8 سازمان پذیرایی از دسته های مختلف بازدید کنندگان. سازماندهی و انجام پذیرایی از بازدیدکنندگان

هنگام سازماندهی پذیرایی برای کارکنان شرکت خود در مورد مسائل جاری، منشی باید به خوبی ساختار شرکت را بشناسد، از فعالیت های آن ایده داشته باشد و از توزیع مسئولیت ها و مسائل بین کارکنان مدیریت مطلع باشد.

منشی باید به همه کارکنان شرکت در مورد ساعات پذیرش در مورد مسائل جاری اطلاع دهد. او باید کارکنانی را که در هر زمانی به مدیر دسترسی دارند، به خوبی بشناسد.

اغلب، بازدیدکنندگان در مورد مسائلی که توسط سایر کارمندان قابل حل است به ملاقات مدیر می روند. منشی باید بازدید کننده را به شخصی که در حل یک موضوع خاص دارای صلاحیت است ارجاع دهد.

در هنگام پذیرایی از همه نوع، خود منشی به همه تماس‌های تلفنی پاسخ می‌دهد و آن‌ها را به معاونین ارسال می‌کند. شماره تلفن مدیر در هنگام پذیرش فقط باید در شرایط اضطراری وصل شود. در غیر این صورت، مکالمه ممکن است طول بکشد، زیرا ارائه سوال توسط بازدیدکننده به طور مکرر توسط مکالمه مدیر تلفنی قطع می شود. همچنین نباید در طول پذیرایی به کارمندان دیگری که با پذیرش مرتبط نیستند اجازه ورود به دفتر مدیر را بدهید. در چنین مواقعی باید آنها را به معاونان هدایت کرد یا زمانی اعلام کرد که مدیر آزاد باشد و بتواند آنها را دریافت کند.

در پایان مکالمه و تصمیم گیری، مدیر خود را یادداشت می کند یا به منشی دستور می دهد که نتایج گفتگو را در مجله مناسب ثبت کند.

پذیرش بازدیدکنندگان از سایر سازمان ها باید از قبل توسط دبیر تهیه شود. زمان قرار ملاقات باید توافق شده و مناسب برای بازدید کننده و مدیر باشد. منشی باید از قبل موضوعی را که در جلسه حل می شود به مدیر اطلاع دهد.

تعدادی از سازمان‌ها، به‌ویژه سازمان‌های دولتی، رویه پیش‌ثبت‌نام بازدیدکنندگان را در مجله‌ای ویژه اتخاذ کرده‌اند که عبارتند از: نام کامل، موقعیت بازدیدکننده، سازمان، شماره تلفن، موضوع مورد بحث، تاریخ و زمان پذیرش.

اگر بازدیدکننده ای بدون هماهنگی قبلی بیاید، منشی حق دارد خودش تصمیم بگیرد: فوراً او را به مدیر گزارش دهد یا قرار ملاقات بگذارد. اگر پس از گزارش به مدیر در مورد بازدیدکننده، امتناع از پذیرش وی دریافت شود، منشی باید بازدید کننده را دعوت کند تا با معاونین یا سایر کارمندان ذیصلاح شرکت صحبت کند و او را به شرح زیر خطاب کند: "آیا سعی کرده اید حل کنید. این موضوع با...». اگر بازدیدکننده از چنین پیشنهادی راضی نباشد، منشی تاریخ و ساعت پذیرش مدیر را به او اطلاع می دهد.

در صورت غیبت مدیری که بازدید کننده به وی دعوت شده است، لازم است بازدیدکننده توسط کارمند ذیصلاح دیگری پذیرایی شود. در چنین شرایطی منشی باید از غیبت مدیر عذرخواهی کرده و دلیل غیبت او را توضیح دهد. لازم به یادآوری است که تماس مجدد با یک بازدیدکننده در واقع مظهر بی توجهی و بی احترامی به وی است.

شما نباید اجازه دهید قرار ملاقات شما به دلایل غیر قابل توجیه قطع شود. با این وجود، اگر پذیرایی به دلیل شرایط غیرمنتظره مانند بیماری مدیر، سفر کاری فوری وی و غیره لغو شود، منشی موظف است پیشاپیش این موضوع را به بازدید کننده اطلاع دهد و در مورد زمان انجام آن توافق کند. پذیرایی به تعویق افتاد همچنین منشی موظف است نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی و شماره تلفن وی را برای استعلام و پیام فوری به بازدیدکننده بگوید.

با کار در بخش پذیرش، یک منشی می تواند دسترسی به مدیر را برای برخی آسان تر کند، اما برعکس، برای برخی دیگر دشوار است. اگر منشی معتقد باشد که می توان موقعیت را به نفع او دستکاری کرد، ممکن است به شکست ختم شود. منشی حق ندارد نگرش مدیر را نسبت به آنها به مردم منتقل کند - شما باید به یک اندازه با همه بازدیدکنندگان مهمان نواز باشید.

هنگام سازماندهی پذیرایی از کارگران اعزام شده، منشی باید بفهمد که آیا این بازدید از قبل توافق شده است یا خیر. پیدا کردن موضوعی که بازدیدکننده برای آن وارد شده است. گواهی سفر را علامت بزنید؛ بپرسید که آیا به متخصص اعزام شده هتل ارائه شده است یا خیر، و اگر نه، در حل این موضوع به او کمک کنید.

اگر هیئتی برای پذیرایی می آید، منشی باید از قبل مراقب تعیین کارمندی باشد که آن را همراهی می کند.

هنگامی که یک هیئت خارجی وارد می شود، منشی باید اطمینان حاصل کند که مترجم و سوغاتی برای اعضای هیئت وجود دارد.

2. بخش گرافیکی

الزامات اخلاقی اولیه برای یک منشی.

وقتی به منشی زنگ می زنند

در طول تماس تلفنی مشترک	زنگ تلفن را باید پس از زنگ اول یا دوم دریافت کنید. هنگام پاسخ دادن به تماس، باید خود را معرفی کنید. مثلا: " صبح بخیر، دبیرخانه اینترکامبانک. گالینا ایوانونا پشت تلفن است.
اگر مشترک خود را شناسایی نکرده باشد	در این مورد، عبارات زیر مناسب است: "خودت را معرفی کن!"؛ "چگونه می توانم شما را معرفی کنم؟"
اگر نیاز به کاهش تنش در مکالمه دارید	در این صورت، لازم است در جای مناسب صحبت را قطع کنید و بپرسید: "آیا می توانم در کاری به شما کمک کنم؟"
اگر منشی تماس تلفنی را به کارمند دیگری فوروارد کند	در این صورت، شما باید نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی این کارمند، موقعیت و شماره تلفن او را به مشترک بگویید.
در غیاب مدیر	در این مورد، منشی باید بپرسد: "من به او چه بگویم؟" یا "لطفاً دیکته کنید، من آن را یادداشت می کنم."
برای جلوگیری از صحبت بیش از حد صریح تلفنی و نشان ندادن دانش خود در مورد امور سازمان	در این صورت باید پاسخ دهید: "این موضوع در صلاحیت من نیست" یا "شما باید در مورد این موضوع با کارگردان صحبت کنید" و غیره.
در صورت نیاز به پرس و جو در طول مکالمه تلفنی	در این مورد، لازم است به مشترک در مورد مدت زمان جستجوی اطلاعات لازم هشدار داده شود، و اگر یافتن سریع آن غیرممکن است، باید عذرخواهی کنید و از مشترک بخواهید که بعداً در زمان مناسب تماس بگیرد. برای او، یا از او شماره تلفنش را بخواهید و خودش تماس بگیرد.
چگونه یک مکالمه تلفنی را ماهرانه پایان دهیم	شخصی که تماس گرفته مکالمه را تمام می کند (اگر به دلایلی مکالمه قطع شده بود دوباره تماس می گیرد). گفتگو را می توان با این کلمات به پایان برد: "ممنون از اینکه تماس گرفتید" "خوشحال شدم از شنیدن شما" "موفق باشید برای شما" و غیره.

وقتی منشی زنگ می زند

پس از گرفتن شماره و دریافت پاسخ تاییدیه	باید خودتان را معرفی کنید، نام سازمان و حوزه فعالیت آن را به آنها بگویید و سپس نام کارمند مورد نیاز را به آنها بگویید. بعد، باید روشن کنید که آیا صحبت کردن برای مشترک راحت است یا خیر این لحظهیا بهتر است موضوع را در زمان مناسب تری مطرح کنید.
پس از معرفی متقابل	شما باید دلیل تماس او را بیان کنید. می توانید با گفتن این جمله شروع کنید: "به من دستور داده شده است" "ما مجبوریم که برگردیم" و غیره.
اگر مکالمه خیلی طولانی شود و شرکت کننده در گفتگوی تلفنی قصد پایان مکالمه را نداشته باشد.	در این مورد، شما باید سوالات را به گونه ای بپرسید که او مجبور شود به صورت تک هجا پاسخ دهد: "آره یا نه".
اگر منشی با تلفن راه دور تماس بگیرد	شما باید شهری که منشی از آنجا تماس می گیرد، سمت مدیر او و نام سازمان را نام ببرید و سپس مشخص کنید که می خواهد چه کسی و در مورد چه موضوعی را برای گفتگو دعوت کند.
اگر کارمند مورد نیاز در دسترس نباشد	در این صورت منشی باید مشخصات خود را تکرار کند و دقیقاً زمان تماس مجدد خود را مشخص کند.

منشی ارتباطات تجاری

پذیرایی در مورد مسائل شخصی بر اساس قوانینی که عمدتاً مشابه آنچه در بالا توضیح داده شد، اما با رعایت ویژگی های خاص سازماندهی می شود. سوالات ارائه شده به پذیرش باید کاملاً شخصی باشد و حل آنها در صلاحیت رئیس شرکت باشد.

پیش ثبت نام برای قرار ملاقات برای امور شخصی توسط منشی در فاصله زمانی بین قرار قبلی و بعدی بر اساس موارد زیر انجام می شود:

درخواست مستقیم (شفاهی) شهروندان برای پذیرش؛

نتیجه گیری در مورد بررسی اولیه درخواست های کتبی که قبلاً توسط مدیر دریافت شده است ، که از آن نتیجه می شود که متقاضی باید شخصاً توسط رئیس شرکت دریافت شود.

درخواست های کتبی حاوی درخواست یک شهروند برای پذیرش در مورد یک موضوع شخصی.

سپس منشی تشکیل می شود برنامه اولیهپذیرش در مورد مسائل شخصی و گزارش آن به مدیر. برنامه بر اساس کل مدت زمان تجویز بیش از 3.5-4 ساعت تشکیل می شود.

پس از تایید برنامه، تاریخ، زمان و مدت زمان پذیرایی به بازدیدکنندگان اطلاع داده می شود.

هنگام برگزاری یک پذیرایی برای کارکنان سازمان خود در مورد مسائل شخصی، باید توجه و درایت بیشتری از خود نشان دهید. به طور معمول، جلسات در مورد مسائل شخصی برای پایان هفته برنامه ریزی شده است. در این روز روسای اداراتی که ممکن است رئیس سازمان در هنگام پذیرایی به آنها نیاز داشته باشد در محل کار خود حضور داشته باشند تا در صورت لزوم به او کمک کنند.

مسائل شخصی عبارتند از:

درخواست مرخصی، از جمله بدون حقوق دستمزد;

بحث مرخصی زایمان;

بحث در مورد امکان ترکیب کار و تحصیل.

درخواست تغییر برنامه کاری به دلیل شرایط شخصی/خانوادگی؛

بحث در مورد احتمال رشد شغلییا انتقال به واحد دیگر؛

بحث در مورد امکان افزایش دستمزد;

بحث اخراج

بعید است که چنین مسائلی در پرواز حل شوند، زیرا مدیر در هر صورت می خواهد دلایل درخواست کارمند را بیابد و تصمیم بگیرد که چگونه آن را به بهترین نحو انجام دهد (در صورت امکان). اگر این مسائل در محیطی آرام حل شود هم برای کارمند و هم برای مدیر بهتر است. بنابراین در این صورت باید از قبل بر سر جلسه توافق شود. با این حال، مسائل شخصی با مسائل کاری متفاوت است، زیرا کارمندان (و گاهی اوقات مدیران) نمی خواهند محتوای گفتگو برای دیگران، از جمله منشی، مشخص شود. قرار ملاقات برای مسائل شخصی را می توان در همان ژورنال که برای امور کاری انجام داد. با این حال، در ستون "سوال" فقط "شخصی" بدون مشخص کردن جزئیات نشان داده شده است. هنگامی که مدیر در مورد تاریخ جلسه تصمیم می گیرد، می تواند با کارمند تماس بگیرد و مستقیماً ماهیت موضوع را از او بفهمد (معمولاً مرسوم نیست که شفاف سازی چنین موضوعاتی را به منشی ها بسپارید).

در برخی از سازمان های بزرگ، مدیران روزهای خاصی را برای رسیدگی به مسائل شخصی کارکنان تعیین می کنند. بسته به اندازه سازمان و جریان درخواست ها، این می تواند مثلاً اولین جمعه ماه از ساعت 16:00 تا 20:00 یا حتی هر پنجشنبه از ساعت 18:00 تا 20:00 باشد. زمان و روز مشخص هفته با توجه به موقعیت تعیین می شود، در بیشتر موارد اینطور است ساعت های عصر، تا حدی پس از پایان روز کاری. این برای مدیر راحت است، زیرا امور جاری در تجارت قطع نمی شود. زمان کاریو کارمندانی که علاقه مند به حل یک مسئله شخصی هستند معمولاً بدشان نمی آید که دیر بمانند.

فصل 4. پذیرش کارکنان از سایر سازمان ها

بازدیدکنندگان از سایر سازمان‌ها را می‌توان به دو نوع عمده تقسیم کرد: شرکای تجاری (مشتریان، تامین‌کنندگان، پیمانکاران، نمایندگان رسانه‌ها و سایر سازمان‌هایی که شرکت با آنها همکاری می‌کند یا قصد ایجاد روابط تجاری با آنها را دارد) و «فروشندگان» (نمایندگان هر سازمانی که علاقه‌مند است). در ایجاد رابطه تجاری با شرکت شما). نهادهای بازرسی نیز می توانند به سازمان ملحق شوند، آنها را نمی توان در گروه اول یا دوم طبقه بندی کرد. با این حال، این اتفاق اغلب رخ نمی دهد و نیاز به یک بحث جداگانه دارد. اگر نمایندگان مقامات نظارتی برای بازرسی یک شرکت بیایند، یک منشی چگونه باید رفتار کند:

1. با دریافت اطلاعات از نگهبان در مورد ورود بازرسان، این موضوع را به مدیر اطلاع دهید.

2. با دریافت مجوز از مدیر، در صورتی که نگهبان نتواند این کار را انجام دهد، بازرسان را از پست امنیتی به سمت پذیرایی هدایت کنید.

3. از بازرسان بخواهید که در لاگ بازرسی ثبت کنند. علاوه بر این، آنها باید تمام فیلدها را شخصاً پر کنند.

جزئیات دستورالعمل های تأیید و گواهی ها را با موارد ذکر شده در مجله بررسی کنید.

اگر بازرسان از پر کردن گزارش خودداری کنند یا به طور کامل پر نشده باشد، به بازرسان اجازه ندهید که مدیر را ببینند و/یا با اسکورت بازرسان به پست امنیتی (با فراخوانی یک نگهبان برای این کار) بازرسی را انجام دهند. ، پس از توافق با مدیر.

6. از موقعیت هایی که بازرسان به تنهایی در ساختمان و محوطه قدم می زنند یا در دفتر شخص دیگری تنها هستند خودداری کنید.

7. ثبت نام در لاگ حسابرسی را به مدیر اطلاع دهید. در هر صورت، اگر مهمانان غیرمنتظره ای دارید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که به مدیر اطلاع دهید و تا زمان سفارش های مناسب، مطلقاً هیچ اطلاعاتی ارائه ندهید.

سازماندهی یک پذیرایی برای شرکای تجاری یک شرکت، به عنوان یک قاعده، دشوار نیست. معمولاً مدیر یا شخصی از طرف او در مورد تاریخ و ساعت جلسه به توافق می رسد و شرکا در ساعت مقرر حضور می یابند. در یک محیط تجاری، ورود بدون توافق قبلی مرسوم نیست. اگر این اتفاق بیفتد، این یک "زنگ" برای منشی و مدیر است. در این شرایط، شما باید بازدید کننده را گزارش دهید، و خود مدیر تصمیم می گیرد که چه کاری انجام دهد.

وظایف منشی در سازماندهی پذیرایی از شرکای تجاری، تعیین تاریخ و ساعت جلسه، تهیه مواد لازم از طرف مدیر، ملاقات و بدرقه مهمانان است.

شما باید به طور واضح به بازدیدکنندگان توضیح دهید که چگونه سازمان خود را پیدا کنند. همچنین مهم است که از مهمانان در مورد نام، نام شرکت، موقعیت و شماره تماس آنها از قبل سؤال کنید. این اطلاعات برای سفارش پاس و تایید جلسه در آستانه مذاکرات و همچنین برای اینکه بتوانید در صورت تاخیر ناگهانی و عدم تماس خود با آنها تماس بگیرید.

ملاقات با مهمانان در ورودی ساختمان، در نقطه امنیتی یا در پذیرایی و همراهی آنها تا قسمت پذیرایی شکل خوبی در نظر گرفته می شود. برای اینکه مهمان مجبور نباشد در ورودی منتظر بماند، منشی (یا کارمند دیگری به درخواست منشی) باید در زمان مقرر با مهمانان در ورودی ملاقات کند. هنگام ملاقات، باید روشن کنید که آیا این شخصی است که منتظرش هستید: "ایوان ایوانوویچ؟ سلام". وظیفه منشی ملاقات و بدرقه مهمان است، اما اصلاً از او پذیرایی نمی کند. پس از احوالپرسی، باید خود را معرفی کنید ("من اکاترینا هستم، منشی ایوان ایوانوویچ") و پیشنهاد دهید که شما را دنبال کند ("بیا، من شما را همراهی خواهم کرد"). اینجاست که قسمت اول جلسه عملاً به پایان می رسد - نیازی به آزار دادن مهمان با گفتگو و سؤال نیست. تنها چیز دیگری که می‌توانید در راه پذیرایی به مهمان بگویید، محل توالت‌ها است ("ما آنجا توالت داریم. حالا من راه پذیرش را به شما نشان خواهم داد، می توانید کت خود را آنجا در بیاورید").

پس از پایان گفتگوی مهمان با کارگردان، منشی از مهمان دعوت می کند تا او را همراهی کند («آیا شما را همراهی کنم؟»).

همه چیز با گروهی از بازدیدکنندگان که معمولاً «فروشندگان» نامیده می‌شوند، پیچیده‌تر است. منشی شرکت هایی که در آن ها هیچ سرویس امنیتی یا پذیرایی وجود ندارد، که می تواند به طور قابل توجهی جریان این گونه بازدیدکنندگان را کاهش دهد، به ویژه از آنها آسیب می بیند. ما می‌خواهیم منشی‌ها را فوراً تنظیم کنیم: شما نباید «فروشندگان» را شر مطلق بدانید (با حالت صورت و اظهارات مناسب). در هر صورت رفتار شما تصویر شرکت است، حتی در چشم یک بازدیدکننده تصادفی. بنابراین، صرف نظر از هر چیزی دوستانه و آرام بمانید. علاوه بر این، برخی از "فروشندگان" واقعاً می توانند برای شرکت شما مفید باشند، اگر نه امروز، در آینده.

اگر بازدیدکننده ای بدون هماهنگی قبلی بیاید، منشی حق دارد خودش تصمیم بگیرد: فوراً او را به مدیر گزارش دهد یا قرار ملاقات بگذارد. اگر پس از گزارش به مدیر در مورد بازدیدکننده، امتناع از پذیرش وی دریافت شود، منشی باید بازدید کننده را دعوت کند تا با معاونین مدیر یا سایر کارمندان ذیصلاح شرکت صحبت کند. اگر بازدید کننده از چنین پیشنهادی راضی نباشد، منشی به او اطلاع می دهد تاریخ دقیقو زمانی که رهبر از او پذیرایی کند.

اگر بازدیدکننده اصرار داشته باشد که در زمان مناسب دیگری قرار ملاقات بگذارد، منشی باید بفهمد که آیا مدیر می‌تواند این قرار را در زمان مورد نظر بازدیدکننده تغییر دهد و تاریخ و ساعت قرار را به بازدیدکننده اطلاع دهد.

در صورت ورود هیئتی به پذیرایی، باید از قبل برای اختصاص یک کارمند سازمان که هیئت را همراهی می کند، دقت شود. در صورت ورود هیأت خارجی، باید مراقب تهیه مترجم و سوغاتی برای اعضای هیئت باشد. برآورد هزینه توسط طرف دریافت کننده با در نظر گرفتن هزینه سفر هیئت نمایندگی تهیه می شود. اگر اعضای هیئت به عنوان مهمان دعوت شوند، هزینه اقامت آنها از جمله اقامت در هتل، غذا و وسایل نقلیه به عهده طرف پذیرنده است. تضمین ثبت گذرنامه، دریافت و حمل بار، کار مترجمان و غیره. شرایط مالیدعوت نامه های او

در موردی که هیئتی با هزینه خود می آید، طرف دریافت کننده هزینه های مربوط به بخش پروتکل برنامه را پرداخت می کند. مابقی هزینه ها (اقامت در هتل، غذا، وسایل نقلیه و ...) توسط فرستنده تامین می شود. کلیه شرایط مالی بازدید باید در یک سند کتبی - نامه، فکس - تنظیم و ثبت شود. همچنین باید در مورد ارائه سوغاتی یا هدایایی به میهمانان - مارک دار یا خریداری شده و ... تصمیم گیری و فکر کرد.

در کار منشی ممکن است چنین مشکلاتی پیش بیاید. موقعیت های درگیریهنگامی که یک بازدیدکننده بدون گوش دادن به اعتراضات و استدلال های منشی، مدام سعی می کند وارد دفتر مدیر شود. برای چنین مواردی، سرویس امنیتی سازمانی دکمه ای برای فراخوانی امنیت ارائه می دهد. (شکل 7)

شکل 7 - نمونه ای از دکمه تماس امنیتی

تماس با امنیت آخرین راه حل مطلق است.

منشی باید از کل عرضه استفاده کند برتری حرفه ایبرای جلوگیری از این اتفاق. برخی از کارشناسان در موارد مشابهتوصیه می شود گاهی اوقات به "دروغ های سفید" متوسل شوید که بسیار بحث برانگیز است و به گفته دیگران می تواند منجر به تعمیق درگیری در آینده شود. بازدید کننده باید همیشه احساس کند که منشی تمام تلاش خود را برای کمک به او انجام داده است و اگر در اختیار او بود، حتی بیشتر از این هم انجام می داد.

شاخص اصلی حرفه ای بودن بالای یک منشی در هنگام پذیرایی از بازدیدکنندگان، ادب و درستی است. لبخند کنایه آمیز، نگاه تهدیدآمیز و ابراز برتری بر بازدیدکنندگان تاثیر منفی می گذارد. لازم است یاد بگیرید در هر شرایطی خود را کنترل کنید.

در صورت غیبت مدیری که بازدید کننده به وی دعوت شده است، لازم است بازدیدکننده توسط کارمند ذیصلاح دیگری پذیرایی شود. در چنین شرایطی منشی باید از غیبت مدیر عذرخواهی کرده و دلیل غیبت او را توضیح دهد. لازم به یادآوری است که تماس مجدد با یک بازدیدکننده در واقع مظهر بی توجهی و بی احترامی به وی است.

منشی با کار در بخش پذیرش می تواند دسترسی به مدیر را آسان تر یا برعکس دشوار کند. اگر منشی فکر کند که می‌توان وضعیت را به نفع او دستکاری کرد، ممکن است به شکست ختم شود. منشی حق ندارد نگرش مدیر را نسبت به آنها به مردم منتقل کند - شما باید به همان اندازه مودب و مراقب همه بازدیدکنندگان باشید.

فصل 5. پذیرش کارگران اعزام شده

هنگام سازماندهی پذیرایی از کارگران اعزام شده، منشی باید بفهمد که آیا این بازدید از قبل توافق شده است یا خیر. ملاقات با یک هیئت یا مسافر تجاری در فرودگاه/ایستگاه قطار؛ از موضوعی که بازدیدکننده برای آن وارد شده است، گواهی سفر را یادداشت کنید، متوجه شوید که آیا به متخصص اعزام شده هتل ارائه شده است یا خیر، در غیر این صورت به او در حل این مشکل کمک کنید، راحت ترین مسیر حمل و نقل از هتل به موسسه را توضیح دهید. . "میز 1"

کارمند شخصی بازدیدکننده پذیرش

جدول 1 - نمونه پر کردن دفترچه ثبت نام برای کارکنانی که به سازمانی که به آن اعزام شده اند رسیده اند.

پذیرش کارگران اعزامی (بازدید کنندگان) با استفاده از مجوزهای موقت (یک بار عبور) در ساعات تعیین شده در گذرنامه انجام می شود.

گواهی سفر در یک نسخه صادر می شود و زمان صرف شده در یک سفر کاری را تأیید می کند. زمان ورود به مقصد و زمان خروج از آن را با امضای مقام مسئول و مهر ثبت و تأیید می کند. بر اساس گواهی سفر، حسابداری کمک هزینه روزانه کارمند را پرداخت می کند. اگر یک کارمند به سازمان های مستقر در مختلف اعزام شود مناطق پرجمعیت، در هر یک از شرکت هایی که او به آن اعزام شده است، علامت هایی در گواهی سفر در مورد تاریخ ورود و تاریخ خروج ایجاد می شود.

فصل 6. استقبال از شهروندان در امور شخصی

روال پذیرش شهروندان در مورد مسائل شخصی تا حدودی متفاوت است.

پذیرش شخصی طبق قانون توسط روسای سازمانها، معاونان آنها یا کارمندان مسئول انجام می شود.

پذیرش شهروندان باید با دقت سازماندهی شود. ابتدا مکان و زمان پذیرایی مشخص می شود. باید روزها و ساعاتی مشخص شود که در طی آن شهروندان همیشه پذیرایی شوند. اطلاعات مربوط به مراحل پذیرش در مکانی قابل مشاهده درج خواهد شد. در عین حال، زمان عصرانه بدون کار نیز در نظر گرفته شده است. راحت ترین حالت برای پذیرایی هفتگی از بازدیدکنندگان است. (شکل 8)

شکل 8 - اطلاعات در مورد استقبال شهروندان در مورد مسائل شخصی

پذیرش در اتاقی با دسترسی رایگان انجام می شود. در صورت لزوم بازدید مدیران از محل پذیرایی جمعیت سازماندهی می شود.

قسمت پذیرش باید مجهز به صندلی و میز باشد که بتوان درخواست را به صورت کتبی در آن ارائه کرد و باید کاغذ و خودکار داشته باشد. توصیه می شود به طور گسترده از "گواهینامه های بی صدا" با نمونه برنامه ها، آدرس ها و شماره تلفن آن دسته از موسسات و سازمان هایی استفاده کنید که شهروندان اغلب در آنجا اعزام می شوند.

در طول یک پذیرایی شخصی، یک منشی به مدیر کمک می کند که به بازدیدکنندگان خوش آمد می گوید و آنها را ثبت می کند.

صمیمیت، توجه، ادب و کمک منشی تا حد زیادی فضای اتاق پذیرایی را تعیین می کند.

در هنگام پذیرایی شخصی از شهروندان، یک دفترچه (کتاب) پذیرش نگهداری می شود که در آن ثبت می شود: تاریخ پذیرش، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی شخصی که به پذیرش آمده است، آدرس او، ماهیت موضوع. ، نام خانوادگی متصدی پذیرش و نتایج رسیدگی به درخواست تجدیدنظر. اگر حجم کار زیاد باشد، چنین ثبتی روی کارت های ثبت نام و کنترل انجام می شود. در صورتی که درخواست یا شکایت توسط مدیر در طول پذیرش حل و فصل نشود، آنها را وارد می کنند نوشتنو به گونه ای با آنها برخورد می شود که گویی درخواست های کتبی هستند.

درخواست های کتبی شهروندان باید به عنوان وسیله ای مهم برای اعمال و حمایت از حقوق فردی در نظر گرفته شود. تجدیدنظرها به پیشنهادات، بیانیه ها و شکایات تقسیم می شوند. درخواست تجدیدنظر کتبی پذیرفته شده در حین پذیرش شخصی منوط به ثبت اجباری به روش مقرر می باشد قانون فدرالمورخ 02.05.2006 شماره 59-FZ "در مورد روند رسیدگی به درخواست های شهروندان فدراسیون روسیه».

دستور داده شده رسمی، در صورت درخواست یک شهروند، در صورتی که موضوع نیاز به تأیید اضافی نداشته باشد و متقاضی تأیید کتبی درخواست کند، باید ظرف مدت حداکثر 5 روز از تاریخ پذیرش شخصی انجام شود.

در موارد استثنایی در صورت نیاز به بررسی های تکمیلی، مقام مسئول حق دارد مهلت رسیدگی به درخواست را بر اساس تبصره رسمی مجری با توجیه دلیل تمدید مهلت رسیدگی به درخواست تمدید کند اما نه بیشتر. بیش از 30 روز، با اطلاع متقاضی از دلایل تمدید دوره بررسی درخواست.

اطلاعات مربوط به تمدید مهلت رسیدگی به درخواست تجدید نظر توسط متخصصان مسئول کار با درخواست های شهروندان در کارت پذیرش شخصی شهروندان ثبت می شود. اطلاعات تمدید مهلت ها در کارت های پذیرش شخصی شهروندان ثبت می شود. پیمانکار پاسخی به متقاضی تهیه می کند.

پاسخ به درخواست تجدید نظر توسط مقامی که شهروندان را در مورد مسائل شخصی پذیرفته است امضا می کند.

درخواست تجدیدنظر توسط مقامی که شهروندان را پذیرفته است از کنترل خارج می شود اگر:

موضوع به طور مثبت حل شد.

امتناع موجه داده شد.

در مورد تمامی سوالات مطرح شده توسط متقاضی توضیحاتی داده شد.

یادداشتی در مورد تحقق در کارت پذیرش شخصی ذکر شده است:

«مثبت حل شد»، «توضیح داده شد»، «رد شد»، تاریخ اجرا.

اجرایی، پذیرایی میزبان، باید بسیار مراقب بازدیدکننده، نیازها و درخواست های او باشد، مکالمه را برای شناسایی ماهیت تجدید نظر و شرایطی که به تصمیم گیری صحیح کمک می کند هدایت کند.

در پایان پذیرش، شهروند باید از تصمیم اتخاذ شده در مورد تجدیدنظر یا در صورتی که حل موضوع در صلاحیت ارگان دیگری باشد، کمک در شناسایی این ارگان، محل آن، شماره تلفن و غیره مطلع شود.

فصل 7. سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان در موسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار"

پذیرش بازدیدکنندگان از هر دسته در مؤسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" طبق معمول انجام می شود. روزها و ساعات پذیرش خاصی مشخص نشده است. هیچ پیش ثبت نامی وجود ندارد. کار اداری در مورد تجدید نظر شهروندان در چارچوب کارهای اداری عمومی انجام می شود و به یک سیستم جداگانه تفکیک نمی شود.

نمایندگان اداره (معاونان، روسای ادارات، روسا تقسیمات ساختاری) دسترسی مستقیم به رئیس دانشکده داشته باشند. کارمندان عادی بعد از گزارش منشی به سراغ مدیر می روند. پذیرش کارمندان در امور شخصی عمدتاً توسط معاون تصمیم گیری می شود، اما در صورت نیاز به ملاقات حضوری با رئیس دانشکده، خود مدیر تاریخ و ساعت پذیرش را تعیین می کند.

موسسه آموزشی حرفه ای دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" کار خود را بر اساس منشور موسسه آموزشی دولتی "SKSiS" انجام می دهد. در 1 آوریل 2014، کالج به پایان رسید اعتباربخشی دولتیفعالیت های آموزشی برای مدت شش سال.

کمیته انتخاب - بدنه دانشگاهی، ایجاد شده برای سازماندهی جذب دانش آموزان، پذیرش اسناد ورود به موسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار"، انجام امتحانات ورودیو ثبت نام در کالج از افرادی که امتحانات ورودی را پشت سر گذاشته و در مسابقه قبول شده اند. این موضوع مسائلی را در نظر می گیرد که حل آنها توسط قانون فدراسیون روسیه در صلاحیت کمیته انتخاب است و آئین نامهسازمان های بالاتر صلاحیت انحصاری کمیته پذیرش شامل حل و فصل مسائل مربوط به استخدام دانشجویان در کالج است که توسط قوانین قانونی و نظارتی فعلی تنظیم نشده است.

برای سازماندهی کار کمیته پذیرش کالج، موارد زیر ایجاد شده است:

- "مقررات کمیته پذیرش موسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات Syktyvkar" (GPOU "SKSiS") مورخ 24 فوریه 2014. این آیین نامه وظایف اصلی، رویه و سازماندهی کار کمیته انتخاب حرفه ای دولتی را تعیین می کند موسسه تحصیلی"کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار." این مقررات می گوید که وظیفه اصلی کمیته پذیرش موسسه آموزشی دولتی "SKSiS" اطمینان از رعایت حقوق شهروندان برای تحصیل است که توسط قانون اساسی فدراسیون روسیه، قانون فدراسیون روسیه، شفافیت و باز بودن تعیین شده است. از کلیه مراحل پذیرش (بند 1.3) ، کمیسیون در کار خود اداره پذیرش توسط قانون فدراسیون روسیه "در مورد آموزش" هدایت می شود. منشور GPOU "SKSiS"؛ قوانین پذیرش شهروندان فدراسیون روسیه در مؤسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" در سال 2014 و همچنین این مقررات. (بند 1.4)؛

دستور تشکیل کمیته انتخاب مورخ 30 دسامبر 2013 به شماره 01-19/289;

درخواست برای آموزش در یک حرفه؛

درخواست برای آموزش در یک تخصص؛

قوانین پذیرش در دوره آموزشی برنامه های آموزشیمیانگین آموزش حرفه ایدر موسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" در سال 2014. این قوانین پذیرش شهروندان فدراسیون روسیه، اتباع خارجی، افراد بدون تابعیت، از جمله هموطنانی که در خارج از کشور زندگی می کنند (از این پس به عنوان شهروندان، متقاضیان نامیده می شود) را برای آموزش در برنامه های آموزشی آموزش حرفه ای متوسطه در حرفه ها، تخصص های آموزش حرفه ای متوسطه تنظیم می کند. موسسه آموزشی دولتی آموزشی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" که انجام می دهد فعالیت های آموزشیبرای برنامه های آموزشی آموزش متوسطه حرفه ای با هزینه تخصیص بودجه بودجه جمهوری کومی، بر اساس موافقت نامه های آموزشی منعقد شده پس از پذیرش تحصیل با هزینه بدنی و (یا) اشخاص حقوقی، و همچنین ویژگی های برگزاری آزمون ورودی برای افراد دارای معلولیت را تعیین می کند. (بند 1.2).

ترکیب شخصی هیأت انتخاب با حکم مدیر که رئیس آن است تأیید می شود. افراد زیر ممکن است برای کمیته انتخاب منصوب شوند:

معاونین (که نایب رئیس کمیته انتخاب هستند)،

روسای ادارات،

متدیست ها،

مدیر مدرسه،

رئیس آموزش صنعتی

معلم اجتماعی،

رؤسای کمیسیون های چرخه موضوعی،

معلمان رشته های آموزش عمومی.

دبیر اجرایی کمیته پذیرش با حکم مدیر از بین کادر آموزشی دانشکده منصوب می شود.

برای برگزاری امتحانات ورودی و آمادگی به موقع برای آن، به دستور مدیر کالج، کمیته های امتحان موضوعی از مجرب ترین معلمان دانشکده ایجاد و رؤسای آنها منصوب می شوند. دستور تصویب ترکیب کمیسیون های امتحانی موضوعی یک ماه قبل از شروع کنکور صادر می شود.

در موسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" کمیته پذیرش شامل موارد زیر است:

رئیس کمیته انتخاب - Ryabova L.I. این رئیس است که ترکیب کمیته پذیرش، آیین نامه کمیته پذیرش، برنامه امتحانات ورودی، تعیین کادر فنی کمیته پذیرش، برنامه کاری سالانه کمیته پذیرش کالج و تدارکات پذیرش را تصویب می کند. ، کلیه فعالیت های کمیته پذیرش را مدیریت می کند و مسئولیت تحقق اهداف پذیرش تعیین شده، رعایت قوانین قانونی، تعیین برنامه کاری کمیته پذیرش، برگزاری جلسات کمیته پذیرش و پذیرایی از شهروندان در مورد مسائل مربوط به پذیرش در دانشکده را بر عهده دارد. .

نایب رئیس کمیته پذیرش - Lochkareva M.V.، Kuzmina V.P. انتخاب را سازماندهی کرده و ترکیب کمیته پذیرش و آزمون موضوعی، کنترل را برای تأیید به مدیر ارائه می دهد کار راهنمایی شغلیسازماندهی و مشارکت در فعالیت های کمیته پذیرش، کنترل آمادگی و برگزاری کنکور و همچنین شرکت در مصاحبه با متقاضیان، پذیرایی از شهروندان و پاسخگویی سریع به درخواست های کتبی شهروندان در خصوص مسائل پذیرش.

دبیر مسئول کمیته پذیرش - Dyatleva S.V. بروشورهای انتشار و سایر مطالب تبلیغاتی و اطلاعاتی کمیته پذیرش کالج را آماده می کند، فعالیت های آن نیز شامل کار اطلاعاتی کالج می شود، به متقاضیان و نمایندگان قانونی آنها مشاوره در مورد کلیه مسائل مربوط به پذیرش در کالج ارائه می دهد، تهیه اسناد را سازماندهی می کند. کمیته پذیرش مطابق با نامگذاری امور و نگهداری مناسب آن، بر اجرای صحیح مدارک دریافتی و نگهداری مجلات ثبت نام نظارت می کند، صورتجلسات کمیته پذیرش را نگه می دارد و مواد لازم را برای ثبت نام در دانشکده تهیه می کند.

دبیران فنی: Popova T.B.، Krasnova L.N.، Kuznetsova N.B.، Smetanina T.V.، Chegesova L.N.، Utkina I.V.، Pykhalova O.V.، Kholopova A.M. اسناد را برای کار کمیته پذیرش مطابق با موارد، استانداردهای پذیرش اسناد، استانداردهای اطلاعات طراحی آماده می کنند. مطابق با قوانین پذیرش تایید شده، ثبت ثبت نام متقاضیان بر اساس حرفه و تخصص را حفظ کنید، کار متقاضیان را رمزگذاری و رمزگشایی کنید مطابق با توصیه های وزارت آموزش و پرورش فدراسیون روسیه مورخ 18 دسامبر 2000 شماره 16-51-331 در /16-13. تهیه برگه امتحانات کنکور و بیانیه های خلاصهبر اساس نتایج کنکور، برگه های امتحانی صادر می کنند، پرونده های شخصی متقاضیان را برای آموزش ایجاد می کنند و همچنین پرونده های شخصی را ذخیره می کنند.

مدت تصدی هیئت انتخاب یک سال است. کار کمیته پذیرش با گزارشی از نتایج پذیرش در شورای آموزشی کالج به پایان می رسد. ترکیب کمیته گزینش، کمیته های آزمون موضوعی و دبیران فنی تا حدی سالانه به روز می شود. رؤساي كميسيون‌هاي آزمون موضوعي نمي‌توانند بيش از سه سال در خدمت باشند.

دفتر پذیرش موسسه آموزشی دولتی "کالج خدمات و ارتباطات سیکتیوکار" در مجتمع آموزشی و تولیدی شماره 2 واقع شده است. روبروی ورودی پذیرش در راهرو دانشکده یک غرفه اطلاعاتی با اطلاعات لازم برای متقاضیان، در کنار غرفه جدولی برای پر کردن درخواست برای پذیرش مدارک وجود دارد. دفتر پذیرش یک اتاق کوچک با مساحت حدود 2x5 متر است، قسمت پذیرش روشن و دنج است. اتاق دارای یک پنجره بزرگ با گل است که فضای مطلوبی را ایجاد می کند. برنامه کاری روی درب پذیرایی وجود دارد. دفتر پذیرش مجهز است مبلمان لازمو تکنولوژی در بخش پذیرش 4 میز و صندلی برای اعضای کمیته پذیرش و همچنین برای متقاضیان و والدین آنها وجود دارد. تمامی محل های کار مجهز به لوازم التحریر، فرم ها و نمونه اپلیکیشن های لازم و همچنین تجهیزات اداری می باشد. محل کار دارای کامپیوتر، تلفن برای دریافت تماس، دستگاه فتوکپی و پرینتر می باشد. در گوشه ی پذیرایی گاوصندوق بزرگی وجود دارد که برای نگهداری پرونده های شخصی، مدارک ارسالی دانشجویان آینده و همچنین نگهداری دفترچه های ثبت نام و موارد مهم دیگر استفاده می شود. قبل از پذیرش مدارک، کمیته پذیرش غرفه های اطلاعاتی را آماده می کند که در آنها موارد زیر قرار داده شده است:

فهرست تخصص ها و حرفه هایی که دانشکده پذیرش مدارک را مطابق با مجوز اعلام می کند.

تعداد مکان های پذیرش در سال اول (سال اول تحصیل) مطابق با ارقام هدف مصوب که از بودجه جمهوری جمهوری قزاقستان برای هر تخصص و حرفه تامین می شود.

تعداد مکان های اضافیبرای پذیرش سال اول (سال اول تحصیل) در هر رشته تخصصی با پرداخت شهریه به صورت قراردادی.

اطلاعیه مهلت ارسال مدارک و زمان برگزاری آزمون ورودی؛

لیست آزمون ورودی بر اساس تخصص: 100116 آرایشگری، 100124 سبک شناسی و هنر آرایش، 262019 طراحی و فناوری محصولات خیاطی، برنامه های آنها و همچنین سیستم ارزیابی دانش متقاضیان.

شرایط رقابت برای مکان هایی که از بودجه جمهوری تامین می شود.

شرایط مسابقه برای مکان های تحت قرارداد با پرداخت شهریه؛

روش و زمان بررسی اسناد ارائه شده توسط اتباع خارجی؛

قوانین پذیرش درخواست از متقاضیان به کالج؛

نمونه درخواست، لیست اسنادی که باید ارسال شود؛

مراحل پذیرش در کالج؛

قوانین ثبت نام و رسیدگی به درخواست تجدیدنظر بر اساس نتایج کنکور.

کپی مجوز حق انجام فعالیت های آموزشی؛

گواهی اعتبار دولتی.

همچنین می توانید این اطلاعات را در وب سایت کالج در بخش "متقاضیان" بیابید.

برای افسران پذیرش نیز یک قسمت پانسمان کوچک در اتاق وجود دارد که شامل یک آینه و یک چوب لباسی ایستاده است.

روند کار کمیته انتخاب با تهیه اسناد شروع می شود، یعنی:

فرم های درخواست کالج؛

دفترهای ثبت نام؛

پوشه هایی برای ایجاد فایل های شخصی با فایل های اسناد اصلی.

فرم های دریافت اسناد؛

فرم های گواهی پذیرش متقاضیان در آزمون ورودی؛

فرم های امتحانی؛

فرم های امتحانی؛

فرم های توافق نامه با پرداخت شهریه؛

فرم های گواهی ثبت نام

تمامی فرم ها حاوی نام کالج و امضای افسران مسئول پذیرش می باشد. کمیته پذیرش دارد مهر گردبا مشخصات دانشکده و درج شده در مرکز "کمیته پذیرش"، مهرهایی با مشخصات دانشکده و نوشته "کمیته پذیرش"، مهری برای مشخصات "علامت ثبت اسناد دریافتی". مدارک صادر شده برای متقاضیان توسط کمیته پذیرش مهر و موم می شود. پذیرش مدارک از 16 ژوئن آغاز می شود. متقاضی درخواستی را برای آموزش در تخصص انتخاب شده ارسال می کند، یک فتوکپی از گذرنامه، گواهی یا مدرک قبلی خود، ارجاعات قبلی خود را ارائه می دهد. موسسه تحصیلیو همچنین متقاضی می تواند یک کپی از بیمه نامه، TIN، ارجاع از مرکز کار، در صورت یتیم بودن متقاضی، گواهی فوت والدین یا یکی از والدین، حکم ایجاد سرپرستی، حکم محرومیت از حقوق والدین و غیره

کلیه مدارک ارائه شده توسط متقاضیان در مجلات ثبت می شود. اطلاعات زیر در لاگ ثبت نام ثبت می شود:

نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی متقاضی؛

آدرس منزل و شماره تماس؛

تاریخ دریافت درخواست و مدارک؛

لیست مدارک پذیرفته شده و مشخصات آنها، امضای متقاضی در انتقال اسناد.

نیاز به ارائه خوابگاه;

اطلاعات مربوط به ثبت نام یا امتناع از ثبت نام و استرداد مدارک.

هنگامی که متقاضی به تخصص/حرفه دیگری منتقل می شود، در دفترچه ثبت نام در مورد دریافت مدارک یادداشت می شود (تاریخ، امضای متقاضی در دریافت مدارک) و پس از آن متقاضی در دفترچه ثبت نام اختصاص داده شده برای جدیدا ثبت می شود. تخصص/حرفه را انتخاب کرده و متقاضی یک فرم جدید را پر می کند. تلاقی در لاگ ثبت نام مجاز نیست.

هنگام دریافت مدارک از طریق پست، کامل بودن مدارک بررسی می شود، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی و سایر اطلاعات در دفترچه ثبت نام ثبت می شود و تاریخ دریافت اسناد از طریق پست درج می شود. اگر مدارکی وجود نداشته باشد یا شرایط را برآورده نکند، در نامه به متقاضی نشان داده می شود که چه چیزی و در چه بازه زمانی باید ارائه شود. هنگام ارسال نامه، هنگام بازگرداندن مدارک از طریق پست، شماره رسید و تاریخ ارسال در دفترچه ثبت نام قید می شود و نامه ای مبنی بر دلایل استرداد در پاکت مدارک درج می شود. رسید تا زمان گزارش ذخیره می شود.

برای متقاضیان آموزش "قبولی برای پذیرش مدارک" صادر می شود. این شامل فهرست کاملی از مدارک دریافت شده از متقاضی (از جمله مدارکی که برای پذیرش اجباری نیست و توسط متقاضی به ابتکار خود ارائه شده است) می باشد.

به متقاضیانی که در کنکور پذیرفته شده اند برگه امتحانی داده می شود. او حاوی:

اطلاعات مرجع در مورد کالج،

نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی متقاضی،

عکس متقاضی،

تمبر کالج،

امضای دبیر اجرایی

شماره برگه امتحان،

نام تخصص،

شماره گروه امتحانی

جدولی برای تکمیل اطلاعات قبولی در کنکور حاوی مشخصات زیر از کنکور - نام موضوع، فرم آزمون ورودی، تاریخ آزمون ورودی، نمره، امضای ممتحن.

آزمون های ورودی در محدوده زمانی تعیین شده توسط قوانین پذیرش انجام می شود.

برای متقاضیان شاغل برای آموزش گواهی پذیرش در آزمون ورودی برای ثبت نام مرخصی در محل کار صادر می شود. در گواهی باید محل و دوره کنکور مشخص شود. برنامه زمانبندی کنکور 5 روز قبل از شروع به تایید رئیس کمیته پذیرش می رسد. در برنامه زمانبندی آمده است:

نام کالا؛

فرم آزمون ورودی؛

تاریخ، زمان و مکان مشاوره؛

تاریخ، زمان و مکان آزمون ورودی؛

تاریخ و زمان و مکان اعلام نتایج آزمون ورودی.

نایب رئیس کمیته پذیرش، قبل از شروع آزمون ها، تعداد مجموعه مواد لازم برای آزمون ورودی را به روسای کمیسیون های آزمون موضوعی صادر می کند و ممتحنین را در گروه ها تعیین می کند. گروه های امتحانی به ترتیب ثبت اسناد دریافتی در تعداد حداکثر 20 نفر تشکیل می شوند.

نام رؤسای کمیسیون های موضوعی و ممتحنین در برنامه کنکور درج نشده است. مواد آزمون ورودی در کالج بر اساس گردآوری می شود برنامه های درسیاصلی آموزش عمومیسالانه به امضای رئیس کمیته موضوعی مربوطه و تایید نایب رئیس هیئت انتخاب می‌رسد. هر مجموعه مهر و موم شده و به عنوان یک سند حسابرسی دقیق ذخیره می شود.

برای متقاضیان، مشاوره هایی در مورد برنامه های کنکور، معیارهای ارزیابی، الزامات و روش پذیرش رقابتی ارائه می شود.

متقاضی هنگام ورود به کلاسی که در آن آزمون ها برگزار می شود، برگه امتحانی را ارائه می دهد. حضور افراد غیر مجاز (از جمله مراجع بازرسی) در کنکور بدون اجازه رئیس کمیته پذیرش مجاز نمی باشد.

برگه های امتحانیبر روی برگه ای با فرمت تعیین شده انجام می شود که روی آن هیچ علامت متعارفی که نویسندگی اثر را نشان می دهد مجاز نیست. متقاضی یک صفحه عنوان برای کار آماده می کند. برگه‌های کار معاینه رمزگذاری شده‌اند که برای آن یک کد دیجیتال یا سایر کدهای مرسوم الصاق می‌شود.

در پایان آزمون ورودی، تمامی کارها به دبیر مسئول کمیته گزینش منتقل می شود. صفحات عنوانبا کدها در گاوصندوق نزد منشی اجرایی نگهداری می شود و نقشه ها برای تایید ارسال می شود.

تست کار کتبی در محل دانشکده و فقط توسط ممتحنین - اعضای کمیته آزمون موضوعی مصوب انجام می شود. رئیس کمیسیون آزمون موضوعی علاوه بر این، آثار کتبی را که توسط ممتحن به عنوان "نامطلوب" و بالاترین امتیاز رتبه بندی شده است و همچنین 5٪ از آثار باقی مانده را بررسی می کند و صحت ارزیابی ها را با امضای خود تأیید می کند.

نتایج در برگه های امتحانی وارد می شود، آثار مکتوب بررسی شده رمزگشایی شده و برگه های امتحانی پر می شود، ارزیابی به تعداد (در امتیاز) در برگه امتحانی و در برگه امتحانی متقاضی درج می شود. درخواست تجدید نظر متقاضیان در خصوص سنجش در روز اعلام سنجش برای آزمون ورودی انجام می شود. در صورت عدم حضور متقاضی در آزمون ورودی، در ستونی که برای ثبت نمره در نظر گرفته شده، عبارت «عدم حضور» درج می شود. پس از تکمیل آنها توسط ممتحنین بسته می شود و توسط دبیر اجرایی امضا می شود. برگه های امتحانی به مدت یک سال نگهداری می شود. متقاضیانی که به دلیل معتبر و با تایید مدارک در کنکور حاضر نمی شوند، مجاز به شرکت در آزمون های ورودی از دست رفته هستند. پس از درخواست کتبی، متقاضیان حق دارند اصل مدرک تحصیلی و سایر مدارک ارائه شده توسط متقاضی را تحویل بگیرند. مدارک باید ظرف یک روز کاری بعد از ارسال درخواست توسط کالج بازگردانده شود. متقاضیان آموزش که مدارکی از به میل خودپس از پایان کنکور تا جمع بندی نتایج مسابقه در مسابقه شرکت نمی کنند. برگه های امتحانی کسانی که در دانشکده ثبت نام کرده اند در آنها نگهداری می شود امور شخصیو ثبت نام نکردن در دانشگاه - 6 ماه پس از پایان امتحانات ورودی از بین می روند.

مواد ثبت نام توسط دبیر اجرایی تهیه می شود. تصمیم کمیته پذیرش در مورد ثبت نام به عنوان یک دانشجو در یک پروتکل مستند است که دلایل ثبت نام را نشان می دهد؛ لیست افرادی که می توانند به عنوان دانشجو ثبت نام کنند در جلسه کمیته پذیرش تشکیل می شود و به عنوان ضمیمه پروتکل مستند می شود.

پس از سپری شدن مهلت ارسال اصل مدارک دولتی تحصیلی، مدیر دانشکده دستور نام نویسی از افرادی را که توسط کمیته پذیرش برای ثبت نام پیشنهاد شده و اصل مدارک مربوطه را ارائه کرده اند صادر می کند. گواهی ثبت نام به عنوان دانشجوی کالج، تاییدیه ثبت نام در کالج است و حاوی اطلاعات پیشینه ای در مورد کالج، نام تخصص/حرفه و فرم تحصیل است. برای دانش آموزان غیر مقیمی که در آموزش از راه دور ثبت نام کرده اند، یک اخطار کتبی ارسال می شود.

در نتیجه برای هر متقاضی پرونده شخصی باز می شود که کلیه مدارک ارسالی و مطالب قبولی در کنکور در آن ذخیره می شود. پرونده شخصی یک دانش آموز به مدت 75 سال نگهداری می شود.

کار کمیته پذیرش با گزارشی از نتایج پذیرش در جلسه شورای آموزشی دانشکده خدمات و ارتباطات سیکتیوکار به پایان می رسد. پذیرش مدارک در کمیته پذیرش در 25 آگوست به پایان می رسد.

ما به شما خواهیم گفت که چگونه مطابق با الزامات آداب تجارت، بازدیدکنندگان را به درستی دریافت کنید. نحوه آماده شدن برای بازدید از مهمانان و نحوه در نظر گرفتن بازدیدکنندگان را توضیح خواهیم داد.

چگونه برای پذیرش بازدیدکنندگان آماده شویم

شرکت می تواند ساعات و روزهای معینی از پذیرش را طبق مقررات کاری مدیر تعیین کند. بازدیدکنندگان از قبل قرار ملاقات می گذارند، هر کدام در یک زمان مشخص. قبل از ورود مهمان به دفتر مدیر، منشی از طریق تلفن با رئیس تماس می گیرد، موقعیت، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی بازدید کننده و ماهیت اصلی موضوع را بیان می کند.

در خارج از ساعات اداری، تنها در صورتی می توان برای پذیرش بازدیدکنندگان از قبل آماده شد که بازدید با مدیر هماهنگ شده باشد و منشی مطمئناً بداند:

• جلسه در چه روزی و در چه ساعتی برنامه ریزی شده است.
• چه تعداد بازدید کننده وجود خواهد داشت و وضعیت آنها چگونه است.
• هدف از این بازدید چیست و در مورد چه موضوعاتی صحبت خواهد شد.

بسته به وضعیت و هدف بازدید مهمانان، با توافق با مدیر، بین بازدیدکنندگان توزیع کنید مواد اضافیو سوغاتی نوشابه، چای یا قهوه ارائه دهید.

انواع بازدیدکنندگان در شرکت

قوانین اساسی برای پذیرش بازدیدکنندگان که بر اساس آداب تجارت تعیین شده است چیست؟

اول از همه به یاد داشته باشید: منشی حق ندارد حال بد. او باید نگرش مثبت نشان دهد و لبخند بزند. سعی کنید حتی زمانی که با بازدیدکنندگان سخت یا پرخاشگر سروکار دارید صبور باشید.

از فرم های تبریک آماده استفاده کنید. باید طوری به نظر برسد که بازدیدکننده احساس مهم بودن کند و شما آماده باشید تا به سرعت به او کمک کنید. نحوه تشکیل شرکت را در نظر بگیرید. هر صنعت و هر اداره قوانین خاص خود را برای پذیرش بازدیدکنندگان دارد. برخی از دفاتر به ارتباط رسمی با مهمانان نیاز دارند، در حالی که برخی دیگر به شکل معمولی تری از آداب گفتار اجازه می دهند.

مثال:

در یک بزرگ شرکت مالیرسم بر این است که منشی از روی میز بلند می شود و با این جمله: «صبح بخیر!» به بازدیدکنندگان سلام می کند. (تا ساعت 12:00)، "عصر بخیر!" (تا ساعت 17:00) یا "عصر بخیر!" (بعد از ساعت 17:00). اگر بازدیدکننده از قبل در مورد بازدید خود به توافق نرسیده باشد، مودبانه از او خواسته می شود که خود را معرفی کند و هدف از بازدید را بگوید. در یک شرکت تبلیغاتی و روابط عمومی، منشی ممکن است با این جمله از بازدیدکنندگان استقبال کند: «سلام! اسم من لیودمیلا است، چگونه می توانم به شما کمک کنم؟

اگر در حالی که شما در حال صحبت با تلفن هستید، مهمان به پذیرایی آمد، سر تکان دهید و به او اشاره کنید که داخل شود و بنشیند. در صورت امکان از مکالمه فاصله بگیرید و از مهمان بخواهید لحظه ای صبر کند. به بازدید کننده ای که نمی توانید فوراً به آن توجه کنید ، پیشنهاد دهید با فعالیت های شرکت آشنا شوید - بروشورها ، کاتالوگ ها را به او بدهید.

از بازدیدکننده ای که منتظر مانده است دعوت کنید تا کت خود را در بیاورد و آن را روی چوب لباسی در قسمت پذیرایی آویزان کند. یک پایه چتر مخصوص بخرید تا مهمانان مجبور نباشند آنها را در طول پذیرایی در دست بگیرند.

منشی به ملاقات کننده مهمی که ایستاده سلام می کند و بلافاصله بازدید خود را به مدیر گزارش می دهد. اگر در این لحظه رهبر بازدیدکنندگان دیگری نداشته باشد، بلافاصله از مهمان دعوت می شود که وارد شود. در صورتی که مجبور شد صبر کند، به او چای یا قهوه بدهید.

نحوه انتخاب ظروف و خوراکی ها برای انواع متفاوتقهوه: یادآوری

بازدید کننده ای که برای اولین بار با شرکت تماس می گیرد باید منشی خود را به او نشان دهد کارت کسب و کاریا خود را به طور کامل معرفی کنید و هدف از بازدید خود را توضیح دهید. منشی اطلاعات بازدید کننده را در سازمان دهنده ثبت می کند. اگر می توان بلافاصله مشکل را حل کرد، بازدید کننده را به متخصصی که به او کمک می کند ارجاع دهید. برای انجام این کار، منشی باید به خوبی بداند ساختار سازمانیشرکت: کاری که هر بخش انجام می دهد، مدیران یا کارکنان کدام بخش می توانند در این مورد کمک کنند.

اگر بازدیدکننده می‌خواهد موضوع خود را با یک سرپرست درمیان بگذارد، از او دعوت کنید تا یک قرار ملاقات بگذارد. اگر موضوع فوری است، از رئیس خود بپرسید که آیا می تواند از مهمان پذیرایی کند یا خیر. اگر رئیس آماده صحبت است، از بازدیدکننده بخواهید که به دفتر بیاید.

یک منشی برای رعایت قوانین پذیرش بازدیدکنندگان به چه مهارت هایی نیاز دارد؟

احتمالاً هیچ سازمان یا شرکتی وجود ندارد که مجبور به تعامل با بازدیدکنندگان نباشد. می توانید به صورت حضوری با پذیرش تماس بگیرید:

• نمایندگان سایر اشخاص حقوقی، شرکا و مشتریان؛
• کارکنان شرکت؛
• عوامل تبلیغاتی؛
• شهروندان؛
• پیک ها؛
• بازرسان از مقامات کنترل و نظارت؛
• نمایندگان دستگاه های اجراییمسئولین.

اولین نماینده شرکت که همه این بازدیدکنندگان با او ارتباط خواهند داشت، منشی است. البته آگاهی از قوانین اولیه پذیرش بازدیدکنندگان در فهرست وی گنجانده شده است الزامات صلاحیت. اما فقط دانستن قوانین کلی کافی نیست. برای اجرای کامل آنها، یک منشی مدرن باید مهارت های خاصی داشته باشد.

مهارت های اولیه مورد نیاز برای یک منشی

شایستگی هایی که یک منشی یا دستیار مدیر برای رعایت دقیق قوانین اساسی برای پذیرش بازدیدکنندگان به آنها نیاز دارد عبارتند از:

1. مهارت های سازمانی.منشی چهره شرکت است. بازدیدکنندگان برای کسب اطلاعات و پرس و جو به او مراجعه می کنند. او اغلب وظیفه سازماندهی جلسات، پذیرایی ها و مذاکرات را بر عهده دارد. برای اینکه بتواند همزمان با چندین کار کنار بیاید و چیزی را اشتباه نگیرد، منشی باید بتواند کار خود را در حالت چندوظیفه ای سازماندهی کند. این مهارت ها به شما کمک می کند تا زمان کار خود را به طور مستقل و با در نظر گرفتن اولویت وظایف در دست برنامه ریزی کنید، بدون اینکه منتظر کسی باشید که شما را راهنمایی کند یا به شما بگوید که چگونه کاری را انجام دهید.

طرح. تعامل با بازدیدکنندگان خارجی و داخلی شرکت

2. آگاهی از فناوری های روز.شما باید بتوانید از سانترال تلفن، هم از دکمه های جداگانه و هم از خطوط متصل استفاده کنید. برای پیروی دقیق از قوانین اساسی برای دریافت بازدیدکنندگان، یاد بگیرید که روز کاری خود را با استفاده از یک سازمان دهنده الکترونیکی و رایانه برنامه ریزی کنید، از ویرایشگرهای متن و صفحات گسترده استفاده کنید. سیستم های خودکار مدیریت اسناد الکترونیکی، نرم افزار تخصصی.

3. وقت شناسی و تعهد.منشی باید همیشه در تماس باشد. تصویر شرکت تحت تأثیر وضعیتی قرار می گیرد که مسئول پذیرش به تلفن پاسخ نمی دهد یا همیشه در صف بازدیدکنندگان وجود دارد.

4. توانایی گوش دادن به بازدید کننده.گوش دادن شما را موثرتر می کند. وقتی متوجه شوید که شخص در مورد چه چیزی می پرسد و به سرعت تعیین کنید که کدام کارمند می تواند به بازدید کننده کمک کند تا مشکل را حل کند، سریعتر راه حلی برای مشکل پیدا خواهید کرد.

5. امکان برقراری ارتباط تلفنی. باید فوراً به تلفن پاسخ دهید: نگه داشتن مردم برای بیش از یک دقیقه غیر مودبانه است. اگر مشترک مورد نظر مشغول است یا با تلفن صحبت می کند، باید بگویید: با عرض پوزش، (نام کارمند یا مدیر) در حال حاضر تلفن است. آیا می خواهید صبر کنید یا می خواهید برای او یک پست صوتی بگذارید؟» مؤدبانه از آنها تشکر کنید و تماس را به پست صوتی هدایت کنید.

چه زمانی تماس گیرنده را به مدیر متصل کنیم

6. ثبت تمام اطلاعات دریافتی. همه را ضبط کنید اطلاعات لازم- این یک راه عالی برای فراموش نکردن یا از دست دادن یک جزئیات کوچک است. یادداشت های خود را در یک دفترچه نگه دارید و همیشه همراه خود داشته باشید. از مفید بودن آنها شگفت زده خواهید شد، به خصوص اگر سعی کنید به یاد بیاورید که شخصی که پنج ساعت پیش با او تماس گرفته بود چه می خواست.

7. دانش. دقیقا آداب تجارتقوانین پذیرش بازدیدکنندگان نیز مشخص شده است. با رعایت الزامات تعیین شده توسط آداب کسب و کار، همیشه می توانید راه درست را در هر موقعیت غیر استاندارد پیدا کنید. کد لباس یا آداب کسب و کار اتخاذ شده توسط شرکت نیز الزامات را تعیین می کند ظاهردبیر، منشی.

هنگام سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان، منشی باید رویکرد متفاوتی را در پیش گیرد.

برای اطمینان از اجرای دقیق رویه ها، دبیر موظف است:

• 1) برنامه پذیرایی را به همراه مدیر تهیه کنید.
• 2) نظارت بر ترتیب قرارها و برنامه مکالمات.
• 3) سوابق بازدیدکنندگان را نگه دارید.
• 4) تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیر در هنگام پذیرایی از بازدیدکنندگان را مستند کنید.

اجرای دقیق این رویه ها به شما امکان می دهد تا در حال حاضر و شغل امیدوار کنندهمدیر، در طول پذیرش شخصی به سرعت و منطقی تصمیم گیری کنید.

هر شرکتی کار پذیرش بازدیدکنندگان را به روش خود انجام می دهد.

در برخی جاها، منشی به طور کامل زمان مدیر را برنامه ریزی می کند و به طور مستقل بر سازماندهی پذیرایی نظارت می کند، در حالی که در برخی جاها نقش منشی به استقبال از بازدیدکنندگان خلاصه می شود.

با این حال، وجود دارد قوانین عمومیسازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان، با رعایت آن، هر منشی می تواند کارایی را به میزان قابل توجهی افزایش دهد این فرآینددر شرکت شما.

چهار نوع اصلی پذیرایی از بازدیدکنندگان وجود دارد:

• 1. پذیرایی از کارکنان شرکت برای مسائل کاری جاری مختصر.
• 2. پذیرایی از کارکنان شرکت برای گفتگوی مفصل در مورد مسائل کاری.
• 3. پذیرایی از کارکنان شرکت در امور شخصی;
• 4. پذیرش بازدیدکنندگان از سایر سازمان ها.

پذیرش کارمندان شرکت در مورد مسائل کاری جاری مختصر

هر روز در هر شرکتی مسائل کاری زیادی پیش می آید که نیاز به راه حل های سریع دارد. این مسائل را می توان به معنای واقعی کلمه در چند دقیقه حل کرد، اما اگر یک زیردست فرصت هماهنگی آنها را با مدیر نداشته باشد، ممکن است کار او به سادگی کند شود.

این سوالات کاری کوتاه عبارتند از:

• 1. کسب اجازه شفاهی برای چیزی (مثلاً یک کارمند می خواهد بداند آیا می تواند از ماشین شرکتی استفاده کند یا خیر).
• 2. هماهنگی هر گونه اقدام (مثلاً یک کارمند وظیفه تشکیل جلسه با تامین کنندگان را دارد و مهم است که در مورد زمان جلسه، لیست شرکت کنندگان و لیست مدارک لازم به توافق برسد).
• 3. کسب اطلاعات مختصر (مثلاً برای انجام یک تکلیف، یک کارمند نیاز به دریافت مختصات یک سازمان و اطلاعات مختصری در مورد آن دارد که مدیر در اختیار دارد).
• 4. ارائه اطلاعات مختصر (مثلاً یک کارمند مذاکرات مهمی را انجام داده است و می خواهد فوراً نتایج خود را به مدیر گزارش دهد).
• 5. امضای اسناد (دستورهای پرداخت، دستورات، دستورالعمل ها، قراردادها و غیره). امضای اسناد همیشه کار سریعی نیست. مواقعی وجود دارد که یک کارمند اطمینان می دهد که "چند دقیقه کاری برای انجام دادن دارد، فقط توافق نامه را امضا کنید" و سپس معلوم می شود که مدیر برای اولین بار این توافق نامه را می بیند و هنوز باید آن را به طور کامل مطالعه کند. قبل از امضا

مسائل زیادی وجود دارد که از دیدگاه زیردستان نیاز به یک راه حل فوری در هر سازمانی دارد. با این حال، اگر هر کارمند بلافاصله به دلیل بروز مسائل فوری در کارش به سراغ مدیر برود، تمام وقت کاری مدیر صرف حل آنها می شود. به همین دلیل است که سازماندهی مناسب جریان سؤالات فوری از زیردستان بسیار مهم است. و مجدداً هر شرکتی راه حل خود را پیدا می کند که برای آن بهینه است، اما در حالت کلی می توانید موارد زیر را انجام دهید.

تمام سوالات گروه بندی شده و کار با هر گروه به روش خاصی ساختار یافته است.

مسائلی که در مورد آنها سند وجود دارد و مدیر قبل از هر تصمیمی باید ابتدا این سند را مطالعه کند. منشی این اسناد را در پوشه "برای بررسی" جمع آوری می کند. این اسناد شامل پیش نویس سفارش ها، دستورالعمل ها، پیش نویس نامه ها به مشتریان، شرکا، پیمانکاران، پیش نویس قراردادها، مطالب تبلیغاتی و اطلاعاتی و یادداشت ها می باشد. تقریباً هر مشکلی با یک یادداشت قابل حل است. ممکن است حقایقی را بیان کند (در این صورت آموزنده خواهد بود) یا ممکن است سوالی را مطرح کند. در طول روز، این اسناد نزد منشی جمع می شود و مدیر همه آنها را به یکباره در پایان روز کاری یا در ابتدای روز بعد مشاهده می کند.

واقعا امور فوریاغلب می توانید آن را از طریق تلفن حل کنید (اگر نیازی به مطالعه یا امضای هیچ سندی ندارید). این به شما امکان می دهد در زمان قابل توجهی صرفه جویی کنید. منشی از کارمند می پرسد چه سوالی دارد و تلفنی به مدیر گزارش می دهد و مدیر تصمیم می گیرد که با کارمند صحبت کند یا خیر. اگر مدیر تصمیم بگیرد که صحبت نکند، می‌تواند سؤال را برای کسی (مثلاً معاونش) ارسال کند یا از کارمند بخواهد سؤال را به صورت کتبی بنویسد و در پوشه «برای بررسی» قرار دهد یا از کارمند بخواهد در زمان دیگری با او تماس بگیرید

همه گروه‌های مسائل فوق معمولاً حدود 80 درصد از همه مسائل فوری را تشکیل می‌دهند. پس از مرتب سازی، تنها آن 20 درصد از مسائل باقی می ماند که واقعاً برای حل آنها نیاز به یک جلسه فوری دارد. اما این پنج برابر کمتر از زمان مدیر است - افزایش راندمان کاری مدیر وجود دارد و همه اینها به لطف تلاش های منشی وی است.

علاوه بر این، با تلاش مشترک منشی و مدیر، کارمندان می توانند به تدریج به کارکنان آموزش دهند تا سؤالات حل شوند را جمع آوری کنند و حداکثر روزی یک بار با لیستی از سؤالات برای حل شدن به مدیر مراجعه کنند. اگر بتوان چنین نوآوری را اجرا کرد، بار کاری مدیر را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. در این صورت می توانید برای هر یک از زیردستان در پایان یا ابتدای روز کاری 10-15 دقیقه برای حل تمام مسائل جاری اختصاص دهید. می توانید برای این کار یک برنامه زمانی ایجاد کنید.

یکی دیگر از گزینه های پذیرش در مورد مسائل جاری کاری تعیین ساعت مشخصی برای هر روز است که هر کارمند (به ترتیب اولویت که توسط منشی تنظیم می شود) می تواند به مدیر مراجعه کند و همه مسائل خود را حل کند. به عنوان مثال، یک زمان بسیار محبوب از ساعت 13:00 تا 14:00 (پس از استراحت ناهار) است، زیرا ثابت شده است که بعد از ناهار انجام فعالیت فکری سبک مؤثرتر است و حل سؤالات کوتاه فعلی متعلق به آنها است. همچنین زمان 9.00 تا 10.00 برای این اهداف مناسب است، زیرا در همان ابتدای روز کارمندان معمولاً به راه حل هایی برای مسائل فوری نیاز دارند. اینها فقط چند نمونه هستند سازمان ممکنچنین ترفندهای کوتاه بسته به ویژگی های سازمان، زمان و مدت پذیرش، در دسترس بودن سابقه سوالات و راهکارها، ترکیب کارکنان و توزیع آنها در پذیرش و سایر پارامترها ممکن است متفاوت باشد. در هر مورد خاص، منشی می تواند خلاقیت خود را به کار گیرد و الگوریتمی را توسعه دهد که نه تنها از نظر فناوری پیشرفته و از نظر زمان کارآمد باشد، بلکه برای همه اعضای فرآیند نیز راحت باشد.

الگوریتم ارتباطات تجاریمرحله منشی با بازدیدکننده: سوالات باز، که فرد را تشویق می کند تا اطلاعاتی درباره خود ارائه دهد. برای جلوگیری از "اثر بازجویی" نباید بیش از 5-7 سوال بپرسید. بررسی برقراری تماس با خلاصه کردن: "پس..."؛ لحن نرم به سبک "دکتر خوب"؛

چای و قهوه بازدیدکنندگان معمولاً خود فنجان ها را از سینی می گیرند. اگر منشی جام ها را خودش مرتب می کند، باید از زنان شروع کند و از قدیمی ترین ها. شما می توانید فنجان ها را با توجه به تعداد بازدیدکنندگان روی میز قبل از رسیدن آنها بچینید؛ در این صورت قهوه و چای بعد از ورود بازدیدکنندگان در قهوه جوش وارد دفتر شده و در حضور آنها ریخته می شود.

پذيرايي كاركنان سازمان در مورد مسايل كاري اجمالي، سوالات كاري مختصر عبارتند از: اخذ اجازه شفاهي براي امري; هماهنگی هر گونه اقدام؛ کسب اطلاعات مختصر؛ ارائه اطلاعات مختصر؛ امضای اسناد

پیش نویس اسنادی که یک مدیر باید قبل از تصمیم گیری مطالعه کند: اینها پیش نویس دستورات، دستورالعمل ها، نامه ها، قراردادها، مطالب تبلیغاتی و اطلاعاتی، یادداشت ها هستند. منشی آن را در پوشه "برای بررسی" جمع آوری می کند. در طول روز، این اسناد نزد منشی جمع می شود و مدیر همه آنها را به یکباره در پایان روز کاری یا در ابتدای روز بعد مشاهده می کند.

منشی اسنادی را که مدیر قبلاً دیده و تأیید کرده است، آماده امضا در پوشه «برای امضا» قرار می‌دهد. مدیر می تواند این اسناد را به یکباره امضا کند و 10 تا 15 دقیقه را برای این کار در وسط روز (برای تخلیه بار) یا در ابتدا و انتهای روز (دوره تمرین یا خستگی) اختصاص دهد.

زمان بهینهبرای حل مسائل مختصر فعلی از ساعت 9:00 تا 10:00، زیرا کارکنان معمولاً باید مسائل فوری را در ابتدای روز کاری حل کنند. از قبل (بعد از استراحت ناهار) زیرا ثابت شده است که بعد از ناهار بهتر است به فعالیت فکری سبک بپردازید.

پذیرایی از کارکنان سازمان برای گفتگوی مفصل در مورد مسائل کاری این موارد عبارتند از: ارائه بازخوردبه یک کارمند بر اساس نتایج انجام هر کار در مقیاس بزرگ؛ تصمیم گیری در مورد یک موضوع جهانی؛ بحث در مورد برنامه ها و گزارش های کارکنان؛ گفتگوی صدور گواهینامه، بحث در مورد نتایج کار کارمند در یک دوره طولانی (شش ماه، یک سال)؛ بحث در مورد پیشنهادات و ایده های کارکنان برای بهبود کار، سازماندهی مجدد، تغییر استراتژی و سایر مسائل جهانی.

گفتگو در مورد مسائل کاری پس از تعیین زمان مشخص توسط مدیر، لازم است به کارمند اطلاع داده شود. در شرکت های کوچک، هر کارمند می تواند داشته باشد زمان مشخصوقتی می تواند در مورد مسائل جدی بحث کند. برای تثبیت این نظم، یک برنامه پذیرش تهیه شده است.

پذیرش کارکنان سازمان در مورد مسائل شخصی این موارد عبارتند از: درخواست مرخصی از جمله بدون حقوق. بحث مرخصی زایمان; بحث در مورد امکان ترکیب کار و تحصیل؛ درخواست تغییر برنامه کاری به دلیل شرایط شخصی/خانوادگی؛ بحث در مورد امکان رشد شغلی یا انتقال به بخش دیگر؛ بحث در مورد امکان افزایش دستمزدها؛ بحث اخراج

قرار ملاقات با کارمندان سازمان در مورد مسائل شخصی قرار ملاقات در مورد مسائل شخصی را می توان در همان مجله ای که برای امور کاری انجام داد. در ستون "سوال" فقط "شخصی" بدون مشخص کردن جزئیات نشان داده شده است. هنگامی که مدیر در مورد تاریخ جلسه تصمیم می گیرد، می تواند با کارمند تماس بگیرد و مستقیماً ماهیت موضوع را از او بفهمد (معمولاً مرسوم نیست که شفاف سازی چنین موضوعاتی را به منشی ها بسپارید).

برای سوالات شخصی کارمندان زمان خاصی در نظر گرفته شده است که در اکثر موارد این ساعات عصر و تا حدودی پس از پایان روز کاری است. این برای مدیر راحت است، زیرا امور جاری در ساعات کاری قطع نمی شود و کارمندانی که علاقه مند به حل یک مسئله شخصی هستند معمولاً بدشان نمی آید که دیر بمانند.

پذیرایی از کارکنان یک سازمان در مورد مسائل شخصی اگر یک بار در هفته توسط مدیر پذیرایی در مورد مسائل شخصی انجام شود، 5 تا 10 نفر می توانند برای آن ثبت نام کنند، اگر دو بار در ماه، افراد و اگر پذیرایی یک بار برگزار شود. ماه، سپس شما می توانید تا 25 نفر ثبت نام کنید.

سازماندهی پذیرایی از شرکای تجاری شرکت مدیر یا شخصی از طرف او در مورد تاریخ و ساعت جلسه توافق می کنند و شرکا در ساعت مقرر حضور می یابند. در یک محیط تجاری، ورود بدون توافق قبلی مرسوم نیست.

سازماندهی پذیرایی از شرکای تجاری شرکت مهم است که از قبل نام مهمانان، نام شرکت ها، موقعیت ها و شماره تماس آنها را بررسی کنید. این اطلاعات برای سفارش پاس و تایید جلسه در آستانه مذاکرات و همچنین برای اینکه بتوانید در صورت تاخیر ناگهانی و عدم تماس خود با آنها تماس بگیرید.

ملاقات با شرکای تجاری شرکت ملاقات با مهمانان در ساعت مقرر در ورودی ساختمان، محل نگهبانی و یا در پذیرایی و همراهی آنها تا پذیرایی، اخلاق خوبی محسوب می شود. هنگام ملاقات، باید مشخص کنید که آیا این شخصی است که منتظر او هستید یا خیر. پس از احوالپرسی، باید خودتان را معرفی کنید و از آنها دعوت کنید تا شما را دنبال کنند. نیازی به آزار دادن مهمان با گفتگو و سوال نیست. تنها نکته دیگری که می توان در مسیر پذیرایی به میهمان اطلاع داد، محل قرارگیری سرویس های بهداشتی است.

سازماندهی پذیرایی از «فروشندگان» نام بازدیدکننده و هدف از بازدید او را خوشامدگویی و روشن کنید. پس از شنیدن نام شرکت و هدف از بازدید، اگر بازدیدکننده بلافاصله شروع به تعریف و تمجید از محصول خود کرد، مودبانه صحبت را قطع کنید و سعی کنید به گفتگو پایان دهید. اگر «فروشنده» سعی در ادامه مکالمه دارد، باید مکالمه را دوباره پایان دهید، اما محکم تر.

پذیرش شهروندان در مورد مسائل شخصی در طول پذیرش شخصی از شهروندان، یک دفترچه (کتاب) پذیرش نگهداری می شود که تاریخ، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی شخصی که به پذیرش آمده است، آدرس او، اصل موضوع را ثبت می کند. ، نام خانوادگی متصدی پذیرش و نتایج رسیدگی به درخواست تجدیدنظر. اگر حجم کار زیاد باشد، چنین ثبتی روی کارت های ثبت نام و کنترل انجام می شود.

کارت ثبت نام و کنترل کارت پذیرش شخصی شهروندان شماره _______ "__" ___________ 200_ نام کامل ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ آدرس، حرفه، محل کار (خدمت)، موقعیت و سایر اطلاعات مربوط به بازدید کننده ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ نوع تجدیدنظر و آن خلاصه _____________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ سند روی ___ برگه پذیرفته شد، ثبت شده زیر N ___ به تاریخ _____ چه کسی پذیرفت (نام خانوادگی)، امضا _________________________________________________ چه تصمیمی گرفته شد.

پذیرش شهروندان در مورد مسائل شخصی اگر درخواست یا شکایتی توسط مدیر در حین پذیرش قابل حل نباشد، کتبا ارائه می شود و به عنوان درخواست کتبی رسیدگی می شود. لازم است در پایان پذیرایی، مراتب را نسبت به تجدیدنظرخواهی به اطلاع شهروندان رسانده و یا در صورتی که حل موضوع در صلاحیت ارگان دیگری است، به شناسایی این ارگان، محل، شماره تماس و ... کمک نمایند.

پذیرایی از کارگران اعزام شده برای اطلاع از اینکه آیا این بازدید از قبل توافق شده است و همچنین موضوعی که بازدید کننده برای آن آمده است. گواهی سفر را علامت بزنید؛ کمک در انتخاب مواد لازم; دریابید که آیا به متخصص اعزام شده هتل ارائه شده است یا خیر. اگر نه، پس در حل این موضوع کمک کنید، راحت ترین مسیر حمل و نقل از هتل به موسسه را توضیح دهید.

قوانین رفتار برای بازدیدکنندگان در محل کار غذا نخورید. مکالمات تلفنی اضافی نداشته باشید، حتی در وقت ناهار، هیچ کاری غیرمرتبط با کار انجام ندهید. محل کار خود را مرتب نگه دارید. هنگام پذیرایی از بازدیدکنندگان، به خاطر داشته باشید که محرمانه بودن را حفظ کنید.

45

الگوریتم رفتار در صورت شکایت بازدیدکننده؛ در مورد شکایت موجه باید عذرخواهی کرد. اگر شکایت موجه نباشد، باید نسبت به وضعیت موجود ابراز پشیمانی کرد. لازم است گزینه هایی برای حل مشکل ارائه شود و در مورد آنها با مشتری توافق شود. آنچه برنامه ریزی شده است باید انجام شود یا شخصاً نظارت شود.