Главная Идеи Руководитель структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения: вхождение в должность По направлениям руководителей структурных подразделений

Руководитель структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения: вхождение в должность По направлениям руководителей структурных подразделений

Эксперты расскажут, что такое структурное подразделение, разъяснят правовые аспекты деятельности, основные функции и методики управления такими подразделениями.

Из статьи вы узнаете

Структурное подразделение - это цеха, участки, отделы, секторы и тому подобные подразделения, которые входят в структуру организации . Располагаться они могут по месту нахождения организации или территориально обособленно. Значит подразделение может быть внутренним или обособленным.

Структурное подразделение организации - это: определение и правовые аспекты работы

Структурное подразделение организации - это структурная часть, которая выполняет функциональные, производственные задачи. Сотрудники в своей работе руководствуются должностными инструкциями .

Так как структурное подразделение предприятия - это его часть, его нельзя рассматривать в отдельности от самого предприятия, наделять юридической, экономической самостоятельностью. Если руководство организации приняло решение о создании структурного подразделения, нет никакой необходимости или обязательства оповещать регистрационные органы (если речь не идет об обособленном подразделении).

Деятельность структуры отражают в общем балансе компании. Для звена не назначают отдельный статистический код, не открывают и отдельный банковский счет и так далее.

Эксперты «Системы Кадры» расскажут об особенностях работы ячеек, на которые возложены определенные функции, об оформлении документов при создании таких структур, дадут определение индексатору и подробно опишут способы его создания.

На основании чего осуществляется работа структурных подразделений

Деятельность структурного подразделения - это выполнение функциональных, производственных задач. В организации может быть разработано Положение о работе структурного подразделения . Это делает руководитель организации с учетом установленных норм законодательства.

Раздела Положения о работе структурного подразделения

Общие положения, где описано сама организация и намерение создать отдельную структуру.
Численности и состава персонала.
Функции и задачи, возложенные на звено.
Цели и методы их достижения.
Порядок назначения руководителя.

Руководитель структурного подразделения - это кто, кем он может быть назначен

Руководитель структурного подразделения - это работник, на которого возложена непосредственная ответственность за выполнение поставленных задач. Методики и модель управления делегируются высшим руководством организации или могут выбираться руководителем отдела, сектора, участка, цеха самостоятельно.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, , приведет пример создания службы охраны труда в виде отдельного звена.

Работа созданной ячейки должна быть гибкой. Это позволит максимально быстро реагировать на все изменения, происходящие не только внутри организации, но и во внешней среде, на рынке труда. Учитывая, что звено отвечает за соответствующую сферу деятельности, работа всех единиц ячейки должна быть специализированной. Нагрузка на руководителя не должна быть чрезмерно большой.

Обособленное структурное подразделение - это какое: требования и функции

Структурное подразделение - это рабочая ячейка. Если речь идет об обособленном подразделении, то оно, в отличие от внутреннего, располагается отдельно от головной организации.

Структурное подразделение организации - это (пример)

Обособленное структурное подразделение - это представительство, филиал или иное обособленное подразделение. При его создании соблюдается определенная последовательность.

Структурное подразделение - это ячейка, на которую возлагают определенные функции. При создании нескольких подразделений их функции не должны дублировать друг друга. В зависимости от места нахождения, в организации могут создавать внутренние структурные подразделения, а также обособленные подразделения.

При создании обособленного подразделения (ОП) руководитель головной организации имеет право назначить ответственное лицо, управляющее этим подразделением. Отношения между руководством главного офиса и начальством ОП оформляются в виде , а также доверенности на управление подразделением, которая дает возможность руководителю ОП представлять интересы компании.

При этом свои полномочия руководитель ОП осуществляет от имени головного офиса, поскольку сам он единоличным органом юр. лица не является. Трудовой договор, заключающийся с начальником ОП, оформляется в соответствие с требованиями ТК РФ.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Руководитель обособленного подразделения обязан:

осуществлять управление ОП в соответствие с возложенными на него задачами;
планировать мероприятия ОП и контролировать ход их выполнения;
формировать штат сотрудников ОП, распределять среди них обязанности;
следить за соблюдением условий охраны труда.

Общая структура организации

Сами по себе обособленные подразделения не имеют юридического статуса, поэтому они:

не являются субъектами правоотношений;
не обладают гражданской правоспособностью;
являются частью целой компании.

Часто незнание вышеперечисленных положений создает путаницы, например, можно часто встретить формулировку «ОП на правах юридического лица», в то время как ОП само является частью юридического лица, а законом запрещено вхождение одного юр. лица в другое.

Возникновение обособленного подразделения может проходить по факту, без отражения в учредительной документации компании. Для этого необходимо, чтобы рабочее место за пределами местонахождения компании было стационарным и просуществовало больше месяца.

Что важно учесть

Условия по закону

Само обособленное подразделение признается таковым в случае, если структура территориально обособлена от головной организации и имеет в свое составе оборудованные рабочие места. Рабочее место признается стационарным, если существует более одного месяца. Данное положение указывается в 2 п. 11 ст. НК РФ.

Признание организации обособленным подразделение происходит независимо от того, отражено ли данное положение во внутренней учредительной документации компании. Для обособленных подразделений обязательна регистрация в .

В соответствие с федеральных законодательством главы обособленных подразделений назначаются основной компанией и действуют на основании выданной им доверенности. Действуют руководители ОП от имени головной компании, эта же компания несет полную ответственность за все последствия деятельности руководства подразделения.

Структурное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, их руководители сами назначаются юридическим лицом и действую по доверенности, имеющей установленный образец. Стоит отметить, что наличие доверенности обязательно, поскольку полномочия руководителей не могут основываться на иных учредительных документах компании.

При возникновении споров, с участием ОП, действия по договору подписанному руководителем подразделения считаются совершенными самим юридическим лицом (головной компанией). Но это условие справедливо только в том случае, если на момент подписания договора глава ОП имел доверенность от компании.

В соответствие с законодательством подразделениям может присваиваться основной классификатор — , а также ОКОГУ, и другие.

Местом нахождения компании признается также и территория, где она осуществляет свою деятельность через обособленное подразделение. Поэтому организация обязана уведомить о своем присутствие налоговые органы по месту регистрации ОП.

Уведомление налоговых органов необходимо провести в определенные сроки: в случае создания обособленного подразделения - 1 месяц, в случае изменения условий существующей структуры - 3 дня. В случае прекращения функционирования ОП, руководство организации обязано оповестить УФНС в течение 3 дней с момента .

В случае необходимости в проведении кассовых операций ОП обязано вести . При этому в соответствие с указаниями Банка России руководитель головной компании должен брошюровать листы кассовых книг по каждому имеющемуся подразделению, где проводятся кассовые операции.

Образец трудового договора с руководителем обособленного подразделения:

Должностные требования

Стандартная вакансия руководителя структурного подразделения содержит ряд требований к кандидату, соблюдение которых позволит ему эффективно выполнять возложенные задачи.

К таким требованиям относится:

Знание законодательства РФ	Руководитель должен знать различные нормативные акты, определяющие функционирование обособленного подразделения, а также законодательство РФ, касающееся сферы деятельности подразделения.
Знание отрасли	Глава ОП обязан иметь обширные знания в сфере хозяйственной деятельности подразделения, знать документы регламентирующие профиль, специализацию филиала. Также он должен четко понимать перспективы экономического и социального развития подразделения и компании.
Знание основ работы с персоналом	Умение организовывать мероприятия по повышению эффективности этой работы.
Знание основ охраны труда, трудового законодательства	Руководитель должен хорошо разбираться в требованиях экологической безопасности, знать основные положения санитарно-эпидемиологического законодательства.

Помимо вышеперечисленного назначение на должность руководителя ОП требует соответствующей квалификации: высшее профильное образование и стаж аналогичной работы не менее 5 лет.

Принцип управления

Управление обособленным подразделение может осуществляться тремя основными способами:

Централизованное управление	При этом способе делопроизводства все кадровые решения остаются за головной компанией. Копии документов с распоряжениями рассылаются филиалам по локальной сети или электронной почте. Основной недостаток централизованного способа управления это его высокая затратность, поскольку часто приходится прибегать к услугам курьеров. Достоинством же этого способа управления является полный контроль за формирование штата сотрудников подразделения.
Децентрализованное управление	При этой форме делопроизводства часть решений по кадровой политике остается за руководством ОП. Объем переданных руководителю подразделения полномочий может варьироваться в широких пределах, например, ему может быть позволено вести трудовые книжки, знакомить сотрудников с положениями устава компании или самостоятельно рассматривать резюме, нанимать сотрудников и т.п. Распределенное управление дает возможность руководству своевременно нанимать сотрудников и более эффективно вести кадровую политику в целом.
Смешанное управление	Данный способ делопроизводства может сочетать элементы вышеперечисленных систем, в различных пропорциях.

Составление трудового договора

Заключение трудового договора с руководителем обособленного подразделения производится в соответствие с нормами ТК РФ. Срок длительности контракта может быть как определенным, так и неопределенным. В первом случае заключается временный контракт.

Обычно глава компании самостоятельно принимает решение о назначении руководителя ОП. Назначенный глава ОП действует от имени компании на основании доверенности. В трудовом договоре и доверенности в обязательном порядке указываются обязанности и права руководителя ОП, а также пределы его компетенции.

Основными документами, регламентирующими права и обязанности главы ОП, являются:

трудовой договор;
устав компании;
доверенность.

При составлении трудового договора в нем обязательно указывается место работы будущего руководителя, а в случае если ОП находится в отличном от местонахождения головной компании местности, то дополнительно указывается адрес ОП. Также в контракте необходимо четко разграничивать собственно трудовые функции главы ОП и его полномочия.

При приеме руководителя подразделения на работу его испытательный срок не может быть больше 6 месяцев. Данное положение отражено в 70 ст. ТК РФ.

Условия расторжения трудового договора с руководителем обособленного подразделения, при условии, что оно расположено в иной местности, соответствуют правилам . Местность нахождения ОП признается иной, если она находится за пределами территориально-административной единицы (город, поселок и пр.), в которой расположена головная компания.

При увольнении руководителя подразделения начальство головного офиса обязано предложить ему аналогичную должность по месту его фактической работы. Если таковая отсутствует, то дальнейшее увольнение сотрудника также проходит по правилам ликвидации компании. Это обстоятельство объясняется тем, что с увольнением руководителя фактически происходит закрытие действующего подразделения.

По трудовому законодательству к главе ОП могут быть применены меры дисциплинарной ответственности. Например, за грубое нарушение трудовых обязанностей или в том случае, если руководитель принял решение, повлекшее крупные материальные убытки или приведшее к ущербу имущества компании, на главу подразделение может быть наложено взыскание в форме увольнения. Данные меры распространяются только на руководителей филиалов, и не могут применяться к их заместителям и помощникам.

Что делает руководитель обособленного подразделения

Главной задачей руководителя ОП является выполнение задач, возложенных на него главой компании. Их перечень указывается в различных документах: должностная инструкция, устав организации, контракт и т.д.

Дополнительно работа главы подразделения требует выполнения следующих обязанностей:

Регулярно проводить среди сотрудников ОП учебные мероприятия по технике безопасности, а также контролировать своевременное прохождение работниками требуемых аттестаций. Сюда же входят обязанности руководителя по организации регулярных медицинских осмотров сотрудников, выдачу им спец. одежды, необходимой для выполнения трудовой деятельности.
Контролировать соблюдение работниками рабочей дисциплины, правил ТБ и охраны окружающей среды. В случае, если функционирование компании связано с необходимостью соблюдения государственной или коммерческой тайны, то контроль за соблюдением секретности также ложится на главу ОП.
Обеспечивать пополнение штата сотрудников ОП. Руководитель формируют кадровую политику, задача которой создание сплоченной команды квалифицированных сотрудников. Также в рамках этой политики должны проводиться мероприятия по повышению мотивации работников, увеличению эффективности их работы.

Уплата налогов

Руководитель ОП, как ответственное лицо, отвечает за финансово-хозяйственные операции доверенного ему подразделения. При условии, что эти операции проводились на основании подписанных руководителем документов и имеют соответствующий приказ, а сами действия не выходили за рамки компетенции руководителя.

Глава ОП несет ответственность за укрывание, занижение доходов подразделения или сокрытие каких-либо объектов налогообложения. Также руководитель подразделения будет отвечать в том случае, если налоговой службе не будут своевременно предоставлены бухгалтерские отчеты, расчеты и прочие документы, необходимые для уплаты налогов. При возникновении перечисленных нарушений на руководителя накладывается штраф в размере 2-5 МРОТа, при повторном нарушении - 5-10 МРОТ.

Также глава ОП в особых случаях может быть привлечен к уголовной ответственности, например, при умышленном сокрытие доходов или искажении данных в предоставляемых в налоговую документов. В таком случае руководителю грозит до 4 лет лишения свободы, с последующим ограничением на занятие определенных должностей.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Структурное подразделение - это структурная часть организации, которая выполняет определенные производственные или функциональные задачи в рамках устава и должностных инструкций работников.

Правовые аспекты работы структурных подразделений

Структурное подразделение не может быть рассмотрено в отдельности от предприятия, ведь оно не наделено юридической или экономической самостоятельностью. В соответствии с законодательством, можно выделить следующие особенности данных структурных единиц:

если руководство предприятия приняло решение о том, что необходимо создать структурное подразделение, то нет никакой надобности или обязательства сообщать об этом в регистрационные органы;
не требуется постановка на учет в налоговых органах, пенсионных и страховых фондах;
для структурного подразделения не ведется отдельных бухгалтерских документов, а его деятельность отражается в общем балансе организации;
для данного звена не назначается отдельный статистический код;
не допускается открытие отдельных банковских счетов для структурного подразделения.

Положение о подразделениях

Деятельность структурного подразделения осуществляется на основании специального положения, которое разрабатывается руководством предприятия в соответствии с установленными законодательными нормами. Документ содержит в себе следующие основные разделы:

общие положения, в которых производится описание самого предприятия, а также намерений о создании определенной организационной структуры;
обзор численности и состава персонала как в общем, так и по каждому подразделению;
функции, которые должно выполнять структурное звено;
определение целей его деятельности, а также постановка задач, которые обеспечат их достижение;
назначение руководства подразделений, а также определение круга их полномочий;
описание механизмов взаимодействия между структурными подразделениями, а также с руководящими органами;
определение ответственности подразделения в целом, а также руководителя и отдельных работников лично;
порядок ликвидации структурного звена с указанием процедуры, а также существенных причин.

Требования к структурным подразделениям

Чтобы обеспечивать непрерывную эффективную работу, структурное подразделение должно соответствовать ряду обязательных требований, а именно:

подчинение должно быть централизованным, то есть каждый из работников должен быть подотчетным непосредственно руководителю данного структурного звена, который, в свою очередь, регулярно предоставляет отчетность генеральному директору;
работа подразделения должна быть гибкой, с возможностью быстро реагировать на любые изменения как внутри организации, так и во внешней среде;
работа каждой структурной единицы должна быть строго специализированной (то есть звено должно отвечать за определенную сферу деятельности);
нагрузка на одного руководителя не должна быть слишком большой (не более 20 человек, если речь идет о среднем звене);
независимо от своего функционального предназначения, подразделение должно всячески обеспечивать экономию финансовых ресурсов.

Функции структурных подразделений

Каждое структурное подразделение организации призвано выполнять определенные функции, отраженные в соответствующем положении. Их содержание зависит от сферы и рода деятельности звена. При разработке функций руководство должно основываться на следующих требованиях:

формулировка функций подразумевает одновременную постановку задач для их достижения;
обозначение функций в документе осуществляется в убывающем порядке (от основных к побочным);
функции разных структурных подразделений не должны пересекаться между собой и повторяться;
если у звена есть определенные связи с другими структурными единицами, то их функции должны быть согласованы во избежание противоречий;
все функции подразделений должны иметь четкое числовое или временное выражение, чтобы обеспечить возможность оценки качества работы;
при разработке функций нужно обращать внимание на то, чтобы они не выходили за рамки полномочий или прав руководства.

Управление подразделениями

Как и предприятие в целом, все его звенья нуждаются в эффективном управлении. Непосредственную ответственность за выполнение этой задачи несет руководитель структурного подразделения. Стоит отметить, что методика и модели управления могут быть выбраны локальным начальством самостоятельно или же делегированы сверху.

В зависимости от сферы деятельности подразделения, а также рамок ответственности руководителя, последний имеет право делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. При этом должна соблюдаться строгая система отчетности и контроля. Итоговая ответственность за результаты работы лежит исключительно на руководителе.

Деятельность должна быть организована следующим образом:

в начале периода руководитель осуществляет планирование, что закрепляется в соответствующих документах;
далее идет непрерывный мониторинг результатов работы, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на отклонения;
в конце отчетного периода проводится проверка на соответствие результирующих показателей плановым.

Выводы

Структурное подразделение организации - это ее основная рабочая ячейка, которая выполняет те или иные функции, регламентированные соответствующим положением. Стоит отметить, что такое структурное деление целесообразно только в рамках крупного предприятия, ведь в небольших фирмах полномочия могут быть распределены между отдельными работниками.

Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу. Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.

Эффективный руководитель подразделения — этот тот, который выполняет поставленные перед подразделением задачи. Это тот, кто готов взять ответственность на себя.

Чтобы быть эффективным руководителем, человек должен обладать рядом характеристик:

Компетентность — сила, способность, умение делать что-либо.
Управление — воздействие на кого-либо для достижения желаемого результата.
Управленческая компетентность — способность воздействовать на подчиненных для достижения желаемых результатов.
Компетенция — это базовая характеристика индивида, связанная с критериями эффективного и / или успешного действия в профессиональных или жизненных ситуациях.

Соотношение профессиональных (касающиеся специальности направления области, в которой человек работает) и управленческих навыков (умение руководить) у менеджеров.

Если мы идем с самых низов, начиная со старшего сотрудника в компании, 90% вашего успеха зависит от профессиональных навыков . И дальше по карьерной лестнице все больше ценятся управленческие навыки.

Руководителю достаточно разбираться в предметной отрасли на уровне среднего сотрудника, понимая структуру, как это работает. И когда мы доходим до высшего руководства, директор не должен быть лучшим специалистом, о должен быть «управленцем». Его задача — найти специалистов: лучшего главного бухгалтера, лучшего финансиста, лучшего продажника. И поставить им грамотно задачу, мотивировать на достижения.

Вывод: чем выше вы поднимаетесь по карьерной лестнице, тем больше требуется управленческих навыков.

Менеджерские навыки

Рассмотрим необходимые навыки, которые вам необходимы, даже если у вас в подчинении 1 сотрудник.

Базовые менеджерские навыки :
- управление временем (тайм менеджмент). Это первейший навык, с которого стоит начинать. Когда у вас в подчинении несколько человек, и у каждого 8-часовой рабочий день, вы должны эффективно организовать весь рабочий процесс каждого. Например, 5 подчиненных — организовать работу на протяжении 40 часов, 20 подчиненных — 160 часов;
- делегирование ответственности. Многие начальники делают ошибку, они делегируют полномочия, забыв делегировать ответственность. Если конкретный работник что-либо делает, он за это и отвечает;
- межличностная эффективность. Это умение общаться;
- оперативное лидерство — умение заразить энтузиазмом других сотрудников, верой в то, что мы можем перевыполнить план, например.
Навыки оперативного менеджмента (более 7 подчиненных):
- поиск и подбор кадров (собеседования — это задача кадровой службы) — составление описания вакансий, кто вам нужен;
- обучение и супервизорство — руководитель должен понимать, как можно «вырасти» свои кадры, как осуществлять контроль за сотрудниками по итогам обучения;
- контроль и оценка исполнения — контролировать, чтобы вовремя дать «обратный ход», если сотрудник что-то делает не так;
- управление совещаниями — развивает межличностную эффективность руководителя. Если на базовом уровне мы давали задания индивидуально сотрудникам, контролировали исполнение, то теперь у вас много подчиненных, и контролировать каждого из них нереально. Грамотное проведение совещаний позволит в сжатые сроки дать задания всем работникам и получить от всех обратную связь;
- управление проектами — достижение заранее известного результата, который обладает характеристиками: сроки, объемы, качество, бюджет, выделенный на это.

Целеполагание по S.M.A.R.T.

Первый инструмент, который потребуется руководителю — это умение правильно ставить цель , чтобы мы могли грамотно формулировать мысли, ставить цель подчиненным (когда делегируем задачи), для себя, когда мы определяем фронт работ, руководителям, когда мы хотим попросить что-то.

И один из самых эффективных инструментов по целеполаганию — это целеполагание по S.M.A.R.T.

Specific – конкретная. Цель / задача должна быть недвусмысленной и однозначной, т.е. сформулирована таким образом, чтобы сотруднику было понятно, что конкретно мы хотим делать.
Measure – измеримая цель (доступная). Должен быть четкий критерий, который позволит вам понимать: достигли / не достигли цель. Параметры могут быть количественные (проценты, деньги, штуки) и качественные (более качественное обслуживание, больше положительных отзывов, деловая репутация и популярность в интернете, бесперебойная работа оборудования).
Achievable – осуществимая, реальная цель. Завышенная цель демотивирует: если сотрудник считает цель невыполнимой, то вероятнее всего он не будет прилагать достаточных усилий для ее выполнения.
Result Oriented — цель, ориентированная на результат. Сотрудник должен понимать, какого результата он должен достичь, а не какой деятельностью заниматься.
Time Bounded — цель, ограниченная во времени, т.е. имеющая конечный срок.

Если задание, которое вы формулируете, как руководитель, имеет эти 5 слагаемых, то понять его иначе невозможно.

Когда заказчик дает задачу, выполнить которое не в ваших силах, не говорите ему «невозможно». Главное — вопрос цены.

SWOT-анализ

На первом этапе необходимо оценить имеющиеся активы. Это все то, что у вас есть, как материальные, так и нематериальные ресурсы. И какие из них у вас «сильные», а какие приведут к возможным рискам.

Ваши сильные стороны , которые есть сейчас (а в случае руководителя подразделения это может быть современное ПО, квалифицированный персонал, новейшие технологии, уникальные нематериальные активы — изобретения, бренды), они дают вам возможности .

Например, наличие квалифицированного персонала позволяет вам браться за сложные задачи, трудные контракты и дает вам возможность своевременно и качественно их выполнять, получая удовлетворенных клиентов и дополнительные заказы.

И наоборот, слабые стороны (низкоквалифицированный персонал, немотивированные работники, слабое техническое обеспечение) — это влечет за собой риски и угрозы .

Например, низкоквалифицированные рабочие — это всегда угроза срыва сроков или потеря качества продукта, что может привезти к конфликту с заказчиком и полной потере контракта.

Грамотный SWOT анализ поможет усилить работу руководителя.

Данный анализ можно использовать для оценки сильных/слабых сторон всего подразделения, отдельно взятого сотрудника или команды. И далее сделать выводы, чтобы минимизировать угрозы и по максимуму использовать возможности.

Этапы SWOT анализа

SWOT анализ проводится в 2 этапа. Начинается с аудита внешней среды, а затем производится аудит внутренней среды.

1 Этап — аудит внешней среды :

Тенденции рынка. Это рынок, на котором мы присутствуем. Каждая компания производит некий продукт/товар. И мы смотрим, каковы тенденции рынка: растет/уменьшается спрос на какой-то сегмент, количество конкурентов снижается/растет, появилась мода на продукт и т.д.
Поведение покупателя. Как он принимает решение о покупке, какие критерии для него наиболее значимы. Есть время, когда покупатель предпочитает продукт бизнес-класса, предъявляя повышенные требования к нему (такое часто бывает при росте доходов покупателя). И наоборот, продукт подешевле и менее качественный, когда доходы падают.
Структура сбыта. Как продаются товары в регионах, как работает службы сбыта в компании.
Конкурентная среда. Влияние на рынок потребителей и поставщиков, угроза товаров-заменителей, различные барьеры для входа на рынок.

Все эти 4 пункта обязательны при проведении SWOT анализа, следующие пункты необязательны и зависят от вида деятельности подразделения.

Законодательство и политическая среда. Деятельность некоторых подразделений является строго регламентированной (например, введение санкционного списка продуктов для ввоза в Россию).
Экономическое положение страны, региона. Крупные изменения в экономике страны (повышение НДС до 20%, повышение пенсионного возраста), которые могут напрямую или косвенно повлиять на деятельность компании.
Социально-демографические факторы. Рост либо сокращение персонала в компании.
Изменение технологий. Новые технологии могут превратить ваш товар в никому не нужное «старье». Обучение сотрудников по новым технологиям.
Международная среда.
Экологическая среда.

2 Этап — аудит внутренней среды :

Оценка персонала: квалификация, мотивация, будущий потенциал сотрудника, лояльность к деятельности компании.
Оценка своей системы сбыта. Готов ли кто-то еще продвигать наши услуги, кроме нашей компании.
Продуктовый портфель. Это ассортимент продуктов или услуг, который предлагает компания. К примеру, если компания продает только 1 товар, спрос снизился — компания разорилась. А если продуктов много, то изменение спроса в одном сегменте можно заменить другим.
Основные конкуренты. Ищем наши конкурентные преимущества, чем наша компания лучше их. Находим слабые стороны конкурентов.
Анализ ценовой политики. Даже если у нашего продукта куча достоинств, но стоит он в 2-3 раза выше, чем у конкурентов, мы всегда будем проигрывать. Обязательно сравнение цен с конкурентами, цены должны быть конкурентными, не завышенными.

Метод технологических карт

Этот инструмент позволяет разрабатывать проекты, создавать должностные инструкции, правильно готовить систему мотивации, разрабатывать организационную структуру подразделения.

Используем метод технологических крат для описания бизнес-процессов . Основное отличие метода от многих других — доступность. Все другие методы требуют либо четкого знания методологий, либо владения программными продуктами.

Метод технологических карт нужен для того, чтобы обеспечить однозначность понимания. Поэтому когда вы планируете работу с другим подразделением и вам нужно четко понимать, кто что делает, кому передает, в какие сроки, какие методы являются критическими — этот метод придет вам на выручку.

Когда вы распределяете функционал внутри подразделения, когда вы согласовываете свои действия с руководством, когда вы осуществляете управление проектом, неким уникальным (не серийным) продуктом. В этом случае вам нужна технологическая карта.

Высокая практичность метода. Его можно использовать для решения любых задач в компании.

Доступность . Вам потребуется только ручка и листок бумаги, не нужны какие-то особые знания или умения.

Система обозначений

Круг (овал). Любой процесс/функция, т.к. то, что отвечает на вопрос «Что мы делаем?» или «Что мы будем делать?»
Прямоугольник обозначает продукт. Итог наших действий, что у нас получилось сделать.
Стрелочки — причинное-следственные связи.
Ромб — необходимые ресурсы. Для исполнения действия вам нужны доп. ресурсы (чужие активы — услуги юристов, телефонная связь, интернет). Ресурсы предшествуют следующему действию на технологической карте.
Замкнутая линия (красная на нашей карте) любой формы, объединяющая несколько процессов, — область ответственности. Зона ответственности всегда начинается с продукта и заканчивается продуктом. Кто из сотрудников за что отвечает.

Благодаря использованию этих обозначений у руководителя появляется «продуктовое» мышление. Он начинает мыслить не процессами (что сегодня за день сделал конкретный сотрудник), а «результатами»(каких результатов сегодня достиг работник — заключил несколько договоров, отправил 40 коммерческих предложений, продал 50 товаров). Т.е. приходит понимание, если результатов нет, необходимо что-то менять в своей деятельности.

Организационная структура предприятия

Линейная структура подразделения. Т.е. есть руководитель и специалисты. Начальник сектора (старший сотрудник) появляется, когда число ваших специалистов более 7.

Все сотрудники находятся в одинаковом положении, работают по одной должностной инструкции. Отсюда проистекает главный плюс этой системы — специалисты легко взаимозаменяемы. Если один ушел в отпуск, заболел, то мы легко можем возложить его обязанности на другого сотрудника, поскольку он сам хорошо знает эту работу, сам занимается аналогичной.

Основной минус. Все вопросы, которые нужно согласовать или уточнить, замыкаются на руководителе подразделения. И мы часто наблюдаем ситуацию, когда без руководителя работа «встанет», только он лично решает все основные вопросы компании. Поэтому руководителю нужно обратить внимание на «взращивание» полноценной замены.

Когда у вас появляются продукты с двойной подчиненностью, будет функциональная структура .

У нас есть функциональные высококвалифицированные сотрудники (строго на отдельную функцию): специалист по маркетингу, спец. по сервису, спец. по развитию, юрист. И есть сотрудники, которые занимаются непосредственно операционным процессом.

И все сотрудники в компании могут получать консультацию (или согласовывают свои действия) у узкопрофильных работников, повышая качество своей работы.

В случае отсутствия руководителя его могут заменить спец. работники — бухгалтер закрывает все вопросы по оплатам и документам, юрист разрешает споры с заказчиками и поставщиками, сервисмен ремонтирует технику.

Основной минус: возможны ситуации, когда специалисты одновременно получат несколько разных заданий, по одному от каждой службы (в схеме выше — 3 разные задачи).

Линейно-функциональная организационная структура предприятия. В рамках компании может идти параллельно рутинная и проектная работы, решение сложных задач. Есть разные процессы, и для их выполнения нужен разный функционал.

У каждого начальника отдела своя команда: у начальника сектора испытаний свои специалисты, у начальника сектора производства свои и т.д. Каждый специалист отвечает за свой начальный/конечный продукт.

С точки зрения производительности работы данная схема эффективная, потому что специалисты имеют узкую специализацию, они могут заниматься только своим делом, и за счет этого быстрее растет квалификация.

Руководитель предприятия/отдела может отсутствовать на месте, т.к. начальники секторов отвечают каждый за свою работу.

Часто такая схема предприятия действует в двух случаях:

На этапе роста рынка. Загрузка предприятия постоянно растет, и все работники постоянно загружены работой. Поэтому расходы на дополнительный персонал себя оправдывают.
Высокорентабельный бизнес.
В госструктурах, когда расходы на «простаивающих» рабочих не считаются. Не стоит главная задача — получение прибыли — а выполнение других функций.

Основной минус: схема самая затратная с точки зрения расходов на персонал. Это снижает мотивацию сотрудников, и, как правило, норма выработки человека снижается. Например, узкий специалист в летнее время «простаивает», а в сезон, когда наваливается куча работы, требует доплаты за переработку.

Дивизиональная оргструктура. Одинаковые параллельные процессы, но они отличаются по продукту, по применению.

Дивизион по продукту «А» и дивизион по продукту «Б», а далее идут специалисты, они имеют одинаковые функции, но разные знания.

Это может быть и разделение по регионам, свой дивизион в каждом регионе страны (например, продажа сельхозтехники: дивизион «Запад» и «Восток. И специалист, который работает в данном регионе, должен понимать, какая нужно агротехника, как она комплектуется, кто основные потребители).

Плюсы и минусы такой структура, как и в линейно-функциональной. Т.е. наши специалисты — это профессионалы в своем деле, руководитель может передоверить свою функцию управления начальникам отделов/дивизионов.

Основной минус: затраты на персонал. Нужно нанимать всех специалистов, порой не всегда они загружены работой на 100%.

С ростом бизнеса, чтобы организовать сотрудников, компания приходит к выводу, что нужно разделение по функциям и контроль за продуктами. Т.е. фактически происходит наслоение линейно-функциональной схемы на дивизиональную.

Возникает .

У руководителя отдела есть дивизиональные подчиненные (фармпродукция и охранные услуги). А далее появляются функциональные руководители (начальник учебного отдела и начальник сектора продаж).

В рамках отдела матричная структура имеет смысл, если количество сотрудников более 20; в рамках компании — когда более 300 работников.

Основные плюсы: экономия на персонале, облегчен набор кадров.

Основные минусы: большой документооборот, т.к. четко прописаны как вертикальные, так и горизонтальные обязательства каждого звена. Эта схема не приемлет личностный подход.

Мотивация сотрудников

Рассмотрим многофакторную модель мотивации ваших сотрудников.

учреждения образования

Типовой образец

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.

Должностная инструкция
руководителя структурного подразделения
учреждения образования
(учебно-консультационного пункта, секции,
лаборатории, кабинета и т.п.)
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Руководитель структурного подразделения учреждения образования
относится к категории руководителей.
1.2. На должность руководителя структурного подразделения учреждения
образования назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование
и стаж работы на педагогических или руководящих должностях в учреждениях,
организациях, на предприятиях, соответствующих профилю работы учреждения
образования, не менее 5 лет.
1.3. Руководитель структурного подразделения учреждения образования
назначается на должность и освобождается от нее приказом директора
учреждения по представлению ____________________________________________.
1.4. Руководитель структурного подразделения учреждения образования
должен знать:
- Конституцию Российской Федерации;
- законы РФ, постановления и решения Правительства РФ и региональных
органов управления образованием по вопросам образования и воспитания
обучающихся (воспитанников);
- устав учреждения образования;
- Конвенцию о правах ребенка;
- педагогику, педагогическую психологию, достижения современной
психолого-педагогической науки и практики;
- основы физиологии, гигиены;
- теорию и методы управления образовательными системами;
- основы экономики, права, социологии;
- организацию финансово-хозяйственной деятельности учреждения;
- административное, трудовое и хозяйственное законодательство;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности
и противопожарной защиты;
- _________________________________________________________________.
1.5. Руководитель структурного подразделения учреждения образования
подчиняется непосредственно _____________________________________________
(директору учреждения, иному должностному лицу)
и в своей практической деятельности руководствуется распоряжениями
директора учреждения образования и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Во время отсутствия руководителя структурного подразделения
учреждения образования (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.
Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за
качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. ______________________________________________________________.

2. Должностные обязанности
Руководитель структурного подразделения учреждения образования:

2.1. Руководит деятельностью структурного подразделения.
2.2. Организует образовательный процесс.
2.3. Контролирует выполнение учебных планов и программ.
2.4. Принимает меры по методическому обеспечению образовательного
процесса.
2.5. Организует заключение договоров с заинтересованными
предприятиями, учреждениями и организациями по подготовке кадров.
2.6. Обеспечивает комплектование образовательного учреждения
обучающимися (воспитанниками).
2.7. Создает необходимые социально-бытовые условия обучающимся
(воспитанникам) и работникам учреждения.
2.8. Принимает меры по сохранению контингента обучающихся
(воспитанников).
2.9. Вносит предложения руководству учреждения по подбору и
расстановке кадров.
2.10. Обеспечивает развитие и укрепление учебно-материальной базы
учреждения, сохранность оборудования и инвентаря, соблюдение
санитарно-гигиенических требований, правил и норм охраны труда и техники
безопасности.
2.11. _____________________________________________________________.

3. Права
Руководитель структурного подразделения учреждения образования
вправе:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения,
касающимися деятельности подразделения.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им
должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по
улучшению деятельности структурного подразделения.
3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных)
структурных подразделений учреждения.
3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных
подразделений к решению задач, возложенных на него (если это
предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с
разрешения руководителя учреждения образования).
3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.7. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников,
наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой
дисциплины.
3.8. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.9. ______________________________________________________________.

4. Ответственность
Руководитель структурного подразделения учреждения образования несет
ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)