Elektronisk dokumenthåndtering megafon. Dokumenter i ledninger: EDI fra MegaFon

27. februar 2018 12:21

MegaFon annonserte nylig den første grenseoverskridende dokumentutvekslingsoperasjonen. I dag gir vi deg et eksklusivt intervju for ECM-Journal med Mikhail Berstenev, innkjøps- og logistikkdirektør. Ekspertene hadde mange spørsmål av teknisk, regulatorisk, organisatorisk og generell markedsmessig karakter.

Med motparten til hvilket land ble EDI organisert? Hvilke dokumenter ble utvekslet: formaliserte eller ikke-formaliserte?

– MegaFon ble det første selskapet i Russland som implementerte en internasjonal elektronisk dokumenthåndtering med et ikke-hjemmehørende selskap Huawei. Dette er vår leverandør fra Kina, dette landet er ikke medlem av EAEU. Vi utveksler ikke-formaliserte dokumenter: sertifikater for aksept og overføring av lisenser og utstyr, bestillinger - i henhold til lovgivningen kan det ikke være noen formaliserte dokumenter med ikke-beboere. Vi bestemte oss for formatet da vi forhandlede kontrakter. I fremtiden planlegger vi å signere kontrakter, tilleggsavtaler, varsler ved hjelp av EDI, samt gjennomføre offisiell korrespondanse med denne motparten.

Var det en prøveutveksling eller allerede en fullverdig drift av en ferdig løsning?

– Vi kan si at dette er det første tilfellet av grenseoverskridende utveksling, men ikke det eneste. Vi begynte å signere bestillinger for lisenser fra august 2017, og handler fra desember, mens vi ventet på at operatøren skulle ferdigstille systemet. I desember ble det første settet med primærdokumenter for levering av teknologisk utstyr, og i januar i år - den første ordren for levering av utstyr. Det vil si at dette ikke lenger er et testmiljø, men en fullverdig utveksling. Men klar løsning ikke var opprinnelig, den ble utviklet spesielt for denne saken.

Vi har lenge forstått behovet for gjennomføring av et slikt prosjekt og har jobbet aktivt i denne retningen. Huawei var den første partneren vi klarte å skape presedens med i markedet. Vi planlegger selvfølgelig ikke å stoppe der. Vi har store planer for å skalere løsningen ønsker vi å overføre samhandling med alle ikke-hjemmehørende leverandører til et elektronisk format. Når det gjelder timing, fokuserer vi på første kvartal 2018. Generelt vil situasjonen avhenge av virksomhetens behov, vi er alltid åpne for nye prosjekter. Jeg er sikker på at dette vil optimere forretningsprosessene og gjøre samhandlingen enda mer effektiv.

På grunnlag av hvilken programvare ble utvekslingen organisert?

– EDF-operatøren var SKB Kontur-selskapet, utvekslingen utføres ved hjelp av Kontur Diadoc-plattformen utviklet av dem. På MegaFon-siden er plattformen integrert i SAP ERP-systemet, på Huawei-siden, gjennom tilgang via et webgrensesnitt. I nær fremtid planlegger kolleger å integrere modulen i sitt SAP-system.

Fra et lovsynspunkt er organisering av grenseoverskridende utveksling alltid svært vanskelig. Hvilke lovregler fulgte du da du organiserte en slik utveksling?

– Hovedloven i denne saken er den russiske føderasjonens lov. Som en del av prosjektet inngikk vi en lisensavtale med EDI-operatøren, og den andre parten, Huawei, inngikk samme avtale med operatøren. Siden hele prosessen ble regulert av loven i Den russiske føderasjonen, var det ingen vanskeligheter fra et lovsynspunkt.

Hvor lang tid tok det før alle forberedelsene?

– Det er vanskelig å nevne nøyaktig dato, vi har lenge tenkt på å organisere en grenseoverskridende EDI. Generelt tok den fulle gjennomføringen av prosjektet ca 6 måneder, inkludert å vente på svar fra offentlige etater og foredling av systemet av operatøren.

Hvordan ble signeringen av EP organisert under den grenseoverskridende EDF?

– Med grenseoverskridende EDI, så vel som med innenlandsk russisk, signeres dokumenter fra begge sider. Hvis vi snakker om den tekniske siden, så er signeringsprosessen kort som følger - dokumentet er først godkjent i vårt SAP-system og signert av vårt ES, deretter overføres det via integrasjonsbussen gjennom operatøren til motpartens personlige webkonto, sjekket av ham og signert av hans ES. Som følge av dette ser både vi og motparten et dokument signert på begge sider i systemet.

Takket være forbedringene som operatøren gjorde på sin plattform spesifikt for prosjektet, signerer MegaFon dokumenter ved hjelp av en kvalifisert ES, og Huawei signerer en ukvalifisert ES. Som jeg sa tidligere, er hele prosessen styrt av loven i den russiske føderasjonen.

Begge parter bruker russiske ES-verifiseringsnøkkelsertifikater. For vår del mottok vi ES på egen hånd gjennom vårt eget sertifiseringssenter, en non-resident - gjennom en EDF-operatør.

Er en tredjepart involvert i signeringsprosessen, eller er arbeidsmekanismen bygget annerledes?

– I dette tilfellet er tredjeparten EDF-operatøren. Det er han som kontrollerer at det ikke gjøres endringer i det videresendte dokumentet og kontrollerer gyldigheten av den brukte ES.

På den juridiske siden var det ingen risiko for anerkjennelsen av ES, siden vi signerte Tilleggsavtale med motparten om bruk av ES, hvor hele prosessen diskuteres. Dokumentet sier tydelig at fra vår side er CEP utstedt av et sertifiseringssenter, og på deres side av en EDF-operatør. Lovgivningen fastsetter også kravet om en "papir" bekreftelse, det vil si en trykt versjon av sertifikatet, som må festes til pakken med dokumenter i prosessen med å få NEP. Prosedyren er ekstremt gjennomsiktig, alle signaturer er legitime.

Hvordan vurderer du nå utsiktene for utviklingen av det grenseoverskridende EDI-markedet generelt og dine muligheter spesielt?

– Elektronisk dokumenthåndtering blant russiske motparter er ikke lenger noe nytt, flere og flere selskaper går over til dette samhandlingsformatet. I mellomtiden mens russiske selskaper det er noen kontraktsmessige relasjoner med ikke-residenter, vil det være behov for å forbedre prosessen med grenseoverskridende utveksling.

Ønske om å gå til elektronisk dokument omsetning er ganske logisk, fordi EDI har en rekke fordeler fremfor det tradisjonelle dokumentutvekslingssystemet. Blant de viktigste fordelene med å bytte til en elektronisk signatur er utelukkelse av kostnader for dannelse, arkivlagring og internasjonal ekspresslevering av papirdokumenter, forenkling av godkjenningsprosessen, muligheten til å signere dokumenter fra hvor som helst der det er en Internett-tilkobling, og eliminering av risikoen for å miste dokumenter. Etter min mening har retningen en stor fremtid.

Hva, etter din mening, forventer EDF-operatører av regjeringen? Er det mulig i fremtiden å monopolisere EDI-markedet av staten?

– Ved å analysere situasjonen på markedet kan jeg med sikkerhet si at nå møter staten oss aktivt halvveis og hjelper fremgang innen e-dokumentflyt. Men jeg skulle ønske at bransjeregulatorene – toll, skatt – også gikk over til elektronisk dokumenthåndtering, støtter utveksling av dokumenter gjennom personlige kontoer på nettsider, og jobber i samme miljø. Når det gjelder monopolisering, utelukker jeg ikke at alle uavhengige EDI-operatører en dag kan forenes "under vingen" til et enkelt roamingsenter.

Tjeneste for hovedstaden

22. september 2015 selskapet " Megafon” introduserte tjenesten for bedriftskunder “Electronic Document Management” - en juridisk viktig dokumenthåndtering med elektronisk signatur.

For å jobbe i "Electronic Document Management"-systemet, kan bedriftskunder til operatøren bruke den tilgjengelige kvalifiserte elektroniske signaturen fra ethvert akkreditert sertifiseringssenter.

Ved å bruke «Elektronisk dokumenthåndtering» kan bedrifter generere elektroniske handlinger, fraktsedler og fakturaer, signere dokumenter opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte med elektronisk signatur, og utveksle med andre bedrifter som bruker tjenesten. Systemet vil gi umiddelbar tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester til bedriftskunder. MegaFon ».

I følge uttalelsen fra operatøren vil tjenesten bidra til å optimalisere arbeidet til en bedrift av alle størrelser: elektroniske signaturer og dokumenthåndtering var tidligere bare tilgjengelig store selskaper på grunn av kostnad og tekniske krav, nå kan alle bruke systemet enhet. Overføring av systemet til skyen gjorde at tariffene ble lavere, noe som åpnet for tilgang til systemet fra hvilken som helst datamaskin koblet til nettverket.

For fillagring og rask sending er det utviklet et grensesnitt med enkel navigering og enkelt oppsett. Samtidig kan ingen bruke det nedlastbare innholdet, alle rettigheter forblir hos brukeren. Dermed får klienten enkel tilgang og pålitelig beskyttelse.

«Den elektroniske signaturen kom inn i virksomhetenes liv i 2002, da det ble mulig å levere skattemeldinger gjennom Internett, og i dag har blitt et viktig verktøy, takket være hvilket kontorarbeid har blitt betydelig fremskyndet. Vi har foreslått et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at kundene våre vil sette pris på denne tjenesten," sa Vlad Wolfson, direktør for bedriftens forretningsutvikling MegaFon". "Ved hjelp av elektronisk dokumenthåndteringstjeneste går kanskje den mest konservative prosessen i selskapets arbeidsaktivitet, dokumenthåndteringen, til skyen etter mange bedriftsressurser."

For 22. september 2015 er tjenesten tilgjengelig for bedriftskunder i kapital og sentrale avdelinger av operatøren.

Territorielle restriksjoner opphevet

27. november 2015 pressetjeneste " Megafon" kunngjorde utviklingen av tjenesten for bedriftskunder "Elektronisk dokumenthåndtering". Tjenesten er nå tilgjengelig over hele verden Russland.

Tjenesten "Elektronisk dokumenthåndtering" er et webgrensesnitt for utforming, signering og utveksling av regnskaps- og andre dokumenter mellom juridiske personer. Mobil arbeidsområde, lette arbeidet til regnskap, administrative tjenester og bedriftsledere.

Oppgaver som skal løses:

• håndtering av alle typer elektroniske dokumenter (innkommende, utgående, interne, organisatoriske og administrative (ORD), arkivering, godkjent av Russlands føderale skattetjeneste og andre) og deres papirkopier;
• signering av dokumenter med en elektronisk signatur - en juridisk viktig analog av en håndskrevet;
• utveksling av elektroniske dokumenter med entreprenører;
• behandling, distribusjon, lagring og praktisk navigering av dokumenter i ett enkelt informasjonsrom.

Den mest effektive, ifølge operatøren, vil tjenesten være for:

• selskaper som leverer tjenester eksternt - virksomhetens geografi utvides, kostnadene for post og budtjenester er ekskludert.

• selskaper med et nettverk av filialer - optimalisert intern dokumentflyt, dokumenter kommer til de rette ansatte umiddelbart og direkte, den menneskelige faktoren er ekskludert under levering. Lederen kan signere et hastedokument mens han er i et annet land.

• agenter, distributører og franchisetakere, hvis fortjeneste i stor grad avhenger av korrekt og rask gjennomføring av transaksjonen - med elektronisk dokumenthåndtering kaster ikke selskapet bort tid på å vente på at dokumentene skal nå partneren. Risikoen for å tape penger på grunn av forsinkelser i papirarbeid eller tap av dokumenter er minimert.

• virksomheter med eksternt regnskap - økt kontroll over regnskapsdokumenter, konstant tilgang til arkivet. Regnskapsføreren jobber eksternt, genererer og sender dokumenter for signatur når som helst.

• for små bedrifter - et enkelt og forståelig system, det er enkelt å navigere, generere og utstede korrekte dokumenter til motparter uten hjelp fra en regnskapsfører.

MegaFon PJSC har introdusert en ny tjeneste for bedriftskunder, Electronic Document Management (EDM). Nå er tjenesten tilgjengelig for bedriftskunder i Stolichny og sentrale grener av operatøren.

Tjenesten gjør det mulig å organisere en juridisk betydelig dokumentflyt med elektronisk signatur. Ved hjelp av «Elektronisk dokumenthåndtering» kan bedrifter generere elektroniske handlinger, fraktsedler og fakturaer, signere dokumenter opprettet i systemet eller lastet opp av ansatte med elektronisk signatur, og utveksle dem med andre bedrifter som bruker tjenesten. I tillegg vil systemet gi tilgang til rapporteringsdokumenter for kommunikasjonstjenester til MegaFons bedriftskunder.

Tidligere var elektroniske signaturer og dokumenthåndtering kun tilgjengelig for store selskaper på grunn av kostnader og tekniske krav. I dag kan systemet brukes av enhver juridisk enhet. Dette ble muliggjort ved å flytte systemet til skyen.

Vlad Volfson, Corporate Business Development Director hos MegaFon, kommenterer:

Den elektroniske signaturen kom inn i virksomhetenes liv i 2002, da det ble mulig å sende inn skatterapporter via Internett, og i dag har det blitt et viktig verktøy, takket være at kontorarbeid har akselerert betydelig. Vi har foreslått et nytt nivå av hastighet og mobilitet, og vi er sikre på at våre kunder vil sette pris på denne tjenesten. Ved hjelp av «Electronic Document Management»-tjenesten går kanskje den mest konservative prosessen i selskapets arbeidsaktivitet – dokumenthåndtering – til skyen etter mange bedriftsressurser.

Hvilken av EDI-operatørene som leverte tjenesten for Megafon, vil vi finne ut av i nær fremtid. Foreløpig kan vi anta at dette er flere operatører samtidig. informert om begynnelsen av å koble Megafon-kunder tilbake i desember 2014. Takskom annonserte også dette, men av en eller annen grunn forsvant informasjon om dette prosjektet på nettsiden hans. Og SKB Kontur sto heller ikke til side.

MegaFon PJSC utfører utveksling av elektroniske dokumenter gjennom følgende operatører:

• Taxcom LLC
• ZAO PF SKB Kontur
• ZAO Kaluga Astral
• KORUS Consulting CIS LLC
• LLC "Company" Tenzor "

Samtidig tilbys klienten å betale for EDI-tjenester direkte inn Personlig konto ved å overføre penger direkte til Megafons brukskonto. Hvis forutsetningene våre bekreftes og det egentlig bare er én operatør, vil snart spørsmålene om inter-operatør roaming begynne å bli aktivt diskutert igjen og vil bli enda viktigere.

Lignende prosjekter forfølges aktivt av andre. Vi håper at det i nær fremtid vil komme informasjon om suksessen til andre prosjekter.

En av verdens bilprodusenter beregnet at utskrift og levering med bud til forhandleren av en pakke med dokumenter koster rundt 580 rubler. På sentralkontoret til operatøren mobil kommunikasjon fra store fire utførte undersøkelser og det viste seg at de bruker rundt 420 pakker med papir i måneden. Samtidig bruker selv den mest ordinære Internett-oppstarten rundt 11 pakker per måned. Det er ikke vanskelig å beregne at kostnadene for dokumenthåndtering for ethvert selskap er et betydelig beløp som enhver leder gjerne vil redusere.

Samtidig tok ingen i studiene hensyn til tiden ansatte bruker på å søke etter dokumentene som er nødvendige for arbeidet. Dette problemet er relevant selv om bare én person er involvert i arbeidsflyten. På kollektiv bruk dokumenter, forverres det mange ganger og blir til slutt praktisk talt uløselig hvis organisasjonen er geografisk fordelt. I mellomtiden anslår AIIM (Association for Information & Image Management) at en bedrift som produserer i gjennomsnitt 100 filmapper i uken bruker 18 700 dollar i året for å gjenopprette tapte dokumenter. I følge AIIM-statistikk bruker den gjennomsnittlige utøveren 2,5 timer i uken på å søke etter nødvendige dokumenter, mens funksjonærer bruker 20-30 % av arbeidstiden på dette.

Ikke glem at den russiske regjeringen hvert år introduserer flere og flere forbedringer i arbeidet sitt, og lovfester normene for rapportering i elektronisk skjema ved hjelp av en elektronisk digital signatur. For eksempel, etter ordre fra den føderale skattetjenesten i den russiske føderasjonen av 14. oktober 2015 N MMV-7-11 / [e-postbeskyttet] Et nytt obligatorisk rapporteringsskjema ble introdusert for organisasjoner og individuelle gründere - 6-NDFL. Dessuten er det bare de organisasjonene og individuelle gründere som har betalt inntekt til høyst 25 ansatte. Resten er utelukkende i elektronisk form. Dette betyr at elektroniske digitale signaturer (EDS) nå er tilgjengelig i nesten alle større organisasjoner. Vi gjorde en undersøkelse i vår forrige artikkel (Hva er en signatur. Fra en bloddråpe til en EDS) og mer enn halvparten av våre lesere har allerede jobbet med digital signatur.

På denne bakgrunn er elektroniske rapporteringstjenester og elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) i ferd med å bli ekstremt relevante. Veksten av IT-teknologier og utbredt databehandling gjorde det mulig å tenke på overgangen til fundamentalt nye styringsmetoder. I noen land har implementeringen av EDMS blitt en nasjonal oppgave. Så i den estiske regjeringen programmet e-forvaltning ble lansert allerede i 2002, da Internett-tilgangen i Estland som helhet ikke oversteg 30 % av befolkningen. Til dags dato bruker 98 % av estiske borgere EDI når de kommuniserer med offentlige etater. Du kan til og med stemme i parlaments- og presidentvalg ved å bruke digitalt elektronisk signatur. Du kan også få "electronic residency", og hvis du for eksempel er medgründer av et russisk-estisk selskap, kan du eksternt få en EDS og signere alle dokumenter på lovlig vis. Dette er ikke bare en bekvemmelighet og tidsbesparelse for folket, men også en betydelig kostnadsbesparelse for myndighetene. I følge gjennomsnittsberegninger er besparelsen fra implementering av EDMS i en mer eller mindre stor organisasjon kan nå 95-97%. For eksempel koster det å sende et EDI-dokument bare noen få rubler.

Til tross for Russlands betydelige etterslep Vestlige selskaper i denne saken, den årlige vekstraten russisk marked SED står ifølge analytikere for minst 30%. Vedtakelsen av loven om elektronisk digital signatur opprettet lovlig basis for utstrakt distribusjon av elektronisk dokumenthåndtering. I følge Forrester Research anser 38 % av Fortune 500-selskapene å kjøpe en EDS for å være avgjørende for suksess.

EDMS-systemer har eksistert i Russland i lang tid, men disse er hovedsakelig store operatører, som CJSC PF SKB Kontur, som støtter arbeidet til føderale strukturer og store bedrifter og som det er vanskelig å jobbe med små og mellomstore bedrifter med. Med tanke på moderne realiteter, har MegaFon utviklet sin elektroniske dokumenthåndteringstjeneste (EDF) for utforming, signering og utveksling av regnskap og andre dokumenter innen selskapet og mellom juridiske enheter. Ved hjelp av EDI kan du forenkle arbeidet med dokumenthåndtering i virksomheten og øke effektiviteten til avdelinger.

EDF-tjenesten (Electronic Document Management) til PJSC MegaFon ble lansert i 2015 for bedriftskunder i operatørens hoved- og sentrale filialer, og enhver kunde i selskapet kunne bruke den senere. I dag kan enhver juridisk enhet jobbe med skytjenesten, som er det mer enn 500 organisasjoner har brukt. Tidligere, på grunn av kostnadene og tekniske krav, var elektroniske signaturer og juridisk betydelig dokumentflyt kun tilgjengelig for store selskaper. Ved å bruke EDI kan du generere elektroniske handlinger, fraktsedler og fakturaer i samsvar med kravene og anbefalingene fra Federal Tax Service, samt signere dem med en EDS og utveksle dem med andre brukerbedrifter.

Russland har standarder for alle nødvendige operasjoner for bruk av EDI: kryptering, hashing, elektronisk signatur.

1. Elektronisk signatur og hashing brukes for å sikre den juridiske betydningen av elektroniske dokumenter gjennom bruk av en elektronisk signatur (ES):

• GOST R 34.10-2012: Prosesser for å generere og verifisere en elektronisk digital signatur
• GOST R 34.11-2012: Hash-funksjon

Den kryptografiske styrken til krypteringsalgoritmen er basert på problemet med diskret logaritme i en gruppe punkter på en elliptisk kurve. På dette øyeblikket det er ingen metode for å løse dette problemet selv med subeksponentiell kompleksitet. Det er viktig for oss at staten anerkjenner det som kryptobestandig nok.

2. Kryptering. Sikre konfidensialitet og integritetskontroll av informasjon ved hjelp av kryptering:

• GOST 28147-89: Kryptografisk transformasjonsalgoritme

Dette er et blokkchiffer med en enkel Feistel-struktur, med en blokkstørrelse på 64 biter, en 256-bits nøkkel og 32 runder, utviklet tilbake i Sovjetunionen. Algoritmen er blitt grundig undersøkt av ledende eksperter innen kryptografi, og alle forskere har sagt at alt ser ut som det kan være eller bør være sikkert. Det er en rekke kommentarer om ytelsen, Nicolas Courtois rapporterte til og med vellykkede angrep på denne algoritmen, men CryptoPro-eksperter rehabiliterte den i publikums øyne.

3. Beskyttelse av dataoverføringskanaler på Internett. For denne oppgaven brukes TLS - en sikkerhetsprotokoll for transportlag, der GOST 28147-89-krypteringsalgoritmene beskrevet ovenfor kan brukes, og hashing i samsvar med GOST 34.11-2012. Denne kombinasjonen gjør at den kan sertifiseres av FSB og FSTEK, noe som ble gjort av CryptoPro, Cryptocom og VipNet i deres CIPF.

Vi utvikler aktivt elektronisk dokumenthåndtering kun i WEB-grensesnittet, fordi nettet er beskyttet av sikkerhetssertifikater og filutveksling gjennom disse protokollene er (relativt) trygt. Kravene til elektronisk dokumenthåndteringsoperatører er svært høye, og hvert selskap må ha en passende lisens Federal Service sikkerhet, som gir rett til å utvikle seg Informasjonssystemer og tilby datakrypteringstjenester. Det utstedes en egen lisens for levering av kommunikasjons- og dataoverføringstjenester. Vår baseoperatør er Kaluga Astral, som brukes til å gi juridisk relevant EDI. Alle data lagres i MegaFon-nettverket (ikke på Internett), og kryptering brukes på hele nettstedet, noe som garanterer sikkerheten til dine personlige data. Våre sikkerhetsteknologier oppfyller alle krav, all data er sikkerhetskopiert og vi garanterer uavbrutt drift av tjenesten 24/7. Maksimal utilgjengelighet for tjenesten i tilfelle svært alvorlige ulykker overstiger ikke 15 minutter.

EDS

For å bruke EDI må du ha en kvalifisert elektronisk signatur og konfigurere datamaskinen til å fungere med den. En elektronisk signatur er en juridisk analog til en håndskrevet signatur, er regulert av N63-FZ-loven og er ment å identifisere personen som signerte det elektroniske dokumentet. Du kan få et EDS-sertifikat i Russland på hvilket som helst av sertifiseringssentrene. De er i hver by. Den nåværende listen over CA-er finner du på nettstedet til departementet for telekom og massekommunikasjon i Russland.

Etter å få en EDS du må kjøpe og installere programvare, som implementerer ibeskrevet ovenfor. Vi anbefaler "Crypto-Pro". Dette er midler for kryptografisk beskyttelse, ved hjelp av hvilke dokumenter signeres på datamaskiner.

CryptoPro er ledende innen distribusjon av kryptografisk informasjonsbeskyttelse og elektroniske signaturer i Russland. Hovedproduktene til selskapet er kryptografiske informasjonsbeskyttelsesverktøy (CIPF) CryptoPro CSP og sertifiseringssenteret CryptoPro CA. På grunn av støtte fra de fleste mobile plattformer og ES-operatører, er CIPF innebygd i de fleste mobile løsninger basert på iOS, Android og Windows8 som bruker kryptografi.

Du kan finne lisenspriser på den offisielle nettsiden. Det er ikke vanskelig å installere og konfigurere CryptoPro, i tillegg til å registrere din EDS i den. Det er allerede skrevet mange instruksjoner om dette. Forresten, MegaFon fortsetter å modifisere SIM-kortene sine ved å utstyre dem med en elektronisk digital signatur, som lar deg raskt signere dokumenter av noe slag.

Grensesnittet vårt godtar alle kvalifiserte sertifikater, uavhengig av hvilken sertifiseringsinstans de er utstedt av.

Problemer med å bruke EDS

EDS-svindel er hovedsakelig forbundet med tyveri eller fysisk bruk av sertifikatet av andre. Dette skjer oftest på grunn av feil lagring av token med sertifikatet og passordet fra det. Også angripere bruker ofte introduksjon av virus på PC-en til EDI-brukere, for eksempel erstatter de teksten i dokumentet på skjermen som brukeren ønsker å signere.

Alle disse faktorene avhenger imidlertid av sikkerheten til grensesnittet som brukeren arbeider i, og av om brukeren selv observerer elementære sikkerhetstiltak ved arbeid med EDS.

Jobber med EDI

Registrering

For å registrere deg i EDI (doc.megafon.ru), må du fylle ut et skjema og motta en bekreftelse til e-postadressen du spesifiserte. Dette tar fem minutter.

Du kan dra nytte av prøveperioden og prøve tjenesten i 14 dager.

Etter å ha installert EDS, må du registrere den. For å gjøre dette, gå til "Dokumenter" og klikk "Motta og send" eller "Innstillinger" og "Tjenesteadministrasjon".

Velg din elektroniske signatur:

Og fyll inn detaljene for bedriften din:

Legge til brukere og tildele roller

Etter å ha registrert EDS-sertifikatet, ta med alle ansatte i organisasjonen inn i tjenesten gjennom "Mitt firma"-menyen, og du kan også legge til allerede kjente motparter som jobber med elektronisk dokumenthåndtering der.

Det er tre brukerroller i EDF: Administrator, Operatør og Signer. Du kan gjøre det slik at noen ansatte bare kan lage Påkrevde dokumenter, og overlate dem til å signere og sende til motparter kun til autoriserte personer. For eksempel regnskapssjef eller kommersiell direktør.

Administrator fyller ut og redigerer selskapets detaljer på portalen, distribuerer roller og skjemaer invitasjoner mellom ansatte og kontraktører, administrerer elektroniske signatursertifikater i selskapet, samt tariffer og et sett med tjenester.

Operatøren genererer og signerer oppslag og meldinger om mottak av dokumenter.

Underskriveren signerer dokumentene for sending eller avviser dem. Underskriveren kan også slette feilsignerte dokumenter.

En administrator kan invitere en bruker.

Eller finn den blant de som allerede er lagt til EDI-systemet.

Opprette dokumenter

Vurder prosessen med å opprette en utveksling av dokumenter, for hvilken du faktisk får deg et EDI-system. Det er to alternativer for å sende dokumenter til en motpart: enten last dem opp eller lag dem selv i grensesnittet. Systemet selv vil fortelle deg om du gjør noe galt.

La oss prøve å lage en faktura, fraktbrev eller handle i grensesnittet. Fra «Last ned»-menyen kan du også legge ved en avtale og eventuelt annet følgedokument for å sende det til motparten.

Hvis motparten din ennå ikke er i systemet, kan du legge den til fra den tilsvarende menyen.

Etter å ha utarbeidet dokumentet ser det slik ut. Hvis alt er riktig, kan du sende det gjennom EDI-operatøren. For å starte prosessen med å signere et selskap, må du aktivere tjenesten til en EDF spesialoperatør.

I tillegg kan du se og skrive ut en papirversjon av dokumentet, samt se hele historikken. Et nyttig alternativ for lederen.

Hvis du jobber med 1C-systemet i en organisasjon, kan du bruke en spesiell modul for å automatisere prosessen med å behandle formaliserte dokumenter (TORG-12, utførte arbeid og fakturaer) mottatt eller utstedt elektronisk.

Kontakter

Kontakter-menyen samler alle dine motparter, ansatte og bare kontakter til personer som jobber i EDI-systemet og som du utveksler dokumenter med.

Utfall:

Vi har forsøkt å gjøre MegaFon PJSC elektronisk dokumenthåndteringssystem så enkelt og forståelig for brukerne som mulig. Du trenger bare å utføre det første oppsettet og begynne å jobbe med det. Selvfølgelig må alle dine motparter også koble seg til EDI.

Fordelene med å bruke EDO inkluderer:

• avslag på papirbærere og tilhørende besparelser i tid og penger på forbruksmaterialer og vedlikehold av kontorutstyr;
• en sikker måte å utveksle og lagre informasjon på, samt organisere tilgang på flere nivåer for noen av selskapets ansatte;
• en rask måte å finne riktig data på, noe som er spesielt viktig for organisasjoner som jobber med store mengder dokumentasjon.

Hva hindrer utviklingen av elektronisk dokumenthåndtering i organisasjonen:

• etablert mening om den større påliteligheten til et papirdokument
• tilbakevirkende lukking av dokumenter
• behovet for å lære opp personalet i elektronisk arbeid.
• utilgjengelighet for andre motparter

EDI-operatører prøver å presse selskaper ved å tilby et praktisk verktøy for å finne motparter som allerede er klare til å utveksle dokumenter elektronisk. MegaFon er ikke langt bak og vi jobber videre med å forbedre tjenesten og forenkle grensesnittet. I dag er prosessen med å sende et dokument ganske enkel, men vi hviler ikke på laurbærene og fortsetter vår forskning, og prøver å gjøre produktet vårt så enkelt og praktisk som mulig.