Elektronisk dokumenthåndtering. Elektronisk dokumenthåndtering med motparter: hvor skal du begynne
Katalog over spesialiseringer presentert på erumpo:
erumpo!
IT-selskaper som ønsker å utvide sine kundebase, erumpo gir fullstendig informasjon om alle anbud og kjøp tilgjengelig på markedet i dag, både kommersielle og offentlige, helt gratis.
Alle tilgjengelige anbud og kjøp er gruppert i fem hovedseksjoner:
- IT-utstyr og forbruksvarer - 18 kategorier
- Programvare - 12 kategorier
- Telekommunikasjon, videokonferanser, kommunikasjon, lavspentsystemer - 15 kategorier
- IT-tjenester - 14 kategorier
- Internett-tjenester - 5 kategorier
Du kan velge og se full informasjon om anbud og kjøp i 64 kategorier. Levering av utstyr og Rekvisita til det, opprettelse og utvikling av programvare, levering av alle typer tjenester. Hele utvalget av anbud, kjøp, applikasjoner, behov innen det og hitech-teknologier er samlet på erumpo. Innsamlingen av informasjon om anbud og anskaffelser er basert på metoden for å samle anbud fra mer enn 80 offentlige og kommersielle nettsteder og publisere egne anbud fra erumpo-kunder. Med erumpo kan du delta i kommersielle og offentlige anbud og konkurranser for levering av utstyr og levering av IT-tjenester.
Anbuds- og innkjøpssøketjenester implementert på erumpo vil gi deg muligheten til praktisk valg blant hele massen av IT-innkjøpsordrer, tjenesteforespørsler eller anbud. I tillegg til det vanlige "enkle" søket, kan du bruke det avanserte søket med et økt sett med søkekriterier tilgjengelig for valg: søk på kontraktspris, anbudsdokumentasjon, gjennomføringstid, anbudskategori, anbudssted, anbudsregion og andre parametere. Ved å bruke funksjonaliteten til RSS-feeds kan du motta og analysere alle nødvendig informasjon om anbud og kjøp lagt ut på anbudssider i hele Russland, i et format som er praktisk for deg og uten konstante besøk på erumpo-nettstedet. Du kan definere søkekriteriene som ligger til grunn for RSS-feedene du lager, slik at de passer best til dine egne behov og områder i din bedrift. Listen over tilbudssider, informasjon som samles inn i tjenesten vår, oppdateres kontinuerlig.
All informasjon om anbud og anskaffelser for IT-leverandører og underleverandører på erumpo er helt gratis. Og vi planlegger ikke å endre dette prinsippet i fremtiden.
Godkjent
etter ordre fra JSC "Russian Railways"
datert 27. februar 2017 N 358r
REKKEFØLGE
YTELSE AV TJENESTER VED TILKOBLING, SUPPORT SOM ETRAN
OG ANDRE TJENESTER RELATERT TIL ORGANISERINGEN AV ELEKTRONIKK
DOKUMENTADMINISTRERING (INKLUDERT TREDJEPARTSTJENESTER)
1. Denne prosedyren for levering av tjenester for tilkobling, vedlikehold av AS ETRAN og andre tjenester knyttet til organisering av elektronisk dokumenthåndtering (inkludert tjenester fra tredjeparter) (heretter referert til som prosedyren) bestemmer prosedyren og betingelsene for Kunden skal motta og gi russiske jernbaner til Kunden komplekse tjenester knyttet til organiseringen av Kundens arbeid i AS ETRAN.
2. Følgende termer brukes i denne prosedyren:
ARM PPD AS ETRAN - automatisert arbeidsplass utarbeidelse av transportdokumenter av AS ETRAN;
AS OZ - et automatisert system for behandling av søknader om å gi tilgang til informasjonsressurser OJSC "Russiske jernbaner";
AS ETRAN - automatisert system for sentralisert forberedelse og utførelse av transportdokumenter;
ACS-ACS - automatisert utveksling av dokumenter mellom automatisert system klienten og AS ETRAN;
Eieren av sertifikatet for den elektroniske signaturverifiseringsnøkkelen er en person som, i samsvar med prosedyren fastsatt av føderal lov nr. 63-FZ av 6. april 2011 "On Electronic Signature", har fått utstedt et sertifikat for den elektroniske signaturen bekreftelsesnøkkel;
ELS for kunden - en enkelt personlig konto for kunden;
Installasjon - reproduksjon av programmet i datamaskinens minne for installasjonen (integrering i operativsystem) og bruke funksjonaliteten til det tiltenkte formålet. Antall installasjoner på en datamaskin som er tillatt for klienten, er angitt i tjenesten som leveres, i samsvar med søknaden sendt inn av klienten, betalt av klienten i samsvar med vilkårene i denne prosedyren og er dens integrerte del;
Klient - juridisk eller individuell, i tillegg til individuell entreprenør som sendte til russiske jernbaner en søknad om tiltredelse til avtalen om levering av tjenester knyttet til organisering av elektronisk dokumenthåndtering (heretter referert til som avtalen) i formen gitt i vedlegg nr. 1 til avtalen;
Elektronisk signaturverifiseringsnøkkel (elektronisk signaturverifiseringsnøkkelsertifikat, KSKPEP) - et elektronisk dokument med elektronisk signatur en autorisert person av CA, utstedt av CA til klienten for å bekrefte ektheten til den elektroniske signaturen og identifisere eieren av sertifikatet til den elektroniske signaturverifiseringsnøkkelen;
OJSC "Russian Railways" - åpen aksjeselskap"Russisk jernbaner", som har påtatt seg forpliktelser til å utføre tjenestene som tilbys i denne prosedyren;
Brukere av ED-systemet - autoriserte ansatte ved russiske jernbaner og klienten som utveksler elektroniske dokumenter signert med en ES i samsvar med betingelsene presentert i vedlegget til denne prosedyren;
Program - dataprogrammer som finnes på et medium (hvis programmet leveres på et medium), eller lastet ned av klienten fra den offisielle nettsiden til lisensgiveren, samt dokumentasjon (inkludert en brukerhåndbok og en beskrivelse programvareprodukt). Listen over programmer som rettighetene overføres til Kunden fastsettes i fakturaen betalt av Kunden i samsvar med vilkårene i denne prosedyren og som er dens integrerte del;
Registreringsinformasjon - fil i *.dst-format som kreves av klienten for installasjon av ViPNet-klientprogramvaren. Utstedelse av *.dst-filer utføres av Main Computing Center - en gren av russiske jernbaner;
Elektronisk signaturverifiseringsnøkkelsertifikat - et elektronisk dokument eller et papirdokument utstedt av et sertifiseringssenter eller en tillitsmann for sertifiseringssenteret og bekrefter at verifiseringsnøkkelen for elektronisk signatur tilhører eieren av det elektroniske signaturverifiseringsnøkkelsertifikatet;
Programregistreringssystem - et spesielt registreringssystem for lovlige brukere av programmene;
Midler for elektronisk digital signatur - et middel for kryptografisk informasjonsbeskyttelse (CIPF) "CryptoPro", som gir implementering av følgende funksjoner - opprettelse av en elektronisk digital signatur i et elektronisk dokument ved hjelp av den private nøkkelen til den elektroniske signaturen, bekreftelse ved å bruke den offentlige nøkkelen til den elektroniske signaturen for autentisiteten til den elektroniske signaturen i det elektroniske dokumentet, opprettelsen av private og offentlige nøkler til elektroniske signaturer;
TCFTO - Territorielt senter for merkede transporttjenester strukturell inndeling CFTO;
CFTO - Senter for merkede transporttjenester - en gren av russiske jernbaner;
Tjenester - tjenester levert av russiske jernbaner til klienten i samsvar med betingelsene presentert i vedlegget til denne prosedyren;
CA er en sertifiseringsinstans som har nødvendige lisenser FSB i Russland for levering av tjenester innen informasjonskryptering, for distribusjon av kryptering (kryptografiske) midler, for implementering Vedlikehold kryptering (kryptering) betyr, og som JSC "Russian Railways" har inngått med en agentavtale for retten til å inngå en avtale med klienter og signere påkrevde dokumenter for levering av tjenester av sertifiseringssenteret til kunden;
Elektronisk signatur (ES) - informasjon i elektronisk skjema, som er knyttet til annen informasjon i elektronisk form (signert informasjon) eller på annen måte assosiert med slik informasjon, brukt for å identifisere personen som signerer informasjonen;
VIPnet-klient - programvare for datamaskiner (åndsverk) produsert under varemerket ViPNet eksklusive og opphavsrettigheter.
3. For å motta tjenester i henhold til denne prosedyren, må Kunden sende i papirform til CFTTO eller TTFTO en søknad om tiltredelse til avtalen, utarbeidet i form av vedlegg nr. 1 til avtalen (heretter referert til som Applikasjon).
4. Klienten anses å ha lest og ubetinget akseptert vilkårene i Avtalen for levering av tjenester knyttet til elektronisk dokumenthåndteringsorganisasjoner, denne Prosedyren, samt reguleringen av Sertifiseringssenteret datert 16. november 2016 N 232 / A , lagt ut på den offisielle nettsiden til Russian Railways på www.rzd .ru, fra det øyeblikket TsFTO/TsFTO ble mottatt fra applikasjonsklienten.
Ved å signere søknaden om levering av tjenester, bekrefter kunden sitt samtykke til å redusere mengden tilgjengelige midler på kundens ELS i samsvar med beløpet spesifisert i søknaden.
Hvis det er umulig å yte tjenester til kunden eller på dennes forespørsel (før utformingen av tjenestehandlingen), skal Russian Railways refundere den relevante forskuddsbetalingen i samsvar med prosedyren etablert av Russian Railways, minus de faktiske dokumenterte utgiftene til Russian Railways, hvis avslaget fra Kunden ikke er relatert til feilaktig levering av tjenester fra Russian Railways.
7. Hvis det er nødvendig å øke varigheten for utførelse av JSC "Russian Railways" av applikasjonen for levering av tjenester eller manglende evne til å yte tjenester til klienten, inkl. i mangel av midler på Kundens ELS, sendes tilsvarende informasjon til Kundens e-postadresse.
Hvis det er umulig å yte tjenester til klienten på grunn av en grunn avhengig av klienten, sikrer klienten, etter å ha mottatt informasjon fra Russian Railways, at årsaken til umuligheten av å yte tjenester til ham elimineres innen 10 (ti) virkedager .
Hvis kunden innen 10 dager ikke iverksetter de nødvendige tiltakene for å eliminere årsakene til umuligheten av å tilby tjenester fra russiske jernbaner til kunden, anses disse tjenestene som levert til kunden.
8. Betalingsprosedyre
8.1. Betaling fra klienten for tjenester utføres i samsvar med prosedyren og vilkårene i avtalen om organisering av oppgjør / avtale om organisering av oppgjør inngått mellom klienten og russiske jernbaner, under hensyntagen til spesifikasjonene spesifisert i betingelsene presentert i vedleggene til denne prosedyren.
8.2. Listen og kostnadene for tjenestene under denne prosedyren beregnes i henhold til prislisten som er lagt ut på den offisielle nettsiden til Russian Railways på www.rzd.ru i delen " Godstransport på datoen tjenesten er utført.
8.3. Aksept av tjenester i samsvar med denne prosedyren utføres på grunnlag av en handling (handlinger) av utførte tjenester (tilpasningshandling av utførte tjenester) dannet av russiske jernbaner i form av vedlegg nr. 2, nr. 3 til denne prosedyren og på stedet for inngåelse av en avtale om organisering av oppgjør / kontrakt for organisering av oppgjør mellom klienten og russiske jernbaner.
8.4. I tilfelle uenighet med dataene i sertifikatet for utførte tjenester, signerer klienten, innen tidsperioden fastsatt i vilkårene for denne prosedyren, den med uenigheter og overfører den til russiske jernbaner. Ved signering av sertifikatet for tjenester utført med uenigheter, samtidig med overføringen av sertifikatet for utførte tjenester, overfører klienten (hvis noen) dokumenter som bekrefter uenighetene til russiske jernbaner.
8.5. Basert på resultatene av vurderingen av tjenestehandlingen som er utført, signert med uenighet, danner Russian Railways en justeringslov i form av vedlegg nr. 3 til denne prosedyren. Opplysningene i tilpasningsloven for de utførte tjenestene kan inneholde endringer i betalingsbeløp, både oppover og nedover. Kunden signerer korrigerende handling for de leverte tjenestene innen perioden fastsatt i vilkårene og betingelsene til denne prosedyren.
8.6. Ved å undertegne en lov/justeringslov av tjenestene som ytes knyttet til organiseringen av elektronisk dokumenthåndtering, utarbeidet i samsvar med vedlegg nr. 2 og til prosedyren, bekrefter Oppdragsgiver avtale med volumet og kostnadene for de utførte tjenestene og med tilsvarende akkumulert erklæring utarbeidet på grunnlag av denne loven.
9. I tilfelle avslag på å utføre denne prosedyren på initiativ av klienten, eller av grunner som ingen av partene er ansvarlige for, er rimelige, nødvendige, faktisk pådratt, dokumenterte utgifter av Russian Railways JSC gjenstand for betaling frem til datoen for mottak av Russian Railways JSC av varselet om oppsigelse av avtalen eller nektelse av å motta tjenester i henhold til søknaden om levering av tjenester tidligere sendt av klienten til Russian Railways.
10. Ansvar:
10.1. For manglende oppfyllelse eller feilaktig oppfyllelse av sine forpliktelser, er Russian Railways og klienten ansvarlige i samsvar med loven Den russiske føderasjonen, ved denne prosedyren, under hensyntagen til spesifikasjonene fastsatt i vilkårene for prosedyren.
10.2. I tilfelle det oppstår omstendigheter som hindrer levering av Tjenester, av grunner avhengig av Kunden eller dennes motparter, skal Russian Railways frigjøres fra å oppfylle forpliktelser innenfor rammen av tjenestene som leveres til Kunden, og Kunden skal være ansvarlig for konsekvenser og refundere alle utgifter som påløper av russiske jernbaner som følge av omstendighetene.
10.3. I tilfelle tredjeparter er involvert for å utføre sine plikter som en del av leveringen av tjenester, skal Russian Railways være ansvarlig for deres handlinger som for sine egne.
10.4. Russian Railways skal fritas fra ansvar for manglende eller feilaktig oppfyllelse av sine forpliktelser dersom slik manglende ytelse eller feilaktig ytelse skjedde på grunn av omstendigheter utenfor russiske jernbaners kontroll.
10.5. JSC "Russian Railways" har rett til ensidig å suspendere levering av tjenester dersom Kunden ikke har foretatt en forskuddsbetaling og ikke har sikret overføringen til oppgjørskontoen til JSC "Russian Railways" som en forhåndsbetaling penger, tilstrekkelig til å betale betalingene for tjenestene på grunn av russiske jernbaner.
10.6. Partene aksepterer det faktum at komplekset informasjonstjeneste, gitt under denne prosedyren, er utelukkende av informasjonsmessig karakter og leveres på grunnlag av operasjonelle data fra sanntidsinformasjonssystemene til Russian Railways JSC på "som den er"-basis. Som et resultat er ikke Russian Railways ansvarlig for feil og/eller feil inndata eller forvrengning av informasjon som er oppstått uten egen skyld, samt tap av klienten som oppstår fra de spesifiserte omstendighetene og som ikke er direkte relatert til emnet for dette. Fremgangsmåte.
10.7. Kunden er ansvarlig for videre bruk av informasjonen som mottas i henhold til denne prosedyren.
11. Force majeure-omstendigheter
11.1. Partene er fritatt fra ansvar i tilfelle manglende eller upassende oppfyllelse av forpliktelser i henhold til denne prosedyren på grunn av force majeure-omstendigheter, det vil si ekstraordinære og uunngåelige omstendigheter under de gitte forholdene, inkludert erklært eller faktisk krig, sivil uro, epidemier, blokader , embargoer, branner, jordskjelv, flom og andre naturkatastrofer, samt publisering av handlinger fra statlige organer.
Innføringen av elektronisk dokumenthåndtering lar deg implementere følgende funksjoner:
Å koble til elektronisk dokumentbehandling er praktisk for organisasjoner som:
- Send inn erklæring for mva.
- Konkludere arbeidskontrakt med eksterne ansatte.
- Er byttet ut primær dokumentasjon med leverandører eller kunder.
- samarbeide med mobile arbeidstakere.
- Hold møter aksjonærer.
- bære ut factoring-operasjoner på betalingstidspunktet for produktet.
- Har en omfattende dokumentflyt.
- Ha motparter eller grener i andre byer.
For å koble til EDI inngås avtale med en akkreditert EDI-operatør. For at dokumentasjonen skal ha rettskraft er filene sertifisert med elektronisk signatur. For hver ansatt som har rett til å signere den tilsvarende kategorien av dokumenter, anskaffes en forbedret kvalifisert digital elektronisk signatur. Du vil også trenge midler for kryptografisk beskyttelse av informasjon og programvare for dem. Selskapets regnskapsprinsipper inkluderer en bestemmelse om legitimiteten av å sammenstille primærdokumentasjon i i elektronisk format med bekreftelse digital signatur. Med motparter som det skal utveksles dokumenter med i elektronisk form, inngås en "Avtale om utveksling av elektroniske dokumenter". Datamaskinen som programmet for elektronisk dokumenthåndtering er installert på er koblet til Internett.
Dokumentasjonsformer
Det arbeides med to former for dokumentasjon: inngående og utgående.
- Innkommende dokumentasjon automatisk generert i databasen. Etter å ha mottatt dokumentasjonen fra motparten trykkes knappen: "Få svar". Etter det er filen tilgjengelig for visning, godkjenning eller avvisning. Ved godkjenning sendes en automatisk bekreftelse til mottaker.
- Utgående dokumentasjon etter dannelsen sendes den umiddelbart til motparten ved å trykke på "Sign og send"-knappen. Når filen er sendt inn, merkes filen automatisk i det utgående dokumentasjonsregisteret.
- Annen dokumentasjon er også tilgjengelig for EDI-utveksling. For å gjøre dette, signeres filene digitalt.
Et sett med dokumentasjon signert av begge parter anses som en original, med full rettskraft og krever ikke bekreftelse på papir.
Stedfortreder administrerende direktør Taxcom LLC
De aller fleste regnskapsførere bruker spesialiserte dataprogrammer, sender inn elektronisk rapportering skattekontor og midler. Så hvorfor ikke kommunisere "elektronisk" med dine motparter? Hvorfor skrive ut bunker med papir når du kan lage og lagre elektroniske dokumenter? Vi ble fortalt hvordan dette skulle gjøres av et selskap som tilbyr elektroniske dokumenthåndteringstjenester.
Igor Vladimirovich, vennligst fortell oss hva det er - elektronisk dokumenthåndtering?
I.V. Murashkintsev: Elektronisk dokumenthåndtering- Dette er en måte å organisere arbeidet med dokumenter på, når hoveddelen av originalene deres er formet i elektronisk form, uten bruk av papir. Vær oppmerksom på at med en slik arbeidsflyt i elektronisk form er det originalene som lages, og ikke bare elektroniske kopier av papirdokumenter. Elektroniske dokumenter etter godkjente formater kan settes sammen i de fleste regnskapsprogrammer. Men for at et elektronisk dokument skal ha juridisk betydning, må det ikke bare samsvare med de godkjente formatene og ha de nødvendige detaljene, men også være signert med elektronisk signatur.
Etter å ha opprettet et dokument, kan du umiddelbart signere det med en elektronisk signatur i mange, men ikke alle, regnskapsprogrammer.
Dersom et elektronisk dokument sendes til en motpart, skal det sendes i samsvar med prosedyren for utveksling av elektroniske dokumenter.
Og hva er denne prosedyren for utveksling av elektroniske dokumenter? Hvilken av typene elektroniske signaturer bør et elektronisk dokument signeres?
Vi er takknemlige for det foreslåtte emnet for intervjuet med regnskapssjefen til LLC "Firm "ANIS-98"" Olga Vladimirovna Saltykova, Moskva by.
I.V. Murashkintsev: For ulike dokumenter vil denne rekkefølgen være forskjellig. Det er spesielle og strengere krav til elektroniske fakturaer. De må signeres med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur og sendes gjennom en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør Bestilling, godkjent. Pålegg fra Finansdepartementet av 25. april 2011 nr. 50n.
En forbedret kvalifisert elektronisk signatur er en analog av en organisasjons segl sammen med en signatur ansvarlig person. Festet til den kvalifisert sertifikat bekreftelsesnøkkel. Bare akkrediterte sertifiseringssentre kan utstede slike elektroniske signaturer. Lov av 6. april 2011 nr. 63-FZ. Dokumenter som ble signert med en elektronisk digital signatur under den gamle EDS-loven, som ikke lenger vil være gyldig for Lov av 10. januar 2002 nr. 1-FZ anses å være signert med en forbedret kvalifisert elektronisk signatur.
I noen bransjer, for eksempel i smykkeindustrien, er det ønskelig å overføre gjennom operatøren ikke bare eksterne, men også noen interne dokumenter i organisasjonen. Interne dokumenter trenger vanligvis ikke signeres med forbedret kvalifisert signatur. Etter beslutning fra organisasjonen selv, kan det være en tilstrekkelig styrket ukvalifisert eller til og med en enkel elektronisk signatur.
Forbedrede ukvalifiserte signaturer utstedes også av sertifiseringsmyndigheter, og de kan være billigere enn kvalifiserte. En enkel signatur er et chiffer eller passord som lar deg identifisere skaperen av dokumentet. Du kan sette en slik signatur ved hjelp av et dataprogram, og dette vil kreve mindre utgifter enn å kjøpe en forbedret signatur.
Eksterne dokumenter, unntatt fakturaer, kan sendes til forretningspartnere e-post. Etter avtale mellom partene kan de signeres enten med en forbedret kvalifisert eller en forbedret ukvalifisert elektronisk signatur. Men bruk spesialsystem elektronisk dokumentbehandling er mer praktisk, siden det lar deg umiddelbart motta et varsel om at partneren din har mottatt dokumentet. Han på sin side kan umiddelbart signere den og sende den til deg.
Hva er den beste måten å begynne å implementere elektronisk dokumenthåndtering?
I.V. Murashkintsev: Går vanligvis til bruk elektroniske dokumenter løse selskapene som har mange motparter og stor ekstern dokumentflyt. Siden utveksling av elektroniske dokumenter, spesielt fakturaer, kun er mulig etter gjensidig avtale mellom partene nr. 1 i art. 169 Skattekode for den russiske føderasjonen, så må du først diskutere muligheten for å bytte til elektronisk dokumenthåndtering med dine vanlige motparter. Da må du velge en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør og inngå en avtale med ham. Listen over operatører for elektronisk dokumenthåndtering inkludert i Trust Network til Federal Tax Service er lagt ut på nettsiden til Federal Tax Service .
Hvilke kriterier bør styres etter når du velger operatør?
I.V. Murashkintsev: Som regel gjør elektronisk dokumenthåndteringsoperatører det mulig å utveksle elektroniske dokumenter med flere motparter i testmodus. Under en slik «prøveoperasjon» vil du kunne forstå hvilket grensesnitt som er mer praktisk for deg og om det vil være enkelt å kombinere ditt regnskapsprogram med operatørens arbeidsflytsystem.
Jo vanskeligere det er å kombinere et regnskapsprogram med et elektronisk dokumenthåndteringssystem, desto høyere blir kostnadene ved å implementere systemet. Vær oppmerksom på prisen på å sende elektroniske dokumenter. Normalt belastes frakt det samme som mobil kommunikasjon: «innringeren» betaler, det vil si avsenderen av det elektroniske dokumentet. Elektroniske dokumenter må ofte sendes som et sett. I dette tilfellet kan sending av en pakke med dokumenter, for eksempel en faktura og et ferdigattest eller en faktura, belastes.
Er det nødvendig å samtidig inngå en avtale med et sertifiseringssenter - en organisasjon som utsteder elektroniske signaturer?
I.V. Murashkintsev: På ekstern dokumenthåndtering det er nødvendig. Sertifiseringssenteret skal gi alle deltakere i dokumentflyten elektroniske signaturer. Bedrifter som rapporterer elektronisk har allerede inngått slike avtaler. Hvis du kun bruker intern arbeidsflyt, avhenger det av ditt ønske. Interne dokumenter kan signeres med en enkel elektronisk signatur, i så fall er det ikke påkrevd å inngå avtale med en sertifiseringsinstans.
Kan entreprenører bruke ulike systemer elektronisk dokumenthåndtering? Eller kan du bare motta dokumenter hvis partneren din har sendt dem gjennom samme operatør?
I.V. Murashkintsev: Nå mellom operatørene er det dessverre ingen intern roaming ennå. For å motta dokumenter må du derfor koble deg til samme operatør som selskapet som sender dokumentene er koblet til. Så hvis motpartene dine jobber gjennom forskjellige operatører, for å utveksle dokumenter med motparter, må du inngå en avtale med hver av operatørene.
Vi håper at roaming vil fungere i løpet av dette året og da vil det være mulig å ta imot dokumenter sendt gjennom andre operatører.
Er det nødvendig å særskilt foreskrive bruk av et elektronisk dokumenthåndteringssystem i kontrakter med motparter?
I.V. Murashkintsev: Nei, dette er ikke nødvendig. Det er nok å bytte ordinært e-poster(de kan ikke være sertifisert med elektroniske signaturer) eller papirbrev via faks, der samtykke er bekreftet til bruk av elektroniske dokumenter Brev fra Finansdepartementet datert 01.08.2011 nr. 03-07-09/26. Eller for eksempel kan en av motpartene invitere en annen gjennom sin operatør, slik som skjer når man inviterer "venner" i i sosiale nettverk og den andre er å akseptere denne invitasjonen. Men hvis motparten din ikke ønsker å motta dokumenter elektronisk, må du fortsette å sende dem papirdokumenter.
Vel, vi ble enige med partnere, valgte en operatør eller til og med flere operatører. Hva skal jeg gjøre videre?
I.V. Murashkintsev: Nå må vi tilpasse forretningsprosessene i selskapet for innføring av elektronisk dokumenthåndtering i samarbeid med motparter:
utvikle og godkjenne prosedyren for elektronisk dokumenthåndtering;
tildele ansvar for vedlikeholdet;
organisere et elektronisk arkiv med mottatte og sendte dokumenter;
foreskrive i regnskapsprinsipper regler for opprettelse, mottak og oppbevaring av elektroniske dokumenter, oppnevne personer som er ansvarlige for utforming og signering av elektroniske dokumenter.Hver ansatt som har fullmakt til å signere elektroniske dokumenter skal ha elektronisk signatur, fordi du ikke kan overføre din signatur til andre personer.
Trenger jeg å skrive ut og lagre elektroniske dokumenter i papirform?
I.V. Murashkintsev: Nei, det er ikke nødvendig, selv om mange fortsetter å gjøre det på gammeldags vis. Alle sendte og mottatte elektroniske dokumenter lagres i et elektronisk arkiv. Og ditt elektroniske arkiv bør organiseres på en slik måte at du om nødvendig, for eksempel på forespørsel fra skattetilsynet, raskt kan finne de forespurte dokumentene og sende dem til tilsynet i elektronisk form, ettersom elektronisk rapportering nå overføres .
Og dersom skattekontoret eller revisor ber om en papirkopi av det elektroniske dokumentet, vil man da se at dette er en kopi av det elektroniske dokumentet og at det elektroniske dokumentet er signert av partene?
I.V. Murashkintsev: Et elektronisk dokument kan skrives ut og en papirkopi kan fås. Denne kopien vil automatisk bli skrevet ut at dette er en papirkopi av et elektronisk dokument, og originalen ble signert med elektroniske signaturer fra partene. En papirkopi, hvis den er korrekt utført, det vil si sertifisert av organisasjonens signatur og segl eller notarisert, kan brukes på samme måte som en kopi av papiroriginalen til dokumentet.
Kan alle dokumenter opprettes elektronisk?
I.V. Murashkintsev: Dokumenter kan lages i både papir og elektronisk form. Dersom et elektronisk dokument er signert med kvalifisert elektronisk signatur, tilsvarer det et papirdokument signert med egen hånd. paragraf 5 i art. 9 i lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ; nr. 1 i art. 6 i lov av 06.04.2011 nr. 63-FZ. For faktura, faktura TORG-12 og ferdigattest er det godkjent Federal skattetjeneste elektroniske formater. Andre dokumenter kan lages i alle formater, for eksempel tekst eller pdf.
Men det er et dokument som må utarbeides på papir. Dette er et konnossement. Det er ennå ikke mulig å sikre muligheten for elektronisk avlesning under transport.
I tillegg skal dokumenter som regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, for eksempel søknad om ansettelse, arbeidsavtale, også utarbeides i papirform.
Hva er kravene til utstyr, for datamaskiner koblet til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet?
I.V. Murashkintsev: Det samme som for datamaskiner som elektronisk rapportering sendes fra til skattekontoret og andre tilsynsmyndigheter. Hver arbeidsplass koblet til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet skal ha en stabil internettkanal og Crypto-Pro programmet eller et annet tilsvarende program for arbeid med elektroniske nøkler skal være installert.
Hvilke farer kan oppstå ved opprettelse og sending av elektroniske dokumenter, og hvordan unngå dem?
I.V. Murashkintsev: Det er ingen alvorlige farer, etter min mening. Det eneste er at du må være veldig forsiktig, gjøre alt i tide og unngå feil i elektroniske dokumenter, spesielt i fakturaer. Reglene for å utstede og sende fakturaer er svært strenge. Og for å rette en feil i den tilsendte fakturaen, må du sende den korrigerte fakturaen på nytt.
Du kan imidlertid ikke sende en ny faktura med tilbakevirkende kraft med en allerede passert dato.
Kontinuerlig nummerering av fakturaer skjer i regnskapsprogrammet. Og det spiller ingen rolle om du sender faktura på papir eller elektronisk og om du bruker tjenestene til en eller flere operatører.
Hva er omtrentlig kostnad sende og motta et elektronisk dokument?
I.V. Murashkintsev: En stabil pris på markedet for disse tjenestene er nettopp i ferd med å dannes. I dag kan det være fra 1 til 5 rubler. for å sende ett elektronisk dokument. Noen operatører setter i tillegg en abonnementsavgift. Mottak av elektroniske dokumenter er som regel gratis.
Uansett er det billigere enn å sende dokumenter med vanlig post, spesielt over lange avstander. I tillegg reduserer kostnadene for utskrift og lagring av papirdokumenter.
I følge vurderingene av virksomheter som har begynt innføringen av elektronisk dokumenthåndtering, kan besparelser ved overgang til utveksling av dokumenter med motparter i elektronisk form utgjøre om lag 2 % av selskapets brutto omsetning.
