Головна Бухгалтерський облік Принципів автоматизації бізнес-процесів хто вивчав. Автоматизація бізнес-процесів – основи

Принципів автоматизації бізнес-процесів хто вивчав. Автоматизація бізнес-процесів – основи

Автоматизація бізнес-процесів часом представляється керівнику чарівною паличкою. Тільки як автоматизувати бізнес-процеси якнайкраще? Щоб робота сперечалася, папери не губилися, регламент допомагав, команда діяла як налагоджений механізм?

У статті розберемо нюанси побудови та автоматизації бізнес-процесів, розглянемо, як уникнути помилок, які цілі та завдання автоматизації бізнес-процесів та з чого почати. Якщо Ви замислюєтеся про покращення бізнес-процесів та, можливо, про впровадження електронної системи управління ними, уважно прочитайте статтю. І беріть на олівець!

Три кити хаосу в бізнесі: як автоматизувати процеси, яких немає

Перш ніж говорити про те, які можливості відкриває автоматизація бізнес-процесів, подумаємо, з якими труднощами Ви стикаєтеся зараз.

Три погані «кити», на яких тримається хаос у бізнесі, універсальні. Швидше за все, Ви з ними теж знайомі:

Регулярні помилкиПетров зробив друкарську помилку, Сидоров завізував неперевірений документ, Васечкіна відправила рахунок з неправильними реквізитами. Подібні помилки завдають тимчасових і фінансових втрат, очей і роботу ночами.
Простої.Документ на погодженні тиждень, потім другий, робота стоїть. Ключовий співробітник у відпустці чи звільнився, не передавши справи.
Загальна плутанина.Куди подівся потрібний папір? Чому секретар у стосі листів не помітив термінового документа? Куди бігти фахівцю при зверненні клієнта, якщо потрібна людина відсутня? Ця плутанина і біганина коридорами з пачками паперів дратують і точно не сприяють продуктивній роботі.

Ще 10 років тому моделювання бізнес-процесів більшості компаній здавалося працею дорогою, довгою і тому зайвою. Дехто думає так і зараз, начитавшись страшних історій про незакінчені проекти та витрачені мільйони, а то й самі підійшовши до автоматизації не з того боку. Але виявилося, що компанії, які працюють над автоматизацією бізнес-процесів, швидше зростають, краще долають кризові часи та оминають конкурентів. У таких компаніях працівники почуваються комфортніше, що створює правильну робочу атмосферу в команді. Прикладами можуть послужити історії Toyota, Amazon, McDonalds, а також наших клієнтів, чиї відгуки про автоматизацію бізнес-процесів.

Сьогодні вміння будувати бізнес-процеси та знання, як їх автоматизувати, стають важливою конкурентною перевагою.

Бізнес-процеси: що автоматизуємо, товариші?

Іноді менеджмент компанії, зайнятий стратегічними питаннями, перебуває в омані: у нас все налагоджено. Але якщо Петров знає, що у разі завдання з маркетингу необхідно звернутися до Іванової, це бізнес-процес. А ось конкретна карта дій, що універсально описує кроки, які проходять співробітники для досягнення конкретного результату, це вже на бізнес-процес схоже.

Схема дій, щоб називати її бізнес-процесом, має враховувати три фактори:

Стійкість описаних зв'язків:враховано множинність вибору процесів, переходи, умови.
Регламентування дій у процесі:дзвінки, листи, вкладення, звернення, візування.
Логічне завершення:конкретна мета, що досягається.

Чітко змодельований бізнес-процес дозволить і бачити результат, і контролювати роботу на всіх етапах, щоб запобігти втратам і помилкам «на низькому старті».

Залежно від виникнення «тонких місць» бізнес-процес змінюють, коригують його етапи, дивляться, які слабкі ланки. Якщо у Вас виникають труднощі з розробкою алгоритмів, ми готові допомогти Вам. Адже розробка бізнес-процесів – це підготовка до проекту їхньої автоматизації.

Чи здорове серце вашого бізнесу?

Зверніться сьогодні та отримайте індивідуальну пропозицію Бізнес-процеси – серце компанії. Як дізнатися, чи у формі ваш бізнес? Зверніться до нас і дізнайтеся, як отримати максимум бізнес-процесів і розкрити повний потенціал вашої компанії.

Замовити консультацію

Основна мета розробки бізнес-процесів - це чарівне перетворення хаотично сплетених ланцюжків внутрішньофірмових взаємодій на впорядковані, узгоджені та зрозумілі алгоритми. Хай буде порядок у роботі, офісі, в головах співробітників та в умах керівників!

Урі, де кнопка? Цілі автоматизації бізнес-процесів

Тепер питання: як усім цим керувати? Це ж потрібен цілий штат співробітників – тримати руку на пульсі та уважно стежити за «тонкими місцями», «слабкими ланками» та виконанням усього, що має виконуватися!

Чверть компаній таким шляхом і йде, розгортаючи відділи якості, розширюючи управлінський і секретарський склад. Але набагато корисніше поставити питання, як автоматизувати бізнес-процеси і перенести функцію контролю над ними в один простір. Така система управління бізнес-процесами буде і конструктором, і механізмом моніторингу, і контролером, який подає сигнали, коли щось йде не за планом. Але щоб « чарівна кнопка» заробила, все-таки доведеться попрацювати.

Звичайно, цілі автоматизації бізнес-процесів полягають не тільки у зручному способі контролю. У результаті використання автоматизованої системи управління бізнес-процесами допоможе:

Впорядкувати регулярні завдання.
Мінімізувати людський чинник.
Чітко розділити зони відповідальності усередині процесів.
Тримати під контролем усі деталі процесу.
Включити у схему взаємодії клієнтів.
Створити єдину ІТ-інфраструктуру з різними правами доступу.
Заощаджувати час, свій та співробітників.
У результаті – економити кошти на управлінні компанією.

Як бачите, цілі автоматизації бізнес-процесів багато в чому збігаються і з вашими!

Управління бізнес-процесами – система однієї компанії

Щоб було зрозуміліше, розберемо конкретні функції системи управління бізнес-процесами - «1С:Документообіг 8» - на прикладах.

Наочно ми побачили, чим автоматизований бізнес-процес відрізняється від «зверстаного на колінці». Залишається зрозуміти, як прийти до такого рівня автоматизації.

Секретний інгредієнт: як автоматизувати бізнес-процеси без втрат

Напевно, Ви чули історії про компанію N, яка впровадила у себе суперсистему, повозилася з нею і, плюнувши, повернулася до Excel. Так відбувається, коли компанія стикається з непередбаченими складнощами. То співробітники саботують незвичний спосіб роботи. Ті усталені процеси ніяк не піддаються регламентації. То бюджет впровадження виходить за межі бажаного. Та сама система важка й незрозуміла, а треба, щоб «ось тут була кнопка, я її натискаю, і все працює».

Керівники часто забувають правило: перший етап, з яких будується автоматизація бізнес-процесів, – завдання. Система управління документообігом має величезний функціонал, здатний задовольнити вимоги найвибагливішого бізнесу. Але для початку ці вимоги потрібно пред'явити.

Наші дослідження підтверджують: 70% труднощів у бізнесу виникає якраз на етапі фіксування вимог та результатів. Тому ми надаємо первинні консультації, а також пропонуємо послугу передпроектного дослідження. Цей етап допомагає:

виявити «тонкі місця» у компанії,
визначити, які цілі стоять перед системою автоматизації,
зрозуміти, чи підійде компанії типовий функціонал чи потрібно вносити зміни,
з'ясувати, який набір функцій буде для бізнесу оптимальним,
визначити, які процеси автоматизувати насамперед, що можна і відкласти. Наприклад, ділянки, які гальмують роботу всієї компанії, потрібно ставити в пріоритет, навіть якщо робота з них має бути не найпростіша.

Грамотне фіксування вимог до системи та результатів – це секретний інгредієнт успіху проекту автоматизації. Іноді цьому етапі стає зрозуміло, що з бізнес-процесами біда. Тоді треба їх доопрацювати чи збудувати з нуля.

Визначившись із завданнями, які стоять перед автоматизацією бізнес-процесів, переходимо до формування проектної команди та до реалізації проекту.

Бажаєте дізнатися, яких результатів зможе досягти саме Ваш бізнес? Звертайтесь до нас для безкоштовної консультації – розповімо!

На сучасному рівні розвитку автоматизація процесів є одним із підходів до управління процесами на основі застосування інформаційних технологій. Цей підхід дозволяє здійснювати управління операціями, даними, інформацією та ресурсами за рахунок використання комп'ютерів та програмного забезпечення, які скорочують ступінь участі людини у процесі або повністю її виключають.

Основною метою автоматизації є підвищення якості виконання процесу. Автоматизований процес має більш стабільні характеристики, ніж процес, що виконується в ручному режимі. У багатьох випадках автоматизація процесів дозволяє підвищити продуктивність, скоротити час виконання процесу, знизити вартість, збільшити точність та стабільність виконуваних операцій.

На сьогоднішній день автоматизація процесів охопила багато галузей промисловості та сфери діяльності: від виробничих процесів, до здійснення покупок у магазинах. Незалежно від розміру та сфери діяльності організації, практично у кожній компанії існують автоматизовані процеси.

Процесний підхід передбачає всім процесів єдині принципи автоматизації. Незважаючи на те, що автоматизація процесів може виконуватися на різних рівнях, принципи автоматизації для всіх рівнів та всіх видів процесів залишатимуться єдиними. Цезагальні принципи , які задають умови ефективного виконання процесів в автоматичному режимі та встановлюють правилаавтоматичного керування

процесами.

Основними принципами автоматизації процесів є:принцип узгодженості
. Усі дії в автоматизованому процесі мають бути узгоджені між собою та з входами та виходами процесу. У разі неузгодженості дій може відбутися порушення виконання процесу.принцип інтеграції . Процес, що автоматизується, повинен мати можливість інтегруватися в загальне середовище організації. На різних рівнях автоматизації інтеграція виконується по-різному, але сутність принципу залишається незмінною. Автоматизація процесів повинна забезпечувати взаємодію автоматизованого процесу ззовнішнім середовищем
(По відношенню до цього процесу).принцип незалежності виконання

. Процес, що автоматизується, повинен виконуватися самостійно, без участі людини, або з мінімальним контролем з боку людини. Людина не повинна втручатися у процес, якщо процес виконується відповідно до встановлених вимог. Перелічені загальні принципи деталізуються залежно від рівня автоматизації, що розглядається, іконкретних процесів

. Наприклад, автоматизація виробничих процесів включає такі принципи як принцип спеціалізації, принцип пропорційності, принцип безперервності і т.д.

Автоматизація процесів необхідна підтримки управління всіх рівнях ієрархії компанії. У зв'язку з цим рівні автоматизації визначаються залежно від рівня управління, на якому виконується автоматизація процесів.

Рівні управління прийнято поділяти на оперативний, тактичний та стратегічний.

Відповідно до цих рівнів виділяють і рівні автоматизації:

нижній рівень автоматизаціїчи рівень виконавців. На цьому рівні здійснюється автоматизація процесів, що регулярно виконуються. Автоматизація процесів спрямовано виконання оперативних завдань (наприклад, виконання виробничого процесу), підтримки встановлених параметрів (наприклад, робота автопілота), збереження певних режимів роботи (наприклад, температурний режиму газовому котлі).
рівень управління виробництвомчи тактичний рівень. Автоматизація процесів цього рівня забезпечує розподіл завдань між різними процесами нижнього рівня. Прикладами таких процесів є управління виробництвом (планування виробництва, планування обслуговування), процеси управління ресурсами, документами тощо.
рівень управління підприємствомчи стратегічний рівень. Автоматизація процесів рівня управління підприємством забезпечує вирішення аналітичних та прогнозних завдань. Цей рівень автоматизації необхідний підтримки роботи вищої ланки управління організацією. Він спрямований на фінансово-господарське та стратегічне управління.

Автоматизація процесів на кожному із зазначених рівнів забезпечується за рахунок застосування різних системавтоматизації (CRM системи, ERP системи, OLAP системи та ін.). Усі системи автоматизації можна поділити на три базові типи.

Типи систем автоматизації включають:

незмінні системи. Це системи, у яких послідовність дій визначається конфігурацією устаткування чи умовами процесу і може бути змінена під час процесу.
програмовані системи. Це системи, в яких послідовність дій може змінюватись в залежності від заданої програми та конфігурації процесу. Вибір необхідної послідовності дій здійснюється за рахунок набору інструкцій, які можуть бути прочитані та інтерпретовані системою.
гнучкі (самоналаштовані) системи. Це системи, здатні здійснювати вибір необхідних дій у процесі роботи. Зміна зміни процесу (послідовності та умов виконання операцій) здійснюється на підставі інформації про перебіг процесу.

Ці типи систем можуть застосовуватися всіх рівнях автоматизації процесів окремо чи склад комбінованої системи.

Види процесів, що автоматизуються

У кожній галузі економіки існують підприємства та організації, які виробляють продукцію чи надають послуги. Всі ці підприємства можна поділити на три групи, залежно від їхньої «віддаленості» у ланцюжку переробки природних ресурсів.

Перша група підприємств, це підприємства, які видобувають чи виробляють природні ресурси. До таких підприємств належать, наприклад, сільськогосподарські виробники, нафтогазовидобувні підприємства.

Друга група підприємств – це підприємства, що виконують переробку природної сировини. Вони виготовляють продукцію із сировини, видобутої чи виробленої підприємствами першої групи. До таких підприємств належать, наприклад, підприємства автомобільної промисловості, сталеливарні підприємства, підприємства електронної промисловості, електростанції тощо.

Третя група – це підприємства сфери послуг. До таких організацій належать, наприклад, банки, навчальні заклади, медичні заклади, ресторани та ін.

Для підприємств можна виділити загальні групи процесів, пов'язані з виробництвом продукції чи наданням послуг.

До таких процесів належать:

Більшість процесів, що належать до цих груп, може бути автоматизованою. На сьогоднішній день існують класи систем, які забезпечують автоматизацію цих процесів.

ТЗ на підсистему "Склади" є прикладом Технічного завдання на автоматизацію управління складами підприємства.

Цей документ є прикладом реального Технічного завдання, на підставі якого було обрано та впроваджено систему автоматизації складським господарствомпромислового підприємства

Документ включає 26 сторінок. Формат документа - Microsoft Word 2002. Сумісний з усіма версіями MS Word. Документ допускає редагування та внесення змін.

ТЗ на підсистему "Документообіг" є прикладом Технічного завдання на автоматизацію управління процесом документообігу.

Цей документ є прикладом реального Технічного завдання, на підставі якого було обрано та впроваджено систему автоматизації документообігу промислового підприємства.

Документ включає 17 сторінок. Формат документа – Microsoft Word 2002. Сумісний з усіма версіями MS Word. Документ допускає редагування та внесення змін.

ТЗ на підсистему "Закупівлі" є прикладом Технічного завдання на автоматизацію процесів закупівель та управління постачальниками.

Цей документ є прикладом реального Технічного завдання, на підставі якого було обрано та впроваджено систему автоматизації закупівель та управління постачальниками промислового підприємства.

Документ включає 23 сторінки. Формат документа – Microsoft Word 2002. Сумісний з усіма версіями MS Word. Документ допускає редагування та внесення змін.

Стратегія автоматизації процесів

Автоматизація процесів є складним і трудомістким завданням. Для успішного вирішення цього завдання необхідно дотримуватись певної стратегії автоматизації. Вона дозволяє покращити процеси та отримати від автоматизації ряд суттєвих переваг.

Коротко, стратегію можна сформулювати так:

розуміння процесу. Щоб автоматизувати процес необхідно розуміти існуючий процес з усіма його деталями. Процес має бути повністю проаналізований. Повинні бути визначені входи та виходи процесу, послідовність дій, взаємозв'язок з іншими процесами, склад ресурсів процесу та ін.
спрощення процесу. Після аналізу процесу необхідно спростити процес. Зайві операції, які не приносять цінності, мають бути скорочені.
Окремі операції можуть об'єднуватися або виконуватись паралельно. Для покращення процесу можуть бути запропоновані інші технології його виконання.автоматизація процесу . Автоматизація процесів може виконуватись лише після того, як процес максимально спростився. Чим простіший порядок дій процесу, тим простіше його автоматизувати і тим ефективніше працюватиме.

автоматизований процес

Переваги автоматизації процесів

Автоматизація процесів дозволяє суттєво підвищити якість управління та якість продукту. При впровадженні СУЯ автоматизація дає істотний ефект і дає можливість організації значно покращити свою роботу. Однак, перш ніж приймати рішення щодо автоматизації процесів, необхідно оцінити переваги виконання процесів в автоматичному режимі.

Як правило, автоматизація процесів дає такі переваги:збільшується швидкість виконання завдань, що повторюються . За рахунокавтоматичного режиму
одні й самі завдання можуть виконуватися швидше, т.к.автоматизовані системи більш точні в діях і не схильні до зниження працездатності від часу роботи.
підвищується якість роботи. Виняток людського фактора значно знижує варіації виконання процесу, що призводить до зниження кількості помилок і, відповідно, підвищує стабільність та якість процесу. підвищується точність управління. За рахунок застосування
інформаційних технологійв автоматизованих системах з'являється можливість зберігати та враховувати більше даних про процес, ніж за ручному управлінні.
паралельне виконання завдань. Автоматизовані системи дозволяють виконувати кілька дій одночасно без втрати якості та точності роботи.

Це прискорює процес та підвищує якість результатів.

швидке прийняття рішень у типових ситуаціях

операції процесу складні для автоматизації. З технологічної, або з економічної точки зору, деякі операції процесу буває дуже складно автоматизувати.
короткий життєвий цикл продукції. Якщо продукт має бути розроблений та впроваджений у короткий період часу, або тривалість його існування на ринку невелика, то автоматизація процесу може виявитися недоцільною. Ручне виконання процесів буде менш витратним і швидше, ніж автоматизація.
унікальна чи поодинока продукція. Коли споживачеві необхідний продукт із унікальними характеристиками ручної праці, такий продукт може бути випущений лише якщо процеси виконуються в ручному режимі.
різкі коливання попиту. Зміна попиту товар вимагає зміни обсягів виробництва. Такі зміни легше виконуються під час ручного виконання процесу.

Сучасний бізнес деякою мірою відрізняється від бізнесу попередніх поколінь, якщо говорити про світ загалом, і докорінно, кардинально – від підприємницької діяльностів нашій країні, де було досить просто виконувати свою роботу і виробляти певний «плановий» продукт, незважаючи на внутрішню ефективність. Але зміна політичної ситуації в країні, світовий технічний прогрес разом із конкуренцією змінили вектор побудови компаній, по суті, змусивши підприємців нової ери зосередити свої зусилля насамперед на продуктивності роботи. Відбулося відразу кілька серйозних перетворень бізнесу, бізнес-інструментів та бізнес-систем, одним із яких стала поява таких понять, як процесне управління та бізнес-процеси.

Про те, чому процесне управління сьогодні – найпродуктивніший метод управління бізнес-ланцюжками всередині компанії, яку роль бізнес-процеси та їх автоматизація грають у компаніях, яким чином, власне, можливо автоматизувати процеси і що дає з точки зору результативності система автоматизації бізнес-процесів компанії – поговоримо у сьогоднішньому матеріалі.

Розвиток бізнес-процесів у сучасному світі

У певному сенсі бізнес-процеси існували ще на зорі підприємницької діяльності. Інтуїтивно люди, які займалися торгівлею, вже вибудовували деякі впорядковані набори послідовних дій, щоб досягти якогось результату у плані економічної ефективності. Тоді для них, швидше за все, це просто логічним чи зручним способом організації своєї підприємницької діяльності. Тому термін «бізнес-процес» увійшов у вжиток, означаючи щось зрозуміле на інтуїтивному рівні будь-кому, хто займається бізнесом.

Спочатку бізнес-процеси фактично являли собою інструкції, що фіксували найбільш коректний опис того, як треба виконувати певні дії. Технічно це були розрізнені регламенти того, як компанія виконує ті чи інші процедури. Пізніше підприємці усвідомили необхідність роботи з цими документами більш глибокому рівні. Це був перший досвід дослідження бізнес-процесів, щоб підвищити їхню продуктивність.

У 20-х роках XX століття процеси почали описувати не лише словами та послідовністю, але найпростішими блок-схемами з графічним оформленнямвзаємозв'язків на кшталт: «якщо зробити так – буде це, якщо зробити інакше, буде те». Потім настав час пов'язаних алгоритмів, разом із якими бізнес-процеси, як елемент управління ефективністю та підприємством загалом, дедалі більше формалізується і закріплюється як MUST HAVE у всіх галузях підприємницької діяльності.

З приходом комп'ютерної ери та відкриттям нових можливостей щодо технічного супроводу бізнес-процесів, почалися спроби перекладу бізнес процесівв електронний вигляд, формування стійких горизонтальних та вертикальних зв'язків між різними процесами, а разом з цим і перші спроби автоматизації невеликих ділянок діяльності.

Все це і було прабатьком майбутньої тотальної автоматизації бізнес-процесів, спрямованої на підвищення ефективності компанії. Згодом ціла низка розробників, які побачили потенціал автоматизації бізнесу та можливість розробки рішення, яке можна буде впроваджувати фактично необмежену кількість разів у різних компаніях, вийшли на ринок автоматизації та стали пропонувати бізнесу різні рішенняв галузі бізнес-процесів, застосовні для будь-яких функціональних рівнів бізнесу.

Почалося тотальне моделювання бізнес-процесів, з'явилися електронні системиконтролю та обліку, якості, розвинулися процедури стандартизації та регламентування нормативних показників та шляхів мінімізації відхилень від них.

Так сформувалася і продовжила свій розвиток ідея необхідність будувати орієнтований на результат бізнес, що спирається на певні стандарти. Фактично, це була відповідь на виклик часу та необхідності підвищувати свою конкурентоспроможність, це «відповідь на виклик споживачів» та логічний розвиток компаній та ринку.

Бізнес-процес як ключ до успіху

Будь-яка комерційна компанія орієнтується єдиний результат – заробіток грошей. Для досягнення цієї мети у компанії, залежно від сфери її діяльності та розміру, здійснюється певна кількість дій. Всі вони при цьому повинні мати певний кінцевий результат, а сукупність цих результатів у результаті призводить компанію до реалізації поставленого завдання та отримання прибутку. Тому будь-яка компанія незалежно від виду її бізнесу, галузі, географії та інших характеристик буде системою взаємопов'язаних бізнес-процесів незалежно від того, чим ця компанія займається.

Будь-який бізнес-процес у компанії, у свою чергу, має власників та ланцюжок учасників, спільна роботаяких у межах певного запланованого стандарту забезпечує досягнення нормативного результату. Крім цього, кожен процес має задані точки контролю, за якими власники процесів можуть контролювати проміжні результати і при необхідності вживати управлінських коригуючих заходів.

Саме в сукупності результатів різних процесів компанії і є мета основної діяльності.

Сьогодні управління бізнес-процесами стало не просто важливою, а скоріше невід'ємною частиною бізнес-ефективних підприємств. Складно уявити собі по-справжньому прогресивну та економічно ефективну компанію, система організації якої не базувалася на процесному підході до бізнесу. Складовими частинамибізнес-процесів регламентуються нормативні виробничі показники, витрати фінансових та виробничих ресурсів, продуктивність персоналу та фактично економічний потенціал підприємства.

Паралельно бізнес-процеси почали виконувати ще одну найважливішу функцію: нейтралізацію впливу людського фактора. Незалежно від ступеня технічної оснащеності компанії чи рівня технічного прогресуу компаніях однаково працюють люди, а чи не роботи, тому певному організаційному рівні вплив людського чинника проявляється у разі. Для того, щоб виникла можливість нормативного контролю дій персоналу, в бізнес-процесах прописуються ключові показникиефективності для співробітників компанії, ступінь їхньої відповідальності та фактичної продуктивності в рамках аналізованого процесу. Таким чином, забезпечується органічне функціонування системи, в якій «все на своїх місцях» і контроль ведеться не лише за підсумковою результативністю процесу, а й за вкладом у процес кожної включеної до нього ланки бізнес ланцюжка.

З аналітичної точки зору система бізнес-процесів стає джерелом індикаторів, метрик та знань для менеджменту організації, оскільки дозволяє не лише контролювати поточний статус, а й формувати прогнози та сценарії для підвищення ефективності компанії у перспективі. Аналітика бізнес-процесів, або як це прийнято називати в економічній літературі - дослідження бізнес-процесів, дозволяє максимально детально розглядати бізнес з точки зору орієнтиру на продуктивність. Менеджмент за правильного підходу до модернізації процесів може поступово покращувати практично всі ключові показники компанії:

Поліпшити виробничий процес з погляду його швидкості, вартості та якості продукції;
Підвищити продуктивність і ефективність персоналу, а також питання особистої фінансової мотивації та загального фонду витрат праці на персонал, що випливають з цього;
Оптимізувати адміністративний блок процесів та витрат операційного характеру;
Підвищити якість внутрішньої структури, порядку документообігу та внутрішньої операційної дисципліни в компанії;
Поліпшити якість зовнішніх та внутрішніх комунікаційкомпанії.

Взагалі процесний підхід передбачає постійне поліпшення і прагнення до нескінченної оптимізації компаній, тому перерахувати всі функціональні центри, роботу яких можна покращувати на основі аналітики процесів цих центрів – неможливо. Тому необхідно в першу чергу керуватися логікою та орієнтуватися на специфіку конкретної організації, розсудливо оцінюючи реальну стелю покращення того чи іншого процесу. Поліпшення заради поліпшення немає сенсу з погляду підвищення економічної ефективності. Індивідуальні особливостіконкретного бізнесу набагато краще визначать необхідність і вірний шляхдля оптимізації, ніж шаблонні покращення, просочені філософією нескінченного підвищення ефективності.

Безкоштовна
консультація
експерта

Наталія Сиворіна

Консультант-аналітик 1С

Дякую за ваше звернення!

Спеціаліст 1С зв'яжеться з вами протягом 15 хвилин.

Автоматизація бізнес-процесів як шлях у майбутнє

Ера цифрової економікидала бізнесу безліч нових можливостей підвищення своєї процесної ефективності. Провідні бізнес-аналітики активно працювали над розробкою теми процесного управління та оптимізації бізнес-процесів в останні десять років. Було розроблено безліч різних підходів і принципів управління компаніями, заснованих на методиці бізнес-процесів, і кожен з них заслуговує на особливу увагу (зокрема також передбачає можливість управління бізнес-процесами). Вони можуть мати різний рівень ефективності для конкретної компанії, оскільки певною мірою залежать від виду бізнесу, масштабу та інших характеристик економіки підприємства, але всі вони дозволяють зробити висновок, що автоматизація бізнес-процесів – це найкоротший шлях до прогнозованої моделі управління та розвитку бізнесу.

На цьому шляху автоматизація бізнес-процесів дає можливість підвищити конкурентоспроможність через збільшення продуктивності конкретної ділянки бізнес-ланцюжка, полегшуючи ряд абсолютно стандартних операційних процедур:

Головний принцип будь-якої автоматизації полягає в тому, що вона має бути інтегрована на всі рівні організаційної структури, пов'язані з цим (автоматизованим) бізнес-процесом. Не можна автоматизувати процес документообігу, не включивши до нього кур'єрську службукомпанії та секретаріат. Або, наприклад, автоматизувати будь-який цикл виробничого процесу, але з автоматизувати питання логістики чи роботи з рекламаціями клієнтів. Якщо бухгалтери продовжують вважати платіжки руками на калькуляторі, маючи автоматизований процес узгодження рахунків та візування оплати, то бізнес-процес можна вважати автоматизованим не повністю. А це певною мірою позбавляє його сенсу взагалі, тому що у разі виникнення помилки (людський фактор), відстежити її вчасно не вийде, і вона вплине на наступні процеси.

Компанії стикаються з різними складнощами при автоматизації бізнес-процесів залежно від своїх внутрішніх особливостей.

Наприклад, ведення ручної бухгалтерії та розрізненого фінансового обліку табличного виду, по суті, теж має певну кількість процесів усередині своєї структури, але впровадження комплексної автоматизації у це робоче поле викличе певні проблеми, зумовлені не лише технічними особливостями, а й протидією з боку персоналу.

Тому проекти з автоматизації бізнес-процесів майже завжди розробляються з нуля, оскільки неможливо, не занурюючись у специфіку компанії, визначити ті проблеми, які можуть спливти в окремо взятій організації. Трапляються ситуації, коли менеджмент приймає рішення про автоматизацію, не врахувавши, що компанія до неї просто не готова, і реалізувати проект неможливо у принципі. Для того, щоб цього уникнути, слід чітко представляти мету, яку необхідно досягти в результаті автоматизації, визначити, які ресурси потрібні для досягнення мети, який персонал буде залучений до реалізації автоматизованого бізнес-процесу, і які ринкові тенденції можуть вплинути на бізнес процес у короткостроковій перспективі. .

Тільки пророблена стратегія автоматизації процесу може забезпечити кінцевий результат і виключити ризик заради роботи. Всім відомі приклади повної непрацездатності бізнес-процесів після їхньої «автоматизації» або ситуації, коли неможливо завершити проекти з автоматизації через внутрішніх факторів. Тому трохи зупинимося на типових проблемах, з якими стикаються компанії, які займаються та бізнес-процесів:

Якщо вищезазначені помилки бізнесу вдалося подолати, оскільки проблемні ситуації були опрацьовані заздалегідь, перед ним постає питання, як правильно відрегулювати автоматизований бізнес-процес. Розглянемо властивості таких бізнес-процесів докладніше:

Виходячи з перерахованого вище, очевидно, що автоматизація бізнес процесів, незалежно від локації, галузі, ринку або напряму бізнесу, тобто для будь-якої компанії – це принципово новий рівень ведення бізнесу. Переоцінити вигоди від впровадження автоматизованих бізнес-процесів неможливо, оскільки в епоху найжорсткішої конкуренції та цифрової економіки вони стають абсолютною необхідністю для тих компаній, які хочуть зберегти та примножити свою частку ринку. Впроваджуючи в себе автоматизовані бізнес-процеси, компанія не просто отримує в свій актив певний набірочевидних переваг

У порівнянні з конкурентами, вона виводить свій бізнес на новий рівень ведення бізнесу. Частково цей процес можна назвати світоглядом, орієнтованим на внутрішню результативність та підвищення ефективності. У двадцять першому столітті ручна праця більше не є основою економіки, і компанії можуть прискорити свій розвиток, збільшити продуктивність та швидкість своєї роботи, покращити показники якості обслуговування чи знизити витрати за рахунок інтелектуальних досягнень людства у галузі автоматизації бізнес-процесів.

Автоматизація бізнес-процесів – це дуже важливе завдання для кожної компанії, яка орієнтована на постійне зростання та розвиток. Критерії, що визначають, що час автоматизувати певні процеси, розвивати чи інтегрувати існуючі IT-рішення, залежать від масштабів компанії та стадії її розвитку. На першому етапі більшість компаній впроваджують CRM, потім - ERP, а коли бізнес підростає, замислюються про BPM. Що ховається за цими абревіатурами і в який момент кожне з рішень настав час застосовувати у вашій компанії?

Вибудувати стосунки з клієнтами CRM-система - мабуть, одне з перших IT-рішень, які варто впровадити компанії, яка продає товари чи послуги клієнтам. Якщо ваш бізнес - це не кіоск з шаурмою біля метро абовиробнича компанія з єдиним замовником, CRM вам знадобиться.Хороша ознака

того, що прийшла - той факт, що ви вже не можете пам'ятати всі домовленості та взаємодії з поточними клієнтами.так що це не просто база даних з адресами та телефонами клієнтів і сумами угод. Насамперед це система, що допомагає вибудовувати стабільні стосунки з вашими користувачами. А це включає не лише ведення клієнта по вирві продажів – від заявки до угоди, – а й участь усієї бази користувачів у email-маркетингу, тригерні розсилки, спеціальні акції і як результат – повторні продажі.

Без CRM-системи бізнес може в певних межах зростати «вшир» (завдяки притоку нових клієнтів), але буде досить складно збільшувати середній чек, прибуток з одного клієнта та нарощувати базу лояльних користувачів.

«У нас поетапний підхід до автоматизації: у міру збільшення кількості замовлень ми стандартизували та переводили бізнес-процеси на автоматичні рейки за допомогою представлених на ринку готових рішень. Насамперед ми максимально автоматизували роботу з клієнтами, щоб не гаяти час на пошук важливої інформаціїі давати якомога оперативніший відгук на запити наших замовників. Ми впровадили CRM-систему, щоб бачити та постійно аналізувати історію відносин з клієнтом – дзвінки, замовлення, листування, Зворотній зв'язок. Якщо раптом потрібно швидко підняти історію на замовлення, а відповідальний менеджер захворів, ці системи дуже полегшують життя. Якщо потрібно передати справи новому співробітнику, це також не проблема», – каже керуючий партнер компанії «Кінодоктор» Євген Непейвода.

Автоматизувати процеси всередині компанії
Протягом перших місяців і навіть років життя компанія може зростати та розвиватися стихійно: з'являються нові відділи та функціональні підрозділи, дробляться завдання, навантаження перерозподіляється між різними співробітниками. У цей момент може виникнути плутанина: хто відповідає за якісь завдання? У який термін має бути виконано цю роботу?

Якщо такі питання стали актуальними для вашої компанії, значить, час автоматизувати процеси всередині організації. Для цього використовують ERP-системи (Enterprise Resource Planning – управління ресурсами підприємства). ERP допомагає інтегрувати всі відділи та функції компанії у єдину систему. В результаті всі співробітники працюють з єдиною базою даних, їм простіше обмінюватися різною інформацією, розподіляти завдання (як усередині відділу, так і між різними департаментами).

«Сигнал до того, що настав час зайнятися автоматизацією ресурсів усередині компанії -проблеми з організацією процесів на рівні відділу і між відділами: процес може не дотримуватися, гальмуватися або бути незрозумілим виконавцям і керівництву», – каже бізнес-аналітик компанії DIRECTUM Максим Кайнер.

Заглибитись у бізнес-процеси

Якщо основне завдання ERP – оптимізувати бізнес-процеси в компанії шляхом скорочення матеріальних та тимчасових витрат, то системи BPM (Business Performance Management)вирішують завдання вищого рівня. Можна сказати, що ERP-системи ув'язнені під вирішення тактичних питань, а BPM – це вже більше про стратегію. Якщо ERP відштовхується від ресурсів та поточного стану бізнесу, BPM допомагає подивитися углиб бізнес-процесів. BPM-система потрібна тоді, коли в компанії є кілька нетривіальних бізнес-процесів (які можуть постійно змінюватися), і є необхідність їх прискорити, зробити більш стандартизованими і прозорими.

«Автоматизація бізнесу просто потрібна на стадії активного зростання компанії. Без неї ви будете прив'язані до своєї компанії товстим канатом, більше, досягти значних масштабів бізнесу буде складно.
Дві мої компанії зараз повністю автоматизовані. Це означає, що без мене реалізуються як функції продажу та маркетингу, і управлінські функціїприйняття рішень, зокрема стратегічних.
Впроваджувати автоматизацію такого рівня можна, коли ти вже досконало знаєш свій бізнес. В який момент це варто робити?
● Коли компанія починає зростати, і стає вже нереально управляти їй у «ручному» режимі
● Коли є необхідність звільнити свій час або час менеджерів-керівників
● Коли ви почали відчувати депресію та повну відсутність бажання далі самостійно розвивати цей бізнес
● Коли ви хочете запустити новий проект
● Коли вам потрібен час, щоб придумати спосіб вибухового зростання поточного бізнесу
Щоб грамотно впровадити автоматизацію, необхідно чітко розуміти всі бізнес-процеси, послідовність дій, які необхідно автоматизувати – саме тому спочатку необхідно пройти шлях «ручної» роботи. Але важливо не «зависати» на стадії ручної праці надовго. Відповідні звички та норми настільки вкорінюються всередині бізнесу та колективу, що автоматизація стає чужорідною та складною для впровадження», – каже засновник мережі фотошкіл Like та мережі міських кафе «Светр» Галія Бердникова.

Своє чи заводське?

На етапі автоматизації багато компаній стикаються з дилемою – чи писати власне рішення чи скористатися «коробковим»?

Більшість великих IT-компаній, таких як Microsoft, SAP та 1C, надають готові системиавтоматизації для бізнесу. Є також багато невеликих вендорів, які пропонують заводські рішення – завдяки меншому масштабу при роботі з такими постачальниками можна досягти більшої кастомізації програм під ваш бізнес. Тим не менш, багато компаній намагаються робити самописні рішення.

« Коли я працював в одній невеликій SEO-компанії, потреба в сервісі для виставлення завдань копірайтерам, контролю їх виконання та обліку часу з'явилася при розмірі штату понад п'ять осіб. Спочатку використовували самописне рішення. Але його стало важко підтримувати, і воно вичерпало функціональність вже через півтора роки, при штаті в 15 осіб: три продавці-акаунти, чотири програмісти та відділ копірайтерів. Придбали річну передплату на хмарне рішення, що поєднує в собі CRM, найпростіший workflow та облік робочого часу.
Це типовий сценарій: спочатку менеджери думають «ми зробимо самі», але потім виникає розуміння, що на ринку є готові рішеннявід вендорів, які не дарма розробляють та покращують їх роками.
Є випадки, коли навіть за штату понад 20 осіб фірми обходяться самописними сервісами, але для цього потрібен свій IT-фахівець, який постійно працюватиме над цим рішенням – це обходиться недешево», – розповідає Максим Кайнер.
Але все ж таки готові заводські програми не можуть вирішити всі проблеми замовника – потрібно завжди розуміти, що їх доведеться адаптувати під свої потреби.
«Будьте готові до того, що будь-яка «коробкова версія» IT-продукту для автоматизації не зможе врахувати всієї вашої специфіки, вимагатиме додаткового налаштування під ваші процеси. І доопрацювання системи продовжуватиметься і надалі - у міру зростання та ускладнення вашого бізнесу», – каже керуючий партнер юридичної фірми Revera Дмитро Архипенко.

Як вибрати систему автоматизації, що підходить вашому бізнесу на цьому етапі? Залишіть свій email і ми надішлемо вам список відповідних рішень!

У період кризи в бізнесі з метою запобігання різноманітним проблемам, а також щоб зробити роботу в цілому більш ефективною, компанії застосовують методи, які називаються комплексною автоматизацією. За допомогою цього можна домогтися істотного зниження витрат як технологічного, і фінансового характеру.

Що являє собою автоматизація бізнес-процесів

У бізнес-процес завжди включені різні етапи, функції, кроки та інші дії, що виконуються з певною послідовністю. Основна мета застосування бізнес-процесів – досягнення підприємством певних намірів (сукупності процесів з того моменту, як приймають замовлення, до того, як їх виконують). У бізнес-процес включені всі учасники організації, що взаємодіють між собою. Мова йдепро керівників, клієнтів та співробітників фірми.

Тобто роботу будь-якого підприємства можна як сукупність різних бізнес-процесів, пов'язаних між собою. У компаніях всі бізнес-процеси умовно поділяються на три види. Це:

основні (ключові) бізнес-процеси, створені задля створення цінності послуги чи товарів для покупців і підвищують їх вартість проміжної щаблі створення (наприклад, монтажу, виробництва, розробки);
підтримуючі бізнес-процеси, спрямовані на те, щоб надавати потрібні для ключових процесів ресурси, а також забезпечувати інфраструктуру компанії (мова тут може йти про управління ресурсами, обробку інформації та обслуговування);
процеси розвитку, Що забезпечують удосконалення роботи компанії у майбутньому; у рамках даних бізнес-процесів навчається та підвищує свою кваліфікацію персонал, відбувається планування подальшої діяльності;
керуючі бізнес-процеси, Спрямовані на вирішення завдань компанії шляхом планування, мотивації та навчання персоналу, оперативного управління.

Виходячи з усього перерахованого вище, можна сказати, що будь-який керівник повинен управляти бізнес-процесами, оскільки саме від цього багато в чому залежить успіх і процвітання компанії. Будь-який директор націлений на організацію роботи свого підприємства таким чином, щоб виконання бізнес-процесів велося відповідно до складеної раніше схеми. При цьому в діяльності компанії не повинні бути збої. Витрачати час на роботу з документацією в ідеалі також слід мінімум.

Ефективних методів організувати свій бізнес сьогодні багато. Серед найбільш корисних та раціональних можна виділити комплексну автоматизацію бізнес-процесів на базі розробки своєї моделі інформаційної системиабо вже готовою, але адаптованою під своє підприємство. Слід зазначити, що така система автоматизації дає можливість зробити виробництво більш прибутковим, значно скоротивши витрати.

Бажаного результату від автоматизації бізнес-процесів чекати не варто за старого підходу до моделі управління організацією. Традиційна виробнича культура, найчастіше, користується функціональною управлінською моделлю бізнес-процесами, яку застосовують протягом досить тривалого періоду часу. Досі вона дає управлінцям хороші можливостідля зростання та розвитку. Найбільший дефект у ній – наявність затримок та втрата інформації. Як правило, ефективні методидії обговорюються в усному форматі. Оскільки така форма має властивість спотворювати інформацію, відомості після «переговорів» стають недостовірними.

У сучасному бізнесіта економічній практиці застосовується безліч методик у розвиток. Якщо ж розглядати не світові тенденції, а окремо взяту компанію, можна сказати про низку проблем та симптомів, за яких комплексна автоматизація технологічних та бізнес-процесів вкрай необхідна та важлива. У цій статті ми розглянемо все "з кінця", описавши досконалу з управлінської точки зору компанію. Отже:

Фірма працює безперебійно, співробітники координують дії та здійснюють діяльність злагоджено.
На підприємстві відсутні втрати та затримки, інформація не спотворюється.
Виконуючи повсякденну роботу, фахівці підприємства залишаються насамперед клієнтоорієнтованими та виконують завдання фірми, відсуваючи особисті потреби та інтереси на другий план.
Усі співробітники чудово розуміють, як їхня діяльність впливає на показники організації.
На підприємстві ясно, який співробітник відповідає за ті чи інші функції та цілі.
На виконання кожного завдання приділяється певний час.
Компанія працює на користь своїх клієнтів, і саме на це спрямована її діяльність.

Якщо все це є на вашому підприємстві, робити нічого не потрібно – нехай компанія росте далі. Якщо все зовсім інакше, варто задуматися про автоматизацію бізнес-процесів, оскільки саме вона дозволить зробити діяльність вашої фірми успішнішою і продуктивнішою.

Яка мета автоматизації бізнес-процесів підприємства

Кожна компанія веде свою діяльність, щоб вирішити поставлені завдання, а тому кожен із бізнес-процесів необхідно виконувати для досягнення цілей фірми. Якщо такий підхід вам близький, то ваша організація орієнтується на досягнення певних цілей, як і всі співробітники, які працюють у ній. На підприємстві всі працівники, бізнес-процеси та дії мають бути продуктивними та переслідувати одну мету. Тільки в цьому випадку можна говорити про перспективність роботи компанії у майбутньому.

В даний час багато підприємців віддають перевагу автоматизації технологічних та бізнес-процесів. Це дає можливість вирішувати такі завдання:

1. Розподіл відповідальності

За кожну дію та бізнес-процеси окремо має відповідати певна людина. Саме ця особа піклується про ефективність дії, що виконується, може вплинути на перебіг подій, внести корективи в діяльність, якщо це буде потрібно. У бізнес-процесі є певні завдання та функції, а у кожного з них, у свою чергу, – той, хто відповідає за їх виконання. Добре, якщо у компанії є варіант розподіляти функції та завдання між співробітниками за допомогою автоматизації. Якщо система побудована грамотно, стає зрозуміло, хто відповідальний за виконання тих чи інших завдань у бізнес-процесі.

2. Забезпечення цілісності інформації

Практично у кожній організації виникає проблема функціонального управління, пов'язана із втратою, затримками чи спотворенням інформації. Це питання можна вирішити завдяки автоматизації бізнес-процесів, оскільки виконавці можуть отримати докладну інформацію про виконання тих чи інших завдань. Кожен користувач знає, що потрібно зробити, і як досягти бажаного результату. Завдання можуть супроводжуватися різними об'єктами, наприклад, файлами Microsoft Office(Word, Excel).

Слід зазначити, що з роботі облікової системи на 1С платформі як об'єктів можуть бути документація чи накладна по расходам. Коли співробітник отримав те чи інше завдання, він не витрачатиме час на пошук потрібних йому даних, оскільки всі важливі для проведення тієї чи іншої роботи відомості прикріплені до завдання.

Коли завдання виконано, співробітник робить у системі відповідну позначку. Далі система автоматизації починає передавати інформацію щодо управління процесом іншим співробітникам. Такий підхід суттєво полегшує життя і керівникам та співробітникам компанії. Дані не спотворюються, зберігаються, немає затримок. Крім того, мінімізуються ризики невиконання та несвоєчасної здачі завдань. Виконавці не витрачають багато часу на пошук потрібних відомостей, а сама інформація залишається у первозданному неспотвореному вигляді.

3. Дотримання термінів

Підприємства, що використовують традиційні управлінські методи, часто стикаються з порушенням термінів. Саме тому система автоматизації має здійснювати чітке керування часом розв'язання задач. Дуже зручно, коли можна говорити як про відносні терміни вирішення завдань, наприклад, «протягом 3 годин після отримання», так і про абсолютні – «до 15.00 останнього дняцього тижня». При цьому система автоматизації видає нагадування та здійснює контроль над термінами виконання завдань. В результаті менеджер фірми отримує можливість здійснювати контроль термінів виконання будь-якого завдання і отримувати статистику по сьогоднішньому дню і за минулий період.

4. Контроль

У системі має бути звітність. Необхідно здійснювати контроль за поточним станом компанії: які процеси виконуються в Наразі. Так, наприклад, зі звіту можна дізнатися, що в даний момент співробітники виконують стільки замовлень з виготовлення обладнання та стільки-то з його монтажу.

В ідеалі система також повинна показувати, чи дотримуються терміни вирішення завдань. Можливість відстежувати ці бізнес-процеси дозволяє керівникам контролювати, хто дотримується термінів, а хто ні. Також необхідно аналізувати статистику виконання бізнес-процесів за минулі періоди: що було виконано, чи були зриви та перенесення термінів. Аналізуючи ці дані, робота підприємства може бути покращена, а фахівцями прийнято низку організаційних та кадрових рішень.

Які вигоди приносить автоматизація управління бізнес-процесами компанії

За рахунок автоматизації бізнес-процесів компанія може суттєво підвищити рівень і якість послуг. p align="justify"> Автоматизація бізнес-процесів практично виключає людський фактор, що особливо впливає на роботу з великим обсягом інформації. Зробивши вибір на користь автоматизації бізнес-процесів, ви досягнете:

Зниження числа помилок.
Збільшення швидкості проведення операцій у рамках циклу.
Підвищення продуктивності роботи для підприємства.
Висока точність операцій і швидкість прийняття рішень.
Зменшення витрат і часу, що витрачаєте виконання роботи.
Зниження можливої кількості варіантів результатів.
Виконує кілька операцій у паралельному режимі.

Після того, як ви оптимізували бізнес-процеси, проаналізуйте варіанти їхньої автоматизації. У деяких випадках автоматизація бізнес-процесів не дасть бажаних результатів, завдавши лише збитків. Йдеться, зокрема, про такі ситуації:

коли ви автоматично виконуєте операцію, не можна підтримувати необхідний рівеньякості;
автоматизація бізнес-процесів - складний з технологічної точки зору захід;
при переході на автоматизацію бізнес-процесів значну частину працівників потрібно або перенавчати, або звільняти;
як послуги, так і продукція мають короткий життєвий цикл;
попит ринку нестабільний, виробництво вимагає постійного внесення поправок.

У яких сферах роботи потрібна автоматизація бізнес-процесів підприємства

Як правило, автоматизація бізнес-процесів починається з тривалої рутинної роботи, від якої прямо залежить і прибуток, і прибуток фірми. Другий варіант – робота над проблемними ділянками та пробілами у виробництві. Отже, що потрібно зробити?

Перше - автоматизація вирішення завдань, що важко здійснити. До них відносяться, наприклад, такі заходи, як облік роздрібного товарообігу, аналіз руху продукції, планування фінансових потоків, розподіл та облік робочого часу, розрахунок собівартості товарів та послуг.

Друге - автоматизація може торкатися роботи тих співробітників компанії, які виконують прості, але рутинні дії. Тут можна відзначити логістів, телемаркетологів, менеджерів із продажу. Також можна позбавити деяких працівників виконання низки дій. Наприклад, дуже розумно з боку керівництва компанії вести облік товарів в інтернет-магазині.

Третє – автоматизація бізнес-процесів можна використовувати наведення порядку, зокрема, відстеження запасів складі, контролю дебіторську заборгованість. Ви можете дізнатися, наскільки зайняті працівники, чи продуктивна їхня діяльність, чи виконують вони всі поставлені завдання. Автоматизація бізнес-процесів, всіх і одночасно, не потрібна. Якщо це потрібно, ви можете поетапно займатися розширенням масштабів автоматизації бізнес-процесів на підприємстві. Таким чином, створення єдиної системиуправління буде поступовим. Найголовніше – ви повинні пам'ятати, навіщо впровадили на підприємство автоматизацію бізнес-процесів. Ця система має бути корисною та вирішувати певні завдання. В іншому випадку ви витратите час та сили на її впровадження.

Думка експерта

Що автоматизувати насамперед

Анатолій Зубейров,

генеральний директор компанії «Міллсистемс», Москва

Автоматизація насамперед має торкнутися тих бізнес-процесів, які вимагають серйозних витрат у плані праці. Якщо йдеться про велике масштабне підприємство, можна впорядкувати оборот документів усередині компанії, що стосуються поставок та розрахунків між різними її підрозділами. Інформаційна система має самостійно відстежувати всі бізнес-процеси, не залучаючи до цього персонал.

Щодо середніх за розміром підприємств, тут автоматизацію бізнес-процесів слід застосовувати до покупців та постачальників – їхньої взаємодії між собою. Насамперед, про автоматизацію бізнес-процесів варто задуматися торговим фірмамз кількома десятками номенклатурних позицій та великою кількістю контрагентів. Маленьким компаніям необхідно подбати, щоб робота з IT велася максимально просто, а діяльність фірм при цьому залишалася настільки ж ефективною. Щоб вести всі бізнес-процеси, на підприємстві має бути мінімальна кількість працівників.

Якісна автоматизація складської логістики, Доставка та збут веде фірми до зниження витрат, а також дозволяє уникнути:

оплати праці зайвих працівників, які працюють за наймом;
неефективного використання транспорту, що знаходиться у власності компанії, та надлишку площ на складах;
втрати товару, що має обмежений термін придатності;
переплат за транспортні послугирізних підприємств (це стане можливим за рахунок оптимізування тарифів та організації доставок).

Як вибрати програмне забезпечення? Насамперед воно має дозволяти проводити автоматизацію бізнес-процесів усіх ланцюжків. Необхідно, щоб усю операцію з усіма етапами можна було виконувати в найкоротший термін. Важливо, щоб про використання програмного забезпечення для автоматизації бізнес-процесів знали всі співробітники, навіть якщо вони недостатньо володіють комп'ютером.

На яких рівнях проводиться автоматизація бізнес-процесів компанії

Автоматизація бізнес-процесів потрібна, щоб підтримувати управління усім щаблях підприємства. Слід сказати про кілька рівнів управління у компанії. Йдеться про тактичне, стратегічне та оперативне. Спираючись на цю систему, варто виділити такі рівні автоматизації бізнес-процесів:

Нижній рівень автоматизації чи рівень виконавців. Тут йдеться про які проходять регулярно. Мета автоматизації у разі – вирішення термінових завдань, наприклад, виробництво, підтримка заданих параметрівта певних робочих режимів (температури на складі та ін.).
Рівень управління виробництвом чи тактичний рівень. на даному ступені дозволяє грамотно розподіляти завдання між різними процесами на нижньому рівні. Як приклади можна навести управління діяльністю на виробництві та пов'язані з цим бізнес-процеси. Йдеться, зокрема, про планування виробничої роботи, обслуговування, управління документацією та ресурсами компанії.
Рівень управління підприємством чи стратегічний рівень. у цьому випадку дозволяє вирішувати як прогнозні, так і аналітичні завдання. Цей рівень, спрямований на стратегічне та грошово-господарське управління, необхідний, щоб підтримувати роботу вищої ланки управління корпорацією.

Думка експерта

Що включається до програмного комплексу для управління бізнес-процесами

Олексій Тулєшов,

генеральний директоркомпанії «Сіті-Бокс», Москва

При реалізації проектів автоматизації бізнес-процесів компанії нерідко спираються на практику інших фірм у своїй галузі і починають з оптимізації найважливішого, на їх погляд, процесу. Але використання такого підходу виправдане не завжди. Наприклад, наше підприємство поки що не почало проводити автоматизацію головного бізнес-процесу – роботи з клієнтами. Ряд інших бізнес-процесів наша компанія максимально автоматизувала, спираючись на досвід західних фірм, які працюють у схожій з нами галузі. Ми шукали готові рішення у Росії, проте безрезультатно. У зв'язку з цим ми розпочали розробку власного програмного комплексу, який дозволив керувати бізнес-процесами. Цей комплекс складається із трьох блоків.

Програма управлінського облікудає можливість здійснювати контроль над наданням послуг, у тому числі додаткових (транспортної логістики, робіт з навантаження та розвантаження, продажу коробок, стелажів, замків, стійок). Всі ці послуги приносять нашій компанії близько 20% від прибутку.
CRM-система працює на підтримку взаємодії із клієнтурою.
Система управління контентом (CMS) дає можливість керувати сайтами, блогами та іншими інформаційними ресурсами.

Щоб створити таку систему, ми витратили близько 2,5 мільйонів рублів. 500 тисяч рублів із цієї суми ми направили на підготовку ТЗ для фахівців із розробки. На даний момент ми завершуємо тестувати систему, але основну частину робіт завершено, і ми вже можемо сказати: щоб реалізувати подібний проект, потрібно близько 6 місяців – одного року.

Якої підготовки потребує автоматизація бізнес-процесів

Автоматизація бізнес-процесів передбачає проведення щонайменше чотирьох типів заходів.

Крок 1. Проведіть аудит бізнес-процесів

Основне завдання аудиту – виділення ключових бізнес-процесів та осіб, які є відповідальними за досягнення цієї мети. Вам слід обговорити з керівництвом усіх важливих відділів підприємства та з'ясувати наступні моменти:

Хто є відповідальним за виконання того чи іншого завдання.
Перевірити колектив на наявність співробітників, яких можна було б назвати сірими кардиналами. Йдеться про надмірно амбітних людей, які на незаконних умовах могли б дійти керування, тим самим завадивши автоматизації бізнес-процесів.

Нехай бізнес-процеси у вашій компанії описують запрошені консультанти. Це буде найрозумнішим рішенням, оскільки ви отримаєте об'єктивний опис та інформацію про те, наскільки вони ефективні.

Крок 2. Призначте керівника проекту

При призначенні співробітника, відповідального за автоматизацію бізнес-процесів, врахуйте, що ви не досягнете успіхів у таких випадках:

Якщо керувати проектом буде менеджер середньої ланки, оскільки вищестоящі співробітники не виконуватимуть його вказівки.
Якщо керівництво здійснюватиме перша особа підприємства. Зазвичай типових співробітників не цікавить автоматизація бізнес-процесів та подібні до неї заходи.

Найраціональніше рішення – довірити виконання цього завдання людині, яка має подібний досвід в управлінні і, до того ж, має необхідні навички керівництва та комунікації. Далі вам слід:

зробити співробітника, відповідального за ведення проекту, своїм заступником та виділити йому кабінет у безпосередній близькості до вас;
доручити керівнику проекту розповідати вам про будь-які спроби «непримирення» з новою системоюу колективі;
доручити йому розробку вимог та вказівок, необхідних для виконання з боку інших членів колективу.

Ви повинні просувати свою лінію та розповідати співробітникам про необхідність виконання всіх розпоряджень проекту.

Крок 3 Виберіть IT-рішення

Не треба вестися на казки фахівців-консультантів, а тим більше – купувати неперевірені програми, що нещодавно з'явилися на ринку. В ідеалі потрібно:

вивчити російські компанії, які працюють у вашій сфері, та дізнатися про впроваджені ними рішення з автоматизації бізнес-процесів;
розглядати ті компанії, де реалізація системи автоматизації бізнес-процесу пройшла успішно;
переконатися, що автоматизація бізнес-процесів відбулася як документально, а й у справі.

Важливо безперервно сперечатися зі своїми співробітниками. Вислуховуйте підлеглих, розмовляйте про можливих варіантах. Наприклад, якщо ваша компанія пов'язана з виробничою діяльністю, обійдіть без впровадження саме на виробництві дорогої програми.

Крок 4. Визначте преміальні

Автоматизація бізнес-процесів не працює, якщо співробітники компанії не мають достатньої мотивації. Вам слід обговорити із власником фінансові питаннята домовитись про суму, яка буде спрямована на премію за ефективне впровадження на підприємстві автоматизації бізнес-процесів на кожному етапі.

Розраховувати розмір премії – дуже суб'єктивне питання. У цьому випадку важливо не забувати про людський фактор, оскільки саме він є ключовим. Якщо ви – керівник підприємства, то добре знаєте про запити своїх підлеглих. Хтось цілком задоволений невеликою премією за гарну роботу, а хтось незадоволений і річною виплатою як заохочення.

Якщо IT-система, яку ви запроваджуєте, коштує недорого, не потрібно встановлювати великий розмір премій, адже ви не зацікавлені у підвищенні вартості проекту. Інше питання, якщо має працювати зі складною ERP-системою, яка дозволить вам повністю перебудувати діяльність підприємства. Тут логічно подбати про великий розмір преміального фонду, або навіть підвищити рівень витрат за IT-систему.

Думка експерта

Як підвищити зацікавленість співробітників у автоматизації

Андрій Кістеньов,

генеральний директор компанії "Інтото" (служба доставки Shop-Logistics), Москва

Саме працівникам вашого підприємства належить вивчати інтерфейс програми. У зв'язку з цим цілком логічно вислухати їхні пропозиції щодо зображення на екрані, бажаного дизайну, кнопок на моніторі та інших складових. Якщо ви працюватимете в тісному форматі зі своїми підлеглими, то неодмінно уникайте «бунту» при введенні автоматизації бізнес-процесів. Мені здається, розумніше співпрацювати у цьому питанні не з усім колективом, а з його частиною, безпосередньо – з лінійними керівниками. Наприклад, під час наради я озвучую деякі скарги клієнтів, пов'язані із системою автоматизації бізнес-процесів, і раджуся з підлеглими, що робити, щоб уникнути подібних ситуацій надалі.

Під час обговорення ми приходимо до спільного знаменника та визначаємо, у чому причина того чи іншого збою. У цьому випадку я питаю у начальника відділу, що потрібно зробити, щоб уникнути подібних ситуацій надалі. Керівник, у свою чергу, усвідомлює проблему та пропонує оптимальні шляхи її вирішення. Оскільки він зацікавлений у покращенні ситуації, то особисто контролюватиме процеси впровадження автоматизації бізнес-процесів та стежитиме за якістю роботи всіх співробітників.

Виходячи з практики нашої компанії, можу сказати: кожен відділ на підприємстві завжди впевнений, що зміни торкнуться його і саме з негативної сторони. У зв'язку з цим загальні збориперед впровадженням автоматизації бізнес-процесів дуже корисні, оскільки ви отримуєте можливість детальніше роз'яснити про ключові моменти того чи іншого питання, а також вислухати побажання та думки співробітників.

Як визначити, яка система автоматизації бізнес-процесів потрібна

Щоб перейти від ручної рутинної праці до IT і зробити виконання робочих бізнес-процесів більш швидким та зручним, застосовують саме системи автоматизації, що складаються з різних програм та сервісів. Інакше кажучи, система автоматизації бізнес-процесів – це і складна ERP-система, і «хмарний» сервіс. У будь-якій системі автоматизації бізнес-процесів є два ключових елементів, одне з яких введення (збір) інформації, другий – надання оброблених даних у потрібному керівника чи профільного майстра типі чи форматі.

Є добрий варіант моментального отримання «воронки продажів». Необхідно лише своєчасно вносити відомості про комунікації з потенційними покупцями товарів та послуг, зазначати, в якому форматі проводяться переговори, чи успішні вони, та за їх результатами фіксувати у програмі дані про угоди, що відбулися. Так система автоматизації бізнес-процесів може суттєво полегшити роботу підприємства. Коли накопичаться деякі статистичні дані, ви можете зробити висновок про якість та інтенсивність роботи ваших менеджерів.

Варто відзначити, що все залежить від масштабності та багатогранності бізнесу. Саме цей показник впливає на кількість вихідних відомостей, різноманітність та детальність підсумкових звітів про виконану роботу. Системи автоматизації за тим самим принципом застосовуються інших процесів. Завдяки продуманим IT-технологіям керівники підприємств можуть за частки секунди отримати важливі для них дані, зокрема, в якій кількості до компанії надходить прибуток, які витрати несе компанія, і яка їхня структура, наскільки рентабельні проекти, чи ефективно працюють менеджери.

Вибираючи систему автоматизації бізнес-процесів, пам'ятайте, що у вас є два варіанти.

Використовувати типовий (коробковий) продукт.
Розробити та впровадити індивідуальне програмне рішення.

Найбільш простим завданням є використання стандартного рішення з автоматизації бізнес-процесів. Фінансово, до того ж, це вигідніше. Але слід зазначити, що не кожну типову модель можна адаптувати до свого підприємства. У деяких програмах автоматизації провести доналаштування не можна, або подібні дії суттєво обмежені. Це ж поширюється на хмарні послуги.

Щоб вибрати відповідну вам програму, потрібно виконати опрацювання значного обсягу інформаційних даних. Сучасний ринок представлений програмною продукцією і має свої переваги і нюанси. Важливо відповісти на низку ключових питань:

Автоматизація бізнес-процесів та завдань якогось плану.
Чи є функціональна складова програми з тими завданнями, які необхідно вирішити завдяки їй.
Чи реально провести доналаштування системи стосовно своєї бізнес-практики.
Чи можна буде внести зміни до системи у разі потреби, якщо раптом зміняться умови ведення бізнесу чи процеси у ньому.
Чи є система простою та зручною в експлуатації.
Чи можлива інтеграція системи з іншими сервісами та додатками.
Чи можливо входити та працювати в системі з планшета чи смартфона.
Чи є співробітник, якому можна було б доручити реалізацію технічної підтримки.
Яка вартість підтримки та впровадження.

Щоб відповісти на ці запитання, можна провести консультації з фахівцями компаній, які випускають програмне забезпечення. Добре, якщо вам також пощастить поспілкуватися з підприємцями, які працюють над подібними проектами. Спираючись на них практичні рекомендаціїта досвід, ви отримаєте цінні відомості та зможете вибрати той чи інший продукт.

Які є засоби та технології автоматизації бізнес-процесів компанії

Розглянемо ряд поширених у Росії засобів автоматизації бізнес-процесів.

Enterprise Resource Planning, що називають плануванням ресурсів підприємства. У цьому випадку відбувається автоматизація глобальних бізнес-процесів на підприємствах – фінансового потоку, співробітників, операційної діяльності, управління. виробничим процесом. У великих ERP-системах є і бухоблік, і функції для контролю, розрахунку зарплати, обліку кадрів та часу та управління фінансами. Як правило, такими системами користуються масштабні фірми, підрозділи яких знаходяться на різних територіях, тому керівництво хоче знати, наскільки прозорі бізнес-процеси, як вони формуються і трансформуються.

Щоб впровадити Enterprise Resource Planning, потрібно ретельно підійти до цього питання, оскільки процес стосується різних відділів і категорій користувачів. Багато підприємств роблять велику помилку, впроваджуючи цю системуз автоматизації бізнес-процесів до себе в компанію, коли насправді не особливо її потребують.

Customer Relationship Management (CRM-системи). Мета складних програмних рішень цього типу – автоматизувати стосунки з клієнтами. В даний момент вони мають тісний зв'язок з SFA (Sales Force Automation) і включають особливості обох систем. Слід зазначити, що автоматизація бізнес-процесів CRMна сьогоднішній день - найбільш універсальне та затребуване ПЗ.

Працюючи з Customer Relationship Management, співробітники компаній знають інформацію про кожного зі своїх клієнтів, керують бізнес-процесами та виконують низку інших функцій. Раніше як ключові користувачі CRM виступали комерційні службита топ-менеджери, але зараз ці системи ідеально підходять практично до кожного підприємства. Якщо необхідно, компанія може вибрати автоматизацію бізнес-процесів CRM та застосувати її для роботи у своїй галузі.

Що стосується відмінностей у CRM-системах, тут йдеться про кількість можливостей. Це може бути як складна та багатоступенева ERP, так і проста записна книжка. Якщо CRM-система складена грамотно, її можна легко інтегрувати з 1С, різним програмним забезпеченням для роботи аналітичного та оперативного типу у фірмах.

PM ( Project Management) є системами, за допомогою яких можна керувати проектами та цілями, розподіляючи завдання по відповідальним співробітникам та обумовлюючи терміни їх виконання. Зазвичай такі системи враховують фінансові сторони проектів, ресурси людського та матеріального характеру. Використовуючи систему управління даного типу, ви можете контролювати виконання завдань у самому проекті, планувати результати, дізнаватися про завантаження ресурсів.

Масштаби систем різні. Це можуть бути системи для великих виробництв, так і невеликих стартапів. Відмінності також полягають у функціоналі, цілях та завданнях.

Business Process Management System (BPMS). Йдеться про автоматизацію бізнес-процесів. Це відокремлений або поєднаний з CRM/ERP/ECM вид ПЗ, який вивчає процеси на підприємстві як кроки у певній послідовності з діями та термінами, відповідальними особамикожному з етапів. Подібні системи дозволяють моделювати, запускати бізнес-процеси, а також проводити їх аналіз. Business Process Management System (BPMS) дають можливість створення алгоритмів бізнес-процесів з використанням як нативних редакторів, і спеціальних нотацій (BPMN 2.0).

Скільки коштують послуги автоматизації бізнес-процесів

Важко однозначно відповісти це питання. Тут можна провести аналогію, поставивши, наприклад, питання: «Скільки коштує будинок?». Ви можете вкластися в мільйон рублів, а можете у десять. Все залежить від якості будматеріалів, площі приміщення, типу оздоблення. Так само і з програмним забезпеченням. Вам слід визначити: вирішення яких завдань першочергово для вас, це буде типовим продуктом або настроюваним, використання яких ресурсів вам знадобиться, яка кількість робочих місць буде підключено і т.п.

Розраховуючи ціну автоматизації бізнес-процесів, візьміть до уваги:

Витрати на саму систему (ціну коробки або вартість оренди, якщо використовуєте хмарні програми).
Витрати, пов'язані з налаштуванням ПЗ та навчанням співробітників компанії по роботі з ним.
Розцінки на регулярне технічне обслуговування.

Тут можна сказати і про непрямі витрати, куди входять, наприклад, тимчасові витрати директора та інших учасників проекту, які є ключовими.

Основні етапи автоматизації бізнес-процесів

Етап 1. Визначення цілей автоматизації

Щоб ухвалити рішення про початок роботи, пов'язаної з автоматизацією бізнес-процесів, потрібно визначитися з стратегічними цілямицього заходу. Подумайте, чого б ви хотіли досягти.

Етап 2. Формалізація бізнес-процесів

Щоб описати бізнес-процеси, визначте, які в ньому є підпроцеси, в якій послідовності слід виконувати всі заходи, як рухається інформація, подумайте про наявність ресурсів та обмежень. Тут враховуються також показники ефективної роботиі результативності бізнес-процесів: скільки часу та грошей потрібно на їх виконання, наскільки якісний підсумковий результат, наскільки він точний та стабільний. На виході виходить реальна модель бізнес-процесів.

Етап 3. Оптимізація бізнес-процесів

Як тільки моделі розроблені, фахівці проводять їх ретельний аналіз та переводять із реальної моделі в бажану. Після цього складають план заходів, які б дозволили досягти задані мети з використанням бізнес-процесів. На завершення цього етапу відбувається будівництво бізнес-процесів для виключення затримок, зайвих і необов'язкових операцій. Внаслідок проведення оптимізації оргструктура компанії може бути реорганізована.

Етап 4. Розробка технічного завдання

Визначення точних завдань, вирішення яких залежить від власників.

Етап 5. Кодування бізнес-процесів та розробка посадових інструкцій

Процес кодування інформації провадиться організаціями, що займаються використанням. Для простоти навчання та експлуатації систем рекомендується розробляти службові інструкції на ранніх етапах.

Етап 6. Навчання персоналу

Навчання персоналу необхідне у випадках, коли відбувається зміна структури роботи. Цей етап передбачає можливість опору через зміни у складі співробітників.

Етап 7. Дослідна експлуатація

Для того, щоб оцінити продуктивність введених систем, застосовуйте її на практиці. Це допоможе уникнути можливих помилок.

Як впроваджується автоматизація бізнес-процесів на підприємстві

Впровадження називається процес надання ПЗ бізнесу, який потребує вдосконалення.

Простими завданнями «впровадження» прийнято вважати, наприклад, установку на комп'ютери компанії, реєстрацію у віддалених сервісах, копіювання даних тощо. Після цих операцій можна переходити на етап експлуатації, приступаючи до роботи у звичному режимі, починати заповнення клієнтської базита ін.

Більш складними завданнями називаються ті, до виконання яких складається план, розробляється алгоритм розв'язання певних завдань, допрацьовуються системи під певні вимоги підприємства. На наступному етапі обираються фахівці у сфері програмування для автоматизації бізнес-процесів. Вибір складається з двох найбільш популярних варіантів. Наприклад, програмісти, спеціально викликані ззовні, та програмісти, які працюють у вашій організації.

Розберемо обидва варіанти створення автоматизації бізнес-процесів, які, на перший погляд, здаються не такими примітними.

Зупинивши свій вибір на програмістах із вашої компанії, ви на крок наближаєтеся до успішного виконання поставлених завдань, тому що ваші фахівці вже розуміють, на чому спеціалізується компанія. Вони і справді мають уявлення про вашу фірму, але це ще не гарантує хорошого результату, оскільки їхнє ставлення до роботи не таке відповідальне, як має бути. Вам не вдасться скласти для фахівців певний графік або збільшити швидкість роботи. Нормований робочий день програмістів передбачає роботу з основних питань, тоді як часу на роботу з автоматизації бізнес-процесів недостатньо. Заміна таких працівників неможлива, тому що мова написання кодів унікальна у кожного програміста.

А ось фахівцям ззовні невідомий рід діяльності вашої компанії, що неодмінно позначиться на якості виконуваної ними роботи. В основному їм невластив належний підхід до роботи, тому слід з обережністю ставитися до вибору фахівців для автоматизації бізнес-процесів на вашому підприємстві.

При виборі фахівців із впровадження системи автоматизації бізнес-процесів, потрібно серйозно поставитися до характеристик передбачуваних партнерів. Для цього необхідно провести дослідження та вивчити ціни на ринку послуг. Задовільне співвідношення ціни та якості зустрічається вкрай рідко. Тому встановіть для себе обмеження в тарифах та керуйтеся цим при виборі партнера. Вкрай важлива наявність у партнера сертифіката відповідностей згідно міжнародному стандарту ISO.

Після вибору деяких фахівців бажана реальна зустріч із усіма потенційними партнерами. Поставте низку питань, які безпосередньо стосуються введення в компанії систем автоматизації бізнес-процесів. Дізнайтеся, наприклад, які умови укладання угоди, чи є досвід роботи з компаніями, рід діяльності яких схожий на ваш. Завдяки цій інформації ви матимете уявлення про вашого, можливо, майбутнього партнера.

Щоб грамотно зробити вибір на користь якоїсь організації, слід враховувати рівень вашої компанії. Якщо фірма є не великим брендом, а невеликим підприємством, Який займається одним видом діяльності, найкраще буде вибрати партнера такого ж рівня. У цьому випадку робота з подібними організаціями йтиме швидше і стабільніше, оскільки питання, що виникають у вас, краще вирішувати саме з невеликими компаніями.

Які ризики приховує навіть найефективніша автоматизація бізнес-процесів

Не можна забувати про можливі ризики після впровадження. Ризики можуть бути різними. Все залежить від зміни терміну виконання, впровадження до протесту з боку співробітників та можливих змін у структурі бізнес-завдань. Щоб уникнути можливих ризиків, важливо серйозно підійти до пошуку кваліфікованих фахівців, вивчити наявне ПЗ для майбутньої стабільної роботи систем. За особистої участі господаря бізнесу шанси на успішний апгрейд значно збільшуються. При виконанні всіх наведених вище рекомендацій вам гарантовано сприятливий результат.

Грамотне роз'яснення компанії про користь та результативність автоматизації бізнес-процесів допоможе уникнути можливого опору працівників. Після роз'яснення у співробітників має утворитися відчуття незмінності прийнятого рішення. У разі виникнення будь-яких проблем слід вирішувати їх негайно, оскільки будь-яка затримка призведе до істотного погіршення роботи компанії. Для покращення процесу впровадження автоматизації бізнес-процесів рекомендується заохочувати співробітників преміями. Цим прийомом можна досягти поліпшення якості виконуваної роботи.

Проблеми автоматизації бізнес-процесів та способи їх вирішення

Проблема 1.Проект не розбитий на керовані блоки, не виділено контрольних точок, і в результаті терміни реалізації проекту затягуються

Для різних напрямів проекту існують різні варіанти розв'язання:

Для повноцінної роботи слід виділити кілька напрямів, а контролю над ними – призначити керівників.
Також слід виділити загальні логічні схеми, встановити послідовність операцій із запровадження системи автоматизації бізнес-процесів, проаналізувати кінцевий результат вашої роботи.

Проблема 2.Не визначено логічні рамки проекту, постійно виникають нові побажання, що призводить до затягування проекту

Потрібно чітко вказати в затвердженому документі обмеження для вибраного вами проекту. Цими обмеженнями можуть бути технічні завдання, проекти та проектні рішення. Процес автоматизації бізнес-процесів має чітко відбивати всі цілі цього плану.

Проблема 3. Ресурси залучаються до проекту не вчасно, їх якість не відповідає розв'язуваним завданням

Оцініть необхідний обсяг ресурсів та терміни їх залучення. Дайте відповідь чесно на запитання: чи є ці ресурси зараз, чи будуть у потрібний момент? Знайдіть компроміс між потребою в ресурсах, їх наявністю та термінами реалізації проекту.

Проблема 4. Персонал компанії чинить опір

За допомогою різних інформаційних ресурсівповідомляйте співробітників про автоматизацію бізнес-процесів. Велику увагу приділяйте інформації, в якій розповідається про важливість та цінність впровадження. Оголошуйте співробітникам про зацікавленість вищих осіб у результаті процесу. Знайдіть організатора протесту, постарайтеся залагодити конфлікт, у разі невдачі – звільніть.

Проблема 5.Звітність про хід проекту має формальний характер, реальних демонстрацій та тестування функціональних можливостей не відбувається.

Виділення відмінних результатів серед можливих невдач допоможе організувати весь робочий процес. Для запобігання майбутнім зривам термінів вивчіть всілякі варіанти вирішення проблеми. Наприклад, здійсніть аналіз отриманих результатів після певного періоду часу. Якщо результати не задовольняють співробітників компанії, доопрацюйте показники до ідеалу.

Проблема 6. Відсутнє ефективна системауправління проектом.

Під час нарад, на яких ви є присутніми, бачите, як співробітники компанії беруть участь у суперечках, конфліктах, тим самим демонструючи невпевненість. Для усунення таких конфліктів рекомендується найняти спеціаліста з конфліктології, який допоможе врегулювати всі складні ситуації.

Проблема 7. Проект має низький пріоритет у виконавця та виконується за залишковим принципом.

Виконавець не зацікавлений у роботі та не приділяє проекту достатньої кількості часу. Потрібно спробувати знайти причини такого недбалого ставлення до проекту та спробувати усунути їх. У разі незмінності ситуації слід замінити виконавця.

Проблема 8. Не визначено цілі проекту, не затверджено критерії досягнення цілей та оцінки результатів проекту.

Оцінювання результатів відбувається з особистим перевагам, що згубно позначається загальної оцінки всього проекту. Критерії оцінки складаються індивідуально, залежно від напряму проекту. Наприклад, напрямок «Управління відносин із боржником» зобов'язує до створення критерію успішності, який допомагає компанії грамотно підходити до питання заборгованості клієнтів. Таким критерієм може бути збільшення відсоткової ставки на фіксовану суму (1,45% річних). Визначення мети проекту для наступних етапів реалізації поставленого завдання допоможе компанії швидше досягти позитивних результатів.

Інформація про експертів

Анатолій Зубейров, генеральний директор компанії "Міллсистемс", Москва. Компанія "Міллсистемс" є офіційним дистриб'ютором інформаційної системи Sellora Management System. Sellora Management System – це система управління ERP, що відповідає запитам будь-якого бізнесу та підходить для будь-якого підприємства. Крім того, система відмінно оптимізована під реалії російського ринку, тобто. враховує усі національні особливості вітчизняного діловодства.

Олексій Тулєшов, генеральний директор компанії "Сіті-Бокс", Москва. Сфера діяльності: надання в оренду приватним особам складських осередків (або боксів). Кількість складів: 2. Чисельність персоналу: 20. Річний оборот: понад 100 млн. руб. (в 2012 році).

Андрій Кістеньов, генеральний директор компанії "Інтото" (служба доставки Shop-Logistics), Москва. Андрій Кістеньов закінчив МФТІ. З 2008 року працює в області електронної комерції; раніше брав участь у проектах з автоматизації бізнесу. Сфера діяльності: перевезення вантажів, у тому числі за заявками інтернет-магазинів. Чисельність персоналу: 30 (у штаті), 40-70 кур'єрів (штатних та позаштатних).