Kunsten å nekte å få en positiv effekt. Hvorfor må du nekte kunder og hvordan gjøre det riktig? Hvordan svare på kundeavvisninger

Før eller siden har hver tekstforfatter et øyeblikk (i det minste, jeg ønsker dette for alle) når kundene bare "går i en jamb". Og i en slik situasjon, når tiden for å oppfylle bestillinger allerede er planlagt for en måned eller to fremover og sunn fornuft forteller deg at du i det minste bør takle dette, dukker han opp - drømmekunden, vel, eller bare en annen klient.

Det gjør jeg nok liten digresjon. Frilansere skriver ofte om behovet for å ta vare på seg selv, gi tid til hvile og personlig liv, for ikke å gli ned i arbeidsnarkomanens avgrunn, du vil ikke tjene alle pengene osv. Og gitt alle disse grunnene, må du si "nei" til kunden som søkte på tidspunktet for full ansettelse av forfatteren.

Dette er virkelig gode grunner, og jeg er helt enig med dem, men ... Hvordan nekte man egentlig en klient?

Se for deg situasjonen: i øyeblikket av en fullstendig blokkering finner en klient deg og ber deg skrive en serie artikler:

- med et interessant "ditt" tema;

– klar til å betale uten bud og krav om rabatter 100 % forskuddsbetaling;

- hvem ønsker å se på nettstedet hans bare skapelsen av hendene dine;

– lovende med tanke på videre samarbeid.

Hvordan nekte en slik kunde, innser du at du fysisk ikke vil ha tid til å fullføre prosjektet hans i tide? Eller vel, det er personlig tid og tretthet, fordi rekkefølgen er god, og personen også? For å være ærlig er denne situasjonen alltid smertefull for meg, så jeg bestemte meg for å spørre andre frilansskribenter om deres meninger.

Hvis bestillingen er med utsikter til videre samarbeid, om et virkelig "mitt" tema, med forskuddsbetaling og en god pris, er det synd å nekte. For faktisk er den ideelle kunden ekstremt sjelden. Jeg ville gjennomgått køen min i to måneder, valgt den mest uinteressante bestillingen og nektet å oppfylle den. Og jeg ville satt den ideelle kunden i hans sted.

Hvordan nekte en uinteressant kunde? Min hovedregel - vi tar på oss all skyld. De. beklager og nekter, sier vi:

"Beklager, jeg beregnet ikke styrken min, jeg vil ikke være i stand til å takle bestillingen din."

«Beklager, jeg er ikke så godt kjent med emnet ditt, så jeg avslår bestillingen. Du bør gå til en mer kunnskapsrik forfatter på dette området."

Dermed fornærmer vi ikke kunden med ordene "betalingen din er for lav", eller "prosjektet ditt er kjedelig for meg, jeg har vokst ut av dette nivået". Han har et fantastisk prosjekt, og han er en fantastisk kunde. Men vi er så ufullkomne utøvere.

Du sier at i dette tilfellet lider forfatterens rykte? Kanskje lider litt. Men hva betyr det om du ikke planlegger å jobbe med denne kunden uansett? Denne metoden har blitt testet av meg og den fungerer. Vanligvis er kundene også takknemlige for at jeg ble kjent med temaet og sa at det ikke var mitt før arbeidsstart, og ikke sendte noe dårlig lesbart søppel, som det skjer, også med svikt i alle frister. Vi skilles i denne saken alltid veldig vennlig.

"3D-mama: Tjen penger på dekret" http://3d-mama.ru/

Ser gjennom perspektivteleskopet

Det første du må gjøre når en drømmekunde dukker opp i arbeidshorisonten, full av brennende tekster, er å vurdere potensielle kunder. Hvis du forstår at dette mest sannsynlig er en engangsbestilling, og den totale kostnaden for prosjektet ikke korrelerer med de økonomiske tapene som kan true hvis du nekter faste kunder, så er det bare én vei ut: vi tilbyr kunden vår frister for å fullføre arbeidet. Er han uenig? Så være det.

Hvis en ny arbeidsgiver i fremtiden gir deg mye mer attraktive prosjekter enn alle dine eksisterende kunder til sammen, må du kaste all tvil til side og godta å fullføre oppgaven hans.

Dessuten er det ingen som plager deg med å prøve å endre tidsfristene litt for prosjektene til gamle arbeidsgivere. Ofte med mange av de faste partnerne er det nesten vennskapelige forhold. Noen ganger kan dette brukes til å optimalisere arbeidet ditt.

Hvis det er umulig å overføre fristene, men kunden er for attraktiv, biter vi biten og seler i flere dager (man kan ikke kalle det annerledes) i en trippel gangart.

Vi ber om hjelp kjente tekstforfattere

Når situasjonen er virkelig kritisk, det er så mye arbeid at det hvite lyset ikke er synlig, og den nye kunden lover en konstant tilstrømning av arbeid til en attraktiv pris, da er det på tide å starte plan B.

Hver nettskribent har noen få frilansere i Skype-kontaktene sine som kan støtte dem i vanskelige tider. Så det er på tide å be dem om hjelp. Inviter dem til å skrive noen artikler for dine faste kunder. Ferietiden står foran, og ekstra inntekt hver tekstforfatter vil være fornøyd.

Hvorvidt det er verdt å varsle klienter om at arbeidet deres ikke vil bli utført av deg, men av din venn, er en personlig sak for alle. Det avhenger av mange faktorer, inkludert varmen i forholdet til kunden. Uansett vil din venns skrivetalent hjelpe deg til å si til kunden et fast "JA" i stedet for et nølende "NEI".

Vi nekter riktig: forsiktig og delikat

Hvis du er så opptatt at du ikke er i stand til å ta et annet, om enn potensielt gyldent, prosjekt, og det ikke er noen smarte tekstforfattere du kjenner for hånden, så har du ikke noe annet alternativ. Skal nekte.

Men dette må gjøres forsiktig for å gi minst en liten sjanse for at en ny kunde vil kontakte deg igjen. For å gjøre dette, skriv ham et brev med følgende innhold:

"Kjære Ivan Ivanovich. Jeg tenkte på prosjektet ditt. Jeg foreslår å bruke slike metoder for å tiltrekke et publikum i teksten (vi lister). I tillegg har jeg allerede grovt skissert en plan over emner for fremtidige artikler. Jeg foreslår at du tar en titt på den. Men jeg kan ikke komme meg tilbake på jobb før to uker senere. Venter på din avgjørelse".

Er det nødvendig å nekte en god kunde? Etter min mening er det åpenbare svaret nei. Det er ingen grunn til å nekte hvis det virkelig er det god. Alle har sine egne kriterier for å vurdere en kunde, men det er også nyttig å sammenligne kundene dine med hverandre. Vi bestemte kriteriene, telte plusstegnet og bestemte oss. Hvis det er veldig bra, ikke gi opp.

Men hvor skal ressursen til tid og kreativitet komme fra? Vi husker sammenligningen av kunder, vi velger den mest tålmodige og / eller stramme. Vi komponerer en vakker melding til pasienten om behovet for å vente, og for de gjerrige - om å øke kostnadene (på grunn av uoverkommelige omstendigheter). Her er den ferdige løsningen.

Tro meg, problemet med mangel på tid for god ny kunde smelte over natten, som et glass iskrem på dashbordet på en bil på en solrik dag. Den tålmodige vil vente, fordi du vil tilby ham en rimelig tid, og den trange... vil også gå med på å vente for å unngå unødvendige utgifter. I alle fall, hvis noen nekter, husk sammenligningen. du foretrakk god kunde, og ballasten er ment å slippes.

Hvis du vil lede lykkelig liv, du må være knyttet til målet, ikke til mennesker eller ting. (A. Einstein)

P.S. Dette innlegget var i stand til å samle så mange interessante scenarier, siden det var resultatet av å delta i et interessant eksperimentelt spill robin, som ble startet av Ilona Baranova på bloggen hennes «The Power of the Word». I løpet av spillet skrev 4 deltakere (inkludert meg) 4 miniatyrer på 4 temaer oppfunnet av oss. Slik ble 4 artikler født, som er publisert på 4 forskjellige blogger.

Som du forstår, i hver av artiklene (selv vet jeg ikke ennå i hvilken form de vil bli publisert på bloggene til deltakerne) er det også min del. Du kan bli kjent med artiklene ved å klikke på lenkene som er angitt i innlegget.

For å kombinere verkene som ble sendt til meg til en enkelt helhet, valgte jeg formen for et intervju, fordi du ikke kan kaste ord ut av en sang, og jeg ønsket ikke å endre forfatterens stil til slike originale nettforfattere.

Og hva svarer du til kunder som søker i full ansettelsesøyeblikk?

UPD: Siden emnet viste seg å være hett, og personlig erfaring lov til å utvikle en handlingsalgoritme, skrev jeg.

Letova Olga

Din bedrift kan produsere flott produkt til en rettferdig pris eller yter tjenesten av høyeste kvalitet, kan du være høflig og hensynsfull overfor kundene dine. Men det spiller ingen rolle, for kundene vil alltid finne en grunn til å være misfornøyd.

Programmet fryser, taxien sitter fast i en trafikkork, kureren kjører for sakte,"Jeg trodde det ville være grønt, og dette er fargen på havbølgen", "kan jeg få en rabatt på ikke 10%, men minst 35%", "hvor er månen fra himmelen for disse par tusen ?”.

Nei, gjensidig uhøflighet, selv om det virker som et adekvat svar, er ikke et alternativ. Men uansett må du lære å si «nei» til klienter, på den ene siden, uten brennende skyldfølelse og på den andre, uten aggresjon.

Vi vil fortelle deg om måter å høflig nekte, som vil hjelpe deg med å takle en vanskelig situasjon og skamløst si "nei" til en klient uten å ødelegge forholdet ditt til ham.

Be om avklaring

Ganske ofte er kundeklager emosjonelle, men ikke særlig meningsfulle:

“Oppdateringen din suger, hva i helvete!!! Gi tilbake alt som det var!", "Hvor er den manageren, det ser ut til at han het Vasily, som jeg snakket med på onsdag? Jeg vil bare jobbe med ham, men jeg kjenner deg ikke i det hele tatt og vil ikke vite det! Hva betyr slutte? Hvordan kan jeg være det?.

Når klienter oppfører seg på denne måten, gir de deg i det minste muligheten til å stille et oppklarende spørsmål, som dette:

«Jeg er veldig lei meg for å høre dette. Kan du avklare hva du likte med den forrige versjonen som du ikke fant etter oppdateringen? Hvorfor likte du å jobbe med Vasily? Hvis du forklarer, vil jeg prøve å ta hensyn til dette, og kanskje det blir mer praktisk for deg å jobbe med selskapet vårt.»

Selvfølgelig vil du ikke erstatte ny verson produktet til det gamle, akkurat som du ikke overtaler den pensjonerte Vasily til å komme tilbake, vil du ikke engang prøve. I dette tilfellet spiller det ingen rolle.

Du vil gi kunden en grunn til å føle at deres mening er veldig viktig for deg og at din bedrift bryr seg om den.

En ekstra bonus er forresten at kundeforklaringer faktisk vil hjelpe deg med å løse problemet deres.

Lov klienten å vurdere forespørselen hans i fremtiden

Svært ofte tar kundene uttrykket for bokstavelig. "hvert innfall for pengene dine" og ønsker fra bedriften din det den ikke kan gi dem.

Pizzaleveringsselskaper tilbyr vanligvis ikke henting av søppel eller hundetur som et ekstra alternativ. Og pizza er ikke alltid det samme som rundstykker. Bedrifter som spesialiserer seg på å arrangere barneselskap driver sjelden med utdrikningslag, men noen ganger tror ikke oppdragsgiver det.

Det ville virke enkelt “Nei, vi leverer pizza, ikke rundstykker” det ville være nok. Men dette er ikke helt sant, fordi

Først av alt, dette opprører klienten og reduserer hans potensielle lojalitet (tross alt, en dag vil han ha pizza),

en for det andre, fratar du deg selv et ekstra og helt gratis markedsføringsverktøy.

For ikke å irritere klienten, kan du svare noe som dette:

"Dessverre, i dette øyeblikket vi leverer ikke rundstykker, men vi vil definitivt tenke på det. Vårt firma overvåker kundeforespørsler nøye, og hvis det er nok forespørsler som dine, vil vi revidere utvalget vårt i fremtiden."

Klienten er glad for å vite at forespørselen hans ikke vil forsvinne og at han fikk oppmerksomhet, selv om det er denne typen klienter som prøver å bestille striptease fra en barnefestorganisasjon.

Det er imidlertid viktig å huske på at denne typen høflig avslag bare fungerer hvis din bedrift virkelig er det klar til å endre sin produktlinje basert på kundeforespørsler.

Men ikke lyv

Uansett hvor mye du ønsker å berolige klienten bare for å bli kvitt ham «her og nå», ikke gjør det. Unngå løgner og tomme løfter.

Du bør ikke lyve for klienten om at forespørselen hans vil bli tatt i betraktning og vurdert hvis du ikke en gang kommer til å dele denne informasjonen med de som tar slike avgjørelser.

Det er ille å lure en klient, ikke bare fordi det er uetisk, men også fordi folk vanligvis har det bra med denne typen uoppriktighet, og din slemmehet kan vende seg mot deg.

Det er bedre å opprøre klienten og si "nei" enn å jukse ved å si: "Vi vil absolutt vurdere forespørselen din." Fordi etter en stund, når du glemmer ham, eller din intetanende kollega eller, enda verre, sjefen din, er på plass, vil den sta klienten ringe tilbake og spørre hvordan det går med hans "ønskeliste".

Si "nei" med andre ord

Hvis du fortsatt trenger å avslå en klients forespørsel, kan du godt gjøre det uten å bruke ordet "nei" i det hele tatt.

I stedet for "Nei, vi har ikke og vil ikke ha en stripperkake" du kan si "Ja, vi forstår at mange liker striptease og dagligvarer og at det ville vært det interessant trekk, men jeg er redd selskapet vårt ikke er klar for dette, og det er usannsynlig at vi noen gang vil ha dette alternativet" eller "Det er foreløpig ingen måte vi kan gjøre dette for deg, men takk for at du tok deg tid."

Et ærlig, men høflig svar er mer sannsynlig å la døren stå åpen for fremtidig suksess, og klienten vil ikke føle at de har kastet bort tiden sin med deg.

La klienten føle at de er blitt hørt

Svært ofte er det viktig for folk å forstå at problemet deres har blitt hørt og forstått. Enkle triks som å adressere kunden ved navn eller setninger som "Jeg forstår hva du snakker om" fortsette å jobbe.

Takk folk for å fortelle deg hva de trenger. Uansett problem, er det viktig at de tok seg tid til å kontakte deg, selv om de ikke skiller rundstykker fra pizza og ikke forstår at telefonsenteroperatøren ikke vil løse problemene deres med ny teknologi med lav læring.

Forresten: svar raskt, men ikke for raskt, for ikke å vekke den ubehagelige mistanken hos klienten om at du gjør dette automatisk uten engang å dykke ned i problemet hans.

Foreslå alternativer

Hvis du er seriøs med å opprettholde kundelojalitet til din bedrift eller til deg personlig på lang sikt, bør du prøve å hjelpe dem, selv om det akkurat nå ikke gir deg åpenbar fordel. Ja, du leverer ikke rundstykker, men du kan umiddelbart navngi firmaet som gjør det, selv om det er din konkurrent.

Det nest viktigste for klienten (etter å ha fått det han ønsket å motta) er følelsen av at forespørselen hans ble behandlet forsiktig og seriøst nok.

Hvis du dyktig og nesten ærlig kombinerer forskjellige teknikker for høflig avvisning, vil ditt "nei" bli oppfattet av klienten nesten som et "ja". Dette vil ikke bare unngå sjenanse, men vil også styrke toveisforholdet mellom klienten og selskapet og sist men ikke minst mellom deg og klienten.

Når en kunde kontakter support, forventer han alltid å få et positivt svar på forespørselen hans. Dette er dessverre ikke alltid mulig.

Ingen av oss liker avvisning. Ofte reagerer vi på dem følelsesmessig og noen ganger på en barnslig måte. Vi kan rope, legge på og si at vi skal begynne å bli betjent av et annet firma. Vi beskriver opplevelsen vår på sosiale nettverk - negative inntrykk diskuteres flere ganger oftere enn positive.

Alt dette peker på behovet for å se etter en erstatning for det utvetydige "nei". Å forstå essensen av feil er hovedprinsippet for å finne en vei ut av disse vanskelige situasjonene. For å forstå det, må vi huske barndommen vår. Hver av oss hørte det første «nei» da foreldrene våre nektet godteri.

Vi er alle barn inni oss

Når du leser The Easy Experience av Rick DeLisi, Nicky Toman og Matthew Dixon, vil du lære at da vi var barn og vi hørte «nei» fra en forelder, brukte vi en av tre atferd:

1. Send en forespørsel til den andre forelderen (vi har tross alt en sjanse til et positivt svar).
2. Godta et negativt svar og glem hva du vil (men det er ikke lett å bli enige om det).
3. Sparker, skriker og gråter for å vise vår frustrasjon i håp om at foreldre vil forbarme seg og endre oppførsel (selv de mest flittige barna gjorde dette).

Mest sannsynlig ser det ut til at du ikke lenger bruker denne atferdsmodellen, men for mange av oss er disse reaksjonene fortsatt iboende. Det nytter ikke å sparke og bite, men vi fortsetter å skrike og tute.

Våre kunder svarer på avslag:

1. Emosjonell reaksjon. De krangler og er sinte på en kundebehandler.
2. De prøver å snakke med en annen ansatt ved samme avdeling (for eksempel ved å legge på og ringe senere). Det er som om vi ba den andre forelderen om å oppfylle forespørselen som barn.
3. De ber om å bytte til den eldre. For klienten ser det ut til at sjefene kan endre reglene én gang og glemme selskapets policy spesielt for ham.
4. De truer med å gå til konkurrenter. Disse truslene blir sjelden virkelighet. Som oftest sier klienten dette når han ikke kan påvirke situasjonen.

Uansett hvilken reaksjon som rammer deg, kan hver av dem ha negative konsekvenser for bedriften din, for etter det fylles sosiale nettverk på med nye negative anmeldelser om selskapet.

Når vi blir sinte blir vi til andre mennesker. Og når du er sulten. Er det ikke?

Hvordan jevne ut reaksjonen til kundene? Tre punkter må studeres: kunnskap om produktet, holdning til arbeid og ønsket om å hjelpe kunden.

Teknikken med "riktige" feil for helpdesk

Hvis du nekter en klient, kan du danne et negativt inntrykk av selskapet i ham. For å forhindre at dette skjer, må du ta en mer forsiktig tilnærming til ordet "nei". Hva representerer han?

Bruk positive ord. Når du sier "nei" til en klient, får de følelsen av at du ikke vil hjelpe. Selv om ingenting kan gjøres i søkerens situasjon, kan du alltid finne en måte å formidle dette faktum til klienten på en positiv måte.

En bruker av netttjenesten din ønsker for eksempel å åpne en ny konto, men firmaet ditt tilbyr kun dette alternativet for premiumkunder. I dette tilfellet kan helpdesk-operatøren si på forskjellige måter:

1. "Nei, du må være premiumkunde for å være kvalifisert til å opprette en ny konto. Du bruker for øyeblikket en enkel konto."
2. "Utvilsomt. Vi er glade for å gi deg denne muligheten når du blir premiumkunde. Du finner informasjon om hvordan du bytter til premiumsegmentet her» (legg inn en lenke).

Hvis du svarer som foreslått i punkt B, avsluttes samtalen med en positiv tone.

Gi kunden en alternativ løsning. Hvis du ikke klarer å gi klienten det han trenger, prøv å finne det best passende alternativet for ham. Selv om kjøperen ikke liker dette alternativet, vil han være takknemlig for ønsket om å hjelpe.

For eksempel ønsker en kunde i en nettbutikk å kjøpe produkter av et bestemt merke, men det er ikke på lager og har aldri vært det. Kan svare:

1. "Beklager, vi jobber ikke med denne produsenten."
2. "Vi jobber ikke med merket du er interessert i ennå, men vi kan tilby noe lignende."

Når en klient mottar et alternativ, får du muligheten til å tjene uten å tape salget. Hvert medlem av kundestøtteteamet ditt bør ha en grundig kjennskap til produktet og dets beskrivelse for å kunne tilby det som et alternativ til manglende varer når det er mulig.

Detaljer forklaringene dine.

Kunder forstår ikke alltid hvordan produktet ditt fungerer. Noen til å foreta et kjøp kan trenge en mer detaljert eller helt ny forklaring av funksjonene eller mulighetene.

Tenk deg at du lager programvare, og forbrukeren som ringer kundeservice er i ferd med å introdusere produktet ditt på bedriftens nettsted. Du kan ha en samtale med ham på to måter:

1. «Hvis du fulgte instruksjonene våre, skulle alt ha gått perfekt, med mindre du selvfølgelig gjorde en feil på et tidspunkt. Årsaken kan også være feil arbeid din nettside"
2. «La oss gå gjennom hele sekvensen av handlinger sammen fra første trinn. Hvis det ikke fungerer igjen, vil jeg vite fra mine kolleger om det er en måte å løse denne situasjonen på annerledes.»

Tilby klienten andre måter å løse problemet som interesserer ham. Hvis klienten er interessert i et eksempel, gi ham et eksempel. Hvis det er mer praktisk for ham å oppfatte informasjon gjennom en detaljert forklaring, la ham få det han vil.

Ikke la kundene presse deg rundt

Det er klart at det er umulig å tilfredsstille absolutt alle forespørsler fra kundene dine, uansett hvor sterkt ønsket ditt er. Hvis du trenger å avvise en kunde, følg noen enkle regler for høflighet.

En kunde ønsker for eksempel å returnere et produkt, men det har gått for lang tid siden kjøpet. Du må nekte ham, fordi det er selskapets politikk. Du kan si "nei" på flere måter:

1. «Reglene til selskapet vårt gir ikke refusjon i ditt tilfelle. Det har gått for lang tid siden kjøpet. Jeg beklager, men jeg kan ikke hjelpe deg."
2. «Jeg forstår problemet ditt. Jeg vil diskutere det med sjefen. Men dessverre, i henhold til reglene til selskapet vårt, har jeg ikke myndighet til å returnere produkter. Jeg beklager virkelig."

Det er ikke alltid viktig for klienten å høre et positivt eller negativt svar. Han bryr seg om hvordan du snakker til ham. La klienten føle at du har gått inn i hans stilling og faktisk ikke har mulighet til å gjøre det han vil. I stedet for å fokusere på forbrukerens feil, fokuser på hva du kan gjøre for dem.

Nekt på riktig måte.

Hver klientklage kan ikke ende med et positivt svar. Å lære hvordan du nekter riktig og hvordan du bruker det riktig er en veldig viktig nyanse i møte med forbrukere.

Husk at forbrukere ikke alltid vil være med deg bare fordi du hjalp. Men de vil definitivt dra hvis de føler seg uvillige til å hjelpe.

Ikke la forbrukeren være alene med et hardt nei. Prøv i stedet å redusere ubehaget som avvisningen din forårsaket ved å tilby en alternativ løsning.

Hvis du går tilbake til barndommen, kan du huske at det å være oppriktig og fullstendig vie deg til favorittbedriften din betyr blant annet evnen til å føle problemene og behovene til forbrukeren, i stedet for å gi uttrykk for et avslag ved en formell anledning og bytte til en annen jobb.

Evnen til å skrive avslagsbrev er en av de viktigste ferdighetene til en ansatt i et foretak som er ansvarlig for Eksterne linker organisasjoner og forretningskorrespondanse. Innholdet og presentasjonen av et slikt brev snakker ikke bare om utdannelsen og kulturen til opphavsmannen, men danner også bildet og omdømmet til bedriften i forretningsmiljøet.

Hva er årsakene til forretningskorrespondanse

Hvert aktivt arbeidende selskap mottar jevnlig brev med ulike tilbud. Dette kan være et forslag til samarbeid (kommersielt), for deltakelse på et arrangement (konferanse, seminar, markering) etc. Henvendelsesbrev, krav, purringer etc. er også vanlig i sirkulasjon mellom organisasjoner. Dermed kan den innkommende korrespondansen til en bedrift utgjøre titalls eller til og med hundrevis av forskjellige meldinger som krever svar.

FILER

Hvordan gi dispensasjon

Behandling av et brev garanterer på ingen måte at representanten for organisasjonen som mottok det uten feil vil svare med samtykke til tilbudet, forespørselen eller kravet som finnes deri. Tvert imot, i mange tilfeller skriver ansatte i bedrifter avslag.

Men for å nekte riktig, er det nødvendig med visse ferdigheter. Det er viktig å ikke fornærme avsenderen av brevet med negativt innhold - dette er ikke bare diktert av reglene for elementær forretningshøflighet, men også av muligheten for at han i fremtiden kan bli en kunde, klient eller partner.

Generell informasjon om et forretningsbrev

All offisiell korrespondanse er underlagt visse regler utkast. Først av alt må det huskes at til tross for at innholdet i brevet kan være helt vilkårlig, må strukturen og sammensetningen samsvare med standardene som er vedtatt i utformingen av forretningspapirer, dvs. betinget delt inn i tre deler: begynnelse (brevets adresse og overskrift), hoveddel og avslutning (signatur og dato).

Skrivestilen bør være behersket, kortfattet, uten unødvendig "lastede" setninger, kompleks spesifikk terminologi. Avslag bør gjøres så korrekt som mulig, uhøflighet, banning og andre ekstreme manifestasjoner er uakseptable i den. Når du danner et brev, er det nødvendig å ta hensyn til normene til det russiske språket når det gjelder kultur for tale, ordforråd, grammatikk, stavemåte og stil.

Avslaget kan være umotivert, men det er likevel bedre om brevet angir årsaken.

Hvis svaret er detaljert og detaljert, bør det deles inn i avsnitt eller avsnitt - på denne måten blir oppfatningen av teksten mye lettere.

I tilfelle avslag er det ikke nødvendig å kutte av skulderen og "brenne broer", det er tilrådelig å forlate veien for å trekke seg tilbake, det vil si å takke for oppmerksomheten og uttrykke håp om muligheten for videre samarbeid. For å gjøre dette kan du spesifisere vilkårene som mottakeren kan oppfylle for å etablere forretningsforbindelser. Hvis det er en mulighet til å gi råd til et foretak som også vil godta samarbeid eller andre forslag i den opprinnelige meldingen, bør det ikke neglisjeres - dette vil sette et godt merke i mottakerens minne.

I hvis navn å skrive

Avslaget må skrives strengt i navnet til personen som signerte det originale brevet. Ellers kan avslaget ikke nå adressaten eller gå seg vill i strømmen av innkommende post. Imidlertid, hvis det ikke var noen signatur fra en bestemt person under tilbudsbrevet, kan en nøytral adresseform brukes (for eksempel i form av en enkel hilsen "God ettermiddag").

Utarbeide et avslagsbrev

Brevet kan skrives for hånd (dette formatet vil snakke om en spesiell, varm holdning til adressaten) eller skrives ut på en datamaskin.

I dette tilfellet er det tillatt å bruke et enkelt ark eller et skjema med firmadetaljer og firmalogo.

Avslagsbrevet er laget i en enkelt originalkopi, må dateres og nummereres (i samsvar med dokumentflyten til foretaket). Samtidig bør informasjon om det inkluderes i loggen over utgående korrespondanse, med dato, nummer og kort innhold. I fremtiden kan denne journalen bli bevis på opprettelsen og sendingen av meldingen.

Hvem må signere

Ideelt sett bør det under brevet være en autograf fra direktøren for organisasjonen, men kanskje er dette langt fra alltid (og nesten helt utelukket i bedrifter med et stort antall ansatte og mange strukturelle inndelinger). Derfor kan enhver ansatt i selskapet som er autorisert til å lage denne typen dokumentasjon og har rett til å signere korrespondanse signere et avslagsbrev. Det kan være en sekretær, advokat, leder eller spesialist for en hvilken som helst avdeling.

Hvordan sende et brev

Et brev kan sendes på mange måter, og det er best å velge det som den opprinnelige meldingen kom gjennom. Sending via russisk post er mest akseptabelt, men i dette tilfellet bør du ta en registrert bestilling med en returkvittering, du kan også bruke en overføring gjennom en representant eller bud (denne metoden garanterer mer rask leveranse). Bruken av faks, elektroniske kommunikasjonsmidler og til og med sosiale nettverk eller instant messengers (men bare under forutsetning av at avsenderen av startbrevet selv bruker denne kommunikasjonsmåten).

Ikke-samarbeidsbrev

Hvis du trenger å lage et brev om avslag på samarbeid, se prøven og kommentarene til den.

1. I begynnelsen av brevet, skriv hvem det er ment for: angi navnet på organisasjonen, stillingen og fullt navn på dens representant, i hvis navn du skriver svaret. Bruk en høflig adresseform, takk for oppmerksomheten du har vist bedriften din, og gå så videre til essensen av meldingen.
2. Sørg for å referere til brevet som du skriver et avslag på, angi omstendighetene som forårsaket den negative reaksjonen. Hvis noen tilleggspapirer ble vedlagt hans forslag av motstanderen din, angi at du har lest dem.
3. Gi om mulig uttrykk for i brevet et håp om at samarbeid likevel vil finne sted, uten å unnlate å innføre vilkårene som må være oppfylt for dette.
4. Til slutt signerer du brevet og daterer det.

Brev om avslag på å delta i arrangementet

Når du skriver et brev om å nekte å delta i et arrangement, bruk anbefalingene ovenfor for et brev om å nekte å samarbeide. Alt i brevet er standard, men obligatorisk: informasjon om avsender og adressat, deretter anken, selve avslaget med omtale av forslaget om å delta i arrangementet og omstendighetene som førte til det negative svaret, deretter signatur og dato .

Avslagsbrev på jobbtilbud

Ikke bare fra bedriften kan motta et avslagsbrev. I noen tilfeller kan det uttrykkes av en person som ikke har noe med selskapet å gjøre: for eksempel en søker til en stilling. Hvis du bare er en slik person, gi et avslag også i samsvar med reglene og forskriftene for forretningsdokumentasjon. Bruk høflighet, angi navnet på jobben som tilbys deg, samt årsaken til at du nekter den (husk at en potensiell arbeidsgiver kan revidere vilkårene for jobben som tilbys deg). Husk å signere og datere på slutten.