Главная Идеи Виды коллегиальных органов. Теория организаций - Мильнер Б.З

Виды коллегиальных органов. Теория организаций - Мильнер Б.З

На эффективность работы коллегиальных органов управления влияет ряд факторов:

Продолжительность заседания. Не должна превышать одного академического часа. На практике ввиду отсутствия культуры общения, культуры речи и мышления, общей культуры поведения заседания затягиваются. Часто время «крадут» те участники, кто хочет покрасоваться, продемонстрировать свой ум, независимость; суждений и т. п.

Состав обсуждаемых вопросов. При тщательном отборе состава вопросов, выносимых на коллегиальное обсуждение, можно сократить их количество в два-три раза. На коллегиальное обсуждение должны выноситься вопросы, действительно требующие коллегиального обсуждения.

Количество и состав участников. Численность группы должна находиться в пределах 5-10 человек. Участники заседания должны уметь играть следующие психологические роли:

¦ Председатель: терпимость к чужим решениям и мнениям, толерантность; знание участников группы, «общее руководство».

¦ Ускоритель решений: контролирует содержательный аспект совещания; легко совмещается с председателем.

¦ Генератор идей: способность к нестандартному мышлению, фантазерство.

¦ Оппонент: способность трезво и одновременно непредвзято

Оценивать предлагаемые решения.

¦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.

¦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».

¦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.

¦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.

Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19-21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.

Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное пре-кращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент - это порядок проведения заседания: последовательность, время

Выступления. Бывают регламентно структурированные и регла-ментно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.

Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.

Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.

Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

3. Положение о Единой комиссии по размещению заказов. Утв. приказом Управления Роскомнадзора по Астраханской области от 01.02.2010 № 29.

4. Положение о комиссии по приемке и выбытию основных средств, нематериальных активов, списанию материальных запасов Министерства финансов Российской Федерации. Утв. приказом от 15.04.2010 № 197.

5. Положение о Научно-техническом совете ОАО «Газпром». Утв. приказом от 06.08.2004 № 58 с изменениями, внесенными приказом от 26.05.2009 № 143.

6. Положение об Ученом совете Московского государственного института электроники и математики (технического университета). Утв. решением Ученого совета МИЭМ 15.11.2005 г. №3.

7. Постановление Правительства Москвы от 06.05.2003 № 322-ПП (ред. от 26.07.2011) «Об административных комиссиях по делам об административных правонарушениях в городе Москве».

8. Приказ Минобрнауки РФ от 14.10.2009 № 406 «Об утверждении типового положения о комиссии по оценке результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения, и типовой методики оценки результативности деятельности научных организаций, выполняющих научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы гражданского назначения».

9. Типовое положение о комиссии (уполномоченном) по социальному страхованию. Утв. ФСС РФ 15.07.1994 № 556а.

10. Типовое положение о комитете (комиссии) по охране труда. Утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29.05.2006 № 413.

11. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».

12. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об акционерных обществах».

К коллегиальным органам управления (в терминах Федеральных законов «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» ) относятся: общее собрание акционеров или участников, совет директоров (или наблюдательный совет), коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция).

Довольно часто мелькает в СМИ, в деловой литературе, в документации. Попробуем детально разобраться, что же оно означает в общем, а также в узких специализациях.

Общее значение

В наиболее широком смысле коллегиальный орган управления - это организация исполнительной власти, в которой основные проблемы и вопросы решаются путем совместного обсуждения, дискутирования, учета мнения каждого из членов коллегии. Правильным считается то решение вопроса, за которое высказывается большинство. Затем данное решение оформляется в виде правового акта и подтверждается подписью председателя коллегии. Примером такого органа может служить Правительство РФ.

Виды коллегиальных органов

В целом делятся на единоличные и коллегиальные, в зависимости от числа ответственных лиц. Коллегиальность, в свою очередь, подразделяется на вертикальную и горизонтальную.

Вертикальная коллегиальность - такой тип, при котором нижестоящие должностные лица участвуют в обсуждении вопросов и проблем, входящих в компетенцию вышестоящих должностных лиц.

Горизонтальная коллегиальность - такой тип, при котором групповое обсуждение проблем происходит только кругом лиц, имеющих компетенцию на их решение.

Коллегиальный высший орган управления

Им является орган власти, имеющий самую общую компетенцию и самые широкие полномочия, являющийся главенствующим над другими органами управления. В современной российской системе власти им можно назвать Правительство. А, скажем, в Банке России высшим коллегиальным органом управления является Совет директоров.

Но таким главным подразделением управления могут еще обладать, к примеру, коммерческие и некоммерческие организации. Там основное предназначение, которым может обладать коллегиальный орган управления, - это ответственность за чёткое следование целям, ради которых создавалась организация. Его компетенция распространяется на изменение устава, определение приоритетных линий деятельности, участие в формировании решение вопросов, касающихся распоряжения имуществом, утверждение финансового плана, открытие филиалов и представительств, реорганизация и ликвидация организации.

Государственное управление

Коллегиальные управления - самостоятельная часть госаппарата, имеющая определенную область влияния, наделенная публичной формой власти. В первую очередь это политическая организация, обязательно обладающая государственно-властными полномочиями. Она обладает правом издавать законные акты, обязательные к исполнению тем, кому эти акты адресованы. Но при этом орган государственного аппарата не наделен правом выходить за пределы своей четко ограниченной компетенции. Немаловажно и то, что данный коллегиальный орган должен и обязан требовать исполнения своих решений, осуществлять надзор за их исполнением. При несоблюдении он имеет право использовать меры принуждения к нарушителям.

Таким образом, основные черты органа госуправления таковы:

он обязательно является частью государственного аппарата;
осуществляет от имени государства его функции, цели и задачи;
обладает полномочиями государственной власти;
это обязательно определенно оформленная ячейка человеческого общества;
он образован в порядке, строго прописанном законом;
имеет строго разграниченную структуру и степень компетенции;
несет ответственность за свою деятельность перед государством;
является исполнительно-распорядительным органом власти;
осуществляет специфическую форму государственной деятельности - управление.

Управление образовательной организацией

Исходя из третьей части 26 статьи ФЗ №273, в образовательном учреждении обязательно должен присутствовать единоличный управленец - ректор, директор или заведующий. А четвертая часть данного закона предусматривает коллегиальные органы управления образовательной организацией, подразделяющиеся на обязательные и факультативные.

Обязательный коллегиальный орган управления - это:

Собрание работников данного образовательного учреждения - в составе его полномочий трудовые, профессиональные, социально-экономические вопросы касаемо отношений работник-руководитель.
- орган школьного самоуправления, решающий вопросы относительно качества и уровня знаний учеников или студентов, повышения уровня квалификации преподавателей или учителей.

Факультативный коллегиальный орган управления - это:

Попечительский совет - орган, осуществляющий контроль за расходованием материальной поддержки, оказываемой образовательному учреждению.
Управляющий совет - орган, куда входят родители учащихся, решения которого обязательны для администрации организации.
Наблюдательный совет - контрольно-надзорный орган управления образовательной организацией.
Прочие органы.

Многочасовые истощающие психику служебные совещания - не миф, не гротеск и не герои анекдотов. Реалии сегодняшней жизни таковы, что до 50% рабочего времени уходит на пустопорожнюю болтовню, не приносящую никаких результатов. Ускоряющаяся жизнь диктует новые правила офисной культуры, проведение быстрых и результативных совещаний - часть корпоративной этики.

Что такое служебное совещание?

Можно ли отнести пятиминутку, планерку, собрание к разряду служебных совещаний? Какие цели преследует такой формат коллегиальной работы? Каковы общепринятые методики его проведения и как добиться наивысшей результативности после окончания совещания?

Деловое совещание - формат работы в компании, преследующий цель регулярного планирования и контроля исполнения намеченных дел всех служб организации. Это эффективный инструмент управления персоналом и получения от сотрудников быстрой обратной связи. Правда, этот инструмент работает успешно лишь в умелых руках грамотного руководителя.

Прежде чем ввести в рабочий режим подобную форму общения с сотрудниками, обычно издается соответствующий приказ, который каждый участник совещания получает под роспись для ознакомления и выполнения. В теле приказа указываются цели, задачи, время и даты служебных совещаний, а так же перечень участников, регламент и структура повестки дня.

Генеральная цель проведения служебных совещаний - привлечение к управлению и процессу принятия решений сотрудников, служб и подразделений, как руководителей, так и линейный персонал.

К служебным совещаниям относятся планерки, оперативки, пятиминутки, на которых согласовывается вектор развития компании в целом и разрабатывается тактика и стратегия предприятия, ставятся конкретные задачи. На планерках решаются текущие вопросы, своего рода напоминания, сверка генерального курса. Оперативка - быстрая встреча для разрешения какой-то проблемной или конфликтной ситуации в коллективе. Главная цель делового совещания - постановка и решение новых задач.

Если в компании начинается путаница в этих понятиях, эффективность затрат рабочего времени неуклонно стремится вниз.

Главные ошибки при проведении служебных совещаний

Неэффективное совещание выдает незрелость руководителя и/или организатора такого формата общения сотрудников. В любом деле нужен опыт и умения, способные донести до работников генеральную линию компании, получить от них наибольшую отдачу.

Главный сигнал неумелого проведения совещания - обоюдная неудовлетворенность результатами: руководитель ждет ответных действий от подчиненных, те, в свою очередь, хотят получить самые выгодные условия для себя. Однако при этом на совещании так никто, ни с кем, ни о чем не договаривается.

При этом развивается офисная болезнь - лицемерное изображение заинтересованного участия в деловых совещаниях, которые, по сути, являются пустой болтовней, обсуждением офисных сплетен. Для наемных сотрудников подобные мероприятия носят развлекательный характер, появляется еще одна возможность не работать, не выполнять ежедневные рутинные обязанности.

Довольно часто после подобного регламентированного трёпа руководитель начинает требовать с сотрудников результаты, происходит конфликт интересов, за которым следует увольнение наемных работников, иногда целыми отделами.

Одна из самых частых ошибок при проведении служебных совещаний - неструктурированная подача решения руководителя, когда вместо мозгового штурма, топ-менеджер выставляет завышенные требования, а коллектив, неспособный их выполнить, в свою очередь, выдвигает причины, по которым предложение выполнить невозможно.

Происходит это потому, что часто руководитель сам не знает, что хочет, и не ищет путей достижения нужных результатов.

Секреты эффективных совещаний

Чтобы совещание прошло с наивысшей эффективностью и принесло существенные результаты, инициатору проведения этой коллегиальной формы работы нужно знать некоторые секреты.

Постановка цели совещания. Любое дело начинается с правильной постановки цели. Перед тем, как собрать сотрудников на деловое совещание, организатору необходимо ответить на ряд вопросов:

Целесообразность проведения совещания;

Корректный регламент и точная тема;

Маркеры, по которым можно будет судить об эффективности проведенного мероприятия.

Руководитель - стратег, который способен поставить четкую и конкретную задачу. Подчиненные - специалисты, которые знают, какими инструментами необходимо пользоваться для претворения в жизнь поставленных задач.

Назначение ответственных за проведение совещания. Любое деловое совещание проходит по стандартным законам жанра - сначала проводится тщательная подготовка, назначение лиц, ответственных за приглашение сотрудников, за сбор ожиданий и предложений, ведущих каждого пункта повестки дня, исполнителей и секретарей, фиксирующих этапы совещания, заполняющих протоколы и отчеты.

Оптимальный подбор участников. От тех, кто будет принимать участие в служебном совещании, во многом зависит успех его проведения. Недопустимо привлекать к таким мероприятиям некомпетентных сотрудников, способных увести мероприятие в другую сторону. Подбор специалистов, готовых к обсуждению вопросов, поднимаемых на служебном совещании, необходимо поручить грамотному организатору-стратегу.

Установление регламента. Деловое совещание, в зависимости от решаемых вопросов и величины компании, обычно укладывается в рамки нормативной продолжительности - от тридцати минут до двух часов. Планерка должна закончиться через пять-десять минут, а оперативка - в течение сорока минут - часа.

Подготовка плана совещания. До начала открытия делового совещания каждый участник получает подробный план повестки дня, отчетные материалы, согласно которым может подготовить свои вопросы и/или отчеты.

Примерная структура повестки дня. Этот документ может включать в себя основные пункты, связанные с оперативным, тактическим и/или стратегическим управлением в компании. В структуру повестки дня обычно включают конкретный перечень задач, продиктованных планами предприятия, и способы их решения. Кроме этого, на повестке дня могут стоять дополнительные задания, которые желательно выполнить в ближайшее время.

Проведение совещания. Чтобы деловое совещание было проведено максимально эффективно и не превратилось в затянувшийся беспредел, начинать его нужно точно вовремя, переходить от вопроса к вопросу быстро, без раскачки. Необходимо подводить промежуточный итог после каждого обсужденного вопроса, обозначив точное время и дату, ответственных сотрудников за исполнение. При этом нужно сократить дискуссии до минимума, допустив только уточнения при разработке решений.

Замеры эффективности. Каждое проведенное совещание должно быть проанализировано на соответствие поставленным целям и задачам. Эффективность совещания измеряется соразмерностью желаемого результата по отношению к затратам, необходимым для его выполнения.

Контроль и анализ. После того, как достигнута эффективность проведения делового совещания, необходимо проконтролировать результат и провести тщательный анализ. Умение все данные замерять, анализировать и контролировать - качество мудрого руководителя, способное вывести компанию в лидеры рынка.

На заметку умному руководителю

Деловое совещание лучше всего проводить в начале дня, когда сотрудники способны генерировать грамотные варианты решений.

В кодексе корпоративной этики должен быть прописан алгоритм, график проведения совещаний и его частота, регламент, цели и задачи. Лучше всего такое совещание проводить по понедельникам, когда нужно поставить мини-задачи на неделю и подвести итоги прошедшего отчетного периода.

Каждый сотрудник должен знать время, место и дату проведения регулярных деловых совещаний и быть к ним готовым. Этот пункт лучше всего отразить в должностных обязанностях каждого сотрудника, указав степень его ответственности и участия. Такова этика служебных отношений, нарушение которой влечет за собой серьезные болезни коллектива.

В рамках проведения совещаний довольно часто наступает сопротивление со стороны сотрудников, которое необходимо вовремя диагностировать и умело снять, не доводя до саботажа и внутреннего конфликта интересов. Если в компаниях с авторитарным стилем управления подобного сопротивления на совещаниях не встречается из-за боязни или неуверенности, его нужно искусственно спровоцировать. Иначе в процессе выполнения и решения поставленных задач могут возникнуть серьезные неполадки, вызванные нелояльностью сотрудников к компании.

Чтобы предотвратить подобную практику, необходимо минимизировать проблемы на этапе выбора цели и постановки задачи подчиненным. Для этого необходимо раздать «всем сестрам по серьгам», то есть занять персонал важными делами: кому-то поручить трудные этапы разработки и внедрения проекта, другим - делегировать контроль за исполнением, третьих мотивировать на «подвиги» путем повышения авторитета в коллективе, назначив временно исполняющими обязанности линейного руководителя или демотивировать особо рьяных сотрудников.

Ответственность сотрудников за выполнение поставленных задач необходимо распределять так, чтобы их можно было комфортно контролировать. На каждом совещании необходимо подводить итоги и отмечать особо отличившихся сотрудников и наказывать провинившихся и саботирующих работу при всем коллективе. За спиной работников никаких обсуждений и решений нельзя допускать, поскольку мгновенно появляется опасность вспышки внутрифирменных конфликтов.

Каждому руководителю полезно знать отличия служебных совещаний, планерок и оперативок от мозгового штурма, обмена мнениями, дискуссий. И тот, и другой формат управления предполагает получение обратной связи, однако разными путями. Деловые совещания - это технология управления людьми и постановка тактических и стратегических задач, а формат дискуссии - неформальное общение, маркер того, что руководитель неопытен и не умеет управлять ходом совещания, направлять его в нужное русло.

Кроме этого, деловое совещание делится на:

Инструктивное, когда руководитель раздает точные инструкции и получает обратную связь от подчиненных;

Оперативное, в рамках которого решаются текущие задачи;

Проблемное, когда разбирается какая-то проблема коллектива и разрабатывается поэтапный план выхода из сложившейся кризисной ситуации.

Многие современные компании грешат путаницей деловых форматов, затягивая коллектив в пучину неразберихи, конфликтов и обсуждений совсем нерабочих вопросов. Структуризация формата - часть культуры, которая подчиняется строгим корпоративным стандартам.

Оценка эффективности деловых совещаний

Как понять, что деловое совещание проведено грамотно и предельно эффективно? Необходимо ответить на следующие вопросы:

Достигнуты ли цели, поставленные перед проведением мероприятия?

Вся ли повестка дня рассмотрена? Все ли вопросы обсуждены?

Уложились ли в отведенный регламент?

Все ли решения доведены до исполнителей?

Правильно ли исполнители поняли свои задачи и сроки их выполнения?

При ответах на эти вопросы возникнет количественная составляющая - сколько человек задействовано в решении вопроса, сколько рабочих часов им необходимо для выполнения заданий, сколько необходимо денег для этого и так далее. Количественный маркер - хороший инструмент для анализа эффективности в динамике и сравнения с прошлыми периодами.

Как правило, эффективно проведенные совещания, когда все цели достигнуты в нужное время, приносят ощутимые результаты.

Провести высокоэффективное совещание - настоящее искусство, где руководитель вступает дирижером, секретарь - первой скрипкой, а весь коллектив - целым оркестром. От тщательной подготовки и грамотного проведения делового совещания зависит какую партитуру будет исполнять этот живой организм - классическую музыку, способную вызвать восторженные эмоции и вдохновить на будущие победы, либо какофонию звуков, убивающую все вокруг.

Умных вам управленческих ходов, господа!

Жанна Пятирикова специально для бизнес-портала BZZN.ru

Р ассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей).

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов , которая обычно называется функциональным документным комплексом . В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и полномочиями органа, в котором они создаются.

Таблица 1

Примерный состав документов функционального документного комплекса, обеспечивающего деятельность коллегиального исполнительного органа (Правления)

Свернуть Показать

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию - оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы , удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и юридичсекая служба.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений . Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

регистрационно-контрольные карточки и
отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива , при этом руководство осознает, что «информация и документы - это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления» , которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Таблица 2

Свернуть Показать

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений . При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива , то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными - в соответствии со сроками хранения в отдельных делах будут собираться:

организационные документы;
планы работы;
протоколы;
документы к заседаниям, включая проекты решений;
документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также отражены в Таблице 3).

Таблица 3

Документы, в которых также отражается деятельность коллегиального органа, но входящие в другие функциональные документные комплексы (по административно-хозяйственной / административно-организационной функции и по функции бюджетирования)

Свернуть Показать

«Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности коллегиальных органов.

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального органа.

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Пример 1

Свернуть Показать

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Пример 2

Приглашение на совещание «сторонним» лицам в форме письма

Свернуть Показать

Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола - документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты :

Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать «(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
время начала и общее время заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
дата подписания протокола;
способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи протоколы подразделяются на:

краткие и
полные , которые в свою очередь могут быть:
- подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
- стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
- фонографическими (звукозапись),
- видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих собраний акционеров и заседания совета директоров.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье « »).

Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного самоуправления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что протоколы:

заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
- документируются краткими протоколами либо
- проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме распорядительного документа оперативного характера (как в Примере 13).

Прокомментируем путь от черновика к оригиналу . Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, информационные справки, проекты решений и др.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком . Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1-5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь заседания несут юридическую ответственность.

Заметим также, что формулировка «Разное» в повестке дня, которая оформляется до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием - кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада прилагается» (Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

Пример 4

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Кузнецова А.И. - об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Текст доклада прилагается.

Вопрос: Все ли группы мероприятий учтены в Политике информационной безопасности на ближайший период?

Да, все группы мероприятий в соответствии с установленными группами и видами рисков информационной безопасности.

Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать (см. Пример 4).

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть» ). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ».

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее - номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее - 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой (например, 1.1).

что сделать - в какой, с какого или на какой срок?

кому - что сделать - к какому сроку? (п. 2.1 в Примере 5) либо
что сделать - к какому сроку? Ответственный - наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить и ввести в действие с 01 мая 2015 г. Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

2.1. Начальнику управления безопасности Петрову И.В. довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств. Срок - 28.04.2015.

Пример 6

Свернуть Показать

2.1. Довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств к 28.04.2015. Ответственный - начальник управления безопасности Петров И.В.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан в Примерах 7 и 8, а более подробный - в Примере 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно факультативно, потому в наших Примерах 5 и 6 отсутствует.

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда фиксируют результаты голосования.

Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно , то в распорядительных пунктах протокола результаты голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

Пример 7

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

За - 6, против - 0, воздержались - 1.

Пример 8

Свернуть Показать

ПОСТАНОВИЛИ:

4.1. Включить начальника управления безопасности Туранцева О.М. в состав членов Технологического комитета с 20.04.2015.

Единогласно.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.

Пример 9

Свернуть Показать

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. Пример 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов »). Данный момент также должен определяться организационными документами.

Пример 10

Подробный протокол с продольным центрованным расположением реквизитов заголовочной части

Свернуть Показать

Выписка из протокола

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации. В Примере 11 она оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (Пример 12) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х - этот вариант особо актуален для представления копий и выписок по требованию контролирующих органов.

Выписка из протокола - это копия части его текста , в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов). Образец оформления выписки см. в Примере 17 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу из Примера 11 или 12), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Поручение

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10-15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Пример 13

Поручение с угловым расположением реквизитов заголовочной части

Свернуть Показать

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в электронном виде в информационной системе.

Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу) , в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее - ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться номенклатурой дел.

Пример 14

Свернуть Показать

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, своеобразная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний основной срок хранения поручений и выписок - 5 л. ЭПК .

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор - Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

Бюллетени для голосования, протоколы общего собрания акционеров и счетной комиссии, а также порядок хранения этих и других документов собрания вы найдете в статье «Документируем результаты годового общего собрания акционеров »