Анализ коммуникаций в организации. Анализ коммуникаций в организации — реферат

В коммуникационном процессе существуют межличностные и организационные коммуникации, далее рассмотрим каждую из них.

Межличностные коммуникации - это такие коммуникации, которые протекают между людьми.

Организационные коммуникации - это такие коммуникации, которые протекают внутри организации между ее работниками.

Отличительной чертой межличностных коммуникаций является то, что они могут происходить не только среди работников одной организации, но и между работниками разных организаций (например, фирм, являющихся партнерами друг с другом).

Организационные коммуникации же, напротив, могут затрагивать только лишь одну организацию, либо фирму. Они включают в себя часть межличностных коммуникаций, происходящих среди работников только этой фирмы. Но в тоже время межличностные коммуникации могут иметь внутри себя организационные коммуникации.

Среди большого количества методов коммуникации, большую часть своего времени любой руководитель затрачивает на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому необходимость изучения межличностных коммуникаций для того, чтобы ими эффективно управлять играет большую роль.

Осуществление коммуникаций в некоторых случаях сопряжено со значительными трудностями. Если два человека значительно расходятся во мнениях по какому-то вопросу, осознать это позволяет только установление двухсторонних коммуникаций.

Признать успешной коммуникацию можно лишь в том случае, когда получатель информации может понять и правильно интерпретировать смысл сообщения, присланного ему. В любых других случаях коммуникация будет называться безуспешной.

На успех коммуникации могут повлиять многие факторы, называемые при этом коммуникационными барьерами (или же преградами). В настоящее время такие барьеры принято разделять на макро и микроуровни.

Макробарьеры в коммуникационном процессе создают препятствия для успешной коммуникации в целом. К ним принято относить:

• - различные искажение информации, которую переедет отправитель, либо перегрузку информационных сетей;
• - возникающую необходимость во всё более сложной информации;
• - интернационализация деловых контактов и рост роли иностранных языков и прочее.

В отличии от макробарьеров, микробарьеры создают затруднения для успешной коммуникации в какой-либо конкретной узкой области, сфере. К таким барьерам можно отнести:

• - отношение отправителя информации непосредственно к получателю информации;
• - наоборот, отношение получателя информации к источнику информации;
• - способность восприятия получателем информации многозначных слов;
• - невозможность обратной связи.

Полностью все преграды, которые могут возникнуть в коммуникационном процессе, можно представить в виде схемы.

Проводя анализ коммуникаций в системе управления, можно выявить основные проблемы эффективности коммуникаций. Все их можно разделить на 2 группы:

• - проблемы организационных коммуникаций;
• - проблемы, которые возникают в ходе межличностного общения.

Рассмотрим в первую очередь проблемы, препятствующие эффективным организационным коммуникациям.

Если в организации существуют четко действующие коммуникационные каналы, то они способны помочь в решении многих организационных проблем. Так же их наличие способствует эффективному управлению отдельными структурными единицами в организации на пути к общей поставленной задаче. Но создание таких каналов, как правило, связано с рядом трудностей, которые могут быть вызваны как дефектами в каналах передачи информации, так и дефектным кодированием, либо декодированием сообщений, которые получают адресаты.

Главная проблема в коммуникативном процессе между элементами организационной структуры возникает из-за того, что зачастую нет необходимой определенности в отношениях среди отдельных структурных единиц организации. В результате этого, посылаемые руководством приказы и распоряжения могут неверно трактоваться подчиненными, дублироваться, последнее сообщение может противоречить отосланным ранее и т.д.

Так же в данном случае возникают не стабильные горизонтальные связи среди подразделений, либо их сотрудников. Принимаемая информация начинает носить хаотичный характер, вызывая этим «информационный голод», либо наоборот перенасыщение противоречивой информацией. В таких условиях неопределенности наиболее сильно проявляют себя основные виды барьеров в коммуникационном процессе.

• 1 Искажение сообщений - один из барьеров коммуникативного процесса, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Данный барьер сильно замедляет работу организации в целом, потому что важно понять в начале, какая цель была поставлена и как ее достигнуть и только потом быстро и качественно выполнить поставленную работу. Неправильная трактовка цели может загубить всю работу еще на начальном этапе.
• 2 Информационные перегрузки. Из-за большого количества получаемой информации руководителю часто трудно сосредоточиться на самом важном. Он отсеивает, как ему кажется, ненужную часть информации, порой не замечая что-то не только бесполезное, но и важное. Поэтому, если руководитель получает слишком много различной информации, это снижает эффективное управление.
• 3 Недостатки в структуре организации. Они очень негативно влияют на эффективность коммуникационного процесса. Когда в организации много подразделений разного уровня, информация, идущая от самого нижнего уровня к верхнему искажается, частично теряется. Чем больше таких уровней, тем сильнее искажается информация. Главным образом это справедливо для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).
• 4 Отсутствие устойчивых горизонтальных связей между подразделениями организации. Данный барьер появляется, когда руководство не приветствует коммуникации среди подразделений организации, а наоборот, допускает только вертикальные связи. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур.
• 5 Наличие конфликтов среди отдельных групп и подразделений организации. Если руководители, либо сотрудники находятся в конфликтах друг с другом или между собой, это способствует разрыву коммуникационных связей. Зачастую сотрудники начинают использовать коммуникационные связи ради собственной выгоды. Особенно такая ситуация справедлива, когда в организации, к примеру, производят несколько видов продукции, услуг, при этом вклад каждого подразделения не разграничен. Между участниками каждого подразделения начинают возникать конфликты, каждый стремится принизить значимость другого.
• 6 Высокая степень пространственной дифференциации. Данный барьер препятствует прохождению информации по каналам коммуникации из-за удаленности отдельных подразделений организации. Порой трудно проконтролировать исполнение, либо передать большой объем, к примеру, с помощью телефонной связи. Все это приводит к снижению эффективности коммуникационного процесса.

Организационная структура построена по линейно-функциональному типу. В настоящее время структура управления в компании включает основное производство, бухгалтерию.

Линейно-функциональная структура управления основана на «шахтном» принципе построения и специализации управленческого процесса в зависимости от обязанностей, возложенных на заместителей руководителя - функциональных руководителей. Таким образом, структура управления ООО включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Структуре управления присуща централизация полномочий и ответственности. При данной структуре управления, всю полноту власти берет на себя линейный руководитель (директор) возглавляющий коллектив. Это проявляется в распределении функциональных обязанностей между подразделениями, коммуникациями сверху вниз.

Структура коммуникаций всключает в себя внутренние и внешние коммуникации организации.

Внутренние коммуникации:

• - коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между главным бухгалтером и штатным сотредником бухгалтерии;
• - коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации бухгалтером и производственнм персоналом;
• - коммуникации по восходящей, то есть между производственным персоналом и начальником цеха и т. д.

Неформальные коммуникации в присутствуют как и на любом другом предприятии, и связаны с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту. Нередко организуются корпративные мероприятия,также ведущие к расширению неформальных коммуникаций.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние коммуникации осуществляются в устной форме (указания, просьбы и др.), в письменной (письма, приказы, акты).

Основными способами делового общения на в являются собрание, переговоры, диалог.

Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных проблем с участием руководящего состава предприятия.

Деловые переговоры в организации ведутся директором, коммерческим директором,главным инженером или уполномоченным сотрудником бухгалтерии в процессе общения с заказчиками.

При анализе коммуникационных связей выявлено, что на в ООО есть и вертикальные и горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальные коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням. По ним сверху вниз передаются приказы, распоряжения, инструкции, а снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и заказы со стороны потребителей. Вертикальные коммуникационные каналы связывают, например, директора с начальником цеха.

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем. Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между производствеными рабочими или главным инженером и начальником цеха.

Однако, в большинстве случаев система коммуникаций в организации основывается на межличностных взаимодействиях между руководителями и подчиненными. Но и руководители горизонтально соотносимых отделов действуют слаженно. Организация оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с поставщиками), имеется единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации.

Рассматривая коммуникационную структуру в можно видеть, что рраспоряжения руководителя подчиненным чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности моет быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

Кроме того, в процессе коммуникации выявлены преграды.

К ним относятся:

• - информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными и контрольными работами. Это приводит к тому, что часть информации забывается, в результате определенная работа не выполняется в срок.
• - кроме того, по причине отсутствия службы маркетинга, вся маркетинговая деятельность перекладываются на коммерческого директора. Тем не менее, маркетинг в организации ведется эффективно.

Внешние коммуникации.

• 1) Потребителями. В процессе коммуникации доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции. Коммуникации с потребителями - физическими лицами и юридическими лицами осуществляет в основном главный инженер или сотрудники бухгалтерии. Если в роли покупателей выступает крупное юридическое лицо переговоры по продажам проводит заместитель директора по коммерческой части.
• 2) Поставщики и посредники также находятся в полномочии заместителя директора по коммерческой части. Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных ресурсах, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.
• 3) Государственные органы (Администрация г.Омска, налоговая инспекция) - коммуникации с ними осуществляют директор и главный бухгалтер предприятия.

Внешние коммуникации проходят в следующих формах:

• - переговоры, беседы (для поставщиков, посредников, потребителей);
• - указы и распоряжения (государственные органы);
• - письма (покупатели, поставщики, посредники, государственные органы).

Если рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

• - речевая коммуникация (письменная и устная);
• - паралингвистическая коммуникация (жесты, мимика, позы);
• - вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям образцов производимой продукции в торгово-выставочных залах).

Коммуникация-это обмен информацией между двумя и более людьми.

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

В данном анализе необходимо выявить коммуникационные связи внутри организационной структуры. Для начала рассмотрим каждый вид коммуникации и затем выявим трудности в развитии коммуникационных отношений.

1. Вертикальная коммуникация

Здесь все в принципе понятно. Коммуникации проходят сверху вниз. Т.е аппарат управления издает поручения и спускает их ниже на отделения. Сверху вниз от генерального директора до служащих более низкого звена.

2. Горизонтальные коммуникации

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора..

Если брать вертикальную форму коммуникаций, то это в первую очередь относится к нормативным документам, приказам, устной форме. Помимо этого информация управления рассылается, как письменной форме, так по почте. В АО «Баян-Сулу» распоряжения, приказы чаще всего происходят в письменной форме. Также существует селекторная связь совещаний на самом предприятии. Так же эффективно используется электронная почта и телефонные узлы. На предприятии создана электронная база данных, в которой хранится информация по различным показателям.

Информационно-вычислительную систему предприятия координирует центр Автоматической системы управления, отвечающий за наличие качественного программного обеспечения, устранение системных сбоев.

В горизонтальной форме все намного проще. Нет ни каких преград. Коммуникации здесь происходят по известным схемам. Те это телефон, по которому сотрудники могут общаться друг, с другом не отходя от рабочего места в рабочее время. Кроме этого все сотрудники подключены к одному оператору сотовой связи на единый корпоративной тариф, что позволяет с ними связываться по телефону на местах дешевле, чем обычно.

Далее идет электронная почта, что уже в наше время не является нововведением, так как является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Также в предприятии существует локальная сеть, и работники могут обмениваться документами без подключения к сети Internet.

Еще одним средством передачи/получения информации является факс, по нему рассылаются документы, необходимые для ведения дел, баланса, учета и т.д.

Из неофициальных способов коммуникации стоит отнести сервер быстрого обмена сообщениями ICQ. Сотрудники в свободное время, да и во время работы общаются посредством ICQ. Этот вид коммуникации можно отнести к плюсу.

• 3. Коммуникационные стили
• 1) Официальный. Сюда входит обязательное ношение строгой одежды, правильное поведение и общение.
• 2) Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется в виду мат, оскорбления, громкая речь.
• 3) Свободный. Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется в виду грязная рваная одежда, джинсы или то в чем вы привыкли ходить дома.

На рассматриваемом предприятии нет четко обозначенного дресс-кода, но придерживаются делового стиля одежды с элементами casual. Чистота опрятность одежды и прически обязательны.

Как и в любой организации в АО «Баян-Сулу» существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К ним можно отнести, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и директору (чаще, если он в командировке), это все может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.

Введение…………………………………………………………………………………3

Глава 1 Коммуникации в организации…..……………………………………………..7

1.1 Коммуникации – понятие и функции………………………………………..….....7

1.2 Типы коммуникаций…………………………………………………………….…11

1.3 Коммуникационный процесс…………………………………………………….....18

1.4 Коммуникационные сети и стили………………………………………………...25

1.5 Межличностные коммуникации и барьеры……………………………………..…30

1.6 Организационные коммуникации и преграды на их пути…………………….…..36

1.7 Регулирование информационных потоков…………………………………………39

Глава 2 Системы коммуникаций в ООО «Дина-Сервис»……………...……………43

2.1 Характеристика предприятия………………….……………………………….….43

2.2 Структура коммуникаций………………………....…………………………….…46

2.3 Проведение анализа коммуникаций………………………...……………………...48

Глава 4 Организационно – экономическая эффективность рекомендаций………..87

Глава 5 Экологически-правовое обеспечение проекта..…………………………….90

Заключение……………………………………………………………………………..96

Список использованных источников…………………………………………………98

Введение

Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

Коммуникация – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».


Работа опубликована

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие эффективных коммуникаций. Функции и типология коммуникаций. Структура процесса обмена информацией. Проблемы коммуникаций и пути повышения ее эффективности. Повышение эффективности внутренних коммуникаций на примере опыта российских компаний.

курсовая работа , добавлен 08.12.2009


Процесс коммуникаций и эффективность управления. Межуровневые коммуникации в организациях. Межличностные коммуникации. Коммуникационный процесс. Ответственность руководителя за налаживание коммуникации. Совершенствование коммуникаций.

курсовая работа , добавлен 12.05.2002


Роль и значение внутренних коммуникаций в деятельности руководителя предприятия. Разновидности внутренних коммуникаций организации и их отличительные характеристики. Проблемы, связанные с данными коммуникациями и методы их разрешения руководителем.

курсовая работа , добавлен 23.12.2009


Функции коммуникативных структур. Виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Структура коммуникаций. Коммуникационные барьеры. Эффективный обмен информацией. Управленческие функции планирования, организации, мотивации и контроля.

курсовая работа , добавлен 04.01.2004


Сущность природы и сложности коммуникаций, и их значение в организации. Особенности содержания коммуникативного процесса и препятствия, стоящие на их пути. Основные виды коммуникаций. Формы пути улучшения системы коммуникаций в современной организации.

курсовая работа , добавлен 08.12.2008


Понятие и сущность коммуникаций в менеджменте. Структура процесса коммуникаций. Коммуникационные барьеры и их преодоление. Информационные потоки в организации. Этапы разработки эффективной коммуникации. Анализ коммуникационной системы в ЗАО "Пикник".

курсовая работа , добавлен 06.11.2011


Система внутренних коммуникаций, их роль в процессе принятия решений. Влияние коммуникативного стиля на отношения руководства и сотрудников в организации. Условия и методы эффективной коммуникации в работе с персоналом организации в условиях кризиса.

курсовая работа , добавлен 26.07.2015


Понятие, формы и культура деловых коммуникаций. Особенности деловых коммуникаций менеджера по продаже. Межличностные и организационные коммуникации. Методы усовершенствования деловых коммуникаций менеджера по продажам на примере ИП "Татьянкина".

дипломная работа , добавлен 06.07.2010