موفق ترین راهبرد رفتار در سازگاری رهبر. انطباق مدیر با موقعیت جدید

اسناد مدیریت محلی شامل سفارشات است. آنها کاملاً در یک شرکت یا سازمان عمل می کنند و هم در بخش تجاری و هم در مؤسسات بودجه رایج هستند.

رهبران اغلب به صورت شفاهی دستور می دهند. چنین تصمیمی بر کار شرکت تأثیر منفی می گذارد ، زیرا کارمندان می توانند به سادگی دستورات مافوق خود را که به درستی اجرا نمی شوند نادیده بگیرند. جذب به اقدام انضباطیزیرا غیر ممکن است

چه کسی می تواند سفارش بنویسد؟

دستورات فقط توسط روسای شرکت یا سایر اشخاصی که دارای اختیارات مناسب هستند (مثلاً نمایندگانی که توسط نمایندگی اقدام می کنند) صادر می شود. نگارش دستورات نیز در صلاحیت رؤسای بخشهای ساختاری است:

1. مدیران شعب
2. روسا یا مدیران واحدها.

در این مورد، دستور فقط می تواند برای کارمندانی اعمال شود که مستقیماً تابع شخصی هستند که سند مربوطه را صادر کرده است. بیشتر اوقات ، هماهنگی اضافی با مدیریت شرکت مورد نیاز نیست. یک دستور به درستی نوشته شده باید شامل یک دلیل باشد (به عنوان مثال، هنجار قانون را نشان دهد، که در رابطه با آن نیاز به تهیه یک سند جدید است).

چگونه سفارش بنویسیم؟

اکنون هیچ استاندارد واحد واحدی برای نوشتن سفارشات وجود ندارد. سازمان ها حق دارند آنها را به هر شکلی جمع آوری کنند. برای ساده کردن گردش کار در شرکت، سفارش با رعایت قوانین خاصی تنظیم می شود:

1. تاریخ انتشار را وارد کنید.
2. یک عدد اختصاص دهید.
3. نام سازمان را مشخص کنید.
4. نشریه را ثابت کنید.
5. کارمندی را که سند برای او صادر شده است (یا کل بخش) را مشخص کنید.
6. وظایف و ضرب الاجل تعیین کنید.
7. کارمند مسئول نظارت بر اجرای دستور را مشخص کنید.

اگر اوراق اضافی به سند پیوست شود، به عنوان مثال یا، آنها در متن سفارش به عنوان یک مورد جداگانه علامت گذاری می شوند.

مهم: مدارک باید در بدون شکستامضا شده توسط شخصی که از طرف او منتشر شده است. پس از نوشتن باید ویرایش های مناسب را در مجله حسابداری انجام دهید جریان اسناد داخلیشرکت ها

فرم سفارش

بسیاری از فرم های آماده برای اسناد داخلی در اینترنت وجود دارد. به عنوان مثال، در مورد استخدام یا اخراج وجود دارد. به طور طبیعی، مشخص می شود که فرم های استاندارد سفارشات را پیدا می کنیم. برای راحتی، ما قبلاً چنین فرمی را آماده کرده ایم.

سفارش نمونه

اگر در تکمیل فرم مشکل دارید، لطفا استفاده کنید نمونه های آماده. طبیعتاً تمام اطلاعات باید با هر مورد خاص تطبیق داده شود.

یک دستور چه تفاوتی با یک دستور دارد؟

تصمیمات تیم مدیریت که در قالب دستورات و دستورالعمل ها تهیه می شود، دارای تفاوت هایی است. قوانین غیر رسمی وجود دارد که براساس آن یک سند خاص تنظیم می شود. تمایز این است:

1. مدت اعتبار.
2. شرایط فسخ
3. رؤیت
4. امکان ایجاد تغییرات.
5. محدوده وظایفی که باید حل شود.

سفارشات معمولا برای بیش از کوتاه مدت. در عین حال اقدام آنها از لحظه اجرا خاتمه می یابد در حالی که دستور تا زمان لغو الزامی است. رئیس زیرمجموعه یا شعبه می تواند به عنوان امضاکننده در تنظیم دستور عمل کند. تغییراتی در اسناد و مدارک چنین طرحی ایجاد نمی شود، آنها اغلب بازنشر می شوند. با کمک دستور، مرسوم است که فقط وظایف عملیاتی را حل کنید، به عنوان مثال، ملزم به شروع یا تجزیه و تحلیل اجرای یک کمپین تبلیغاتی.

جمع بندی

الزامات برای اجرای دستورات و دستورات تقریباً یکسان است. هنگام کامپایل، باید به آن پایبند باشید قوانین عمومیمدارک و گردش کار

مرسوم است در طول مدت مصوبه در یک پوشه مشترک با سایر اقدامات اداری سازمان بایگانی شود. پس از اجرا، سند در بایگانی شرکت ذخیره می شود.

دستور رئیس پیامی است حاوی دستورالعملی در مورد مسائل مدیریت عملیاتی و مربوط به حلقه محدودی از زیردستان است. بسته به اهمیت و فوریت کار، دستور می تواند منتقل شود:

• شفاهی؛
• با صدور سند مکتوب;
• در قالب یک پیام تلفنی

دستورالعملی که به درستی مستند نشده است ممکن است به وظایف فوری که اهمیت متوسط ​​یا پایین دارند اشاره کند. اغلب، این نوع دستورالعمل ها در تیم هایی با تعداد کمی از کارکنان صادر می شود.

اگر موضوعی که باید حل شود از اهمیت قابل توجهی برخوردار است، دستور شفاهی ممکن است با صدور یک سند کتبی پشتیبانی شود.

نحوه تعیین تکلیف

برای اینکه دستور رهبر تا حد امکان مؤثر واقع شود، باید به طور واضح و مشخص تدوین شود. ادراک روانشناختی کار که به طور مبهم و نامشخص تعیین شده است، به کارکنان اجازه نمی دهد تا دستورالعمل های رئیس را به طور با کیفیت و به موقع انجام دهند.

دستور رئیس به عنوان شکلی از نفوذ مدیریتی به دسته روش های سازمانی و اداری تعلق دارد. از طریق تأثیرگذاری جمعی کارگریآنها را می توان طبقه بندی کرد:

• سفارشات مربوط به یک دوره زمانی خاص و یک موضوع خدمات خاص؛
• سفارشات طولانی مدت

اگر دستور مدیریت دوره معینی را فرض می کند که در طی آن انجام مقدار مشخصی کار ضروری است، در این صورت سند باید تاریخ اجرای دستورالعمل را مشخص کند. در این صورت کارمندان قادر خواهند بود نیروها را به طور مساوی در فرآیند تکمیل کار توزیع کنند و دستور با موفقیت اجرا شود.

دستورالعمل های بلند مدت باید هدفی را نشان دهد که برای دستیابی به آن کارکنان باید اقدامات خاصی را با توجه به مقررات داخلی انجام دهند.

لازم به ذکر است که مقررات فازی سند اداری صادر شده در شرکت می تواند انضباط عملکردی کارکنان را تضعیف کند. در عین حال، یک هدف به وضوح تعریف شده می تواند به عنوان یک انگیزه اضافی برای کارکنان عمل کند.

تفاوت بین سفارش رئیس و سفارش برای شرکت چیست؟

دستور و دستور رئیس سازمان از همان نوع اسناد بیانگر اراده یگانه است دستگاه اجراییشرکت با نمایندگی مدیر آن (مدیر کل، رئیس جمهور).

دستور شرکت در رابطه با حل مسائل مربوط به فعالیت های اصلی شرکت یا پرسنل آن صادر می شود. دستور، قاطع ترین شکل نفوذ اداری است؛ این دستور شامل الزامی برای اجرای اجباری تصمیم اتخاذ شده توسط رئیس است. انجام ناقص الزام مندرج در دستور، یا عدم انجام وظیفه محول شده، برای کارکنان مملو از تحریم های سر است.

سفارشات مربوط به فعالیت های اصلی می تواند طیف گسترده ای از مسائل را پوشش دهد:

• تغییر در ساختار شرکت (سازماندهی مجدد، انحلال)؛
• مشکلات مالی و اقتصادی؛
• وظایف لجستیکی

دستورات تمام مسائل مربوط به پرسنل سازمان را رسمی می کند: استخدام، انتقال به موقعیت دیگر یا واحد ساختاری دیگر، اخراج، مرخصی، مجازات ها و مشوق های کارکنان.

دستور رئیس به حوزه های تخصصی تر و محدودتر فعالیت سازمان اشاره دارد. علاوه بر مدیریت عملیاتی، ممکن است دستوری برای سازماندهی کارهای مربوط به اجرای دستور اصلی صادر شود. سفارش شامل یک الزام طبقه بندی برای تکمیل کار نیست.

در حال حاضر قوانین و مقررات مشخصی برای اعمال این یا آن نوع اسناد اداری وجود ندارد. انتخاب ORD (سند سازمانی و اداری) باید بر اساس مفاد مقرر در اسناد تشکیل دهنده شرکت و دستورالعمل های کار اداری اتخاذ شده در شرکت انجام شود.

ساختار دستور رئیس سازمان

سفارش یا سفارش در فرم مخصوصی که حاوی نام کامل شرکت و نام سند است تهیه می شود.

همانطور که جزئیات اصلی ORD باید شامل موارد زیر باشد:

• شماره ثبتو تاریخ انتشار سند، محل تنظیم آن؛
• رفتن به متن اصلی سفارش ( خلاصه);
• متن سند؛
• امضای کامل سر؛
• تبصره در مورد تأیید و آشنایی افراد مسئول مندرج در دستور.

قوانین اجرای صحیح سفارشات

شماره ثبت سفارش، شماره سریال سند در مجموع جرم این نوع ORD است که از ابتدای سال تقویمی با افزودن حرف کوچک «r» (مثلاً شماره 10r) صادر شده است.

عنوان بخشنامه در گوشه سمت چپ بالای سند نشان داده شده است؛ حاوی جوهر بسیار مختصری از بخشنامه در قالب پاسخ به سؤال "درباره چه؟" نمونه هایی از عنوان (نام) ORD - "در مورد اطمینان از اجرای طرح عرضه محصولات برای سه ماهه اول"، "در مورد تایید فرم های گزارش دقیق".

متن اصلی دستور به صورت مشروط به دو بخش قطعی و اداری تقسیم می شود.

بخش بیانیه دستور (مقدمه) دلیل اقدامات مقرر در سند را نشان می دهد. در مواردی که مبنای تنظیم دستور یک قانون هنجاری یا یک ORD صادر شده قبلی باشد، قسمت تعیین کننده باید با شماره و تاریخ این قانون شروع شود: "در اجرای دستور شماره ..."، "بر اساس فدرال". قانون شماره ...».

بخش تعیین کننده دستور که بر اساس ابتکار تهیه شده است باید شامل هدف و وظیفه اقداماتی باشد که باید توسط کارمندان شرکت انجام شود. رویدادها یا حقایق زیربنای انتشار یک ORD خاص نیز می توانند در اینجا فهرست شوند. در چنین مواردی، دستور ممکن است با عبارات "در ارتباط با"، "برای اهداف" شروع شود.

اگر اقدامات مشخص شده کارکنان نیاز به توجیه یا توضیح اضافی نداشته باشد، بخش بیان شده ORD ممکن است وجود نداشته باشد.

بعد از جمله ای که قسمت تعیین کننده دستور را در بر می گیرد، به صورت عبارت «پیشنهاد می کنم» یا «متعهد می کنم» انگیزه عمل نوشته می شود. پس از آن بخش اداری سند دنبال می شود.

این بخش تمام اقدامات و عملکردهای تجویز شده ای را که برای پیروی از این دستور به کارمندان واگذار می شود فهرست می کند. بخش اداری را می توان در قالب چندین نکته تنظیم کرد که هر یک از آنها نشان دهنده یک مسئول خاص و تاریخی است که دستورالعمل های ذکر شده باید تکمیل شود.

اگر دستور حاوی دستورالعمل هایی باشد که ORD صادر شده قبلی یا زیر پاراگراف های آن را لغو می کند، ارجاع به این واقعیت در بخش اداری سند به عنوان یک پاراگراف جداگانه منعکس می شود. AT موارد مشابهاز زمان هایی استفاده می شود که با کلمات "برای تغییر ترتیب شماره ..."، "شناسایی به عنوان نامعتبر"، "معرفی تغییرات به ..." شروع می شود.

آخرین پاراگراف دستور، موقعیت و نام خانوادگی کارمندی را نشان می دهد که بر اجرای کلیه دستورالعمل های مندرج در ORD نظارت می کند.

دستور رئیس شرکت ممکن است شامل برنامه های متنوعی باشد که دستورالعمل را توضیح می دهد یا تکمیل می کند. اینها می توانند مقررات، فهرست ها، مقررات، جداول، نمودارها باشند. همه برنامه ها در برگه های جداگانه و با شماره گذاری مداوم تهیه می شوند.

در ابتدا، ORD در قالب یک پیش نویس تهیه می شود و باید حاوی برگه تأیید باشد. در آن، رؤسای بخش های فردی که وظیفه انجام وظایف را بر عهده دارند، پروژه آماده شده را تأیید می کنند. در صورت اضافات، مخالفت یا اعتراض، مسئولین حق دارند گواهی مستدل ارائه و به پیش نویس دستور الصاق کنند.

هماهنگی ORD با تمام روسای بخش ها بیش از پنج روز تقویمی انجام نمی شود. به طور کامل با افراد مسئولپیش نویس دستور توسط رئیس امضا می شود و پس از آن ORD مشمول ثبت می شود و لازم الاجرا می شود.

دستور رئیس با تکثیر یا توزیع به اطلاع مجریان مستقیم مندرج در سند می رسد. این کار را می توان با ارسال نسخه کاغذی سفارش یا در صورت گردش کار خودکار، از طریق ایمیل انجام داد.

کارآیی در جلب توجه افراد ذینفع به وظایف تعیین شده توسط رئیس شرکت برای کارکنان یا بخش های خاص به اجرای مؤثر و سریع آنها کمک می کند.

طبق مقررات، کلیه دستورات صادر شده توسط رئیس بنگاه باید در بایگانی شرکت نگهداری شود. اسناد اداری که دارای گرایش اداری و اقتصادی هستند باید حداقل به مدت پنج سال نگهداری شوند. مابقی دستورات رئیس مربوط به فعالیت های اصلی از 10 سال تا زمان انحلال شرکت ذخیره می شود. پس از آن، ضمانت نامه ها برای نگهداری به بایگانی شهر یا شهرداری منتقل می شود.

AT دنیای مدرنکار استخدامی اساس واقعی اقتصاد بسیاری از کشورها است. اگر همه چیز در مورد فعالیت های شرکت های کوچک بسیار ساده است، در سازمان هایی با سیستم گسترده روابط حقوقی، کارمندان ممکن است با اسناد صحیح مشکل داشته باشند. در مطالب امروزی، منبع ما با آموزش کلیه اصول و ظرافت های تدوین اسناد اداری، زندگی را برای کارمند چنین سازمانی، یعنی مدیر عامل آن آسان تر می کند.

مدیر کل یک سند-پیام است که برای کارکنان ارسال می شود و حاوی نوعی دستورالعمل برای آنها است. مورد دوم، به هر حال، می تواند هم به کارهای عملیاتی مربوط به مدیریت شرکت و هم به اهداف بلندمدت یا بسیار تخصصی مربوط باشد. با توجه به فرمول بندی و فوریت دستور پیشنهادی، انواع زیر از این سند متمایز می شود:

• دهانی
• پیام تلفنی
• نوشتن

اگر رسیدگی به اولین نوع سفارشات چندان دشوار نیست، اغلب سوالاتی در مورد تشکیل کتبی یک سند مطرح می شود که در زیر به تفصیل مورد بحث قرار می گیرد.

توجه داشته باشید که دستور کتبی مدیر عامل در هر موردی ضروری است که ماهیت اهداف تعیین شده برای کارکنان برای سازمان بسیار مهم و قابل توجه باشد. با توجه به این تفاوت ظریف، هنگام تدوین چنین مقاله ای، تعیین نامشخص، مبهم و نادرست مسئله به سادگی غیرقابل قبول است. درک این نکته مهم است که از بسیاری جهات، نحوه درک کارکنان از سفارش به اهداف مشخص شده در آن دست خواهد یافت.

مدیر عامل می‌تواند به روشی ساده، یعنی با تنظیم شایسته کار یا مجموعه آنها، بر گیرندگان سفارش تا حد امکان مؤثر باشد. برای تعیین اهداف در یک سند از این طریق، لازم است:

• ابتدا، تصمیم بگیرید که این وظیفه چه مدت یا تا چه زمانی تعیین می شود. ذکر این مورد در سفارش بسیار مهم است.
• ثانیاً در دسترس است و وظیفه و همچنین اقداماتی را که اجرای آن توسط کارکنان تضمین کننده دستیابی به اهداف تعیین شده است را به وضوح تعریف می کند.
• ثالثاً، در قسمتی از دستور که تدوین یک تکلیف خاص مد نظر است، ارجاع به داخلی ضروری است. آئین نامهشرکت هایی که به کارکنان سازمان توضیح می دهند که چرا باید به اهداف دست یابند.

ساختار سند

اکنون که همه چیز با اصول و قواعد تعیین وظایف در اسناد اداری مشخص است، مهم است که به آن مراجعه کنید لحظه سرنوشت سازدر تهیه چنین مقالاتی - در نظر گرفتن ساختار آنها.

لازم به ذکر است که هیچ قانون قانونی در فدراسیون روسیه و کشورهای مستقل مشترک المنافع روند صدور دستورات مدیران کل یا سایر افراد مجاز یک شرکت را تنظیم نمی کند. یک نتیجه گیری بسیار ساده از این نتیجه حاصل می شود: سند اداری توسط رئیس به صورت رایگان تهیه می شود.

با وجود این، درک این نکته مهم است که ساختار سفارش باید به درستی پیش بینی شود، یعنی به گونه ای که مخاطبان آن به سرعت کل ماهیت مقاله ارسال شده برای آنها را دریافت کنند و برای رسیدن به اهداف خود اقدام کنند. همانطور که تمرین نشان می دهد، موفق ترین ساختار مقاله اداری مدیر به صورت زیر است:

• در بالا - شناسه های ثبت نام این سند (شماره، محل تدوین، تاریخ انتشار و لازم الاجرا شدن، محدوده، نام شخصی که آن را منتشر می کند و غیره)
• کمی پایین تر، در مرکز یا در سمت چپ - عنوان اصلی، منعکس کننده ماهیت کلی سفارش
• دوباره در زیر، در سراسر عرض ورق - نکته اصلی (تنظیم اهداف، تاریخ هایی که انتظار می رود در آن برآورده شوند، ارجاع به مقررات شرکت و غیره)
• در پایین سند، در گوشه سمت چپ - امضای مدیر کل (مهر، رونوشت، در صورت اتخاذ چنین رویه ای توسط شرکت)، امضاها و علائم تأیید، آشنایی با دستور توسط افراد ذکر شده در دستور به عنوان مسئول چیزی و اطلاعات مربوط به مجریان دستور

اغلب، اسناد اداری بر روی یک برگه A4 یا روی سربرگ سازمان تهیه می شود و پس از آن به روشی مناسب برای سازنده در سراسر شرکت توزیع می شود. در متن سند وجود توهین به هر جهت، الفاظ ناپسند، لکه ها و اشتباهات نامطلوب است. تمام اطلاعاتی که در اختیار است باید قابل درک باشد، به نحو شایسته و مختصر منعکس شود.

احتمالاً نمی توان هر گونه الزامات اضافی را برای ساختار و محتوای دستور مدیر عامل تعیین کرد، بنابراین، هنگام تدوین این سند، اکیداً توصیه می کنیم به مفاد شرح داده شده در بالا پایبند باشید.

ظرافت های ثبت سفارش مدیرعامل

با جمع بندی مطالب بند قبلی مقاله می توان گفت که هیچ مشکل خاصی در تهیه و اجرای صحیح اسناد اداری از طرف مدیر وجود ندارد. با این حال، توجه به مهم ترین ظرافت های ایجاد یک سند از این نوع، که اکنون انجام می شود، اضافی نخواهد بود:

نمونه

در پایان مقاله امروز نگاهی به دستورات مدیرعامل می اندازیم که به همراه اطلاعات ارائه شده در بالا می توان و حتی باید در هنگام تهیه پیش نویس اسناد از این دست استفاده کرد. بنابراین مثال زیر است:

به کارکنان Brol LLC از مدیر کل - پاول ایوانوویچ پتروف،

در مورد افزایش سرعت تولید در شرکت ما

با توجه به کاهش سرعت تولید، نسبت به دوره های قبلی فعالیت سازمان، با هدایت مقررات شرکت Brol LLC،
من سفارش میدم:

1. انجام بازنگری در شاخص های تولید برای شش ماه گذشته.
2. یک ویرایش کتبی برای من ارسال کنید.

با این دستور، مدیر بخش پرسنل - ایگوشکین دیمیتری مستیسلاوویچ را برای توزیع بیشتر سند در سازمان به مخاطبین آن آشنا کنید. نتایج دستیابی به وظایف تعیین شده باید حداکثر تا تاریخ 21 اسفند 1396 توسط مجریان دستور ارائه شود، در غیر این صورت با در نظر گرفتن مقررات سازمان ما اعمال خواهد شد.

این دستور توسط مدیر کل LLC "Brol" - "Signature" "PRINT" صادر شده است.

مجری:

• فصل بخش تولید- ایوانووا مارتا ولادیمیرونا، تلفن دفتر: 12-1-12.

تنها یک مقررات واضح و قابل دسترس از دستور مدیر عامل می تواند انگیزه مناسبی در کارکنان سازمان برای دستیابی به وظایف خاص ایجاد کند، بنابراین نباید از تدوین این مقاله غافل شوید. در غیر این صورت، سند اداری "ضعیف درک" است و امید به انگیزه مناسب در میان مخاطبان آن بسیار بی پروا خواهد بود.

سوال خود را در فرم زیر بنویسید

سفارشات حاوی جزئیاتی است که ترکیب و روش ثبت آنها در GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" تعریف شده است. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی. توجه شما را به این واقعیت جلب می کنم که از 1 ژوئیه 2017، GOST R 7.0.97-2016 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابخانه و انتشار. اسناد سازمانی و اداری. الزامات کاغذبازی» که جایگزین GOST R 6.30-2003 قبلی می شود.

مطابق با قانون فدرالمورخ 29 ژوئن 2015 شماره 162-FZ «در مورد استانداردسازی در فدراسیون روسیه» استانداردسازی در روسیه بر اساس اصل اعمال داوطلبانه اسناد استانداردسازی است (اگر این در مورد محصولات دفاعی صدق نمی کند). بنابراین، هنگام توسعه دستورالعمل های مربوط به کاغذ، ما این حق را داریم (اما موظف نیستیم) استاندارد دولتی را به عنوان مبنای پردازش جزئیات در نظر بگیریم و منعی از شفاف سازی و تکمیل الزامات آن نداریم.

در این مقاله، قوانین مربوط به صدور جزئیات را با در نظر گرفتن GOST جدید و همچنین توصیه های "اسناد سازمانی و اداری" بیشتر در نظر خواهیم گرفت. ملزومات مستندسازی. دستورالعمل های اجرای GOST R 6.30-2003 "(تأیید شده توسط Rosarkhiv).

توجه، در GOST R 7.0.97-2016، تعداد جزئیات استفاده شده در سفارشات تغییر کرده است، اما هیچ تغییر اساسی در طراحی آنها ایجاد نشده است و ما توجه شما را به جزئیات موجود جلب خواهیم کرد..

علاوه بر این، در نمونه های این مقاله، برای تعیین جزئیات اسناد، از شماره گذاری معرفی شده توسط GOST R 7.0.97-2016 جدید استفاده خواهیم کرد. قوانین صدور دستورات و دستورالعمل ها یکسان است (از این پس در متن برای سهولت فقط به ذکر دستور می پردازیم).

فرم سفارش

فرم نوع خاصسند شامل جزئیات:

• 01 "نشان" یا 02 "نشان" یا 03 "علامت تجاری (علامت خدمات)"، اگر سازمان حق استفاده از چیزی از این لیست را دارد.
• 05 "نام سازمان - نویسنده سند". در زیر نام کامل سازمان زیر، در داخل پرانتز، نام اختصاری ممکن است (کاملاً مطابق با اسناد تشکیل دهنده) درج شود. مثال 2 را ببینید.
  اگر نویسنده سند دارای یک سازمان مادر باشد، در بالای آن (مثال 2) (به صورت کامل یا اختصاری) نشان داده شده است.
  اگر دستور توسط رئیس یک زیرمجموعه (به عنوان مثال، یک شعبه) صادر شده باشد، نام آن در زیر نام سازمان نویسنده ذکر شده است - شرط 06 (مثال 1).
• 09 "نام نوع سند"- در مورد ما، "ORDER"؛
• 13 "محل تنظیم (انتشار) سند"و
• در صورت لزوم، علامت هایی را برای مرزهای مناطق برای مکان جزئیات محدود کنید 10 "تاریخ"و 11 "شماره ثبت"، همچنین 17 "عنوان به متن".

مثال 1

کوچک کردن نمایش

مثال 2

کوچک کردن نمایش

قوانین طراحی فرم ها توسط بخش 6 GOST جدید تعیین شده است. این اجازه می دهد تا آنها را بر روی صفحات با فرمت A4 (210 × 297 میلی متر) و کمتر تولید کنید. اما برای سفارش باید از فرمت A4 استفاده کنید. در مورد زمینه ها، GOST موارد زیر را می گوید:

قطعه سند

کوچک کردن نمایش

GOST R 7.0.97-2016 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی. بخش 6 "اشکال اسناد"

هر برگ از سند، که بر روی سربرگ یا بدون آن تنظیم شده است، باید دارای فیلدهای حداقل باشد:

20 میلی متر - سمت چپ؛

10 میلی متر - سمت راست؛

20 میلی متر - بالا؛

20 میلی متر - پایین تر.

اسناد طولانی مدت (بیش از 10 سال) نگهداری باید حداقل 30 میلی متر حاشیه سمت چپ داشته باشند.

جزئیات سفارش، در فرم تنظیم شده است

لوازم جانبی 10 "تاریخ سند"حاوی تاریخ امضای دستور است. به ترتیب روز ماه + ماه + سال به یکی از دو روش عددی یا حروفی نوشته می شود. به عنوان مثال، "05.05.2017" یا "مه 2017". در دستورالعمل های مربوط به کارهای اداری سازمان، ارزش انتخاب یکی از آنها را دارد.

لوازم جانبی 11 "شماره ثبت سند"در همان خط با تاریخ بهتر است که دارای فهرستی از ترتیب متعلق به یک جریان اسناد خاص (حداقل با اشاره به مدت نگهداری) و شماره سریال آن در طول سال باشد.

لوازم جانبی 14 "نوار برای محدود کردن دسترسی به سند"در صورتی که سفارش حاوی اطلاعات محدودی باشد، مشخص شده است. در برگه اول، در گوشه سمت راست بالا، مهر و شماره کپی مناسب نصب شده است (به عنوان مثال: "محرمانه"، "محرمانه"، "برای استفاده رسمی" یا "نئوپان"). مثال 3 را ببینید.

مثال 3

کوچک کردن نمایش

لوازم جانبی 17 "عنوان به متن"خلاصه سند است. با حرف اضافه "o" ("درباره") فرموله می شود و به سوال "درباره چه؟" پاسخ می دهد:

• سفارش (در مورد چه؟) برای ایجاد کمیسیون تصدیق;
• دستور (در مورد چه؟) در تایید کارکنانو غیره.

عنوان متن در زیر جزئیات فرم ترسیم می شود.

با فونت معمولی (نه «پررنگ») بدون نقطه در انتها نوشته شده است.

سرفصل های سفارشات پرسنل اغلب شامل:

• نام عمل و
• حروف اول با نام خانوادگی کارمند (کارمندان) که این اقدام در رابطه با آنها انجام می شود، به عنوان مثال:
  • «در مورد انتقال I.O. بسفامیلنی،
  • «در مسئولیت انضباطی P.E. پتروشینا،
  • «در مورد برکناری ک.س. کوساچف و آر.پ. پیساروف".
    معمولاً بیش از چهار کارمند در عنوان به صورت کلی ذکر شده است، به عنوان مثال، "در مورد تشویق کارکنان اداره مدیریت پرسنل".

لوازم جانبی 18 "متن سند"با فاصله دو یا سه خط از عنوان جدا شده و از حاشیه سمت چپ فیلد متنی چاپ شده است. قبلاً توصیه می شد برای خواندن آسان تر، آن را با فاصله 1.5 خط چاپ کنید، اما در GOST جدید گنجانده نشده بود. ما رویه ایجاد شده در شرکت خود را تغییر نخواهیم داد.

در همان زمان، سایر جزئیات متشکل از چندین خط (عنوان به متن، موقعیت در امضا و موارد دیگر) همیشه با فاصله 1 خط چاپ می شد.

اجازه دهید آن قسمت از GOST R 7.0.97-2016 را نقل کنیم که طراحی متن را به ترتیب تنظیم می کند:

قطعه سند

کوچک کردن نمایش

5.18. متن سند به زبان دولتی فدراسیون روسیه یا زبان دولتی (زبان) جمهوری های داخل فدراسیون روسیه مطابق با قوانین جمهوری های داخل فدراسیون روسیه تهیه شده است.

متن سند، تهیه شده بر اساس قوانین قانونی یا نظارتی، اسناد اداری قبلی، جزئیات آنها را نشان می دهد:

• نام سند، نام سازمان - نویسنده ... تاریخ ... شماره ثبت ... عنوان به متن یا نام نوع سند;
• نام سازمان یا سمت شخصی که سند را تأیید کرده است، تاریخ تأیید سند.

متن سند ممکن است شامل بخش ها، بخش های فرعی، پاراگراف ها، پاراگراف های فرعی باشد که با اعداد عربی شماره گذاری شده اند. نباید بیش از چهار سطح روبریک متن وجود داشته باشد.

در دستورات، متن به صورت اول شخص مفرد («من سفارش می کنم») نوشته می شود...

در اسناد مشترک، متن به صورت اول شخص جمع نوشته می شود («ما دستور می دهیم»، «تصمیم گرفتیم») ...

در متون اسناد فقط از اختصارات و اختصارات گرافیکی پذیرفته شده استفاده می شود.

هنگام استفاده از نام افراد در متن، حروف اول بعد از نام خانوادگی نشان داده می شود ...

و اضافه می کنیم که در متن دستور قبل از نام خانوادگی I.O. موقعیت کارمند باید نشان داده شود، tk. در محل کار (به ویژه در سازمان های بزرگ)، افراد در درجه اول بر اساس موقعیت و حرفه و در درجه دوم شخصیت ها شناسایی می شوند.

متن دستور شامل دو بخش تشخیصی و اداری است. AT قسمت تعیین کنندهمنطق اقدامات تجویز شده ارائه شده است. اگر مبنای صدور دستور یک قانون قانونی یا نظارتی یک سازمان بالاتر یا سندی بود که قبلاً توسط سازمان شما صادر شده است، در قسمت تعیین کننده لینک آن داده شده است. در این مورد می توان از عباراتی مانند «براساس ...»، «در اجرای ...»، «مطابق با ...» (مانند مثال 3) استفاده کرد.

اگر دستور بر اساس ابتکار صادر شود، قسمت تعیین کننده اهداف و مقاصد اقدامات مقرر را تنظیم می کند، حقایق یا رویدادهایی را که باعث صدور دستور شده است را بیان می کند. در این مورد، عباراتی مانند "به منظور ..."، "در ارتباط با ..." را می توان استفاده کرد (به مثال 4 مراجعه کنید).

مثال 4

کوچک کردن نمایش

اگر اقدامات مقرر نیاز به توضیح یا توجیه نداشته باشد، ممکن است قسمت تشخیص وجود نداشته باشد.

با این کلمه به پایان می رسد: «سفارش می کنم:» که روی خطی جداگانه از حاشیه فیلد سمت چپ با حروف بزرگ ترسیم شده است (هنوز تمرینی وجود داشت که آن را به صورت ردیفی و پررنگ چاپ می کردند، اکنون کمتر شده است. مشترک).

قسمت تعیین کننده دستور با کلمه «پیشنهاد می کنم:» یا «مجبورم:» به پایان می رسد که به همین ترتیب تنظیم می شود.

بخش اداریمتن دستور به پاراگراف هایی تقسیم می شود که با اعداد عربی با نقطه شماره گذاری شده اند. یک تکلیف خوب فرموله شده باید شامل موارد زیر باشد:

• نشانه ای از عمل خاصی که باید انجام شود، که توسط فعل به شکل نامعین بیان می شود.
• یک یا چند اجرا کننده (اگر چندین نفر وجود داشته باشد، مشخص می شود که کدام یک از آنها مسئول هستند). معمولاً یک مقام (یا افراد) خاص به عنوان مجری نشان داده می شود ، کمتر اوقات - یک واحد ساختاری (سپس رئیس آن مسئول اجرای صحیح دستور است).
• دوره اجرا

به عنوان یک قاعده، مجری دستور و مهلت اجرا با هم مطابقت دارند (مثال 5). اما ما شروع به انتقال آنها به خطوط جداگانه کردیم تا بتوانیم این اطلاعاتبهتر برجسته بود و بارگذاری آن در EDMS آسانتر بود (مثال 6).

مثال 5

کوچک کردن نمایش

7.2. کارشناس ارشد بخش منابع انسانی فدوروف K.M. اصلاح قوانین داخلی برنامه کاریدر مورد ممنوعیت استعمال دخانیات در قلمرو شرکت، به جز در مکان های خاص تعیین شده. مهلت - 31.10.2017.

مثال 6

کوچک کردن نمایش

7.2. اضافاتی به مقررات داخلی کار در مورد ممنوعیت استعمال دخانیات در قلمرو شرکت، به جز در مکان های خاص تعیین شده.

مسئول: متخصص ارشد بخش پرسنل Fedorov K.M.

آخرین مهلت: 31.10.2017.

دوره اجرابهتر است به سادگی تاریخ را بدون حروف اضافه نشان دهیم که معنای آن (همانطور که تمرین نشان داده است) توسط افراد مختلف می تواند متفاوت باشد. آن ها نوشتن "به کارشناس ارشد ... برای ارسال ... قبل از 1396/05/31" یا "تا تاریخ 1396/05/31" ضروری نیست. از نظر زبان روسی، چنین عبارتی به این معنی است که سفارش باید قبل از 31 مه تکمیل شود، یعنی. تا 30 می اما بیشتر آنها غیر از این فکر می کنند. بنابراین، لازم است که به وضوح فرمول بندی شود، و حتی مطلوب است که معنای ساختارهای متنی استفاده شده در دستورالعمل های کار اداری را توضیح دهید، تا با نگاهی شگفت زده، چیزی برای پاسخگویی داشته باشید.

عبارت نشان داده شده در مثال های 5 و 6 به وضوح مستلزم این است که دستور قبل از پایان روز کاری در 31 می 2017 اجرا شود.

مهلت اجرا در بندهای بخش اداری دستورات در مواردی که اقدامات مقرر دارای ماهیت منظم یا نظارتی باشد (یعنی اجرای آنها برای کل مدت اعتبار این دستور مقرر شده است) ذکر نشده است.

در صورت لزوم، یک بند جداگانه در انتهای دستور، اسناد صادر شده قبلی (دستورها، دستورات) یا بخش‌هایی از آنها را فهرست می‌کند که با این دستور لغو، تغییر یا تکمیل می‌شوند (بند 3 دستور را از مثال 3 ببینید).

بند ویژه کنترلعملکرد در بخش اداری متن در آخر ترسیم شده است. ما از چرخش های قدیمی از نوع "کنترل بر اجرای دستور را محفوظ می دارم" استفاده نمی کنیم. فقط در صورتی که رئیسی که دستور را امضا کرده است، حق خود را برای کنترل اجرای آن به مقام دیگری واگذار کند، نشان داده می شود (به بند 4 دستور از مثال 3 مراجعه کنید).

لوازم جانبی 19 "علامت گذاری در مورد برنامه"در نظر گرفته شده است (به دو علامت "19" در مثال 3 مراجعه کنید):

• و ذکر وجود اپلیکیشن در متن دستور،
• و یک علامت روی خود برنامه در گوشه سمت راست بالا با پیوندی به سند "مادر".

بیایید ببینیم GOST جدید در مورد طراحی این علامت در سفارشات چه چیز دیگری می گوید:

قطعه سند

کوچک کردن نمایش

GOST R 7.0.97-2016 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

5.19. ... در اسناد اداری (فرمان ها، تصمیمات، دستورات، دستورالعمل ها)، قراردادها، مقررات، ضوابط، دستورالعمل ها و سایر اسناد، علامت روی درخواست به شرح زیر تنظیم می شود.

• در متن سند، در اولین ذکر سند-برنامه، در داخل پرانتز ذکر شده است: ... (برنامه) یا ... (برنامه 1). گذاشتن علامت عدد قبل از شماره درخواست مجاز است: ... (برنامه شماره 2);
• در صفحه اول سند درخواست در گوشه سمت راست بالا نشان داده شده است:

خطوط Prop نسبت به طولانی ترین خط در سمت چپ تراز یا در مرکز قرار دارند.

در صورتی که ضمیمه سند اداری یک قانون هنجاری یا سند دیگری باشد که توسط این سند اداری تأیید شده است، برگ اول درخواست باید حاوی یادداشتی در مورد درخواست (بدون اشاره به سند اداری) و مهر تأیید باشد که نشان دهنده داده های سند اداری که توسط آن سند-برنامه تأیید شده است.

بنابراین، توسعه دهندگان GOST جدید یک سوء تفاهم طولانی مدت را حل کردند، که بر اساس آن، در برنامه تایید شده توسط سند اداری (اگر GOST R 6.30-2003 را کلمه به کلمه بخوانید)، لازم بود هر دو علامت برنامه و مهر تأیید، کپی اطلاعات مربوط به سند "والد" در آنها. بنابراین، در عمل، معمولاً یکی از این جزئیات ترسیم می شد. اکنون همزیستی آنها را ترسیم می کنیم (به "19" در مثال 3 مراجعه کنید)، زمانی که باید شماره برنامه را مشخص کنید منطقی است (نشانهای "19" را در مثال های 3 و 4 مقایسه کنید).

لوازم جانبی 22 "امضا"شامل عنوان سمت شخص امضا کننده سند، امضای دست نویس او، رونوشت امضا (اول حروف اول، سپس نام خانوادگی) - به مثال های 3 و 4 مراجعه کنید.

هرچه اطلاعات بیشتری در مورد نویسنده سند در فرم موجود باشد (به اصطلاح "سرصفحه")، کمتر از آنها در ویژگی "امضا" باقی می ماند. در دستورات بالا، حداقل نام سازمان ذکر شده است، پس نیازی به کپی کردن آن در جایگاه امضا نیست (آنجا نمی نویسیم " مدیر عامل PJSC "Medveditsa" اگر دستور در فرم صادر شده باشد رسمی، سپس موقعیت او در "امضای" لازم کاملاً تبخیر می شود ، فقط یک سکته مغزی و رونوشت آن باقی می ماند.

امضای سفارش / سفارش با مهر تأیید نمی شود.

با در نظر گرفتن الزامات جدید GOST R 7.0.97-2016 به مقاله "ثبت "امضا" مورد نیاز مراجعه کنید.

لوازم جانبی 25 "علامت در مورد هنرمند"شامل نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی مجری به طور کامل، شماره تلفن او (داخلی یا کامل). می توان آن را با عنوان موقعیت تکمیل کرد، واحد ساختاریو آدرس ایمیلبازیگر.

معمولاً در آخرین برگه سند از مرز فیلد سمت چپ نزدیکتر به قسمت پایین سند ترسیم می شود تا ویزای امضا و تأیید در بالا مناسب باشد (به مثال های 3 و 4 مراجعه کنید). اگر در جلو آخرین برگفضایی برای این کار باقی نمانده است، سپس هنرمند نیز می تواند در پشت خود در پایین سمت چپ نشان داده شود.

وجود چنین علامتی، امضا کننده را از ارتباط غیر ضروری خلاص می کند. بیشترسؤالات مربوط به سند، در صورت وجود، از پیمانکار تهیه کننده پروژه پرسیده می شود. GOST جدید به درستی توصیه می کند که نام کامل و نام خانوادگی او (برخلاف GOST R 6.30-2003 قبلی) مشخص شود - بنابراین بلافاصله مشخص می شود که چگونه یک شخص را خطاب قرار دهید.

اخبار " GOST جدید برای اسناد سازمانی و اداری " را با آدرس اینترنتی مشاهده کنید که در آن می توانید متن GOST جدید را بخوانید.