахунок», №Т-54а «Особовий рахунок (свт)», №Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівникові» , №Т-61 «Записка-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення)», №Т-73 «Акт про прийняття робіт, виконаних за строковим трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи».

Локальні нормативні акти- акти, що містять норми трудового права, що розробляються для регламентації трудових відносин з урахуванням специфіки праці у конкретного роботодавця та встановлення роботодавцем умов праці в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, колективних договорів, угод.

До складу локальних нормативних актів, обов'язкових кожному за роботодавця, відповідно до тлумаченню норм ТК РФ входят:

· Штатний розклад (стаття 57 ТК РФ);

· Правила внутрішнього трудового розпорядку (статті 56, 189, 190 ТК РФ);

· Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права та обов'язки в цій галузі (статті 86, 87, 88 ТК РФ);

· При змінній роботі кожна група працівників повинна виконувати роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (стаття 103 ТК РФ);

· Графік відпусток (стаття 123 ТК РФ);

· Правила та інструкції з охорони праці. Роботодавець зобов'язаний забезпечити безпечні умови та охорону праці, правила та інструкції з охорони праці повинні бути складені та доведені під розпис до працівників (стаття 212 ТК РФ).

Ці кадрові документивходять до числа тих, які передусім перевіряють інспектори федеральної інспекції праці.

Виходячи з наведених вище положень, весь комплекс кадрових документів можна розділити на два види:

1. Обов'язкові кадрові документи, наявність яких прямо передбачено ТК РФ всім роботодавців ( юридичних осібта індивідуальних підприємців).

До цього виду кадрових документів відносяться локальні нормативні акти, передбачені ТК РФ (статті 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, ТК РФ) і тому обов'язкові для кожного роботодавця та документи, що створюються в процесі виникнення та документального оформлення трудових відносин відповідно до вимог ТК РФ (статті 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Перші пов'язані з організаційно-нормативним регулюванням трудових відносин та встановленням режиму та умов праці у конкретного роботодавця, другі служать обліку особового складу працівників.

2. Факультативні кадрові документи, які роботодавець може приймати у межах локальної нормотворчості, їх перелік, порядок ведення роботодавець визначає самостійно.

Факультативні кадрові документи мають рекомендаційний характер, вони також містять норми трудового права та необхідні для регламентації трудових відносин. До таких кадрових документів можна віднести, наприклад, положення про структурних підрозділах, положення про персонал, посадові інструкції, положення про атестацію працівників та інші

Таким чином, загальний склад кадрових документів визначається безпосередньо роботодавцем з урахуванням вимог чинного законодавства, масштабів та специфіки організації праці, за винятком тих документів та уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, які є обов'язковими для кожного роботодавця.

ОБОВ'ЯЗКОВІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Насамперед слід згадати у тому, що чинний Трудовий кодекс Російської Федерації (далі - ТК РФ) вимагає, щоб у організації створили низку локальних (тобто. місцевих) нормативних документів.

Обов'язковими локальними нормативними актами є:

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
Положення (або інструкція) захисту персональних даних працівника.
Інструкція з техніки безпеки.
Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).

Усі ці документи діють до заміни на нові.

Графік відпусток (уніфікована форма Т-7), відповідно до статті 123 ТК, складається щорічно, не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року та є документом, обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника (за винятком пільгових категорій працівників) .
Графік змінності необхідний тих організаціях, де застосовується змінна робота.
Положення про нормування праці та положення про норми виробітку повинні складатися в тих організаціях, де використовується відрядна форма оплати праці працівників.

ФАКУЛЬТАТИВНІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Крім перелічених документів, організація, на власний розсуд, може створювати та інші документи - факультативні локальні нормативні акти. Зокрема, це може бути:

положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;
посадові інструкції для службовців та трудові (або робітники) інструкції для робітників;
інструкція з кадрового діловодства - дуже корисний інструмент для співробітника, що виконує функції кадровика, так як суттєво полегшує його взаємодію з лінійними та функціональними менеджерами;
альбом форм документів з обліку кадрів;
положення про атестацію – якщо в організації проводиться періодична атестація або атестація за результатами випробування;
положення про персонал;
колективний договір.

Усі ці документи також діють до заміни на нові.

ДОКУМЕНТИ, ЩО ОФОРМЛЯЮТЬ ВІДНОСИНИ З РОБОТНИКАМИ І ЗМІСТНІ ІНФОРМАЦІЮ ПРО НИХ

До таких документів належать:

НАКАЗИ ПО КАДРАМ

Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, зобов'язаний готувати проекти наказів з кадрів та організовувати їх візування відповідними посадовими особами та підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися та реєструватися окремо від наказів з особового складу. До них належать накази, для яких Держкомстатом розроблено уніфіковані форми:

про прийом працівника працювати - форма Т-1;
про прийом працівників працювати - форма Т-1а;
про переведення працівника на іншу роботу – форма Т-5;
Про переведення працівників на іншу роботу – форма Т-5а;
про надання відпустки працівнику – форма Т-6;
про надання відпустки працівникам – форма Т-6а;
про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) – форма Т-8;
про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) – форма Т-8а;
про направлення працівника у відрядження – форма Т-9;
про направлення працівників у відрядження – форма Т-9а;
про заохочення працівника – форма Т-11;
про заохочення працівників – форма Т-11а.

Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати у довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) такі види наказів:

про суміщення посад (професій);
про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення з основних обов'язків;
про покладання стягнень;
про дострокове зняття стягнень;
про зміну персональних даних працівника;
про присвоєння розряду;
про залучення до понаднормовим роботам;
про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;
про чергування;
про встановлення чи зняття персональних надбавок;
про зміну режиму роботи.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ІНШІ ДОКУМЕНТИ

Особливо хотілося б сказати про те, що кадровикам доводиться готувати і низку наказів щодо основної діяльності. Зрозуміло, реєструватися і зберігатися ці накази будуть разом з іншими наказами цієї категорії, але їхня підготовка та подальша робота з ними входить до функцій кадровика. Це, зокрема, накази:

про затвердження штатного розкладу;
про внесення змін до штатного розкладу;
про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;
про внесення змін (доповнень) до локальних нормативних актів;
про анулювання неправомірно чи помилково виданих наказів з особового складу та інших.

Ми вже назвали деякі уніфіковані форми з обліку кадрів, які мають бути у кожній організації. (Зазначимо, що у статті, адресованій читачам, які займаються кадровою роботою, ми не розглядаємо документи щодо оплати праці. Це тема для розмови з бухгалтерами). Однак, крім них, будь-який кадровик має вміти оформляти

посвідчення про відрядження - форма Т-10;
службове завдання – форма Т-10а;
записку-розрахунок про надання відпустки працівнику – форма Т-60 (лицьову сторону);
записку-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-61 (лицьову сторону);
акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид строкового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т-73 ).

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

В наш час існують три способи реєстрації:

найпростіший – у журналах;
більш досконалий – за допомогою картотеки;
та найбільш досконалий, зручний, швидкий – за допомогою відповідних комп'ютерних програм.

Секретарі вільні обирати найбільш прийнятний їм у кожному конкретному випадку спосіб реєстрації документів, що стосуються основний діяльності фірми. А ось реєстрація кадрових документів може проводитися лише з використанням журналів. У разі виникнення трудового спору комп'ютерну реєстрацію суду або державна інспекціяпраці можуть визнати. Адже необхідно довести, що той чи інший документ було створено дійсно того дня, який вказаний у реквізиті «дата»! Від цього залежить результат справи.

Отже, які ж журнали реєстрації кадрових документів обов'язково мають бути в організації:

Журнал реєстрації трудових договорів (які можна реєструвати як накази - протягом календарного року, з нового року починаючи нумерацію заново. А можна так, як реєструються, наприклад, штатні розписи - за весь період діяльності організації, тобто з першого трудового договору , ув'язненого колись з першим працівником, і до останнього, який коли-небудь буде укладено, мабуть, незадовго до ліквідації фірми);
журнал реєстрації особистих карток (Т-2);
журнал реєстрації особових справ працівників (якщо вони ведуться);
журнали реєстрації наказів (кількість журналів визначається залежно від розмірів кадрового документообігу. Усе кадрові наказиможуть реєструватися в одному або кількох журналах — аж до того, що для реєстрації різних видівнаказів можуть використовуватись різні журнали);
журнал реєстрації актів (про відмови від ознайомлення з документами, про прогули, про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо);
книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (зберігається, як і трудові книжки, у сейфі).

На факультативній основі (але це дуже корисно з точки зору доведення) ведуться журнали реєстрації заяв працівників, доповідних та пояснювальних записок, пов'язаних із кадровою роботою.

Книги обліку потрібні, щоб фіксувати:

Понаднормові роботи;
використані та невикористані дніщорічної оплачуваної відпустки
надані працівникам відгули тощо.

Картотека попереджень

У багатьох випадках Трудовий кодекс вимагає, щоб працівники були вчасно попереджені про настання певних подій. Тому вкрай корисно вести картотеку попереджень (паперову чи електронному вигляді) про ці події:

закінчення терміну випробування (звільнення працівників, які не витримали випробування, можливе лише у випадку, якщо вони були про це попереджені в письмовій формі із зазначенням причин не менше ніж за три дні - стаття 71 ТК РФ);
закінчення терміну трудового договору (також необхідно попередити працівника в письмовій формі не менш як за три дні до звільнення - стаття 79 ТК РФ);
щорічних оплачуваних відпусток (про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку - стаття 123 ТК РФ);
Крім цього, можна зробити «нагадувачки» і про будь-які інші події (дні народження співробітників тощо) для зручності роботи.

Нині, напевно, жодна професія не має такого спектра назв, як професія кадровика. У Єдиному кваліфікаційному довідникуможна знайти сімнадцять посад, які однак пов'язані з кадрової роботою. Така обставина змушує задуматися про відмінності цих посад один від одного, про функціональне навантаження кожної з них. Особливо актуально і гостро звучить сьогодні питання про те, що має прописати для себе в посадової інструкціїрядовий інспектор з кадрів. Обов'язки цього співробітника ми й намагатимемося розглянути максимально докладно.

Значення відділу кадрів

Багато керівників організацій досі вважають, що призначення відділу кадрів вузькоспрямоване, пов'язане лише з діловодством. Однак сьогодні наша країна за Заходом стала на нехай трансформації кадрової служби в підрозділ, що займається управлінням трудовими ресурсами, тому що саме кадровик – найважливіша ланка між працівником та роботодавцем.

В даний час фахівець з кадрів – це насамперед управлінець, те саме можна сказати про таку посаду, як інспектор з кадрів, обов'язки якого сьогодні часто включають не тільки обробку та ведення документації. Особливо це стосується невеликих компаній, де на плечі інспектора з кадрів можуть покладатися відповідальність за підбір персоналу, його навчання та багато інших функцій.

Чисельність кадрових працівників

Найменування та кількість підрозділів служби з управління персоналом залежить від розміру підприємства, його традицій та специфіки діяльності. При цьому повинні враховуватися розміри організації, напрямок бізнесу, стратегічні ціліпідприємства, стадія його розвитку, чисельність працівників та пріоритетні завдання у роботі з персоналом.

У великих організаціях кадрова служба може містити кілька відділів. Наприклад, відділ заробітної плати, відділ зайнятості, відділ навчання та розвитку, відділ діловодства та обліку. У невеликих організаціяхвсі функції кадрової служби може виконувати лише один фахівець - інспектор з кадрів, обов'язки якого насправді мають включати мінімальний перелік функцій: кадрове діловодство та підбір персоналу.

Фахівці служби

На чолі відділів чи служб персоналу зазвичай стоїть менеджер середньої ланки: начальник служби, відділу, який підпорядковується директору з персоналу. Відділи може бути розбиті більш дрібні одиниці – групи чи сектори, очолювані керівниками, які підпорядковуються начальникам служб.

На підприємствах середнього бізнесу (чисельність працівників 100-1000 осіб) влаштування кадрової служби найчастіше передбачає наявність таких співробітників:

У дрібніших організаціях (чисельність працівників до 100 осіб) майже всі функції цих співробітників - це посадові обов'язкиінспектора з кадрів.

Вимоги до кадровика

Звичайно, всі вищезгадані посади не здатний поєднати один єдиний фахівець – інспектор відділу кадрів. Обов'язки цього працівника насамперед пов'язані з кадровим діловодством. Тому при прийомі на роботу до потенційного кандидата на цю посаду висуваються відносно невисокі професійні вимоги.

Кваліфікаційний довідник інформує, що інспектор з кадрів повинен мати середню спеціальну освіту (при цьому не має значення його стаж роботи) або ж середня освіта (при цьому потрібна спеціальна підготовка та наявність професійного стажу не менше трьох років).

Інспектор з кадрів: обов'язки

Отже, функції цього фахівця такі:

ведення обліку особового складу підприємства;
оформлення різних кадрових операцій (прийому, переведення, звільнення);
оформлення та ведення особових справ співробітників, внесення змін до них;
облік, зберігання та заповнення трудових книжок;
облік трудового стажу;
оформлення довідок про трудову діяльність працівників (минулої та теперішньої);
оформлення карток пенсійного страхування та інших документів, необхідних для призначення пенсій працівникам та їхнім сім'ям, компенсацій та пільг;
облік надання відпусток, здійснення контролю за тим, як складаються і дотримуються графіки відпусток.

Підбір персоналу

Обов'язки інспектора відділу кадрів часто включають підбір персоналу на вакантні посади. Ця робота пов'язана з розміщенням інформації в різних джерелах про наявне вакантне місце, у тому числі співробітництво з цього питання зі службою зайнятості населення, призначенням та проведенням співбесід з роз'ясненням претенденту характеру вакансії, умов праці та рівня заробітної плати, визначенням загального рівня претендента на вакантну посаду, його стажу та ступеня професіоналізму.

Нерідко посадові обов'язки інспектора відділу кадрів передбачають проведення конкурсних відборів серед фахівців, які претендують на вільне місце. Кадровик розробляє заходи щодо підбору персоналу та контролює проходження майбутніми співробітниками випробувань, встановлених під час укладання з ними трудового договору.

Додаткові функціональні обов'язки інспектора з кадрів

Існують деякі додаткові функції, які найчастіше відносять до кадрової роботи. Які ж завдання має вирішувати інспектор відділу кадрів? Обов'язки можуть включати:

підготовку необхідних матеріалівдля атестаційних, кваліфікаційних, конкурсних комісій, подання співробітників до нагородження та заохочення;
вивчення причин, з яких відбувається плинність кадрів, розробка та впровадження заходів щодо її зниження;
підготовку документів до здачі до архіву;
контроль за трудовою дисципліною;
організацію підвищення кваліфікації та професійної перепідготовки;
організацію проведення іспитів на підтвердження кваліфікації;
розробку системи з оцінки особистісних та ділових якостейпрацівників, мотивацію їх до посадового зростання;
оформлення службових посвідчень та їх видачу;
формування та ефективне використаннякадрового резерву.

Військовий облік

Багато роботодавців вважають, що функціональні обов'язки інспектора відділу кадрів включають військовий облік співробітників підприємства. Відповідно до Постанови Уряду РФ №719 від 27 листопада 2006 р. «Про затвердження Положення про військовий облік», кількість працівників, які здійснюють цю діяльність, має бути прямо пропорційно до кількості співробітників, які підлягають обліку.

Зокрема, на підприємстві, де на військовому обліку перебуває менше п'ятисот громадян, облік веде один працівник, який виконує ці функції за сумісництвом. Таким чином, інспектор з кадрів в організації, де чисельність осіб, що стоять на військовому обліку, не перевищує п'ятсот осіб, може займатися військовим обліком, але тільки за умови внутрішнього сумісництва. А при більшій кількості осіб, які підлягають обліку, для цього повинна бути виділена окрема штатна одиниця.

Робота кадровиків в умовах кризи

У останній ріккерівництво підприємств зіткнулося із сумними обставинами фінансової кризи, коли доводиться зменшувати обсяги виробництва товарів та послуг, знижувати власні витрати, зокрема з допомогою скорочення чисельності персоналу. На цьому фоні зростає потреба кадрових працівниківу володінні якостями штатних психологів, які змушені керувати емоційним тлом у колективі та знаходити слова втіхи, наприклад, вручаючи колегам повідомлення про їхнє звільнення.

Роль кадрової служби підвищується зі зростанням значення людських ресурсів задля досягнення організацією фінансового успіху. У зв'язку із цим традиційні обов'язки кадровиків не зникають. У веденні кадрових службзалишаються питання кадрового діловодства, оплати праці, прийому на роботу та підготовки фахівців. Однак у цьому відділ кадрів є складовим елементом грамотного керівництва підприємством. Успіхів у роботі!

Для кожного працівника важливо мати документальне підтвердження факту своєї праці на підприємстві. Насамперед воно може допомогти підтвердити тривалість стажу. Чим він більший, тим вищою є оплата лікарняного, а в майбутньому — сума пенсії. Перелік обов'язкових кадрових документів, що оформлюються під час укладання робочих відносин, наступний:

трудовий договір. Про оформлення контракту дивіться у матеріалі;
трудова книжка. Про правила заповнення ми писали у статті;
медична книжка. Вона необхідна, якщо робота співробітника пов'язана зі шкідливими або небезпечними умовамипраці. Про те, і , ви дізнаєтеся, пройшовши за посиланнями;
документи про освіту, щоб визначити, чи освіта майбутнього співробітника відповідає вимогам . Також пропонуємо вам ознайомитися з матеріалом про те, як внести;
формою Т-1;
особиста картка працівника (форма Т-2). Бланк цієї форми можна знайти у нашій статті.

Не забувайте, що кожного нового співробітника слід під підпис ознайомити з та своєчасно провести для нього!

Документи у процесі трудової діяльності

У ході трудової діяльності працівника може бути переведено на нову посаду. У цьому випадку складаються такі папери:

наказ, виходячи з якого здійснюється переклад співробітника (форма Т-5). Ознайомитися з тим, як виглядає зразок заповнення даної форми, ви можете у ;
додаткова згода. Наприклад, при або .

Щоб відпустити співробітника на канікули, роботодавець видає розпорядження про надання відпустки, яке складається за формою Т-6. Як її заповнити, дізнаєтесь із статті . Також пропонуємо вам ознайомитися з інформацією про те, як оформити.

Документи під час звільнення

Для документального оформлення розірвання трудового договору потрібні такі папери:

заяву про звільнення (у разі якщо співробітник вирішив піти з компанії по власної ініціативи). , читайте у нашому тексті;
угоду про звільнення. Пропонуємо вам ознайомитися з , а також розірвання контракту;
наказ про звільнення, що складається за формою Т-8 або Т-8а (якщо розривається договір із кількома співробітниками). Дізнатися про правила заповнення ви зможете з матеріалу.

Локальні акти

Будь-яка компанія може приймати власні локальні нормативні акти, які повинні суперечити законам РФ. Мета таких документів – покращення умов праці та підвищення рівня дисципліни на підприємстві. Відсутність локальних актів, а також їх неправильне оформлення може спричинити настання несприятливих наслідків для роботодавця. Які обов'язкові кадрові документи в організації слід підготувати:

штатний розклад (форма Т-3). Докладніше - у статті «;
, на підставі якого відбувається контроль кількості відпрацьованих годин та розрахунку зарплати (форми Т-12 та Т-13) тощо.

Ці обов'язкові документиОбов'язково мають бути прийняті керівництвом великих організацій, оскільки вони закладають основу трудових правовідносин.

Мікропідприємства можуть дозволити собі спрощений кадровий облік. Їм дозволено скористатися типовим трудовим контрактом, .

Відповідальність за неналежне ведення кадрової документації

Правильне та своєчасне складання кадрових документів – прямий обов'язок роботодавця. Якщо обов'язкові кадрові папери оформлені неналежним чином, він може бути притягнутий до відповідальності.

Можна виділити наступні методипокарання, пов'язані з діловодством у кадровій сфері:

дисциплінарні стягнення, передбачені ст. 193 ТК РФ, максимальна міра за якою - звільнення;
відповідно до положень КоАП РФ - норми для притягнення до адміністративної відповідальності за відсутність документів відображені в ст. 5.27, 5.27.1 КпАП.

Крім того:

ст. 13.20 КпАП карає на 300-500 руб. посадових осібпорушення правил зберігання документів;
ст. 5.39 накладає штраф у вигляді 1000-3000 крб. на відповідальних осібза ненадання інформації, що запитується кадрового облікуспівробітнику, наприклад, через відмову у видачі копії трудової книжки.

Відповідно до КК РФ:

ст. 137 КК РФ передбачає покарання у вигляді штрафу до 350 000 руб. або виправні роботи за поширення особистої інформації про співробітника;
ст. 183 КК РФ вживає заходів у разі розголошення комерційної таємниці.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

У чому полягає діяльність відділу кадрів

Які документи є обов'язковими для діяльності відділу кадрів

У чому особливості планування як виду діяльності відділу кадрів

Відділи кадрів в організаціях зазвичай входять до служб управління персоналом і виконують свої функції. Але їхні обов'язки не зводяться виключно до оформлювальної роботи, що стосується відносин роботодавця та персоналу: ведення звітності, діловодства тощо. Можливо, в радянські часи все було саме так, але зараз діяльність відділу кадрів є різноманітною та багатоплановою роботою. Розглянемо її докладніше.

Функції та діяльність відділу кадрів

Відділ кадрів відіграє далеко не останню роль у компанії, та його становище в організаційної структурипідприємства відбиває значимість своєї діяльності. Дехто навіть вважає, що відділ кадрів – візитна карткаорганізації, її особа, оскільки саме з цим підрозділом стикається кожен новий співробітник, прийнятий працювати.
Головною функцією відділів кадрів є пошук, наймання персоналу та поточна взаємодія з трудовим колективом. Обмежувати діяльність відділу кадрів лише підбором нових співробітників та їх оформленням на роботу – невдале рішення для бізнесу. Без щільної взаємодії з командою, що склалася, і знання специфіки функціонування фірми неможливо правильно набирати новий штат.

В наш час робота з кадрами є сукупністю організаційних та інших заходів та дій, які необхідні для повного використання ділових здібностей, умінь та навичок персоналу. Компетентний, мотивований та зацікавлений у плідній роботі штат співробітників – мета діяльності будь-якого відділу кадрів. Без цього підрозділи, що здійснює підбір, облік та супровід працівників, складно уявити функціонування успішної сучасної організації.

Діяльність відділу кадрів для підприємства спрямовано виконання таких функций:

виявляти потребу в нових співробітниках, вести пошук та наймання працівників разом з керівниками підрозділів;
аналізувати плинність кадрів та шукати способи її знизити;
складати для спеціалістів штатні розклади;
оформляти особисті справи працівників, на їхнє прохання видавати необхідні довідки, ксерокопії документів;
здійснювати всі операції з трудовими книжками: приймати, зберігати та видавати їх, заповнювати відповідно до актуальних стандартів та норм оформлення по ТК РФ;
формувати графік відпусток, займатися їх обліком (теж згідно трудовому законодавству);
організовувати персоналу атестації, готувати плани кар'єрного розвитку;
створювати плани підвищення кваліфікації кадрів.

Необхідна документація для діяльності відділу кадрів

Штатний розклад (ст. 57 ТК РФ).

До того, як починати набирати персонал, відділ кадрів повинен сформувати та затвердити у керівництва компанії штатний розпис. На його основі вже визначається кількість актуальних вакансій. На цей документ можна спиратися, аргументуючи в суді правомірність звільнення працівника щодо скорочення особового складу. Штатний розклад буде вимагати судом при розгляді будь-якої справи, що стосується трудових відносин, і якщо проігнорувати цей запит або подати неправильно складений розклад, то роботодавець позбавляється шансу виграти суперечку.

Трудовий договір.

Підготовка пакета кадрових документів починається з трудового договору, що укладається зі співробітником письмово, з підписами обох сторін. У ньому мають бути відображені умови трудової діяльності та винагороди, що відповідають трудовому законодавству та задовольняють як роботодавця, так і працівника. Оформлення даних паперів – одне з найважливіших завдань, яке вирішує відділ кадрів у своїй діяльності.

Правила трудового порядку.

Цей внутрішній нормативний акт є обов'язковим будь-якої компанії. Він встановлює порядок прийому та звільнення кадрів, списки прав та обов'язків, відповідальність наймача та працівника, режим роботи та відпочинку, способи мотивації співробітників, види дисциплінарних стягнень та багато інших аспектів трудових відносин.

Наказ (розпорядження) прийому працювати.

На підставі цього документа новому співробітнику виділяють робоче місце, Закріплюють за ним необхідне майно. Відділ кадрів готує його разом із трудовим договором на ім'я працівника. Кадровики та безпосередній керівник нового співробітника знайомлять його з діловим листуванням, необхідними актами тощо.

Трудові книжки.

Це головний документ, що відображає трудову діяльність та стаж громадянина. Працевлаштовуючись до компанії, людина зобов'язана її пред'явити (крім випадків, коли вона вперше наймається на роботу або її трудовий договір не передбачає штатного сумісництва). Роботодавець, в особі співробітників відділу кадрів, повинен вести трудові книжки кожного співробітника, який пропрацював на підприємстві від п'яти днів і більше. До зберігання трудових книжок теж пред'являються свої вимоги: воно допускається лише у металевих сейфах чи шафах, яких має доступ лише відповідальний фахівець (призначений особливим наказом).

Книга обліку трудових книжок та вкладок у них.

У цій книзі робітник розписується при звільненні та одержанні трудового. Вона має бути прошнурована та пронумерована, містити печатки та підпис. За цим слідкує відділ кадрів.

Договір про повну матеріальну відповідальність.

Діяльність відділу кадрів включає підписання з працівниками договорів про повну матеріальну відповідальність. Це робиться у випадках, коли службовець отримує будь-які матеріальні цінності на зберігання, обробку, продаж (відпустку), транспортування, використання під час виробництва. Матеріально відповідальним може лише повнолітній громадянин.

Графік відпусток.

Роботодавці зобов'язані вести графік відпусток працівників згідно з формою № Т-7 (затверджено постановою Держкомстату № 1 від 5.01.2004 р.). Окрім формальних вимог, до цього документа застосовуються законодавчі норми. Це дотримання права деяких категорій трудящих на відпустку у визначений або вибраний час; надання відпустки особам, які працюють за сумісництвом, одночасно з їхньою відпусткою на основному місці роботи, і т. д. Документування часу відпочинку входить у діяльність відділу кадрів, так само як і облік відпрацьованого часу.

Положення про оплату праці.

Однією з цілей діяльності відділу кадрів є раціональне використанняіснуючих людських ресурсів з урахуванням специфіки діяльності компанії та ситуації, що склалася на ринку. Для цього зазвичай застосовують системи нормування та оплати праці. Ухвалений порядок винагород фіксується у внутрішньому нормативному актіпідприємства – Положення про оплату праці.

Положення про преміювання.

Це ще один внутрішній документ компанії, що регламентує питання оплати праці. Його готує відділ кадрів, а затверджує керівник організації спеціальним наказом. Премії – додаткові, понад стандартний оклад, грошові виплати працівникам – необхідні для того, щоб заохотити їх за якісну результативну працю та мотивувати до подальшого професійного розвитку.
Вони нараховуються тим співробітникам, які відповідають заздалегідь затвердженим умовам преміювання. Це коло осіб, а також умови видачі премій та їх розмір відповідно до кожної посади чи спеціальності (або граничне значення) описуються Положенням про преміювання.

Табелі обліку робочого часу.

Вони активно застосовуються у діяльності відділу кадрів щодо працівників із гнучким графіком, для яких потрібно постійно обчислювати сумарне робочий час. У документах цього враховується фактично відпрацьований протягом місяця час кожного такого співробітника (по кожному числу місяця), вказується його П. І. О. і табельний номер.
Веденням цих табелів займається табельник або інший працівник, який зобов'язаний займатися цією діяльністю за наказом керівництва компанії. Облік відпрацьованого часу необхідний повноцінної діяльності бухгалтерії, що нараховує зарплати, та відділу кадрів, контролюючого роботу персоналу.

Положення про захист персональних даних працівників.

Цей документ містить інформацію про те, які цілі та завдання компанії в галузі захисту персональних даних, у яких відділах та на яких носіях ці відомості зберігаються, якими способами збираються та обробляються, хто зі співробітників має доступ до них, яка діяльність здійснюється для захисту даних від несанкціонованого доступу персоналу компанії та третіх осіб. Підготовлене відділом кадрів Положення захисту персональних даних працівників має бути підписано головою компанії.

Планування як вид діяльності відділу кадрів

Планування має два аспекти. У загальному значенні так називають діяльність, спрямовану на розробку стратегії та політики компанії, а також добір методів реалізації. Насправді, ця робота зводиться до написання планів – офіційних документів певного типу.
Важливим компонентом цієї діяльності фірми є кадрове планування. Його завдання – забезпечувати компанію людськими ресурсамиу потрібній кількості та якості, оптимально використовувати наявну робочу силупокращувати соціальні відносинина підприємстві.

У кадровому плануванні склалося два підходи:

Самостійний (у компаній, що готують, підбирають персонал).

Підпорядкований основним планам – фінансовим, комерційним, виробничим (в інших організацій).

Тому планування кадрів, як правило, вторинне і визначається загальною системоюскладання корпоративного плану, а виконання заходів, що стосуються персоналу, входять до інших програм, будучи їх доповненням та конкретизацією.

Така діяльність, як планування кадрів, дає змогу визначити:

потреба фірми в поповненні штату: скільки співробітників знадобиться, де і коли, якою підготовкою вони повинні мати;
професійно-кваліфікаційні схеми з будь-якої посади у кожному відділі (вимоги до різних категорій службовців);
способи скорочення непотрібних працівників та залучення необхідних;
оптимальне використання кадрів відповідно до їх потенціалу;
стратегії розвитку персоналу, підвищення їхньої кваліфікації;
моделі справедливої оплати праці; методи мотивації працівників; надання їм соціальних бонусів;
Витрати на вживаний комплекс заходів.

Як і будь-яке інше планування, кадрове підпорядковується низці принципів.

Ключовим правилом сьогодні є залучення до процесу планування якнайбільшої кількості кадрів компанії і якомога раніше, з самого початку складання плану. Для соціальних проектів, формованих відділами кадрів, цей принцип першорядний, всім інших – бажаний.

Друге правило планування діяльності з управління кадрами – сталість. Господарська діяльністькомпанії безперервна, персонал теж перебуває у безперервному русі, тому планування має бути постійним процесом, а чи не разовим дією. Крім цього, у цьому принципі закладено вимогу обліку перспектив та наступності (щоб майбутні плани складалися на основі попередніх). Результати виконання минулих проектів мають враховуватися під час побудови нових.

Принцип сталості планування, яким підпорядковуються своєї діяльності відділи кадрів для підприємства, забезпечує реалізацію третього правила: гнучкості. Гнучкі плани (зокрема, що стосуються кадрів) – такі, у яких будь-яке рішення може бути скориговано будь-якої миті, якщо це необхідно. Ця якість досягається наявністю так званих подушок, які забезпечують свободу маневру (у розумних межах, звісно).
Ще один важливий принцип планування кадрів – економічність: витрати на саму діяльність відділу кадрів з аналізу та складання планів не повинні перевищувати ефекту від їх реалізації.
Формування необхідних умов, що дозволяють виконати план – не менше важливе правилобудь-якого планування.
Всі ці положення універсальні і застосовуються на будь-яких управлінських рівнях, не тільки стосовно кадрів. І в кожному випадку, очевидно, буде своя специфіка.
Так, плануючи діяльність якогось відділу фірми, ми повинні враховувати принцип вузьких місць: загальна продуктивність колективу відповідає результативності самого лінивого та повільного працівника. Однак на більш високому рівні, коли мова йдепро діяльність усієї компанії, цей принцип не працює.
Одна з цілей діяльності відділу кадрів, що здійснює кадрове планування – забезпечити найкраще розкриття потенціалу та повне використання здібностей працівників, їхня мотивація з урахуванням наслідків. управлінських рішень, що приймаються в компанії (соціальні, фінансові і т. д.).
Персонал у наші дні – головний чинник, що впливає ефективність діяльності підприємства. Про успішність планування можна судити з того, чи досягнуто стратегічних цілей фірми.